Posilňování organizací ze socio-ekonomického sektoru Manuál pro školitele
Obsah Úvod ........................................................................................................................................................ 2 Modul 2 ................................................................................................................................................... 4 Obsah 2.1............................................................................................................................................. 4 Obsah 2.2............................................................................................................................................. 5 Obsah 2.3............................................................................................................................................. 5 Modul 3 ................................................................................................................................................... 6 Modul 4 ................................................................................................................................................... 6 Modul 5 ................................................................................................................................................... 7 Modul 6 ................................................................................................................................................... 8 Obsah 6.1............................................................................................................................................. 9 Obsah 6.2............................................................................................................................................. 9 Obsah 6.3........................................................................................................................................... 10 Obsah 6.4........................................................................................................................................... 11 Obsah 6.5........................................................................................................................................... 12 Obsah 6.6........................................................................................................................................... 13 Obsah 6.7........................................................................................................................................... 15 Modul 7 ................................................................................................................................................. 17 Modul 8 ................................................................................................................................................. 17 Modul 9 ................................................................................................................................................. 18
1
Úvod Sektor sociální ekonomiky hraje v životech občanů novodobé Evropy stále významnější roli. Tento sektor ale tvoří převážně ze malé organizace, jejichž ředitelé, zaměstnanci a dobrovolníci mnohdy nemají dostatek zkušeností s řízením organizace jako tomu je u jiných společností,. což brání jejich profesnímu růstu. Aby mohlo dojít k posilnění současných pracovních pozic a k vytvoření nových, je nutné se do budoucna zaměřit na rozvoj neziskových organizací. Mezinárodní projekt PROACT se soustředí právě na tento problém. Již od října 2012 pracuje partnerství na rozvoji nástroje, který napomůže k získání nových znalostí a klíčových kompetencí 35 pracovníkům socioekonomického sektoru (zaměstnanci, dobrovolníci a ředitelé) z různých zemí Evropy (Itálie, Francie, Česká republika, Portugalsko a Velká Británie). Díky nástroji budou schopni lépe řídit svou organizaci a upevní svou pozici. Cílem projektu je vytvořit přenosný výukový soubor, který může být použit v celém socioekonomickém sektoru EU. V rámci projektu pracuje partnerství na vytvoření nového a zajímavého výukového programu, který v současnosti prochází pilotním testováním. To se zaměřovalo na Jeho cílem je zjistit efektivitu a velikost reálného dopadu PROACTu na zúčastněné organizace. O účast na pilotním testování byl mezi organizacemi velký zájem, což poukazuje na reálnou potřebu řešení tohoto problému. Během školení pracujeme s různými komunitami, organizacemi, zaměstnanci a dobrovolníky. Školení jsou postavena na reálných situacích, do kterých se dané organizace mohou samy dostat. Tento způsob výuky napomáhá vyšší efektivitě celého školení, protože se účastnici mohou s danou situací plně ztotožnit. K vyhodnocení pilotního testování dojde během července 2014, a poté bude možné ukázat, jak tato metoda v tuzemském prostředí funguje, a zda zaměstnancům socioekonomického sektoru přidává skutečnou hodnotu. Abychom z pilotního testování získali co nejvíce informací a podnětů k následnému zlepšení používaného nástroje, bylo třeba vybírat organizace různých velikostí, zájmů a z různého prostředí. Tím jsme zajistili, že se projekt nezaměřuje pouze na určitou oblast, ale naopak je schopen pomoci jakékoliv neziskové organizaci. Tento manuál byl vytvořen pro školitele pilotního školení a je sestaven z následujících modulů : Modul 1 : Úvod Modul 2 : Všeobecný přehled Modul 3 : Přístup Modul 4 : Seznámení se s hodnotícím formulářem Modul 5 : Stáří organizace jako indikátor Modul 6 : Analytické nástroje Modul 7 : Hodnotící pohovor Modul 8 : Zpracování a prezentování hodnocení Modul 9 : Konečné posouzení kladných zjištění a potíží, které je nutno překonat Jednotlivé moduly obsahují tyto informace: • název modulu • odhadovaná doba trvání • Cíle modulu • Obsah • Vyučující metody, které mohou školiteli napomoci • Powerpoint snímky odpovídající každému z modulů • Potřebné materiály Tento trénink je založen na osobním vyškolení školitelů a slouží jako usnadňující nástroj pro přehlednější sestavení školení. Tato příručka poskytuje příležitosti pro kvalifikované školitele podrobněji se obeznámit s jednotlivými pojmy.
2
Modul 1 : Úvod Module 1
Čas : 45mn
Cíle : - Seznámit se s účastníky. - Představit obsah školení.
Obsah:
Snímek 1
První vzdělávací modul je poměrně krátký a jeho hlavním cílem je zapracovat na „prolomení ledů“ mezi účastníky kurzu a konzultantem. Vzhledem k tomu, že do většiny prováděných cvičení musí být zapojeni všichni účastníci, je důležité vytvořit přátelskou a uvolněnou atmosféru. Zúčastnění se musí cítit natolik dobře, aby mohli bez obav vyjádřit svůj názor.
