Přínos datových schránek v ČR od data jejich spuštění

Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Přínos datových schránek v ČR od data jejich spuštění Bakalářská práce

Vedoucí práce: Mgr. Petr Strejček, MBA

Lenka Kovářová

Brno 2011

Touto cestou bych ráda poděkovala vedoucímu mé bakalářské práce na téma Přínos datových schránek v ČR od data jejich spuštění Mgr. Petru Strejčkovi, MBA, za čas a ochotu, které mi byly věnovány po celou dobu jejího vypracovávání. Vážím si cenných připomínek a podnětných poznatků, které přispěly k zpracování této závěrečné práce.

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracovala samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím odborné literatury a dalších podkladů, které jsou v práci v souladu s platnou normou citovány a následně v plném znění uvedeny v seznamu literatury a použitých zdrojů. V Brně dne 11. května 2011

__________________

Abstract Kovářová, L. The benefits of data boxes in the Czech republic from the date of its activation. Bachelor thesis. Brno: MUAF, 2011. The bachelor thesis introduces the issues of the establishment and functioning of one of the offered utensils of eGovernment in the Czech republic – the data boxes. The theoretical part consists in demarcation of elementary terminology in context with the topic and in overview of currently laws which are related to the topic. The practical part contains chapters which approach to implementation of the data box system in three perspectives that aim to a particular public authority, The Municipal Office in the town of Svitavy. First, a comparison of workload of an employee during handling with documents in paper and electronical form is pursued. Consequently the economic impact of whole project is appraised and possible problems and difficulties of the data boxes are identified. Keywords EGovernment, data box, document, electronic signature.

Abstrakt Kovářová, L. Přínos datových schránek v ČR od data jejich spuštění. Bakalářská práce. Brno: Mendelu, 2011. Bakalářská práce představuje problematiku zavedení a provozu jednoho z nabízených nástrojů eGovernmentu v ČR - datových schránek. Teoretická část spočívá ve vymezení základních terminologických pojmů pojících se k tématu a uvedení přehledu aktuálně platných zákonů, které s oblastí souvisí. Praktická část obsahuje kapitoly, které přistupují k implementaci systému datových schránek ze tří hledisek se zaměřením na konkrétní orgán veřejné moci, Městský úřad ve Svitavách. V první řadě je provedena komparace pracovní náplně zaměstnance při manipulaci s dokumenty v papírové a elektronické podobě. Následně je zhodnocen ekonomický dopad celého projektu a jsou identifikovány případné problémy a úskalí datových schránek. Klíčová slova EGovernment, datová schránka, dokument, elektronický podpis.

Obsah

11

Obsah 1

2

Úvod a cíl práce 1.1

Úvod .........................................................................................................15

1.2

Cíl a metodika práce ................................................................................16

Literární přehled

Definice eGovernmentu...........................................................................19

2.2

EGovernment v ČR ................................................................................. 20

2.2.1

Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby....................... 20

2.2.2

Návrh strategie implementace eGovernmentu v území..................21

2.2.3

Právní předpisy v ČR ...................................................................... 22

2.2.4

Další prvky eGovernmentu ............................................................. 23

Datové schránky ..................................................................................... 23

2.3.1

Datová zpráva.................................................................................. 25

2.3.2

Zřízení a zpřístupnění datových schránek...................................... 25

2.3.3

Znepřístupnění a zrušení datové schránky .................................... 27

2.3.4

Cena používání datových schránek ................................................ 27

2.4

Informační systém datových schránek (ISDS)....................................... 28

2.4.1

Role Ministerstva vnitra v prostředí ISDS ..................................... 28

2.4.2

Provozovatel ISDS........................................................................... 29

2.5

Elementy komunikace v elektronické podobě ....................................... 29

2.5.1

Elektronický podpis ........................................................................ 29

2.5.2

Časové razítko a elektronická značka ............................................. 30

2.5.3

EPodatelna ...................................................................................... 30

2.5.4

Spisová a archivní služba .................................................................31

2.6

Informační kampaň projektu datových schránek ...................................31

Městský úřad Svitavy 3.1

4

19

2.1

2.3

3

15

33

Datová schránka a elektronická spisová služba MěÚ Svitavy................ 34

Vlastní práce

37

12

Obsah

4.1

Manipulace s listinnými a elektronickými dokumenty...........................37

4.1.1

Vznik a evidence dokumentů...........................................................37

4.1.2

Podepsání dokumentu.....................................................................39

4.1.3

Odeslání písemností ....................................................................... 40

4.1.4

Okamžik doručení............................................................................42

4.1.5

Skartační a archivační proces..........................................................43

4.2

Ekonomický dopad datových schránek na MěÚ Svitavy ........................45

4.2.1

Upgrade softwaru ............................................................................45

4.2.2

Certifikáty a jejich obnova .............................................................. 46

4.2.3

Hardwarové vybavení ..................................................................... 46

4.2.4

Školení zaměstnanců .......................................................................47

4.2.5

Plánované investice .........................................................................47

4.2.6

Poštovní úspory .............................................................................. 49

4.2.7

Finanční souhrn............................................................................... 51

4.3

Problémy spojené s datovými schránkami .............................................53

4.3.1

Smluvní vztah s více certifikačními autoritami...............................53

4.3.2

Návody a metodické pokyny............................................................54

4.3.3

Zpoplatnění datových schránek?.....................................................54

4.3.4

Komunikace s policií........................................................................55

4.3.5

Další komplikace..............................................................................55

5

Diskuze

57

6

Závěr

59

7

Použitá literatura

61

A

SWOT analýza veřejné správy vyplývající ze Strategie Smart Administration

66

B

Znepřístupnění a zrušení datové schránky

68

C

Ceník poplatků za službu Poštovní datová zpráva

69

D

Mezníky implementace ISDS v ČR

70

E

Ceník základních služeb České pošty platný od 1. 1. 2009

71

Seznam obrázků

13

Seznam obrázků Obr. 1

EGon jako symbol eGovernmentu

21

Obr. 2

Schéma fungování datových schránek

24

Obr. 3

Administrativní mapa správního obvodu Svitavy

33

Obr. 4

Životní cyklus dokumentů

37

Obr. 5

Časová řada počtu odeslaných zásilek MěÚ Svitavy

51

Obr. 6

Poštovní náklady MěÚ Svitavy v období 2007 – 2010

52

14

Seznam tabulek

Seznam tabulek Tab. 1

Povinnost zřízení datové schránky

26

Tab. 2

Počet zpřístupněných datových schránek k 1. 11. 2010

27

Tab. 3

Komparace počtu odeslaných zásilek MěÚ Svitavy spadajících na 1 kurýra denně

41

Tab. 4

Projekt Technologické centrum ORP Svitavy

48

Tab. 5

Projekt Inovace vzdělávání zaměstnanců města Svitavy 49

Tab. 6

Počet datových zpráv MěÚ Svitavy

Tab. 7

Ceník listovních zásilek České pošty platný od 1. 1. 2009 50

Tab. 8

Časová řada poštu odeslaných zásilek MěÚ Svitavy

50

Tab. 9

Pořizovací a provozní náklady datových schránek

51

Tab. 10

Komparace poštovních nákladů odesílaných zásilek

52

Tab. 11

Poštovní úspory plynoucí ze zasílání datových zpráv k 31. 12. 2010

53

49

Úvod a cíl práce

15

1 Úvod a cíl práce 1.1

Úvod

Neustálý vývoj informačních a komunikačních technologií (dále ICT) vede k jejich rozsáhlému, až masovému využívání. Výpočetní technika a související moderní technické prostředky v současné době ve velké míře pronikají do téměř všech činností a aktivit, které běžně vykonáváme. Za revoluční mezník v historii procesu dynamického rozvoje ICT můžeme považovat vynález osobních počítačů, jejich propojení do počítačových sítí a vybudování internetu. Především právě globální vzájemné propojení počítačových sítí mělo dopad na změnu podoby komunikace mezi jednotlivými subjekty, obchodování, forem a způsobů zprostředkovávání bankovních a jiných finančních služeb, metod vzdělávání atd. Všechny faktory a kroky, jež se o rozvoj informatizace a elektronizace společnosti zasloužily, mají mj. za následek to, že podnikatelské subjekty, občané, ba dokonce i stát a jeho organizační složky, projevují snahu o co možná nejrozsáhlejší a nejefektivnější využívání těchto možností. Právě u orgánů veřejné a státní moci lze za posledních několik let spatřit velmi významný pokrok v jejich elektronizaci, což je důsledkem existence velmi širokého spektra potenciálu užití informačních systémů v podmínkách české veřejné správy. Obecně je možno pojem informačního systému definovat jako „množinu dat, interpretovaných jako informace, které spolu souvisí přesně vymezeným způsobem a vytvářejí jednotnou soustavu. V užším pojetí je informační systém systémem, pomocí kterého se realizuje získávání, zaznamenávání, zpřístupňování a rozšiřování informací z existujících zdrojů.“ (Špaček a Špalek, 2004, s. 15) Také správní orgány stejně jako např. podnikatelské subjekty formulují své cíle, o jejichž dosažení usilují. Za jeden z hlavních stanovovaných záměrů v procesu uplatnění a adaptace informačních systémů je možno považovat stálé zlepšování výkonnosti organizace, úsilí o zkracování a zjednodušování pracovních procesů a s tím související snižování pracovní zátěže lidských zdrojů či zkvalitňování poskytovaných služeb. Tímto výčtem seznam všech cílů samozřejmě nekončí. Dalším očekávaným přínosem aplikace ICT do výkonu veřejného sektoru bývá podpora elektronické komunikace s fyzickými osobami, právnickými osobami a jinými institucemi, vč. rozšíření povědomí o významu informačních systémů co možná nejrozsáhlejší veřejnosti. Žijeme v době, kdy občané většinu administrativních úředních záležitostí nemusí vždy řešit návštěvou příslušné instituce, vystáním často zdlouhavých front a přebíháním z kanceláře do kanceláře, ale mohou vyřizovat potřebnou agendu na dálku pomocí svého počítače, což jim také významně ušetří čas tomu věnovaný.

16

Úvod a cíl práce

Existující stav informační éry vedl ke vzniku tzv. eGovernmentu a co se týká samotné komunikace s organizačními složkami státu odstartovalo Ministerstvo vnitra ČR projekt datových schránek, který je významnou a dnes již nedílnou součástí elektronického výkonu vlády, který slouží jako komunikační nástroj pro oboustranný elektronický styk mezi institucemi veřejné správy a ostatními subjekty.

1.2 Cíl a metodika práce Prvotním cílem bakalářské práce je zhodnocení dopadů implementace a aplikace informačních a komunikačních technologií do oblasti veřejné správy v ČR, přičemž pozornost je zaměřena na svým způsobem nový komunikační nástroj – datovou schránku. Záměrem je posouzení hypotézy, že uvedení datových schránek do plného provozu vykazuje jak časovou úsporu v podobě zkracování pracovních procesů, tak i úsporu ekonomickou. Tvrzení je posuzováno v konfrontaci s očekávanými praktickými přínosy, které mají být v rámci procesu automatizace a elektronizace jeho výsledkem. Jedná se především o zvýšení efektivnosti transferu informací a služeb od úřadů směrem k okolním subjektům a usnadnění komunikace správního orgánu s občany, podnikateli a dalšími institucemi. Druhotným cílem je identifikace vybraných problémů a nedostatků, které se již od chvíle spuštění projektu datových schránek projevily či teprve projevit mohou. Práce se dělí na dvě základní části – literární přehled a část praktickou. Kapitoly zabývající se teorií podávají ucelený pohled na oblast eGovernmentu v ČR a charakteristiku jeho jednotlivých komponent, vč. terminologie úzce související s datovými schránkami. Součástí je analýza národní legislativy s důrazem na zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Pro zpracování této první části je nutno seznámit se s danou problematikou. Informace, konkrétní údaje a potřebné poznatky jsou čerpány z dostupné odborné literatury, aktuálních internetových zdrojů a příslušných právních úprav. Oblast mého zkoumání je také konzultována se zaměstnanci Městského úřadu ve Svitavách, kteří s ní přichází každodenně do styku. Praktická část je rozčleněna do tří oblastí a jejím stěžejním úkolem je prozkoumání a porovnání aspektů fungování a využívání datových schránek na regionální úrovni. Situace bude ilustrována na konkrétní obci s rozšířenou působností - Svitavy. Komparace je implementována ze dvou úhlů pohledu. V první řadě jsou identifikovány činnosti při tvorbě, odeslání a archivaci dokumentu a jednotlivé kroky jsou interpretovány z hlediska papírové a elektronické cesty. Finančnímu srovnání se věnuje druhá oblast; v této souvislosti jsou identifikovány a kvantifikovány náklady a výnosy pojící se k založení a využívání

Úvod a cíl práce

17

datových schránek. Pro přehlednost jsou vybraná data zpracována do tabulek a jsou sepisovány hodnotící texty. Nakonec je po finální komparaci provedena syntéza případných problémů souvisejících s datovými schránkami. Tato kapitola je zároveň výčtem do budoucna možných úskalí. Kvalitativní vyhodnocení získaných informací v závěru shrnu a zodpovím, resp. vyvrátím či potvrdím testovanou hypotézu.

18

Úvod a cíl práce


19

2 Literární přehled 2.1 Definice eGovernmentu Pojem „eGovernment“ je v poslední době velmi frekventovaný a často využívaný nejen v ČR, ale taktéž na celosvětové úrovni. Ačkoliv volný překlad z anglického do českého jazyka sám o sobě možný je, příliš aplikován nebývá a dá se říci, že se jedná již o zdomácnělý tvar slova. Stručně řečeno se jedná o elektronický výkon vlády či elektronické vládnutí. Lidinský a kol. ve své knize pojednávající o tomto fenoménu interpretují pojem eGovernmentu jako „využívání informačních technologií veřejnými institucemi pro zajištění výměny informací s občany, soukromými organizacemi a jinými veřejnými institucemi za účelem zvyšování efektivity vnitřního fungování a poskytování rychlých, dostupných a kvalitních informačních služeb.“ (2008, s. 7). Přičemž je nutno opět poukázat na to, že vývoj a zvyšování počtu nových komponent eGovernmentu souvisí s rozvojem informační společnosti. V užším slova smyslu má eGovernment vést ke snižování časové zátěže potřebné k vyřizování každodenní agendy a pohodlnějšímu jednání soukromých a komerčních subjektů se státem a jeho orgány prostřednictvím ICT a informačních systémů veřejné správy. Smysl celého projektu spočívá v tom, že elektronický výkon státu umožní urychlení interní i externí komunikace (Mates a Smejkal, 2006). Koncepce správně fungujícího eGovernmentu je založena na třech základních pilířích – mělo by být dosaženo toho, že od občanů stát informace a potřebné údaje získá pouze jednou, čímž se mnohdy omezí bezúčelně se opakujícím administrativním činnostem a neustálému vyžadování týchž informací, dále že subjekty budou moci navštěvovat pouze jedno kontaktní místo a že orgán veřejné moci ve svém výkonu rozšíří množství operací, které bude možno provádět bez nutnosti osobní přítomnosti dotyčné osoby na úřadě (Švec, 2010). Je třeba mít stále na mysli skutečnost, že orgán veřejné správy z pohledu nás občanů je poskytovatelem služeb, které uspokojují naše potřeby. Tudíž lepší dostupnost těchto služeb, rozšiřování jejich spektra, rychlejší transfer směrem k nám a jejich neodmyslitelné zkvalitňování směřují k naší větší spokojenosti. Dle publikace Milana Půčka je spokojenost občana charakterizována jako míra naplnění jeho požadavků a očekávání (2005). Nespornou předností uplatňování výpočetní techniky ve výkonu veřejné správy je posílení její demokratizace a tvorba nových forem demokracie jako takové. Občanům se rozšiřují možnosti, jak se podílet rozhodováním na chodu své země v zásadních veřejných záležitostech, jež se jich dotýkají. Stávají se tak mnohem více politicky aktivnějšími. Zvýšená angažovanost ve společenských a politických otázkách je uplatněním eGovernmentu podporována mj. možným elektronickým hlasováním, elektronickou volbou, sepisováním elektronické

20


petice, online diskuzemi s úředníky, experty či jinými občany, zasíláním námětů a stížností prostřednictvím internetu atd. (Špaček a Špalek, 2004). Mimo proces demokratizace je zajištěna i transparentnost veřejné správy jakožto jednoho z jejích existujících principů. Znamená, že občanům se vytváří lepší východiska pro kontrolu činností veřejných institucí a včasnou detekci případných negativních jevů, jakými jsou především korupce, protekce a jiné protiprávní a často i nemorální úkony (Mates a Smejkal, 2006).

