PR0VINC1ALESTATEN VAN OVERUSSEL Reg.nr. ^ j CM^> J & AUG 2010

PR0VINC1ALE STATEN VANOVERUSSEL Reg.nr. ^ j£CM^> J & 2 . °

Luttenbergstraat2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 03849988 99 Fax 038 425 4888

2 6 AUG 2010

overijssel.nl [email protected]

RABOZwolle397341121

Provinciale Staten vanOverijsi

I n l i c h t i n g e nb i j mw. H.K.vanDljk - de Leeuw telefoon 03849997 73 [email protected]

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010-2015.

Datum 24.08.2010 Kenmerk 2010/0120990

Toezending aan Provinciale Staten metoogmerk: [X] terinformatie T 1 anders,en wel:

Pagina 1

Bijlagen Het inkoop-enaanbestedingsbeleid 2010-2015 c.a. staat opSIS enwordtterinzage aangeboden. Aanleidinq In 2005 ishetinkoop-enaanbestedingsbeleid 2006-2010 vastgesteld.Tenopzichte van het oude beleidisdebelangrijkste verandering depraktische invulling vanhetnieuwebeleid. Enigeinhoudelijkethema'szijn (zoals hieronder inhoudelijkzalwordenaangegeven) dan wel verscherptofaangevuld,maarvoomamelijkbijdeuitvoering zaldeorganisatie geholpen zijn met dehandreikingen diegegevenworden. Herzieningvanhetbeleid isditjaar noodzakelijk geletopdewerkingsperiode van het huidige beleidtotenmet2010.Tevensisdeinkooporganisatie vandeprovincie gewijzigd waardoor eenactualisering vanhetbeleid dient plaatste vinden. Door middelvan deze brief willenwijuinformeren over hetnieuwe beleidzoalsditdoor ons is vastgesteld. Inkoop- enaanbestedingsbeleid 2010-2015 Het beleid beschrijft optransparante wijze hoedeprovincie Overijssel dedoelstellingenop inkoop- enaanbestedingsgebied (rechtmatig endoelmatig handelen) verwezenlijkt en op welke manierzij haar inkooptaken uitvoert. Het beleidispraktisch opgebouwdenbestaat uitdrieonderdelen waarbij een onderscheid wordt gemaakt inhetinhoudelijke gedeelte endeprocessenenwerkwijzen diehet beleid ondersteunen. Opdiemanier iseen kort en bondig beleid ontwikkeld,waarmee eenieder makkelijk kanwerken. Dedrie onderdelen zieneralsvolgtuit: 1. Debasis (hetinhoudelijke beleidsdeel incl. bijbehorende bijlagen zoals onder meerde inkoopvoorwaarden) 2. Praktische uitwerking van debasis(bv.hoewordt indepraktijk omgegaan metde inkoopvanzgn. 2B-diensten, hoewordt duurzaam ingekocht?) 3. Inkoopinfrastructuur (inkoopprocessen) Onderdeel 1van hetbeleid betreft hetextern werkend beleid enwordtgepubliceerd.

Datum verzending

9

26 t"2. ^10

prowlncle ^ j \ / p r j j c c p | "i^^

W ^*oJ i

1 I «BJ> SSJP\&t

I

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010-2015

Voor de rechtmatigheidsthema's hebben wij gekozen voor een beschrijving van: a. Procedures en drempelbedragen (de drempel voor natlonaal aanbesteden bij leveringen en diensten is komen te vervallen). b. Regels m.b.t. meerwerk en herhalingsopdrachten. Deze zijn beter uitgelegd en voor alle procedures uniform gemaakt. c. De zgn. 2B-diensten (diensten die op een bijlage 2B van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten voorkomen). Deze worden conform de huidige jurisprudence niet meer Europees aanbesteed als er ogenschijnlijk geen buitenlandse belangstelling is voor het uitvoeren van de opdracht. d. Aangescherpte integriteitseisen die de provincie stelt aan inschrijvers en opdrachtnemers, bijvoorbeeld door vaker een Verklaring omtrent gedrag te vragen. e. Aanvullend beleid ter voorkoming van belangenverstrengeling (conform het beleid van RWS); f. Afspraken omtrent duurzaamheid. Deze zijn nogmaals vastgelegd: vanaf 2010 zal voor 50% duurzaam worden ingekocht volgens de criteria die door Agentschap NL (voorheen: Senter Novem) gesteld zijn. In 2015 zal dit percentage 100% zijn.

Datum

24.08.2010

Met de punten d. en e. wordt vorm gegeven aan het beeld van een integere, open provincie die zaken doet met integere partners. Voor wat betreft punt f. geven we invulling aan de toezegging die we in 2009 bij de Perspectiefnota hebben gedaan om duurzaam inkopen nader te verkennen en in beeld te brengen. De door de Directie vastgestelde notitie duurzaam inkopen is beschikbaar in het SIS.

Kenmerk

2010/0120990 Pagina

2

Bij de doelmatigheidsthema's hebben we gekozen voor de volgende uitwerking: a. In het kader van innovatie zal daar waar mogelijk meer gebruik gemaakt worden van kennis van de markt, bijvoorbeeld door marktconsultaties of functioneel specificeren. b. Efficient inkopen kan bereikt worden door enerzijds samenwerking te zoeken met andere aanbestedende diensten, als zich kansen voordoen, en anderzijds door intern inkoopprocessen beter te structureren en inkopen waar mogelijk te bundelen. Niet opgenomen is dat de provincie in alle aanbestedingen naar samenwerking gaat zoeken. c. Er is niet voor een kostenvergoeding voor deelname aan aanbestedingsprocedures gekozen, wel is de mogelijkheid in het beleid geopend om dit in bepaalde aanbestedingsprocedures (met name bij innovatieve trajecten) aan te bieden. d. De provinciale inkoopvoorwaarden (AIV-2010) zijn in alle gevallen van toepassing verklaard. e. Mediation (de methode Overijssel) zal waar mogelijk ingezet worden bij conflicten op het gebied van inkopen en aanbesteden. Het gewijzigde beleid is gepubliceerd en is in werking getreden op 1juli 2010. Gedeputeerd

voorzitter,

secretaris,

Overijssel,

Definitief

Inkoop-

en

aanbestedingsbeleid

provincie Overijssel 2010-2015

vastgesteld door gedeputeerde staten op 29 juni 2010

Zwolle, april 2010 Shared Service Center Inkoop

Colofon

Datum

April 2010 Auteur

Shared Service Center Inkoop Project/kenmerk

Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Overijssel 2010-2015 Inlichtingen bij

Shared Service Center Inkoop Adresgegevens

Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle [email protected]

Inhoudsopgave

1

Voorwoord

4

2

Inleiding

5

3 3.1

Het beleid 2010-2015 Rechtmatigheidsthema's Procedures Meerwerk en herhalingsopdrachten 2B-diensten Integriteit Scheiden van belangen Duurzaaminkopen Doelmatigheidshthema's Innovatie Efficiënt inkopen Kostenvergoeding Algemene inkoopvoorwaarden Mediation

6 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9

3.2

4 4.1 4.2

Slotbepalingen Wijzingen Afwijkingen

10 10 10


3

1

Voorwoord

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie Overijssel (verder te noemen: het beleid) is door Gedeputeerde Staten vastgesteld voor de periode 1 juli 2010 tot en met 31 december 2015 en vervangt het laatst vastgestelde “inkoop- een aanbestedingsbeleid 2006-2010” welke is vastgesteld op 12 december 2005. Het inkoopbeleid bestaat uit drie verschillende onderdelen: I. De basis a. De inleiding b. Wat is het beleid 2010-2015 c. Basisbijlagen (Algemene Inkoopvoorwaarden en nota “Scheiding van Belang”) II.

Nadere uitwerking van de verschillende basisonderdelen (in de vorm van bijlagen, zoals factsheets over bepaalde thema’s/ voor intern gebruik)

III.

Inkoopinfrastructuur nader uitgewerkt (voor intern gebruik) a. Inkoopprocessen b. Sjablonen voor gebruik door de organisatie (praktische ondersteuning)

Alleen onderdeel I. wordt gepubliceerd. De onderdelen II. en III. zijn bedoeld voor intern gebruik en worden beheerd door het Shared Service Center Inkoop. Alleen op schriftelijk verzoek van externe partijen aan het Shared Service Center Inkoop zullen deze onderdelen geheel/ gedeeltelijk verstrekt worden.


4

2

Inleiding

Het beleid beschrijft op een transparante wijze hoe de provincie Overijssel de doelstellingen op inkoop- en aanbestedingsgebied, te weten rechtmatig en doelmatig handelen, verwezenlijkt en op welke manier zij haar inkooptaken uitvoert. Verleden Tot 1 april 2009 was de inkoopfunctie binnen de provincie Overijssel decentraal georganiseerd met centraal één inkoopcoordinator. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2006-2010 was op deze situatie afgestemd. Alle eenheden, teams en ambtenaren waren zelf verantwoordelijk voor zowel het inkoop- (en aanbestedings)proces als de inhoud. De inkoopcoördinator had geen formele bevoegdheden. Consequentie daarvan was dat kennis, die aanwezig was, verspreid was, waardoor het veel energie kostte om de doelmatigheid en rechtmatigheid procesmatig te borgen. Met het herorganiseren van verschillende processen binnen de provinciale organisatie is ook het inkoopproces nader onder de loep genomen en uiteindelijk herontworpen. Het herontwerp heeft geleid tot het besluit de inkoopfunctie voor de provincie Overijssel met ingang van 1 april 2009 als Shared Service Center in te richten. Heden Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2006-2010 loopt in 2010 af en de organisatie is gewijzigd. Daarom is dit het moment om het beleid te herformuleren. Met het herformuleren kan tevens in de behoefte worden voorzien het inkoopbeleid aan te passen aan de wensen en verwachtingen van de organisatie en de actuele jurisprudentie. Het Shared Service Center Inkoop is hét kenniscentrum van de provincie Overijssel op het gebied van inkopen en aanbesteden. Het zorgt, binnen de kaders van de Europese, nationale en provinciale weten regelgeving1, voor het behalen van de doelstellingen, rechtmatig en doelmatig inkopen. Het borgen van de doelstellingen vindt op een efficiënte manier plaats, door de verantwoordelijkheid van het inkoop- en aanbestedingsproces centraal te beleggen bij het Shared Service Center Inkoop.

Ontwikkelingen van het beleid Binnen de kaders van rechtmatig en doelmatig handelen, legt de provincie Overijssel in dit beleid de nadruk op een aantal thema’s waarvan zij voorziet dat deze gedurende de beleidsperiode (20102015) een belangrijke rol gaan spelen, zoals duurzaamheid en integriteit. De ontwikkelingen binnen deze thema’s zijn leidend bij het uitvoeren van haar inkooptaken. Deze thema’s worden in het volgende hoofdstuk nader uitgewerkt.

1 Zoals onder meer, maar niet uitputtend: de Europese aanbestedingsrichtlijnen; het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO); het Aanbestedingsreglement Werken (ARW); de Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB); het provinciale huisstijlbeleid; het provinciale deelnemingenbeleid en het provinciale beleid met betrekking tot open source.


5

3

Het beleid 2010-2015

Uitwerking doelstellingen Het beleid 2010-2015 beslaat de volgende processen:

Tactische inkoop

1. Inventariseren

2.

Operationele inkoop

3.

Specificeren

Selecteren

4. Contracteren

5.

6.

Bestellen

Bewaken

7. Nazorg

Aanbesteden Figuur 1: processen Voor deze processen zijn de hiernagenoemde rechtmatigheids- en doematigheidsthema’s leidend. Zij geven richting aan de wijze hoe de provincie Overijssel met inkoop omgaat.


6

3.1

Rechtmatigheidsthema’s

Procedures Naast de Europese aanbestedingsprocedures kent de provincie Overijssel ook aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel2. Dit zijn de enkelvoudige, meervoudig onderhandse en nationale aanbestedingen, waarbij de volgende drempels worden gehanteerd: Aanbestedingsprocedures

Werken

Leveringen en Diensten

Enkelvoudig (EO)

< € 50.000,-

< € 50.000,-

Meervoudig onderhands (MVO) (minimaal 3 offertes)

≥ € 50.000,- < € 400.000,-

≥ € 50.000,- < € 193.000,-

Nationaal

≥ € 400.000 < € 4.845.000,-

n.v.t.

Europees

≥ € 4.845.000,-

≥ € 193.000,-

Figuur 2: procedures Let op: •

De provincie Overijssel heeft reeds in 2005 besloten om bij aanbestedingen van Werken het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005) van toepassing te verklaren.

•

De raming van de opdracht bepaalt de aanbestedingsprocedure. Om tot een goede raming

•

De voorgeschreven aanbestedingsprocedures zijn minimale eisen. Het is zonder meer

te komen, zal BIJLAGE 1 (onderdeel II) gehanteerd worden. toegestaan een hoger regime (= een regime welke hoort bij een grotere contractwaarde) te •

kiezen. Voor alle aanbestedingsprocedures geldt dat de sjablonen uit BIJLAGE 2 (onderdeel III) gebruikt moeten worden.

Meerwerk en herhalingsopdrachten In alle aanbestedingsprocedures is het mogelijk om een opdracht aan een zelfde leverancier toe te kennen, mits de regels zoals beschreven in artikel 31 lid 4 sub a en b van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO) worden nageleefd. Voor meerwerk (een aanvullende opdracht) betekent dit dat de opdracht aan dezelfde leverancier mag worden verstrekt, indien aan alle onderstaande punten is voldaan: -

er altijd sprake is van onvoorzienbaarheid en;

-

meerwerk maximaal 50% van de oorspronkelijke opdracht bedraagt en;

-

meerwerk onlosmakelijk verbonden is aan de oorspronkelijke opdracht (dus geen nieuwe opdracht!)

Voor herhalingsopdrachten (een nieuwe opdracht) betekent dit dat de opdracht aan dezelfde leverancier mag worden verstrekt, indien aan alle onderstaande punten is voldaan: -

de opdracht voorzien was (bij de raming) en kenbaar is gemaakt en;

-

de herhalingsopdracht altijd binnen 3 jaar na de oorspronkelijke opdracht moeten worden verstrekt.

2 De Europese aanbestedingsdrempels zoals die tweejaarlijks door de EU/EC worden vastgesteld, worden automatisch verwerkt in het inkoop- en aanbestedingsbeleid.


7

2B-diensten Indien de raming van een opdracht boven de Europese drempel uitkomt, is het in gevallen waarin geen sprake is van grensoverschrijdend belang mogelijk om meervoudig onderhands aan te besteden. Het gaat slechts om de onderwerpen die zijn beschreven in bijlage 2B van het BAO. De provincie Overijssel heeft in een zogenaamde factsheet het beleid hieromtrent nader uitgewerkt. Deze uitwerking is leidend. Zie BIJLAGE 2 (onderdeel II). Integriteit De provincie Overijssel doet alleen zaken met integere partners. Dat betekent dat deze partners zich houden aan weten regelgeving. Dit zal getoetst worden door middel van: Het zoveel mogelijk opvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag voor personen die provinciale informatie ter beschikking krijgen in alle inkooptrajecten; Het opvragen van een Verklaring Omrent Gedrag voor rechtspersonen voorafgaande aan de gunning in Europese en nationale aanbestedingen; Het toepassen van model K in alle Europese en nationale aanbestedingsprocedures; Het zoveel mogelijk opvragen van een artikel 45 BAO- eigen verklaring3; Het waar nodig laten ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring; Het handhaven van het provinciale BIBOB-beleid. Scheiden van belangen “Belangenverstrengeling rond een aanbesteding kan zich voordoen wanneer een inschrijvende marktpartij betrokken was, of is, bij de voorbereiding van het project of de aanbesteding of de beoordeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling kan leiden tot het vervalsen van de mededinging door a) inschrijven met voorkennis of b) manipulatie van de opdracht, de aanbesteding of de gunning.4” Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen hanteert de provincie Overijssel als basis het beleid “Scheiding van Belang” van Rijkswaterstaat. Zie BIJLAGE 2 (onderdeel I.). Duurzaam inkopen Op 1 november 2004 heeft de provincie Overijssel de Milieubeleidsverklaring ondertekend. In deze verklaring is vastgelegd dat de provincie Overijssel de verantwoordelijkheid op zich neemt om de milieuprestaties van de provincie Overijssel continue te verbeteren met behulp van een milieumanagementsysteem. Dit heeft nadien geresulteerd in het ondertekenen van de verklaring deelname aan het landelijke programma ’duurzaam inkopen’ van Senter Novem. Met het ondertekenen van deze verklaring verplicht de Provincie Overijssel zich om met ingang van 2010 tenminste 50 % van haar inkoopbehoeften duurzaam te verwerven. Daarbij heeft de Provincie Overijssel vastgelegd dat het percentage duurzaam inkopen met ingang van 2015 100 % zal bedragen. In de notitie “duurzaam inkopen” (zie BIJLAGE 3, onderdeel II) wordt het beleid hieromtrent nader uitgewerkt. Zie ook www.senternovem.nl/duurzaaminkopen.

