PLANON MEETING MANAGEMENT Voor professioneel, geïntegreerd beheer van vergaderzalen en hieraan gerelateerde dienstverlening
PLANON ACCELERATOR™: VERSCHILLENDE BELANGHEBBENDEN, ÉÉN GEÏNTEGREERDE OPLOSSING Planon Accelerator™ is een kanten-klare best practice-oplossing die gestandaardiseerde en geïntegreerde bedrijfsprocessen levert voor Real Estate Management, Space & Workplace Management, Maintenance Management, Integrated Services Management en Sustainability Management. Naast voorgeconfigureerde, direct te gebruiken bedrijfsprocessen, bevat Planon Accelerator™ workflows, catalogi, rapportages, dashboards, sjablonen, rollen, bevoegdheden en data-importfaciliteiten.
Planon Accelerator™ biedt een volledig geïntegreerd meeting managementproces met oplossingen voor alle belanghebbenden, waaronder servicedesk medewerkers, event managers en uitvoerend personeel. Deze geïntegreerde aanpak levert uitgebreide managementinformatie – inclusief bezettingsgraden en interne doorbelastingen – waardoor u inzicht krijgt in mogelijkheden voor procesoptimalisatie.
Planons Meeting Managementoplossingen bestaan uit: Planon ProCenter Planon Self-Service Planon Meeting Manager for Outlook® Planon Apps Planon Kiosk Solutions
Het ondersteunen van de organisatie met passende vergaderzalen en bijbehorende dienstverlening is een belangrijke taak van elke facilitaire organisatie. Veranderende werkstijlen, drukke agenda’s en de groeiende noodzaak tot samenwerking vergroot de behoefte aan efficiënt beheer van vergaderingen en bijeenkomsten. Niet alleen voor interne vergaderingen, maar ook voor zakelijke bijeenkomsten en evenementen met externe deelnemers. Vergaderzalen en conferentiefaciliteiten zijn schaars en duur. Een gestroomlijnd en betrouwbaar reserveringsproces is daarom van groot belang om dubbele boekingen te voorkomen en optimaal gebruik van faciliteiten te garanderen.
De praktijk toont aan dat verschillende belanghebbenden behoefte hebben aan verschillende toepassingen. Planon Accelerator™ combineert een groot aantal functionaliteiten voor effectief vergaderzalenbeheer en meeting management. De unieke combinatie van al deze mogelijkheden in één enkele oplossing stelt organisaties in staat om die functionaliteiten aan te bieden die het beste passen bij de behoeften van de verschillende stakeholders.
PROFESSIONEEL MEETING MANAGEMENT MET PLANON PROCENTER Planon ProCenter biedt facilitaire afdelingen en event managers de tools om zowel reguliere vergaderingen, als specifieke reserveringen of evenementen te plannen, voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren. Alle aanvullende diensten en activiteiten – zoals het aanpassen van de zaalopstelling, het installeren van specifieke apparatuur en het verzorgen van catering-, bezoekers- of schoonmaakdiensten – kunnen worden beheerd op één geïntegreerd platform. Dit garandeert een betrouwbaar reserveringsproces, efficiënte dienstverlening en een optimaal gebruik van vergaderzalen en faciliteiten.
Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon ProCenter zijn: • Definieer de capaciteit van vergaderzalen, stel overgangstijden in tussen reserveringen, configureer in delen te reserveren vergaderzalen en stel producten- en dienstcatalogi samen, inclusief tarieven. • Plan reserveringen met behulp van het intuïtieve, grafische planbord of gebruik zoekcriteria – als datum, tijd, duur en capaciteit – om automatisch te zoeken naar beschikbare vergaderruimtes. • Voeg dienstverlening toe aan een reservering, bereken de bijbehorende kosten en gebruik geautomatiseerde workflows om correcte uitvoering en levering van deze diensten te garanderen. • Plan terugkerende vergaderingen met behulp van de ingebouwde planningstool en valideer automatisch de beschikbaarheid voor elke individuele reservering. • Gebruik statusovergangen voor effectief beheer van vergaderzalen en reserveringen. Zoals in optie, definitief, afgerond of geannuleerd.
