15:00 u
Project Methodiek Hoe zorgt u dat ICT projecten op een geborgde manier uitvoering vinden, binnen tijd en budget en met het doel dat de functionele eisen en wensen ingewilligd worden?
Projectmethodiek versie 0.1
29 mei 2013
Pagina 2 van 7
De Ictivity Groep Project Methodiek, ongecompliceerd! Hoe zorgt u dat ICT projecten op een geborgde manier uitvoering vinden, binnen tijd en budget en met het doel dat de functionele eisen en wensen ingewilligd worden? Dat is de grootste uitdaging in de hedendaagse mark waar ook nog eens de ICT budgetten onder druk staan. Hier zit nu precies het spanningsveld, want waar vinden we het optimum tussen kosten en een gedegen uitvoering van een project? Om deze reden heeft De Ictivity Groep, hierna te noemen Ictivity, haar eigen projectmethodiek ontwikkelt. Op zich ziet die er heel normaal uit. Maar daar gaat wel een Ictivity sausje overheen! De methode blinkt uit in onze pragmatische aanpak met best practice terwijl de kwaliteit van onze dienstverlening voorop blijft staan. Ook hier is de basis onze User Based Computing (UBC) visie om IT structureel te laten bijdragen aan de bedrijfsresultaten en het centraal stellen van de Interne ICT Consument (dit zijn de gebruikers die steeds veeleisender worden). Wij gaan uit van een modulair model. Iedere module is op maat gesneden, op een gestandaardiseerd niveau en is optioneel aan te vullen met uw specifieke eisen en wensen die bij uw organisatie passen. De verschillende modules zijn:
Door de inzet van hulpmiddelen als assessments, workshops, vragenlijsten, intakegesprekken, standaard projectmethodieken en ontwerpen doorloopt Ictivity met u de diverse modules of een deel daarvan. De hulpmiddelen worden precies afgestemd op uw situatie. Hierbij gaat de scope van Ictivity verder dan alleen de implementatie van de techniek. Het project valt of staat binnen de organisatie doorgaans bij de implementatie én met name de acceptatie van de nieuwe functionaliteit. Of het nu gaat om het optimaal service leveren aan de Interne ICT Consument of het co-sourcen van het beheer. De methode is ongecompliceerd en met no-nonsense komt u samen met Ictivity tot het gewenste resultaat. Op tijd en binnen budget, van voortraject tot de beheerfase. De onderliggende pagina’s gaan verder in op fase 0 tot en met 4 van de Ictivity Projectmethodiek.
Projectmethodiek versie 0.1
29 mei 2013
Pagina 3 van 7
Fase 0: Voorbereiding
Functioneel Ontwerp: De visie van Ictivity is dat in elk project niet de techniek maar de functionele doelstellingen centraal staan, de “wat” vraag. Het is belangrijk om gebruikers, management en beheer actief te betrekken bij het vaststellen van de functionele eisen en wensen. Ictivity beschikt over templates en workshops die als uitgangspunt dienen om dit proces pragmatisch in te vullen. De uitkomsten worden vastgelegd in een functioneel ontwerp. Het functioneel ontwerp borgt dat het project datgene oplevert wat de organisatie beoogt en zorgt voor draagvlak bij alle belanghebbenden. Technisch Ontwerp: Het technisch ontwerp beschrijft op welke wijze het functionele ontwerp technisch wordt gerealiseerd, dus de “hoe” vraag. Naast het Functioneel Ontwerp vormen technische inventarisaties, sparringsessies/interviews input voor het technisch ontwerp. Daarbij is het streven dat bestaande investeringen in producten, licenties en kennis worden gebruikt. Ictivity streeft tevens naar eenvoud door gebruik te maken van standaarden gebaseerd op een beperkt aantal gerenommeerde fabrikanten. Dit leidt tot kosten besparingen op licenties, projectkosten en beheer. Project Initiatie: Zodra duidelijk is “wat er functioneel gewenst is en “hoe” dit technisch er uit moet komen te zien, is de tijd gekomen om een gedegen projectplan op te stellen. Ook hierbij kiest Ictivity voor een pragmatische insteek. Kenmerkend voor de Ictivity aanpak is duidelijkheid en transparantie tijdens de projecten. Belangrijke onderdelen tijdens de Project Initiatiefase zijn: • • • • •
•
