Plan van Aanpak. Verbetering online studiekeuze- en voorlichtingsomgevingen Studyinholland.nl en Studychoice.nl. Project A - Programma Rode Loper

Plan van Aanpak Verbetering online studiekeuze- en voorlichtingsomgevingen Studyinholland.nl en Studychoice.nl Project A - Programma Rode Loper

Projectnummer Opdrachtgever

: :

Algemeen Projectleider Versie Datum

:

2151 Directeur Communicatie Nuffic Dommisse Consulting BV

: :

1.02p 26-4-2011

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ........................................................................................................................................................ 2 0

METAGEGEVENS PLAN VAN AANPAK .......................................................................................................... 4 0.1 0.2

1

INLEIDING.............................................................................................................................................................. 5 1.1 1.2 1.3

2

DOEL VAN DIT DOCUMENT ................................................................................................................................. 4 STRUCTUUR VAN HET DOCUMENT ...................................................................................................................... 4

DE CONTEXT VAN HET PROJECT ......................................................................................................................... 5 AANLEIDING TOT HET PROJECT .......................................................................................................................... 5 OPLOSSINGSRICHTING ....................................................................................................................................... 6

PROJECTDEFINITIE ............................................................................................................................................ 8 PROJECTDOELSTELLINGEN ................................................................................................................................. 8 2.1 PROJECTAANPAK ............................................................................................................................................... 8 2.2 BEREIK ............................................................................................................................................................ 11 2.3 OP TE LEVEREN PRODUCTEN ............................................................................................................................ 11 2.4 AFBAKENING ................................................................................................................................................... 12 2.5 RANDVOORWAARDEN ...................................................................................................................................... 12 2.6 RELATIES MET ANDERE PROJECTEN EN INITIATIEVEN ...................................................................................... 13 2.7 2.7.1 Basicintegratie ISPAC in Hodex / Studiekeuze Webformulier .................................................................... 13 2.7.2 Project B, programma Rode Loper............................................................................................................. 13 2.7.3 Project C, programma Rode Loper ............................................................................................................ 14 2.7.4 Project vernieuwing websites Nuffic ........................................................................................................... 14 2.7.5 Studiekeuze123 ........................................................................................................................................... 14 2.7.6 Studychoice.nl ............................................................................................................................................. 15 2.7.7 Webwalker Hodex ....................................................................................................................................... 15 2.7.8 Netherlands Fellowship Programmes (NFP) ............................................................................................. 15

3

PROJECTORGANISATIESTRUCTUUR .......................................................................................................... 17 3.1 3.2 3.3

4

BESTURING ...................................................................................................................................................... 17 PROJECTTEAM.................................................................................................................................................. 17 WERKGROEP STUDIEKEUZEOMGEVING ............................................................................................................ 18

PROJECTPLAN DEELPROJECT 1 - INFORMATIEGARING ..................................................................... 20 UITGANGSPUNTEN ........................................................................................................................................... 20 4.1 RANDVOORWAARDEN VOOR UITVOERING........................................................................................................ 20 4.2 AANNAMES ...................................................................................................................................................... 20 4.3 PRODUCTBESCHRIJVINGEN DEELPROJECT 1 – SYSTEEM VOOR DATAVERGARING, -OPSLAG EN PUBLICATIE ..... 21 4.4 4.4.1 Inrichting tijdelijke beheer.......................................................................................................................... 22 4.4.2 Export voor huidige Ispac/NFP omgeving.................................................................................................. 23 4.4.3 Inrichting en facilitering NFP-backoffice ................................................................................................... 24 4.4.4 Uitbreiding functionaliteit van Studiekeuze Database en Webformulier .................................................... 24 PROJECTPLANNING .......................................................................................................................................... 25 4.5 4.5.1 Toelichting .................................................................................................................................................. 25 4.5.2 Planning...................................................................................................................................................... 26

5

PROJECTPLAN DEELPROJECT 2................................................................................................................... 27 UITGANGSPUNTEN ........................................................................................................................................... 27 5.1 RANDVOORWAARDEN VOOR UITVOERING........................................................................................................ 27 5.2 AANNAMES ...................................................................................................................................................... 27 5.3 PRODUCTBESCHRIJVINGEN DEELPROJECT 2 – VERNIEUWING STUDIEKEUZEOMGEVING ................................... 28 5.4 5.4.1 Input vragenlijst voor uitvoering gebruikersonderzoek studiekeuze........................................................... 28 5.4.2 Afgerond Gebruikersonderzoek studiekeuze ............................................................................................... 29 5.4.3 Informatieanalyse aanvullende voorlichtingsinformatie iz studiekeuze ..................................................... 30

_______________________________________________________________________________________________________________________

Document: Project-A Auteur:

Pagina 2 van 42

5.4.4 Ontwerp studiekeuzeomgeving ................................................................................................................... 32 5.4.5 Nieuwe studiekeuzeomgeving op webportaal Studyinholland.nl ................................................................ 32 5.4.6 Beheermodel voor Studiekeuzeomgeving icm Studiekeuzedatabase ........................................................... 33 PROJECTPLANNING .......................................................................................................................................... 34 5.5 5.5.1 Toelichting .................................................................................................................................................. 34 5.5.2 Planning...................................................................................................................................................... 35 6

SAMENVATTING PLANNING PROJECT A ................................................................................................... 36 6.1

7

PLANNING PROJECT A ...................................................................................................................................... 36

PROJECTBEHEERSING .................................................................................................................................... 37 7.1 7.2

VOORTGANG .................................................................................................................................................... 37 TOLERANTIES .................................................................................................................................................. 37

BIJLAGE 1 BUSINESS CASE ...................................................................................................................................... 38 BIJLAGE 2 PROJECTRISICO'S................................................................................................................................. 40 RISICOLOG DEELPROJECT 1 ........................................................................................................................................... 40 RISICOLOG DEELPROJECT 2 ........................................................................................................................................... 41 BIJLAGE 3 COMMUNICATIEPLAN ........................................................................................................................ 42

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 3 van 42

0 0.1

Metagegevens Plan van Aanpak Doel van dit document

Het project Verbetering online studiekeuze- en voorlichtingsomgevingen Studyinholland.nl en Studychoice.nl maakt deel uit van het programma Rode Loper en is bedoeld om alle processen en voorzieningen rondom de informatievoorziening betreffende studiekeuze en de voorlichting daarover voor internationale studenten die in Nederland willen gaan studeren meer te gaan stroomlijnen. Dit plan heeft tot doel om het project nader te definiëren, als basis te dienen voor het managen ervan en de beoordeling van het succes van het project mogelijk te maken. In het project worden 2 deelprojecten onderscheiden. Per deelproject is er een gedetailleerd deelprojectplan opgesteld.

0.2

Structuur van het document

Dit document is onderverdeeld in twee secties, namelijk een basissectie en een aantal bijlagen. Het projectplan en de bijlagen kunnen tijdens de voortgang van het project worden geactualiseerd. Basis sectie • Inleiding/Achtergrond • Projectdefinitie • Projectorganisatiestructuur • Projectplan • Projectbeheersing Bijlagen • (Initiële) Business Case • (Initiële) Risicologboek • (Initieel) Communicatieplan

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 4 van 42

1

Inleiding

Onder voorzitterschap van de Nuffic hebben zeven ketenpartijen 1 besloten in een definitiefase gezamenlijk een programma te definiëren waarin middels deelprojecten verbetering van de communicatie(-aanpak) en de administratieve processen nagestreefd wordt ten behoeve van internationale studenten die in Nederland zouden willen studeren. Hiervoor is een werkgroep en stuurgroep ingericht waaraan de zeven ketenpartijen in deelnemen. Gedurende de definitiefase is een achtste partij, Kences, betrokken in verband met de uitvoering van een van de verbeterprojecten. Het programmaplan 2 is in oktober 2010 opgeleverd en daarin zijn op basis van de prioriteiten die door de ketenpartners gesteld zijn in de na te streven doelen en opbrengsten, een viertal deelprojecten gedefinieerd. Een daarvan is Project A - Verbetering online studiekeuze- en voorlichtingsomgevingen Studyinholland.nl en Studychoice.nl waarvan de Nuffic het opdrachtgeverschap vervult. Dit projectplan is een verdere uitwerking van de uitvoering van dit project en de te verwachten resultaten en producten. 1.1

De context van het project

Nuffic is in Nederland dé organisatie die zich bezighoudt met de internationalisering van het hoger onderwijs. Middels de generieke promotie van Study in Holland positioneert de Nuffic Nederland als studieland voor het hoger onderwijs, om zo de inkomende stroom van buitenlandse studenten te stimuleren. Deze generieke promotie is wereldwijd, met tevens een focus op 10 doellanden waar Netherlands Education Support Offices door de Nuffic in opdracht van het ministerie van OCW zijn opgericht. De Nuffic benadert de internationale student zowel fysiek (met de inzet van printmaterialen en Holland-paviljoens op instroomfairs) als virtueel (www.studyinholland.nl, adcampagnes, sociale netwerksites als Facebook en Youtube). Studiekeuze123 richt zich primair op Nederlandse studenten en heeft in het studiejaar 2007-2008 ook buitenlandse (aankomende) studenten in het hoger onderwijs als doelgroep opgenomen. Daarnaast richt Studiekeuze123 zich ook op andere partijen die bij het studiekeuzeproces betrokken zijn, zoals ouders, decanen en studiebegeleiders. Voor buitenlandse studenten biedt www.studychoice.nl uit diverse bronnen inhoudelijke en vergelijkingsinformatie over bachelor- en masteropleidingen in Nederland en informatie over o.a. studentensteden. Tevens is er aanvullende informatie beschikbaar die nodig is bij het kiezen van een studie, zoals aansluitingsmogelijkheden en een factsheet per opleiding. Studiekeuze123 wil een infrastructuur bieden voor het landelijk verzamelen, verspreiden en publiceren van studiekeuze-informatie. De website www.studychoice.nl en achterliggende database worden beheerd door Stichting Studiekeuze123.

1.2

Aanleiding tot het project

Zowel Nuffic als Studiekeuze123 vragen beide aan de Nederlandse hoger onderwijsinstellingen opleidingsbeschrijvingen aan te leveren. De informatie over opleidingen wordt ook op meerdere plaatsen in databases beheerd: voor Nuffic is dat de ISPAC (International Study Programmes and Courses) database en voor Studiekeuze123 de Studychoice-database. Dit leidt tot dubbele lasten voor de hoger onderwijsinstellingen. 1

Nuffic, IND, DUO, Studielink, Studiekeuze123, HBO Raad en VSNU. Programmaplan Rode loper, Ketenaanpak voor verbetering van administratieve processen voor toelating van internationale studenten in het Nederlands hoger onderwijs, versie 2.0, 8 oktober 2010. 2

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 5 van 42

Ten tweede is het oriëntatieproces voor de internationale student die geïnteresseerd is in Nederland, geen gemakkelijke. Zowel studyinholland.nl (van de Nuffic) als studychoice.nl (van Studiekeuze123) geven voorlichting over de studiemogelijkheden in Nederland, zij het allebei met een andere focus. De internationale student wordt hierdoor op de twee websites van verschillende informatie voorzien. Op studychoice.nl kan de internationale student terecht voor opleidingsinformatie en kunnen de studieprogramma’s vergeleken worden op een aantal criteria. Tevens wordt er gebruik gemaakt van peer reviews. De internationale student zal hier echter momenteel geen informatie vinden over de zogenaamde non-degrees en de opleidingen die door de buitenlandse accreditatie organisaties zijn geaccrediteerd. Op studyinholland.nl ligt de focus van de informatieverstrekking op de generieke promotie van het Nederlands hoger onderwijs waardoor de internationale student onder andere kennis maakt met het Nederlandse onderwijssysteem, de bijkomstige procedures en mogelijke beurzen. Bovendien vindt de student hier in de ISPAC-database informatie over CROHO geregistreerde opleidingen, non-degrees en opleidingen die door de buitenlandse accreditatie organisaties zijn geaccrediteerd, summer courses en taalcursussen. De internationale student vindt dus verschillende informatie op de twee websites, wat het studiekeuzeproces bemoeilijkt. Ook loopt de internationale student relevante informatie mis wanneer slechts één van de twee websites geraadpleegd wordt.

