Příloha č. 4 Studie proveditelnosti. Obsah. 1 Základní informace o žadateli...3 Nevyplněno...3

Příloha č. 4 – Studie proveditelnosti

Obsah 1 Základní informace o žadateli.........................................................................................................3 Nevyplněno....................................................................................................................................................3

2 Výchozí stav........................................................................................................................................3 Chybí citace Mírova textu..............................................................................................................................3

2.1 Současná situace v oblasti vzniku, správy, ukládání a zpřístupnění ED.................................3 2.1.1 Vznik, typy a množství ED....................................................................................................3 2.1.2 Správa a ukládání ED...........................................................................................................4 2.1.3 Zpřístupnění ED....................................................................................................................4 2.2 Archivy a elektronické dokumenty..........................................................................................5 2.2.1 Výběr dokumentů a uchování digitálních archiválií.............................................................5 2.2.2 Zpracování a zpřístupnění archiválií, archivní pomůcky......................................................5 2.2.3 Evidence archiválií................................................................................................................5 2.3 Poptávka po realizaci projektu a cílové skupiny.....................................................................5 2.3.1 I. veřejnost.............................................................................................................................6 2.3.2 II. úřady a další subjekty veřejné správy a soukromého sektoru.........................................7 2.3.3 III. Veřejné archivy................................................................................................................9 2.4 Výchozí stav na počátku řešení projektu NDA.......................................................................9 3 Popis projektu a aktivit...................................................................................................................10 3.1 Popis projektu .......................................................................................................................10 3.2 Aktivity projektu....................................................................................................................10 3.3 Cíle a přínosy projektu...........................................................................................................11 3.3.1 Cílová skupina - veřejnost...................................................................................................11 3.3.2 Cílová skupina - úřady a další subjekty veřejné správy......................................................11 3.3.3 Cílová skupina - veřejné archivy.........................................................................................11 3.4 Etapy projektu........................................................................................................................13 3.4.1 Fáze předinvestiční..............................................................................................................13 3.4.2 Investiční etapa....................................................................................................................13 3.4.3 Provozní etapa.....................................................................................................................14 3.5 Specifikace lidských zdrojů...................................................................................................14 3.6 Oblast technologicko – provozní...........................................................................................14 3.6.1 Finanční náklady.................................................................................................................16 4 Harmonogram realizace projektu.................................................................................................16 Nakolik podrobně zde, nakolik v příloze.......................................................................................................16

5 Management projektu.....................................................................................................................16 5.1 Organizační struktura projektového týmu v rámci NA.........................................................17 5.1.1 Ředitelka NA........................................................................................................................17 5.1.2 Koordinační výbor NA.........................................................................................................17 5.1.3 Hlavní skupina.....................................................................................................................17 5.1.4 Podpůrná skupina................................................................................................................17 5.2 Role projektového týmu.........................................................................................................18 5.2.1 Sponzor projektu..................................................................................................................18 5.2.2 Projektový manažer.............................................................................................................18 5.2.3 Projektový asistent..............................................................................................................18 5.2.4 Stavební technik...................................................................................................................18 NDA - studie proveditelnosti, verze: 3/114, strana 1/31

5.2.5 Technik HW a SW................................................................................................................18 5.2.6 Archivář - metodik...............................................................................................................18 5.2.7 Ekonom (rozpočtář).............................................................................................................18 5.2.8 Programový manažer..........................................................................................................18 5.2.9 Manažer kvality...................................................................................................................19 5.2.10 Pracovník PR.....................................................................................................................19 5.2.11 Právník..............................................................................................................................19 5.2.12 Interní auditor...................................................................................................................19 5.2.13 Archivář konzultant...........................................................................................................19 5.3 Způsob zapojení a odměňování jednotlivých rolí..................................................................19 5.4 Sledování průběhu projektu a hodnocení...............................................................................19 6 Technické a technologické řešení projektu..................................................................................20 Rozepsat zkratky; seznam ostatních dát do samostatné kapitoly....................................................................20

6.1 Úvod.......................................................................................................................................20 6.2 Stavební část..........................................................................................................................20 6.2.1 Hlavní úložiště.....................................................................................................................20 6.2.2 Záložní úložiště....................................................................................................................21 6.3 Technologická část................................................................................................................22 6.4 Metodická část.......................................................................................................................23 6.5 Popis archivu..........................................................................................................................23 6.5.1 Způsob uložení.....................................................................................................................23 Ověřit vzdálenost.........................................................................................................................................24

6.5.2 Správa dat............................................................................................................................25 6.5.3 Uchovávací metoda.............................................................................................................25 6.5.4 Metadata..............................................................................................................................26 6.5.5 Hardware a software...........................................................................................................27 6.5.6 Zpřístupnění – předkládání dokumentů...............................................................................27 6.5.7 Zpracování...........................................................................................................................27 6.5.8 Autenticita...........................................................................................................................28 7 Hodnocení efektivity a udržitelnosti projektu.............................................................................28 Nutno rozpracovat !......................................................................................................................................28

8 Potřeba a zajištění oběžného a investičního majetku.................................................................29 Nutno dopracovat!........................................................................................................................................29

8.1 Datové úložiště......................................................................................................................29 8.2 Datové připojení....................................................................................................................29 8.3 Automobil..............................................................................................................................29 8.4 Multifunkční zařízení.............................................................................................................29 9 Finanční a ekonomická analýza.....................................................................................................30 Sestavit postup!............................................................................................................................................30

10 Analýza rizik..................................................................................................................................30 11 Zhodnocení projektu na základě výsledků studie.....................................................................31

