EVROPSKÝ SOCIÁLNÍ FOND PRAHA & EU: INVESTUJEME DO VAŠÍ BUDOUCNOSTI
PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI JAK SE ZORIENTOVAT V PROSTŘEDÍ ORGANIZACE A JEHO POŽADAVCÍCH 1. OTÁZKY, KTERÉ SI KLADEME PŘI PŘÍPRAVĚ PREZENTACE
2
2. STRES
4
3. TECHNICKÁ DOPORUČENÍ
5
4. NEFORMÁLNÍ PREZENTACE
5
5. FORMÁLNÍ PREZENTACE
6
6. DISPOZICE K PREZENTOVÁNÍ
8
7. CHYBY, ZLOZVYKY
8
8. SEBEPREZENTACE
9
VOLITELNÝ PŘEDMĚT BAKALÁŘSKÝCH STUDIJNÍCH PROGRAMŮ VŠCHT PRAHA
ROZVOJ SOCIÁLNÍCH KOMPETENCÍ
PRAHA 2011
NĚKOLIK SLOV ÚVODEM Prezentace něčeho někomu je nedílnou a podstatnou částí pracovní náplně téměř každého pracovníka. Míra naší úspěšnosti v prezentaci do značné míry ovlivňuje míru naší úspěšnosti v profesní roli vůbec. Pro pracovníky ve styku se zákazníkem to platí dvojnásobně. Neexistuje obecný „mustr“ úspěšného chování v prezentačních situacích. Život je na to příliš rozmanitý. Když si položíme otázku „Co všechno by měl znát, umět, respektovat,…, člověk, který bude vždy úspěšně prezentovat?“, dostaneme se do podobného dilematu, jako když budeme chtít dát dohromady parametry univerzálně úspěšného šéfa. Při důkladnějším zvažování dojdeme k smutnému zjištění, že takový člověk reálně neexistuje. Situace jsou ve svých požadavcích na chování a jednání natolik různé (často i protichůdné), že neexistují univerzální dispozice na úspěch. To co nám může zvyšovat pravděpodobnost úspěchu, je dobrá orientace ve specifikách situací, respektování těchto specifik v přípravě na prezentaci a schopnost mobilizace těmto situacím odpovídajících vhodných dispozic ve svém chování. (Schopnost přizpůsobení se.) O úspěšnosti prezentace rozhoduje řada faktorů. V přípravě prezentace bychom se měli snažit je předjímat a zohlednit. Dobrou pomůckou k tomu jakou prezentaci a jak připravit nám může být zodpovězení následujících otázek: POZNÁMKY:
POZNÁMKY:
2
POZNÁMKY:
POZNÁMKY:
POZNÁMKY:
3
POZNÁMKY:
POZNÁMKY:
Shrnutí: Při psaní příspěvku si neustále připomínejte cíl prezentace, všichni musí pochopit podstatu prezentace a všichni musí vědět, co se po nich žádá. Pro lepší porozumění je dobré vyvarovat se chyb, které vytváří komunikační bariéry. Nekódujte vaše myšlenky, formulujte je jasně a přímo, posluchači mohou mít jiný styl dekódování. Nepoužívejte slang, pokud není spjat s konkrétní terminologií podniku a nejste si jisti, že vám budou všichni rozumět. Vynechávejte negativní formulace, lidem se vybaví opak. Nesrovnávejte, necitujte a netvrďte něco, co nemá zaručený zdroj nebo ho neznáte. Jinak okamžitě čekejte dotaz, který zneváží vaše vyjádření. Snažte se o pestrost prezentace, např. pomocí synonym, příměr, metafor, přívlastků. Nudu zaženou i řečnické otázky. Stavte jednoduché věty, nezapadne tak vaše hlavní myšlenka a neztratíte se. Častým prezentováním se vám vycvičí i hlas. Hluboký, pomalý hlas je považován za důvěryhodnější než rychlý, výše posazený. Zamyslete se nad zlozvyky. S rukama nedělejte nic nepřirozeného. Gestikulujte uvážlivě a úměrně řeči nebo si do rukou vezměte desky s poznámkami. Udržujte kontakt s posluchači, oční, verbální. K udržení jejich pozornosti vám mohou pomoci odlehčující poznámky, vtipy, příklady z reálného života, poukázání na praktické využití. Sledujte reakce publika a pružně reagujte. Rozhodně nestůjte zády k nim, autoritativně působí ruce za zády, příliš nenuceně ruce v kapse, aroganci a afektovanost ruce v bok, obranný postoj ruce složené před tělem, nezakrývejte si při mluvení ústa, to je projev nedůvěry v sebe sama. Pozor na dýchání, kontrolované dýchání nedovolí vydávat jakékoliv neartikulované zvuky, pomůže zabránit i výplňkovým či oddechovým slovům jako ehm, hm, prostě, viď, jako, že,… Nepodceňujte úlohu osobního vzhledu, oblečení a dodržujte časový limit, neplýtvejte časem svým ani posluchačovým.
