Plannen is voorspellen Verbinden tussen Strategisch Tactisch en Operationeel niveau In de Isala klinieken
Isala klinieken
About 915
beds
18 + 4
Theaters (Day)
264.000
Nursing days / year
500.000
Outpatient visits / year
89.000
Admissions / year
30.000
Surgeries / jaar
5000
Staffmembers (fte) medical equipment
200 M€ Me
Background
Senior advisor capacity management Student supervisor Master TBK en TW Guest lecturer Utwente Electronic engineering and software development 2
Isala klinieken
Capaciteitsmanagement en patiëntlogistiek • • • • • • • • • •
Capaciteitsberekeningen Nieuwbouw ziekenhuis en BHC OK-rooster Capaciteitsverdeling AOA Tactisch planningsoverleg Planningsorganisatie en planningsregels Personele formatie Process mining (met TUE) Begeleiding afstudeerders UTwente Forecasting op tactisch en operationeel niveau
3
Isala klinieken
Forecast
MET Office Every day About today Forecast
4
Isala klinieken
Forecast
MET Office
Hospital
Every day
Once a month
About today
Month ago
Forecast
?
No control
Controllable 5
Isala klinieken
6
Isala klinieken
Voorspellen?
• •
Voorspellen doen we als de toekomst onzeker is Het is prettig als er enige zekerheid aan de voorspelling af te leiden is
7
Isala klinieken
Variabiliteit
Week variabiliteit Jaar variabiliteit
Dag variabiliteit 8
Isala klinieken
Managerial Levels vs Variability effects Variability effects
Level
Strategic
Tactical Operational offline Operational online
Year(s)
Quarter
Week
Day
Year planning
Summer reduction, Winter opening
Theatre opening days
Theatre opening hours
Reallocation ORs and beds
Master Surgical Schedule
Planning rules and guidelines Admission and OR planning Discharge forecast AAW (Acute Admission Ward)
9
variabiliteit en capaciteit
Isala klinieken
Capaciteit Bedden OK’s poli’s
Patiënten
Natuurlijke
Kunstmatige
Variabiliteit
Variabiliteit
Acuut
Electief
Personeel
Flexibiliteit
Personele Planning
10
Hiërarchische onderverdeling
Isala klinieken
Level
Horizon
Patiënten
Personeel
Capaciteit
(incl arts)
(Hardware)
Strategisch
1-5 jaar
Productie afspraken Trends en verwachtingen
Personele normstelling
Ziekenhuis grootte
Tactisch
Maand
OK rooster Spoedverwachting
Basis Dienst rooster (Personeelsdistributie)
Capaciteit verdeling
Operationeel Offline
Weken
Opname en OK planning Spoedvoorspelling
Aangepast rooster Inclusief flexibel
Opschalen / afschalen
Operationeel online
Dag
Uitvoering (Ad hoc)
Aangepast rooster Inclusief flexibel
Opschalen / afschalen
Gerealiseerd
Historie
Klassieke Management rapporten & Dashboards
11
Isala klinieken
Planning process and tooling Tactical
Waiting Waiting list list
Oper Offline
MSS MSS Acute Acute FC FC
Tactical Tactical tool tool
Admission Admission Planning Planning && Acute Acute Admissions Admissions FC FC
Quality Quality of of planning planning tool tool
Workload Workload tool tool
Default Default Staffing Staffing roster roster
Staffing Staffing roster roster
Oper Online Acute Acute admissions admissions
Execution 1212
Reducing weekly variability: Master Surgical Schedule
Isala klinieken
Tactical MSS MSS Acute Acute FC FC
• •
Tactical Tactical tool tool
Default Default Staffing Staffing roster roster
The model of Peter Vanberkel* is used to create a MSS with a low variability on bed usage. We are working to adapt a model of Mike Carter (university of Toronto)
13
Isala klinieken
Reducing weekly variability: Admission and OR planning Waiting Waiting list list
Admission Admission Planning Planning && Acute Acute Admissions Admissions FC FC
Quality Quality of of planning planning tool tool
Oper Offline
14
Isala klinieken
Quality of planning
Master Annemaaike Hooisma • Weighing quality factors – Utilisation % – Utilisation MAPD (Average deviation from mean utilisation in %) – Admissions over the week MAPD – Admissions over the day – Likelihood over utilisation – Workload over the week (average deviation form constant pattern) – Workload over the day MAPD – Productivity – Productivity MAPD
15
Isala klinieken
Reducing variability: Admission and OR planning Admission Admission Planning Planning && Acute Acute Admissions Admissions FC FC
Workload Workload tool tool
Acute Acute admissions admissions
Staffing Staffing roster roster
Execution Execution
Tool shows workload prediction for up to two weeks ahead on hourly basis
16
Isala klinieken
Workload tool Planned Patients and E LOS
Actual Patients and EDoD
Acute distribution
Care load distribution Diagnose based
Care points per Nurse per hour
Workload tool Staffing Roster
Provided workforce
Expected Workload
Nurse balance
Expected # Patients
Actual Workload
17
Isala klinieken
18
Isala klinieken
Workload balance
19
Isala klinieken
Resultaten?
• • •
Inzicht leidt tot beter registreren Inzicht geeft herkenning Sturen op inzichten – Personeel – Planning
• •
Uitrol operationeel niveau Verder onderzoek kans op overbezetting
20
Thank you for your attention Bernd van den Akker 21
