Případová studie
Přechod na Office 365 ušetřil BEI Multimedia Interactive 300 tisíc ročně
www.microsoft.cz/pripadovestudie
dfddf
Přehled
Společnost BEI Multimedia Interactive je součástí nadnárodní skupiny působící na trhu s energií a nově i jako nový mobilní virtuální operátor v rámci ČR. V rámci celé skupiny poskytuje služby sdíleného centra služeb jeho ostatním součástem v Česku, Slovensku, Polsku a
Země: Česká republika Odvětví: Energetika, virtuální operátor Profil zákazníka: BEI Multimedia Interactive je společnost nabízející komerční služby "Shared Services Centre", tedy komplexní provozní služby, prodejní a poprodejní péči zaměřenou na nově vznikající společnosti, resp. na společnosti usilující o snížení aktuálních provozních nákladů. 06/2013 – spuštěn nový projekt mobilního virtuálního operátora Relax Mobil. BEI Multimedia Interactive Rybná 14 Praha 1 110 00 E-mail:
[email protected] Web: www.mmi-eu.com
Maďarsku.
Ve
všech
těchto
státech
společnost
zaměstnává více než 700 lidí. Do holdingu patří i energetické skupina Energy Supplier No. 1. Většina firem, které do ní patří, ještě v roce 2012 využívala pro elektronickou poštu jednoduchý Linuxový server a pro práci s dokumenty Google Apps. Jenže poštovní server zaznamenával časté výpadky a s Google Apps nebyli uživatelé spokojeni, nehledě na to, že některé věci jim zcela chyběly. Skupina se proto na radu BEI Multimedia Interactive nakonec rozhodla přejít na Microsoft Office 365. S tou jsou uživatelé spokojeni, získali přístup ke zcela novým nástrojům a jen na licencích a provozních nákladech skupina ušetří 300 tisíc korun ročně.
Linuxový server měl gradující problémy se spolehlivostí a dostupností Skupina Energy Supplier No. 1 využívala pro oblast elektronické pošty opensource poštovní aplikaci běžící na jejím vlastním serveru na platformě Linux umístěném v bratislavské pobočce. Uživatelé ji využívali prostřednictvím výhradně webového rozhraní. K dispozici měli jen základní funkce elektronické pošty – kalendáře, kontakty, úkoly ani poznámky neměli k dispozici. Poštovní server nicméně i tak plnil svoji funkci. Jenže se záhy začaly objevovat některé významné problémy. V bratislavské pobočce se několikrát objevil výpadek proudu a při provádění stavebních prací v sousedství došlo i k odříznutí datové linky, díky které zůstaly i další národní pobočky bez elektronické pošty. Některé z výpadků napájení navíc vyvolaly i problémy s operačním systémem a integritou dat, což vedlo až k několikadenním výpadkům elektronické pošty. Navíc nepříliš intuitivní uživatelské rozhraní vedlo občas k tomu, že uživatelé si
dfddf
omylem smazali e-mail, který potřebovali obnovit. Jeho obnova však trvala v průměru okolo 3 dnů, protože ani pro administrátory nebylo snadné příslušná data ze zálohy obnovit.
Google Apps firmě nevyhovovaly, chyběl offline klient i některé základní funkce Jako sadu kancelářských aplikací se skupina rozhodla využívat placenou verzi Google Apps. Jenže ta nabízela jednotlivé alternativy k produktům Microsoft Office pouze v prostředí internetového prohlížeče a pouze pokud byl uživatel online. Offline přístup k dokumentům nebo k práci s nimi byl zcela nemožný, což řadě uživatelů nevyhovovalo. Problémy byl však i v nekorektní podpoře standardních formátů Microsoft Office, což vyvolávalo potíže při výměně dokumentů se zákazníky i obchodními partnery. Navíc v jednotlivých programech jako například v tabulkovém kalkulátoru chyběly i některé základní funkce známé z Microsoft Office. Velkým problémem byl také fakt, že tabulkový kalkulátor v Google Apps neuměl pracovat z daty, které firemní ERP systém exportoval do formátu aplikace Microsoft Excel. Tabulky, které obsahovaly cenná data a jejichž hlubší analýzou mohla skupina získávat důležité informace o aktuálních trendech na trhu, totiž nešly v Google Apps vůbec otevřít, natož analyzovat.