NDA - studie proveditelnosti, verze: 3/114, strana 2/31

1 Základní informace o žadateli Nevyplněno

2 Výchozí stav Chybí citace Mírova textu Projekt vybudování Národního digitálního archivu (dále NDA) řeší dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání a zpřístupňování elektronických dokumentů (dále ED) vzniklých: a) z činnosti orgánů veřejné správy, b) digitalizací dokumentů v tradiční (papírové) podobě. Součástí řešení bude vybudování úložiště ED, vytvoření informačního systému pro přístup k uloženým ED, vypracování metodického návodu pro správu ED po celý jejich životní cyklus a vytvoření metodické podpory v oblasti digitalizace. 2.1 Současná situace v oblasti vzniku, správy, ukládání a zpřístupnění ED 2.1.1 Vznik, typy a množství ED Informační a komunikační technologie (dále ICT), které se stávají běžnou součástí veřejné správy, procházejí velmi rychlým vývojem. V současné době se v ČR přistupuje ke komplexnímu řešení vybudování informačních a komunikačních systémů, sítí a infrastruktur ve veřejné správě. Následkem toho výrazně vzroste produkce ED ve veřejné správě.1 Vedle ED vznikajících elektronickým úřadováním vznikají ED digitalizací dokumentů v tradiční (papírové) podobě. Trend posledních let ukazuje, že dokumenty trvalé hodnoty vybrané jako archiválie, začínají být v archivech ve větším měřítku digitalizovány. Důvodem digitalizace je usnadnění přístupu popř. dálkový přístup k těmto dokumentům. Archivy tak reagují na potřeby svých klientů – badatelů (např. evropský projekt Monasterium, probíhající digitalizace matrik v oblastních archivech, projekt Národního archivu Konskripce, ad.).2 Podle průzkumu provedeného u centrálních úřadů státní správy, v Národním archivu a v oblastních archivech můžeme konstatovat, že je možné určit objemy dat k uložení do NDA pouze řádově. Následující objemy dat vycházejí z průzkumu ED několika původců, z velikosti uložených dokumentů v Národním archivu, z centrálního přehledu počtu digitálních kopií vytvořených v archivech veřejné správy, ze zkušeností v zahraničí (Rakousko, Švýcarsko) a z technologického projektu. V současné době bylo převzato do Národního archivu cca 1 TB ED z elektronického úřadování, v oblastních archivech se odhadem nachází cca 200 GB dat. Jedná se pouze o zlomek ED, které jsou zatím uloženy u původců (úřadů). Sami původci nejsou dle průzkumu schopni určit objem dat, který uchovávají. Z toho důvodu se v prvních letech fungování NDA musí počítat s rezervou na uložení těchto dokumentů (tj. až dvojnásobek běžného ročního přírůstku). Běžný roční přírůstek ED z elektronického úřadování se předpokládá cca 2–3 TB/rok.3 Co se týká digitalizovaných dokumentů, v současné době je v Národním archivu uloženo 3,5 TB a ročně produkuje cca 1 TB dat, v oblastních archivech produkují ročně cca 8 TB dat. Předpoklad do dalších let (podmínkou je standardizace postupu digitalizace) je nutnost uložit cca 8– 12 TB/rok. Podobně jako u ED vzniklých z elektronického úřadování se předpokládá v prvních

1 2 3

Podrobná analýza situace viz KUNT, M., Spisová služba a správa dokumentů ve veřejné správě, … Podrobněji viz tamtéž? Podrobnější analýza viz …

letech fungování s rezervou na digitalizované dokumenty uložené nyní provizorně v jednotlivých archivech. Přírůstky objemu dokumentů v jednotlivých letech 80

Předpokládaný objem v TB

60

40

20

0 2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

Roky

2.1.2 Správa a ukládání ED V současné době neexistuje v ČR instituce, která by byla schopna komplexně řešit důvěryhodné uložení a zpřístupnění ED. Tyto dokumenty jsou často uchovávány bez dlouhodobé koncepce. Tendence vytvářet většinu dokumentů pouze za pomoci výpočetní techniky je zřejmá, ovšem stejně tak často jsme konfrontováni s praxí převodu těchto dokumentů do tzv. tradiční (papírové) formy, ke kterému dochází v závěrečné fázi zpracování úřadem. Důvodem tohoto jednání je malá důvěra v ED. Příčinou malé důvěry jsou přitom nejasná pravidla pro střednědobé a dlouhodobé (trvalé) uchovávání digitálních dokumentů a zajištění jejich věrohodnosti (autenticity). Rozvoj systémů správy dokumentů (RMS) vnáší postupně řád do správy digitálních dokumentů a posiluje důvěru v ně, nicméně neřeší situaci z dlouhodobého hlediska. Z dlouhodobého hlediska existuje vážné riziko, že dokument bude ztracen nebo že nebude čitelný. Digitální dokumenty jsou však i po převodu do tradiční (papírové) podoby původci uchovávány. To vede původce dokumentu k nutnosti vynakládat prostředky na dvojí uložení téhož dokumentu. Existují ovšem skupiny dokumentů s výrazným informačním potenciálem, u nichž nelze tento převod realizovat nebo je to možné pouze v omezené míře a s rizikem ztráty informací. Příkladem jsou databáze, které lze teoreticky vytisknout, ale tím bude omezena nebo znemožněna možnost vyhledávání a další funkcionality. V současné době neexistuje národní standard pro elektronickou spisovou službu, stejně tak národní standard definující datové formáty ED. Mezinárodní standardy a normy zatím nejsou veřejnou správou běžně využívány. Elektronické systémy spisové služby určené pro správu dokumentů často podporují široké spektrum datových formátů nevhodných pro dlouhodobou archivaci, vykazují nestejnou míru propracovanosti v oblasti zabezpečení životního cyklu dokumentu nebo v neposlední řadě nabízejí omezené možnosti propojení do okolních systémů. 2.1.3 Zpřístupnění ED Elektronické dokumenty vzniklé v procesu elektronického úřadování nejsou v současné době archivy přebírány (až na výjimky). Jelikož není vyřešeno jejich zpřístupnění, zpřístupněny nejsou.

