Leonardo da Vinci

Projektkézikönyv 2012-13 Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci Innováció transzfer projektek

Projektmenedzsment kézikönyv Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci Innovációtranszfer projektek 2012 – 2013

Tempus Közalapítvány Verzió: 2012. október 19.

Verzió: 2012.10.19.

1/45

Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13 Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci Innováció transzfer projektek

VÁLTOZÁSI JEGYZÉK 2011. 10.06: 38. oldal: 8.3.5 Időközi beszámoló – 5. bekezdés Amennyiben az első előfinanszírozási részlet felhasználási aránya kevesebb, mint 70 %, a második előfinanszírozási részletet az első előfinanszírozási részlet fel nem használt összegének mértékével csökkenteni kell. 2012.09.10. 18. oldal: 5.2 Valutaátváltási árfolyamok Az euróövezeten kívül felmerült költségek elszámolására az alábbi módon van lehetőség: - Európai Bizottság által megadott internetes oldalon 1 nyilvánosságra hozott havi árfolyamon kell átszámítania, mely azon a napon érvényes, amikor a Nemzeti Iroda aláírta a támogatási szerződést, - vagy a projektidőszak alatt az Európai Bizottság által megadott internetes oldalon az elszámolással érintett időszak alatt megjelent havi árfolyamok átlagával kell átszámítania. Utóbbi választás esetén az adott árfolyamot mindazokra a költségekre kell alkalmazni, amelyek az elszámolással érintett időszakban kifizetésre kerültek. (Lásd támogatási szerződés Különös Feltételek V. cikk) 16. oldal: o ha költségkategóriák között kívánnak átcsoportosítani, a direkt költségek – személyi költségek - és a működési költségek (utazás és megélhetés; alvállalkozói; egyéb; eszköz) között akkor abban az esetben van szükség szerződésmódosítási kérelem benyújtására, ha az átcsoportosítás következtében az adott költségkategória összegének növekedése meghaladja a 10%-ot; 21. oldal: 6.1.2 Nem elszámolható költségek  természetbeni hozzájárulások (pl. önkéntes munka).

1

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en

Verzió: 2012.10.19.

2/45


TARTALOMJEGYZÉK 1

ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK .......................................................................................... 5

1.1 1.2

A NEMZETI IRODA SZEREPE ........................................................................................ 5 AZ ÖNÖK PROJEKTJE A LEONARDO DA VINCI PROGRAMBAN ...................................... 5

2

SZERZŐDÉSKÖTÉS ...................................................................................................... 8

2.1 A TÁMOGATÁS FELTÉTELEI ......................................................................................... 8 2.1.1 A szerződéskötés formai feltételei ............................................................................ 8 2.1.2 A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei: ..................................................... 9 2.1.3 A szerződéskötés tartalmi feltételei .......................................................................... 9 2.2 KIZÁRÓ OKOK ........................................................................................................... 10 2.3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ...................................................................................... 10 2.3.1 A támogatás utalása................................................................................................. 10 2.3.2 A támogatási szerződés mellékletei ........................................................................ 11 3

A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ÉS MELLÉKLETEINEK MÓDOSÍTÁSA ........................... 12

3.1 FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ.......................... 12 3.1.1 A szerződő intézménnyel kapcsolatos változások .................................................. 13 3.1.2 Partner(ek) kilépése ................................................................................................. 13 3.1.3 Új partner belépése / partnercsere ........................................................................... 14 3.1.4 Változások a projekt tevékenységeiben / munkaprogramban ................................. 15 3.1.5 A bankszámlával kapcsolatos változások ............................................................... 15 3.1.6 A projekt futamidejének változása .......................................................................... 15 3.1.7 A beszámolási határidők módosítása ...................................................................... 16 3.1.8 A költségvetés módosítása ...................................................................................... 16 3.2 EGYÉB MÓDOSÍTÁSI KÉRELMEK ................................................................................ 16 4

A TÁMOGATÁS KIFIZETÉSE ...................................................................................... 17

5

A

5.1 5.2 5.3

BANKSZÁMLA ........................................................................................................... 18 VALUTAÁTVÁLTÁSI ÁRFOLYAMOK ........................................................................... 18 TERMÉSZETBENI HOZZÁJÁRULÁS .............................................................................. 19

6

A PROJEKT KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSA ............................................................ 19

PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE – A SZERZŐDÉSKÖTŐ INTÉZMÉNY FELADATAI ................................................................................................................ 18

6.1 AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI ..................................................... 19 6.1.1 Elszámolható költségek ........................................................................................... 19 6.1.2 Nem elszámolható költségek................................................................................... 20 6.1.3 Általános forgalmi adó ............................................................................................ 21 6.1.4 Csendestársak .......................................................................................................... 21 6.2 MEGHATÁROZÁSOK .................................................................................................. 21 6.3 AZ ELSZÁMOLÁS BIZONYLATAI ................................................................................. 22 6.4 KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS ELSZÁMOLÁSUK BIZONYLATAI ................................................ 22 6.4.1 Elszámolható közvetlen költségek .......................................................................... 22 6.4.2 Elszámolható közvetett költségek ........................................................................... 22 6.5 KÖLTSÉGKATEGÓRIÁK – KÖZVETLEN KÖLTSÉGEK ................................................... 23 Verzió: 2012.10.19.

3/45


6.5.1 Személyi költségek.................................................................................................. 23 6.5.2 Útiköltségek és megélhetési költségek.................................................................... 25 6.5.2.1 Útiköltségek .................................................................................................................................... 25 6.5.2.2 Megélhetési költségek .................................................................................................................... 26

6.5.3 6.5.4 6.5.5 6.5.6

Eszközök költségei .................................................................................................. 26 Alvállalkozói költségek ........................................................................................... 27 Egyéb költségek ...................................................................................................... 28 Közvetett költségek (maximum 7%)....................................................................... 29

7

AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA ............................................... 29

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

A DISSZEMINÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK CÉLJA ............................................................. 29 MIK A PROJEKTEREDMÉNYEK? .................................................................................. 30 MI AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSÍTÁSA? ............................................. 31 HOGYAN TERVEZZÜK MEG A TERJESZTÉST ÉS A HASZNOSÍTÁST ................................ 31 KÖTELEZŐ ARCULATI ELEMEK .................................................................................. 32

8

A PROJEKT NYOMON KÖVETÉSE .............................................................................. 32

8.1 CÉLJA ........................................................................................................................ 32 8.1.1 Milyen típusú nyomon követés lehetséges? ............................................................ 33 8.2 HELYSZÍNI TÁJÉKOZÓDÁS ......................................................................................... 33 8.2.1 Monitoring látogatás ............................................................................................... 33 8.2.2 Helyszíni ellenőrzések, audit .................................................................................. 34 8.2.3 A projekt saját rendezvényei ................................................................................... 36 8.2.4 Találkozó a Nemzeti Irodában ................................................................................ 36 8.2.5 A NI által szervezett rendezvények......................................................................... 36 8.3 ÍRÁSBELI BESZÁMOLÓK ............................................................................................. 36 8.3.1 A beszámolók célja ................................................................................................. 36 8.3.2 Beszámolási időszak ............................................................................................... 36 8.3.3 A beszámolók benyújtása ........................................................................................ 37 8.3.4 A beszámolók feldolgozása..................................................................................... 37 8.3.5 Időközi beszámoló .................................................................................................. 38 8.3.6 Záró beszámoló ....................................................................................................... 39 8.3.7 Alacsony színvonalú megvalósítás ......................................................................... 41 8.3.8 A Támogatási szerződés felbontása ........................................................................ 42 8.3.9 A szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése ................................................. 43 8.4 RENDEZVÉNYEK........................................................................................................ 43 8.4.1 A Nemzeti Iroda által szervezett rendezvények ...................................................... 43 8.4.2 Európai szintű rendezvények .................................................................................. 44 MELLÉKLETEK ................................................................................................................. 45 1. 2. 3.

MELLÉKLET – SZÓMAGYARÁZAT .............................................................................. 45 MELLÉKLET – SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ........................................................................ 45 MELLÉKLET - MEGÉLHETÉSI KÖLTSÉGEK .................................................................. 45

Verzió: 2012.10.19.

4/45


1 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK Kinek szól? E kézikönyv elsősorban a kedvezményezettek és a projektek koordinációjáért felelős szervezetek, csoportok számára jött létre. A projektek szakmai koordinátorainak és azoknak szól, akik a projektek pénzügyi menedzsmentjéért felelősek. A kézikönyv hasznos referenciaforrás lehet a konzorcium partnerintézményei számára is. Fő célja, hogy:  segítse a koordinátorokat a projektjük menedzselésében és eredményes megvalósításában;  tisztázza a támogatási szerződés és mellékletei kapcsán felmerülő kérdéseket;  olyan praktikus információkkal szolgáljon, melyek a projektek teljes futamideje alatt hasznosak lehetnek;  útmutatást nyújtson a projektek nyomonkövetését, valamint az eredmények/termékek terjesztését és hasznosulását segítő módszerekről;  útmutatást nyújtson a projektek pénzügyeinek dokumentálásához, hogy pénzügyi beszámolók könnyen elkészíthetők legyenek;  támogassa az érintett felek hatékony együttműködését. Tartalma kizárólag a magyar koordinációjú innovációtranszfer projektekre vonatkozik, az Európai Bizottság által meghatározott szabályokat teljes mértékben figyelembe véve. Jelen dokumentum a támogatási szerződés elválaszthatatlan melléklete.

1.1 A NEMZETI IRODA SZEREPE A Tempus Közalapítvány keretei között működő nemzeti iroda (NI) az Európai Bizottság partnereként működik. A Bizottság az irányelvek meghatározásával és a program kereteinek meghatározásával foglalkozik, a NI feladata pedig a programok végrehajtása és célja, hogy a program kedvezményezettjei számára átfogó adminisztrációs segítséget nyújtson. A NI felhatalmazása a teljes projektciklus menedzselésére szól: beletartozik a pályázati felhívás megjelentetése, a projektek kiválasztása, a támogatási szerződések megkötése, a projektek nyomonkövetése egészen azok lezárásáig, a támogatott tevékenységek és a támogatás felhasználásának ellenőrzése és auditja, valamint a beszámolás az eredményekről. A NI kezeli a futó projektek beszámolóit, végzi azok értékelését, valamint teljesíti a kifizetéseket a kedvezményezettek felé. Amikor a projektek lezárulnak, a NI visszajelzést küld a Bizottságnak a projektek és általában véve az egyes pályázati fordulók eredményeiről, hogy ez háttér információként szolgálhasson a későbbi irányelvek kidolgozásához.

1.2 AZ ÖNÖK PROJEKTJE A LEONARDO DA VINCI PROGRAMBAN A szakképzésfejesztésre irányuló Leonardo da Vinci programon belül az innovációtranszfer pályázattípus célja más országokban bizonyítottan bevált (adatokkal alátámasztható) és fenntartható, jó szakképzési gyakorlatok, termékek (tananyag, módszertan, tanulási környezet, stb.) hazai adaptációja és beépítése a szakképzési rendszerbe. Az adaptáció célja, hogy a kiválasztott jó gyakorlat a projekt végére megfeleljen a felhasználói és szakmai igényeknek nemzeti szinten, és illeszkedjék a szakképzési rendszerhez. A projekt lezárására az eredményeknek fenntarthatóknak kell lenniük. A fenntarthatóság azt jelenti, hogy a projekt leglényegesebb tevékenységei, eredményei továbbra is elérhetőek a célcsoport, célszektor, szakképzési intézmények számára a projekt finanszírozási idejének lezárása után. Fontos, hogy a projekt képes legyen hatást gyakorolni a nemzeti szakképzésre, vagyis közvetlen vagy közvetett módon hasson az érintett szakterület szereplőire, a képzési rendszerre túllépve a projekt eredeti környezetét (szereplői körét).

Verzió: 2012.10.19.

5/45


A projekt megvalósítására a NI és a kedvezményezett partnerség képviseletében a főpályázó szervezet (a továbbiakban kedvezményezett) támogatási szerződést kötnek. A szerződés része a teljes pályázati anyag mindazokkal a pontosításokkal, kiegészítésekkel együtt, amelyeket a NI a szerződéskötés feltételeként előír. Az összes kapcsolódó információ és hivatkozott dokumentum letölthető honlapunkról: www.tka.hu >> Pályázatok >> Egész életen át tartó tanulás program >> Leonardo da Vinci >> Innovációtranszfer >> Nyertes pályázóink figyelmébe. Közvetlen link: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=992 Ezeket a területeket részletesen megvizsgáljuk jelen dokumentumban, a projektciklus pedig az alábbi ábrán követhető végig:

Verzió: 2012.10.19.

6/45


PROJEKTCIKLUS A PÁLYÁZATOK BENYÚJTÁSA

A kidolgozott pályázatok benyújtása a Nemzeti Irodához (továbbiakban NI)

A PÁLYÁZATOK ÉRTÉKELÉSE

A pályázatok értékelése az aktuális Pályázati Felhívásban megadott elvek alapján, mind a formai, mind a minőségi kritériumokat figyelembe véve, külső szakértők bevonásával történik.

PÁLYÁZATI EREDMÉNYEK

Létrejön a támogatásra javasolt pályázatok listája. A NI minden pályázóval felveszi a kapcsolatot: a sikeres pályázók személyre szóló értesítést kapnak, melyben szerepel projektjük pontos státusza. A sikertelen pályázók visszajelzést kapnak az elutasítás okairól és pályázatuk hiányosságairól, gyengeségeiről.

BESZÁMOLÁS

Ha a támogatási szerződés úgy rendelkezik, a kedvezményezetteknek időközi beszámolót kell benyújtaniuk az addig megvalósult tevékenységekről és kiadásokról. A beszámolót szakértő értékeli, és csak az elfogadása után kerül sor a következő részlet kifizetésére.

A támogatást nyert pályázók számára a NI megküldi a támogatási szerződést, amely tartalmazza a megítélt támogatási összeget, valamint a projekt megvalósítása során alkalmazandó pénzügyi szabályokat is. A kifizetés rendszerint több részletben történik. SZERZŐDÉSES IDŐSZAK ÉS PROJEKTTEVÉKENYSÉGEK

A PROJEKTEK MONITOROZÁSA

IDŐKÖZI BESZÁMOLÓ BENYÚJTÁSA

A SZERZŐDÉSKÖTÉS

A NI nyomon követi a projektek megvalósítását a futamidő alatt. Egyrészt helyszíni látogatásokat valósít meg, másrészt tematikus monitoring tevékenységeket kezdeményez.

A szerződéses időszak az az időtartam, mely alatt költségek keletkezhetnek és fedezhetők az Európai Közösségi támogatásból. A szerződéses időszak hossza függ a projekt futamidejétől. A tervezett projekttevékenységek már kidolgozásra kerültek.

ZÁRÓ BESZÁMOLÓ BENYÚJTÁSA ÉS AUDIT

A projekt befejezése után záró beszámolót kell benyújtani, mely a projekt megvalósításáról, az elért eredményekről és a költségvetés felhasználásáról ad képet. A beszámolót külső szakértő értékeli és pontozza. A pontozás alapján kerül meghatározásra, hogy az utolsó részlet a teljes összeget jelenti-e vagy annak csak egy részét. Ha egy projekt lezárult, a NI vagy a Bizottság a zárókifizetést követő 5 év során auditálhatja a projektet.

Verzió: 2012.10.19.

7/45

AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE, ÉRTÉKESÍTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA A PROJEKT FUTAMIDEJE ALATT ÉS AZON TÚL

FENNTARTHATÓSÁG: A FŐ TEVÉKENYSÉGEK ÉS EREDMÉNYEK A PROJEKT FUTAMIDEJÉN TÚL IS FENNMARADNAK ÉS HASZNOSULNAK


2 SZERZŐDÉSKÖTÉS 2.1 A TÁMOGATÁS FELTÉTELEI – A pályázat megfelel a program formai és szakmai követelményeinek. – Két - nagy mértékű véleményeltérés esetén három - külső, független szakértő értékelése és a Szakképzési Tanácsadó és Kiértékelő Bizottság javaslata alapján a TKA Kuratóriuma a pályázatot támogatásra javasolja, a javaslatot az Európai Bizottság elfogadja. – Az Iroda azon nyertes pályázókkal köt szerződést, akik a megadott határidőig teljesíteni tudják a szerződéskötéshez szükséges formai, pénzügyi és tartalmi feltételeit, és időben eljuttatják az Iroda számára a szerződéskötéshez szükséges dokumentumokat.

2.1.1 A szerződéskötés formai feltételei A Kedvezményezett az Iroda részére valamennyi, a szerződéskötéshez szükséges dokumentumot megküldi (részben a pályázati folyamat, részben a szerződés előkészítése során). Az alábbiakban felsorolt dokumentumokat a szervezet hivatalos képviseletére jogosult személy(ek)nek kell aláírnia, vagy másolat beküldése esetén hitelesítenie kell, a szervezet pecsétjével ellátva: – nyilatkozat a felelősségvállalásról hivatalos aláírással ellátva (a pályázati dokumentum része) – pénzügyi azonosító űrlap kitöltve és aláírva (ha a pályázatban benyújtott számlaszámhoz képest változás állt be, úgy új űrlapot kell benyújtani). Mivel a támogatás folyósítása euróban történik, célszerű devizaszámlát nyitni! – hivatalos képviselő(k) közjegyző által hitelesített, 30 napnál nem régebbi aláírási címpéldánya (az intézmény nevében aláírásra jogosult személy nevére vonatkozóan). Banki aláírási címpéldányt nem áll módunkban elfogadni! – a partnerek eredeti szándéknyilatkozatai (ha azokat a pályázati anyagban még nem nyújtották be). A szándéknyilatkozatok formai kritériumait a Kalauz, Formai követelmények – gyakorlati tudnivalók (24. oldal) c. rész alatt olvashatók. – megfelelő jogi státusz űrlap kitöltve és aláírva (a honlapon található minta alapján). A jogi státusz űrlap mellékletei a következők: közintézmények2 esetén:  az intézményt létrehozó állásfoglalás, törvény, rendelet, jogszabály vagy döntés másolata; gazdasági társaságok, egyesületek, alapítványok, stb. esetén  30 napnál nem régebbi cégkivonat / bírósági nyilvántartásba vételről szóló nyilatkozat, amelyen szerepel az intézmény neve, címe és a nemzeti hatóságok által adott cégjegyzékszáma;  közösségi adószám regisztrációs lapja (ha nem szerepel más, benyújtott iratban)  30 napnál nem régebbi adóigazolás arról, hogy az intézménynek nincsen 60 napon túl lejárt köztartozása.

2

A jelen pályázati felhívás szempontjából a hazai jogi szabályozásban meghatározott közintézmények mellett közintézménynek minősül még a programban részt vevő országok által meghatározott valamennyi iskola és felsőfokú oktatási intézmény, továbbá minden olyan tanulási lehetőséget biztosító intézmény vagy szervezet, amely az elmúlt két évben éves jövedelmének több mint 50 százalékát közforrásból szerezte, vagy amely közintézmények vagy azok képviselői felügyelete alatt áll. Verzió: 2012.10.19.

