POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
POLIMAS-PK-PPP-03
PENGURUSAN PENDAFTARAN PELAJAR DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
Pegawai Hal Ehwal Pelajar JAWATAN
(Pengambilan Dan Data)
Wakil Pengurusan
DH44 TARIKH
26 MEI 2014
SALINAN TERKAWAL NO:
28 MEI 2014
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
1.0
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
OBJEKTIF
Prosedur
ini
menggariskan
tindakan-tindakan
bagi
pengurusan
pendaftaran pelajar agar calon dapat melalui setiap proses pendaftaran dalam tempoh yang ditetapkan.
2.0
SKOP
Prosedur kerja ini digunapakai dalam urusan pendaftaran pelajar oleh Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.
3.0
RUJUKAN
3.1.
Manual Kualiti : 7.2.2, 7.2.3, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4
3.2.
POLIMAS-PK-PS-11 Pengurusan Rekod Kualiti.
3.3.
Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Pelajar Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia.
3.4.
Takwim Pengambilan Pelajar Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia.
3.5.
Takwim Aktiviti Tahunan Bahagian Pengurusan Politeknik, JPPKK.
3.6.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam yang terkini.
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
4.0
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
DEFINISI
KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia
JPP
Jabatan Pengajian Politeknik
JHEPP
Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar adalah jabatan yang menguruskan Hal Ehwal Pelajar di politeknik.
KJHEPP
Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar adalah pegawai yang dilantik untuk mengetuai Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
PHEPP(PD)
Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengambilan dan Data) gred 44 yang dilantik untuk menguruskan hal ehwal pelajar dalam urusan pengambilan pelajar, lapor diri pelajar senior dan pendaftaran pelajar baharu.
Pegawai
Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik
Peperiksaan
untuk melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik.
KUPLI
Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri adalah pegawai yang dilantik untuk menguruskan program latihan industri pelajar.
Pelajar Baharu
Calon yang baru mendaftar sebagai pelajar Politeknik.
Pelajar Senior
Pelajar
yang
layak
meneruskan
pengajian
ke
semester berikutnya di politeknik Butiran Pemohon
Maklumat calon yang memohon tempat pengajian di politeknik.
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Kad Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
Kad pengenalan diri pelajar yang dikeluarkan oleh JHEPP.
Borang Jawapan Tawaran
Borang Jawapan Tawaran (BJT) oleh calon yang menyatakan persetujuan calon menerima tawaran pengajian dari politeknik. BJT perlu dihantar oleh calon ke politeknik yang ditawarkan.
Butiran Pemohon
Dokumen
semakan
pengambilan
pelajar
Pengambilan Pelajar.
yang
dicetak
menerusi
dari
web
sistem
Bahagian
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
5.0
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
PROSEDUR KERJA A. PELAJAR BAHARU I. Pengesahan Tawaran
Tanggungjawab Pengarah
Tindakan 1. Mengesahkan Norma Ambilan Pengambilan Pelajar
Politeknik
KJHEPP
dari JPP.
2. Menerima maklumat keputusan pemilihan pelajar dari JPP.
PHEPP(PD)
3. Memproses
penerimaan
tawaran
mengikut
prosedur berkaitan seperti dalam Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPM. PHEPP(PD)
4.
Menghantar dokumen panduan pendaftaran online kepada calon.
JPP
5. Tawaran Susulan / Rayuan Penawaran Semula Tempat Pengajian diuruskan oleh JPP.
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
II. Pendaftaran Tanggungjawab
Tindakan Sebelum Hari Pendaftaran :
PHEPP(PD)
1. Membuat persiapan untuk proses pendaftaran bagi setiap sesi pengambilan. (Rujuk Lampiran 1).
2. Menyemak Borang Jawapan Tawaran (BJT) calon bersama
salinan
dokumen
yang
disahkan
mengikut Butiran Pemohon yang dicetak dari sistem pengambilan JPP.
3. Menghantar
dokumen panduan pendaftaran
‘online’ kepada calon .
