POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH

POLIMAS-PK-PS-12 Pengurusan Penyenggaraan Peralatan

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

POLIMAS-PK-PS-12

PENGURUSAN PENYENGGARAAN PERALATAN

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

JAWATAN

Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

Wakil Pengurusan

TARIKH

26 Mei 2014

28 Mei 2014

SALINAN TERKAWAL NO:


1.0

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memberi panduan bagi memastikan pengurusan penyenggaraan peralatan adalah seratus peratus dilaksanakan supaya proses pemberian perkhidmatan pendidikan berjalan dengan sempurna dan lancar.

2.0

SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh

Politeknik Sultan Abdul Halim Mu’adzam

Shah untuk menguruskan penyenggaraan peralatan di dalam Makmal, Bengkel dan Bilik Kuliah di semua Jabatan Akademik.

3.0

RUJUKAN 3.1

Manual Kualiti : 6.3, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1, 8.2.3, 8.2.4

3.2

POLIMAS-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan.

3.3

POLIMAS-PK-PPP-10 Penilaian Proses Pengajaran dan Peralatan.

3.4

Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini.

3.5

Arahan Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini.

1/13


4.0

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

DEFINISI

PBMB

Penyelaras Bengkel / Makmal / Bilik Kuliah ialah Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menyelaras tugas-tugas penyelia bengkel / makmal / bilik kuliah.

Pegawai Perolehan

Pegawai Perolehan Jabatan ialah pegawai yang dilantik

Jabatan / Unit

oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit untuk menguruskan perolehan di jabatan / unit.

PPJ

Pegawai Pelupusan Jabatan/ Unit ialah pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk melaksanakan proses pelupusan aset di Jabatan.

PSJ

Pegawai Senggaraan Jabatan/ Unit yang

dilantik

oleh

Ketua

Jabatan

ialah pensyarah menyelaraskan

penyenggaraan peralatan di bengkel/makmal/bilik kuliah.

Penyelia BMB

Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menguruskan bengkel / makmal / bilik kuliah dan peralatan yang terdapat di dalamnya.

2/13


Pembekal / Kontraktor

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

Pembekal / Kontraktor ialah Syarikat yang dilantik oleh POLIMAS melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang bentuk bekalan, perkhidmatan dan kerja.

Semua Pegawai

Pensyarah atau staff yang menggunakan peralatan berkaitan.

Pegawai Aset

Pegawai Aset Ialah pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pengajian

Politeknik

untuk

melaksanakan

proses

pelupusan Aset Alih Kerajaan di POLIMAS. Borang Aduan

Borang yang Digunakan untuk melapor kerosakan Aset

Kerosakan Aset Alih

Alih Kerajaan.

Kerajaan. (KEW. PA-9)

Daftar Harta Modal

Daftar Harta Modal ialah kad daftar peralatan yang

(KEW. PA 2)

mengandungi butiran produk, penempatan, pemeriksaan dan pelupusan peralatan.

Daftar

Borang yang digunakan untuk merekod penyelenggaraan

Penyelenggaraan

harta modal yang mengandungi butir-butir kerja, no.

Harta Modal (Kew.

kontrak pesanan kerajaan dan nama syarikat yang

PA-14)

menyelenggara serta kosnya.

Peralatan

Peralatan termasuklah alat sokongan atau alat bantu mengajar serta alat yang digunakan di bilik kuliah, bilik seminar, dewan kuliah, studio, makmal dan bengkel.

3/13


yang

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

Borang

Borang

digunakan

untuk

mengesah

dan

Pengesahan

mengeluarkan peralatan rosak dari bengkel/makmal/bilik

Pengeluaran Alatan

kuliah.

Rosak Oleh Pembekal

Penyenggaraan

Penyenggaraan

ialah

kerja-kerja

senggaraan

dan

pembaikan kerosakan peralatan.

Penyenggaraan

Penyenggaraan Berkala ialah penyenggaraan yang

Berkala

dilakukan ke atas peralatan atau perkhidmatan tertentu mengikut jangkamasa seperti yang dinyatakan dalam manual peralatan atau perkhidmatan berkenaan.

4/13


5.0

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

PROSEDUR KERJA Tanggungjawab

Tindakan

A.

MELAPOR

DAN

MEMBAIKI

KEROSAKAN

PERALATAN

Semua Pegawai

1. Melaporkan kerosakan peralatan di dalam borang KEW. PA-9 (lampiran 4)

Pegawai Aset/ PBMB

2. Mengarahkan Penyelia BMB/ Juruteknik/ Pembantu Makmal

memeriksa

kerosakan

peralatan

dalam

tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima laporan.