1.3

Oplossingsrichting

Het is zeer wenselijk dat op technisch gebied de opleidingsdatavergaringsystemen van Studiekeuze123 en Nuffic worden geïntegreerd. Integratie van de datavergaring, door het ISPACformulier en het Netherlands Fellowships Programme (NFP)-formulier t.b.v. de NFP cursuslijst te integreren in Hodex en Studiekeuze webformulier. Deze data worden vervolgens verzameld en beheerd in slechts één databank. Dit met als doel de onnodige administratieve lasten van de instellingen te verminderen. Instellingen kunnen op die manier hun opleidingsinformatie gemakkelijk via één kanaal verstrekken. Studiekeuze123 is hier de meest geschikte partij voor vanwege zijn kennis en capaciteiten op technisch gebied. Daarbij blijft van belang dat de instellingen middels Studiekeuze123 eigenaar blijven van hun eigen opleidingsgegevens. De Nuffic wordt gebruiker van deze gegevens. Verder is het verstandig om één webportaal te creëren waar de internationale student terecht kan voor alle belangrijke informatie met betrekking tot studeren in Nederland. Deze unieke online studiekeuzeomgeving zal een compleet aanbod van informatie bevatten, dat geheel in de behoefte van de internationale student voorziet. Tevens zal de student opleidingen kunnen vergelijken aan de hand van criteria die voor de internationale student van belang zijn. De bedoeling is dat de doelgroep zich gemakkelijk en effectief kan oriënteren en zo een bewuste keuze kan maken. De Study in Holland website is uitermate geschikt als locatie voor deze studiekeuzeomgeving, mede omdat deze al jarenlang veel internationale studenten trekt. De Nuffic heeft veel expertise en ervaring in huis wat betreft het presenteren van studiegerelateerde informatie en gegevens voor de doelgroep internationale studenten, is ervaren in het promoten van Nederland als studieland en heeft ook wereldwijd een goede reputatie op dat gebied. Ook moeten er goed werkende links van de Study in Holland web portal naar de websites van de Nederlandse hoger onderwijsinstellingen worden aangebracht, zodat bezoekers vanuit de Study in Holland-website naar instellingssites gaan. Dit moet ook zichtbaar worden voor de Nederlandse hoger onderwijsinstellingen. Daarbij moet overigens de informatie over Engelstalige (of anderstalige) opleiding voor Nederlandse studenten natuurlijk op de website van SK123 beschikbaar blijven. Van de deskundige informatievoorziening wordt goed gebruikt gemaakt, aangezien studyinholland.nl jaarlijks veel bezoekers trekt (483.554 unieke bezoekers in 2009) en ISPAC vaak

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 6 van 42

wordt geraadpleegd (131.242 unieke bezoekers in 2009). Uit prognoses blijkt dat het aantal bezoekers en gebruikers van ISPAC verder zal toenemen ten opzichte van 2009. Ook via het wereldwijde netwerk dat de Nuffic heeft opgebouwd door middel van de Neso kantoren, maken vele internationale studenten kennis met Study in Holland. In 2009 trokken de studentenpagina’s van de Neso websites 409.020 unieke bezoekers, en ook dit aantal zal in 2010 sterk toenemen. Deze populariteit en groei maken Study in Holland geschikt als unieke portal voor de internationale student. Bovendien kan Nederland op deze wijze gerichter concurreren op het gebied van hoger onderwijs met andere Europese landen die met succes gebruik maken van één portal waar zowel generieke informatie als specifieke opleidingsinformatie te vinden is, zoals: www.studyinsweden.se, www.studyindenmark.dk en www.studyinnorway.no. Als de student bekend is met één van de vele andere www.studyin... websites, dan zal de internationale student gemakkelijker op studyinholland.nl terecht komen. Samenvattend: de oplossing ligt enerzijds in het integreren van de datagaringssystemen die aan deze sites ten grondslag liggen, en anderzijds in het verbeteren van de studiekeuzeomgeving van de internationale student, middels het ontwikkelen van één webportaal (op studyinholland.nl) met een compleet en betrouwbaar informatieaanbod van opleidingen voor internationale studenten.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 7 van 42

2

Projectdefinitie

In deze sectie zullen we achtereenvolgens de doelstellingen, aanpak, bereik, producten, afbakening, randvoorwaarden en relaties met andere projecten aan de orde stellen. 2.1

Projectdoelstellingen

Er zijn binnen dit project twee deelprojecten gedefinieerd (zie verder 3.2). Het eerste deelproject is gericht op het verzamelen van informatie en het tweede op het publiceren en presenteren hiervan. Het eerste deelproject draagt bij aan: • Verminderde administratieve lasten voor de Nederlandse hoger onderwijsinstellingen, doordat er op één plaats informatie wordt verzameld en beheerd. Het tweede doelproject draagt bij aan: • Een verbeterde studiekeuzeomgeving voor de internationale student door meer duidelijkheid, overzicht en transparantie. Er is voortaan één web portal waar een compleet en betrouwbaar aanbod van informatie beschikbaar is. • Een effectievere keuze voor Nederland, doordat inzicht in het gehele traject (de life cycle) op een centrale plek beschikbaar is. Naast opleidingsinformatie kan de internationale student informatie vinden over Nederlandse hoger onderwijsinstellingen, de Nederlandse samenleving, (visa)procedures en beurzen. Daarnaast leveren testimonials van Holland Alumni meerwaarde aan de feitelijke informatie. • Meer zichtbaarheid/transparantie voor de Nederlandse hoger onderwijsinstellingen. Een verbeterde zoekomgeving zorgt voor een directe doorstroom naar de opleidingsinformatie van hoger onderwijsinstellingen. • Een betere aansluiting op de jonge studentendoelgroep: door de verbeterde presentatie van de gegevens die aansluit op de huidige trends en ontwikkelingen in zoeken vergelijkingsmethoden onder de studentendoelgroep (zoals peer reviews). 2.2

Projectaanpak

Uit de oplossingsrichting die geschetst is in paragraaf 2.3 volgen twee deelprojecten. Het eerste deelproject is gericht op het verzamelen van informatie bij de hoger onderwijsinstellingen, het opslaan en beheren in 1 bronsysteem en het publiceren uit dat bronsysteem. Het tweede deelproject is vooral gericht op het publiceren en presenteren hiervan: 1. Integratie van de datagaring, door het ISPAC-formulier te integreren in Hodex en Studiekeuze webformulier zodat er 1 kanaal komt voor de instellingen via welke ze hun opleidingsinformatie kunnen aanleveren. Deze data worden vervolgens verzameld en beheerd in één databank. Binnen dit project valt ook de definiëring, inrichting en facilitering van de NFP backoffice t.b.v. controleprocessen. Dit deelproject valt in 5 onderdelen uiteen. a. analysefase – hierin vindt een taakanalyse plaats van de 2 huidige systemen (ISPAC+formulieren en Studychoice+NFP-formulieren) en daarna het opstellen en met de instellingen en Nuffic afstemmen van een informatiearchitectuur voor de toekomstige situatie. b. Ontwerp- en bouwfase – op basis van de input van de analysefase kan een functioneel ontwerp worden opgesteld dat na validatie kan worden vertaald naar

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 8 van 42

een technisch ontwerp. Op basis daarvan kunnen de benodigde componenten worden gerealiseerd zoals de inputmechanismen (formulieren, berichtuitwisseling tussen systemen), database, publicatiemodule (voor beschikbaar stellen via webportaal). c. Testen – testen van alle componenten tezamen met de instellingen enerzijds en met Studyinholland.nl anderzijds. d. Inrichten – inrichting en facilitering van de NFP backoffice t.b.v. controleprocessen en het inrichten van het beheer. e. Implementeren – in gebruik nemen van de nieuwe opzet. 2. Verbeteren en vernieuwen van de online studiekeuzeomgeving op studyinholland.nl waar de internationale student centraal staat. Dit gebeurt op basis van gebruikersonderzoek onder studenten over de presentatie van de opleidingsgegevens. Dit deelproject valt in 5 fasen uiteen. a. Gebruikersonderzoek – de afdeling Promotie van Nuffic zal het gebruikersonderzoek over de presentatie van de opleidingsgegevens aansturen en de daaruit voortvloeiende adviezen tot aanpassingen in de studiekeuzeomgeving uitwerken. Nuffic heeft een paar partijen op het oog die online zoekgedrag en trends onder de jonge doelgroep kunnen vertalen in technische oplossingen en een overzichtelijker, aantrekkelijke vormgeving. b. Ontwerp Studiekeuzeomgeving c. Bouw Studiekeuzeomgeving (in combinatie met deelproject 1) d. Testen – onder andere de koppeling met de nieuwe Studiekeuzedatabase maar ook gebruikerstesten. (in combinatie met deelproject 1) e. Inrichten - inrichten van het beheer. (in combinatie met deelproject 1) f. Implementeren – in gebruik nemen van de nieuwe opzet. Nuffic fungeert als projecteigenaar voor dit project. Het project zal in goed overleg en in nauwe samenwerking met Studiekeuze123 worden uitgevoerd. De expertise van beide partijen zal daarbij nadrukkelijk worden benut. Voor deelproject I is reeds in juni 2010 een belangrijke aanzet gegeven met het voorloopproject Basicintegratie ISPAC in Hodex / Studiekeuze Webformulier. Dit project uitgevoerd door Studiekeuze123 in nauwe samenwerking met de Nuffic, met technische uitvoering vanuit Qdelft 3. Studiekeuze123 is verantwoordelijk zijn voor het aansturen van de technische integratie en inrichting. Nuffic zal verantwoordelijk zijn voor de aanpassing van studyinholland.nl, omdat de daar beschikbaar te stellen informatie nu uit andere bronnen wordt gehaald. Het voorloopproject werd tot nu toe aangestuurd door een Stuurgroep bestaande uit management van Studiekeuze123 en de Nuffic. Het lopende project Basicintegratie is bedoeld om een belangrijke basis neer te leggen voor het geïntegreerd verzamelen en publiceren van opleidingsgegevens voor de internationale student. Niet alle doelstellingen van project A zijn echter reeds meegenomen in Basicintegratie. Zo is de facilitering van de NFP backoffice in dit project geen onderdeel van de scope. Na oplevering van de resultaten zal bekeken worden welke aanvullende eisen en doelstellingen nog minimaal nodig zijn en zal daarvoor een vervolg worden. Voor deelproject 2 zal Nuffic het voortouw nemen onder andere in het aansturen van het gebruikersonderzoek en het ontwerp en bouw van de nieuwe studiekeuzeomgeving. Studiekeuze123 zal in dit deelproject ook betrokken worden. 3

Zie ook het Plan van Aanpak Basicintegratie ISPAC in Hodex / Studiekeuze Webformulier (v0.9), 24 juni 2010

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 9 van 42

Er is een sterke afhankelijkheid tussen deelproject 1 en 2. Zoals gezegd zal deelproject 1 de resultaten van het voorloopproject Basicintegratie absorberen en daarop verder bouwen. Het verder bouwen zal echter niet eerder aanvangen nadat de eerste twee onderdelen uit deelproject 2 zijn afgerond, nl gebruikersonderzoek en ontwerp Studiekeuzeomgeving. Die leveren nl. belangrijke input op voor de mogelijk verdere ontwikkeling van de Studiekeuzedatabase, het Studiekeuze webformulier en Hodex, maar zeker voor de wijze waarop de data uit de SKD ontsloten moet worden voor de Studiekeuzeomgeving op Studyinholland.nl. Onderstaand schema geeft de afhankelijkheden weer tussen Basicintegratie en de deelprojecten van Project A.

Inhoudelijke samenhang Projecten: Basicintegratie, Rode loper A.1, Rode loper A.2

Study in Holland (oud)

Study in Holland (nieuwe vormgeving) Naar Disk, Print

NFP-controle uitbereiding

Opleidingsdatabase

Nuffic

Project A.2 Via webservice

Basicintegratie Project A.1

Project A.2

Via XML of SQLDB

Basicintegratie

Nuffic

Studiekeuze Omgeving

Vernieuwing website Nuffic

Studiekeuze123

Studiekeuze Omgeving

Naar Disk, Print

Basicintegratie

Basicintegratie

Basicintegratie

Hodex

Webform

Hodex

Basicintegratie

Basicintegratie

Basicintegratie

Basicintegratie

Instellingen

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 10 van 42

NB de exacte fasering zal in de deelprojectplannen in hoofdstuk 4 en 5 verder worden uitgewerkt.

