AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 1/10
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH PK.UiTM.APB.(O).08
Disediakan oleh
Disemak oleh
Diluluskan oleh
………………………….
…………………………….
…………………………
Prof Madya Dr Saidatul Akmar Zainal Abidin
Prof.Madya Datin Dr.Hajibah Osman
Koordinator JBI (Pengurusan)
Koordinator
Dekan
21.5.2009
21.5.2009
21.5.2009
T/tangan
Nama
Jawatan
Tarikh
Dr Aini Akmar Mohd Kasim
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 2/10
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No. Keluaran/ Pindaan
No. Para
Muka Surat
Ringkasan Pindaan
1/6/06 1/6/06 1/6/06 1/6/06 1/6/06 1/6/06
01/01 01/01 01/01 01/01 01/01 01/01
3 4 5 6 7 8
4 5 6 7 9 9
Dokumen rujukan Tambahan definisi istilah Tambahan senarai singkatan Tanggungjawab dan tindakan Rekod kualiti Lampiran
2/8/08
01/01
3
6
Singkatan
2/8/08
01/01
6
7
Tanggungjawab dan Tindakan
21/5/09 21/5/09
01/01 01/01
5 6
21/5/09
01/01
8 3,4, 13 6
21/5/09
01/01
6
8
21/5/09
01/01
6
9
21/5/09
01/01
8
10
21/5/09
01/01
Perubahan definisi istilah Perubahan singkatan dan maksud singkatan Perubahan singkatan untuk tanggungjawab Perubahan singkatan untuk tanggungjawab Perubahan singkatan untuk Tanggungjawab dan tindakan Perubahan pada perkara dan lampiran Perubahan singkatan pada carta alir prosedur pengendalian kuliah
7
Diluluskan
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 3/10
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
BIL.
ISI KANDUNGAN
MUKA SURAT
Muka Hadapan
1
Rekod Pindaan Dokumen Terkawal
2
Isi Kandungan
3
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
5
5.0
Singkatan
6
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
7
7.0
Rekod Kualiti
9
8.0
Lampiran
10
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 4/10
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
1.0
OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan urusan pengendalian dan pemantauan kuliah dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti APB.
2.0
SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Jawatankuasa Pentadbiran APB untuk memastikan pengendalian dan pemantauan kuliah dapat dilaksanakan oleh Staf APB.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN
BIL. 3.1.
NO. RUJUKAN MK.UiTM.APB.01
MANUAL KUALITI
Seksyen 5.53
Komunikasi dalaman
Seksyen 7.1
Perancangan bagi penyediaan bahan pengajaran dan pembelajaran
Seksyen 7.2.3 Seksyen 8.2.3 Seksyen 8.5.1 3.2
JENIS
DS
Komunikasi dengan pelanggan Pemantauan dan pengukuran proses Penambahbaikan berterusan Dokumen sokongan Fail kursus
3.3
PK. UiTM. HEA
Prosedur Kualiti
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 5/10
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
4.0 BIL.
DEFINISI ISTILAH
PENJELASAN
4.1
Koordinator
Pensyarah yang bertanggungjawab ke atas semua kursus di bawah sesuatu jabatan.
4.2
Pensyarah Sumber
Pensyarah yang bertanggungjawab ke atas sesuatu kursus.
4.3
Kuliah
Proses pengajaran yang berkaitan dengan kursus yang ditugaskan dalam bentuk teori di bilik kuliah.
4.4
Bahan Kuliah
Nota pengajaran yang digunakan, buku teks yang berkenaan dan lain-lain rujukan yang berkaitan dengan kursus.
4.5
Perancangan Kuliah
Ringkasan penjadualan kerja pengajaran bagi satu semester.
4.6
Wakil Fakulti
Pensyarah yang dipertanggungjawabkan berurusan dengan pihak Fakulti.
4.7
Penasihat Akademik
Penasihat kurikulum yang dilantik oleh pihak UiTM.
4.8
Wakil Unit Bahasa Asia & Eropah
Pensyarah Bahasa Asia dan Eropah yang dipertanggungjawabkan untuk menyelaraskan urusan unit bahasa berkenaan.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 6/10
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
5.0 SINGKATAN BIL.
SINGKATAN
MAKSUD SINGKATAN
1.
APB
Akademi Pengajian Bahasa
2.
D
Dekan
3.
TD(A)
Timbalan Dekan Akademik
4.
TD(PA)
Timbalan Dekan Pelajar dan Alumni
5.
K(IT)
Koordinator Teknologi Maklumat
6.
KPM
Koordinator Pengajian Melayu
7.
KP(EPC)
Ketua Program English for Professional Communication
8.
KP(BMKP)
Ketua Program Bahasa Melayu Komunikasi Profesional
9.
KBI(A)
Koordinator Akademik Bahasa Inggeris
10.
KBI(P)
Koordinator Pengurusan Bahasa Inggeris
11.
KBAE(A)
Koordinator Akademik Bahasa Asia & Eropah
12.
KBAE(P)
Koordinator Pengurusan Bahasa Asia & Eropah
13.