8/45


2.1.2 A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei: A Kedvezményezett intézmény megfelelő működési és pénzügyi kapacitással kell, hogy rendelkezzen a projekt végrehajtására. A közintézményeket a program úgy tekinti, hogy rendelkeznek a szükséges pénzügyi és adminisztratív kapacitással, valamint a kellő pénzügyi stabilitással az Egész életen át tartó tanulás program projektjeinek végrehajtásához: ennek igazolására nem szükséges további dokumentumokat benyújtaniuk. Nem közintézményeknek is stabil és kielégítő mértékű finanszírozási forrásokkal kell rendelkezniük, illetve ezt igazolniuk kell annak érdekében, hogy tevékenységüket a végrehajtás teljes időtartama alatt képesek legyenek fenntartani. A pénzügyi kapacitásuk értékelése érdekében ezeknek a pályázóknak pályázatukkal együtt az alábbi dokumentumokat kell benyújtaniuk: – 25 000 euró feletti támogatásra vonatkozó pályázatok esetén: azon legutolsó pénzügyi évre vonatkozó hivatalos éves elszámolások egy példánya 3, amelyre vonatkozóan az elszámolásokat már lezárták. A beszámolónak tartalmaznia kell a mérleget, az eredménykimutatást, valamint – gazdálkodási formától függően – a kiegészítő mellékletet vagy közhasznúsági jelentést. – Minden esetben csatolni kell – gazdálkodási formától függetlenül – a beszámolót elfogadó kuratóriumi, vagy taggyűlési, vagy közgyűlési határozatot. Ezeket a dokumentumokat – a legfrissebb elszámolás áttekintése céljából – a NI a szerződéskötés előtt újra bekéri. Ha a benyújtott dokumentumok alapján az Iroda úgy véli, hogy a működési vagy pénzügyi kapacitást nem igazolták, vagy az nem kielégítő, az Iroda: – további információkat kérhet; – előfinanszírozási garanciát kérhet; – előfinanszírozás nélküli támogatási megállapodást ajánlhat; – részletfizetéses támogatási megállapodást ajánlhat. – megtagadhatja a szerződéskötést a szükséges feltételek meglétének hiányában.

2.1.3 A szerződéskötés tartalmi feltételei A szerződéskötési folyamat során az Iroda a pályázatot külső szakértőnek adja ki, akinek az a feladata, hogy a projekttervezettel kapcsolatban további pontosításokat javasoljon, a hatékonyabb megvalósítás, valamint az indikátorok, eredmények pontosabb megfogalmazása érdekében. E javaslatok segítik az önellenőrzést, és támogatják a teljesítés dokumentálását mind a NI és a kedvezményezett, mind a kedvezményezett és partnerei viszonylatában. A szakértői vélemény alapján az Iroda kérdéssort készít, ajánlásokat fogalmaz meg, amelyre a válaszokat, illetve az ajánlásoknak megfelelő kiegészítéseket, pontosításokat a pályázónak meg kell küldenie a szerződéskötés előtt. Az eljárás célja, hogy a munkaterv és az eredmények naprakész megfogalmazásban kerüljenek be a szerződésbe. A pályázat ezen kérdésekre adott válaszokkal, kiegészítésekkel alkot egységet, így képezi a szerződés mellékletét, és így jelenti a számonkérés alapját.

3

A “hivatalos” megfelelő külső testület által jóváhagyott és/vagy a szervezet közgyűlése által közzétett és/vagy jóváhagyott számlákat jelent. Verzió: 2012.10.19.

9/45


2.2 KIZÁRÓ OKOK A pályázók / kedvezményezettek kizártnak tekintendők a pályázati felhívásban való részvételből, illetve a támogatásból, ha bármelyik, az alább felsorolt helyzetben vannak:4 1. csődbe mennek vagy felszámolják őket, ügyeik kezelését bíróságok veszik át, hitelezőikkel egyezséget kötöttek, felfüggesztették üzleti tevékenységüket, a fenti ügyek vonatkozásában eljárást indítanak ellenük, vagy a nemzeti törvények vagy szabályok szerint hasonló eljárásból eredően bármely hasonló helyzetbe kerülnek; 2. szakmai magatartásra vonatkozó vétség miatt jogerős (res judicata) ítélettel elítélték őket; 3. a szerződő hatóság által bármely módon igazolhatóan súlyos szakmai kötelességmulasztást követtek el; 4. nem teljesítették társadalombiztosítás- vagy adófizetési kötelezettségüket azon ország jogszabályai szerint, ahol létrejöttek, vagy a szerződő hatóság országának jogszabályai szerint, vagy azon ország jogszabályai szerint, ahol a szerződést teljesíteni kell; 5. jogerős (res judicata) ítéletet hoztak velük szemben csalás, korrupció, bűnszövetkezetben való részvétel vagy bármely más, a Közösségek pénzügyi érdekeire nézve káros jogellenes tevékenység miatt; 6. a Közösség költségvetéséből finanszírozott más beszerzési eljárást vagy támogatás elbírálási eljárást követően megállapították róluk, hogy súlyosan megszegték a szerződést a szerződéses kötelezettségeik nem teljesítésével. A pályázók nem részesülnek pénzügyi támogatásban, ha a támogatás odaítélése során: 1. összeférhetetlenség alanyaivá válnak (családi, személyes vagy politikai okokból, illetve a támogatás odaítélésében közvetlenül vagy közvetve érintett szervezettel vagy személlyel közös nemzeti, gazdasági vagy egyéb más érdek miatt); 2. tévesen szolgáltatnak olyan információkat, amelyeket a szerződő hatóság a támogatás odaítélése során a részvétel feltételeként igényel, vagy nem szolgáltatnak ilyen információkat. Adminisztratív és pénzügyi büntetés szabható ki az olyan pályázókra, akik hamis információkat szolgáltatnak, vagy súlyosan megsértették valamely korábbi szerződésből vagy támogatás megítélésének eljárásából eredő szerződéses kötelezettségeiket5.

2.3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS A szerződést a NI készíti elő magyar nyelven, és pdf formátumban küldi meg a kedvezményezett számára. A szerződést 3 eredeti példányban aláírva, lepecsételve kell visszaküldeni, amelyből 2 példány az Irodát, 1 példány a kedvezményezettet illeti meg. Ha a kedvezményezett intézménynek adminisztratív okokból több példányra van szüksége, annyival több aláírt szerződést kell visszaküldenie, amennyivel több példányt igényel. A szerződést ezt követően, a Tempus Közalapítvány kuratóriumi elnökének aláírásával lép hatályba. A támogatási szerződés megkötését követően kedvezményezett partnerszerződést köt a partnereivel, amelyekből egy-egy másolatot elküld a NI részére a szerződés megkötését követő 3 hónapon belül.

2.3.1 A támogatás utalása A projektek finanszírozása a támogatási szerződésben foglalt szabályok szerint történik. A projekt kezdetén a NI átutalja a támogatás első részletét, mely a teljes támogatás szerződésben meghatározott hányada. 4 5

A Pénzügyi Rendelet 93. és 94. cikkei szerint. A Pénzügyi Rendelet 93. és 96. cikkei szerint.

Verzió: 2012.10.19.

10/45


Az utalás mértéke és ütemezése a projekt futamideje alapján az alábbi lehet – a pontos részleteket minden esetben a támogatási szerződés tartalmazza: – a 18 hónapnál rövidebb projektek esetében az utalás két részletben történik: a szerződés hatályba lépésétől számított 45 napon belül a Nemzeti Iroda a Szerződés III.3. pontjában meghatározott teljes támogatási összeg 80 %-át utalja át. A Kedvezményezett záró beszámolót köteles készíteni, melynek hiánytalan beküldését és ellenőrzését követően a végső támogatási összeg megállapításáról, valamin formai, tartalmi és pénzügyi értékelési eredménye határozza meg a végső támogatási összeget. A támogatás végső összegétől függően, a NI folyósítja a támogatási összeg fennmaradó részét, vagy visszafizetési felszólítást küld a Kedvezményezett által visszatérítendő összegre vonatkozóan. – a 18 hónapnál hosszabb projektek esetében az utalás három részletben történik: a szerződés hatályba lépésétől számított 45 napon belül a NI a Szerződés III.3. pontjában meghatározott teljes támogatási összeg 40%-át utalja át a Kedvezményezett bankszámlájára. A projekt félidejében a Kedvezményezett időközi beszámolót köteles készíteni, annak értékelését követően, az értékelés függvényében kerül sor a következő támogatási részlet, a teljes támogatási összeg 40%-ának, átutalására. Majd a záróbeszámoló beküldését követően az alkalmazott eljárás megegyezik a 18 hónapnál rövidebb projektekre vonatkozó eljárással – ld. feljebb. – rendkívüli esetekben a NI bankgaranciát kérhet, vagy egyéb feltételeket szabhat a támogatási összeg átutalására, a fennálló kockázattól függően. Ha a projekt futamideje alatt módosításokra van szükség a támogatási szerződésben meghatározott keretekhez, feltételekhez képest, akkor a főpályázó szerződésmódosítási kérelmet nyújthat be a NIhoz, mely azt elfogadhatja, vagy elutasíthatja – részleteket ld. 3. pont. A projektek előrehaladásának ellenőrzése és értékelése az időközi és a záró beszámolóhoz kapcsolódik. Erről további részleteket ld.: 8.3 pont.

2.3.2 A támogatási szerződés mellékletei – 1. sz. melléklet: Pályázati dokumentumok – az Iroda által jóváhagyott formában A szerződés melléklete a pályázat, a „jóváhagyott” azt a változatot jelenti, amely magában foglalja azokat a kiegészítéseket, melyeket a szerződés előkészítése során az Iroda (szerződéselőkészítő kérdéssor és az azokra adott válaszok) a pályázóval egyeztetett. – 2. sz. melléklet: A projekt elfogadott költségvetése A pályázó intézmény által benyújtott költségvetést a pályázatok bírálata során két szakértő értékeli Az értékelés során szabályosság és indokoltság alapján dönthetnek a költségvetés csökkentéséről. A két szakértői vélemény alapján az Iroda készíti el a projekt elfogadott költségvetését összhangban az elszámolható költségekre vonatkozó szabályokkal. Az elfogadott költségvetés tartalmazza a projekt összes elszámolható költségét. Ezt a költségvetést tartja az Iroda irányadónak a projekt megvalósulása során. Az elfogadott költségvetés alapján kerül meghatározásra a projekt számára nyújtható maximális közösségi támogatás összege. A támogatás összege két szempontból van maximálva a projekt megvalósítása során: a szerződésben meghatározott maximális támogatási összeg, amely nem lehet több, mint 150.000 euró projektévenként, illetve a támogatás a teljes költségvetéshez képest meghatározott maximális százalékos aránya, amely nem lehet több, mint 75%. – 3. sz. melléklet: Jelen kézikönyv – 4. sz. melléklet: Pénzügyi azonosító lap vagy bankszámlaszerződés másolata – 5. sz. melléklet: A partnerek listája A szerződés mellékletben tartalmazza a projektben résztvevő partnereket, azok alapadataival (kontaktadatok), illetve költségvetésével. Bármilyen változás esetén „4. A szerződés és mellékleteinek módosítása” fejezetben leírtak szerint kell eljárni. Verzió: 2012.10.19.

11/45


– Partnerszerződések  A szerződés megkötését követően a kedvezményezett szerződést köt partnereivel. A partnerszerződés mintája letölthető a TKA honlapjáról: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=992  A partnerszerződés mellékletei a következők:  A partner feladatainak részletes lebontása  A partner részletes költségvetése

3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ÉS MELLÉKLETEINEK MÓDOSÍTÁSA A támogatási feltételek bármilyen módosítása írásbeli kiegészítő megállapodás formájában történhet meg, amint azt a szerződés is tartalmazza (13. cikk). Éppen ezért a szerződésre és annak módosítására vonatkozó semmilyen szóbeli megállapodás nem tekinthető érvényesnek. Alapesetben a kedvezményezett, különleges esetekben az Iroda az alábbi szabályok alapján kezdeményezheti a szerződés módosítását. A kedvezményezett által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén a NI minden esetben megvizsgálja, elfogadható-e a módosítás, és írásban tájékoztatja a kedvezményezett döntéséről, valamint arról, szükséges-e szerződésmódosítás. A szerződésmódosítási kérelemnek kellően indokolnia kell a javasolt változtatások szükségességét. A NI fenntartja magának a jogot, hogy elutasítsa a nem kellően indokolt módosítási kérelmet. A módosítási kérelmet a tervezett változások jóváhagyására előzetesen kell benyújtani, azaz nem lehet utólagosan módosítást kérni azokra a változtatásokra, amelyek ténylegesen már megvalósultak. Ha a módosításra vonatkozó kérelmet Kedvezményezett terjeszti elő, jóval annak hatályba lépése előtt meg kell küldenie azt Nemzeti Irodának, de minden esetben legalább két hónappal a projekt lezárásának időpontja előtt. Ez alól kivételt képeznek Kedvezményezett részéről alapos indokkal alátámasztott és Nemzeti Iroda részéről elfogadott esetek (ld.: Támogatási szerződés, Általános Feltételek, 13.3 cikk) A kérelmet hivatalos levélben, a 3.1 pontban meghatározott formanyomtatványon, a kedvezményezett hivatalos képviseletére jogosult személy(ek) által aláírva kell benyújtani. A szerződésmódosítást a NI készíti el, és a szerződéshez hasonló módon elküldi a kedvezményezett számára. Ha nem (vagy nem kellő időben) tájékoztatják a NI-t a projektet vagy a szerződést érintő változásokról, a kedvezményezett a felelős azért, ha a változásból eredően el nem fogadható tevékenységek és költségek keletkeznek.

3.1 FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ A módosítási kérelmet a külön erre szolgáló szerződésmódosítási kérelem formanyomtatványon kell benyújtani. A formanyomtatvány elérhető: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=992 A formanyomtatvány az alábbi területekre terjed ki: A – A Szerződő intézmény cseréje, vagy név és/vagy státusz változása B – Partner(ek) kilépése C – Új / csere partner(ek) csatlakozása a projekthez D – Munkaprogram változása E – Bankszámlaszám változása F – A projekt futamidejének változása G – Beszámolási határidő változása H – Költségvetés módosítás I – Egyéb

Verzió: 2012.10.19.

12/45


3.1.1 A szerződő intézménnyel kapcsolatos változások Ha a szerződő intézményt szeretnék cserélni (az új szerződő intézménynek ugyanabból az országból kell származnia, mint az előzőnek), az semmiképpen nem lehet hatással a projekt természetére vagy céljainak megvalósulására, és előzetesen valamennyi partner beleegyezése szükséges. A cserénél a következő módon kell eljárni: – a visszalépő kedvezményezett hivatalos nyilatkozatot küld az Irodának – melyen szerepel a dátum és az intézmény hivatalos képviselőjének aláírása – melyben visszalép, mint kedvezményezett, indokolja a visszalépés okait, és tájékoztat arról, hogy továbbra is részt kíváne venni a projektben, mint partner, vagy teljesen kivonul a projektből (ebben az esetben ugyanazok a szabályok vonatkoznak rá is, mint a kilépő partnerekre); – a javasolt új szerződő intézmény aláírt szerződésmódosítási kérelem űrlapot nyújt be az Irodának, melyben szerepel minden információ a kedvezményezett cseréjét illetően, és a következő dokumentumokat csatolja: (a) a visszalépő szerződő intézmény (kedvezményezett) jelentésének másolatát, melyben szerepelnek mindazok a tevékenységek, amelyeket a kilépő intézmény elvégzett, valamint egy kimutatást ezen tevékenységek költségeiről (a kapcsolódó dokumentumokkal, bizonylatokkal együtt). Kérjük, hogy ezt a dokumentumot a beszámoló formanyomtatvány szerint készítsék el, mert megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. (b) az új szerződő intézmény (új kedvezményezett) eredeti nyilatkozata, hogy elfogadja a fenti jelentést, és új kedvezményezett intézményként folytatja a projekt megvalósítását; (c) a 2.1 pontban felsorolt mindazon dokumentumokat, amelyeket a szerződő intézménynek a pályázat benyújtása és a szerződéskötés során be kellett adni (függően attól, hogy közintézmény vagy sem). (d) a partnerség minden tagja hivatalos (aláírt, lepecsételt) levélben nyilatkozik arról, hogy egyetért a kedvezményezett intézmény cseréjével. – a javasolt új szerződő intézmény pénzügyi és működési kapacitását az Iroda ugyanúgy megvizsgálja, mint a korábbi, visszalépő kedvezményezett intézményét (és, ha szükséges, a minőségbiztosítás tekintetében is történhet vizsgálat). A benyújtandó dokumentumok listáját a 2.1 A támogatás feltételei című fejezet tartalmazza; – ha az új szerződő intézményt az Iroda elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a támogatás fel nem használt részét a régi szerződő intézmény átutalja az újnak (a korábbi költségek igazolásával). Az átutalás igazolását (pl. banki visszaigazolást) az új kedvezményezett intézménynek meg kell őrizni, és a Nemzeti Iroda vagy az Európai Bizottság kérésére be kell tudni mutatni; – a visszalépő és az új szerződő intézménynek a fenti pontok alapján szerződést kell kötnie, melyet a két intézmény hivatalos képviselője ír alá, és megfelelő dátummal lát el, majd ennek másolatát el kell juttatni az Irodának. A visszalépő szerződő intézmény felelős marad a projektmenedzsmentért arra az időszakra vonatkozóan, amikor a projekt vezetését ellátta, és ezen felelőssége a projekt lezárása után 5 évvel évül el. A szerződő intézményt illetően más jellegű változások is történhetnek (pl. hivatalos képviselő személyének változása, a kedvezményezett intézmény jogi státuszának megváltozása, stb.). Ilyen esetekben elegendő az Irodát hivatalos levélben tájékoztatni. Az Iroda írásban válaszol, hogy elfogadja-e a változást, és hogy szükséges-e szerződésmódosítási kérelmet kitölteni.

3.1.2 Partner(ek) kilépése Ha valamelyik partner kilép a projektből, a következő módon kell eljárni: Szabályos kilépés Verzió: 2012.10.19.

