Profiel IPO
Interprovinciaal Overleg
Algemeen directeur
1
IPO Algemeen directeur De organisatie Het Interprovinciaal Overleg (IPO) is een vereniging van en voor de provincies. De provincies zijn de leden van de vereniging en zijn vertegenwoordigd in het Bestuur en de Algemene Vergadering. Het IPO is gevestigd in Den Haag en beschikt daarnaast over een vertegenwoordiging in Brussel. Het IPO behartigt de belangen van de provincies in ‘Den Haag’ en ‘Brussel’. Enerzijds door een informerende en richtinggevende rol te spelen bij de (formele) voorbereiding van beleid dat voor de provincies van belang is. Anderzijds door kennisdeling met en informatievoorziening aan de provinciale partners en ‘stakeholders’. Het IPO beschikt hiertoe over een uitgebreid netwerk en onderhoudt contact met onder andere het kabinet, het parlement, de ministeries, de Europese Unie en maatschappelijke organisaties op de terreinen waar de provincies actief zijn. Het IPO biedt tevens een platform aan de provincies voor het stimuleren van innovatie en de uitwisseling van kennis. Op deze wijze kunnen provincies ‘best practices’ uitwisselen en vernieuwingen in het provinciaal beleid entameren. Doel daarbij is een bijdrage leveren aan de kwaliteit, effectiviteit en efficiency van het openbaar bestuur.
Bestuur
Het bestuur bestaat uit twaalf leden, één gedeputeerde per provincie en een onafhankelijke voorzitter. Ieder bestuurslid heeft een eigen inhoudelijke portefeuille, zoals financiën of ruimtelijke ontwikkeling. De voorzitter is Johan Remkes ( Commissaris van de Koning in NoordHolland). Zijn termijn loopt dit jaar af en het voorzitterschap zal per 1 januari 2016 worden overgenomen door Ank Bijleveld-Schouten (Commissaris van de Koning in Overijssel). De termijn van het bestuur is gelijk aan de termijn van Provinciale Staten: vier jaar. Na iedere Provinciale Statenverkiezingen en de vorming van nieuwe colleges van gedeputeerden wordt een nieuw bestuur samengesteld. Het bestuur kent ook een viertal adviseurs: drie Commissarissen van de Koning en een Provinciesecretaris.
Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering bestaat uit 24 leden die zijn voorgedragen door Provinciale Staten: twee Statenleden per provincie. De Algemene Vergadering voert de ‘governance’-rol binnen de vereniging uit. De Algemene Vergadering benoemt het bestuur en keurt de Meerjarenagenda en de Jaarplannen alsmede het Jaarverslag en de Jaarrekening van het IPO goed.
Kring van Provinciesecretarissen
De Kring van Provinciesecretarissen is het overlegorgaan van de provinciesecretarissen en de algemeen directeur van het IPO. De provinciesecretaris is in de eigen provincie de secretaris
2
van het college van Gedeputeerde Staten en daarnaast algemeen directeur van de provinciale organisatie. De Kring fungeert als forum waar ervaringen en ‘best practices’ op het vlak van het provinciale bestuur en organisatie uitgewisseld worden. De Kring heeft ook een belangrijke rol binnen het IPO. De leden van de Kring zijn voorzitter van de ambtelijke adviescommissies en secretaris van de bestuurlijke adviescommissies. De Kring als geheel is het integrerend ambtelijk voorportaal van de bestuurlijke besluitvorming van het IPO.