2.2 EGovernment v ČR Projekt zavádění elektronického výkonu veřejné správy byl v našich podmínkách budován v několika etapách. Prvotní snahy o modernizaci a přeměnu byrokratického aparátu na eGovernment se objevují již v roce 1999 (Štědroň, 2007). Počátkem roku 2003 nabyl účinnosti zákon, jenž měl za následek vznik nového ministerstva informatiky. Tato vládní instituce si za základní cíle kladla mj. vybudování funkčního eGovernmentu či péči o rozvoj informační a počítačové gramotnosti české populace (Smejkal, 2003b). Po zrušení činnosti ministerského resortu informatiky majoritní část jeho dosavadních úkolů získalo do své kompetence Ministerstvo vnitra ČR. Obecně lze podotknout, že právě nyní přichází jedna z nejvhodnějších dob pro realizaci eGovernmentu v ČR. Ve stejném okamžiku se střetl politický zájem ze stran zastupitelů s možnostmi čerpat nemalé finanční částky z různých dotačních titulů EU. Tato skutečnost pak byla podtržena vznikem dvou významných strategických dokumentů. 2.2.1

Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby

Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby označují dlouhodobý záměr prosazovat ICT do chodu orgánů veřejné moci, a to pro účely zvýšení efektivity a transparentnosti ve veřejné správě. Jmenovaný strategický dokument vypracovaný Vládou ČR se stal součástí Strategie realizace Smart Administration v období 2007 – 2015. Nejedná se však o legislativní počin, nýbrž o strategii představující studii a zhodnocení současného stavu veřejné správy v ČR, které mj. odkrývá její silné stránky a naopak kritické oblasti a klíčové problémy, s nimiž se potýká. Získané údaje a jejich podrobné zpracování vedlo k sestavení SWOT analýzy1, v níž jsou zapracovány i příležitosti, kterých když veřejná správa využije, posílí se pravděpodobnost úspěchu při realizování cílů sestavených ve strategii. Smart Administration dále vymezuje vizi, že veřejná správa je vykonávána efektivně jako služba občanovi, tedy je zaměřená proklientsky a flexibilně reaguje na jeho potřeby, čímž dosahuje jeho spokojenosti. A dále se zvýší konkurenceschopnost 1

V plném znění je SWOT analýza zobrazena v příloze A.


21

české ekonomiky v porovnání s vyspělejšími západními zeměmi (Smart Administration, 2010). Pro naplnění vize jsou však třeba nemalé finanční prostředky, a proto je strategie implementována prostřednictvím projektů, které jsou dotovány EU. Projekty jsou zaměřeny především na zavádění eGovernmentu a školení zaměstnanců veřejné správy. Právě možnost využívání finanční podpory ze strany strukturálních fondů je jednou z příležitostí, která je v rámci počáteční analýzy vytyčena. Peněžní podpora může být samosprávnými orgány čerpána z Integrovaného operačního programu a Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. 2.2.2

Návrh strategie implementace eGovernmentu v území

Text této strategie byl již zpracován Ministerstvem vnitra ČR. Koncentruje se na plánované postupné zavádění eGovernmentu v ČR jak na úrovni krajů, tak na úrovni obcí s rozšířenou působností. Jsou zde uvedeny v časovém rozhraní termíny vyhlašování jednotlivých výzev pro podávání žádostí o finanční podporu, přičemž individuální projekty jsou zpracovávány s odkazem na Integrovaný operační program a Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost (Oficiální stránky Krajského úřadu Karlovarského kraje, 2008). Úvodem se text zabývá jednotlivými prvky eGovernmentu, pro něž ministerstvo vytvořilo imaginární postavičku eGona, který se zároveň stal symbolem elektronizace veřejné správy ČR a který se stal ikonou pro vizi efektivního, přátelského, proklientského a moderního úřadu (Ministerstvo vnitra, c2010a).

Obr. 1

EGon jako symbol eGovernmentu

Zdroj:

Ministerstvo vnitra ČR, c2010a, dostupné z www.mvcr.cz

EGon však není pouze nicneříkající postavičkou, ale její grafické znázornění má své poslání. Již z obrázku lze vidět, že eGon má svůj mozek, srdce, oběhový systém a prsty. Každá část těla tak představuje určitý pilíř eGovernmentu ČR a v momentě, kdy plně nefunguje jeden z nich, nemůže být řeč ani o stoprocentní funkčnosti celého systému. Proto všechny komponenty musí koexistovat.

22


Mozek je reprezentován základními registry veřejné správy, jež v sobě uchovávají informace o fyzických osobách, právnických osobách a dále např. o území státu, věc, právo či povinnost. Jejich cílem je dosáhnout sjednocení dat a jejich nepřetržité aktuálnosti. Do základních registrů veřejné správy podle zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech náleží základní registr obyvatel, registr právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci, základní registr územní identifikace, adres a nemovitostí a základní registr práv a povinností. Prsty nám obecně slouží k dotyku, ke kontaktu. V případě eGona jsou jimi kontaktní místa veřejné správy – tzv. Czech POINTy. Jedná se o univerzální místa, která činí služby poskytované orgány veřejné moci dostupnějšími2. Předmětem zájmu poboček označených odpovídajícím logem je na jednom pracovišti umožnit poskytnutí více služeb najednou. V rámci byrokratických úkonů mají více „obíhat data, ne občan“ (Lidinský a kol., 2008). Oběhovou soustavou se rozumí Komunikační infrastruktura veřejné správy. Z výše zmíněných prvků eGovernmentu vyplývá, že propojenost jednotlivých informačních systémů organizací veřejné správy, které byly původně budovány nezávisle na sobě, je nezbytná (Jemelka, 2007). Je to unifikovaný prostor, v němž probíhá komunikace a výměna dat. Je postaven na přísných a sjednocených bezpečnostních a aplikačních standardech. Bez vytvoření této infrastruktury by elektronizace veřejné správy ztrácela svůj smysl, ať už z důvodu absence rychlého sdílení dat a jejich výměny, tak z důvodu nepřítomnosti propracovaného prostředí přejícího efektivní a bezproblémové komunikaci mezi institucemi. Aby však symbol eGovernmentu ožil, je třeba aby začalo bít jeho srdce. V tomto případě je impulsem k fungování implementace problematiky do národní legislativy. 2.2.3

Právní předpisy v ČR

Jednou z oblastí, která má výrazný dopad na eGovernment komplexně, je legislativní rámec. Je nutné vymezit všeobecně platná a vynutitelná pravidla, která si navzájem neodporují. Státní moc lze uplatňovat pouze v případech a mezích stanovených zákonem a s využitím zákonem určených prostředků (Mates a Matoušová, 1997). Už jen z důvodu tak markantního významu aplikace ICT ve veřejném sektoru se problematika promítá do celé řady zákonů platných na území ČR, nikoliv pouze do jedné právní normy. Národní legislativa pojící se k oblasti elektronizace veřejné správy vykazuje v posledním desetiletí značný pokrok vpřed. Snahou zpracovatelů právních norem je přednostně zrovnoprávnění elektronické a klasické komunikace a postavení digitálních a listinných dokumentů na stejnou úroveň. Služby Czech POINT jsou dnes provozovány na 6 510 pobočkách, přičemž k datu 27. ledna 2011 byl vydán výpis s pořadovým číslem 4 500 000 (Czech POINT, 2011).

2


23

Nyní následuje výčet zásadních právních předpisů, které se blíže či vzdáleněji pojí k eGovernmentu v ČR: • zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, • zákon č. 440/2004 Sb., kterým se mění zákon o elektronickém podpisu, • zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, • zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, • zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, • vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, • zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, • vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek atd. V předešlém seznamu není záměrně obsažený zásadní legislativní počin našich zákonodárců, který byl v této oblasti průlomovým. Je jím zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který je neformálně označován jako „zákon o eGovernmentu“. Tento zákon nabyl účinnosti 1. července 2009 a přinesl zásadní změny v oblasti doručování dokumentů a v komunikaci mezi úřady a občany i mezi úřady samotnými (Ministerstvo vnitra ČR, c2010b). Text zákona nás seznamuje s novým právním institutem – s datovými schránkami a všemi souvisejícími okolnostmi. 2.2.4

Další prvky eGovernmentu

Kromě v eGonu jmenovaných existuje celá řada dalších prvků eGovernmentu. Jedná se např. o vedený informační systém ePusa3, elektronické hlasování, jenž se může v konečném důsledku vyvinout až v elektronické volby, elektronické zadávání veřejných zakázek či prostý e-learning, neboli vzdělávání přes internet a další. Avšak žhavou a rovněž mediálně velmi propíranou aktualitou v loňském a předloňském roce byly datové schránky. Právě o nich bude pojednávat zbývající část bakalářské práce.

2.3 Datové schránky Datové schránky jsou jedním z elementů, které v ČR prezentují modernizaci a elektronizaci veřejné správy. Coby elektronický komunikační nástroj primárně vedou k urychlování komunikace mezi adresátem a odesílatelem, zkracování vzdáleností mezi nimi a ke snižování nákladů spojených s danou komunikací. Celý systém byl budován v několika etapách a jeho účelem je zefektivnění, zrychlení a zjednodušení komunikace. 3

Elektronický portál územních samospráv

24


Dle § 2 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi, jenž je pro zkoumanou oblast výchozí a v němž je problematika ohledně datových schránek zakotvena, je datová schránka definována jako „... elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob.“ Současně je však zabezpečeno prakticky okamžité rozpoznání nepřípustných a nezabezpečených formátů a zajištění zábrany jejich proniknutí do systému, což se týká i takových dokumentů, které by svou podstatou mohly přivodit škodu v systému nebo v softwaru adresáta (Budiš a Hřebíková, 2010). Výhodou datových schránek je široká přístupnost (prakticky odkudkoliv, kde je internetové spojení), časová a v konečném důsledku i finanční úspora nebo možné zastoupení při práci s datovou schránkou oprávněnými osobami, které si uživatel a vlastník datové schránky sám určí. Z druhého úhlu nezbytnost určité úrovně počítačové gramotnosti je pro jisté jedince podstatným negativem. Úřady dosud se subjekty nejčastěji jednaly prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. V této nejrozšířenější formě doručování měly listiny papírovou podobu. Ačkoliv právní prostředí v ČR umožňovalo také jiné způsoby komunikace, např. prostřednictvím veřejné datové sítě na elektronickou adresu (Budiš a Hřebíková, 2010), zavedení a spuštění projektu datových schránek představuje postupné naplňování vize co možná nejrozsáhlejšího využívání elektronické komunikace právě na úkor klasické korespondence. Za převrat je možno považovat i skutečnost, že zřízení datové schránky je pro zákonem vymezené subjekty povinné.

Obr. 2

Schéma fungování datových schránek

Zdroj:

Procházková, 2010, dostupné z www.zpravy.idnes.cz


25

V pojetí datových schránek jako právního institutu je třeba zdůraznit, že na datovou zprávu se vztahuje tzv. fikce doručení, což umocňuje její zvláštní postavení v českém právu (Vychopeň, 2009). Z toho vyplývá, že uživateli datové schránky ze zákona nastává povinnost seznamovat se pravidelně s jejím obsahem. V mnoha ohledech jsou tedy datové schránky revoluční. Jsou zástupcem ojedinělého projektu realizovaného na našem území. 2.3.1

Datová zpráva

Datovou zprávou se s odkazem na § 2 písm. d) zákona č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu, rozumí „elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou.“ Skládá se z obálky se základními informacemi a samotného obsahu sdělení. Mohou k ní být připojeny přílohy v jakékoliv počítačové podobě s přiřazením povolených elektronických přípon (Tesař, 2011). Datová zpráva dodávaná do datové schránky má limitovanou velikost. Maximální hranice podle § 5 vyhl. č. 194/2009 Sb. je omezená na 10 MB. Informační systém datových schránek (dále ISDS) uchovává datovou zprávu po dobu 90 dní od jejího doručení, tzn. že v případě, že vlastník datové schránky má zájem o uložení zprávy po dobu delší, musí si sám zajistit její archivaci. 2.3.2

Zřízení a zpřístupnění datových schránek

Ojedinělost datových schránek a převrat v elektronické komunikaci spočívá, jak již bylo řečeno, mj. v tom, že „zákon o eGovernmentu“ určitým subjektům zřízení datové schránky nařizuje. Pro upřesnění jsou těmto subjektům datové schránky ministerstvem vnitra zaktivovány automaticky, ony se do ní na základě obdržených přihlašovacích údajů pouze přihlásí. Dle zákona č. 300/2008 Sb. se přednostně jedná o orgány veřejné moci. Využívat datovou schránku dále musí právnické osoby, jež jsou zapsány do Obchodního rejstříku nebo byly zřízeny zákonem. Podáním žádosti se do této formy komunikace mohou zapojit i fyzické osoby (občané i živnostníci). Pro ně je ovšem tato iniciativa položena zcela na dobrovolné bázi, tzn., že od povinnosti zřízení datové schránky jsou osvobozeny. Dnem, kdy si fyzické osoby datovou schránku zřídí, mají orgány veřejné moci povinnost úřední dokumenty zasílat již do ní, tato povinnost ovšem není oboustranná. Fyzická osoba si smí zvolit, jaký typ komunikace bude využívat, zda elektronickou nebo listinnou, je to čistě v její režii (Ministerstvo vnitra, 2009). Zvláštní kategorii pak tvoří advokáti, notáři a daňoví poradci. Ti coby představitelé podnikajících fyzických osob mají i přes tento fakt založení datové schránky povinné, avšak disponují tříletou přechodnou lhůtou pro její zřízení.