Planon Sensor Integration
2
Planon meeting management
planonsoftware.com
planonsoftware.com
PLANON meeting management
3
MAAK EENVOUDIG 24/7 RESERVERINGEN MET PLANON SELF-SERVICE Met Planon Self-Service kunnen al uw medewerkers altijd en overal vergaderzalen reserveren met behulp van een eenvoudig te gebruiken online reserveringspagina. Medewerkers kunnen snel zoeken naar beschikbare vergaderzalen aan de hand van een specifieke datum of tijd, een bepaald aantal deelnemers of type bijeenkomst, en een beschikbare ruimte reserveren die voldoet aan hun behoefte, zonder de tussenkomst van een facilitaire afdeling.
Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Self-Service zijn: • Stel medewerkers in staat om – binnen gestelde autorisaties – aanvullende diensten zoals catering, schoonmaak of bezoekersdiensten te bestellen. • Laat medewerkers extra faciliteiten – zoals beamers of video conferencingapparatuur – reserveren en geef hen direct inzicht in de kosten. • Zorg voor een servicegerichte ontvangst door bezoekers voorafgaand aan een bijeenkomst te registreren en een parkeerplaats voor hen te reserveren.
Planon Self-Service 4
PLANON meeting management
planonsoftware.com
• Laat medewerkers snel en eenvoudig terugkerende reserveringen aanmaken, inclusief bijbehorende diensten. • Pas de inrichting van uw reserveringspagina gemakkelijk aan op de veranderende behoeften van uw organisatie en publiceer deze eenvoudig via uw bedrijfsportaal. COMBINEER VERSCHILLENDE AGENDA’S MET PLANON MEETING MANAGER FOR OUTLOOK® Uit onderzoek blijkt dat een bijeenkomst met meer dan vier deelnemers gemiddeld drie keer wijzigt, omdat agenda’s en prioriteiten van deelnemers voortdurend veranderen. De agenda en de beschikbaarheid van de deelnemers bepalen dus het planningsproces. Veel organisaties gebruiken Microsoft Outlook® voor het agendabeheer van medewerkers. Daarom biedt de Planonsoftware een slimme integratie – Planon Meeting Manager for Outlook® – om inzicht in de agenda’s van mensen te combineren met inzicht in de beschikbaarheid van vergaderzalen.
Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Meeting Manager for Outlook® zijn: • Gebruik Microsoft Outlook® om vergaderingen te plannen op basis van de agenda van deelnemers en zoek automatisch – vanuit Microsoft Outlook® – naar een beschikbare vergaderruimte. • Voer, wanneer de aanvangstijd en/of duur van een vergadering in Microsoft Outlook® wijzigt, automatisch een realtime controle uit op de beschikbaarheid van de betreffende zaal. • Garandeer dat wanneer een vergadering in Microsoft Outlook® wordt geannuleerd, de betreffende ruimte direct wordt vrijgegeven voor andere reserveringen. • Ondersteun het reserveringsproces over meerdere tijdzones. • Profiteer van de integratie van de Planonsoftware met de verschillende Microsoftplatforms zoals Outlook®, Web Access of Outlook® Mobile.
RESERVEER OP ELK GEWENST MOMENT EEN VERGADERZAAL MET PLANON APPS Tegenwoordig gebruikt meer dan 65% van de medewerkers een smartphone, waardoor het overgrote deel van hen altijd en overal online is. De kracht van smartphones zit in innovaties zoals RFID readers en de inmiddels standaardfunctionaliteit als digitale camera’s, GPS locatie-informatie of WiFi. De populariteit van smartphones wordt vooral gedreven door het grote aanbod aan te downloaden apps. Apps zijn eenvoudig in gebruik, koppelen technologie aan gebruikersinstellingen en -voorkeuren en leveren bovendien snel toegevoegde waarde voor de gebruiker. Planon Apps stellen uw medewerkers in staat met hun smartphone eenvoudig te zoeken naar beschikbare vergaderruimtes.
Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Apps zijn: • Visualiseer realtime alle beschikbare en in gebruik zijnde vergaderzalen op een specifieke verdieping. • Toon de beschikbaarheid van een specifieke vergaderzaal op een smartphone, inclusief de aanwezige faciliteiten zoals beamers of videoconferencing. • Laat medewekers à la minute een vergaderruimte reserveren door de QR-code te scannen of de RFID tag van de ruimte aan te raken. • Stel medewerkers in staat eenvoudig om een reservering te verlengen wanneer een overleg uitloopt of de ruimte vrij te geven wanneer een vergadering vroegtijdig is afgelopen. • Laat medewerkers een incident of storing melden – inclusief foto – en de status bekijken van eerder ingediende meldingen.
ZOEK EN SELECTEER VERGADERZALEN MET PLANON KIOSK SOLUTIONS Vergadercentra en publieke ruimten zijn vaak uitgerust met informatieschermen, touch screen-oplossingen of specifieke panels per ruimte. Dit soort oplossingen verhogen het effectief gebruik van vergaderzalen en dragen bij aan een positief imago van uw organisatie. De Planon-software zorgt voor een naadloze integratie van deze voorzieningen met alle meeting managementprocessen. Medewerkers en bezoekers kunnen eenvoudig zien welke vergaderzalen beschikbaar zijn en deze ter plekke reserveren met behulp van een kiosk of room booking panel. De integratie zorgt voor een bi-directionele synchronisatie tussen de processen in de Planon-software en realtime informatie op de schermen, panels of kiosk.
Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Kiosk Solutions zijn: • Toon de beschikbaarheid van een vergaderzaal realtime op een kiosk of panel. • Laat medewerkers een reservering maken door het aanraken van de betreffende ruimte op een kiosk of panel. • Stel medewerkers in staat een ruimte in gebruik te nemen door het scannen van hun personeelspas. • Gebruik uw CAD-tekeningen om vergaderzalen te visualiseren op een kiosk. • Toon een welkomstboodschap voor bezoekers en de geplande bijeenkomsten op informatieschermen.
Planon Apps planonsoftware.com
PLANON meeting management
5
REALTIME BEZETTINGSGRADEN METEN MET PLANON SENSOR INTEGRATION De Planon-software ondersteunt het gebruik van sensortechnologie voor het realtime registeren van bezettingsgraden van werkplekken of vergaderzalen. Via elk gewenst type bewegingssensor kunt u via uw netwerk de status van een werkplek of vergaderzaal – vrij of bezet – registreren in uw Planon-database. Met deze integratie kunt u historische bezettingsgraden, trends, populaire faciliteiten en het werkelijk gebruik van werkplekken en vergaderzalen in kaart brengen. Het gebruik van sensoren is vooral interessant in combinatie met het administratieve reserveringsproces. Zodra een sensor detecteert dat een gereserveerde ruimte niet in gebruik is, wordt deze vrijgegeven voor andere reserveringen. Deze geautomatiseerde no show-detectie verhoogt de bezetting en het efficiënt gebruik van werkplekken en vergaderzalen.
Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Sensor Integration zijn: • Verbind elk gewenst type sensor met uw Planon-database. • Profiteer van gestandaardiseerde integratie, gebaseerd op het Planon Integratie Framework. • Sla metingen automatisch geaggregeerd op in uw Planon-database. • Configureer uw eigen proceslogica, instellingen en tijdslimieten in geval van no shows. • Ondersteun de realtime dynamiek van vergaderzalenbeheer om bezettingsgraden te verhogen en operationele chaos te voorkomen.
