Prezentační dovednosti
Ing. Jaromír Procházka, Ing. Zdeněk Vokál
Tento studijní text je určen pro potřeby účastníků projektu OPPA „Další vzdělávání pedagogických pracovníků vyšších odborných škol v oblasti specifických kompetencí“ Registrační číslo projektu: CZ.2.17/3.1.00/30017
1
2
©Autor textu: Ing. Jaromír Procházka (1. oddíl) Ing. Zdeněk Vokál (2. oddíl) Recenzent: Ing. Milan Johanis Jazyková korektura: Mgr. Ivana Mičínová Redakční úprava: Ing. Jaroslav Konůpek ©Vyšší odborná škola sociálně právní, Praha, 2012 ISBN 978–80–905109 – 5– 1 Zadavatel projektu: Hlavní město Praha Mariánské nám. 2, 110 01 Praha 1 IČ: 00064581 Registrační číslo projektu: CZ.2.17/3.1.00/30017
3
OBSAH TÉMATA 1 A 2 ................................................................................................................................................................... 7 ÚVOD ............................................................................................................................................................................... 8 CO JE PREZENTACE............................................................................................................................................................ 8 OBSAH PREZENTACE A JEHO KVALITA............................................................................................................................... 8 1
PŘÍPRAVA PREZENTACE ......................................................................................................................................... 10 1.1 KREATIVITA A OMEZENÍ ................................................................................................................................................... 10 1.2 ZAČÍNEJTE BEZ POČÍTAČE!................................................................................................................................................ 10 1.3 ZPOMALTE, ABYSTE UVIDĚLI ............................................................................................................................................. 10 1.4 POKLÁDEJTE SPRÁVNÉ OTÁZKY.......................................................................................................................................... 11 1.4.1 Špatné otázky .................................................................................................................................................. 11 1.4.2 Otázky, které bychom si měli položit............................................................................................................... 11 1.4.3 O co jde? Proč na tom záleží? ......................................................................................................................... 11 1.5 TŘI ČÁSTI PREZENTACE .................................................................................................................................................... 12 1.6 VÝHODY DOBRÉ PŘÍPRAVY ............................................................................................................................................... 12 1.7 JAK VYTVOŘIT PREZENTACI, KTEROU SI LIDÉ ZAPAMATUJÍ? ...................................................................................................... 12 1.8 PROCES PŘÍPRAVY PREZENTACE ........................................................................................................................................ 13 1.9 STEVE JOBS A BILL GATES ................................................................................................................................................ 14 1.10 RYBÍ PŘÍBĚH............................................................................................................................................................. 14
2
TVORBA – DESIGN PREZENTACE ............................................................................................................................ 15 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12
3
POMĚR SIGNÁLU A ŠUMU ................................................................................................................................................ 15 LOGA, LOGA, LOGA… ..................................................................................................................................................... 17 KOLIK ODRÁŽEK NA SLAJD? .............................................................................................................................................. 17 EFEKT NADŘAZENOSTI OBRÁZKU ....................................................................................................................................... 17 BUĎTE VIZUÁLNÍ............................................................................................................................................................ 18 POUŽÍVEJTE JEN KVALITNÍ OBRÁZKY ................................................................................................................................... 18 UVÁDĚJTE CITACE .......................................................................................................................................................... 18 OBRÁZKY A TEXTY .......................................................................................................................................................... 18 DŮLEŽITOST PRÁZDNÉHO PROSTORU ................................................................................................................................. 18 ROVNOVÁHA V DESIGNU ............................................................................................................................................ 19 PRAVIDLO TŘETIN ..................................................................................................................................................... 19 KONTRAST, OPAKOVÁNÍ POLOHA A BLÍZKOST ................................................................................................................. 20
EFEKTIVNÍ POUŽITÍ PROGRAMU POWERPOINT ..................................................................................................... 22 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15
ZÁKLADNÍ STRUKTURA PROGRAMU POWERPOINT ................................................................................................................ 22 OBVYKLÉ PRACOVNÍ POSTUPY PŘI TVORBĚ PREZENTACE ......................................................................................................... 24 POZOR NA PÍSMA! ......................................................................................................................................................... 25 PŘEDLOHA SNÍMKŮ ........................................................................................................................................................ 25 HYPERTEXTOVÉ ODKAZY .................................................................................................................................................. 25 OBRÁZKY V PREZENTACI .................................................................................................................................................. 25 JEDNODUCHÉ ÚPRAVY OBRÁZKŮ ....................................................................................................................................... 26 SMART ARTS ................................................................................................................................................................ 26 ANIMOVANÉ GIFY.......................................................................................................................................................... 27 ZVUKY V PREZENTACI ................................................................................................................................................. 27 VIDEO V PREZENTACI ................................................................................................................................................. 28 JAK PŘEVEDU ZVUKY A VIDEA DO POTŘEBNÝCH FORMÁTŮ? ................................................................................................ 29 PŘEVOD SOUBORŮ BEZ INSTALACE EXTERNÍCH PROGRAMŮ – SERVER ZAMZAR ...................................................................... 30 ODDĚLENÍ ZVUKU OD VIDEA ........................................................................................................................................ 30 CO MUSÍM UDĚLAT PŘED SAMOTNOU PREZENTACÍ? ......................................................................................................... 31
4
ZÁVĚR .................................................................................................................................................................... 33
5
DOPORUČENÁ LITERATURA ................................................................................................................................... 34
4
TÉMATA 3 A 4 ................................................................................................................................................................. 35 ÚVOD ............................................................................................................................................................................. 36 1
DEFINICE A VÝZNAM PREZENTACE ........................................................................................................................ 37
2
ROLE LEKTORA....................................................................................................................................................... 38 2.1 2.2
3
ZÁKLADNÍ SCHOPNOSTI, VLASTNOSTI, DOVEDNOSTI LEKTORA / PREZENTÁTORA .......................................................................... 38 JAK POSILOVAT LEKTORSKÉ DOVEDNOSTI ............................................................................................................................ 39
VERBÁLNÍ A NEVERBÁLNÍ ASPEKTY VEŘEJNÉHO VYSTOUPENÍ ............................................................................... 40 3.1 VERBÁLNÍ ASPEKTY VEŘEJNÉHO VYSTOUPENÍ ....................................................................................................................... 40 3.2 JAK MLUVÍME A NAŠE SLOVNÍ ZÁSOBA ................................................................................................................................ 40 3.2.2 Další důležité verbální aspekty ........................................................................................................................ 41 3.3 NEVERBÁLNÍ ASPEKTY VEŘEJNÉHO VYSTOUPENÍ.................................................................................................................... 44 3.3.1 Přednášející a neverbální aspekty ................................................................................................................... 44 3.3.2 Neverbální aspekty u publika / studijní skupiny .............................................................................................. 45
4
JAK ÚSPĚŠNĚ ZVLÁDNOUT VEŘEJNÉ VYSTOUPENÍ ................................................................................................. 47 4.1 ZÁKLADNÍ PŘEDPOKLADY ÚSPĚŠNÉ PREZENTACE ................................................................................................................... 47 4.2 PŘÍPRAVA PREZENTACE ................................................................................................................................................... 47 4.2.1 Formální příprava (analýza prostředí a cílové skupiny) .................................................................................. 47 4.2.2 Praktická příprava – podklady a osobní příprava ........................................................................................... 48 4.3 TĚSNĚ PŘED VYSTOUPENÍM.............................................................................................................................................. 49 4.3.1 Čemu se před vystoupením vyhnout ............................................................................................................... 50 4.4 BĚHEM PREZENTACE / VEŘEJNÉHO VYSTOUPENÍ ................................................................................................................... 51 4.4.1 Úvod / otevření prezentace ............................................................................................................................. 51 4.4.2 Hlavní část prezentace .................................................................................................................................... 51 4.4.3 Závěr prezentace ............................................................................................................................................. 52 4.4.4 Nezapomeňte .................................................................................................................................................. 52 4.4.5 Jak zvládnout dotazy a námitky studentů/posluchačů ................................................................................... 53
5
JAK ZVLÁDNOUT NERVOZITU A STRES ................................................................................................................... 54 5.1 POCTIVÁ A KOMPLEXNÍ PŘÍPRAVA ..................................................................................................................................... 54 5.2 PRÁCE S DECHEM........................................................................................................................................................... 54 5.2.1 Bensonova relaxační metoda .......................................................................................................................... 54 5.3 SUCHO V ÚSTECH........................................................................................................................................................... 55 5.4 TŘES RUKOU ................................................................................................................................................................. 55 5.5 DALŠÍ DOPORUČENÍ PRO ZVLÁDNUTÍ STRESU A NERVOZITY ..................................................................................................... 56
6
DOPORUČENÁ LITERATURA ................................................................................................................................... 58
5
Úvodní slovo ke kurzu Kurz obsahuje čtyři tematické části: 1 2 3 4
Obsah prezentace a jeho kvalita (4 hod) Použití programu PowerPoint a jiných multimediálních technik tak, aby zvýšily účinek prezentace (5 hod) Verbální a neverbální aspekty veřejného vystoupení (4 hod) Jak úspěšně zvládnout veřejné vystoupení (5 hod)
Pro kvalitní prezentaci je nutné vyváženě zvládnout všechny uvedené oblasti. Realizace kurzu je rozdělena do dvou výukových bloků. Každý blok je veden samostatným lektorem. Jména a kontakty na lektory: Ing. Jaromír Procházka, jaromir.prochá
[email protected] – témata 1 a 2 Ing. Zdeněk Vokál,
[email protected] – témata 3 a 4 S ohledem na dva samostatné výukové bloky je příručka rovněž zpracována jako dvě samostatné části.
6
Témata 1 a 2
7
ÚVOD
Co je prezentace Je to druh komunikace, kdy chceme druhému něco ukázat nebo mu předat určité poselství. Je mnoho druhů prezentací. V té nejjednodušší vystačíme s mluveným slovem, jindy můžeme použít tabuli nebo fix a papír nebo jen náčrt grafu. Můžeme ukazovat druhým fotografie z naší dovolené nebo chceme potěšit děti krásnými obrázky. V našem kurzu se zaměříme na vytvoření takové prezentace, ve které chceme u posluchačů – studentů vyvolat o něco zájem, něco je naučit, o něčem je přesvědčit nebo získat jejich podporu pro náš záměr. Ukážeme si také, jak přitom využít multimediální prostředky tak, aby naši prezentaci podpořily a zesílily její účinek. Kurz je rozdělen do čtyř částí: 5 6 7 8
Obsah prezentace a jeho kvalita Použití programu PowerPoint a jiných multimediálních technik tak, aby zvýšily účinek prezentace Verbální a neverbální aspekty veřejného vystoupení Jak úspěšně zvládnout veřejné vystoupení
Pro kvalitní prezentaci je nutné vyváženě zvládnout všechny uvedené oblasti. Tato část skript je věnována prvním dvěma bodům kurzu. Tento kurz je určen pro využití ve školství. Proto je i po formální stránce postaven tak, že ti, kdo prezentují, budou vždy pedagogové nebo přednášející a publikum budou vždy studenti nebo posluchači. Pravidla a zkušenosti, uvedené v tomto kurzu, však čerpají jak z pedagogické, tak i z komerční sféry, a proto mohou být využity v obou sférách.
Obsah prezentace a jeho kvalita (4 vyučovací hodiny) Úspěch či neúspěch prezentace závisí na mnoha faktorech. Jedním z nejdůležitějších je kvalita jejího obsahu. Mistr vizuální komunikace Edward Tufte říká: „Prezentace v PowerPointu se bohužel často podobají školním hrám – jsou příliš hlučné, plné laciných efektů, hodně pomalé a hloupoučké“. Každý den jsou pomocí PowerPointu vytvořeny miliony prezentací. Většina z nich zůstává bezduchá a prázdná, něco, čím bude trpět jak přednášející – pedagog, tak jeho posluchači – studenti. Prezentace jsou většinou neefektivní. Není to ani proto, že by přednášejícím chyběla inteligence nebo kreativita. Je to tím, že mají špatné základy a nemají obecné znalosti toho, co vlastně dělá prezentaci dobrou a co ne. Typická špatná prezentace sestává ze spousty slajdů překypujících informacemi, které často dublují mluvené slovo přednášejícího, místo aby ho doplňovaly a podporovaly. Je plná standardních nadpisů, klipartů s donekonečna opakovanými odrážkami v nám dobře známém hierarchickém uspořádání. (Reynold, 2009) Je prokázáno, že člověk nedokáže věnovat pozornost mluvenému slovu a současně čtení velkého množství textů. Právě tohle je jedním z hlavních problémů špatných prezentací. Velmi často, aniž si tuto 8
skutečnost uvědomujeme, se snažíme naplnit své snímky velkým množstvím mnohdy drobných textů. To mluvené slovo nejen nepodporuje, ale tříští a v konečném důsledku prezentaci zcela znehodnotí, protože člověk ztrácí pozornost a nakonec i souvislosti a prezentace vyzní naprázdno k rozčarování jak autora, tak posluchače. Chceme–li, aby naše prezentace byla úspěšná, musíme věnovat dostatečný čas a úsilí její přípravě a přitom dodržovat několik dnes již dobře známých zásad. Je neomluvitelné zdůvodňovat neúspěšnost prezentace nedostatkem času. V tom případě je lepší prezentaci vůbec nevytvářet a použít pouze mluveného slova. Každá prezentace je jiná. Ale chcete-li komunikovat jasněji, srozumitelněji, výstižněji a přitažlivěji, pak musíte v každé chvíli dodržovat základní společné principy: zdrženlivost, jednoduchost a přirozenost. Zdrženlivost při přípravě prezentace. Jednoduchost při návrhu prezentace. A přirozenost při jejím podání. Daniel Pink ve svém bestselleru A Whole New Mind (Pink, 2006) mluví o „šesti smyslech“ – vlastnostech pravé poloviny mozku, které jsou velmi důležité pro dobrou prezentaci: Design – během fáze přípravy zpomalte a uklidněte svou mysl – můžete se tak soustředit na své téma, na klíčovou myšlenku budoucí prezentace, objektivitu … a zejména na ty, kdo budou vaši prezentaci sledovat – na studenty. Pak teprve můžete začít načrtávat svoje nápady, které později převedete do digitální podoby. Příběh – nejlepšími učiteli nejsou ti, kteří pouze projdou studijní materiály, ale ti, kteří vloží do výkladu svůj charakter, svou osobnost a své zkušenosti, to vše v zábavné, zapamatovatelné a poučné formě vyprávění. Symfonie – každý dokáže odříkat fakta a přečíst ze slajdů informace v odrážkách. Ale dobří prezentující vidí vztahy mezi vztahy, a i v komplexních problémech vidí jednoduchost. Symfonie ve světě prezentací je o sjednocení celé mysli – logiky, analýzy, syntézy a intuice k pochopení celého problému. Najít celkový obraz, najít, co je důležité a rušivý zbytek nemilosrdně vypustit. Empatie – je o emocích. Dobří prezentující mají schopnost vcítit se do role posluchačů nebo zákazníků a poznat, kdy studenti prezentaci rozumějí a kdy ne a podle toho ji v každé chvíli upravovat. Hra – lidé, kteří se dokážou smát, jsou kreativnější a mnohem produktivnější. A posluchači, kterým umožníte se smát, se budou cítit dobře a prezentaci přijmou úplně jinak. Smysl – studenti už předem očekávají typickou, nudnou powerpointovou prezentaci. Pokud ale ukážete, že jste na ně mysleli, připravili si vše předem a že jste se na toto setkání těšili a jste tu kvůli nim, potom existuje šance, že v nich nejen zanecháte stopu, ale že v nich i něco změníte.