2.3

Bereik

Het project richt zich op het invullen van de informatiebehoefte ten aanzien van de studiekeuze en voorlichting daarover die van belang zijn voor de internationale student. Met studiekeuzeinformatie wordt onder andere bedoeld informatie een compleet en betrouwbaar informatieaanbod van opleidingen in Nederland voor internationale studenten. De uitwerking van de invulling van de bovenstaande informatiebehoefte is in dit project gericht op het integraal vergaren van opleidingsinformatie over van de instellingen enerzijds en op het dynamisch publiceren van die informatie op 1 webportaal nl. studyinholland.nl. 2.4

Op te leveren producten

Deelproject I: • Technische integratie van de online ISPAC- en NFP-formulieren in Hodex en Webformulier op basis waarvan opleidingen informatie verstrekken over internationaal aanbod, met als gevolg minder administratieve lasten voor de hoger onderwijsinstellingen. • De realisatie van één databank waar alle opleidingsinformatie beheerd wordt. • Beschikbaarheid van de gegevens t.b.v. Nuffic d.m.v. export mechanisme. • Bekendheid wijzigingen bij de gebruikers van Hodex en Webformulier binnen de instellingen. • Aangepaste beheer- en technische documentatie. Deelproject II: Eén herkenbare studiekeuzeomgeving met een compleet en betrouwbaar informatieaanbod van opleidingen in Nederland voor internationale studenten, waardoor de internationale student gemakkelijk, efficiënt en zo volledig mogelijk in zijn informatiebehoefte wordt voorzien. De nieuwe online studiekeuzeomgeving die op studyinholland.nl benaderbaar zal zijn, zal verder rekening houden met de volgende nieuwe en vernieuwde elementen: • de mogelijkheid om opleidingen en instellingen transparant en gebruiksvriendelijk met elkaar te vergelijken aan de hand van voor de student relevante objectieve criteria; • een voor internationale studenten gebruiksvriendelijkere zoekomgeving met opleidingsinformatie, die aansluit bij het zoekgedrag en trends onder de doelgroep; • duidelijkere doorverwijzingen/links naar de websites van de Nederlandse hoger onderwijsinstellingen en andere relevante instanties zodat een bezoeker aan studyinholland.nl gemakkelijk wordt doorgeleid naar de website van een instelling; • informatie over het internationale profiel van Nederlandse hoger onderwijsinstellingen. Andere mogelijke uitbreidingen die in het programmaplan Rode Loper zijn genoemd zijn: • de opname van testimonials en peer reviews; • gebruik van interactieve media; • links met relevante online social communities waarop international studenten actief zijn; • mogelijkheden om in contact te kunnen komen met (verenigingen van) Holland alumni door koppeling aan het Holland Alumni netwerk. Bekeken zal worden of de bovenstaande uitbreidingen inderdaad gewenst worden door de doelgroep en of die niet botsen met de belangen van de instellingen zelf.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 11 van 42

In hoofdstuk 4 en 5 van dit Plan van Aanpak, worden deze resultaten nader in de vorm van producten beschreven.

2.5

Afbakening

De volgende beperkingen zijn van toepassing op het project: • Dit project richt zich niet op de informatieverstrekking aan Nederlandse studenten die in het buitenland willen gaan studeren. • Dit project richt zich alleen op de studiekeuzeomgeving dwz de ontsluiting van de “harde” opleidingsgegevens afkomstig uit de Studiekeuzedatabase plus de noodzakelijke ondersteunende informatie. • Het project gaat geen eigen design ontwikkelen voor de studiekeuzeomgeving maar sluit aan bij de ontwikkelingen die in het kader van Vernieuwing websites Nuffic voor Studyinholland.nl worden ontplooid. • Het project gaat geen informatie verzamelen en/of bewerken die in het kader van project B beschikbaar wordt gesteld. • De doelgroep die in dit project centraal staat is de internationale student die in Nederland wil komen studeren dan wel mogelijk belangstelling heeft om in Nederland te gaan studeren.

2.6

Randvoorwaarden

Al voor dit project van start gaat, is een aantal succes- en faalfactoren geïdentificeerd die zich laten vertalen in een aantal randvoorwaarden. Deze verdienen bij de projectleider en de stuurgroep extra aandacht. • De beheerders van studyinholland (Nuffic), Studiekeuze 123 (Stichting Surf) en Hodex (Surf) zijn bereid tot verregaande samenwerking en stellen voldoende capaciteit, kennis etc. ter beschikking om de resultaten te realiseren. • Vertegenwoordigers van de doelgroep (internationale studenten) moeten worden betrokken om input te geven. Dat creëert ook draagvlak bij de instellingen, • Er is een goede, representatieve selectie te maken van onderwijsinstellingen die nauw betrokken wordt bij het uitwerken van de wensen en eisen ten aanzien van de architectuur (inhoud, proces en techniek) • De medewerking van alle instellingen is uiteindelijk cruciaal. De bovengenoemde selectie uit de instellingen heeft voldoende mandaat om input te leveren en producten te valideren. • Er zal ten behoeve van het bovenstaande zowel door stuurgroep als projectleider voldoende tijd besteed worden aan het verkrijgen en behouden van het benodigde draagvlak vanuit de instellingen. • De (juridische) verantwoordelijkheid met betrekking tot de gepresenteerde generieke informatie kan duidelijk gedefinieerd worden (eigenaarschap van informatie). • De ICT-architectuur moet zodanig zijn ingericht dat onderwijsinstellingen gemakkelijk hun onderwijsaanbod aan kunnen leveren, aan te vullen of te wijzigen en zal zoveel mogelijk aansluiten bij bestaande wijzen van datagaring. • De samenhang en de eventuele afhankelijkheden met de andere projecten uit Rode Loper alsmede de relevante vernieuwingsprojecten van de Nuffic worden bewaakt in beginsel door de stuurgroep en de programmamanager.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 12 van 42

2.7

Relaties met andere projecten en initiatieven

2.7.1 Basicintegratie ISPAC in Hodex / Studiekeuze Webformulier Voor deelproject I is reeds in juni 2010 een belangrijke aanzet gegeven met het project Basicintegratie ISPAC in Hodex / Studiekeuze Webformulier. Dit project uitgevoerd door Studiekeuze123 in nauwe samenwerking met de Nuffic, met technische uitvoering vanuit Qdelft. Studiekeuze123 is verantwoordelijk zijn voor het aansturen van de technische integratie en inrichting. Het project wordt aangestuurd door een Stuurgroep bestaande uit management van Studiekeuze123 en de Nuffic. Het lopende project Basicintegratie is bedoeld om een belangrijke basis neer te leggen voor het geïntegreerd verzamelen en publiceren van opleidingsgegevens voor de internationale student.

Voor de afhankelijkheden en de samenhang zie verder 3.2. 2.7.2 Project B, programma Rode Loper De probleemstelling waar project B zich op wil richten is welke generieke procedurele informatie op welke manier centraal beheerd kan worden, waardoor de kans op fouten in de informatievoorziening wordt weggenomen en tegelijk wel recht wordt gedaan aan de wens van de onderwijsinstellingen om dit via de instellingswebsites te tonen. Met procedurele informatie wordt onder andere bedoeld informatie over inschrijvingsproces, diplomawaardering, verblijfsvergunning etc. (de exacte invulling van die informatie moet nader worden uitgewerkt in het project zelf).

In project B wordt onderzocht welke inrichting van de informatievoorziening gewenst is in de keten om deze generieke informatie: • op een eenduidige wijze aan te bieden aan alle “klanten” (vooral onderwijsinstellingen); • op een eenduidige wijze te kunnen beheren, waarbij Nuffic de regierol vervult om op basis van de informatiebehoefte van de internationale student en het door de hogeronderwijsinstellingen gewenste informatieaanbod de nodige afspraken met de aanbieders van generieke informatie te maken (bijvoorbeeld de IND, OCW en de Belastingdienst). De informatieaanbieder blijft uiteraard de informatie-eigenaar. De Nuffic vervult slechts de regierol. De gewenste inrichting bestaat uit zowel de gewenste (keten)processen, de afspraken over de uitvoering ervan als de nodige ICT-ondersteuning. De inrichting dient zoveel mogelijk aan te sluiten op de reeds bestaande ontwikkelingen (meer dienstverlening naar de instellingen) bij de informatieaanbieders. Cruciale factor in dit project wordt gevormd door de procesafspraken. De ICT-ondersteuning moet daarin faciliterend zijn. Vanuit de partners is aangegeven dat wanneer de ICT-voorziening niet (geheel) gerealiseerd kan worden, dit wellicht ook door middel van een afsprakenstelsel kan worden ingevuld. Het beoogde effect van de implementatie van de verbeterde informatievoorziening is een gegarandeerd juiste voorlichting naar internationale studenten met generieke informatie door alle ketenpartijen, en minder administratieve lasten voor alle ketenpartijen, in het bijzonder de onderwijsinstellingen. De afbakening tussen project A en B zit hem vooral in het feit dat project A gericht is op het verzamelen en publiceren van de opleidingsinformatie sec en project B juist niet gericht is op het maken van een keuze voor een specifieke studie of instelling maar op de generieke voorlichting aan de doelgroep over procedures en regelingen die voor hen van belang zijn (zoals immigratie, belasting etc.).

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 13 van 42

2.7.3

Project C, programma Rode Loper

Dit project richt zich op de (administratieve) processen rond de toelating en inschrijving van buitenlandse studenten van alle ketenpartners. Dit project heeft als doel om de interactie tussen de student en de instelling beter te ondersteunen en de processen efficiënter te laten verlopen in de keten met behulp van StudieLink. Kennis van de wijze waarop de administratieve processen verlopen is mogelijke input voor de studiekeuze daarover zoals beoogd in project A. Voorlichting over de wijze waarop een student een verblijfsvergunning moet aanvragen, inschrijven in de GBA etc. moet geënt zijn op de werkelijke gang van zaken rondom deze processen. Aangezien project B gericht is op het ontsluiten door de keten heen van deze informatie zal in de praktijk project A deze informatie dan ook niet rechtstreeks afnemen en/of creëren. 2.7.4 Project vernieuwing websites Nuffic De Nuffic is een project gestart om het huidige aanbod op de diverse websites die Nuffic onderhoudt te vernieuwen en te herstructureren. Een belangrijk onderdeel hierbij wordt gevormd door het content management systeem (CMS) waarmee het onderhoud en redactie van de sites moet worden geregeld. In principe is het publicatieproces zoals dat in project A nu gedefinieerd is en verder uitgewerkt gaat worden in grote lijnen een zelfde type proces als die ook geldt voor de communicatie via de eigen websites van de Nuffic. Dat schept mogelijkheden om de (bestaande dan wel nieuwe) voorzieningen voor de Nuffic websites ook in te zetten voor het publicatieproces dat in project A wordt uitgewerkt in het kader van studiekeuzeomgeving in het webportaal Studyinholland.nl en niet in project A geheel eigen technische voorzieningen te realiseren. De publicatie van “harde” gegevens over het aanbod zal uiteraard vanuit de nieuw in te richten centrale Studiekeuze-database geschieden.

De intentie is dan ook uitgesproken binnen de Nuffic om bij de keuze van het nieuwe CMS ook de eisen die vanuit project A worden gesteld mee te nemen in het selectieproces. Aangezien de internationale student vooral actief is in sociale media is het van belang dat Studyinholland ook wat betreft het webportaal hierin mee kan gaan.

2.7.5 Studiekeuze123 Studiekeuze123.nl is een onafhankelijke en niet-commerciële website en maakt het aanbod van de Nederlandse universiteiten en hogescholen transparant. Studiekeuze123.nl biedt een overzicht van alle door de NVAO geaccrediteerde master- en bacheloropleidingen in Nederland, dus zowel publiek bekostigt als privaat gefinancierd. De Studiekeuze Database (SKD) voor het hoger onderwijs bevat feiten en kwaliteitsoordelen over geaccrediteerde hbo- en wo-opleidingen in Nederland. De SKD bevat onder andere arbeidsmarktcijfers, accreditatiegegevens, toelatingseisen, instroomaantallen en studentenoordelen, afkomstig van de Nationale Studenten Enquête (NSE).

