Práce s informacemi poslanců, senátorů a funkcionářů doc. Ing. Ivo Látal, CSc. 2006
Motto:
Kdo má informace, může se usmívat, protože má moc.
Subjekto-objektový vztah vnější vlivy SUBJEKT
sebeřízení
vnitřní vlivy přímá vazba zpětná vazba vnější vlivy OBJEKT vnitřní vlivy
sebeřízení
Vztah řízení a informací Řízení závisí na informacích, proto je významné ovládat práci s nimi, včetně obsluhy moderních informačních a komunikačních prostředků (ICT) a informačních systémů (IS).
Předpoklad správného řízení Dokonalé poznání situace. Ta je však proměnlivá a proto: - nestačí jen poznat stávající situaci jakoby v relativním klidu, ale - pochopit rovněž dynamiku vývoje situace, rychle se měnící - a správně zpracovávat získané a soustředěné informace, podrobit je všestrannému rozboru, srovnání se systémem norem (společenských, právních aj.).
Šíření informací O jevu, události, situaci existují informace, šířící se do okolí, ačkoli nemusí být vždycky zachyceny kompetentními pracovníky. Proto je nutné aktivní úsilí právě informace potřebné nebo pro ně zajímavé získávat. Bez přenosu informace neexistuje možnost uplatnění řídícího úsilí.
Výraz informace Ve významu zpráva, údaj, sdělení, poučení se rozšířil až v první polovině tohoto století. Tehdy s rozvojem přenosu signálů, teorie telekomunikací, kybernetiky a elektronických počítačů se vyčlenily nové samostatné obory: • Informatika • Věda o informacích
Informatika a věda o informacích Informatika i informační věda jsou chápány jako zcela samostatné vědní a studijní obory a jejich smysl, i náplň a poslání se liší. Zatímco předmětem a východiskem informatiky je počítač a jeho technické a programové vybavení, informační věda se zabývá informacemi a psycho-sociálními aspekty jejich působení, tedy zákonitostmi procesů vzniku, zpracování, měření, kódování, ukládání, transformace, distribuce a uplatnění informací ve společnosti. Informační věda pouze využívá výsledků informatiky, počítačové vědy a informačních a komunikačních technologií (ICT) v podobě uplatňování hardware a software, které informatika vytvoří, za účelem zkoumání informací a jejich uplatňování.
Definice informace Informaci lze definovat vždy jen ve vztahu k nějakému příjemci, jemuž je určena. Informace je zpráva o tom, že nastal určitý jev z množiny možných jevů a tím se u příjemce snižuje (nebo zcela odstraňuje) neznalost (entropie = neuspořádanost) o tomto jevu.
Informace a data Informace je poznatek týkající se jakýchkoliv objektů, např. fakt, událostí, věcí, procesů nebo myšlenek, včetně pojmů, který má v daném kontextu smysl. (ČSN ISO/IEC 2382-1) Data jsou vhodným způsobem vyjádřené zprávy, transformované informace, které vypovídají o světě a jsou srozumitelné pro příjemce, jímž může však být nejen člověk, ale i technický prostředek.
Zdroje informací • Sdělení občana, podřízeného pracovníka, • vlastní aktivita = informace mohou být získány oficiálně nebo • • • • •
utajeně a lze je hodnotit jako objektivní (technické prostředky) či subjektivní (od osob), studium archivních materiálů, údajů v evidencích apod., informace oficiálních institucí státních, správních apod., anonymní upozornění, výskyty dokumentů, dokonané jevy.
Informace dle místa vzniku • externí -vznikají mimo firmu, ale mají pro ni význam, • interní - vznikají v podniku a ovlivňují zejména nižší stupně řízení.
Funkce informací Pro manažery plní informace následující funkce: • diagnostickou - ta charakterizuje zjišťovanou skutečnost a vytváří znalost stavu, • explikativní - vysvětluje jevy a děje, příčiny a vytváří poznatky a zkušenosti, • predikční - využívá výsledky diagnostické a explikativní funkce k prognózování dalšího vývoje, • rozhodovací - na základě uplatnění předcházejících funkcí jsou vypracovány varianty a výběr optima řešení.