26


Kupodivu zákon v žádném svém paragrafu nestanovuje sankci v případě nepoužívání datové schránky u subjektů, jimž je tento úkon legislativně nařizován. Tyto subjekty se však vystavují riziku, že se jim v automaticky zřízené datové schránce datové zprávy začnou shlukovat a hromadit. Pokud se pak bude jednat o dokumenty, jejichž obsah je důležitý a u nichž začíná jejich doručením plynout zákonná lhůta pro jejich vyřízení, může subjekt čelit nepříznivým právním následkům (Mates a Smejkal, 2006). Tab. 1

Povinnost zřízení datové schránky

Druh subjektu

Zřízení datové schránky

Orgán veřejné moci Právnická osoba Podnikající fyzická osoba Advokát, notář, daňový poradce Fyzická osoba

Povinné Povinné Dobrovolné Povinné Dobrovolné

Zdroj: Ministerstvo vnitra ČR, 2009, dostupné z www.mvcr.cz

Fyzické osoby mají na výběr tři varianty, kde žádost o zřízení datové schránky podat. Obrátit se mohou na pobočku Czech POINT, kde se daný formulář vyplní. Žádost je možné podat přes podatelnu Ministerstva vnitra ČR anebo subjekt vyplní určený formulář, který je ke stažení k dispozici na www.datoveschranky.info a s ním se dostaví na kontaktní místo veřejné správy (Ministerstvo vnitra, 2009). Ke zřízení datové schránky dochází na základě poštou obdržených přístupových údajů, které tvoří uživatelské jméno a bezpečnostní heslo. Aby se předešlo případným problémům v podobě oslabení ochrany osobnostních údajů či nebezpečí jejich zneužití, dotyčný subjekt by měl své přihlašovací údaje ponechat v tajnosti a zabránit tímto i možnému zneužití samotné datové schránky. Z bezpečnostního hlediska i národní legislativa pamatuje na určité zásady platící pro tvorbu uživatelského jména a hesla. Z vyhlášky č. 194/2009 Sb. vyplývá, v jaké podobě bývají generovány. Datová schránka je dle § 10, odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. zpřístupněna prvním přihlášením oprávněné osoby. Existuje však časové omezení pro tento úkon. Pokud k přihlášení do datové schránky nedojde do 15 dnů od doručení přihlašovacích údajů, datová schránka bude zpřístupněna a aktivována automaticky informačním systémem. Přednostní přístup do datové schránky mají dle § 8, odst. 1 až 4 zákona č. 300/2008 Sb.: • podnikající fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena, • statutární orgán, popř. člen statutárního orgánu právnické osoby,


27

• vedoucí orgán veřejné moci. Tyto jmenované subjekty jsou zákonem vymezené jako oprávněné. Kromě nich však do datové schránky mohou mít přístup i pověřené osoby a administrátor. Jedná se o fyzické osoby, které disponují specifickými právy, díky nimž mohou oprávněnou osobu při práci s datovou schránkou zastoupit. Pověřená osoba je delegována oprávněnou osobou. Pro práci s datovou schránkou však nemusí mít neomezené pravomoci; její oprávnění k manipulaci mohou být limitována, vše je čistě v závislosti na uvážení oprávněné osoby. Pověřená osoba dle § 8 odst. 6 zákona č. 300/2008 Sb. může číst datové zprávy, vytvářet a odesílat zprávy, prohlížet seznam dodaných zpráv a vyhledávat datové schránky. Administrátor má s přístupem do datové schránky zejména kompetenci přidávat a ubírat další pověřené osoby. Tab. 2

Počet zpřístupněných datových schránek k 1. 11. 2010

Druh subjektu Fyzické osoby Podnikající fyzické osoby Orgány veřejné moci Právnické osoby Celkem

Počet 17 181 10 006 7 673 361 731 396 591

Zdroj: Duda, 2010, dostupné na www.egovernment.cz

2.3.3


Obě činnosti – znepřístupnění i zrušení datové schránky provádí ze své pravomoci Ministerstvo vnitra. Základním rozdílem mezi těmito termíny je, že znepřístupnění (nebo také jinak řečeno deaktivace) je úkonem, který umožňuje v budoucnu datovou schránku opětovně zpřístupnit. Prakticky to znamená, že datová schránka v ISDS stále existuje, jen je blokováno odesílání a přijímání datových zpráv. Na druhou stránku zrušení je již definitivním nenávratným aktem. V příloze B jsou ve zkráceném znění shrnuty rozhodné okamžiky pro tyto dva akty. 2.3.4

Cena používání datových schránek

Zřízení a zpřístupnění datové schránky jsou službami, které jsou fyzickým a právnickým osobám poskytovány zdarma. Nerozlišuje se ani skutečnost, zda daný subjekt má ze zákona dánu povinnost komunikovat skrze datovou schránku či nikoliv, bezplatné zřízení se tedy dotýká i těch subjektů, jež si datovou schránku aktivovaly na základě podané žádosti. Zasílání a přijímání datových zpráv je při elektronickém styku s orgánem veřejné moci také bez poplatku.

28


Jinou situaci představuje tzv. privátní komunikace jakožto komunikace mezi fyzickými osobami, živnostníky a právnickými osobami navzájem. Charakteristickým znakem je, že do korespondence nijak není zapojen orgán veřejné moci, nepředstavuje ani jednu ze dvou stran digitálního přenosu datových zpráv. Bez omezení byla tato jinak řečeno komerční komunikace zahájena 1. července 2010, ale její omezená verze odstartovala již na začátku roku 2010. V této první etapě se vztahovala výhradně na platební dokumenty reprezentované zejména daňovými doklady (Oficiální informační web o datových schránkách, 2009). Z hlediska tohoto způsobu komunikace založené na bázi dobrovolnosti je podstatné a velmi zásadní její zpoplatnění. Česká pošta jako provozovatel ISDS zavedla službu s názvem Poštovní datová zpráva4, přičemž platí, že čím více bude datových zpráv ve sledovaném kalendářním měsíci odesláno, tím nižší měsíční poplatek za využívání služby bude subjektu fakturován (Česká pošta, 2010).

2.4 Informační systém datových schránek (ISDS) Již v samotném úvodu práce je citováno, co se rozumí pojmem informační systém. Tato definice se však týká informačních systémů komplexně. Pro potřebu vymezení termínu ISDS je třeba zdůraznit, že existuje distinkce mezi informačním systémem jako takovým a informačním systémem veřejné správy, které jsou vymezeny konkrétním zákonem (zákonem č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy), kterým se taktéž řídí. To znamená, že informační systémy veřejné správy se od informačních systémů obecně liší v dokumentaci, komunikaci, způsobu zpracování dat a správě (Lidinský a kol., 2008). Informačních systémů je v oblasti veřejné správy vedeno nepřeberné množství. Do jejich řad patří i ISDS5, jenž provozně zajišťuje funkci datových schránek. Z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. se jedná o informační systém, který slouží pro výkon veřejné správy v rozsahu činností určených tímto právním předpisem a který pojímá informace o datových schránkách a jejích uživatelích, přičemž jeho provoz, ochrana údajů v něm obsažených a další náležitosti tomuto zákonu podléhají. 2.4.1

Role Ministerstva vnitra v prostředí ISDS

Zřizovatelem a správcem datových schránek a ISDS je dle zákona č. 300/2008 Sb. Ministerstvo vnitra, které provádí i další úkony, o nichž se ve své knize zmiňují autoři Budiš a Hřebíková. Dává např. odesílatelům datových zpráv avízo, že byly do uvedené datové schránky zaslány a následně že byly 4 5

Ceník uveden v příloze C. Nejzásadnější mezníky implementace ISDS jsou uvedeny v příloze D.


29

doručeny. Dále v případě neexistující, znepřístupněné nebo zrušené datové schránky adresáta tuto skutečnost ministerstvo sdělí subjektu, jenž se o zaslání dané zprávy snažil. Každý vlastník datové schránky má také možnost využívat placenou službu vyrozumění o nové datové zprávě ihned ve chvíli jejího dodání. Může se tak dít zasláním SMS zprávy na jeho mobilní telefon (2010). 2.4.2

Provozovatel ISDS

Provozovatel ISDS je subjektem, který provádí alespoň některé činnosti spjaté s tímto informačním systémem. V ČR je jím dle § 14, odst. 2 zákona č. 300/2008 držitel poštovní licence, tedy státní podnik Česká pošta. Ministerstvo vnitra jí za tuto službu platí. Finanční prostředky jsou čerpány ze státního rozpočtu z kapitoly všeobecná pokladní správa. Výše odměny je nastavena tak, aby byly pokryty příslušné náklady spojené se zajištěním souvisejících činností. Platba navíc obsahuje určitou cenovou přirážku, která představuje pro Českou poštu zisk.

2.5 Elementy komunikace v elektronické podobě 2.5.1

Elektronický podpis

Elektronický podpis je atributem sloužícím k podepisování dokumentů v elektronické podobě, který je jedním z nejaktuálnějších nástrojů pro elektronickou komunikaci a pro zajištění bezpečnosti dat a informačních systémů. Stejně jako vlastnoruční podpis představuje akceptaci datové zprávy a stvrzení vůle dané osoby, případně její totožnosti. Elektronický podpis však není pouze technologickým instrumentem, ale jeho významnost je podtržena vydáním právní normy pojednávající pouze o něm, jelikož jeho rozměr sahá i do legislativní oblasti. Je jí zákon č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu, kde se podle § 2 písm. a) elektronickým podpisem rozumí „údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě.“ Vedle něj však existuje zaručený (kvalifikovaný) elektronický podpis. Ten kromě identifikace podepsané osoby vede i ke zjištění jakékoliv následné změny dat v datové zprávě. Ačkoliv vlastnoruční podpis je pro jednotlivce příznačný, stereotyp jeho uplatňování může být narušen působením vnitřních či vnějších vlivů. To znamená, že vždy nemusí být vlastní rukou dokument podepsán stejně (Smejkal, 2003a). Na rozdíl od unikátního elektronického podpisu, jenž je stále shodný bez jakékoliv modifikace. Možnost jeho zneužití je velmi malá, jelikož je vytvářen na základě tajné informace (posloupností znaků a číslic), kterou si signatář uchovává jen pro sebe.

30


Mezi další výhody lze zařadit rychlost podepisovacího aktu a dále, že elektronickým podpisem lze opatřit i software, fotografie, zvukové soubory a další. Elektronický podpis má zajistit (Mates a Smejkal, 2006): • identifikaci podepisované osoby (vede k určení a kontrole její totožnosti pomocí komparace osobních údajů), • autentizaci (ověření, že dokument vážně podepsala uvedená osoba), • integritu a původ dat. V současné době je nejvhodnější technologií využitelnou pro elektronické podepisování technologie na bázi kryptografie a elektronického šifrování. Vzhledem k rozvoji výpočetní a informatické oblasti je třeba být stále v pozoru, je nutné postupně zvyšovat nároky na použité kryptografické techniky a postupy, jelikož schopnost zfalšovat elektronický podpis může být v průběhu uplynutí několika let již reálná (Peterka, 2009b). Významnou úlohu v této oblasti má nová instituce v podobě certifikační autority. Certifkační autorita coby soukromoprávní subjekt při převodu do klasického byrokratického procesu může připomínat notáře. Vydává certifikáty, jejichž platnost je však časově omezená, proto je nezbytné okamžik skončení platnosti certifikátu hlídat a pravidelně jej obnovovat. 2.5.2

Časové razítko a elektronická značka

Kvalifikované časové razítko je elektronickým instrumentem, který dokazuje a stvrzuje, že konkrétní datová zpráva, ke které je razítko připojeno, existovala v určitém časovém okamžiku. Je vhodným doplňkem elektronického podpisu a eliminuje hrozbu napadení dokumentu z hlediska času. V kombinaci s elektronickým podpisem se tak daný elektronický dokument stává téměř nepopiratelným. Z právního hlediska je termín elektronické značky promítnut v zákoně č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu. Rozumí se jí údaje (v elektronické podobě), které jsou k datové zprávě připojeny nebo jsou s ní logicky spojené. Ve své podstatě se jedná o obdobu elektronického podpisu (i se všemi vlastnostmi), ale na rozdíl od něj elektronická značka označuje právnickou osobu nebo organizační složku státu. 2.5.3

EPodatelna

EPodatelna je pracovním úsekem orgánu veřejné moci způsobilým k přijímání a odesílání datových zpráv. Jedná se o jakousi modifikaci formy klasické podatelny coby pracoviště sloužícího jako vstupní a výstupní místo dokumentů v papírovém vzezření. Obě formy podatelen evidují dokumenty, předávají je ke zpracování, vyřizují, podepisují, odesílají a ukládají je v archivu (Kunstová, 2009).


2.5.4

31

Spisová a archivní služba

Spisovou službou se rozumí specifická oblast správních činností týkajících se manipulace s písemnostmi od chvíle jejich doručení, přes uložení v archivu, až po jejich následné vyřazení a zničení. Slouží k úplné správě a řízení toků dokumentů, jimiž jsou písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které do organizace vstupují (Mazlová, 2006). Spisová služba je v dnešní době v řadě institucí provozována v elektronické podobě. Její prvotní výhodou je odstranění duplicitní práce s dokumenty a spisy, šetření časem a zvýšení efektivity práce. Spisová služba by měla být vedená jednotně, aby byla východiskem pro pružnější pracovní výkon, a měla by být velmi dobře zorganizovaná. Zásady pro manipulaci s listinnými či elektronickými písemnostmi jsou objasněny ve vnitřních předpisech dané organizace6. Se spisovou službou úzce souvisí archivní služba. Dokumenty bývají v právním smyslu kategorizovány jako možné důkazní prostředky, kterými při řešení jakéhokoliv sporu (vč. sporu soudního) může být dosvědčována inkriminovaná skutečnost. Už jen z toho hlediska je patrné, že pro organizace je velmi důležité dokumenty uchovávat po určité časové období v intervalu až desítek let tak, aby kdykoliv v budoucnu mohly zpětně svou činnost prokázat.

2.6 Informační kampaň projektu datových schránek Vzhledem ke skutečnosti, že se datové schránky staly velmi významným právním institutem v platné národní legislativě a informovanost o nich byla nezbytná, Ministerstvo vnitra ČR se této povinnosti ujalo poměrně zdatně. O celém projektu měnícím převratně způsob a podobu komunikace se státem a jeho organizačními složkami průběžně odborné i laické veřejnosti poskytovalo informace. Byly zřízeny webové stránky sloužící jako Informační web o datových schránkách7, které veškeré tyto údaje sdružovaly, a zájemci o informace o novém komunikačním nástroji zde mohli nalézt to, co potřebovali v ucelené a přehledné podobě. Jako další zdroj informací lze uvést přímo internetové stránky Ministerstva vnitra ČR, které dále odkazují na jiné zdroje. Pro případné dotazy, nejasnosti a připomínky byla zřízena bezplatná telefonní infolinka a zájemci o bližší informace mají rovněž možnost zapsat svůj dotaz do připraveného formuláře v sekci ePodatelna na již zmíněném Informačním webu o datových schránkách a vyčkat na příslušnou odpověď (Oficiální informační web o datových schránkách, c2008 - 2009). Měsíc před plánovaným ostrým startem datových schránek byla také na internetu dostupná demoverze datových schránek, která umožňovala zájemcům vyzkoušet si její funkce a seznámit se s uživatelským rozhraním. Rozsah funkcí byl však dosti omezený (Peterka, 2009a). 6 7

Příkladem mohou být spisové, dokumentační, podpisové a skartační řády. Řeč je o webových stránkách www.datoveschranky.info.

32


Ministerstvo vnitra dále přímo pro zaměstnance veřejné správy připravilo různé vzdělávací kurzy, jež je měly zaučit správnému a efektivnímu používání datových schránek. Vzdělávání zaměstnanců veřejného sektoru je totiž nedílnou součástí celkové personální politiky moderní veřejné správy. (Hendrych, 2003b) Úlohu zajišťování potřebného školení měl pod záštitou Institut pro místní správu Praha coby státní příspěvková organizace zřízená Ministerstvem vnitra ČR (Institut pro místní správu Praha, 2011). Podstatnou váhu v této oblasti mají i různé roadshow, konference, série setkání v regionech a pořádané přednášky.