Digitalizované dokumenty jsou v současné době zpřístupňovány částečně a nesystematicky původci (i archivy) povětšinou na jejich webových stránkách. Běží nebo se rozbíhá celá řada digitalizačních projektů v různých institucích, které jsou na sobě nezávislé.4 V této oblasti de facto neexistují v ČR obecně závazná pravidla ani obecná metodická doporučení. Nejsou definovány základní technické parametry digitalizace (datové formáty, metadata).5 2.2 Archivy a elektronické dokumenty 2.2.1 Výběr dokumentů a uchování digitálních archiválií Základním úkolem archivů jako součásti veřejné správy je uchovat a zpřístupnit informace pro současné a budoucí potřeby společnosti (viz. zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě). Zatímco uchovávání a zpřístupňování informací v tradiční (papírové) podobě je uspokojivě vyřešeno, situace v oblasti ED je přesně opačná. Úkolem veřejných archivů je provádět u původců (úřadů) odborný výběr dokumentů trvalé hodnoty. Zatímco tradiční dokumenty archivy vybírají a ukládají ve svých depozitářích, výběr a uchovávání digitálních archiválií prakticky neexistuje. Na straně archivů chybí dostatečné technické vybavení pro bezpečné trvalé uložení elektronických archiválií a jejich zpřístupnění veřejnosti. Zároveň s ohledem na personální, odborné a finanční náklady dlouhodobého ukládání ED není reálné ani žádoucí, aby digitální archiv vznikl při každém veřejném archivu. 2.2.2 Zpracování a zpřístupnění archiválií, archivní pomůcky Pro zpřístupnění archiválií a jejich skupin (archivních fondů a sbírek) jsou nezbytné tzv. archivní pomůcky popisující obsah zpracovaných archiválií doplněné informacemi o původce a nezbytným aparátem (rejstříky). Archivní pomůcka je základním výsledkem odborné práce archiváře a základním nástrojem pro vyhledání relevantních archiválií. V současné době je tvorba archivních pomůcek výrazně orientována na listinnou podobu, což je dáno i legislativně (zákon 499/2004 Sb. a prováděcí vyhláška k němu 645/2004 Sb.). Přesto již řada archivů vytváří pomůcky elektronicky, ve formě databáze. Prezentace takto získaných dat je již výrazně zaměřena webově, tedy s možností dálkového přístupu. Takto mají část svých archivních pomůcek zveřejněny některé archivy, většinou samostatně (bez vazby na jiné archivy) v systémech poskytovaných producentem software pro tvorbu pomůcek. Ze strany Odboru archivní správy bylo přikročeno ke standardizaci vydáním XML DTD/schématu pro archivní pomůcky. Jeho zásadní nevýhodou (a nedostatkem archivních pomůcek v ČR obecně) je nesoulad s mezinárodními standardy. To se snaží odstranit projekt výzkumu a vývoje MV řešený Národním archivem. 2.2.3 Evidence archiválií Celkový přehled o základních celcích archiválií - archivních fondech a sbírkách -podává centrální evidence zpracovávaná na základě zákona povinně všemi veřejnými archivy a spravovaná Ministerstvem vnitra. Umožňuje uživateli vyhledávat v nestrukturovaných záznamech vedených o celých archivních fondech a sbírkách, provizorně jsou data zpřístupněna na webové stránce Ministerstva vnitra. Základním nedostatkem této evidence (kromě již technicky zastaralého programu pro pořizování dat) je „fondově“ (tedy na fyzické skupiny archiválií) orientovaný popis, takže obsahuje nestrukturovaně a mnohdy nepřehledně popis původce archiválií. 2.3 Poptávka po realizaci projektu a cílové skupiny 4

Blíže viz Kunt, digitalizace

5 Určité pokusy o definování doporučení pro různé typy digitalizovaných objektů samozřejmě existují, ale nemají obecnou platnost. Viz např. CIGÁNEK, D., Digitální dokumentace objektů kulturní, historické a vědecké hodnoty, www.citem.cz/digit/digit.html nebo HOLUBIČKA, J., Digitalizace historických fotografických materiálů, http://sechtlvosecek.ucw.cz/cz/digitalizace.html

S ohledem na řešenou problematiku, tedy příjem, zpracování, správu a využívání ED lze identifikovat tři okruhy cílových skupin: a) veřejnost, b) úřady a další subjekty veřejné správy a soukromého sektoru, c) veřejné archivy. V těchto třech okruzích lze vymezit jednotlivé cílové skupiny, na které má nabídka navrhovaná projektem následující pozitivní dopad: 2.3.1 I. veřejnost Obyvatelé obcí se špatnou dopravní dostupností

Studium archiválií ať již k prokazování právních vztahů nebo k vlastnímu vzdělávání popř. publikační činnosti potřebuje tato cílová skupina množství času a finančních prostředků k dopravě do příslušného archivu (většinou se sídlem v býv. okresním nebo krajském městě, popř. v Praze). Přitom i tyto obce již většinou disponují veřejnou ICT infrastrukturou v místních knihovnách (již realizovaný projekt „internetizace knihoven“). Celostátní archivní portál umožní studium archiválií a záznamů o archiváliích dálkovým přístupem, bez vynakládání prostředků na dopravu, ubytování v místě archivu apod. Imobilní občané

Tato cílová skupina je hendikepována s ohledem na své zdravotní postižení, které v kombinaci s problematickou dopravní dostupností komplikuje uplatnění na pracovním trhu. Přitom se jedná často o vysoce kvalifikované osoby. Zaměstnání nebo zadání prací je však možné realizovat formou domácí práce, např. vyřizováním agendy (viz cílová skupina Zaměstnanci veřejné správy...) dálkovým přístupem. Podnikatelé

Stávající nízká důvěra v elektronické dokumenty a neujasněnost jejich dlouhodobého ukládání ve veřejné správě podvazuje také podnikatelské prostředí ať již přímo – v případě dodávek veřejné správě nebo pasivně – prodloužením času nutného k administraci podnikatelských aktivit. Tato cílová skupina využívá retrospektivních informací uložených v archiváliích také k vlastnímu podnikání (studijně-rozborové materiály, výzkumy a průzkumy). Řešení digitálního archivu realizované ve veřejné správě stabilizuje prostředí pokud jde o dlouhodobé ukládání a umožní otevření trhu v této oblasti pro dodávku nových ICT. Zájemci o dějiny

Tato cílová skupina zahrnuje nejen školené historiky, ale především studenty a zájemce o zpracování oborových nebo místních dějin, popř. genealogy bez ohledu na občanství, místo (zemi) apod. Skutečně kvalitní zpracování byť místní historie vyžaduje využívání pramenů z různých archivů a téměř vždy z archivů centrálních (např. Národní archiv) nebo oblastních. Zájemci o dějiny tedy musí vynakládat množství času i finančních prostředků na návštěvu těchto archivů. Celostátní archivní portál umožní zjistit záznamy archiválií a studium digitálních archiválií a digitálních reprodukcí archiválií dálkovým přístupem, bez vynakládání prostředků na dopravu, ubytování v místě archivu apod. Pedagogičtí pracovníci

Tato cílová skupina realizuje část vzdělávacího procesu, popř. výzkum, prostřednictvím pomůcek a příkladů. Velmi málo jsou v současné době využívány archiválie – to se týká nejen humanitních předmětů, ale i předmětů odborných, kdy je možné pomocí archiválií ilustrovat

některé jevy. Dálkový přístup k digitálním archiváliím a digitálním reprodukcím archiválií umožní zkvalitnit vzdělávání a větší sepětí vzdělávacího procesu s praxí. 2.3.2 II. úřady a další subjekty veřejné správy a soukromého sektoru Veřejnoprávní původci

