Profielschets voor (nieuwe) leden van het verantwoordingsorgaan Pensioenfonds Wolters Kluwer Nederland Inleiding Het bestuur en het verantwoordingsorgaan van het Pensioenfonds Wolters Kluwer Nederland vinden het belangrijk dat (nieuwe) leden van het verantwoordingsorgaan zich goed realiseren wat er van hen wordt verwacht. Dit is niet alleen in het belang van alle rechthebbenden en aangesloten partijen bij het fonds, maar ook om verkeerde verwachtingen en teleurstellingen bij (nieuwe) leden van het verantwoordingsorgaan te voorkomen. Tevens is dit van belang om daarmee de richtlijnen inzake goed pensioenfondsbestuur (Pension Fund Governance) en de Code Pensioenfondsen te kunnen naleven, evenals andere aspecten van wet- en regelgeving.
Karakteristieken Pensioenfonds Wolters Kluwer Nederland Stichting Pensioenfonds Wolters Kluwer Nederland (hierna ‘het fonds’) statutair gevestigd te Deventer, is op 4 oktober 1991 ontstaan uit de fusie van de Stichting Pensioenfonds Wolters Samsom Groep en de Stichting Kluwerpensioenfonds 1966. Het statutaire doel van het fonds is het verlenen van pensioenaanspraken om nu en in de toekomst uitkeringen aan gepensioneerden en nabestaanden te verstrekken ter zake van ouderdom en overlijden. Het fonds geeft invulling aan de uitvoering van de pensioenregeling van Wolters Kluwer Holding Nederland B.V. (WKNL) en de met haar gelieerde ondernemingen, die vallen onder de werkingssfeer van de tussen het fonds en WKNL gesloten uitvoeringsovereenkomst. Hiertoe wordt ultimo 2015 in totaal € 1.011 miljoen vermogen aangehouden voor 7.563 participanten (waarvan 783 actieve deelnemers, 4.258 gewezen deelnemers en 2.522 pensioengerechtigden). De laatste statutenwijziging heeft plaatsgevonden per 1 juli 2014. Het fonds is een ondernemingspensioenfonds, staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Oost Nederland onder nummer 41244973 en is lid van de Pensioenfederatie.
Missie Pensioenfonds Wolters Kluwer Nederland Het fonds wil voor zowel zijn participanten* als de werkgever een duurzaam en betrouwbaar pensioenfonds zijn. Het bestuur voert hiertoe een solide financieel beleid en toetst of afspraken in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving. Belangrijke onderdelen van het beleid zijn onder meer het beleggingsbeleid, het toeslagen- en kortingsbeleid, medezeggenschap van alle belanghebbenden, de beginselen van goed pensioenfondsbestuur en een gedegen risicomanagement- en communicatiebeleid. * Onder participanten wordt verstaan de actieve en gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en de pensioengerechtigden.
Visie en strategie Pensioenfonds Wolters Kluwer Nederland Doelstellingen Het fonds levert een actieve bijdrage aan het behoud van een duurzame pensioenregeling dat breed vertrouwen geniet en daarnaast voor een goede en betaalbare regeling zorgt die aantrekkelijk blijft voor jong en oud, voor zowel de participanten als voor de werkgever. o Behoud van een breed risicodraagvlak op basis van solidariteit en collectiviteit Het pensioenfonds bedient haar participanten en de werkgever zodanig dat ze zich binnen het fonds vertegenwoordigd voelen en deelt de risico’s die in de regeling aanwezig zijn, zo evenwichtig mogelijk aan alle belanghebbenden toe; o Verdere groei naar een klantgericht pensioenfonds Het fonds realiseert transparantie en betrokkenheid door de informatie te geven die haar participanten en de werkgever daadwerkelijk helpt om de juiste keuzes op pensioengebied te maken. Het fonds geeft de participanten een helder inzicht in hun pensioensituatie en helpt ze actief op weg met hun persoonlijke financiële planning. De communicatie is niet alleen op ouderen gericht, maar wijst ook jongeren op het belang van een goed pensioen. Het pensioenfonds ondersteunt de werkgever bij zijn zorgplicht voor zijn werknemers en is het pensioenkenniscentrum voor de onderneming, door haar daarbij te helpen of een aantal zaken uit handen te nemen en adviseert belanghebbenden bij ontwikkelingen op pensioengebied; o Meer dan pensioen alleen Het fonds ondersteunt de mogelijkheid tot flexibilisering en individuele keuzes binnen collectieve kaders en communiceert hierover actief met alle belanghebbenden. Het
1