Studiekeuze123 is aangewezen als de meest geschikte partij voor het verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van de opleidingsgegevens vanwege zijn kennis en capaciteiten op technisch gebied. Daarbij blijft van belang dat de instellingen middels Studiekeuze123 eigenaar blijven van hun eigen opleidingsgegevens. De Nuffic wordt gebruiker van deze gegevens.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 14 van 42

2.7.6

Studychoice.nl

De website van Studiekeuze123 richt zich primair op Nederlandse studenten maar recent is ook een Engelse variant online: Studychoice.nl, dat zich richt op de buitenlandse student. Studychoice.nl kan door internationale studenten gebruikt worden om geaccrediteerde studies, die geschikt zijn voor internationale studenten, met elkaar te vergelijken. Studychoice.nl wordt momenteel aangepast naar het studiekeuzegedrag, de keuzecriteria, van de internationale student. De website www.studychoice.nl en achterliggende database worden beheerd door Stichting Studiekeuze123. Door de betrokken partijen is aangegeven dat het verstandig is om één webportaal met één studiekeuzeomgeving te creëren waar de internationale student terecht kan voor alle belangrijke informatie met betrekking tot studeren in Nederland. De Studyinholland website is uitermate geschikt als locatie voor deze studiekeuzeomgeving, mede omdat deze al jarenlang veel internationale studenten trekt. De Nuffic heeft veel expertise en ervaring in huis wat betreft het presenteren van studiegerelateerde informatie en gegevens voor de doelgroep internationale studenten, is ervaren in het promoten van Nederland als studieland en heeft ook wereldwijd een goede reputatie op dat gebied. Om die reden zal Studychoice.nl worden opgeheven om de huidige verwarring uit te sluiten. Het exacte tijdstip hiervan is nog niet definitief afgesproken. Hierbij moet overigens worden opgemerkt dat de informatie over Engelstalige (of anderstalige) opleiding voor Nederlandse studenten natuurlijk op de website van SK123 beschikbaar blijven.

2.7.7 Webwalker Hodex Door Webwalker is, in opdracht van LOOF, in 2008/2009 de Hodex-standaard ontwikkeld, op basis waarvan instellingen opleidingsinformatie beschikbaar stellen aan uitgevers en andere afnemers t.b.v. externe publicaties en keuze-websites. Inmiddels is Hodex in beheer genomen bij Surf Organisatie, onder supervisie van een stuurgroep waarin universiteiten en HBO-instellingen vertegenwoordigd zijn.

2.7.8 Netherlands Fellowship Programmes (NFP) De Netherlands Fellowship Programmes zijn vraaggerichte beurzenprogramma’s bedoeld voor capaciteitsopbouw in een aantal ontwikkelingslanden. Werknemers van organisaties in deze landen kunnen in aanmerking komen voor training en opleiding in Nederland of een ander land. Het voornaamste doel van de NFP is het gebrek aan geschoolde werkkrachten in ontwikkelingslanden verminderen. Dit moet gebeuren binnen de kaders van een duurzame capaciteitsopbouw, gericht op vermindering van armoede. De NFP biedt financiële ondersteuning aan bursalen die een opleiding of training volgen, gericht op de institutionele ontwikkeling van de organisaties waarbij zij werken. Zowel overheidsinstellingen als private organisaties en NGO’s kunnen in aanmerking komen voor de NFP. De NFP-beurzen worden betaald uit het budget voor ontwikkelingssamenwerking van het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa). De Nuffic beheert de programma’s in opdracht van dit ministerie. Voor de NFP subprogramma’s Master’s degree programmes en Short Courses wordt gebruik gemaakt van een cursuslijst. Deze cursuslijst wordt jaarlijks samengesteld en vormt de basis van de NFP. Opname van deze degree opleidingen en non-degree cursussen kan leiden tot verplichtingen voor de Nederlandse instelling die de opleiding of cursus aanbiedt. De Nederlandse instellingen moeten daarom opleidingen/cursussen aanmelden voor de NFP cursuslijst.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 15 van 42

Degree opleidingen en non-degree cursussen opgenomen op de NFP cursuslijst vanaf 2010 (opleidingen en cursussen met een startdatum in 2010) zijn geldig voor opname op de NFP cursuslijst t/m 2013 mits de opleiding of cursus inhoudelijk (inhoud, duur) gelijk blijft. Bij het jaarlijks samenstellen van de cursuslijst kunnen Nederlandse instellingen opleidingen/cursussen aangeven of deze weer beschikbaar zijn voor de NFP. Als ja, dan worden deze opleidingen/cursussen gecontroleerd op inhoud. Omdat de inhoud van de cursussen gelijk moet blijven is het niet toegestaan de NFP gegevens in de database te wijzigen. De lijst staat dus vast. Daarnaast kunnen ook nieuwe opleidingen en cursussen worden aangemeld. Deze aanmeldingen worden beoordeeld op inhoud en relevantie voor de NFP.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 16 van 42

3

Projectorganisatiestructuur

De projectorganisatiestructuur is redelijk plat van structuur. Samen met de opdrachtgever zal gekeken worden of aan deze structuur nog verdere gelaagdheid of uitbreiding gegeven moet worden.

3.1

Besturing

Project A valt qua directe aansturing onder de Nuffic. De directeur Communicatie is opdrachtnemer. De twee onderkende deelprojecten in project A (Datagaring en –opslag en Vernieuwd webportaal Studyinholland.nl) worden aangestuurd door de algemeen projectleider maar voor de dagelijkse, inhoudelijke werkzaamheden van beide deelprojecten wordt een deelprojectleider annex meewerkend voorman aangesteld. Voor het reeds lopende project Basicintegratie ISPAC in Hodex / Studiekeuze Webformulier was een stuurgroep geformeerd bestaande uit Han Dommers (Afdelingshoofd Promotie Nuffic) en Tom Dousma (Programmamanager Studiekeuze123). Na afronding van het voorloopproject Basicintegratie door middel van aanbieding van de eindrapportage en verantwoording hierover zal die stuurgroep worden opgeheven. De stuurgroep bewaakt de samenhang op hoofdlijnen, signaleert nieuwe kansen, bekrachtigt de resultaten en draagt die mede uit en fungeert indien nodig als “eindstation” voor mogelijke escalaties. 3.2

Projectteam

Het projectteam is verantwoordelijk voor de uitvoerende taken binnen het project. De volgende tabellen geven een overzicht per deelproject van relevante rollen die nodig zijn voor het uitvoeren van dit project. De algemeen projectleider zal een bijdrage leveren aan communicatieactiviteiten die vanuit het programma Rode Loper en/of de Nuffic worden geïnitieerd. Voor de eerste periode (in ieder geval tot en met maart 2011) is er voorzien in een interim projectleider die tijdelijk de taken zal waarnemen van een algemeen projectleider die vanuit de Nuffic wordt aangesteld. Rol

Organisatie

Algemeen projectleider Senior ICT-adviseur Projectsecretaris Deelproject 1 – datagaring en – opslag Deelprojectleider Projectadviseur Contactpersoon NFP Contactpersoon Qdelft Uitvoerders aanpassingen Webformulier en SKIdatabase Bewaking impact op database en webservices Uitvoerder aanpassingen aan HODEX Testen en leveren input voor requirements ICT-adviseur, is verantwoordelijk geweest voor Ispacdatabase en Ispac-search en zal adviseren bij de

Dommisse Consulting Nuffic Nuffic Studiekeuze123 Nuffic, afdeling Promotie Nuffic, NFP QDelft Qdelft ResearchNed Web Walker Hodex Instellingen Nuffic, afdeling ICT

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 17 van 42

integratie tussen SKD en studiekeuzeomgeving. Deelproject 2 – vernieuwde studiekeuzeomgeving in Studyinholland.nl Deelprojectleider, aansturen gebruikersonderzoek, Nuffic, afdeling promotie coördineren bouw/redactie studiekeuzeomgeving Inhoudelijk adviseur Nuffic, afdeling promotie Inhoudelijk adviseur Studiekeuze123 Uitvoeren gebruikersonderzoek Netprofiler Informatieanalist/ontwerper <<>> Coördineren bouw/redactie website (integratie Nuffic studiekeuzeomgeving in studyinholland.nl) Technische integratie studiekeuzedatabase-output in Organisatie Y studiekeuzeomgeving

De algemeen projectleider is voor beide deelprojecten eindverantwoordelijk voor het bewaken van de projectvoortgang (planning, financiën, issues, risico’s). Hij/zij zal dit doen in nauwe afstemming met de deelprojectleiders. Inhoudelijke aansturing van de werkzaamheden geschiedt door de deelprojectleiders. Voor deelproject 1 geldt dit in het bijzonder voor de dagelijkse aansturing van de (technische) realisatie van alle systeemcomponenten. Het projectteam voor deelproject 1 is grotendeels identiek aan kernteam en technisch team van het project Basicintegratie. De deelprojectleider uit de afdeling Promotie van Nuffic zal het gebruikersonderzoek over de presentatie van de opleidingsgegevens aansturen en de daaruit voortvloeiende adviezen tot aanpassingen in de studiekeuzeomgeving laten uitwerken. Zij is tevens samen met de coördinator bouw/redactie website verantwoordelijk voor de realisatie van de vernieuwde studiekeuzeomgeving in het webportaal Studyinholland.nl. 3.3

Werkgroep Studiekeuzeomgeving

De betrokkenheid en actieve participatie van de instellingen is van groot belang bij dit project. Uiteindelijk zijn zij collectief het meest gebaat als de internationale student door een goede, heldere en volledige informatieverstrekking voor een Nederlandse opleiding kiest. In het project zelf is dan ook de inzet van een werkgroep voorzien die ingezet zal worden bij zowel de voorkant van de studiekeuzeomgeving (presentatie, functies etc.) als de achterkant (informatiegaring, controleprocessen). De werkgroep zal ingezet worden om wensen en input te leveren voor de realisatie van de producten en om de door het projectteam opgeleverde (deel)producten te reviewen en vast te stellen. Op hoofdlijnen zijn zij verantwoordelijk voor: • Het aanleveren van de wensen t.a.v. studiekeuzeomgeving en van het datagaringsproces incl. de werking van SKW. Dat zal geschieden door het aanleveren wensen en eisen vanuit de eigen organisatie (zowel vanuit het ondersteunende proces van bijv. de international offices als vanuit een meer marketingperspectief), becommentariëren van voorstellen, bilaterale afstemming met het projectteam en bijwonen van workshops. • Het valideren van projectresultaten • Het afstemmen, bekendmaking van de projectresultaten binnen de organisatie.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 18 van 42

Per product/activiteiten-combinatie zal in het projectplan een inschatting van de benodigde inspanning per rol worden weergegeven. Organisatie Fontys Hogeschoien Saxion Hogescholen Hogeschool Utrecht Hogeschool Arnhem Nijmegen Universiteit Wageningen TU Eindhoven Universiteit Maastricht Universiteit Leiden Unesco IHE Universiteit Tilburg Christelijke hogeschool Windesheim Hogeschool van Rotterdam Hanzehogeschool Groningen Erasmus Universiteit Rotterdam Rijksuniversiteit Groningen Universiteit Twente Universiteit van Amsterdam

Rol Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie

De klanten (onderwijsinstellingen) worden vertegenwoordigd door een contactpersoon van een selectie van ongeveer 12 onderwijsinstellingen. Werkgroepleden zullen onder andere benaderd worden via de Klankbordgroep Studyinholland, contactpersonen voor Ispac/NFP en de klankbordgroep van Studiekeuze123. De koepels worden actief betrokken bij het bepalen welke instellingen en personen betrokken moeten worden. De werkgroep wordt op diverse momenten in het deelproject betrokken waaronder bij het beoordelen van de requirements die uit benchmarks en gebruikersonderzoeken zijn afgeleid, bij de inventarisatie van wensen ten aanzien van een aanvullend gebruikersonderzoek, bij het beoordelen van het ontwerp en het aandragen van nieuwe requirements zowel in de ontwerpfase als tijdens tussentijdse opleveringen.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 19 van 42

4 4.1

Projectplan Deelproject 1 - Informatiegaring Uitgangspunten

Dit deelproject is gericht op het aan de “achterkant” samenvoegen van de datagaringprocessen betreffende opleidingsinformatie voor de internationale student. Hiervoor zullen de verschillende “Nuffic”-formulieren (ISPAC-formulier, NFP-formulier) geïntegreerd gaan worden met de Studiekeuze en HODEX-formulieren en wordt de data beheerd in één onderliggend systeem (Studiekeuze Database, SKD) van waaruit diverse exports mogelijk zijn, minimaal voor de publicatie via studyinholland.nl.. Voor een groot deel wordt deze samenvoeging al gerealiseerd in het voorloopproject . 4.2

Randvoorwaarden voor uitvoering

Het project is afhankelijk van: • het tijdig beschikbaar komen van de resultaten van het voorloopproject Basicintegratie; • het beschikbaarstellen van personen (proceseigenaren, experts etc.) vanuit de ketenpartners voor de werkgroep; • het verlenen van mandaat aan bovengenoemde personen met name in geval dat deze producten moeten vaststellen. Bij de planning is ervan uitgegaan dat: • Project Basicintegratie heeft haar producten formeel opgeleverd eind januari 2011. • De uitkomsten van gebruikersonderzoek en ontwerp van deelproject 2 zijn beschikbaar in mei 2011.