Microsoft Office 365 nabídla náhradu všeho v rámci jednoho řešení Po gradaci problémů s poštovním serverem a nástupu nového managementu, kterému chyběly některé základní pracovní nástroje jako například Microsoft Outlook skupina Energy Supplier No. 1 oslovila své centrum sdílených služeb BEI Multimedia Interactive s žádostí o nalezení optimálního řešení náhrady poštovního serveru a Google Apps. Jako nejefektivnější cesta se ukázalo využití tarifu E3 u Microsoft Office 365, který v sobě obsahuje jak desktopové licence vždy na aktuální verzi Microsoft Office Professional Plus, tak i cloudové služby pro poštovní server Exchange Online, portálové řešení SharePoint Online, řešení pro sjednocenou komunikaci Lync Online a cloudové úložiště s funkcí automatické synchronizace dat SkyDrive Pro. Skupina by tak nasazením Office 365 vyřešila nejen náhradu poštovního serveru a Google Apps, ale získala by přístup i k celé řadě nových nástrojů. Cenové srovnání navíc ukázalo, že tak skupina ušetří 300 000 Kč ročně, a to jen na přímých finančních nákladech – tj. bez zohlednění větší efektivity práce a nepoměrně širších možností, které Microsoft Office 2013 nabízí oproti
dfddf
cloudovému kancelářskému balíku v rámci Google Apps, a to včetně faktu, že Microsoft Excel umožní pracovat s daty z ERP systému. Skupina Energy Supplier No. 1 se proto okamžitě rozhodla nabídky využít.
S nástupem Office 365 firma okamžitě využila Lync Online, kvůli lepší ochraně firemních dat V rámci migrace z opensource poštovního serveru na Linuxu a z Google Apps na Microsoft Office 365 byl však paradoxně jako vůbec první nasazen Lync Online, který skupina původně ani nepožadovala. Zaměstnanci skupiny totiž byli zvyklí pro komunikaci a instant messaging využívat veřejnou službu Skype. Jenže se ukázalo, že ze skupiny, která měla pečlivě zabezpečeny všechny počítače proti možnosti odnášet firemní dokumenty mimo firmu, právě prostřednictvím Skypu unikl jeden z interních dokumentů. Lync Online přitom nabízí podstatně více funkcí než Skype, včetně přímého provázání s Microsoft Office a možnosti jednoduše pořádat telekonference přímo nad jednotlivými dokumenty Microsoft Office. Na rozdíl od Skype, a to skupinu Energy Supplier No. 1 oslovilo nejvíce, také nabízí možnost uzamčení na komunikaci výlučně v rámci firmy.
SkyDrive Pro teď slouží k bezpečnému ukládání naskenovaných smluv Dalším nástrojem, který skupina využila nad rámec původních plánů, byl SkyDrive Pro, včetně klientské aplikace pro synchronizaci dat mezi lokálním úložištěm na počítači a bezpečným cloudovým úložištěm v datovém centru Microsoftu. SkyDrive Pro teď ve firmě slouží k okamžité synchronizaci skenovaných smluv s cloudem. Tyto smlouvy byly dříve ukládány na sdíleném síťovém disku umístěném na vlastním serveru v Bratislavě. Po zkušenostech s výpadky dodávek elektrické energie i konektivity a následnými technickými problémy serveru jsou však data umístěná na SkyDrive Pro v podstatně větším bezpečí, a to i před možností fyzické krádeže.
SharePoint Online bude sloužit ke schvalování objednávek Postupně s tím, jak skupina Energy Supplier No. 1 začala seznamovat s novými možnostmi, které ji Microsoft Office 365 nabízí, vznikl i požadavek na vytvoření systému pro elektronické
dfddf
Další informace Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.cz nebo na telefonních číslech Informační linky 841 300 300, kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00.
workflow objednávek na SharePoint Online. Objednávky se totiž doposud schvalovaly ručně, což bylo ve skupině působící ve čtyřech zemích časově, organizačně ale i finančně náročné. Nově tak schvalování objednávek bude řešeno čistě elektronicky, což celý proces zkrátí o dny a někdy až týdny.
Microsoft Office 365 přinesl finanční úspory, nové funkce i větší komfort uživatelů Holding využil Microsoft Office 365 jak v samotném centru sdílených služeb BEI Multimedia Interactive, tak i ve skupině Energy Supplier Number 1. V té na Microsoft Office 365 postupně přešly firmy ze všech 4 zemí, kde firma působí. Celkem tak Microsoft Office 365 nyní v rámci holdingu využívá na 580 uživatelů. Ti si pochvalují jak možnost využívat Microsoft Office 2013 Professional Plus a v budoucnu i jeho novější verze, tak široké možnosti, které jim nabízí nový poštovní server Exchange Online jako jsou sdílené kalendáře či možnost okamžité obnovy omylem smazaných emailů. Přechod na Microsoft Office 365 však přinesl i řadu nových nástrojů a možností. Firma nyní může analyzovat data z ERP systému, což dříve díky nekompatibilitě Google Apps s Microsoft Excel nebylo možné, má k dispozici výrazně bezpečnější a spolehlivější poštovní server, datové úložiště pro smlouvy i komunikační řešení, může využívat elektronické workflow objednávek, a přitom všem ušetří jen na přímých finančních nákladech 300 000 Kč ročně. Přitom před ní stojí celá škála dalších nástrojů, které ještě bude moci využít, ať už jde o širší využití automatizace některých procesů s využitím SharePoint Online anebo rozšíření video- a telekonferencí s využitím Lync Online.
Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp. ve Spojených státech a/nebo v dalších zemích. Zmíněná jména ostatních společností a produktů mohou být rovněž ochrannými známkami.