3 Een artikel 45 BAO verklaring is een verklaring van de inschrijver dat hij niet onherroepelijk strafrechtelijk is veroordeeld dan wel in omstandigheden verkeert als opgesomd in artikel 45 BAO (onder meer faillissement, surséance van betaling, niet voldoen aan zijn betalingsverplichtingen of het begaan van een ernstige fout). 4 Scheiding van belang, beleid tegen belangenverstrengeling bij de aanbesteding. Zoals vastgesteld door DT-RWS op 14 september 2007, met verwerking van de discussie met boudepartementen e.a.


8

3.2

Doelmatigheidsthema’s

Innovatie De provincie Overijssel wil, daar waar mogelijk, gebruik maken van de kennis van de markt. Voordat zij een opdracht in de markt zet, kan een marktconsultatie gehouden worden. Ook kan in plaats van het traditioneel beschrijven van het bestek, meer functioneel gespecificeerd worden zodat de provincie Overijssel optimaal gebruik kan maken van de kennis van de markt. Efficiënt inkopen Samenwerkingsverbanden Daar waar zich kansen voordoen zal de provincie Overijssel de samenwerking met andere aanbestedende diensten opzoeken. In onderling overleg zal dan worden vastgesteld welk inkoop- en aanbestedingsbeleid van toepassing is. Lead-buyership Bij alle aanbestedingsprocedures wordt door het verantwoordelijk organisatieonderdeel bezien of er sprake is van een eenheidsoverstijgende inkoop/aanbesteding, waarvoor een eenheidsoverstijgend inkoop-/aanbestedingstraject wordt gestart. Een dergelijk eenheidsoverstijgend inkooptraject wordt onder verantwoordelijkheid van een, nader aan te wijzen, lead-buyer5 uitgevoerd. Kostenvergoeding De provincie Overijssel vergoedt geen kosten voor deelname aan aanbestedingsprocedures. Deze komen voor rekening van de betreffende leverancier. Alleen in bepaalde aanbestedingsprocedures kan hiervan worden afgeweken. Algemene inkoopvoorwaarden De provincie Overijssel maakt bij al haar inkopen gebruik van Algemene Inkoopvoorwaarden (zie BIJLAGE 1, onderdeel I.) Voorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Mediation Door de provincie Overijssel is de “methode Overijssel” ontwikkeld waarbij mediation plaatsvindt om een geschil op te lossen. Ook in het geval van een geschil op het gebied van inkopen en aanbesteden wordt waar mogelijk gekozen voor deze methode. Wanneer partijen minnelijk – ook na mediation – geen oplossing vinden, zal het geschil worden voorgelegd aan de daarvoor bevoegde rechter.

5

In het algemeen zal dit de meest belanghebbende eenheid of het meest belanghebbende team zijn.


9

4

Slotbepalingen

4.1

Wijzigingen

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld. Jaarlijks wordt op initiatief van het Shared Service Center Inkoop het beleid geëvalueerd. Wanneer de (rechts)praktijk aanleiding geeft tot wijzigingen die betrekking hebben op onderdeel I., zullen deze door de Directie op voorstel van het Shared Service Center Inkoop worden doorgevoerd. Wanneer de (rechts)praktijk aanleiding geeft tot wijzigingen die betrekking hebben op de onderdelen II. en/of III. worden deze door het Shared Service Center Inkoop aangepast.

4.2

Afwijkingen

Incidentele afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden door de eenheden aan de Directie voorgelegd, vergezeld van het advies van het Shared Service Center Inkoop.


10

definitief 1.0 Shared Service Center Inkoop

Algemene inkoopvoorwaarden van de provincie Overijssel 2010 (AIV-2010) vastgesteld door Gedeputeerde Staten van Overijssel op 29 juni 2010

Preambule 2 Afdeling A Algemene voorwaarden voor leveringen en diensten Artikel 1 Definities Artikel 2 Toepasselijkheid en geldigheid Artikel 3 Overeenkomst Artikel 4 Uitvoering Overeenkomst Artikel 5 Geheimhouding Artikel 6 Meer- en minderwerk Artikel 7 Keuring Artikel 8 Levering Artikel 9 Niet of niet tijdige nakoming Artikel 10 Dreigende niet tijdige nakoming Artikel 11 Provinciale eigendommen Artikel 12 Intellectuele eigendom Artikel 13 Prijzen en Tarieven Artikel 14 Facturering en betaling Artikel 15 Garantie Artikel 16 Aansprakelijkheid en vrijwaring Artikel 17 Overmacht Artikel 18 Ontbinding Artikel 19 Geschillen en mediation Artikel 20 Toepasselijk recht Afdeling B Aanvullende voorwaarden voor ict-leveringen en -diensten Artikel 21 Definities Artikel 22 Intellectuele eigendom Artikel 23 Escrow Artikel 24 Installatie, Implementatie en Acceptatie Artikel 25 Garantie Artikel 26 Onderhoud Artikel 27 SAAS Artikel 28 Geschillen

2 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5 6 6 7 7 7 8 8 9 9 9 9 9 10 11 11 11 12 12 12

Preambule Deze algemene inkoopvoorwaarden van de provincie Overijssel bestaan uit de volgende twee onderdelen: Afdeling A: algemene voorwaarden voor leveringen en diensten Afdeling B: aanvullende voorwaarden voor ICT-leveringen en ICT-diensten

Afdeling A Algemene voorwaarden voor leveringen en diensten

Artikel 1

Definities

In deze algemene inkoopvoorwaarden van de provincie Overijssel alsmede in de met de provincie Overijssel gesloten Overeenkomsten worden de hierna volgende begrippen in de hierna vermelde betekenis gebruikt en aangeduid met een hoofdletter: a. Acceptatie: goedkeuring, het vaststellen of de Leveringen of Diensten voldoen aan de overeengekomen voorwaarden en specificaties; b. AIV-2010: algemene inkoopvoorwaarden van de provincie Overijssel 2010; c. Dienst(en): de door Wederpartij op basis van de Overeenkomst voor de Provincie te verrichten werkzaamheden buiten dienstverband, al dan niet leidend tot een Eindproduct; d. Eindproduct: een schriftelijk stuk, evenement, alsmede een op andere wijze vastgelegd of via andere media toegankelijk resultaat van de geleverde Dienst(en); e. Fout: iedere tekortkoming van Wederpartij, zoals een vergissing, onachtzaamheid, nalatigheid, verzuim, alsmede onjuiste of onvolledige advisering, die in strijd is met hetgeen een deskundig, goed en zorgvuldig handelend vakbekwaam vakgenoot zou hebben gedaan; f. Gebrek: een onvolkomenheid in de Zaak of Dienst, al dan niet verborgen, waardoor deze niet geschikt is voor het doel van de Overeenkomst en/of niet voldoet aan de overeengekomen voorwaarden en specificaties dan wel niet de eigenschappen en/of kwaliteiten bezit die de Provincie mag verwachten op grond van de Overeenkomst dan wel hetgeen in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is. g. Levering: het feitelijk aan de Provincie ter beschikking stellen van Zaken; h. Overeenkomst: de schriftelijke vastgelegde afspraken tussen de Provincie en de Wederpartij; i. Provincie: de provincie Overijssel; j. Rente: de wettelijke rente zoals bepaald op grond van artikel 6:120, lid 2 van het Burgerlijk Wetboek; k. Schade: zaakschade, overlijdens- en letselschade, vermogensschade en ander nadeel, met uitzondering van indirecte schade, waaronder uitsluitend wordt verstaan winstderving en productieverlies; l. Schriftelijk: geschreven documenten waaronder mede begrepen fax- en emailcommunicatie; m. Wederpartij: de partij met wie de Provincie een Overeenkomst sluit; n. Werkdagen: kalenderdagen behoudens weekeinden en officiële Nederlandse feestdagen, met inbegrip van vijf mei. o. Zaak: een roerende zaak, waaronder mede begrepen data, programmatuur, energie en water.

Artikel 2 1.

2.

2

Toepasselijkheid en geldigheid

De AIV-2010 zijn van toepassing op met de Provincie af te sluiten dan wel gesloten Overeenkomsten houdende het verrichten van Leveringen en/of Diensten alsmede op alle andere (rechts)handelingen waarbij de Provincie betrokken is en die zijn gericht op het totstandkomen, wijzigen of uitvoeren van een dergelijke Overeenkomst. Alle andere algemene of bijzondere voorwaarden dan de AIV-2010, in het bijzonder de

Algemene inkoopvoorwaarden van de Provincie Overijssel (AIV-2010) definitief 1.0

3. 4.

algemene voorwaarden van de Wederpartij, zijn uitdrukkelijk uitgesloten. In geval van strijd tussen een bijzondere bepaling in een Overeenkomst en een bepaling in de AIV-2010, prevaleert de bijzondere bepaling. Indien een of meer bepalingen in een Overeenkomst en/of in de AIV-2010 nietig blijken te zijn of door de rechter vernietigd worden, behouden de overige bepalingen van de Overeenkomst en/of AIV-2010 hun rechtskracht. Alsdan zijn partijen verplicht te bezien op welke wijze de ontstane leemte moet worden ingevuld met inachtneming van strekking, doel en inhoud van de Overeenkomst. Weigering om hieraan mee te werken levert een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst op.

Artikel 3 1. 2. 3.

4.

Een Overeenkomst komt tot stand door schriftelijke aanvaarding van een schriftelijk aanbod of door schriftelijke vastlegging van hetgeen partijen op andere wijze zijn overeengekomen. Een overeengekomen wijziging in de Overeenkomst wordt schriftelijk vastgelegd. Tekeningen, modellen, specificaties, instructies, planningen, keuringsvoorschriften en dergelijke die de Provincie ter beschikking stelt of voorschrijft, maken onderdeel uit van de Overeenkomst. Leverancier is gerechtigd deze informatie te gebruiken echter uitsluitend in verband met de Overeenkomst. Deze informatie is en blijft eigendom van de Provincie. De in de Overeenkomst aangewezen contactpersonen kunnen partijen niet binden, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 4 1.

2.

3. 4. 5.

6.

7.

Overeenkomst

Uitvoering Overeenkomst

Wederpartij garandeert bekend te zijn met alle wettelijke regelingen en andere voorschriften, voorwaarden en bepalingen, waaronder die betreffende kwaliteit, milieu/duurzaamheid, veiligheid en gezondheid en provinciale huisstijl, die gelden voor zijn verplichtingen uit de Overeenkomst. De Wederpartij draagt er zorg voor dat derden, waarvan zij zich bij het uitvoeren van de Overeenkomst bedient, eveneens bekend worden met de in lid 1 genoemde regelingen en voorschriften. Wederpartij ziet er op toe dat deze derden genoemde regelingen en voorschriften naleven. Wederpartij is verplicht tot naleving van de Wet arbeid vreemdelingen en tot vrijwaring van de Provincie van enige boetes en/of sancties wegens overtreding van die wet. Wederpartij is verplicht voor eigen rekening zorg te dragen voor alle, op grond van ARBOregelgeving, vereiste uitrustingsstukken. Wederpartij is verplicht op verzoek van Provincie over te leggen: haar BTW-nummer; haar uittreksel uit het handelsregister bij de Kamer van Koophandel; indien van toepassing haar VAR-verklaring; kopie van een geldig bewijs van zijn registratie bij de Belastingdienst met haar loonbelastingnummer; kopie van haar G-rekeningovereenkomst; haar vestigingsvergunning of -ontheffing; kopie-identiteitsbewijzen van haar werknemers en/of de door haar ingeschakelde derden; indien van toepassing tewerkstellingsvergunningen (incl. verblijfsvergunning) van haar werknemers en/of de door haar ingeschakelde derden; recente verklaring van belastingsdienst inzake haar betalingsgedrag loonbelasting en sociale verzekeringspremie; verklaringen ter vaststelling van de integriteit, zoals VOGrp en VOGnp. Wanneer de Provincie in het kader van de Wet ketenaansprakelijkheid hoofdelijk aansprakelijk is voor de premies sociale verzekering en loonheffing die de Wederpartij in verband met de uitvoering van de Overeenkomst verschuldigd is, heeft zij het recht om die bedragen op de betalingen aan de Wederpartij in te houden en rechtstreeks te betalen aan de bevoegde instanties dan wel te storten op de in de Overeenkomst vermelde G-rekening. Het is de Wederpartij niet toegestaan verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een derde dan wel derden bij de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen, behoudens schriftelijke toestemming van de Provincie. De toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de Wederpartij voor de nakoming van de krachtens de Overeenkomst en de krachtens de belasting-, sociale verzekeringswetgeving en


3

andere wetgeving op hem rustende verplichtingen. Indien de Overeenkomst is aangegaan met het oog op uitvoering van de verplichtingen door een bepaalde persoon, is het de Wederpartij niet toegestaan de verplichtingen door een ander te laten uitvoeren, tenzij dit is overeengekomen of de Provincie daarin schriftelijk heeft toegestemd. 9. Door de Provincie wordt nimmer beoogd om met de in lid 8 genoemde persoon een arbeidsrelatie tot stand te brengen. 10. De Wederpartij staat ervoor in dat de door haar bij de uitvoering van de Overeenkomst ingeschakelde werknemers en derden zich op het terrein van de Provincie dan wel in een bij de Provincie in gebruik zijnd pand gedragen naar de huisregels en voorschriften zoals die bij de Provincie gelden. 11. Partijen zullen elkaar geen schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook aanbieden, toezeggen, vragen, accepteren, noch voor henzelf noch voor een derde. 12. Elke correspondentie met betrekking tot de Overeenkomst geschiedt schriftelijk. Een mondelinge of telefonische correspondentie wordt binnen vijf (5) werkdagen schriftelijk bevestigd door de partij die de correspondentie heeft gevoerd, bij gebreke waarvan de correspondentie wordt beschouwd als niet te zijn gedaan. 8.

Artikel 5 1.

2.

Het is de Wederpartij niet toegestaan het bestaan, de aard en de inhoud van de Overeenkomst, alsmede al hetgeen haar bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt, openbaar te maken of in enigerlei vorm aan derden beschikbaar te stellen, behoudens schriftelijke toestemming van de Provincie. Ditzelfde geldt voor het vermelden van de opdrachtverlening of de naam van de Provincie in publicaties of reclame-uitingen. De Wederpartij legt deze verplichting op aan de door haar ingeschakelde werknemers of derden. In geval van schending van het bepaalde in dit artikel verbeurt de Wederpartij boete van € 5.000,= per overtreding, welke zonder nadere ingebrekestelling opeisbaar is, tenzij in de Overeenkomst anders overeengekomen is. De Provincie heeft daarnaast het recht om vergoeding van de Schade te vorderen.

Artikel 6 1.

2.

3.

4. 5.

6. 7.

2.

