Prj 235 Uitwerking certificering 4 e Bijeenkomst van begeleidingscommissie 3 BRL

Stichting Infrastructuur Kwaliteitsborging Bodembeheer Burgemeester van Reenensingel 101 Postbus 420 2800 AK Gouda telefoon 085 – 486 24 50 www.sikb.nl

Verslag

definitief

Prj 235 Uitwerking certificering 4e Bijeenkomst van begeleidingscommissie 3 ‘BRL’ Fase 2 uitwerking kwaliteitssysteem Nederlandse archeologie

Datum Plaats Tijd

: : :

maandag 20 april 2015 RCE, Amersfoort (Woudagemaalzaal) 13.30 – 16.30 (uitloop tot 17.30)

Aanwezig Voorzitter: Renée Magendans Schrijver/rapporteur: Ilona Haas Miranda Maring (Hobéon) - CI René Torremans (Saxion) – Saxion Hogeschool Jeroen Flamman (Vestigia) – NVvA Petra Kloosterman (Kloosterman Advies) – NVvA Hans Koopmanschap (Antea group) - VOiA Bernard Meijlink (gemeente Middelburg) – CGA Timo d’Hollosy (gemeente Amersfoort) – CGA Martin Meffert (provincie NB) – IPO/Vakberaad Hella Hollander – DANS/e-Depot Tonnie van de Rijdt – AWN Dorien Fröling (ADC) – NVAO Marielle de Rooy – NVAO (vervangt Eugene Ball) Jan Schoneveld (ArCeBu) - CI Mans Schepers (BAP) - BAP (vervangt Kinie Esser) Esther Wieringa (SIKB) Jelle de Boer (SIKB) Walter de Koning (SIKB) Afwezig Kinie Esser (Archeoplan-Eco) – BAP Johan van Kampen (HBS-VU) Wilfried Hessing (Vestigia) – VOiA Eugene Ball (BAAC) – NVAO Thomas van den Berg - agendalid namens de RCE Egon Eerland (Eerland certificatie) – agendalid Seger van den Brenk - Periplus Archeomare (Waterbodems)

1

Opening, vaststellen van de agenda

Meffert herinnert ons dat er de vorige vergaderingen een aantal paragrafen zijn blijven staan, die moeten worden toegevoegd aan het punt ‘resterende tekst’ van agendapunt 4, namelijk 2.6.3, 2.6.4, 2.7 De agenda wordt vastgesteld.

2

Verslagen BRL commissie

Het verslag van de tweede bijeenkomst van de Bcie BRL op 310315 is vastgesteld. Naar aanleiding van het verslag heeft D’Hollosy een vraag over de uitvoering van het actiepunt bij

SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer

Stichting Infrastructuur Kwaliteitsborging Bodembeheer Büchnerweg 1 Postbus 420 2800 AK Gouda telefoon 0182-540675 fax 0182-540676

-2-

de Rondvraag. De verzochte tekst over een soortgelijke situatie bij de bodemsector is nog niet rondgezonden, maar het verzoek is niet meer nodig. Het verslag van de derde bijeenkomst van Bcie BRL op 140415 wordt na verwerking van enkele tekstuele opmerkingen vastgesteld.

3

Terugkoppeling commissies

Bij de subcommissie Waterbodems is een deel van de beroepsgroep vertegenwoordigd. Uitgangspunt was om twee BRL-en te maken, voor Lb en voor Wb. Ook deze subcommissie heeft toegestemd om één BRL te maken, waarin de specifieke zaken voor Wb in de integrale versie opgenomen worden. Dit advies is vooral ingegeven door het economische voordeel. Er worden nog wat zaken opnieuw bekeken, zoals de definitie van enkele actoren. Deze komen op de aanbevelingenlijst voor het CCvD. Archeologische Begeleiding is bij Wb een geheel ander proces dan bij Lb, dus dit blijft bij Wb een ander zelfstandig protocol. Op 29 april is voor deze commissie nog een bijeenkomst gepland. Een belangrijk punt wat in deze commissie werd aangestipt en wat Flamman graag hier noemt, was het verschil in het proces tussen maritieme archeologie en archeologie in de waterbodem. Een landbodem nu afgedekt met een laag water wordt beschouwd als maritieme archeologie, terwijl de archeologie erin eigenlijk op de manier van de Lb geïnterpreteerd moet worden. De actoren die hiervoor gelden, moeten aan de eisen voor actor Wb voldoen, terwijl dat zwaarder is dan wat voor Lb nodig is. Dit heeft gevolgen voor een aantal processtappen en de hierbij genoemde actor. Dit punt is door de subcommissie erkend. De BRL Wb is van oorsprong geschreven vanuit de maritieme archeologie en niet direct vanuit de scheepsarcheologie of landbodems onder water. Dit is nu ondervangen door het CCvD op dit punt te wijzen en op te nemen op de lijst aanbevelingen van het CCvD. Flamman uit zijn zorgen hierover bij het in elkaar schuiven van de BRL Wb in de BRL Lb tot één BRL, wat gevolgen heeft voor de actor en bijbehorende eisen. De Boer is zich hiervan bewust en zal de benodigde tekstuele aanpassingen doen. De begeleidingscommissie KNA is op 16 april afgerond. Het voornaamste punt van aandacht was het certificeerbaar maken van het protocol AB. Dit wordt alleen als maatregel genoemd bij de nieuwe Omgevingswet, maar komt niet voor in de Erfgoedwet. De randvoorwaarden zoals nu gelden in de Monumentenwet komen terug in de Omgevingswet, maar nog niet bekend is in welke vorm. Op dit moment heeft de Bcie KNA de gelegenheid gehad in overweging te nemen om het protocol AB te schrappen en de uitvoering van deze werkzaamheden onder te brengen bij het protocol Opgraven of IVO. De Bcie heeft besloten om het protocol AB als maatregel te behouden, met een korte toelichting en verwijzing naar protocol Opgraven of IVO. Koopmanschap vraagt zich af of de Bcie BRL nog een moment krijgt om in te spreken op de adviezen van de Bcie KNA. De Koning meldt dat er nog een e-mailronde mogelijk is, voordat het advies naar het CCvD gaat. Koopmanschap uit zijn zorgen over het besluit om protocol AB los te laten en het besluit daartoe over te laten aan het bevoegd gezag en zou daarop willen inspreken. De voorzitter geeft aan dat deze vraag niet in deze Bcie BRL past, behalve de aansluiting van de verschillende adviezen op elkaar. In de e-mailronde is hier wel een mogelijkheid toe.

