Program celoživotního učení 2007-2013 Leonardo da Vinci POKYNY PRO VYPRACOVÁNÍ ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY PROJEKTU MOBILITY 2011
Úvod Tyto pokyny byly vypracovány jako doplňující informace pro příjemce grantů Projektů mobility 2011 a slouží jako návod pro kompletaci Závěrečné zprávy. Všichni příjemci grantu jsou povinni vypracovat Závěrečnou zprávu (příloha II.3 a II.4 Grantové smlouvy) a zaslat ji do data stanoveného v Grantové smlouvě (tj. nejpozději do 60 dnů od ukončení akce/projektu/smlouvy). Závěrečná zpráva se skládá z obsahové části, z finančních a statistických tabulek a ze zpráv účastníků. Formulář závěrečné zprávy i zprávy účastníka je elektronický PDF formulář, který je generován z Databáze mobility. Databáze mobility je on-line systém, jehož prostřednictvím je po přihlášení možné zaevidovat veškeré účastníky, všechny jejich stáže nebo mobility a finance rozpočítané na jednotlivé stáže/mobility. Tyto zaevidované údaje se dále použijí v příslušných formulářích a statistikách. Po vyplnění potřebných údajů v Databázi mobility budete moci generovat zprávy jednotlivých účastníků (elektronický PDF formulář). Účastníci obdrží automatický email s odkazem na PDF soubor zprávy účastníka, kterou si stáhnou, vyplní a předloží zpět do systému k Vašemu schválení (akceptování).
Princip práce s Databází mobility (podrobný postup viz příslušná příručka) Veškeré informace, jak pracovat s Databází mobility naleznete v příručce k systému. Zde je souhrn jednotlivých kroků, které musíte dodržet, nebo které Vás během života projektu čekají: 1.
Po podepsání Grantové smlouvy projektu budou údaje z Vašich projektových žádostí převedeny do Databáze mobility. V Databázi mobility tak vznikne projekt s předvyplněnými údaji.
2.
Obdržíte automaticky vygenerovaný email (v anglickém jazyce) s výzvou k založení účtu v systému ECAS (Toto není přístup do Databáze mobility, ale pouze ověření a spárování Vašeho emailu s emailem kontaktní osoby uvedeným v našem systému. Podrobné informace a návod na vytvoření účtu naleznete v Příručce pro získání účtu ECAS.). Email obdrží automaticky ta osoba, která byla v přihlášce projektu uvedena jako kontaktní osoba. V případě změny kontaktní osoby je nutné tyto změny včas nahlásit Národní agentuře.
3.
Po založení účtu v systému ECAS budete automaticky vygenerovaným emailem vyzváni k vytvoření hesla do Databáze mobility (více viz Příručka Databáze mobility). Email přijde v takovém jazyce, jaký jste si zvolili pro práci se systémem ECAS. Vaše přístupové údaje si volíte sami a v případě jejich ztráty Vám je nemůžeme poskytnout (postupujte dle pokynů systému ECAS, použijte funkci zapomenuté heslo).
4.
Po vytvoření přístupových údajů můžete vstoupit do Databáze mobility. 1
5.
Zaevidujete všechny účastníky stáže/mobility (nejpozději dva týdny před vycestováním na stáž/mobilitu). Stejným způsobem evidujete i doprovodné osoby. Zaevidujete všechny partnerské organizace (doplníte nové, opravíte zaregistrované, vymažete neplatné). V systému evidujete vysílající organizace, přijímající organizace nebo zprostředkovatelské organizace.
6.
Zaevidujete všechny stáže/mobility (nejpozději dva týdny před vycestováním na stáž/mobilitu). Nejpozději 5 týdnů po návratu ze stáže/mobility musí být v systému konečné údaje.
7.
Doplníte rozpočet projektu (pro každého účastníka zvlášť). V databázi evidujete náklady, které požadujete z grantu LDV proplatit. V případě, že převyšují grant, tzn., jsou to skutečné náklady, evidujete finance pouze do výše grantu.
8.
Vygenerujete zprávy účastníků a zajistíte, aby účastníci mohli zprávy vyplnit a předložit (tzn. zajistit přístup na internet ve chvíli, kdy účastník stahuje zprávu a zajistit program Adobe Reader ve chvíli, kdy účastník vyplňuje formulář). Ověřte, zda má každý účastník správný/platný email. Doprovodné osoby zprávy nevyplňují.
9.
Účastníci vyplní své zprávy a předloží je. Účastník si PDF verzi zprávy uloží do svého počítače a vyčká pokynu od Vás, že je zpráva v pořádku a může ji vytisknout. PDF verze zprávy účastníka se nenahraje zpět do Databáze mobility. Nahrají se pouze odpovědi. Není tedy možné z Databáze mobility tisknout zprávu účastníka v PDF formě. Instruujte účastníky, aby zprávu nemazali nebo aby Vám ji zaslali emailem.
