POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA
POLIMAS-PK-PS-14
PENGURUSAN PERPUSTAKAAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
Pustakawan
Wakil Pengurusan
TARIKH
26 Mei 2014
28 Mei 2014
SALINAN TERKAWAL NO:
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
1.0
OBJEKTIF
PERPUSTAKAAN
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
POLITEKNIK
SULTAN
ABDUL
HALIMMU’ADZAM SHAH JITRA, KEDAH
Menyediakan bahan rujukan dari pelbagai sumber di dalam membantu Proses Pengajaran Dan Pembelajaran (P&P) kepada pelajar dan kakitangan Politeknik Sultan Abdul Halim Mu’adzam Shah serta memastikan semua bahan rujukan yang dipinjam oleh pengguna dipulangkan sebelum setiap cuti semester.
2.0 SKOP Manual Prosedur Kerja ini diguna pakai oleh Pengurusan Perpustakaan POLIMAS dalam melaksanakan fungsi utama dan memberikan perkhidmatan kepada para pelanggan.
3.0 RUJUKAN -
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
-
Perintah Am
-
Arahan Perbendaharaan
-
Akta Perpustakaan Negara Malaysia
-
Peraturan Perpustakaan POLIMAS
4.0 DEFINISI
1. 2. 3.
PUS PPP PEM.P
-
Pustakawan Penolong Pegawai Perpustakaan Pembantu Perpustakaan
1/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
5.0
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
PROSEDUR KERJA AKTIVITI-AKTIVITI : 5.1
5.2
URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA 5.1.1
Urusan Perkhidmatan Rujukan
5.1.2
Urusan Perkhidmatan Sirkulasi
URUSAN PENDOKUMENTASIAN 5.2.1
Urusan Pengkatalogan dan Pengkelasan
2/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
5.0 PROSEDUR KERJA
5.1:
URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA
5.1.1: URUSAN PERKHIDMATAN RUJUKAN Tanggungjawab PUS
Pem.P
PUS/PPP
Tindakan 1. Menyediakan bahan perpustakaan dan ruang bacaan yang mencukupi.
2. Memastikan bahan tersusun dengan rapi.
3. Menerima pertanyaan pengguna.
4. Mencatatkan pertanyaan / maklumat rujukan.
PUS/PPP/Pem.P
5. Menyemak maklumat tersebut dari pelbagai sumber.
6. Memberi maklumbalas kepada pengguna.
Pem.P
7. Kemaskini rekod rujukan.
3/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN RUJUKAN Mula
Sediakan bahan & ruang PUS
Susun bahan rujukan Pem.P
PUS/PPP
Terima pertanyaan rujukan Atas Talian
PUS/PPP/Pem.P
Telefon
Rujuk Terus
Buka e-mai/ intranet
Terima pertanyaan Terima panggilan
PUS/PPP/Pem.P
Catatkan pertanyaan/maklumat rujukan
PUS/PPP/Pem.P
Semak dan dapatkan maklumat dari pelbagai sumber
Memberi maklum balas kepada pengguna
PUS/PPP/Pem.P Tidak
TEPAT? YA
Pem. P Simpan Rekod Tamat
4/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
5.1:
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA
5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI Tanggungjawab
Tindakan a) Daftar keahlian (Pelajar)
PUS
PUS/PPP/Pem.P
PUS/PPP/Pem.P
1.
Dapatkan senarai nama pelajar-pelajar baru selepas Hari Pendaftaran daripada Jabatan HalEhwal Pelajar (JHEP).
2.
Daftar pengguna mengikut kategori (Jabatan/ Kursus).
3.
Kemaskini dan simpan rekod.
5/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (DAFTAR KEAHLIAN)
Mula
PUS
Terima senarai nama pelajar dari JHEP
PUS/PPP/Pem.P
Tentukan kategori keahlian
PUS/PPP/Pem.P
Daftar pengguna ikut kategori
PUS/PPP/Pem.P
Simpan rekod
Tamat
6/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
5.1:
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA
5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI Tanggungjawab
Tindakan b) Pinjaman
PPP / Pem. P
1. Menerima bahan perpustakaan dari pelajar
PPP / Pem. P
2. Menyemak bahan dan entri pelajar.
PPP / Pem. P
3. Imbas kad pelajar serta buku untuk dipinjam.
PPP / Pem. P
4. Cop tarikh pemulangan bahan di slip tarikh dipulangkan.
PPP / Pem. P
5. Imbas buku di mesin Disentizer.
PPP / Pem. P
6. Serahkan bahan kepada pelajar.
7/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (PINJAMAN)
Mula
PPP / Pem. P
Terima bahan perpustakaan dari pelajar
PPP / Pem. P
Semak fizikal bahan
PPP / Pem. P
Buat imbasan kad pelajar di PMIS-LIS Tidak Lengkapkan maklumat
Lengkap / Layak? Ya Semak status bahan (tarikh pinjaman dan pemulangan)
PPP / Pem. P
Cop tarikh pemulangan di slip tarikh dipulangkan.
PPP / Pem. P
Imbas buku di mesin Disentizer PPP / Pem. P Serah bahan kepada pelajar PPP / Pem. P
Tamat
8/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
5.1:
URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA
5.1.2:
URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI
Tanggungjawab
Tindakan c) Pemulangan
PPP / Pem. P
1.
Terima bahan perpustakaan dari pengguna.
PPP / Pem. P
2.
Imbas buku untuk proses buku dikembalikan.
PPP / Pem. P
3.
Semakan data samada pemulangan lewat bahan.
