productinfo
Versione 5.1
DocuWare 5
Geïntegreerd documentbeheer Het nieuwe DocuWare 5-documentbeheersysteem is state-of-the-artsoftware voor geïntegreerd documentbeheer. Het kan elk type docment, ongeacht waar het vandaan komt, automatisch verwerken met interne controleprocedures die u helpen aan qualiteits-eisen te voldoen. DocuWare 5 importeert de documenten, ordent ze, voegt een volledigetekstindex toe en maakt ze beschikbaar voor verdere verwerking. Aanvullende functies voor dossierbeheer garanderen een veilige, gecontroleerde en geregistreerde toegang. DocuWare 5 is uitgebreid met workflowfuncties, Web Content Management en universele integratiefuncties, en biedt krachtige ECM-functionaliteit (Enterprise Content Management) die expansie in de hele organisatie mogelijk maakt. DocuWare 5 biedt comfort en veiligheid. Zelfs de veeleisendste gebruikers zullen onder de indruk zijn, en niet alleen van de uitgebreide functies, maar ook van de gebruiksvriendelijkheid en de eenvoudige administratie. Al deze factoren, plus de veelzijdige integratiemogelijkheden en optimale beveiliging, maken DocuWare 5 tot een product dat met uw behoeften mee kan groeien tot ver in de toekomst met uw behoeften mee kan groeien.
1. Documenten importeren
Inhoud 1. Documenten importeren 2. Georganiseerde en veilige opslag 3. Dossierbehee: gecontroleerde opslag en toegang 4. Documenten zoeken 5. Documenten bewerken 6. Workflow 7. Externe locaties en mobiele gebruikers 8. Web Content Management 9. Configuratie Uitbreidingsmodules Functies
2 5 6 7 7 8 8 10 10 12 14
De prestaties en aanvaardbaarheid van een documentbeheersysteem zijn grotendeels afhankelijk van de snelheid en het gemak waarmee vele verschillende documenten, uit vele verschillende bronnen, geïmporteerd kunnen worden. Het basisprincipe van DocuWare is op de normale kantooromgeving toegespitst: documenten komen eerst binnen in elektronische In-vakken of postbakken, waar ze samengevoegd en gesorteerd worden. Daarna worden ze in archiefkasten opgeslagen. De archiefkasten vertegenwoordigen de documentenpool die alle benodigde informatie bevat voor het oproepen en controleren van de
workflow over het netwerk. DocuWare biedt krachtige importfuncties, die met verschillende opties geautomatiseerd kunnen worden zodat alle documenttypen gegarandeerd op de juiste plaats gearchiveerd worden. Papieren documenten Brieven, bedrijfsdocumenten, logboeken, tekeningen, notities en andere gedrukte documenten kunnen met vrijwel elk type scanner geïmporteerd worden. In DocuWare zijn talrijke handige functies geïntegreerd, van bediening voor eenvoudige direct aan te sluiten tot hoogwaardige netwerkscanners. Netwerkscanners en multifunctionele
apparaten (digitale kopieerapparaten) kunnen direct in het DocuWare-systeem opgenomen worden zonder dat er aanvullende software benodigd is. Nadat documenten gescand zijn, worden ze in de DocuWare-postbakken bewaard voor verdere verwerking of in afwachting van opslag in archiefkasten. U kunt één optie gebruiken om gegevens uit documenten te extraheren met behulp van OCR of barcodeherkenning tijdens het scanproces. Vervolgens kunt u aan de hand van deze gegevens het document automatisch categoriseren, indexeren en opslaan in een archiefkast. DocuWare ondersteunt daarnaast alle bekende import- en evaluatieprogramma‘s via universele interfaces.
Voordelen van DocuWare n S lechts één documentenpool voor alle documenten n I nformatie beschikbaar vanaf elke locatie n Eenvoudig zoeken, snel ophalen n E lke workflow kan geïntegreerd worden n O ptimale beveiliging
MS Office-, CAD- en andere pc-bestanden Documenten kunnen op verschillende manieren in DocuWare geïmporteerd worden. Sleep ze met een muis naar DocuWare-postbakken of gebruik het menu Importeer. DocuWare kan elke map in het bestandssysteem controleren en alle bestanden die daar onlangs zijn opgeslagen, in postbakken of rechtstreeks in archiefkasten importeren. Alle bestandsinformatie kan gebruikt worden om bestanden te categoriseren en te indexeren. Deze informatie kan automatisch of handmatig ingevoerd worden en met de bestanden opgeslagen worden. DocuWare heeft een speciale invoegtoepassing voor Microsoft Office-toepassingen waarmee documenten direct uit Word, Excel of PowerPoint naar DocuWare-postbakken of -archiefkasten worden overgebracht. Derde partijen bieden gelijksoortige functies voor andere toepassingsprogramma‘s. Met de DocuWare TOOLKIT kunt u ook gemakkelijk uw eigen opslagfuncties integreren. Alle bestanden worden ongewijzigd in hun oorspronkelijke indeling geïmporteerd. U kunt in DocuWare bepalen met welk programma elk bestandstype weergegeven en bewerkt moet worden. In DocuWare worden documenten standaard in de eigen viewer weergegeven en worden de instellingen van het besturingssysteem gebruikt voor bewerking. U kunt documenten ook archiveren door ze via de TIFFMAKER-functie af te drukken. Deze invoegtoepassing maakt een waarheidsgetrouwe en onveranderlijke TIFF- of PNG-afbeelding van de print data stream en slaat deze in de DocuWare-archiefkast op. Bij documenten van hetzelfde type, zoals offertes of logboeken, worden de categoriserings- en indexgege-
vens direct uit het document gelezen en gebruikt om de documenten volledig automatisch op te slaan. Enterprise Report Management DocuWare kan in alle bedrijfsoplossingen geïntegreerd worden dankzij universele functies en interfaces. Eigen documenten zoals uitgaande facturen, journalen, rapporten en andere lijsten worden volledig automatisch door DocuWare gearchiveerd. Ze worden via de print data stream van het Windows-besturingssysteem en TIFFMAKER geïmporteerd. Een andere mogelijkheid is om de printerspoolbestanden uit mainframeomgevingen te importeren via de optionele COLD/READ-module. DocuWare kan eventueel ook formulieren en briefhoofden over elkaar leggen. Oude gegevens of gegevens die om wettelijke redenen voor de toekomst moeten worden bewaard, worden automatisch door DocuWare geïmporteerd. Mocht het oorspronkelijke systeem of een analysegereedschap de gegevens op een later tijdstip nodig hebben, dan kan DocuWare ze in hun
oorspronkelijke indeling en met de oorspronkelijke bestandsnaam importeren. DocuWare biedt speciale modules voor naadloze integratie met de SAP R/3productenreeks en het oproepen van R/3-documenten, zelfs zonder SAPsystemen. Het programma biedt ook gecertificeerde interfaces met Navision en vele andere ERP-systemen. E-mail Het immer groeiende aantal e-mails kan ook gemakkelijk worden opgeslagen. DocuWare zet ze in een aparte e-mailopslagplaats of bewaart ze op basis van gemeenschappelijke criteria samen met andere thematisch verwante documenten. DocuWare kan e-mail uit Microsoft Outlook en Exchange importeren, en optioneel ook uit Lotus Notes/ Domino. Afzender, ontvanger, datum, onderwerp en andere mailinformatie wordt gebruikt voor automatische indexering. Namen van personen en bedrijven worden aangevuld met informatie uit adresboeken en andere databases. Archivering kan volledig automatisch uitgevoerd worden of met bevestiging en/of correctie van de gebruiker.