10. Zprávy účastníků prostřednictvím systému schválíte/zamítnete. 11. Po schválení všech zpráv účastníků vygenerujete vlastní Závěrečnou zprávu k celému projektu. Ta bude z větší části předtištěná. Doplníte odpovědi v obsahové části. Zprávu vytisknete a zašlete Národní agentuře se všemi požadovanými přílohami. Průběžnou zprávu, pokud jste povinni ji vyplnit, vyplníte ve wordovém formuláři umístěném na www.naep.cz.
Postup při vyplňování elektronické verze (PDF) Závěrečné zprávy „Elektronická závěrečná zpráva” je určena k vypracování a odeslání Závěrečné zprávy elektronickou formou. Elektronická verze Závěrečné zprávy je soubor ve formátu PDF, vyplňuje se v programu Adobe Reader, který umožňuje: vypracovat Závěrečnou zprávu projektu mobility; ověřit formulář (kontrola, zda jsou vyplněna všechna povinná pole a zda jsou vyplněna správně) tlačítko „Validovat“ v zápatí každé strany formuláře a na poslední straně; předložit formulář příslušné Závěrečné zprávy; vytisknout Závěrečnou zprávu, která se podepíše a zašle poštou Národní agentuře. Doporučujeme použít verzi programu Adobe Reader 9.4 (nebo vyšší). V případě, že nelze formulář otevřít, můžete si zdarma stáhnout příslušnou verzi programu Adobe Reader na stránkách http://get.adobe.com/reader/. Formulář Závěrečné zprávy si nejprve stáhněte z Databáze mobility a uložte na lokální disk svého počítače nebo na server. Otevřete elektronickou žádost pomocí funkce „Soubor”/„Otevřít” v programu Adobe Reader nebo dvojitým kliknutím na v PC (nebo na jiném místě) vyhledaný PDF soubor. Vyplňujte požadovaná pole v elektronickém formuláři, pro pohyb ve formuláři používejte myš nebo tabulátor. Pole, která jsou šedá, jsou „Předvyplněné údaje nebo spočítané hodnoty”. Nemohou se upravovat a zobrazují přednastavené hodnoty, výsledky automatických kalkulací nebo údaje již vložené prostřednictvím jiných políček nebo tabulek. V případě závěrečné zprávy se jedná o údaje propsané z Databáze mobility. Nepovinná pole se zobrazují se žlutým pozadím. Vyplní se, pokud jsou relevantní. Povinná pole se zobrazují s oranžovým pozadím anebo jsou červeně ohraničena. Všechna musí být vyplněna, jinak nebude možné formulář předložit. Pro 2
zvýraznění povinných polí (červené ohraničení) klikněte na tlačítko „Highlight Fields“ („Zvýraznit pole“) v horním informačním panelu:
Textová pole jsou omezena počtem znaků. Příslušný počet maximálních povolených znaků se zobrazí, ukážete-li myší na tělo pole. Během vyplňování formuláře jej můžete kdykoliv uložit. Aby nedošlo ke ztrátě dat v případě technických poruch nebo problémů, doporučujeme formulář během vyplňování ukládat pravidelně.
Předložení elektronické verze Závěrečné zprávy Poté, co vyplníte formulář, klikněte na tlačítko „Validovat“, aby systém ověřil, zda byla žádost vyplněna správně a zda nechybí některé povinné údaje. Ujistěte se, že jste připojeni k internetu. Pokud zcela vyplníte Závěrečnou zprávu a ujistíte se, že všechny povinné údaje jsou vyplněny 1) uložte formulář; 2) klikněte na tlačítko „Předložit formulář“. Zprávu tak odešlete do systému. Pokud nedojde k žádným chybám během procesu předložení, úspěšnost bude potvrzena v tabulce v sekci „SOUHRNNÉ INFORMACE O PŘEDLOŽENÍ“. Ve sloupci „Statut“ se objeví ID a „OK“; 3) znovu uložte formulář; 4) vytiskněte předloženou zprávu (pro tisk formuláře použijte tlačítko „Vytisknout formulář“ (nebo funkci „Tisknout” v menu programu Adobe Reader). V případě, že předložení formuláře se nezdařilo: 1) Zkontrolujte prosím, zda jste připojeni k internetu. 2) Ujistěte se, že je formulář validní a jsou vyplněna všechna povinná pole (klikněte na tlačítko „Validovat“ pro ověření). 3) Ujistěte se, že jste povolili přístup (znovu klikněte na tlačítko „Předložit formulář“ a v případě technické hlášky povolte odesílat data). Zkontrolujte bezpečnostní nastavení sítě, zda dovoluje zasílat externí obsah. 4) Obraťte se prosím na Národní agenturu s otázkou, zda nejsou známy technické potíže při online odesílání a konzultujte náhradní řešení. Např. bude možné využít náhradní řešení a tlačítkem „Vytvořit přílohu emailu" vytvořit nový soubor s příponou XML, který bude obsahovat údaje z elektronické závěrečné zprávy, nebo bude možné zaslat PDF soubor emailem.