4.3

Aannames

De aannames die we hebben gemaakt aan het begin van dit project, hebben betrekking op . Informatie • Nuffic vervult de regierol in het hele proces en is de aangewezen partij om op basis van de informatiebehoefte van de internationale student een passend informatieaanbod vast te stellen. Technische infrastructuur • De zogeheten “harde” opleidingsgegevens (uit databank) zijn naadloos te integreren in de studiekeuzeomgeving die in het webportaal Studyinholland.nl zal worden gepubliceerd, zowel technisch als qua design. • De instellingen beschikken over een betrouwbare koppeling met het internet en zijn in staat te koppelen met de Studiekeuze-database via het Studiekeuzewebformulier of via Hodex. Deelname werkgroep • Deelname vanuit instellingen en vanuit de Nuffic aan de werkgroep zal niet worden doorbelast aan het project.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 20 van 42

4.4

Productbeschrijvingen deelproject 1 – Systeem voor datavergaring, -opslag en publicatie

De productbeschrijvingen hieronder zijn op hoofdlijnen ingevuld. Een meer gedetailleerde product breakdown en corresponderende productbeschrijvingen zullen in zogeheten work packages verder worden uitgewerkt. De primaire producten van het voorloopproject Basicintegratie zijn de volgende: 1. Geïntegreerde ISPAC/NFP in Hodex en Webformulier 2. Bekendheid wijzigingen bij de gebruikers van Hodex en Webformulier binnen de instellingen Met primaire producten wordt bedoeld die producten die direct inzetbaar zijn voor de realisatie van de gehele informatievoorziening. De volgende secundaire producten zijn voorzien: 3. Aangepaste beheer- en technische documentatie Met secundaire producten worden die producten genoemd die adviserend, randvoorwaardelijk dan wel richtinggevend zijn voor de realisatie van generieke voorziening, maar fysiek niet direct in worden toegepast. De bovenstaande producten (alsmede deelproducten) zijn nader beschreven in het projectplan Basicintegratie ISPAC in Hodex / Studiekeuze Webformulier 4, waarnaar we hier kunnen verwijzen. Ze worden ook in het kader van dat project opgeleverd en vormen de basis voor verdere ontwikkelingen die in project A, deelproject 1 worden opgepakt. De oplevering incl. de beschrijving van de resultaten worden in het eindrapport van Basicintegratie opgenomen. Een aantal producten waren al buiten de scope geplaatst van het Basicintegratie-project en zullen in dit deelproject nader worden uitgewerkt in twee fasen nl.: • Fase 1: Inrichten tijdelijk beheer en ontwikkelen export voor huidige ispac/NFP (5 en 6) • Fase 2: Uitbreiden functionaliteit (producten 7, 8 en 9) We onderkennen op dit moment nu de volgende producten: 4. Tijdelijk beheer van de SKD, SKW en de koppeling met de studiekeuzeomgeving (zowel in de bestaande als nieuwe situatie) 5. Tijdelijk exportfunctionaliteit voor bestaande Ispac en NFP-omgeving 6. Inrichting en facilitering nieuwe NFP-backoffice proces 7. Uitbreiding functionaliteit van Studiekeuze Database o.a. met: • aanpassing aan de rechtenstructuur t.b.v international offices en/of controleprocessen m.b.t. NFP • controle-overzichten en tussentijdse rapportages gecreëerd t.b.v. controleprocessen of publicatiedoeleinden • knop maken met overzicht van alle ingevoerde informatie • Icoon toevoegen voor SK123-verplichte vragen • Webservice voor publicatie gegevens op nieuwe studiekeuzeomgeving (NB ook voor andere gebruiksdoelen als voor NFP publicatie, via NESO websites etc. zal hier meegenomen worden) • wensen nav gebruikersonderzoek en requirements uit deelproject 2

4

Zie: Plan van Aanpak Basicintegratie ISPAC in Hodex / Studiekeuze Webformulier (v0.9), 24 juni 2010

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 21 van 42

Hieronder geven we op hoofdlijnen de karakteristieken weer alsmede een indicatie van de planning en de kosten. Voor deze producten zal echter een apart faseplan worden opgesteld. 4.4.1 Inrichting tijdelijke beheer Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

Inrichting tijdelijk beheer Onderdeel Doel

Type product Activiteiten

Bronnen

Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke

Kwaliteitsaspecten Vereiste bijzondere kennis of vaardigheden Relaties met andere producten

Omschrijving Onderhoud en beheer van de resultaten die in Basicintegratie zijn opgeleverd incl. het inrichten van een helpdesk met incidentmanagement voor de instellingen en voor afnemers binnen de Nuffic secundair Incidenten registreren en oplossen (of laten oplossen) Wekelijks rapporteren van alle lopende en nieuwe incidenten Kritieke fouten herstellen Onderhoud en beheer van SKD, SKW, Hodex en de koppelingen met o.a. studiekeuzeomgeving op Studyinholland.nl Functioneel en technisch ontwerp SKD, SKW etc. Testdocumentatie Beheerdocumentatie Dienst / proces Projectleider Studiekeuze123 Incidentmanagement Qdelft (voor mogelijke bug fixes) Algemeen projectleider (aansturing en controle) Beheerstandaarden Kennis van incidentmanagement Kennis van de bestaande systemen/oplossingen Alle opgeleverde producten uit Basicintegratie Ispac-search Nieuwe studiekeuzeomgeving

Toelichting Voor de looptijd van project A zal het beheer van de opgeleverde en op te leveren producten binnen het project geregeld worden. Daarna zal er een overdracht plaatsvinden naar een reguliere beheersituatie. Daar is in voorzien in het beheermodel dat in 5.4.6 verder is uitgewerkt. De verwachting is dat veel zaken die in de tijdelijke projectcontext nu geregeld worden zullen kunnen migreren naar een permanente opzet. Minimaal moet nu vastgelegd worden: • Het serviceniveau wat gewenst is vanuit project A (bechikbaarheid, snelheid van reageren, rapportages etc.). • Het beheerproces (wie is waar voor verantwoordelijk, wie communiceert wat). • Hoe kritieke bugs zo snel mogelijk opgelost gaan worden (zowel in SKD, SKW en Hodex) • Wat het centrale aanspreekpunt wordt voor vragen/incidenten die door instellingen worden ingebracht tav de werking van het webformulier, Hodex alsmede de publicatie van de

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 22 van 42

gegevens uit SKD op studyinholland.nl (en andere uitingen die door Nuffic worden verzorgd). Tijdelijk beheer wordt meteen na oplevering van basicintegratie ingericht en uitgevoerd (fase 1). 4.4.2 Export voor huidige Ispac/NFP omgeving Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

Export voor huidige Ispac/NFP omgeving Onderdeel Doel Type product

Omschrijving De huidige search engine in Studyinholland (Ispac-search) draaiend houden alsmede ook de NFP-gerelateerde publicaties primair

Kwaliteitsaspecten

Analyse van huidige Ispac-search Aanpassen SKD (exportfuncties, queries) Testen Functioneel en technisch ontwerp SKD, SKW etc. Testdocumentatie Beheerdocumentatie Beschrijving Ispac-search Beschrijving NFP-backoffice processen Functioneel en technisch ontwerp Aangepaste softwarecomponenten (queries en output-functies op SKD etc,) Deelprojectleider SK123 Qdelft (ontwikkeling) Adviseur gewenste output uit SKD tbv Ispac-search) NB na afstemming met huidige hosting partij Parreto Algemeen projectleider (overall aansturing & review) Testen door Nuffic medewerkers

Vereiste bijzondere kennis of vaardigheden Relaties met andere producten

Kennis van SKD, SKW, Hodex Kennis van Ispac-search en DB Kennis van NFP-processen Alle opgeleverde producten uit Basicintegratie Ispac-search en DB

Activiteiten Bronnen

Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke

Toelichting We kiezen ervoor om de bestaande studiekeuzeomgeving het liefst onveranderd te laten in de eerste periode aangezien de implementatie van de vernieuwde studiekeuzeomgeving hand in hand gaat met de nieuwe studyinholland.nl website. Die is voorzien voor het tweede deel van 2011. In de tussentijd moeten de nieuwe gegevens wel zichtbaar worden voor de doelgroep. Voorwaarde is daarbij dat de gegevens die nu in de SKD zitten ingelezen en verwerkt kunnen worden in Ispac-database en doorzoekbaar en getoond kunnen worden met Ispac-search. Als dat kan, dan is ook ondersteuning van het NFP-controleproces gewaarborgd al zullen hier wel handmatige acties voor nodig zijn. Het realiseren van dit product heeft de hoogste prioriteit na de oplevering van Basicintegratie en vormt samen met het inrichten van het tijdelijke beheer fase 1.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 23 van 42

4.4.3

Inrichting en facilitering NFP-backoffice

Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

Inrichting en facilitering NFP-backoffice Onderdeel Doel

Type product Activiteiten Bronnen

Uiterlijk en formaat

Verantwoordelijke

Kwaliteitsaspecten

Omschrijving Ondersteunen van de processen van de NFP-backoffice aangaande de beoordeling van aangemelde opleidingen op inhoud en relevantie voor de NFP en de publicatie van de zogeheten NFP-lijst. Primair Aanpassingen op SKD (outputmogelijkheden, queries, toegang) Aanpassingen op SKW en Hodex (mogelijk) Functioneel en technisch ontwerp SKD, SKW etc. Testdocumentatie Beheerdocumentatie NFP-backoffice procesbeschrijvingen Ontwerp uit deelproject 2 Processen Functioneel en technisch ontwerp Aangepaste softwarecomponenten (SKD, wellicht ook SKW en Hodex) Ddeelprojectleider SK123 Qdelft (ontwikkeling) Input vanuit NFP, via requirements/ontwerp deelproject 2 Testen door NFP-office medewerkers Testen door instellingen (via Werkgroep Studiekeuzeomgeving)

Vereiste bijzondere Kennis van SKD, SKW, Hodex Kennis van NFP-processen kennis of vaardigheden Relaties met Ontwerp uit deelproject 2 andere producten

Toelichting Dit product is in principe een uitbreiding op de functionaliteit die in het kader van Basicintegratie wordt opgeleverd, maar beschrijven we hier apart omdat het goed blijven kunnen ondersteunen van de NFP-backoffice processen van groot belang is voor de opleidingen die zich hiervoor kwalificeren. De impact van de nieuwe opzet op de NFP-processen moet met prioriteit derhalve worden opgepakt. Na oplevering van Basicintegratie zal een tijdelijke situatie ondersteund worden die de komende publicatie van de NFP-lijst zo goed mogelijk ondersteund. Daarna worden er vanuit deelproject 2 requirements en een ontwerp opgeleverd op basis waarvan de toekomstige ondersteuning van de NFP-backoffice kan worden ingericht. Nu nog niet te zeggen of dit zal leiden tot database-aanpassingen en of aanpassingen in SKW en Hodex. De realisatie van dit product valt onder fase 2 van deelproject 2 en zal verder worden uitgewerkt in een apart faseplan.

4.4.4 Uitbreiding functionaliteit van Studiekeuze Database en Webformulier Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 24 van 42

Uitbreiding functionaliteit van Studiekeuze Database en webformulier Onderdeel Doel

Type product Activiteiten Bronnen


Verantwoordelijke

Kwaliteitsaspecten Vereiste bijzondere kennis of vaardigheden Relaties met andere producten

Omschrijving Wensen en eisen die vanuit Basicintegratie nog open staan en die in deelproject 2 naar voren gaan komen doorvoeren in de SKDomgeving. Primair Aanpassingen op SKD (outputmogelijkheden, queries, toegang) Aanpassingen op SKW en Hodex (mogelijk) Functioneel en technisch ontwerp SKD, SKW etc. Testdocumentatie Beheerdocumentatie Eindrapportage Basicintegratie Tijdelijke exportfunctie voor Ispac Ontwerp uit deelproject 2 Processen Functioneel en technisch ontwerp Aangepaste softwarecomponenten (SKD, wellicht ook SKW en Hodex) Deelprojectleider SK123 Qdelft (ontwikkeling) Algemeen projectleider (overall aansturing en review) Testen door Nuffic medewerkers Testen door instellingen (via Werkgroep Studiekeuzeomgeving) Kennis van SKD, SKW, Hodex Kennis van nieuwe studiekeuzeomgeving Ontwerp uit deelproject 2 Export voor huidige Ispac/NFP omgeving Reeds onderkende extra wensen uit Basicintegratie

Toelichting Uit deelproject 2 komen requirements naarvoren die zullen leiden tot een ontwerp van de nieuwe studiekeuzeomgeving. Dat ontwerp alsmede ook een aantal onderkende randvoorwaarden zullen zeker leiden tot aanpassingen op de SKD. Sowieso zijn er nu al een aantal onderkend tijdens de uitvoering van Basicintegratie. Nu nog niet te zeggen of dit zal leiden tot database-aanpassingen en of aanpassingen in SKW en Hodex. De realisatie van dit product valt onder fase 2 van deelproject 2 en zal verder worden uitgewerkt in een apart faseplan.