4

Meer- en minderwerk

Van meerwerk is sprake indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van de Provincie dan wel door wijziging van relevante regelgeving, de verplichtingen die de Wederpartij op zich heeft genomen aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid. Meerwerk komt voor vergoeding in aanmerking indien en voor zover de aanvullende werkzaamheden en/of gewijzigde inzichten en/of regelgeving bij het sluiten van de Overeenkomst onvoorzienbaar waren. Van minderwerk is sprake indien door gewijzigde inzichten van de Provincie of door wijziging van relevante regelgeving de verplichtingen die de Wederpartij op zich heeft genomen aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd. Minderwerk komt voor verrekening in aanmerking indien en voor zover de gewijzigde inzichten en/of regelgeving bij het sluiten van de Overeenkomst onvoorzienbaar waren. De partij die meent dat van meer- of minderwerk sprake is doet hiervan tijdig en schriftelijk mededeling aan de andere partij onder opgave van de financiële en andere gevolgen daarvan voor de uitvoering. Meer- of minderwerk is een wijziging van de Overeenkomst en wordt uitsluitend vooraf schriftelijk overeengekomen. Meerwerk komt niet voor vergoeding in aanmerking indien dat niet vooraf schriftelijk is overeengekomen of indien Wederpartij zonder schriftelijke opdracht van de Provincie met de uitvoering van het meerwerk is aangevangen.

Artikel 7 1.

Geheimhouding

Keuring

De Provincie is te allen tijde gerechtigd, zowel tijdens de productie, bewerking en opslag als bij en na levering, Zaken te keuren. De Provincie is te allen tijde gerechtigd Diensten gedurende de looptijd van de Overeenkomst tussentijds en bij voltooiing van de opdracht te beoordelen.


3.

4. 5. 6.

7.

8. 9.

Op eerste verzoek zal de Wederpartij toegang verschaffen aan de Provincie of diens vertegenwoordiger tot de plaats waar de Zaak zich bevindt. Als het om een Dienst gaat is de Wederpartij verplicht op eerste verzoek alle materialen ter beschikking te stellen die de Provincie nodig heeft om de Dienst te beoordelen. De Wederpartij verleent zijn medewerking kosteloos. Acceptatie door de Provincie strekt niet tot kwijting van de Wederpartij. Indien de Provincie de verrichte Dienst en/of de geleverde Zaak geheel of gedeeltelijk afkeurt, zal de Provincie dit schriftelijk aan de Wederpartij mededelen onder opgave van redenen. De kosten van de keuring komen in dat geval voor rekening van de Wederpartij. De Wederpartij is gehouden iedere door de Provincie gestelde tekortkoming binnen veertien (14) dagen na verzending van de schriftelijke mededeling, te herstellen op de door de Provincie te bepalen wijze. Indien de in lid 7 gestelde termijn voor nakoming wordt overschreden is artikel 9, lid 3 en 4 van toepassing. Indien de tekortkoming niet naar genoegen van de Provincie is hersteld, is het gestelde in artikel 18 van toepassing.

Artikel 8 1.

2. 3.

4.

5.

De eigendom van Zaken gaat over op de Provincie nadat deze zijn geleverd en zo nodig gemonteerd respectievelijk geïnstalleerd en Acceptatie heeft plaatsgevonden. Levering, waaronder transport, geschiedt voor rekening en risico van de wederpartij. De Provincie heeft het recht de Levering uit te stellen zonder daarvoor kosten of vergoeding van Schade verschuldigd te zijn. Een Zaak is bij de aflevering voor zover mogelijk voorzien van een pakbon, met daarop gegevens met betrekking tot de Overeenkomst, alsmede van alle andere documentatie, die op basis van de Overeenkomst bij aflevering aan de Provincie ter beschikking dient te worden gesteld. De Wederpartij draagt zorg voor de afvoer, verwerking of vernietiging van (transport)verpakkingsmateriaal. De daaraan verbonden kosten komen voor haar rekening. Achtergebleven (transport)materiaal wordt door de Provincie voor rekening van de Wederpartij afgevoerd, verwerkt of vernietigd. Een Eindproduct wordt na voltooiing aan de Provincie ter beschikking gesteld.

Artikel 9 1. 2.

3. 4.

2.

Niet of niet tijdige nakoming

Indien de Wederpartij haar verplichtingen niet of niet tijdig nakomt, is zij zonder ingebrekestelling in verzuim. De Provincie behoudt zich in het hier bedoelde geval het recht voor om nakoming dan wel ontbinding van de Overeenkomst te vorderen, onverminderd het recht van de Provincie op vergoeding van de Schade. Alle eventuele extra kosten ten gevolge van het niet of niet tijdige nakomen zijn voor rekening van de Wederpartij. De Wederpartij verbeurt ingeval van niet-tijdige nakoming een direct opeisbare boete van 1% van de opdrachtsom per kalenderdag dat de overschrijding voortduurt tot een maximum van 10% van de opdrachtsom, tenzij in de Overeenkomst anders is overeengekomen.

Artikel 10 1.

Levering

Dreigende niet tijdige nakoming

In het geval de Wederpartij reden heeft te vrezen dat tijdige nakoming van haar verplichtingen niet mogelijk is, zal zij de Provincie per omgaande schriftelijk berichten, onder opgave van redenen en eventuele gevolgen. Hierbij stelt zij maatregelen voor ter voorkoming of beperking van Schade voor de Provincie door de vertraging. Instemming door de Provincie met door de Wederpartij voorgestelde maatregelen laat onverlet de rechten ingevolge artikel 18 in het geval de gevreesde vertraging zich daadwerkelijk manifesteert en onverminderd het bepaalde in artikel 9, lid 3 en 4.


5

Artikel 11 1.

2.

3.

Indien de Provincie aan de Wederpartij zaken ter beschikking stelt ten behoeve van de nakoming van de verplichtingen uit de Overeenkomst, blijven deze zaken eigendom van de Provincie. De Wederpartij is verplicht deze zaken gescheiden te bewaren van zaken die toebehoren aan hemzelf of aan derden. De Provincie kan aan het gebruik door de Wederpartij nadere voorwaarden stellen. De Wederpartij dient de hem ter beschikking gestelde zaken binnen vijf (5) Werkdagen na een hiertoe strekkend verzoek van de Provincie aan de Provincie terug te geven in de staat waarin ze haar ter beschikking zijn gesteld. De Wederpartij mag geen kopie of duplicaat in zijn bezit houden of gebruiken. Indien de Wederpartij zaken, zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, die eigendom zijn van de Provincie, verwerkt in, toevoegt aan of vermengt met zaken die aan hemzelf of aan derden toebehoren, dan verkrijgt de Provincie de eigendom van hetgeen door de verwerking, toevoeging of vermenging is ontstaan op het moment van de verwerking, de toevoeging of de vermenging. Het risico van en voor deze zaken blijft echter voor rekening van de Wederpartij ingeval deze zaken niet feitelijk in het bezit zijn van de Provincie. Daaronder wordt eveneens verstaan aanspraken van derden op schadevergoeding in verband met deze zaken. Het bepaalde in artikel 12, lid 1 en 2, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 12 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

6

Provinciale eigendommen

Intellectuele eigendom

De Wederpartij garandeert het vrije en ongestoorde gebruik door de Provincie, waaronder begrepen vermenigvuldiging voor eigen gebruik, van geleverde Zaken en Diensten of Eindproducten inclusief de bijbehorende documentatie. Alle intellectuele eigendomsrechten die kunnen of zullen ontstaan door of in verband met de uitvoering van de Overeenkomst berusten bij de Provincie. Indien en voor zover de Wederpartij krachtens de wet van rechtswege de hiervoor bedoelde eigendom verkrijgt, is zij verplicht deze eigendom terstond aan de Provincie over te dragen door een schriftelijke verklaring. De Provincie geldt als ontwerper in de zin van artikel 6, lid 2, Eenvormige Beneluxwet inzake tekeningen of modellen en heeft bij uitsluiting het recht om een Eindproduct dat daarvoor in aanmerking komt te deponeren bij het in artikel 8 Eenvormige Beneluxwet inzake tekeningen of modellen bedoelde bureau, al dan niet door tussenkomst van een nationale dienst. Met betrekking tot octrooi gelden de volgende bepalingen: a. De Wederpartij is verplicht om, naar haar mening voor octrooiverlening vatbare vindingen, ontstaan tijdens en door de uitvoering van de Overeenkomst, onverwijld onder de aandacht van de Provincie te brengen. b. De Provincie heeft het recht om hiervoor octrooi aan te vragen en zal Wederpartij van een aanvraag tot octrooiverlening in kennis stellen. c. Indien de Provincie daadwerkelijk octrooi verkrijgt, kan de Wederpartij op verzoek een niet overdraagbare licentie verkrijgen. Alsdan zullen nadere afspraken worden gemaakt over de inhoud van de licentie. d. Indien de Provincie besluit geen octrooi aan te vragen kan zij de Wederpartij toestemming verlenen om op eigen naam octrooi aan te vragen. Alsdan verkrijgt de Provincie een niet overdraagbare licentie om niet. De Wederpartij doet, mede namens haar werknemers en door haar ingeschakelde derden, met de totstandkoming van de Overeenkomst ten behoeve van de Provincie afstand van alle haar toekomende zogenaamde persoonlijkheidsrechten als bedoeld in de Auteurswet, voorzover de toepasselijke regelgeving dat toelaat. De Wederpartij vrijwaart de Provincie tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien of verband houden met enigerlei (vermeende) inbreuk op de hiervoor bedoelde rechten. De Wederpartij is verplicht voor eigen rekening alle nodige maatregelen te treffen ter voorkoming of beperking van Schade voor de Provincie door een dergelijke inbreuk. De Wederpartij neemt op eerste verzoek van de Provincie de behandeling van een aanspraak van een derde jegens Provincie over en zet de behandeling voor eigen rekening voort. De Provincie stelt de Wederpartij alle voor de behandeling van een dergelijke aanspraak benodigde gegevens ter beschikking. Eventuele kosten die de Provincie heeft gemaakt in verband met de behandeling van een dergelijke aanspraak komen voor rekening van de Wederpartij. Indien en voor zover de Wederpartij in het kader van een opdracht voor een derde gebruik maakt van of voortbouwt op een voor de Provincie vervaardigd Eindproduct of Zaak, is voorafgaande schriftelijke toestemming van de Provincie vereist.


Artikel 13 1.

2.

3.

4.

De prijzen en tarieven van te Leveringen en Diensten zijn opgenomen in de Overeenkomst. Overeengekomen prijzen en tarieven zijn vast en bindend, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald. Indien de Wederpartij in de offerte een raming van de kosten heeft opgenomen, wordt deze geacht de vaste totaalprijs te zijn, tenzij anders overeengekomen. Alle prijzen en tarieven zijn in Euro’s, exclusief omzetbelasting (BTW), maar inclusief alle andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd en alle overige kosten, zoals bankkosten, reis- en verblijfkosten, verpakkingskosten en verzendkosten. In afwijking van artikel 7:406 van het Bugerlijk Wetboek worden de onkosten verbonden aan het uitvoeren van de opdracht geacht in de prijzen en/of tarieven te zijn begrepen tenzij uitdrukkelijks anders is overeengekomen. Indien de Overeenkomst het karakter van een duurovereenkomst heeft en een looptijd heeft van langer dan één (1) jaar kunnen partijen overeenkomen tarieven jaarlijks per 1 januari te indexeren op basis van een in de Overeenkomst opgenomen prijsindexcijfer. Indien een dergelijke tariefswijziging een prijsstijging van 5% of meer ten gevolge heeft, heeft de Provincie het recht de Overeenkomst per ingangsdatum van de tariefswijziging te beëindigen, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.

Artikel 14 1. 2.

3.

4. 5.

6.

7.

2. 3.

4.

Facturering en betaling

Recht op betaling ontstaat na Acceptatie van de geleverde Zaken of Diensten tenzij anders is overeengekomen. De factuur vermeldt datum en referentienummer van de Overeenkomst, het BTW-bedrag en eventuele andere van belang zijnde gegevens en wordt gezonden naar de door de Provincie aangewezen contactpersoon. Indien nacalculatie is overeengekomen, zal de Wederpartij de factuur op de overeengekomen wijze specificeren. In ieder geval wordt het aantal door de Provincie goedgekeurde en daadwerkelijk bestede uren gespecificeerd, alsmede de data waarop de uren zijn besteed en door wie, met een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden. Goedgekeurd meer- en minderwerk dient apart te worden gefactureerd, onder verwijzing naar de schriftelijke opdracht hiertoe, tenzij anders is overeengekomen. De Provincie zal een factuur, die aan de eisen in dit artikel en de factureringsafspraken in de Overeenkomst voldoet, binnen dertig (30) dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur, betalen. In geval van niet tijdige betaling heeft de Wederpartij niet het recht de overeengekomen werkzaamheden op te schorten of te beёindigen. De Provincie is gerechtigd het bedrag van de factuur te verrekenen met bedragen die de Wederpartij op enigerlei grond is verschuldigd aan de Provincie. De Wederpartij is nimmer gerechtigd tot verrekening. Betaling door de Provincie houdt op geen enkele wijze afstand van recht in.

Artikel 15 1.

Prijzen en Tarieven

Garantie

Voor de geleverde Zaken en Diensten geldt een garantietermijn van drie (3) jaren na Acceptatie, tenzij partijen een andere termijn overeenkomen. Indien uit wet of jurisprudentie of uit hetgeen in de branche gebruikelijk is een langere termijn geldt, is deze langere termijn van toepassing. Onderdeel van de garantie maakt uit de garantie dat het geleverde voldoet aan alle relevante wettelijke bepalingen betreffende onder ander kwaliteit, milieu, veiligheid en gezondheid. De Wederpartij garandeert dat zij haar prestaties goed en zorgvuldig en naar beste weten en kunnen en wetenschap levert met inachtneming van de belangen van en de beoogde resultaten door de Provincie. Ingeval het geleverde een Gebrek of Fout vertoont of anderszins blijkt niet of niet geheel te voldoen aan hetgeen de Provincie op grond van de Overeenkomst mocht verwachten, zal de Wederpartij dit Gebrek of deze Fout binnen de kortst mogelijke termijn voor eigen rekening herstellen dan wel het geleverde voor eigen rekening vervangen. Dit ter keuze van de Provincie die de keuze tussen herstel of vervanging zo spoedig mogelijk schriftelijk bekend maakt. Ten aanzien van een herstelde of vervangen Zaak of Dienst geldt een nieuwe garantietermijn van


7

5. 6.

7.

8.

9.

drie (3) jaar na Acceptatie. Gedurende herstel of vervanging, wordt door de Wederpartij per omgaande een vervangende Zaak ter beschikking gesteld. Ingeval een geleverde Dienst binnen de garantietermijn een Gebrek vertoont, zal de Wederpartij dit Gebrek voor eigen rekening binnen de kortst mogelijke termijn herstellen, verhelpen of alsnog deugdelijk verrichten. In spoedeisende gevallen en indien na overleg met de Wederpartij redelijkerwijs moet worden aangenomen dat de Wederpartij niet, niet tijdig of niet naar behoren voor herstel of vervanging kan of zal zorgdragen, heeft de Provincie het recht herstel of uitvoering voor rekening van de Wederpartij zelf uit te voeren of door derden te laten uitvoeren. Indien de Provincie haar tegenprestatie nog niet heeft verricht, heeft zij het recht de voldoening daarvan op te schorten totdat de Wederpartij aan haar verplichtingen heeft voldaan. De Provincie is geen Rente verschuldigd over de periode dat haar betalingsverplichting is opgeschort. Indien de Provincie haar tegenprestatie al heeft verricht, is de Wederpartij verplicht Rente te vergoeden totdat de Wederpartij aan haar verplichtingen heeft voldaan.

Artikel 16 1.

2.

3.

4.

5.

6. 7.

