Plan van aanpak De reactie van de Inspectie op uw plan van aanpak vindt u in hoofdstuk 16 van het bijgevoegde eindrapport

> Retouradres Postbus 2680 3500 GR Utrecht

Svizera Europe B.V. T.a.v. …, managing director Postbus 60300 1320 AY ALMERE

Datum Onderwerp

8 april 2015 GMP en GDP inspectie

Geachte …, In de aanbiedingsbrief bij het definitief rapport vroeg ik u uiterlijk 17 februari 2015 om een eenduidig plan van aanpak. Dit plan van aanpak heb ik 25 maart jl. van u ontvangen. Plan van aanpak De reactie van de Inspectie op uw plan van aanpak vindt u in hoofdstuk 16 van het bijgevoegde eindrapport.

Farmaceutische bedrijven Stadsplateau 1 3521 AZ Utrecht Postbus 2680 3500 GR Utrecht T 088 120 5000 F 088 120 5001 www.igz.nl Inlichtingen bij …

Ons kenmerk V1003247 2015-1170834/… Uw kenmerk Uw brief/mail 25 maart 2015 Bijlage 1

Op grond van uw plan van aanpak is geconcludeerd dat het GMP en GDP niveau, voor wat betreft de geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen, in uw bedrijf voldoende is. Bijgevoegd is het GMP certificaat. Wanneer u extra getekende certificaten wilt ontvangen:  dient u dit aan te vragen bij Farmatec via www.farmatec.nl  moet u rekening houden met een verwerkingstijd van ong. 2½ week en  zijn hier per extra verstrekt certificaat kosten aan verbonden die door Farmatec in rekening gebracht worden Het GDP certificaat wordt nagestuurd zodra dit beschikbaar is. Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of uw plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. Afsluiten inspectie Met deze brief sluit ik het inspectiebezoek van 4 november 2014 af. In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport is vermeld dat de Inspectie naast het eindrapport ook de afsluitingsbrief van dit inspectiebezoek op haar site zal zetten. Op die manier zal alle informatie over deze inspectielocatie in het kader van dit inspectietraject via internet beschikbaar zijn. Hoogachtend, … Senior Inspecteur

F143/01

Pagina 1 van 1

Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan Svizera Europe B.V. te Almere op 4 november 2014 Utrecht, 2015

Documentnummer: V1003247

Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en):

tabletten

1. Geïnspecteerde locatie(s):

Svizera Europe B.V.

2015-1170834 eindrapport

Antennestraat 43 1322 AH Almere

2. GMP activiteiten:

Humaan Veterinair

IMP

Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren Vrijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: GDP activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie:

04-11-2014

4. Inspecteur(s):

… …

onaangekondigd

aangekondigd

Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing 5. Nummer vergunning(en)

G4825 en F4909

Farmatec aanvraagnummer

Farmatec-BMC/JZ-

Registratie API Importeur/Distributeur

Registratie API importeur/distributeur

EMA referentienummer 6. Datum vorige GMP/GDP 07-12-2011 inspectie: Naam van inspecteur(s) betrokken bij de vorige inspectie:

… …

Datum vorige GDP inspectie tgv verhuizing naar nieuw pand:

F138/01

25-06-2014 Bladzijde 2 van 11



Naam van inspecteur Betrokken bij vorige inspectie:

…

7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. Svizera Europe B.V. richt zich op de ontwikkeling en de distributie van geneesmiddelen en diagnostica voor de detectie en behandeling van tuberculose. Opdrachtgevers zijn ondermeer de Global Drug Facility (GDF) van de WHO, alsmede NGO’s en overheden van landen buiten EER. De geneesmiddelen worden onder de T1 procedure van de douane ontvangen en geleverd. Op de verpakking staat de producent, b.v. Svizera Labs India. Als distributeur staat Svizera Europe B.V. op de verpakking. Het zwaartepunt ligt nu op de non- farma (assamblage van sets voor diagnose en behandeling van tuberculose). Sinds medio 2010 importeert Svizera enkele producten van … (India) voor de Nederlandse markt en doet de batch certificering voor de EU . De registratiehouder van deze producten in Nederland is …. in de UK. Svizera Pharma als aparte B.V. voert de sales en marketing van de … producten voor Nederland uit. Svizera is voornemens per 1 januari 2015 met de import en batch certificering voor de … producten uit de productielocatie in India en bestemd voor de Nederlandse markt te stoppen. Mogelijkheid voor batch certificering dient uitsluitend behouden te blijven voor het product … (tabletten), dat ten behoeve van de WHO geregistreerd is in Oostenrijk en wordt geproduceerd bij Svizera Labs in India. In dit registratiedossier is Svizera Europe B.V. te Almere opgenomen als release site. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige GMP/GDP inspectie uit 2011: verhuizing naar het pand Antennestraat 84. De QP is gewijzigd. De huidige QP is …. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige GDP inspectie in het kader van een verhuizing naar het pand Antennestraat 84 in juni 2014: Feitelijke opslag en distributie vindt inmiddels plaats. Een nieuwe RP, ….

Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was geïnformeerd en nam deel aan de inspectie. Niet van toepassing. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP

GDP

GcLP

Melding

Op verzoek van:

Anders:

Productspecifiek:

Ontvangen documenten: * concept Site Master File Svizera Europe, gedateerd oktober 2014 Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen, Regeling Diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX Volume 4). Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP)

F138/01

Bladzijde 3 van 11



Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen:

V

Nr. 1 11.1

V

2 11.2

Personeel

V

3 11.3

Bedrijfsruimte en uitrusting.

V

4 11.4

Documentatie

N

5 11.5

Productie

V

6 11.6

Kwaliteitsbewaking

V

7 11.7

Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten

8 11.7

Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen

V

Onderwerp/activiteit Kwaliteitsbeheer

V

Nr. 9 11.8

Onderwerp/activiteit Uitbestede activiteiten

X

10 11.9

Klachten

X

11 11.9

Retouren

X

12 11.9

Vervalsingen

V

13 11.9

Recalls

X

14 11.10

Zelfinspecties

15 11.11

Vervoer

V

De onderdelen die zijn voorzien van een “V” zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een “N” zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een “X” zijn geen onderwerp geweest van inspectie.

10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: - …, quality manager - …, managing director - …, Qualified Person, Responsible Person 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen:

11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de kritische en/of belangrijke tekortkomingen in het rapport van het GMP bezoek van 7 december 2011 en het GDP bezoek van 25 juni 2014 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 4 november 2014. Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. De ‘overige’ tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd. Belangrijke tekortkoming d.d. 7 december 2011: 15.2.1 De procedure “Vrijgifte” is niet conform GMP annex 16. Ook het vrijgifteformulier behoeft aanpassing. De procedure “Vrijgifte”en de bijbehorende werkinstructie zijn niet in lijn met Annex 16.

F138/01

Bladzijde 4 van 11



Conclusie: de tekortkoming is niet weggenomen.

11.1 Kwaliteitsbeheer Het farmaceutisch kwaliteitssysteem is onvoldoende ontwikkeld. De Geneesmiddelenwet en GMP/GDP aspecten worden in het kwaliteitshandboek niet afdoende benoemd en beschreven. Deze bevinding uit 2011 welke in juni 2014 voor de GDP aspecten wederom is vastgesteld, is tot op heden niet gecorrigeerd. De procedures en voorschriften in het kwaliteitshandboek zijn alleen door de directeur getekend en niet door de QP en RP. Er is geen vastgelegde termijn van herzien van de SOPs in het kwaliteitshandboek. De SMF is in concept aanwezig en nog niet opgenomen in het kwaliteitshandboek. Een deel van de documentatie die als respons op de inspectie van december 2011 door de firma is opgestuurd in februari 2012, bleek niet verwerkt in het kwaliteitshandboek. Er is geen sprake van een gecontroleerd documentatie- en change control systeem.

11.2 Personeel Het organogram is ingezien. In dit organogram wat geen gecontroleerd document in het kwaliteitshandboek is, zijn de posities van de RP en de QP niet vastgelegd. De functie-omschrijving van de QP is ingezien. Het betreft een gecombineerde beschrijving van QC manager en QP. In deze beschrijving zijn de onafhankelijkheid en bevoegdheden van de QP onvoldoende vastgelegd. De functie-omschrijving van de RP is ingezien. Het betreft een gecombineerde beschrijving van QA manager en RP. De gebruikte terminologie is niet consequent doorgevoerd. Alle medewerkers zijn getraind voor het samenstellen van de kits in de assemblageruimte.

