Nastavení systému řídící kontroly ve smyslu ustanovení části čtvrté hlavy II zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), v platném znění
prezentace výsledků auditu
Milan ZOLICH
1
Charakteristika auditu Typ auditu:
Audit systému
Auditovaná osoba:
OSS MV (mimo PČR a GŘ HZS)
Auditované období:
leden 2007 až leden 2008
Cíle auditu: 6. analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny; 7. prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky; 8. prověření postupu odpovědných osob při přípravě, schvalování a kontrole finančních operací; 9. analýza nastavení systému podle právních předpisů a identifikace rizik.
2
Charakteristika auditu Kritéria hodnocení: • zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), v platném znění; • vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění; • nařízení Ministerstva vnitra, kterým se vydává organizační řád; • nařízení Ministerstva vnitra č. 73 ze dne 16. listopadu 2001, o řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti; • pokyn náměstka ministra vnitra pro ekonomické zabezpečení č. 21 ze dne 7. prosince 2004, o řídící kontrole; • pokyn ředitele odboru ekonomického zabezpečení pro MV č. 1 ze dne 10. ledna 2003 k zajištění úplného, včasného a správně vedeného účetnictví v rámci územního pracoviště – odboru ekonomického zabezpečení, v platném znění.
3
Právní fáze přípravy operace
Úkon, kterým vzniká nárok nebo závazek
Finanční fáze operace
PŘEDBĚŽNÁ KONTROLA (EX ANTE) Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťují předběžnou kontrolu plánovaných a připravovaných operací vedoucí tohoto orgánu nebo vedoucí zaměstnanci jím pověření k nakládání s veřejnými prostředky orgánu veřejné správy jako
příkazci operací (PO) vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za správu rozpočtu orgánu veřejné správy nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím tohoto orgánu jako správce rozpočtu (SR) vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za vedení účetnictví orgánu veřejné správy nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím tohoto orgánu jako hlavní účetní (HU) Sloučení funkce příkazce a správce rozpočtu je nepřípustné. Sloučení funkce příkazce a hlavního účetního je nepřípustné. Sloučení funkce správce rozpočtu a hlavního účetního je možné v případech, kdy je to odůvodněno malou pravděpodobností výskytu nepřiměřených rizik pro hospodaření s veřejnými prostředky, zejména v návaznosti na povahu činnosti orgánu veřejné správy, stanovené úkoly, stupeň obtížnosti finančního řízení, strukturu a počet zaměstnanců. Zjistí-li SR nebo HU, že operace byla provedena bez předběžné kontroly, oznámí své zjištění písemně vedoucímu orgánu veřejné správy. Ten je povinen přijmout opatření k prověření této nekontrolované operace a opatření k zabezpečení řádného výkonu předběžné kontroly
PRŮBĚŽNÁ KONTROLA (ON GOING)
NÁSLEDNÁ KONTROLA (EX POST)
Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťují průběžnou kontrolu jeho vedoucí prostřednictvím vedoucích zaměstnanců organizačních útvarů nebo k tomu pověřených zaměstnanců, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky.
Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťují následnou kontrolu jeho vedoucí prostřednictvím vedoucích zaměstnanců organizačních útvarů nebo k tomu pověřených zaměstnanců, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky.
Zjistí-li se při výkonu průběžné kontroly, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí se toto zjištění písemně vedoucímu orgánu veřejné správy, který je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této kontroly.
Zjistí-li se při výkonu následné kontroly, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí se toto zjištění písemně vedoucímu orgánu veřejné správy, který je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této kontroly.