S
Postup vzdělávání: Fáze 1: Ice breakers
Snímek 2
Poté, co trenér vyzve účastníky kurzu, aby se usadili, představí se a zahájí první cvičení, které pomůže účastníkům se navzájem lépe poznat. Jednou z možností je nechat zúčastněné, aby se sami jeden po druhém představili a naznačili, co od školení očekávají. Alternativou pak může být hra, kdy jsou účastníci rozděleni do dvojic a mají 5 minut na to, aby se vzájemně poznali. Po uplynutí stanovené doby pak vždy jeden z dvojice představuje toho druhého. Díky této fázi je konzultant schopen určit rozdíly a podobnosti nejen v osobnostních profilech jednotlivých účastníků, ale i v jejich očekáváních. Ty lze pak v podobě plakátů či post-itů umístit na stěny učebny. Fáze 2: Představení kurzu samotného Abyste usnadnili účastníkům adaptaci v různých etapách vzdělávacího programu, je vhodné rozdat jim tréninkový plán a zeptat se, zda k němu mají nějaké dotazy. Trenér mimo jiné rozdá: - Hodnotící dotazník, - teoretické podklady (příručka), - tréninkový plán Doporučujeme nerozdávat v této etapě výcviku powerpointovou prezentaci. Účastníci se tak budou plně soustředit na předávané zkušenosti a nebudou rozptylování dokumentem.
3
Potřebné materiály : tréninkový plán, PPT s obsahem tréninku, hodnotící formulář, teoretická příručka
Modul 2 : Všeobecný přehled Module 2
Doba trvání : 3h Obsah : 2.1, 2.2, 2.3, 2.4
Cíle : - Ukázat jak hodnotící formulář zapadá do jednotlivých etap vzdělávacího programu.
Contenu 2.1
- Zdůraznit tři hlavní kritéria nutná pro práci s hodnotícím formulářem.
Snímek 3
Obsah 2.1: Prezentace začíná zaměřením se na klíčové body, které musí mít účastníci neustále na paměti. Jedná se o tyto : množství volného času, závazek organizace k procesu a trojúhelníková analýza dat (slide 2).
Výuková metoda:
Snímek 4
Chcete-li pomoci jim zapojit se do této diskuse, trenér může ptát: "Co si myslíte, že jsou klíčové otázky, které účastníci potřebují mít na paměti v průběhu procesu hodnocení?" Odpovědi jsou trefou a postupně sestaveny do tří hlavních témat: časové, závazek organizace, a potřeba trojúhelníkovou analýzu shromážděných údajů. Poté, co byly identifikovány tyto tři klíčové otázky, trenér a účastníci budou muset trávit čas diskutovat o nich s cílem posoudit je uvedeno jejich povědomí o důležitosti jejich udržování v paměti po celou dobu procesu.
Snímek 5
4
Klíčové body k zapamatování:
Čas Závazek Trojúhelníková analýza
Potřebné materiály : PPT snímek 2, flipchart
Contenu 2.2
Modul 2 : Všeobecný přehled Contenu 2.3
Obsah 2.2:
Snímek 6
Poté, co účastníci pochopili klíčové body obsažené v hodnotícím formuláři, by měl být trenérem předložen podpůrný program v jeho finální a detailní podobě. Program je možné přizpůsobit potřebám účastníků.
Postup výuky: Jeden ze zúčastněných prezentuje všeobecné procedury a rozdílná kritéria, která jsou součástí podpůrného programu. Další účastník pak zapisuje vznesené poznámky do předem připravené tabulky. Díky tomu mohou účastníci sdílet zkušenosti s metodologií podpůrného programu a jeho přístupy. Mají tak možnost srovnat vysvětlení založená na důkazech a poskytuje jejich vizuální mapu, která podporuje sebereflexi.
Snímek 7
Obsah 2.3 Jak jsme již viděli, jedním z klíčových bodů při využívání hodnotícího rámce v organizaci, je samotný závazek organizace k probíhajícímu procesu. Díky tomu, že zástupci organizace vyplní hodnotící dotazník ještě před započetím on-site konzultací, získá tak konzultant cenný zdroj informací poukazující na úroveň zapojení a porozumění organizace do projektu.
Výuková metoda: Studentům jsou představeny tři příčiny, které mohou způsobit, že hodnotící formulář není zcela vyplněn:
Snímek 8
A1: Nedostatek času A2: Nerozumí položeným otázkám nebo neví, jak na ně odpovědět A3: Nedostatek motivace = hlavní překážka při řízení změn Při sledování, jak k těmto předpokladům přistupují zástupci posuzovaných organizací, může konzultantovi poskytnout cenný náhled do kapacit organizace ještě před tím, než celý proces začal. Zjištěné poznatky je nutno brát vážně, protože celý budoucí proces změn stojí právě na skutečných kapacitách organizace.
5 Klíčové body k zapamatování A1: Nedostatek času A2: Nedostatečné pochopení A3: Nedostatek motivace
Materiály: Slidy 6/7/8
Module 3 Module 3 : Přístup
Čas : 3h
Cíl : Zvýšit povědomí účastníků o důležitosti naslouchání a postojů a přístupů vedoucích k úspěšnému společnému vyhodnocení.
Obsah
Snímek 11
Kromě technických znalostí potřebných pro odkazování dat, je dalším z klíčů vedoucích k úspěšnému hodnocení přístup ze strany posuzovatele. Aby mohla být každá situace nebo kontext efektivně analyzována, musí být v první fázi organizace ochotna poskytnout přesné informace, které se týkají účastníků samotných (vysoký stupeň osobní investice, pocit z dobře odvedené práce, apod.). Způsob, jakým jsou činnosti organizace popsány v průběhu hodnotícího procesu má tedy zásadní význam. Toto sezení se ani tak nesnaží pouštět do psychologických rozborů, jako se pokouší nastínit hlavní témata, které by si účastníci programu měli pamatovat.