Afstemmen Projectaanpak: ICT Projecten kenmerken zich door een intensieve samenwerking tussen meerdere partijen. Een goede afstemming van de voorgenomen aanpak voorkomt onduidelijkheid en problemen tijdens het project. Projectorganisatie: Duidelijkheid in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is een essentiële factor voor het slagen van een project. Een tweede belangrijke factor is het volgen van de afgesproken communicatielijn om informatieverlies en miscommunicatie te voorkomen. Opstellen projectplanning: Een projectplanning houdt rekening met doorlooptijd, beschikbare resources, impact op bedrijfsvoering etc. Er worden duidelijke ‘milestones’ gedefinieerd zodat voortgang actief te monitoren is. Opstellen projectbegroting: De inzet en kosten worden begroot om gedurende het project bij afwijkingen van het budget tijdig in te grijpen. Kennisontwikkelingsplan: Nagenoeg alle projecten leiden tot een wijziging in de bestaande situatie. Het is van belang dat de beheerorganisatie tijdens en vooral na oplevering van het project over voldoende kennis beschikt om de nieuwe omgeving te kunnen beheren. Het is wellicht nog belangrijker dat gebruikers optimaal de nieuwe functionaliteit gebruiken en dat productiviteitsverlies wordt voorkomen. Learning Consultants van Ictivity ondersteunen bij het opstellen van effectieve trainingsprogramma’s voor de gebruikers en de IT professionals. Het toetsen van het bestaande kennisniveaus is een onderdeel hiervan. Projectplan: Een projectplan is de basis voor alle managementbeslissingen die tijdens het project genomen worden. Het projectplan is ook de informatiebron voor alle projectbetrokkenen. Het plan wordt bij aanvang van het project opgesteld, omvat veel van de hiervoor genoemde onderwerpen en wordt door de opdrachtgever goedgekeurd.
Projectmethodiek versie 0.1
29 mei 2013
Pagina 4 van 7
•
•
Kick-off: Ictivity streeft ernaar de projectbetrokkenen optimaal te informeren over de projectdoelstellingen en voorgenomen aanpak. Het is daarom van belang dat het totale projectteam hierover in te lichten. Een goedeproject kick-off leidt tot grotere betrokkenheid en tot een effectievere samenwerking. Transitieplan: Een project is pas succesvol als er een juiste en passende overdracht is naar de beheerorganisatie. Onderdelen hiervan zijn het kennisontwikkelingsplan, maar ook afspraken over documentatie, overdracht en eventuele begeleiding.
Fase 1: Implementatie
Proof of Concept: Proof of Concept (PoC) is een omgeving waarbij op een separaat systeem kan worden getoetst of het concept in grote lijnen aansluit bij de wensen en eisen van de organisatie. Een PoC is ook te gebruiken om verschillende oplossingen naast elkaar te testen. Binnen deze PoC omgeving wordt gewerkt met basisinrichtingen en eventueel met enkele applicaties die bij de organisatie in gebruik zijn. Er is geen integratie met de bestaande omgevingen voorzien. Op conceptueel niveau is het mogelijk technieken te testen die in het ontwerp worden aangegeven. De PoC wordt na beoordeling volledig afgebroken waarna een “Go/No Go” beslissing valt om verder te gaan met een pilot of een productie implementatie.Het voordeel is dat risico’s voor foutieve investeringen en implementatie risico’s in productieomgevingen worden beperkt. Pilotomgeving: Een pilot is een testopstelling die onderdeel uitmaakt van de productieomgeving. De inrichting wordt gedaan op detaillistisch niveau waarbij integratie met de back end en de definitieve werking van de omgeving in de praktijk te toetsen is. De pilot omgeving wordt doorgaans op de definitieve hardware / virtual machines geïmplementeerd en dient als basis voor de definitieve omgeving. Een pilotfase toetst de ontwerpen in de praktijk, waardoor risico’s voor de grootschalige uitrol en overlast voor gebruikers worden beperkt. En dat terwijl de extra investering in een pilot marginaal is. De productieomgeving wordt immers vaak doorgebouwd op de pilot. Fase 2: Technische/Functionele testen en acceptatie
Testen Testen is vaak een onderschat onderdeel tijdens een project. Echter goed technisch en functioneel testen vermijdt risico’s, voorkomt tijdverlies of zelfs schade door onnodige verstoring van de bedrijfsprocessen. Ictivity • • •
kan: ondersteunen met een workshop over “het belang en werkwijze tijdens het testen” ondersteunen bij het opstellen van een testplan zorgdragen voor een actieve begeleiding
Na het verwerken van de testresultaten wordt de omgeving aangepast. De testfase resulteert in groen licht voor het daadwerkelijk migreren van de omgeving.