4
PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI
POZNÁMKY:
3. TECHNICKÁ DOPORUČENÍ POWER POINT Zohlednit situaci – prezentace dostupná předem? Bude sloužit jako hlavní nebo doplňkový zdroj informací? Velikost písma – minimálně 18 Pozadí – 2 verze tmavé a světlé Nezahltit stránku textem (7 hesel, pokud jde pouze o doplněk mluveného slova), obrázky (maximálně 2), tabulkami Pozor na efekty – různá technika, kompatibilita, nešokovat posluchače Pozor na „free“ doplňující obrázky Různé SW – uložit i v nižší verzi
PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI
POZNÁMKY:
3. TECHNICKÁ DOPORUČENÍ TABULKA Hlavička s popisky, legenda Každé pole vyplněno pro jednoznačnost – zástupné znaky Stejné zaokrouhlování, jednotky GRAF Legenda Ne příliš křivek či sloupců, zobrazit základní, nedrobnit
POZNÁMKY:
5
POZNÁMKY:
POZNÁMKY:
POZNÁMKY:
6
POZNÁMKY:
Shrnutí: V první minutě musíte posluchače zaujmout a získat si jejich pozornost, můžete k tomu použít vhodnou citaci, otázku, šokující statistiku apod. Na konci je dobré shrnout nejdůležitější, lze využít klasické konce (Nežli skončím…, Závěrem…, A nakonec…), výzvu, motivovat. Mělo by jít o emocionálně nabitá slova, která by se aspoň do určité míry měla vztahovat k tématu prezentace. Tento závěr nelze využít u neosobních akcí typu konference a v našich podmínkách se příliš nepoužívá. V případě nedostatku času je dobré mít několik alternativních konců, zkratek nebo naopak odstavců na prodloužení a využití celého času. Často následuje diskuse. Je dobré vyslechnout celý dotaz, ujistit se, že rozumíte otázce, ocenit dotaz. Není pravda, že musíte vždy vědět všechno. Můžete přiznat, že něco neumíte, odkázat na literaturu, uvést, že je to předmětem práce spoluautora. Lze přiznat, že oním směrem jste nepřemýšlel a poděkovat za podnět do další práce apod. Dotazy, které zodpovídat nechcete hned, přeneste na soukromou konverzaci o přestávce např. z časových důvodů či nejednoduchosti odpovědi. Je dobré hned na začátku vymezit pravidla dotazů, zda budete zodpovídat v průběhu či na konci. Cvičení – skupinová diskuze: Je lepší vymezit čas na dotazy na konci nebo nechat posluchače pokládat dotazy během prezentace? Co dělat, když vám někdo skočí do řečí? Reagovat hned? Odkázat ho na konec, kde bude prostor?
7
POZNÁMKY:
PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI
POZNÁMKY:
7. CHYBY, ZLOZVYKY
Oční kontakt Intonace hlasu Rychlost mluvy Výplňová slova (ehm, takže, …) Nářečí Složitá vyjadřování Postoj těla Pohyby, chůze, gesta rukou Manipulace s předměty Logická linie prezentace
Obecně lze k prezentacím doporučit: Přemýšlet, hledat specifika situace, užívat „zdravý selský rozum“ Věnovat čas a energii přípravě a rozboru situace Každou prezentaci považovat raději za originál Být k sobě spíše kritičtí Nespoléhat na improvizace, pokud nejsou připraveny varianty Snažit se být co nejpřirozenější, raději ubrat na předpokládané eleganci, nic moc nepředstírat Odlišovat specifika a kontext jednotlivých situací, nebo alespoň jejich typů: Obsahově (Jádrem prezentace učinit spíše prospěch a nabízené výhody, než velikost a význam vlastní firmy či vlastní osoby.) Komunikačně (Jaká bude míra formálnosti?, Kdy a o čem dialog?, Jaké informace budou v této situaci žádané?, Jak získat a podpořit důvěru?,... Největší nebezpečí asi spočívá v navození dojmu „ přednesu nacvičeného divadelního vystoupení“ ať se děje, co se děje. Vzbuzuje apriorní nedůvěru, zbavuje nás možnosti reagovat na specifika situace a ověřit si předpoklady zájmů druhé strany.) Cílem není často něco aktuálně dosáhnout, rozhodnout, „prodat“, (i když to nelze vyloučit), ale vzbudit ZÁJEM a podpořit své postavení v dalším jednání. (Vytvořit si kredit.)
8
POZNÁMKY:
POZNÁMKY:
Doporučení k sebeprezentaci: Upřímná slova mají obvykle větší váhu než propracovaná rétorika, ale příprava dává jistotu, spontaneita pak „jiskru“ našemu vystoupení. Kromě zájmu, je třeba získat důvěru, vyvolat u posluchačů pocit „je to jeden z nás“. Při prezentaci vždy dáváme druhým všanc (riskujeme, zda nás přijmou): Svou osobnost - jací jsme, jaké hodnoty preferujeme Svou kompetenci - co známe a umíme Svou roli - co si myslíme, že se od nás očekává a jak to zvládáme, jak se chováme Jaký jsme vyvolali první dojem, jak hodnotí naši odbornost, jak jsme jim sympatičtí či prospěšní ovlivňuje naši další kariéru, tedy to, kdo si nás příště k čemu přizve. Prezentujeme se nejen tím, jaké jsou naše pracovní výsledky, ale také tím, jak vypadáme, jak se chováme, jak a nač se ptáme, jak reagujeme při konfliktech, jak se bavíme apod. Jednou ze základních dovedností úspěšné komunikace a sebeprezentace je navozovat vztah s lidmi podle dané potřeby a v různých rovinách. Všichni neustále komunikujeme a ovlivňujeme jeden druhého. Pomocí mezilidských vztahů můžeme dosáhnout velmi dobrých výsledků. Základní podmínkou však je, že dokážeme zmapovat, v jaké rovině konkrétní vztah existuje a v jaké rovině jej chceme vytvořit. Není tedy důležité jen to, jak prodat sebe sama, ale i jak dát najevo zájem, jak umíme naslouchat.
9