13/45


A kilépő partner feladatai: – a kilépő partner hivatalos levélben tájékoztatja a kedvezményezett intézményt a kilépésről, illetve indokolja kilépését; – beszámolót készít a kilépés időpontjáig végzett feladatairól és a költségeiről. Kérjük a beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon elkészíteni, ugyanis megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. A beszámolót elküldi a kedvezményezett intézménynek valamennyi, a költségeit igazoló bizonylat hitelesített másolatával, illetve az általa kidolgozott részeredményekkel; – a támogatás fel nem használt részét a kilépő visszautalja a koordinátor részére. A kedvezményezett intézmény feladatai: – ha a kedvezményezett intézmény a kilépést elfogadja, kitöltve és aláírva bead az Irodának egy szerződésmódosítási kérelem űrlapot, melyben szerepelnek a kilépő partner adatai. A kérelemhez a következő mellékleteket kell csatolni: (a) a kilépő partner hivatalos képviselője által aláírt eredeti levél, melyben a partner leírja, hogy kilép a projektből, és indokolja kilépését; (b) indoklás, amely bemutatja, hogy a partner kilépése milyen hatással van a partnerségre, különös tekintettel a kilépés a partnerség nemzetközi jellegére gyakorolt hatására. (c) beszámoló arról, hogy milyen munkát végzett a kilépő partner, milyen jogok illetik meg az előállított termékek és eredmények tekintetében, a partnerszerződés felmondásának folyamata (amely meghatározza a kilépés konkrét időpontját), a partnernek átutalt támogatás összege, a partner felmerült költségei és az esetlegesen visszafizetett összeg. Célszerű a beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon benyújtani, ugyanis megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. – a kilépő partnernél felmerült költségek bizonylatainak másolatát a kedvezményezett intézménynek meg kell őrizni, és kérésre be kell tudni mutatni. A módosítási kérelemben fel kell tüntetni, ha a kilépő partnernél megmaradt támogatást a partnerség megmaradt tagjai között szét kívánják osztani. Ez csak abban az esetben lehetséges, ha mindenre kiterjedően indokolják, és csak azok a partnerek részesülhetnek belőle, amelyek a kilépő partner feladatait átvállalják. Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel. Partnerintézmény kizárása Ha valamely partner a feladatait hiányosan, vagy egyáltalán nem teljesíti, és ilyen formán veszélyezteti a projekt kimenetelét, a partnerség közösen dönthet úgy, hogy ezt a partnert kizárja a projektből. Ebben az esetben a teljes partnerség írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél formájában, fejléces papíron), vagy a partnerség által közösen aláírt nyilatkozat formájában. Szükséges továbbá igazolni, hogy a partnerség, különösen a kedvezményezett intézmény mindent megtett azért, hogy tájékoztassa partnerét a hiányzó feladatokról, illetve a feladatok el nem végzésének következményeiről. A kedvezményezett intézmény hivatalos levélben tájékoztatja a kizárt partnert a kizárás tényéről. A továbbiakban a kedvezményezett intézmény és az Iroda a Szabályos kilépés alfejezetben leírtak szerint jár el.

3.1.3 Új partner belépése / partnercsere Ha új partner belépését tervezik, a következő módon kell eljárni: – a kedvezményezett intézmény kitöltve, aláírva szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az Irodának, melyben szerepel minden információ a partnercserét / új partner belépését illetően. A kérelemhez a következő mellékleteket kell csatolni:

Verzió: 2012.10.19.

14/45


(a) eredeti nyilatkozat a belépő partnertől (hivatalos képviselő aláírásával, dátummal ellátva), melyben kinyilvánítja szándékát a projektben való részvételre, felsorolja a vállalt főbb feladatokat és felelősségeket, valamint a részvételét biztosító költségvetés sarokszámait (teljes költségvetés, Leonardo támogatás, illetve önrész összege); (b) többi partner belegyező nyilatkozata (lehet közös nyilatkozat, amelyet minden fél aláír); (c) ha az Iroda az új partner belépését elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a kedvezményezett intézmény az új partnerrel kötött szerződés másolatát elküldi az Irodának (a modellszerződés az Iroda és a kedvezményezett intézmény között kötött szerződés melléklete). – ha egy kilépő partner helyére új partner lép, a kedvezményezett intézmény a két fenti alpontban [Partner kilépése (3.1.2.) / Új partner belépése 3.1.3.)] leírt minden dokumentumot be kell, hogy küldjön az Irodának. Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel.

3.1.4 Változások a projekt tevékenységeiben / munkaprogramban Ha nagyobb mértékű változást terveznek a projekt tevékenységeiben vagy a munkaprogramban, azt teljes mértékben meg kell indokolni, és semmilyen körülmények között nem változtathat a projekt eredeti természetén és célkitűzésein. Ez esetben a következő módon kell eljárni: – A kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az Irodának, melyben részletezi a projekt tevékenységeiben/munkaprogramban tervezett változásokat. – A munkaprogram módosításához valamennyi partner írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél vagy közös nyilatkozat formájában). Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel.

3.1.5 A bankszámlával kapcsolatos változások Ha változások történnek annak a bankszámlának a vonatkozásában, amelyre a Leonardo támogatás utalása történik, a következőképpen kell eljárni: – a kedvezményezett intézmény új Pénzügyi azonosító űrlapot nyújt be egy hivatalos levél kíséretében az Irodának. Az űrlapon szerepel a kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének eredeti aláírása, az intézmény pecsétje és a bank pecsétje. Az azonosító űrlap letölthető az alábbi honlapról: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=609 (Leonardo da Vinci/Nyertes pályázóknak/Innovációtranszfer). Az Iroda a változás elfogadásáról hivatalos levelet küld.

3.1.6 A projekt futamidejének változása Ha módosítani szeretnék a projekt futamidejét, vagyis azt az időszakot, amelyben a projekthez kapcsolódó költségek elszámolhatóak, a következőképpen kell eljárni: – a kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási formanyomtatványt nyújt be az Irodának (aláírva, lepecsételve), melyben bemutatja a tervezett változás hátterét, és kifejti, milyen hatást gyakorol a változás a szerződésben vállalt tevékenységekre. – a hosszabbítással a projekt ütemezése is megváltozik, ezért módosított munkatervet kell csatolni a kérelemhez. A hosszabbítás időtartama nem haladhatja meg a hat hónapot és a projekt nem zárulhat később, mint a szerződés II. Cikk, II.2. pontjában meghatározott végső határidő. Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel. Verzió: 2012.10.19.

15/45


3.1.7 A beszámolási határidők módosítása Ha a beszámolási határidőkön szeretnének változtatni, elegendő egy az Iroda részére küldött hivatalos (aláírt, lepecsételt) levélben kérni a módosítást, mely tartalmazza a kért határidő módosítás indoklását is. A határidő halasztásának időtartama nem haladhatja meg a két hónapot. Az Iroda hivatalos levélben válaszol, hogy elfogadja-e a módosítást.

3.1.8 A költségvetés módosítása A költségvetés módosítása semmilyen esetben sem érintheti a maximális közösségi hozzájárulás összegét, illetve annak a teljes elfogadott költségvetéshez viszonyított arányát. Szerződésmódosítási kérelem benyújtására a következő esetekben van szükség: o ha költségkategóriák között kívánnak átcsoportosítani, a direkt költségek – személyi költségek - és a működési költségek (utazás és megélhetés; alvállalkozói; egyéb; eszköz) között akkor abban az esetben van szükség szerződésmódosítási kérelem benyújtására, ha az átcsoportosítás következtében az adott költségkategória összegének növekedése meghaladja a 10%-ot; o ha partnerek közötti átcsoportosításra kerül sor, az átcsoportosítás mértékétől függetlenül. A szerződésmódosítási kérelem benyújtásakor a következőképpen kell eljárni: o a kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási kérelem űrlapot tölt ki, és nyújt be az Irodának, melyben indokolja a változásokat, és bemutatja a módosított költségvetést (a módosított költségvetés elkészítésénél figyelembe kell venni az egyes költségkategóriákra vonatkozó maximumokat), o valamint csatolja az összes olyan partnerintézmény beleegyezését a kért módosításhoz, amelyeket a változás érint. A közvetett költségek összegét, illetve maximális arányát a szerződés rögzíti. A költségvetés módosítás nem vonatkozhat a közvetett költségekre. Ha az Iroda jóváhagyja a változást, kiegészítő szerződést kell kötni, amelyet mindkét fél aláír, és amely alapján a kedvezményezett intézmény módosítja a partnerekkel kötött szerződéseket, melynek másolatát elküldi az Irodának.

3.2 EGYÉB MÓDOSÍTÁSI KÉRELMEK Ha a projekt megvalósítása során egyéb változás lép fel, akkor elegendő egy hivatalos levelet küldeni az Irodának, amelyben bemutatják a tervezett változásokat. Az Iroda hivatalos levélben válaszol, melyben leírja, elfogadható-e a változás, és/vagy javasolja szerződésmódosítási kérelem űrlap benyújtását a módosítással kapcsolatban. Az alábbi esetekben nem szükséges használni az űrlapot. A szakmai koordinációt ellátó (továbbiakban: koordináló) intézmény változása Ha a szakmai koordinációt végző intézményt szeretnék cserélni/ megváltoztatni – miközben a szerződő (kedvezményezett) intézmény nem változik, -, akkor nem kötelező az űrlap használata, ha az új szakmai koordinátor intézmény már meglévő partnere a konzorciumnak és nincs szükség a munkaterv, valamint a költségvetés változtatására. Ez azért lehetséges, mivel a szakmai koordinátor szerep változtatása a nem teszi szükségessé a szerződésmódosítást. Megjegyzés: Ha a partner új a projektben, és vállalja a koordináló intézmény szerepét és felelősségét, akkor a fenti 3.1.3 szakasz szerint kell eljárni. A szerződésmódosítási kérelemben a C.2 pontot kell bejelölni: “Új partner feladat átvállalása és/ vagy a feladatok újbóli elosztása a partnerek között”.

Verzió: 2012.10.19.

16/45


Ha szükséges, új munkatervet és új költségvetést is be kell nyújtani a partnerek közötti feladatmegosztással. Kérjük, használják a szerződésmódosítási kérelem űrlapjának megfelelő szakaszait, hogy értesítsék a NI-t az igényelt változtatásokról. A projektkoordinátor személyének változása A projektkoordinátor személyének változásához nem kell használni a módosítási kérelem űrlapját. Elégséges, ha a NI-t egy levélben tájékoztatják a tervezett változás okáról, valamint arról, hogy a partnereknek nincs kifogásuk a projektkoordinátor személyével kapcsolatban. A levélben írják le az új koordinátor kompetenciáit és tapasztalatait, valamint az új koordinátor elérhetőségeit (telefon- és fax számát, posta- és e-mail címét). A kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének változása Ebben az esetben sem szükséges használni a módosítási kérelem űrlapját. Elégséges egy levél azzal a hivatalos dokumentummal együtt, amely igazolja az új jogi képviselő kinevezését valamint az új aláíró hitelesített aláírási címpéldányát.. A levélnek tartalmaznia kell az új jogi képviselő összes elérhetőségeit (telefon- és fax számát, posta- és e-mail címét).

4 A TÁMOGATÁS KIFIZETÉSE A támogatás összegét, kifizetésének ütemezését a szerződés (Különös Feltételek, IV. cikk) rögzíti. A támogatás 18 hónapnál nem hosszabb projektek esetében kettő (80% + 20%), a hosszabbak esetében három (40% + 40% + 20%) részletben kerül kifizetésre. Az első részlet kifizetésére a szerződés hatályba lépését követő 45 napon belül kerül sor. 18 hónapot meghaladó projektek esetén a második részlet átutalására az időközi beszámoló benyújtását és elfogadását követően kerül sor. További részleteket az időközi beszámolóval és elfogadásával kapcsolatban lásd az Írásbeli beszámolók / Időközi beszámoló (9.3.6.) című fejezetben. Az utolsó támogatási részlet kifizetésére a záró beszámoló benyújtását, és annak elfogadását követően kerül sor. Ha a projekt nem, vagy igen gyenge minőségben, hiányosan teljesíti a szerződésben vállalt feladatait, az Irodának jogában áll a megítélt támogatást csökkenteni. A záró kifizetéssel kapcsolatos további részleteket lásd az Írásbeli beszámolók / Záró beszámoló (8.3.7.) című fejezetben. Az Iroda a támogatást a kedvezményezett intézmény által a szerződéskötés során megadott számlaszámra utalja át. A támogatást a kedvezményezett intézmény ezen a számlán kezeli. Az Iroda a kedvezményezett intézmény számára utalja át a teljes projekt támogatási összegét. A kedvezményezett intézmény feladata a támogatás továbbutalása a partnerek felé úgy, ahogy ezt a partnerszerződés tartalmazza: – a támogatás utalása azonos ütemezésben, előlegként ugyanolyan mértékben, mint a kedvezményezett intézménynek, – a partner teljesítésének függvényében a fenti 40% + 40% + 20% konstrukciótól eltérően, több részletben, – előre rögzített, de a fentiektől eltérő ütemezés szerint. A beszámolókhoz a kedvezményezett intézménynek csatolnia kell az átutalási bizonylatokat, amelyek igazolják, hogy a partnerek részére megtörtént a támogatás őket megillető részleteinek átutalása a fenti lehetőségek közül választott, a partnerszerződésekben előre rögzített ütemezés szerint.

Verzió: 2012.10.19.

17/45


Azonban: az időközi beszámoló időpontjára a kedvezményezett intézménynek át kell utalni az első 40%-os részletet, illetve a záró beszámoló benyújtásáig a következő 40%-ot, összesen tehát 80%-ot.

5 A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE – A SZERZŐDÉSKÖTŐ INTÉZMÉNY FELADATAI Általános megjegyzések Az innovációtranszfer pályázattípusban a főpályázó az egész partnerség nevében nyújtja be a pályázatot, és kedvezményezettként az egész projekt megvalósítására köt szerződést, ezért a projektmenedzsmentnek a teljes költségvetést és a felmerült összes költséget kell kezelnie. A kedvezményezett intézménynek tehát olyan elszámolási/nyilvántartási rendszert kell kidolgoznia, amely magában foglalja nemcsak a saját, hanem minden partnerének költségeit is, és amely lehetővé teszi az alábbiak azonosítását:  a projekt anyagi forrásai;  a szerződésben megállapított projekt futamidő során felmerült projektköltségek.

5.1 BANKSZÁMLA Azt a bankszámlát, amely a szerződésben szerepel, és amelyre az uniós támogatást utalják, hivatalosan a Pénzügyi azonosító űrlapon kell megadni és igazolni. Ha lehetséges, külön bankszámlát kell nyitni a projekt számára. Ha ez nem lehetséges, akkor is minimum az a feltétel, hogy a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat azonosítani lehessen azon a bankszámlán belül, amelyre a támogatást kapták. A készpénzfelvételt kerülni kell, de ha szükséges, minden esetben meg kell őrizni a kapcsolódó banki dokumentumokat (készpénzfelvételi bizonylat, stb.). A kedvezményezett intézmény csak akkor változtathatja meg a bankszámláját, ha hivatalosan szerződésmódosítást kér (a Szerződésmódosítási kérelem űrlapon), és azt az Iroda elfogadja (lásd jelen kézikönyv 4. A szerződés és mellékleteinek módosítása című fejezete). A számlavezetési költségeket nem lehet elszámolni. Az előfinanszírozás nyomán nyert kamatot (a kedvezményezett intézménynél vagy a partnereinél) a beszámolókban nem kell feltüntetni, és az Irodának nem kell visszafizetni.

5.2 VALUTAÁTVÁLTÁSI ÁRFOLYAMOK A projekt pénzügyi tervezése, a pénzügyi elszámolás és a támogatás átutalása euróban történik. Ennek megfelelően a kedvezményezetteknek minden felmerült költséget át kell váltaniuk euróra. Az euróövezeten kívül felmerült költségek elszámolására az alábbi módon van lehetőség: - Európai Bizottság által megadott internetes oldalon6 nyilvánosságra hozott havi árfolyamon kell átszámítania, mely azon a napon érvényes, amikor a Nemzeti Iroda aláírta a támogatási szerződést, - vagy a projektidőszak alatt az Európai Bizottság által megadott internetes oldalon az elszámolással érintett időszak alatt megjelent havi árfolyamok átlagával kell átszámítania. Utóbbi választás esetén az adott árfolyamot mindazokra a költségekre kell alkalmazni, amelyek az elszámolással érintett időszakban kifizetésre kerültek. (Lásd támogatási szerződés Különös Feltételek V. cikk) Az alkalmazandó árfolyam a teljes partnerségre vonatkozik.

6

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en

Verzió: 2012.10.19.

18/45


5.3 TERMÉSZETBENI HOZZÁJÁRULÁS Természetbeni hozzájárulás nem tekinthető elszámolható költségnek. Mindamellett, az Iroda kivételes és megfelelően indokolt esetekben elfogadhatja, hogy a tevékenység társfinanszírozását részben vagy egészben természetbeni hozzájárulás alkossa (tehát a természetbeni hozzájárulás az önrész alátámasztására jelenhet meg a beszámolóban, a Leonardo támogatást minden esetben tényleges költségekkel kell alátámasztani). A természetbeni hozzájárulás minden esetben egy harmadik fél (a projektpartnerségben részt nem vevő jogi vagy természetes személy) ingyenes áru vagy szolgáltatás formájában történő hozzájárulása a projekthez, ilyenformán a projekt partnerek könyvelésében nem jelenik meg. A partnerintézményekben felmerült bármilyen költség (személyi vagy eszköz) nem lehet természetbeni hozzájárulás. A hozzájárulás mértéke nem haladhatja meg:  a ténylegesen felmerült és harmadik fél (a projektben partnerként részt nem vevő intézmény) által számviteli bizonylatokkal megfelelően alátámasztott költségeket (pl: eszközök, olyan munka, amelyet harmadik fél finanszíroz).  a hasonló tevékenységért járó általában elfogadott piaci árat, ha a hozzájárulással kapcsolatosan nem merültek fel költségek (pl. önkéntes munka). A természetbeni hozzájárulások elszámolása a beszámolóban csak akkor lehetséges, ha azt a pályázatban tervezték, és a szerződés is tartalmazza összegszerűen. Már megkötött szerződés esetén szerződésmódosítás szükséges a természetbeni hozzájárulás céljának és pontos összegének bemutatásával. Nem lehet elfogadni az olyan összegeket, amelyek csak a beszámolóban jelennek meg, és az Iroda előzetesen nem hagyta jóvá szerződés / szerződésmódosítás formájában. Ingatlannal való hozzájárulás nem számolható el. Természetbeni társfinanszírozás esetén, az akként értékelt hozzájárulást azonos összeggel kell szerepeltetni a tevékenység nem elszámolható költségei között és természetbeni hozzájárulásként a projekt bevételi forrásai között. A partnerség vállalja, hogy ezt a hozzájárulást a szerződés feltételei szerint használja fel. Értelemszerűen: a projekt teljes költsége (elszámolható + nem elszámolható) lesz egyenlő a teljes bevételekkel. A hozzájárulást alátámasztó dokumentumok a következők:  adományozó nyilatkozat, amely tartalmazza a két intézmény nevét, a hozzájárulás tárgyát, azt, hogy a hozzájárulás ingyenes volt a kedvezményezett (a projektben résztvevő bármelyik partner) számára, valamint a támogatási szerződés számát,  a harmadik fél költségeit alátámasztó bizonylatok (szerződések, számlák, egyéb bizonylatok) hitelesített másolatai, amelyeken szerepeljen a támogatási szerződés száma,  önkéntes munka esetén nyilatkozat az elvégzett munkáról, annak tételes részletezésével (mettől meddig, milyen feladatot végzett, annak mi az eredménye),  kézzel fogható hozzájárulás esetén (pl. eszköz vagy esemény) fotók.