Městský úřad Svitavy

33

3 Městský úřad Svitavy Městský úřad Svitavy (dále MěÚ Svitavy) je institucí, na jejíž činnost je zaměřena následující praktická část práce, která v konečném důsledku povede k vyvrácení či potvrzení hypotézy formulované v úvodu. MěÚ Svitavy je pověřeným obecním úřadem s rozšířenou působností. Svou působnost neprovádí pouze na území samotného města Svitavy, jakožto bývalého okresního města a zároveň obce III. typu, ale v celém vymezeném správním obvodu skýtajícího dalších 27 obcí, které se z geografického hlediska nachází v blízkém okolí Svitav. Okolní obce jsou zobrazeny na následujícím obrázku. Celé území obývá okolo 31 000 občanů (Svitavy, 2011).

Obr. 3

Administrativní mapa správního obvodu Svitavy

Zdroj:

Český statistický úřad, 2011, dostupné z www.czso.cz

MěÚ Svitavy je orgánem veřejné moci, který vykonává veškerou přenesenou působnost státní správy, jež byla obci svěřena, a kromě této skutečnosti disponuje větším počtem kompetencí – vykonává tzv. samosprávu. Činnosti

34


v samostatné působnosti se pak přímo dotýkají nejen základního správního obvodu, ale i okolních obcí. Statutárním orgánem obce Svitavy je starosta, který město reprezentuje navenek. Svou roli dále zastávají dva místostarostové a tajemník MěÚ Svitavy. Nejvyšším samosprávným orgánem obce je její zastupitelstvo. Konkrétně v případě Svitav je tento orgán tvořen 26 členy, kteří svou funkci zaujímají na základě pravidelně se konajících voleb. Nejvyšším výkonným orgánem obce je pak rada obce, která se v podmínkách sledované municipality skládá ze sedmi členů. Zastupitelstvu je ze zákona nařízena povinnost zřídit kontrolní a finanční výbor. Kontrolní výbor se přitom koncentruje na dozor nad plněním usnesení zastupitelstva a rady města a mimo jiné kontroluje, zda výkon finančního výboru není v rozporu s platnými právními předpisy. Hlavní náplní činností finančního výboru je kontrola hospodaření s majetkem a nakládání finančních prostředků města. Aktivity MěÚ Svitavy jsou rozčleněny do 11 odborů: dopravy, financí, investiční, pro projednávání přestupků, sociálních věcí a zdravotnictví, správy majetku, školství a kultury, vnitřních věcí, výstavby, životního prostředí a živnostenský (Svitavy, 2011). Každý z výše jmenovaných odborů pak realizuje určené úkoly jak v působnosti přenesené, tak v působnosti samostatné. Obdobné postavení zaujímá Kancelář starosty a tajemníka.

3.1 Datová schránka a elektronická spisová služba MěÚ Svitavy MěÚ Svitavy jako orgánu veřejné moci byla Ministerstvem vnitra zřízena datová schránka k 1. červenci roku 2009, jak nařizoval zákon. Subjekty, k nimž se povinnost využívání datové schránky jako komunikačního nástroje vázala, však měly přechodnou lhůtu pro jejich funkční využívání. Po dobu čtyř měsíců si stále nemusely datovou schránku aktivovat. I svitavský úřad této možnosti využil a se zpřístupněním datové schránky vyčkával. Důvodem bylo, že tak masivní transformace papírové komunikace na elektronickou byla revoluční a nikdo nevěděl, v jaké míře se projekt uchytí či nikoli, co ve skutečné praxi přinese, jaké problémy se v procesu implementace projeví, zda nová navázaná forma komunikace bude fungovat apod. Oprávněním k přístupu do datové schránky na MěÚ Svitavy disponuje 50 zaměstnanců. Mezi ně jsou řazeni vedoucí jednotlivých odborů, pracovníci spisové služby a elektronické podatelny, lidé na úseku přestupků, informatici, ale též nejvyšší představitelé města reprezentováni starostou a místostarosty. Administrátorem datové schránky MěÚ Svitavy je jeho tajemník. Ačkoliv všechny jmenované osoby měly k dispozici své přihlašovací údaje ke vstupu do datového rozhraní, všem byla zajištěna odborná příprava, měly by


35

být schopny s tímto komunikačním kanálem správně, efektivně a bez komplikací pracovat, datová schránka byla v ostrém a plném provozu zprovozněna až v úplně nejzazším termínu, a to 1. 11. 2009. Aby nastavení elektronické spisové služby a její propojení s datovou schránkou vyhovovalo potřebám úřadu, využívalo se do začátku listopadu pilotního provozu datových schránek. Ten spočíval v odesílání a přijímání datových zpráv a dokumentů v digitální podobě v prostředí demo verze datových schránek. Komunikace ve fázi testovacího provozu byla navazována především s ostatními obcemi správního obvodu Svitavy. Jelikož MěÚ Svitavy disponuje elektronickou spisovou službou, která byla vybudována již v roce 2003, tak z této strany se s příliš velkým množstvím problémů nepotýkal. Bylo třeba spisovou službu pouze upgradovat, provést nezbytné úpravy v příslušném programovém vybavení. V této oblasti využívají Svitavy služeb a produktů firmy Vera, s. r. o., konkrétně je elektronická spisová služba MěÚ Svitavy zajištěna softwarem Radnice VERA®. Jmenovaný software je i se všemi souvisejícími moduly MěÚ Svitavy využíván každodenně v rámci rutinního výkonu správních činností, zprostředkování služeb a zpracování datových zpráv zasílaných prostřednictvím ISDS. V současné době lze tvrdit, že datové schránky a jejich propojení s elektronickou spisovou službou je zcela funkční.

36


Vlastní práce

37

4 Vlastní práce 4.1 Manipulace s listinnými a elektronickými dokumenty Každý dokument, který se jakoukoliv měrou podílí na administrativních procesech úřadu a jeho útvarů, podléhá řadě pracovních úkonů. Manipulace s nimi je běžnou součástí administrativního provozu a každodenní službou, proto se v poslední době dbá na to, aby se jednotlivé fáze životního cyklu dokumentu zkracovaly, zjednodušovaly, zefektivňovala se jejich správa a aby se znatelně zlepšovala celková výkonnost organizace. Na co se však při oběhu dokumentu organizací i mimo ni nesmí v první řadě zapomenout, je skutečnost, že každý stupeň zpracování by měl být v jakémkoliv okamžiku zpětně vystopovatelný. Zacházení s dokumenty není zpravidla vždy totožné, avšak vždy současně vykazuje škálu společných znaků, např. že dokument je ve své faktické povaze nositelem informací. V následujícím textu se postupně zaměřím na jednotlivé fáze životního cyklu dokumentu, přičemž konkrétní aspekty budou srovnány z hlediska dokumentů v papírové a digitální podobě.

Obr. 4

Životní cyklus dokumentů

Zdroj:

Šoule a Švík, 2010, dostupné z www-05.ibm.com

4.1.1

Vznik a evidence dokumentů

Z obecného hlediska lze tvrdit, že existuje dvojí způsob, jakým dokument v určité formě může do administrativního cyklu organizace vstoupit. Buď zde

38

Vlastní práce

přímo vznikne, nebo jej instituce přijme od jiného subjektu (skrze poštu, datovou schránku nebo jinými kanály). Co se tvorby dokumentu týče, tak daný proces je z časového hlediska kratší u elektronického dokumentu, což je podpořeno skutečností, že je vytvořen v digitální podobě a v této formě zůstává po celou dobu svého oběhu v organizaci. Kdežto listinný dokument se vytvoří v příslušném softwaru za použití předdefinovaných šablon, poté se zkontroluje jeho věcná i formální správnost a vytiskne se. Příchozí dokument od subjektu z vnějšího okolí přijme podatelna, dopisy vytáhne z obálek, volné listy spojí kancelářskými sponkami či svorkami, aby nemohlo dojít k jejich promíchání, roztřídí je, ověří jejich náležitosti a předá je společně i s obálkami k dalšímu vyřízení spisové službě. Ta má za úkol tyto dokumenty zaevidovat jak do listinných evidencí, tak do informačního systému. Pro komunikaci prostřednictvím ISDS je třeba často transformovat papírový dokument na jeho elektronickou alternaci. Základním způsobem, jakým mohou zaměstnanci úřadu vytvořit z listinné písemnosti její digitální ekvivalent, je tzv. digitalizace, která je často využívaná, protože zaevidování dokumentu do informačního systému s sebou přináší celou řadu výhod. V souvislosti s procesem digitalizace bývá papírový dokument naskenován8. Konečná podoba písemnosti, jež se podrobí procesu digitalizace, je ve formátu obrázku nebo klasického PDF. Skenování však není jedinou fází zpracování, dále probíhá indexace dokumentu (přiřazení metadat k dokumentu jako je počet listů, druh dokumentu atd.) a verifikace dokumentu (Kunstová, 2009), kdy zaměstnanec zkontroluje očima naskenovaný text, popř. provede manuální opravy. Teprve nyní je dokument uložen v používaném informačním systému. Se svým papírovým ekvivalentem může být elektronická podoba spárována např. čárovým kódem. Shodným rysem všech dokumentů je nutnost evidence a opatření identifikačními znaky. Spisová služba vede podací deník, v němž se zachycují příchozí písemnosti. Zápisy do něj provádí jediný zaměstnanec, což je spojeno s časovou náročností a komplikace v momentě jeho absence. Obdobná verze podacího deníku je vedena i v elektronické podobě. Do podacího deníku se nezaznamenává pouze přijetí vstupujícího dokumentu, ale taktéž další fáze jeho oběhu, např. datum skartace. Všechny písemnosti jsou opatřeny číslem jednacím, které je jejím základním popisným a provozním atributem, a podacím razítkem. V případě, že v papírové verzi spis pod daným jednacím číslem dosud není založen, pracovník musí manuálně vytvořit spisovou obálku, kdy i ona má své předepsané náležitosti. Avšak ke skenování nevystačí obyčejný skener, který využívají domácnosti pro své soukromé potřeby, ale velkokapacitní zařízení, které skenuje rychle bez nutnosti manuální obsluhy, s profesionální kvalitou obrazu a manipuluje i s mnohastránkovou dokumentací díky přítomnosti podavače.

8

Vlastní práce

39

V souhrnném vyhodnocení lze tvrdit, že práce ve fázi vzniku a zpracování elektronického dokumentu je složena z menšího počtu mezikroků a celkově je dosaženo větší efektivnosti, jelikož: • časová úspora se projevuje již v momentě jejich vstupu do organizace, což je především zásluhou zpoloautomatizovaných procesů, • tiskárny všeho druhu jsou méně využívané, což vede k jejich pozvolnějšímu opotřebení a tonery do nich se nekupují tak frekventovaně, • chybné údaje vzniklé při zpracování jsou téměř okamžitě identifikovány, což plyne z provázanosti informačních systémů a jejich oprava k sobě nepojí náklady v podobě většího množství použitého papíru v rámci tisku, • odpadá proces digitalizace dokumentů, který je v častých případech velmi náročný jak z časového, tak z profesního hlediska, • při práci v informačním systému je možno ihned zjistit, v jaké fázi zpracování se dokument nachází, kdo a kdy s ním zachází. 4.1.2

Podepsání dokumentu

Proces podepisování dokumentu se v jakékoliv podobě řídí interním předpisem zvaným Podpisový řád, který navazuje na platné organizační uspořádání dané instituce. Ve svém obsahu shrnuje a nastavuje veškerá pravidla a zásady, které musí být při aktu podepisování dodržovány. V případě dokumentů v listinné podobě zpracovatel daný dokument prostřednictvím úkonů objasněných výše vytvoří, vytiskne jej a fyzicky předá oprávněné osobě. Majoritně se jedná o vedoucího pracovníka, který je pověřen k tomu, aby inkriminovaný dokument ze své nadřízené pozice podepsal. Listina ještě před samotným podepsáním bývá zkontrolována nejen z věcné, ale taktéž z formální stránky. Vlastnoruční podpis se lokalizuje do spodní pravé poloviny dopisního papíru, přičemž součástí identifikační a autentizační části písemnosti jsou dále vedle vlastnoručního podpisu strojovým písmem uvedené údaje skládající se ze jména a příjmení, funkce či pracovní pozice signatáře. Konkrétnější identifikace je uváděna z důvodu časté nečitelnosti vlastnoručního podpisu. Listinné písemnosti, jež jsou určené pro vypravení z organizace (tedy adresátem je kdokoliv z vnějšího okolí úřadu) se nadále opatřují razítkem, přičemž i druh, tvar a informační složení razítka jsou opět řízeny vnitřní normou. Elektronické dokumenty na rozdíl od těch v analogové podobě se nepodepisují výše popsaným klasickým způsobem, což vyplývá již z jejich samotné podstaty. Zde se již pro proceduru autentizace dokumentu využívá speciálních metod založených na informaticko-technologických procesech. Stále platí, že k danému dokumentu přikládá elektronický podpis (popř. časové razítko či elektronickou značku) osoba, která má k úkonu oprávnění. Ta

40

Vlastní práce

disponuje USB tokenem, na němž je elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu od příslušné certifikační autority uložen. U elektronicky podepisovaných dokumentů: • je docíleno snížené pravděpodobnosti zfalšování podpisu, • je zajištěna přesnější identifikace a autentizace signatáře a podpis je kdykoliv čitelný, • podpisový akt probíhá na základě poloautomatizovaných procesů v organizaci, což s sebou přináší opětovné zkracování časových prodlev, • se snižuje riziko, že dokument vůbec podepsán nebude z důvodu jeho založení či dokonce ztráty v hromadě jiných, které hrozí u papírových písemností, jež se nedopatřením mohou založit do jiného spisu nebo vyhodit, • není razítko přidáváno manuální cestou, tzn. nehrozí situace obtisknutí jiného razítka a tím pádem znehodnocení celého dokumentu, které v mnohých případech vede až k jeho anulaci a opětovnému vytvoření. Podepisování dokumentů digitální cestou má ovšem i svá negativa a pomyslné překážky, mezi něž může být zařazena povinnost konkrétním osobám pořídit kvalifikované certifikáty, které se stávají nákladovou položkou obecního rozpočtu. Významným faktorem se pak stává i poměrně krátká platnost těchto certifikátů, které je třeba každoročně obnovovat, přičemž daná aktualizace opět není zadarmo, avšak z právního a bezpečnostního hlediska je nezbytná. 4.1.3

Odeslání písemností

Veškeré písemnosti, jež mají být v nejbližší době úřadem odeslány přebírá jak fyzicky, tak elektronicky podatelna, která na MěÚ Svitavy spadá pod odbor vnitřních věcí. Fyzické předání dokumentů podatelně připravených k výpravě zajišťují příslušní zaměstnanci jednotlivých odborů, načež referentky podatelny (na MěÚ Svitavy se jedná o dvě zaměstnankyně ženského pohlaví) následně roztřídí dopisy podle místa určení na ty, jejichž doručovací adresa je svitavská, a ty, jejichž místo určení leží mimo území města Svitavy. Tato činnost je realizována z jednoho hlavního důvodu; MěÚ Svitavy ne všechny písemnosti v listinné podobě zasílá prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (tedy České pošty), ale z řad svých zaměstnanců vymezil dva tzv. kurýry, jimž je delegována povinnost doručovat poštu na území města. Podatelna disponuje povinností zaznamenávat zásilky, jež se vypravují prostřednictvím České pošty do tzv. poštovního předávacího archu, kam se odpovědnou osobou zaznamená potvrzení o přebrání pošty zde uvedené.