2. Georganiseerde en veilige opslag DocuWare toont alle documenten, ongeacht hun oorsprong, in dezelfde documentenpool — ‚archiefkasten‘ — volgens standaardcriteria. Dit is van toepassing op bedrijfsdocumenten (gescand of gemaakt in uw eigen gegevensverwerkingssysteem), correspondentie, tekeningen, afbeeldingen en allerlei soorten documentatie, evenals e-mail en Office-bestanden.
Open standaarden voor documenten en indexgegevens Documentbestanden worden in hun oorspronkelijke indeling in de archiefkasten opgeslagen, of als TIFF- of PNG-afbeeldingen via het TIFFMAKERprinterstuurprogramma. Voor elk documentbestand wordt een metabestand in XML-formaat opgeslagen. Hierin worden correcties, elektronische stempels, handtekeningen en een duplicaat van de indexgegevens vastgelegd. De hoofdopslaglocatie voor indexgegevens is een relationele database die aan de documentbestanden gekoppeld is. Hierdoor wordt gegarandeerd dat alle documenten gemakkelijk opgehaald kunnen worden en desgewenst met een volledige-tekstindex verrijkt kunnen worden.
Voor documentindexering importeert DocuWare automatisch e-mailinformatie zoals afzender, ontvanger, datum en onderwerp.
Automatisch archiveren DocuWare biedt verschillende methoden voor automatische integratie van indexgegevens uit externe bronnen zoals tekstbestanden, databases en adresboeken, waardoor correcte indexering vergemakkelijkt wordt. Sommige van deze opties zijn standaardfuncties terwijl andere uitbreidingsmodules vereisen. Vraaggestuurde opslagsystemen Documenten kunnen gedurende hun hele levenscyclus in DocuWarearchiefkasten bewaard worden: vanaf het moment dat ze geïmporteerd of gemaakt worden, gedurende wijziging en verwerking, overeenkomstig aan de eisen voor archiefbeheer. Alle belangrijke opslagtechnologieën worden ondersteund: eenvoudige vasteschijf- en RAID-systemen, cd, dvd en WORM in handmatige of jukeboxwerking, plus CAS- (Content Addressed Storage) en SAN-oplossingen (Storage Area Network). Geïntegreerd HSM (Hierarchical Storage Management) garandeert dat documenten automatisch worden overgebracht naar het opslagmedium dat het beste bij hun huidige status past, gebaseerd op het aantal keren dat een document wordt opgeroepen of op wettelijke vereisten. Autonome archiefkasten Alle of alleen geselecteerde documenten in een archiefkast kunnen vanaf cd of dvd gelezen worden. De gebruiker heeft geen DocuWare-client of -software op de computer nodig om de documenten weer te geven. Hierdoor kunt u catalogi, lijsten en technische tekeningen gemakkelijk op cd/dvd distribueren naar klanten en verkopers die het DocuWare-systeem misschien niet hebben.
3. Dossierbeheer: gecontroleerde opslag en toegang DocuWare heeft beveiligingsmechanismen voor interne controle en navolging van controle-eisen waardoor documenten tegen import beschermd worden middels langetermijnarchivering op read-only media en opslagsystemen. Met DocuWare kunt u aan wettelijke of voorgeschreven standaarden voldoen, zoals: AO, GDPdU, Basel II en Sarbanes-Oxley. Bewaar- en verwijderingsperioden worden automatisch gemonitored. In de DocuWare-database kunnen opslaglocaties en archiveringsperioden van fysieke papieren bestanden bijgehouden worden. Wettelijke naleving in document- en gegevenstoegang DocuWare zorgt ervoor dat gegevens die voor wettelijke doeleinden nodig kunnen zijn, gedurende de gehele wettelijke archiveringsperiode beschikbaar zijn via exportfuncties. U kunt in DocuWare ook formuliersjablonen maken om te garanderen dat wachtrijgegevens — die automatisch uit bedrijfsoplossingen geïmporteerd worden met behulp van COLD (Computer Output on Laser Disk) of het Windows-printerstuurprogramma TIFFMAKER — op elk moment in hun oorspronkelijke indeling gereproduceerd kunnen worden.
Pasklare toegangsrechten De toegang tot documenten wordt op betrouwbare wijze geregeld via een gedetailleerd autorisatieconcept dat uit groepen, rollen en profielen bestaat. Dit concept garandeert dat werknemers, accountants, klanten, leveranciers enzovoort alleen de documenten zien die zij met hun autorisatieniveau mogen zien. Directe toegang tot documentbestanden via het bestandssysteem is niet toegestaan. Logfuncties maken het daarnaast mogelijk te bewijzen wie wanneer een document heeft opgeroepen en gewijzigd, zelfs jaren later.
Elektronische handtekening DocuWare kan met alle soorten elektronische handtekeningen gebruikt worden: eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen, evenals tijdstempels en handgeschreven handtekeningen. Ze zijn allemaal naadloos in het DocuWare-systeem geïntegreerd en dus voor alle gebruikers beschikbaar. Het is een extra manier om de integriteit van documenten en de betrouwbaarheid van gebruikers te garanderen. DocuWare ondersteunt navolging binnen het bedrijf dankzij de uitgebreide beveiligingsfuncties.
neerd worden. Met deze functie kan bovendien tekst uit elk type gescand document geëxtraheerd worden. Deze functie staat tevens afbreking vóór en na de tekst toe, bijvoorbeeld ‚*opslag‘. Gevonden tekst wordt in kleur gemarkeerd in de DocuWare Viewer.