Subjekty produkující dokumenty, které jsou povinné vést spisovou službu popř. vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení podle zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů: subjekt

Organizační složky státu Státní příspěvkové organizace Státní podniky Organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců Školy a vysoké školy Právnické osoby zřízené zákonem Zdravotnická zařízení Kraje Hlavní město Praha Obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem Obce, které nemají pověřený obecní úřad Městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy pokud vykonávají alespoň částečně agendu v přenesené působnosti (státní správu, např. stavební a matriční úřad)

spisová služba povinné dle zákona skartační řízení

ano ano ano ano

ano ano ano ano

ano ano ano ano ano ano

ano ano ano ano ano ano

částečně ano

ne (?) ano

Pozn.: vychází se z nyní platného zákona; je připravena novela (stav: po skončení mezirezortního připomínkového řízení) částečně, nikoli však zásadně, měnící zde uvedené. Tato cílová skupina je producentem dokumentů, z nichž vybrané jsou předávány k trvalému uložení akreditovaným veřejným archivům. Předpokládaná aplikace pravidel elektronické komunikace a elektronické spisové služby zvýší množství elektronických dokumentů, které bude v této formě nutné trvale ukládat. Stejně tak je potřeba zabezpečit i některé elektrické dokumenty již existující. Zájem o vyřešení trvalého ukládání je již nyní značný, jak vyplývá z průzkumů výskytu elektronických dokumentů, dotazů jednotlivých subjektů zodpovídaných Národním archivem a také z nabídky dat k převzetí (např. Energetický regulační úřad, Úřad vlády...). Soukromoprávní původci.

Původci dokumentů, kteří nejsou veřejnoprávními subjekty dle zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů – právnické a fyzické osoby produkující dokumenty. Tato cílová skupina zahrnuje např. podnikatele zapsané v obchodním rejstříku, politické strany a občanská sdružení, nadace a nadační fondy, významné fyzické osoby. Jestliže v případě veřejnoprávních původců jsou dány povinnosti vykonávat předepsaným způsobem spisovou službu, v této skupině mají některé subjekty povinnost umožnit výběr archiválií a není nijak omezována jejich forma. Samy subjekty mají zájem na akreditovaném uložení elektronických dokumentů, protože náklady na vlastní řešení jsou vysoké. V případě fyzických osob se jedná o zájem státu, vykonávaný prostřednictvím archivů, na zachování dokumentů z činnosti významných osobností (nabytí dokumentů formou daru a koupě; držení na základě smlouvy o úschově).

V této cílové skupině se vyskytuje množství elektronických dokumentů, které je potřeba trvale uchovat a zájem na tom má jak původce, tak stát reprezentovaný veřejným archivem (v Národním archivu např. vysílání české redakce BBC). Orgány činné v trestním řízení a soudy

Obecně velmi nízká důvěra této cílové skupiny v elektronické dokumenty je zapříčiněna tím, že není garantována integrita elektronického dokumentu po celou dobu jeho životního cyklu. Prostředky pro zajištění integrity a autenticity (elektronický podpis) nejsou pro dlouhodobé uchovávání vhodné. Proto má certifikovaný digitální archiv s předem danými procesy a postupy zásadní význam pro akceptaci elektronických dokumentů touto cílovou skupinou a tím i společností.

Zaměstnanci veřejné správy nebo pracovníci vykonávající odbornou činnost pro veřejnou správu.

Jedná se o fyzické osoby, které zpracovávají agendu pro orgány a organizace veřejné správy ať už jako jejich zaměstnanci nebo osoby smluvní. Pokud ke své práci potřebují retrospektivní informace – zejména z oblasti mimo svoji organizaci - jsou nuceni formou žádostí nejprve zjistit, kde se dané informace nacházejí a následně o tyto informace žádat (často s negativním výsledkem). To prodlužuje řešení úkolů a generuje vícenáklady (nižší produktivita práce, poštovné aj.). Portál veřejné správy, vládní systém eKlep, obchodní rejstřík aj. specializované portály tyto nedostatky odstraňují pouze částečně, v dílčích a časově vymezených agendách. Zejména chybí orientace v dějinách správy (přehled původců) a vazba na jejich zachované dokumenty uspořádané do archivních fondů a sbírek jako prostředku pro získání údaje o existenci požadované informace a archivu, který ji spravuje. To platí v plné míře i pro předchůdce příslušného orgánu nebo organizace veřejné správy. Tyto nedostatky by měl odstranit Celostátní archivní portál, který prováže jednotlivé archivy, popisy jimi spravovaných archiválií a umožní získat digitální nebo digitalizované reprodukce archiválií. V případě digitálních archiválií bude možné s ohledem na certifikované prostředí digitálního archivu provést jejich ověření. 2.3.3 III. Veřejné archivy Akreditované archivy.

Úkolem archivů – veřejných i soukromých – je trvale uchovávat vybrané dokumenty (archiválie), zpřístupňovat je a předkládat k využívání. V případě elektronických dokumentů nejsou akreditované archivy odborně ani materiálně na tuto činnost připraveny, i když je požadována (zejména viz cílové skupiny „Veřejnoprávní původci“ a „Soukromoprávní původci“) a nařízena zákonem č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Stejně tak je značně problematický současný stav digitalizace analogových dokumentů, kdy archivy nejsou sami schopny řešit ukládání výsledku této činnosti a její předkládání. Jsou tak přímo ohrožovány prostředky (většinou veřejných rozpočtů) do digitalizace vkládané a sama digitalizace má nízkou intenzitu (přitom jde o nejefektivnější způsob ochrany originálních dokumentů). Obdobné platí pro pořizování informací o archiváliích, což se projevuje zejména při nemožnosti realizovat efektivní vyhledávání informací v případě využívání (viz ostatní cílové skupiny). Archiváři.

