No. 007, April 2015 (Tanggal diunggah 15 April 2015)
Penyunting : Tonny K. Moekasan, Laksminiwati Prabaningrum, Nikar di Gunadi, dan Asih K. Karjadi Redaksi Pelaksana : Abdi Hudayya, Fauzi Haidar
PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) SNI ISO 9001 : 2008 DALAM KEGIATAN PRODUKSI BENIH DI UPBS BALITSA Oleh : Gungun Wiguna Kelti Pemuliaan Perbenihan dan Plasma Nutfah Balai Penelitian Tanaman Sayuran Jl. Tangkuban Parahu No. 517 Lembang, Bandung Barat Email :
[email protected]
PENDAHULUAN Benih bermutu merupakan salah satu faktor penentu dalam pencapaian peningkatan produktivitas pertanian. Benih bermutu berperan penting bila tersedia tepat jenis, jumlah, waktu, tempat, harga dan berkesinambungan. Petani sering menghadapi kendala ketersediaan benih bermutu dengan harga terjangkau dan berkesinambungan. Umumnya petani merasa bahwa benih bermutu tergolong mahal dan tidak selalu tersedia pada saat dibutuhkan. Hal ini mengakibatkan petani menggunakan benih dari hasil panennya dengan tingkat kemurnian tidak terjamin. Unit Pengelola Benih Sumber Balai Penelitian Tanaman Sayuran (UPBS Balitsa) merupakan unit yang menyediakan benih sayuran bermutu secara berkesinambungan dan memiliki tanggung jawab serta wewenang untuk memproduksi benih dasar dan benih penjenis dari varietas-varietas sayuran yang telah dilepas atau diidaftarkan. Sampai dengan saat ini UPBS Balitsa telah memproduksi 20 varietas unggul kentang dalam bentuk planlet
dan umbi mini, umbi dari 11 varietas unggul bawang merah, dan benih dari 33 varietas unggul sayuran lainnya. Hingga saat ini mutu memegang peranan sangat penting, dikarenakan tingkat kepuasan pelanggan sangat bergantung pada mutu produk atau jasa yang dihasilkan. UPBS Balitsa telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dalam menjalankan organisasi. Dimana suatu organisasi menerapkan SMM adalah untuk meningkatkan daya saing melalui fokus pada kepuasan pelanggan, keterlibatan seluruh karyawan serta perbaikan secara berkesinambungan atas mutu produk, pelayanan, personil, proses dan lingkungan organisasi. UPBS Balitsa telah mendapatkan sertifikat SMM pada bulan Oktober 2013 sesuai dengan standar SNI ISO 9001:2008 yang dikeluarkan oleh Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura (LSSMBTPH) dan terakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN). ISO 9001 merupakan standar internasional yang mengatur sistem manajemen mutu (Quality Management System) dan sering disebut sebagai ISO 9001: QMS. Adapun 2008 menunjukkan tahun revisi. Dengan demikian ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu hasil revisi pada tahun 2008. Sistem tersebut merupakan revisi terbaru yang diterbitkan pada bulan Desember tahun 2008 (Utami & Basista, 2011). Manfaat Penerapan SMM Seiring meningkatnya kesadaran masyarakat terhadap jaminan mutu, suatu organisasi pelayanan publik seperti UPBS dituntut untuk selalu menghasilkan produk dan pelayanan berkualitas. Suatu produk atau jasa dapat dikatakan bermutu, jika produk tersebut mampu memenuhi kebutuhan atau sesuai dengan keinginan pengguna. Melalui penerapan SMM dalam pengelolaan suatu organisasi diharapkan produk dan jasa pelayanan