Projectmatig werken
Inleiding .....................................................................................................................2 Het maken van projecthandleidingen.........................................................................3 Format Projecthandleiding.........................................................................................4 Procesverslag .............................................................................................................5 Problemen bij samenwerking.....................................................................................7
© Eisma-Edumedia bv, Leeuwarden
1
Inleiding
In deze tekst gaan we in op drie aspecten die te maken hebben met projectmatig werken. In de eerste paragraaf gaan we kort in op het maken van een goede projecthandleiding. Aan welke voorwaarden moet een projecthandleiding voldoen? In de tweede paragraaf ziet u een model voor het maken van procesverslagen. Met dit model proberen we te laten zien wat de inhoud van een procesverslag is, hoe een procesverslag beoordeeld kan worden en en wat er van de deelnemers verwacht wordt. U kunt dit wellicht standaard opnemen in elke projecthandleiding. De vierde paragraaf gaat over wat deelnemers moeten doen als samenwerkingsproblemen in een groep escaleren. Ook dit stuk kunt u wellicht standaard opnemen in elke projecthandleiding. Deze tekst is een verkorte weergave van de behandeling van deze onderwerpen in onze docentenhandleidingen bij de SLB-boeken.
2
Het maken van projecthandleidingen
Het hanteren van een standaardmodel (format) in de projecthandleidingen door de jaren heen is erg belangrijk. Ten eerste omdat uzelf veel makkelijker en gestructureerder een projecthandleiding maakt als deze volgens een vast format gemaakt moet worden. Maar minstens zo belangrijk is het dat het hanteren van een vast format het voor de deelnemers veel makkelijker maakt om de projecthandleiding volledig te begrijpen en strak volgens plan te werk te gaan. En dat komt natuurlijk ook de motivatie van de deelnemers ten goede. Hieronder geven we u een kort overzicht van een standaardformat dat u kunt gebruiken voor het maken van projecthandleidingen. Het format van de projecthandleiding zoals hieronder gegeven wordt ook aan deelnemers, aan de hand van een voorbeeld, nader toegelicht, in hoofdstuk 2 van module 3 (niveau 2 en 3-4).
Tip! In MOVE! – Professioneel Burgerschap start elke module met een projectopdracht. Deze zijn volgens het bovengegeven model uitgewerkt. U kunt deze projectopdrachten dus zo inzetten in uw eigen opleiding, waarbij u naar eigen keuze vakken en trainingen toevoegt. U kunt deze projectopdrachten daarnaast ook uitstekend als leidraad en model gebruiken bij het zelf ontwikkelen van andere projecten.
3
Format Projecthandleiding 1
Context Beschrijf de praktijk-/beroepssituatie waarbinnen het project speelt. Geef het nut van het project aan voor de latere beroepspraktijk van de deelnemer.
2
Probleem Zoom in op de concrete situatie waarin het projectteam iets moet doen of
3
Rol Wat is de taak van het projectteam? Wat moeten ze gaan doen?
4
Specificaties Welke producten moeten er opgeleverd worden?
oplossen.
Voorbeeld van specificaties: 1 PvA 2 Website 3 Gebruikershandleiding 4 (Tussenrapportage) 5 Presentatie 6 Procesverslag 5
Overige informatie Bijvoorbeeld: − Planningschema voor verschillende producten − Studiepunten − Planning tussentijdse beoordeling − Beoordelingscriteria (bijv. voor presentatie) − Wat te doen bij conflicten in de projectgroep − Etc.
6 Hoofdcompetenties Geef hier aan wat deelnemers na afloop van dit project kunnen. Gebruik hiervoor bij voorkeur de competentiematrixen zoals ontwikkeld door uzelf of door de beroeps- of brancheverenigingen! 7 Vakken/trainingen In dit onderdeel dienen alle vakken en trainingen beschreven te worden die in de loop van het project worden gegeven. Het format dat u daarvoor kunt gebruiken is aldus:
Inhoud/Vakbeschrijving Welk onderwerp/onderwerpen komen bij het vak in deze periode aan de orde. Aantal lessen/duur/werkvormen Literatuur Welke boeken worden voorgeschreven of aanbevolen. Studiepunten Hoeveel studiepunten levert het succesvol volgen van dit vak op. Beoordeling Tentamen, mondeling, cases, etc. Deelcompetenties Hier neemt u de strict vakgebonden competenties op, dus de competenties die specifiek door het volgen van dit vak ontwikkeld/versterkt worden.