Úkolem této cílové skupiny je provádět výběr, zpracování (zpřístupňování) a předkládání archiválií. V případě výběru nejsou v současné době schopni – i vzhledem k nízké počítačové gramotnosti a znalosti elektronické spisové služby – sami formulovat pravidla pro provádění výběru digitálních archiválií a takovýto výběr provést, stejné platí o zpracování. Mezi jednotlivými archivy existuje velmi malá komunikace, při tvorbě archivních pomůcek jako základního výsledku zpřístupňování archiválií neexistuje koordinace, takže archiváři jsou nuceni znovu zjišťovat údaje, které byly zpracovány již jinde (např. podrobné určení míst v zeměpisných rejstřících). Cílem projektu je nastavit prostředí tak, aby se umožnila práce s elektronickými dokumenty a omezila práce duplicitní. 2.4 Výchozí stav na počátku řešení projektu NDA Pro vybudování NDA je nyní k dispozici: a) vypracovaný technologický projekt Projekt pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě, který mimo jiné zohledňuje zkušenosti získané při přípravě podobných pracovišť v zahraničí, b) pozemek pro stavbu hlavního úložiště, c) objekt určený k rekonstrukci pro záložní pracoviště.

Projekt NDA má oporu ve vládním usnesení č. 11/2004 o dlouhodobém uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě, jež umožnilo připravit a vypracovat technologický projekt Národního digitálního archivu. Další vládní usnesení, č. 500/2006 o Národním plánu zavedení elektronického zadávání veřejných zakázek pro období let 2006 až 2010, již podmiňuje realizaci tohoto úkolu vybudováním Národního digitálního archivu, a to do konce roku 2011. Projekt je uveden v příloze vládního usnesení č. 536/2008 ze 14. května 2008, o strategických projektových záměrech pro čerpání finančních prostředků ze Strukturálních fondů Evropské unie v rámci Smart Administration - příloha ke strategii Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby. V současné době se připravuje novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, která již bude obsahovat konkrétní náplň činnosti a kompetence nového NDA. Její součástí budou i nástroje upravující vedení elektronické spisové služby, definování vhodných datových formátů apod.

3 Popis projektu a aktivit 3.1 Popis projektu Předkládaný projekt řeší komplexní výstavbu národního digitálního archivu. Jeho cílem je zajistit prostřednictvím vybudování infrastruktury pro dlouhodobé uložení elektronických dokumentů a standardizací procesů správy elektronických dokumentů bezpečné ukládání, přístup a zpřístupnění archivních dokumentů subjektům veřejné správy, občanům a jiným oprávněným uživatelům. Infrastruktura bude sestávat ze dvou systémově propojených datových úložišť umístěných v geograficky odloučených lokalitách. Centrální pracoviště vznikne výstavbou nové budovy při současném Národním archivu v Praze na Chodovci, záložní úložiště bude realizováno rekonstrukcí stávajícího objektu K III v areálu Základny logistiky Olomouc v Hluboké n. Vltavou (vzdálenost 110 km; celková kapacita obou archivních úložišť 60 TB). V centrále nového digitálního archivu bude provozován speciální portál pro přístup k uloženým dokumentům. Vedle výstavby datových úložišť a přístupového portálu se projekt zabývá nastavením optimální podoby procesních úkonů ve správě elektronických dokumentů a jejich archivace. Toho chce dosáhnout vytvořením speciálních metodik a vedením odborných školení. Druhou oblastí, které se dotkne metodická činnost podporovaná z prostředků projektu, bude digitalizace tradičních archiválií. Provozovatelem Národního digitálního archivu bude Národní archiv jako organizační složka státu. Budova NDA vyroste v Praze (rozsah zastavěné plochy 1035 m2) a v Hluboké n. Vltavou (300 m2), působnost NDA bude ovšem celorepubliková. Náklady na vybudování NDA činí 460 milionů Kč. 3.2 Aktivity projektu 1. Vybudování dvou geograficky oddělených datových úložišť s jednotným modulárním IS pro dlouhodobé a bezpečné uchovávání digitálních archiválií. 2. Vývoj celostátního archivního portálu pro podporu zpracování a pro zpřístupnění uchovávaných archiválií a údajů o archiváliích; reálným cílem je jeho integrace do stávajících informačních systémů archivů a veřejné správy (např. CzechPoint) a jeho napojení na systémy ostatních paměťových institucí (knihoven a muzeí) na národní i mezinárodní úrovni. 3. Vypracování komplexní metodiky pro standardizaci procesů správy elektronických dokumentů na straně veřejné správy. 4. Definice pravidel pro výběr a zpracování digitálních archiválií veřejnými archivy

5. Zajištění bezpečného uchování digitálních reprodukcí archiválií včetně metodické podpory v oblasti digitalizace. 3.3 Cíle a přínosy projektu Hlavním cílem projektu je zajištění trvale udržitelného a bezpečného uchování elektronických dokumentů trvalé hodnoty a jejich zpřístupnění veřejnosti v souladu s platnou legislativou. Ve vztahu k orgánům veřejné správy předloží projekt řešení poslední fáze životního cyklu elektronického dokumentu formou přesně definovaného transferu dokumentu v jeho nativní (digitální) podobě do příslušného archivu k dlouhodobému uložení. Tento krok bude mít přímý dopad na zkvalitnění a zefektivnění (časové a finanční úspory) administrativních úkonů veřejné správy. V oblasti archivnictví umožní adekvátně reagovat na očekávaný enormní nárůst nabízených digitálních dokumentů z veřejné správy i soukromého sektoru. Koncepce NDA jako centrálního pracoviště pro uchovávání všech elektronických archiválií vyřeší potenciální otázku finančního a technologického zabezpečení uložení digitálních archiválií v ostatních archivních institucí. v zásadě bude NDA poskytovat všem veřejným archivům službu uložení a zpřístupnění digitálních dokumentů. Prostřednictvím celostátního archivního portálu bude NDA integrovat vyhledávání nad standardizovanými elektronickými archivními pomůckami všech archivů a umožní zobrazení digitálních a digitalizovaných archiválií. V neposlední řadě řešení založené na mezinárodních standardech umožní propojení na další paměťové instituce (knihovny, muzea) v České republice i v zahraničí. Vybudování NDA s integrovaným systémem pro zpřístupňování uložených dat bude odpovědí na vzrůstající zájem veřejnosti o poskytování informací vzdáleným přístupem. Uložené archiválie budou dostupné z jakéhokoliv místa (nejen v České republice) a v nesrovnatelně kratším čase než tomu bylo doposud. Projekt tedy nabízí rovné příležitosti pro každého kdykoliv získat informace nutné pro další rozhodování, pro právní potřeby fyzických i právnických osob, pro další vzdělávání, vědeckou činnost a rozvoj osobnosti. Tuto službu bude možné poskytovat přímo nebo prostřednictvím kontaktních míst, zejména všech veřejných archivů, popř. služby CzechPoint. 3.3.1 Cílová skupina - veřejnost Digitální archiv umožní veřejnosti přistupovat k uloženým digitálním archiváliím či digitálním reprodukcím dálkovým přístupem bez časového a místního omezení. 3.3.2 Cílová skupina - úřady a další subjekty veřejné správy Úřady a další subjekty veřejné správy získají možnost důvěryhodného uložení digitálních dokumentů, které mají trvalou hodnotu, a v případě potřeby rychlé a efektivní vyhledávání dokumentů potřebných pro výkon agend ve své působnosti. Vytvoření NDA a definice jasných pravidel pro péči o digitální dokumenty budou předpokladem nastavení fungujícího systému důvěryhodného uchovávání digitálních dokumentů, z čehož vyplyne i omezení stávající praxe převádění digitálních dokumentů do tradiční formy (tisk) jen na nezbytně nutnou míru. Vytvoří rovněž podmínky pro odborné posouzení dokumentů archivy a tím dá původci možnost posouzené dokumenty vyřadit ze svého systému (předat do archivu nebo smazat). Původce tedy nebude nucen neustále rozšiřovat své ukládací kapacity, ani souběžně uchovávat tradiční a digitální verzi téhož dokumentu. 3.3.3 Cílová skupina - veřejné archivy Veřejné archivy získají možnost garantovaného uložení digitálních archiválií, které budou formou výběru sami získávat u původců/veřejné správy a digitálních reprodukcí tradičních