4

Bespreken aangepaste versie BRL

De versie die nu besproken gaat worden kent nog geen aanpassingen naar aanleiding van de opmerkingen van vorige week in de ingelaste derde bijeenkomst. Uitzondering hierop is de toegezonden bijlage 1. Een aantal zaken die vorige week zijn besproken met betrekking tot de eisen aan actoren zijn aangepast (bijlage 4 in de BRL) en zullen donderdag in de Bcie Register definitief tot stand komen. Flamman vraagt zich af waar de actoren voor de BRL Wb en integratie ervan in BRL Lb wordt besproken. De opleidings- en ervaringseisen voor actoren Wb worden in de Bcie BRL besproken, de onderhoudseisen worden besproken bij de Bcie Register. Vanuit de Bcie KNA zijn opmerkingen gekomen die van toepassing zijn in de BRL. Deze komen SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer


-3-

we tegen bij de behandeling van de stukken en zullen dan toegelicht worden. Bespreken van resterende tekst. p. 12, 2.4.2: NVAO vraagt: controle door bevoegd gezag (in rode tekst) staat niet in de KNA, dus moet deze hier niet geschrapt? Meffert heeft dezelfde vraag vorige bijeenkomst ook gesteld en het antwoord was toen dat dit wel in de KNA terugkomt. De Boer: deze controlestap staat inderdaad niet (meer) in de KNA, dus deze frase ‘en Bevoegd gezag’ wordt hier ook geschrapt. Het PvA wordt goedgekeurd door de opdrachtgever. De AWN is het hier niet mee eens en uit haar zorgen over de verantwoording van de inzet van vrijwilligers. SIKB geeft aan dat toevoeging van controle door bevoegd gezag (bg) op het PvA wel een verzwaring zou betekenen. Daarnaast uit de AWN haar onbegrip dat er niet gecontroleerd wordt of de eisen van het PvE in het PvA zijn opgenomen. Koopmanschap geeft aan dat het PvE onderdeel is van de offerte en geeft als oplossing voor de zorg van de AWN om het PvA ter kennisname aan het bg toe te zenden. Meffert geeft aan dat het een wijziging op de KNA zou zijn en daarvoor zitten we hier niet, dus stelt voor om het bij het schrappen te laten. De Boer stelt vast dat ‘en Bevoegd gezag’ wordt verwijderd, met kanttekening van de zorg van de AWN, die de opdrachtgever niet blindelings vertrouwt op het nemen van verantwoordelijkheid van maatschappelijk verantwoord ondernemen en dus onder andere de inzet van vrijwilligers. D’Hollosy geeft aan dat de opmerking voor 2.4.2 wel inhoudt dat het bevoegd gezag niet op de hoogte kan worden gesteld, wanneer afgeweken wordt van het PvE indien het bg het PvA niet kent. Bij afwijking van het PvE moet dus ook een logische stap zijn om het bg te informeren. Dit zou moeten worden toegevoegd in de tekst. Wieringa geeft aan dat de eindversie van het PvE door de bevoegde overheid wordt goedgekeurd, waarbij een afwijking van het PvE in het PvA niet mogelijk is. De commissie geeft aan dat dit in de praktijk wel zo werkt. De Boer geeft aan dat in de tekst wordt opgenomen dat afwijking van het PvE bij het opstellen van het PvA schriftelijk moet worden kenbaar gemaakt aan het bevoegd gezag. D’Hollosy geeft aan dat dit 2.5.2 alternatieve werkwijzen ook raakt. Koopmanschap stelt voor: ‘Indien tijdens het opstellen van het PvA wordt afgeweken van het PvE, een uitzonderingsgeval, wordt teruggevallen op 2.5.2….’ De Boer is het hier niet mee eens, want deze eisen gelden voor de uitvoeringsfase, dus beter gescheiden houden van de opstelfase, namelijk 2.4.2. Daarom adviseert hij de commissie om de afwijking te melden aan de opdrachtgever en alleen indien van toepassing aan het bevoegd gezag, dus alleen indien er sprake is van een wijziging op het PvE. De commissie gaat hiermee akkoord. Hollander geeft aan dat er naar aanleiding van wijzigingen in de KNA moet worden teruggekeken naar de versie die al besproken is. De Boer geeft aan dat alles is verwerkt, maar stelt voor om eerst de tekst te bespreken die nog niet aan de orde is geweest. p. 14, 2.6.3: Meffert geeft aan dat de huidige paragraaf wijzigt naar aanleiding van wat besproken is in de Bcie KNA vorige week. Hij heeft hiertoe een tekstvoorstel en deelt dit analoog uit aan de Bcie en stuurt dit digitaal naar De Boer en Haas (ACTIE M EFFERT ; zie bijlage in pdf bij dit verslag). Ook voor 2.6.4 heeft Meffert een tekstvoorstel en levert deze aan. Dit tekstvoorstel probeert de aanleveringsstromen aan het depot te stroomlijnen voor het bedrijfsleven. Schepers vraagt zich af wie verantwoordelijk is voor de inhoudelijke goedkeuring van de aanlevering. Meffert geeft aan dat dit door de depothouder gebeurt en niet door het edepot. ‘Inhoudelijk’ is voor Schepers ‘conform de specificaties in de KNA’. Meffert voegt deze toe aan het tekstvoorstel, zodat verwezen wordt naar de KNA. Hollander stelt enkele verbeterpuntjes voor: - Verschil tussen 2.6.3 en 2.6.4 is niet helemaal helder; duidelijker maken digitaal vs nietdigitaal. - toevoeging in rood is inhoudelijk juist, maar bij voorkeur niet onderaan en vraagt De Boer hiernaar te kijken om te zorgen dat het voor het totaal geldt. - voegt een komma toe bij de 3e zin van onderen, na ‘wordt een overdrachtverklaring’. - de aanleverende partij is de certificaathouder en werd in de andere Bcie niet goed begrepen. Deze benaming moet overal gelijk zijn. De Boer neemt de essentie van de afspraken uit de Bcie KNA over in dit tekstvoorstel. De aanleverende instantie blijft hierbuiten. Hoe de depothouder en het e-depot dit onderling regelt, hoeft niet in de BRL. SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer


-4-

- de zin ‘waarvoor het e-depot is gemandateerd’ is bij de Bcie KNA geschrapt en Hollander vindt dit merkwaardig omdat dit in overeenstemming met het IPO was opgesteld en de reden van De Boer, dat het alles zeer onduidelijk maakt, onderschrijft ze niet. Als alternatief stelt zij voor ‘namens het e-depot’. De Boer vraagt of het wel verstandig is om datgene dat bij de Bcie KNA al is vastgesteld na uitvoerige discussie opnieuw te bespreken. De voorzitter geeft aan dat dit niet de bedoeling is. Hollander verwijst naar p. 10/11, 2.2 Digitaal werken, zin met ‘voorkeursbestanden’. Zet dan hier in de toelichting ‘naar de website’, stelt ze voor. De Boer vindt het tekstvoorstel van Meffert verhelderend en onderschrijft de eerste 2 opmerkingen van Hollander. De verschillende stappen moeten wel gescheiden worden. Er komt één overdrachtsverklaring voor de documentatie waarin de acceptatieverklaring van het edepot is inbegrepen. Hoe de depothouder en het e-depot dit onderling regelt, hoeft niet in de BRL (2.6.3). Dat moet voldoende zijn, terwijl het tekstvoorstel erg uitgebreid is. Tevens komt er een overdrachtsverklaring voor de vondsten en monsters (2.6.4). Dit is zoals het nu al in de KNA 3.3 staat en conform zoals het in de Bcie KNA van 16 april j.l. is besloten. De voorzitter vraagt om reactie van de commissie. Koopmanschap zou geborgd willen hebben dat dit voor alle depots in Nederland geldt en toegevoegd willen hebben ‘de KNA’, namelijk op basis van inhoudelijke gronden. Zijn eerste opmerking is geuit omdat het protocol Depotbeheer vrijwillig te certificeren is. Het CGA geeft aan dat de gemeentelijke depots verschillende richtlijnen hanteren. Koopmanschap geeft aan dat hier een kans ligt om deze regeling voor iedereen te laten gelden, dus niet alleen voor de provinciale depots. Hij wil dat meegeven aan de gemeentelijke depots. Meffert geeft aan dat de afspraken met alle provinciale depots zijn gemaakt. De aanlevering van documentatie is nog altijd vrijwillig aan het e-depot en dat wordt nu getracht te stroomlijnen. Fröling vraagt wat de achtergronden zijn en hoever deze afspraken gaan. De voorzitter geeft aan dat dit interessant is, maar nu niet ter zake doet. Aanlevering aan RCE of Archis? Dat hangt van de reactie van de RCE af, die hierover al bevraagd zijn, en wordt eventueel aangepast in de definitieve tekst. Reactie op de opmerking van Hollander: De aanleverende partij krijgt de overdrachtsverklaring. Dat kan de certificaathouder zijn, maar dat kan ook een andere partij zijn. Meijlink stelt voor om deze zin in de actieve vorm te zetten, zodat dit misverstand over de aanleverende partij niet bestaat. Inmiddels is ‘projectdocumentatie’ zo gedefinieerd dat het niet nodig is om in dit stuk uiteen te zetten wat ‘complete projectdocumentatie’ is. Meffert geeft aan dat hierin wel moet worden opgenomen ‘alles waarmee je een reconstructie van het onderzoek kan maken’. De Boer neemt dit mee. De Rijdt geeft aan dat de afwijking van te late aanlevering bij de RCE kritisch zou moeten worden beschouwd en dat is nergens goed verwerkt. Zij wil een definitieve goedkeuring door het bevoegd gezag na 2 jaar. De Boer geeft aan dat dit niet kan, omdat een afwijking buiten je schuld, geen afwijking op de KNA is. Een kritische afwijking, beoordeeld door de auditor, na afkeuring van de rapportage door het bevoegd gezag, kan wel opgenomen worden, maar dit moet dan doorgevoerd worden in een klachtenregeling en gaat erg ver. Koopmanschap meldt een discrepantie met p. 6, bovenste zin van de BRL en de goedkeuring van het bevoegd gezag zoals in het tekstvoorstel van Meffert. Het bevoegd gezag is hier bewust weggelaten, terwijl het wel conform KNA moet zijn (waar de goedkeuring wel in is opgenomen). Koopmanschap geeft aan dat het gelijkgesteld moet worden: ‘van het bevoegd gezag’ vervangen door ‘conform KNA’ (in zwarte tekst, boven rode tekstvoorstel van Meffert). D’Hollosy geeft aan dat dit voorstel wel duidelijkheid geeft. De voorzitter stelt voor om de tekst te laten staan, zoals al eerder is besloten. Hollander wil toevoegen dat auteurs- en databankrechten gevolgd moeten worden, omdat het belangrijk is voor degene die aanlevert, ook te weten dat deze rechten bestaan. De commissie is akkoord. p. 15, 2.7: Meffert heeft overleg gehad met Ball en stelt voor om de tekst te laten staan. De Boer voegt wel een uitzondering toe, namelijk wanneer een derde partij verantwoordelijk is voor de vertraging, de termijn niet gehaald kan worden, dit niet voor rekening van de SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer


-5-

certificaathouder kan komen te liggen. Vervolg bespreken van de tekst. p. 21: Koopmanschap vraagt zich af of de documentatie moet worden bewaard na aanlevering. De Boer geeft aan dat dit wettelijk geregeld is voor bedrijfsdocumentatie, namelijk 7 jaar. Dit is niet hetzelfde als projectdocumentatie. Koopmanschap geeft aan dat dit in de praktijk niet kan met vondsten en monsters etc, overige documentatie wel op digitale manier. De Boer: de ‘projectdocumentatie’ wordt toegevoegd, waarmee de kwestie is opgelost. p. 22: de interne auditor moet iemand zijn die kan controleren dat volgens eigen kwaliteitssysteem kan werken, maar hoeft niet van hetzelfde niveau te zijn, maar wel met een minimale kennis van archeologie. Dat kan dus zijn KNA archeoloog BA binnen het betreffende protocol ter zake kundig. Fröling geeft aan dat dit ook iemand kan zijn die geen actor hoeft te zijn, maar wel archeologische kennis. Je bent dan wel voldoende in staat om de processen te controleren. Geldt dit ook voor de specialisten en depothouders? Ja, want kennis van processen is essentiëler dan inhoudelijke kennis. Het CGA is het hiermee eens, want gemeenten hebben vaak al interne auditor in dienst die ook geen inhoudelijke kennis heeft, maar wel de processen kan controleren. De Rooy vraagt zich af wat de eisen aan de opleiding tot interne auditor moeten zijn. De Boer geeft aan dat hiertoe diverse instanties bestaan die een dergelijke opleiding verzorgen, zowel binnen als buiten de sector. De CI beoordeelt of een interne auditor voldoet aan de eisen die hier in de BRL gesteld staan. De interne auditor mag niet betrokken zijn bij het interne project, maar bij kleine organisaties is dit lastig. Meijlink vraagt zich af of dit ook via uitwisseling kan zijn. De Boer: ja, dat kan via uitwisseling of inlening. 3.10: eerste gedachtestreep. Hoe worden functionarissen geaudit? Flamman merkt op dat dit richting persoonscertificering gaat, wat niet de bedoeling is. Wordt hier het proces wel geaudit, vraag Meijlink zich af. En welke link ligt hier met het register. Maring geeft aan dat dezelfde vraag langskomt verderop. De CI stelt voor om een matrix te maken om alle personen binnen een bepaalde periode aan bod te laten komen. D’Hollosy geeft weer dat ‘project’ voor verwarring leidt in de eerste bullit, maar dit klopt wel. Bij 3.11: toevoegen aan kopje ‘verbeteren’. De Boer stelt voor bij 3.10: Eerste streepje wordt geschrapt. In plaats daarvan een vervangende tekst: daarbij zorgt de organisatie dat elke senior KNA functionaris ten minste elke 2 jaar door de interne organisatie op zijn handelen wordt beoordeeld. Fröling vraagt zich af of dit in de praktijk haalbaar is. Bovendien denkt zij dat het twee losse procedures zijn. Degene die op het project staan moeten conform de regels zijn, maar het wordt te complex dat deze functionarissen in de 2 jaar moeten worden geaudit. Fröling denkt dit te tackelen in de steekproef en het register. Koopmanschap vraagt zich af hoe een audit eruit ziet voor de functionaris. Wellicht is het niet zo complex als het lijkt. Maring zegt dat het afvinken is van de eisen die genoemd zijn in de BRL/KNA. Fröling zou dit liever niet in een norm vaststellen, om te voorkomen dat het systeem te zwaar wordt opgetuigd. Als het gaat om interne auditsysteem is dit goed, omdat het gekoppeld kan worden aan bestaande processen in het bedrijf. De Boer vraagt zich af hoe representatief je systeem is en of een keer per 2 jaar wel voldoende is. Fröling geeft aan dat het atijd een momentopname is. Maring geeft aan dat het soms ook aan het bedrijf zelf wordt overgelaten. De Boer geeft aan dat het op de personen hangt die het proces uitvoeren, juist ook bij procescertificering. CGA spreekt de zorg uit dat alle externe en interne audits wel erg veel worden. Is er ruimte om dit minder te maken? Meffert stelt voor om de interne audits aan de verantwoordelijkheid van de bedrijven te laten, omdat zij zelf de risico dragen. De Boer geeft aan dat een interne audit nodig is in verband met de accreditatie. Een jaarlijkse interne audit is minimaal noodzakelijk. Koopmanschap en Fröling geven aan dat jaarlijks redelijk is en gewoon in het kader van VCA. Flamman vraagt zich af wat de kantooraudit is bij het 3e streepje 3.10. Onder welk protocol valt dit? De Boer: jaarlijks wordt elke vestiging beoordeeld op de implementatie van de vereisten van deze BRL (wat dit is, staat bij externe audits verderop). SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer


-6-

p. 23: Koopmanschap vraagt zich af of de RCE gereageerd heeft. De Boer: hier is over gesproken met de RCE en teruggekoppeld in een eerdere vergadering. p. 23, eerste zin 4.2.2 zou volgens D’Hollosy onder 4.2.3 ad a horen. De Boer geeft aan dat dit een bewuste keuze is en stelt voor om het te laten staan. De commissie is akkoord. p. 23: 4.2.2 2e streepje: tussenstuk eruit schrappen, stelt Maring. De Boer vreest dat dit dan niet geaccrediteerd wordt. De Koning onderstreept dit van De Boer en in de praktijk hebben we nog twee jaar voor de accreditatie. p. 24, ad b en laatste zin voetnoot 7: is het een certificaat per vestiging of per organisatie (Koopmanschap)? De Boer geeft aan dat het gaat om de vestiging van waaruit het onderzoek wordt aangestuurd. Alle vestigingen staan wel op 1 certificaat, maar de audits gelden voor alle vestigingen. Dat betekent niet dat overal dezelfde faciliteiten moeten zijn. Ad b, 3e bullit: adviezen van? Dit vindt Flamman onduidelijk. De Boer: ‘en adviezen van en naar opdrachtgever’, omdat het een heen-en-weerproces is. Flamman zegt dat de tekst iets anders suggereert. De Boer kijkt hiernaar. De zin moet opgeknipt worden. Ad c, 1e bullit: Hier is de CI verantwoordelijk voor en de planning geschiedt met de certificaathouder in spé. p. 25, 2e bullit: Flamman: bij protocol IVO en Opgraven moet ook AB bij. p. 25, 2e bullit: hier komt de audit van de functionaris terug. Tekst wordt aangepast volgens bovengenoemd voorstel. p. 25, 4.2.4: jaarlijks is wettelijk verplicht. p. 25 ad b: ‘steekproefsgewijs’ naar boven trekken in de zin, omdat het anders inhoudelijk niet klopt. p. 26: protocol AB toevoegen en functionarisaudit aanpassen. p. 26: Meijlink vraagt zich af hoe de audit plaatsvindt. Welke projecten? De CI vraagt om de projecten van het te certificerende bedrijf en de CI kiest hieruit projecten die geaudit worden. p. 26, 2e alinea van boven: Maring vraagt zich af hoe dit uit te voeren, omdat dit in de praktijk lastig is. Het blijft wel staan. p. 26: De Boer: de basis ligt in het aantal functionarissen. De actoren die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit moeten allemaal een keer beoordeeld zijn. Dit is wel haalbaar en noodzakelijk om te voorkomen dat steeds dezelfde persoon wordt ingezet, maar het certificaat verkregen wordt op anderen. En iemand die veel projecten draait, wordt dan vaak geaudit. Diverse commissieleden vrezen dat het systeem complexer wordt. De NVAO vindt het wel veel dat elke actor eens in de vier jaar geaudit moet worden. Hoe om te gaan met de uitersten van juist veel of weinig projecten in een jaar, vraagt De Rooy. De Boer geeft nog een toelichting over de werking van deze tekst in de praktijk. Uitgangspunt dat elke actor in de vier jaar een keer geaudit moet zijn. Meijlink: een groot bedrijf krijgt weliswaar een kwart, net als een klein bedrijf, maar voor een klein bedrijf is een kwart meer in verhouding dan voor een groot bedrijf. Immers, de mensen in een klein bedrijf worden dan vaker in de vier jaar gecontroleerd dan de mensen in een groot bedrijf. p. 26: D’Hollosy ziet dat er gesproken wordt over de benaming van actoren, die steeds anders is. De Boer: een geregistreerd actor moet gecontroleerd worden voor het actorschap dat hij op dat moment uitvoert. p. 26: Elke vier jaar alle actoren een keer, dus verdeeld over vier jaar, waarbij de frequentie jaarlijks is. Dus: medewerkers die tegelijkertijd actor zijn. Bijv. binnen de reikwijdte van het te certificeren proces 80 actoren, waarbij er 25% per jaar aan bod komen, dus 15 personen. Vervolgens selecteer je de projecten waaraan deze 15 personen hebben gewerkt, waaruit een steekproef wordt gehaald. Fröling: het was toch procescertificering en geen persoonscertificering? De auditinspanning is gericht op het proces en daarbinnen moeten de actoren beoordeeld worden op hun handeling. De Koning stelt voor om een schema te maken om dit te visualiseren om het begrip van het systeem te verduidelijken. (ACTIE SIKB ) Koopmanschap vraagt zich af waarom dit anders gaat dan hoe de Erfgoedinspectie dit deed en stelt voor dit toe te passen om het niet meer te laten zijn dan nu. De enige toevoeging is het gesprek van de mensen met de CI, verder is de controle/de audit niet anders bij de CI. Het percentage van 25% is bedoeld om de BRL certificeerbaar te maken voor de accreditatie. De SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer


-7-

toetsing van de actor vindt plaats door de CI. De voorzitter vat samen dat er wat onrust is binnen de commissie omdat niet duidelijk is wat de audits precies betekenen in de praktijk, ook in vergelijking tot de huidige situatie met de Erfgoedinspectie. Daarom is een visualisatie, het in beeld brengen van wat deze tekst in de praktijk betekent, wenselijk, omdat we willen zien dat het systeem niet zwaarder wordt. De Koning kan het beeld concreter maken, maar in tegenstelling tot de Erfgoedinspectie is de ruimtelijke spreiding van de CI nu wel beter gegarandeerd. Dat geeft een vertekend beeld, wanneer je dit vergelijkt met de huidige situatie. De SIKB wordt verzocht het beeld inzichtelijk te maken, inclusief rekenvoorbeeld. De voorzitter geeft aan dat dit betekent dat de Bcie BRL nu geen akkoord kan geven op het gehele document, omdat dit hele punt opnieuw besproken moet worden. Flamman merkt op, bij wijze van punt van orde, dat hiermee blijkt dat het proces dus niet goed en te snel georganiseerd is en dat het niet goed is om nogmaals van de commissieleden te verlangen voor een vijfde maal bij elkaar te komen. De Koning geeft aan dat deze punten al langer in het document stonden, dus dat dit nu niet nieuw doet. De SIKB kan heel overzichtelijk een beeld schetsen (22 april), waarbij verzocht wordt om na raadpleging van de achterban een reactie in te brengen via de email, indien de commissie niet meer bij elkaar kan komen. Hieraan wordt toegevoegd wat minimaal nodig is voor de accreditatie. Meffert merkt op dat het belangrijk is wat het minimum is voor de Raad van Accreditatie, omdat het nu vooral voor kleine bedrijven erg zwaar ingezet is. Zit er speling in om het systeem iets anders op te zetten? En wat betekent dit in de praktijk? Wanneer het stuk van de SIKB komt eind van de dag 22 april en blijkt voor de behandeling in de Tweede Kamer op 27 april dat het werkveld een probleem heeft, indien de certificering een enorme verzwaring zal zijn, kan het gebeuren dat de minister op 27 april door middel van een amendement wordt teruggefloten. De vergelijking wordt gemaakt met de huidige situatie en de controles door de Erfgoedinspectie, waarbij uitgegaan wordt van een jaarlijks bezoek en geen audits op de functionarissen. De minister heeft tot certificering besloten onder het mom dat de beroepsgroep het zelf moet regelen, terwijl dit nu lijkt te betekenen dat dit een enorme verzwaring betekent voor de sector en anders niet certificeerbaar is. De commissie vraagt zich af of hiermee doorgegaan moet worden. De voorzitter vraagt of we het stuk wel verder behandeld kan worden. De commissie wil het stuk wel afronden, maar wil weten wat de implicaties zullen zijn en in hoeverre kan de achterban nog ‘nee’ zeggen tegen de BRL? De Koning geeft aan dat er in de Tweede Kamer uiteindelijk besloten zal worden en dan is de vraag hoe belangrijk de Erfgoedwet wordt gevonden in verhouding tot andere wetgeving die speelt. We kunnen alleen invloed uitoefenen op de invulling. Als er is besloten dat het onderzoek onder certificaat moet worden uitgevoerd, moet dat onderzoek ook gecontroleerd worden, anders heeft een certificaat geen waarde. Er vindt altijd een jaarlijkse audit plaats, maar de omvang van de audit kun je zelf invullen als sector, als het geheel maar wel in vier jaar wordt geaudit. Dit moet goed worden omschreven in de BRL en het toelichtende document van de SIKB om de achterban te informeren. Omdat De Rijdt de vergadering moet verlaten, wordt nu eerst de bijlage behandeld, over de Klachtenregeling en inzet van vrijwilligers. 3.8, De Boer: in het voorstel is datgene dat besproken is verwerkt. Flamman: ‘door gemeenten’ moet zijn ‘bevoegd gezag’. Voorzitter stelt voor: 4e bullit toevoegen van contactgegevens ivm calamiteiten. De NVvA vraagt zich af waar de stagiaires zijn. De Boer geeft aan dat deze toegevoegd kan worden, maar er kan niet voorkomen worden dat de stagiaires ingezet worden in plaats van de gewone beroepsarcheologen. De commissie: Voor de stagiaires kan opgenomen worden dat ze meewerken in het kader van opleiding en niet als inzet personeel. 3.11, De Boer: op verzoek toegevoegd. De procedure kan niet onafhankelijk zijn, maar wel aan de hoogste in de organisatie te rapporteren. Bij de CI kan verder in beroep worden gegaan. Wat te doen met ethische klachten, vraagt De Rijdt zich af. De Boer: komt niet in de BRL voor, SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer


-8-

dus er kan geen klachtenregeling opgenomen worden in de BRL over klachten waaraan geen eisen worden gesteld. Koopmanschap wil als organisatie zeker een klachtenregeling en als er klachten zijn die buiten de BRL vallen, kan altijd, voor leden, teruggevallen worden op de VOiA. De Rijdt vindt dat een bedrijf verantwoordelijk is voor ethiek. Dit is een toevoeging op de huidige regeling, dus dat zou ter aanbeveling voor het CCvD zijn. Dit heeft allerlei consequenties aldus De Koning en kan elders geregeld worden. Dit raakt aan nut en noodzaak en de ethiek is weinig uitgewerkt in de archeologie, vergeleken met de monumentenzorg. Daar kan in een later moment over nagedacht worden. p. 27: Flamman vindt ‘plaats’ verwarrend in de 2e paragraaf. De Boer zal dit verduidelijken. p. 28, 4.3.1, laatste bullit: is er voor de CI een andere regeling vraagt Flamman zich af. De Boer: heeft te maken met invoering van accreditatie voor CI’s en is een normale gang van zaken. p. 28: de omvang van de rapportage: De NVAO wil wel een toelichting in het rapport, maar dit hangt af van de kosten. Er is 1 rapport per audit (waarin meerdere protocollen of bezoeken kunnen worden opgenomen van dat jaar). VOiA wil vinkjes waar het goed gaat en een toelichting daar waar het verkeerd gaat om te kunnen ontwikkelen. De commissie is akkoord. Meffert vreest dat dit voorstel geen prikkel is voor de CI om kritisch te zijn, wanneer ze bij ‘goed’ alleen hoeven te vinken en dus minder tijd kwijt zijn aan het opstellen van een rapportage. De opgegeven uren op p.28 is ingeschat door de SIKB. De Boer geeft aan dat in de versie die naar de Raad van Accreditatie staat, gevalideerd is of de uren reëel zijn. p. 28, 4.3.3.: 2e hoofdbullit, 3e onderbullit ‘met betrekking - certificatieschema ‘ wordt geschrapt. p. 31: wat is een certificatiereglement? De Boer: dat heeft elke CI, nodig voor de accreditatie. p. 32, 4.5: betekent dit ook overname ‘opgravingsvergunning’. Nee, overnemen van certificaat door andere CI. p. 45, bijlage 5: moet nog gestroomlijnd worden naar aanleiding van input. Hiermee is de tekst behandeld. Koopmanschap vraagt zich af wanneer de commissie moet hebben gereageerd op het stuk van de SIKB over de doorrekening van de implicaties. De SIKB wil uiterlijk 28 april om 24.00u de reactie ontvangen. Terugkoppeling van De Boer naar al behandelde tekst. p. 9, kritieke afwijkingen, definitie over ‘trends’, laatste bullit in zwart: hier is een andere definitie aan toegevoegd, dat ‘trend’ definieert, meldt De Boer. Meffert: ‘meerdere is dan 2’? De Boer: ja. De genoemde 10% wordt vervangen door de vorige week besproken eisen die in de KNA, protocol PvE, zijn opgenomen. De Boer stelt voor om donderdag de gecorrigeerde tekst van de BRL rond te zenden, waarna de kans is om tot 28 april te reageren. Ook de ontwerptekst van de KNA wordt dan rondgezonden. Het register zit hier dan nog niet bij, want die komt donderdag voor het laatst nog bijeen. Wel kan het op Wb nog wat wijzigen omdat deze subcommissie op 29 april nog samenkomt. Meffert vraagt of de definitielijst nog wordt afgestemd