Projectmethodiek versie 0.1
29 mei 2013
Pagina 5 van 7
Fase 3: Migratie
Migratie De migratie is de feitelijke stap om de ontwikkelde oplossing in productie te brengen. Vaak is eerst een proefmigratie wenselijk om migratiemethodes en -procedures te testen. Of om de nieuwe omgeving met “representatieve” belasting te testen. Migratieplan Een migratieplan is een duidelijk plan met het migratie scenario, de migratiestrategie en de procedures voor de migratie. Ook afspraken worden gecommuniceerd richting de organisatie (gebruikers, management, helpdesk etc.). Vaak vindt eerst een proefmigratie plaats. De bevindingen van de proefmigratie worden bijgewerkt in het Migratieplan. Verder is de toetsing of de beheercapaciteit en het kennisniveau van de gebruikers voldoende is een aandachtspunt. Het systeem gaat immers actief deel uitmaken van uw bedrijfsprocessen. Migratie draaiboek Het migratie draaiboek omvat de migratie planning en een gedetailleerd draaiboek. Hierin staan details omschreven zoals wie op welk moment welke handelingen verricht. Dit borgt een efficiënte aanpak op het meest kritische moment van het project. Daarnaast worden risico’s verder beperkt. Floorwalking Zodra de migratie impact heeft op de gebruikersorganisatie is inzet van floorwalkers sterk aanbevolen. Een floorwalker geeft de gebruikers ondersteuning en aandacht op de werkplek direct na de migratie om zo de meeste gebruikers issues snel op te lossen. Het voordeel is dat gebruikers sneller de dagelijkse werkzaamheden weer kunnen oppakken. Bijkomend voordeel is dat projectmedewerkers zich kunnen concentreren op het grotere geheel terwijl er voldoende aandacht is voor de gebruikers door een ervaren docent/specialist. Fase 4: Project afronding
Early life support Om het risico op verstoring na een migratie te beperken, eventuele issues op te lossen en het beheer te ondersteunen, draagt Ictivity zorg voor ondersteuning in de eerste dag(en) na de migratie. Documentatie Ictivity streeft naar zorgvuldige, doch pragmatische documentatie van opgeleverde omgevingen. Dit is belangrijk voor beheer en ondersteuning bij calamiteiten. De documentatie, die tijdens het project is geschreven wordt verzameld en geordend. Uitgangspunt is documentatie “as built”. Overdracht beheer In de overdracht wordt de geïmplementeerde oplossing overgedragen aan de beheerorganisatie. Behalve overdracht van documentatie kan een toelichting en instructie deel uitmaken van de overdracht. Indien gewenst kan Ictivity zorgdragen voor het schrijven van beheer procedures.
Projectmethodiek versie 0.1
29 mei 2013
Pagina 6 van 7
Project decharge Doorgaans valt Project decharge samen met de overdracht van beheer. Het is de formele afsluiting van het project. Op basis van de gedefinieerde acceptatiecriteria wordt de omgeving formeel opgeleverd. Terugkomdagen De ervaring leert dat, nadat de oplossing een aantal weken in productie is, er doorgaans vragen en wensen komen welke nog opgepakt dienen te worden. Daarnaast kan verdere tuning van een omgeving vaak pas plaatsvinden als er historische data beschikbaar is. Begeleiding beheer Ictivity heeft een groot aantal diensten ontwikkeld om beheerteams op korte en op langere termijn te ondersteunen bij de (nieuwe) beheertaken. Zo kan op regelmatige basis een specialist ondersteuning bieden en inspringen bij calamiteiten. Ook is het mogelijk aanvullende resources op beheer te leveren om zo de beheer organisatie meer lucht en ervaring te geven bij de opstart. Naast ondersteuning van eigen beheerders biedt Ictivity oplossingen om de beheertaken en verantwoordelijkheden geheel over te nemen.
Projectmethodiek versie 0.1
29 mei 2013
Pagina 7 van 7