Snímek 12 Výuková metoda: První etapa: Konzultant uvede tři nejčastější příklady toho, jak jedinci reagují na konfrontaci s problémem. Cílem této etapy je dokázat, že důkladného ohodnocení a následného řízení změn lze dosáhnout jen tehdy, pokud ti, kteří jsou do procesu zapojeni, jsou ochotni chod věcí změnit. Pokud tomu tak není, bude nutné jít v procesu hodnocení proti proudu a v procesu měnit postoje vedoucích projektu (slide 5).
Snímek 13 Druhá etapa: Konzultant řeší spolu se skupinou, které je nutné mít na paměti, protože usnadňují proces změny. V tomto případě je lepší zaměřit se na nalezení řešení, než identifikaci problémů. Tento přístup vede zástupce hodnocené organizace k strukturovanému a pozitivnímu pohledu na budoucí řízení své organizace. (Snímky 6 a 7)
Třetí etapa: V této části dochází k vytvoření rámce sloužícího k analýze různých postojů, které hodnotitelé mohou zaujmout. V průběhu zkušebního hodnotícího pohovoru konzultant pozoruje a zaznamenává, jak si účastník školení vede v jeho průběhu. Positive and/or less favourable observations are noted down and discussed in the feedback session during the training evaluation phase (slide 8).
Materiál : Nástěnka, snímky 5 – 8
6
4 ModulModule 4 : Seznámení se s hodnotícím formulářem
Doba trvání : 3h
Cíle: -
Pomoci účastníkům pochopit hlavní sekce hodnotícího formuláře Ukázat účastníkům, jak správně vyplnit jednotlivé sekce formuláře
Obsah:
Snímek 14
Poté, co se zapracovalo na přístupu účastníků a zdůraznili se klíčové problémy, další fází je zaměření se na samotný hodnotící formulář. Je lepší nechat se účastníky zamyslet nad jednotlivými složkami organizace (HR, řízení, projekty, správa, atd.), než zkoumat přímo soubor samotný.
Výuková metoda: První etapa: Zaměření se na hlavní sekce
Snímek 15
Účastníci jsou vyzváni, aby si připravili hodnotící formuláře, ale ty nejsou hned konzultovány. Konzultant pak prochází spolu s účastníky jednotlivé sekce a snaží se zapojit do debaty všechny zúčastněné o problémech, kterými se daná část zabývá. Konzultant může podávat otázky tohoto typu: ’Jaké informace podle Vás hledáme do části Aktivity Organizace? Na co byste se zeptal, abyste takovéto informace získal ?’ Zpočátku diskutují zúčastnění bez ohledu na hodnotící formulář. Klíčová slova zvýrazní konzultant ve formě tabulky.
Snímek 16
Druhá etapa: Poznávání hodnotícího dotazníku Konzultant pročítá každou sekci formuláře spolu s účastníky, aby viděl, že opravdu celá skupina plně pochopila jeho obsah. Konzultant rovněž vytvoří přehled rozdílu v tom, co si účastnici pod některými pojmy představovali a jak jsou ve skutečnosti ve formuláři zadány. Díky tomu se obsah ještě vice osvětlí jednotlivým stranám.
Snímek 17
Princip výuky: Cílem je naučit každého účastníka programu, jak správně vyplnit hodnotící formulář. To pak usnadňuje křížovou kontrolu dat, která je nezbytná ke konečné analýze.
Materiály : hodnotící dotazník, snímek 9, nástěnka
7
ModulModule 5 : Stáří5 organizace jako indikátor
Čas : 45min
Cíle : -
Zvýšit povědomí účastníků o tom, nakolik stáří organizace ovlivňuje její strukturu Diskutovat o koncepčních pojmech, které se týkají životního cyklu organizace s cílem usnadnit budoucí analýzy (srovnání teoretického modelu s pozorovanou realitou)
Obsah:
Snímek 18
Jedna z prvních věcí, na kterou se při analýze organizace pohlíží, je její stáří. Každé fázi životního cyklu organizace odpovídá určitá úroveň kapacity organizace a provozní režimy. Schéma a vysvětlení pro jednotlivé fáze slouží spíše jako prostředek k podpoření sebereflexe účastníků a následné diskuzi o všeobecných pravdách, co se týká řízení organizací. Graf představuje jednoduchou křivku, která pomáhá při identifikaci fáze, ve které se organizace v tuto chvíli nachází a hlavních problémů, kterým může čelit. Diky tomuto jsou účastníci programu schopni vytvořit jakýsi hypotetický rámec, přes který pak analyzují organizaci. V průběhu hodnocení pak může účastník srovnat tento rámec s pozorovanou realitou. Pozorovaný rozdíl pak poukazuje na výrazné charakterové vlastnosti organizace
Snímek 19
Výuková metoda: Konzultant představí účastníkům hlavní stádia životního cyklu organizace s odkazem na slide 6 (věk organizace jako indikátor). Podpůrné materiály předané účastníkům obsahují tabulku s detailním popisem jednotlivých stádií. Konzultant prochází spolu s účastníky příklady organizací rozdílného stáří a zařazuje je to příslušných fází (pokud mají účastníci zájem, lze toto provést přímo na jejich organizacích) Cílem tohoto cvičení je ukázat účastníkům, že diagram se dá použít jako vychozí bod k zamyšlení k sebereflexi, ale musí být upraven na reálnou životní situaci.