WU (BAE)
Wakil Unit Bahasa Asia & Eropah
14.
PS
Pensyarah Sumber
15.
WF
Wakil Fakulti
16.
P
Pensyarah
17.
PP(A)
Penolong Pendaftar Akademik
18.
PP(P)
Penolong Pendaftar Pengurusan
19.
PE(A)
Pegawai Eksekutif Akademik
20.
PE(P)
Pegawai Eksekutif Pengurusan
21.
MP
Mesyuarat Eksekutif Pengurusan
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 7/10
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TD(A), PP(P)
TINDAKAN 1. Menentukan ruang kuliah mencukupi dengan keperluan. Rujuk PK.UiTM.HEA.(O).06 2. Menyemak
ruang
dan peralatan
yang
diperlukan
dan
memastikan peralatan berada dalam keadaan baik dan teratur. Rujuk PK.UiTM.HEA.(O).23 WF, WU (BAE)
3. Mengedarkan Jadual Waktu Syarahan kepada pensyarah. (Lampiran 2)
P, PE (A)
4. Mendapatkan senarai pelajar berdaftar kursus dari ISIS. 5. Memastikan jadual waktu kuliah dipamerkan di pintu bilik pensyarah.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 8/10
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
P
6. Memaklumkan rangka kursus dan skema pembelajaran kepada pelajar pada awal semester. Rujuk Fail Kursus 7. Mengendalikan kuliah dan penilaian berterusan mengikut perancangan (Lampiran 3) 8. Merekodkan kedatangan pelajar dalam Borang Kedatangan Pelajar (Lampiran 4)
9. Mengisi Borang Laporan Ketidakhadiran Pelajar sekiranya kehadiran pelajar tidak mencapai 80%. (Lampiran 5) 10. Jika ada penangguhan/penggantian kuliah, pensyarah yang berkenaan hendaklah menghubungi fakulti yang terlibat. (Lampiran 6)
D, TD(A), KP(EPC), KP(BMKP), KBI(P), KBAE(P), KPM
11. Memantau aktiviti perkuliahan dan pastikan dijalankan mengikut jadual. Mengisi Borang Pemantauan Perkhidmatan Akademik LM.UiTM.HEA(O).07/04 (Lampiran 7)
P
12. Jika aktiviti perkuliahan ada masalah, pastikan pensyarah kemukakan cadangan kepada KP, KPM, KBI dan KBAE.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 9/10
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
D, TD(A), KP(EPC), KP(BMKP), KBI(P), KBAE(P), KPM
13. Perbincangan dan pembentangan status perkuliahan dalam MP. Jika ada masalah, kenal pasti punca masalah tersebut dan ambil tindakan susulan ke atas: a. Penyampaian Kuliah b. Silabus c. Pelajar (pendaftaran, kehadiran, dll) d. Sumber (saiz kelas dan jumlah pelajar, dll)
PP(P)
14. Mengedarkan borang penilaian pensyarah kepada pelajar dan mengumpulkan semula tersebut setelah lengkap diisi (Lampiran 9).
PP(P)
15. Menyediakan analisa hasil penilaian pensyarah. (Lampiran 10)
PP(P), KP, KPM, KBI, KBAE
16. Menyerahkan hasil penilaian pensyarah kepada TD(A).
TD(A)
17. Memaklumkan dan bincangkan hasil penilaian pensyarah dengan pensyarah.
KP(EPC), KP(BMKP), KBI(P), KBAE(P), KPM, PS, P
18. Melaksanakan penilaian terhadap kandungan kursus (Lampiran 11) 19. Menyemak dan memastikan kandungan silabus terkini dan relevan. 20. Mengkaji semula silabus berdasarkan maklum balas daripada pihak berkenaandan mengambil tindakan susulan untuk penambahbaikan. 21.Memastikan tindakan susulan dilaksanakan.
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.UITM.APB.(0).08
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PENGENDALIAN KULIAH
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUAT KUASA
: 21/5/2009
MUKA SURAT
: 10/10
7.0
REKOD KUALITI
Bil 1.
Rekod Fail Ruang Bangunan
2.
Fail Senarai Semakan Kursus
3.
Fail Jadual Waktu Kuliah
4.
Fail Kursus
5. 6.
8.0
Fail Portfolio Pengajaran Fail laporan kajisemula silabus
PERKARA
2.
Jadual waktu kuliah Pensyarah
3.
Kalendar Akademik
4.
Borang Kedatangan Pelajar
5.
Laporan Ketidakhadiran Pelajar
7. 8. 9. 10.
Lokasi
Tempoh
Pejabat Am
5 Th
Pejabat Am
5 Th
Pejabat Am
5 Th
Pejabat Am
5 Th
Pejabat fakulti
5 Th
Pejabat fakulti
5 Th
LAMPIRAN
BIL. 1. Carta Alir
6.
No. Rujukan
Borang Pertukaran/ Penggantian kuliah Laporan Pemantauan Kuliah Borang Penilaian Pensyarah (OMR/HEA) Analisa hasil penilaian pensyarah Borang Penilaian Kursus/ Program
LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10