Penyelia BMB / Juruteknik 3. /Pembantu Makmal

Memeriksa kerosakan peralatan dalam tempoh

tiga (3) hari bekerja selepas arahan daripada Pegawai Aset. 4. Mengesyorkan jenis kerosakan kepada Pegawai Aset berdasarkan kepada kategori seperti berikut: a. Kerosakan yang boleh dibaiki terus b. Kerosakan

yang

boleh

dibaiki

tetapi

memerlukan perolehan alat ganti. c. Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal. i.

Pembaikan

kerosakan

di

dalam

Politeknik. ii. Pembaikan kerosakan di luar Politeknik. d. Kerosakan yang tidak ekonomi untuk dibaiki.

5/13


Tanggungjawab

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

Tindakan A1.

Penyelia BMB /

Keluaran

Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus

5. Membaiki kerosakan tersebut dalam tempoh 2 hari.

Juruteknik/ Pembantu Makmal 6. Jika kerosakan tidak dapat dibaiki dalam tempoh tersebut, melaksanakan langkah di bahagian A2.

PBMB

7.

Merekodkan penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW. PA-14 (lampiran 5)

A2.

Kerosakan

Yang

Boleh

Dibaiki

Tetapi

Memerlukan Perolehan Alat Ganti

Pegawai Perolehan

8.

Membuat perolehan alat ganti.

9.

Menerima alat ganti dan membaiki kerosakan

Jabatan Penyelia BMB/ Juruteknik

dalam tempoh 2 hari. 10.


6/13


Tanggungjawab

Pegawai Aset

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

Tindakan

A3.

Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal

11.

Mengarahkan

Pegawai

Senggaraan

Jabatan

untuk menguruskan perolehan perkhidmatan pembekal. PSJ

12.

Membuat perolehan perkhidmatan pembekal (Rujuk: POLIMAS-PK-PS-04).

13.

Memaklumkan

nama

pembekal

kepada

Pegawai Aset.

Pembaikan kerosakan di dalam POLIMAS Pegawai Aset

14.

Mengarahkan /Pembantu

Penyelia

Makmal

BMB

/

Juruteknik

menyelia

kerja-kerja

pembaikan oleh pembekal, jika peralatan dibaiki di

dalam

politeknik

dalam

tempoh

yang

dipersetujui.

Penyelia BMB / Juruteknik 15.

Menyelia kerja pembaikan oleh pembekal.

/Pembantu Makmal 16.

Mengujilari alat yang dibaiki oleh pembekal.

17.

Memaklumkan kepada Pegawai Senggaraan

Penyelia BMB /

Jabatan bahawa kerja-kerja pembaikan telah

Juruteknik/Pembantu

dilakukan dengan memuaskan untuk urusan

Makmal

pembayaran (Rujuk: POLIMAS-PK-PS-04).

7/13


Tanggungjawab

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

Tindakan ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar POLIMAS

PSJ

18.

Menghubungi

pembekal

dan

lengkapkan

Borang Pengesahan Pengeluaran Alat Rosak Oleh Pembekal (BORANG PS-12(1) (02-06-13) seperti

di

lampiran

1) sebelum

Pembekal

membawa alat rosak keluar untuk diperbaiki.

Penyelia BMB /

19.

Juruteknik/ Pembantu

Menerima peralatan yang telah dibaiki dan membuat pengujian.

Makmal 20.


A4.

Kerosakan

Yang

Tidak

Ekonomi

Untuk

Dibaiki Pegawai Aset

21.

Sekiranya

peralatan tidak ekonomi dibaiki,

catatkan di dalam KEW. PA-9 (lampiran 4)

22.

Mengarahkan mengambil

Pegawai

tindakan

Pelupusan

melupuskan

Jabatan peralatan

berkenaan dan merekodkan di dalam Daftar Harta Modal KEW. PA 2 (lampiran 3a dan 3b) PPJ

23.

Melaksanakan prosedur pelupusan peralatan seperti yang digariskan di dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA).

8/13


Tanggungjawab

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

Tindakan B.

PENYENGGARAAN BERKALA PERALATAN

B1.

Penyenggaraan Peralatan

Penyelia BMB /

24. Menyediakan jadual penyelenggaraan berkala

Juruteknik /Pembantu

(BORANG PS-12(2)(02-06-13) seperti di Lampiran 2)

Makmal

dengan merujuk kepada manual peralatan berkenaan yang boleh disenggarakan di politeknik dan dipaparkan di Bengkel / Makmal / Bilik Kuliah.

9/13


6.0 Bil.

Keluaran

01

Pindaan

02

Tarikh Berkuatkuasa

02/06/2014

REKOD KUALITI Jenis rekod

Tempoh Simpanan

Lokasi

Lampiran

1.