Vlastnosti informace/1 • Není totožná ani s hmotou ani s energií, • může uchovávat svoji životnost (existenci)
nezávisle na trvání jevu, jehož se týká (může se týkat toho, co bylo i co bude), • lze ji přenášet v čase a prostoru pomocí nositele informace a uchovávat, • jedna a táž informace může mít mnoho nositelů,
Vlastnosti informace/2 • plní svou praktickou funkci jen tehdy, je-li
směrována od zdroje k příjemci a příjemce ji obdrží, • příjemci musí přinášet něco nového, odstranit jeho nejistotu, neurčitost, • informace neexistuje absolutně, ale pouze v souvislosti se systémem, jehož činnost ovlivňuje.
Druhy informací Smyslové - působení prostředí v němž žijeme (architektura, bytové zařízení, odívání, vzhled i gestikulace osob, způsob chování, činnost, reakce na jednání, psychické rozpoložení lidí a j.). Na příjemce mají jistý podmíněně reflexivní a sugestivní účin, formují jej určitým způsobem. Informace je vnímatelný obraz poznaného nebo předpokládaného obsahu skutečnosti. Logické, myšlenkové - obsaženy v knihách, řeči apod.
Druhy informačních podkladů a/ slovní (verbální) - vyjádřené popisem, mají bohatou paletu vyjádření, nemusí, však vždy být správně pochopeny, b/ číselné - mohou být stručné až strohé, přesné, avšak pokud byly použity správné podklady.
Nedostatek informací je zdrojem: • subjektivismu, • čistě intuitivních a nepodložených •
rozhodnutí, způsobů chování neslučitelných s vědeckým řízením.
Pojetí informace/1 Syntaktické (strukturní) - zkoumá vzájemné vazby mezi znaky v informaci, pravidla skladby slov a vět příslušného jazyka. Má význam jen při zkoumání formálně technických stránek informace. Př.: znaky písmen, frekvence jejich výskytu apod. Sémantické (obsahové, významové) - je zaměřeno na obsah (či význam informace), který určitá zpráva (sdělení, signál) nese a jenž všeobecně přikládá jednotlivým znakům odesilatel nebo příjemce. Pozor! Zde existuje značná nejednoznačnost výkladu pojmů.
Pojetí informace/2 Pragmatické (účelové, interpretační) - vyjadřuje význam informace, který vzbuzuje u příjemce. Snaží se určit závislost mezi informací, jejím příjemcem a cílem, který si vytkl. Interpretace významu informace závisí na poznatcích, zkušenostech, ale i postojích příjemce. Toto pojetí má význam pro řešení úkolů řízení sociálních procesů. Pozor! Existuje značná relativita hodnoty informace z hlediska příjemce. Např.: dětí se těší, že sněží, dospělí vědí, že budou potíže v dopravě.
Pojetí informace/3 Kvantitativní - snaží se o číselné vyjádření množství informace. Zkoumání z tohoto hlediska vedlo ke vzniku různých teorií informace. Snahy o formalizování, exaktní vyjádření hodnoty informace v 1ogicko-matematické podobě zatím nevedly k úspěchu. Hodnota totiž nese i subjektivní stopy cílů, zájmů, potřeb subjektu, který informaci využívá.
Výklad informace Zhruba od té doby můžeme rozlišovat tyto výklady informace: • ve všeobecném významu sdělení, zprávy, • distribuované působení na společnost či na její jedince: hromadné sdělovací prostředky v širším slova smyslu, tj. rozhlas, tisk, TV, reklama aj., • v obecném kybernetickém významu „řízení a sdělování v živých organismech a strojích“ (včetně ekonomických systémů).