fonds plaatst haar producten en voorzieningen in het licht van het actief ouder worden en draagt de flexibiliteit in de pensioenregeling actief uit. Dit past in de langetermijnstrategie, die op het betaalbaar houden van de pensioenregeling is gericht; o Continue professionalisering van de organisatie Het fonds leeft de Code Pensioenfondsen (pro)actief na. Deze Code richt zich op de drie functies van ‘goed pensioenfondsbestuur’: besturen, toezicht houden en verantwoording afleggen over wat het pensioenfonds gepland en gerealiseerd heeft. Het pensioenfonds zorgt voorts voor een uitvoering van de pensioenregeling die binnen de doelstellingen van het fonds past, tegen een zo gunstig mogelijke prijs-kwaliteitverhouding. Kernwaarden De kernwaarden van het fonds zijn mede afgeleid van de mensen en de onderneming voor wie het fonds mag werken: het fonds is degelijk, deskundig en transparant en streeft er naar aan deze kernwaarden op de volgende wijze inhoud te geven: o Degelijkheid Alle taken van het fonds moeten degelijk worden uitgevoerd. Alle belanghebbenden moeten niet alleen op het pensioenfonds kunnen vertrouwen, maar het fonds ook ervaren als een betrouwbaar pensioenfonds. Daarom wordt grote waarde gehecht aan de integriteit van het fonds en is het fonds alert op alles waardoor dat in gevaar zou kunnen komen. Zo zijn alle beslissingen zorgvuldig en passend binnen het karakter en de verantwoordelijkheden van het fonds en schenkt het bestuur ook voortdurend aandacht aan de reikwijdte van de gevolgen van deze beslissingen; o Deskundigheid Het fonds voert de aan haar toevertrouwde taken deskundig en professioneel uit op een adequate, correcte, weloverwogen en zorgzame wijze. Het fonds is aanspreekbaar op zijn gedrag en zijn besluiten. Bij inschakeling van externe partijen moeten ook die aan de normen van het fonds voldoen; o Transparantie Het fonds communiceert helder en open over de regeling, de financiële positie van het fonds en de risico’s die daaraan verbonden zijn voor de belanghebbenden bij het fonds. Het pensioenfonds legt ook helder en open verantwoording af over de invulling van de aan hem opgedragen taak, het financiële beleid dat hij voert en de resultaten daarvan. Ambitie Het is de ambitie om het geld dat aan het fonds is toevertrouwd zo te beheren, dat alle participanten nu en in de toekomst een goed pensioen wordt geboden. Het is de ambitie van het fonds dit pensioen te indexeren met de prijsstijging (een zogenaamd waardevast pensioen). Deze ambitie is vertaald in de pensioenregeling, welke het fonds zorgvuldig en kwalitatief zo goed mogelijk uitvoert. Het fonds kan echter geen garanties geven op een waardevast pensioen. Eventuele toeslagverlening dient uit het overrendement op de beleggingen te worden gefinancierd. Het resultaat van de beleggingen is echter afhankelijk van de economische ontwikkelingen en (de gevolgen daarvan op) onzekere en volatiele financiële markten. Om te kunnen voldoen aan de ambitie van de pensioenregeling moet het fonds beleggen. En beleggen is nooit zonder risico. Het fonds belegt daarom weloverwogen en doet er alles aan om die risico’s te beheersen. Dat gebeurt onder andere door spreiding van de beleggingen, waardoor het fonds binnen de vastgestelde risicokaders gemiddeld betere resultaten behaalt met beleggen. Op die manier kan op lange termijn een beter rendement gerealiseerd worden dan met sparen alleen. Zo komt het fonds dichter bij de doelstelling om de participanten tegen aanvaardbare risico’s een pensioen te bieden dat waardevast is om daarmee de koopkracht van de pensioenuitkering op peil te houden. Bestaansrecht en de toekomstbestendigheid van pensioenfondsen De pensioenfondsen staan ingrijpende veranderingen te wachten die zorgen voor onzekerheid. De uitdaging is te blijven voldoen aan de verwachtingen van alle belanghebbenden van het fonds. Er zijn ontwikkelingen (zoals de vergrijzing van de populatie van het fonds, de krimp van het aantal actieve deelnemers, de invoering van de Code Pensioenfondsen, de Wet versterking bestuur pensioenfondsen, de Wet pensioencommunicatie en het nieuwe Financiële Toetsingskader (nFTK)), die ook gevolgen hebben voor de besturing en inrichting van het fonds. Daarnaast heeft DNB risico-indicatoren geformuleerd waaraan besturen van pensioenfondsen de houdbaarheid van hun pensioenfonds moeten toetsen. Al deze ontwikkelingen maken het noodzakelijk voor het fonds om de uitvoering van de pensioenregeling via een eigen ondernemingspensioenfonds periodiek te toetsen en te evalueren.