6 A PROJEKT KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSA 6.1 AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI 6.1.1 Elszámolható költségek A beszámolók pénzügyi bírálata során figyelembe veszik a költség általános kontextusát, jellegét és összegét. A következő feltételek azokra a költségkategóriákra vonatkoznak, amelyek esetében a költséget akár egységköltség alapon (a megfelelő képlet alkalmazásával), akár egy összegben tervezik. Az átalánytámogatásokra ezek a feltételek nem vonatkoznak. A tevékenység költségei akkor támogathatók, ha megfelelnek az alábbi általános feltételeknek: Verzió: 2012.10.19.

19/45




az Egész életen át tartó tanulás programban részt vevő országokban zajló tevékenységekhez kapcsolódnak (lásd: 2008-2010. évi Általános pályázati felhívás, I. rész: Általános rendelkezések, 1.C. fejezet, 8. o.). Nem számolhatók el azok a költségek, amelyek ezeken az országokon kívül folytatott tevékenységekkel, vagy a részt vevő országok egyikében sem bejegyzett szervezetek által folytatott tevékenységekkel kapcsolatosak, kivéve, ha ezek a költségek szükségesek a tevékenység megvalósításához, és azokat megfelelő módon indokolják a pályázati űrlapon, és/vagy előzetesen egyeztették a Nemzeti Irodával írásban;  az adott tevékenységtől függően a projekt partnereinél merülnek fel;  a projekttevékenységhez kapcsolódnak (azaz a tevékenységnek megfelelőek és közvetlenül a kapcsolódnak a projekt végrehajtásához, a munkatervvel összhangban);  szükségesek a projekttevékenység végrehajtásához;  ésszerűek és indokoltak, illetve összhangban állnak a megbízható pénzügyi menedzsment 7 elveivel, különösen a hatékony pénzfelhasználás és a költséghatékonyság szempontjából;  a tevékenység időtartama alatt keletkeznek, azaz a projekt/akció időtartama alatt végzett tevékenységből erednek. A szerződésben megjelölt időtartam előtt és után felmerülő tevékenységek finanszírozása nem támogatható.  ténylegesen felmerülő költségek, amelyek szerepelnek a kedvezményezett intézmény (és partnerei) könyvelésében az érvényes számviteli elveknek megfelelően, és bevallásuk az érvényes adózási és szociális törvények előírásai szerint történik;  azonosíthatók és igazolhatók. A kedvezményezett intézmény belső könyvviteli és belső ellenőrzési eljárásainak lehetővé kell tenniük, hogy a tevékenységgel kapcsolatban feltüntetett költségek és bevételek közvetlenül összehasonlíthatók legyenek a megfelelő számviteli kimutatásokkal és bizonylatokkal. Az egységköltség alapú elszámolás tekintetében ez azt jelenti, hogy az "egységek számát" fel kell tüntetni a megfelelő dokumentumon (azaz a munkaidő-kimutatásokban, jelenléti íveken, stb.). Ha a nemzeti adózási és számviteli szabályok nem írják elő számla meglétét, az azzal egyenértékű számviteli okmány lehet bármely olyan dokumentum, amely igazolja, hogy a számviteli tétel pontos, és megfelel a vonatkozó számviteli törvényeknek.

6.1.2 Nem elszámolható költségek Az alábbi költségtípusok semmilyen körülmények között nem számolhatók el a projekt költségvetésében:  tőkehozam;  adósság és kölcsönszolgálati díjak;  tartalékalap veszteségekre vagy lehetséges jövőbeni kötelezettségekre (tartalékalap szerződéses és erkölcsi kötelezettségekre, büntetésekre, pénzügyi bírságokra és jogi költségekre);  kamattartozás;  kétes követelések;  árfolyam veszteségek;  ÁFA, kivéve ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolni tudja, hogy annak visszaigénylésére nem jogosult;  más forrás terhére már elszámolt költségek; 7

A költségeket a megbízható pénzügyi menedzsment elvei alapján kell definiálni, nevezetesen a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség elvének megfelelően. A gazdaságosság elve megköveteli, hogy a költségeket kellő időben, megfelelő mennyiségben, minőségben és a legkedvezőbb áron határozzák meg. A hatékonyság elve az alkalmazott erőforrások és az elért eredmények ideális kapcsolatára vonatkozik. Az eredményesség elve a kitűzött célok elérését és a megcélzott eredmények teljesítését foglalja magában.

Verzió: 2012.10.19.

20/45


      

túlzott vagy gondatlan kiadások; tőkeeszközök vásárlása; berendezések bérlése vagy lízingje esetén kivásárlási opció költsége a bérlési vagy lízingidőszak lejártakor; az Egész életen át tartó tanulás programban benyújtandó pályázat elkészítésével kapcsolatos költségek; bankszámlák nyitásával és fenntartásával kapcsolatos költségek; a pályázat benyújtásához szükséges bármely dokumentummal kapcsolatban felmerülő költségek (auditjelentés, stb.). természetbeni hozzájárulások (pl. önkéntes munka).

6.1.3 Általános forgalmi adó Az ÁFA csak akkor támogatható, ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolja, hogy nem tudja azt visszaigényelni. Az ÁFA elszámolásra vonatkozó nyilatkozatot 18 hónapnál hosszabb időtartamú projektek esetén kérjük az időközi beszámoló benyújtásával, a 18 hónapnál rövidebb projektek esetén a záró beszámoló benyújtásával egyidejűleg megküldeni. Ugyanúgy, mint az ÁFA esetében, azok az adók, vámok és díjak, amelyek az uniós támogatással kapcsolatban merültek fel, elszámolhatóak, ha azok véglegesen az adott költséget elszámoló partnerintézményt terhelik. Az uniós hozzájárulás nem egy konkrét áru vagy szolgáltatás ellenértéke, és mint ilyen, nem adóköteles jövedelme a kedvezményezett intézménynek vagy a partnereknek.

6.1.4 Csendestársak Különböző szervezetek csendestársként is részt vehetnek a projektekben, ebben az esetben azonban a tevékenységük költségei nem számolhatók el sem a költségvetési terv elkészítésekor, sem a projekt költségeinek elszámolása során. Ezért ezeknek a szervezetek saját maguknak kell viselniük a projektből eredő és azzal kapcsolatos összes költségüket, uniós támogatásban nem részesülhetnek. A programban részt nem vevő országokból (lásd: 2008-2010. évi Általános pályázati felhívás, II. rész: Adminisztratív és pénzügyi információk, 3.1. fejezet) való szervezetek mindenkor csendestársnak minősülnek.

6.2 MEGHATÁROZÁSOK Elszámolható költségek: olyan költségtípus, amely az uniós támogatásból társfinanszírozott tevékenység költségvetésében támogathatónak minősül. Az elszámolhatóságra vonatkozó szabályokat jelen kézikönyv tartalmazza. Ha a kiadások nem felelnek meg ezeknek a szabályoknak, a kiadások egy része vagy egésze “nem elszámolhatónak” minősül (nem szerepelhet az uniós támogatású projekt költségvetésében). A bírálatok lezárása után a projekt jóváhagyott költségvetése csak az elszámolható tételeket tartalmazza. Az elszámolhatóság felülvizsgálata a beszámolók értékelésekor zajlik. Átalánydíjas finanszírozás: a támogatható tevékenységek egyes típusai rögzített összegekkel (átalánydíjas támogatás) vagy rögzített egységköltség alapú elszámolás szerint támogathatók. Az összegek (átalánydíjas támogatás) vagy ráták (egységköltség alapú elszámolás) meghatározásakor a pályázó önrésze is figyelembe lett véve. Egységköltségen alapuló hozzájárulások: a tevékenység költségkategóriájának (vagy kategóriáinak) a finanszírozása meghatározott képlet szerint történik: az “egységek száma” szorozva az "egységárral/rátával". A támogathatóság a tevékenység típusára és az egységek számára is vonatkozik: ha a tevékenység szerepel a tervben, a megfelelő képletet kell alkalmazni; "az egységek száma" a támogathatósági feltételek szerint kerül értékelésre (lásd alább). A hozzájárulás mértéke csökken, ha a záró beszámolási szakaszra a tevékenységet nem, vagy csak részlegesen

Verzió: 2012.10.19.

21/45


fejezték be, vagy ha "az egységek száma" alacsonyabb a költségvetésben meghatározott számnál.) Ilyen költségtípus például a személyi költségek. Elszámolható költségek meghatározott százalékának támogatása: a pályázó tényleges költségek szerint határozza meg kiadásait. Az uniós finanszírozás kiszámítása a felmerülő, elszámolható tényleges kiadások meghatározott százaléka szerint történik. A hozzájárulást arányosan csökkenteni kell, ha a záró beszámolási szakaszra a tevékenységet nem, vagy csak részlegesen fejezték be. Ha a beszámolóban szereplő költségek az előirányzottnál alacsonyabbak, a hozzájárulás ennek megfelelően csökken.

6.3 AZ ELSZÁMOLÁS BIZONYLATAI Valamennyi, a projekt kapcsán felmerült és elszámolt költséget a költség típusának megfelelő bizonylattal kell alátámasztani, a bizonylatot a projekt lezárulta és a beszámoló elfogadása után 5 évig meg kell őrizni. Az egyes költségtípusokhoz kapcsolódóan tételesen meghatározzuk a költség alátámasztását igazoló dokumentumokat (6.4). A kedvezményezett intézmény saját költségei kapcsán az eredeti bizonylatokat köteles megőrizni, és ellenőrzés esetén bemutatni, a partnerek költségei kapcsán pedig az azokat igazoló bizonylatok partnerek által hitelesített másolatait. A másolat lehet hagyományos, fénymásolt másolat, vagy CDre írt, beszkennelt számlák gyűjteménye is. Utóbbi esetben a hitelesítést a CD-hez csatolt nyilatkozattal lehet megtenni (amely hivatkozik a CD tartalmára: a bizonylatok tételes felsorolása.) A partnerintézmények saját nyilvántartásukban az eredeti bizonylatokat ugyancsak 5 évig kötelesek megőrizni a beszámoló elfogadása után. A költségeknek minden esetben a kedvezményezett intézménynél, vagy annak partnereinél kell felmerülnie, szerepelnie kell azok könyvelésében, azonosíthatónak, igazolhatónak kell lenniük, és a hatályos jogszabályoknak meg kell, hogy feleljenek. A koordinátor számviteli és a partnerek költségeire vonatkozó egyéb ellenőrzési rendszerének alkalmasnak kell lennie a projekttel kapcsolatban elszámolt kiadások és bevételek közvetlen egyeztetésére az őket alátámasztó bizonylatokkal és könyvelési kimutatásokkal.

6.4 KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS ELSZÁMOLÁSUK BIZONYLATAI Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az eredeti szerződéseken, számlákon, bizonylatokon és minden a támogatás felhasználásával kapcsolatos dokumentumon azonosíthatóan szerepeltetni kell a szerződés számát; azt, hogy a költség elszámolása a Leonardo da Vinci támogatás terhére történt továbbá a főkönyvi számot.

6.4.1 Elszámolható közvetlen költségek A tevékenységek elszámolható közvetlen költségei azok a költségek, amelyek az elszámolhatóság fenti feltételeinek figyelembevételével olyan specifikus költségként azonosíthatók, amelyek közvetlenül a tevékenység teljesítéséhez kapcsolódnak, és amelyek ilyen formában közvetlenül a tevékenységre könyvelhetők el. Az Költségkategóriák (6.5.) című fejezetben találhatók az elszámolható költségkategóriák meghatározásai, feltéve, hogy eleget tesznek a fent részletezett általános elszámolhatósági szempontoknak.

6.4.2 Elszámolható közvetett költségek A tevékenységek elszámolható közvetett költségei azok a költségek, amelyek az elszámolhatóság fenti feltételeinek figyelembevételével nem azonosíthatók közvetlenül a tevékenység teljesítéséhez kapcsolódó és arra közvetlenül elkönyvelhető specifikus költségként, ettől függetlenül azonban a tevékenység támogatható, közvetlen költségeivel kapcsolatban merültek fel. Ebbe a körbe nem tartozhatnak elszámolható közvetlen költségek. Verzió: 2012.10.19.

22/45


A közösségi finanszírozással támogatható tevékenység közvetett költsége olyan átalányösszeg, amely az összes elszámolható közvetlen költségek maximum 7 százaléka. Az ennek megfelelő költségeket nem szükséges könyvviteli dokumentumokkal igazolni. Közvetett költségek nem számolhatók el olyan kedvezményezettnek megítélt projekttámogatás keretében, aki a Bizottságtól kapott működési támogatást a szóban forgó időszakban. Példák a közvetett költségekre:  a projekt adminisztrációjához kapcsolódó berendezések összes költsége (azaz számítógépek, hordozható eszközök, stb.)  kommunikációs költségek (postaköltség, fax, telefon, levelezés, stb.)  infrastrukturális költségek (bérlet, villany, stb.) a projekt végrehajtásához igénybe vett helyiségekben  irodaszerek  fénymásolás MEGJEGYZÉS: A költségvetési tételek átcsoportosításának lehetősége (ld. támogatási szerződés III.4. Cikk) csak a közvetlen költségekre vonatkozik, és nem érintheti a közvetett költségeket. A támogatási szerződés II. melléklete a jóváhagyott költségvetés csupán keretköltségvetés, mely projekt elején becsült elszámolható költségeket tartalmazza, ezért a 10%-os átcsoportosítási szabály a költségvetési tételek csak a közvetlen költségekre vonatkozik annak érdekében, hogy bizonyos rugalmasságot biztosítson a projekt megvalósítása során. Továbbá, a közvetett költségek valós költségeken alapulnak, mert a projekt végén a támogatható közvetlen költségek (a projekt elszámolható költségei, melyet bizonylatokkal támasztottak alá) maximum 7 %-áig közvetett költségek számolhatók el (melyről nem szükséges bizonylat). Az EU finanszírozási környezeten kívül a közvetett költségeket vagy rezsit általában a működési vagy közvetlen költségek bizonyos százalékában számolják. MEGJEGYZÉS: Ez a költségtípus átalány, ahol a 7% a felső határ, nem pedig "jog". Audit esetén minden kedvezményezett / partner szervezetnek bizonyítania kell, hogy a közvetett költségek kiszámítására általában alkalmazott szabály a szervezeten belül azonos a Leonardo TOI projektben alkalmazott szabállyal! PÉLDA arra, hogy a záró beszámoló értékelésekor hogyan kalkulálják a közvetett költségeket: A szerződéskötés idején a projekt teljes közvetlen költsége 100.000 € és közvetett költség mértékét 5%-ban állapították meg (= 5.000 €), mert ez az arány felel meg az intézményben szokásosan alkalmazott rátának. A záró beszámolóban csak 80,000 € közvetlen költségről számoltak el. Mivel a közvetett költségek aránya 5%-os volt a szerződésben, a projekt csak 4,000 €-ra tarthat igényt.

6.5 KÖLTSÉGKATEGÓRIÁK – KÖZVETLEN KÖLTSÉGEK Az alábbiak a konzorciumban részt vevő összes partnerre vonatkoznak.

6.5.1 Személyi költségek (1) Az alábbi kategóriákra vonatkozó költségek vehetők figyelembe:  olyan állandó munkatársak, akik a partnerintézmények valamelyikével határozott vagy határozatlan időre kötött munkaszerződéssel, megbízási szerződéssel rendelkeznek;

Verzió: 2012.10.19.

23/45



Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13 Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci Innováció transzfer projektek 8

a nemzeti munkajogi szabályozástól függően (lásd "függő munkavállaló" fogalmának meghatározása) egyéni vállalkozók munkája is elszámolható személyi költségként a projekt keretében a következő szigorú feltételekkel:  folyamatos, munkaviszonyszerű együttműködés az adott partnerintézménnyel;  a “külső” együttműködő minden esetben jogosult a saját nevében szerződést kötni az adott partnerintézménnyel. Minden olyan szerződés, amely egy másik szervezettel/intézménnyel köttetik, egyértelműen alvállalkozói költség.  az így megbízott munkavállaló számonkérhető az adott partnerintézmény által. A “számonkérhető” ebben az esetben azt jelenti, hogy el kell, hogy tudjon számolni a munkaóráival, a feladataival, és azok eredményével, tehát az együttműködés nem egyenrangú, hanem ahhoz hasonlít, amilyen szerződése az intézménynek van a többi munkavállalójával.  a Nemzeti Iroda továbbá nyilatkozatot kérhet, amelyben a hatáskörrel rendelkező hatóság igazolja, hogy az így munkát végző személy eleget tett társadalombiztosítási és adózási kötelezettségeinek.  a nemzeti szabályozásról igazolást kérhet az iroda (a jogszabály másolata).  külső, munkaerő-kölcsönző cégen keresztül átmeneti időre felvett munkatársak. Az alvállalkozás formájában / számla ellenében dolgozó személyi állományra vonatkozó költségeket a megfelelő kategóriába kell helyezni (lásd Alvállalkozói költségek fejezet). Projektpartnerek munkatársai nem működhetnek alvállalkozói minőségben a projekt során abban az időszakban, amíg munkaszerződéses jogviszonyban állnak a koordinátor szervezettel vagy valamelyik partnerrel. (2) A projekt költségvetését valós napi személyi költségek alapján kell kalkulálni, amelyek nem haladhatják meg a kézikönyv 1. mellékletében megjelölt maximum rátát. E fölötti költségek nem számolhatók el. A fenti költségek valódiságának ellenőrzésére sor kerülhet egy audit során. (3) Annak az országnak a rátája alkalmazandó, amelyikben a partnerintézményt regisztrálták, függetlenül attól, hogy hol kerül sor a feladat elvégzésére (azaz ha egy “A” országból származó szervezet munkatársa (részben) “B” országban dolgozik, a költségvetést az “A” ország rátái szerint kell elkészíteni). Elszámolható a szokásos napi jövedelem, beleértve a tényleges fizetéseket plusz a társadalombiztosítási költségeket, valamint a szokásos adókat és járulékokat. (4) Nem számolhatók el olyan, törvény által nem előírt költségek, mint pl. bónusz, autólízing, reprezentációs alap, ösztönző célú kifizetések vagy nyereségrészesedési konstrukciók. (5) A pályázó határozza meg a munkatársak kategóriáját és a projektben munkával eltöltött napok számát a tevékenység és a munkaterv függvényében. (6) A személyi költségek tervezéséhez a napok számát be kell szorozni a valós napi személyi költségek rátájával (egységköltség alapú elszámolás). Az elszámolás bizonylatai/dokumentumai az alábbiak:  a projektmunkában eltöltött időt igazoló munkaidő-nyilvántartások (time sheet-ek), amelyek tartalmazzák: a munkatárs nevét, a feladat megnevezését, a feladat elvégzésével töltött időt (-tól, -ig), a feladat elvégzését igazoló személy és a munkatárs aláírását, a munka költségét; a nyilvántartásban szereplő összegeket könyvelési dokumentumokkal is alá kell tudni támasztani;  a napi bér kiszámítását igazoló dokumentumok, illetve a projektmunkában részt vevő munkatársakkal a projektmunkára kötött szerződések, munkaköri leírások, esetleg önéletrajzok.