8
Potřebné materiály : dokumenty s teoretickým pozadím (handbook strany 5-10), PPT snímek 10 zkušenosti účastníků s vlastní organizací
Module 6 Module 6 : Analytické nástroje Contenu 6.1
Čas : 14h Obsah : 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.8
Cíle : -
Prozkoumat koncepty a metody sloužící k analýze informací získaných v průběhu hodnotící fáze Získat praxi v analýze získaných dat Naučit se jak vytvořit jednoduchou a přesnou analýzu
Následující snímky popisují potencionální rámec pro analýzu informací získaných z hodnotícího procesu. Celé sezení je založeno na principu výměny názorů mezi konzultantem a účastníkem, kde se oba odkazují na získáná data.
Snímek 20
Obsah 6.1:
Konzultant začne sezení představením diagramu jako celku se všemi jeho součástmi. To pomůže účastníkům získat teoreticky základ pro další diskuzi (viz dále). Metody výuky: Konzultant představí diagram reprezuntující organizaci, který je rozdělen do 7 částí : hodnoty, význam, význam cílů, zapojení se, provozní nastavení, monitorování zhodnocení a řízení Konzultant by měl trvat na tom, aby se účastníci snažili získat, co nejvíce informací o svých organizacích v těchto oblastech. Získaná sada dat pak na konci hodnotícího procesu slouží k pochopení specifických problémů, kterým organizace čelí a a zároveň usnadňuje vybudování strategie pro řízení změn.
Klíčová slova k zapamatování: -
Hodnota Význam Význam cílů Zapojení se Provozní nastavení Monitorování & Hodnocení Řízení
9
Potřebné materiály : Nástěnka na diagram, ppt snímek 11, hodnotící formulář s otázkami
ModulContenu 6 : Analytické nástroje 6.2
Obsah 6.2 :
Snímek 21
Obsah 6.2: Výsledky modulu: - Rozčlenění analýzy hodnotitele do 4 klíčových oblastí pomocí jednoduché tabulky: 1) Účel (hodnoty organizace, význam, atd.) 2) Důležitost cílů 3) Akce (výsledky a aktivity) 4)Monitorování a hodnocení (kvalitativní přístup) - Identifikace formou kvantitativního měření (tedy úroveň kompetenčnosti organizace a její schopnosti formulovat a přemýšlet nad otázkami a implementací každé fáze procesu). Výuková metoda: Klíčová slova k zapamatování: Účastníci započnou sezení diskuzí o rozdílech mezi čtyřmi hlavními oblastmi, přičemž cílem této diskuze je : - Odhadnout nakolik účastnici rozumí významu těchto oblastí, jak je organizace strukturována a jak je toto všechno propojeno; - Identifikovat okruh nejužitečnějších otázek, které budou položeny v průběhu hodnocení; V průběhu diskuze s účastníky o hloubce jejich chápání samotného procesu, je vhodné znovu všem připomenout strukturu projektu z důvodu názvosloví a ke zdůraznění propojení mezi pojmy (účel, cíle, výsledky, aktivity, monitorování, atd.)
-
Účel Cíl Akce Monitoring & Hodnocení
Jednou z možností, jak toto udělat, je požádat účastníky, aby seřadili jednotlivé pojmy podle jejich důležitosti. Po seřazení pojmů, požádá konzultant každého z účastníků, aby z hodnotících dotazníků vybral konkrétní otázky, které s těmito pojmy souvisí. V případě, že se školení účastní velké množství lidí, lze je rozdělit do několika menších skupin, ve kterých se budou soustředit na jednu až dvě oblasti. Díky společné diskuzi získáme jistotu, že opravdu každý rozumí představeným pojmům a zařazení jednotlivých otázek. Od kvalitativní analýzy k určení kvantitativních řešení Pravý sloupec popisuje úroveň organizace v jednotlivých fázích procesu měřeno na stupnici od 1 (velmi nízká) až 5 (velmi vysoký). Tento nástroj pak organizace může využít k sebehodnocení. V tomto případě osoba, která hodnocení provádí, může požádat organizaci o to, aby sama ohodnotila úroveň svých dovedností. To poskytuje přesnější představu o tom, jak se organizace sama sebe vidí.
Potřebné materiály : Tabule, nástěnka, PPT snímek 12, hodnotící formulář
Výuková metoda: Nejlepší způsob, jak vysvětli fungování nástroje polohování, je požádat účastníky, aby ohodnotili nějakou známou organizaci právě na základě čtyř hlavních oblastí. Když osoba postupně dokončuje hodnocení své organizace, může se konzultant doptávat na detaily, aby lépe pochopil umístění organizace v diagramu. Tímto způsobem nám kvantitativní nástroj může pomoci odhalit kvalitativní informace.
10
Modul Contenu 6 : Analytické 6.3 nástroje
Výstupy modulů:
Snímek 22
- Změření kvality pomocí analýzy propojení jednotlivých složek projektu (snímky 13, 14 a 15). - Asimilovat klíčové oblasti informací v rámci posuzování Obsah 6.3 Poté, co jsou prozkoumány jednotlivé složky organizace pomocí otázek z hodnotícího formuláře, konzultant se snaží odhadnout, jak dobře si organizace vede. Výuková metoda: Schopnost analyzovat vazby mezi různými složkami projektu vyžaduje specifickou slovní zásobu a znalost pojmů z managementu jakosti. Pokud chcete jít touto cestou, je nutné účastníkům tyto pojmy jasně vysvětlit. Postup: Před představením tabulky obsahující kritéria pro kontrolu kvality (snímek 13), může konzultant zorganizovat rychlý brainstorming, kde se ptá účastníků, co ví o kritériích využívaných v klasickém hodnocení projektu. Kromě použití správného názvosloví, vyžaduje konzultant po účastnících i vysvětlení významu daných pojmů a k čemu se při provádění srovnávací analýzy váží.