9
1 Příprava prezentace Prezentování je vaše příležitost říci všem váš příběh. Proč je vaše informace důležitá a proč na ní záleží. Je to také příležitost udělat něco jinak, než je obecně očekáváno, překvapit druhé něčím jiným, novým a lepším.
1.1 Kreativita a omezení Tvorba prezentace je velmi kreativní proces. A také je to umění pracovat s omezeními. PowerPoint je mocný nástroj, který má obrovské množství možností. A to nás svádí prezentaci šperkovat všemi možnými barvami, obrazy a efekty. To však bohužel vede ke sdělení, při kterém budeme trpět. Měli bychom vědět, že omezení a limity jsou silným spojencem, a nikoliv nepřítelem a že vytváření vlastních omezení, limitů a pořádná porce sebekontroly jsou hlavním předpokladem k vytvoření dobré prezentace. Proto, až budete připravovat prezentaci, mějte neustále na paměti tři slova: jednoduchost, srozumitelnost a stručnost.
1.2 Začínejte bez počítače! Většina pedagogů dělá tu zásadní chybu, že začíná tvořit svoji prezentaci přímo v PowerPointu. Tím se ale přizpůsobují programu PowerPoint a vůbec nevyužívají svoji kreativitu! Ještě než se pustíte do návrhu prezentace, musíte si v klidu a před očima vytvořit její celkový obraz a vybrat z něho zásadní myšlenky. To je velmi důležitá a obtížná činnost, která vyžaduje klid a plné soustředění, kterého nemůžete dosáhnout u počítače. Zvláště, když ještě PowerPoint zcela neovládáte. Proto – nejdůležitějším krokem v úvodní fázi je odsednout si od počítače! Vypněte ho a odejděte. Vrátíte se k němu v pravý čas. Většina profesionálních designérů prezentací dělá velkou část plánování prezentace s pomocí tužky a papíru. Velmi dobré jsou větší žluté samolepící papírky, které můžete lepit před sebe na tabuli, skříň, stůl nebo dokonce i na stěnu! Kterýkoli z nich můžete vyhodit, dát místo něj jiný nebo můžete jednoduše vyměnit jejich pořadí. Autor knihy Prezentace a Zen Garr Reynolds vypráví: „Když jsem pracoval v Applu, vedl jsem občas brainstormingová sezení s jednou stěnou celou polepenou lepícími papírky. Na ty jsem zapisoval nápady a občas se někdo zvedl, šel načrtnout svůj nápad a mezitím jsme o něm diskutovali s ostatními. Nakonec byly stěny polepeny mořem papíru. A pak jsme s ostatními dál rozvíjeli obsah prezentace a papírky zůstaly po celé dny stále na očích. Mít obsah prezentace kolem sebe na stěnách mi pomohlo stále vidět celkový obraz prezentace. Bylo pak lehčí rozhodnout, které části vynechat a které jsou naopak stěžejní pro předání informace.“ Takto – v týmu – připravoval své slavné prezentace i zesnulý zakladatel firmy Apple – Steve Jobs. Jeho prezentace jsou dnes považovány za jedny z nejlepších, které kdy byly vytvořeny a které jsou citovány ve všech učebnicích o tvorbě prezentací. Nemáte-li papírky, můžete použít bílou tabuli a fixy. Nebo prostě jen bílé papíry nebo blok. Tužka a papír jsou mnohem mocnějšími nástroji při hledání a představování si nápadů než sezení před klávesnicí.
1.3 Zpomalte, abyste uviděli Nemáte čas? Neustále zvoní telefony? Stále po vás někdo něco chce? Jste ve stressu? Jste zaneprázdněni? Problémem nejsou tyto skutečnosti, problém je váš pocit zaneprázdněnosti. Ten zabíjí kreativitu. Vede k vytvoření obrovského množství slajdů, které dublují mluvené slovo na všech možných 10
úrovních přednášek, seminářů a konferencí, kde by mohla a měla být použita konverzace. Lidé se cítí být pod tlakem, jsou uspěchaní až zuřiví. „Spíchnou“ rychle prezentaci z několika slajdů ze starých prezentací a zamíří si to do výuky nebo na konferenci. Komunikace upadá, posluchači a studenti trpí. Tak vzniká pravé „slideshow z pekla“ (Reynold, 2009). Vytvoření lepší prezentace chce jiný stav mysli – vzdalte se co nejvíce pocitu zaneprázdněnosti, prostě si uvědomte, co je podstatné a udělejte si na to nikým nerušený čas. Jinak vznikne paskvil, vaše prezentace se zcela mine účinkem a vaši posluchači budou mít pocit ztraceného času. Hlavním důvodem, proč je tak velké množství prezentací strašně neefektivních a špatných, je to, že si jejich tvůrci neudělají dostatek času a soustředění na to, aby si řekli, co je důležité a co není. Když vytváříte prezentaci – uklidněte se, udělejte si chvíli opravdového soukromí, sedněte si co nejdále od počítače, digitálních šablon, starých slajdů a prezentací a začněte přemýšlet. Henry Ford I řekl: „Myšlení je ta nejtěžší práce, která existuje. To je pravděpodobně důvod, proč tak málo lidí myslí.“
1.4 Pokládejte správné otázky 1.4.1 Špatné otázky Při přípravě prezentace obvykle začínáme otázkami – v jakém programu ji vytvořit? Jakou šablonu použít? Jaké efekty a animace jsou nejlepší? Jaký je nejlepší dálkový ovladač? Tyhle otázky nejsou špatné, ale jsou položeny ve špatném pořadí. Jinými slovy, soustředění se na programy a technologie prezentace nás ruší od toho, abychom se věnovali tomu podstatnému v této fázi tvorby prezentace. Stejně tak se často soustřeďujeme na použité obrázky a styly odrážek ve slajdech, ale zcela zapomínáme na návrh příběhu, který bude efektivní, zapamatovatelný a zajímavý pro naše posluchače. Často klademe další, na začátku nepodstatné otázky: kolik slajdů a kolik odrážek je únosné použít? Odpověď je jednoduchá – počet slajdů není podstatný. Pokud bude vaše prezentace perfektní a zábavná, diváci nebudou vědět, kolik slajdů jste použili a ani je to nebude zajímat. 1.4.2 Otázky, které bychom si měli položit • Kolik mám času? • Jaké je místo prezentace? • V jakou denní dobu? • Kdo jsou mí posluchači? • Odkud přicházejí a proč? • Co ode mne očekávají? • Proč budu prezentovat? • Co chci, aby ostatní dělali? • Jaké vizuální médium je pro tento případ nejvhodnější? • Jaký je základní účel mého vystoupení? • O co se jedná? • A toto je ta vůbec nejdůležitější otázka ze všech, ořezaná až na samotné jádro: Co chci vlastně říci? Nebo jinak: Pokud chci, aby si posluchači zapamatovali alespoň jedinou věc – která to vlastně je? Autor (Reynold, 2009) popisuje typický příklad, kdy ztratil hodinu života nudnou prezentací, ve které nepochopil v záplavě slajdů ani jednu jedinou myšlenku. Zabitá hodina nebyla chybou slajdů nebo PowerPointu. Prezentace mohla být skvělá, kdyby si přednášející při její přípravě položil následující dvě otázky: 1.4.3 O co jde? Proč na tom záleží? Pro přednášející je obvykle těžké nalézt hlavní myšlenku a podat ji srozumitelně. Ale otázku „proč na tom záleží“ již většina přednášejících nezvládá vůbec. Je to vždy tím, že přednášející mluví o tom, co sami velmi dobře znají, takže „proč na tom záleží“ je pro ně tak samozřejmé, že pokládají za zbytečné o tom mluvit. Jenže, to je právě ta největší chyba. Přednášející by měl vždy předpokládat, že posluchači jdou na jeho prezentaci právě proto, že o přednášené problematice vědí jen velmi málo nebo dokonce vůbec nic.
11
1.5 Tři části prezentace Pamatujte, že každá prezentace by měla mít tři části: Slajdy, poznámky a prospekty. Slajdy promítáte a musí být jednoduché. Poznámky si vytváříte pouze pro vás – při prezentaci je vidíte jen vy pro případ, že byste na něco zapomněli. Prospekt je dokument, který můžete rozdat posluchačům. Mnozí prezentující se snaží vecpat do svých slajdů všechno – záplavu textů a grafů a zdůvodňují to tak, že prý takové slajdy mohou sloužit i jako studijní materiál po prezentaci. To ale je velká chyba! Místo toho připravte dokument, často nazývaný prospekt, ve kterém může být úplně všechno a který posluchačům rozdáte. Vaše slajdy ale udržte za každou cenu jednoduché. A pozor – nikdy nerozdávejte jako prospekt vaše slajdy! A ještě něco: nikdy se nesnažte o spojení slajdů a prospektu do jednoho dokumentu, kterému Garr Reynolds říká „slajdument“. To nefunguje. Záměr může být dobrý, ale výsledek nebude fungovat. Slajdy jsou slajdy a dokument je dokument. Jsou to dvě zcela rozdílné věci.
1.6 Výhody dobré přípravy Pokud jste dobře připraveni, pak budete schopni říci hlavní myšlenku v jakékoliv situaci. Samotný proces přípravy vám pomůže utřídit si, o čem a jak vlastně chcete mluvit. A tak říkám svým studentům, kteří připravují prezentaci k obhajobě své diplomové práce: když se dobře připravíte, budete schopni dobře odprezentovat vaši obhajobu i v případě, že vám těsně před prezentací vypnou elektrický proud.
1.7 Jak vytvořit prezentaci, kterou si lidé zapamatují? Než přejdete z prostředí papíru a tužky do práce s PowerPointem, měli byste si položit otázku, co dělá některé prezentace absolutně brilantní a jiné takové, že si na ně ani nevzpomenete. Tuto otázku si položili a zkoumali ve své práci Made to Stick bratři Chip a Dan Heathovi (Heath, a další). Zjistili, že prezentace, které jsou brilantní a nezapomenutelné, mají šest společných principů: jednoduchost, neočekávanost, konkrétnost, důvěryhodnost, emoce a příběh. Pro těchto šest principů se vžil akronym SUCCESs – (Úspěch, v angličtině Simplicity, Unexpectedness, Concreteness, Credibility, Emotions and Stories). Těchto šest principů je relativně snadné zahrnout do poselství – samozřejmě i do prezentací – ale většina lidí je nepoužívá. Proč? Autoři uvádějí, že nejzávažnějším důvodem, proč se lidem nedaří vytvářet efektivní či „ulpívající" poselství, je takzvané „prokletí znalostí". To je stav, kdy si přednášející nějakého poselství nedokáže představit, jaké to je, nemít jeho úroveň doplňkových znalostí a vědomostí o tématu. Když abstraktně přednáší svým posluchačům, dává mu vše dokonalý smysl, ale pozor, pouze a jenom jemu! V jeho mysli se vše zdá jasné, ale studenti mu nerozumí. Šest principů – SUCCESS – je vašimi zbraněmi k boji s prokletím znalostí, které všichni máme, abychom vytvářeli poselství, která ulpí. Autoři uvádějí příklad, aby demonstrovali rozdíl mezi slabým, i když květnatým a dobrým a ulpívajícím poselstvím. Dva autoři vyjádřili v 60. létech stejnou myšlenku o cílech USA v dobývání vesmíru takto: „Naším posláním je stát se mezinárodním lídrem vesmírného průmyslu s pomocí maxima na tým se soustředících inovací a strategicky cílených leteckých iniciativ.“ Ralph Kramden, 1960. „Naším cílem je dostat člověka na Měsíc a bezpečně jej vrátit zpět do konce desetiletí.“ J. F. Kennedy, 1961
12
Jednoduchost – pokud je důležité vše, pak není důležité nic. Pokud je vše prioritou, pak nic není prioritou. Proto musíte být nemilosrdní při svých snahách o zjednodušení vašeho poselství až k úplnému jádru. Každý nápad lze zredukovat až na jeho základní význam, pokud se dostatečně snažíte. Co je klíčovým bodem vaší prezentace? Co je jádrem? Dokážete to zredukovat na jedinou krátkou větu nebo jen několik slov nebo dokonce na jedno slovo? Pak je to správné. Neočekávanost – upoutejte lidi rozbitím jejich očekávání. Překvapte je. Překvapení vám získá jejich pozornost. Ale abyste si pozornost udrželi, musíte stimulovat zvědavost. Nejlepším způsobem je klást otázky nebo vytvářet mezery ve vědomostech publika a tyto mezery následně zaplnit. Donuťte své studenty uvědomit si, že mají mezery ve znalostech, a pak tyto mezery zaplňte řešením, nebo je k tomu řešení doveďte. Vezměte své lidi na cestu. Konkrétnost – mluvte přirozeně a dávejte reálné příklady s reálnými přirovnáními, ne abstraktními. Mluvte o konkrétních obrazech, ne vágních náznacích. Přísloví jsou dobrá, říkají bratři Heathovi, k redukci abstraktních konceptů do konkrétního, jednoduchého a zapamatovatelného jazyka. Například výraz „zabít dvě mouchy jednou ranou" je jednodušší, srozumitelnější a představitelnější než vyřčení něčeho jako „pracujme směrem k maximalizaci naší produktivity zvyšováním výkonnosti v mnoha odděleních“. Důvěryhodnost – často se snažíme podpořit naši prezentaci množstvím čísel, tabulek a grafů a statistik a přitom si myslíme, že budeme důvěryhodnější. Statistiky, říkají bratři Heathovi, nejsou samy o sobě nápomocné. Co je důležité, je kontext a význam. Vyjadřujte proto svoje poselství v termínech, které si lidé dokážou představit. Je mnoho způsobů, jak posilovat svou důvěryhodnost – například zpráva od klienta či z tisku může pomoci, ale rozsáhlý výčet historie společnosti vaše posluchače jenom znudí. Emoce – lidé jsou emocionální bytosti. Proto byste měli prezentaci vést tak, aby něco cítili. To můžete udělat mnoha způsoby – vhodným výkladem, ale hlavně využitím vhodných obrázků. Když mluvíte například o anorexii, promítněte jim alespoň jeden obrázek anorektičky. Když mluvíte o následcích nějaké katastrofy, můžete to udělat pomocí statistik, tabulek a odrážek, ale mnohem lepší je použít několik obrázků. Příběhy – pokud chcete, aby si studenti zapamatovali obsah vaší prezentace, měli byste se snažit podat klíčová poselství ve formě vhodných, krátkých, zajímavých a pokud možno autentických příběhů. Kdokoliv dokáže odříkat nudnou prezentaci. To, co ale lidé chtějí, je poslouchat inteligentní a evokativní lidskou bytost, která nás učí, inspiruje, stimuluje znalostmi povýšenými o jejich význam a kontext a působí na nás emocemi takovým způsobem, na který nezapomeneme. (Reynold, 2009)
1.8 Proces přípravy prezentace Když jsme identifikovali své ústřední poselství, můžeme konečně začít s vlastní tvorbou prezentace. Můžeme začít připravovat scénář – příběhovou linii, která dá příběhu naší prezentace tvar – schéma příběhu. Můžeme přitom použít již vytvořené papírky, nebo pokud již pracujeme s PowerPointem, užitečným nástrojem je zobrazení Řazení snímků (Light Table View v programu Keynote ve světě počítačů Apple). Garr Reynolds popisuje svůj vlastní způsob ve čtyřech krocích: První krok – Brainstorming. Odstupte od počítače k analogovým nástrojům – papírkům a zapojte mozek. Odstoupit musíte, abyste viděli celkový obraz. Druhý krok – Seskupování a identifikace jádra. Snažte se identifikovat jeden centrální, zapamatovatelný nápad z pohledu těch, kterým přednášíte, a ptejte se přitom, proč by je měl zajímat. Seskupujte potom podobné nápady do skupin a hledejte spojující témata. Třetí krok – Vytvoření schématu příběhu mimo počítač. Pracujte s papírky – můžete je přidávat i prohazovat beze ztráty vhledu do struktury a toku prezentace. 13
Čtvrtý krok – Vytvoření schématu příběhu (scénáře). Teď už začněte pracovat v PowerPointu, v zobrazení Řazení snímků. Můžete použít prázdný snímek (slajd) a do něho vložte textové pole s fontem a velikostí písma, které budete používat. Tento snímek pak můžete duplikovat tolikrát, kolik bude snímků v prezentaci. Tím se vyhnete potížím s písmy. Pokud jste začátečníci, můžete použít již připravenou šablonu, ale tu nejjednodušší. Nebo použijte školní šablonu, je-li k dispozici a je-li to nutné. Závěrečné snímky jednotlivých sekcí prezentace (nárazníkové slajdy) by měly být odlišeny barvou, aby byly v zobrazení Řazení snímků dobře vidět.