Op de statusregel van de DocuWare Viewer is te zien of een document een gekwalificeerde elektronische handtekening bevat en (nadat er een controle is uitgevoerd) of de handtekening geldig is
4. Documenten zoeken De aanvaardbaarheid van een documentbeheersysteem is grotendeels afhankelijk van de snelheid waarmee u de gewenste informatie kunt vinden. DocuWare maakt het zowel eenvoudig als handig: zoektermen kunnen volledig, gedeeltelijk of in combinatie ingevuld worden of in lijsten geselecteerd worden. Gecategoriseerde en volledige-tekstzoekopdrachten kunnen gecombineerd worden. Welke methode u ook gebruikt, de resultaten worden binnen enkele seconden in een lijst geretourneerd, zodat u ze naar wens kunt sorteren. Archiefkasten kunnen ook in een hiërarchische boomstructuur weergegeven worden. Zoeken in volledige tekst DocuWare’s krachtige zoekfunctie voor volledige tekst kan met alle ondersteunde databasesystemen gecombi-
Taakspecifieke zoek- en opslagprofielen Beheerders kunnen verschillende dialoogvensters voor zoek- en opslagmenu‘s centraal definiëren, evenals resultatenlijsten voor een archiefkast of archiefkasten met meerdere bestanden. In deze dialoogvensters is te zien welke velden beschikbaar zijn voor invoer en welke met standaardwaarden geïnitialiseerd kunnen worden. De verschillende dialoogvensters kunnen aan afzonderlijke gebruikers of rollen worden toegewezen. Gebruikers werken met een dialoogvenster dat ze nodig hebben voor hun eigen specifieke taken, of kiezen het benodigde dialoogvenster voor een specifieke archiefkast uit een lijst in het hoofdvenster. Dit is handig voor documenten die regelmatig nodig zijn, en documenttypen zoals contracten of logboeken die op een bepaalde manier gearchiveerd moeten worden. Integratie in andere programma‘s Documenten kunnen rechtstreeks vanuit andere toepassingen in DocuWare geopend en weergegeven worden. DocuWare biedt hiervoor verschillende opties, waaronder een LINK-module die via menu‘s geconfigureerd kan worden, een SDK (Software Developer Kit) voor C-, COM- en .NET-interfaces, browserintegratie en een SAP-interface. Andere specifieke interfaces voor onder meer ERP-oplossingen worden door partnerbedrijven geleverd.
5. Documenten bewerken DocuWare biedt uitgebreide bewerkingsfuncties voor het werken met ‚live‘-documenten. Versiebeheer Documenten die in DocuWare opgeslagen zijn, kunnen altijd bewerkt worden met het programma waarin ze gemaakt zijn als ze in hun oorspronkelijke indeling zijn opgeslagen. Afhankelijk van uw profielinstellingen kunt u dit direct in de archiefkast doen of nadat u het document uitgecheckt hebt. Wanneer documenten worden uitgecheckt, wordt de versie in de archiefkast vergrendeld voor bewerking door anderen, en wordt er een nieuwe versie gemaakt wanneer het document weer in de archiefkast ingecheckt wordt. De eerdere versies worden bewaard voor inspectie en tracking. Correcties, opmerkingen en stempels De DocuWare Viewer biedt krachtige gereedschappen voor documentbewerking. U kunt aan vrijwel alle documentindelingen tekstnotities, opmerkingen, aantekeningen uit de vrije hand, accentueringen met markeerstiften, en stempels toevoegen. De documenten zelf worden niet veranderd. Alle elementen worden als een overlay afgedrukt en apart opgeslagen. U kunt documenten met behulp van stempels vergrendelen of vrijgeven, en daarnaast elektronische handtekeningen opnemen. En als u een Tablet PC hebt, kunt u gemakkelijk handgeschreven notities en handtekeningen invoeren.
6. Workflow
7. Externe locaties en mobiele gebruikers
Met DocuWare kunt u uw documentgebaseerde bedrijfsprocessen automatiseren. Zo kunt u garanderen dat documenten altijd de juiste persoon bereiken, en dankzij de geïntegreerde stempels en taaklijsten in de module CONTENT-FOLDER zijn configuratieprocessen kinderspel.
Een van de belangrijke voordelen van elektronisch documentbeheer is de mogelijkheid documenten vanaf elke locatie on line op te roepen. Het DocuWare 5 Client-programma kan archiefkasten en documenten in de centrale documentenpool overal ter wereld via het internet oproepen met volledige functionaliteit. U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat het juiste IP-adres op de client-pc geconfigureerd is.
Het proces regelen Workflows worden geregeld via eenvoudige acceptatie- en afwijzingsstempels, of met behulp van tekst in een stempel. U kunt de volgende stap in de workflow bepalen door een specifiek stempel in te stellen of waarden in een stempel in te voeren. Hiermee geeft u aan naar wie het document vervolgens gestuurd moet worden. Het gebruik van stempels om processen te regelen is gebaseerd op papierverwerking en maakt de toepassingen begrijpelijker voor gebruikers. Documentstatussen kunnen automatisch ingesteld worden met de DocuWare AUTOINDEX-module of via de TOOLKIT voor programmering. Hierdoor kunnen externe programma‘s afzonderlijke stappen in de workflow beïnvloeden. Flexibele taaklijsten Taaklijsten worden in de CONTENTFOLDER gedefinieerd. Als verwerkingslijsten bevatten ze alle documenten die momenteel wachten op verwerking door een specifieke persoon. Als controlelijsten bieden ze een overzicht, bijvoorbeeld van documenten die op goedkeuring wachten. Maximale transparantie
Wanneer een stempel op een document in de DocuWare Viewer wordt gezet, wordt er informatie op het document aangebracht die gelijktijdig gebruikt kan worden om de workflow van het document te bepalen
Naast gebruiksvriendelijkheid is transparantie de belangrijkste eigenschap van een DocuWare-workflow. Elke verwerkingsstap, geregeld via een stempel, wordt automatisch gestart door een stempel dat op het document is geplaatst en de datum en gebruikersnaam bevat. Het gehele proces is op het document zelf te zien (net als bij op papiergebaseerde processen) en is zelfs begrijpelijk voor iemand die niet bekend is met het workflowproces. Afhankelijk van uw interne richtlijnen kunt u de weergave van stempels en andere notities op het scherm en de afdruk afdwingen of onderdrukken.