4
Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny Nařízení Ministerstva vnitra, kterým se vydává organizační řád 2. při organizačních změnách je opakovaně doba účinnosti interního aktu řízení uváděna retroaktivně, a to až několik týdnů • NMV 29/2007:
vydán 23.3.2007 – účinnost 1.3.2007;
• NMV 58/2007:
vydán 15.10.2007 – účinnost 1.9.2007;
• NMV 63/2007:
vydán 3.11.2007 – účinnost 1.10.2007;
• NMV 2/2008:
vydán 23.1.2008 – účinnost 1.11.2007;
5
Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny Nařízení Ministerstva vnitra, kterým se vydává organizační řád 2. při organizačních změnách dochází ojediněle k narušení procesů u OSS MV z hlediska řízení organizace i z hlediska řízení ekonomických procesů • sledování procesů u OSS MV (dříve zařazeno do oboru koncepcí a organizace), jako přímá vazba na tvorbu systemizace, nebylo převedeno na žádný nástupnický organizační celek; • koordinace a realizace projektů PHARE (dříve zařazeno do odboru mezinárodní spolupráce a evropské integrace), včetně plnění funkce „Vedoucího úředníka programu“ nebylo převedeno na žádný nástupnický organizační celek; • při zrušení OEZ pro MV nebyla pravomoc pro pověření výkonem funkcí ve vnitřním kontrolním systému OSS MV na nikoho delegována (pravomoc k vydání pověření výkonu příkazce operací, správce rozpočtu a hlavního účetního). 6
Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny
Nařízení Ministerstva vnitra č. 73 ze dne 16. listopadu 2001, o řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti •
z hlediska časového bylo reagováno na organizační změny adekvátně;
•
z hlediska přesunu pravomocí a odpovědností došlo k narušení vnitřního řídícího a kontrolního systému tím, že pravomoci a odpovědnost vedoucího územního pracoviště (ředitel OEZ pro MV), v oblasti nastavení řídící kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., nebyly delegovány na vedoucí zaměstnance nástupnických organizačních celků
7
Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny
Pokyn náměstka ministra vnitra pro ekonomické zabezpečení č. 21 ze dne 7. prosince 2004, o řídící kontrole •
po stránce obsahové odpovídá kritériím pro nastavení řídící kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., s výjimkou čl. 7 Personální zajištění schvalovacích postupů v rámci územního pracoviště a odkazů na poznámky pod čarou, které odkazují na již neexistující interní normy
8
Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny Pokyn ředitele odboru ekonomického zabezpečení pro MV č. 1 ze dne 10. ledna 2003 k zajištění úplného, včasného a správně vedeného účetnictví v rámci územního pracoviště – odboru ekonomického zabezpečení, v platném znění •
pokyn je zpracován pro organizační strukturu územního pracoviště OEZ pro MV, pro platnou organizační strukturu v době výkonu auditu je použitelný v omezeném rozsahu;
•
nastavené procesy neodpovídají organizační struktuře OSS MV ani nastavenému procesu řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti;
•
pokyn odkazuje na již neexistující organizační celky (odbor ekonomického zabezpečení, stavebně provozní oddělení, odbor mezinárodní spolupráce a evropské integrace, …);
•
odkaz na již neplatné interní akty řízení;
•
nákup za hotové schvaluje správce rozpočtu 9
Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny
Rizika •
pracovně právní spory
•
nehospodárný výkon státní správy
•
narušení výkonu státní správy
•
narušení funkčnosti vnitřního kontrolního systému
•
nenaplnění cílů
•
provedení operace bez provedení řídící kontroly
•
možnost neoprávněného výdaje veřejných prostředků
•
ztráta nebo záměna účetních dokladů
•
nedodržení doby splatnosti s následnou sankcí
10
Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky Pro ověření nastavení řídící kontroly ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb., byl vybrán vzorek 47 funkcí vedoucích zaměstnanců, kteří mají podle NMV č. 73/2001 oprávnění k nakládání s veřejnými prostředky Celkem vzorek (osob) 47 VŘ sekcí
Ř K NMV
Ř odborů
Ostatní
5
2
19
21
Pracovní náplň
Pracovní náplň
Pracovní náplň
Pracovní náplň
ANO
320
ANO
320
ANO
320
ANO
320
2
0
2
2
11
6
15
9
40 %
0%
100 %
100 %
57,89 %
31,38 %
71,43 %
42,86 %
Celkem z vybraného vzorku Pracovní náplně předloženy
Záznam o výkonu řídící kontroly v pracovní náplni
30
17
63,83 %
36,17 %
11
Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky Zjištění: 2. Poslední hromadná obměna pověření k výkonu řídící kontroly byla uskutečněna v roce 2007 (v rozmezí červen – září) ředitelkou ekonomického odboru. Oprávnění k vydání pověření však na ředitele ekonomického odboru delegováno nebylo. 3. Chybí pověření pro příkazce operací a správce rozpočtu u vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců, kteří byli jmenováni do funkcí v posledním období. 4. Pověření byla vydána i jinými vedoucími zaměstnanci (např. ředitelem sekce). 12
Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky 1. Pověření neodpovídají ustanovení čl. 7 odst. 8 P NMV EZ č. 21/2004 – příkazci operace
nepřesné stanovení rozsahu oprávnění (např.: v plném rozsahu, všechny položky, v celém rozsahu rozpočtové skladby MV); několik příkazců se stejným rozsahem oprávnění; není uveden nebo nesprávně uveden útvar na podpisovém vzoru;
– správci rozpočtu
nepřesné stanovení rozsahu oprávnění (např.: v plném rozsahu, bez omezení, všechny položky); několik správců rozpočtů se stejným rozsahem oprávnění; není uveden útvar na podpisovém vzoru; 13
Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky 1.
