Planon Space & Workplace Management Voor een werkplekstrategie die voldoet aan de eisen van deze tijd
Planons Space & Workplace Managementoplossing bevat onder andere: Ruimtebeheer Werkplekkenbeheer CAD Integratie Reserveringen Kiosk-oplossingen en Apps
De zakelijke wereld verandert snel en alleen de meest flexibele organisaties slagen erin werkelijk succesvol te zijn. Veranderende taken, fusies en overnames en een snel ontwikkelende informatie- en communicatietechnologie hebben grote invloed op de manier waarop organisaties werken. Medewerkers brengen slechts 30% van hun tijd door op een vaste werkplek. Veel organisaties bieden daardoor twee keer zoveel kantoorruimte aan als nodig is. Met kosten die per werkplek gemiddeld € 10.000 per jaar bedragen, ligt hier een kans om veel geld te besparen. De Planon Space & Workplace Managementoplossing ondersteunt u bij het implementeren van efficiënte ruimtebeheerprocessen en innovatieve werkplekconcepten, afgestemd op de veranderende behoeften van de organisatie.
Verhuizingen en Mutaties
2
Planon Space & Workplace Management
planonsoftware.com
Ruimtebeheer: optimaliseer uw ruimtegebruik Volgens onderzoek van Corenet Global wordt gemiddeld slechts 45% van de beschikbare kantoorruimte effectief benut. En dat terwijl gelijktijdig de kosten voor een werkplek gemiddeld € 10.000 per jaar bedragen. Dit biedt enorme mogelijkheden voor efficiënter ruimtegebruik en hieraan gerelateerde kostenbesparingen. De Planon Ruimtebeheeroplossing helpt organisaties deze besparingen te realiseren door het ruimtegebruik binnen het volledige vastgoedportfolio te beheren, te monitoren en zelfs te voorspellen. • Analyseer actueel en toekomstig ruimtegebruik en vermijd kostbare leegstand. • Stem ruimteaanbod af op de behoeften van afdelingen en huurders. • Belast kosten accuraat door aan de juiste kostenplaats, afdeling of huurder. • Integreer uw bestaande CADtekeningen in uw huisvestingsproces. • Voer vierkante meter analyses uit op basis van gangbare of branchespecifieke normeringen.
Werkplekkenbeheer: realiseer besparingen met innovatieve werkplekconcepten Recent onderzoek onder kenniswerkers wijst uit dat zij slechts 30% van hun tijd op een vaste werkplek doorbrengen. De Planon Werkplekkenbeheeroplossing biedt organisaties de mogelijkheid om het volledige potentieel van deze ontwikkeling te benutten en efficiënter gebruik te maken van ruimten en werkplekken door over te stappen op een beheerste flexibilisering hiervan. • Geef aan welke werkplekken beschikbaar zijn voor gedeeld gebruik of kortstondige reservering. • Laat medewerkers snel en eenvoudig een werkplek reserveren of per direct in gebruik nemen, bijvoorbeeld via smartphones. • Analyseer de werkelijke bezetting van werkplekken en stem uw ondersteunende diensten, zoals schoonmaak en onderhoud hier op af. • Bespaar kostbare vierkante meters en werkplekken dankzij efficiënter gebruik en beheer. • Faciliteer de organisatie met werkplekken die aansluiten op de veranderende behoeften en nieuwe manieren van werken.
CAD Integratie: integreer digitale tekeningen met uw ruimtebeheer Om ruimtebeheer en interne verhuizingen efficiënt te plannen en uit te voeren, is betrouwbaar inzicht in actueel ruimtegebruik noodzakelijk. Vaak is deze informatie opgeslagen op verschillende locaties en in verschillende typen documenten, waardoor het onmogelijk is om deze snel te vinden. Met de Planon CAD Integratie-oplossing integreert u uw bestaande CADtekeningen met uw Planon-oplossing. Hiermee voorkomt u dubbel werk en biedt u ondersteuning op het gebied van ruimtegebruik, verhuisprojecten en huisvestigingsprocessen. Zowel grafisch als alfanumeriek. • Visualiseer eenvoudig vlekkenplannen, ruimtegebruik, leegstand, beschikbare werkplekken, vluchtwegen, technische informatie en inventaris. En controleer eenvoudig oppervlaktes en maatvoering. • Importeer initieel of periodiek (gewijzigde) CAD-tekeningen in uw Planon-database, zonder dat u hiervoor een AutoCAD®-licentie hoeft aan te schaffen.