Opravy v závěrečné zprávě V průběhu vyplňování zprávy můžete naleznout chyby v údajích, které se propsaly z Databáze mobility. V takovém případě se chyby musí opravit v Databázi mobility a zpráva se vygeneruje znovu. Znovu vygenerovaná zpráva bude obsahovat pouze předvyplněné údaje, obsahová část bude opět prázdná. Po vygenerování PDF zprávy ze systému si proto pečlivě zkontrolujte všechny údaje převedené z Databáze mobility (především finanční a statistické tabulky), a to ještě předtím, než začnete vyplňovat textovou část. Pokud zjistíte po předložení Závěrečné zprávy a tudíž po zaslání údajů do systému, že zpráva obsahuje chyby v textové části, můžete zprávu opravit a formulář předložit znovu. V případě zjištění chyby ve finančních a statistických tabulkách, či ostatních automaticky předepsaných údajích, platí informace z předešlého odstavce. Informujte Národní agenturu, že jste zprávu již předložili, ale opravujete chyby a předkládat ji budete znovu. V průvodním dopise k Závěrečné zprávě uveďte, která zpráva zaslaná do systému je platná (uveďte Hash kód a ID). Pokud objevíte chyby v předepsaných údajích, musíte je opravit v Databázi mobility, zprávu znovu vygenerovat a znovu celou vyplnit.
3
Poštou zasíláte verzi, kterou jste „předložili“ do systému, tzn. hash kód uvedený na papírové verzi se musí rovnat s kódem, který bude v systému. Kombinace různých stránek různých verzí zprávy není přípustná. Na vypracování závěrečné zprávy máte 60 dnů od skončení projektu (viz Grantová smlouva). Systém přísně hlídá tento termín a PDF formulář závěrečné zprávy po tomto termínu nelze předložit! V případě, že nelze formulář předložit v termínu, je nutné v termínu alespoň zaslat tištěnou verzi zprávy. Termín pro zaslání závěrečné zprávy Národní agentuře je uveden v Grantové smlouvě a nelze jej překročit. Vytiskněte prosím PDF formulář závěrečné zprávy a zašlete ji do tohoto termínu poštou. Pokud Vám systém nedovolí zprávu předložit, zašlete Národní agentuře její elektronickou verzi (PDF soubor) – na adresu
[email protected]. Stejné omezení platí i pro zprávu účastníka. Po uplynutí 60 dnů od konce projektu již nebude možné formulář zprávy předložit. V případě překročení výše uvedeného časového limitu bude formulář hlásit chybu s kódem ERR-02 („Submission overdue“).
Pokyny pro vyplnění Závěrečné zprávy 1) Na první straně dokumentu vyplníte pouze část „B.1 OBDOBÍ“. Vyplňte období projektu dle Grantové smlouvy. „Od“ se musí shodovat se začátkem „akce“ ve smlouvě. Pokud jste však projekt zkrátili, uveďte nový konec „akce“ – pole „Do“. 2) Část C. obsahuje předvyplněné údaje. V případě zjištění nesrovnalostí nebo chyb, je nutné tyto chyby opravit v Databázi mobility a PDF formulář závěrečné zprávy vygenerovat znovu. Kapitolu C. 1. 3. nevyplňujte. 3) Část D. obsahuje jednotlivé kapitoly závěrečné zprávy, na které slovy odpovíte. Textová pole jsou omezena počtem znaků. 4) Část E. se zabývá HORIZONTÁLNÍMI TÉMATY, která Váš projekt mohl řešit. Pokud jste se Vaším projektem do problematiky diskriminace nebo osob se zvláštními potřebami zapojili, můžete kapitolu vyplnit. 5) Část F. se týká realizace a organizačních záležitostí projektu. Odpovídejte konkrétně a úplně na položené otázky. 6) Část G. obsahuje údaje vygenerované z Databáze mobility. V Části G. 4 se zobrazuje „Celkový počet stáží/mobilit“ Vašeho projektu a „Počet předložených a akceptovaných zpráv účastníka“. Aby se obě čísla rovnala, je třeba, aby vyplnili své zprávy nejprve účastníci projektu, předložili je a Vy jste je v Databázi mobility akceptovali. V případě, že použijete opačné pořadí, do této části se nepropíše správná hodnota. Budete tak muset v poli níže vysvětlit, proč nedošlo ke schválení všech zpráv. 7) Část „H. ZÍSKANÉ ZKUŠENOSTI“ je nepovinná. Můžete ji použít pro případné komentáře a postřehy. 8) Část I. se týká financování projektu. Do prvního nepovinného pole můžete popsat případné spolufinancování projektu. Ostatní části se automaticky vyplní údaji, které jste zadali v Databázi mobility. 9) Část „K. PROHLÁŠENÍ PŘÍJEMCE GRANTU A PODPIS“ se nevyplňuje elektronicky. Tu vyplníte po vytisknutí zprávy rukou. Tuto část podepíše statutární zástupce organizace, který podepisoval Grantovou smlouvu a který je vyplněn v části C.1.2.