Sociální (společenské) informace Sociální informace má pro společnost stejnou hodnotu, jako produkt materiální výroby. Charakterizuje ji: – určitá uspořádanost znaků, – k produkci a přenosu je třeba času a nákladů, – existuje zatížení komunikačního kanálu.
Význam, hodnota informace • Význam informace však může být různý vzhledem
•
k situaci (ve stejné má informace pro různé osoby různou hodnotu, ovlivňovanou i připraveností příjemce, může ji zvětšovat i zmenšovat). A. A. Charkevič říká: „Informace je hodnotná, pokud napomáhá dosažení vytýčeného cíle. Jedna a táž informace může mít různou hodnotu, zkoumáme-li ji z hlediska využití k různým cílům.“
Hodnota sociální informace Sociální informace má pro společnost stejnou hodnotu, jako produkt materiální výroby. Charakterizuje ji: • určitá uspořádanost znaků, • k produkci a přenosu je třeba času a nákladů, • existuje zatížení komunikačního kanálu, • význam informace však může být různý vzhledem k dané situaci (ve stejné situaci má informace pro různé osoby různou hodnotu, • hodnotu informace ovlivňuje i připravenost příjemce (může ji zvětšovat i zmenšovat).
Vztah hodnoty informace k připravenosti příjemce Jestliže se systém nemění, pak: • nováček neví co s informacemi, • málo zkušený chápe jejich důležitost, • hodně zkušený zná více z dřívějška, proto se jemu hodnota aktuální informace snižuje, • pro experta je hodnota nízká, zná mnohem více.
Hodnota informace – systém se stále mění • Jestliže se
systém stále mění (nedojde k informačnímu nasycení), pak hodnota informace se pro příjemce od nováčka až po experta postupně zvyšuje a poté je stále vysoká.
Formalizace informací Snahy o formalizování exaktní vyjádření hodnoty informace v 1ogicko-matematické podobě zatím nevedly k úspěchu. Hodnota totiž nese i subjektivní stopy cílů, zájmů, potřeb subjektu, který informaci využívá.
Informační systém, pojetí a charakteristika Informační systém je soubor lidí (zdrojů, zpracovatelů, uživatelů), technických prostředků a metod, zabezpečujících sběr, přenos, uchování a zpracování dat za účelem tvorby a prezentace informací pro potřeby uživatelů.
Informační systém zahrnuje: • Strukturu – uspořádání lidí i •
technických prostředků. Proces (funkci) – vlastní práci s informacemi.
Informační proces/1 je sled operací zahrnující: • Získávání, sběr informací. To se vztahuje ke zdroji informace, místu sledované činnosti. Informace získáváme prvotně našimi smysly, zjišťováním kvantitativních údajů měřením, vážením, pozorováním, odposlechem, sekundárně studiem apod.
Informační proces/2 • Přenos informací od zdroje k příjemci, k místu zpracování či soustředění se děje různými způsoby a prostředky. • Soustřeďování informací, jejich registrace (zaznamenávání, vzetí v úvahu) a evidování (vedení záznamů) na místě zpracování. Je to významný krok, protože na jeho kvalitě závisí vlastní pořádek v informačním toku a systému.
Informační proces/3 • Zpracovávání, tj. třídění, klasifikace, posuzování vlastností, vyhledávání doplňkových informací a jejich výběr, analýza, syntéza, vytváření kvalitativně nové informace). Tento krok je vysloveně účelový zpracovávání musí mít určitý cíl! • Archivování (ukládání) pro budoucí využití. Na kvalitě uložení, systému uchovávání závisí rychlost a kvalita pozdějšího vyhledávání.
Informační proces/4 • Vyhledávání pro sekundární užití. Využívá se obvykle postupu od obecného ke specifickému, což závisí na uspořádání systému informací a jejich klasifikační hierarchii. • Využívání (uplatnění, užití) příjemcem - je naplněním vlastního cíle práce s informacemi. Využity mohou být zpracovatelem nebo předány vykonavateli.
