Managen van IFMcontracten in de praktijk Ed Berkel en Paul Tijs
Congres 2011 Samenwerken aan FM
www.factomagazine.nl
Geïntegreerd facilitair management in de praktijk
Compass Group & Shell 26 mei 2011, Ede Confidential
Confidential
Safety Moment
HSE Golden Rules Jij en ik… Volgen de wet, afspraken en procedures Interveniëren indien deze niet worden gevolgd Respecteren onze collega’s En realiseren ons steeds…..dat Goal Zero mogelijk is!!
Confidential
Agenda •
Voorstellen van de sprekers
•
Wie we zijn en wie we vertegenwoordigen
•
Shell's overwegingen om het contract vorm te geven zoals dat is gebeurd
•
Compass Group’s methodieken om het contract uit te voeren
•
Vraag en antwoord
Confidential
Voorstellen van de sprekers
•
Ed Berkel
Territory Manager Continental Europe, Shell International
•
Paul Tijs
Managing Director Compass Group NL
Confidential
Wie vertegenwoordigen we? Shell Real Estate •
•
• •
Shell Real Estate (SRE) heeft de volgende doelen: het leveren van een bijdrage aan Shell’s aandeelhouderswaarde in al haar activiteiten door middel van het leveren van Operational Excellence op een duurzame wijze met een permanent oog voor het welzijn van onze medewerkers. SRE’s stelt Shell in staat om een maximaal rendement te halen uit haar onroerend goed. SRE is leidend op de gebieden real estate, FM en zakelijk reizen 555 medewerkers in 75 landen
• ‘s Werelds grootste aanbieder van catering- en andere ondersteunende facilitaire diensten • Meer dan 425.000 medewerkers in 50 landen • Omzet circa € 16,5 miljard • Meer dan 12.500 klanten en circa 50.000 locaties wereldwijd • 4 miljard maaltijden per jaar • 172 acquisities in 10 jaar
Confidential
Shell's overwegingen om het contract vorm te geven zoals dat is gebeurd
a. RE Strategie invullen voor de komende jaren b. Het creëren van een platform voor het noodzakelijke partnership om de strategische doelen te realiseren c. Kort overzicht van de contractstructuur d. Omvang en scope in Europa e. Onze gemeenschappelijke visie f. Performance Score Card en concrete resultaten de eerste 4 jaar
Confidential
Partnership ingebouwd in contractvorm Van Traditioneel ‘Service Contract’
To Proposed Relationship
• Vaste prijzen en tarieven
• Op basis van gemaakte kosten
• Voldoen aan SLA
• Voldoen aan de behoeften van de business
• Beperkte informatie vrijgave
• Volledige transparantie van informatie
• Afwijkende doelen & waarden
• Doelen & waarden volledig opgelijnd
• Synergie effecten lastig te bereiken
• Synergie effecten makkelijk te bereiken
• Service cost management
• Target cost management
• Focus op eigen succes
• Streven naar een win-win voor beide
• Beperkte voordelen voor het toevoegen van waarde
partijen • Belonen voor het toevoegen van waarde
Confidential
Project Timeline – Contracts/Service Providers 10/04.06
Sept 05
16/03/06
28/04/06
May 06
Aug 06
VAR review Request for Information Process
•RFI •Reference site visits •RFI review process
Confirmation of Bid Lists
•Steering Group endorsement •Service Provider confirmation at Board level •RE-CB/EPE-MTB FM strategy endorsement 05/04 •RE-CB Bid List endorsement
Nov 06
Oct 06 Contract Award Peer review
Request for Proposal Issue
•Issued RFP 5 May •S/P Group Briefing sessions 9 & 11 May •Site visits (mid May-June) •Positive advice SI BV 19th May
RFP Evaluation
•RFPs returned (01 August) •Technical and commercial evaluation (Sep) •Best & Final Bids (12 Oct)
Contract Award
•Recommendation to RE-CB (26 Oct) •Peer Review (w/c 6 Nov) •Contract Award (14 Nov)
Mobilisation
•Phased approach •90 day mobilisation plan •Phasing dependent on existing footprint of successful S/P(s) •Go live Mar 07
Organisation design & consultation – Implementation before 1/1/07 = SI BV staff counselling engagement
= Engagement with SCF
Stakeholder Engagement Confidential
Strategie voor de toekomst: Splitsing van services
Scope of Services Catering, Vending, Hospitality, Mail, Reception, AV, Front of House, Cleaning, Pest Control, Landscaping, Grounds, Waste, Fitness Centres, Helpdesk, Space Planning, Churn Moves*
Soft Services (+ option of Basic Handy-Man Non-Core Hard Services**)
Mechanical/Electrical, Building Fabric, HVAC, Lift Maintenance, Critical Systems, Civil Works +
Note : Camp Environments will normally be Integrated (IFM) contracts.