1.9 Steve Jobs a Bill Gates Téměř ve všech učebnicích zabývajících se tvorbou prezentací jsou uváděny jako příklady dobrých a špatných prezentací prezentace Steva Jobse, dnes již zesnulého šéfa firmy Apple, a Billa Gatese, zakladatele firmy Microsoft. Steve Jobs byl jedním z nejlépe přednášejících ve světě byznysu. Byl srozumitelný a vždy šel přímo a jasně k jádru věci. Jeho prezentace byly vždy očekávány s napětím, vždy byly doprovázeny množstvím pozitivních emocí, byly nezapomenutelné a vždy vypouštěly další a další vlny nakažlivé diskuze o obsazích jeho prezentací. Ty byly vždy snadno uchopitelné a zapamatovatelné jak médii, tak přímými posluchači. V jeho prezentacích byla přítomná jak vizuální, tak verbální srozumitelnost. V jeho slajdech vidíte sebekontrolu, jednoduchost a mocné, avšak subtilní využití prázdného prostoru. Ben McConnel (Huba, a další) napsal: „Jobs dělá přesně to, co by vůdce dělat měl: Poskytne vizi toho, kam podniková loď směřuje, a ujistí se, že tomu všichni rozumí“. Bill Gates, jeden z nejmocnějších byznysmenů dnešní doby, je velmi odlišný. Ve svých prezentacích dělá přesně to, co miliony jiných uživatelů PowerPointu – používá PowerPoint způsobem, který mu nepomáhá. Problém s jeho slajdy je v tom, že jsou příliš obvyklé: moc prvků na jednom slajdu, přílišné používání odrážek, zbytečně dlouhé texty, lacině vypadající obrázky, moc barev, přehnaná gradace, slabá vizuální priorita a celkový dojem nepořádku na obrazovce.
1.10 Rybí příběh Toto je skutečný příběh z Indie od návštěvníka kurzu Deepaka, který ho poslal autorovi knihy Prezentace a zen: Když Vijay otevřel svůj obchod, vyvěsil ceduli, která hlásala: „My zde prodáváme čerstvé ryby". Na cestě kolem se zastavil jeho otec a řekl mu, že slovo „my" klade důraz spíše na prodávajícího než na zákazníka, a není proto tak docela potřeba. Tak se cedule změnila na „Zde prodáváme čerstvé ryby". Pak se zastavil jeho bratr a doporučil mu, že slovo „zde" je nadbytečné a že se bez něj cedule obejde. Vijay souhlasil a text na ceduli změnil na „Prodáváme Čerstvé ryby“. Potom šla kolem jeho sestra a řekla, že by cedule mohla hlásat jen „Čerstvé ryby". Je přece samozřejmé, že jsou prodávány, co jiného bychom s nimi dělali. Později se zastavil soused, aby mu pogratuloval. Zmínil se, že všichni kolemjdoucí mohou snadno vidět, že jsou ryby skutečně čerstvé. Tak se cedule změnila na „Ryby“. A jak se Vijay po polední pauze vracel do obchodu, uvědomil si, že příjemnou vůni ryb zachytil už z takové dálky, že ještě ani nemohl vidět ceduli. Tehdy pochopil, že nebylo třeba ani slovo „Ryby“.
14
2 Tvorba – design prezentace Sedm principů designu, které jsou fundamentální pro dobrý grafický návrh slajdů: Poměr signálu a šumu, Efekt nadřazenosti, Prázdný prostor, Kontrast, Opakování, Poloha a Blízkost.
2.1 Poměr signálu a šumu Lidé bohužel mají pouze omezenou schopnost efektivně zpracovávat velké množství informací najednou. Pro zvýšení účinnosti prezentace je proto nutné předávanou informaci maximálně zjednodušovat. Proto byste se měli vyhýbat nevhodným tabulkám, použití nevhodných označení a ikon, zbytečnému používání a zvýrazňování položek, jako jsou čáry, tvary, symboly a loga, pokud nemají klíčovou roli v předání vašeho poselství. Pokud je to možné, nepoužívejte 3D tabulky a grafy – ve 2D budou jednodušší a přehlednější. Jinými slovy – pokud může být nějaká položka odstraněna bez narušení klíčové informace, měli byste ji minimalizovat nebo zcela odstranit. Ke zprůhlednění prezentace přispěje i odstranění zápatí, loga firmy a podobných prvků, pokud to firma „dovolí“.
15
16
2.2 Loga, loga, loga… Většina společností trvá na tom, aby logo společnosti bylo umístěno na každém slajdu. Je to ale dobrá rada? Prostor slajdu je velmi omezený, nezaplňujte si jej proto logy, obchodními značkami ani žádnými jinými podobnými prvky! Navíc vůbec není pravda, že opakováním loga na každém snímku dosáhneme bližšího vztahu posluchače k majiteli loga, naopak, může to vyvolat i nelibé pocity až alergii stejně jako často opakovaná reklama. Tom Grimes, profesor žurnalistiky na Kansaské universitě radí: „Pokud chcete, aby vám lidé rozuměli, dostaňte ty věci pryč z prezentace… Zbavte se toho a vyhoďte to – ztěžuje to lidem pochopení toho, co říkáte“. Rozumné řešení: pokud nutně musíte umístit logo, tak potom jenom na první a poslední snímek vaší prezentace. Spíše udělejte dobrou a férovou prezentaci. Logo nepomůže tomu, co chcete sdělit. Jeho vložení na všechna možná místa přidává zbytečný šum a způsobí, že vaše prezentace bude vypadat jako reklama (Reynold, 2009). Někdy, zvláště tehdy, kdy kromě loga (zaměstnavatele nebo zřizovatele školy nebo instituce) musíme uvádět i jiná loga – například grantů, sponzorů, projektů atd. je vhodné je umístit společně na jeden slajd buď na začátek, nebo na konec prezentace. Tomuto slajdu potom při prezentaci věnujte patřičnou pozornost a o všech sponzorech, projektech a dalších důležitých věcech vhodně pohovořte. Posluchači se tak o nich dozvědí mnohem více, než když budete jejich logy pouze a beze slova nesmyslně zaplňovat vaše slajdy.
2.3 Kolik odrážek na slajd? Mnoho knih o prezentacích doporučuje pravidlo „1 – 7 – 7“. Toto pravidlo zní: Použijte pouze jednu hlavní myšlenku na slajd. Použijte nejvýše sedm řádků textu. Napište maximálně sedm slov v jednom řádku.
2.4 Efekt nadřazenosti obrázku Obrázky se lidem pamatují lépe než slova, zvláště když jsou vystaveni informaci náhodou nebo jenom po krátkou dobu. Tento efekt je často využíván v marketingové komunikaci – billboardy, plakáty, brožury… Využijte tohoto efektu i ve vaší prezentaci. Vizuální představa je mnohem silnější než pouhé čtení informací z promítacího plátna.
17
2.5 Buďte vizuální Ptejte se sami sebe: které informace, které prezentujete textem na slajdech, by bylo možné nahradit fotografií nebo jiným vhodným obrázkem nebo grafikou? Obrázky jsou mocné, efektivní a přímé. Jsou to velmi efektivní mnemotechnické pomůcky.
2.6 Používejte jen kvalitní obrázky Garr Reynolds doporučuje používat pouze kvalitní obrázky z obrázkové databanky. Těch je velké množství, ale většinou nejsou zdarma. Cena jednoho obrázku se průměrně pohybuje od jednoho do několika tisíc korun, což je pro nás drahé. Proto se snažíme plnit své prezentace nekvalitními obrázky nejčastěji z Googlu, Picassy nebo Flickru. Reynolds uvádí seznam svých oblíbených a dobrých databank s obrázky, které jsou velmi levné nebo dokonce zdarma. Oblíbená stránka s fotkami – iStockphoto (www.istockphoto.com) Zde jsou další stránky s levnými obrázky: Dreams Time (www.dreamstime.com), Fotolia (www.fotolia.com), Japanese Streets (www.japanesestreets.com), Shutter Stock (www.shutterstock.com), Shutter Nap (www.shuttermap.com) Zde je pár stránek, které nabízí obrázky zdarma: Morgue File (www.morguefile.com), Flickr Creative Commons Pool (www.flickr.com/creativecommons), Image After (www.imageafter.com), Stock.xchng (www.sxc.hu), Everystockphoto (www.everystockphoto.com).
2.7 Uvádějte citace Vaše závěry v prezentaci budou mnohem věrohodnější, když je podpoříte citáty osobností, které jsou v oboru vaší prezentace známé. Citace tak mohou přidávat vašemu příběhu věrohodnost. Měly by ale být krátké a srozumitelné. Měly by být z materiálů, které jste sami četli nebo z vašich osobních rozhovorů s lidmi, které citujete.
2.8 Obrázky a texty Pokud máte ve slajdu pouze jeden obrázek, je vhodnější umístit text přímo do něj, je-li to jen trochu možné. Váš obrázek ale musí být dostatečně velký, aby byl v celé ploše slajdu ostrý. Minimální velikost obrázku je 800 x 600 pixelů, což je obvyklá velikost powerpointového slajdu.
2.9 Důležitost prázdného prostoru Jedna z největších chyb, kterou obvykle lidé dělají, je to, že se snaží pod mylnou vidinou zvýšení efektivnosti prezentace zaplnit každý centimetr prostoru slajdu textem, rámečky, kliparty, tabulkami, poznámkami a hlavně, všudypřítomnými logy vlastní firmy a kdekoho jiného. Prázdný prostor vždy naznačuje eleganci a srozumitelnost nejen v architektuře, ale i v designu a samozřejmě i ve vaší prezentaci. Prázdný prostor je to, co dává vaší prezentaci vzdušnost a umožňuje pozitivním prvkům dýchat. Umístění důležitých prvků v prázdném prostoru vytváří mocné sdělení. Prázdný prostor umožňuje ocenit a zvýraznit jediný důležitý prvek vaší prezentace. Čím více budete přidávat, tím více bude vaše poselství zředěno a tím i méně efektivní.
18
2.10 Rovnováha v designu Rovnováhy lze dosáhnout jedině inteligentním použitím prázdného prostoru na vašem slajdu. Dobře navržený slajd nesmí nutit studenta přemýšlet, kam se má jako první podívat. Vizuální prvky nesmí nikoho zmást. Pokud chcete vyjádřit, co je nejdůležitější, co méně a co nejméně, měli byste zvolit vhodnou a srozumitelnou hierarchii. Symetrický design – je statický a evokuje pocit formality a stability. Klade vždy důraz na oblast kolem centrální vertikální osy slajdu. Prázdný prostor zde bývá pasívní a je vytlačen na strany a k okrajům slajdu. Obrázek – str. 149 Asymetrický design – je méně formální a může evokovat pocit dynamiky a upoutat větší pozornost. Aktivuje prázdné místo a může udělat váš slajd zajímavějším. Obrázek – 149
2.11 Pravidlo třetin Pravidlo třetin vychází z tzv. Zlatého řezu“ a je to jednoduchá návrhová technika, která vám pomůže dosáhnout rovnováhy (symetrické i asymetrické) a povýšit eleganci a estetickou úroveň vašeho designu. Subjekty umístěné přesně uprostřed mohou často učinit slajd nezajímavým. Proto ho můžete rozdělit pomocnými nebo jen myšlenými linkami, (které se potom ve snímku nezobrazují) – ve třetinách výšky a šířky. Máte tak plochu se čtyřmi křížícími se linkami, se čtyřmi průsečíky a devíti obdélníky, která připomíná hrací pole na piškvorky. Ty čtyři průsečíky jsou místa, kam byste měli umístit hlavní objekty vaší prezentace, namísto statického umístění do středu plochy.
19
2.12 Kontrast, Opakování, Poloha a Blízkost A nakonec – čtyři zásady grafického designu, které pomohou zvýšit účinnost vašich slajdů Kontrast – je to, čeho si všimneme a co dává designu energii. Umožňuje určit dominantní položku, takže divák nemusí přemýšlet a může rychle pochopit pointu. Naopak – slabý kontrast je nejenom nudný, ale i matoucí. Opakování – opakované použití určitých elementů v prezentaci do ní vnese jasný dojem jednoty, konzistence a soudržnosti. Poloha – v designu prezentace by měla zajistit, že nic nebude vypadat jako umístěné náhodou. Používejte mřížky a zarovnávejte objekty vizuálně vzájemně mezi sebou buď svisle, vodorovně nebo v obou směrech. Někdy můžete zarovnávat i podle šikmých čar. Pokud nestačí mřížka, vložte pomocnou čáru, kterou můžete natočit jakkoli, a po zarovnání objektů ji vymažte. Blízkost – související položky by měly být seskupeny tak, aby byly vnímány jako skupina. Nenuťte posluchače přemýšlet o tom, který titulek patří ke kterému obrázku nebo jestli určitý řádek je titulek nebo nezávislý řádek textu. Vše musí být jasné.