Vlastní práce

41

V současné době, kdy počet vypravovaných zásilek MěÚ Svitavy prostřednictvím České pošty klesá9, je tento proces zachován, avšak redukován na zásilky určené fyzickým osobám, které datovou schránku nemají zřízenu, a právnickým osobám a ostatním subjektům, jež ačkoliv jsou držitelem datové schránky, tak daný obsah sdělení není možno skrze ni zprostředkovat. V případě zasílání elektronických dokumentů bývají jednotlivé fáze procesu odesílání obdobné, ale bývají prováděny v podstatně menší míře. Odpadá zde povinnost třídění dokumentů dle jejich místa určení; veřejná datová síť nehledí ani prakticky, ani finančně na doručovací vzdálenosti. V rámci procesu využívání datové schránky ke zkoumaným účelům musí pracovnice podatelny vybrat v jejich aplikačním prostředí správného adresáta sdělení, což je realizováno skrze jednu funkcionalitu, kterou ISDS nabízí, a to nalezení oné datové schránky při pouhém zadání jejího typu a jednoho z identifikačních údajů10. Samotný akt odeslání dokumentu od referentek podatelny směrem k adresátovi je představován vypravením elektronické písemnosti do ISDS prostřednictvím příslušného modulu daného softwaru, jenž je využíván, či předáním zásilek pracovníkovi České pošty, popř. vlastním kurýrům k doručení. Coby základní přínos datových schránek na MěÚ Svitavy ve sledované fázi lze označit snížení pracovní zátěže kurýrních pracovníků. Lze provést komparaci počtu vypravovaných zásilek spadajících na jednoho kurýra v jednotlivých letech, např. rok 2007 a 2010. Dle interních záznamů odboru vnitřních věcí bylo v roce 2007 dvěma kurýry doručováno 7588 zásilek a v roce 2010 to bylo 2589 písemností. Tab. 3

Komparace počtu odeslaných zásilek MěÚ Svitavy spadajících na 1 kurýra denně

Písemnosti vypravované kurýry (za rok) Písemnosti na 1 kurýra za celý rok Počet pracovních dnů Písemnosti na 1 kurýra za den

2007 7 588 3 794 0 251

2010 2 589 1 295 0 253

15

5

Zdroj: Vlastní práce autorky

Po faktickém náběhu datových schránek lze spatřit ve srovnání se stavem před jejich praktickým využíváním: • ve zhruba 67% snížení pracovní zátěže kurýrních pracovníků,

Což dokládá Tab. 8, která je umístěna v následujícím textu praktické části práce. Daným identifikátorem se rozumí IČO adresáta, případně ID datové schránky, název či obchodní firmu právnické osoby. 9

10

42

Vlastní práce

• v méně častých odjezdech kurýrů a menší počet evidovaných ujetých kilometrů, s čímž souvisí nižší opotřebení služebního automobilu a spotřeba pohonných hmot, • v rychlejší a v mnohých případech přímější komunikaci mezi zaměstnanci úřadu při předávání potřebných dokumentů v porovnání s manuálním předáváním , což vede k minimalizaci časových prodlev, • v odstranění rizika, že dokument bude zaslán do datové schránky, která neexistuje, jelikož tento fakt ISDS ihned ohlásí, • v úspoře času a finančních prostředků, které by za jiných okolností byly vynaloženy za poštovní služby, obálky, tisk a jiné úkony, • v plánované úspoře mzdových nákladů kurýrů, dva se v současné době na MěÚ Svitavy zdají být nadbyteční, • v tom, že datová zpráva je v mnohých případech doručena ihned v den odeslání • a mj. v eliminaci určitých činností jako je zdlouhavé vypisování doručovacích adres, vkládání dokumentů do obálek, třídění či nutnost převodu analogového dokumentu na elektronický, jelikož již primárně v této podobě často vzniká. 4.1.4

Okamžik doručení

Ačkoliv se okamžik doručení jako takový nezařazuje jako fáze životního cyklu dokumentu, pro výkon správního orgánu představuje významnou roli. Jedná se o časový moment, s nímž jsou spojené právní následky, a z praktických důvodů byl do národní legislativy vnořen pojem tzv. fikce doručení, kdy jejím dovršením může být např. správní řízení zahájeno bez přítomnosti osoby, jíž se týká (Hendrych, 2003a). Fikce doručení je právně zakotvená a respektovaná nejen v listinné, ale i v elektronické korespondenci. Pro potřebu komparace komunikace v listinné podobě a prostřednictvím ISDS je třeba zúžit okruh možných adresátů pouze na fyzické osoby, jelikož orgány veřejné moci a právnické osoby mají elektronické úložiště v prostoru ISDS zřízeno automaticky. Fikce doručení dle § 24 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, u písemností zasílaných skrze provozovatele poštovních služeb nastává po uplynutí desetidenní lhůty ode dne, kdy byla písemnost uložena z důvodu jejího nedoručení do vlastních rukou či jinak vhodným a schváleným způsobem. U datových schránek se za start lhůty spějící k fikci doručení pokládá den, kdy datová zpráva byla jejím odesílatelem dodána do datové schránky adresáta. V momentě, kdy se vlastník datové schránky do ní nepřihlásí v průběhu 10 dní od dodání zprávy, považuje se písemnost v elektronické podobě za doručenou. Z tohoto východiska tedy změna komunikačního kanálu k žádné zásadní revoluci nespěla. Délka pro lhůtu fikce doručení zůstala nezměněná. Přínos

Vlastní práce

43

datových schránek lze však opět spatřit v eliminaci zatížení lidských zdrojů. Listinnou zásilku rozesílají pracovníci pošty, v případě jeho nedoručení jej opět příslušný pracovník zprostředkuje na místo pobočky pošty nebo zpět k příslušnému správnímu orgánu. V případě fikce doručení je dopis ponechán na pracovišti, jež zabezpečilo jeho uložení. Po uplynutí patřičné lhůty na základě vnitřních předpisů je tento dopis zničen (skartován), a to opět za pomocí lidského faktoru. Odeslání, doručení a následné zničení datové zprávy je ovšem prováděno prostřednictvím technických prostředků a již mnohokrát zmíněného ISDS. Smazání datové zprávy po dovršení fikce doručení bude uskutečněno automaticky bez lidského zásahu na základě předem naprogramovaných regulí. 4.1.5

Skartační a archivační proces

Všechny shromažďované dokumenty v organizaci nemohou být evidované donekonečna. Životní cyklus jejich oběhu tak postupem času překlene až k jejich vyřazení. Mezistupněm mezi prací s dokumentem v rámci spisové služby a případným uložením v archivu je jejich skartace. Skartace se však ve svém slova smyslu dotýká pouze písemností v listinné podobě. Každý spis vedle jiných deskriptivních evidenčních atributů obsahuje informaci v podobě skartačního znaku11 ve spojení s údajem o délce vyřazovací lhůty. Zaměstnanec pověřený k úkolu vyřadit potřebné dokumenty musí písemnosti, jimž uplynuly skartační lhůty, roztřídit podle těchto skartačních znaků. V případě písemností se skartačním znakem „S“ je oprávněný zaměstnanec smí zničit prostřednictvím skartovacího přístroje. Předpokládá se, že takto označené dokumenty nikdy v budoucnu organizace již nebude potřebovat či jimi dokazovat jakékoliv skutečnosti. Pověření pracovníci jsou povinni sepisovat jednotlivé skartované dokumenty do tzv. skartačního protokolu, kam se zaznamenává především datum provedení skartace. Následně jsou papírové dokumenty již samotné skartaci podrobeny. Nutné je, aby zaměstnanec, který má proces na starosti, byl po celou dobu přítomen, vkládal listy do přístroje, dohlížel na stav skartovacího přístroje, v okamžiku spatření kovového předmětu na písemnosti (např. kancelářskou sponku nebo svorku) jej odstranil a v případě potřeby vyměňoval odpadkové pytle určené na zbytky z původních písemností. Ty dokumenty, jež jsou ve fázi vyřazování označeny skartačních znakem „A“ obdobným způsobem zničeny nejsou, avšak jsou archivovány. Opět je nutné, aby se organizace řídily dle vnitřních norem a zákony. Dokumenty dle své povahy, míry utajení, obsahu či závažnosti mohou být archivovány buď MěÚ Svitavy využívá tři různé skartační znaky (jak vyplývá ze Skartačního řádu a plánu jako dvou z existujících vnitřních směrnic instituce). Jedná se o znak „V“ (dokumenty určené k výběru), znak „A“ (písemnosti určené k trvalému uložení v archivu) a znak „S“ (písemnosti určené ke zničení).

11

44

Vlastní práce

v archivu dané organizace či v národním archivu, a to po tomu příslušnou dobu. Archivovány jsou pouze písemnosti ve svém originálním znění. Organizace, která archiv zřizuje, ho musí pro jeho bezproblémový provoz zabezpečit jak z personálního hlediska, tak z hlediska prostorového a bezpečnostního. Zaměstnanec a osoba zodpovědná za dění v archivní oblasti přijme od spisové služby písemnosti určené k archivaci, zkontroluje, zda se jedná o korektní spis, zaznamená je předepsaným způsobem do příslušných evidencí a řádně založí. Dokumenty v elektronické podobě v přenesené podobě bývají taktéž archivovány a v případě, že není nezbytné je v informačním systému dlouhodobě uchovávat, bývají nenávratně smazány. V současné době, kdy trh nabízí celou škálu možných softwarů, které mohou být využívány zároveň pro vedení elektronické spisové služby a současně pro archivaci, není problém nové možnosti v plné míře využívat. Nutností je, aby personál mající na starosti informatické záležitosti, byl řádné proškolen a celému procesu rozuměl. Spisová služba dokument v elektronické podobě zanese do agendového informačního systému12 a v rámci automatizované správy vhodnou dobu převede do archivačního systému. Organizace celý proces může dále zabezpečit tím, že si vytvoří zálohu zarchivovaných elektronických dokumentů ať už na pevném disku počítače nebo na paměťových médiích. Jako přínos elektronické komunikace s ohledem na skartační a archivační proces lze označit: • šetření místem v budově, jelikož z prostorového hlediska elektronický archiv žádné místo nepotřebuje (nepočítaje minimální prostor potřebný pro paměťová média, na která se určitá data zálohují), • snížení požadavků na prostředí, v němž se archiválie uchovávají (elektronické dokumenty nemohou být napadeny škůdci, nemusí se hlídat stálost teploty, prašnost či vlhkost ovzduší), • případná úspora za nájem archivačních prostor, • úspora času jak v rámci celého procesu skartace a archivace, tak při vyhledávání a vyzvedávání archiválií z archivu, • archiválie v elektronické podobě mohou být v archivu zpřístupněny systémem pouhého prohlížení, • snížené riziko nesprávného založení dokumentu do archivačních regálů nebo jeho nenavrácení, • finanční úspory v podobě sníženého opotřebení skartačního zařízení, kancelářských potřeb a v podobě toho, že organizace svými prostředky nemusí zajišťovat vývoz papíru ze skartovaných dokumentů,

12

Příkladem může být software Radnice VERA® , který je využíván MěÚ Svitavy.

Vlastní práce

45

• menší zatížení lidského faktoru (není nutno vyzvedávat dokument osobně ve vzdáleném archivu, skartace neprobíhá manuálním způsobem, dokumenty jsou již v informačním systému roztříděny a není je nutno upravovat od kancelářských sponek apod.).

4.2 Ekonomický dopad datových schránek na MěÚ Svitavy Nahrazení klasické komunikace elektronickým zasíláním zpráv prostřednictvím datových schránek je pro organizace spojeno s řadou nákladů různého druhu. Na jedné straně stojí pořizovací náklady, na druhé pak náklady pojící se již k provozní fázi projektu. Orgán územního samosprávného celku se při zavádění komunikace přes datové schránky a při instalaci ICT potýká s nemalými vstupními investicemi. Ať už se jedná o hardwarové a softwarové vybavení pracovišť, o zajištění bezpečnosti při práci s informačními systémy, o vzdělání a informovanost pracovníků či jiné systémové a servisní služby ze stran dodavatelů. Spadá sem však i finanční náročnost na vybudování technologického centra13 či náklady na realizaci odpovídajícího elektronického úložiště dokumentů. Organizace se k financování rozvoje eGovernmentu (tedy vč. projektu datových schránek a budování elektronické spisové služby) mohou postavit dvojím způsobem. Buď budou příslušné náklady hrazeny čistě z vlastních rozpočtů oněch obcí, nebo subjekty využijí příležitosti získání účelových dotací čerpaných ze strukturálních fondů EU. Obě zmíněné možnosti bývají z vlastní podstaty kombinovány. Skladba vybraných nákladů a výnosů je uvedena v následujících kapitolách a demonstrativně se vztahuje k MěÚ Svitavy. 4.2.1

Upgrade softwaru

Legislativa, procesy i technologie spojené s eGovernmentem tvoří komplikovaný a neustále se měnící celek, proto i informační systémy musí být budovány takovým způsobem, aby je bylo možno v potřebnou chvíli zaktualizovat, vybavit je nástavbovými doplňky apod. Pro propojení elektronické spisové služby s datovou schránkou bylo třeba provést upgrade softwaru Radnice VERA®. Ze smluvních podmínek, které MěÚ Svitavy s firmou Vera sepsal již v roce 1993, vyplývá, že jedná-li se o nutnost aktualizace programového vybavení z důvodu legislativních úprav, je potřebný upgrade proveden ze strany jeho dodavatele zdarma, čehož MěÚ Svitavy v plné míře využil.

Jedná se o soubor technologií a služeb, které vedou k podpoře elektronizace veřejné správy v území správního obvodu. Při jeho vybudování mohou být menší obce daného správního obvodu provázány se spisovou službou obce s rozšířenou působností na základě sepsaných dohod či využívat tzv. hostovaného režimu. 13

46

Vlastní práce

Nutno však podotknout, že v rámci této činnosti i tak bylo nutné vynaložit nevelké finanční prostředky. Na servisní službu, která již byla jejím zprostředkovatelem označena jako nadstandardní, bylo městem vyčleněno cca 20 000 Kč. Jednalo se o činnosti, jež nebyly uvedeny do souladu s legislativou, a to související práce jako instalace a zprovoznění nové funkcionality. 4.2.2

Certifikáty a jejich obnova

Vybavení organizace bezpečnostními certifikáty je nezbytnou podmínkou pro práci v ISDS. Vydaný certifikát od příslušné certifikační autority14 neoplývá neomezenou platností, ba naopak mívá časově ohraničenou expiraci. MěÚ Svitavy přitom provedl nezbytné změny v jedné ze svých vnitřních norem, a to v Podpisovém řádu, kde konkrétní pasáže sladil s využíváním elektronických podpisů. MěÚ Svitavy v této oblasti využívá služeb certifikační autority PostSignum. Na jaře (konkrétněji v dubnu a květnu) roku 2009 bylo zakoupeno 10 certifikátů pojících se k elektronickému podpisu, které byly určeny pro osoby, jež se aktivně zapojily do testovacího režimu datových schránek. Před listopadem toho samého roku se úřad vybavil zbývajícími 40 certifikáty. Certifikáty nezbytnými pro funkčnost a bezpečnost elektronického podepisování byli vybaveni ti zaměstnanci úřadu, kteří mají oprávnění dle Podpisového řádu podepisovat digitální formou dokumenty z organizace se vypravující. Daná certifikační autorita si účtuje za vydání kvalifikovaného certifikátu 396 Kč vč. DPH (Certifikační autorita Postsignum, 2010). Pořizovací náklady v tomto případě jsou v úhrnu za všechny certifikáty 19 800 Kč. Platnost vydaných certifikátů je 1 rok, tudíž po vypršení této lhůty je třeba je obnovit, avšak vydání následného certifikátu je opět zpoplatněno stejnou částkou. V roce 2010 tak byly postupně certifikáty jednotlivých zaměstnanců úřadu aktualizovány v opětovné výši 19 800 Kč. 4.2.3

Hardwarové vybavení

Vzhledem k tomu, že technologická vybavenost a vytvoření velmi kvalitní výpočetní základny je pro činnost orgánu veřejné moci nezbytná a je východiskem pro její efektivní výkon, musí se také neustále inovovat a vyžaduje si vysoké výdaje. Avšak MěÚ Svitavy v souvislosti se spouštěním datových schránek nevykazuje ve svém účetnictví žádné závratné položky týkající se pořizování nových počítačů a jiných potřebných technologií. Inovační činnosti bývají prováděny průběžně dle potřeby.

