Project e-Mededelen via Berichtenbox Gebruik en ervaringen Belastingdienst 15 april 2015 Clemens Holtkamp
2
Agenda
Fase 0: mededelen op papier Fase 1: de 1e aansluiting, Pilots Fase 2: de landelijke implementatie, gewenning Fase 3: verplichtstelling Fase 4: toekomst
3
Doelstellingen van het project
Kostenbesparing BD (BC: 90 mln documenten in 2015, besparing € 0,25 p. st)
Inrichten proces e-Mededelen • via de BerichtenBox van MijnOverheid • als vervanging mededelingen op papier Dienstverlening naar de burgers/bedrijven 4
Fasering e-Mededelen Belastingdienst
MijnOverheid
Belastingdienst 0
1
Berichtenbox
Mededelen op papier Pilot Emededelen BD mdw-ers
Notificatieservice papier
papier
0
1
Abonnement
XML
Notificatie service
Pdf
2
Burger
Gewenning BSN’s tbv account BB
En/En
Prive mailbox
papier
2
XML Notificatie service
Pdf
Prive mailbox
Toeslagen.nl
2
MijnBD.nl
3
Verplichtstelling
Volledig digitaal uitzonderingen ook op papier
papier
BSN’s tbv account BB
XML
Pdf Toeslagen.nl MijnBD.nl
Notificatie service
Prive mailbox
3
Mededelen op papier Fase 0: Mededelen op papier
1. 160 mln poststukken op jaarbasis 2. 70 mln porti kosten op jaarbasis 3. Vertrouwd proces, maar arbeidsintensief 4. Vertrouwde enveloppe 5. Oude systemen…
6
Pilots Inkomensheffing Fase 1: Pilots Inkomensheffing
• Aanvang vooronderzoek en Business Case Q3 2010 • Q4 2011; 1e pilot met Eerste Voorlopige Aangifte brief • Pilotgroep: Belastingdienst medewerkers + partners (ong.30.000), later medewerkers MinFin toegevoegd, 9000 deelnemers (abonnement) • Positieve resultaten na meting gebruikerservaringen, burger snapt concept • Meer IH-mededelingen toegevoegd aan pilots in 2012 • Bedrijfsproces e-Mededelen gebaseerd op papier • Logius deelnemer in stuurgroep Belastingdienst
7
Pilots Inkomensheffing
Resultaat
Belangrijkste bevinding: Bedrijfsproces werkt , maar voldoet nog niet aan de eisen die opschaling naar landelijk niveau stelt t.a.v.: • Robuustheid • Schaalbaarheid • Flexibiliteit
8
Toeslagen landelijk Fase 2a: Landelijke implementatie Toeslagen (gewenning)
• • • • • • • • •
Toeslagen is verder met digitalisering, MijnTSL is actief Gewenning is 1 jaar papier en digitaal naast elkaar Gestart met verbeteren bedrijfsproces en applicatielandschap Veel performance en volumeproblemen opgelost in het proces Alle toeslag klanten, 6,7 miljoen hebben een Berichtenbox!! Landelijke implementatie met 6,7 mln Voorschotbeschikkingen in Q4 2013 Wetgeving blijft achter, switch terug naar EN/EN/EN concept Veel management aandacht, ‘het schip moet de haven uit’ Grote inspanning met goede samenwerking met Logius (grote volume opschaling) • Overige grote TSL-stromen in 2014 toegevoegd • Communicatie: • • • 9
Mailing naar onze 6,7 mln TSL klanten, om BB te activeren. Radio spots in januari 2014 Boodschap Staatssecretaris
Inkomensheffing landelijk Fase 2b: Landelijke implementatie Inkomensheffing (gewenning)
• • • • • • •
Aansluiting Inkomensheffing op e-Mededelen in Q1 2015 Uitbreiding casco accounts met IH-populatie naar 12 miljoen ‘Uitnodigingen tot doen van aangifte’ zijn geplaatst. Tijdelijke aansluiting vanuit Aanslag Geautomatiseerde koppeling om BSN mutaties door te geven Nieuwe generieke content en opmaak applicaties ingezet. ‘Voorlopige en definitieve Aanslagen’ vanaf april 2015
• Communicatie: • • •
10
Wervende tekst op 70 miljoen belastingenveloppen Geen communicatie bij UDA, te weinig handelingperspectief Communicatie campagne omtrent VA/DA
Verplichtstelling Fase 3: Verplichtstelling Toeslagen en Inkomensheffing
• Toeslagen MAC2016 en UDA2015 verplicht digitaal per Q4 2015 • Wet Elektronisch Berichtenverkeer langs ministerraad en in raad van State, laatste details? • Concept: Digitaal….tenzij! • Bepaalde generieke doelgroepen krijgen ontheffing en dus ook papier • Berichten worden toegevoegd per ministeriele regeling. • Vangnet: digitaal niet vaardig, machtigingsvoorzieningen. • Communicatie: • •
11
Hoe zorg je voor aanmelding bij de Berichtenbox Introductie ondersteunen met papieren brief ‘Jaarbrief Toeslagen’
We moeten veranderen!!!!
Externe trigger
Fase 4: Toekomst ”In 2017 communiceren we volledig digitaal met burgers en bedrijven” Bron: Visiebrief digitale overheid 2017, Minister BZK Plasterk, 23 mei 2013
Mededelen: Volledig = 378 formuliersoorten Bron: stroomadministratie, Med-formulieren, unieke BBA-codes
12
Toekomst Fase 4: Toekomst
• De basis is gelegd maar….. • Visie op mededelen en digitalisering en interactie burger/bedrijf is nog niet scherp genoeg en in ontwikkeling – nu afgeleid van papier (1e fase) • Rationalisatie mededelingsstraten, van programmeren naar configureren • Service organisatie opzetten en inrichten Multi Kanaal voorziening in de bedrijfsarchitectuur. • We moeten veel digitaliseren in hoog tempo, vergt optimalisatie bedrijfsproces. • Beleidsvraagstukken oplossen (Digid aanvraag buitenland, wettelijk gemachtigden/overledenen) • Behoefte aan goede digitale betaalfuncties, is kritisch voor uitfaseren papier • Spanning MO – portaal en dienstverlening op ‘eigen-portalen’ • Uitbreiden met Auto-stromen; 15 miljoen berichten is aantrekkelijk op weg naar 50 miljoen poststukken. 13
Aandachtspunten/Tips
• Aansluiten is meer dan alleen een ICT-aanpassing (COPAFIJTH-breed) • Openheid en transparantie in de keten. Help elkaar, hoe kan het wel? Logius en Belastingdienst hebben zitting in elkaars projectboards. • Volhardend zijn in bepaalde principes: bv Ketentest met volledig volume. • Energie en focus organiseren: • • • • •
14
Zorg voor win/win (wederzijds belang) Pak een belangrijke stroom (niet logisch) Neem bestuurders mee en zet ze in Er is druk nodig (mijlpaal) om resultaat te halen Doe dit tot in de haarvaten van de organisatie (incl leveranciers)
Afsluiting
Zijn er nog vragen
15