8

A magyar törvények ezt nem teszik lehetővé, tehát a magyar főpályázó, és a magyar partnerei esetében erre nincs lehetőség.

Verzió: 2012.10.19.

24/45


6.5.2 Útiköltségek és megélhetési költségek Az útiköltségek (a tényleges költségek alapján) és a megélhetési költségek (3. melléklet szerint) kerülnek elszámolásra. Az útiköltségekre és megélhetési költségekre vonatkozóan az alábbi szabályok érvényesek.  Azon utazásokkal kapcsolatban felmerült költségek számolhatók el, amelyek a munkatervben és a projekt költségvetésében szerepelnek, valamint világosan, egyértelműen kapcsolódnak a projekt tevékenységéhez, céljaihoz.  Ha a munkaterv indokolja, vagy pénzügyileg racionálisabb, a projekten kívül eső LLP országbeli utazás is elszámolható. Különleges esetekben LLP országon kívül eső találkozó is elszámolható, ilyen esetben mindig a Nemzeti Iroda előzetes írásos engedélye szükséges.  Ha az utazás nem szerepelt a munkatervben, vagy nincs összhangban a megbízható, és hatékony pénzügyi tervezés elveivel, vagy a fentiek alapján nem kérik előzetesen az Iroda előzetes engedélyét, a költségek nem elszámolhatók.

6.5.2.1 Útiköltségek (1) Csak a partnerintézmények projekt tevékenységben részt vevő munkatársainak útiköltsége figyelembe vehető (munkatársak alatt a Személyi költségek fejezet (6.5.1.) (1) pontjában definiált munkatársakat értjük), mely arányban kell, hogy álljon a partnerintézmény útiköltségekre vonatkozó szokványos gyakorlatával. A nem a személyi állományhoz tartozók útiköltségeivel kapcsolatos információk az “Egyéb költségek” (6.5.5.) és az “Alvállalkozói költségek” (6.5.4.) című fejezetekben szerepelnek. (2) Az elszámolás a tényleges költségeken alapul, a választott utazási módtól függetlenül (vasút, busz, taxi, repülőgép, bérelt autó). A partnereknek a legolcsóbb utazási formát kell választaniuk (ha nem így tesznek, teljes körű magyarázatot szükségeses adni írásban legkésőbb a beszámoló leadásakor). (3) Az utazási költségekbe beletartozik minden költség és utazási mód az indulási helytől az úticélig (és vissza), továbbá beletartozhatnak a vízumdíjak, az utazási biztosítás és a lemondási díjak. (4) Gépkocsival (saját vagy céges autóval) történő utazás kiadásai, ha megalapozottak és az ár nem túlzottan magas, az alábbiak szerint térítendők (attól függően, hogy melyik a legolcsóbb):  Kilométer alapú költségelszámolással az adott szervezet belső szabályainak megfelelően, max. 0,22 euró értékig;  vagy egy vasúti, busz- vagy repülőjegy ára ugyanezen a viszonylaton. Csak egy jegy ára téríthető, függetlenül attól, hányan utaztak a gépkocsival. (5) Gépkocsi bérlése (maximum B kategória vagy azzal egyenértékű) vagy taxi: a tényleges költség, ha ez nem túlzottan magas más utazási formákhoz képest (figyelembe véve bármely befolyásoló tényezőt, pl. idő, túl nagy csomag). (6) Egyazon gépkocsival történő utazás esetén függetlenül az utasok számától csak egy utazás költsége számolható el. Az utazási költségeket kizárólag a tényleges költségek alapján kiállított bizonylatokkal lehet alátámasztani:  vonattal, busszal történő utazás esetén: számlával és eredeti jegyekkel; 



repülővel történő utazás esetén: számlával és eredeti jegyekkel, valamint beszállókártyával (ha nem adtak ki repülőjegyet, pl. olcsó járatok, elektronikus jegyvásárlás esetén, a kifizetés bizonylatával, valamint az útvonaltervről szóló hivatalos értesítővel kell igazolni); saját gépkocsival történő utazás esetén: minden esetben a támogatott intézmény belső szabályainak megfelelően útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény és/vagy a számviteli és adózási jogszabályok által meghatározott kilométer-alapú elszámolással (maximum

Verzió: 2012.10.19.

25/45


 

0,22 euró/km), vagy benzinszámlákkal (vagy annak megfelelő dokumentumokkal). Benzinszámlák esetben legfeljebb az adott viszonylatra vonatkozó másodosztályú vasúti menetjegy árának megfelelő összeg számolható el, amelyről tájékoztatást nyújt a MÁV honlapja (http://www.mav-start.hu/). Csak egy menetjegy ára számolható el, függetlenül attól, hogy hányan utaztak a gépkocsiban. kölcsönzött gépkocsi esetén: számla alapján; taxival történő utazás esetén: nyugta vagy egyéni kifizetési igény alapján (vagy annak megfelelő dokumentummal).

6.5.2.2 Megélhetési költségek (1) Csak a tevékenységben részt vevő munkatársak megélhetési költségei (munkatársak alatt a Személyi költségek fejezet (6.5.1) (1) pontjában definiált munkatársakat értjük) támogathatók. A költségvetésnek figyelembe kell vennie a kézikönyv 3. mellékletében feltüntetett maximum rátát. E fölötti költségek nem elszámolhatók. A célország rátáját kell alkalmazni, azaz ahol a szállásköltségek felmerülnek. (2) A költségek csak olyan utazások esetén számolhatók el, amelyek a projekttel kapcsolatos meghatározott és egyértelműen azonosítható tevékenységekhez közvetlenül kapcsolódnak. (3) Nem a partnerintézmények alkalmazásában álló személyekre vonatkozó megélhetési költségekkel kapcsolatos információk az „Egyéb költségek” (6.5.5) és az „Alvállalkozói költségek” (6.5.4.) című fejezetekben szerepelnek. (4) A kifizetés a partnerintézmények érvényes belső szabályai szerint történik, amely alapulhat tényleges költségen (számlák, bizonylatok alapján történő kifizetés) és/vagy napidíjon. (5) A megélhetési költségek magukban foglalják a szállást, az étkezést és az összes helyi közlekedést (azonban nem foglalják magukban azokat a helyi utazási költségeket, amelyek az indulási helytől az úticélig tartó utazás során merülnek fel; lásd 6.5.2.1 „Útiköltségek” című fejezet). Annak kiszámításához, hogy hány napra vonatkozik a napi megélhetési ráta, meg kell jegyezni, hogy a teljes nap az éjszakát (ott alvást) is magában foglalja. Megfelelően indokolt esetekben éjszaka nélküli, teljes napra szóló juttatás engedélyezhető a szállásra vonatkozó támogatás értékének levonása után (maximum a ráta 50%-a). (6) Arányos csökkentés szükséges, ha a szállást, az étkezést és a helyi utazási költségeket a harmadik fél biztosítja. (7) Helyi megélhetési költség (a partnerintézmény székhelyének városában) kizárólag partnertalálkozók esetén számolható el a fentiekben leírtaknak megfelelő levonások után (max. a ráta 50%-áig). Az elszámolás bizonylatai: A megélhetési költségeket (beleértve: szállás, étkezés, helyi közlekedés) a számviteli törvény, a személyi jövedelemadóról szóló törvény és az adózási jogszabályok által meghatározott módon, egyben a támogatott intézmény belső szabályainak megfelelően kell alátámasztani számlák alapján és/vagy napidíj elszámolással. A költségek külföldi kiküldetési rendelvény formájában is alátámaszthatók. Bármilyen módon történik az elszámolás az intézményben, az ottalvás tényét igazolni kell tudni (szállodai számlával, vagy a szállásadó igazolásával). A költségek nem haladhatják meg az intézményen belül alkalmazott maximális napidíjakat, illetve 3. számú mellékletben (Maximális megélhetési költségek) található, célországokra vonatkozó személyenkénti maximális napi megélhetési költséget.

6.5.3 Eszközök költségei (1) Új vagy használt eszközök vásárlása, bérlése vagy lízingje – beleértve az üzembe helyezést, karbantartást és a biztosítás költségeit – csak akkor vehető figyelembe,  ha az speciális és nélkülözhetetlen a projekt/tevékenység céljainak eléréséhez. Az eszközök megpályázott költségeit mindenkor megfelelő módon indokolni kell. Erre

Verzió: 2012.10.19.

26/45


vonatkozóan az „Alvállalkozói szerződések” (6.5.4.) fejezet beszerzéssel kapcsolatos szabályai érvényesek.  ha azt a pályázóra/partnerre nézve érvényes, és a hasonló tételekre általánosan elfogadott adózási és számviteli szabályok szerint írják le. Az eszközökre vonatkozóan csak a tevékenység időtartamára eső értékcsökkenési rész és a tevékenység céljaival összhangban lévő tényleges használati arány vehető figyelembe. A pályázónak meg kell magyaráznia az alkalmazott szabályokat, különösen az arányosítás indokolt és méltányolható számítási módszerét. Ha az eszköz jellege és/vagy használatának körülményei miatt eltérő eljárásra van szükség, azt megfelelő módon indokolni kell. (2) A projekt adminisztrációjához kapcsolódó összes eszköz (azaz számítógépek, laptopok, stb.) és a projekt megkezdése előtt vásárolt összes eszköz értékcsökkenése a projekt közvetett költségei közé tartozik (lásd Elszámolható közvetett költségek című fejezet). (3) Az eszközök teljes költsége nem lehet több a projekt közvetlen összköltségének 10 százalékánál. Az elszámolás bizonylatai: A szoftver/hardver/audiovizuális eszközök vásárlásával vagy bérletével/lízingjével kapcsolatban felmerült költségek bizonylatai a számlák, illetve a közbeszerzési eljárás (részletes szabályokat lásd a Költségtípusok / Alvállalkozói szerződések (6.5.4.) című fejezetben) dokumentumai. Nyilatkozat az intézményben szokásos értékcsökkenési leírási szabályokról. Ezen dokumentumoknak az esetleges ellenőrzésekhez rendelkezésre kell állni.

6.5.4 Alvállalkozói költségek (1) A tevékenység valamely részének végrehajtására vonatkozó beszerzési szerződések költségeit akkor lehet figyelembe venni, ha azokat egy partner valamely harmadik félnek, szervezetnek, gazdasági társaságnak vagy egyénnek 9 10 megítéli (feltéve, ha nem áll alkalmazásban a konzorcium egyik partnerszervezeténél sem). (2) A nemzetközi projekt együttműködés koncepciójának fenntartása érdekében a projekt irányítása, koordinációja és általános adminisztrációja nem adható ki alvállalkozásba. Pénzügyi, könyvelési tevékenység csak indokolt esetben adható alvállalkozásba, ha a belső erőforrások a rendes szervezeti működés keretében sem állnak rendelkezésre. (3) Az alvállalkozó díja valamennyi kapcsolódó költséget magában foglalja (azaz személyi költségek plusz útiköltségek, megélhetési költségek, stb.). (4) A pályázó azzal az ajánlattevővel köt szerződést, amelyik a legjutányosabb ajánlatot teszi, azaz a legjobb ár-minőség arányt ajánlja, az átláthatóság és az ajánlattevők egyenlő kezelésének elve szerint, elkerülve bármilyen érdekütközést. (5) A beszerzések tekintetében az alábbi speciális uniós szabályok érvényesek:  a 12.500 €-nál kisebb értékű szerződések számla bemutatása ellenében egyszerűen kifizethetők;  a 12.500 és 25 000 € közötti értékű szerződések esetében olyan eljárást kell lefolytatni, melyben legalább három ajánlattevőnek kell részt vennie;  a 25 000 és 60 000 € közötti értékű szerződések esetében legalább öt ajánlattevőnek kell részt vennie az eljárásban;  a 60 000 €-nál nagyobb értékű szerződések esetében a nemzeti közbeszerzési szabályozás alkalmazandó.

9

Ez az egyéni vállalkozókra vonatkozik, azaz akik saját maguk után fizetik a társadalombiztosítást vagy járulékokat, nyugdíj-hozzájárulást és az adókat. A rájuk vonatkozó nemzeti törvények eltérőek lehetnek, és ezeket mindenkor figyelembe kell venni. 10

Ide tartoznak azok a számlaképes tanácsadók is, akik egyszeri szolgáltatásokat nyújtanak díjazás fejében.

Verzió: 2012.10.19.

27/45


(6) Az alvállalkozók teljes költsége nem lehet több a projekt teljes közvetlen költségeinek 30 százalékánál. Megjegyzés: ha egy és ugyanaz a személy vagy szervezet több terméket vagy szolgáltatást nyújt a projekt számára (mondjuk például 17.500 euró összértékben), akkor azokat a fenti szabályozás szempontjából egyben kell kezelni, nem lehet kisebb egységekre bontani annak érdekében, hogy elkerüljék a versenyeztetés folyamatát. Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok Ha a projekt során alvállalkozók szolgáltatásait veszik igénybe, minden alvállalkozó tekintetében rendelkezésre kell, hogy álljanak  az alvállalkozói szerződések másolatai (vagy annak megfelelői, például hivatalos árajánlatok, megrendelők)  valamint az ezekhez kapcsolódó számlák másolatai,  szükség esetén árajánlatok, amely érkezhetett e-mailen, faxon, levélben,  és egyéb, az alvállalkozói költségekhez kapcsolódó dokumentumok, a projekt beszámolója szerint. Az Iroda fenntartja a jogot arra, hogy ne fogadja el ezen költségek egészét vagy egy részét, ha azok nem felelnek meg a szerződésben meghatározott feltételeknek. Nem adhatja alvállalkozónak a projektmenedzsment tevékenységét, valamint megvalósításhoz kapcsolódó olyan feladatokat, amelyeket a partner saját maga el tud látni a projekthez kapcsolódóan (tipikusan ezen feladatok végrehajtása miatt került be a partnerségbe), illetve amelyeket a partnerszerződésben saját teljesítésben vállalt. A személyi költségek és az alvállalkozói költségek összehasonlítása Emberi munka költsége kizárólag a személyi, illetve alvállalkozói költségkategóriában számolható el az alábbiak szerint: Definíció

Személyi költségek:

Alvállalkozói költségek:

A kedvezményezett intézmény vagy valamely partner alkalmazásában álló, a projekten rendszeresen vagy ismétlődően, folyamatosan dolgozó személyek bére11 (és annak kapcsolódó költségei). Ezek a személyek nem dolgozhatnak alvállalkozóként a projektben és nem dolgozhatnak az alvállalkozóknak sem a projekt céljainak megvalósítása érdekében. Magyarországon: alkalmazottak és megbízási szerződéssel dolgozók.

Minden olyan költség, amelyet valamely külső személynek vagy intézménynek fizetnek ki a projekttel kapcsolatos alkalmi (nem folyamatos) feladatok elvégzésére. A külső intézménnyel alvállalkozói szerződést kell kötni, elszámolása számla és szerződés alapján történik. Alvállalkozói szerződést 12 egyénekkel is lehet kötni abban az esetben, ha nem alkalmazottai sem a kedvezményezett intézménynek, sem a partnerintézményeknek.

6.5.5 Egyéb költségek Támogathatók azok a költségek, amelyek: (1) közvetlenül a támogatási szerződés követelményeiből erednek (információk terjesztése, média megjelenés, a tevékenység speciális értékelése, auditok, akkreditáció, már lefordított anyagok 11

Olyan személyek, akiknek munkája után a társadalombiztosítási járulékot, a nyugdíjbiztosítást és az adókat a kedvezményezett intézmény vagy partnerei fizetik. Magyarországon ide tartoznak az alkalmazottak és a megbízási szerződéssel a kedvezményezett intézmény vagy partnerei megbízásából dolgozók is. 12

Ez egyéni vállalkozókra vonatkozik, vagyis olyan személyekre, akik maguk felelősek a társadalombiztosítási járulékok, nyugdíjbiztosítás és adók kifizetéséért. Ezen egyének definiálásának tekintetében a nemzeti szabályozások eltérőek lehetnek, ezeket minden esetben figyelembe kell venni.

Verzió: 2012.10.19.

28/45


(2)

(3) (4)

(5)

(6) (7)

(8)

megvásárlása, a projektben felhasználandó szakkönyvek beszerzése, sokszorosítás, stb.). A pénzügyi szolgáltatások költségén belül csak a támogatás partnerek való átutalásának költségei, bankgaranciák költségei számolhatók el (azonban a számlavezetési díj, árfolyamveszteség, stb. nem elszámolható költség (6.1.2.)); meghatározott tevékenységek vagy a tevékenység termékeinek/eredményeinek megvalósításából erednek (pl. szemináriumok szervezése (ahol a szeminárium terméknek/eredménynek minősül és ahol könnyen azonosíthatók a feladattal kapcsolatos költségek), szeminárium jegyzőkönyvének elkészítése, videó készítése, termékek elkészítéséhez szükséges fogyóeszközök vásárlása: papír publikációk nyomtatásához, üres DVD, stb.); csak speciális és a projekt/tevékenység céljainak eléréséhez nélkülözhetetlen tevékenységek vehetők figyelembe. A költségeket mindig megfelelő módon indokolni kell. ha az utazási és/vagy megélhetési költség harmadik felek utazásával kapcsolatban merül fel, az egyéb költségek között kell elszámolni, a partnerek munkatársaira vonatkozó szabályok alapján (lásd „Útiköltségek és megélhetési költségek” (6.5.2.) című fejezet); minden olyan tevékenységhez kapcsolódó költség, amelyet alvállalkozó bevonásával valósítanak meg, az „Alvállalkozói költségek” (6.5.4.) című fejezet szerint, az alvállalkozói költségek kategóriában kell feltüntetni; csak maguknál a partnereknél felmerülő költségek támogathatók ebben a költségkategóriában; ide tartozik bármely olyan költség, amelyekre más költségkategóriák nem terjednek ki. Néhány példa: sajtóközlemények és hirdetés egyszeri költsége, copyright és egyéb szellemi tulajdonjogok megvétele, információs anyagok vásárlása (könyvek, tanulmányok és elektronikus adatok), konferenciák részvételi díja; találkozók regisztrációs díja; kiállítási hely bérlete, stb. a projekt adminisztrációjával kapcsolatos összes költség (azaz fogyóeszközök, irodaszerek, fénymásolás, telefon, papír, stb.) a projekt közvetett költségei közé tartozik (lásd Elszámolható közvetett költségek (6.5.6.) című fejezet).