Archiefkasten synchroniseren Archiefkasten op verschillende locaties kunnen ook met elkaar gesynchroniseerd worden. Een verfijnd systeem van regels bepaalt welke documenten in een archiefkast in de centrale documentenpool gesynchroniseerd moeten worden met de archiefkast bij een filiaal tijdens de volgende synchronisatie, en vice versa. Het hoofdkantoor en het filiaal kunnen zo gegarandeerd gemakkelijk met dezelfde documenten werken, met minimale responstijden en zonder landlijnen te overbelasten. Dit is de beste manier om binnen- en buitenlandse filialen en dochterondernemingen in uw documentbeheersysteem te integreren. Off line op een laptop werken DocuWare gebruikt dezelfde synchronisatietechnologie om mobiele gebruikers op laptop-pc‘s te integreren. De informatie die verkoopteams over hun klanten hebben, moet altijd up-to-date zijn. E-mail en andere documenten die zij zelf maken, worden in de archief-
kast op de laptop opgeborgen. Bij de volgende synchronisatie worden ze dan automatisch naar het kantoor overgedragen zodat het interne personeel ze ook op kan roepen. Het feit dat zowel intern personeel als verkooppersoneel in het veld toegang heeft tot dezelfde volledige informatie, verbetert niet alleen uw klantenservice, maar ook de werknemertevredenheid. Het betekent bovendien dat u mobiele gebruikers in uw workflowprocessen kunt opnemen. Workflowprocessen op externe locaties De DocuWare-architectuur maakt het gemakkelijk documentgebaseerde processen uit te breiden tot thuiskantoren en andere externe werkstations. Mobiele gebruikers kunnen geïntegreerd worden: offertes en facturen kunnen
nu off line op de laptop goedgekeurd worden, de workflowstap wordt dan tijdens de volgende synchronisatie naar het kantoor overgedragen, waar DocuWare de workflow voortzet. Wan-
neer externe werkstations en mobiele gebruikers in de elektronische procesregeling worden opgenomen, wordt dit systeem nog efficiënter in vergelijking met papiergebaseerde Workflows.
Synchronisatie van DocuWarearchiefkasten met archiefkasten op andere locaties of op laptops
8. Web Content Management De INTERNET-SERVER-module van DocuWare garandeert toegang tot documenten via elke webbrowser, overal ter wereld en op elk moment van de dag of nacht. Flexibele integratie De DocuWare-webarchitectuur is buitengewoon gebruiksvriendelijk. De gebruikersfuncties voor het oproepen van documenten worden als een Thin Client ingedeeld, die op elke browser en elk besturingssysteem uitgevoerd kan worden. De dialoogvensters kunnen met behulp van opmaakmodellen en eenvoudige HTML-programmering aan elke website worden aangepast, en in portalen worden geïntegreerd. Het serveronderdeel kan op verschillende webserversystemen uitgevoerd worden en de functies kunnen afzonderlijk aangepast worden.
9. Configuratie standaard DocuWare-gereedschappen voor het vastleggen en bewerken van documenten zorgen voor probleemloos onderhoud van de hele documentenpool die toegankelijk of gepubliceerd moet worden. Uw werknemers hoeven geen speciale kennis te hebben om informatie op het web te kunnen presenteren. Ze hebben alleen autorisatie voor het DocuWare-systeem nodig.
Dankzij de INTERNET-SERVER-uitbreidingsmodule kunt u met elke normale webbrowser documenten bekijken die in DocuWare zijn opgeslagen. U kunt documenten ook opslaan met INTERNET-SERVER
Portalen voor werknemers, verkopers en klanten De flexibiliteit en integratiemogelijkheden van de DocuWare-webarchitectuur maken het bijzonder gemakkelijk gebruikersspecifieke informatie over het internet te verstrekken. DocuWare biedt belangrijke functies voor het bouwen van een klanten- of werknemersportaal of voor integratie in bestaande portalen. Klanten kunnen relevante documenten on line oproepen, waaronder facturen en leveringsinformatie. Werknemers kunnen onderweg of thuis over hun eigen documenten beschikken. En potentiële klanten hebben altijd toegang tot de recentste productinformatie, wat tot een betere service en minder vragen leidt. Geavanceerde beveiligingsmechanismen bieden zelfs op het internet bescherming tegen onbevoegde toegang. De
10
DocuWare staat bekend om de eenvoudige installatie en systeemadministratie. Hoewel het aantal functies in vergelijking met eerdere versies is gegroeid, geldt dit nog steeds voor versie 5. Alleen eenvoud garandeert dat mensen de vele functies van documentbeheer ook daadwerkelijk gebruiken.
Architectuur voor de toekomst DocuWare 5 heeft een meerlaagse architectuur die onderscheid maakt tussen de onderdelen van client, server en infrastructuur. Zowel de gebruikersclient als de administratieclient maken gebruik van TCP/IP om via een communicatiekanaal toegang tot Authentication, Content en Workflow Servers te verkrijgen. Deze DocuWare-servermodules communiceren op hun beurt direct met de opslagsystemen, databases en gebruikersdirectory‘s. Hiermee wordt een systeem tot stand gebracht dat maximale beveiliging biedt en tegelijk gemakkelijk schaalbaar is. DocuWare kan gemakkelijk aan groeiende aantallen gebruikers aangepast worden Centrale administratiesuite De gehele administratie, van serverbeschikbaarheid tot gebruikersadministratie, van archiefkastadministratie tot het instellen van Workflows, gebeurt vanuit de centrale DocuWare Administration. Zelfs externe servermodules en gebruikers worden vanaf deze locatie beheerd. Met de ENTERPRISE Server-versie kunt u daarnaast verschillende organisaties binnen hetzelfde systeem instellen en beheren — wat vooral handig om meerdere clients in een computercentrum uit te voeren.
Schaalbaarheid Als u een groot aantal gebruikers hebt, kunt u de DocuWare-servermodules over verschillende computers distribueren. Wanneer u de lading op deze manier verspreidt, zorgt u ervoor dat u op alle werkstations de beste prestaties verkrijgt. DocuWare doet dit door altijd dezelfde componenten en functies te gebruiken, op enkele werkstations of voor gedistribueerde groepsoplossingen. Hierdoor blijft de administratie eenvoudig en overzichtelijk, zelfs wanneer het systeem met nieuwe afdelingen en locaties uitgebreid wordt. Beveiliging De basisarchitectuur van DocuWare biedt op zichzelf al degelijke beveiliging tegen ongeautoriseerde gegevenstoegang. DocuWare maakt gebruik van de verificatieprocedure Ticket-Granting-Ticket. De identificatie van enkele gebruikers, via de DocuWare-aanmelding en bij eenmalige aanmelding, met
11
automatische Windows-verificatie is absoluut veilig. En als u de ENTERPRISE Server-versie gebruikt, kunt u profiteren van aanvullende beveiligingsfuncties waarmee u zelfs systeembeheerders de toegang tot buitengewoon gevoelige documenten kunt ontzeggen. Daarnaast biedt gedetailleerde logboekregistratie van alle systeemwijzigingen extra beveiliging tegen manipulatie. DocuWare biedt ook effectieve bescherming tegen gegevensverlies: alle indexgegevens worden in tweevoud opgeslagen, één keer in de database en één keer in de XML-metabestanden van de documenten. Hierdoor kunt u beschadigde databases gemakkelijk herstellen. Afhankelijk van het implementatiescenario wordt er met normale back-upgereedschappen een reservekopie van documentbestanden gemaakt, of worden ze gedupliceerd met de DocuWare-gereedschappen.