2
Er zijn goede argumenten om te kiezen voor een eigen ondernemingspensioenfonds, zoals de invloed en betrokkenheid van de belanghebbenden, het hoge serviceniveau en een laag en acceptabel niveau van de uitvoerings- en vermogensbeheerkosten.
Organisatie Pensioenfonds Wolters Kluwer Nederland Het bestuur draagt op basis van de gesloten uitvoeringsovereenkomst met WKNL zorg voor de uitvoering van de pensioenregeling. De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de statuten van het fonds. Het bestuur bestuurt het fonds en beheert het vermogen. Het bestuur is bevoegd tot alle daden van beheer en beschikking binnen de doelstelling van het fonds. Het bestuur bestaat uit zes leden te weten: twee vertegenwoordigers van WKNL, twee vertegenwoordigers van de actieve deelnemers, één vertegenwoordiger van de gepensioneerden en één extern onafhankelijk bestuurslid. De vertegenwoordigers van WKNL worden aangewezen door de directie van WKNL. De vertegenwoordigers van de actieve deelnemers en de gepensioneerden worden aangewezen door de vertegenwoordigers van de actieve deelnemers en de pensioengerechtigden uit het verantwoordingsorgaan. Het extern onafhankelijk bestuurslid wordt door het bestuur aangewezen. Het fonds werkt volgens een paritair bestuursmodel. In het besturingsmodel zijn de nodige verankeringen aangebracht vanuit de diverse aanwezige bestuurscommissies naar het bestuur. Ieder bestuurslid dekt een of meerdere deskundigheidsgebieden af en heeft zitting in een of meer bestuurscommissies. Naast een vertegenwoordiging vanuit het bestuur, maakt het pensioenbureau (evenals een vertegenwoordiger vanuit het verantwoordingsorgaan als toehoorder en eventuele externe deskundigen) ook altijd deel uit van een bestuurscommissie. Per bestuurscommissie is een voorzitter uit het bestuur aangewezen. De voorzitter van de bestuurscommissie is de linking pin naar het voltallige bestuur en de periodieke bestuursvergaderingen. Daarnaast is er voor elke bestuurscommissie een zogenaamd ‘reserve bestuurslid’ aangewezen die als challenging partner in de bestuursvergaderingen fungeert (een verdere invulling van de gewenste countervailing power binnen het bestuur). Het fonds kent op dit moment de volgende vijf bestuurscommissies: o De beleggingscommissie; o De communicatiecommissie; o De geschiktheidscommissie; o De jaarverslagcommissie; o De risicobeheercommissie. Het bestuur heeft de beleidsvoorbereiding ten behoeve van de bestuurlijke taken en de uitvoering van de pensioenregeling gedelegeerd aan het pensioenbureau. De kernwerkzaamheden van het pensioenbureau betreffen bestuursondersteuning, vermogensbeheer, pensioenadministratie, risicomanagement en pensioencommunicatie. Het pensioenbureau profileert zich daarbij steeds meer als kenniscentrum pensioenen voor de onderneming. Uitgangspunt is dat het bestuur, conform de eisen van de Pensioenwet verantwoordelijk is voor de juiste uitvoering van de gedelegeerde taken. De interne uitvoeringsorganisatie is zodanig ingericht dat de doelstellingen van het fonds op een efficiënte en effectieve wijze kunnen worden gerealiseerd. Het pensioenbureau staat onder leiding van de directeur, die zich terzijde laat staan door de chief investment officer, het hoofd pensioenzaken en overige staf. Het verantwoordingsorgaan is samengesteld uit actieve deelnemers, pensioengerechtigden en de werkgever. De taken en bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan zijn vastgelegd in de statuten van het fonds. Het verantwoordingsorgaan adviseert het bestuur gevraagd of uit eigen beweging over aangelegenheden die het fonds betreffen. Daarnaast heeft het verantwoordingsorgaan het instemmingsrecht over elk voorgenomen besluit van het bestuur tot het beleid inzake beloningen en inzake elk voorgenomen besluit tot ontbinding, fusie en splitsing van het pensioenfonds. Het bestuur legt periodiek verantwoording af over het gevoerde beleid aan het verantwoordingsorgaan. Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid om na afloop van ieder boekjaar een oordeel te geven over het handelen van het bestuur, over het door het bestuur gevoerde beleid, alsmede over beleidskeuzes voor de toekomst. Van de in totaal 8 zetels is er 1 zetel beschikbaar voor de werkgever en zijn de overige 7 zetels naar rato verdeeld op basis van de onderlinge getalsverhoudingen van de actieve deelnemers en de pensioengerechtigden per 31 december 2013. Dit betekent dat er per 1 juli 2014 voor een periode van 4 jaar 2 leden namens de actieve deelnemers, 5 leden namens de pensioengerechtigden en 1 lid namens de werkgever in het ver-
3
antwoordingsorgaan zitting hebben. Conform de statuten heeft het bestuur voor het verantwoordingsorgaan een reglement verantwoordingsorgaan opgesteld. De rechten en bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan zijn in dit reglement vastgelegd. Een externe visitatiecommissie is belast met het intern toezicht op het bestuur. De visitatiecommissie bestaat uit drie leden. Het intern toezicht omvat het beoordelen van beleids- en bestuursprocedures en de ‘checks and balances’ binnen het fonds, de wijze waarop het fonds wordt aangestuurd en de wijze waarop door het bestuur wordt omgegaan met de risico’s op de langere termijn. Visitatie vindt jaarlijks plaats. Conform de statuten heeft het bestuur voor het intern toezicht een reglement intern toezicht opgesteld. De taken en bevoegdheden van de visitatiecommissie zijn in dit reglement vastgelegd. Daarnaast maakt het bestuur gebruik van de diensten van een adviserend actuaris (Sprenkels & Verschuren), een certificerend actuaris (Willis Towers Watson), een accountant (KPMG) en een externe compliance officer (Deloitte). De inhoud van de pensioenregeling, voor zover dit zaken betreft die niet zijn geregeld in de CAO, wordt vastgesteld in de sociale pensioencommissie. De sociale pensioencommissie bestaat uit twee werkgeversvertegenwoordigers alsmede twee werknemersvertegenwoordigers vanuit het verantwoordingsorgaan. Het pensioenbureau voert het secretariaat van de sociale pensioencommissie. In de sociale pensioencommissie vindt overleg plaats tussen sociale partners over de pensioenregeling. Ondernemingsraden hebben per 1 januari 2016 op basis van de Pensioenwet nog geen rechtstreekse bevoegdheden ten aanzien van pensioenen die zijn ondergebracht bij een ondernemingspensioenfonds. In verband hiermee is door WKNL besloten om het contact met de centrale ondernemingsraad in geval van wijziging van de pensioenregeling te formaliseren. Besloten is dat in geval van wijziging van de pensioenregeling, voor zover dit zaken betreft die niet zijn geregeld in de CAO, hierover overleg zal plaatsvinden met de centrale ondernemingsraad. Het kabinet heeft aangekondigd in de loop van 2016 een wetsvoorstel in te dienen. In dat wetsvoorstel staat dat wijzigingen in pensioenregelingen moeten worden voorgelegd aan de ondernemingsraad. Hiermee krijgt de ondernemingsraad instemmingsrecht over ieder voorgenomen besluit van de bestuurder waarbij hij de pensioenregeling wil vaststellen, wijzigen of intrekken. Indien dit wetsvoorstel aangenomen wordt, zal de rol van de sociale pensioencommissie wijzigen. Voor de sociale pensioencommissie is door WKNL een reglement sociale pensioencommissie opgesteld.