Handy-Man Services
Specialty services provided by business technical contractors or directly contracted for Laboratory environments only
Optional : Minor Projects
Confidential
Kort overzicht van de contractstructuur • Contractwaarde: initieel $70m, gegroeid naar $300m • 7 jarig contract, gestart in februari 2007 • Meerdere landen, meerdere locaties per land • Support Services • Prioriteiten: • Excellente HSE • Meetbare en consistente kwaliteit van de uitgevoerde diensten
• Risico & Bonus
100% Riisico
Sliding Scale %
On Target %
• Meetbare en structurele kostenreductie
100% Bonus
Sliding Scale %
Confidential
Omvang en scope in Europa
UK On-Shore
Europe
DACH
Netherlands, France, Belgium, Poland
Germany, Austria, Switzerland
Spain, Italy, Turkey
9 Facilities
15 Facilities
6 Facilities
4 Facilities
Hard Services Soft Services Catering Services Rev $61.5m
Soft Services Soft Services Inc Handyman Catering Services Catering Services Rev $45m
Rev $6 - 10m
Med Cluster
Remote UK, NL Norway 38 Offshore platforms 5 Onshore remote sites
Soft Services Inc Handyman Catering Services
Soft Services Catering Services
Rev $6 - 8m
Rev $42m
Standard Operating Platform Conversion Rate £1 = $1.5
Confidential
SRE Outsourcing Model
SRE
Strategisch
Tactisch
Strategische Partner
Management van FM leverancier Uitvoering van de diensten
Operationeel
• Shell Real Estate wordt in staat gesteld focus te hebben op strategische ontwikkelingen en doelen • Dit gaat gepaard met vertrouwen in Eurest Services om op operationeel en tactisch niveau op hoog niveau te presteren
Confidential
Strategy voor de toekomst: Contract modellen
Confidential
Performance Scorecard 0%
SLIDING SCALE FOR PERFORMANCE
TRCF (Per Million Hours)
POOR
>4.6
TRC (Actual) Reportable Incidents Only (Medical Treatment Case or Worse) For Limited Exposure Hours Only
>1
Ratio : No. Near Miss / Recordable Incidents
1:1
Close-Out of Agreed HSE Audit Actions & Recovery Plans Complete (% 60 - 68% Complete)
25%
50% BELOW NEAR POOR EXPECTATI ON
4.5 - 4.1
4.0 - 3.0
75%
100%
JUST OFFTARGET
ON-TARGET
2.9 - 2.3
2.2 - 2.0
1
0
125% JUST ABOVE TARGET
1.9 - 1.5
150% 175% 200% ABOVE NEAR EXPECTATI EXCELLENC EXCELLENT ONS E
1.4 - 1.0
1.0 - 0.1
0
0
10:1
15:1
20:1
25:1
30:1
50:1
100:1
125:1
69 - 74%
75 - 84%
85 - 89%
90 - 95%
96%
97%
98 - 99%
100%
Target Cost 1.49%
TC 1.513.00%
TC 3.104.49%
TC 4.5-5.99%
TC >6.0+%
Actual spend, versus the authorised 'signed-off' Target Cost (TC) Environmental Plan (Energy, Efficiency & Waste Management) : Judgemental Scale
1 - 1.4
1.5 - 2.4
2.5 - 3.4
3.5 - 4.4
4.5 - 5.4
5.5 - 6.4
6.5 - 7.4
7.5 - 8.4
8.5 - 9
Other Judgemental measures using the 1 to 9 scale (Average)
1 - 1.4
1.5 - 2.4
2.5 - 3.4
3.5 - 4.4
4.5 - 5.4
5.5 - 6.4
6.5 - 7.4
7.5 - 8.4
8.5 - 9
Confidential
Scorecard Performance Jaar 1 & 2 Jaar 1 – 2007 (Jan – Dec) 117.5%
Jaar 2 – 2008 (Jan – Dec) 129.3%
Confidential
Compass Group’s methodieken om het contract uit te voeren
a. b. c. d.