Bestuurlijke en ambtelijke adviescommissies
De bestuurlijke adviescommissies, met vak-gedeputeerden onder voorzitterschap van een lid van het IPO-bestuur, behartigen de taken van het IPO. Ondersteuning van de bestuurlijke adviescommissies vindt plaats door de (gelijknamige) ambtelijke adviescommissies die bestaan uit provinciale medewerkers en medewerkers van het IPO-bureau. Het bureau Het bureau van het IPO is gevestigd in Den Haag en telt circa 50 medewerkers (40 fte). Het management wordt gevormd door de algemeen directeur en twee inhoudelijk teammanagers. Het bureau ondersteunt de bestuurlijke en ambtelijke adviesstructuur van het IPO als vereniging waaronder het Bestuur, de Algemene Vergadering en de bestuurlijke en ambtelijke adviescommissies. Provincies verwachten van het IPO-bureau effectieve ondersteuning op de kerntaken door middel van strategische advisering en belangenbehartiging en vervulling van een overtuigende procesrol. In 2000 heeft het IPO samen met de Nederlandse provincies in Brussel het ‘Huis van de Nederlandse Provincies’ (HNP) opgericht. Het HNP voert de belangenbehartiging voor provincies bij de Europese instellingen. Het IPO-bestuur opereert als opdrachtgever aan het bureau. Er wordt sinds enige jaren gewerkt met de kleine betekenisvolle agenda. Deze agenda wordt bestuurlijk vastgesteld en periodiek bijgesteld. De agenda wordt jaarlijks vertaald in het jaarplan. De agenda werkt als inkadering, leidraad en disciplinering voor handelen van het IPO en is daarmee een belangrijke bedding voor het handelen van het IPO-bureau. Het bureau levert inhoudelijk ondersteunende diensten aan het IPO in de volgende categorieën: De zeven kerntaken van de provincies; Specifieke diensten: Europa, E-dienstverlening en Werkgeverszaken; Gemeenschappelijke uitvoering (sinds 1 januari 2014 ondergebracht in BIJ12): hangt juridisch nog onder het IPO maar staat los van de organisatie. Het IPO-bureau is onderverdeeld in een primair proces (adviseurs en communicatie) en services (secretariaat en bedrijfsvoering). Uitvoerende taken maken in principe geen deel uit van het IPO-bureau. Zij kunnen wel tijdelijk worden ondergebracht bij het IPO, als incubator. Wanneer de uitvoerende activiteit ‘volwassen is geworden’ wordt die ofwel verzelfstandigd ofwel ondergebracht bij een provincie als beheersorganisatie.
3
Het bureau kenmerkt zich als een organisatie met hoog opgeleide inhoudelijke professionals met relevante kennis en ervaring die goed in staat zijn oplossingen te bedenken voor complexe situaties. Voor meer informatie over IPO en het bureau verwijzen wij u naar: www.ipo.nl Transitie IPO Nadat in 2011 het bestaansrecht aan de orde was, heeft het IPO in de afgelopen jaren een transitie doorgemaakt als reactie op het advies van de commissie Deetman over het gewenste profiel van het IPO en hoe dat tot stand te brengen. Dat advies omvatte aanbevelingen voor meer inhoudelijke focus, beperking van de bestuurlijke en ambtelijke adviesstructuur en kostenbesparing. Deze transitie is per januari 2014 afgerond en heeft geresulteerd in een nieuwe organisatie en managementstructuur gekenmerkt door inhoud, doelmatigheid en kwaliteit. Onderdeel van de transitie was de bezuinigingsopgave voor het IPO-bureau. De afslanking van het bureau (van 60 naar 40 fte) heeft geleid tot meer betrokkenheid en inzet van capaciteit vanuit de provincies. Provinciemedewerkers acteren vaker in IPO-verband waardoor zij zich persoonlijk ontwikkelen, tegelijkertijd kan dit spanning opleveren omdat zij voor minder uren kunnen worden ingezet voor eigen provinciale opgaven. In de aanloop naar de nieuwe bestuursperiode is de genoemde transitie, wederom onder leiding van de heer Deetman, geëvalueerd. Uit deze evaluatie komt naar voren dat de maatregelen die in 2011 zijn genomen met succes zijn geïmplementeerd. Lastige verdeelvragen op de terreinen van natuur en landschap, ‘Wind op land’ en het