Borang Pengesahan Pengeluaran Alat Rosak Oleh Pembekal

1 Tahun

Bilik Peralatan

1

2.

Jadual Penyenggaraan Berkala

Sepanjang Hayat Peralatan

Bilik Peralatan

2

3.

Daftar Harta Modal (KEW. PA 2)


Bilik Pegawai Aset

3a dan 3b

4.

Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-9)


Bilik Peralatan

4

5.

Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14)


PBMB

5

10/13

LAMPIRAN 1 BORANG PS-12(1) (02-06-14)

POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH (POLIMAS) BORANG PENGESAHAN PENGELUARAN ALAT ROSAK OLEH PEMBEKAL BAHAGIAN A : PENGELUARAN PERALATAN No. Inventori Alat Nama Alat Jenama / Model / No. Siri Tarikh Dikeluarkan Pegawai Yang Mengeluarkan Nama Syarikat / Pembekal Yang Menerima Nama Wakil Syarikat No. Kad Pengenalan

Tandatangan & Cop Syarikat / Pembekal Tarikh:

Kelulusan Ketua Jabatan

Diluluskan/Tidak Diluluskan

Tandatangan dan Cop Tarikh:

BAHAGIAN B : PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN DARI PEMBEKAL Nama Pegawai Yang Menerima Tarikh Catatan / Ulasan :

…………………………………….

…………....……………………..

Tandatangan Penerima

(Tandatangan Pembekal)

Lampiran 2 BORANG PS-12(2) (02-06-14)

JABATAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH JADUAL PENYENGGARAAN BERKALA BENGKEL / MAKMAL : Bil

Nama Peralatan

No Rujukan

Jenis Penyenggaraan

Tarikh (Rancang) Jun 2006

Tarikh (Pelaksanaan)

T/Tangan

Tarikh (Rancang)

1

Air Compressor

Bulanan

2

Cuci Penapis udara

Bulanan

Jun 2006

Dis. 2006

3

Periksa ketegangan talisawat V

Bulanan

Jun 2006

Dis. 2006

4

Periksa sukatan pelincir

Bulanan

Jun 2006

Dis. 2006

DISEDIAKAN OLEH

.................................................................. (NAMA PENYELIA BENGKEL)

Dis. 2006

Tarikh (Pelaksanaan)

T/Tangan

Catatan

Lampiran 3a

(No. Siri Pendaftaran:

KEW.PA 2 )

DAFTAR HARTA MODAL Kementerian/Jabatan: Bahagian : BAHAGIAN A Kod Nasional Kategori Sub Kategori Jenis/Jenama/Model Buatan Jenis Dan No. Enjin No Casis/Siri Pembuat No Pendaftaran (Bagi Kenderaan)

Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima No. Pesanan Rasmi Kerajaan Tempoh Jaminan Nama Pembekal Dan Alamat:

KOMPONEN/AKSESORI:

Nama Jawatan Tarikh Cop

……………………….. Tandatangan Ketua Jabatan : : : :

PENEMPATAN Lokasi Tarikh Nama Pegawai Tandatangan

PEMERIKSAAN Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA Rujukan Kelulusan

Tarikh

Kaedah Pelupusan

14

Tandatangan

Lampiran 3b

KEW.PA 2 DAFTAR HARTA MODAL BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

Bil.

Tarikh

Butiran

BAHAGIAN B Tempoh Jaminan

15

Kos(RM)

Nama Dan Tandatangan

Lampiran 4

KEW.PA-9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset) 1. Jenis Aset : 2. Keterangan Aset : 3. Nombor Siri Pendaftaran : 4. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) 5. Pengguna Terakhir : 6.Tarikh Kerosakan : 7. Perihal Kerosakan

:

8. Syor Pegawai Aset

Nama:…………………………………………………………………. Jawatan:……………………………………………………………….. Tarikh:…………………………………………………………………. Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan) Diluluskan / Tidak Diluluskan*

…………………………………. Tandatangan Nama:…………………………………………… Jawatan:………………………………………Tarikh:……………… ………………………… Nota: * Potong mana yang berkenaan

Lampiran 5

KEW.PA-14

DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL (diisi oleh Pegawai Aset) Sub Kategori Jenis (a) Tarikh

Nota

: :

No. Siri Pendaftaran Lokasi (b) Butir-butir kerja

: :

(c)

(d)

(e)

No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh

Nama Syarikat/Jabatan Yang Menyelenggara

Kos (RM)

(f) Nama dan Tandatangan

a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan. b) Butir-butir kerja Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli c) No. kontrak/No. Pesanan Rasmi Kerajaan beserta tarikh No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No.Kontrak berserta tarikh d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan. e) Kos Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali. f) Nama dan TandatanganPegawai Aset/ Pegawai Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut.

POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH

Recommend Documents