Analýza/1 Metoda cílevědomého poznávání (zkoumání) daných skutečností, jevů, procesů, vlastností, vztahů a j., členěním zkoumaných celků na dílčí části a jejich postupné studium. Cílem analýzy je maximálně všestranné poznání skutečnosti nebo některých stránek ve vývoji či jen ve statickém klidu. Hlavním nástrojem analýzy je abstraktní myšlení, jehož produktem je popis skutečnosti v jeho rozmanitosti, zobrazení souhrnu všech jednotlivých věcí nebo faktů, z nichž se skutečnost skládá.
Analýza/2 Analýzou se však poznání jevu nevyčerpá. Rozdělením na části, jejich izolováním se zpřetrhaly „přirozené“ svazky v celku, ztratila se jednota! Po popisu a poznání je třeba prozkoumat dialektickou jednotu věcí v jejich vzájemném působení i podmíněnosti. Je třeba užít dialektického protipólu analýzy, jímž je….
Syntéza Metoda vědeckého zkoumání vlastností v celku, založená na postupném myšlenkovém sjednocování prvků a částí vzniklých analytickým rozkladem vlastností předmětů, jevů, procesů, odhalováním jejich vzájemných souvislostí. Vytváření celků může být jak reálné tak i abstraktní. Výsledkem syntézy je vysvětlení skutečnosti, jejíž pomocí docházíme k pochopení faktů. Syntéza má význam jen v dialektické jednotě s analýzou.
Faktory ovlivňující analytickou práci a) Subjektivní, b) objektivní, c) z průběhu vertikálního přenosu.
a) subjektivní/1 • Tvůrčí schopnosti - umění stylizovat, formulovat vývody, znát odbornou problematiku i analytické metody, schopnost všestranného zkoumání, přesycování výsledku podrobnostmi, rozmělňování podstaty věci, neschopnost postihnout důležité, ale skryté jevy nebo závislosti, záměna faktů a závěrů, považování jevů hlavních za vedlejší a obráceně, omyl v pochopení základních myšlenek, nepochopení smyslu podstaty informace, neschopnost prezentovat, formulovat výsledek, používání domněnek místo
faktů, využívání nevhodných informačních zdrojů, nejasnost smyslu slov, frázovitost.
a/ subjektivní /2 • Momentální psychický stav - aktuální pocity • •
analytika, přenášení emocí do hodnocení faktů. Okamžité zaměření analytika - jeho motivace k provedení analýzy, apriorní předpojatost k informaci (buď k vůli obsahu nebo zdroji), Osobnostní rysy - zveličování významu informace, podvědomé preferování, protože zpracovateli vyhovuje, podvědomé potlačování významu, podrobování skutečnosti vlastním představám (doplňování neexistujícími fakty), vypouštění faktů v důsledku zapomínání, životní zkušenosti.
b/ objektivní • Čas - včasná analýza přispívá k snadnějšímu • • • •
rozhodování. Zdroj informace - viz požadavky na informace. Kvantita informací - optimum (není snadné určit), maximum je drahé. Složitost problému - v jednoduchém je méně chyb. Ostatní vnější podmínky, např. zpracování výsledku dle představ nadřízených.
c/ vlivy z průběhu vertikálního přenosu informací • Deaktualizace analýzy, tedy tak pozdní dodání či zpracování, že ji nelze využít, • ztráta původní vyhraněnosti postupným opracováním dokumentu, • zjemňování, zobecňování, „lakování na růžovo“, zkreslování pro snadnější přijetí jednotlivými stupni řízení.
Vzor papežského dokumentu Základní údaje Kdo, co, kde atd.
Stručný obsah
Navrhované závěry (Musí platit 100 let)
Poznámky papeže
Kvantitativní ohodnocení informace • Důležitá je vnitřní hodnota zprávy, její novota.