Provinciefonds zijn tot een oplossing gebracht. Het IPO heeft met Kompas 2020 een integraal beleidsdocument tot stand gebracht en met haar leden overeenstemming bereikt over de gezamenlijke koers. In de komende bestuursperiode zijn bestendigen en doorontwikkelen de kernwoorden. De tweede commissie Deetman geeft daarvoor vijf aanbevelingen: Houd vast aan de smalle en betekenisvolle agenda en wees agendabepalend op onderwerpen waarvoor provincies primair verantwoordelijk zijn; Handhaaf het principe van ‘nee, tenzij’ en maak de agenda meer dynamisch; Besteed meer aandacht aan kennisuitwisseling en creëer ruimte voor doordenken en strategische onderwerpen; Benut de kansen voor samenwerking met de collega-koepels, de VNG en de UvW; Ontwikkel een gezamenlijke visie op een toekomstig krachtig decentraal bestuur. Het IPO-bureau wordt onder andere gewaardeerd voor het goede netwerk dat het bureau in Den Haag heeft. Departementen en collega-koepels zijn tevreden over de inhoudelijke bijdragen vanuit het IPO-bureau en de continuïteit van contactpersonen. Met de gerealiseerde bezuinigingen is tegelijkertijd de grens bereikt. Op verschillende dossiers wordt vanuit het bureau gewerkt met éénpitters op kerndossiers en dat is kwetsbaar. Met name op het onderwerp Europa is de capaciteit en kwaliteit van de ondersteuning een punt van aandacht. Daarnaast staat de organisatie van de bedrijfsvoering en het personeelsmanagement
4
onder druk. De beschikbare capaciteit van het IPO-bureau wordt momenteel ten volle benut. Voor nieuwe taken is geen ruimte. Voor de komende periode is het belangrijk het bureau ‘lean en mean’ te houden en de betrokkenheid en inzet van capaciteit vanuit de provincies te handhaven. Bij een eventuele herschikking van prioriteiten is ook de mate van flexibiliteit waarmee medewerkers kunnen worden ingezet van belang. In het personeelsbeleid dient hiermee rekening te worden gehouden. De functie De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het management van het IPO-bureau, voor de strategische sturing alsmede voor de aansturing van beheers- en bedrijfsmatige aangelegenheden ten behoeve van de IPO-organisatie dan wel voor uitvoerende taken die zijn ondergebracht bij het IPO-bureau. Hij of zij is verantwoordelijk voor een goede verbinding tussen de organisatie en het bestuur. De algemeen directeur vertegenwoordigt het bureau extern naar zowel de verschillende departementen en de Tweede Kamer als naar de eigen achterban en naar de directeuren van de collega-koepelorganisaties. Tevens is hij of zij bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
Management van het IPO-bureau
Samen met de twee teammanagers (en de manager bedrijfsvoering a.i.) stuurt de algemeen directeur de organisatie aan, geeft leiding aan het managementoverleg, is verantwoordelijk voor de strategie, sturing, onderlinge samenhang, bedrijfsvoering en ontwikkeling van het bureau. Momenteel wordt een nieuwe visie op bedrijfsvoering ontwikkeld waarin gekeken wordt of en zo ja hoe de ondersteunende processen meer in de lijn kunnen worden gebracht. Doel hiervan is de verbinding tussen primair en ondersteunend proces te versterken. De functie van manager bedrijfsvoering wordt daarom momenteel ad interim ingevuld. Tot op heden wordt vooral gestuurd op de inhoudelijke kwaliteit van adviezen en voorstellen en minder op de ontwikkeling van teams en het bureau als geheel. De komende periode zal voor het bureau daarom in het teken staan van verdere professionalisering in werkprocessen.
Secretaris
De algemeen directeur is secretaris van het IPO-bestuur, van de AAC (ambtelijke adviescommissie) Middelen en lid van de Kring van Provinciesecretarissen. Als secretaris draagt hij of zij zorg voor de vertaling van bestuurlijke opdrachten en ambtelijke randvoorwaarden naar het IPO-bureau is hij of zij verantwoordelijk voor het creëren van de voorwaarden waaronder het IPO-bureau kan functioneren.