Snímek 23
Po ukončení brainstormingu představte skupině tabulku ze snímku 13. V průběhu prezentace je důležité se vždy ujistit, že účastníci rozumí tomu, co každý pojem znamená.
Snímek 24
K usnadnění pochopení kritérii kvality slouží diagram na snímku 14, který je rovněž představen a vysvětlen konzultantem.
K doplnění této části může konzultant připravit analytickou mřížku, do které se zapisují již prozkoumána kritéria. Opět platí, že tabulka je navržena tak, aby odrážela dvě odlišná analytická témata. První je kvalitativní a vyžaduje, aby posuzovatel řadil kritéria podle kategorií. Z hlediska kvantitativní části, hodnotitel může do toho procesu zapojit i zaměstnance organizace. Zde je organizace požádána, aby se sama ohodnotila na škále od jedné (nejnižší) do pěti (nejvyšší), v případě potřeby jsou příslušné koncepty dovysvětleny konzultantem. Členové organizace jsou tak vedeni k diskuzi o současném stavu věcí. Během pohovoru on-site konzultací trvá tento proces déle, ale usnadňuje analýzu dat pro zpracování zprávy o projektu.
11
Potřebné materiály : nástěnka na zakreslení diagramu, snímky 13 - 15 PPT :
Contenu 6.4
Modul 6 : Analytické nástroje
Obsah 6.4 :
Snímek 25
Výstupy modulu: - Přiblížit lidské zdroje v neziskových organizacích (zaměstnanci, dobrovolníci) - Naučit se, jak analyzovat HR v organizaci. Obsah 6.4: Po analýze propojení jednotlivých vrstev společnosti, je nutné zaměřit se na samotnou podstatu každé organizace, lidské zdroje. Tato část prezentace je zaměřena na analýzu lidských zdrojů v organizaci, ať se jedná o společnost zaměřenou společensky nebo ekonomicky. Tato pasáž je založena na francouzském modelu, který propojuje odborný a dobrovolný personál. Francouzský model je postaven na tomto složení: představenstvo je složeno z dobrovolníků, kteří mají na starost politickou stránku věci; placení zaměstnanci se pak starají o běžný provoz a přivádí v život požadavky vedení. Zde je důležité, aby měl konzultant silné předchozí zkušenosti s právními a správními řízení týkajících se HR oddělení v neziskových organizacích. První popsaný nástroj v této kapitole může být použit pro jakýkoliv typ organizace. Výuková metoda: Stejně jako v předchozích částech, i zde je hlavní myšlenka procesu určit ty druhy otázek, které budou pokládány v hodnotícím procesu, abychom získali klíčové informace k analýze. Účastníci jsou tedy požádáni, aby v hodnotícím dotazníku vyznačili otázky související s lidskými zdroji. Ty pak mohou rozdělit do třech dalších okruhů: administrativa, odborné přípravy a vnitřní organizace. Otázky týkající se dobrovolných zaměstnanců jsou rozděleny do dvou oblastí: náborové politiky a rolí, které dobrovolníci v organizaci zastávají. Stejně jako tomu bylo u předchozích nástrojů, i v tomto případě můžeme použít sebehodnotící měřítko, abychom rozmluvili zástupce organizací. Zde je to navíc extrémně důležité, protože účastníci musí být schopni správně posoudit pracovní podmínky,
úroveň kontroly vedení nad činností organizace a kvalitu komunikace mezi pracovníky v rámci organizace. (Poznámka: Tato tabulka by měla být přizpůsobena požadavkům každé země (legislativa, administrativa, kulturní status práce).
12
Potřebné materiály : zápisník k zapsání otázek k hodnotícímu dotazníku, snímek 16, hodnotící formulář
Modul 6Contenu : Analytické 6.5 nástroje
Obsah 6.5:
Snímek 26
Výstupy modulu: - Získání hlubšího povědomí o řízení ve smyslu konceptu dynamické analýzy interakcí mezi lidskými zdroji a projektem - Zjištění kam a jak zařadit analýzu vzhledem ke čtyřem existujícím typům řízení organizace Obsah 6.5: Efektivní řízení organizace je jedním z nejčastěji se vyskytujících problémů v oblasti sociální ekonomiky. Ta, ačkoli zprostředkovává širokou škálu lidských, demokratických i společenských hodnot, je v rámci svého specifického zařazení v ekonomické, sociální a politické sféře vedena rozdílnými způsoby řízení. Tato část školení poskytuje jednoduchou tabulku napomáhající pochopení různých typů řízení organizace. Cílem je předat hodnotiteli jasný teoretický rámec, který pak využívá při analýzách, mezi nimi i komparativní analýzu teorie s reálnou situací.