archiválií, takže nebude nutné budovat u každého archivu datová úložiště náročná finančně i personálně. Archivní portál posílí spolupráci archivů a umožní kvalitnější výkon státní správy zejména v oblasti poskytování informací veřejnosti a veřejné správě.

3.4 Etapy projektu 3.4.1 Fáze předinvestiční Před vlastním podáním projektové žádosti probíhal rozsáhlý teoretický výzkum v oblasti problematiky dlouhodobého uchovávání digitálních dokumentů (rešerše odborné literatury, zahraniční cesty apod.). Stejně tak bylo provedeno šetření na straně veřejných úřadů jako potencionálních původců elektronických dokumentů nabízených v budoucnu NDA. Jeho smyslem bylo získat představu o aktuálním stavu péče o elektronické dokumenty a jejich druhové (typové) diverzitě. Výsledky získané analýzou podkladů z obou průzkumů posloužily jako základ pro vypracování Technologického projektu. V předinvestiční fázi byl dále ustaven projektový tým složený především z pracovníků, kteří se podíleli na vzniku Technologického projektu a předchozích aktivitách. Projektový tým se v dalším zabýval přípravou požadované dokumentace k předložení projektu (projektová žádost, LFM, SWOT-analýza, studie proveditelnosti, CBA) a s tím spojenou rozsáhlou administrativní činností. 3.4.2 Investiční etapa Úvodním projektovým krokem bude realizace výběrových řízení na dodavatele jednotlivých částí NDA. Organizaci výběrových řízení zajistí projektový tým za součinnosti externích konzultantů (právních, pro stavby a pro technologie). Nejprve bude vybrán zpracovatel projektové dokumentace. Jeho úkolem bude zhotovit projektovou dokumentaci pro vydání stavebního povolení, prováděcí projekt a v závěru i projekt pro vydání kolaudačního rozhodnutí. Souběžně s předchozím budou zpracovány také zadávací dokumentace pro výběr dodavatele technologické části. Technický dozor nad technologickou částí zajistí projektový tým za pomoci externích konzultantů. Po vydání stavebního povolení budou vyhlášena výběrová řízení na dodavatele stavebních částí (hlavního a záložního úložiště) a na technický dozor investora nad stavebními částmi. Při tvorbě zadávacích dokumentací bude využito externích konzultantů. Od počátku projektu budou a) shromažďovány dokumenty pro účely testovacího provozu, b) ověřovány dílčí metodické postupy. Pro tyto účely bude pořízeno datové úložiště, které bude později zakomponováno do struktury digitálního archivu. Dále bude pro potřeby projektového týmu zřízeno datové připojení. To bude v průběhu projektu využito i k testovacímu provozu a po kapacitním navýšení se stane primárním datovým připojením hlavního úložiště. Po výběru nejvhodnějších nabídek a splněních všech podmínek stanovených zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách bude zahájena realizace stavby hlavního úložiště a adaptace prostor pro potřeby záložního úložiště. Rovněž se zpracuje detailní návrh technologické části a zahájí se vývoj software. Průběh stavebních i vývojových prací bude pravidelně kontrolován tak, aby bylo možno pružně reagovat na případné problémy či prodlevy. Po ukončení adaptací či výstavby prostor a po vydání kolaudačních rozhodnutí bude následovat implementace technologií: umístění hardware, instalace software, oživení systému a jeho zahoření. V určité fázi projektu budou vytipováni původci, kteří se zapojí do testovacího provozu. V součinnosti s nimi, dodavatelem a NA bude probíhat příprava předávání digitálních archiválií tak, aby bylo možno bezprostředně po implementaci technologií zahájit zkušební provoz. Ve zkušebním provozu budou otestovány příjem, uložení a zpřístupnění digitálních archiválií. Nejprve na testovacích datech NA a posléze ve spolupráci s vybranými původci, resp. archivy. V průběhu provozu budou odstraněny eventuální nedostatky systému a dopracovány metodické pokyny pro archiváře i původce. Velká pozornost bude rovněž věnována snadnému ovládání