11.3 Bedrijfsruimten en uitrusting Een rondgang is gemaakt door het magazijn en de assemblageruimte. De ruimtes zien er ordelijk en schoon uit. De routing van de materialen, en het proces van orderpicking, assemblage, voor verzending gereed maken en versturen zijn bekeken. Hierover zijn geen opmerkingen gemaakt. Temperature mapping van het magazijn heeft plaatsgevonden in mei 2014 en zal in de komende winter nogmaals uitgevoerd worden. Het order management systeem is gevalideerd onder GAMP 5.

11.4 Documentatie De aftekenlijsten voor de ‘line clearance” in de assemblageruimte en verzend/ontvangstsluis zijn ingezien. De batch- en vrijgifte documentatie van een willekeurige batch … product is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen gemaakt. Bij de onderhavige inspectie is rekening is gehouden met het voornemen van de firma om de batchcertificering van de geïmporteerde … producten uit India bestemd voor de Nederlandse markt per 1 januari 2015 te staken. Daarom is verder geen onderwerp geweest van de huidige inspectie. Ongediertebestrijding is uitbesteed aan de firma …. … komt 1 maal per 3 maanden op bezoek. De rapportages hiervan zijn ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen gemaakt.

11.5 Productie

F138/01

Bladzijde 5 van 11



Er vindt geen productie van humane geneesmiddelen plaats bij Svizera. Bij de samenstellen van de kits voor in vitro diagnostiek en behandeling van tuberculose worden alleen volledig verpakte en binnen de EU vrijgegeven geneesmiddelen en water voor injecties gebruikt. De betreffende fabrikanten zijn door de WHO gekwalificeerd.

11.6. Kwaliteitsbewaking De monstername procedure “Analyse en status farmaceutische producten” is een beleidsmatig document; een beschrijving van de feitelijke monstername ontbreekt. De procedure “Vrijgifte”en de bijbehorende werkinstructie zijn niet in lijn met GMP annex 16. Zo staat er in de instructie niet vermeld dat de QP vrijgeeft. In de procedure “leveranciersbeoordeling” is het uitvoeren van audits niet opgenomen. In de praktijk vinden deze audits wel plaats. De fabrikant van de … tabletten wordt namens Svizera geaudit door de QP in december 2014. De vorige audit was in 2011. Bij de audit in 2014 wordt tevens de leverancier van de API geaudit.

11.7 Activiteiten GDP De in de praktijk gevolgde werkwijze ‘controle afnemersbevoegdheid’ staat niet op schrift. In de procedure leveranciersbeoordeling (…) zijn onvoldoende details opgenomen tav de uitvoer van de controle van leveranciersbevoegdheden. In het ordermanagement systeem is voor iedere leverancier en afnemer de status vastgelegd.

11.8 Uitbestede activiteiten Het contract met loonanalyselaboratorium … gedateerd 17 maart 2006 is ingezien. Het contract is niet getekend door Svizera. Er is niet vastgelegd met welke frequentie QA agreements worden herzien, noch is een audit frequentie van externe laboratoria vastgelegd. Het QA contract met loonlaboratorium … is gezien. Met het staken van de activiteiten tav import van producten bestemd voor de Nederlandse markt wordt er geen gebruik meer gemaakt van het loonaboratroium … te België. Aangegeven is dat deze van de vergunning kan worden verwijderd.

11.9 Klachtenbehandeling, retouren, terugroeping van producten, vervalsingen De recall procedure is ingezien. In deze procedure is niet beschreven welke stappen moeten worden ondernomen bij een recall, zoals de te verrichten handelingen in het order management systeem. De contactgegevens van de inspectie dienen te worden geactualiseerd. De rol van de RP is niet vastgelegd.

11.10 Zelfinspectie Geen onderdeel van deze inspectie.

11.11 Vervoer Er worden geen dataloggers gebruikt bij het transport van het aangekochte geneesmiddel … vanuit Spanje naar Almere.

11.12 Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar.

F138/01

Bladzijde 6 van 11



Er was een concept Site Master File beschikbaar, zonder nummer , gedateerd oktober 2014 . Ondergetekenden beoordelen deze SMF in opzet als voldoende. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken De firma dient de F vergunning 4909 F bij Farmatec te laten aanpassen naar de feitelijke situatie, zoals juiste adres, juiste aankruising activiteiten (uitsluitend 2.2.2 batchcertificering van ingevoerde geneesmiddelen, niet steriel) , betrokken loonlaboratoria en QP’s. 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing. 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) en/of fabrikantenvergunning en/of groothandelsvergunning. Niet van toepassing. 12.4 Monstername door inspecteur Niet van toepassing.