EFFICIËNTE UITVOERING EN LEVERING VAN DIENSTEN MET PLANON PROCENTER In veel gevallen zijn extra activiteiten en diensten vereist om een correcte uitvoering van reserveringen en evenementen te garanderen. Planon ProCenter biedt voorgeconfigureerde processen voor de planning, voorbereiding, uitvoering, monitoring en nazorg van elk type reservering. Voor reguliere, kleinere reserveringen kunnen deze diensten worden beperkt tot catering en schoonmaak. Voor grotere evenementen kunnen deze diensten bijvoorbeeld bestaan uit inrichting van de zaal, installatie van extra apparatuur, bezoekersdiensten of veiligheidsmaatregelen. Planon ProCenter verbindt alle betrokkenen, zoals planners, managers, coördinatoren, uitvoerders en externe leveranciers via één geïntegreerde oplossing. Dit zorgt voor een efficiënte levering van diensten en resulteert in succesvolle evenementen en tevreden klanten.
Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon ProCenter zijn: • Verzend handmatig of geautomatiseerd werkorders naar interne afhandelaars of externe uitvoerders. • Bewaak de status van de werkzaamheden op basis van Service Level Agreements en contracten. • Beheer budgetten voor alle activiteiten en diensten. • Stel alarmeringen in voor annuleringen of wijzigingen van reserveringen, of voor het geval sensortechnologie no shows detecteert, zodat u de dienstverlening hierop kunt aanpassen. • Configureer geautomatiseerde workflows voor standaardreserveringen en -diensten.
BETROUWBARE RAPPORTAGES EN ANALYSES MET PLANON PROCENTER Heeft u meer of minder vergaderzalen nodig? Wat zijn de meest gebruikte zalen? Wat is het aantal no shows? Wat is de gemiddelde bezettingsgraad? Wat zijn de piekuren en -dagen? Wat zijn de kosten per afdeling? Planon ProCenter geeft u de informatie om al deze vragen te beantwoorden. Planon ProCenter biedt een uitgebreide set van standaardrapportages, dashboards en analyses die u in staat stellen het aanbod en gebruik van uw vergaderzalen en conferentiefaciliteiten voortdurend te optimaliseren.
Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon ProCenter zijn: • Creëer grafische analyses van de bezetting van vergaderzalen op basis van aantal reserveringen, aantal uren en aantal mensen. • Analyseer het aantal no shows per afdeling, aanvrager, periode of vergaderruimte, gerelateerde kosten en geannuleerde diensten. • Maak rapportages over kosten en doorbelastingen aan kostenplaatsen of individuele aanvragers. • Voorspel en anticipeer op de toekomstige behoefte aan vergaderzalen door het analyseren van gebruikstatistieken. • Identificeer veel gevraagde dienstverlening en monitor de kwaliteit van dienstverlening door prestatieanalyses.
Planon Self-Service 6
PLANON meeting management
planonsoftware.com
planonsoftware.com
PLANON meeting management
7
planonsoftware.com
Planon is een internationale softwareleverancier die organisaties ondersteunt bij het integraal stroomlijnen van alle bedrijfsprocessen rondom gebouw, mens en werkplek. Planon-oplossingen realiseren efficiency, duurzaamheid en kostenreductie in deze processen en dragen concreet bij aan klanttevredenheid en productiviteit. Planon biedt software-oplossingen voor onder andere Real Estate -, Space & Workplace -, Maintenance -, Integrated Services - en Sustainability Management. Planon is opgericht in 1982, heeft eigen kantoren in Nederland, België, Canada, Duitsland, Frankrijk, Groot-Brittannië, India, Oostenrijk, Singapore en de Verenigde Staten en ondersteunt wereldwijd meer dan 1.800 klanten uit diverse branches.
BELGIË Mechelen Campus, gebouw D Schaliënhoevedreef 20 B-2800 Mechelen Tel.: +32 15 440 088
NEDERLAND Wijchenseweg 8 6537 TL Nijmegen Tel.: +31 24 641 31 35