4.5

Projectplanning

4.5.1 Toelichting Geen enkele van de onderkende producten kan gerealiseerd worden zonder de actieve betrokkenheid van zowel de klanten (instellingen), de Nuffic (in haar rol als regisseur en uitvoerder), Studiekeuze123 en Hodex. Hun inzet in de diverse activiteiten van dit project moet geregeld worden en geborgd voordat de activiteiten van start kunnen gaan.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 25 van 42

De planning van de overige activiteiten is mede gebaseerd op de aanname dat alle betrokkenen (projectteamleden en werkgroepleden) voldoende tijd in de geplande periode kunnen vrijmaken voor de deelname aan deze activiteiten. De planning hieronder is conform de nu onderkende fasering en op hoofdlijnen ingevuld. De uiteindelijke fasering en een meer gedetailleerde planning zullen in de deelprojectplannen verder worden uitgewerkt.

december

november

oktober

september

augustus

juli

juni

mei

april

maart

februari

januari

Planning jun- dec 2010

4.5.2

Activiteiten Fase 0 - Voorloopproject Basicintegratie Ontwikkeling, testen en implementatie basisfuncties Fase 1 - Tijdelijk beheer en ondersteuning publicatie via Ispac Ontwikkeling export voor publicatie via Ispac Tijdellijk beheer, help desk en incidentmanagement Fase 2 - Uitbreiding functionaliteit Opstellen faseplan Analyse en ontwerp Bouwen, testen, implementeren Overdracht naar permanent beheer

Afhankelijkheden: Start fase 2 is voor een deel afhankelijk van de resultaten van deelproject 2 (requirements bekend en ontwerp moet grotendeels zijn afgerond).

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 26 van 42

5 5.1

Projectplan Deelproject 2 Uitgangspunten

Dit deelproject is gericht op het aan de “voorkant” presenteren van de “harde” opleidingsinformatie afkomstig uit de Studiekeuzedatabase (SKD) via één webportaal (Studyinholland.nl). 5.2

Randvoorwaarden voor uitvoering

Het project is afhankelijk van: • het beschikbaarstellen van personen (proceseigenaren, experts etc.) vanuit de ketenpartners voor de werkgroep; • het verlenen van mandaat aan bovengenoemde personen met name in geval dat deze producten moeten vaststellen. • het tijdig organiseren van het gebruikersonderzoek voor de studiekeuzeomgeving van de Studyinholland.nl site zijn. Mede op basis daarvan kan de invulling en realisatie van het webportaal plaats gaan vinden; • voortgang van project vernieuwing websites Nuffic. Bij de planning is ervan uitgegaan dat: • projectteams zijn samengesteld op 15 januari 2011 • gebruikersonderzoek is afgerond eind april 2011 • keuze CMS en structuur plus eisen nieuwe opzet websites is beschikbaar vanaf mei 2011

5.3

Aannames

De aannames die we hebben gemaakt aan het begin van dit project, hebben betrekking op . Informatie • Nuffic vervult de regierol in het hele proces en is de aangewezen partij om op basis van de informatiebehoefte van de internationale student een passend informatieaanbod vast te stellen. Technische infrastructuur en design • De output uit de SKD is automatisch te verwerken binnen de studiekeuzeomgeving. Vanmuit dit deelproject 2 kunnen eisen gesteld worden aan SKD die in deelproject 1 verder zullen worden opgepakt. • De studiekeuzeomgeving moet binnen studyinholland.nl worden getoond. Mogelijk zal dit deelproject daarom eisen en wensen stellen aan het project Vernieuwing websites Nuffic ten aanzien van het beheer en de (technische) mogelijkheden. • De studiekeuzeomgeving conformeert zich aan het design dat voor de Studyinholland.nl site wordt bepaald. Deelname werkgroep • Deelname vanuit instellingen en vanuit de Nuffic aan werkgroep zal niet worden doorbelast aan het project.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 27 van 42

5.4

Productbeschrijvingen deelproject 2 – Vernieuwing studiekeuzeomgeving

De productbeschrijvingen hieronder zijn op hoofdlijnen ingevuld. Een meer gedetailleerde product breakdown en corresponderende productbeschrijvingen zullen in zogeheten work packages verder worden uitgewerkt. De primaire producten van dit deelproject zijn de volgende: 1. Input vragenlijst voor uitvoering gebruikersonderzoek studiekeuze 2. Afgerond Gebruikersonderzoek studiekeuze. 3. Informatieanalyse op resultaten gebruikersonderzoek iz voorlichtingsinformatie en studiekeuze. 4. Ontwerp (zoekstructuur, koppelingen database, integratie in webportaal etc.) studiekeuzeomgeving in Studyinholland.nl webportaal 5. Nieuwe studiekeuzeomgeving geïntegreerd in webportaal Studyinholland.nl Met primaire producten wordt bedoeld die producten die direct inzetbaar zijn voor de realisatie van de gehele informatievoorziening. De volgende secundaire producten zijn voorzien: 1. Beheermodel voor Studiekeuzeomgeving icm Studiekeuzedatabase Met secundaire producten worden die producten genoemd die adviserend, randvoorwaardelijk dan wel richtinggevend zijn voor de realisatie van generieke voorziening, maar fysiek niet direct in worden toegepast

5.4.1 Input vragenlijst voor uitvoering gebruikersonderzoek studiekeuze Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

Input vragenlijst voor uitvoering gebruikersonderzoek studiekeuze Onderdeel Doel


Bronnen

Omschrijving Het kunnen bepalen van de juiste invulling en reikwijdte van gebruikersonderzoek. Vragenlijst is bedoeld als input voor de opdrachtverstrekking en zal later als checklist worden gebruikt om de resultaten van het onderzoek te beoordelen op juistheid en volledigheid. Primair Inventarisatieronde met Nuffic-medewerkers en Studiekeuze123medewerkers Clusteren van de input Beperkte benchmark portals in andere landen Kort onderzoek studieaanbod bij NL instellingen Verfijnen samen met beoogde uitvoerder onderzoek (bijv. in workshop) Bestaande studiekeuzeomgeving op Nuffic-site (Studyinholland.nl) en op Studychoice-site (Studiekeuze123) Eerder uitgevoerde gebruikersonderzoeken o.a. van Netprofiler, Student Panel Vragen die bij informatiecentrum binnenkomen Overzicht Study portals Neso

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 28 van 42


Tekstdocument

Verantwoordelijke

Deelprojectleider Nuffic (inventarisatie en opstellen vragenlijst, aansturen benchmark-onderzoeken) Inhoudelijk adviseur Studiekeuze123 Algemeen projectleider (review, aansturing) Afstemming met Werkgroep Vernieuwing Studiekeuzeomgeving Goedkeuring afdelingshoofd Promotie

Kwaliteitsaspecten

Vereiste bijzondere Kennis van doelgroep op hoofdlijnen Kennis van bestaande publicatievormen (huidige websites) kennis of vaardigheden Relaties met Input voor gebruikersonderzoek andere producten

Toelichting Om een externe partij goed op pad te kunnen sturen voor het uitvoeren van een gebruikersonderzoek onder de doelgroep is een gedegen invulling en afbakening van tevoren van datgene wat onderzocht moet worden van belang. Gebruikmakend van de kennis die bij de Nuffic (met name bij et Studyinholland-team) aanwezig is ten aanzien van de huidige opzet van de studiekeuzeomgeving mbt wensen, verbeterpunten etc. alsmede de reeds beschikbare kennis over hoe de doelgroep wil kunnen navigeren en zoeken, zal eerst een inventarisatieronde gedaan worden over welke aspecten onderdeel moeten zijn van het beoogde gebruikersonderzoek. Sowieso zal er in het onderzoek aandacht besteed worden aan de wijze waarop de opleidingsgegevens zouden moeten worden ontsloten (studiekeuzeomgeving). Bekeken moet verder welke extra informatie ter ondersteuning van de studiekeuzeomgeving er door de doelgroep op het webportaal is gewenst en hoe dat gepresenteerd zou moeten worden (uitleg over de zoekmogelijkheden, de wijze waarop men door wil kunnen linken naar bijv. de instellingen). Bij de inventarisatie zullen ook (onder andere voor de afbakening) de uitkomsten van reeds eerder gehouden gebruikersonderzoeken worden betrokken. Verder zal er korte benchmark-onderzoeken gedaan worden naar enerzijds hoe instellingen in Nederland hun opleidingsgegevens ontsluiten en anderzijds hoe vergelijkbare Studyin..-portals in andere landen hun opleidingsinformatie ontsluiten en presenteren. Het resultaat is een vragenlijst welke als input zal gaan dienen voor opdrachtverstrekking en – uitvoering van het gebruikersonderzoek.

5.4.2 Afgerond Gebruikersonderzoek studiekeuze Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

Afgerond Gebruikersonderzoek studiekeuze Onderdeel Doel Type product Activiteiten

Omschrijving Eisen en wensen van eindgebruikers scherp te krijgen ten aanzien van de studiekeuze. Input voor informatieanalyse. Primair Selectie en opdrachtverstrekking uitvoerende partij Definitieve vragenlijst opstellen (ism Nuffic en Studiekeuze123 medewerkers) Verschillende methodieken (in samenspraak met uitvoerende

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 29 van 42

Bronnen

organisatie nader te bepalen). O.a. mogelijk: • Onderzoeksgroep interviewen (kwalitatief) • Mini-enquêtes via bestaande website (kwantitatief) • Enquête per mail Eerste analyse van de resultaten Vragenlijst


Onderzoeksrapport incl. statistieken etc.

Uitvoerende organisatie (vragenlijst afronden, onderzoek uitvoeren, eerste analyse) Deelprojectleider Nuffic (selectie / aansturing / review) Algemeen projectleider (selectie/opdrachtverstrekking) Kwaliteitsaspecten Checklist (op basis van vragenlijst) Review door selectie van Nuffic en Studiekeuze123-medewerkers ism deelprojectleider Afstemming en validatie door Werkgroep Vernieuwing Studiekeuzeomgeving Vereiste bijzondere Aantoonbare ervaring met dit type gebruikersonderzoek (vnl. ook internationaal) kennis of Ervaring met doelgroep vaardigheden Relaties met Input vragenlijst andere producten Verantwoordelijke

Toelichting Na selectie van en opdrachtverstrekking aan de beoogde partij die het onderzoek moet gaan uitvoeren, zal eerst met die partij de input vragenlijst doorgenomen worden en met de expertise van de beoogde partij zal die lijst aangevuld, aangescherpt dan wel aangepast worden om het onderzoek zo effectief mogelijk te kunnen laten verlopen met een zo maximaal mogelijk rendement. De exacte uitvoering van het onderzoek zal door de te contracteren partij worden beschreven, op hoofdlijnen tijdens de selectiefase en in detail voor de start van het werkelijke onderzoek. De uitkomsten zullen door de uitvoerende partij geanalyseerd worden en op een heldere en gestructureerde wijze worden gepresenteerd.