20
21
3 Efektivní použití programu PowerPoint (5 vyučovacích hodin) Tato část kurzu je vedena přímo v prostředí programu PowerPoint. Budou zde připomenuty jeho základní vlastnosti a budou uvedeny některé praktické příklady, rady a zkušenosti navazující na předchozí část kurzu. Program Microsoft PowerPoint je dnes nejpoužívanější aplikace na tvorbu prezentací. Je velmi uživatelsky přátelský a pro toho, kdo někdy pracoval alespoň s programem Microsoft Word i lehce zvládnutelný, protože všechny podstatné funkce jsou buď totožné nebo velmi podobné. Velmi jednoduchá je práce s texty a zejména s grafickými objekty, neexistují zde prakticky žádná omezení. Zkušenost říká, že každý, kdo pracoval s Wordem, zvládne vytvořit svou první použitelnou prezentaci během několika minut. Základním prvkem PowerPointové prezentace je snímek (slajd). Začátečník obvykle postupuje tak, že zvolí jeden z devíti návrhů na rozložení snímku a do předem připravených textových polí vkládá texty a do obrázkových polí obrázky. Potom zvolí na kartě Návrh jeden z předem připravených návrhů konečného vzhledu, popřípadě přidá nějaký přechod snímků a nějaké jednoduché animace a prezentace je hotova. Jednoduché, ale běžné, fádní, nudné a bez nápadů, protože předem připravené šablony už každý zná a očekává. Žádná fantazie, žádné úsilí o něco nového, zajímavého. Začátečník zcela přizpůsobuje a podřizuje svou prezentaci programu PowerPoint. Chcete-li vytvořit dobrou prezentaci, musíte postupovat opačně – musíte donutit PowerPoint, aby prezentace byla taková, jakou ji chcete mít vy. Obvykle proto začínáte s prázdným snímkem a textová pole si rozmísťujete sami tam, kde je chcete mít. Totéž uděláte s grafickými objekty i jinými objekty (video, zvuky, grafy, tabulky apod.). Při tom dodržujete zásady, o kterých jsme povídali v první části kurzu. Nakonec můžete prezentaci vybavit střízlivými efekty, ale vždy je nutné zvážit, zda tyto efekty posilují a nikoliv spíše ruší a rozmělňují vaše úsilí.
3.1 Základní struktura programu PowerPoint Základní strukturu programu PowerPoint tvoří devět karet s nástroji, z nichž nejdůležitějších je šest. Jsou to následující karty:
Domů – na této kartě jsou přehledně rozmístěny všechny nástroje, které se týkají především formátování a práce s texty a většinu z nich znáte z programu Word. Nástroje jsou seskupeny do několika skupin (Schránka, Snímky, Písmo, Odstavec, Kreslení, Úpravy a Soukromí). Toto uspořádání je logické, velmi přehledné a intuitivní. Již po několika minutách práce s PowerPointem si na něj zvyknete.
22
Vložení – zde jsou soustředěny všechny nástroje pro vkládání nejrůznějších objektů, jako jsou tabulky, obrázky, tvary, Smartarty, Wordarty, textová pole, záhlaví a zápatí, ale i videa, zvuky a další. Nalezneme zde i nástroje pro vkládání data, času a čísel snímků.
Návrh – zde naleznete všechny nástroje, které pomáhají s tvorbou konečného vzhledu prezentace – nastavení okrajů a velikosti snímků, orientace snímků, mnoho šablon pro jednotné grafické pozadí snímků, volby barev, písem a mnoho dalších nástrojů.
Animace – chcete vytvořit dynamickou prezentaci, která bude fungovat sama, bez vaší účasti? Chcete, aby se jednotlivé snímky objevovaly s přechody, a chcete „rozpohybovat“ různé grafické objekty? Chcete, aby při prezentaci hrála vaše oblíbená hudba? Všechny potřebné nástroje naleznete na této kartě. Zvláště mocné nástroje se nalézají pod příkazem Vlastní animace. Zde získáváte absolutní kontrolu nad všemi animačními efekty u každého objektu, který se na vašem snímku nachází. Při vhodném použití můžete vytvořit i zdánlivě velmi složitou prezentaci nějakého v čase probíhajícího procesu na jednom jediném snímku!
Prezentace – tady naleznete všechny nástroje pro ovládání již hotové prezentace – můžete zařídit, aby se neustále opakovala na obrazovce monitoru při prezentaci nějakého výrobku, můžete velkou a dlouhou prezentaci rozdělit na několik „podprezentací“, které budete používat samostatně podle různých příležitostí a mnoho dalšího.
Zobrazení – na této kartě můžete volit různá zobrazení snímků, ale i předloh snímků a nadpisů, na kterých úpravy, které provedete, se potom zobrazí na všech snímcích vaší prezentace. Jsou to velmi silné nástroje, které podstatně šetří váš čas a rozšiřují možnosti vaší práce.
23
3.2 Obvyklé pracovní postupy při tvorbě prezentace Před použitím programu PowerPoint obvykle provedeme základní rozvahy a přípravy, uvedené v první části kurzu, takže již budeme mít ve svých poznámkách nebo alespoň v hlavě promyšleny všechny podstatné rysy a prvky prezentace. Potom můžeme postupovat následovně: 1. Shromáždíme všechny texty, které máme na papírkách, v sešitě nebo v textovém editoru 2. Shromáždíme všechny obrázky, fotografie a grafické prvky, které chceme použít do jedné, zapamatovatelné složky. Obrázky pečlivě prohlédneme a je-li to nutné, upravíme je (oříznutí, otočení, nastavení jasu, kontrastu, barev, odstranění červených očí, změna velikosti obrázku). 3. Shromáždíme všechny ostatní prvky, které hodláme použít – jako jsou videa, zvukové záznamy 4. Vytvoříme první snímek a zvolíme vhodný typ písma v textových polích, popřípadě vytvoříme základní vzhled snímku s použitím vhodných (střízlivých) grafických prvků. Klepneme na zmenšený snímek v levé části (Snímky), stiskneme Ctrl+C a potom tolikrát, kolikrát potřebujeme, stiskneme Ctrl+V. Tím daný snímek rozkopírujeme včetně textových polí se zvoleným písmem a grafiky. Kdo již umí pracovat s předlohou snímků, může tyto volby provést v ní. 5. Do jednotlivých snímků zapíšeme připravené texty a provedeme vhodná nastavení jejich velikosti. Zvláštní pozornost věnujeme jejich vhodnému rozmístění a zarovnání. 6. Velmi důležité je zobrazení „Řazení snímků“. V něm vidíme prezentaci jako celek a jednotlivé snímky můžeme snadno přesouvat, kopírovat, mazat a vkládat nové. 7. Máme-li vložené hlavní texty, můžeme postupně vkládat a rozmísťovat grafické objekty, jako jsou obrázky, tvary nebo například SmartArts, WordArts, grafy, tabulky a další. Vždy přitom pamatujme na zásady zmíněné dříve, aby naše prezentace byla elegantní, čistá a s dostatkem volného prostoru. 8. V průběhu tvorby prezentace se často díváme, jak bude prezentace opravdu vypadat (Prezentace/Od začátku, popřípadě Z aktuálního snímku). Prohlížení zakončíme klávesou Esc. 9. Máme– li vložené texty a grafické objekty, můžeme přidávat další objekty, jakou jsou zvuky, popřípadě videa. 10. Pokud chceme, můžeme jednotlivým snímkům na kartě Animace přidělit efekt přechodu. U vážné prezentace bychom měli volit pouze jeden, decentní přechod, stejný pro všechny snímky. 11. Někdy potřebujeme některé objekty v prezentaci „rozhýbat“. Na kartě Animace zvolíme položku Vlastní animace a potom můžeme některé nebo dokonce úplně všechny objekty animovat. To může být pracné, můžeme však získat velmi zajímavé efekty. Zvláště zde však bychom si měli pamatovat, že více znamená někdy méně. 12. Pokud vytváříme prezentaci, která se bude předvádět sama (například prezentace školy, která běží stále dokola v obrázkovém rámečku), nesmíme zapomenout přechody snímků pečlivě načasovat 13. Prezentaci si celou i vícekrát prohlédneme a postupně dolaďujeme poslední chyby. V tomto dokumentu nebudeme uvádět podrobný postup práce s jednotlivými příkazy, protože tento kurz není kurzem práce s programem PowerPoint, ale je to kurz Prezentačních dovedností. Také se předpokládá, že účastníci nejsou úplní začátečníci. Proto v dalším uvádíme pouze pár rad a některé zkušenosti, týkající se zejména práce s multimédii.
24
3.3 Pozor na písma! Volba písma (fontu), které budete v prezentaci používat, je velmi důležitým faktorem. Dobrou zásadou je použít pouze jediné písmo. Někdy můžete zvolit dvě písma – jedno pro nadpisy a druhé pro běžný text. Ale použití více písem už obvykle působí rušivě. Dávejte velký pozor zejména na to, aby vybrané písmo obsahovalo české znaky. Pokud je neobsahuje, PowerPoint si české znaky „půjčí“ z některého jiného fontu, obvykle z Times New Roman a výsledek vaši prezentaci znehodnotí.
3.4 Předloha snímků Předlohy jsou velice důležité snímky v PowerPointu. Co do nich uložíte, to bude na všech snímcích, ve kterých předlohu použijete. Nejdůležitější z nich je předloha snímků. Velmi podrobné informace o předlohách naleznete v nápovědě pro PowerPoint na webu office.microsoft.com, zde je ukázka: http://office.microsoft.com/cs–cz/powerpoint–help/co–je–predloha–snimku–HA010338418.aspx
3.5 Hypertextové odkazy Velmi mocným nástrojem, bohužel často opomíjeným (nejčastěji z důvodu neznalosti) jsou hypertextové odkazy. Umožňují v případě potřeby okamžitý a přímý exkurz kamkoliv na web, ihned zobrazit libovolné dokumenty, tabulky, videa, spouštět nejrůznější aplikace, umístěné v počítači, odkud prezentujeme a které nejsou součástí prezentace. To se velmi často hodí v případě, že se posluchači v průběhu prezentace na něco dotazují. Další zajímavé objekty jsou tzv. Akce (ve starších verzích PowerPointu Tlačítka akcí), pomocí kterých se můžete ihned přemísťovat do různých částí prezentace nebo dokonce spouštět v průběhu prezentace jinou prezentaci a potom se zase vracet zpět. Předpokládáte-li určité dotazy, můžete se tak předem připravit na jakoukoliv situaci.
3.6 Obrázky v prezentaci Jak již bylo řečeno, pokud chcete použít v prezentaci obrázky, měli byste věnovat velkou pozornost jejich výběru. Především – měly by to být obrázky kvalitní, které vaši prezentaci podpoří. Když je to jen trochu možné, použijte vlastní fotografie. Obrovské množství obrázků naleznete na Internetu. Nejčastěji je asi budete hledat na Googlu, Picasse nebo Flickru. Zde musíte dát pozor na dvě hlavní věci: původ obrázku a velikost obrázku. Pokud jde o původ obrázku, měli byste vědět, že v podstatě všechny obrázky, které zobrazuje například Google, pocházejí přímo z webů a proto (pokud není výslovně uvedeno jinak) se na ně vztahují autorská práva. Když takový obrázek použijete, může se vám stát, že se na vás obrátí autor webu nebo obrázku, popřípadě nějaká zastupující organizace a bude po vás požadovat finanční náhradu nebo i nějaký jiný postih. Proto existuje mnoho webů, které se nazývají obrázkové databanky a tam si můžete vhodný obrázek vybrat a zakoupit. Bohužel, většina obrázků je zpoplatněna a ceny se pohybují průměrně od 1000,–Kč a výše za jediný obrázek! Několik databank, kde jsou obrázky levné nebo dokonce zcela zdarma je uvedeno v první části tohoto dokumentu. A nyní k velikosti obrázku. Typický PowerPointový snímek má velikost 800 x 600 bodů. Je to dáno tím, že většina levných a dostupných dataprojektorů má právě toto rozlišení. Samozřejmě můžete nastavit větší velikost snímku, který potom bude obsahovat více bodů. Jestliže tedy máte velikost snímku 800 x 600 bodů, nemá smysl, aby vaše obrázky byly větší. Pokud je obrázek velký, PowerPoint pouze zmenší jeho rozměry, ale jeho velikost zůstane stejná a tak množství velkých obrázků v prezentaci vede k neúměrně velkému souboru prezentace a tím někdy i ke snížení její funkčnosti, pokud máte méně výkonný počítač. 25
Stejně tak musíte dát velký pozor na to, aby vybíraný obrázek nebyl příliš malý. Uvědomte si prosím, že obrázek o velikosti například 80 x 60 bodů bude zabírat pouze desetinu vašeho snímku. Pokud ho ale zvětšíte, bude rozmazaný (ztráta obrazové informace) a tím i mnohdy zcela nepoužitelný. Proto si vždy nejdříve všimněte rozměru obrázku, který je u každého uveden. Pokud bude větší, než 800 x 600 bodů, můžete ho použít. Pokud bude příliš velký, nic se neděje, pamatujte, že ho kdykoliv můžete zmenšit beze ztráty informace. Obráceně to však neplatí, proto dávejte pozor na příliš malé obrázky a neberte je. Nekopírujte také obrázky přímo tak, jak vám je zobrazí Google, to jsou pouze malé „náhledy“. Obrázek si vždy nechte nejdříve zobrazit v plné velikosti a teprve potom ho stáhněte. Pokud budete potřebovat fotografie z knih nebo časopisů, budete potřebovat scanner. Je to jednoduché optické zařízení, které lze v dobré kvalitě pořídit již za cenu od 1000,–Kč. Před vlastním skenováním si nejdříve zjistěte, jaké rozlišení – velikost snímku budete ve vaší prezentaci používat a nastavte ještě před skenováním takové vhodné rozlišení, abyste později nemuseli obrázek příliš zmenšovat, ale ani zvětšovat. Pokud jste všechny možné obrázky vybrali a shromáždili nejlépe do jedné složky, věnujte prosím také pozornost jejich úpravě před vlastním použitím.
3.7 Jednoduché úpravy obrázků Nejdříve byste si měli obrázky prohlédnout. Zjistíte, že některé obrázky můžete použít přímo, ale jiné bude nutné nejdříve upravit. Můžete k tomu použít prohlížeč, který je součástí Windows, ale ten umí pouze zobrazit obrázek, nic víc. Existuje velmi mnoho programů pro práci s obrázky. Nejlepší je samozřejmě Photoshop, ale ten je velmi drahý, a hlavně, pokud jste začátečníci, nebudete jej zpočátku umět používat. Existují webové aplikace, které umí upravovat obrázky on–line na Internetu, ale vaše obrázky se musí přenášet, což může být velmi pomalé. Existuje také velké množství různých freewarových (zdarma) i sharewarových (placených) programů, které ale ne vždy uspokojí vaše požadavky. Proto velmi doporučuji použít český program Zoner Studio, který ve své poslední verzi při využití slevy pro školství stojí cca 700,–Kč, což je cena, kterou škola jistě zvládne a za kterou si ho už mnozí z vás koupí i sami. Tento program je ve své třídě vynikající, používá ho většina lidí, kteří provádí úpravu fotografií, má velmi jednoduché, komfortní a intuitivní ovládání a umí toho opravdu hodně. Toto není reklama, mluvím z vlastní zkušenosti, program jsem si koupil a velmi často a rád ho používám. Až si obrázky prohlédnete, zjistíte, že nejčastěji budete provádět pouze následující jednoduché úpravy:
Otočení, případně natočení obrázku, je-li to nutné Oříznutí obrázku – výběr pouze té jeho části, kterou využijete Změna – nastavení jasu, kontrastu, popřípadě barevného podání obrázku (Editor/Úrovně, Křivky) Odstranění efektu „červených očí“, pokud jste fotografovali lidi s bleskem Změna rozměrů obrázku, nejčastěji jeho zmenšení, je-li příliš velký. Tuto operaci lze provést pro více obrázků i hromadně.