4
Procesverslag
Hieronder ziet u een voorbeeldtekst die aangeeft wat u kunt verwachten van inhoud en kwaliteit van een procesverslag en die u tevens zo op kunt nemen in projecthandleidingen met eventueel naar wens enige aanpassingen. Voorbeeldtekst ‘Het procesverslag’
Als team moet je ten eerste een goede planning maken, dat wil zeggen een overzichtelijke, gedetailleerde en haalbare verdeling van benodigde activiteiten over de beschikbare tijd en de leden van het team. Dat vereist: -
Een goed besef van de onderlinge afhankelijkheid van de teamleden bij het succesvol maken van het project. Een goed gevoel van onderlinge verantwoordelijkheid. Optimale samenwerkingsbereidheid. Optimale onderlinge bereikbaarheid. Duidelijke afspraken over wat wanneer klaar moet zijn. Duidelijke afspraken over wie wat gaat doen. Tenminste 1 keer per week gezamenlijk werkoverleg vastleggen. Afspraken nakomen!
Praktische invulling Werken in projectverband is een vak apart. Je moet betrouwbaar zijn, open kunnen staan voor andermans ideeën, kritiek kunnen geven en accepteren, maar ook specifieke projectvaardigheden bezitten. Tijdens dit blok zullen daarom wederom lessen gegeven worden in het kader van de doorlopende leerlijn Studieloopbaanbegeleiding. Bovendien zullen jullie twee keer een procesverslag moeten inleveren, één keer halverwege en één keer aan het eind. Deze procesverslagen worden beoordeeld. Hieronder geven we een toelichting over vorm en inhoud van dit procesverslag. Een procesverslag bestaat uit een groeps- en een individueel gedeelte. Het groepsverslag wordt gemaakt op basis van het logboek. Het logboek bestaat uit de notulen van de vergaderingen; het geeft een inhoudelijk verslag van de activiteiten van de groep en daarnaast geeft het aan welke afspraken zijn gemaakt en welke afspraken zijn uitgevoerd. In het logboek is ook terug te vinden wie, hoeveel tijd, waaraan heeft besteed. Dit is tevens een onderdeel van het procesverslag. Daarnaast dienen in het logboek alle gecommuniceeerde documenten en notities over besproken ideeën en ingevingen te worden opgenomen. Kortom, het procesverslag moet een zo goed en volledig mogelijk beeld geven van hoe, door middel van samenwerking en documenten en uitgewisselde ideeën, het uiteindelijke product tot stand is gekomen.
5
Groepsprocesverslag Geef minstens antwoord op de volgende vragen: -
-
Hoe hebben jullie als groep het project aangepakt? Hoe zijn jullie door de fasen van het project heen gekomen? Hoe hebben jullie planmatig gewerkt? Hoe hebben jullie het wekelijks werkoverleg voorbereid? Hoe zijn jullie als groep omgegaan met kritiek van de kant van de gebruikers/opdrachtgever/klant? Geef concreet aan tot welke veranderingen dit heeft geleid. Hoe zijn jullie als groep zijn omgegaan met meningsverschillen? Hoe zouden jullie als groep nog beter kunnen functioneren?
Beoordeling groepsverslag Per vraag uitwerken, zodat de lezer een helder en duidelijk beeld krijgt van hoe jullie als groep hebben gefunctioneerd. Minimaal 3 A4-tjes. Duidelijk en volledig beantwoorden dus. Individueel procesverslag Geef minstens antwoord op de volgende vragen: -
Wat was je eigen bijdrage, gekoppeld aan je rol, aan het project: wat ging goed, wat fout, wat kon beter? Hoe heb jij je rol ingevuld? Ben je daar tevreden over? Zo ja, waarom? Zo nee, waarom niet? Hoe ben jij omgegaan met kritiek van gebruikers/klant/opdrachtgever? Beschrijf concreet hoe je dit hebt verwerkt in je handelen. Als je denkt aan je (toekomstige) baan, wat zou je nog willen leren/veranderen? Waarin is ieder individueel groepslid goed en welke verbeterpunten heeft hij of zij?
Beoordeling individueel verslag: Duidelijk moet zijn dat er over na is gedacht en dat er tijd aan is besteed om goede, volledige antwoorden te geven. Half werk, slordig werk, afgeraffelde teksten en clichézinnen betekenen dat het verslag met een onvoldoende wordt beoordeeld.