De Wederpartij is aansprakelijk voor alle Schade die de Provincie of derde(n) lijden als gevolg van of in verband met een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst door de Wederpartij dan wel als gevolg van onzorgvuldig handelen of nalaten door de Wederpartij. Van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming is in ieder geval sprake indien de Zaak of Dienst niet beantwoordt aan hetgeen de Provincie en de Wederpartij zijn overeengekomen dan wel de Provincie zou mogen verwachten op grond van de Overeenkomst en/of hetgeen in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is of indien de Wederpartij heeft gehandeld in strijd met hetgeen van een deskundig, goed en zorgvuldig handelend vakgenoot mag worden verwacht. Handelingen van werknemers en andere door de Wederpartij ingeschakelde derden worden hierbij aan de Wederpartij toegerekend, tenzij de Wederpartij aantoont dat sprake is van een niet-toerekenbare tekortkoming aan haar kant. De Wederpartij vrijwaart de Provincie tegen alle aanspraken van derden als gevolg van of in verband met de uitvoering van de Overeenkomst door de Wederpartij. Artikel 12 lid 7, is van overeenkomstige toepassing. De Wederpartij vrijwaart de Provincie tegen alle aanspraken, waaronder begrepen boetes, Rente en kosten van de belastingdienst en/of de instanties aan wie de uitvoering van de sociale verzekeringswetgeving is opgedragen, indien en voor zover de Overeenkomst door hen wordt aangemerkt als een fictieve dienstbetrekking. De Wederpartij is verplicht zich genoegzaam te verzekeren en verzekerd te houden tegen de aansprakelijkheid zoals bedoeld in de leden 1 en 2 van dit artikel. Onder genoegzaam wordt minimaal € 1.000.000,= verstaan tenzij anders is overeengekomen. De Wederpartij verleent desgevraagd inzage in de polis en de betalingsbewijzen. De Wederpartij verplicht zich alle aanspraken, toekomstige daaronder begrepen, onder de hiervoor bedoelde polis op eerste verzoek aan de Provincie te cederen. De in totaal in het kader van een Overeenkomst door de Wederpartij te vergoeden Schade is beperkt tot het verzekerde bedrag van de in het vorige lid bedoelde verzekering(en). Indien de vergoeding van de Schade in de gegeven omstandigheden - waaronder de bijzondere technische aspecten, de relatieve omvang van de opdracht binnen een project, de aard en de ernst van de tekortkoming en de draagkracht van partijen - tot voor de Provincie kennelijk onaanvaardbare gevolgen zou leiden, kan het in het vorige lid bedoelde maximum worden verhoogd, maar slechts indien en voor zover de Schade niet op een derde kan worden verhaald. De bewijslast ter zake van de kennelijke onaanvaardbaarheid ligt bij de Provincie. Partijen zullen alsdan, conform artikel 19, in overleg treden.

Artikel 17 1.

8

Aansprakelijkheid en vrijwaring

Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan een niet-toerekenbare tekortkoming. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, ziekte van personeel, stakingen, niet-tijdige Levering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de Overeenkomst relevante zaken of materialen, het niet nakomen of tekortschieten van door de Wederpartij ingeschakelde


2.

werknemers of derden dan wel solvabiliteits- en/of liquiditeitsproblemen van de Wederpartij en/of door haar ingeschakelde derden. Indien de Wederpartij zich op overmacht beroept, zal hij de Provincie daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis stellen onder overlegging van de nodige bewijsstukken.

Artikel 18 1.

2.

3.

De Provincie heeft in ieder geval het recht de Overeenkomst zonder in gebrekestelling geheel of gedeeltelijk te ontbinden in de volgende niet limitatief opgesomde gevallen: a. indien de Wederpartij al dan niet toerekenbaar tekort komt in de nakoming van zijn verplichtingen; b. het aanvragen of uitspreken van faillissement of surseance van betaling van de Wederpartij; c. stillegging, staking of beëindiging van de bedrijfsactiviteiten van de Wederpartij; d. liquidatie of overname van het bedrijf van de Wederpartij; e. intrekking van voor de uitvoering van de Overeenkomst nodige vergunningen van de Wederpartij; f. beslag onder de Wederpartij op zaken, die nodig zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst of op een aanmerkelijk deel van het bedrijfsvermogen; g. overlijden van de Wederpartij of het anderszins in de (fysieke) onmogelijkheid komen te verkeren om de Overeenkomst uit te voeren; h. indien door de Wederpartij of een van zijn ondergeschikten of derden waarvan hij zich bediend, in strijd met artikel 4, lid 11 heeft gehandeld. Ontbinding geschiedt door een schriftelijke mededeling van de Provincie aan de Wederpartij, onder opgave van redenen en heeft werking met ingang van de dag na verzending van de mededeling. In geval van ontbinding van de Overeenkomst is de Wederpartij verplicht de tegenprestatie, vermeerderd met de Rente, aan de Provincie terug te betalen binnen vijf (5) Werkdagen na ontvangst van het bericht van de Provincie ter zake.

Artikel 19 1.

2.

Geschillen en mediation

Geschillen zullen zoveel mogelijk in onderling overleg worden opgelost. Indien in onderling overleg geen oplossing wordt gevonden zullen partijen mediation overwegen alvorens een gerechtelijke procedure wordt gestart. Mediation vindt plaats conform het daartoe strekkende reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam, zoals dit luidt op de aanvangsdatum van de mediation.

Artikel 20 1. 2. 3.

Ontbinding

Toepasselijk recht

De toepasselijkheid van het Weens koopverdrag is uitgesloten. Op met de Provincie gesloten Overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. In geschillen is de rechtbank Zwolle bevoegd.

Afdeling B Aanvullende voorwaarden voor ict-leveringen en -diensten Artikel 21

Definities

In deze aanvullende bepalingen, alsmede in de met de Provincie Overijssel gesloten Overeenkomsten aangaande de levering van ICT en ICT-gerelateerde zaken en/of –dienstverlening worden de hierna volgende begrippen in de hierna vermelde betekenis gebruikt en aangeduid met een hoofdletter: a. Acceptatietest: test waarmee de Provincie vaststelt of de geleverde Apparatuur of Programmatuur of verrichte Diensten voldoe(t)(n) aan de Functionele specificaties en ook anderszins naar behoren functioneert;


9

b.

c.

d. e.

f. g. h.

i. j. k. l. m.

n. o. p.

q.

r. s.

t.

Adaptief onderhoud:wijzigingen aan de Programmatuur en/of Apparatuur en/of andere apparatuur en/of programmatuur en/of SAAS om de continuïteit van de aansluiting op de door dit component ondersteunde bedrijfsprocessen te waarborgen; Apparatuur: de door de Wederpartij op basis van de Overeenkomst aan de Provincie te leveren hardware met inbegrip van de meest recente versie van de systeemprogrammatuur en aanvullende voorzieningen en accesoires, alsmede de bijbehorende Documentatie; Bedrijfsklare oplevering: de afronding van de volledige implementatie; Correctief onderhoud:wijzigingen aan de Programmatuur en/of Apparatuur en/of andere apparatuur en/of programmatuur en/of SAAS om het door Provincie of Wederpartij noodzakelijk geacht herstel van Gebreken te verhelpen; Documentatie: beschrijvingen en handleidingen behorende bij de Apparatuur en/of Programmatuur en/of Diensten; ICT-infrastructuur: de combinatie van apparatuur en programmatuur die door de Provincie in samenhang met de Apparatuur en Programmatuur wordt gebruikt; Implementatie: het inrichten, inregelen en voorbereiden van de Apparatuur en/of Programmatuur ten behoeve van ingebruikname ervan en het bekendmaken van de gebruiker met de functionaliteit; Installatie: het aansluiten van de Apparatuur en/of Programmatuur op de ICTinfrastructuur; Leverancier: de intellectueel eigenaar van de Standaardprogrammatuur; Maatwerkprogrammatuur: programmatuur die specifiek voor de Provincie ontwikkeld wordt, met bijbehorende Documentatie en materialen; Onderhoud: Diensten bestaande uit Adaptief, Correctief en Preventief onderhoud; Preventief onderhoud: wijzigingen aan de Programmatuur en/of Apparatuur en/of andere apparatuur en/of programmatuur en/of SAAS om te waarborgen dat de Apparatuur en/of Programmatuur gedurende de looptijd van de Overeenkomst blijft voldoen aan de daaraan gestelde eisen; Programmatuur: de door de Wederpartij/Leverancier ten behoeve van de Provincie te leveren Standaardprogrammatuur en/of Maatwerkprogrammatuur; Projectplan: plan waarin ondermeer de Installatie, de Implementatie en Acceptatie is beschreven; SAAS: staat voor Software As A Service; Dienst waarbij Programmatuur op afstand aan de Provincie ter beschikking wordt gesteld en waarvan de uitvoering op door de Wederpartij geexploiteerde computersystemen plaatsvindt met bijbehorende Documentatie; SLA: staat voor Service Level Agreement: nadere Overeenkomst of bijlage bij de Overeenkomst waarin Partijen afspraken maken over het niveau van Dienstverlening, en/of Onderhoud en/of het opheffen van Storingen; Standaardprogrammatuur: Programmatuur die niet specifiek voor de Provincie ontwikkeld wordt, met bijbehorende Documentatie en materialen; Storing: onderbreking van de beschikbaarheid van Apparatuur en/of Programmatuur waardoor de functionalitieit niet meer voldoet aan de overeengekomen specificaties. Versie: veranderingen en/of aanpassingen aan Programmatuur en/of Apparatuur die er op gericht zijn het technisch functioneren conform de overeengekomen specificaties te handhaven (updates) dan wel welke de toepassingsmogelijkheden vergemakkelijken en/of uitbreiden (upgrades).

Artikel 22 1. 2. 3. 4.

5.

10

Intellectuele eigendom

In afwijking van het bepaalde in artikel 12 gelden de navolgende bepalingen met betrekking tot intellectuele eigendom. Intellectuele eigendomsrechten op Standaardprogrammatuur gaan niet over op de Provincie. Intellectuele eigendomsrechten op Maatwerkprogrammatuur berusten bij de Provincie. Leverancier verleent de Provincie een eeuwigdurende, niet exclusieve licentie tot gebruik van de Standaardprogrammatuur, inclusief alle verveelvoudigingshandelingen die nodig zijn om de Standaardprogrammatuur in relatie tot de aanwezige ICT-infrastructuur naar behoren te laten functioneren. Hiertoe behoort ook de bijbehorende Documentatie. Wederpartij garandeert jegens de Provincie dat zij bevoegd is om aan de Provincie de in dit


6.

artikel bedoelde licenties te verstrekken en dat deze licenties geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten van derden. Indien niettemin door Wederpartij wordt erkend, of indien in een rechtsgeding tegen Wederpartij, in een niet of niet meer voor beroep vatbare beslissing, wordt vastgesteld dat een door Leverancier en/of de Wederpartij aan Provincie bij deze Overeenkomst verstrekte licentie wel inbreuk maakt op een auteursrecht of ander recht van een derde, zal Wederpartij te zijner keuze na overleg met de Provincie ten behoeve van de Provincie een gebruiksrecht hierop dan wel op een soortgelijk product verwerven.

Artikel 23 1. 2.

Op verzoek van de Provincie werkt de Wederpartij mee aan de totstandkoming van een escrowovereenkomst. De kosten van het totstandkomen van een escrow-overeenkomst komen voor rekening van de Wederpartij.

Artikel 24 1. 2. 3.

4. 5.

6.

7. 8.

2.

3.

4.

Installatie, Implementatie en Acceptatie

Binnen twee (2) weken na het sluiten van de Overeenkomst danwel opdrachtverlening zal Wederpartij een Projectplan opstellen, tenzij dit reed opgenomen in in de Overeenkomst. Na goedkeuring door de Provincie is dit Projectplan voor partijen vast en bindend en maakt onderdeel uit van de Overeenkomst. In het voorgaande lid bedoelde Projectplan wordt in ieder geval een uiterste datum voor de einddatum van een Acceptatietest voorzien. Deze Acceptatietest vindt plaats conform een door de Wederpartij opgesteld, en door de Provincie goedgekeurd acceptatieprotocol. De resultaten van de Acceptatietest zullen worden neergelegd in een testrapport dat door beide partijen wordt ondertekend. Indien bij de uitvoering van de Acceptatietest blijkt dat de Apparatuur of Programmatuur één of meerdere Gebreken vertoont, zal de Wederpartij de geconstateerde Gebreken voor eigen rekening verhelpen binnen een door partijen nader af te spreken termijn. Artikel 9, lid 3 en 4 is hierbij van overeenkomstige toepassing. Na afloop van de in het vorige lid bedoelde termijn zal er een tweede Acceptatietest plaatsvinden. De resultaten hiervan zullen worden neergelegd in een testrapport dat door beide partijen wordt ondertekend. Indien de Apparatuur of Programmatuur alsnog Gebreken vertoont is de Provincie gerechtigd de Overeenkomst buiten rechte te ontbinden. Acceptatie zal plaatsvinden door middel van een schriftelijke mededeling van de Provincie aan de Wederpartij, uiterlijk zeven dagen na succesvolle afronding van de Acceptatie.

Artikel 25 1.

Escrow

Garantie

In aanvulling op artikel 15 garandeert de Wederpartij dat: a. Apparatuur en Programmatuur geschikt is voor het doel waarvoor de Provincie deze heeft aangeschaft; b. Apparatuur en Programmatuur aan de overeengekomen specificaties voldoet; c. geschikt is voor gebruik in samenhang met de ICT-infrastructuur dan wel door de Wederpartij geleverde Apparatuur en overige Programmatuur; d. Programmatuur vrij is van virussen, logic bombs en spyware of vergelijkbare programmatuur. In aanvulling op artikel 15 garandeert de Wederpartij dat Apparatuur of Programmatuur gedurende 6 maanden na datum van overgang van eigendom en risico, vrij van Storingen functioneert. Indien uit wet of jurisprudentie of uit hetgeen in de branche gebruikelijk is een langere termijn geldt, is deze langere termijn van toepassing. Storingen gedurende de garantieperiode zullen voor rekening en risico van de Wederpartij worden verholpen, tenzij de Storing aantoonbaar het gevolg is van het bewust roekeloos en opzettelijk handelen van de Provincie. Eventuele Schade door onderbreking van de beschikbaarheid is voor rekening van de Wederpartij. Storingen, als bedoeld in het vorige lid, worden na melding aan Wederpartij zo spoedig mogelijk verholpen conform het overeengekoomen niveau van dienstverlening.


11

Artikel 26 1. 2.

3.

4.

5.

6.

Partijen kunnen specifieke afspraken maken over het niveau van dienstverlening, welke bij voorkeur worden vastgelegd in een SLA. De Wederpartij verplicht zich gedurende een periode van vijf jaar na Acceptatie op eerste verzoek van de Provincie een adequate Overeenkomst met betrekking tot onderhoud van Apparatuur of Programmatuur te sluiten. Een Overeenkomst met betrekking tot Onderhoud wordt beschouwd als adequaat als deze zowel Adaptief, Correctief en Preventief onderhoud omvat en in ieder geval een boetebepaling is opgenomen voor het geval Wederpartij de overgekomen termijnen voor het opheffen van storingen overschrijdt. Indien geen Overeenkomst met betrekking tot Onderhoud wordt afgesloten en de Wederpartij tijdens de garantieperiode werkzaamheden aan Apparatuur of Programmatuur heeft verricht,is de Wederpartij verplicht op eerste verzoek van de Provincie een certificaat af te geven waaruit blijkt dat de Apparatuur of Programmatuur tijdens de garantieperiode is onderhouden, tot welk tijdstip dit heeft plaatsgevonden en welke werkzaamheden werden uitgevoerd. Onderhoudsverplichtingen van de Wederpartij komen nimmer te vervallen als gevolg van gebruik van een andere Versie van Programmatuur dan de laatste door de Leverancier op de markt gebrachte Versie. Op Versies welke in het kader van Onderhoud geleverd zullen worden zijn de bepalingen van artikel 24 en de garantiebepalingen van artikel 15 en/of 25 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 27 1. 2.

3.

4.

Onderhoud

SAAS

SAAS omvat mede de voor Implementatie en beëindiging van Diensten vereiste werkzaamheden. De Wederpartij stelt de Provincie in staat om aan haar (bewarings)verplichting uit hoofde van weten regelgeving te voldoen voor wat betreft de gegevens die bewerkt en toegankelijk gemaakt worden via SAAS. Bij beëindiging van SAAS zal de Wederpartij alle gegevens van de Provincie die op de systemen van de Wederpartij of een door haar ingeschakelde derde aanwezig zijn beschikbaarstellen in overeengekomen gegevensformaten. De gegevens zullen dusdanig gedocumenteerd zijn dat de Provincie in staat zal zijn zich toegang te verschaffen tot de informatie die vertegenwoordigd wordt door deze gegevens. Na de in het vorige lid bedoelde beschikbaarstelling zal de Wederpartij alle gegevens die nog in haar systemen aanwezig zijn en waarvan de aanwezigheid voortvloeit uit de uitvoering van de Overeenkomst, vernietigen. De Wederpartij zal de vernietigingshandelingen documenteren en deze documentatie tot 5 jaar na afloop van de Overeenkomst voor de Provincie beschikbaar houden.

