Potgrond als basis voor een goede organisatie? Het geheim recept van ‘t Kroegske en i see clouds
Even voorstellen: i see clouds I see clouds = jongerencultuur collectief Wat juist? I see clouds ondersteunt creatief talent: shows, expo’s, magazine, advies, compilaties, … I see clouds organiseert: publiek stimuleren I see clouds brengt mensen samen: kruisbestuiving
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Even voorstellen: i see clouds Basisprincipes: Collectief – netwerk Werken enkel met consensus Vanuit jongeren zelf DIY
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Even voorstellen: ‘t Kroegske Bands ondersteunen vanaf 0
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Even voorstellen: ‘t Kroegske Bands ondersteunen vanaf 0, dit doormiddel van: (Repetitielokalen)
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Even voorstellen: ‘t Kroegske Bands ondersteunen vanaf 0, dit doormiddel van: (Repetitielokalen) Kleine concerten In ‘t Kroegske 120 personen
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Even voorstellen: ‘t Kroegske Bands ondersteunen vanaf 0, dit doormiddel van: Repetitielokalen Kleine concerten Akoestische sessies Professioneel materiaal
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Even voorstellen: ‘t Kroegske Bands ondersteunen vanaf 0, dit doormiddel van: Repetitielokalen Kleine concerten Akoestische sessies Festival
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Wat vertellen we vandaag? Projectcirkel Concrete voorbeelden van aanpak Hoe hangt alles samen? Vraag en antwoord
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Projectcirkel
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
1. Een idee ontwikkelen Alles start met een goed idee. Durf hier ook breed te gaan: liever groots beginnen en nadien er wat af doen in plaats van uzelf meteen te beperken.
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
2. De haalbaarheid nagaan Datum zoeken (en afchecken aan de hand van andere events in de buurt) Locatie Financiële raming Praktische organisatie Trekkers en netwerk Knopen doorhakken en zo tot een concreet concept komen 23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
3. Het concrete concept omschrijven Concreet concept is klaar Dit is het vertrekpunt om in grotere groep te gaan werken. Hierna wordt het idee verder uitgewerkt
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
4. Concept verder uitwerken A.
budget vastleggen / begroting opmaken i. ii. iii. iv. v.
23/4/2014
Sponsoring Subsidies Inschatting van inkomsten Onvoorziene omstandigheden …
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Budget Raming Kosten
Opbrengsten
Vaste kosten
Vaste Opbrengsten
Variabele kosten Worst case
23/4/2014
Break even
Best case
Variabele opbrengsten Worst case
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Break even
Best case
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
B.
Logistiek en materiaal Binnen/Buiten Materiële sponsoring Onderlinge concurrentie uitspelen Maak realistische op- en afbraakschema’s
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
C.
Medewerkers Op projectniveau o o o o o o o
23/4/2014
Hoe veel mensen nodig? Hoe werven? Belonen? Hoe beloon je? Informeren! Bedanken! Contact houden. Link tussen organisatie en personen.
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Shiften Plek
20u00 – 21u30
21u30 – 23u00
23u00 – 00u30
00u30 – 02u00
Inkom + shop
- Toon - Mariet - Mathijs - Dirk
- Dirk -
- Joeri - Mariet - Mathijs -
-
Toog (3 max)
Verantwoordelijkheden Verantwoordelijke
Persoon
Bereiken?
Politiecontact
Toon
0479…
Persspreker Contact buurt ‘vlinder’ Contact partners Stagehand bands …
5/6/2014
Basisstramien
Op organisatieniveau o o
o o
23/4/2014
Mensen aanspreken, face to face. Medewerkers laten werken. o Externe motivatie o Interne motivatie is nog belangrijker Eigenaarschap van project. Aandachtig zijn!
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
D.
Verplichtingen Verzekeringen Fuifmelding Afwijking geluidsnorm Sabam Billijke vergoeding Decibelmeter Security
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
E.
Promotie Hangt volledig samen met de aard van het project en je aanpak. Doelgroepen definiëren. Kanalen oplijsten. •
Evenwicht online en offline.
Herkenbaarheid waarborgen (huisstijl). Faseren (buzz creeëren). Plannen en uitvoeren
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Facebook
Website
Posters
Events
Brief + pers
April
Datum bekendmaken
Datum bekendmaken
Mei
Stages bekendmaken
Stages bekendmaken
Juni
Skatecontest partner bekendmaken + Eerste namen droppen
Skate inschrijvingen start + Eerste namen droppen
Posters af voor de zomer
Oplijsten events
Eerste persbericht
Juli
Namen druppelen
Site bijhouden met links naar artiesten
Posters lokaal verspreiden
Promoteams op events
Tweede persbericht met volledige line-up
Augustus
Laatste namen aandacht geven + Sluier lichten over extra’s festival
Site vervolledigen
Tweede plakronde + Derde plakronde
Promoteams op events
Eerste brief partners + persbericht met alle info
September
Aandacht opdrijven
Extra’s droppen
Laatste plakronde (intensief)
Flyers overal!
Reminder brief + afspraken met pers
5/6/2014
Basisstramien
Projectplan Afhankelijk van grootte project, plan opstellen: wie waarvoor verantwoordelijk is. Deadlines Begroting voor verschillende delen. Gezamenlijke data / vergaderingen.
Check zeker Fuifpunts checklist: http://www.fuifpunt.be/pagina/fuifpunt s-checklist 23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Draaiboek Sowieso draaiboek opstellen voor de dag van uitvoering: Concrete taken. Concrete uren. Wie waarvoor verantwoordelijk is. Welk materiaal er nodig is.
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
5. Uitvoering Goede voorbereiding = halve werk. De dag zelf enkel draaiboek volgen: Voorbereiding Moment zelf Opruim
Telkens met de 5 W’s: wie doet wat waar en wanneer met welk materiaal
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
6. Nazorg Rekeningen betalen Afrekenen Materiaal terugdoen Verslagen indienen Bedanken partners en medewerkers Evalueren en kennis opslaan 23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
Vragen? www.iseeclouds.be http://kroegskebree.be
23/4/2014
Eventforum - Potgrond als basis voor een goede organisatie?