V ČR jsou Úřadem pro ochranu osobních údajů akreditovány tři společnosti, které vystupují jako certifikační autority, a to První certifikační autorita, a. s., Česká pošta, s. p., eIdentity, a. s. 14

Vlastní práce

47

Jako jediný nákladový počin, který má přímou spojitost s datovou schránkou, je pořízení tzv. tokenů, jimž jejich vlastníci často říkají „klíčenky“15. USB token byl na MěÚ Svitavy pořízen od certifikační autority PostSignum celkem 50 zaměstnancům. Náklad na jeden z nich dosahuje zhruba 1 200 Kč (včetně potřebného instalačního CD a licence), tudíž celkové náklady na jejich zakoupení činily přibližně 60 000 Kč. Instalaci zajistili zaměstnanci odboru informatiky za pomocí zakoupeného CD. 4.2.4

Školení zaměstnanců

Pro práci s těmi nejmodernějšími vymoženostmi současných technologií je důležité, aby na ni zaměstnanci úřadů byli dobře připraveni a vykazovali odbornou způsobilost. K tomu pak slouží celá série vzdělávacích kurzů a programů, které pro ně připravilo Ministerstvo vnitra ČR. Tento druh školení je povinný a koná se v pravidelných časových intervalech a je hrazen ze státního rozpočtu. MěÚ Svitavy v souvislosti s datovými schránkami a upgradem elektronické spisové služby zajistil svým zaměstnancům školení mj. přímo od firmy Vera, s. r. o. Semináře se týkaly pouze aplikace Radnice VERA®, která v sobě zahrnuje i spisovou službu. Zde se v roce 2009 konala dvě školení orientačně á 10 000 Kč, čili celkové náklady činily asi 20 000 Kč. V rámci času stráveného na kurzech se pracovníci seznámili s novou agendou, s novými přístupy k softwaru a cílem dále bylo v návaznosti na již prokázané zvláštní odborné způsobilosti prohloubit znalosti a dovednosti pracovníků. V souvislosti s novým projektem upgradu spisové služby (o němž se zmiňuji v následující kapitole) jsou vyčleněny pro letošní rok 2011 větší částky, cca 50 000 Kč. Tato školení se netýkají všech zaměstnanců MěÚ Svitavy, ale pouze těch, kteří zpracovávají agendu, kde je nové proškolení nutné. 4.2.5

Plánované investice

MěÚ Svitavy plánuje do projektu datových schránek a elektronické spisové služby investovat i nadále. Jeho záměry však budou z větší části financovány z prostředků EU. Na základě vypsaných výzev Ministerstva vnitra ČR město Svitavy zpracovává projektové žádosti, na základě nichž by v nejbližší době mělo být vybudováno technologické centrum ORP Svitavy, vč. elektronické spisové služby v obcích v jeho správním obvodu, a dále chce úřad inovovat systém vzdělávání svých zaměstnanců.

USB tokeny mají podobu flash disků, ale jejich funkce je pro činnost zaměstnanců zásadnější. Bývají klasifikovány jako zařízení, která si zapamatují veškerá hesla a případně je při práci automaticky vygenerují, a to tedy bez nutnosti jejich ručního vyplňování do příslušných kolonek. V našem případě slouží jako paměťové médium, na němž je uložen elektronický podpis dané osoby, která má právo elektronické dokumenty podepisovat touto digitální formou. 15

48

Vlastní práce

V rámci projektu vybudování technologického centra, které v sobě bude skýtat 2 datová pole, bude proveden i další upgrade elektronické spisové služby města Svitavy. Cílem je, aby jednotlivé obce mohly předávat dokumenty v digitální podobě na úroveň Svitav a naopak. Aktualizace spisových služeb bude spočívat mj. i v nalezení vhodného řešení pro přenos dat mezi obcemi s rozdílnými softwary využívanými pro tyto účely. V investiční fázi projektu bude pořízen dlouhodobý majetek různého druhu, ať už hardware (zmiňovaná datová pole či síťové prvky), tak softwarové doplňky, přičemž v celkových nákladech jsou zahrnuty i náklady pojící se k vypracování projektové dokumentace, sestavení posudků a potřebných analýz a náklady na publicitu projektu, která je dle požadavků EU řazena mezi povinné položky. Projekt vzdělávání je zaměřen na zásadní inovaci systému průběžného vzdělávání zaměstnanců města Svitavy jako klíčového prvku řízení lidských zdrojů. V rámci projektu bude realizována implementace elektronického výukového portálu. Pozornost tedy je zaměřena na eLearning představující vzdělávací systém přenosu informací o eGovernmentu prostřednictvím těch nejmodernějších technologií a postupů. Následující tabulky shrnují tyto dva projekty a obsahují i nástin konečné výše nákladů s projektem souvisejících. Jedná se však o stoprocentní výši nákladů, kterou v celém rozsahu orgán veřejné moci z vlastních prostředků hradit nebude. Zčásti se sice bude na úhradě spolupodílet, ale výše této spoluúčasti by dle předpokladů měla být patnáctiprocentní. Tab. 4

Projekt Technologické centrum ORP Svitavy

Operační program Prioritní osa Oblast podpory Vyhlašovatel Celkové výdaje projektu Max. výše dotace 85 % Min. spoluúčast 15 % Termín realizace

Technologické centrum ORP Svitavy Integrovaný OP 2 – Zavádění ICT v územní veřejné správě 2.1 – Zavádění ICT v územní veřejné správě Ministerstvo vnitra ČR 4 600 000 Kč 3 910 000 Kč 690 000 Kč 2010 - 2011

Zdroj: Studie proveditelnosti pro projekt Technologické centrum ORP Svitavy

Vlastní práce Tab. 5

49

Projekt Inovace vzdělávání zaměstnanců města Svitavy

Inovace vzdělávání zaměstnanců města Svitavy Lidské zdroje a zaměstnanost 4 – Veřejná správa a veřejné služby 4.1 – Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy Ministerstvo vnitra ČR 2 500 000 Kč 2 125 000 Kč 375 000 Kč srpen 2011

Operační program Prioritní osa Oblast podpory Vyhlašovatel Celkové výdaje projektu Max. výše dotace 85 % Min. spoluúčast 15 % Termín realizace

Zdroj: Studie proveditelnosti pro projekt Inovace vzdělávání zaměstnanců města Svitavy

4.2.6

Poštovní úspory

Proklamovaným záměrem komunikace prostřednictvím datových schránek je ušetřit za poštovní zásilky. Každodenně úřad zasílal dotyčným adresátům velké množství takovýchto zásilek a využíval přitom přednostně služeb České pošty. Potenciální vyčíslení těchto úspor však není zcela exaktní vzhledem ke skutečnosti, že si MěÚ Svitavy nevede podrobné statistiky o typu datové zprávy, kterou ze své strany odesílá. To v praxi znamená situaci, že ačkoliv vede statistiky o počtu zaslaných a odeslaných datových zpráv, chybí již doplňkové informace o tom, zda by tato zásilka ve formě klasické korespondence představovala obyčejný dopis, dopis s dodejkou, doporučený dopis apod. Tab. 6

Počet datových zpráv MěÚ Svitavy

Období 7/2009 – 12/2009 Rok 2010 Celkem

Počet datových zpráv Přijaté Odeslané 00789 00773 09 785 3 836 10 574 4 609

Zdroj: Interní záznamy odboru vnitřních věcí MěÚ Svitavy

Předchozí tabulka znázorňuje situaci MěÚ Svitavy. Datovou schránku si zpřístupnil v listopadu 2009, datové zprávy do ní však proudily již od července toho samého roku. Pro výpočet případných poštovních úspor je zásadní počet datových zpráv odeslaných. Při kalkulaci je výchozím ceník České pošty platného od 1. 1. 200916, přičemž jako jednotná cena je stanoven průměr z cen obyčejného psaní a doporučených zásilek do 50 g váhy. 16

Uvedeného v příloze E.

50

Tab. 7

Vlastní práce

Ceník listovních zásilek České pošty platný od 1. 1. 2009

Druh listovní zásilky Obyčejné psaní standard Obyčejné psaní Doporučená zásilka standard Doporučená zásilka

Cena (v Kč) 10 12 26 30

Průměr 19,50 Kč/ks

Zdroj: Mravinac, 2008, dostupné z www.ceskaposta.cz

Celkem bylo do konce roku 2010 MěÚ Svitavy odesláno 4609 datových zpráv. Kdyby tyto dokumenty nebyly ostatním subjektům zprostředkovány pomocí ISDS, ale klasicky poštou, organizace by musela uhradit náklady v zaokrouhlené výši 89 876 Kč. Úřad však šetří nejen na poštovném, ale lze sem zahrnout i cenu dopisních obálek, snížení nákladů na tisk a potřebný papír. Tisk a papír lze velmi těžko kvantifikovat. Co se obálek týče, tak ty jsou úřadu dodávány prostřednictvím místního velkoobchodníka s kancelářskými potřebami. Za různé druhy obálek je mu s porovnáním s individuálním nákupem fakturována nižší částka, jelikož je zohledňována množstevní sleva. Pro vyčíslení úspor na obálkách je jako základ brána cena 2 Kč. V tomto případě pak dalších 9 218 Kč lze chápat jako finanční přínos datových schránek. To, že orgány veřejné moci komunikují přes datové schránky, neznamená, že veškeré dokumenty jsou vypravovány touto cestou. Proto nelze tvrdit, že poštovní náklady jsou od zavedení datových schránek nulové. To podkládá následující tabulka, která shrnuje počty odesílaných zásilek MěÚ Svitavy od roku 2007 do 2010. Jedná se o ty, které mají čísla jednací a jsou vedeny spisovou službou. Tab. 8

Časová řada poštu odeslaných zásilek MěÚ Svitavy

Rok 2007 2008 2009 2010

Česká pošta 33 796 29 389 25 234 19 852

Kurýr 7 588 6 900 8 237 2 589

Celkem 41 384 36 289 33 471 22 441

Zdroj: Interní záznamy odboru vnitřních věcí MěÚ Svitavy

Jak z tabulky vidno, tak datové schránky celkem výrazně napomohly ke snížení počtu zásilek vypravovaných prostřednictvím klasických metod a lze předpokládat, že tento trend se bude navyšovat. Situace je pro přehlednost zobrazena i v následujícím grafickém ztvárnění.

Vlastní práce

51

Odeslané zásilky MěÚ Svitavy 50000 45000

Počet

40000 35000 30000

Poštovní kurýr

25000

Česká pošta

20000 15000 10000 5000 0 2007

2008

2009

2010

Rok

Obr. 5

Časová řada počtu odeslaných zásilek MěÚ Svitavy

Zdroj:

Interní záznamy odboru vnitřních věcí MěÚ Svitavy, vlastní zpracování autorky

4.2.7

Finanční souhrn

V konečném úhrnu je provedena sumarizace skladby nákladů a výnosů pojících se k datové schránce MěÚ Svitavy. Při výpočtech se vychází z informací uvedených v přecházejících kapitolách.

Tab. 9

Pořizovací a provozní náklady datových schránek

Druh nákladu Upgrade softwaru Pořízení 50 certifikátů USB tokeny Školení zaměstnanců Pořizovací náklady k 31. 12. 2010 celkem Technologické centrum Inovace vzdělání Následné školení Pořizovací náklady v roce 2011 celkem Obnova certifikátů v roce 2010 Provozní náklady k 31. 12. 2010 celkem Náklady celkem

Částka (Kč) 20 000 19 800 60 000 20 000 119 800 690 000 375 000 50 000 1 115 000 19 800 19 800 1 254 600

Zdroj: Interní záznamy MěÚ Svitavy, vlastní zpracování autorky

Náklady v souvislosti zavádění tohoto komunikačního nástroje a upgradem příslušných softwarů jsou vysoké. S ohledem na skutečnost, že je možnost čerpat finanční prostředky ze strukturálních fondů EU je třeba shrnout, že jsou mnohem nižší, než kdyby tato příležitost neexistovala a nebyla proměněna.

52

Vlastní práce

Tab. 10

Komparace poštovních nákladů odesílaných zásilek

Rok 2007 2008 2009 2010

Počet odeslaných zásilek 41 384 36 289 33 471 22 441

Průměrná cena

Dopisní obálka

19,50 Kč/ks

2 Kč/ks

Náklady (Kč) 889 756 780 214 719 627 482 482


Využívání datových schránek MěÚ Svitavy jako komunikačního nástroje pro odesílání dokumentů vedlo k celkem markantnímu snížení poštovních nákladů (viz Tab. 10). V roce 2009 úspory s porovnáním s rokem předcházejícím příliš znatelné nebyly, přičemž tuto skutečnost můžeme zavdat tomu, že daný rok je rokem zlomovým, tzn. je přechodným v revoluci komunikace úřadu. Proto více vypovídajícím je rok následující – 2010, kdy po celou dobu byly datové schránky v plném provozu a maximálně využívány. V komparaci s rokem 2007 lze tvrdit, že se poštovní náklady na odesílané zásilky snížily o cca 45,7 %. Poštovní náklady 2007 - 2010 1 000 000

889 756

900 000

780 214

Kč

800 000

719 627

700 000 600 000

482 482

500 000 400 000 2007

2008

2009

2010

Rok

Obr. 6

Poštovní náklady MěÚ Svitavy v období 2007 – 2010

Zdroj:

Vlastní práce autorky

Pro vývoj v dalších letech lze předpokládat, že náklady by klesaly i nadále, ať už z důvodu zvyšování cen za poštovní zásilky ze strany České pošty nebo z důvodu stále rostoucího počtu subjektů, jež si datovou schránku zřizují a s nimiž lze elektronický styk udržovat.

Vlastní práce Tab. 11

53

Poštovní úspory plynoucí ze zasílání datových zpráv k 31. 12. 2010

Počet datových zpráv Průměrná cena zásilky Cena za dopisní obálku Druh úspory Poštovní služby Dopisní obálky Celkem

7/2009 – 12/2009 773 19,50 Kč/ks 2 Kč/ks

2010 3 836 19,50 Kč/ks 2 Kč/ks

15 074 Kč 1 546 Kč 16 620Kč

74 802 Kč 7 672 Kč 82 474 Kč


Jak vyplývá z předešlé tabulky, dohromady poštovní úspory vázané k zasílání datových zpráv k 31. 12. 2010 činí 99 094 Kč. Částka je však v reálném prostředí o něco vyšší. V této práci je pro potřebu výpočtu zahrnuta pouze průměrná cena za různé nejčastěji praktikované kategorie dopisů a orientační částka za dopisní obálku. Není zde počítáno s úsporou za kancelářské potřeby, papíry či tonery do tiskáren, zvýšený zájem o provedení autorizované konverze dokumentů apod.