Artikel 28

Geschillen

In afwijking van artikel 19 lid 2 zal mediation plaatsvinden conform het daartoe strekkende ICTmediationreglement van de Stichting Geschillenoplossing Automatisering te Haarlem, zoals dit luidt op de aanvangsdatum van de mediation.

12


Scheiding van belang Beleid tegen belangenverstrengeling bij de aanbesteding

Zoals vastgesteld door DT-RWS op 14 september 2007 Met verwerking van de discussie met de bouwdepartementen e.a

Rijkswaterstaat 14 september 2007

Scheiding van belang -DEF NOTA met wijz DT-RWS 14 sept 2007-070926a1.doc/CP

Samenvatting Belangenverstrengeling

Deze nota bevat richtlijnen en maatregelen voor het tegengaan van belangenverstrengeling of – positief geformuleerd – voor het goed scheiden van belangen bij aanbestedingen. Scheiding is van belang omdat RWS voor het verkrijgen van scherpe aanbiedingen afhankelijk is van de kwaliteit van de concurrentie. De uitvoeringsfase valt buiten de scope van de nota. In deze nota is rekening gehouden met een breder afweegkader dan alleen het concurrentiebelang. Zowel aan een te strenge scheiding als aan een te zachte scheiding kleven risico’s. Een te strenge scheiding geeft het risico van onvoldoende inschrijvingen, problemen m.b.t. het verwerven van inhuur, belemmering van werkprocessen, belemmering van arbeidsmobiliteit en verlies van integraliteit. Een te zachte scheiding kan leiden tot het toenemen van juridische procedures en van druk op de integriteit van RWS en marktpartijen. Beleidslijn (zie voor de schematische weergave de matrix (pag. 2): 1 Maak een heldere scheiding tussen niet-vertrouwelijke en commercieel vertrouwelijke informatie. Rubriceer informatie. In de matrix gaat het in kolom 1 over niet-vertrouwelijke informatie en in kolom 2 en kolom 3 over commercieel vertrouwelijke informatie. 2 Beperk de hoeveelheid vertrouwelijke informatie tot het strikt noodzakelijke. Wees duidelijk over de periode van vertrouwelijkheid en houd deze periode zo kort mogelijk. Beperk het aantal personen dat toegang heeft tot vertrouwelijke informatie. 3 Wees volledig open over niet-vertrouwelijke informatie. Schep waarborgen voor de vertrouwelijkheid van vertrouwelijke informatie (informatiebeveiligingsbeleid). Principe: projectvoorbereiding is niet-vertrouwelijk, aanbestedingsvoorbereiding en beoordeling van de inschrijvingen zijn commercieel vertrouwelijk. Zoek aansluiting bij de Wet Openbaarheid van Bestuur. 4 Sta nooit toe dat een onderneming die deelneemt aan de beoordeling van de inschrijvingen zelf inschrijft. Zie de cellen A3 en B3 in de matrix. 5 Sta nooit toe dat een groepsmaatschappij van de groep waarvan een andere groepsmaatschappij deelneemt aan beoordeling van de inschrijvingen, inschrijft. Zie cel C3 in de matrix. 6 Sta toe dat een onderneming die deelnam aan de projectvoorbereiding inschrijft op de aanbesteding op voorwaarde dat de volledige projectvoorbereidingsinformatie tijdig op een toegankelijke wijze gedeeld wordt met RWS en de andere inschrijvers. Zie kolom 1 (cellen A1, B1 en C1). 7 Sta nooit toe dat een onderneming die met inzet van een bepaalde persoon deelnam aan de aanbestedingsvoorbereiding inschrijft op de aanbesteding met inzet van die bepaalde persoon. Zie cel A2. 8 Sta op basis van een vooraf door RWS goedgekeurd Belangenbeschermingsplan toe dat een onderneming die met inzet van een bepaalde persoon deelnam aan de aanbestedingsvoorbereiding met inzet van een andere persoon inschrijft op de aanbesteding. Zie cel B2. 9 Sta op basis van een vooraf door RWS goedgekeurd Belangenbeschermingsplan toe dat een groepsmaatschappij van de groep waarvan een andere groepsmaatschappij deelnam aan de aanbestedingsvoorbereiding, inschrijft op de aanbesteding. Zie cel C2. 10 Een onderneming, die wil deelnemen aan de aanbestedingsvoorbereiding, kan voorkomen dat zij door RWS uitgesloten wordt bij de inschrijving op de door haar voorbereide aanbesteding c.q. kan voorkomen dat een ander lid van de groep waartoe de onderneming behoort door RWS uitgesloten wordt, door voorafgaand aan haar deelname aan de aanbestedingsvoorbereiding te beschikken over een door RWS goedgekeurd en door haar gehandhaafd Belangenbeschermingsplan. Indien een concurrent bij de aanbesteding ondanks het Belangenbeschermingsplan met succes in rechte zou betogen dat er sprake is van belangenverstrengeling en dat RWS de desbetreffende


1

onderneming daarom moet uitsluiten, heeft de onderneming geen recht op schadeloosstelling. De onderneming heeft het risico zelf opgeroepen. 11 Indien een onderneming in strijd handelt met haar door RWS goedgekeurde Belangenbeschermingsplan waardoor belangenverstrengeling ontstaat, zal RWS dit overeenkomstig artikel 45, lid 2, richtlijn 2004/18/EG (aanbestedingsrichtlijn Werken, Leveringen en Diensten) beschouwen als een ernstige fout in de beroepsuitoefening. RWS zal die onderneming dan uitsluiten van deelneming aan opdrachten. 12 Ook in gevallen van arbeidsmobiliteit van werknemers wordt bovenstaande beleidslijn toegepast. RWS past de beleidslijn tevens toe bij andere wijzigingen in de verhoudingen tijdens de projectvoorbereiding, de aanbestedingsvoorbereiding of de beoordeling van de inschrijvingen. 13 RWS maakt het beleid zoals verwoord in deze nota bekend. Matrix Deze matrix dient ter oriëntatie voor bovenstaande beleidslijn. Het schema geeft de denkrichting aan en is niet uitputtend bedoeld. Een meer gedetailleerde versie met beschrijving staat in de paragrafen 7 en 8. Verklaring De cellen 1, 2 en 3 geven weer op welke wijze persoon A aan de zijde van de aanbesteder betrokken was of is bij de aanbesteding van het desbetreffende project. De linkerkolom van de tabel geeft de partijen weer zoals die mogelijk willen inschrijven. De cel in de linkerbovenhoek geeft de relaties weer tussen de partijen, zoals die aan de orde zijn ten tijde van de aanbesteding. In dit schema is G de groep van ondernemingen waartoe de ondernemingen X en Y behoren. A, B en C zijn natuurlijke personen die een arbeidsrelatie of een adviesrelatie hebben met respectievelijk X of Y. X en Y kunnen ook staan voor een combinatie die inschrijft. Het schema kan eveneens toegepast worden in het geval dat A ten tijde van de voorbereiding nog niet verbonden was aan X. Denkbaar is zelfs dat A toen nog bij de aanbesteder in dienst was en vóór of tijdens de aanbesteding in dienst trad van X. De cellen A1 tot en met C3 geven de mate van belangenscheiding weer, waarbij een kruis duidt op een onweerlegbare blokkade wegens belangenverstrengeling. In cellen met een of meer plussen is belangenverstrengeling relatief gemakkelijk te voorkomen. De cel met een nul vergt meer zorgvuldigheid en de cellen met een of meer minnen vergen bijzondere maatregelen.


2

Scheiding van belang Het thema belangenverstrengeling is zeer actueel. De laatste tijd komen in projecten steeds opnieuw vragen op m.b.t. belangenverstrengeling. De actualiteit is het gevolg van ontwikkelingen in het Europese recht, de toegenomen aandacht voor integriteitsvraagstukken en de wijzigingen in marktbenadering als gevolg van het Ondernemingsplan RWS. Ook de inhuur door de Bouwdienst in het kader van Shared Quality leidt tot vragen vanuit zowel de eigen organisatie en als vanuit de markt over wat wel of niet is toegestaan. ONRI en individuele bedrijven stellen specifieke vragen aan RWS over de te hanteren spelregels. 1 Belangenverstrengeling

Deze nota richt zich op belangenverstrengeling rond de aanbesteding, dat wil zeggen op belangenverstrengeling in relatie tot het plaatsen van een overheidsopdracht in de markt. Primair gaat het om verstrengeling van commerciële belangen. De uitvoeringsfase valt buiten de scope van de nota. Belangenverstrengeling rond een aanbesteding kan zich voordoen wanneer een inschrijvende marktpartij betrokken was, of is, bij de voorbereiding van het project of de aanbesteding of de beoordeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling kan leiden tot het vervalsen van de mededinging door a) inschrijven met voorkennis en b) manipulatie van de opdracht, de aanbesteding of de gunning1. Onder inschrijvende marktpartij wordt in dit verband verstaan de inschrijver inclusief zijn eventuele adviseurs, onderaannemers en leveranciers. Voorkennis is in dit verband kennis van vertrouwelijke aanbestedingsgevoelige informatie van RWS die de inschrijvende marktpartij bij de aanbesteding een concurrentievoordeel kan opleveren2. De vertrouwelijke informatie kan betrekking hebben op de voorbereiding van de aanbesteding (raming, financiële modellen, risicoanalyses en -beprijzing, kritische succesfactoren, de wijze van marktbenadering) of op de beoordeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling is vooral aan de orde met betrekking tot adviesbureaus en meer in het bijzonder met betrekking tot ingenieursbureaus. Als gevolg van het toenemende gebruik van geïntegreerde contracten op grond van het Ondernemingsplan RWS bevinden deze bureaus zich steeds vaker in situaties waarin ze zowel de aanbesteder als de gegadigden/inschrijvers bedienen. Secundair kan het gaan om niet-commerciële persoonlijke belangen. Er blijk van geven dat men over vertrouwelijke informatie beschikt kan statusverhogend werken waardoor de betrokkene beter kan ‘netwerken’. 2 Waarom scheiding van belang ?

Een belangrijk deel van de concurrentiestrijd draait om het hebben van de optimale kennis om zo meer kans te maken op het verwerven van de opdracht. Het is in het belang van RWS dat deelnemers aan een aanbesteding beschikken over de beste kennis. Kennis kan echter ook voorkennis zijn. Voorkennis ondermijnt open en faire concurrentie en wanneer voorkennis de uitslag van de aanbesteding kan bepalen zullen de marktpartijen die kennis proberen te verwerven. Dan komt niet alleen de kwaliteit van de concurrentie in gevaar, maar ook de integriteit van de RWS-organisatie en van de marktpartijen. Concurrentie heeft baat bij eerlijk spel. Dat stimuleert marktpartijen om onderscheidend te zijn, te innoveren en om scherpe aanbiedingen te doen.

1

Tot manipulatie behoort overigens ook het samenspannen van twee of meer inschrijvende marktpartijen ten nadele van de

aanbesteder of van de andere inschrijvers. Het betreft hier verboden gedrag. Deze nota handelt niet over samenspanning maar over belangenverstrengeling als gevolg van betrokkenheid aan de zijde van zowel de aanbesteder als de inschrijver. 2

Vergelijk art 1, Richtlijn 2003/6/EG van het Europese Parlement en de Raad van 28 januari 2003 betreffende handel met

voorkennis en marktmanipulatie (marktmisbruik); PbEU 2003, L 96/16. Vergelijk ook overweging 12.


3

Open en faire concurrentie is uiteraard niet alleen afhankelijk van – positief gesteld – een goede scheiding van belangen, maar ook van andere factoren, zoals de aanwezigheid van voldoende aanbieders en de beschikbaarheid van een concurrerende markt van toeleveranciers en onderaannemers. 3 Risico’s te strenge belangenscheiding

Bij het bepalen van het beleid met betrekking tot belangenverstrengeling moet RWS rekening houden met de volgende risico’s als gevolg van een te strenge belangenscheiding. 1 Onvoldoende inschrijvingen

Voor een strenge belangenscheiding is een groter aantal partijen op de markt nodig dan voor een beperkte belangenscheiding. Strenge belangenscheiding kan in bepaalde marktsegmenten leiden tot onvoldoende concurrentie c.q. het mislukken van aanbestedingen door het uitblijven van aanbiedingen. Overigens moet RWS voor wat betreft de beschikbaarheid van marktpartijen rekening houden met de keten. Het gaat niet alleen om de gegadigden/inschrijvers, maar ook om de onderaannemers (c.q. adviseurs) en leveranciers die de gegadigden/inschrijvers voor het doen van hun aanbieding nodig hebben. 2 Onvoldoende inhuur mogelijk

Indien RWS in het kader van een strenge belangenscheiding de voorwaarde zou stellen dat een adviseur (c.q. zijn werkgever), die RWS helpt bij de voorbereiding, niet mag inschrijven op de aanbesteding of inschrijvers mag adviseren, kan dit leiden tot een gebrek aan mogelijkheden om inhuurmedewerkers te werven. Dit probleem wordt versterkt doordat het gebruik van geïntegreerde contracten leidt tot een aanzienlijk grotere vraag naar adviesdiensten. In de traditionele situatie liet RWS één ontwerp maken en besteedde dat aan, terwijl bij de aanbesteding van een geïntegreerd contract alle inschrijvers een (calculatie)ontwerp nodig hebben ten behoeve van hun inschrijving. De kracht van RWS ligt mede in het benutten van leerervaringen over projectgrenzen heen. Projectervaringen worden intensief gedeeld. Inhuurmedewerkers die aan een bepaald project werken kunnen daardoor vanuit hun RWS-positie kennis nemen van aanbestedingen van andere projecten waar hun werkgever aan deelneemt of waaraan hij overweegt om deel te nemen. Strenge maatregelen op dit punt kunnen bijdragen aan onvoldoende beschikbaarheid van inhuurmedewerkers, hetgeen zijn effect kan hebben op de productie. 3 Belemmering werken besluitvormingsprocessen

Een van de mogelijk maatregelen om belangenverstrengeling tegen te gaan is het afschermen van concurrentiegevoelige informatie. De keerzijde daarvan is dat afscherming de open informatiecultuur beperkt. Strenge maatregelen zullen de werken besluitvormingsprocessen binnen RWS belemmeren. 4 Belemmering arbeidsmobiliteit

RWS streeft naar een betere afstemming tussen taak en personele competenties. Dit heeft onder meer tot gevolg dat RWS-medewerkers die taken uitvoeren die door RWS worden afgebouwd, de mogelijkheid moeten hebben om in dienst te treden bij de marktpartijen die deze taken van RWS overnemen. Strenge belangenscheiding kan de kansen van de betrokken medewerkers op de arbeidsmarkt verstoren en bovendien de overdracht van taken naar de markt belemmeren. Dit probleem neemt in omvang toe naarmate aanbestedingen langer duren. De keuze van RWS om meer geïntegreerde contracten te gebruiken en bovendien, in geëigende gevallen, om Tracéprocedure en aanbesteding te vervlechten doen de aanbestedingsperiode sterk in duur toenemen. Werknemers laten zich niet zo lang fixeren. 5 Benadering onvoldoende integraal

Een strenge scheiding van belangen kan tot gevolg hebben dat opnieuw een tweedeling ontstaat die vergelijkbaar is met de traditionele situatie. Sommige marktpartijen specialiseren zich dan op voorbereidende werkzaamheden en andere op ontwerp- en realisatiewerkzaamheden. Strenge


4

scheiding werkt segregatie in de hand. Professioneel opdrachtgeverschap streeft juist naar integratie en niet naar segregatie van taken. 4 Risico’s te zachte belangenscheiding

Bij het bepalen van het beleid met betrekking tot belangenverstrengeling moet RWS rekening houden met de volgende risico’s als gevolg van een te zachte belangenscheiding. 6 Toename juridische procedures

Een zachte scheiding van belangen kan wantrouwen zaaien tussen marktpartijen onderling en tussen marktpartijen en RWS over de eerlijkheid van de concurrentie. Dat kan het aantal juridische procedures m.b.t. tot aanbestedingen aanzienlijk doen toenemen. Ook de enkele schijn van belangenverstrengeling kan dit proces in gang zetten. Gezaaid wantrouwen is moeilijk weg te nemen. 7 Druk op integriteit van RWS en marktpartijen