Nezapracování pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců do jejich pracovních náplní, tj. nenaplnění ustanovení čl. 7 odst. 10 P NMV EZ č. 21/2004
2.
Nenaplnění ustanovení čl. 7 odst. 5 P NMV EZ č. 21/2004 – pověření jako hlavní účetní jsou vydána zaměstnancům (účetním), kteří přímo provádějí účetní operace (Hlavním účetním je vedoucí zaměstnanec odpovědný za vedení účetnictví nebo jiný zaměstnanec k těmto úkonům pověřený vedoucím zaměstnancem územního pracoviště)
14
Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky
Riziko •
uskutečnění operace bez provedení předběžné řídící kontroly
15
Cíl auditu č. 3 Prověření postupu odpovědných osob při přípravě, schvalování a kontrole finančních operací Auditorský tým provedl šetření ve věci evidence vydaných pověření u odboru účetnictví a statistiky, se zaměřením na plnění povinností zaměstnanců pověřených výkonem „funkce“ hlavního účetního. Evidence pověření příkazců a správců rozpočtů (včetně podpisových vzorů) je vedena přehledně podle finančních míst a pro plnění povinností hlavního účetního je vyhovující. Za drobný nedostatek považuje auditorský tým to, že hlavní účetní nemá ucelený přehled (jmenovitý dle zařazení na systemizovaná místa, např. sestava EKIS) o zaměstnancích, kteří mají podle NMV č. 73/2001 oprávnění s nakládáním s veřejnými prostředky a povinnosti ke správě rozpočtu a jsou odkázáni na zaslaná pověření.
16
Cíl auditu č. 4 Analýza nastavení systému podle právních předpisů a identifikace rizik Nastavení systému řídící kontroly ve smyslu ustanovení části čtvrté, hlava I zákona č. 320/2001 Sb., bylo u OSS MV rozpracováno v interních aktech řízení, a to konkrétně v: • nařízení Ministerstva vnitra č. 73 ze dne 16. listopadu 2001, o řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti, v platném znění; • pokynu náměstka ministra vnitra pro ekonomické zabezpečení č. 21 ze dne 7. prosince 2004, o řídící kontrole; • pokynu ředitele odboru ekonomického zabezpečení pro MV č. 1 ze dne 10. ledna 2003 k zajištění úplného, včasného a správně vedeného účetnictví v rámci územního pracoviště – odboru ekonomického zabezpečení, v platném znění. 17
Cíl auditu č. 4 Analýza nastavení systému podle právních předpisů a identifikace rizik Na základě analýzy jednotlivých interních aktů řízení a po ověření skutečností na vzorku, včetně provedení pohovorů auditorský tým konstatuje, že vnitřní kontrolní systém u OSS MV (podle ustanovení § 25 zákona č. 320/2001 Sb.) vykazuje nedostatky a není zcela způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů OSS MV (viz zjištění popsaná v cíli 1 a 2). Identifikovaná rizika mohou způsobit OSS MV finanční i majetkové ztráty a narušit některé procesy v oblasti řízení a v oblasti nakládání s veřejnými prostředky.
18
Závěr
Na základě výsledků auditního šetření doporučil auditorský tým provést v co nejkratším termínu aktualizaci interních aktů řízení vztahujících se k řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti, k organizaci a výkonu řídící kontroly ve smyslu ustanovení § 25 zákona č. 320/2001 Sb. a aktualizaci pokynu k oběhu účetních dokladů.
19
Závěr Autorský tým dále doporučil: • stanovit jasné pravomoci a odpovědnosti vedoucím zaměstnancům, kteří ve smyslu přílohy č. 1 NMV č. 73/2001, v platném znění, vykonávají některá oprávnění vedoucího územního pracoviště; • provést kontrolu pověření vedoucích zaměstnanců oprávněných k nakládání s veřejnými prostředky k výkonu „funkce“ příkazce operace a zaměstnanců pověřených správou rozpočtu a odstranit nedostatky, včetně zapracování do popisu pracovních náplní; • v systému upřesnit výkon funkce hlavního účetního; • stanovit odpovědnost za sledování procesů v OSS MV a provést popis procesů v OSS MV; • připravit zavedení systému řízení rizik u OSS MV; • datum platnosti IAŘ o organizační změně a jeho účinnost stanovovat před účinnosti organizační změny. 20
Děkuji za pozornost
Ing. Milan Zolich odbor interního auditu a supervize tel. e-mail
974 832 212
[email protected] [email protected] 21