Výuková metoda: Etapa 1 (Snímek 13): Představte účastníkům definici řízení organizace a indikátory vedoucí k určení typu řízení, který v dané organizaci převažuje. K analýze daného systému využijte všechny relevantní dostupné údaje, např. četnost schůzek ředitelů a s řediteli či jakým způsobem jsou obsazovány manažerské pozice. I v tomto případě můžete požádat účastníky, aby v hodnotícím formuláři sami vybrali otázky zaměřené na řízení organizace. Etapa 2 (Snímky 14 a 15) : K usnadnění práce s analýzou by měli účastníci kurzu pochopit rozdíly mezi 4 typy řízení organizace: opěrné, militantní, externí a odborné. Konzultant představí charakteristiky a systémy typické pro jednotlivé typy řízení.
Potřebné materiály : Blok k zapisování odpovědí, hodnotící formulář, snímky 17 20
Etapa 3 (Snímek 16) : Vzhledem k rozdílům řízení v jednotlivých oborech, nejvhodnějším nástrojem kvantitativní analýzy poskytující rychlý a přehledný souhrn daného konceptu je tzv. tabulka cílů. Ta umožňuje určit typ řízení na základě úrovně zapojení zainteresovaných stran (interní/externí, jak je znázorněno na svislé ose) v konfrontaci s formální povahou systému (nízká nebo vysoká). K lepšímu pochopení konceptu jsou účastníci požádáni, aby se pokusili umístit svou vlastní organizaci (nebo takovou, kterou znají) do cílové desky a své rozhodnutí pak i vysvětlit.
13
Modul 6 : Analytické Contenu 6.6nástroje
Obsah 6.6: Výstupy modulu: - Analýza zúčastněných stran zapojených v organizaci, aby bylo zjištěno jejich umístění v rámci partnerských sítí a institucionálního prostředí.
Snímek 27
- Identifikovat zdroje napětí a případná utvořená spojenectví
Výuková metoda:
Snímek 28
Poté, co je provedena analýza vnitřní situace organizace, hodnotitel zařazuje organizace vzhledem k vnějšímu prostředí. V rámci této fáze analýzy jsou posuzovány zúčastěné strany dané organizace. Zde se využívá nástroj, který data spíše spojuje, než sbírá. V první etapě by měl hodnotitel pomoci účastníkům určit, které otázky jsou v hodnotícím rámci zaměřeny právě na zúčastněné strany. Během diskuze mohou účastníci využít nabídnout tabulku jako výchozí bod, který jim umožní prozkoumat podrobněji konkrétní oblasti zahrnující vztahy organizace s jejími partnery.
Snímek 29
Hlavním cílem této etapy je určit sílu vztahů organizace s různými zúčastněnými stranami zapojenými do jejích činností a/nebo oblasti dopadu. Cvičení umožní účastníkům ujasnit si, co zúčastněné strany považují za své hlavní cíle, výhody/nevýhody, umístění i ve srovnání s jinými zúčastněnými stranami a jejich budoucí plánované strategie vůči dané organizace. Analýza pak bude využita pří přípravě plánu podpory k podložení strategické akce, která se předkládá v souvislosti s konkrétními partnery.
Snímek 30
Protože je tato analýza partnerských sítí organizace je relativně podrobná , usnadňuje identifikaci záložních zdrojů potřebných při vytváření plánu podpory organizace.
14 Klíčová slova k zapamatování:: Řízení: Odborné, militantní, opěrné a externí Úroveň formality: Vysoká, nízká Zapojení zúčastněných stran: Interní, externí.
Potřebné materiály : Hodnotící formulář, snímek 21, nástěnka
Module 6 : Analytické nástroje Contenu 6.7
Obsah 6.7 :
Snímek 31
Výstupy modulu: -Naučit se pracovat s účty organizace (rozvaha, výkaz zisků a ztrát) -Naučit se jak identifikovat klíčové ekonomické ukazatele Aktivitu hodnotitel začíná s rychlým vysvětlením, proč je v rámci stanovování současné situace organizace důležité analyzovat její finanční data. V případě, že organizace vykazuje výborné finanční zdraví, tedy má dostatečné rezervy a generuje roční zisk, je jednodušší vést ji ke změně, než organizaci, která má minimální nebo žádné finanční rezervy. V závislosti na výši požadované podrobnosti finanční analýzy, se ta může nezkušeným účastníkům zdát složitá. Hodnotitel musí v tomto případě uklidnit účastníky a ujistit je, že hlavním cílem této etapy je představit jim jednoduché nástroje, díky kterým budou schopni posoudit finanční zdraví jejich organizace. Výuková metoda Etapa 1: Vysvětlení termínů K otevření tématu je vhodná diskuze u kulatého stolu, kdy se hodnotitel ptá účastníků, proč si myslí, že je důležité hodnotit finanční sílu organizace a jaké ukazatele považuji vhodné k hodnocení. Odpovědi jsou zaznamenávány na tabuli. Toto cvičení podporuje komunikaci a hodnotitel díky němu dokáže určit, nakolik jsou kteří účastníci zběhlí ve finančním řízení.
Etapa 2: Představení finančních výkazů a nástrojů V této etapě představí hodnotitel dva nejčastěji používané nástroje ve finančním řízení: výkaz zisků a ztrát a rozvahu (snímky 18,19 a 20). V průběhu vysvětlování je důležité zdůraznit rozdílné části těchto nástrojů. Účastníci jsou poté vyzváni k diskuzi.