Pozor! Teprve po všech uvedených úpravách můžete obrázky „s čistým svědomím“ vkládat do prezentace. Jistě, chvíli to potrvá, ale výsledek bude stát za to.
3.8 Smart Arts Smart Arty na kartě Vložení jsou velmi zajímavé, propracované a graficky vyjímečně zdařilé objekty, které umožňují vyjádřit jednoduše, srozumitelně a čistě nejrůznější závislosti, hierarchie, procesy, cykly, 26
relace i jiné vztahy mezi různými předměty našeho zájmu. Velmi doporučuji jejich prostudování. Podrobné informace o těchto objektech a jejich použití naleznete na webu office.microsoft.com, zde je ukázka: http://office.microsoft.com/cs–cz/novice/pouziti–obrazku–smartart–HA101810742.aspx?CTT=1
3.9 Animované Gify Animovaný Gif není video. Je to obrázek, složený z několika mírně odlišných obrázků, které se postupně pomalu, nebo i velmi rychle zobrazují, takže vzniká dojem pohybu. Animované Gify můžete někdy použít ke zpestření prezentace, ale pozor – jejich četné použití je spíše vhodné pro prezentace, určené pro malé děti! Buďte proto velmi střízliví při jejich použití. Existují stovky webů, kde jsou nabízeny již hotové animované Gify a některé z nich je nabízejí zcela zdarma. Na českém webu jsou to například stránky Gify Nena – www.gify.nou.cz, animované gify Sirmi – http://www.sirmi.ic.cz/ a mnoho dalších, které rychle naleznete, napíšete-li do Googlu „animované gify“.
3.10 Zvuky v prezentaci Chceme–li, aby v prezentaci hrála hudba nebo jiné složitější zvuky, musíme zvukový soubor přiložit, nejlépe do jedné složky s prezentací. Prezentace se tedy se zvukem pouze propojí. Při přemístění prezentace do jiného počítače nesmíme zapomenout přemístit celou složku i s hudebními soubory a videosoubory, jinak hudba ani video hrát nebude. Obvyklý formát vkládaných zvukových souborů je WAV. Se soubory MP3 PowerPoint nepracuje a je proto nutné je převést na WAV. Vložení zvukového souboru provedeme jednoduchým příkazem Vložení/Zvuk/Zvuk ze souboru.
27
Pokud trváte na tom, aby se zvukový soubor opravdu vložil do prezentace a ne jenom propojil, můžete vložit pouze zvukové soubory s příponou WAV (waveform audio data) – všechny ostatní typy mediálních souborů jsou pouze propojeny. Ve výchozím nastavení jsou zvukové soubory s příponou WAV, které jsou větší než 100 kilobajtů (kB), automaticky propojené s prezentací, nikoli do ní vložené. Můžete zvýšit velikost limitu pro vložené soubory WAV na maximální velikost 50 000 kB (50MB), ale zvýšením tohoto limitu se také zvětší celková velikost prezentace a tím se může snížit její výkon. Proto se tento způsob příliš nedoporučuje. Zvýšení limitu (velikosti souboru) provedete příkazem Tlačítko Office /Možnosti aplikace PowerPoint/Upřesnit/Uložit a nastavíte příslušnou velikost požadovaného souboru:
3.11 Video v prezentaci Videa, která lze použít v PowerPointové prezentaci jsou videosoubory ve formátech AVI nebo MPEG s příponami souborů AVI, MOV, MPG a MPEG, ale také ASF, WMV, MTS (videa s vysokým rozlišením). Videosoubory nejsou součástí prezentace, ale jsou do ní pouze vloženy jakožto odkaz na vlastní soubor videa. V praxi z toho vyplývá, že musíme podobně, jako u zvukových souborů dbát na to, abychom prezentaci i videosoubor měli ve stejné složce. V případě přemístění na jiný počítač musíme také přemístit celou tuto složku, jinak by video nefungovalo. Vložení videa provedeme velmi jednoduše příkazem Vložení/Film/Video ze souboru
28
3.12 Jak převedu zvuky a videa do potřebných formátů? Lze to udělat v mnoha programech, které jsou určeny ke konverzi hudebních souborů a videosouborů. Na Internetu jich nalezneme desítky, některé jsou placené a jiné zdarma. To jsou tzv. freewarové programy. Uvedeme zde pouze jeden z takových programů – Format Factory. Jedná se o freeware, je tedy zdarma a můžete si ho stáhnout například na www.stahuj.cz nebo na www.slunecnice.cz. Program je opravdu velmi výkonný, je v češtině a má mnoho funkcí. Je to multifunkční multimediální konvertor souborů, který vám umožní provést téměř jakýkoliv převod nějakého multimediálního souboru na jiný. Podporuje totiž obrovské množství formátů jak z audio sekce, tak i z video a grafické. Nástroje konvertoru:
podpora převodu video souborů do formátů MP4/3GP/MPG/AVI/WMV/FLV/SWF, podpora převodu audio souborů do formátů MP3/WMA/AMR/OGG/AAC/WAV, podpora převodu grafických souborů do formátů JPG/BMP/PNG/TIF/ICO/GIF/TGA, ripování DVD do video souboru, ripování audio CD do hudebního formátu, podpora formátů, které používají iPod/iPhone/PSP/BlackBerry, oprava poškozených souborů, redukce velikosti souborů, konverze grafických formátů podporuje zoom, rotaci, převrácení a tagy, podpora 56 světových jazyků včetně češtiny.
Základní obrazovka programu Format Factory:
29
3.13 Převod souborů bez instalace externích programů – server Zamzar Pro ty z vás, kteří nemáte rádi jakékoliv instalace a práci s jinými programy, mám velmi dobrou zprávu. Na internetu lze využít server www.zamzar.com, který provádí veškeré konverze on–line.
Pro převod téměř jakéhokoliv hudebního nebo video souboru postačí pouhé 4 kroky: 1. 2. 3. 4.
Pomocí tlačítka Procházet vyberte ve svém počítači soubor, který chcete převést (konvertovat). Vyberte, do jakého formátu chcete soubor konvertovat (například Wav u hudebních souborů). Uveďte svou Mailovou adresu Spusťte on–line konverzi.
Po chvíli obdržíte na uvedený Mail odkaz ke stažení jednoho nebo více souborů. A je to. Jednoduché, co? A funguje to!
3.14 Oddělení zvuku od videa Velmi často mám k dispozici video, stažené třeba ze serveru YouTube. Může to být například písničkavideoklip a my chceme využít pouze zvukovou část videoklipu. Zde doporučuji použít freewarový program Any Audio Converter. Stáhnete ho ze slunecnice.cz, je v češtině, má velmi jednoduché ovládání a umí všechno, co potřebujeme.
30
3.15 Co musím udělat před samotnou prezentací? Není nic horšího, než 1. přijít před posluchače pozdě, uspěchaný a usoptěný. Omluva zde nijak nepomůže. Očekávání zajímavé prezentace je už vážně ohroženo, protože posluchači již začínají směrovat svou pozornost ke vzájemné konverzaci. 2. V tašce přinesete notebook a začnete jej vybalovat. Hledáte zásuvku a zjistíte, že šňůra je krátká. Odbíháte shánět prodlužovačku. Potom pouštíte notebook a čekáte a čekáte. 3. Kde máte prezentaci? Asi bude na Flešce. Hledáte Flešku, připojujete ji a znovu hledáte. Konečně! 4. Připojujete Dataprojektor, kterým je vybavena posluchárna nebo ještě hůře – přinesli jste si svůj vlastní. Vybalujete jej a hledáte vhodné místo pro jeho umístění. V nejhorším případě opět chybí prodlužovačka. Pozornost posluchačů je už minimální a vaše autorita se prudce snižuje. 5. Dataprojektor je spuštěn, ale nedaří se vám jej propojit s notebookem. Po několika neúspěšných pokusech žádáte posluchače o pomoc. Snad je mezi nimi někdo, komu se to podaří. Není. Posíláte proto někoho ze studentů, aby přivedl kohokoliv, kdo to vám pomůže. První posluchači již odcházejí, ostatním začínáte být pro smích. Jste ve stressu a veškeré vaše předchozí úsilí je zmařeno. Vám se však tohle jistě nikdy nestane, protože součástí vaší prezentace je i pečlivá příprava před ní. Tato příprava nezbytně zahrnuje: 1. Připravit si soubory prezentace tak, abyste je měli u sebe a nemuseli je hledat, nejlépe na plochu do notebooku nebo počítače, který použijete. Nezapomeňte, že pokud používáte zvuk nebo 31
video, musíte mít všechny potřebné soubory umístěny ve složce s prezentací, jinak vám hrát nebudou! 2. Předem navštívit místnost, ve které budete prezentovat a vše si v klidu připravit a vyzkoušet. Tak zjistíte, jak se zachází s místním dataprojektorem a co všechno ještě potřebujete – například reprobedýnky, prodlužovačku nebo dokonce jiný kabel pro propojení s dataprojektorem. Hlavně si však toto propojení prakticky vyzkoušejte! Třeba také zjistíte, že bude potřeba větší zatemnění posluchárny nebo že si budete muset přinést svůj dataprojektor nebo také vaši prezentaci upravit. 3. Pokud nemůžete navštívit posluchárnu předem, nutně musíte přijít s dostatečnou časovou rezervou, nejméně však 15 až 30 minut před zahájením prezentace, abyste mohli včas a v klidu vše vyzkoušet a zařídit. Výsledkem bude váš klid a pohoda, hladký průběh prezentace a hlavně, spokojenost posluchačů.
32
4 Závěr Součástí tohoto kurzu je živá prezentace, ve které budou ukázány všechny důležité aspekty, o kterých se v těchto skriptech hovoří. Jsou zde také ukázky z velmi dobrých prezentací, mimo jiné také jedné z nejlepších prezentací Steva Jobse. Naopak, uvidíte rovněž ukázky slajdů prezentací, které jsou špatné, nevkusné a neúčinné a budou vysvětleny a zdůrazněny rozdíly v těchto prezentacích. A na závěr – věřím, že tento dokument bude inspirativní v tom smyslu, že nás donutí alespoň trochu se nad tvorbou naší příští prezentace zamyslet. Vše ostatní už pak jistě přijde samo. Omlouvám se všem, kdo mají větší zkušenosti než já a vyjadřuji obdiv a vděčnost těm, kteří vydrželi číst až do tohoto místa.
33
5 Doporučená literatura REYNOLDS, Garr : Prezentace a zen, Jednoduše a srozumitelně o designu prezentací a jejich předváděn., Praha: Zoner Press, 2009 – NTK A 46484. ISBN MENDLÍKOVÁ Olga: Přesvědčivá prezentace, Špičkové rady, tipy a příklady. Praha: GRADA, 2010. ISBN 978–80–247–3455–2
34
Témata 3 a 4
35
ÚVOD Cílem autora je vytvořit ucelenou příručku, která by měla sloužit jako podpůrný studijní materiál všem těm, kteří jsou nuceni v pracovních, ale i soukromých aktivitách veřejně vystupovat/prezentovat. Specifikou dokumentu jsou uvedené zkušenosti autora publikace z jeho osobních veřejných vystoupení, které jsou transformovány do konkrétních doporučení v jednotlivých kapitolách dokumentu. Dokument vás seznámí jednoduchou formou s celým procesem veřejného vystoupení. A to od samotné přípravy prezentace až po její zdárné zvládnutí a ukončení. Seznámíte se s rolí lektora/řečníka, verbálními a neverbálními aspekty, které ovlivňují kvalitu a úspěšnost veřejného vystoupení. Dále se seznámíte s postupem přípravy veřejného vystoupení, naučíte se, jak si připravit prezentaci v PowerPointu a jakým způsobem můžete při prezentaci využít i další technické pomůcky. V materiálu najdete i vybraná doporučení jak zvládnout osobní stres a stresové situace před vystoupením, ale i v průběhu samotného vystoupení. Úspěšné zvládnutí veřejného vystoupení/prezentace není zcela jednoduchá záležitost. Prezentace je činnost, která si od řečníka vyžaduje vědomosti, kvalitní přípravu, trénink verbální a neverbální komunikace a umění zvládnout sám sebe v zátěžových situacích. Pro podporu výše uvedeného konstatování jsem si dovolil použít následující citáty: „Dobře mluvit může jen ten, kdo věci důkladně rozumí.“ Marcus Tullius Cicero.
„Premiéra je nejhorší představení. Proto o ní kritici píší.“ Karel Čapek.
„Chceme-li zvládnout ostatní, nejdříve musíme zvládnout sami sebe.“ Autor neznámý Věřím, že tento materiál bude pro vaši přípravu na prezentování jednoduchou a kvalitní pomůckou, ke které se budete vždy rádi vracet.
36
1 Definice a význam prezentace Prezentace je jednou ze specifických komunikačních forem. Využíváme ji např. při výkladu nové učební látky (výuková prezentace), k seznamování s novými informacemi či produkty (v marketingu, výrobních firmách), případně k přesvědčení nadřízených či podřízených o významu nových pracovních postupů či projektů. Oblastí nebo situací, kde dnes využíváme prezentací, je doopravdy mnoho. Jedno však mají všechny prezentace společné. A tím je jejich účelovost a hlavně cíl. Prezentaci účelově využíváme pro zajištění minimálně jedné z následujících funkcí: informativní, přesvědčovací, vysvětlovací, instrukční. Hlavním cílem prezentace je vhodně zvolenou formou: ústně – veřejným vystoupením; elektronickou prezentací; videoprezentací; vzájemnou kombinací předchozích forem, seznámit posluchače/studenty se sdělovaným obsahem, trvale udržet jejich zájem o sdělovaný obsah a následně dosáhnout i jejich vyjádření souhlasu či nesouhlasu k sdělovanému obsahu. Případný nesouhlas posluchačů nebo následná polemika k tématu není po ukončené prezentaci vůbec na škodu. Minimálně přednášejícímu dává zpětnou vazbu na to, že prezentace posluchače oslovila, donutila je nad tématem přemýšlet a přijmout vlastní názor. A to je z pohledu přednášejícího přeci to hlavní. Probudit zájem, myšlení, kreativitu a aktivitu posluchačů/studentů. V naší příručce se dále zaměříme na formu prezentace obsahující výklad (ústní projev) a znázorňovací formu (vizualizaci tématu v prostředí SW programu PowerPoint).
37
2 Role lektora 2.1 Základní schopnosti, vlastnosti, dovednosti lektora/prezentátora V odborné literatuře bychom určitě našli mnoho definic, které jasně pojmenovávají základní dovednosti a schopnosti dobrého prezentátora. My si uvedeme pouze některé z nich, které vycházejí z praxe autora publikace s veřejnými vystoupeními. Pokud chceme hovořit o základních schopnostech a dovednostech lektora, můžeme tyto směle porovnávat s vybranými základními vlastnostmi a dovednostmi dobrého vedoucího pracovníka – manažera. Připadá vám toto srovnání zavádějící? Pokusme se tedy toto porovnání vysvětlit trochu detailněji. Co mají tedy společného lektor a manažer? Jaké vlastnosti/kompetence mají společné? Vyjmenujme si alespoň ty základní: odbornost, umění pracovat s informacemi, týmový hráč – schopnost pracovat v týmu – umění tým řídit, slušnost a charakter, umění komunikovat – stručně, jednoznačně a srozumitelně, umění prosadit názory, postoje, stanoviska, schopnost utvářet pozitivní vztahy, umění zaujmout a motivovat, umění rozvíjet sebe i ostatní, kreativita, klid a vnitřní jistota, atd. Nelze jednoznačně říci, která z uvedených vlastností/dovedností je důležitější. Zaměříme-li se ale plně na roli lektora, lze konstatovat, že společně s odborností budou nejdůležitějšími vlastnostmi právě ty, které lze zařadit do skupiny komunikačních dovedností, jako jsou: komunikace – verbální i neverbální, týmová spolupráce, umění zaujmout, prosadit názory postoje, stanoviska, umění motivovat, umění rozvíjet sebe i ostatní, umění zvládat stres a zátěž (předcházet jim), 38
umění vytvářet pozitivní vztahy.