Een wereldwijde en nationale aanpak De scope van het contract in Nederland Management informatie voor Shell De belangrijkste mechanismen waarmee de EFMC Award for Partnership Across Borders gewonnen is
Confidential
Globale en nationale aanpak Het hele contract wordt wereldwijd uitgevoerd door één en dezelfde organisatie: Eurest Services Deze wordt nationaal ondersteund door Compass-Group NL en wereldwijd door het Compass Service Framework (CSF) Compass Service Framework Service Management Model
Operational Service Procedures
Integrated approach defining how to introduce, mobilise, deliver and manage services
Web-based guidelines containing a consistent set of processes & tools for delivering Support Services
IT Systems
Standardised IT application for Support Services. Computer Aided Facility Management (CAFM)
HSE Performance & Management Information System
Confidential
De scope van het contract in Nederland
Food Services
Staff Restaurant Vending Services Hospitality and Conference Room Catering
Business & Office Services Mailing Services Convenience Copier Management Audio-Visual Services Reception & Concierge Services VIP Services Floor Walkers / Support Stewards Fitness Centre Management
Cleaning / Janitorial Services Cleaning / Janitorial – Internal Cleaning – External / Fabric Window Cleaning Pest Control Waste Disposal Internal Flowers & Plants Landscaping, Grounds Maintenance
Help Desk
Confidential
Management Informatie voor Shell Wereldwijde uniforme management rapportages • • • •
Wereldwijd Web-based Extranet (International Client Programme) HSE, Case Studies, Best Practice & initiatieven en innovaties Scorecard Performance (KPi’s, Financieel, Etc) Mogelijkheid om Regio’s, Gebouwen en diensten te vergelijken
Confidential
Het mechanisme om de EFMC Award for Partnership Across Borders te winnen: One Team
Om kostenreducties met behoud van kwaliteit en innovaties te realiseren zijn SRE management en Eurest Services management samengegaan in
“All of us are smarter than any of us”
Confidential
One-team, One-vision, One-goal • Focus op standaardisatie en vereenvoudiging van de operatie • Het hebben van een platform om centraal en lokaal initiatieven te implementeren • Het promoten en implementeren van best practices • Efficiency: dubbel werk wordt voorkomen • We vormen één gemeenschap ten dienste van onze klanten • We werken samen aan betere scorecard resultaten door te anticiperen op de wensen van de business operational excellence en kostenreducties te realiseren • We combineren de expertises van Shell Real Estate en Compass-Group om als een gemeenschappelijk Team te acteren en te opereren
Confidential
Het One Team besturingsmodel Belangrijkste voordelen: BAE Systems
Joint Strategy Board Steering Group
High level account direction, development and monitoring
• 1 gemeenschappelijk platform ten dienste van de een gemeenschappelijk doel • Gedeelde visie • Gedeelde cultuur
Joint Steering Group
Peer Board
Local site level / regional (Lot) level
• Delen van Best Practices • Schaalvoordelen • Minimaliseren van risico’s
ESS [Compass]
• Risk & Reward Other Service Providers
• Betere resultaten
Confidential
HSE – wereldwijde standaarden Optimalisatie op verschillende manieren: • We delen HSEQ management systemen (CSF is verbonden met Shell management systemen) • Gezamenlijke pro-actieve projecten • wereldwijde gezamenlijke HSEQ jaarplannen met lokale variaties • HSEQ verbetercampagnes • “Hearts and Minds”: ontwikkelen van een gemeenschappelijke veiligjheids-cultuur
• Wereldwijde leereffecten uit incidenten • incidenten en maatregelen om deze in de toekomst te vermijden worden gedeeld met One Team groepen in alle landen, in alle locaties
• Jaarlijkse gemeenschappelijke “Safety Day”
Lesson Learnt 1 Page Briefing note
Confidential
Wat is er tot op heden bereikt? •
Wereldwijd Oneteam Concept • • •
Barrières tussen de partners zijn geslecht Heldere gemeenschappelijke Visie & Doelen Best Practices worden wereldwijd gedeeld
Een gedeeld extranet voor alle landen en locaties • Een geconsolideerde scorecard (Locatie, Regio, Land, “Lot”, Wereld) •
• • • • •
Cultuur Campagnes en Programma’s Leer-effecten Gemeenschappelijk jargon
Innovaties • •
Standard Operating Platform (CSF) PIG (Project Ideas Generator)
Confidential
Wat is er tot op heden bereikt? Gestandaardiseerde wereldwijd uniforme
•
Office stewards
balanced scorecard
•
Customer surveys – Service Navigator
•
“Cultural alignment” programma’s
•
Planon – CAFM
•
Matchen van de organisatiestructuren –
•
Opgelijnd HR beleid
•
People survey – your voice
•
Leerplekken
•
Micro-Fibre
•
Initiatieven voor supply-chain
•
executive board, country boards, steering groups, peer groups •
Best Practices •
hygiëne standards - BICS
•
mail service
•
verhuizingen
•
shop concept
•
fitness centres
•
catering innovaties
management
•
Confidential •
Vraag & antwoord
Confidential