a použití portálu pro přístup veřejnosti. Současně bude probíhat postupné proškolování pracovníků původců a ostatních archivů. Po úspěšném zakončení testovacího provozu dojde k certifikaci archivu jako důvěryhodného úložiště a k ověření jeho souladu s aktuálními obecně uznávanými standardy (MoReq2, Drambora, ISO15489, ISO14721 ad.). Certifikační proces bude zajištěn renomovanou auditorskou nebo atestační firmou. Po certifikaci a ověření začne digitální archiv přebírat digitální archiválie od vybraných archivů. Průběžně bude též propagován zpřístupňovací portál archivu. Využití archivu se bude velmi blížit reálnému provozu. Případné nedostatky budou operativně odstraňovány a digitální archiv plynule přejde do ostrého provozu. 3.4.3 Provozní etapa Dlouhodobý rozvoj NDA bude řešen ve 3 oblastech: a) v oblasti organizační (personální) b) v oblasti technologicko – provozní c) v oblasti finanční 3.5 Specifikace lidských zdrojů Provoz Pracoviště bude zajišťován následujícími pracovníky: a) Ředitel NDA – odpovědný za provoz Pracoviště, schvaluje případné úpravy NDA. b) Koncepční pracovník – má za úkol sledování vývoje technologií ukládání, trendy v hardware, software a výběr vhodných technologií pro rozvoj NDA. c) Administrátor systému – zajišťuje provoz NDA, realizaci případných úprav NDA. d) Správce provozu – zabezpečuje provoz NDA v rámci produktivního provozu. e) Správce provozu záložního úložiště - zajišťuje provoz záložního úložiště v rámci produktivního provozu. f) Odborný pracovník archivu – odpovědný za elektronické dokumenty, které jsou uloženy v archivu, provádí příjem dokumentů od původce a provádí výběr elektronických dokumentů mezi chráněným úložištěm a digitálním archivem. g) Operátor – provádí rutinní činnosti spojené s příjmem, kontrolou a pořizováním některých dat. h) Podpora uživatelů – badatelů – zabezpečuje podporu uživatelů – badatelů v NDA. Poskytuje podporu při práci s informačním systémem NDA, vytváří CD/DVD media s vybranými DIP pro uživatele – badatele. i) Vývojář – zajišťuje přípravu a testování migračních procedur, přípravu programů pro generování statistik a případná doplnění systému; testuje nové verze software. j) Provozní podpora doplňkových technologií (generátorů, klimatizací, elektroinstalací). Předpokládá se využití outsourcingu. k) Provozní podpora ostatní – zahrnuje ostatní služby spojené s údržbou budovy, revizemi zařízení, ostrahou budovy, úklidem. Předpokládá se, že tyto služby bude možné pro hlavní úložiště sdílet v rámci stávající budovy. Pro záložní úložiště se počítá s outsourcingem. 3.6 Oblast technologicko – provozní V závislosti na předpokládaném nárůstu přejímek ED od původců a archivů, paralelnímu rozvoji digitalizačních aktivit a dynamickému využívání přístupového portálu se předpokládá průběžné navyšování úložní kapacity NDA (v primární i sekundární lokalitě; to má dopad i na investice do zálohovacích médií) a rozšiřování funkcionality webového portálu. Po desátém roce

provozu se počítá s celkovou technologickou obměnou NDA, vyvolanou očekávaným vývojem ve sféře IT.

3.6.1 Finanční náklady Vzhledem ke koncepci NDA nebudou jeho provozem generovány žádné příjmy a NDA bude závislý na přidělených finančních prostředcích ze státního rozpočtu. Financování provozu NDA je zajištěno v návaznosti na závěry vládního usnesení č. 447/2008 k zabezpečení plnění úkolů ve věci vybudování Národního digitálního archivu. Roční průměrná částka na pokrytí všech provozních nákladů NDA byla vyčíslena na XY Kč (?asi bychom měli být konkrétní, co? – bohužel...). V nákladech byly identifikovány následující položky: a) Přímé náklady (80 %):

- zaměstnanci, - podpora procesů – příjem, karanténa, uložení, přístup, - podpora strategie ukládání – vývoj, testování, provádění migrací, - doplňování metadat, - kontrola, - doplňování HW - nákup zálohovacích médií - zajištění elektrického a komunikačního připojení, - údržba. b) Nepřímé náklady (20 %):

- provozní zaměstnanci (ostraha, úklid), - správa a údržba budov, - amortizace majetku, - administrativa.

4 Harmonogram realizace projektu Nakolik podrobně zde, nakolik v příloze.

5 Management projektu Realizaci projektu bude v Národním archivu zajišťovat pro tento účel speciálně vytvořený projektový tým. Tým bude ustanoven mimo běžnou strukturu Národního archivu se speciálně definovaným postavením a kompetencemi. Jádro týmu bude tvořeno pracovníky úseku informatiky a elektronických dokumentů 5. oddělení NA. Dále je tým rozšířen o další pracovníky NA (i z různých oddělení) a o externí pracovníky. Ve věcech projektu tým podléhá přímo ředitelce NA, které se rovněž zodpovídá ze své činnosti. Skutečnost, že projektový tým bude napříč organizační strukturou NA, vytváří riziko kompetenčních sporů, které však lze snížit jednoznačnou definicí míry zapojení pracovníků do projektu a vytvořením platformy pro řešení kompetenčních sporů. S ohledem na skutečnost, že projekt bude spolufinancován ze státního rozpočtu a budou se na něj vztahovat i s tím související pravidla, bude ekonomická část projektu (platby, správa rozpočtu) vykonávána hospodářským oddělením NA. Pro bezproblémovou komunikaci mezi projektovým týmem a hospodářským oddělením je v projektovém týmu navržena role „ekonom“.

5.1 Organizační struktura projektového týmu v rámci NA

Ředitelka NA

Koordinační výbor projektu

Hlavní tým

Pracovní skupiny

Podpůrný tým

5.1.1 Ředitelka NA je nejvyšším orgánem řízení projektu za NA. Má pravomoc rozhodovat o však otázkách projektu. Rozhoduje zejména o těchto klíčových otázkách: - změny rozsahu projektu - změny metodiky a organizace práce - personální změny projektového týmu 5.1.2 Koordinační výbor NA je tvořen ředitelkou NA, projektovým manažerem a vedoucími oddělení, jejichž pracovníci jsou aktuálně zapojeni do projektu. Slouží jako platforma pro řešení možných kompetenčních sporů, případně k projednání požadavků projektového manažera na další pracovníky Národního archivu, kteří nejsou členy projektového týmu, ale jejichž součinnost by mohla ad hoc být potřebná pro řešení projektu. Doporučuje ředitelce NA případná opatření. Koordinační výbor je svoláván ředitelkou NA podle aktuální potřeby na žádost projektového manažera nebo vedoucího některého z dotčených oddělení. 5.1.3 Hlavní skupina Zajišťuje oblasti týkající se odborných a technických záležitostí vlastní realizace NDA. Do těchto oblastí patří zejména otázky hardware, vývoje software (použitá platforma apod.) a otázky týkající se stavebních prací. Zároveň se soustředí na zpracování metodiky procesů správy elektronických dokumentů v digitálním archivu a přístupu k uloženým datům. Jejím úkolem bude spolupracovat s ostatními subjekty veřejné správy na opatřeních směřujících k efektivnímu fungování NDA. Dále skupina vytvoří metodické pokyny pro výběr digitálních dokumentů u původců a jejich ukládání v digitálním archivu, zpracování a využívání. 5.1.4 Podpůrná skupina Členové podpůrné skupiny se na činnosti projektového týmu nepodílejí nepřetržitě po celou dobu, ale zapojují se na pokyn projektového manažera v případě potřeby. Skupina vykonává činnosti, které jsou pro projekt nutné, ale jejich potřeba nastává nárazově.