met de commissies. Deze lijst wordt doorgestuurd naar een selectie uit alle commissies om hierop te reageren. Torremans vraagt zich af hoe de terugkoppeling plaatsvindt op de reactie over de hobbel waarvan 22 april het document wordt toegezonden door de SIKB? Er volgt een terugkoppeling per email. Fröling vraagt wat de consequenties zijn, wanneer er een partij is die zich niet kan vinden in de doorrekening. De Koning geeft aan dat dit afhangt van de reden van die partij. Het CCvD zal ook deze kwestie bespreken, net als over alle stukken. Als deze commissie adviseert iets te zeggen over de hobbel, wordt dit nader besproken bij het CCvD, die uiteindelijk het besluit neemt.

5

Vervolgstappen en proces SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer


-9-

Alle documenten komen nog een keer per email langs de commissies. Het CCvD komt eind mei en begin juni (uitloop in juni) bij elkaar om besluiten te nemen. Daarna volgt een velddag en de ter kritieklegging. Voor 20 juni gaan alle stukken ter kritiek voor een periode van tenminste 8 weken. De ingekomen reacties worden verzamend en hiervan wordt een pre-advies gemaakt door de SIKB. De commissies worden dan gevraagd nogmaals samen te komen om een definitief advies te maken over de reacties voor het CCvD. Het CCvD komt 23 september hierover bijeen, waarbij nog aanpassingen gemaakt kunnen worden. In oktober wordt alles aangeleverd aan OC&W. Op 27 april 2015 plenaire behandeling van de Erfgoedwet in de Tweede Kamer. Koopmanschap verzoekt zo duidelijk mogelijk aan te leveren wat de termijnen zijn voor aanlevering van reacties vanuit de achterban voor de rest van het proces.

6

Rondvraag & afsluiting

Hollander geeft aan dat in de Erfgoedwet niets staat over digitale documentatie en het e-depot. Ze verzoekt dit op het wensenlijstje van de CCvD te zetten. Meffert geeft aan dat de vragen hierover ook elders liggen en dat de minister antwoord heeft gegeven hierover in de beantwoording van de kamervragen. Meffert raadt aan voor het CCvD hiervan kennis te nemen. De Koning zegt dat het nu buiten de wet geregeld wordt, is het dan nog nodig om er wel iets over op te nemen in de Erfgoedwet? Hollander wil dat dit punt, dat nu lijkt te blijven liggen, meegenomen wordt in de AMvB en daarom wil ze dit meegeven aan het CCvD. De commissie heeft geen bezwaar om dit nadrukkelijk onder de aandacht te brengen. D’Hollosy: de klachtenregeling binnen de CI, hoe werkt dit? Een klacht eerst bij het bedrijf melden en wanneer het bedrijf hierop geen adequaat antwoord heeft, kan de CI ingeschakeld worden. De CI zal in eerste instantie nagaan waarom het bedrijf geen adequaat antwoord geeft. Er kan vervolgens een maatregel tot sanctie getroffen worden, conform BRL. D’Hollosy: hoe kan ik toetsen of een bedrijf een certificaat heeft? Dat staat op de website van de CI en bij de SIKB. De Koning wijst op de SIKB bijeenkomst Digitaal Werken morgen bij de RCE.

SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer

Prj 235 Uitwerking certificering 4 e Bijeenkomst van begeleidingscommissie 3 BRL

Recommend Documents