yang dihasilkan bermutu tinggi. SMM merupakan suatu kegiatan terkoordinasi untuk mengendalikan serta mengarahkan suatu organisasi berhubungan dengan mutu. Di dalam SMM, struktur, tugas, tanggung jawab karyawan dan manajemen, serta prosedur-prosedur yang dipersyaratkan untuk mewujudkan mutu produk atau jasa didokumentasikan, diimplementasikan dan dievaluasi dengan baik. Dalam Susilawati (2005) dinyatakan bahwa penerapan SMM pada suatu organisasi dapat meningkatkan kesadaran pada setiap personel akan perlunya menjaga kualitas, menjamin kesesuaian produk secara konsisten serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan yang berujung pada meningkatnya kepuasan pelanggan. Hal tersebut terjadi karena
di dalam SMM ada keharusan untuk memelihara dan mempertahankan sertifikat ISO sehingga lambat laun dapat mengubah kultur mutu dari setiap personel (Dharma 2007). Melalui penerapan SMM pula prosedur dan tanggung jawab setiap personel terorganisir dan terdokumentasi secara baik dan jelas. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan lebih mudah untuk ditelusuri dan dilakukan audit. Demikian halnya dengan tindakan pencegahan terhadap ketidaksesuaian dan perbaikan berkesinambungan pada semua tahapan proses. Akibatnya keefektifan, efisiensi dan konsistensi proses kerja dalam organisasi tersebut akan meningkat dan secara otomatis kemampuan bersaing dan reputasi juga meningkat menjadi lebih baik (Lukman 2010). Menurut Setiawan dalam Tiwi & Basista (2011) standar dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 menitikberatkan pada keefektivan proses pengembangan berkelanjutan dengan
pilar
utama
control/mengawasi,
pola
berpikir
PDCA
act/menindaklanjuti).
(plan/merencanakan,
Pada
setiap
proses
do/melaksanakan,
senantiasa
dilakukan
perencanaan dengan matang, implementasi terukur dengan jelas, evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai, dan pemantauan pelaksanaannya dilakukan agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi. Penerapan SMM dalam Sistem Produksi Benih oleh UPBS Balitsa Penerapan SMM dalam produksi benih diterjemahkan dalam bentuk prosedur, instruksi kerja dan form untuk merekam setiap proses produksi mulai dari pemilihan lokasi dan waktu tanam hingga prosessing dan penyimpanan benih. Kegiatan produksi yang langsung berhubungan dengan mutu benih dilakukan melalui beberapa tahapan pengawasan mutu, yaitu: 1) penyiapan benih; 2) pemilihan lahan; 3) roguing selama waktu tanam dan 4) pengujian benih di laboratorium pada saat setelah panen sebelum dikemas serta 5) pengujian benih di laboratorium selama masa penyimpanan. Pengawasan mutu benih selama proses produksi dilakukan dalam rangka menghasilkan benih yang memiliki mutu genetik, fisiologis maupun fisik baik. Pengawasan dilakukan bukan hanya oleh tim produksi (manajer produksi dan staf) tetapi juga oleh tim mutu (manajer mutu dan staf). Melalui pengawasan berganda dilakukan oleh kedua tim tersebut diharapkan dapat dihasilkan benih berkualitas tinggi. Pengawasan mutu dalam proses penyiapan benih bertujuan untuk memberikan jaminan terhadap kemurnian genetik (true to type) sumber benih yang akan digunakan dalam perbanyakan.
