O0SOPo 01-04-15
Hardenberg Privacy protocol gemeente Hardenberg Burgemeester en wethouders v an de geme ente Hardenberg;
Gelet op de: W et bescherm ing persoonsgegevens (Wbp) Wet maatschappelijke onde rsteun ing 2015 (Wmo ) J eu gd we t Pa rticipa tiew et Overw eg en de dat: •
de acti vit eiten van de gebiedsteams "Sam en Do en " worden uitg evoerd in op dra cht van he t college van burge me este r en wethou de rs ;
•
de wijze waarop de part ijen die sa men we rke n binnen de gebiedsteams "Same n Doen " is
•
h e t voo r he t uitvo eren van de werk zaa mhe de n van de gebiedsteams "Sa men Do en "
beschreven in de "S amen we rkings ove ree nko ms t Samen Doen Te ams";
noodzakelijk is om persoonsgegevens te verwerken; •
da t de ze persoonsgegevens rechtm ati g en zorgv uldig ve rwe rkt die nen te w orden;
•
d at he t da ar om noodzakelijk is de verwe rking van persoonsgegevens na der te regelen;
B e s l u i t e n : h e t volgende priv acy protocol vas t te stellen da t vervolgen s door de mede we rke rs v an de gebie dste ams "Same n Doen" en medewerk ers van he t Expertise en Kennis Team word t gehanteerd.
Artikel 1.
Begripsbepalingen
In dit art ikel wo rd t versta an onde r: a.
Persoonsgegevens: elk g egeven betreffend e ee n geïde ntificee rde of identificeerb are na tuu rlijk e persoon
b.
Verwerking van persoonsgegevens: elke ha ndeling of elk geheel van hande linge n met be tre kking to t persoonsgegevens, waaronder in ieder geval he t verzam elen, vastleg gen, orde nen, be wa ren, bijwerken, wijzigen, opvragen, ra adplegen, ge bruiken, verstrekken door middel van doorzen ding, verspreiding of enige ande re v or m v an terbeschikkingstelling, samenbre ngen, met elk aar in ve rban d bren gen, als mede he t afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
c.
Dossier: elk gestructureerd g ehe el van persoonsgegevens, ongeacht of di t geheel van gegevens ge centraliseerd is of verspreid is op ee n functioneel of geo grafisch be paalde wijze , d at volgens bepaald e criteri a toegankelijk is en be trek king he eft op verschillende personen.
d.
Betrokkene: dege ne op wie ee n persoonsge geven betrekking he eft.
e.
Beheerder: de ge ne aan wie h e t (technische) beheer over de app lic atie alsm ede he t on derhoud van de appli cati e is opg ed rag en . De beheerder kan wo rden aangemerk t als bewerker in de zin v an de Wbp, gezien he t fe it da t de beheerder uitvoe ren d verantwoordelijk is voor he t afschermen en vernietigen van persoonsgegevens binnen de app lic atie en bijbeh orende ICT-omgeving.
1451823
f.
Partijen: alle organis aties die bin ne n de gebiedsteams "Same n Doe n" same nwerk en en die de samen werkingsove reenkomst hebben ondert ekend.
g.
Toestemming van de betrokkene: elke vri je, specifieke en op in form atie beru ste nde wils uitin g waarmee de betrokkenen aanvaardt da t hem betreffende persoonsgegevens worden ve rwerkt.
h.
Gebiedsmanager: leidinggevende van een gebiedsteam.
i.
BIG: Baseline Informa tie bev eiliging Gemeenten, vastgesteld door de Buiteng ewon e Algemene ledenvergadering van de VNG van 29 n ov emb er 2013
Artikel 2.
De verantwoordelijkheid
De verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokkene n voor zov er noo dzakeli jk voor de uitvoering van de Wmo, de Jeu gdwet en de Participatiew et is be legd bij de gebiedsmanager, vo or zove r de verwerking plaatsvindt binnen he t ge bied ste am en bij de tea mleide r van he t Expertise en Kennis Team voor zove r de verwerking plaatsvindt bin ne n dit team . De gebiedsmanager en de teamleider tr eden in dez e op als de ve ran twoo rde lijke in de zin v an de Wb p .
Artikel 3. 1.
Doel van de gegevensverwerking
H e t do el van de gegevensverwerking is: a.
H e t bieden van ondersteuning aan inwon ers v an Harde nbe rg bij he t bevo rdere n van de zelfre dzaamheid en pa rticipatie in he t kader van de Wm o ;
b.
H et bie de n van onde rsteuning, hulp e n zorg aan jeugdigen en ouders bij opgroei- e n opv oedin gspro blemen, psychische pro b leme n en stoornissen op gr ond van de Jeu gdwet;
c.