Uitbreidingsmodules Een documentbeheersysteem, zoals DocuWare, moet in een bestaande ITomgeving geïntegreerd kunnen worden. DocuWare biedt u optimale gegevensen documentuitwisseling met systemen van derden, zij aan zij en met minimale administratie. De basis voor deze opti-
male integratie in specifieke gebruikers-omgeving wordt gevormd door de talrijke optionele uitbreidingsmodules die naast de vele standaardfuncties en -interfaces van DocuWare beschikbaar zijn. Met behulp van deze modules kan het systeem aan alle individuele ver-
eisten aangepast worden. Hieronder staat een kort overzicht van deze uitbreidingsmodules. Op de DocuWarewebsite op http://www.docuware.com kunt u nu gedetailleerde gegevensbladen over elke module bekijken.
Dankzij uitbreidingsmodules kan DocuWare perfect in het IT-landschap van de klant geïntegreerd worden
12
CONTENT-FOLDER Met CONTENT-FOLDER worden documentgebaseerde bedrijfsprocessen elektronisch beheerd door opgeslagen documenten in virtuele werkmappen te combineren en distribueren. U kunt taaklijsten definiëren en aan werknemers toewijzen; deadlines kunnen gemakkelijk en betrouwbaar bijgehouden worden.
LINK Met LINK kunnen gearchiveerde documenten volledig in bestaande programma‘s geïntegreerd worden. In Windowstoepassingen kan LINK gekoppelde gearchiveerde documenten met een druk op een knop weergeven of zoektermen naar DocuWare kopiëren — allemaal zonder extra programmering.
RECOGNITION RECOGNITION maakt gebruik van OCR om barcodes en tekst uit gescande documenten te lezen. Deze informatie wordt in vooraf gedefinieerde databasevelden geïmporteerd voor automatische indexering van documenten.
REQUEST DocuWare REQUEST maakt complete archiefkasten of geselecteerde documenten beschikbaar op cd/dvd. Indien nodig kunnen handige zoekfuncties evenals weergave- en/of bewerkingsprogramma‘s worden toegevoegd voor verschillende bestandsindelingen. Documenten kunnen zonder een DocuWare Client gelezen worden.
ACTIVE IMPORT Via ACTIVE IMPORT kunt u mappen in een bestands- of e-mailsysteem controleren en de bestanden die daar opgeslagen zijn, in DocuWare-postbakken en archiefkasten importeren. Documenten worden automatisch geïndexeerd. U kunt met behulp van ACTIVE IMPORT multifunctionele apparaten (digitale kopieerapparaten) in DocuWare integreren. Daarnaast biedt deze module ondersteuning voor Microsoft Outlook en Exchange, evenals andere Extended MAPI-mailsystemen.
INTERNET-SERVER Met behulp van INTERNET-SERVER kunnen de documenten die in DocuWare opgeslagen zijn, overal ter wereld via een webbrowser op het internet of intranet opgeroepen worden. De gebruikersfuncties voor het oproepen van documenten worden als een Thin Client ingedeeld, die op elke browser en elk besturingssysteem uitgevoerd kunnen worden.
CONNECT to SAP DocuWare is er met de SAP-gecertificeerde interface CONNECT to R/3 in geslaagd SAP R/3 uit te breiden met functies voor document- en gegevensarchivering. Zelfs zonder R/3 biedt DocuWare toegang tot documenten en kunnen externe leveranciers van scanservices gemakkelijk geïntegreerd worden.
13
SDK Dankzij krachtige API-interfaces en OLEautomatisering kunnen de belangrijkste DocuWare-functies via andere toepassingen geregeld worden (TOOLKIT voor C en VB, TOOLKIT.NET-interface en GAPI voor C# en VB.NET)
CONNECT to NOTES DocuWare kan e-mails en documenten uit Lotus Notes importeren en archiveert ze met behulp van de uitbreidingsmodule CONNECT to NOTES. Ze worden automatisch gecategoriseerd en geïndexeerd aan de hand van informatie in de e-mail, zoals afzender en ontvanger. Omgekeerd kan DocuWare ook gescande en gearchiveerde documenten voor verdere verwerking naar Lotus Notes sturen.
COLD/READ COLD/READ leest en archiveert de spoolbestanden van facturen, leveringsbrieven, rekeningafschriften en journalen die voor afdruk gegenereerd zijn door gegevensverwerkingssystemen. De gegevens worden in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd met behulp van opgeslagen formulieren of briefhoofdoverlays.
AUTOINDEX Met AUTOINDEX wordt informatie uit andere toepassingen geïmporteerd, zoals programma‘s voor financiële administratie, en naar de archiefkast gestuurd als indexerings- en zoektermen voor documenten.
Functies Functies met een * zijn alleen beschikbaar wanneer de ENTERPRISE Server gebruikt wordt. Alle andere functies kunnen met PROFESSIONAL en met ENTERPRISE Server gebruikt worden.