Een zachte scheiding van belangen kan tot gevolg hebben dat marktpartijen het uiterste zullen doen om aanbestedingsgevoelige kennis te verwerven desnoods ten koste van de integriteit van de RWSorganisatie. Ook de integriteit van de marktpartijen zelf komt daarbij onder druk te staan. De brutaalste wint. Er kan een cultuur ontstaan van het wegkopen van medewerkers met de gewenste kennis. 5 EG-recht en belangenscheiding bij aanbesteding

Een strenge maar heldere beleidslijn zou zijn dat een marktpartij die betrokken is geweest bij de voorbereiding van een project niet in mag schrijven op de aanbesteding van de realisatie. Op 3 maart 2005 heeft het Europese Hof van Justitie echter in de zaak ‘Fabricom’ een arrest gewezen dat zo een heldere scheiding blokkeert3. Volgens dit arrest moet de aanbestedende dienst de marktpartij die betrokken was bij de voorbereiding van het project in de gelegenheid stellen om aan te tonen dat zijn betrokkenheid geen gevaar oplevert voor de concurrentie. Met dit arrest in de hand vragen diverse ingenieursbureaus en de ONRI RWS nu om duidelijkheid. In welke gevallen accepteert RWS inschrijving op een opdracht door een marktpartij die bij de voorbereiding van die opdracht betrokken was? De rechtspraak vult de beoordelingscriteria slechts ten dele in4. 6 Marktpartijen eerste belanghebbenden bij faire concurrentie

Marktpartijen zijn de eerste belanghebbende bij faire concurrentie. De aanbesteding verliezen doordat een concurrent over voorkennis beschikt of de opdracht naar zijn hand heeft kunnen zetten is uitermate frustrerend. Onvoldoende vertrouwen in de eerlijkheid van het aanbestedingsproces zal leiden tot een sterke toename van juridische procedures, waarbij bedacht moet worden dat ook de schijn van oneerlijkheid een escalatie in gang kan zetten. Overigens is het evenzo frustrerend voor een marktpartij om uitgesloten te worden wegens een onterechte schijn van belangenverstrengeling. Vanuit deze invalshoek is er een gemeenschappelijk belang van aanbestedende diensten en marktpartijen c.q. hun koepelorganisaties om goede afspraken te maken. De richtinggevende vragen zijn: •

•

3

Welke mate van betrokkenheid bij de projectvoorbereiding, de aanbestedingsvoorbereiding of de beoordeling van de inschrijvingen van een inschrijver zal een andere inschrijver nog net bereid zijn om te accepteren? Welk beleid van RWS geeft marktpartijen voldoende vertrouwen in de eerlijkheid van de door RWS geregisseerde concurrentie?

Volgens het Fabricom-arrest (HvJ EG, zaak C-21/03, 3 maart 2005) mag een aanbestedende dienst niet de regel stellen dat

een persoon die belast is geweest met het onderzoek, de proeven, de studie of de ontwikkeling van werken, leveringen of diensten, geen offerte in mag dienen voor die werken, leveringen of diensten, zonder dat hem de mogelijkheid wordt geboden om aan te tonen dat in de omstandigheden van het concrete geval de door hem opgedane ervaring de mededinging niet kan vervalsen. 4

In het arrest (ro 30) merkt het Hof wel op dat de bij de voorbereiding betrokken persoon niet in de gelegenheid mag zijn om

de voorwaarden voor de opdracht in de voor hem gunstige richting te sturen.


5

7 Drie niveaus van belangen; drie vragen

Belangen worden altijd concreet in mensen van vlees en bloed, in natuurlijke personen. Omdat natuurlijke personen vaak deel uitmaken van grotere verbanden moeten deze verbanden ook als belanghebbenden worden aangemerkt. In eerste instantie gaat het daarbij om de onderneming in juridische zin (rechtspersoon) waarmee die natuurlijke persoon een arbeidsrelatie heeft of die hij adviseert en in tweede instantie om het groepsverband waartoe die onderneming behoort (onderneming in economische zin). Zo kunnen dan drie niveaus onderscheiden worden waarmee beleid met betrekking tot belangenverstrengeling rekening moet houden: 1. de natuurlijke persoon; 2. de onderneming in juridische zin (rechtspersoon) waarmee de natuurlijke persoon relatie heeft (arbeidsrelatie, adviesrelatie); 3. de groep5 waartoe die onderneming behoort (de onderneming in economische zin). Ervan uitgaande dat de natuurlijke persoon A betrokken was of is bij de projectvoorbereiding, de aanbestedingsvoorbereiding of de beoordeling van de inschrijvingen van een bepaald project leiden deze niveaus tot drie vragen met betrekking tot inschrijving op de aanbesteding. Uitgangspunt voor de vragen is dat B en C niet betrokken waren of zijn bij de projectvoorbereiding, de aanbestedingsvoorbereiding of de beoordeling van de inschrijvingen. •

Verhoudingen bij de aanbesteding

G

Groep

X

Onderneming

Persoon

A

Y B

C

Vraag 1 (1e graads verband)

De ondernemingen X en Z willen inschrijven op een aanbesteding (onderneming Z behoort niet tot groep G). In welke gevallen c.q. onder welke condities moet inschrijver Z accepteren dat concurrent X inschrijft met inzet van A? In welke gevallen c.q. onder welke condities wil RWS toelaten dat onderneming X met inzet van A inschrijft? Overigens kan X ook staan voor een inschrijvende combinatie of een inschrijver tezamen met zijn onderaannemers c.q. adviseurs ten tijde van de aanbesteding. •


De ondernemingen X en Z willen inschrijven op een aanbesteding. In welke gevallen c.q. onder welke condities moet inschrijver Z accepteren dat concurrent X inschrijft met inzet van B? In welke gevallen c.q. onder welke condities wil RWS toelaten dat X met inzet van B inschrijft? B is, net als A, een werknemer of een adviseur van onderneming X.

5

Artikel 24b, bk 2, BW luidt: Een groep is een economische eenheid waarin rechtspersonen en vennootschappen

organisatorisch zijn verbonden. Groepsmaatschappijen zijn rechtspersonen en vennootschappen die met elkaar in een groep zijn verbonden. Over het begrip economische eenheid laat de wet zich verder niet uit, maar het uitgangspunt is dat twee maatschappijen tot een groep behoren indien de ene maatschappij een beslissende zeggenschap uitoefent over de andere maatschappij. Het begrip ‘groep’ is andersoortig dan de begrippen dochtermaatschappij en deelneming. Een dochtermaatschappij van een rechtspersoon (moeder) is een rechtspersoon waarin de rechtspersoon (moeder), eventueel samen met dochtermaatschappijen meer dan de helft van de zeggenschap heeft (zie art. 24a, bk 2, BW). Het begrip ‘groep’ is beperkter dan het begrip deelneming, waarvan in beginsel sprake is bij een deelname in het geplaatst kapitaal van een vijfde of meer (zie art. 24c, bk2, BW). Een deelneming hoeft geen beslissende zeggenschap in te houden.


6

•


De ondernemingen Y en Z willen inschrijven op een aanbesteding. In welke gevallen c.q. onder welke condities moet inschrijver Z accepteren dat concurrent Y inschrijft in aanmerking nemend zijn verhouding tot onderneming X en daarmee tot A? In welke gevallen c.q. onder welke condities wil RWS toelaten dat onderneming Y inschrijft? X en Y zijn ondernemingen van dezelfde groep. Arbeidsmobiliteit

Voor het stellen van bovenstaande vragen is het niet van belang wie de werkgever of de opdrachtgever van A was tijdens diens werk voor de projectvoorbereiding of de aanbestedingsvoorbereiding. Het is zelfs denkbaar dat A een RWS-medewerker was6. De drie vragen dekken ook de situaties af waarin A vóór de aanbesteding overstapt naar een van de inschrijvers of naar een onderneming die met de inschrijver in een groep is verbonden. Aanvullend is de situatie denkbaar dat A niet zelf bij de projectvoorbereiding of de aanbestedingsvoorbereiding betrokken was, maar wel een collega van A, genaamd D. Een nog verder verwijderd verband zou zijn dat A en D werkten bij verschillende groepsmaatschappijen, die allen niet inschrijven. Ook voor die situaties kunnen in theorie bovenstaande drie vragen gesteld worden. In het kader van deze nota is dat echter niet zinvol. Deze nota gaat niet verder dan een 3e graads verband. Doet zich een dergelijke situatie voor dan kan extrapolatie van het in deze nota geformuleerde beleid richting geven. 8 Voorstellen voor beleid 8.1 Heldere scheiding tussen commercieel vertrouwelijke en niet-vertrouwelijke informatie

RWS kan het risico van het ontstaan van voorkennis beperken door een heldere scheiding aan te brengen tussen commercieel vertrouwelijke aanbestedingsgevoelige informatie en informatie die niet vertrouwelijk hoeft te zijn. Het gaat in beginsel om een rubricering van twee soorten informatie: • niet-vertrouwelijke informatie waarover iedereen binnen en buiten RWS mag beschikken; • commercieel vertrouwelijke informatie en waarover alleen de medewerkers van het project, die deze informatie nodig hebben voor hun werk, mogen beschikken; over informatie die direct te maken heeft met de gunningsprocedure mag alleen een kleine groep beslissers beschikken. Commercieel vertrouwelijk valt binnen de formele rubriek ‘Departementaal vertrouwelijk’.7 Bij vertrouwelijke informatie moet steeds het tijdvenster voor de vertrouwelijkheid worden aangegeven. Door enerzijds actief transparant te zijn ten aanzien van niet-vertrouwelijke informatie en anderzijds waarborgen te scheppen voor de vertrouwelijkheid van commercieel vertrouwelijke informatie kan RWS de kans op het ontstaan van voorkennis sterk beperken. Ten aanzien van de vraag welke informatie commercieel vertrouwelijk moet zijn kan RWS aansluiting zoeken bij de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). De WOB bepaalt dat alle informatie openbaar is, tenzij deze valt onder de uitzonderingsgronden. Alle informatie die RWS van bedrijven ontvangt in het kader van inschrijving op een aanbesteding is vertrouwelijk8.

6

Overigens is in een dergelijk geval ook circulaire AD 1999/U84410 van de minister van Binnenlandse Zaken en

Koninkrijksrelaties, d.d. 13 september 2006, van toepassing. Deze circulaire bevat beleid voor het tegengaan van zogenoemde draaideurconstructies. De voormalige ambtenaar mag gedurende 2 jaar niet betrokken worden bij de inschrijving. 7

Zie artikel 5 van het Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst – bijzondere informatie.

8

Artikel 10, lid 1, sub c, WOB: de overheid mag bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn

meegedeeld niet openbaar maken. Zelfs verouderde, voor concurrentie niet meer actuele gegevens, vallen onder dit verbod. Bron: HDJZ, Leidraad Wet openbaarheid van bestuur; mei 2006.


7

Daarnaast kan RWS ook de raming bestempelen als vertrouwelijk9. RWS kan een eigen afweging maken en er bijvoorbeeld voor kiezen om wel de raming openbaar te maken, maar niet de onderliggende opbouw. Dat zou kunnen indien RWS de raming mee wil geven als taakstellend budget. De vertrouwelijkheid van informatie heeft baat bij beperking van het aantal personen dat toegang heeft tot de informatie. In aanbestedingssituaties werkt het beter om de vertrouwelijke informatie zoveel mogelijk in het project te houden. Daar kunnen waarborgen worden gecreëerd. Vanuit dit oogpunt dient het projectmandaat voldoende ruim te zijn. Bovendien geldt dat overheid hoe dichter iemand bij het project betrokken is, hoe meer hij doordrongen is van het belang van vertrouwelijkheid. De vertrouwelijkheidsperiode vangt in beginsel aan op het moment dat de algemene voorbereiding (onderzoek, proeven, studie en/of ontwikkeling van de opdracht) overgaat in de voorbereiding van de aanbesteding (ramingen, financiële modellen en risicoanalyses). Het einde van de vertrouwelijkheidsperiode hangt af van de aard van de informatie. Een goed RWS-beleid met betrekking tot informatieveiligheid is een randvoorwaarde voor het voorkomen van voorkennis en belangenverstrengeling.

project

onderneming

8.2 Marktneutrale specificaties en voorwaarden

Wanneer een marktpartij betrokken is bij de voorbereiding van een project of bij de voorbereiding van de aanbesteding kan dit leiden tot een situatie waarin hij de projectspecificaties en –voorwaarden bewust of onbewust kan beïnvloeden in een voor hem gunstige richting of tot het verwerven van voorkennis. RWS moet erop letten dat dit niet kan gebeuren. Aanbestedingsrechtelijk is het overigens verboden om de opdracht door specificaties toe te schrijven op een bepaalde marktpartij. Aanbesteders en markt hebben behoefte aan een zekere uniformiteit bij contracteren. Marktpartijen die de aanbesteders helpen bij het ontwikkelen van standaarden treft niet het verwijt van belangenverstrengeling bij inschrijving op opdrachten waar die standaards vervolgens worden toegepast10. De standaard is immers algemeen. 8.3 Negen situaties van mogelijke vervalsing van de mededinging

De drie vragen in combinatie met de drie soorten werkzaamheden voorafgaande aan de gunning leiden tot negen situaties waarin mogelijk sprake is van vervalsing van de mededinging. Deze situaties kunnen worden weergegeven in een matrix. Iedere situatie beschrijft een samenloop van betrokkenheid aan de zijde van de aanbesteder met betrokkenheid aan de zijde van de inschrijver. In de zaak Fabricom merkt het Hof van Justitie EG op dat een dergelijke samenloop kan leiden tot: • voorkennis (ro 29) en; • belangenverstrengeling in die zin dat de persoon die betrokken is bij de voorbereiding – zelfs zonder daartoe de bedoeling te hebben (!) – de voorwaarden van de overheidsopdracht in voor hem gunstige zin kan beïnvloeden (ro 30). Het Hof stelt vervolgens (ro 31) dat de aanbesteder niet verplicht is om een bij de voorbereiding van de aanbesteding betrokken inschrijver op dezelfde wijze te behandelen als andere inschrijvers. Het Hof overweegt dat bepaalde voorbereidende werkzaamheden geen gevaar meebrengen voor de mededinging tussen de inschrijvers. Het Hof laat zich echter niet verder uit over de aard van deze bepaalde voorbereidende werkzaamheden. De matrix gaat verder waar het Hof stopt. De matrix maakt in de kolommen 1, 2 en 3 onderscheid tussen verschillende soorten werkzaamheden die voorafgaan aan gunning: 1) projectvoorbereiding, 2) voorbereiding van de aanbesteding en 3) beoordeling van de inschrijvingen. 9

Artikel 10, lid 2, sub b, WOB geeft de overheid de mogelijkheid om het verstrekken van informatie achterwege te laten

indien verstrekking de economische en financiële belangen van de Staat schaadt. 10

Wel is de gebruikelijke regel uit het aanbestedingsrecht van toepassing die bepaalt dat een opdracht inschrijvers gelijke

toegang moet bieden. Vergelijk artikel 23, lid 2, van richtlijn 2004/18/EG.


8

In de rijen A, B en C onderscheidt de matrix drie graden van betrokkenheid van de onderneming, die wil inschrijven, bij de persoon die betrokken was of is bij de drie soorten werkzaamheden uit de kolommen 1, 2 en 3. De puntsgewijze opsomming bij elk van de drie soorten werkzaamheden is indicatief en kan bij de implementatie verder geconcretiseerd worden. De negen cellen A1 tot en met C3 geven aan of de betrokkenheid bij de voorbereiding voor die onderneming de inschrijving blokkeert of dat inschrijving onder voorwaarden toch mogelijk is.


