Stichting Pensioenfonds Hunter Douglas
Reglement voor het Verantwoordingsorgaan
1. Het bestuur legt verantwoording af aan het Verantwoordingsorgaan over het beleid, de wijze waarop het beleid is uitgevoerd en over de naleving van de bij of krachtens de wet vastgestelde principes voor goed pensioenfondsbestuur. 2. Het Verantwoordingsorgaan bestaat uit drie personen. Het bestuur benoemt de leden van het Verantwoordingsorgaan. 3. Een lid van het Verantwoordingsorgaan wordt voorgedragen door de Werkgever (werkgeverslid). Een lid van het Verantwoordingsorgaan wordt voorgedragen door de Ondernemingsraad van Werkgever (werknemerslid). Een lid van het Verantwoordingsorgaan wordt voorgedragen door de gepensioneerden van het fonds. Zo nodig organiseert het bestuur verkiezingen onder de gepensioneerden om te komen tot een voordracht voor een vertegenwoordiger van de gepensioneerden. De leden van het Verantwoordingsorgaan dienen minimaal 1 jaar in dienst of in dienst te zijn geweest van Werkgever en een verklaring van goed gedrag te overleggen. 4. Indien één van de in lid 3 genoemde geledingen geen vertegenwoordiger voor het Verantwoordingsorgaan kan aandragen, zal deze geleding niet worden vertegenwoordigd in het Verantwoordingsorgaan. Op het tijdstip dat de desbetreffende geleding kan voorzien in een vacature voor het Verantwoordingsorgaan, zal deze geleding zitting nemen in het Verantwoordingsorgaan. 5. Bestuursleden van de Stichting en leden van de Commissie Intern Toezicht kunnen geen lid zijn van het Verantwoordingsorgaan. 6. De in lid 3 bedoelde leden worden benoemd voor een periode van drie jaren. 7. Het Verantwoordingsorgaan kent een voorzitter. De rol van voorzitter van het Verantwoordingsorgaan wordt afwisselend vervuld door de vertegenwoordigers van respectievelijk de Werkgever, de deelnemers en de gepensioneerden. Dit geschiedt in de volgorde waarin in de vorige volzin de vertegenwoordigers van de verschillende geledingen zijn vermeld. De voorzitter is steeds één heel kalenderjaar in functie. 8. Het Verantwoordingsorgaan benoemt uit de leden een secretaris. 9. Het lidmaatschap van het Verantwoordingsorgaan eindigt door: - het verstrijken van de zittingsduur; - het bedanken van het desbetreffende lid; - het aanvaarden van de functie van bestuurslid van het fonds of lid van het interne toezichtorgaan. In het geval van een tussentijdse vacature neemt het nieuw benoemde lid de plaats in van het afgetreden lid.
1
Indien een namens de gepensioneerden gekozen lid voortijdig zijn lidmaatschap van het Verantwoordingsorgaan beëindigt, wordt in de vacature voor de resterende zittingsduur voorzien door benoeming van de kandidaat die bij de verkiezingen de, op het afgetreden lid na, meeste stemmen heeft behaald. 10. Elk lid is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hij met betrekking tot het fonds, de Werkgever en de (gewezen) deelnemers te weten komt. Hij mag dit niet verder bekend maken dan voor de uitoefening van zijn functie nodig is. 11. Het Verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid om na afloop van ieder boekjaar een oordeel te geven over het handelen van het bestuur aan de hand van het (ontwerp) jaarverslag, de (ontwerp) jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het interne toezicht als bedoeld in artikel 11 van de statuten over het door het bestuur uitgevoerde beleid, alsmede over beleidskeuzes voor de toekomst. Voor het oordeel is doorslaggevend of het bestuur heeft voldaan aan de in artikel 6 lid 12 van de statuten aan het bestuur verleende opdracht tot een evenwichtige belangenbehartiging. Dit oordeel wordt, samen met de reactie van het bestuur daarop, bekend gemaakt en in het jaarverslag van de Stichting opgenomen. Het Verantwoordingsorgaan zal er naar streven om een unaniem oordeel te geven. 12. Het bestuur vraagt het in het vorige lid van dit reglement bedoelde oordeel en verstrekt de voor het geven van dat oordeel benodigde stukken uiterlijk zes weken voor de 1ste juli van ieder boekjaar volgend op het boekjaar waarop het oordeel betrekking heeft. Het Verantwoordingsorgaan geeft het in het eerste lid bedoelde oordeel niet dan nadat over de betrokken aangelegenheid ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een vergadering met het bestuur van de Stichting. Het in het vorige lid genoemde oordeel wordt door het Verantwoordingsorgaan gegeven binnen vier weken nadat het in het eerste lid bedoelde oordeel door het bestuur is gevraagd. Indien het Verantwoordingsorgaan buiten de in de vorige volzin gestelde termijn haar oordeel heeft gegeven, zal dit oordeel worden opgenomen in het jaarverslag over het volgende boekjaar. 