2.2 Jak posilovat lektorské dovednosti Posilování lektorských dovedností si dovolím zahrnout do celoživotního procesu vzdělávání každého lektora. Mnoho z nás jistě zaregistrovalo, že čím déle a pravidelněji veřejně vystupujeme, tím se cítíme uvolněněji, pevněji a bezpečněji v pomyslných lektorských vodách. Ve vazbě na toto poznání je možné konstatovat, že nejdůležitějším prvkem pro posilování dovedností je pravidelný trénink v každodenní praxi. Pokud chceme něco dobře rozvíjet, je nezbytné stavět na pevných a odborných základech. V dnešní době jsou běžně dostupná odborná školení, zaměřená do oblasti posílení prezentačních dovedností. S tím ale dnes dobrý prezentátor nevystačí. Ano, bezchybné zvládnutí verbálního a neverbální projevu je základem. V současnosti ale musíme mít i jiné schopnosti a dovednosti. Zvládnout vizualizaci naší prezentace, umět připravit podkladové materiály k prezentaci v různých prezentačních programech, umět ovládat a efektivně využívat různá technologická zařízení, které nás podpoří při našich vystoupeních a umocní i dojem posluchačů z našeho projevu (počítač, prezentér, multimediální tabule, mikrofon atd.). Co říci závěrem? Snad jen jednoduché konstatování. Neexistuje nikdo, kdo by byl kvalitním řečníkem a prezentátorem od narození. Každý, kdo chce při svých vystoupeních působit profesionálně, musí na svém projevu a vystupování systematicky pracovat a zdokonalovat se. A to jak po stránce odborné, tak i osobnostní. Doporučení: Seznamte se a naučte se dobře ovládat různé prezentační programy (např. PowerPoint). Absolvujte a následně pravidelně opakujte níže uvedené odborné kurzy. Jako každá vědomá lidská činnost se i tato oblast neustále vyvíjí (doporučená frekvence 1 x za 2 roky).
Komunikační a prezentační dovednosti.
Mediální trénink.
Vystupujte a prezentujte pravidelně a ověřujte si nové poznatky ze školení v praxi. Vystupujte a prezentujte před různým publikem. Nejen před studenty. To již umíte. Ale například i před kolegy, vedením školy, v různých prostředích mimo vaše stálé pracoviště. Vyžadujte zpětnou vazbu na vaše vystoupení a pracujte s ní. Uvědomte si, že vaším zákazníkem je posluchač a on jediný může ocenit kvalitu vámi dodávaného výrobku/vystoupení!
39
3 Verbální a neverbální aspekty veřejného vystoupení „Premiéra je nejhorší představení. Proto o ní kritici píší.“ Karel Čapek Pokusme se podívat na veřejné vystoupení nebo prezentaci jako na velké představení v divadle. Co mají společného profese herce a prezentátora? Je toho velmi hodně, i když si to možná nyní neuvědomujeme. Podobně jako u herce je i každé vystoupení prezentátora svým způsobem premiérou, přestože ho dělá již poněkolikáté. O výsledku rozhoduje prostředí, posluchači (studenti či diváci) a podaný „herecký“ výkon. A stejně jako herec, má i prezentátor svůj repertoár, podium, kulisy a publikum. Proto si dovolím tvrdit, že každý prezentátor je tak trochu herec. A co dělá herce či prezentátora úspěšným u publika? Je to shodné. Znalost textu, kvalitní verbální projev, roli a prostředí přizpůsobený neverbální projev a práce s rekvizitami. Pokud bychom výše uvedené chtěli převést na roli lektora – prezentátora, pak by úspěšnost byla založena na: odbornosti a znalosti tématu; kvalitě verbálního – ústního projevu; neverbální komunikaci; kvalitě elektronické prezentace a jejím propojení s ústním projevem; práci s ostatními pomůckami (flipchart, slide, magnetická tabule aj.). Dále se společně zaměříme na oblast verbální a neverbální komunikace a jejich vybraných aspektů, které zcela zásadně ovlivňují vnímání posluchačů při prezentaci. V první části se seznámíme s aspekty verbální komunikace a v části druhé se zaměříme na osobnost lektora a vybrané neverbální aspekty.
3.1 Verbální aspekty veřejného vystoupení 3.1.1 Jak mluvíme a naše slovní zásoba Jazyk a styl mluvení, který využíváme při prezentaci, je nutné měnit ve vztahu k prostředí, v němž se nacházíme i cílové skupině posluchačů, které je prezentace určena. Styl, který použijeme například při prezentaci určené studentům, nemusí být vhodný pro prezentaci, která je určena kolegům či nadřízeným. Pokud řečník není schopen přizpůsobit svůj jazykový styl aktuálnímu prostředí, tématu a cílové skupině, s velkou pravděpodobností nebude ani efektivně předávat obsahová sdělení z prezentace svým posluchačům. 3.1.1.1 Pasivní a aktivní slovní zásoba Pasivní slovní zásoba je „databáze“ slov a slovních spojení, která je uložena v naší paměti. Její velikost utváří převážně dosažené vzdělání a objem a kvalita četby. Tato databáze může u běžného člověka dosahovat 30 až 50 tisíc pojmů a výrazů. Pro plynulý ústní projev řečníka je však tato slovní zásoba absolutně nepoužitelná. Důvod je prostý. Je to dáno způsobem, jakým je tato slovní databáze uložena v našem mozku a rychlostí, s jakou je náš mozek schopen s uloženými daty pracovat. Doba přístupu k jedinému slovu v této lidské databázi se odhaduje na více než jednu sekundu. Zkuste si nyní představit, jak by vypadal váš mluvený projev, kdybyste chtěli využít právě tuto databázi. Vložte za každý vyřčený výraz ve větě vteřinovou pauzu. Jak by se vám mluvený text líbil jako posluchači? Určitě příliš ne. Pokud 40
bychom chtěli celkový dojem z takového přednesu k něčemu přirovnat, pravděpodobně bychom mohli využít přirovnání k elektronické mluvě robotů. Pasivní slovní zásobu proto v našem životě využíváme spíše při psaném projevu. Při mluveném projevu se spoléháme na jinou, zcela odlišnou databázi pojmů, výrazů a spojení. Slovní zásobu, kterou během prezentace nevědomě využíváme, nazýváme „Aktivní slovní zásoba“. Jedná se také o určitou databázi slov, pojmů, výrazů a slovních spojení. Objemově je tato databáze několikrát menší nežli pasivní slovní zásoba. Mluvíme zde o objemu cca. 4 – 8 tisíc uložených výrazů. Tyto výrazy jsou ale v našem mozku uloženy zcela rozdílným způsobem nežli u pasivní slovní zásoby. Jiný systém uložení nám umožňuje konkrétní pojmy a výrazy najít v několika desítkách milisekund. A to je již pro mluvený projev dostatečná rychlost. Velikost počtu výrazů u aktivní slovní zásoby neurčuje výše inteligence, ani úroveň vzdělání. Nezvýšíme ji ani studiem, ani čtením, ani psaním. Je zcela běžné, že člověk s dosaženým základním vzděláním má aktivní slovní zásobu větší než vysokoškolák. Jak je to možné? Na to existuje velmi jednoduchá odpověď. Aktivní slovní zásobu v životě získáváme, upevňujeme a rozšiřujeme pouze jejím aktivním používáním. Pouze aktivní a pravidelný mluvený projev nám vytvoří podmínky pro to, abychom mohli být dobrými řečníky. Důkazem tohoto tvrzení mohou být například dobří obchodníci. Jen si vzpomeňme na jejich výřečnost a slovní obratnost při prodeji jejich zboží. 3.1.2 Další důležité verbální aspekty Dobrý lektor/prezentátor si uvědomuje a aktivně využívá i paralingvistické prvky. Využití těchto prvků u studentů/posluchačů zesiluje, zdůrazňuje a umocňuje vnímání našeho projevu. Zaměřme se nyní na vybrané aspekty mluveného projevu, jako jsou: rychlost projevu, hlasitost projevu, plynulost řeči, chyby v řeči, výška tónu řeči a barva hlasu, kvalita řeči, slovní vata, a ujasněme si význam těchto aspektů na prezentaci. 3.1.2.1 Rychlost projevu Hovoříme-li příliš rychle, studenti/posluchači nás obtížně vnímají, a to především ti, kteří mají své osobní tempo pomalejší. Dalším negativním dopadem je i to, že příliš rychlý projev studenty/posluchače brzy unaví, neboť jsou nuceni se více soustředit na sdělovaný obsah. To samé však platí i v případě, že mluvíme příliš pomalu. Jo dobré si také uvědomit, že rychlost jakou mluvíme, vypovídá něco o naší osobnosti. Rychlé mluvení je typické zejména pro osoby temperamentní a impulzívní. Zároveň může být vnímáno i jako součást skryté nervozity řečníka. Pomalé tempo je typické zejména pro osoby rozvážné a vyrovnané. Zároveň ale může ukazovat na jistou váhavost řečníka. 41
Proto se doporučuje v průběhu prezentace/výuky pravidelně měnit tempo řeči, zejména s ohledem na to, co říkáme. Pomaleji a důrazněji říkáme informace, které jsou v prezentovaném tématu důležité anebo na které chceme upozornit, či je zdůraznit. Tuto formu doporučuji zvolit i za situace, kdy odpovídáme na dotazy studentů/posluchačů. Rychleji mluvíme tehdy, pokud studentům/posluchačům chceme dát najevo, že sdělované téma je pro nás citově vzrušující, má nějaký osobní nebo citový podtext. 3.1.2.2 Hlasitost projevu Hlasitost projevu je pro celkový úspěch vystoupení velmi důležitá. Určuje, zda je pro studenty/posluchače poslech příjemný, nebo naopak. Hlasitý projev může napovídat o vitalitě, přátelskosti, uvolněnosti či sebevědomí řečníka. Také například o tom, jak silně je zaujat věcí, o níž mluví, jak silně chce zapůsobit, aby přilákal pozornost. Příliš hlasitý projev spíše ukazuje na nezkušenost, nervozitu a špatné sebeovládání řečníka. Tichý, nevýrazný a monotónní projev studenty/posluchače nudí a uspává. Také může vypovídat něco o osobnosti lektora/prezentátora. Je to většinou osoba nejistá, nesmělá až stydlivá. Ztišení hlasu v určitých fázích projevu však velmi doporučuji. Použijte jej za situace, kdy potřebujete upoutat studenty. Funguje to stejně, jako když hlas silně zvýšíte. A při ztišení si alespoň šetříte hlasivky do dalších fází vašeho vystoupení. Co lze tedy doporučit v obecné rovině? Zvláště při delším mluveném projevu je vhodné hlasitost měnit. Střídáním hlasitosti dosáhnete odstranění monotónnosti z vašeho projevu a určitě se i výrazně sníží počet studentů, kteří se budou na vašich přednáškách nudit či pospávat. 3.1.2.3 Plynulost řeči, slovní vata Pokud je náš projev plynulý, ve většině případů je i dobře přijímán. V případech, kdy je ale naše vystoupení časově delší, může být přílišná plynulost projevu i na škodu. Náš projev se pro studenty stává monotónní a velmi těžko pak upoutáváme jejich pozornost. V těchto situacích je nutné využívat například změny rychlosti a tempa projevu, měnit zabarvení našeho hlasu atd. Pokud někoho posloucháme se zaujetím, není to proto, že by hovořil plynule, ale proto, že dovede měnit tempo řeči, zdůraznit akcent, měnit zabarvení hlasu a rychlost řeči. Zkrátka rádi posloucháme toho, jehož projev dokáže být „barevný“ a zajímavý. Jednou z dobrých technik pro zvýšení pozornosti je i využívání pomlk v našem projevu s ohledem na sdělovaný obsah. Pomlky v řeči mohou být úmyslné nebo neúmyslné. Objeví-li se nám v řeči neúmyslné pomlky, většinou působí v projevu rušivě. Tyto pomlky jsou jistým projevem naší bezradnosti, nejistoty, obav, nervozity či projevem hledání správného výrazu v naší paměti. Zároveň mohou naznačovat i nižší úroveň naší aktivní slovní zásoby nebo nižší úroveň připravenosti na vystoupení.
42
Vědomé – úmyslné pomlky jsou naopak velmi příjemným oživením celého projevu. Správným použitím pomlk můžeme zdůraznit a umocnit vnímání a chápání našeho sdělení. Vhodně použitá pomlka může být v našem projevu čímkoli – výzvou, očekáváním, zdůrazněním obsahu, upoutávkou pro zvýšení pozornosti posluchačů aj. Velkým nešvarem mnohých řečníků je využívání tzv. „slovní vaty“. Často to jsou různá citoslovce, adjektiva (tedy, jaksi, prostě, samozřejmě, že ano, ehm, apod.), která se v projevu řečníka pravidelně opakují jako výplň mezi slovy i celými větami. Výrazné využívání slovní vaty řečníkem dokáže narušit celkový dojem z vystoupení. Jasně ukazuje, že řečník hledá pro další sdělení ve své slovní zásobě správná slova či výrazy. Nikdo z nás se určitě použití slovní vaty úplně nevyhne. Nemělo by se nám však stávat, že studenti místo vnímání sdělovaného obsahu budou raději zaznamenávat počty výrazů slovní vaty, které jsme v našem projevu použili. 3.1.2.4 Výška tónu řeči a barva hlasu Každý z nás má svoji specifickou výšku i barvu hlasu. Určitá složka barvy našeho hlasu je konstantní. Proto jsme například schopni rozpoznat konkrétní osobu, která mluví za našimi zády, a my ji nevidíme. Při veřejném vystoupení je výška i barva hlasu velice výrazným prvkem pro udržení pozornosti posluchačů. Zároveň ji můžeme využít pro prohloubení či posílení emočního prožitku sdělovaného obsahu. Dobře volenými změnami zabarvení i výšky hlasu zcela určitě zabráníte tomu, aby vaše vystoupení působilo na studenty/posluchače monotónně a nudně. Pozor však na neuvážené přehánění v těchto změnách. Váš projev by pak mohl působit na posluchače velmi nepřirozeně. 3.1.2.5 Kvalita řeči a chyby v řeči Úspěšnost lektora/prezentátora před studenty mimo jiné výrazně ovlivňuje tzv. kvalita řeči. Není to nic jiného než subjektivní hodnocení studentů, zda námi předávané sdělení je věcné a srozumitelné, přiléhavé k tomu, o čem vypovídá, nebo naopak zda naše sdělení jsou neurčitá, nepřesná či nesprávně strukturovaná pro jednoduché pochopení obsahu. Úspěch projevu je ovlivňován i chybami v řeči přednášejícího. Já si tyto chyby dovolím rozdělit do několika oblastí. První takovou oblastí jsou chyby artikulační, které se projevují nesprávnou výslovností. Jedná se například o koktání, přeříkávání, zadrhávaní, polykání koncovek, nevhodně použitá slova, přehnaná artikulace atd. K chybám řeči můžeme přiřadit i slovní vatu. Do druhé oblasti chyb řeči je možné zahrnout tzv. odbíhání od tématu. Toto odbíhání může u studentů/posluchačů v některých případech vyvolat pocit, že vlastně poslouchají něco jiného, než jaké bylo jejich původní očekávání. Do třetí oblasti patří chyba řečníka, kterou můžeme nazvat jako nesplněný příslib. Jedná se o chybu, kdy řečník na začátku svého projevu sdělí posluchačům, že bude o něčem konkrétním hovořit a v průběhu vystoupení na tento příslib zapomene.