4. Mengemaskini sistem pendaftaran pelajar secara online.
Pada Hari Pendaftaran : 5. Mengesahkan pendaftaran pelajar baharu.
Selepas Hari Pendaftaran : 6. Mencetak kad pelajar.
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Tanggungjawab
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
Tindakan Tawaran Susulan / Rayuan Penawaran Semula Tempat Pengajian
PHEPP(PD)
7. Mendaftarkan calon tawaran susulan / penawaran semula dengan mengulangi tindakan 2 - 6 di Bahagian A - II .
B. PELAJAR SENIOR I. Lapor Diri
Tanggungjawab
Tindakan
PHEPP(PD)
1. Mengemaskinikan
maklumat diri dan data
pelajar senior yang layak melapor diri secara online bagi sesi pengajian semasa.
C. KAWALAN DOKUMEN PELAJAR
Tanggungjawab PHEPP(PD)
Tindakan 1.
Mengemaskini Fail Peribadi Pelajar
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
D. STATISTIK
Tanggungjawab PHEPP(PD)
Tindakan 1.
Mengemukakan/ memuat naik Statistik Input, Enrolmen dan Output semasa ke JPP.
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
6.0 REKOD KUALITI
Bil
1.
2.
3.
Jenis Rekod Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik Takwim Pengambilan Pelajar ke Politeknik Norma Ambilan Pelajar ke Politeknik
Tempoh Simpanan 1 Tahun
1 Tahun
5 Tahun
4.
Mesyuarat Pendaftaran Pelajar
1 Tahun
5.
Status Penerimaan Tawaran
1 Tahun
6.
Status Pembatalan Tawaran
1 Tahun
7.
8.
9.
Keputusan Rayuan Pembatalan Tawaran Senarai Semak Persediaan
1 Tahun
Lokasi Pejabat JHEPP Pejabat JHEPP Pejabat JHEPP Pejabat JHEPP Pejabat JHEPP Pejabat JHEPP Pejabat JHEPP
1
Pejabat
Pendaftaran
Semester
JHEPP
Status Pendaftaran Pelajar
1 Tahun
10. Fail Pelajar
Lampiran
Pejabat JHEPP
Tempoh
Jabatan
Pengajian
Akademik*
1
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
Lokasi
Tempoh
Jabatan
Pengajian
Akademik*
Tempoh
Jabatan
Pengajian
Akademik*
Tempoh
Jabatan
Pengajian
Akademik*
Tempoh
Jabatan
Pengajian
Akademik*
Tempoh
Jabatan
Lepas tanggung
Pengajian
Akademik*
Pengesahan Penerimaan Kad
1
Pejabat
Semester
JHEPP
Jenis Rekod
i) Butiran Pemohon
ii) Borang Jawapan Tawaran (BJT-BPP) iii) Laporan Pemeriksaan Doktor iv) Surat Kebenaran Ibubapa/ Penjaga Rawatan Pembedahan v) Surat Ikrar Pelajar dan
12.
01
Tempoh Simpanan
Bil
11.
Keluaran
Pelajar Statistik Input, Enrolmen dan Output
13. Back-up Data
1 Tahun
1 Tahun
Pejabat JHEPP Pejabat JHEPP
Lampiran
POLIMAS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
LAMPIRAN 1 BORANG PPP-03(1) (02-06-14)
SENARAI SEMAK PERSEDIAAN PENDAFTARAN / LAPOR DIRI Bil
Perkara
Sila tanda ( ) di ruangan yang berkenaan ada
1
Susun atur dewan mengikut pelan susun atur
2
AJK yang terlibat berada di tempat bertugas
3
Petunjuk arah
4
Label
5
Sistem siaraya
6
Dokumen - Fail Peribadi Pelajar - Senarai nama calon mengikut kursus
7
Alat tulis
8
Lain-lain : ……………………………………………………..
9
……………………………………………………..
siap
catatan/tindakan
cukup
Ulasan: Tarikh :
………………………….
Sesi Pengambilan :
…………………………..
Diperiksa Oleh :
Disahkan oleh :
………………………… KJHEP
………………….. Pengarah