4.3 Problémy spojené s datovými schránkami 4.3.1

Smluvní vztah s více certifikačními autoritami

Prvotním pracovním záměrem informatiků na MěÚ Svitavy je přednostně zajišťovat ochranu a minimalizovat možná rizika ohrožení informačních systémů v instituci. Nejedná se pouze o ochranu v rámci technologického prostředí (odstávka internetu, nakažení škodlivým virem, programové chyby ústící v nejhorším případě až ke ztrátě dat), ale taktéž o prevenci před možným útokem zvenčí od člověka, jenž by následně informace ve virtuálním světě mohl mít tendenci využít a zneužít. V poslední době je předmětem úvah techniků svitavského úřadu možnost zakoupení bezpečnostních certifikátů od další certifikační autority. Nyní služby v této oblasti poskytuje certifikační autorita PostSignum, která spadá pod Českou poštu. Dvojité zajištění garantované autentizace a identifikace podepisující osoby však neplyne pouze z obavy nízkého stupně dosavadní ochrany, avšak z faktu, že Česká pošta je státním podnikem. Otázkou tedy zůstává, co by se eventuálně mohlo přihodit, kdyby došlo k její privatizaci a přešla by tímto aktem do soukromého vlastnictví. V nejhorším případě by situace mohla vyústit až k nepodpoře služeb certifikace a jejich nenabízení v dalších letech. Problému s provozováním své činnosti mohou čelit i ostatní certifikační autority a příčin může být mnoho, a proto úvahou výpočetních pracovníků je uzavření dalšího smluvního vztahu tak, aby pro případ pozastavení činnosti

54

Vlastní práce

jedné, mohl plynule využívat služby té druhé. Avšak tento „zálohovací“ proces je spojen s dvojnásobnými náklady na certifikaci elektronických podpisů. 4.3.2

Návody a metodické pokyny

Přes veškerá školení a možnosti využití testovacího provozu, kterých se zaměstnanci orgánů veřejné moci účastnili, byli i nadále informováni o problematice prostřednictvím například tištěných brožur, které obsahovaly návody a které představovaly veškeré funkcionality ISDS. Metodických pokynů bylo v prvotních fázích implementace datových schránek hojně využíváno, avšak informatici na MěÚ Svitavy si při řešení konkrétních problémových oblastí získávali informace i z jiných zdrojů, především internetových. V tomto momentě se shodli na názoru, že výklad pravidel a instrukcí je místy nesrozumitelný a hlavně v první řadě nejednotný, což na sebe pojilo jistou míru zmatení a nedůvěry k celému projektu. Další komplikace se projevila v období měsíce září roku 2009, kdy se při řešení problému připojení elektronického podpisu k datové zprávě referentky podatelny na MěÚ Svitavy rozhodly telefonicky zkontaktovat infolinku, kterou ministerstvo zřídilo pro tyto účely. Nemilým překvapením bylo, když linka zůstávala neustále zaneprázdněná a spojení bylo realizováno až následující den. 4.3.3

Zpoplatnění datových schránek?

V průběhu loňského roku 2010 byli držitelé datových schránek skrze média obeznámeni se záměrem Ministerstva vnitra, které jakožto správce a zřizovatel ISDS navrhovalo, aby za každou odeslanou datovou zprávu byl jejich držiteli odveden příspěvek v tehdy stále neurčené výši do kapitoly všeobecné pokladní správy státního rozpočtu. Konkrétní výše diskutovaného poplatku nebyla zveřejněna, avšak předpokládalo se s částkou okolo 13,36 Kč bez DPH (Peterka, 2010). Celé zpoplatnění bylo uživateli (vč. MěÚ Svitavy) elektronické komunikace prostřednictvím ISDS charakterizováno jako krok zpět a především jako nespravedlnost vůči nim. Legislativní uložení povinnosti určitým subjektům založit si datovou schránku v kombinaci s nutností vynaložit počáteční v mnohých případech velmi vysoké investice a odvádět ze svých prostředků poplatky jim připadalo neadekvátní. V případě MěÚ Svitavy by v praxi situace z hypotetického hlediska vypadala následovně. Při počtu 4609 odeslaných zpráv ke dni 31. 12. 2010 by odvod za používání daného komunikačního nástroje činil při ceně 13,36 Kč bez DPH 61 576 Kč. Při zohlednění nepřímé daně by konečná částka dosáhla výše 67 734 Kč. Při komparaci s poštovními úsporami, jichž bylo na základě výpočtů v předešlé části práce dosaženo, by tímto rozhodnutím úspory MěÚ Svitavy klesly o více jak 67 %.

Vlastní práce

4.3.4

55

Komunikace s policií

Zpočátku komunikace prostřednictvím ISDS MěÚ Svitavy zaznamenal komplikace při kontaktu s Policií ČR. Problém byl v její složité organizační struktuře a v tom, že měla jen jednu datovou schránku, tzn. že datová zpráva zaslaná úřadem svitavské polici putovala přes pobočku v Praze, v Pardubicích a teprve pak byla doručena na své místo určení. Během krátké doby bylo vše dáno do pořádku a komunikace je v dnešní době zcela funkční. 4.3.5

Další komplikace

Za globální komplikaci projevující se v elektronizaci většiny činností může být označena počítačová negramotnost určitých skupin obyvatel a jejich neochota skrze technologické vymoženosti komunikovat. MěÚ Svitavy obdobné stížnosti a prosby o možnost volby komunikace řeší dennodenně. Např. vysvětlovat staršímu podnikateli, že daný dokument musí být zaslán prostřednictvím datové schránky a že osobní předání není v daném případě možné, je velmi náročné, a bezmocnost vysvětlujícího se prohlubuje v momentě, kdy stejná osoba navštěvuje úřad s danými dokumenty opakovaně. Jakožto kontroverzní oblast lze označit i samotné přihlašování do datové schránky. V současné době k tomuto úkonu vystačí přihlašovací jméno a heslo ve spojení s nutností správně do příslušné kolonky opsat modifikovaný klíč, který je náhodně generovaný. Vzhledem ke stupni důležitosti bezpečnosti přenosu skrze datové schránky je však na místě uvažovat o tom, proč ministerstvo vnitra nezvolilo další atribut k těmto základním. Demonstrativním příkladem může být mobilní klíč úspěšně fungující v současném elektronickém bankovnictví. K němu se však pojí nutnost zpoplatnění SMS zpráv a i možná proto dosud platí běžný přihlašovací proces obdobný s e-mailem. Další otazník k problematice elektronizace veřejné správy vyvstává v případě malých organizací, např. obecních úřadů, pod jejichž místní působnost spadá velmi nízký počet obyvatel. Každý veřejnoprávní orgán má povinnost zřídit spisovou službu v elektronické podobě. Avšak legislativa nepřipouští žádné výjimky. Elektronickou spisovou službou, minimálně v hostujícím režimu, musí disponovat i takové obce v ČR, jež evidují kupříkladu pouhých 10 zásilek za měsíc. Vzhledem k potřebné výši investovaných finančních prostředků se investice mění ve zcela nenávratnou. Rovněž je třeba mít neustále na mysli skutečnost, že ačkoliv jednotlivé subjekty do možnosti komunikovat skrze datové schránky vložily nemalé prostředky, dané investice nejsou konečné a jejich výše se v průběhu času bude navyšovat. Následující překážka spočívá ve faktu, že hardwarové doplňky i programové vybavení přístrojů velice rychle zastarávají. V návaznosti na to je nutno data archivovat v takových formátech a ukládat na takových paměťových médiích, která i nadále při změně technologické základny umožní data zobrazit či vytisknout. Subjekty musí tedy myslet i na povinnost postupně digitální

56

Vlastní práce

archiválie převádět na nová média či konvertovat do aktuálních formátů, což s graduálním navyšováním počtu elektronických dokumentů bude velmi náročné.

Diskuze

57

5 Diskuze MěÚ Svitavy, obdobně jako všechny jiné subjekty uvedené v příslušném paragrafu zákona č. 300/2008 Sb., neměl možnost volby, zda si zřídit datovou schránku či ve všech záležitostech využívat zastaralejší a osvědčenou formu komunikace v papírové podobě. Aktivace datové schránky se stala jeho prioritní povinností. Proto před samotným funkčním užíváním nového komunikačního nástroje nezpracovával analýzy možného úspěchu či neúspěchu plánovaného kroku, nicméně s odstupem času lze již v určité míře zhodnotit, zda datové schránky vskutku vedly k zefektivnění výkonu orgánu veřejné moci a zda byla naplněna prvotní očekávání. Z pohledu časové i pracovní náročnosti při produkování, zacházení a vyřizování dokumentů, neohlížeje se na nákladovou stránku věci, vystupuje komunikace prostřednictvím datových schránek v komparaci s klasickým a již vžitým přenosem informací v listinné podobě ve většině případů jednoznačně pozitivně. Redukce a restrikce vykonávaných aktivit, které byly dříve běžnou součástí pracovního dne státního zaměstnance, v důsledku využívání nabízených aplikačních možností informačních systémů veřejné správy (vč. ISDS) směřují k tomu, že jsou při manipulaci s digitálními dokumenty vykazovány časové úspory a minimální časové prodlevy, a to ve všech fázích oběhu dokumentu organizací. Největší podíl na tom mají poloautomatizované procesy, které nahrazují potřeby manuálního zacházení. Komunikace veřejné instituce s ostatními subjekty je tak rychlejší a je zaručen efektivnější transfer dokumentů z oboustranného hlediska, např. je eliminováno riziko ztráty vypravovaného dokumentu, nesprávného doručení na jinou adresu či zredukována potřeba získávání údajů od občanů, protože díky propojení informačních aplikací stačí dané informace získat jednou, čímž se omezuje opakujícím administrativním činnostem. Vedle šetření času má své významné postavení nižší míra opotřebení hmotného majetku v podobě tiskáren, skenovacích přístrojů a služebního automobilu využívaného pro rozvoz a distribuci zásilek a ostatního drobného majetku jako jsou papíry, dopisní obálky, kancelářské potřeby apod. Na základě provedeného výpočtu v roce 2010 s porovnáním s rokem 2007 na jednoho kurýrního pracovníka spadá denní povinnost rozvést cca 5 dokumentů denně, což je o 10 méně než před třemi lety. Při sloučení dvou pracovních míst by tak jeden kurýr disponoval v roce 2010 s 10 dokumenty, což je neustále méně než v komparaci jednoho pracovníka v roce 2007. MěÚ Svitavy tak v implikaci s moderní variantou elektronické komunikace má možnost pro distribuci a doručování listinných písemností s místem určení na území města Svitavy využívat již službu pouze jednoho poštovního kurýra namísto dvou, což koreluje s cílem snižování pracovní zátěže lidských zdrojů. Z ekonomického hlediska je možno projekt datových schránek nazvat nenávratnou investicí. Pozitivním aspektem se jeví aktivní úsilí čerpání finančních prostředků z dotačních titulů EU, ba i přesto jsou náklady spojené

58

Diskuze

s pořizovací a s provozní fází adaptace elektronického úložiště MěÚ Svitavy poměrně vysoké, v sumarizaci 1 254 600 Kč. Pro účely této bakalářské práce nejsou náklady posuzovány do nejmenších detailů, avšak vybrány jsou takové položky, které jsou v přímé spojitosti s datovou schránkou MěÚ Svitavy a hrají v jejím využívání značnou roli. Orgány veřejné moci využívají tedy od samotného začátku projektu možnosti zpracování projektových žádostí, na základě nichž bývá za splnění potřebných podmínek poskytnuta ekonomická podpora ze strany EU. Do souhrnné výše nákladů celého projektu je zahrnuta pouze případná minimální finanční spoluúčast ve výši 15 % z plánovaných celkových nákladů. Provedenými výpočty je dokázáno, že význačným rysem komunikace MěÚ Svitavy skrze datovou schránku je částečná úspora finančních prostředků (99 094 Kč) především v podobě poštovních nákladů, což je v kauzálním vztahu s vyšším stupněm jejich využívání a s neustále rostoucím počtem subjektů, kteří jejím prostřednictvím komunikují. Na základě srovnání let 2007 a 2010 lze dále tvrdit, že se poštovní náklady na odesílané zásilky snížily o cca 45,7 %. V souvislosti s datovými schránkami tak není z komplexního hlediska vykázán kladný finanční přínos, protože projekt je již na první pohled ztrátový. Jelikož je však na základě zpracovávaných strategií a dlouhodobých záměrů vlády ČR rozšiřování funkčních komponent eGovernmentu prioritou, ekonomická nenávratnost a finanční náročnost a zátěž je akceptována. Daný negativní ekonomický aspekt je svým způsobem vyrovnáván přínosy již zmíněnými, které se pojí k pracovní náplni vlastníka datové schránky. Rovněž samotní zaměstnanci kladně a významně vnímají skutečnost zmírňování komplikovaných postupů vyřizování, ačkoliv poukazují na výskyt implementačních problémů při zavádění komunikace skrze datové schránky. Čelili nedostatečným popisem funkcionalit ISDS v návodech a metodických pokynech, hrozbě nečekaného zpoplatnění datových schránek, neochotě některých jednotlivců komunikovat tímto způsobem či provozním problémům s elektronickým podpisem. I do budoucna je spatřována celá řada překážek, např. prolomení zabezpečenosti ISDS a možné riziko zneužití získaných informací, problematika archivace elektronických dokumentů apod. Na základě prozkoumané oblasti lze stanovenou úvodní hypotézu, že uvedení datových schránek do plného provozu vykazuje časovou úsporu potvrdit, ovšem z druhého úhlu pohledu domněnku o pozitivním finančním dopadu je třeba zavrhnout. S odstupem několika let se však ohodnocení hypotéz může změnit. Je třeba mít stále na zřetel, že datové schránky jsou v plném provozu víceméně teprve dva roky. Proto i letošní rok 2011 je možno stále označovat jako přechodné období, v rámci něhož si instituce na nový právní institut datových schránek zvykají a přivlastňují si nové postupy.