Pada komoditas kentang, selain untuk memberikan jaminan terhadap
kebenaran varietas, pengawasan mutu juga berfungsi untuk memberi jaminan bahwa benih yang dijadikan sebagai sumber perbanyakan bebas patogen terutama penyakit sistemik virus. Pemilihan lahan selain bertujuan untuk mencari daerah tumbuh yang sesuai dengan rekomendasi juga bertujuan untuk menjaga kemurnian genetik benih selama masa produksi. Lahan yang digunakan untuk produksi benih disyaratkan bukan lahan bekas tanaman sejenis atau satu famili, juga jauh dari lokasi tanaman sejenis. Hal ini bertujuan selama masa produksi tidak terjadi persilangan antara tanaman produksi dengan tanaman sejenis yang berada di sekitar lokasi tanam. Selain itu juga untuk memutus siklus hama dan penyakit utama yang menyerang pertanaman. Roguing bertujuan untuk mendapatkan pertanaman murni varietas dan sehat. Roguing dilakukan minimal dua kali selama penanaman yaitu pada fase vegetatif dan generatif (DirjenHort 2013). Roguing dilakukan dengan cara membuang tanaman yang bukan varietas yang ditanam dan membuang tanaman yang terserang hama dan penyakit. Dalam kegiatan roguing, tim produksi dibantu oleh pemulia tanaman terkait serta peneliti yang membidangi hama dan penyakit tanaman. Pengawasan mutu pada benih generatif seperti cabai, tomat, dan kacang panjang dilakukan juga pada proses pascapanen dan selama masa simpan, yang meliputi pemeriksaan mutu fisik benih (kadar air, daya berkecambah dan kemurnian fisik benih) yang dilakukan di Laboratorium penguji Balitsa. Jika dari hasil pemeriksaan benih tersebut tidak memenuhi standar mutu yang telah ditentukan, maka benih tersebut tidak ada disalurkan dan akan dimusnahkan. Kendala dalam Penerapan Penerapan SMM Dalam penerapan SMM dijumpai beberapa kendala, baik selama proses maupun setelah proses sertifikasi.
Masalah utama dalam penerapan SMM antara lain ialah proses
pengecekan dokumen dan kegiatan administrasi yang terlalu banyak sehingga cukup menyita waktu pelaksana. Selain itu komitmen dari pihak manajemen dan para karyawan pelaksana dirasa kurang kuat. Meskipun mereka dituntut kemauan untuk merubah sikap perilaku ke arah yang konsisten, akibatnya pada saat dilakukan audit sering dijumpai ketidaksesuaian dalam penerapan SMM. Hal lain yang juga menjadi kendala dalam penerapan SMM adalah sisi pembiayaan cukup tinggi guna memelihara dan mempertahankan sistem sesuai dengan persyaratan ISO (Susilawati et al. 2005). Dalam penerapan SMM standar SNI ISO 9001:2008, UPBS Balitsa telah berupaya melakukan perbaikan/peningkatan sarana dan prasarana juga peningkatan kompetensi teknis
untuk beberapa personil.
Namun demikian masih terdapat banyak hal yang perlu menjadi
perhatian pihak manajemen, terutama pengendalian dokumen dan rekaman yang belum efektif; penetapan sasaran mutu yang belum tepat, belum terukur, dan belum ada evaluasi, serta pelaksanaan audit internal dan tinjauan manajemen yang belum efektif. . Pada akhirnya produk dan layanan bermutu dapat ditingkatkan apabila semua komponen
dan pihak yang terlibat (stakeholder) secara bersama-sama sadar dan mempunyai kemauan yang keras untuk melaksanakan prinsip-prinsip sistem manajemen mutu tersebut dengan benar.
DAFTAR PUSTAKA 1. Utami, TN & Basista, R 2011, ‘Pengaruh penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 tentang pelaksanaan ujian akhir semester terhadap kompetensi
karyawan
pengujian di unit program belajar jarak jauh – universitas terbuka Pekanbaru’, Jurnal Organisasi dan Manajemen, vol. 7, no. 2, hlm. 157-167. 2. Susilawati, C, Salim, F & Soesilo, T 2005, ‘Harapan dan realita sistem manajemen mutu iso 9000 dalam penerapannya di perusahaan kontraktor’ Civil Engineering Dimension, vol. 7, No. 1, hlm. 30 – 35 3. Lukman 2010, ‘Pengaruh penerapan
ISO 9001 terhadap kualitas proyek di PT.
Pembangunan Perumahan cabang V wilayah Jateng dan DIY’.
Tesis, program
Pascasarjana Universitas Diponegoro Semarang. 4. Dharma, C 2007, ‘Analisis pengaruh penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 terhadap peningkatan kinerja pada PT Jasa Raharja (Persero) cabang Sumatera Utara,’ TESIS, Sekolah Pascasarjana, Universitas Sumatera Utara, Medan.