Documenten
n Documenten vastleggen - Scan papieren documenten van visitekaartjes tot tekeningen van E-formaat in zwart-wit of kleur - Ondersteuning voor TWAIN- en ISIS-scannerstuurprogramma‘s - Standaardindeling van beeldbestanden: TIFF, JPEG - Geheugenvereisten per gescande briefopmaak: ongeveer 50 KB (z/w) - Invoegtoepassing voor MS Office voor directe opslag van Word-, Excel- en PowerPoint-documenten - Importeer documenten uit bestandssystemen via slepen en neerzetten of via menuopdracht in DocuWare - Importeer een willekeurig pc-bestand met automatische of handmatige toewijzing van weergave- of toepassingsprogramma - Monitor bestandsmappen voor automatische import van bestanden die daar opgeslagen zijn - Automatische archivering van e-mail nTIFFMAKER - Windows-printerstuurprogramma voor documentconversie van Windows-toepassingen naar onveranderlijke bestanden met grafische indeling - Kan samen met bestaande printerstuurprogramma‘s gebruikt worden, wat automatische archivering tijdens normaal afdrukken of faxen mogelijk maakt - Optionele verdeling in lagen van gescande briefhoofden, factuurformulieren, enz. - Directe opslag in DocuWare-archiefkasten - Automatische extractie van indexcriteria uit het document n Documenten bewerken - Corrigeer en annoteer documenten met overlays - Tekst kan gemarkeerd worden met een rechthoek of cirkel in een willekeurig geselecteerde kleur en in doorzichtige of ondoorzichtige modus - Schrijven en tekenen uit de vrije hand voor muis en Tablet PC-digitizerpen met aanpasbare lijnkleuren en -dikte - Functie voor tekstmarkering met een klik op een knop voor muis en Tablet PC-digitizerpen - Notities en tekst kunnen overal geplaatst worden; lettertype, tekengrootte en kleur zijn aanpasbaar - Mogelijkheid tot definitie van vijf overlayniveaus (elk niveau kan apart in- en uitgeschakeld worden) - Afdrukken van overlays is optioneel - Gescande documenten blijven altijd ‚authentiek‘, d.w.z. ongewijzigd, knoeibestendig - Optie: samenvoeging van opmerkingen met document - Optie: automatische samenvoeging van overlays met document tijdens export (grafische indelingen) - Koppeling van spraakannotaties mogelijk - Versiebeheer: uitcheckknop bij documentvergrendeling in archiefkast - Directe bewerking van documenten in een archiefkast - Extraheer tekst uit grafische documenten met behulp van OCR; kopieer de tekst naar het Klem-
bord of voer deze in opslagdialoogvenster in - Barcodes: lees barcodes rechtstreeks uit het document, kopieer ze naar het Klembord of voer ze in het opslagdialoogvenster in n Documenten stempelen - Aanpassing van persoonlijke en publieke stempels, bijvoorbeeld bij gescande handtekeningen evenals stempeldatum en -tijd, en gebruikers-ID van ondertekenaar - Toewijzing van stempels aan gebruikers en profielen - Stempels met handgeschreven handtekeningen voor Tablet PC‘s; maximale beveiliging door opslag van biometrische informatie - Automatisch bijwerken van vijf selecteerbare indexingangen in een document - Aanpassing van stempels door toevoeging van formuliervelden: invoer van variabele informatie tijdens toepassen van stempels (inclusief gebruik van vaste en externe selectielijsten) - Versnel de workflow: viewer kan automatisch gesloten worden na aanbrengen van stempel - Gebruik stempels voor gescande documenten en voor Microsoft Office-, PDF- en andere bestandsindelingen n Elektronische handtekeningen - Eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen - Elektronisch tijdstempel - Ondersteuning van massahandtekeningen: automatische plaatsing van handtekeningstempels voor alle documenten in postbak, bijvoorbeeld voor gescande documenten; kwaliteitscontrole door elk Xe document weer te geven (optioneel) - Handtekening wordt toegevoegd door zetten van stempel; verdere gebruikersinteractie niet nodig op DocuWare Client - Eenvoudige integratie van externe tijdstempelservices voor het maken van handtekeningen - Aangepaste definitie van handtekeninginhoud (bijv. huidige pagina, huidige pagina met overlays, document, document en overlays, enz.) - Handtekeningtypen: vereisten instellen voor gebruik van stempels; filter voor certificatieautoriteiten - Handtekeningcontrole/-verificatie gebeurt binnen systeem n Documenten in de postbak organiseren - Gescande of geïmporteerde documenten worden tijdelijk in postbakken In bewaard - Sorteer documenten vooraf door ze via slepen en neerzetten te verplaatsen en kopiëren - Maak documenten met meerdere pagina‘s door te nieten/Nieten verwijderen - Geef documenten als lijsten of miniaturen weer - Kies een postbakkleur - Automatisch roteren: correcte uitlijning van omgekeerde/scheve documenten - Exporteer documenten uit een postbak n Documenten weergeven - Geef computergegenereerde bestanden weer met DocuWare Viewer, het oorspronkelijke programma of een viewer naar keuze - Ondersteuning voor alle gangbare bestandsindelingen - Weergave van verschillende bestandsindelingen binnen een logisch document — ideaal voor archivering van e-mail met bijlagen
14
- Drie parallelle weergavevensters - Druk rechtstreeks vanuit de weergave af, inclusief geselecteerde secties - Kopieer geselecteerde secties naar het Klembord van Windows als een afbeelding of tekst (met geïntegreerde OCR) en plak ze in andere toepassingen - Converteer gescande documenten naar grotere afbeeldingsindelingen, zoals BMP - Blader direct in viewer naar volgende of vorige document in resultatenlijst of postbak n Documenten opslaan - Indexwoorden kunnen via aanpasbaar opslagvenster ingevoerd worden - Ondersteuning voor invoer via velddialoogvensters - Controle van indextermen op aannemelijkheid, validatie - Ruim 4 miljard documenten per archiefkast - Beheer van gescande documenten, COLD-gegevens, pc-bestanden en e-mail in gedeelde archiefkasten - Optie: opslag van bestanden en verwijzingen in plaats van bestandskopieën - Optie: opslag van gecomprimeerde bestanden* - Optie: opslag van gecodeerde documenten door integratie van AES- en RSA-procedures* - Snelle indexering door documenten vooraf in een postbak te indexeren - Neem zoektermen over uit opgeslagen documenten tijdens opslagproces - Selectielijsten van eerder ingevoerde termen voor elk databaseveld - Vaste selectielijsten voor bepaalde velden om enkelvoudige classificatiestructuur te garanderen - Externe selectielijsten met classificatietermen uit externe bestanden of databases - Automatische opslag van vooraf geïndexeerde documenten in batchmodus - Gescande pagina‘s van Letter-formaat per cd: ongeveer 12.000; dvd: ongeveer 88.000 n Opgeslagen documenten zoeken - Zoek met behulp van indexwoorden en jokertekens - Controle van indextermen op aannemelijkheid, validatie - Ondersteuning voor invoer via velddialoogvensters - Complexe zoekopdrachten met relationele of logische operators en op alfabetische bereiken binnen afzonderlijke velden - Hiërarchisch zoeken met Verkenner - EN/OF-zoekopdrachten in één veld of tussen velden weer - Selectielijsten voor elk databaseveld - Zoek in één of meerdere archiefkasten - Geef opgehaalde documenten naast de overeenkomstige indexwoorden in een resultatenlijst weer - Dynamische koppeling: haal documenten met identieke indexingang in een opgegeven veld rechtstreeks uit de resultatenlijst of het weergaveprogramma op - Verfijn hits in de resultatenlijst met behulp van geneste zoekopdrachten - Exporteer gevonden documenten naar andere archiefkasten, postbakken, bestandsdirectory‘s of e-mailberichten - Exporteer opgehaalde database-ingangen naar dBASE- of *.txt-bestand - Afdrukken, faxen en verzenden van gevonden documenten