Potřebné materiály : hodnotící formulář
15
Module 6 : les outils d’analyse
Contenu 6.8 (suite):
Snímek 22
Etapa 3: Prezentace dat pro analýzu Po představení klíčových nástrojů finančního řízení vyzve hodnotitel účastníky, aby z hodnotícího rámce vybrali ty části, které obsahují informace o dané problematice. V průběhu analýzy jsou zodpovězeny tyto otázky: - Jaké nástroje organizace využívá? Předpovídání, plánování cash-flow, rozvaha, výkaz zisků a ztrát, atd. Nepoužívání těchto nástrojů poukazuje na nedostatek zkušených řídících pracovníků organizace nebo je jejich činnost natolik jednoduchá, že podobných nástrojů není třeba. Je důležité si uvědomit, že zavádění finančních nástrojů řízení nezaručí finanční zdraví organizace. - Jaká data by měla být hodnocena a použita při výpočtu finančního zdraví organizace? - Vlastní kapitál: Signalizuje úroveň finančního zdraví dané organizace. Pokud má společnost málo nebo žádný vlastní kapitál, značí to, že je organizace ve vážných potížích. Je zapotřebí okamžitě přijmout příslušná opatření, protože již není schopná nadále splácet své závazky. - Provozní zisk: Doporučuje se archivovat záznamy o jeho výši několik let zpět. Organizace je finančně zdravá v případě, že se provozní zisk pohybuje v dlouhém časovém období v kladných číslech, generuje tedy příjem. Pokud ale dochází k finančním ztrátám, musí organizace pokrývat své výdaje z vlastního kapitálu, což může vést k neschopnosti platit své provozní náklady. - Pracovní kapitál: V případě, že se pracovní kapitál vykazuje dlouhodobě kladné hodnoty odpovídající provoznímu zisku, můžeme organizaci označit za finančně zdravou. V opačném případě musí společnost zapracovat na svém obchodním modelu. - Požadavky pracovního kapitálu (WCR): Pokud jsou požadavky pracovního kapitálu nižší, než pracovní kapitál, můžeme říct, že organizace zvládá vypořádat s časovými rozdíly cash flow na provozní úrovni. Pokud je WCR záporné, organizace má dostatek finančních rezerv. - Cash flow: Reprezentuje rozdíl mezi pracovním kapitálem a jeho požadavky. Pokud vykazuje záporné hodnoty, organizaci chybí možnosti, jak změny provést. K názorné ilustraci těchto nástrojů může pomoci využití finančních bilancí z různých organizací. Trenér může představit svůj vlastní příklad nebo požádá účastníky, aby na školení přinesli finanční zprávy z jejich vlastních organizací.
Snímek 23
Snímek 24
Snímek 25
16
Potřebné materiály : Hodnotící formulář, snímky 2226, nástěnka, místní případová studie
Modul 7 : Diagnóza Module 7
Čas : 6h
Cíle : -
- Provést hodnocení organizace na základě reálných skutečností Získat nadhled k přístupu
Obsah : Výukové metody: První fáze: Příprava na hodnotící pohovor (3h) Na začátku sezení si účastníci vyzkouší průběh a vedení hodnotícího pohovoru. Aby byla aktivita, co nejvíce využita, je vhodné pracovat v hodnotitelských skupinách o dvou až třech lidech. Trenér účastníkům představí: -
-
Hodnotící formulář, který byl již dříve vyplněn zástupci jednotlivých účastnících se organizací spolu s doplňujícími, převážně finančními, dokumenty nebo Dokumenty, které poskytují poměrně jasnou představu o současném stavu organizace
Účastníci jsou rozděleni do skupin, ve kterých seseznámí s ukázkovou organizací a spolupracují spolu na přípravě hodnotícího pohovoru (rozdělují si práci na jednotlivých modulech, rozhodují se, kolik času se bude jednotlivým modulům věnovat, jak získat potřebná data apod.). Trenér se během této fáze pohybuje mezi skupinami a ověřuje, zda jsou všichni schopni vytvořit zřetelnou strategii.
Fáze druhá: Vedení hodnotícího rozhovoru (3h) Pokud je to možné, měli by účastníci školení provádět hodnotící rozhovor v prostorách ukázkové organizace. Díky návštěvě jsou schopni vcítit se do atmosféry organizace, sledovat stav pracovních podmínek a její infrastruktury, a tak pak lépe vložit získaná data do kontextu. Trenér působí v této fázi jako aktivní pozorovatel a zapisuje si všechny podstatné získané informace, stejně jako pozoruje přístup jednotlivých účastníků k hodnotícímu procesu.
17
Účastníci by měli hodnotící pohovor zvládnout sami, bez pomoci trenéra.
Potřebné materiály : Prezentace organizace: V ideálním případě je organizace požádána o vyplnění hodnotícího formuláře ještě před započetím školení a jeho zpětné zaslání týden před hodnotícím pohovorem. Pokud to není možné, je požadován dokument popisující historii organizace, její finanční zázemí a aktivity.