13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: www.igz.nl IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies Definitie van Significante GMP Tekortkomingen 15. Lijst van tekortkomingen: GMP/GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd.

15.2 Belangrijke 15.1.1

Het farmaceutisch kwaliteitssysteem is onvoldoende ontwikkeld. (EU-GMP 1 principle, EU-GDP 1.1): -

De Geneesmiddelenwet en GMP/GDP aspecten worden in het kwaliteitshandboek niet afdoende benoemd en beschreven.

-

Er is geen gevolg gegeven aan 5 van de 8 tekortkomingen van de vorige GMP/GDP inspectie uit 2011 (GDP 1.4 en GMP 1.6). De procedures en voorschriften in het kwaliteitshandboek zijn alleen door de directeur getekend en niet door de QP en RP (GMP 4.3, GDP 1.2). Er is geen vastgelegde termijn van herzien van de SOPs in het kwaliteitshandboek (GMP 4.5). De SMF is in concept aanwezig en nog niet opgenomen in het kwaliteitshandboek (GMP 4, Principle). Een deel van de documentatie die als respons op de inspectie van december 2011 door de firma is opgestuurd in februari 2012, is niet

-

F138/01

Bladzijde 7 van 11


-


verwerkt in het kwaliteitshandboek. Er is geen sprake van een gecontroleerd documentatie- en change control systeem. (GMP 1.4 xii, GMP 4, Principle, GDP 1.2) De procedure “Vrijgifte”en de bijbehorende werkinstructie zijn niet in lijn met GMP annex 16 (GMP Annex 16).

15.3 Overige

15.3.1

Het organogram is geen gecontroleerd document in het kwaliteitshandboek , en de posities van de QP en de RP zijn hierin onvoldoende vastgelegd. (GMP 2.2, GDP 1.2).

15.3.2

In de functiebeschrijving van de QP zijn de onafhankelijkheid en bevoegdheden van de QP onvoldoende vastgelegd (GMP 2.3).

15.3.3

In de procedure “leveranciersbeoordeling” is het uitvoeren van audits niet opgenomen (GDP 5.2).

15.3.4

De in de praktijk gevolgde werkwijze ‘controle afnemersbevoegdheid’ staat niet op schrift. Controle van leveranciersbevoegdheden is onvoldoende beschreven (GDP 5.2. en 5.3)

15.3.5

Er is niet vastgelegd met welke frequentie QA agreements worden herzien, noch is een audit frequentie van externe laboratoria vastgelegd (GMP 7.7).

15.3.6

In de recall procedure is onvoldoende beschreven welke stappen moeten worden ondernomen bij een recall, zoals de te verrichten handelingen in het order management systeem. De contactgegevens van de inspectie zijn niet actueel. (GMP 8.10). De rol van de RP bij een recall is niet vastgelegd (GDP 6.5).

15.3.7

Er worden geen dataloggers gebruikt bij het transport van het aangekochte geneesmiddel … vanuit Spanje naar Almere (GDP 9.2).

Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd. 15.5 Aanbevelingen 15.4.1

De F vergunning 4909 F bij Farmatec laten aanpassen naar de feitelijke situatie, zoals juiste adres, juiste aankruising activiteiten (uitsluitend 2.2.2 batchcertificering van ingevoerde geneesmiddelen, niet steriel), betrokken loonlaboratoria en QP’s.

16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het Plan van Aanpak is op 25 maart 2015 ontvangen en met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende beoordeeld.

Aanbevelingen voor verdere acties: Niet van toepassing.

F138/01

Bladzijde 8 van 11



17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Svizera Europe B.V., locatie Antennestraat 43 te Almere, wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: GMP voldoet aan GMP. voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. GDP voldoet aan GDP. voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Handtekening:

Datum: 08 april 2015 Naam: … Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg Handtekening:

Datum: 08 april 2015 Naam: … Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg

F138/01

Bladzijde 9 van 11



Definition of Significant GMP Deficiencies 1

Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal.

2

Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or a combination of several “other” deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such;

3.

Other Deficiency: A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be “other” either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical).

F138/01

Bladzijde 10 van 11



Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(Guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem.

2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: -

die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken;

-

die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities;

-

die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning;

-

een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen.

3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline).

F138/01

Bladzijde 11 van 11

Plan van aanpak De reactie van de Inspectie op uw plan van aanpak vindt u in hoofdstuk 16 van het bijgevoegde eindrapport

Recommend Documents