Meeting room utilisation September
Executive room (20 seats) Conference room (30 seats) Conference room (80 seats) Auditorium Project room A (8 seats) Project room B (8 seats) Project room C (18 seats) Project room D (20 seats) Video Conferencing Legal (8 seats) Video Conferencing Sales (8 seats)
Bezetting vergaderzalen september
planonsoftware.com
Planon Space & Workplace Management
3
• Plan, analyseer en evalueer verschillende huisvestingsscenario’s in AutoCAD® en importeer het gekozen scenario in uw Planon-oplossing. • Stel uw CAD-tekeningen beschikbaar via uw intranet aan een brede doelgroep. • Gebruik uw CAD-tekeningen in combinatie met Planon Apps om snel een vrije ruimte of werkplek te zoeken en in gebruik te nemen. Reserveringen: verhoog de bezetting van vergaderzalen en projectruimten Door de capaciteit van vergaderzalen, projectruimten en reserveerbare faciliteiten maximaal te benutten, haalt u het beste rendement uit deze kostbare voorzieningen. Met de Planon Reserveringenoplossing laat u bezettingsgraden stijgen en geeft u uw medewerkers tegelijkertijd op efficiënte wijze toegang tot vergaderfaciliteiten en ondersteunende voorzieningen.
• Laat medewerkers eenvoudig met behulp van Planon Self-Service of Planon Apps vergaderzalen reserveren, inclusief bijbehorende diensten zoals catering en bezoekers-services. • Profiteer van de standaard integratie met Microsoft Outlook®, zodat medewerkers in één keer de beschikbaarheid van deelnemers en vergaderzaal in Outlook kunnen toetsen, reserveren en muteren. • Optimaliseer de bezetting van vergaderzalen en projectruimten op basis van uitgebreide analyseen rapportagemogelijkheden. • Integreer uw gebouwbeheersysteem om automatisch verlichting en klimaatbeheersing van vergaderruimten aan te sturen en zo energiekosten te besparen. • Belast kosten voor gebruik van vergaderzalen, diensten en ‘no shows’ door aan afdelingen of kostenplaatsen.
Kiosk-oplossingen en Apps: implementeer Het Nieuwe Werken in de praktijk De introductie van flexibele werkplekconcepten vraagt om een effectieve methode om werkplekken, vergaderzalen en andere faciliteiten in gebruik te kunnen nemen. De Planon Kiosk-oplossingen bieden intuïtieve toepassingen die medewerkers in staat stellen eenvoudig een werkplek te vinden en te reserveren die past bij hun werkzaamheden van dat moment. Daarnaast biedt Planon Apps medewerkers de mogelijkheid om met hun smartphone eenvoudig te zoeken naar beschikbare vergaderruimten of werkplekken en deze meteen in gebruik te nemen. Met deze innovatieve Planonoplossingen voorkomt u operationele chaos, dubbele boekingen en biedt u uw organisatie maximale flexibiliteit in werkplek- en ruimtegebruik.