PPP / Pem. P
4.
Jika lewat atau bahan rosak, pelajar akan didenda mengikut akta yang diperuntukkan.
PPP / Pem. P
5.
Keluarkan Notis Denda Lewat Pulang Buku Perpustakaan, tahan rekod pelajar dan kemaskini maklumat di Fail Rekod Denda Pelajar.
PPP / Pem. P
6.
Terima resit bukti bayaran denda dan kemaskini rekod pelajar yang telah ditahan.
9/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (PEMULANGAN)
Mula
PPP / Pem. P
Terima bahan perpustakaan dari pengguna
PPP / Pem. P
Imbas buku dan semak data / pemulangan lewat
Ya Keluarkan Notis Denda Lewat Pulang Buku dan tahan rekod pinjaman pelajar
PPP / Pem. P Tidak
Terima resit bukti bayaran daripada pelajar dan kemaskini rekod pinjaman pelajar yang ditahan
PPP / Pem. P
PPP / Pem. P
Kemaskini maklumat di Fail Rekod Denda Pelajar
PPP / Pem. P
Imbas buku di mesin Disentizer
Tamat
10/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
5.1:
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA
5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI Tanggungjawab
Tindakan d) Pembaharuan Pinjaman
Pem. P / PAP
1.
Terima bahan perpustakaan dari pelajar.
Pem. P / PAP
2.
Menyemak status peminjaman.
Pem. P / PAP
3.
Imbas kad pelajar serta buku untuk dipinjam.
Pem. P / PAP
4.
Memaklumkan kepada pelajar dan cop tarikh pemulangan baru di slip tarikh dipulangkan.
Pem. P / PAP
5.
Imbas buku di mesin Disentizer.
11/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (PEMBAHARUAN PINJAMAN)
Mula
PPP / Pem. P
Terima bahan perpustakaan dari pelajar
PPP / Pem. P
Semak peminjam / status pinjaman
Tidak Maklumkan kepada pelajar
LAYAK? Ya
PPP / Pem. P
Cop tarikh pemulangan di slip tarikh dipulangkan
PPP / Pem. P
Imbas buku di mesin Disentizer
PPP / Pem. P
Serah bahan kepada pelajar
Tamat
12/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
5.1:
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA
5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI Tanggungjawab
Tindakan e) Mengeluarkan Surat Peringatan
Pem.P
PPP/Pem.P
1. Semak senarai pelajar yang memulangkan bahan sebelum peperiksaan.
belum minggu
2. Hantar notis peringatan.
Pem.P
3. Sekiranya masih tidak pulangkan dalam tempoh yang telah ditetapkan, hantar surat kepada Ketua Jabatan dan Unit Peperiksaan untuk tindakan selanjutnya mengikut akta yang diperuntukkan.
Pem.P
4. Kemaskini rekod.
13/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULAS (MENGELUARKAN SURAT PERINGATAN)
Mula
Pem.P Semak status pinjaman
Pem.P
Senaraikan pinjaman lewat
Hantar surat peringatan
Pem.P
PUS/PPP
Pulang?
Tidak
Hantar nama ke Unit Peperiksaan untuk tahan keputusan peperiksaan
Ya
PUS/PPP
Terima bahan
PPP/Pem.P
Rekod dan simpan
Tamat
14/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
5.2:
URUSAN PENDOKUMENTASIAN
5.2.1:
URUSAN PENGKATALOGAN & PENGKELASAN
Tanggungjawab
PUS/PPP
Tindakan
1. Menerima bahan yang telah dibuat proses perolehan.
2. Membaca kandungan teks bahan untuk menentukan tajuk perkara dengan merujuk Library of Congress Subject Heading. 3. Mendapatkan tajuk perkara dan nombor pengkelasan yang telah dipilih dengan menggunakan Dewey Decimal Classification. Pem.P
4. Input data mengikut MALMARC Fields di Borang Input Data dan sistem PMIS-LIS.
Pem.P
5. Mencetak barcode dan spine label, kemudian tampal pada bahan. 6. Susun bahan di rak mengikut pengkelasan bahan.
15/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PENGKATALOGAN & PENGKELASAN BAHAN
Mula
Terima bahan yang telah dibuat proses perolehan
PUS/PPP
Baca teks / bahan untuk tentukan tajuk perkara merujuk dokumen pengkatalogan/ pengkelasan
PUS/PPP
Beri Tajuk Perkara, nombor kelas dengan menggunakan Dewey Decimal Classification
PUS/PPP
Pem.P
Buat Pindaan
Input Data mengikut MALMARC Fields di Borang Input Data dan sistem PMIS-LIS
Tidak Ya
LENGKAP?
Pem.P
Lekatkan barcode dan spine label pada buku
Pem.P
Susun bahan di rak
Tamat
16/17
POLIMAS-PK-PS-14 Pengurusan Perpustakaan
Keluaran
01
Pindaan
02
Tarikh Berkuatkuasa
02/06/2014
6.0 REKOD KUALITI
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh Simpanan
Lokasi
1.
Fail Unit Perpustakaan
1 Tahun
Unit Perpustakaan POLIMAS
2.
Borang Keahlian Perpustakaan
3 Tahun
Unit Perpustakaan POLIMAS
3.
Fail Sumbangan Bahan
2 Tahun
Unit Perpustakaan POLIMAS
4.
Buku Rekod Bahan Sumbangan
2 Tahun
Unit Perpustakaan POLIMAS
5.
Buku Rekod Majalah
2 Tahun
Unit Perpustakaan POLIMAS
Lampiran
17/17