6
Problemen bij samenwerking
Hieronder ziet u wederom een voorbeeldtekst die u standaard, desgewenst met enige aanpassingen, op kunt nemen in projecthandleidingen Voorbeeldtekst ‘Samenwerking’
Samenwerken is iets wat je met meerdere mensen doet. Daarvoor is een goede inbreng van elke persoon absolute noodzaak. Om samenwerken een succes te laten worden zullen de personen die samenwerken naar elkaar moeten luisteren en bereid moeten zijn feedback te geven en te ontvangen. Succesvolle samenwerking vereist bovendien dat alle teamleden initiatief en betrokkenheid moeten tonen Vaak zal men zich moeten aanpassen aan de situatie. Dit vraagt het vermogen om compromissen te sluiten. Het gemeenschappelijke belang willen zien en dat te ondersteunen hoort hierbij. Procesgesprekken Er zijn standaard 2 procesgesprekken gepland. Hierin ligt vooral de nadruk op hoe het team samenwerkt en hoe de individuele teamleden hun rol hebben ingevuld. Teams kunnen zelf extra gesprekken aanvragen. Samenwerkingscontract Naast de geplande beoordelingsmomenten speelt het samenwerkingscontract een belangrijke rol. Dit contract wordt door de deelnemers zelf opgezet. Het bevat de wijze waarop men met elkaar wil samenwerken en welke regels men wil hanteren gedurende de samenwerking. Een standaard onderdeel van ieder contract is een beschrijving over hoe men om wenst te gaan met leden die zich niet aan de regels van het contract houden. Elk teamlid verbindt zich via een handtekening aan het samenwerkingscontract. Het ondertekenen van het samenwerkingscontract is op zich geen garantie voor een goed verloop van de samenwerking. Je moet het zien als een document waarnaar kan worden terugverwezen in geval van problemen. Het samenwerkingscontract wordt besproken in een procesgesprek. In dat gesprek bespreekt de procesbegeleider ook welke procedure gevolgd moet worden in het geval dat teamleden aangeven dat er sprake is van niet functioneren van een of meerdere teamleden. In dit soort situaties geldt dat het eigen samenwerkingscontract als leidraad dient. Dat geeft aan welke afspraken jullie gemaakt hebben en welke verwachtingen jullie samen zwart op wit hebben gesteld. In het geval dat: − het team er niet uitkomt… − en/of het samenwerkingscontract geen uitsluitsel geeft… − of als het nakomen van het samenwerkingscontract betekent dat een teamlid ontslagen moet worden, dan wordt altijd de procesbegeleider erbij gehaald. Dit moet tijdig gebeuren, zodat teamleden de kans kunnen krijgen zich te verbeteren. In alle gevallen volgt er een gesprek met het hele team. Hierin wordt het functioneren van de groep en dat van individuele leden besproken. Aan het eind van dit gesprek
7
wordt een herkansingstraject vast gesteld. Dit bestaat uit nieuwe afspraken gekoppeld aan een periode waarin de betrokken personen moeten bewijzen dat ze wel binnen het team kunnen functioneren. Met andere woorden: ieder teamlid moet een meerwaarde hebben en verantwoordelijk kunnen zijn voor het teamresultaat. Na de proefperiode (meestal 3 weken) volgt een beoordelingsgesprek met de procesbegeleider. Als hieruit blijkt dat volgens het team en de procesbegeleider er onvoldoende of geen voortgang is getoond dan wordt het betreffende lid ontslagen. Dit houdt in dat het project voor de betreffende persoon als onvoldoende wordt beoordeeld. Met uitgezette teamleden wordt door de procesbegeleider nog een exit gesprek gevoerd. Problemen met het team als geheel Als tijdens procesbegeleidingsbijeenkomsten blijkt dat het team als geheel onderpresteert, treedt een zogeheten escalatieprocedure in werking. Daarmee heeft het team zich gediskwalificeerd voor deelname aan de rest van het project. Dit betekent dat zij in een herkansingstraject terechtkomen. Bij de ontstane situatie hoort de volgende procedure: −
− −
Met het team wordt een crisisgesprek gevoerd. Daarbij aanwezig zijn tenminste de procesbegeleider en een of twee docenten. Het crisisgesprek heeft ten eerste als doel de status van de ontstane situatie duidelijk te maken. Daarnaast zal het team een analyse (reflectie en verklaren) moeten geven van waarom men niet in staat is gebleken voldoende resultaat te boeken. Dit moet het vertrekpunt worden voor een nieuwe werkwijze die moet leiden tot een succesvol project. Om verder te kunnen zal het team deze aanpak in een tweede gesprek met de procebegeleider moeten toelichten en motiveren. Als het team de procesbegeleider kan overtuigen van de kans van slagen start het herkansingstraject. Voor dit traject wordt met het team een apart contract afgesloten.
Samenwerkingscontract en gedragscode Teams komen al snel in de problemen als deelnemers wegblijven, de taken niet gedaan hebben of te laat komen of gewoon de kantjes ervan aflopen. Het samenwerkingscontract is een goed middel om daarover vooraf keiharde afspraken te maken. Een gedragscode kan van het contract deel uitmaken. In de gedragscode neem je regels op die je samen hebt afgesproken en die te maken hebben met de volgende categorieën en bijbehorende onderwerpen. Vraag je bij elk van die onderwerpen af: welke regels willen we daarover opnemen in de gedragscode? Schrijf deze regels op en neem het geheel als gedragscode op in je samenwerkingscontract.
8