Space stacking analysis London, Columbus Square Fourth floor Third floor Second floor First floor Ground floor
1.500 m2 800 m2
600 m2
1.400 m2 850 m2
750 m2 700 m2 850 m2
500 m2 2.000 m2
Sales (3.750 m2) Services (3.050 m2) Finance (2.200 m2)
1.000 m2
750 m2 900 m2 750 m2 650 m2 1.000 m2
Facilities (2.950 m2) Flexible space (1.500 m2) Vacant (1.550 m2)
planonsoftware.com
Stacking & Blocking-analyse
Planon Space & Workplace Management
4
• Biedt uw medewerkers de mogelijkheid om gemakkelijk een werkplek of vergaderruimte te reserveren – simpelweg door aanraking van een RFID tag of touch screen of het scannen van een QR-code. • Beschik over administratieve informatie in uw Planon-software voor onder andere doorbelastingen, analyses en rapportages. • Profiteer van verschillende integratie mogelijkheden met sensortechnologie, gebouwbeheer- en veiligheidssystemen. • Visualiseer beschikbare ruimten en werkplekken of vind een collega met behulp van plattegronden in Planon Apps. • Laat medewerkers met hun smartphone eenvoudig en snel een incident of storing melden – inclusief foto – en geef hen automatisch terugkoppeling over de voortgang. Verhuizingen en Mutaties: krijg maximale grip op verhuizingen Verhuizingen zijn kostbaar en verstoren de kernactiviteiten van uw organisatie. Ze zijn echter nooit volledig te vermijden, organisaties, onderlinge relaties, werkwijzen en individuele functies veranderen immers.
Of u nu een individu, een hele afdeling of volledig gebouw moet verhuizen, de Planon Verhuizingen en Mutatiesoplossing biedt u een uniforme aanpak die het gehele project – van begin tot einde – ondersteunt. En dit alles met minimale verstoring van de dagelijkse werkzaamheden. • Beheer het volledige verhuisproces vanuit één centraal platform en verzeker u van een planmatige, geïntegreerde aanpak. • Registreer bedrijfsmiddelen bij indienst treding van nieuwe medewerkers en zorg ervoor dat deze worden geretourneerd wanneer een medewerker uw organisatie verlaat. • Inventariseer geschatte kosten, uit te voeren taken, aantal benodigde mede werkers en tijdslijnen om de vereiste middelen voor realisatie van een project nauwkeurig te voorspellen. • Stuur in- of externe verhuizers aan, coördineer en monitor alle relevante aspecten zoals voortgang, planning, logistiek en budget. • Genereer na afronding van het project een actueel en gedetailleerd kostenoverzicht voor eventuele doorbelasting of benchmarking.
Flexible workplace utilisation per day year to date 100 90 80 70 60
Booked
50
Used
40
Available
30 20 10
5
ay nd
ay
Su
y
ay
tu rd Sa
id Fr
da
ay
ur s
Th
ne
sd
y da
W ed
Tu es
M
on
da
y
0
Planon Space & Workplace Management
planonsoftware.com
Bezetting flexibele werkplekken per dag
Planon Space & Workplace Management is één van de vijf domeinen van Planons Integrated Workplace Management Solution: Planon Accelerator™. De direct te gebruiken Planon-oplossingen combineren meer dan dertig jaar praktijkervaring met marktstandaarden. Dit stelt Planon in staat bewezen, geïntegreerde oplossingen te leveren, die zich kenmerken door: Geïntegreerd ontworpen software gebaseerd op één centrale database Toekomstbestendige oplossingen die met uw organisatie meegroeien Internationaal inzetbare standaard software met ruimte voor lokale verbijzondering Single-source-of-truth, kant-en-klaar te gebruiken bedrijfsprocessen en waardevolle managementinformatie Ervaring, kennis en marktstandaarden gebundeld in één beproefde totaaloplossing
planonsoftware.com
Planon is een internationale softwareleverancier die organisaties ondersteunt bij het integraal stroomlijnen van alle bedrijfsprocessen rondom gebouw, mens en werkplek. Planon-oplossingen realiseren efficiency, duurzaamheid en kostenreductie in deze processen en dragen concreet bij aan klanttevredenheid en productiviteit. Planon biedt software-oplossingen voor onder andere Real Estate -, Space & Workplace -, Maintenance -, Integrated Services - en Sustainability Management. Planon is opgericht in 1982, heeft eigen kantoren in Nederland, België, Canada, Duitsland, Frankrijk, Groot-Brittannië, India, Oostenrijk, Singapore en de Verenigde Staten en ondersteunt wereldwijd meer dan 1.800 klanten uit diverse branches.
BELGIË Mechelen Campus, gebouw D Schaliënhoevedreef 20 B-2800 Mechelen Tel.: +32 15 440 088
NEDERLAND Wijchenseweg 8 6537 TL Nijmegen Tel.: +31 24 641 31 35