9

A WAS OF IS BETROKKEN BIJ … Verhoudingen

G

X A

Y B

A

1

2

3

de voorbereiding van het project: • onderzoek • proeven • studie • ontwikkeling

de voorbereiding van de aanbesteding: • raming • financiële modellen • risicoanalyses • keuze van wijze van marktbenadering • kritische succesfactoren

de beoordeling van de inschrijvingen • selectie- en beoordelingssystematiek • aanbestedingsprocedure • beoordeling inschrijvingen

A1 Vermoeden van

A2 Vervalsing van de

A3 Vervalsing van de

C

vervalsing van de mededinging 1e graads verband Inschrijving toestaan

mededinging

mededinging (belangenverstrengeling)

Uitsluiten

Uitsluiten

B2 Vermoeden van

B3

INSCHRIJVING OP DE AANBESTEDING

mits X aantoont dat Onderneming X wil inschrijven met inschrijving de mededinging niet kan inzet van A. vervalsen (kennis delen)

B

B1

Vermoeden van vervalsing van de mededinging

vervalsing van de mededinging

2e graads verband Inschrijving toestaan

Uitsluiten

mits X aantoont dat Onderneming X wil inschrijven met inschrijving de mededinging niet kan inzet van B. vervalsen (kennis delen)

tenzij X aantoont dat inschrijving de mededinging niet kan vervalsen (Belangenbeschermingsplan)

C

C2 Vermoeden van

C1 Vermoeden van vervalsing van de mededinging

vervalsing van de mededinging

3e graads verband Inschrijving toestaan

Uitsluiten

mits X, Y en G aantonen Onderneming Y wil inschrijven met dat inschrijving de mededinging niet kan inzet van C. vervalsen (kennis delen)

tenzij X, Y en G aantonen dat inschrijving de mededinging niet kan vervalsen (Belangenbeschermingsplan)

Vervalsing van de mededinging (belangenverstrengeling)!

Uitsluiten

C3 Vervalsing van de mededinging (belangenverstrengeling) Uitsluiten

Matrix: negen situaties van mogelijke vervalsing van de mededinging

De cellen met de donkergrijze kleur (A2, A3, B3 en C3) geven situaties aan die per definitie leiden tot uitsluiting voor de aanbesteding. Er is onweerlegbaar sprake van vervalsing van de mededinging


10

waardoor uitsluiting van de desbetreffende inschrijver wegens voorkennis en/of belangenverstrengeling geboden is. De cellen met de groene kleur (A1, B1 en C1) geven situaties aan waarbij actieve transparantie door de voorbereider vervalsing van de mededinging kan voorkomen. In deze situatie kan de voorbereider door zijn kennis volledig, tijdig en op toegankelijke wijze te delen met RWS en de andere inschrijvers voorkomen dat RWS hem uitsluit bij de aanbesteding. Bij aanvang van de deelname aan de voorbereiding dient de onderneming aan te geven of zij van plan is om in te schrijven op de aanbesteding zodat de mate en de wijze van kennis delen vooraf bepaald kunnen worden. De mate van betrokkenheid bij de projectvoorbereiding weegt mee. Indien A slechts betrokken was bij een ondergeschikt deel van de voorbereiding van de aanbestede opdracht, zal betrokkenheid van A zelf of van B of C bij de inschrijving op die opdracht niet snel het gevaar oproepen van vervalsing van de mededinging. De inschrijver zal door het delen van het resultaat van het door hem voorbereide onderdeel het vermoeden van vervalsing van de mededinging kunnen weerleggen. De rode cellen (B2 en C2) geven situaties weer waarbij interne scheiding van voorbereiding en inschrijving binnen de betrokken onderneming of de groep ruimte kan laten voor RWS om inschrijving door deze onderneming of groep te accepteren. Het zijn met name de situaties B2 en C2 die om inschrijving een nadere beschouwing vragen. Belangenbeschermingsplan De mogelijkheden voor scheiding van voorbereiding en inschrijving kunnen van onderneming tot onderneming, c.q. van groep tot groep, verschillen. RWS stelt ondernemingen daarom in de gelegenheid om een op hun eigen organisatie toegesneden Belangenbeschermingsplan ter goedkeuring bij hem in te dienen. Indien de onderneming, die wil deelnemen aan de voorbereiding van de aanbesteding, tijdig om goedkeuring verzoekt en zij die krijgt, heeft zij daarmee de zekerheid dat RWS haar bij inschrijving op de aanbesteding niet zal uitsluiten. Bovenstaande laat de mogelijkheid echter onverlet dat concurrenten van de desbetreffende onderneming met succes in rechte betogen dat er, ondanks het goedgekeurde Belangenbeschermingsplan, toch sprake is van vervalsing van de mededinging en dat RWS de onderneming daarom dient uit te sluiten. In dat geval zal de desbetreffende onderneming geen recht hebben op schadeloosstelling. Mogelijke ingrediënten van het Belangenbeschermingsplan Het Belangenbeschermingsplan kan verschillende ingrediënten bevatten zoals geheimhoudingsverklaringen, ´Chinese walls´, interne gedragscodes, het aanstellen van compliance officers en periodieke controle van de maatregelen door onafhankelijke auditors11. In situatie B2 kan X onder meer de volgende maatregelen nemen om te waarborgen dat de mededinging niet kan worden vervalst: • A en B tekenen geheimhoudingsverklaringen; • de geheimhoudingsverklaringen van A en B bevatten ook clausules voor het geval van uitdiensttreding; • de bestuurder van X tekent een verklaring waarin staat dat X de geheimhoudingsverplichtingen van A en B volledig zal respecteren en ondersteunen; • A en B zijn organisatorisch gescheiden, zonodig tot op directieniveau (d.w.z. dat zij niet onder de verantwoording vallen van dezelfde directeur); • A en B werken niet op dezelfde locatie en gebruiken niet hetzelfde ICT-netwerk; • X voert een actief beleid t.a.v. het voorkomen van belangenverstrengeling; • een onafhankelijke derde toetst periodiek het actieve beleid van X t.a.v. het voorkomen van belangenverstrengeling; • van deze toets wordt verslag gedaan in het jaarverslag; • deze derde rapporteert ook aan de aanbesteder. 11

Vergelijk overweging 24, Richtlijn 2003/6/EG van het Europese Parlement en de Raad van 28 januari 2003 betreffende

handel met voorkennis en marktmanipulatie (marktmisbruik); PbEU 2003, L 96/16.


11

In situatie C2 kunnen X, Y en G hetzelfde aanvoeren met betrekking tot C, met daaraan toegevoegd: • X, Y en G tekenen allen een verklaring dat zij onderling geen informatie uitwisselen over het project; • X, Y en G verklaren dat zij de geheimhoudingsverplichtingen van A en C volledig zullen respecteren en steunen; • X en Y zijn fysiek gescheiden (eigen locatie en eigen ICT-netwerk). In het geval van samenwerking met de markt kan RWS bij de beoordeling van het Belangenbeschermingsplan, analoog aan artikel 6, lid 3, van de Mededingingswet, meewegen of de samenwerking bijdraagt tot verbetering van de productie of van de distributie of tot bevordering van de technische of economische vooruitgang. Voorwaarde daarbij is dat de samenwerkingsvoordelen ten goede komen aan de hele markt. De samenwerking mag de mededinging niet voor een wezenlijk deel uitschakelen. 8.4 Sanctie: ernstige beroepsfout Een goedgekeurd Belangenbeschermingsplan dient uiteraard zorgvuldig door de onderneming te worden gehandhaafd. RWS en concurrent-inschrijvers moeten hierop kunnen vertrouwen. Omdat het om interne maatregelen van de desbetreffende onderneming gaat is controle door RWS en concurrentinschrijvers lastig te realiseren. Waar vertrouwen een zo grote rol speelt dient er een stevige sanctie te staan op beschaming van dat vertrouwen. RWS zal daarom handelen in strijd met het goedgekeurde Belangenbeschermingsplan beschouwen als een ernstige fout in de uitoefening van het beroep in de zin van artikel 45, lid 2, richtlijn 2004/18/EG (aanbestedingsrichtlijn Werken, Leveringen en Diensten) c.q. artikel 45, lid 3, sub d van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Dit betekent dat RWS de desbetreffende onderneming zal uitsluiten bij deze en volgende aanbestedingen. Uitsluiting c.q. de periode van uitsluiting zal proportioneel zijn. 8.5 Arbeidsmobiliteit en andere wijzigingen in de verhoudingen Ook in gevallen van arbeidsmobiliteit van werknemers wordt bovenstaande beleidslijn toegepast. RWS past de beleidslijn tevens toe bij andere wijzigingen in de verhoudingen, bijvoorbeeld als gevolg van fusies of overnames, tijdens de projectvoorbereiding, de aanbestedingsvoorbereiding of de beoordeling van de inschrijvingen.


12

Defintief 1.0 Notitie Duurzaam Inkopen 1. Inleiding Overweging 1: Op 1 november 2004 heeft de provincie Overijssel de Milieubeleidsverklaring ondertekend. In deze verklaring is vastgelegd dat de provincie Overijssel de verantwoordelijkheid op zich neemt om de milieuprestaties van de provincie Overijssel continu te verbeteren met behulp van een milieumanagementsysteem. Dit heeft geresulteerd in het ondertekenen van de verklaring deelname aan het landelijke programma ’duurzaam inkopen’ van Senter Novem. Met het ondertekenen van deze verklaring verplicht de Provincie Overijssel zich om met ingang van 2010 tenminste 50 % van haar inkoopbehoeften duurzaam te verwerven. Daarbij heeft de Provincie Overijssel vastgelegd dat het percentage duurzaam inkopen met ingang van 2015 100 % zal bedragen. Op 31 augustus 2009 is dit ambitieuze programma opnieuw bekrachtigd door het ondertekenen van de vernieuwde verklaring Duurzaam Inkopen door gedeputeerde Job Klaasen. Onderdeel van het programma duurzaam inkopen is het uitvoeren van de tweejaarlijkse monitor Duurzaam Inkopen. In 2010 staat deze monitor weer op de agenda. Overweging 2: Op 14 januari 2009 is door de provincie Overijssel het zogenaamde bestuursakkoord ondertekend (ook wel ‘klimaatakkoord’ genoemd), waarin de 12 provincies zichzelf wederom vastleggen in 2010 tenminste 50 % van hun behoeften duurzaam in te kopen, met daarbij de verplichting dat dit percentage in 2015 100 % zal bedragen. Overweging 3: In 2006 is binnen het programma IDO (Investeren in Duurzaam Overijssel) een uitvoeringsplan opgesteld. IDO heeft gezocht naar concrete projecten die zichtbare resultaten opleveren in 2007. Eén van deze projecten is de impuls die de Provincie Overijssel in 2007 aan Duurzaam Inkopen heeft gegeven. Dit gebeurde met externe ondersteuning van het bureau Virage. Met het goedkeuren van het uitvoeringsplan IDO heeft PS goedkeuring gegeven aan dit project. Monique Stouten, hoofd van de eenheid EMT en tevens opdrachtgever, nam gedurende het project de rol van ambassadeur voor haar rekening richting het bestuur (Theo Rietkerk) en de directie. Intern projectleider was Chaja Verschuure. Dit programma is inmiddels afgerond en de bevindingen en aanbevelingen zijn vastgelegd in de rapportage d.d. 17 september 2008. Overweging 4: In juli 2009 heeft minister Cramer van VROM aangekondigd dat de criteria voor duurzaam inkopen sterk zijn vereenvoudigd. Er is meer focus aangebracht in de duurzaamheidscriteria en het aantal pakketten waarvoor duurzaamheidscriteria zijn ontwikkeld, is teruggebracht van 80 naar 45. Overweging 5: In het najaar van 2009 staat de upgrade van het huidige Inkoopbeleid op de agenda van FDVI. Duurzaamheid maakt daar integraal onderdeel van uit. Omdat het Inkoopbeleid 2010-2015 naar verwachting niet voor december aan GS zal kunnen worden aangeboden en wij met ingang van 2010 al aan de vastgestelde criteria van duurzaam inkopen moeten voldoen, is er voor gekozen het onderdeel Duuurzaam Inkopen vooruitlopend op het nieuwe inkoopbeleid te agenderen. 2. Vraagstelling De vraag die nu voor ligt is: hoe nu verder ? Hoe gaan we er gezamenlijk voor zorgen dat de provincie Overijssel met ingang van 2010 tegemoet komt aan de uitgesproken ambities op het gebied van Duurzaam Inkopen? In deze notitie wordt daarvoor een voorstel uitgewerkt. 3. Wat is duurzaam inkopen ? SenterNovem hanteert de volgende definitie van duurzaam inkopen: "Het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieuaspecten en sociale aspecten voldoet." Een meer populaire definitie is "nu zo leven dat onze kinderen straks nog net zo kunnen leven". Deze definitie komt uit de presentatie van Virage zoals die is gegeven aan het management van de provincie. De presentatie maakte onderdeel uit van het project "Impuls Duurzaam inkopen".

FDVI/M. Haitsma

2009

De rijksoverheid wil samen met de andere overheden de markt voor duurzame producten stimuleren door het goede voorbeeld te geven en zelf duurzame producten te kopen. Jaarlijks besteden de gezamenlijke overheden (Rijk, Provincies, gemeenten en waterschappen) meer dan 40 miljard euro aan de inkoop van leveringen, werken en diensten. Door als overheid duurzaam in te kopen, krijgt de markt voor duurzame producten een stevige impuls Onder leiding van het ministerie van VROM stellen de gezamenlijke overheden duurzaamheidscriteria vast. De overheden zoeken de koplopers in de duurzaamheidmarkt. Er zijn duurzaamheidcriteria voor alle productgroepen die de overheid inkoopt: van kantoormeubelen en energie tot wegen en kantoorgebouwen. Per productgroep worden eisen opgesteld voor milieu- en sociale aspecten. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten kan men denken aan thema’s als kinderarbeid of mensenrechten De criteria worden juridisch getoetst en zo opgesteld dat alle overheden ze kunnen toepassen. De branche organisaties hebben meegewerkt aan de criteria. Dat betekent dat de criteria niet absurd of onmogelijk zijn, waardoor er voor opdrachtgevers normaliter geen belemmeringen zijn om de criteria toe te passen. Voor de eisen geldt dat er voldoende aanbod is en de kosten niet substantieel stijgen. Iedere leverancier die aan de overheid wil leveren, móet aan deze eisen voldoen. Daarnaast bevatten de criteriasets ‘wensen’. Op deze punten kúnnen leveranciers zich onderscheiden, net als op de prijs. Met behulp van de criteria kunnen de overheden duurzaamheid inpassen in hun inkoopbeleid en de doelstellingen realiseren. 4. SenterNovem Duurzaam inkopen kent vele facetten. Het is veelomvattend, complex en het is werk voor specialisten geworden. De overheid heeft Senter Novem aangewezen om bedrijven en instanties op professionele wijze bij te staan bij de ontwikkeling van duurzaam inkopen. Senter Novem bundelt de kennis van innovatie, energie, klimaat, milieu en leefomgeving. SenterNovem wil hiermee bijdragen aan de sterkere positie van het bedrijfsleven in ons land en aan een duurzamere samenleving, met zorg voor mens en milieu. Namens de overheid biedt SenterNovem een groot aantal regelingen en programma’s aan op het gebied van duurzaamheid en innovatie. Deze regelingen zijn bedoeld om bedrijven, overheden, kennisinstellingen en in enkele gevallen ook consumenten te ondersteunen bij duurzame of innovatieve projecten. Onder verantwoordelijkheid van het ministerie van VROM stellen gemeenten, provincies, waterschappen en de rijksoverheid duurzaamheidscriteria vast. Er zijn duurzaamheidscriteria voor een groot aantal productgroepen die de overheid inkoopt. Van kantoormeubelen en energie tot wegen en kantoorgebouwen. Per productgroep zijn resp. worden criteria vastgesteld voor milieu en sociale aspecten. De criteria worden opgesteld door SenterNovem, besproken met de brancheorganisaties en nadien vastgesteld door de stuurgroep Duurzame Bedrijfsvoering Overheden (DBO). Met behulp van de criteria kunnen de overheden duurzaamheid inpassen in hun inkoopbeleid en de doelstellingen realiseren. 100 % duurzaam inkopen betekent dat de inkopen voldoen aan de eisen die op het moment van inkopen/aanbesteden voor de betreffende productgroep zijn opgesteld. Er wordt gekeken naar het volume in € wat duurzaam is ingekocht (zie bijlage 1 punt 5). SenterNovem is tevens verantwoordelijk voor het uitvoeren van de tweejaarlijkse monitor. Tot en met medio 2009 waren er voor 80 productgroepen minimum duurzaamheidseisen geformuleerd. Op basis van de opgedane ervaring bleek dat de minimum duurzaamheidseisen niet in alle gevallen helder, doelgericht en praktisch hanteerbaar waren. Ook waren sommige eisen te gedetailleerd en te weinig innoverend. Vervolgens is opnieuw gekeken naar alle productgroepen en zijn naast de criteria helderheid, doelgerichtheid en uitvoerbaarheid, ook de aspecten lastendruk, beperking meerkosten en juridische uitvoerbaarheid meegenomen. Er zijn nu voor 45 productgroepen minimum duurzaamheidseisen benoemd. Op de website www.senternovem.nl is een overzicht opgenomen van de productgroepen en de bijbehorende minimum duurzaamheidseisen. In haar brief aan de kamer d.d. 25 juni 2009 meldt minister Cramer dat zij aan de slag gaat met deze 45 productgroepen en de daarbij geformuleerde criteria. De kabinetsdoelstelling van 100 % (in casu voor provincies 50 %) duurzaam inkopen betekent in dat verband dat uiterlijk 1 januari 2010 voor deze productcategorieën milieucriteria worden gehanteerd in het inkoopproces (lees provincies 50 %). 5. Voorgestelde maatregelen In het Inkoopbeleid van de provincie Overijssel 2006-2010 is vastgelegd (art. 5.3 pag. 19) dat in de pre-selectiedocumenten, offerteaanvragen en programma’s van eisen duurzaamheidsaspecten zoveel mogelijk worden betrokken. Ook bij het beoordelen van offertes wordt het aspect

