Presentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): Digitalisering in de praktijk

Presentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): ‘Digitalisering in de praktijk’ 1

Kwaliteitswaarborging In digitaliseringstrajecten Marc Holtman Stadarchief Amsterdam

Toogdag 2014, Marc Holtman

Digitaliseren = meer dan produceren van scans


Digitaliseren = meer dan produceren van scans


Digitaliseringstrajecten Projectinrichting

Logistiek

Scannen

Verwerken

Distribueren

Technische infrastructuur


Controleren

Herstellen

De doelstelling Hoe weten we in hoeverre die is gehaald? En wat was de norm? Maw, wanneer is het goed?


Marc zegt: Projecten digitalisering zijn vaak een succes omdat er niet gecontroleerd is


Kunnen we er op vertrouwen dat het vanzelf wel goed gaat?

nee Toogdag 2014, Marc Holtman

Moeten we aandacht besteden aan kwaliteitswaarborging ook al werken we kleinschalig / in eigen beheer

ja Toogdag 2014, Marc Holtman

Belangrijk Beter meteen goed dan herstel achteraf (herstel is meest complexe onderdeel)


Goed nieuws! Ook eenvoudige oplossingen kunnen grote impact hebben


Minder goed nieuws Er is geen “de methode”


De basisdoelstelling Scan als Kopie of Vervanging van het origineel In een open dossier? Of een gesloten dossier? Toogdag 2014, Marc Holtman

Ook wanneer de scan een kopie is Zal dit waarschijnlijk hetgeen zijn dat in de praktijk gebruikt wordt als raadpleegmedium

En dan kan het maar beter goed zijn Dan dat het niet klopt En de gebruiker het niet in de gaten heeft….


Wat bepaalt kwaliteit? Volledigheid

Beeldkwaliteit

A00215.jpg

A00213.jpg

Koppeling met metadata

Is het bestand te openen?

En wanneer is het goed? Toogdag 2014, Marc Holtman

Meest kwetsbaar Volledigheid Koppeling met metadata Beeldkwaliteit


Procesinrichting Meest effectieve manier van kwaliteitswaarborging

Gedegen proces Met zo weinig mogelijk overdrachtsmomenten En waar mogelijk geautomatiseerd


Praat met je softwareleverancier!


Volledigheid Beste methode is 1:1 controle na scannen Anders steekproef Op basis van AQL principes


Koppeling met metadata Een scan zonder (juist) gekoppelde metadata Is zo goed als betekenisloos

Ervaring SAA: creëren, corrigeren en / of standaardiseren van metadata kan 80% van de totale tijd in beslag nemen


Koppeling met metadata Twee mogelijke situaties: Er zijn al metadata Er zijn nog geen metadata Geen gouden recept Maar wezenlijk onderdeel waar vooraf over nagedacht moet zijn


Koppeling met metadata Centraal aspect Bestandsnaamgeving


Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk Moeilijk:


Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk


Ervaringen uit de praktijk

Presentatie Toogdag Utrecht, 20 september 2014

Annette Allaart – Data Matters

Logistiek - Fysiek archief - Digitaliseerder - Collectief - Zorg voor zo min mogelijk overdachtsmomenten. - Weet wie er verantwoordelijk zijn op welk moment.

Scannen • Afhankelijk van het doel, opstellen van kwaliteitseisen. • Bespreek met de leverancier wat de mogelijkheden zijn. Materiaal kan erg divers zijn, bijvoorbeeld bros, doorschijnend en/of gescheurd. Kan al het materiaal door een doorvoerscanner of is het hier niet geschikt voor? Moeten er extra handelingen vooraf worden gedaan om het materiaal scanklaar te maken. • Maak afspraken over de verantwoordelijkheid bij bijvoorbeeld schade aan het archiefstuk. • Keuze maken voor het bestandsformaat. • Per archiefstuk scannen of per dossier? • Welke metadata wordt meegenomen in de scans? • Belangrijk: van te voren overleggen met de leverancier wat er mogelijk is.

Verwerken • Teruggave fysiek archief & scans. • Fysiek archief opbergen in het depot. Iedereen op de hoogte brengen van de teruggave. • Scans ordenen en opslaan in een e-depot.

Distribueren • Opslaan , e-depot ja/nee? • Presentatie  Archief Beheer Systeem

Controleren • Steekproefsgewijs. • Vergelijking origineel met de scan. Denk hierbij aan het doel van het digitaliseren. • Fouten die hier aan het licht komen kunnen nu nog kenbaar worden gemaakt aan de digitaliseerder en kan eventueel opnieuw worden gescand.

Herstellen • Is het aantal fouten meer dan toegestaan volgens de steekproef, terug naar de digitaliseerder. • Maak hier afspraken over! • Blijven samenwerken.

Vragen?


Presentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): Digitalisering in de praktijk

Recommend Documents