Modul 8 : Zpracování a prezentování Module 8 hodnocení
Čas : 8h
Cíle: -
- Vytvoření návrhu hodnotící zprávy a příprava akčního plánu k posílení potřebných oblastí Prezentovat vytvořené hodnocení organizaci a/nebo trenérovi
Příklad :
Obsah : Výuková metoda: Fáze jedna : Vytvoření návrhu hodnotící zprávy a akčního plánu (5h) Jednotlivé skupiny zpracovávají návrhy pro organizace, které navštívili. Lektor se pohybuje mezi skupinami a pozoruje, zda mají s prací nějaký problém či se potřebují zaměřit na určitě části hlouběji. Cílem je vést účastníky k vytvoření analýzy situace a zkompilování získaných dat. Účastníci by měli návrh zadávat rovnou do počítače a musí mít na paměti, že výsledek budou prezentovat ústně. Proto je důležité dbát nejen na obsahovou stránku, ale i na vizuální. Během tohoto cvičení pomáhá trenér zapojit účastníkům do práce dříve představené nástroje. Tato aktivita pomůže identifikovat případné obtíže, se kterými se účastníci v rámci dané problematiky mohou setkat. Přesto je ale důležité nechat týmy pracovat, pokud možno, samostatně, cvičení se tak pro ně stane užitečnou zkušeností. V případě, že toto není možné, je důležité, aby trenér pomohl účastníkům vymyslet vhodnou strategii vzájemné spolupráce. Nejjednodušším a zároveň nejefektivnějším způsobem je přidělit každé osobě jednu specifickou část hodnoticího dotazníku dané organizace. Druhá fáze: Ústní prezentace a návrh akčního plánu (3h) Účastníci jsou požádání, aby představili své hodnocení manažerům daných organizací, trenér do tohoto procesu nevstupuje. Prostory pro prezentaci jsou vybrány předem, může se jednat například o konferenční místnost v dané organizaci. Trenér pozoruje prezentaci a analyzuje práci účastníků. Zvláštní pozornost je nutno věnovat způsobu, jakým jsou dané informace prezentovány. Vše musí být naprosto srozumitelné. Po ukončení prezentace předá účastník vytvořené hodnocení a prezentaci zástupcům hodnocené organizace.
18
Potřebné materiály : hodnotící formulář a analytické nástroje, počítač a video projektor
Modul 9 : Konečné posouzení kladných zjištění,Module které je9nutno překonat
Čas : 3h
Cíle : -
- Přezkoumat jednotlivé fáze hodnotícího procesu Diskutovat o obsahu a průběhu školení a identifikovat případné oblasti k úpravě Vypracovat akční plán s ohledem na výsledky zhodnocení
Obsah : Výuková metoda: První fáze : Otevřená diskuze o školení Spolu s ukončením série školení je vhodné zhodnotit celý proces spolu s jeho účastníky, zjistit jejich pohled na průběh tréninku a nakolik porozuměli představeným nástrojům a metodám. Je důležité nechat každého účastníka se ke školení vyjádřit. Abychom pomohli účastníkům k rozproudění diskuze, je vhodné na začátku položit dvě až tři otázky, např.: Co jste naučili během školení? Která část školení byla pro vás nejsnazší? Co se Vám naopak zdálo složité? Trenér zapisuje získané odpovědi do předem připravených formulářů. Druhá fáze: Zpětná vazba na těžko pochopitelné oblasti (pokud je to nutné) V případě, že účastníci upozorňují trenéra na určité nejasnosti, trenér s nimi rychle projde příslušné snímky a nejasnosti vysvětlí na praktických ukázkách. V této fázi je důležité projít si s účastníky celý proces hodnocení organizace. Trenér zhodnotí přístup účastníků k procesu hodnocení v samotných organizacích, ale i při dalších analýzách získaných dat a ústní prezentaci výsledků v dané organizaci. Zpětná vazba je založena na poznámkách, které si trenér dělal v průběhu procesu a vycházet z nástrojů vytvořených v průběhu souběžného školení (Modul 3).
Plán aktivit budoucích hodnocení: 1. Identifikace organizace 2. Získání kontaktních údajů 3. Určení data pro hodnotící pohovor 4. Datum, kdy bude hodnotící formulář odeslán 5. Datum, kdy bude hodnotící formulář zaslán zpět (týden po jeho přijetí) 6. Čas potřebný k draftu hodnotící zprávy 7. Datum, kdy bude výsledná zpráva prezentována v organizaci
Snímek 67
Třetí fáze: Spolupráce s účastníky školení na přípravě dalších budoucích hodnocení Posledním krokem celého školení je sezení trenéra s účastníky a diskuze nad možnostmi, jak a kde provádět další hodnocení. Časový plán budoucích hodnocení a stanovení cílů může účastníkům pomoci s plánováním dalších aktivit (více tabulka Plán aktivit). Pokud chcete pomoci implementaci procesu, trenér požádá každého účastníka, aby vytvořil Časový plán pro organizaci, kterou by v budoucnu chtěli hodnotit. V průběhu tohoto sezení se trenér musí ujistit, že účastníky nechávají posuzovaného organizaci dostatek času k pochopení nástrojů a vyplnění hodnoticího dotazníku. Až všichni účastníci dokončí Plán aktivit, trenér uzavře setkání gratulací k úspěšné osobní investici a povzbuzuje je, aby získané znalosti používali i nadále v praxi.
19
Potřebné materiály : prezentace, nástěnka, prezentace částí důležitých pro plán budoucích hodnocení.
Tento projekt byl realizován za finanční podpory Evropské unie. Za obsah publikací (sdělení ) odpovídá výlučně autor. Publikace (sdělení) nereprezentují názory Evropské komise a Evropská komise neodpovídá za použití informací, jež jsou jejich obsahem.
Partneři projektu:
20
17, cours des Aubiers 33300 Bordeaux – France – Tél. 05 56 50 08 67 – E-mail :
[email protected] – Web : http://www.ifaid.org Association loi 1901 n° préfecture 15637 – n° Siret 338 849 763 000 28