H et bie de n van on dersteuning bij arbeidsinschakeling en de verl ening van bijsta nd in he t ka der van de Participa tiew et.
2.
Persoonsgegevens worden in overeenste mming met de we t, op basis waarvan de gegevens ve rzameld wo rde n, en op behoorlij ke en zorgvuldige wijz e ve rwe rkt.
3.
Pe rsoons gege vens wo rden slechts v erw erk t voo r zov er zij, gelet op d e do elein den waarvoor zij word en verzameld o f ve rvo lge ns worde n ve rwe rkt, toereik end, t er zak e dien en d en niet boven matig zijn.
4.
Gegevens kunnen ook geb ruikt word en vo or beleidsmatige, historische, statistische of wetenschappelijke doelein den. De gegevens worden in dat geval geanonimis eerd e n er zal schriftelijk worden ve rantwo ord welke voorzieningen zijn getroff en om te verzeke ren da t de verd ere verwerk ing uits luite nd geschiedt ten behoeve van deze specifieke doelein den.
Artikel 4.
Grondslag voor de verwerking
1.
Verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op een van de grondslagen vastgelegd in
2.
In alle geva llen wor dt gev raagd om on dubb elzinnige to e stemmin g van betrokkenen to t
art ikel 8 van de W et bescherm ing persoonsgegevens.
gegevensverwerking. Indien de persoonsgegevens verwe rkt mo eten word en ter uitvoeri ng van ee n we ttelijk e taak of van een publi ek belang, wo rd t aan betrokkene me eg ede eld op welk e grondsla g -bij he t on tbreke n van toe s temming -de persoonsgegevens ve rwe rkt worden. 3.
In he t kader van de werk zaa mhe de n die de gebie dste ams "Sa men Doen" uitv oe ren en waaraan organisaties meew erken -onder mee r do or onde rtekening van de Sa menwerkingsove reenkomst -g elde n in ie de r geval de wette lijke taken op basis waarvan part ijen hu n we rkza amh ed en verrichten.
1451823
Artikel 5. 1.
Geheimhoudingsplicht
De personen die kennis mog e n neme n van persoonsgegevens uit de doss iers in h e t kader v an de uitv oe rin g van de Wmo , de Jeug dwet en de Partic ipatie we t zijn geho ude n, met in achtn eming van beroeps- of ambtsg eheim, to t geheimhou ding van de persoonsgegevens waarvan zij ke nnisnemen, behoudens vo or zove r enig wetteli jk voo rschrift h en to t m ededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak to t mededeling voort vloe it.
2.
Alle pers onen die onder rech tstreeks ge zag van de gebiedsmanager of de teamle ider van he t Expertise en Kennis Tea m o f de bewerker ge ma ch tigd zijn om persoonsgegevens te ve rwe rke n te kene n daa rtoe een geheimhoudingsverklari ng (zie bijlage).
Artikel 6. 1.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vor m die h e t mo ge lijk ma akt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verw erke lijk ing van de doe leinde n waarvoor zij worden verzameld o f ve rvo lge ns worden verw erkt.
2.
De persoonsgegevens zijn onde rdeel van docum enten , dossiers of bestanden. Conform de op de Archiefwet 1995 gebaseerde
Selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en
intergemeentelijke organen vanaf januari 1996 wo r dt de informati e waarop dit protocol betrekkin g heeft maximaal 5 jaar bewaa rd, gemeten na he t laats t ge sloten contact. 3.
De be waa rtermijn vangt aan dir ect na he t laatste contact met be trokk ene (n) da t hee ft ge leid to t he t sluiten van he t dossier.
4.
Na de be wa art ermijn wo rden de gegevens allee n nog geanonimis eerd b ewaard .
5.
In h e t gev al da t een betrok kene zijn/haar toe ste mm ing vo or he t ve rwerk e n van gegevens in tr ek t ged uren de de on derste uning wo rd t he t betreff ende dossier per direct gesloten. Sluitin g van he t dossier valt same n met he t laatst geslote n contact. De eisen gesteld in dit artikel zijn dan eveneens van toepass ing, ten zij betrokken e ee n verz oek in dient ter verwijdering van zijn/haar pers oonsgegevens.
Artikel 7. 1.
Beveiligen van persoonsgegevens
De verantw oordelijke zorg t, in sam enw erking met de systeembeheerder, voor ee n passend niveau van beveil iging van de verwerk ing. Hierbij wo rd t reke ning gehouden met de aard van de verwerking en de te beschermen gegevens, de da armee samenhangende risico's en de s tand van de tec hniek .
2.