Organigram
Stichting Pensioenfonds Wolters Kluwer Nederland
Werkgever
Werknemers
Gepensioneerden
Verantwoordingsorgaan
Bestuur Sociale pensioencommissie
Intern toezicht (Visitatiecommissie)
Pensioenbureau
Tijdsbesteding, deskundigheid van de leden van het verantwoordingsorgaan
4
Het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan van een pensioenfonds vereist een niet te onderschatten tijdsbesteding (op jaarbasis afgerond zo’n 5 tot 6 volle werkdagen). Binnen het verantwoordingsorgaan van een pensioenfonds dient een zodanig niveau van kennis en ervaring aanwezig te zijn dat het verantwoordingsorgaan als geheel naar behoren kan functioneren. Het verantwoordingsorgaan moet vanuit verschillende invalshoeken afwegingen kunnen maken over het te voeren beleid en de verantwoording daarover van het bestuur, alsmede de keuzes en argumenten goed kunnen begrijpen en doorgronden. Daarvoor is kennis nodig van de volgende deskundigheids-/aandachtgebieden: o Het besturen van een organisatie; o Relevante wet- en regelgeving; o Pensioenregelingen en pensioensoorten; o Financieel-technische en actuariële aspecten, waaronder financiering, beleggingen, actuariële principes en herverzekering; o Administratieve organisatie en interne controle; o Communicatie; o Uitbesteding. Natuurlijk hoeft een nieuw lid van het verantwoordingsorgaan niet direct op alle terreinen volledig te beschikken over het benodigde kennis- en/of deskundigheidsniveau. Het verantwoordingsorgaan moet in totaliteit wel voortdurend over voldoende kennis op alle genoemde gebieden beschikken. Het fonds heeft een geschiktheidsprogramma dat jaarlijks wordt opgesteld. In dat geschiktheidsprogramma staat beschreven hoe het deskundigheidsniveau van het verantwoordingsorgaan op peil gebracht c.q. gehouden en verbeterd wordt. Leden van het verantwoordingsorgaan kunnen, naast een basisopleiding pensioenen, waar nodig voortdurend relevant specifieke pensioenopleidingen volgen. Competenties van de leden van het verantwoordingsorgaan Om goed te kunnen functioneren, moet een lid van het verantwoordingsorgaan in staat zijn: o complexe vraagstukken te doorgronden; o adviezen van deskundigen te beoordelen; o standvastig op te treden maar ook concessies te kunnen doen; o goed samen te werken binnen het verantwoordingsorgaan. De volgende competenties dienen bij leden van het verantwoordingsorgaan voldoende ontwikkeld te zijn: samenwerken, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, besluitvaardigheid, visie, hoofdzaken van bijzaken kunnen onderscheiden en samen met de andere leden van het verantwoordingsorgaan goed zicht hebben op risico’s van besluiten op het fonds, omgevingsbewustzijn en probleemanalytisch vermogen. Verder is van groot belang dat de leden van het verantwoordingsorgaan goed in staat zijn tot oordeelsvorming en besluitvorming vanuit het belang van het pensioenfonds en alle belanghebbenden en dus niet slechts voor de doelgroep waaruit men is voorgedragen/benoemd. Beloningsbeleid De leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen geen vergoeding voor het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan. Wel worden de reis/onkosten vergoed voor zover dit niet reeds door de werkgever geschiedt.
5