43
Všechny uvedené „chyby řeči“(v případě, že neexistuje zdravotní důvod, omezující projev řečníka), jsou obvykle spojeny s nezkušeností řečníka, jeho trémou nebo nedostatečnou připraveností. Kvalitní a důslednou přípravou na vystoupení jsme schopni tyto chyby bezproblémově eliminovat.
3.2 Neverbální aspekty veřejného vystoupení „Herec je diváky obdivován nejen za znalost textu, ale hlavně za umění svěřenou roli věrohodně zahrát“ – autor V předešlé kapitole jsme si stručně povídali o vybraných verbálních aspektech veřejného vystoupení, které více či méně ovlivňují vnímání studentů/posluchačů na řečníkův projev. Je ale pravdou, že k zajištění pozitivního hodnocení řečníka pouze kvalitní ústní projev nestačí. Vnímání posluchače totiž neovlivňuje jenom sdělovaný obsah, ale i celková osobnost řečníka/prezentátora, která se plně projevuje v jeho neverbálním chování. Jak prezentátor působí jako člověk? Jaká gesta využívá a jak vhodným způsobem? Je to osobnost, která posluchače svým vystupováním upoutává, či jen jeden ze sta, který se pokouší předat posluchačům jen nějaká nudná, odborná sdělení? V následujících odstavcích se proto zaměříme i na vybrané neverbální aspekty spojené s veřejným vystoupením/přednáškovou činností. Podíváme se společně na konkrétní aspekty z pohledu role přednášejícího. Dále se zaměříme na tyto aspekty i s ohledem na publikum/třídu (co mohou napovědět přednášejícímu o atmosféře v sále / ve třídě). 3.2.1 Přednášející a neverbální aspekty V neverbální komunikaci je každý z nás individualitou, která si přináší své neverbální návyky již z dětství od svých rodičů a dále je rozvíjí ve vazbě na kulturní prostředí, v kterém žije. Zároveň je každý z nás i specifickou osobností s příslušnými charakteristikami. U neverbálního projevu prezentátora se proto seznámíme s určitými doporučeními, které je pro úspěšnost prezentace vhodné dodržet. Využijeme vybraných poznatků z vědních oborů proxemiky, gestiky a mimiky. O jakých doporučeních zde hovoříme? Zde uvádím alespoň některé, které se mi v mé osobní lektorské praxi osvědčila: Buďte za všech okolností uvolnění, přirození a otevření názorům studentů/posluchačů. Prostorový pohyb.
Nenarušujte intimní a osobní zóny studentů/posluchačů. Tyto zóny zasahují minimálně do okruhu 1 m. Narušení těchto zón je pro posluchače velmi nepříjemné a nepohodlné. V praxi to znamená jednoduché: můžete projít okolo studentů (např. řadou), ale nezdržujte se na jednom místě. Zásadně si nesedejte do prostoru těchto nepsaných zón!
Využijte celý dostupný prostor pro prezentátora, případně využijte i možnost pohybu po přednáškovém sále. Pohybem v prostoru nutíte studenty/posluchače k vnímání své osoby, a tím je aktivujete i pro další naslouchání. Zároveň můžete získat ucelenější přehled o dění v publiku/ve třídě.
Gestikulace.
Zaměstnejte vhodným způsobem celé tělo. Gestikulace jen rukama vypadá strnule a nepřirozeně. 44
Nebojte se trochu přehánět oproti svým běžným zvykům. Pozor ale vždy na přiměřenost.
Gesta musí být přirozená, ale zřetelná a rozhodná. Zvláště využívejte symboly a ilustrátory. Gesta správně načasujte a synchronizujte je s vaším verbálním projevem.
Gesta používejte účelně, například ke zdůraznění důležitého bodu prezentace, důležité myšlenky či sdělení.
Pokud chcete oslovit / vyzvat studenty pohybem ruky ke spolupráci, ukažte na jednotlivce celou dlaní (ne pouze prstem). Dlaň ruky je otočena nahoru, hřbet ruky směřuje dolu.
Mimika.
Snažte se být usměvaví. Nemračte se. Úsměv v průběhu vystoupení střídejte se soustředěným výrazem.
Nebojte se projevit své emoce, pokud to situace, či sdělovaný obsah vyžaduje.
Udržujte stále oční kontakt se všemi studenty/posluchači. Očním kontaktem udržujete posluchače v aktivitě a zároveň tím posluchačům sdělujete, že vaše vystoupení je určeno všem a ne jen vybraným jedincům.
Dodržujte přiměřeně vhodnou dobu očního kontaktu s jednotlivcem. Dle mé zkušenosti by tato doba neměla překročit dobu 3 vteřin. Delší oční kontakt může u studenta/posluchače vyvolat nervozitu a podrážděnost. Nezbytné je také při pohledech do publika dodržovat četnost pohledů směrem k jednotlivcům. Pokud své pohledy soustředíte pouze na vybrané jedince v publiku, zařadíte je u ostatních studentů do skupinky prominentů či vámi vyvolených. Ostatní posluchači se mohou cítit poté méněcenní. Jednoduchá rada pro potlačení takových obav zní: „Oční kontakt se všemi účastníky přednášky vše vyřeší za vás“.
3.2.2 Neverbální aspekty u publika / studijní skupiny Díky existenci neverbálních projevů každého z nás, může prezentátor v průběhu svého vystoupení vyhodnocovat atmosféru v publiku. Existuje mnoho indikátorů v neverbálních projevech studentů/posluchačů, které mohou upozornit lektora na potřebu přijetí nějaké změny v jeho vystoupení. Z neverbálních projevů je například možné u posluchačů rozpoznat pochopení/nepochopení sdělovaného obsahu, zájem/nezájem studentů o přednášku, nervozitu, přátelskost, či někdy dokonce i agresivitu. S pomocí vybraných poznatků z vědních oborů posturiky, gestiky a kineziky si představíme některé neverbální projevy studentů/posluchačů, kterým bychom jako lektoři měli věnovat pozornost a vhodným způsobem na ně reagovat. Zkřížené/založené ruce před tělem – komunikační bariéra, nezájem. Pohled je upřen do země – nepochopení obsahu, obava z položené otázky, nezájem o sdělovaný obsah. Pohledy na hodinky nebo dveře – nudím se, chci již odejít. Bubnování prstů, tření dlaní – nervozita, nespokojenost, nudím se. 45
Tření špičky nebo kořene nosu – jsem zmaten, nechápu, cítím rozpaky. Hraní si s vlasy, vousy – přemýšlím. Může znamenat i nejistotu a netrpělivost.
46
4 Jak úspěšně zvládnout veřejné vystoupení 4.1 Základní předpoklady úspěšné prezentace Jednoduchost. Zřetelnost. Srozumitelnost. Stručnost. Důvěryhodnost. Přizpůsobivost. Správné načasování délky prezentovaných celků (ve vztahu k důležitosti sdělovaného obsahu).
4.2 Příprava prezentace „Těžko na cvičišti, lehko na bojišti“ Toto staré přísloví vypovídá o důležitosti přípravy na vystoupení úplně vše. Lze jednoznačně konstatovat, že kvalitní příprava je základem úspěchu vašeho vystoupení u studentů/posluchačů. Věřte, že i zkušený profesionální řečník má bez přípravy na vystoupení pramalou šanci uspět. Kvalitní a poctivá příprava je také základní prevencí pro zvládnutí nervozity a stresu při veřejném vystoupení. Čím kvalitněji jsme připraveni, tím méně máme obav, a získáváme tak vnitřní klid. Já si dovolím nyní tuto přípravu rozdělit do dvou oblastí. 1. Formální příprava 2. Praktická příprava 4.2.1 Formální příprava (analýza prostředí a cílové skupiny) Prostředí
Kde budu prezentovat, prostorové možnosti, technická vybavenost, osvětlení, možnosti občerstvení aj.
Publikum – jeho skladba a očekávaná atmosféra
Sociální, věková či specifická profesní skupina?
Dobrovolnost / povinnost účasti?
Čas prezentace – jak bude ovlivněno vnímání posluchačů?
Motivace posluchačů?
Velikost publika, sálu – jaké budu muset využít technické pomůcky?
Délka prezentace 47
Technické prostředky
Jaké vybavení chci nebo potřebuji použít (projektor, flipchart, promítací plátno, mikrofon, prezentér, slidy atd.)?
Mám potřebné technické prostředky k dispozici?
Hlavní obsah a cíle prezentace/vystoupení
Co chci studentům/posluchačům sdělit?
Čeho chci dosáhnout?
Informuji nebo přesvědčuji?
Jak chci své vystoupení řídit?
Jaké metody práce chci při vystoupení aplikovat?
4.2.2 Praktická příprava – podklady a osobní příprava Podkladové materiály
Čím více informací k tématu získáte, tím lépe. Nespoléhejte se pouze na údaje uvedené v PowerPointu. Podkladové materiály navíc vám umožní daleko lépe zvládnout i případné všetečné dotazy studentů/posluchačů.
Vizuální a technické pomůcky
Vytvořte si elektronickou prezentaci (PowerPoint či jiný prezentační nástroj)
Pozor na PowerPoint (styly, animace, časované překlápění slides, aj.) – méně je někdy více. Ústní výklad je základem vystoupení a ne čtení slides z PowerPointu.
Podpůrné materiály, zvláště pokud jsou rozsáhlejší (tabulky, grafy), mějte oddělené od připravené prezentace.
Využívejte flipchart nebo alespoň jednotlivé listy papíru (formát A1, A2) například pro:
Záznam očekávání studentů/posluchačů na začátku vašeho vystoupení – je možné tak nesprávná očekávání některých posluchačů vhodně korigovat a na závěr vystoupení můžete s posluchači zpětně vyhodnotit, zda jejich prvotní očekávání byla či nebyla splněna. Očekávání posluchačů vám také umožňují operativně přizpůsobit výklad a zvýšit důraz u tématu, kde to posluchači očekávají.
Pro vizualizaci důležitých informací / bodů vystoupení.
Pro vytvoření „Parkoviště“ nezodpovězených dotazů studentů/posluchačů v průběhu prezentace – nezdržíte svůj výklad, dotazy nezapomenete a máte se k nim možnost vrátit na závěr svého vystoupení. 48
Pro skupinové práce studentů/posluchačů (pokud s nimi v průběhu prezentace počítáte).
Využijte pro překlápění slides v PowerPointu prezentér nebo nastavte vhodné časování automatického překlápění – umožní vám to pohyb po přednáškové místnosti, čímž zvýšíte pozornost studentů/posluchačů. Prezentér je i dobrou pomůckou pro zvládnutí počáteční nervozity při vystoupení. Jeho použití vám automaticky zklidní pohyb vašich rukou.
Osobní příprava & time management
Automatizace, fixace slovní zásoby, nácvik artikulace
Svůj ústní projev trénujte nahlas – mluv sám se sebou.
Vystoupení trénujte se všemi technickými pomůckami – propojení ovládání techniky a ústního projevu musíte odzkoušet.
Prakticky si odzkoušejte načasování prezentovaných obsahových celků.
Získejte na trénink zpětnou vazbu:
„Kamarád“ v zrcadle se nesměje chybám!
Záznamové zařízení je dobrý divák, posluchač i rádce!
Ujasněte si, jak navázat kontakt s posluchači. Jak je upoutat, jak zaujmout?
V úvodu vašeho vystoupení to bude především vaše osobnost, nikoli odborné znalosti, co bude podrobeno zkoumání ze strany studentů.
Nikdy nedostanete druhou šanci udělat „první dojem“.
Základem je udržení očního kontaktu se studenty/ posluchači od prvého okamžiku vašeho vystoupení.
Ujasněte si, jaké oblečení pro vystoupení zvolíte.
Oblečení volte příslušné k tématu a profilu publika.
Vždy pohodlné, volné, padnoucí a odzkoušené – nepohodlné, nepadnoucí oblečení může být jednou z příčin vaší nervozity.
V případě firemních či společenských vystoupení zvolte oblečení v souladu se standardy etikety.
4.3 Těsně před vystoupením Seznamte se s místností a jejím prostorovým uspořádáním.
49
Odzkoušejte si funkčnost veškeré techniky, kterou budete využívat (dataprojektor, počítač, software, ad.) Prověřte si dostupnost ostatních pomůcek (flipchart, fixy, prezentér ad.). Vhodně umístěte do prostoru sálu/třídy předem připravené podpůrné materiály, pomůcky (flipchart s „parkovištěm“, obrázky, grafy aj.). Rozmluvte se pro zajištění správné výslovnosti.
Obličejová gymnastika:
Ohrnování a zatahování rtů – střídavě, současně.
Pohyb spodní čelisti vpřed, vzad, doleva, doprava, poté kroužit.
Roztažený úsměv – rty u sebe.
Volání „ÁááááÉeeeeÍíííííÓóóóóÚúúúú“ – se zvětšováním čelistního úhlu.
Rozcvičení jazyka:
Kmity doleva, doprava, nahoru, dolů – postupně zrychlovat.
Písnička: lalala; Čert: blblblbl; Budík: cililililililink, crrrrrrrrrrrrrr; Trakař: trrrrrrrrr; Kohout: kykyryký; Kachna: gagagagaga; Potok: gloglogloglo; Holub: vrkú–vrkú. Pozor: při vyslovování nesmí splývat!
Jazykolamy – například:
Strč prst skrz krk.
Sčeš si vlasy z čela.
Od poklopu ku poklopu kyklop kouli koulí.
Pštros s pštrosicí a pštrosáčaty šli do pštrosárčárny.
Drbu vrbu. Vlky plky.
4.3.1 Čemu se před vystoupením vyhnout Nejíst a nepít
Alkohol, kávu a pravý čaj.
Ledové, či naopak vařící nápoje.
Ořechy, kakao, čokoládu a mléko.