V oor de vas tstelling van de passende maatregelen zal de Baseline In forma tieb ev e ilig ing G emeente n (BIG) als uitgangspunt word en gehanteerd.
Artikel 8.
Herkomst van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden verkrege n van de betre ffe nde personen zelf of, na to e stemmin g van betr okkenen, van derden.
Artikel 9. 1.
Toegang tot gegevens
Toe gang to t de pers oonsgegevens hebben uitslu iten d die gen en die d aa rtoe krachtens he t autorisatiebesluit ge ma chtig d zijn , di t besluit is va stges teld door burg emees ter en we tho u de rs. He t verwe rken van de gegeve ns is slechts toeges taan vo or zove r di t noodzakelijk is in he t kader van de taak en de we rkz aamh ed en van de ge au toris ee rde personen en is beperkt to t die gegevens die noodzakelijk zijn vo or een goe de taakuit oefening.
1451823
2.
Partij en he bb en ge en toe ga n g to t gegevens. Met me de we rkers van partije n (niet zijnde gen eralisten binnen he t gebiedsteam ) kunnen relevante gegevens gede eld worden , indien d it noodzakelijk is vo or de inte gra le aanpak van he t "Sam en Do en " tea m e n na schriftelijke toe ste mm ing van de betrokkene.
3.
Derden heb be n geen to eg an g to t de gegevens.
Artikel 10. 1.
Het verstrekken van gegevens
Pe rsoons gege vens mogen niet aan derden worden verstrekt, te nzij; a.
Betrokk ene schriftelijk toe stemmin g he eft gegeven voor de verstrekking van geg evens aan derden;
b.
Betro kke ne verz oekt om gege vens te verstrekken aan derden, hierv oo r ge eft de betrok kene schrifteli jk toeste mming , waarin de gegevens en personen nauwkeurig staan omschreven;
c. 2.
De verstrekking vereist wo r dt op grond van een wette lijk voo rschrift.
Verstrekking van gegevens vindt niet plaats voor zove r dit in strijd is me t de ge he imh ou ding sp lich t van de me de we rkers v an he t geb ied stea m o f he t Expertise en Kennis tea m.
Artikel 11.
Informatieverstrekking
Bij he t eerste gesprek zal aan betrokkene de volgende informati e mondeling en/of schriftelijk worde n ve rstre kt: a.
De ide nti teit van de med e werke r van he t gebiedsteam;
b.
De taak en werkwijze van he t geb ieds team;
c.
H et doel va n de gegev ensv erwerking;
d.
De rec hten van de betrokkene, waaronder he t indiene n van klachten, he t re cht op inzage, ve rbeteri ng, aan vu lling, verwijdering of afscherming van geg eve ns;
e.
De do o r betrokkene te ondertekenen verklaring in dien dez e inste mt met de verw erking van de persoonsgegevens.
Artikel 12.
Recht op inzage
Ie dere betrokkene heeft , confor m d e Wbp, he t rec ht ee n ve rzoek om inzage in z ijn persoonsgegevens in te dienen. Indien de betrokkene een mind erja rige is die nog gee n 16 jaar is of on de r curatele is gesteld, wo rd t he t verzoek ingediend do o r de we ttelijk e vert egenwoordiger. De iden tite it van de verzo eker wo rd t aan de hand van een ide ntite itsbe wijs vas tgesteld.
Artikel 13.
Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming
Be trokk en e die in kennis ge steld is van verwerking van hem betreff ende persoonsgegevens, dan wel zijn we ttelijk e vertegenwoordig er, kan co nfor m de W b p aan he t colle ge schrifte lijk verzoeken om ve rbetering , aanvulling, verwijdering of afscherming, indien de gegevens: a.
feit elijk onjuis t da n wel onvolledig z ijn;
b.
vo or he t doel van verwerking onnodig o f niet ter zake dienend zijn;
c.
in strij d met ee n wetteli jk v oors chrift w ord en verwerkt.
Artikel 14.
Rechtsbescherming (indienen bezwaar)
Teg en een besluit to t afwij zing van een verzoe k om informa tie , een verzoek om inzage, ee n verzoe k o m verbetering, aanv ulling , verw ijdering of afs cherming, kan belanghebbende op gr ond van de Algemene we t bestuursrecht binnen zes w eken na de be ke ndma kin g van dat besluit schriftelijk bezwaar mak en bij he t college van burg emee ster en we tho u de rs.
1451823
Artikel 15.
Slotbepaling
Dit p rotocol tree dt in werk ing me t ingang van 1 pril a 2015 en kan worden aange haald als "privacy protocol ge mee nte Hardenberg".
Harde nberg , 31 maart 2015
Burgemeester en wethouders v an de ge mee nte Hardenberg ,
1451823