FDVI/M. Haitsma

2009

duurzaamheid, indien mogelijk, een standaard gunningscriterium. De mate waarin de duurzaamheidaspecten worden betrokken in zowel selectie- als gunningcriteria, wordt per inkooppakket vastgelegd. Duurzaamheidsaspecten zijn bijvoorbeeld : milieu, afval en energie. De regiegroep stelt voor om de minimum duurzaamheidseisen verplicht te stellen binnen de provincie Overijssel en wel om de navolgende redenen: De provincie Overijssel heeft zich gecommiteerd aan de doelstelling welke het rijk heeft voorgeschreven wat betekent dat we per 01-01-2010 50% en uiterlijk per 01-01-2015 100% duurzaam moeten inkopen; de duurzaamheidscriteria van SenterNovem zijn gericht op het toepassen van minimumeisen; Het hanteren van duurzaamheidseisen in de vraagspecificatie stimuleert het bedrijfsleven tot het doen van investeringen op het gebied van duurzaamheid; Door het invoeren van deze verplichtstelling loopt de provincie voorop in de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid. De provincie Overijssel wil immers een moderne vooruitstrevende provincie zijn, ook op het gebied van het milieu: ‘… .het beperken van milieubelasting uit huidige activiteiten en het zoveel mogelijk voorkomen van toekomstige milieubelasting. Dit laatste onder meer door bedrijven te stimuleren steeds schoner en stiller te produceren en door risico’s tijdig te onderkennen.’ Concreet betekent dit dat met ingang van 01-01-2010 in alle aanbestedingen / inkooptrajecten de minimum duurzaamheidseisen van Senter Novem dienen te worden opgenomen in het programma van eisen en wensen. Ingeval er moet worden afgeweken van deze regel dan geldt: a. indien het inkooptraject een contractwaarde heeft groter dan € 50.000,-- en kleiner is dan € 175.000, kan het betreffende hoofd eenheid, na weging van de verschillende belangen en het advies van FDVI, een afwijking toestaan. b. indien de aanbesteding een contractwaarde heeft groter dan €175.000 kan de directie de afwijking kan toestaan, nadat zij het verzoek van de functionele eenheid en het advies van FDVI heeft gewogen. Het programma Duurzame Ontwikkeling van de provincie Overijssel zal de afwijkingen registreren en jaarlijks aan GS rapporteren door middel van opname van de afwijkingen in haar monitor.

FDVI/M. Haitsma

2009

6. Uitwerking van het voorstel Evaluatie van de resultaten Duurzaam inkopen zal plaatsvinden als onderdeel van de tweejaarlijkse Monitor Duurzaam inkopen van SenterNovem. Om de maatregel ook tussentijd te monitoren en te borgen, zal de afdeling FDVI in haar standaard sjablonen voor inkopen en aanbesteden het thema duurzaamheid integreren. Hierbij moet worden gedacht aan het opnemen van duurzaamheidsaspecten in het plan van aanpak, het programma van eisen, het beschrijvend document, de standaard contracten en de algemene Inkoopvoorwaarden. Op dit moment wordt vanuit EMT, team Milieu en Duurzaamheid, gewerkt aan de organisatiebrede invulling van duurzaamheid in de Provincie Overijssel. Duurzaam Inkopen zal daarin een plaats krijgen. Samen met EMT wordt gekeken naar de mogelijke communicatiemiddelen die ingezet kunnen worden om Duurzaam Inkopen onder de aandacht te brengen. De nieuw te vormen werkgroep ‘Duurzaam Inkopen’, met onder andere vertegenwoordigers van EMTMD en FDVI, zal de implementatie van duurzaam inkopen ondersteunen. De nadruk ligt hierbij op het bekend maken van het thema in de organisatie via oa Intranet, thema bijeenkomsten en voorlichting. Daarnaast vindt praktijkgerichte training van collega’s plaats voor het werken in de nieuwe situatie. De Regiegroep Inkoop krijgt daarbij een belangrijke rol. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van Duurzaam Inkopen in de praktijk ligt bij de eenheden die dit in hun inkopen moeten verwerken. 7. Relevante overwegingen • relatie met relevante beleidsdocumenten Op 14 januari 2009 is door de provincie Overijssel het zogenaamde bestuursakkoord ondertekend (ook wel ‘klimaatakkoord’ genoemd), waarin de 12 provincies zichzelf wederom vastleggen in 2010 tenminste 50 % van hun behoeften duurzaam in te kopen, met daarbij de verplichting dat dit percentage in 2015 100 % zal bedragen. Advies provinciale regiegroep Inkoop & Contract Management De regiegroep Inkoop & Contract Management heeft op 19-11-2009 ingestemd met het gestelde in deze notitie en adviseert de directie om Duurzaam Inkopen overeenkomstig de voorgestelde werkwijze binnen de provincie Overijssel te introduceren.

•

FDVI/M. Haitsma

2009

Bijlage 1 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Wat is duurzaam inkopen? Duurzaam inkopen gaat uit van een goede balans tussen mens, omgeving en economie (people, planet, profit). Dit betekent dat organisaties die duurzaam inkopen rekening houden met het milieu en met sociale aspecten. Met sociale aspecten wordt bijvoorbeeld gedoeld op arbeidsomstandigheden, zoals kinderarbeid. Bij milieuaspecten gaat het om het effect op het milieu, bijvoorbeeld door energie- of materiaalgebruik. Wat is de doelstelling van de overheid? De Rijksoverheid wil in 2010 voor 100 procent duurzaam inkopen. Gemeenten streven naar 75 procent in 2010 en 100 procent in 2015. Provincies en waterschappen hebben minimaal 50 procent in 2010 als doel gesteld en zijn in gesprek over verhoging. In de veelgestelde vragen over de doelstelling in 2010 leest u meer hierover. Waarom gaat de overheid duurzaam inkopen? Overheidsorganisaties geven jaarlijks meer dan 50 miljard euro uit aan inkopen en aanbestedingen. Dit vormt een substantieel deel van de markt voor onder andere kantoorartikelen, wegen bouwwerkzaamheden, transportmiddelen en energie. Door het goede voorbeeld te geven en duurzaam in te kopen, geeft de overheid de markt voor duurzame producten een stevige impuls. Hoe kunnen overheden duurzaam inkopen? Het ministerie van VROM heeft met de gezamenlijke overheden duurzaamheidcriteria vastgesteld voor verschillende productgroepen: van kantoormeubelen en elektriciteit tot wegen en kantoorgebouwen. Op basis hiervan kunnen overheden hun producten en diensten duurzaam inkopen. Sociale criteria zijn vanaf het najaar 2009 beschikbaar. Bij vraag 9 leest u welke ondersteuning SenterNovem biedt. Wat betekent de doelstelling 100%, 75% of 50% duurzaam inkopen in 2010? De doelstelling 100% betekent dat een organisatie uiterlijk vanaf 1 januari 2010 in alle publicaties van aanbestedingen/offerteaanvragen alle duurzaamheidseisen opneemt en er daarmee voor zorgt dat het resultaat van de inkoop voldoet aan de eisen. De organisatie kan zich verantwoorden over uitzonderingen. Bij 75% en 50% gaat het om inkopen die optellen tot minimaal 75% respectievelijk 50% van het jaarinkoopvolume. In de veelgestelde vragen over de doelstelling in 2010 leest u meer hierover Aanvulling : het betreft 50% van het inkoopvolume waarvoor minimum duurzaamheidseisen gelden. Binnen deze groep betreft het nieuwe inkopen, dus bestaande contracten blijven ongemoeid. Wel wordt van de provincie verwacht dat ze actief kijkt welke mogelijkheden er zijn om bestaande overeenkomsten tijdens de looptijd van duurzaamheidsaspecten te voorzien. (bron : SN, 02-11-2009, mw J. Meijer) Hoe wordt de voortgang gemeten? Door middel van de tweejaarlijkse Monitor Duurzaam Inkopen wordt de voortgang van het duurzaam inkopen door de overheden gemeten. Middels een vragenlijst worden de overheden bevraagd op het inkoopbeleid en het inbedden hiervan in de organisatie en het toepassen van duurzaamheidcriteria bij het inkopen van productgroepen. Meer informatie vindt u op de pagina over de Monitor Duurzaam Inkopen. Aanvulling : FDVI neemt Duurzaamheid als onderwerp mee in de inkoop standaarden en sjablonen. In het nieuwe inkoopsysteem zullen hiervoor ook registratiemogelijkheden worden opgenomen zodat rapportage hierover eenduidig en eenvoudig wordt. De eenheden zijn zelf verantwoordelijk voor het toepassen van de minimum Duurzaamheidseisen op al hun inkoopactiviteiten. Hoe wordt de score op duurzaam inkopen berekend? De score op duurzaam inkopen wordt berekend aan de hand van het inkoopvolume in euro’s. Voorbeeld: productgroep A, B, C, D en E met elk een inkoopvolume van 100.000 euro en productgroep F met een inkoopvolume van 500.000 euro zijn ingekocht (in totaal 1.000.000 euro). Productgroepen E en F zijn duurzaam ingekocht, oftewel de inkopen voldoen aan de eisen die op dat moment voor de desbetreffende productgroepen waren opgesteld (in totaal een inkoopvolume van 600.000 euro). De score op duurzaam inkopen is dan naar inkoopvolume 60 procent (600.000/1.000.000 euro). Lees verder… Wat betekent duurzaam inkopen voor bedrijven?

FDVI/M. Haitsma

2009

Bedrijven die willen leveren aan de overheid krijgen te maken met eisen en wensen van overheden op het gebied van duurzaamheid. Overheden gebruiken hiervoor de criteria die het ministerie van VROM samen met de gezamenlijke overheden heeft vastgesteld. Op de website van SenterNovem zijn voor verschillende productgroepen de criteria te vinden. Op de website Marktplaats Duurzaam Inkopen Overheid van MVO Nederland kunnen bedrijven aangeven dat ze voldoen aan de criteria voor duurzaam inkopen van de overheid. Wilt u meer weten over wat duurzaam inkopen betekent voor bedrijven, hoe zij zelf duurzaam kunnen inkopen of wilt u meer weten over maatschappelijk verantwoord ondernemen, kijk dan op de website van MVO Nederland. 9.

10.

11.

12.

13.

14.

Zijn er meerkosten verbonden aan duurzaam inkopen? Dit vragen veel inkopers en bestuurders zich af voordat zij beginnen. Als je alleen naar de aanschafkosten kijkt, is het antwoord op deze vraag wellicht 'ja'. Maar het is ook van belang te kijken naar de gebruiks- en afdankingskosten, de zogenoemde Total Cost of Ownership. Meer hierover leest u in de Kosten van duurzaam inkopen. Hoe kan SenterNovem mij verder helpen? SenterNovem biedt ondersteuning in de vorm van: • Criteria voor duurzaam inkopen • Deelnameverklaring waarmee de intentie kan worden uitgesproken • Overzicht van overheden die al deelnemen met contactpersonen • Praktijkvoorbeelden • Thematische kenniskringen voor overheden en train de trainer bijeenkomsten (in de loop van 2009) • Nog meer instrumenten Wordt er in andere Europese landen ook gewerkt aan duurzaam inkopen? Ook in Europees verband staat duurzaam inkopen op de agenda. Het gaat hier primair om Green Public Procurement (GPP), dus ‘groen’ inkopen, met vooral aandacht voor milieu aspecten. Toch komt er steeds meer aandacht voor de sociale aspecten. De EU werkt aan het ontwikkelen van een toolkit om inkopers in Europa te ondersteunen bij groen of duurzaam inkopen. Voor 10 productgroepen zijn criteria ontwikkeld, voor nog eens 10 productgroepen zijn criteria in concept gereed. Meer informatie is te vinden op de website van de EU: http://ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm SenterNovem levert hiervoor input vanuit de Nederlandse criteriaontwikkeling. Hoe komen de criteria tot stand? De procedure van criteriaontwikkeling is vastgelegd in dit document. Het proces bestaat uit een zestal fasen. Op de pagina over criteriaontwikkeling vindt u meer informatie over onderhoud en herziening van de criteria en hoe u daarover kunt meedenken. Zijn de criteria getoetst aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen? De Europese aanbestedingsprocedures zijn in Nederland geregeld in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (BASS). Deze twee besluiten zijn de implementatie van twee Europese aanbestedingsrichtlijnen (2004/17/EG en 2004/18/EG). Sluit een criterium niet te veel aanbieders uit, waardoor concurrentie niet meer mogelijk is? Is een criterium voldoende gerelateerd aan hetgeen dat wordt aanbesteed? En is het criterium voldoende meetbaar en controleerbaar? Alle criteria zijn juridisch getoetst door een Beleidsadviesgroep, waarin aanbestedingsjuristen van verschillende departementen vertegenwoordigd zijn. Als de criteria deze toets doorstaan, kunnen ze door een inkoper worden gebruikt in een aanbesteding. Lees verder… Is er een lijst met leveranciers of producten die voldoen aan de criteria? MVO Nederland geeft informatie over leveranciers en/of fabrikanten van duurzame producten en diensten. Bekijk hier de website van MVO Nederland. Op de Marktplaats Duurzaam Inkopen Overheid van MVO Nederland vindt u een overzicht van bedrijven die aangeven dat ze voldoen aan de criteria voor duurzaam inkopen van de overheid: www.marktplaatsduurzaaminkopen.nl.

FDVI/M. Haitsma

2009

Bijlage 2, communicatie vanuit de directie Om Duurzaam inkopen en de verplichtingen van de provincie hierbij goed onder de aandacht te brengen wordt de directie verzocht om organisatie breed over dit besluit en het onderwerp duurzaam inkopen te communiceren. Hieronder is een voorstel voor een bericht op intranet opgenomen dat wordt afgestemd met communicatie. “Duurzaam inkopen en de Provincie, wat betekent dat? Provincie Overijssel heeft zich tot doel gesteld om uiterlijk in 2015 100% duurzaam in te kopen. De eerste stap is dat dit jaar minimaal 50% van de inkopen duurzaam moet zijn. Vertegenwoordigers van alle eenheden hebben samen in de regiegroep Inkoop een adviesnotitie opgesteld waarin de kaders voor het realiseren van deze doelen zijn vastgelegd. Het management van de provincie hecht een groot belang aan duurzaam inkopen en heeft de adviezen overgenomen. Verdere informatie over duurzaam inkopen en ondersteuning hierbij door FDVI kun je vinden op intranet:http://intranet.ovr.prv/regels_en/inkopen_en_2/duurzaam_inkopen

FDVI/M. Haitsma

2009

PR0VINC1ALESTATEN VAN OVERUSSEL Reg.nr. ^ j CM^> J & AUG 2010

Recommend Documents