A költséget alátámasztó dokumentumok:  csak ténylegesen felmerült költségek számolhatók el, amelyek számláit, adott esetben a hozzá kapcsolódó szerződésekkel együtt az ellenőrzésekhez rendelkezésre kell bocsátani.  speciális költség esetén (pl. harmadik fél utaztatása) a költség típusának megfelelő, fentebb részletezett bizonylatokat kell csatolni. Ebben a költségkategóriában semmilyen olyan költség nem számolható el, amely más költségkategória alá besorolható.

6.5.6 Közvetett költségek (maximum 7%) A közvetett költségek összege a közvetlen költségek 7%-ában van maximálva (összegét és a támogatás arányát a szerződés rögzíti, amelyek nem változhatnak a projekt futamideje során). A közvetett költségeket nem szükséges bizonylatokkal alátámasztani. A projekt adminisztrációjával kapcsolatos összes költség (azaz fogyóeszközök, irodaszerek, fénymásolás, telefon, papír, posta, a partnerszerződések költségei, a szerződés által meghatározott követelményekkel kapcsolatban felmerült költségek) a projekt közvetett költségei közé tartozik.

7 AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA 7.1 A DISSZEMINÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK CÉLJA Különös hangsúlyt kell fektetni az EU társfinanszírozásában megvalósuló projektek hatására, illetve azokra a konkrét tervekre, melyek a létrehozott termékek széles körben történő megismertetését és használatát biztosítják. A projektcsapat által létrehozott eredményeket, megszerzett ismereteket, összegyűjtött tapasztalatokat elérhetővé kell tenni a lehető legszélesebb közönség számára.

Verzió: 2012.10.19.

29/45


Ennek elsődleges eszközei az eredmények terjesztése (disszeminációja) és hasznosítása, ami együtt valorizációként is ismert. Ennek legfőbb célja, hogy a projekteredmények hatása a lehető legnagyobb legyen az értékük optimalizálása, hatásuk fokozása, különböző szakmai környezetbe való beépülésük, valamint a helyi, regionális, nemzeti és európai szintű rendszerekben, gyakorlatokban történő tényleges felhasználásuk által. A jól megtervezett és körültekintően végrehajtott valorizáció biztosítja, hogy a projekteredmények elérhetők legyenek nem csak a konzorciumban közvetlenül részt vevők számára, és hatásuk fenntartható legyen a projekt futamidején túl is. Az innovációtranszfer projektektől elvárás, hogy (a projektnek dedikált, vagy a partnerség által fenntartott) honlapon tegyék közzé a projekt adatait, megvalósításának fő lépéseit és eredményeit (vagy ezek elérhetőségét). A támogatási szerződés által meghatározott kötelezettség a projekt fő adatainak, eredményeinek feltöltése a központi adatbázisba, az ADAM portálra (www.adameurope.eu)

7.2 MIK A PROJEKTEREDMÉNYEK? A projekt eredményei a termékek, módszerek, tapasztalatok és oktatáspolitikai tanulságok, melyek a projekt során jönnek létre. A projekteredményeket nagyjából öt fő kategóriába oszthatjuk, melyek közül az első három a közvetlen eredményeket, míg a fennmaradó kettő a közvetett vagy programszintű eredményeket foglalja magába (ld. még 5.C. A projekteredmények általános tipológiája, LLP Pályázati útmutató 2010, 59. o.). Kategória Termékek

Példák – – – – –

Módszerek

– – – –

Tapasztalatok

– – – –

Szakpolitikai tanulságok

– – – –

Európai együttműködés

Verzió: 2012.10.19.

– – –

beszámolók és összehasonlító tanulmányok kézikönyvek és egyéb képzési eszközök innovatív oktatási és képzési modulok új tantervek és képesítések új megközelítésmódokkal és módszertanokkal kapcsolatos felhasználói útmutatók on-line oktatási és képzési anyagok (e-learning) konferenciák és kulturális események szemináriumok, viták, szimpóziumok a résztvevők egy bizonyos területtel és témával kapcsolatos ismereteinek bővítése együttműködési folyamatok és módszerek vezetői tapasztalatok és gyakorlati ismeretek ötletek és jó gyakorlatok cseréje a projektpartnerek által a menedzsment és nemzetközi partnerségben való részvétel terén szerzett tapasztalatok az egyének által szerzett tapasztalatok, pl. mobilitások kapcsán tapasztalatok és jó gyakorlatok cseréje hálózatok létrehozása által egy adott programon vagy kezdeményezésen belül indult projektek átfogó tapasztalataiból rajzolódnak ki, illetve olyan egyedi projektekből, amelyek különösen innovatívak vagy hatékonyak visszajelzés az oktatáspolitikai döntéshozók számára, pl. az LLL kapcsán a Bizottság és a tagállamok számára új vagy kibővített európai partnerségek tapasztalatok és jó gyakorlatok nemzetközi szintű megosztása kultúrákon átívelő párbeszéd és együttműködés, új párbeszéd és partnerségek az EU tagállamai és a nem EU-tag országok között

30/45


Az eredmények különböző csoportjai másfajta megközelítést igényelnek terjesztés és hasznosítás szempontjából. Például a kézzel fogható eredmények, mint a termékek könnyen bemutathatók eredetiben, grafikus ábrákkal vagy mintapéldánnyal, a nem kézzelfogható eredmények, mint pl. a ’tapasztalatok’, azonban más bemutatási módszereket igényelnek, úgy mint felmérések eredménye, interjúk elemzése, akkreditációs programok.

7.3 MI AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSÍTÁSA? Az eredmények terjesztésére és hasznosítására irányuló összekapcsolódnak, ugyanakkor el kell különítenünk őket egymástól.

tevékenységek

szorosan

A disszemináció (terjesztés) olyan megtervezett folyamat, amelynek során a kulcsfontosságú szereplők tájékoztatást kapnak a programok és kezdeményezések eredményeinek minőségéről, jelentőségéről és hatékonyságáról. A hasznosítás azt jeleni, hogy az eredmény használatba kerül, haszon származik belőle. A projekteredmények kapcsán ez elsődlegesen a fenntarthatóságot, a továbbvitel folyamatát jelenti. A fenntarthatóság azt jelenti, hogy a főbb tevékenységek és az eredmények továbbélnek és az európai uniós támogatás időszakát követően is hasznosíthatók a célcsoportok, a szervezet, a szektor vagy a rendszer által. A továbbvitel a programok és kezdeményezések sikeres eredményeinek átvitelét jelenti szélesebb kontextusba: az eredeti projektkörnyezeten kívüli oktatáspolitikai döntéshozók, érintettek, végfelhasználók (helyi, regionális, nemzeti vagy európai szinten) átveszik például a projekt során kidolgozott eszközöket, gyakorlatokat.

7.4 HOGYAN TERVEZZÜK MEG A TERJESZTÉST ÉS A HASZNOSÍTÁST Az Egész életen át tartó tanulás programban támogatott projektek közül elsőbbséget élveznek azok, melyek a projekt kezdetétől erős disszeminációs stratégiával rendelkeznek. Ezért van az, hogy az eredmények terjesztése és hasznosítása munkacsomagok kötelező részei a pályázatnak. A tervek korai elkészítése biztosítja, hogy a megcélzott felhasználók és az ő igényeik központi helyet kapjanak a projekt kezdetétől. Ezen tevékenységek tervezése közben a partnerségnek az alábbi jellegű kérdéseket kell felvetnie: – Milyen problémákat kell a projektnek megoldania? Milyen szükségleteket céloz meg a projekt? – Melyek a várt eredmények? – Kik a felhasználók/érintett szektorok, melyek profitálnak a projekt eredményeiből? Időt kell szánni arra, hogy körülhatárolják, várhatóan kik fogják hasznosítani a projekt eredményeit, és figyelembe kell venni az ő igényeiket. Ennek minden potenciális felhasználóra ki kell terjednie, nem csak magának a konzorciumnak az érintett tagjaira. Meg kell tervezni a felhasználókkal történő konzultációt és bevonásukat a projekt futamideje folyamán. A terv kulcselemei a következők: – a terjesztésre és hasznosításra irányuló tevékenységek típusai – módszerek és eljárások; – a szükséges emberi és pénzügyi erőforrások; – munkaterv a különböző tevékenységekre; – stratégia a tevékenységek továbbvitelére a projekt futamidején túl (fenntarthatóság).

Verzió: 2012.10.19.

31/45


Ha egyszer elkészült, a disszeminációs tervet rendszeresen át kell nézni, és ha szükséges, módosítani a projekt előrehaladásának fényében. Bármilyen, az eredeti tervhez képest történt módosítást le kell írni a benyújtandó időközi, illetve záró beszámolóban (ld. jelen kézikönyv 9.3. pontját). Bővebb útmutatást a disszeminációs tervhez kapcsolódóan az Európai Bizottság Oktatási és Kulturális Főigazgatósága honlapján talál az alábbi oldalon: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/index_en.htm Itt megtalálja többek között „Az EU ötlépcsős disszeminációs és valorizációs tervét”, a disszeminációs eszköztárat, valamint javasolt eljárásokat mindkét fajta tevékenységhez. Felhívjuk figyelmét, hogy a támogatási szerződés különös feltételeket határoz meg a tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatban (Különös feltételek X.3. és 4. pont, valamint Általános feltételek 5. pont). A kedvezményezettek kötelezettsége a projekt előrehaladásának és eredményeinek folyamatos dokumentálása az ADAM adatbázisban.

7.5 KÖTELEZŐ ARCULATI ELEMEK Bármilyen, a támogatásból terjesztett, publikált dokumentumon, a támogatásból megvalósított terméken vagy anyagon fel kell tüntetni, hogy a támogatást az Európai Unió nyújtotta, és szerepeltetni kell az LLP logót. Ez a láthatóság növeli az Egész életen át tartó tanulás program ismertségét, és hozzájárul folyamatosságának és működésének hosszan tartó biztosításához. Az LLP logó az alábbi oldalon található: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html Az Európai Bizottság támogatására való hivatkozás szövege az EU valamennyi nyelvén elérhető az alábbi oldalon: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/agencies/use-translation.pdf Az uniós támogatásra való hivatkozás elmulasztása esetén előfordulhat, hogy bizonyos tevékenységekhez kapcsolódó költségek nem lesznek elszámolhatók. Például abban az esetben, ha kutatást és publikációt magukban foglaló tevékenységek esetén a publikációk nem hivatkoznak az európai uniós támogatásra, akkor a kutatásra fordított összegek elszámolhatók, a publikáció költségei azonban nem elszámolhatók.

8 A PROJEKT NYOMON KÖVETÉSE 8.1 CÉLJA A NI feladata az Egész életen át tartó tanulás programban támogatásban részesített projektek nyomon követése. A nyomon követésnek kettős célja van. Egyrészt útmutatást és tanácsot adni minden egyes projekt számára, ezzel segítve a projektcélok sikeres megvalósulását. A nyomon követés ugyanakkor lehetővé teszi a jól bevált gyakorlatok és tapasztalatok azonosítást, annak érdekében, hogy azokat mások is hasznosíthassák. Ezt a tevékenységet a továbbiakban monitoringnak nevezzük. Másrészt a nyomon követés célja annak az ellenőrzése, hogy a kedvezményezett a projekt szerződésben vállalt kötelezettségeit megfelelő színvonalon és módon teljesíti-e. Az egyes projektek nyomon követésére a NI kijelöl egy kapcsolattartó személyt a munkatársai közül (programkoordinátor). Ez a személy felelős a projekt napi szintű nyomon követéséért, és ő

Verzió: 2012.10.19.

32/45


kommunikációs összekötő a NI és a kedvezményezett intézmény között. Ezen túlmenően a NI kijelölhet egy pénzügyes munkatársat is, aki figyelemmel kíséri a projekt pénzügyi megvalósulását, és szükség esetén segít. A kedvezményezett intézmény telefonon, emailben és levélben tartja a kapcsolatot a NI TOI koordinátorával. Mivel azonban a NI és a kedvezményezett intézmény között elhangzó szóbeli információk vagy megállapodások jogilag nem kötelező erejűek, a NI minden fontos döntést írásban közöl, amelyet a téma természetétől függően a kedvezményezett intézmény koordinátorának vagy hivatalos képviselőjének címez. A NI nem ad információt harmadik személynek a kedvezményezett előzetes írásbeli felhatalmazása nélkül.

8.1.1 Milyen típusú nyomon követés lehetséges? A nyomon követés egy vagy több formában is megvalósulhat az alábbiak szerint: – beszámolók értékelése: a projektben megvalósított és lejelentett tevékenységek értékelése (az írásbeli beszámolók szakmai elemzésére és értékelésére a NI általában külső szakértőt alkalmaz); – helyszíni tájékozódás: o konzultatív jellegű monitoring látogatás o helyszíni ellenőrzés a projekt futamideje alatt  pénzügyi ellenőrzés  szakmai ellenőrzés o audit látogatás a projekt lezárulta után  a beszámolóhoz kötődően  a projekt lezárulta után max 5 éven belül. – a NI munkatársai részt vesznek a projekt valamely rendezvényén vagy partnerségi találkozóján; – a projekt képviselői ellátogatnak a NI-hoz; – a projekt képviselői részt vesznek a NI által szervezett rendezvényen. A fenti lista nem kimerítő, a NI további monitoring módszereket is alkalmazhat, ha ez szükségessé válik.

8.2 HELYSZÍNI TÁJÉKOZÓDÁS A helyszíni tájékozódásokra jellemzően a kedvezményezett intézménynél kerül sor, de sor kerülhet még rá a projekttevékenység helyszínén (projekt futamideje alatti ellenőrzés esetén), vagy a partnerek valamelyikénél. Egyes esetekben indokolt lehet több típusú látogatás összevonása, és egy időpontban történő megvalósítása, így a monitoring látogatás összevonása a .projekt futamideje alatt zajló helyszíni ellenőrzéssel, mert ebben az esetben csökkenthetjük a kedvezményezett intézmény látogatással járó terheit. Ilyenkor az Iroda egyértelműen jelzi a kedvezményezett intézménynek, hogy kétféle célú látogatást tervez, illetve hogy melyik látogatásnak mi a célja. A monitoring látogatás és a helyszíni ellenőrzés egyértelműen elkülönül, az Iroda részéről minimum két személy vesz részt a látogatáson. Az ellenőrzésről és a monitoring látogatásról külön jelentés készül, vagy ha egy jelentés készül, annak két része egymástól jól elkülönül. A kiértesítő levélben is elkülönülnek a helyszíni ellenőrzés és a monitoring látogatás megállapításai, ajánlásai.

8.2.1 Monitoring látogatás Valamennyi projekt esetében sor kerül monitoring látogatásra az Iroda részéről. A 18 hónapnál rövidebb projektek esetében 1 alkalommal, megközelítőleg a projekt végrehajtásának félidejében, a 18 hónapnál hosszabb projektek esetében 2 alkalommal, először a projekt kezdete és az időközi beszámoló között félidőben, másodszor az időközi beszámoló és a projekt lezárása között félidőben kezdeményez az Iroda látogatást a kedvezményezett intézményhez.

Verzió: 2012.10.19.

33/45


A látogatás célja a projekt előrehaladásának nyomon követése, a projekt tartalmának minél jobb megismerése, a felmerült problémák és lehetséges megoldások megbeszélése. A monitoring látogatás előtt minimum két héttel az Iroda írásban (e-mail, fax vagy levél) tájékoztatja a kedvezményezett intézményt a látogatásról, a következő részletekkel: a látogatás célja, résztvevői, a látogatás időpontja, kinek a részvételére számítunk, milyen dokumentumokat, anyagokat készítsenek elő. A látogatást megelőzi továbbá egy monitoring kérdőív, amelyre a látogatás előtt minimum 1 héttel választ várunk. A kérdőív mellé csatolni kell az addig elkészült résztermékeket is. A kedvezményezett intézménynek lehetősége van arra, hogy előzetesen olyan témákat javasoljon a látogatásra, amelyek kérdésesek, vagy érdekesek számukra, és amelyeket mindenképpen szeretne érinteni a látogatás során. A látogatáson az Iroda részéről rendszerint a projektért felelős koordinátor, igény szerint a pénzügyi monitoring csoport munkatársa, valamint egy külső szakértő vesz részt. A projekt részéről szükséges a menedzsmentért, a szakmai kérdésekért, valamint a pénzügyi kérdésekért felelős munkatárs jelenléte, valamint indokolt esetben más, speciális területért felelős munkatárs részvétele. Ha ettől bármi eltérés van, az Iroda arról a kedvezményezett intézményt írásban tájékoztatja. A látogatást követő 30 napon belül visszajelzést küld az Iroda a projekt koordinátorának, amely a következő elemeket tartalmazza: összefoglaló a látogatásról, megállapítások, javaslatok, konklúziók. Ez a dokumentum a kedvezményezett intézmény felé értékelésként, az Iroda felé jegyzőkönyvként is szolgál A projekt koordinátorának a levél kézhezvételétől számított 30 nap áll rendelkezésére ahhoz, hogy a fenti levélre válaszoljon. Ha nem válaszol, az Iroda úgy tekinti, hogy annak tartalmával a koordinátor egyetértett, így a dokumentum végleges. Ha a koordinátor kiegészítést kér a jegyzőkönyvhöz kapcsolódóan, az Iroda 30 napon belül elkészíti, és a kedvezményezett intézmény vezetőjének elküldi a végleges visszajelzést.

8.2.2 Helyszíni ellenőrzések, audit Az Iroda, az Európai Bizottság, az Európai Számvevőszék, vagy az Európai Bizottság által meghatalmazott könyvvizsgáló cég helyszíni ellenőrzést hajthat végre a kedvezményezett intézménynél. Az ellenőrizendő projektek az Európai Bizottság által előre lefektetett szabályok alapján, meghatározott minimum számok és arányok szerint kerülnek kiválasztásra, illetve ellenőrzést kaphatnak még azon projektek, amelyeknél valamely egyéb ellenőrzés hibát, problémát tárt fel. A helyszíni ellenőrzés fajtái a fentiek alapján a következők lehetnek: – helyszíni ellenőrzés a projekt futamideje alatt, melynek célja annak megállapítása, hogy összhangban van-e a projekt a pályázattal, a szerződéssel, illetve a program szabályaival (lehet szakmai és/vagy pénzügyi ellenőrzés is); – audit, melynek célja a beszámoló háttérdokumentumokkal történő összevetése, a számítási hibák kiszűrése, a támogatás végső összegének meghatározása. Az audit történhet a beszámoló benyújtásakor, vagy a projekt lezárulta után 5 éven belül. Az ellenőrzések bejelentése, illetve az egyeztetés írásban (e-mail, fax, levél) történik, amely levél megmagyarázza az ellenőrzés célját, egyezteti a látogatás technikai részleteit, felsorolja a szükséges résztvevőket, illetve a szükséges dokumentumokat. A projekt futamideje alatti ellenőrzések bejelentése nem sokkal a látogatás előtt történik úgy, hogy az a megfelelő felkészülést lehetővé tegye. Az audit bejelentésére a beszámoló várható beérkezése előtt legkorábban 2 héttel, legkésőbb a beszámoló beérkezése után közvetlenül kerül sor. Az ellenőrzés nemcsak a kedvezményezett intézménynél felmerült költségekre vonatkozik, hanem a teljes partnerség költségvetésére. Az ellenőrzés a projekt költségvetésének teljes egészére vonatkozik abban az értelemben is, hogy nemcsak az uniós forrást, hanem a projektet érintő egyéb forrásokat is figyelembe veszi.