Meewerkend voorman
De algemeen directeur heeft inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de thema’s Financiën, E-dienstverlening, Europa en Bestuur, veelal gekoppeld aan de portefeuille van de voorzitter. Vanwege de sterk afgeslankte organisatie en het gezochte inhoudelijke profiel heeft de algemeen directeur ook een rol als meewerkend voorman op complexe, grote dossiers.
5
Externe representatie van het IPO
De algemene directeur onderhoudt met of namens de leden van het bestuur en in goede afstemming met de voorzitter politiek-bestuurlijke en topambtelijke contacten, onderhandelt en/of bemiddelt namens het IPO vanuit (inhoudelijke) dossiers met een complex, strategisch politiek-bestuurlijk karakter. Hij of zij bouwt en onderhoudt contacten en netwerken ten dienste van de leden en profileert het IPO en het IPO-bureau in de relevante functionele omgeving. Het gezochte profiel De combinatie van inhoudelijke kennis, bestuurlijk inzicht, politieke sensitiviteit en hoogwaardig netwerk maakt u de zogenaamde ‘spin in het web’ en de sparringpartner van het bestuur en bovenal de voorzitter. U bent gericht op samenwerken en verbinden en uw uitstekende communicatieve vaardigheden maken u een goede procesmanager van vaak ingewikkelde bestuurlijke processen. U bent een goed onderhandelaar. U heeft ruime politiek-bestuurlijke of topambtelijke ervaring en een aantoonbare achtergrond in en passie voor de inhoudelijke kerntaken van de provincies. U bent daardoor een gezaghebbend boegbeeld voor het IPO en haar externe omgeving en stakeholders en bezit een bijbehorend actueel netwerk, zowel in Den Haag als Brussel. U weet dit netwerk goed in te zetten om de belangen van het IPO (mede) te behartigen en representeert -naast de voorzitterhet IPO in nationale en internationale bestuurlijke en (top)ambtelijke gremia en relatienetwerken. U ziet de kansen maar kent ook de problematiek van het middenbestuur in het huidige en toekomstige tijdsgewricht. Op regionaal niveau liggen boeiende maatschappelijke opgaven, ook in Europees perspectief. U vervult een initiërende en verbindende rol bij het oppakken van deze uitdagingen. Ook heeft u visie op de positie van het IPO in het politieke en maatschappelijke krachtenveld en inzicht in de verschillende belangen en posities. U bent goed in staat belangen te behartigen maar ook verschillende standpunten en partners te verenigen. U bent zichtbaar in Den Haag én in de regio en goed in staat de achterban actief bij het IPO te betrekken en betrokken te houden. Tezamen met de provinciesecretarissen bent u in staat agendasettend te opereren. U bent ervaren in het organiseren van de aansturing van een organisatie in verandering waarbij u nadrukkelijk de eindverantwoordelijkheid draagt. Dat betekent dat u ook tijd en aandacht vrijmaakt voor deze rol. Lijnverantwoordelijke ervaring is een pré. U stuurt op de verdere professionalisering van een bureau met hoog opgeleide professionals, op hoofdlijnen, kunt delegeren en loslaten maar distantieert zich niet. Teammanagers en professionals ervaren onder uw leiding ruimte in hun functioneren en durven verantwoordelijkheid te nemen. Medewerkers worden uitgedaagd om proactief en meer in gezamenlijkheid te opereren en worden naast het resultaat ook op hun kwaliteiten beoordeeld. Arbeidsvoorwaarden De functie wordt gewaardeerd in schaal 18/19.
6
De procedure Het IPO laat zich in deze procedure bijstaan door Pieter Cortenbach en Eugenie van Leusen, van Vanderkruijs, partner in executive search. Belangstellenden kunnen hun interesse kenbaar maken door een bericht (inclusief actueel cv) te sturen aan
[email protected]. Voor informatie kunnen geïnteresseerden ook telefonisch contact opnemen: 030-8200062. Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. Een eerste gespreksronde met de selectiecommissie zal plaatsvinden op maandagmiddag 24 augustus. Het bestuur streeft ernaar in september tot een afronding van de procedure komen.
7