5.4.3 Informatieanalyse aanvullende voorlichtingsinformatie iz studiekeuze Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

Informatieanalyse aanvullende voorlichtingsinformatie iz studiekeuze Onderdeel Doel


Omschrijving Vertalen van uitkomsten gebruikersonderzoek naar concrete requirements voor het ontwerp van de studiekeuzeomgeving. Dat geldt ook voor de verdere ontwikkeling van de Studiekeuze-database (verder op te pakken in deelproject 1). Primair Informatieanalyse Categoriseren wensen/eisen (zowel naar onderwerp als prioriteit) Opstellen funtionele requirements

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 30 van 42

Bronnen


Uitkomsten Gebruikersonderzoek Eerder uitgevoerde gebruikersonderzoeken o.a. van Netprofiler, Student Panel (over studiekeuze zoekengine) Uitkomsten benchmark-onderzoeken Verbeterslagen die zijn doorgevoerd op Ispac-CD-Rom (met name voor studiekeuze zoekengine) Tekstdocument

Informatieanalist/ontwerper) Deelprojectleider Nuffic (aansturing / review) Kwaliteitsaspecten Afstemming en validatie door Werkgroep Vernieuwing Studiekeuzeomgeving Vereiste bijzondere Ervaring met informatieanalyse kennis of vaardigheden Relaties met Uitkomsten afgerond gebruikersonderzoek andere producten Verantwoordelijke

Toelichting De informatieanalyse is vooral gericht op het vertalen van de resultaten van het gebruikersonderzoek, de uitkomsten van de benchmark-onderzoeken, uitkomsten van eerdere gebruikersonderzoeken en de reeds eerder verzamelde verbeterpunten/requirements (bij studyinholland.nl en bij de helpdesk) naar een aantal requirements voor het verbeteren van de studiekeuzeomgeving. Die requirements kunnen betrekking hebben op de omgeving zelf (zoekengine, presentatie van resultaten, links etc.) als op de inrichting van de studiekeuzedatabase (aanpassingen in structuur om bepaalde zoekstrategieën mogelijk te maken, aanvullende opleidingsinformatie waarom gevraagd wordt door de doelgroep). In het programmaplan zijn reeds een aantal nieuwe en vernieuwde elementen genoemd die onderdeel zouden moeten zijn van de nieuwe studiekeuzeomgeving: • de mogelijkheid om opleidingen en instellingen transparant en gebruiksvriendelijk met elkaar te vergelijken aan de hand van voor de student relevante objectieve criteria; • een voor internationale studenten gebruiksvriendelijkere zoekomgeving met opleidingsinformatie, die aansluit bij het zoekgedrag en trends onder de doelgroep; • duidelijkere doorverwijzingen/links naar de websites van de Nederlandse hoger onderwijsinstellingen en andere relevante instanties zodat een bezoeker aan studyinholland.nl gemakkelijk wordt doorgeleid naar de website van een instelling; • informatie over het internationale profiel van Nederlandse hoger onderwijsinstellingen. Andere mogelijke uitbreidingen die in het programmaplan Rode Loper zijn genoemd zijn: • de opname van testimonials en peer reviews; • gebruik van interactieve media; • links met relevante online social communities waarop international studenten actief zijn; • mogelijkheden om in contact te kunnen komen met (verenigingen van) Holland alumni door koppeling aan het Holland Alumni netwerk.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 31 van 42

Bekeken zal worden of de bovenstaande uitbreidingen inderdaad gewenst worden door de doelgroep en of die niet botsen met andere belangen. 5.4.4 Ontwerp studiekeuzeomgeving Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

Ontwerp studiekeuzeomgeving Onderdeel Doel


Bronnen


Omschrijving Basis neer te leggen voor de bouw van de nieuwe studiekeuzeomgeving, de koppeling met de studiekeuze-database en de integratie in het webportaal studyinholland.nl (incl. eisen en voorwaarden voor het toekomstig onderhoud) Primair Functioneel ontwerp opstellen Technische randvoorwaarden benoemen Navigatie/zoek-structuur bepalen Koppelvlak uitwerken met externe bron (Studiekeuze-database) Bestaande indeling en opzet van studiekeuzeomgeving op Studyinholland.nl Uitkomsten benchmarks van buitenlandse studyin-portals en van studiekeuze-aanpak NL instellingen Ontwerpdocument (tekst, schema’s)

Informatieanalist/ontwerper Deelprojectleider Nuffic (aansturing / review) Kwaliteitsaspecten Kwaliteitseisen vernieuwing websites Nuffic ICT requirements Nuffic Afstemming en validatie door Werkgroep Vernieuwing Studiekeuzeomgeving Vereiste bijzondere Kennis van doelgroep Kennis van ontwerp websites kennis of Technische kennis van koppelingen vaardigheden Relaties met Informatieanalyse andere producten Deelproject 1, outputmogelijkheden van Studiekeuze-database Verantwoordelijke

Toelichting In het ontwerp moet zowel de functionele kant van de studiekeuzeomgeving uitgeschreven worden als ook de gewenste oplossingsrichting van de technische onderdelen ervan. Het ontwerp moet voldoende basis verschaffen om een partij het geheel te laten bouwen.

5.4.5 Nieuwe studiekeuzeomgeving op webportaal Studyinholland.nl Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

Nieuwe studiekeuzeomgeving op webportaal Studyinholland.nl Onderdeel Doel

Omschrijving Nieuwe studiekeuzeomgeving op webportaal Studyinholland waarbij doelgroep sneller en beter de informatie over studies en opleidingen

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 32 van 42

kan vinden waar men naar op zoek is. Type product

Primair

Activiteiten

Uitwerken/detailleren van functioneel ontwerp en technische randvoorwaarden tot een technisch ontwerp Bouw Testen (functioneel, technisch, stresstesten etc.) Opleveren

Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke

webapplicatie incl. dynamische koppeling naar Studiekeuze-database

Deelprojectleider Nuffic (aansturing / review) Partij Y (technische uitvoering) ICT-adviseur Nuffic (review / kwaliteitsbewaking) Project manager vernieuwing Nuffic websites (review / kwaliteitsbewaking) Kwaliteitsaspecten Kwaliteitseisen vernieuwing websites Nuffic ICT requirements Nuffic Gebruikerstest met eindgebruikers Afstemming en validatie door Klankbordgroep Studyinholland Vereiste bijzondere Kennis en ervaring met bouw van interactieve websites Kennis en ervaring met maken van dynamische koppelingen kennis of vaardigheden Relaties met Ontwerp andere producten Deelproject 1, outputmogelijkheden van Studiekeuze-database

Toelichting Zoals we er nu naar kijken zal de bouw in twee fasen geschieden. Eerst zal de als de integratie van de studiekeuze-database en de Ispac/NFP-database gereed is (basicintegratie) de huidige opzet van de studiekeuzeomgeving zoals die nu draait op studyinholland.nl gebruikt worden op de informatie uit de studiekeuzedatabase te presenteren. Een eenvoudige koppeling met die database is daarin voorlopig voorzien (bestandsoutput bijv. XML uit database die ingelezen wordt door de bestaande studiekeuze-engine). Uiteraard moet bekeken worden of dit mogelijk is. Daarna zal een nieuwe zoekengine worden ontwikkeld en zal ook gekeken worden naar de wijze van koppelen met de studiekeuzedatabase (bijv. door middel van een webservice).

5.4.6 Beheermodel voor Studiekeuzeomgeving icm Studiekeuzedatabase Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel.

Beheermodel voor Studiekeuzeomgeving icm Studiekeuzedatabase Onderdeel Doel

Omschrijving Afspraken over beheer, onderhoud en beschikbaarstelling van de gegevens in de studiekeuzedatabase zodat de publicatie ervan via de studiekeuzeomgeving op studyinholland.nl (beheerd door Nuffic) optimaal aansluit bij de wensen en eisen die vanuit die omgeving gesteld worden.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 33 van 42

Type product

Secundair

Activiteiten

Wensen en eisen tav beheer inventariseren Afstemmen tussen Studiekeuze123, Nuffic en uitvoerende partijen Afspraken vastleggen en laten vaststelen door elke organisatie Bestaande beheerdocumenten studyinholland.nl Bestaande beheerdocumenten studiekeuze123 iz SKD Tekstdocument

Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke

Kwaliteitsaspecten

Algemeen projectleider) Deelprojectleider Nuffic studiekeuzeomgeving Deelprojectleider Studiekeuze studiekeuzedatabase ICT adviseur Nuffic (review) Vaststellen door beheerafdeling Studiekeuze123 en Nuffic

Vereiste bijzondere Ervaring met opstellen beheerdocumenten kennis of vaardigheden Relaties met Basicintegratie andere producten Deelproject 1, project A Vernieuwing websites Nuffic

Toelichting De studiekeuzeomgeving op studyinholland.nl neemt gegevens af uit de studiekeuzedatabase. Er dient een gedegen beheermodel te komen waarin onder meer duidelijk is wat: • Het serviceniveau is wat gewenst is vanuit de afnemer. • Wat te doen met aanpassingen die ook de SKD raken. • Wat het aanspreekpunt wordt voor vragen/incidenten die door instellingen worden ingebracht tav de werking van het webformulier, Hodex alsmede de publicatie van de gegevens uit SKD op studyinholland.nl (en andere uitingen die door Nuffic worden verzorgd). • Kostenaspect • Inspraakniveau’s • Eigenaarschap Dit product wordt in nauwe samenhang met deelproject 1 opgesteld. Het moet ingepast worden in het bestaande beheer van Studiekeuze123. 5.5

Projectplanning

5.5.1 Toelichting Geen enkele van de onderkende producten kan gerealiseerd worden zonder de actieve betrokkenheid van zowel de klanten (instellingen), de Nuffic (in haar rol als regisseur en uitvoerder) en Studiekeuze123. Hun inzet in de diverse activiteiten van dit project moet geregeld worden en geborgd voordat de activiteiten van start kunnen gaan.

De planning van de activiteiten is mede gebaseerd op de aanname dat alle betrokkenen (projectteamleden en werkgroepleden) voldoende tijd in de geplande periode kunnen vrijmaken voor de deelname aan deze activiteiten.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 34 van 42

De planning hieronder is conform de nu onderkende fasering en op hoofdlijnen ingevuld. De uiteindelijke fasering en een meer gedetailleerde planning zullen in de deelprojectplannen verder worden uitgewerkt.

december

november

oktober

september

augustus

juli

juni

mei

april

maart

februari

Activiteiten

januari

Planning jun- dec 2010

5.5.2

Fase 1 - Gebruikersonderzoek Inventarisatie en voorbereiding Uitvoering gebruikersonderzoek Fase 2 - Analyse en ontwerp Analyse materiaal en opstellen requirements FO SK-omgeving plus randvoorwaarden DP1 Fase 3 - Realisatie nieuwe Studiekeuzeomgeving Opstellen plan / Selectie leverancier Vormgeving Analyse en technisch ontwerp Bouwen, testen, implementeren, documenteren Overdracht naar beheer

Aanpassingen aan kant van SKD (en mogelijk SKW en Hodex) worden in deelproject 1 opgepakt. Met name de afhankelijkheden van de ontwikkeling van de nieuwe studiekeuzeomgeving van de benodigde aanpassingen aan de SKD (in ieder geval vwb de exportfuncties) zullen in beide trajecten van te voren goed afgestemd worden in zowel het ontwerp als in de planning. Voor fase 3 zal derhalve een faseplan worden opgesteld.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 35 van 42

6

6.1

Samenvatting planning project A

Planning project A

Fase 0 - Voorloopproject Basicintegratie Ontwikkeling, testen en implementatie basisfuncties Fase 1 - Tijdelijk beheer en ondersteuning publicatie via Ispac Ontwikkeling export voor publicatie via Ispac Tijdelijk beheer, help desk en incidentmanagement Fase 2 - Uitbreiding functionaliteit Opstellen faseplan Analyse en ontwerp Bouwen, testen, implementeren Overdracht naar permanent beheer Deelproject 2 Fase 1 - Gebruikersonderzoek Inventarisatie en voorbereiding Uitvoering gebruikersonderzoek Fase 2 - Analyse en ontwerp Analyse materiaal en opstellen requirements FO SK-omgeving plus randvoorwaarden voor DP1 Fase 3 - Realisatie nieuwe Studiekeuzeomgeving Opstellen plan / Selectie leverancier Vormgeving Analyse en technisch ontwerp Bouwen, testen, implementeren, documenteren Overdracht naar beheer

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 36 van 42

december

november

oktober

september

augustus

juli

juni

mei

april

maart

februari

Activiteiten Deelproject 1

januari

jun- dec 2010

Planning van de twee deelprojecten onder elkaar gezet om de samenhang te kunnen overzien met name op die onderdelen waar afhankelijkheden zijn onderkend.