13. Het Verantwoordingsorgaan heeft de volgende rechten: a. het recht op overleg met het bestuur; b. het recht op overleg met de externe accountant en de externe certificerend actuaris, voor zover dit redelijkerwijs nodig is voor de vervulling van de taak van het Verantwoordingsorgaan; c. het recht op een schriftelijke en gemotiveerde reactie op het oordeel dat het heeft gegeven over het door het bestuur uitgevoerde beleid. Het bestuur van de Stichting is verplicht desgevraagd aan het Verantwoordingsorgaan tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken, die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen worden desgevraagd schriftelijk verstrekt. Het bestuur vaardigt een bestuurslid af als toehoorder/bijzitter bij de besprekingen tussen het Verantwoordingsorgaan en de externe actuaris of de externe accountant. 14. Het Verantwoordingsorgaan heeft het recht advies uit te brengen over: a. het vaststellen en wijzigen van de vergoedingsregeling voor bestuursleden; b. het wijzigen van het beleid ten aanzien van het Verantwoordingsorgaan; c. de vorm, inrichting en samenstelling van het interne toezicht;
2
d. het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure; e. het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid; Het advies van het Verantwoordingsorgaan moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op de in het eerste lid bedoelde besluiten. Bij het vragen van advies wordt aan het Verantwoordingsorgaan een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de belanghebbenden bij het fonds zal hebben. 15. Het bestuur stelt jaarlijks een budget voor het Verantwoordingsorgaan vast, voor onder andere opleiding en secretariële ondersteuning vanwege het fonds. De Stichting zal kosten die buiten het budget vallen uitsluitend vergoeden indien het Verantwoordingsorgaan hiervoor vooraf toestemming heeft gevraagd aan en verkregen van het bestuur. 16. De leden van het Verantwoordingsorgaan genieten als zodanig geen beloning. Reiskosten worden vergoed op basis van kosten openbaar vervoer (1e klas) binnen Nederland. 17. Het Verantwoordingsorgaan vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden zulks wenselijk achten, doch ten minste één keer per jaar. Het bestuur van de Stichting en het Verantwoordingsorgaan komen tenminste eenmaal per kalenderjaar in vergadering bijeen. Tijdens deze vergaderingen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het bestuur of het Verantwoordingsorgaan overleg wenselijk acht. 18. De vergaderingen van het Verantwoordingsorgaan worden namens de voorzitter door de secretaris bijeengeroepen door middel van een schriftelijke convocatie, vermeldende tijd en plaats van de vergadering en de te behandelen onderwerpen. De convocatie zal tenminste zeven dagen voor het houden van de vergadering ter kennis van alle leden van het Verantwoordingsorgaan moeten worden gebracht. Iedere vergadering wordt geacht op geldige wijze te zijn bijeengeroepen, indien het gehele Verantwoordingsorgaan ter vergadering aanwezig is. 19. Van de vergaderingen van het Verantwoordingsorgaan worden door de secretaris notulen gehouden welke door de voorzitter en de secretaris worden getekend na goedkeuring door de vergadering.
3
20. Tenzij in dit reglement anders is bepaald worden alle besluiten genomen met gewone meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen. In de vergaderingen van het Verantwoordingsorgaan heeft iedere geleding als beschreven in lid 3 steeds evenveel stemmen. Blanco stemmen zijn van onwaarde. Bij staking van stemmen wordt het voorstel in een volgende vergadering opnieuw in behandeling genomen. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot indien de stemming over personen gaat en wordt het voorstel als verworpen beschouwd indien de stemming zaken betreft. Het Verantwoordingsorgaan kan slechts besluiten als iedere geleding als beschreven in lid 3, ter vergadering aanwezig is, tenzij het vierde lid toepassing vindt. 21. Een besluit van het Verantwoordingsorgaan tot het indienen van een verzoek bij de Ondernemingskamer bij het Gerechtshof te Amsterdam om een onderzoek door een of meer onafhankelijke onderzoekers te bevelen naar het beleid van en de gang van zaken bij de Stichting, dan wel om het functioneren van het bestuur als zodanig te toetsen vergt de stem van ten minste twee leden. Dit verzoek wordt niet eerder gedaan dan nadat het interne toezicht zich daarover heeft uitgesproken. 22. Het Verantwoordingsorgaan kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits geen van de leden van het Verantwoordingsorgaan hiertegen bezwaar maakt en alle leden van het Verantwoordingsorgaan schriftelijk in het te nemen besluit worden gekend; een aldus genomen besluit wordt in de eerstvolgende vergadering van het Verantwoordingsorgaan voorgelezen en genotuleerd. 23. Het bestuur heeft de secretariële ondersteuning van het Verantwoordingsorgaan opgedragen aan AZL. 24. Dit reglement is vastgesteld door het bestuur en treedt in werking op 1 januari 2008. Wijziging van dit reglement kan plaatsvinden nadat advies is ingewonnen bij het Verantwoordingsorgaan.
Handtekening
Handtekening
L. Reijtenbagh Voorzitter
C.P.J. Kokke Secretaris
4
5