Verzió: 2012.10.19.

34/45


A következő dokumentumok ellenőrzésére kerülhet sor: szakmai, tartalmi vonatkozásban (csak projekt futamideje alatti ellenőrzés esetén): – minden olyan eredmény/termék, amely az ellenőrzés időpontjáig rendelkezésre áll; – partnerszerződések; – partnertalálkozók emlékeztetői; – külső és belső értékelés dokumentumai, tesztelést alátámasztó dokumentumok; – minőségbiztosítási terv; – az eredmények terjesztésének terve, beleértve a szerzői jogi kérdéseket, illetve a kereskedelmi forgalomba hozatalra vonatkozó szerződéseket, ha releváns; – fenntarthatósági terv; – reklámanyagok. pénzügyi vonatkozásban (projekt futamideje alatti ellenőrzés és audit esetén): – partnerszerződések; – partnereknek történt átutalások bizonylatai; – belső elszámolás dokumentumai (partnerek beszámolói és a kapcsolódó dokumentumok); – a költségeket alátámasztó számlák, megrendelők, szerződések, dokumentumok; – könyvelési dokumentumok; – banki dokumentumok. A pénzügyi ellenőrzés során ellenőrzésre kerülő bizonylatoknak a következő feltételeknek kell megfelelniük: – eredeti és dátummal ellátott (a partnerek dokumentumai esetében hitelesített másolatok), – harmadik féltől származnak, nem intézményen belüli számlák, kivéve a rögzített különleges eseteket – szerepel rajtuk a projekt azonosítását szolgáló szám (szerződés száma) és hogy Leonardo támogatásból finanszírozták, valamint a főkönyvi szám A pro forma számlák nem fogadhatók el, kivéve olyan költségek esetén, amelyek teljesítése megtörtént, de kifizetésük még nem. Ebben az esetben a kedvezményezett intézménynek a későbbiekben igazolni kell a kifizetés megtörténtét, amint arra sor kerül. Olyan kifizetésekre, amelyek már megtörténtek, csak számlák fogadhatók el, valamint azok kifizetésének banki és/vagy egyéb kifizetési bizonylatai is szükségesek. Ha a kedvezményezett intézmény nem tud megfelelő dokumentumokkal szolgálni a projekttel kapcsolatos költségekről, vagy ha a rendelkezésre álló dokumentumok nem felelnek meg a fentiekben meghatározott feltételeknek, az auditoroknak jogában áll a kérdéses költségtételt levonni az elszámolható költségek közül. A NI a látogatást követő 30 napon belül elküldi jegyzőkönyvét a projekt koordinátorának, amely jegyzőkönyv a következő elemeket tartalmazza: a látogatás megállapításai, hiányosságok, további tennivalók, konklúziók. A projekt koordinátorának a levél kézhezvételétől számított 30 nap áll rendelkezésére ahhoz, hogy a fenti levélre válaszoljon, a kért dokumentumokat pótolja. Ha nem érkezik 30 napon belül válasz, az iroda úgy tekinti, hogy a jegyzőkönyv végleges, az abban hiányosan dokumentáltként jelölt tételek levonásra kerülnek. A koordinátor válaszát követő 30 napon belül a NI elküldi a végleges jegyzőkönyvet a koordinátornak. Audit esetén az utolsó támogatási részlet átutalása / visszakérési folyamat indítása a záróbeszámolóról szóló fejezetben (8.3.7) leírtaknak megfelelően történik.

Verzió: 2012.10.19.

35/45


8.2.3 A projekt saját rendezvényei Az Iroda képviselői meghívás esetén szívesen részt vesznek a projekt főbb rendezvényein, ha azokra Magyarországon kerül sor. Ilyen rendezvények lehetnek a partnertalálkozók, konferenciák, szemináriumok, tesztelés, stb. Ugyanakkor a NI is kezdeményezheti a kedvezményezett intézmény felé részvételi igényét a partnertalálkozókon, abból a célból, hogy nyomon követhesse a projekt végrehajtását. Ebben az esetben a partnerek számoljanak be a projekt végrehajtásában való részvételükről, tevékenységeikről, eredményeikről. A NI képviselője mellett az Iroda külső szakértőt is delegálhat a találkozóra. Az Iroda képviselője kezdeményezheti speciális témák felvételét is a napirendi pontok közé, vagy külön megbeszélést is kezdeményezhet a projektmenedzsmenttel összefüggő kérdésekről. Ebben az esetben a találkozóra a 8.2.1 Monitoring látogatás fejezetben foglalt előírások vonatkoznak.

8.2.4 Találkozó a Nemzeti Irodában A NI az Irodában szervezett találkozóra is meghívhatja a kedvezményezett intézmény koordinátorát és munkatársait. Az írásos meghívólevélben a NI meghatározza azoknak a dokumentumoknak a körét, amiket a projektkoordinátornak magával kell vinnie a találkozóra. A NI felkérheti a projektkoordinátort és munkatársait prezentáció összeállítására és bemutatásra a projekt végrehajtásának állásáról és az elért eredményekről.

8.2.5 A NI által szervezett rendezvények A NI legalább egy projektmenedzsment megbeszélés szervez, hogy megismertesse a kedvezményezetteket a Leonardo da Vinci támogatások szabályaival, valamint a projektmenedzsment és a támogatás-felhasználás jó gyakorlataival, tapasztalataival. A rendezvényen való részvétel kötelező (lásd a szerződés erre vonatkozó részét a Különös Feltételek III.5. cikkben) A projekt koordinátort a NI meghívhatja egyéb rendezvényekre is, hogy azokon bemutassa a projektet. Az ilyen rendezvényeken való részvétel költségei elszámolhatóak a projekt költségvetés terhére.

8.3 ÍRÁSBELI BESZÁMOLÓK 8.3.1 A beszámolók célja A beszámolók készítése a projekt előrehaladásáról és eredményeiről egyszerre fontos és hasznos része a projektmenedzsment folyamatnak. A beszámolók ellenőrzése, értékelése lehetővé teszi, hogy a NI döntsön a projekt folytatásáról, valamint a következő támogatási összeg utalásáról (második előfinanszírozási részlet, utolsó részlet, esetleg visszafizetés). A projektek egységes szakmai beszámoló űrlapot használnak annak érdekében, hogy gyakorlati jellegű és strukturált beszámoló készüljön a projekt előrehaladásáról és eredményeiről,. A részletes pénzügyi beszámolót Excel-táblázatban kell elkészíteni. Az űrlapok különböző elvárásokat, szempontokat vesznek figyelembe az időközi és a záró beszámolók esetében. Az alkalmazott megközelítések célja, hogy segítsék a beszámolási kötelezettségeknek való megfelelést, valamint a jó gyakorlatok felismerését, minőségi és mennyiségi elemzések és statisztikák kinyerését.

8.3.2 Beszámolási időszak A projekt futamideje során 18 hónaposnál rövidebb projektek esetén egy, 18 hónaposnál hosszabb projektek esetén két alkalommal kerül sor írásbeli beszámoló benyújtására. Verzió: 2012.10.19.

36/45


A 18 hónapnál hosszabb projektek esetében a projekt félidejében időközi beszámolót kell benyújtani. Az időközi beszámoló elkészítésére ezen időszak lezárulta után 2 hónap áll rendelkezésre. Az időközi beszámoló benyújtásának határidejét a támogatási szerződés V. pontjában találja. Az időközi beszámolót nem lehet előbb benyújtani, mint ahogy azt a támogatási szerződés előírja, mivel a beszámolónak a fent említett időszakot le kell fednie. A záró beszámoló a projekt teljes időtartamára vonatkozik, amit 2 hónappal a projekt lezárását követően kell benyújtani.

8.3.3 A beszámolók benyújtása Az írásos beszámolókat az alábbi módon kell benyújtani a kedvezményezett intézménynek a NI felé: – nyomtatásban, – valamint elektronikusan. A szakmai beszámoló formanyomtatványát (eBeszámoló) az egyes projektek a beszámolási időszak kezdetén egyedileg kapják meg az Irodától. A pénzügyi beszámoló Excel-fájlja az alábbi linken érhetők el: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=609. Ha a szerződésben megadott határidőre nem érkezik beszámoló, akkor az Iroda a határidő letelte után 1 hónapon belül írásbeli felszólítást küld a kedvezményezett intézménynek. Ha nem érkezik be a beszámoló, további felszólítást küld az Iroda a határidő letelte után két hónapon belül. Ha a beszámoló a két felszólítás ellenére sem érkezik be, az Iroda ajánlott levelet küld a kedvezményezett intézménynek, amelyben tájékoztatja, hogy az Iroda felbontja a szerződést, és a teljes előzetesen átutalt támogatást visszakéri. Késedelmes benyújtás esetén csúszik a beszámoló elemzésének és értékelésének lezárása, így tolódik a támogatás soron következő részletének kifizetése is. A beszámoló elutasításra kerül, ha: – hiányzik a hivatalos képviselő aláírása (a hivatalos képviselőn kívül más személy aláírása nem fogadható el); – a beszámoló hiányos (hiányoznak részek, egyes pontok nincsenek kitöltve); – a pénzügyi beszámoló táblák (elektronikus változat) hiányosak vagy hiányoznak; – a beszámolót nem a megfelelő űrlapon készítették el; – a beszámolót nem a konzorcium munkanyelvén készítették el. Ebben az esetben a hiánytalan, hibátlan beszámoló benyújtása szükséges az értékelés megkezdéséhez.

8.3.4 A beszámolók feldolgozása A beszámoló értékelésének 3 szakasza van: 1. Formai ellenőrzés Ahhoz, hogy a beszámoló tartalmi és pénzügyi értékelése megkezdődhessen, formai követelményeknek kell megfelelni (a követelmények érvényesek mind az időközi, mind a záró beszámoló esetén!). Ha formailag nem megfelelő a beszámoló, az NI írásban szólíthatja fel a kedvezményezett intézményt a beszámoló átdolgozására (teljes egészében vagy részben). A formai követelményekhez ellenőrző listát készítettünk, ami letölthető a következő helyről: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=992 (ellenőrző lista a beszámolókhoz). 2. Szakmai ellenőrzés A NI külső szakértőt kér fel a beszámolók elemzésére, az elvégzett munka minőségének bírálatára és az átfogó értékelés megfogalmazására. Az NI által felkért szakértők kötelesek nyilatkozni, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség azokkal a projektekkel kapcsolatban, melyek értékelésére a NI felkérte őket. Verzió: 2012.10.19.

37/45


3. Pénzügyi ellenőrzés A beszámolóban elszámolt költségtételek elszámolhatóságának ellenőrzése, illetve összevetése a szerződésben foglaltakkal. Az ellenőrzés során az NI kérheti egyes költségtételek magyarázatát, vagy a költségtételhez kapcsolódó bizonylatok beküldését. Ha a beszámoló értékelése során hiánypótlásra van szükség a NI meghatározhatja, hogy a kiegészítő információkat milyen formában kéri. Kérés esetén a projekteknek további információkat kell szolgáltatniuk. A hiányzó dokumentumok bekérésének és beérkezésének időtartamával megnövekszik a beszámoló értékelésének ideje. Ebben az esetben a támogatás kifizetésére a szerződésben meghatározott időszak meghosszabbodik a hiánypótlás beérkezéséig eltelt idővel. A szakértők értékelése és javaslatai alapján, illetve a pénzügyi bírálat eredményének megfelelően a NI döntést hoz a tényleges támogatás mértékét illetően. Ha az értékelés lezárható, a NI értesíti a kedvezményezettet az értékelés eredményéről, azaz visszajelzést ad (részletesen lásd az egyes beszámoló típusoknál) a projekt előrehaladásáról és eredményeiről, tájékoztatja a soron következő részlet átutalásáról, illetve a tényleges teljes támogatási összeg mértékéről vagy az esetleges visszafizetési kötelezettségről. A levél tartalmazza a NI döntése elleni fellebbezés feltételeit és határidejét.

8.3.5 Időközi beszámoló (18 hónaposnál hosszabb projektek esetén) Az időközi beszámoló célja, hogy felmérje, hogyan halad a megvalósítás a projekt félidejében, és azonosítsa a partneri együttműködés során felmerült problémákat annak érdekében, hogy a projekt céljai teljes egészében megvalósulhassanak. Az időközi beszámoló benyújtására a projekt futamidejének a felénél kerül sor. Az időközi beszámoló elkészítésére ezen időszak lezárulta után 2 hónap áll rendelkezésre, a beszámoló benyújtásának határidejét a szerződés rögzíti (V. cikk). Az Irodának 90 naptári nap áll rendelkezésre arra, hogy elutasítsa a beszámolót, vagy elfogadja, és a második előfinanszírozási részletet átutalja, vagy további dokumentumokat, tájékoztatást kérjen a kedvezményezett intézménytől. Ebben az esetben a kedvezményezett intézménynek a hiánypótlás jellegétől függően maximum 30 nap áll rendelkezésére, hogy a hiányzó dokumentumokat benyújtsa, a szükséges tájékoztatást megadja. Az időközi beszámoló benyújtásával a kedvezményezett intézmény kérheti a támogatás további 40%-os előfinanszírozásának átutalását. Az időközi beszámolót a szerződésben meghatározott időpontban kell benyújtani, ennél korábbi benyújtása akkor sem lehetséges, ha az első részlet 70%-át már korábban elköltötték A második előfinanszírozási részlet teljes összegének kifizetése akkor lehetséges, ha az első előfinanszírozási részlet legalább 70%-a felhasználásra került. Amennyiben az első előfinanszírozási részlet felhasználási aránya kevesebb mint 70 %, a második előfinanszírozási részletet az első előfinanszírozási részlet fel nem használt összegének mértékével csökkenteni kell. A beszámoló tartalmazza a projekt első felében elvégzett munkát, annak eredményeit, illetve az első szakasz költségvetési mérlegét. Az időközi beszámolót szakmai szempontból külső szakértő értékeli. Az értékelés eredménye a következő lehet: – A projekt a szerződésben rögzített munkaterv szerint halad, a részeredmények többsége elkészült. – A projekt kisebb késésektől eltekintve a munkaterv szerint halad, a részeredmények egy része nem készült el, vagy az elkészült eredmények kis mértékben eltérnek a szerződésben rögzítettektől. Ebben az esetben a beszámoló értékelésének lezárása után a projekt szorosabb nyomon követése szükséges. Verzió: 2012.10.19.

38/45


– A projekt egyáltalán nem, vagy igen kis mértékben valósult meg, vagy az eredeti munkatervhez képest jelentős eltérést mutatnak az eredmények. Ebben az esetben szorosabb nyomonkövetést alkalmaz az iroda, de a feladatok nem teljesítése esetén akár a szerződés felbontása is lehetséges. Az értékelés eredményéről az Iroda írásban (ajánlott levél) tájékoztatja a kedvezményezett intézményt, mely értékelés tartalmazza a szakértői véleményt és a pénzügyi értékelés eredményét részletes indoklással, valamint tájékoztat a következő támogatási részlet utalásának elindításáról, vagy annak esetleges további feltételeiről. Ha a kedvezményezett intézmény nem fogadja el az értékelés eredményét, vagy észrevételeket kíván tenni annak megállapításaival kapcsolatban, a levél kézhezvételétől számítva erre 30 nap áll rendelkezésre. Ha 30 nap alatt nem érkezik fellebbezés, a beszámoló értékelése mindkét fél által elfogadott, végleges.

8.3.6 Záró beszámoló A záró beszámoló célja, hogy a teljes projekt értékelését lehetővé tegye. Nagyon fontos tehát, hogy valamennyi, a projekt futamidejére tervezett és a szerződésben rögzített projekttevékenységet be kell fejezni a záró beszámoló benyújtása előtt. A záró beszámoló szakmai és pénzügyi tábláiban a projekt teljes futamidejéről szükséges be- és elszámolni. Ez azonban nem azt jelenti, hogy minden, a projekt eredményeihez kapcsolódó tevékenységet le kell zárni a projekt befejeztével, sőt, éppen ellenkezőleg. Az Egész életen át tartó tanulás program célja az, hogy támogassa a projektek fenntarthatóságát és a képzési gyakorlatba való beépülését. Ha nehézségek vannak a projekttevékenységek időben történő teljesítését illetően, lehetőség van a projekt hosszabbítására. A projekt futamidejének hosszabbításával kapcsolatban további információk a kézikönyv ’4. A szerződés és mellékleteinek módosítása’ fejezetében találhatók (itt is emlékeztetünk rá, hogy minden szerződésmódosítási kérelmet a projekt zárónapja előtt minimum 2 hónappal be kell nyújtani, ez alól felmentést csak az Iroda adhat megfelelő indoklás esetén). A beszámoló benyújtásának határidejét a szerződés tartalmazza, a projekt lezárása után a kedvezményezett intézménynek 2 hónap áll rendelkezésére, hogy a beszámolót elkészítse. Ha a projektet a szerződésben meghatározott határidő előtt befejezik, a záró beszámolót benyújthatják a megadott határidő előtt is. A beszámolók beérkezését követően az Irodának 90 nap áll rendelkezésre ahhoz, hogy jóváhagyja, vagy elutasítsa a beszámolót, illetve a támogatás fennmaradó (és a beszámoló értékelése alapján elszámolható) részét átutalja, illetve ha szükséges kiegészítő dokumentumokat és tájékoztatást kérjen írásban a kedvezményezett intézménytől. Ha további dokumentumok bekérésére kerül sor, a beszámoló elfogadására rendelkezésre álló idő meghosszabbodik a dokumentumok beérkezéséig eltelt idővel. Ha az Iroda a beszámolót elutasítja, és új beszámolót kér be, akkor a fenti eljárást kell alkalmazni a beszámoló értékelésére. Ismételt elutasítás esetén az Iroda a szerződést felmondhatja. Ha az Iroda a megadott határidőn (90 napon) belül nem küld semmilyen visszajelzést, a beszámolót elfogadottnak kell tekinteni. A beszámoló jóváhagyása nem jelenti a benne foglalt nyilatkozatok és információk szabályosságának, hitelességének, teljességének és pontosságának az elismerését. A záró beszámoló benyújtásával a kedvezményezett intézmény kérheti a támogatás fennmaradó részének átutalását. A záró beszámoló értékelése magába foglalja: – a projekt eredményeinek értékelése minőségi szempontból (ez az elemzés magába foglalja a megvalósult és a tervezett tevékenységek összehasonlítását és az egyes termékek, eredmények minőségi értékelését); – a költségvetés elszámolhatóságának ellenőrzése, és a projekt eredeti költségvetésével való összhang vizsgálata; – a támogatás partnereknek történő átutalásának ellenőrzése azért, hogy meg lehessen bizonyosodni arról, hogy nem történt változás a projekt európai dimenzióját illetően, hogy a Verzió: 2012.10.19.