nIndexeren van en zoeken in volledige tekst - Automatisch volledige-tekstindexen maken van een archiefkast, ongeacht de gebruikte database - Krachtige OCR leest tekst uit gescande documenten, terwijl een geïntegreerd tekstfilter tekstbestanden en andere algemene pc-bestanden sorteert - Zoek documenten aan de hand van woorden uit documenttekst, memovelden, COLD-bestanden - Zoek met jokertekens vóór en na een woord - Markeer gevonden hits wanneer documenten in viewer weergegeven worden voor gescande, COLDen andere CI-documenten (Code Information) - Optie: geef hits weer na zoeken in volledige tekst met documentpagina in de viewer n E-mail/fax - Stuur een willekeurig document of afzonderlijke pagina‘s via e-mail direct uit DocuWare vanuit postbak, archiefkast of viewer - Gebruik MAPI-compatibele mailsystemen (MSMail, internet, enz.) - Automatische opslag van inkomende en uitgaande e-mail van MS Outlook met behulp van geïntegreerde basisversie van ACTIVE IMPORT - Gebruik mailattributen zoals afzender, ontvanger, datum, onderwerp als indexcriteria of indexwoorden in archiefkast - Automatisch indexcriteria van gearchiveerde email toewijzen met behulp van een matchcode (bijv. een e-mailadres) te gebruiken - Verstuur faxen rechtstreeks vanuit DocuWare met normale Windows-faxprogramma‘s
Bruikbaarheid
- Grootte en positie van DocuWare-hoofdvenster, pictogrambalken, viewer, postbakken, resultatenlijsten en zoek-/opslagmenu kunnen aangepast en op verschillende monitorresoluties afgestemd worden - Kolombreedte, pictogrambalk en knoppen in resultatenlijst kunnen aangepast worden - Zoek-/opslagdialoogvenster en resultatenlijst kunnen aan afzonderlijke gebruikers of groepen aangepast worden - Maximale leesbaarheid dankzij interpolatieprocedure voor optimale weergave - Uitgebreide contextgevoelige Help in DocuWareclient en DocuWare Administration
Systeem- en archiefkastadministratie - Toegang tot DocuWare-systeem optioneel via intranet of internet, communicatie via standaardprotocols (TCP/IP) - Gebruikerautorisatie via aanmeldingsnaam en wachtwoord van gebruiker of eenmalige aanmelding - DocuWare Administration: overzichtelijk dankzij mapstructuur, alle configuraties in één programma - DocuWare Administration zorgt voor systeembeheer, organisatiebeheer en archiefkastadministratie - Bepaal gebruikerstoegang tot functies via rechten instellingenopties waarvoor gebruikers geen rechten hebben, worden niet weergegeven - Clientmogelijkheden: meerdere organisaties per systeem mogelijk*
- Gelijktijdige toegang tot archiefkasten vanaf twee verschillende systemen, bijv. netwerkinstallatie en mobiel werkstation - Optie: onherroepelijke documentverwijdering* n DocuWare Servers - Authentication Server: beheert licenties en gebruikers, verlening van gebruikerstoegang tot functies en documenten, en alle instellingen - Content Server: beheert documenten, toegangscontrole tot bestanden en indexgegevens - Workflow Server: beheert en controleert batchprocessen en workflows - SAP HTTP Server: slaat documenten van SAP in DocuWare op - Taakverdeling: automatische taakverdeling wanneer archiefkasten worden opgeroepen* n Systeembeheer - beheer van het gehele DocuWare-systeem en de integratie ervan in de IT-omgeving en verbinding met externe serviceproviders - Opslagpaden: centrale administratie onafhankelijk van fysiek medium - Verbindingen en rechten (databases en bestanden): centraal beheerd op systeemniveau, kunnen alle geïntegreerd worden via databases die door DocuWare (MS-SQL, Oracle, MySQL) getest zijn - Beheer van DocuWare Servers: Authentication Server, Content Server, Workflow Server, SAP HTTP Server - Prestaties en schaalbaarheid: gebruik van meerdere Content Servers op verschillende fysieke machines (volume), gebruik van meerdere databases: archiefkasten kunnen gedistribueerd worden over meerdere databases op verschillende fysieke machines (volume), geen beperking wat betreft het databaseprogramma (verschillende databases binnen hetzelfde systeem toegestaan) n Organisatiebeheer - beheer van gebruikersorganisatie, licenties, functierechten, gebruikers, stempels en selectielijsten - Statische selectielijsten: eenmalig lezen van gegevens uit externe systemen (databases, tekstbestanden) of eenmalige invoer van gegevens - Externe selectielijsten: dynamische query‘s van externe systemen genereren selectielijsten (bijv. ERP-systemen, databases) - Toewijzing van selectielijsten om velden en menu‘s in archiefkastadministratie te indexeren - Beheer van weergave, bewerkingsprogramma‘s, waaronder instellen van parameters voor openen, enz. - Definitie van validatieconfiguraties met behulp van programmabibliotheken - Centrale instelling van postbakken voor clients of één postbak op netwerk voor meerdere clients n Rechtenbeheer - Centraal beheer van gebruikers en rechten in DocuWare Administration - Functierechten: toegang tot afzonderlijke menufuncties, stempels, selectielijsten en -sjablonen; definitie op organisatieniveau - Archiefkastenrechten: toegangsrechten voor documenten in archiefkasten, definitie op archiefkastniveau - Profielen: groepering van functierechten in functieprofielen en archiefkastrechten in archiefkastprofielen
15
- Rollen: combinatie van functieprofielen en archiefkastprofielen volgens taak - Vooraf gedefinieerde rollen: systeembeheerder, organisatiebeheerder en archiefkasteigenaar - Systeembeheerder: beheert het gehele DocuWaresysteem - Organisatiebeheerder: beheert organisatie-instellingen, bijv. gebruikers- en rechtenbeheer - Archiefkasteigenaar: beheert de rechtenstructuur binnen zijn/haar archiefkast n Gebruikersadministratie - Optionele indeling van gebruikers in groepen - Directe toewijzing van individuele rechten, profielen en rollen aan verschillende gebruikers - Toewijzing van rollen aan groepen - Gemakkelijk beheer van gebruikers en groepen: integratie en lopende synchronisatie van gebruikers en groepen in externe Directory Services met die van een DocuWare-systeem, ondersteuning van LDAP en Active Directory Services n Administratie van archiefkaststructuur