Přetopené, zakouřené nebo prašné místnosti. Všemu, co s sebou přináší trému, strach a obavy. 50
4.4 Během prezentace / veřejného vystoupení 4.4.1 Úvod / otevření prezentace Řekněte, co řeknete! – max. 10% celkového času vystoupení Ačkoli se to doporučuje, nedávejte na začátek prezentace plnohodnotný obsah. Z mé praxe mám minimálně dvě odůvodnění. První je, že tím udržíte studenty/posluchače v jisté míře očekávání, co bude následovat. Druhým důvodem je to, že nemusíte na konci prezentace se studenty diskutovat, že jste se nějakému tématu nevěnovali v požadovaném rozsahu, či nevěnovali vůbec. Obsah vaší prezentace uveďte jiným, neotřelým způsobem. Úvod vystoupení můžete začít například: Otázkou k publiku – navodíte tím příjemnou atmosféru. Konstatováním – „Budu mluvit o….“ – tím nikdy nic nezkazíte. Příkladem nebo srovnáním – „Minule jsme se bavili o této problematice, která má následující dopady do …“ – zapojte posluchače do řešení. Statistickými ukazateli/tvrdými argumenty – „Stávající ukazatele k této problematice jsou následující“. Šokujícím tvrzením – „Vidíte tu hodnotu/číslo? Tak o té se dnes budeme bavit“. Příběhem ze života/z praxe (vážným i veselým) – „V časech, kdy jsem si tuto skutečnost prožíval osobně, jsem si neuvědomoval veškeré aspekty mající vliv na výsledek ….“ – získejte u svých studentů/posluchačů důvěru. Vhodným způsobem přejděte z úvodu na hlavní část svého projevu. 4.4.2 Hlavní část prezentace Řekněte to! – max. 70% celkového času vystoupení Proberte logicky bod po bodu. Mluvte jasně, vysvětlujte názorně – využívejte vizuální a další pomůcky. Buďte při vystoupení kreativní – přizpůsobte svůj projev potřebám studentů/posluchačů. Pro ilustraci vyprávějte příběhy a zkušenosti, používejte příklady z praxe. Udržujte neustále pozornost studentů/posluchačů. Stále se ujišťujte, že všemu, co jim sdělujete, rozumějí a sledují – udržujte zájem, pozornost a souhlas publika. Poskytujte důkazy podporující vaše argumenty – zapojte emociální příběhy ze života, využívejte statistik, odkazů na odborníky či odborné publikace. Držte se cíle prezentace, neodbíhejte od tématu. Propojujte jednotlivá dílčí témata, uvádějte souvislosti. 51
Pravidelně shrnujte přednášenou látku. Vhodným způsoben přejděte z hlavní části na závěr. 4.4.3 Závěr prezentace Řekněte, co jste řekli! – min. 20% z celkového času vystoupení Shrňte důležité body svého vystoupení, vyzdvihněte hlavní témata a myšlenky. Dejte prostor studentům/posluchačům na dotazy. Vyřešte „Parkoviště“. Ověřte splnění cílů a očekávání studentů/posluchačů od přednášky. Poděkujte studentům/posluchačům za pozornost a aktivitu. Nečekejte a odejděte. 4.4.4 Nezapomeňte Respektujte individualitu skupiny – její komunikační a odbornou způsobilost.
Přizpůsobte svou prezentaci cílové skupině. Uvědomte si profil publika, jeho znalosti a zkušenosti. Při sdělování myšlenek a dílčích závěrů prezentátor někdy předpokládá, že student/posluchač jeho sdělení a pocitům rozumí plnohodnotně. Opak však bývá často pravdou. Pokud ze strany lektora nedochází k pravidelnému ověřování chápání studentů, dochází k situaci, kdy lektor má pocit plnohodnotného sdělení významu, ale student si toto sdělení domýšlí, a často tak přijímá zavádějící informaci. Pokud se tato situace opakuje vícekrát, student ztrácí motivaci pro další aktivní spolupráci.
Proto je nezbytné veškeré informace v průběhu prezentace sdělovat studentům/posluchačům přímo, jednoduše, srozumitelně a na konci každého logického celku ověřovat správnost vnímání a pochopení předávaného sdělení.
Délku prezentovaných studenty/posluchače.
celků
přizpůsobte
důležitosti
sdělení
a
jeho
významu
pro
Vnímejte neverbální projevy studentů/posluchačů a reagujte na ně.
Někdo vás vyrušuje? Porušuje odsouhlasená pravidla komunikace? Zaregistrovali jste apatičnost či nezájem? Reagujte okamžitě! Pokud vnímáte něco, co se vám nelíbí, ruší vás a mělo by být jinak, diskutujte a vyřešte to ve skupině okamžitě.
Buďte otevření, přímí a přátelští – vytvářejte příjemnou atmosféru.
Někdy se zdá nevhodné při výkladu pracovat se svými pocity či potřebami. Pokud chcete jako lektor se studenty rozvíjet pozitivní a tvůrčí vztahy, nebojte se využít i sdílení vašich pocitů a potřeb. Vašemu vystoupení to dodá osobitost, upřímnost a autentičnost. 52
Na konci elektronické prezentace vložte slajd, kde dáváte studentům/posluchačům prostor pro jejich dotazy a otázky. Vždy studentům/posluchačům poděkujte za pozornost. 4.4.5 Jak zvládnout dotazy a námitky studentů/posluchačů V případech, kdy vás studenti osloví s dotazem, doporučuji následující: Pro odpověď využijte výrok, názor, myšlenku nějaké autority z oboru k danému tématu. V případě, kdy je očekáván váš názor na problematiku, zásadně sdělujte pouze své myšlenky, postoje a názory. Zjednodušeně začněte svou odpověď slovíčkem „JÁ“, „MŮJ“. V případě použití jakýchkoli zástupných oslovení jako například: „Dle názoru většiny“, nebo „Oni si myslí“, ztrácíte u studentů/posluchačů důvěru a autentičnost. 4.4.5.1 Technika překonávání námitek Námitky studentů/posluchačů jsou pozitivním oživením vystoupení za předpokladu, kdy těmito námitkami vyjadřují svou touhu po dalších či detailnějších informacích. V případech, kdy jsou ale námitky předkládány za účelem narušení přednášky, je nutné se s nimi rychle a elegantně vypořádat. Dále proto uvádím pár doporučení, jak s námitkami studentů/posluchačů pracovat. Projevte empatii. Ukažte, že studenta/posluchače chápete, že mu rozumíte. Vnímejte typ osobnosti studenta/posluchače, který námitku vznáší. Ujistěte se, že námitce rozumíte. Pro toto ujištění můžete použít následující metody:
KONKRETIZÁTOR – použijte u obecných námitek. Snažte se námitku upřesnit, zkonkretizovat (např.: „Jak to myslíte?“, „Proč to říkáte?“, „Můžete to upřesnit?“).
KONVERTOR – Pokuste se konkrétní námitku změnit na otázku (např.: „Aha, takže vy vlastně chcete vědět to a to, pochopil jsem to správně?“).
PARKOVIŠTĚ – použijte jej v případě, kdy na dotaz či námitku nemůžete nebo nechcete okamžitě reagovat. Na co nemáte okamžitou odpověď nebo dotaz není součástí přednášeného tématu, jednoduše „zaparkujte“ (třeba na flipchart). Vy nebudete ve své přednášce zdržováni, studentovi jste dali najevo, že jeho dotaz nebude opomenut a vy se k němu společně s ostatními studenty můžete vrátit až v závěru své přednášky.
Z osobní praxe doporučuji prezentujícím „Parkoviště“ využívat u každého veřejného vystoupení.
53
5 Jak zvládnout nervozitu a stres Nervozita je projevem energie uvolněné stresem. Na nervozitě není nic strašného. Je běžnou součástí veřejného vystupování a do jisté míry je dokonce prospěšná. V následující části se proto seznámíme s návody a technikami, které vám pomohou dostat nervozitu pod kontrolu.
5.1 Poctivá a komplexní příprava Poctivá příprava na prezentaci je nejlepší prevencí nervozity. Pokud jste si jisti, že vaše příprava je úplná a ověřili jste si při trénincích, že jste na faktické vystoupení dokonale připraveni, budete díky tomuto poznání před vystoupením o mnoho klidnější. Každý z nás je osobností, a proto se i každý z nás zbavuje nervozity rychleji či pomaleji. Nejvyšší stupeň nervozity každý prezentátor pociťuje těsně před zahájením vystoupení a v jeho prvních okamžicích. Klasickými příznaky nervozity jsou zrychlený dech, sucho v ústech a třes rukou. Jak eliminovat tyto příznaky těsně před vystoupením/přednáškou? Před vystoupením se někde v klidu rozmluvte. Jak se rozmluvit jsme si již řekli v části „Těsně před vystoupením“.
5.2 Práce s dechem Snažte se soustředit na svůj dech. Pro zklidnění vašeho dechu můžete například využít tzv. „Bensonovu relaxační metodu“, kterou i já osobně pravidelně před vystoupením praktikuji. Pojďme si proto o ní říci něco v detailu. 5.2.1 Bensonova relaxační metoda1 Je zaměřena na odstranění nebo zmírnění psychického napětí a posílení duševní rovnováhy. Podstatou této metody je přenos vaší pozornosti ze stresujícího objektu a s ním souvisejícího prožitku na uklidňující a pozitivně působící vlivy (např. příroda, umělecká díla, něco, co ve vás vyvolává příjemné uklidňující stavy). 5.2.1.1 Instrukce pro realizaci: Pohodlně se posaďte. Několikrát se zhluboka nadýchněte a vydýchněte. Zavřete oči a pokračujte v dýchání již v normálním klidném rytmu. S každým výdechem si polohlasně nebo vnitřním hlasem opakujte například „strom“. Přitom si vybavte nějaký konkrétní strom, se kterým máte spojený nějaký příjemný prožitek a podržte si v mysli jeho představu. V případě, že se přistihnete, že myslíte opět na něco jiného, zastavte se v myšlenkách a vraťte se ke svému slovu (strom) a k jeho představě. Pokud cvičení provedete správně, tělo zpomalí všechny funkce, stres/nervozita začne odeznívat a vy budete cítit, jak se vám vrací energie, zdraví a pohoda. 1
Osobnost vedoucího pracovníka (studijní text) – autoři PhDr. Radoslava Klementová, PhDr. Stanislav Nečas, CSc., Brno, Spořitelní akademie, r. 1998.
54
Trochu jednodušší způsob provedení nám představují autoři Capponi a Novák ve své knize „První pomoc v akutní stresové situaci“ z roku 1992. Jak postupovat? Soustřeďte se na své dýchání. Nadechněte se pomalu nosem, pak chvíli dech zadržte a následně opět nosem začněte pomalu vydechovat. Soustřeďte se na to, co se s vaším dechem děje. Při každém výdechu vnímejte, jak se vám uvolňují a poklesnou ramena. Tento příjemný pocit si vychutnejte. Další metodu pro celkové uvolnění těla a zklidnění dechu nám nabízí ve své knize „Tajná řeč těla“, její autor David Lewis. Zkráceně tuto metodu můžeme nazvat „Zatínání“. Zkusme si opět říci, jak tuto metodu praktikovat. Vyhledejte soukromí a pohodlně se někde usaďte. Úmyslně napněte všechny větší svaly: ruce zatněte v pěst, dále zatněte paže, ramena, břicho, nohy, prsty, čelisti, obličejové svaly, jazyk opřete do patra a hlavu do opěradla (případně do stěny). Počítejte v zatnutém stavu do pěti a pak se najednou uvolněte. Pomalu dýchejte a zkuste se soustředit na to, jak napětí z vašeho těla odchází.
5.3 Sucho v ústech Jak jsme již uvedli, jedním z průvodních znaků nervozity je i sucho v ústech. Toto vyschnutí hrdla vás nebude trápit pouze na začátku vašeho vystoupení, ale klidně vás přepadne i v průběhu prezentace například za situace, když vypadnete z tématu, či ztratíte myšlenku. Proto mějte vždy k dispozici čistou vodu k napití. Osobně doporučuji neperlivou nebo mírně perlivou. Voda by neměla být studená, ale spíše vlažná. V průběhu prezentace pijte pravidelně. Pití můžete i takticky využít jako záminku pro pauzu v situaci, kdy potřebujte získat trochu času. Například na rozmyšlení odpovědi či nahlédnutí do pomocných materiálů, které máte připraveny. Pro zklidnění nervozity pijte pomalu a soustředěně. Soustřeďte se na pocity, které máte, když vám voda protéká hrdlem.
5.4 Třes rukou Je mnoho rad, jak se zbavit nepříjemného třesu rukou. Vždy však záleží na individualitě přednášejícího, jakou radu či pomůcku k eliminaci použije. Osobně doporučuji kombinaci jednotlivých prvků. Vyzkoušejte si je jednotlivě a pak si zvolte, co je vám nejblíže. Uvědomte si, že použití jakéhokoli způsobu eliminace by v žádném případě nemělo omezit vaši gestikulaci v průběhu prezentace. Věřte, že pokud zvládnete udržet své ruce na uzdě v počátcích vašeho vystoupení, nervozita a s ní spojený třes rukou samovolně odezní, aniž si to sami uvědomíte. Níže se seznámíme s možnostmi eliminace třesu rukou. 55
Spojení rukou u těla v úrovni pasu. Ruce spojte volně a přirozeně tak, že vložíte jednu ruku do dlaně druhé. Typickým představitelem takového držení rukou je při svých vystoupeních například Marek Eben. Propojení rukou pomocí pevného předmětu. Můžete použít například fix na flipchart. Dejte si ale pozor na „hraní“ s použitým předmětem! Využití „prezentéru“. Toto řešení mně osobně připadá ideální, protože v sobě kombinuje více kladů:
Zajistí propojení rukou pevným předmětem.
Umožňuje přepínat slajdy vaší prezentace bez nutnosti být u počítače, tzn. že vám umožňuje v průběhu prezentace bezproblémový pohyb v prostoru, a posiluje tak kontakt s posluchači.
Můžete ho využít jako laserové ukazovátko při zdůrazňování témat ve vaší elektronické prezentaci na dálku.
Poznámkové kartičky. Typickým představitelem používání kartiček je při svých vystoupeních například president Václav Klaus. Opět možnost, kterou vám osobně doporučuji, protože přináší více výhod:
Spojení rukou pevným předmětem.
Tematická a myšlenková opora při vaší prezentaci.
Uvědomte si:
Poznámkové kartičky by měly mít velikost formátu maximálně A5 a nižší.
Vždy by měly být z tuhého papíru (neměly by se dát jednoduše přehýbat).
Uvolněný pohyb a vhodně použitá gestikulace.
5.5
Další doporučení pro zvládnutí stresu a nervozity
Trénink – vystavujte se vědomě zátěžovým situacím. V našem případě se nebojte vystupovat a hovořit na jakémkoli fóru. Před vlastním vystoupením snižte ve svém vědomí význam této události – vždyť vlastně o nic nejde! Seznamte se některými meditačními a relaxačními technikami a začněte je ve svém životě praktikovat. Stres otupíte aktivním sportem nebo nějakou konkrétní činností, která má pro vás určitou hodnotu. 56
Když už nic jiného nepomáhá, existují bylinky a rostlinné přípravky (léky) na snížení nervového napětí (např. kozlík lékařský). Buďte pozitivně naladěni, mějte pozitivní myšlení. Smějte se, odpočívejte, relaxujte. Dodržujte dobrou životosprávu.
57
6 Doporučená literatura MIKULÁŠTÍK, MILAN: Komunikační dovednosti v praxi. Praha: Karolinum, 2006. ISBN: THIEL, EDUARD: ŘEČ lidského těla. PRAHA: PLASMA SERVICE, 1993. ISBN: LEWIS, DAVID: Tajná řeč těla. Praha: Grada, a.s., 2005. ISBN:
58