7

Projectbeheersing

Het project zal zich op het gebied van projectbeheersing conformeren aan de binnen de Nuffic gehanteerde procedures hiervoor. Voor het opstellen van dit plan is gebruik gemaakt van relevante onderdelen uit de Prince2-projectmanagementmethodiek. 7.1

Voortgang

De volgende beoordelings- c.q. afstemmingsmomenten stellen we voor: • Tweewekelijkse afstemming met opdrachtgever waarin onder meer aan de orde moeten komen: o Voortgang en planning o Issues o Afwijkingen o Afhankelijkheden. • Afstemming en validatie met Stuurgroep: o Frequentie van stuurgroepvergadering niet bekend. In ieder geval is voor project A het van belang dat na afronding van de volgende fasen er terugkoppeling kan zijn naar de Stuurgroep:  Systeem zoals beoogd door Project Basicintegratie gereed voor implementatie (fase 0, deelproject 1)  Faseplan voor ontwikkeling nieuwe studiekeuzeomgeving gereed (fase3, deelproject 2)  Start uitbreiding functionaliteit SKD, SKW etc. (fase 2, deelproject 1)  Studiekeuzeomgeving gereed voor ingebruikname (afronding fase 3, deelproject 2)

7.2 Toleranties Tijdens de uitvoering van het project controleert de projectleider regelmatig de voortgang van alle activiteiten. Indien de totale afwijking van het opgestelde projectplan naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie, wordt daarover apart gerapporteerd aan de Opdrachtgever. De tolerantie op projectniveau is als volgt gedefinieerd:

• •

doorlooptijd plus 10% kosten plus 10 %.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 37 van 42

Bijlage 1 Business Case De ene internationale student weet op dit moment exact waar en wat hij wil studeren en meldt zich dan ook aan bij het land van zijn/haar keuze voor precies die studie . De andere internationale student heeft zijn keuze nog niet helemaal kunnen of willen nemen en meldt zich bij meerdere studies, mogelijk in meerdere landen, tegelijk aan. De uiteindelijke keuze van de student hangt dan meestal af van welk land en welke onderwijsinstelling als eerste de student toelaat en/of de beste condities biedt (zoals een beurs). Vanuit het perspectief van de Nederlandse instellingen is het dus van belang dat zijzelf zich goed presenteren, maar ook dat het voor internationale studenten aantrekkelijk is om in Nederland te studeren. Daar hoort adequate promotie maar ook een helder en doorzichtig studiekeuze aanbod. Nu wordt dat nog gedaan door Nuffic enerzijds en door Studiekeuze123 anderzijds. Dat levert de volgende knelpunten op: • Zowel Nuffic als Studiekeuze123 vragen beide aan de Nederlandse hoger onderwijsinstellingen opleidingsbeschrijvingen aan te leveren. De informatie over opleidingen wordt ook op meerdere plaatsen in databases beheerd: voor Nuffic is dat de ISPAC (International Study Programmes and Courses) database en voor Studiekeuze123 de Studiekeuze Database SKD. Dit leidt tot dubbele lasten voor de hoger onderwijsinstellingen. • Ten tweede is het oriëntatieproces voor de internationale student die geïnteresseerd is in Nederland, geen gemakkelijke. Zowel studyinholland.nl (van de Nuffic) als studychoice.nl (van Studiekeuze123) geven voorlichting over de studiemogelijkheden in Nederland, zij het allebei met een andere focus. De internationale student wordt hierdoor op de twee websites van verschillende informatie voorzien. Op studychoice.nl kan de internationale student terecht voor opleidingsinformatie en kunnen de studieprogramma’s vergeleken worden op een aantal criteria. Tevens wordt er gebruik gemaakt van peer reviews. De internationale student zal hier echter momenteel geen informatie vinden over de zogenaamde non-degrees en de opleidingen die door de buitenlandse accreditatie organisaties zijn geaccrediteerd. Op studyinholland.nl ligt de focus van de informatieverstrekking op de generieke promotie van het Nederlands hoger onderwijs waardoor de internationale student onder andere kennis maakt met het Nederlandse onderwijssysteem, de bijkomstige procedures en mogelijke beurzen. Bovendien vindt de student hier in de ISPAC-database informatie over CROHO geregistreerde opleidingen, non-degrees en opleidingen die door de buitenlandse accreditatie organisaties zijn geaccrediteerd, summer courses en taalcursussen. De internationale student vindt dus verschillende informatie op de twee websites, wat het studiekeuzeproces bemoeilijkt. Ook loopt de internationale student relevante informatie mis wanneer slechts één van de twee websites geraadpleegd wordt. In hoofdstuk 5 van het programmaplan Rode Loper zijn er diverse strategische doelen op diverse niveaus benoemd, die door alle betrokken partijen zijn onderkend. De deelprojecten dienen aan een of meerdere van de doelen op de subniveaus bij te dragen, willen zij uiteindelijk ook een bijdrage kunnen leveren aan de meer algemene strategische doelen. Conform het schema op pagina 13 van het programmaplan zijn voor project A dan op de volgende terreinen verbeteringen noodzakelijk: • Geüniformeerde uitvraag en opslag van gegevens (over student, studie…) • Hergebruik en uitwisseling van gegevens en informatie door de hele keten (waar nuttig). • Voorlichting aan student en instelling (over eigen proces en andere processen, evt doorverwijzen).

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 38 van 42

De verbeteringen op de bovenstaande terreinen leiden tot zowel administratieve lastenverlichting van de instellingen zelf een meer geïntegreerd en helder informatieaanbod voor de internationale student, wat uiteindelijk moet leiden tot een hoger gelegen strategisch doel nl. • Minder voortijdige uitval van internationale studenten (tijdens administratieve proces en studie in Nederland). Dit laat zich vertalen in een aantal kwalitatieve aspecten die tezamen de business case voor project A vormen: • Eenduidige en complete informatieverstrekking over het studieaanbod voor internationale studenten in Nederland. • Een sneller en beter beheersbaar publicatieproces van bovengenoemde informatie over de hele keten heen. Dit laat zich weer verder vertalen in: o Verlaging van overhead bij Nuffic om de opleidingsgegevens afkomstig van de studiekeuzedatabase met andere informatie te publiceren. Sommige van deze opbrengsten zijn in principe ook te kwantificeren zoals bijvoorbeeld: • Hoeveel tijd besteedt een instelling nu aan aanleveren van opleidingsinformatie aan Nuffic enerzijds en Studiekezue123 anderzijds? Hoeveel tijd zal er nodig zijn als het nieuwe proces in zijn geheel geïmplementeerd is? • Hoeveel tijd is een internationale student nu kwijt om een totaaloverzicht te creëren aangaande het studiekeuze-aanbod (als die dat al doet)? Hoeveel tijd zal er nodig zijn als het nieuwe proces in zijn geheel geïmplementeerd is? Indien gewenst door de stuurgroep, kan verder kwantificering van de opbrengsten als een aparte actie worden opgepakt.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 39 van 42

Bijlage 2 Projectrisico's Aangezien het risico log een dynamisch onderdeel van dit projectplan is zal deze na accordering van het projectplan als een apart document worden beheerd. Risicolog deelproject 1

1 = kleine kans of gering effect, 5 = grote kans of groot effect Risk Log Nr

Risico / bedreiging

1

Basicintegratie loopt verder uit

2

Tijdelijke export naar Ispac werkt niet naar behoren

3

Instellingen komen in tijdnood met invoer gegevens Budget is niet toereikend

4

5

Eisen en wensen vanuit de instellingen tav SKD, SKW en Hodex gaan verder dan ingeschat

Tegenmaatregel

Risico (kans Kans Effect x effect)

Eigenaar risico

Als het leidt tot niet of niet snel genoeg kunnen invoeren van gegevens extra ondersteuning regelen aan instellingen bij de invoer. Extra inspanning regelen aan de kant van de ontwikkelaar/host van Ispac. Eventueel handmatige correcties uit gaan voeren bij Ispac Extra ondersteuning regelen aan instellingen bij de invoer. Realisatie beperken door alleen de hoogst geprioriteerde requirements op te pakken. Budgetverschuiving tussen Project B en A doorvoeren. Nuffic en SK123 brengen (een deel) van de kosten van Basicintegratie niet in rekening bij project A

1

5

5

Project, Stuurgroep

2

5

10

Project

2

5

10

Project, Stuurgroep

3

4

12

Stuurgroep, project

Prioriteiten laten stellen door instellingen zelf. Indien men staat op realisatie van alle wensen dan extra budgetaanvraag zelf laten indienen bij de Stuurgroep

3

3

9

Stuurgroep

Voor het project Basicintegratie ISPAC in Hodex en Studiekeuze Webformulier is reeds een risicoanalyse opgesteld. Die risico’s zijn niet in de bovenstaande tabel opgenomen. Op basis van de eindrapportage van Basicintegratie zal er een analyse plaatsvinden welke risico’s nog moeten worden getransponeerd naar deelproject 1.

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 40 van 42

Risicolog deelproject 2

1 = kleine kans of gering effect, 5 = grote kans of groot effect. Risk Log Nr

Risico / bedreiging

1

Actieve participatie vanuit instellingen verloopt moeizaam

2

Budget is niet toereikend

3

Vernieuwing websites loopt achter op de planning zodat nieuwe SK-omgeving niet gepubliceerd kan worden

4

Eisen en wensen vanuit de instellingen tav Studiekeuze omgeving gaan verder dan ingeschat

Tegenmaatregel

Risico (kans Kans Effect x effect)

Eigenaar risico

Intensivering van communicatie. Vertegenwoordiger in de stuurgroep actief betrekken bij keuzeproces. Realisatie beperken door alleen de hoogst geprioriteerde requirements op te pakken. Budgetverschuiving tussen Project B en A doorvoeren. Nuffic en SK123 brengen (een deel) van de kosten van Basicintegratie niet in rekening bij project A De bestaande publicatiewijze die nu via Studyinholland wordt gehanteerd in de lucht houden

2

5

10

Stuurgroep

3

4

12

Stuurgroep, project

2

2

4

Project

Prioriteiten laten stellen door instellingen zelf. Indien men staat op realisatie van alle wensen dan extra budgetaanvraag zelf laten indienen bij de Stuurgroep

3

4

12

Stuurgroep

5

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 41 van 42

Bijlage 3 Communicatieplan De communicatie zal in eerste instantie verlopen via de communicatielijnen van het programma Rode Loper. Daarin moet het doel van het programma, de initiatiefnemers, de betrokkenheid met het veld en een korte schets van de onderliggende projecten een plaats moeten krijgen. Daarnaast heeft dit deelproject behoefte aan een iets meer gedetailleerde communicatie over de verschillende onderdelen van het project. We denken dan met name aan doelgroepen als de Ispac- en NFP-contactpersonen die met de nieuwe manier van informatie invoeren en publiceren nog niet altijd bekend zijn. Voor het project Basicintegratie ISPAC in Hodex / Studiekeuze Webformulier is er ten behoeve van alle instellingen dan ook een specifiek communicatieplan opgesteld waarbij met name ingezoomd is op de nieuwe wijze van data aanleveren via het studiekeuzewebformulier en/of Hodex. 5 Voor dit deelproject zal een nieuw communicatieplan opgesteld worden waarbij die onderdelen uit bovenstaand plan worden meegenomen die nog niet zijn opgepakt of zijn afgerond. Hierbij achten we het van belang dat instellingen nauw betrokken worden bij de ontwikkeling van een nieuwe studiekeuzeomgeving op Studyinholland.nl. Actieve betrokkenheid door participatie in de beoogde werkgroep. Maar omdat niet iedereen daarin kan participeren ook door het creëren van draagvlak bij andere belanghebbende gremia zoals de klankbordgroep Promotie van de Nuffic en de klankbordgroep Internationalisering van SK123. Die zullen regelmatig op de hoogte gehouden worden om het draagvlak voor het project te vergroten. Daarnaast zullen andere gremia geïnformeerd worden zoals Dhenim, UPI etc. Op het Nuffic jaarcongres van 15 maart 2011 zal een aparte sessie gewijd worden aan de wijze van informatie vergaren en de publicatie ervan. Die sessie is met name gericht op iedereen die betrokken is bij de voormalige Ispac-processen en bij de NFP-processen die nu in de nieuwe opzet via SKW en Hodex zullen gaan verlopen.

5

Communicatieplan Basic integratie ISPAC in Hodex en Studiekeuze Webformulier, 8 september 2010

_______________________________________________________________________________________________________________________


Pagina 42 van 42

Plan van Aanpak. Verbetering online studiekeuze- en voorlichtingsomgevingen Studyinholland.nl en Studychoice.nl. Project A - Programma Rode Loper

Recommend Documents