Závěr

59

6 Závěr Bakalářská práce s názvem Přínos datových schránek v ČR od data jejich spuštění nabízí ucelený pohled na problematiku tohoto poměrně nového komunikačního nástroje jakožto podstatného prvku eGovernmentu v ČR. Pozornost je zaměřena na průběh ztotožňování se s elektronickou formou komunikace prostřednictvím ISDS v prostředí konkrétní instituce. Pro účely naplnění cílů bakalářské práce a potvrzení či vyvrácení počátečních hypotéz se daným veřejnoprávním orgánem, jenž je sledován, stal Městský úřad Svitavy. V první řadě jsou specifikovány základní terminologické poznatky pojící se k problematice vzrůstajícího trendu projevu elektronizace a informatizace české veřejné správy, z nichž poté vychází zpracování stěžejní části práce, v které je pro potřebu dosažení formulovaných cílů situace zřizování a používání datových schránek znázorněna na základě dvou podstatných aspektů. Prvním z nich je jejich praktické využívání v rámci pracovní náplně kompetentních zaměstnanců se záměrem dokázání, že jednotlivé fáze životního cyklu dokumentu v elektronické podobě se v komparaci s listinnými písemnostmi zkracují a zjednodušují, což v konečném důsledku zlepšuje celkovou výkonnost organizace. Následně je na oblast fenoménu datových schránek nahlíženo z hlediska ekonomického. Vzhledem k rozpracovanému rozboru jednotlivých procesů a úkonů, které byly a jsou v souvislosti s manipulací s listinnými a elektronickými dokumenty součástí každodenní pracovní náplně, vyplývá, že v plnohodnotném využívání datových schránek tkví celá řada výhod. Ať už větší pružnost komunikace, zrychlování jednotlivých procesů, redukce manuálních činností, tak i snižování pracovní zátěže, které v konkrétním případě MěÚ Svitavy vedlo i k nadbytečnosti jednoho ze dvou poštovních kurýrů. Mnoho veřejných institucí se přiznalo, že náklady na tisk s porovnáním s minulými lety jsou stejné, ačkoliv by obecně vzato měly klesat. Danou situaci lze přiřknout tomu, že důvěra k informačním systémům prozatím není na maximální možné hranici, což se v průběhu následujících let snad změní, přičemž zvrat v trvajících postojích zajistí vznik Národního digitálního archivu. V rámci finančního zkoumání jsou identifikovány jednotlivé nákladové položky, s nimiž se MěÚ Svitavy v přímé spojitosti se zabezpečením funkčnosti jeho datové schránky potýkal. Jednotlivé již vynaložené výdaje jsou rozvrhnuty do dvou základních skupin dle toho, k jaké fázi fungování datové schránky se váží. Z tohoto pohledu jsou náklady rozděleny na pořizovací a provozní. Samostatnou a dosti specifickou skupinku pak tvoří investice, jejichž datum realizace se pojí k budoucímu období v letošním roce a u nichž význačné postavení zaujímá finanční podpora ze strany EU. Jediným prokazatelným finančním přínosem se jeví úspora v podobě poštovních nákladů. Je rovněž provedena komparace poštovních nákladů v roce 2007 a 2010. Na základě její realizace vyplynulo, že došlo k jejich výraznému snížení, což je znázorněno i graficky, a příčinou toho je právě zasílání datových

60

Závěr

zpráv namísto klasických zásilek skrze poštu. Je taktéž prokázána kauzalita daného tvrzení s neustále se zvyšujícím počtem datových zpráv směrovaných ze strany MěÚ Svitavy vůči ostatním subjektům. I vzhledem k určitým implementačním překážkám, kterým musel MěÚ Svitavy čelit, lze komunikaci skrze datové schránky zhodnotit jako přínosnou z hlediska praktické činnosti úřadu bez ohledu na ekonomický dopad, jehož význam se v důsledku obdobného revolučního počinu může zdát sekundární, jelikož se jedná o investice, jež projevují nikoliv jednorázový dopad na společnost, ale jejich účinek bude přetrvávat i v následujících letech. Projekt datových schránek však doposud nedospěl ke svému konci. Lze předpokládat, že dojde k dalšímu rozvoji funkcionalit ISDS tak, aby se dále zvyšoval komfort pro jeho uživatele a bylo stále flexibilním způsobem reagováno na jeho potřeby.


61

7 Použitá literatura Publikace BUDIŠ, P.; HŘEBÍKOVÁ, I. Datové schránky : Fungování, doručování, bezpečnost, návody. 1. vydání. Olomouc : ANAG, 2010. 288 s. ISBN 97880-7263-617-4. HENDRYCH, D. Správní právo : obecná část. 5. vyd. Praha : C.H. Beck, 2003a. 793 s. ISBN 80-7179-671-9. HENDRYCH, D. Správní věda : Teorie veřejné správy. 1. vyd. Praha : ASPI Publishing, s. r. o., 2003b. 196 s. ISBN 80-86395-86-3. KUNSTOVÁ, R. Efektivní správa dokumentů : Co nabízí Enterprise Content Management. 1. Praha : Grada, 2009. 204 s. ISBN 978-80-247-3257-2. LIDINSKÝ, V., ET AL. EGovernment bezpečně. 1. vyd. Praha : Grada Publishing, a. s., 2008. 160 s. ISBN 978-80-247-2462-1. MATES, P.; MATOUŠOVÁ, M. Evidence, informace, systémy : Právní úprava. 1. vyd. Praha : Codex Bohemia, 1997. 264 s. ISBN 80-85963-27-2. MATES, P.; SMEJKAL, V. E-government v českém právu. Praha : Linde, 2006. 244 s. ISBN 80-7201-614-8 PŮČEK, M. Měření spokojenosti v organizacích veřejné správy - soubor příkladů. první vydání. Praha : Ministerstvo vnitra České republiky, 2005. 104 s. ISBN 80-239-6154-3. SMEJKAL, V. Elektronický podpis jako nástroj pro zvýšení bezpečnosti informačních systémů. Brno : Vutium, 2003a. 30 s. ISBN 80-214-2447-8. SMEJKAL, V. Informační systémy veřejné správy ČR. první. Praha : Oeconomica, 2003b. 122 s. ISBN 80-245-0533-9. ŠPAČEK, D.; ŠPALEK, J. Informační systémy ve veřejném sektoru. první. Brno : Masarykova univerzita v Brně, 2004. 138 s. ISBN 80-210-3503-X. ŠTĚDROŇ, B. Úvod do eGovernmentu v České republice : právní a technický průvodce. 1. vyd. Praha : Úřad vlády České republiky, 2007. 172 s. ISBN 978-80-87041-25-3. Legislativní předpisy Zákon č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi

62


Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek Internetové zdroje Certifikační autorita PostSignum [online]. c2010 [cit. 2011-03-22]. Certifikáty. Dostupné z WWW: . CzechPOINT [online]. 28.1.2011 [cit. 2011-02-25]. Počet vydaných výstupů dosáhl hranice 4 500 000. Dostupné z WWW: . Česká pošta [online]. c2010 [cit. 2011-02-28]. Poštovní datová zpráva. Dostupné z WWW: . Český statistický úřad : Pardubický kraj [online]. 2011 [cit. 2011-03-14]. Okres Svitavy. Dostupné z WWW: . DUDA, M. Egovernment [online]. 12. 11. 2010 [cit. 2011-03-04]. Datové schránky aktuálně. Dostupné z WWW: . Institut pro místní správu Praha [online]. c2011 [cit. 2011-03-01]. O Institutu pro místní správu Praha. Dostupné z WWW: . JEMELKA, P. ISVS.CZ : Informační Systémy Veřejné Správy [online]. 22.08.2007 [cit. 2011-02-25]. E-Government - KIVS. Dostupné z WWW: . MAZLOVÁ, T. SystemOnline [online]. 2006 [cit. 2011-03-02]. Spisová služba v elektronické podobě. Dostupné z WWW: . Ministerstvo vnitra České republiky [online]. 13.11.2009 [cit. 2011-03-01]. Co jsou datové schránky?. Dostupné z WWW: .


63

Ministerstvo vnitra České republiky [online]. c2010a [cit. 2011-02-22]. EGon jako symbol eGovenrmentu – moderního, přátelského a efektivního úřadu. Dostupné z WWW: . Ministerstvo vnitra České republiky [online]. c2010b [cit. 2011-02-25]. Zákon o eGovernmentu. Dostupné z WWW: . MRAVINAC, I. Česká pošta [online]. 10, 12, 2008 [cit. 2011-03-16]. Změny služeb a tarifů platné od 1. 1. 2009. Dostupné z WWW: . Oficiální informační web o datových schránkách [online]. c2008-2009 [cit. 2011-03-01]. Datové schránky: ePoradna. Dostupné z WWW: . Oficiální informační web o datových schránkách [online]. Praha : 2009 [cit. 2011-02-28]. Informační systém datových schránek: Základní informace. Dostupné z WWW: . Oficiální stránky Krajského úřadu Karlovarského kraje [online]. 2008, 13.3.2011 [cit. 2011-03-14]. Návrh strategie implementace eGovernmentu v území (verze 1.2). Dostupné z WWW: . PETERKA, J. Lupa.cz [online]. 8. 6. 2009a [cit. 2011-03-04]. Stalo se: datové schránky mají své demo. Dostupné z WWW: . PETERKA, J. Lupa.cz [online]. 14. 9. 2009b [cit. 2011-03-04]. Stalo se: elektronický podpis prý platí, dokud se neprokáže opak. Dostupné z WWW: . PETERKA, J. Lupa.cz [online]. 27.8.2010 [cit. 2011-04-19]. Za datové schránky budeme platit!. Dostupné z WWW: . PROCHÁZKOVÁ, M. IDnes [online]. 22. 1. 2010 [cit. 2011-03-14]. Datové schránky soukromí nechrání. Policie poslala citlivé údaje jinam. Dostupné z WWW: .

64


Smart Administration [online]. 2010 [cit. 2011-03-14]. Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - strategie realizace Smart Administration v období 2007 2015. Dostupné z WWW: . Svitavy [online]. 2011 [cit. 2011-03-14]. Městský úřad Svitavy. Dostupné z WWW: . ŠOULE, M.; ŠVÍK, M. IBM [online]. 9.2.2010 [cit. 2011-04-08]. Životní cyklus podnikových dokumentů. Dostupné z WWW: . ŠVEC, P. Itbiz.cz [online]. 9. duben 2010 [cit. 2011-02-21]. E-government v ČR, jak to s ním doopravdy je?. Dostupné z WWW: . TESAŘ, P. Oficiální informační web o datových schránkách [online]. 5. 2. 2011 [cit. 2011-03-14]. Provozní řád ISDS. Dostupné z WWW: . VYCHOPEŇ, M. Epravo.cz [online]. 5.8.2009 [cit. 2011-02-28]. Datové schránky: Základní rady a informace. Dostupné z WWW: . Další zdroje Interní záznamy odboru vnitřních věcí MěÚ Svitavy Studie proveditelnosti pro projekt Technologické centrum ORP Svitavy (zdroj: MěÚ Svitavy) Studie proveditelnosti pro projekt Inovace vzdělávání zaměstnanců města Svitavy (zdroj: MěÚ Svitavy)

Přílohy

65

Přílohy

66

SWOT analýza veřejné správy vyplývající ze Strategie Smart Administration

A SWOT analýza veřejné správy vyplývající ze Strategie Smart Administration Silné stránky • Nově vzniklé centrum při Ministerstva vnitra ČR, jednotně koordinující zvyšování kvality veřejné správy v ústředí i v území. • Pokročilá decentralizace veřejné správy. • Existence mechanismu pro tvorbu vládních dokumentů. • Stabilní systém vzdělávání úředníků územních samosprávných celků. Slabé stránky • Nedostatečně výkonná, efektivní a transparentní veřejná správa. • Nepřehledné a nestabilní regulatorní prostředí a nevhodně nastavená regulace vedoucí k nadměrnému zatížení občanů, podniků a organizací. • Chybějící kultura strategického vládnutí, neefektivní systém státního účetnictví. • Neexistence profesionální státní služby. • Neefektivní systém prevence korupce. • Nedostatečné využívání ICT, veřejná správa nesdílí data, což vede k zbytečnému zatěžování podnikatelů i občanů; nízká IT gramotnost úředníků. • Neexistence ucelené komunikační strategie zaměřené na horizontální a vertikální komunikaci ve veřejné správě, nedostatečně rozvinutá komunikace veřejné správy s občany a dalšími partnery. • V ústřední státní správě převládá resortismus, existuje velké množství operativních úkonů na ústředních správních úřadech a neexistuje mechanismus pro omezování nárůstu a pro redukci byrokracie. • Malá znalost a dovednost manažerů v oblasti řízení lidských zdrojů a nízká motivace úředníků k výkonům. • Nedostatečně efektivně pracující soudní systém, zdlouhavost soudního řízení. Příležitosti • Rozvoj ICT uplatnitelných pro zefektivnění výkonu veřejné správy.

Přílohy

67

• Posílení a zajištění kontinuity reformního a modernizačního procesu veřejné správy prostřednictvím podpory ze strukturálních fondů. • Možnost vzájemné výměny zkušeností vzhledem k obdobnému postupu ve státech EU a OECD. • Tlak veřejnosti na zvýšení regulatorního prostředí.

kvality

veřejné

správy

a zjednodušení

• Rozvoj moderních metod a nástrojů řízení kvality. Hrozby • Měnící se ekonomické, sociální a demografické prostředí. • Častá změna legislativy. • Nedostatečná politická podpora. • Nízká ochota úředníků ke změně. • vyšší přitažlivosti jiných sektorů nebo zemí pro odborníky veřejné správy a následný odchod schopných zaměstnanců z veřejné správy. • Prohloubení politizace veřejné správy. • Nedůvěra občanů k poskytování údajů prostřednictvím sítě Internet; obava ze ztráty dat. Zdroj: Smart Administration, 2010, dostupné na www.smartadministration.cz

68


B Znepřístupnění a zrušení datové schránky Dle § 11, odst. 1, 2 zákona č. 300/2008 Sb. se datová schránka znepřístupní např.: • dnem úmrtí osoby, která byla uživatelem datové schránky (popř. dnem, kdy soud osobu prohlásil za mrtvou), • ke dni, kdy fyzická či podnikající fyzická osoba byla částečně či v plném rozsahu soudem zbavena způsobilosti k právním úkonům, • dnem, kdy se z důvodu protiprávního chování osoba ocitla ve vazbě, ve vězení, • ke dni ukončení podnikatelské činnosti subjektů, tedy dnem výmazu z příslušných rejstříků. Na žádost Ministerstvo vnitra znepřístupňuje pouze ty datové schránky, které byly stejnou formou i zřízeny, a to nejpozději do tří pracovních dnů následujících po dni podání takovéto žádosti. O zrušení datové schránky pojednává § 13 zákona č. 300/2008 Sb. Je zde uvedeno, že zrušení datové schránky je realizováno uplynutím tříletého období, které začíná rozhodným dnem. Rozhodným dnem se přitom rozumí den, kdy ministerstvo vnitra datovou schránku znepřístupnilo (viz předešlý výčet).

Přílohy

C Ceník poplatků za službu Poštovní datová zpráva Odeslání poštovní datové zprávy 15,04 Kč (Cena/1 PDZ bez DPH) Měsíční poplatek za využívání služby Počet zpráv odeslaných v měsíci Cena/měsíc bez DPH 1 - 10 50,- Kč 11 - 50 35,- Kč nad 50 20,- Kč Zdroj: Česká pošta, c2010, dostupné z www.ceskaposta.cz

69

70

Mezníky implementace ISDS v ČR

D Mezníky implementace ISDS v ČR Termín 1. 5. 2009 1. 6. 2009 1. 7. 2009 1. 11. 2009

1. 1. 2010

1. 7. 2010

Obsah Start pilotního ověřování ISDS ve vybraných úřadech a organizacích Spuštění otevřeného rozhraní pro uživatele ISDS pro účely testování Start provozu ISDS Nejzazší termín aktivace datových schránek zřízených ze zákona Zahájení komerční komunikace mezi datovými schránkami fyzických osob, živnostníků a právnických osob navzájem, pouze pro faktury a obdobné výzvy k placení Zahájení komerční komunikace mezi datovými schránkami fyzických osob, živnostníků a právnických osob navzájem, bez omezení

Zdroj: Oficiální informační web o datových schránkách, 2009, dostupné z www.datoveschranky.info

Přílohy

71

E Ceník základních služeb České pošty platný od 1. 1. 2009 Listovní zásilky (v Kč) Obyčejné psaní standard Obyčejné psaní Doporučená zásilka standard Doporučená zásilka Cenné psaní

Balíkové zásilky (v Kč) Obyčejný balík Cenný balík

Rok

50 g

100 g

500 g

1 kg

2 kg

2008 2009 2008 2009 2008 2009 2008 2009 2008 2009

10 10 12 12 26 26 30 30 32 32

14 14 34 34 36 36

18 18 37 37 39 39

24 24 43 43 45 45

38 49 49 51 51

Rok

2 kg

5 kg

10 kg

15 kg

20 kg

2008 2009 2008 2009

38 43 51 58

44 50 56 65

56 64 69 77

69 78 81 91

92 107

Zdroj: Mravinac, 2008, dostupné z www.ceskaposta.cz

Přínos datových schránek v ČR od data jejich spuštění

Recommend Documents