•
Cennější je sdělení o jevu zřídka se vyskytujícím či pro příjemce novém. Tedy čím menší pravděpodobnost výskytu informace, tím vyšší je její hodnota a obráceně!! Množství informace (ve smyslu vnitřní hodnoty zprávy závisí i na její věrohodnosti, tj. velikosti pravděpodobnosti jejího nezkomolení). Tedy čím menší je zkomolení, tím větší množství informace!!
Komunikování Jednou z aplikací obecně pojímaného informačního procesu je jejich přenos mezi lidmi. Jím je komunikování jako komplexní nástroj zprostředkování sociálních interakcí mezi lidmi k dosažení společného cíle. Komunikace probíhá po přenosových kanálech či cestách.
Komunikační prostředí jsou
• •
Kanály a přenosové cesty a jejich obsah zachycované našimi smysly, ale i technickými prostředky. V masové komunikaci jsou těmito kanály noviny, film, televize aj. V neformální, individuální komunikaci většinou o nich nepřemýšlíme. Vnímáme je pouze tehdy, jsou-li oslabeny nebo poškozeny šumem.
Šumy – rušivé vlivy • Technický = vliv technických podmínek přenosové
•
•
cesty, hluk, praskot v technických pojítkách, přetopená učebna, žena či muž s pronikavým parfémem, Sémantický = vliv zdroje i příjemce v podobě podceňování či přeceňování, jiné komolení vlivem vlastních představ či pocitů, nepřirozené chování přednášejícího, neschopnost dekódování v důsledku neznalosti cizího jazyka nebo cizího prostředí, zvyků a jiné.
Úloha příjemce Pro správné pochopení procesu komunikace je důležité se zabývat i příjemcem. Pro většinu druhů komunikace je vizuální vnímání považováno za nezbytný aspekt informační přejímání. Významným faktorem je naslouchání. (Pozor neplést si naslouchání a poslouchání!).
Spisová služba Jedním z nástrojů racionalizace informačního procesu je spisová služba. Je určena pro řešení správních agend a musí vytvářet jednotný, účelně organizovaný systém, unifikující pracovní postupy, respektující obecné principy a současně diferencující konkrétní podmínky. Má být relativně stálý, ale pružně reagující na změny vyvolané dynamikou pracoviště.
Nástroje spisové služby Jimi jsou: • spisový plán, • spisová registrace, • řády a předpisy pro spisové agendy, • spisové pomůcky, • předepsané tiskopisy.
Zpětná vazba v komunikaci Důležitou roli hraje v komunikaci zpětná vazba. Představuje vlastně analýzu informací získaných v rámci reakcí protějšku komunikace na námi sdělovanou informaci.
Vliv osobnosti na víru v pravdivost informace Značná část občanů věří nekriticky všem informacím z informačních prostředků, kde vystupují „osobnosti“. Co ty sdělí, je podle posluchačů „svaté“ a lze tomu věřit. Protože televize působí na více smyslů, tak její účinek je velmi silný. A tak i na známé případy podvodů se stále ještě lidé „nachytají“ na hry typu „letadlo“, podvodné nabízení zboží, neseriózní seznamování se, nesplnitelné politické sliby, názory a představy, apod.
Výsledek sociologického výzkumu „Odkud získáváte nejvíce informací o politice?“ z televize
86
z tisku
57
z internetu
41
od známých
35
z rozhlasu
33
od rodiny
17
z plakátů, letáků
7
ze schůzí a besed
7
Přehled počtu členů KSČM za období 2003 - 2011 120 000
100 000 100 000
80 000
60 000
56 000 40 000
20 000
0 1
2
3
4
5
6
7
8
9
Počet hlasů pro KSČM ve volbách v letech 2000 - 2011 1 000 000
900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000
200 000 100 000 0 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Graf počtu hlasů pro KSČM v letech 2000 - 2011
11
Počty sympatizantů KSČM bez členů ve volbách v letech 2000 - 2011 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 1
2
3
4
5
6
7
8
Děkuji za pozornost a přeji úspěchy v racionální práci s informacemi!