39/45


minimális európai dimenziót tiszteletben tartották, és az esetleges változások nem voltak negatív hatással a projekt minőségére; – az egyéb források ellenőrzése, amely magába foglalja a saját források, és az egyéb lehetséges források vizsgálatát; – a projekt eredményeinek terjesztése érdekében tett lépések ellenőrzése. A beszámolót szakmai szempontból külső szakértő értékeli. A záró beszámoló ellenőrzéséhez kapcsolódóan további pénzügyi ellenőrzések is történhetnek, amelyek a projekt költségvetésének teljes egészét érinthetik vagyis, az összes elszámolt költség bizonylatát, vagy csak a költségek egy meghatározott részét. Ezen ellenőrzésekre az Európai Bizottság által előre lefektetett szabályok alapján kerül sor. A projektek meghatározott minimum számok és arányok szerint kerülnek kiválasztásra, illetve ellenőrzést kaphatnak még azon projektek, amelyeknél valamely egyéb ellenőrzés hibát, problémát tárt fel. Az ellenőrzés lehet: – audit (lásd részletesen 8.2.2 fejezet), amelyre a kedvezményezett intézménynél kerül sor előre egyeztetett időpontban; – tételes ellenőrzés az Irodához beküldött dokumentumok alapján. A tételes ellenőrzés bejelentése/egyeztetése írásban (ajánlott levél, egyeztetés emailen, faxon) történik. A levél tájékoztat arról, hogy a projekt kiválasztásra került, megmagyarázza az ellenőrzés célját, egyezteti a technikai részleteit, felsorolja a szükséges dokumentumok, anyagok listáját, amelyeket a kedvezményezett intézménynek be kell küldeni. A záró beszámoló értékelése a kiegészítő dokumentumok benyújtásának engedélyezett határidejével meghosszabbodik. A beküldendő dokumentumok hiteles másolatok. A hitelesítés történhet: papíron beadott, fénymásolt dokumentumok esetén pecséttel és aláírással, vagy CD-n, szkennelt dokumentumok egy nyilatkozaton történő hitelesítésével, ebben az esetben a nyilatkozat tartalmazza a CD-n szereplő dokumentumok listáját. Ha a beszámolóhoz olyan bizonylatokat is csatolnak, amelyeket nem a projekt munkanyelvén állítottak ki, a számlákhoz egy rövid (1-2 soros) összefoglalót kell készíteni a számla tartalmáról magyar vagy angol nyelven. Ha a projekt egyáltalán nem, alacsony színvonalon, részlegesen, vagy késedelmesen valósul meg, akkor az Iroda az eredetileg, a szerződésben megállapított támogatási összeget a projekt tényleges megvalósulásának megfelelően csökkenti (lásd részletesen 8.3.8. fejezet). Az utolsó részlet kifizetésének feltételei a költségvetés elfogadása szerint: 1. a beszámolót pénzügyi korrekció nélkül elfogadta az Iroda: ebben az esetben a beszámoló elfogadását követő 45 napon belül az Iroda átutalja a támogatás fennmaradó részét, vagy benyújtja igényét a visszafizetésre, valamint visszaküldi a beszámolóval beküldött eredeti dokumentumokat, ha volt ilyen. A kiértesítő levél tájékoztat arról, hogy a beszámolót a NI elfogadta, milyen esetleges hibák voltak, és hogy ezeknek nincs pénzügyi hatása. 2. a beszámolót pénzügyi korrekciókkal fogadta el az Iroda: a kiértesítő levél tájékoztat a bírálat lezárásáról, a beszámoló korrekciókkal történt elfogadásáról, illetve a korrekciók részletes indokáról, valamint elindítja az utolsó részlet kifizetését (ha a bírálat eredménye ezt lehetővé teszi). Ha a támogatott fellebbezni kíván, 30 nap áll rendelkezésére a levél kézhezvételétől számítva arra, hogy megtegye észrevételeit. A NI-nak az észrevételek beérkezése után 30 nap áll rendelkezésére, hogy a fellebbezést elbírálja, és megállapítsa a támogatás végső összegét, amiről a támogatottat írásban tájékoztatja, illetve az ellenőrzés eredménye alapján elindítja az esetleges további kifizetéseket, vagy a visszakérést. A 30 nap felfüggeszthető, ha további információk, dokumentumok bekérése szükséges.

Verzió: 2012.10.19.

40/45


Ha nem érkezik 30 napon belül fellebbezés, akkor az ellenőrzés eredménye végleges, melynek alapján, ha szükséges, az Iroda elindítja a visszakérést. Ha nem lehet lezárni az értékelést, további információkat kér az Iroda, vagy további ellenőrzéseket indít.

8.3.7 Alacsony színvonalú megvalósítás A támogatási szerződés szerint (Általános Feltételek 17.5 pont) „ha a projektet egyáltalán nem vagy alacsony színvonalon, részlegesen vagy késedelmesen valósítják meg, a Nemzeti Iroda csökkentheti az eredetileg megállapított támogatási összeget a projekt tényleges megvalósításának megfelelően”. A végső bírálatot végző szakértők átfogó értékelést adnak a projektről, melynek eredményeképpen a projekthez egy minőségi szintet és egy pontszámot rendelnek. A megadott értékek tükrözik a termékek minőségét és a konzorcium együttműködését is, valamint vonatkoznak a munkatervben megfogalmazott projektcélokra is. A pontszám – mely meghatározza a támogatás csökkenésének mértékét, ha ez szükséges – 0-10-es skálán mozoghat, ahol 0 a leggyengébb, 10 a legjobb minősítést jelenti. Ha a szakértő által javasolt és a NI által jóváhagyott érték 0 és 4 közé esik, a NI második független bírálót kér fel a projekt értékelésére. Ha a két értékelés eredményeként a szakértők véleménye különbözik, a végső pontszám meghítározására a NI jogosult. Ha a pontszám 0 és 4 közé esik, a támogatás csökkenthető az elszámolható személyi költségekkel az alábbi táblázat szerint: Személyi költségek csökkentésének mértéke a végső támogatásban

Végső értékelés Minőségi szint Nagyon jó Jó Megfelelő Gyenge Nagyon gyenge

Pontszám 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

0% 25% 50% 75% 85%

Ahogy az az előzőekben is szerepel, a csökkentés a teljes elszámolható személyi költségeket érinti. Amint a NI megállapítja ezt az összeget, kiszámítható a személyi költségekre vonatkozó megfelelő támogatási összeg is a támogatási szerződésben meghatározott társfinanszírozási arány szerint. Példa Egy olyan projekt esetében, ahol a támogatás mértéke 75% és a teljes elszámolható személyi költségek összege 100.000 EUR, alacsony színvonalú megvalósítást állapított meg a szakértő, és 4 pontot ítélt meg. A csökkentést az alábbiak szerint kell alkalmazni: Teljes elszámolható személyi költség: A személyi költségek csökkentésének aránya (%): A csökkentés mértéke (=AxB): Teljes személyi költségek a csökkentés után (=A-C): Az EU hozzájárulás aránya: Teljes támogatás a személyi költségekhez (=DxE):

Verzió: 2012.10.19.

41/45

(A) (B) (C) (D) (E) (F)

100.000 EUR 25 % 25.000 EUR 75.000 EUR 75% 56.250 EUR


Ezen túlmenően a szakértő javasolhatja egyéb költségtételek csökkentését is, ha úgy ítéli meg, hogy az adott költségek nem voltak szükségesek a projekt megvalósításához, illetve nem kellően alátámasztottak a beszámolóban szerepeltetett munkával. Pl.: utazási költségek, eszközvásárlás, stb. Ebben az esetben a levonás oka nem a pénzügyi szabályosság hiánya, hanem szakmai indokolatlanság. Az időközi beszámoló időpontjában a NI más módszert alkalmaz a projekt előrehaladásáról történő visszajelzésre. Ebben a stádiumban a beszámolóra adott pontszámnak nincs közvetlen következménye az esedékes részlet átutalására. Mindazonáltal a NI dönthet úgy, hogy elutasítja a beszámolót, ha az hiányos (támogatási szerződés Különös Feltételek IV.2. pontja), vagy visszatarthatja az utalást, ha a megvalósítás nagyon alacsony színvonalú. Minden ilyen eset külön elbírálás alá esik. Újbóli elutasítás esetén a NI fenntartja magának a jogot, hogy felbontsa a megállapodást a támogatási szerződés Általános Feltételek 11.2(b) pontjának megfelelően.

8.3.8 A Támogatási szerződés felbontása A Támogatási szerződés 11.2 (b) pontja értelmében „A Nemzeti Irodának kártérítési kötelezettségek nélkül […] jogában áll megszüntetni a szerződést, […] ha Kedvezményezett elmulasztja teljesíteni a szerződés értelmében, beleértve annak mellékleteit is, rá háruló lényeges kötelezettségeket”. A megfelelő beszámoló elkészítése alapvető, lényeges kötelezettség. A szerződés 11.3 pontja tartalmazza a szerződés felmondásának szabályait. A szabályok tisztázására az alábbiakban következzen három példa: 1. példa A kedvezményezett megkapja a tértivevényes levelet (értesítést) július 1-jén, és nem válaszol: július 31-én a támogatás érvényét veszti. 2. példa A kedvezményezett megkapja a tértivevényes levelet (értesítést) július 1-jén és legkésőbb július 30-ig benyújtja észrevételeit, a NI augusztus 5-én kapja meg az észrevételeket, és szeptember 4-ig vagy nem fogadja el a fenti észrevételeket, vagy megerősítésként nem küld írásos jóváhagyást: a szerződés megszüntetése július 31-én lép érvénybe. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy az értesítésben megadott határidőt kell figyelembe venni a szerződés megszüntetésének időpontjaként. 3. példa A kedvezményezett megkapja a tértivevényes levelet (értesítést) július 1-jén és legkésőbb július 30-ig benyújtja észrevételeit, a NI augusztus 5-én kapja meg az észrevételeket, és szeptember 4-ig írásos jóváhagyást küld: a szerződés nem szűnik meg, a kedvezményezett meghozza azokat a szükséges intézkedéseket, amelyekkel biztosítja azt, hogy a szerződés értelmében fennálló kötelezettségeinek teljesítése tovább folytatódjon. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a „nap” naptári napot (és nem munkanapot) jelent. A megállapodás felmondásának következményeit illetően a támogatási szerződés 11.4 pontja következőket mondja ki: „a Nemzeti Iroda nem téríti meg a Kedvezményezett részéről felmerült költségtételeket, és visszaköveteli a már kifizetett összegeket, ha a Nemzeti Iroda azért mondja fel a szerződést, mert Kedvezményezett elmulasztotta benyújtani a projekt megvalósításáról szóló záró beszámolót a Különös Feltételekben meghatározott határidőn belül, és a Kedvezményezett a

Verzió: 2012.10.19.

42/45


Nemzeti Iroda által tértivevényes vagy annak megfelelő postai küldeményben küldött írásbeli felszólítás kézhezvételét követő 60 naptári napon belül sem teljesíti ezen kötelezettségét”. ” Felhívjuk figyelmét, hogy az „elmulasztotta benyújtani” nem csak arra az esetre vonatkozik, amikor a beszámolót egyáltalán nem nyújtották be, hanem arra is, amikor a beszámolót a NI kétszer vagy többször elutasította, és ennek következtében a szerződést felbontotta. Ha a Kedvezményezett elmulasztja benyújtani az időközi vagy záró beszámolót, akkor semmilyen, a támogatott időszak kezdetétől felmerült költség, nem számolható el.

8.3.9 A szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése A támogatási szerződés 12. pontja értelmében ha a kedvezményezett kötelezettségeit súlyosan megszegi, a NI a szerződés megszüntetésének következményein és a támogatás csökkentésén túl a kedvezményezettet pénzbírsággal sújthatja. A „szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése” kifejezés kapcsán nehezen határozható meg előre a kötelezettségek teljesítésével összefüggő összes lehetséges mulasztás. Mindazonáltal, a támogatási szerződések kezelése során az alábbi helyzetek a „szerződéses kötelezettségek súlyos megszegésé”-nek nyilváníthatók: – ha teljesülnek azok a feltételek, melyek a támogatási szerződés cikkelyei szerint feljogosítják a NI-t a szerződés egyoldalú megszűntetésére; – ha a kedvezményezett megsérti a szellemi és ipari tulajdonjogokra vonatkozó cikkelyt; – ha a kedvezményezett megszegi a titoktartási kötelezettségét; – amenniyben a kedvezményezett visszautasítja a engedélyt és a támogatást ahhoz, hogy ellenőrzések és auditok végrehajthatók legyenek a szerződésben meghatározott jogosultságnak megfelelően; – a kikényszerített visszatérítés esetei a támogatási szerződés végrehajtásával kapcsolatos problémáknak köszönhetően; – ha a kedvezményezett megszegi az Európai Bizottságra mint támogatóra való hivatkozás kötelezettségét, azt követően is, hogy erre hivatalos levélben felszólították; – ha a kedvezményezett megszegi azon kötelezettségét, hogy bármilyen időközi vagy záró beszámolót készítsen és/vagy nyújtson be a NI társfinanszírozásában megvalósult tevékenységről és akcióról. A lista természetesen nem teljes. Ha a kedvezményezett rossz teljesítménye súlyosan veszélyezteti a támogatási szerződés céljait, attól függően, hogy ennek milyen hatása van a NI és/vagy Bizottság hírnevére, pénzügyeire és működésére, ez is a szerződéses kötelezettségek súlyos megszegésének tekinthető.

8.4 RENDEZVÉNYEK 8.4.1 A Nemzeti Iroda által szervezett rendezvények Az Iroda rendszeresen szervez szemináriumokat a kedvezményezett intézmények, valamint az olyan intézmények számára, akik magyar vagy külföldi koordinációjú projektben partnerként vesznek részt. A rendezvények célja, hogy segítséget nyújtson a projekt megvalósításában technikai, menedzsment és beszámolási kérdésekben. Emellett az Iroda rendszeresen, évente általában kétszer tematikus szemináriumokat szervez valamilyen téma mentén, amelyek kapcsolódhatnak szektorális témákhoz vagy célcsoportokhoz, stb. A tematikus rendezvények és a kapcsolódó kiadványok célja a projektek minőségének emelése és a projektek eredményeinek széles körben történő elterjesztése. Ezen rendezvényekre futó és Verzió: 2012.10.19.

43/45


lezárt projektek koordinátorait és partnereit, valamint a szektor releváns, és a témában érdekelt képviselőit hívja meg az Iroda. A rendezvényeken lehetőség van (az Iroda felkérése alapján) előadás tartására, illetve a projektek eredményeinek bemutatására kiállítás keretében. A tematikus rendezvényeken való részvétel nem kötelező, azonban mindenképpen hasznos szakmai szempontból. A támogatási szerződés értelmében a projekt képviselői számára évente maximum két, az Iroda által szervezett rendezvényen való részvételt írhat elő a NI, ebbe természetesen beleszámítanak a tematikus rendezvények is. A rendezvényeken való részvétellel kapcsolatban felmerült költségek (elsősorban utazás) elszámolhatók a projekt költségvetéséből. A tematikus rendezvényekhez kapcsolódóan (illetve azoktól függetlenül is) az Iroda tematikus kiadványokat, kompendiumokat jelentet meg, amelyekbe a magyar részvételű Leonardo projektek belekerülhetnek. Ilyen kiadványok kiadása kapcsán az Iroda megkeresi a kedvezményezett intézményt, vagy külföldi koordinációjú projekt esetén a magyar partnert, és rövid összefoglalót kér a projektről.

8.4.2 Európai szintű rendezvények Az Európai Bizottság és a Leonardo nemzeti irodák 2002. óta kisebb megszakításokkal folyó közös kezdeményezésként törekszenek a jó gyakorlatok azonosítására és terjesztésére Európai szintem. A tevékenységet az Európai Bizottság finanszírozza. E tematikus együttműködés a következő elemeket foglalja magában: • eredmények európai szintű feltérképezése • az eredmények, projektek téma szerinti csoportosítása • tapasztalatcsere elősegítése a hasonló témájú projektek, és a szektor egyéb szereplői között • hálózatosodás elősegítése a projektek és egyéb kulcsszereplők között • jó gyakorlatok elterjesztése, európai szintű beépülésének támogatása • szükségletek azonosítása A nemzeti irodák tematikus együttműködésük eredményeként nemzetközi konferenciákat, szemináriumokat, valamint nemzeti disszeminációs rendezvényeket szerveznek, illetve kiadványok (elemzések, összefoglalók) jelentetnek meg a legjobb gyakorlatokról. A tematikus rendezvényeken való részvétel - ha annak témája kötődik a projekthez - ajánlott, mindenképpen hasznos, de nem kötelező. A részvétel költségei elszámolhatók a projekt költségvetéséből. A nemzeti irodák tematikus együttműködésével kapcsolatos további részletekről a TEMPUS Közalapítvány honlapján tájékozódhat: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=735.

Verzió: 2012.10.19.

44/45


MELLÉKLETEK 1.

MELLÉKLET – SZÓMAGYARÁZAT

Nemzeti Iroda: Kedvezményezett: Koordinátor: Szerződés: Partnerek: Partnerszerződés:

2.

az innovációtranszfer pályázattípust nemzeti irányító szervezet: Magyarországon a Tempus Közalapítvány a pályázatot benyújtó intézmény, a projekt megvalósításáért felelős intézmény, akivel a szerződést köt a Nemzeti Iroda a kedvezményezett intézmény által az Irodával való kapcsolattartásra kijelölt személy a kedvezményezett intézmény és az Iroda között kötött szerződés a projektben részt vevő, a szerződés 5. mellékletében szereplő intézmények a kedvezményezett intézmény és partnerei között kötött szerződés (minta-szerződés letölthető a Tempus Közalapítvány honlapjáról: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=609)

MELLÉKLET – SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK

A személyi költségek maximuma (napidíj, Euró/nap) országonkénti és személyi kategóriánkénti bontásban: a pályázati évek szerint a Tempus Közalapítvány honlapjáról letölthetők: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=991

3.

MELLÉKLET - MEGÉLHETÉSI KÖLTSÉGEK

A megélhetési költségekre vonatkozó maximum napi ráták: a pályázati évek szerint a Tempus Közalapítvány http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=991

Verzió: 2012.10.19.

45/45

honlapjáról

letölthetők:

Leonardo da Vinci

Recommend Documents