en rechten
- Optie: implementatie van een hiërarchische archiefkaststructuur (boomstructuur) - Geef criteria op om een weergegeven document aan verwante documenten te koppelen - Archiefkastidentificatie via algemeen unieke ID - Archiefkastnaam: maximale lengte van 64 tekens - Archiefkasten op vaste schijf, cd, dvd, WORM in handmatige of jukeboxsystemen, CAS- (Content Addressed Storage), bijv. EMC Centera*, SAN (Storage Area Network), NetApp Storage Solutions*, RAID-systemen; hiërarchisch opslagbeheer - Organisatie van opslag op logische schijven, gebruikergedefinieerde capaciteitsbeperkingen, bijv. op cd/dvd - Tot 999.999 logische DocuWare-schijven per archiefkast - Documentbeheer via geïntegreerde of externe databases - Selecteer databasetypen afzonderlijk voor elke archiefkast en combineer ze in een willekeurige configuratie in een DocuWare-systeem - Automatische generatie van logboekvelden voor elke archiefkast: gebruikersnaam en datum, tijd van opslag, laatste wijziging en laatst geopend - Aantal databasevelden (tekst, numeriek, datum) per archiefkast: max. 50 - Tekstvelden: lengte van 1-255, elke breedte daartussenin is mogelijk - Maximumlengte van numerieke velden is afhankelijk van geselecteerde databasetype - GMT is interne tijdnotatie voor alle datum- en tijdinformatie - 8 trefwoordvelden per archiefkast, elk met 64 ingangen (maximale trefwoordlengte: 20 tekens) - Toewijzing van selectielijsten aan indexvelden en dialoogvensters - Gedetailleerde definitie van rechten (bijv. weergeven, bewerken, verwijderen, wijzigen) voor elke archiefkast en in relatie tot overlays - Aanvullende definitie van veldrechten: velden mogen niet leeg zijn, invoer moet in selectielijst staan, geen nieuwe ingangen; toegang tot zoekdialoogvensters, opslagdialoogvensters en resultatenlijsten - Koppel archiefkastrechten aan indexingangen van een document (indexfilter)
n Geautomatiseerde verwerking van
documenten
- Automatische workflows voor synchronisatie, export, migratie van/naar archiefkasten - Geen limiet voor aantal automatische workflows - Beheerd met DocuWare Administration - Aangepaste set-up van filtercriteria voor documenten - Optionele vaste aanmelding in archiefkasten voor workflows n Synchronisatie van archiefkasten - Synchronisatie van centrale masterarchiefkasten en gespreide satellietarchiefkasten - Satellietarchiefkasten op laptops (belangrijke documenten lokaal beschikbaar, breng wijzigingen lokaal aan) of op externe bedrijfslocaties (synchronisatie wordt uitgevoerd op tijden dat netwerk minimaal belast is) - Verschillende structuren in master- en satellietarchiefkasten mogelijk, toewijzing van indexvelden - Gedetailleerde overdrachtsopties van masterarchiefkast naar satellietarchiefkast en vice versa - Conflictoplossing configureerbaar via optieinstellingen - Optie: start synchronisatieworkflow van client n Exporteren - Exporteer bestaande archiefkasten binnen systeem, geselecteerde archiefkast kan een nieuwe of bestaande archiefkast zijn - Exporteer naar een ander systeem n Migratie - Automatisch kopiëren/verplaatsen van documenten, bijvoorbeeld van vaste schijf naar optische media binnen een archiefkast - Opname: optioneel om een kopie te maken van de gegevens die vastgelegd moeten worden, om ze later met een ander programma vast te leggen n Verwijdering - Beheer de levenscyclus van documenten automatisch, inclusief documentverwijdering en optioneel database-ingangen
Auteursrechtelijke bescherming
- Gescande documenten in database worden weergegeven als ‚auteursrechtelijk beschermd‘ - Geen gelijktijdige toegang tot auteursrechtelijk beschermde documenten - Afdrukken van beschermde documenten beperkt tot afzonderlijke pagina‘s
Beveiliging
- Dubbele gegevensopslag: aanvullende opslag van database-ingangen in documentbestand(en) als XML-headerbestand(en) - Optie: documenten en headers coderen door koppeling aan AED- en RSA-procedures* - Herstel beschadigde databases met behulp van informatie opgeslagen in XML-headerbestanden - Optie: gecodeerde communicatie, communicatie tussen client en server met Windows-mechanismen - Optie: intercommunicatie via SSL van server - Registratie via DocuWare- of Windows-aanmelding (eenmalige aanmelding) - Transacties: systeem biedt altijd bescherming voor gegevensintegriteit, documentwijzigingen en opslagtransacties, zowel voor indexgegevens als voor document - Toegang tot documenten is alleen mogelijk via Content Server, geen directe gebruikerstoegang tot documentdirectory‘s - Toegang tot database is alleen mogelijk via Content Server, instellen van databaseclients of ODBC-clients aan clientzijde niet nodig - Optie: hoog beveiligingsniveau voor archiefkast en gebruikers; alleen gebruikers met autorisatie op een hoog beveiligingsniveau (geen eenmalige aanmelding) hebben toegang tot een archiefkast op een hoog beveiligingsniveau*
Systeemvereisten n Besturingssystemen
Client- en servercomponenten: Windows 2000 Prof. SP4, Windows 2000 Server SP4, Windows XP Prof. SP2, Windows 2003 Server SP1, Windows Vista, Windows 2008 Server (Er is geen serverbesturingssysteem vereist voor DocuWare-servercomponenten; bij Windows XP zijn maximaal 10 cliëntverbindingen toegestaan) Web Client (INTERNET-SERVER): Server: zoals Client- en Servercomponenten algemeen (zie hierboven); Client: Alle besturingssystemen, alle browsers
n Hardware
Server: Pentium IV, 2 GB RAM Client: Pentium IV, 512 MB RAM, 1 GB aanbevolen Eén gebruiker/Mobiel werkstation: Pentium IV, 512 MB RAM, 1 GB aanbevolen
n Opslag
Ondersteunde externe databases: MySQL, MS-SQL, Oracle Opslag voor documentbestanden: Ondersteuning voor Windows File System, Linux, SUN, Novell en andere Windows-bestandsystemen
Ga naar onze website op www.docuware. com voor meer informatie: n Gegevensbladen
Functies en prestaties voor alle optionele DocuWare-modules
n Rapport
Technische informatie over ontwerp en architectuur
nOplossingsinfo
DocuWare-oplossingen voor een scala toepassingen
nCasestudy‘s
DocuWare wereldwijd in actie
MKT DS BR DW nl DocuWare 5.1
n Logboekregistratie en monitoren - Standaard logboekregistratie van alle wijzigingen in systeem, alle runtime-wijzigingen in documenten evenals workflows - Specificatie van wijzigingen/activiteiten die geregistreerd moeten worden door systeembeheerder, organisatiebeheerder, archiefkasteigenaar, volgens niveau - Definitie per geval van inhoud van logboekingangen - Definitie van logboekconfiguratie gebaseerd op toegangsrechten - Optie: filteren van logboekinformatie, bijv. ingangen in een speciaal databaseveld of activiteiten van een specifieke gebruiker registreren - Logboekdoelen: database, XML-bestand, tekstbestand - Alarmfunctie: aanvullende uitvoeropties, zoals email, voor ernstige fouten