Další doporučení týkající se zpracování závěrečné zprávy a vyúčtování 1) V Databázi mobility v části rozpočet se desetinná čísla uvádějí za použití desetinné tečky. Při pokusech vyplnit desetinné číslo s čárkou, systém hlásí chyby. 4
2) Finanční částky se uvádějí v EUR. Pro přepočet nákladů z jiné měny na EUR použijte směnný kurz, který Vám byl Národní agenturou zaslán po poukázání první zálohy nebo druhé zálohy. 3) Pokud účastník předloží svou zprávu, systém mu již nedovolí stejný formulář předložit znovu. Pokud tedy omylem kliknul na tlačítko „Předložit formulář“, aniž by ještě měl celou zprávu vyplněnu, je nutné i tento pokus v systému „Zamítnout“. Takto zamítnutá zpráva bude účastníkovi automaticky odeslána znovu a ten ji bude moci dokončit a řádně předložit. 4) V Databázi mobility, v sekci „Podrobné informace o praxi“ uvádíte „Používané pracovní jazyky“. Tímto jsou myšleny jazyky, kterými se účastníci dorozumívali na stážích. Neuvádějte zde prosím češtinu, pokud tímto jazykem v zahraničí skutečně nehovořili (např. na Slovensku).
Přílohy Závěrečné zprávy Ke zprávě přiložte pro každého účastníka: 1) kopii podepsané Smlouvy o odborné stáži v rámci programu Leonardo da Vinci (včetně „Training Agreement“) – platí pro cílové skupiny IVT a PLM nebo kopie podepsané Smlouvy o mobilitě v rámci programu Leonardo da Vinci (spolu s „Workprogramme“) – platí pro cílovou skupinu VETPRO; 2) podepsanou zprávu účastníka (kterou účastník vyplnil v PDF elektronickém formuláři a předložil do Databáze mobility); (Do 5 týdnů po ukončení stáže musí účastník vyplnit Zprávu účastníka. Zprávu vytiskne, podepíše a zašle vysílající organizaci/příjemci. Příjemce grantu přiloží kopie zpráv všech účastníků k Závěrečné zprávě.); 3) potvrzení/zprávu hostitelské organizace o vykonané stáži (na hlavičkovém papíře organizace, podepsané statutárním zástupcem, obsahující podrobné údaje o vykonané stáži/mobilitě - jméno a číslo projektu, období a místo stáže, jména účastníků, názvy institucí, stručný obsah stáže atd.). Toto potvrzení může být nahrazeno kopiemi Europassů všech účastníků. Pokud stáž/mobilitu zajišťovala zahraniční zprostředkující organizace, dodá příjemce potvrzení od zprostředkovatele (na potvrzení bude uveden seznam všech organizací, kde probíhala stáž/mobilita, včetně dat a jmen účastníků), v případě přímé spolupráce s přijímajícími organizacemi dodá příjemce potvrzení od všech organizací, u kterých stáž/mobilita probíhala. Příjemce musí být připraven předložit agentuře jakýkoli jí vyžádaný originální dokument vztahující se k výdajům projektu včetně plateb příspěvku účastníkům a po dobu 5 let archivovat všechny finanční doklady a dokumenty projektu (jako např. podepsané zprávy účastníků).
DOKLADY K VYÚČTOVÁNÍ K závěrečné zprávě přiložte: 1) kopie dokladů za dopravu (faktury, jízdenky, nebo palubní vstupenky, nebo cestovní příkazy a kopie technického průkazu); 2) kopie všech výpisů z bankovního účtu od první splátky až po konec projektového období; 3) pro doložení nákladů na pedagogickou, kulturní a jazykovou přípravu úplný seznam účastníků a potvrzení o účasti na přípravě podepsané účastníky (seznam musí obsahovat termíny přípravy, obsah přípravy a identifikaci účastníků); 4) pro doložení případné monitorovací cesty „Zprávu o monitorovací cestě“. K Závěrečné zprávě dále můžete přikládat i nepovinné přílohy jako jsou fotografie, ukázky materiálů používaných pro přípravu, ukázky případných produktů a jiné hmotné výstupy.
5