5.2 Role projektového týmu 5.2.1 Sponzor projektu Sponzorem projektu je ředitelka NA. Rozhoduje o způsobu financování Odpovídá za projekt a za vytvoření organizačních podmínek pro realizaci projektu. Má hlavní rozhodovací kompetence. 5.2.2 Projektový manažer řídí činnost projektového týmu a odpovídá za úspěšnou realizaci projektu. Ze své činnosti se zodpovídá ředitelce NA. Koordinuje, řídí a hodnotí práci členů projektového týmu a rozhoduje v záležitostech delegovaných mu ředitelkou NA. Navrhuje zapojení dalších osob do projektového týmu. Koordinuje spolupráci s projektanty a dodavateli. Plní též roli tiskového mluvčího projektu. 5.2.3 Projektový asistent dokladuje a administrativně zabezpečuje činnost projektového týmu, monitoruje aktivity projektu, vytváří monitorovací zprávy, vytváří analytické podklady pro rozhodování projektového manažera. 5.2.4 Stavební technik koordinuje a usměrňuje stavební část přípravy a realizace projektu NDA. Shromažďuje informace o právních předpisech, vztahujících se k problematice a dbá na jejich dodržování. Zpracovává a kontroluje časový harmonogram stavby. Koordinuje spolupráci s projektanty a dodavateli stavby. Upozorňuje projektového manažera na případné nedostatky provedených prací i na jiná eventuální rizika. 5.2.5 Technik HW a SW definuje technické parametry do zadávací dokumentace a navrhne způsob jejich hodnocení. Průběžně shromažďuje informace o právních a technických předpisech vztahujících se k technickému řešení projektu. V průběhu projektu posuzuje a ověřuje navržené a dodané technologie. Rovněž posuzuje a kontroluje termíny pro jednotlivé úkony (etapy) a eventuální změny či úpravy v technické části projektu. 5.2.6 Archivář - metodik koordinuje a zajišťuje spolupráci týmu či skupiny v oblasti výběru, přejímání, zpracování a zpřístupňování archiválií s jinými subjekty veřejné správy a archivy. Dbá na zajištění souladu projektu s odbornou legislativou zejména v oblasti předarchivní péče a zpracování archiválií. K jeho úkolům patří koordinace při definici a kodifikaci metadat a formátů souborů předávaných do digitálního archivu. Průběžně shromažďuje informace vztahující se k legislativě, normám a standardům týkající se jeho oblasti působnosti. Zodpovídá za včasné odhalení případných rizik. 5.2.7 Ekonom (rozpočtář) zajišťuje komunikaci s ekonomicko-provozním oddělením NA. Kontroluje termíny a náležitosti plateb. Jeho úkolem je sledovat a koordinovat finanční záležitosti projektu, dodržování rozpočtových pravidel a upozornit na případná rizika v této oblasti. 5.2.8 Programový manažer zajišťuje konzistentnost věcného řešení projektu v souladu s jeho plánem a jednotnou metodologií zvolenou pro řešení projektu. Je nominován a zároveň je členem resortního PMO.

5.2.9 Manažer kvality je do projektového týmu nominován ÚHA. Z této pozice je odpovědný za směřování projektu v rámci širší koncepce SA. Je zodpovědný za kvalitu projektu a výstupů projektu ve vztahu ke koncepci SA. 5.2.10 Pracovník PR spolupracuje s projektovým týmem při zajištění publicity projektu. 5.2.11 Právník na žádost projektového manažera poskytuje právní rady a konzultace. 5.2.12 Interní auditor kontroluje činnost projektového týmu a upozorňuje na případné nedostatky a rizika. 5.2.13 Archivář konzultant odborný pracovník archivu, který spolupracuje na řešení metodické části projektu. V praxi půjde o několik osob z různých oborů archivní činnosti (např. předarchivní péče, zpracování spisů, obrazových, zvukových či video dokumentů). 5.3 Způsob zapojení a odměňování jednotlivých rolí role

způsob zapojení

způsob odměňování (z projektu)

Sponzor projektu

stávající zaměstnanec NA

Projektový manažer

stávající zaměstnanec NA

měsíční odměna

Projektový asistent

přijat na dobu projektu

celý plat

Stavební technik

přijat na dobu projektu

celý plat

Technik HW a SW

stávající zaměstnanec NA

měsíční odměna

Archivář – metodik

stávající zaměstnanec NA

měsíční odměna

Ekonom

stávající zaměstnanec NA

měsíční odměna

Programový manažer

nominován PMO

Manažer kvality

nominován ÚHA

Pracovník PR

stávající zaměstnanec NA

dohoda o PP

Právník

stávající zaměstnanec NA

dohoda o PP

Interní auditor

stávající zaměstnanec NA

dohoda o PP

Archivář konzultant

stávající zaměstnanec NA či jiného archivu

dohoda o PP

Způsob bude třeba ještě upřesnit, neboť PMO plánuje, že společně s ekonomickým a plánovacím odborem odborem vydá metodiku. 5.4 Sledování průběhu projektu a hodnocení Projektový manažer bude svolávat jednání hlavní skupiny projektového týmu a projektového asistenta minimálně jedenkrát do týdne. K tomuto jednání budou dle potřeby přizváni členové

podpůrného týmu. O každém jednání bude pořízen stručný záznam, který bude projektovým manažerem v rámci měsíčního shrnutí (hodnocení) předán ředitelce NA. Dále budou zpracovávány podklady podle požadavků operačního programu a zprostředkujícího subjektu. Podstatné podklady budou předávány prostřednictvím ředitelky NA stanoveným pracovníkům Ministerstva vnitra.

6 Technické a technologické řešení projektu Rozepsat zkratky; seznam ostatních dát do samostatné kapitoly 6.1 Úvod Technické a technologické řešení vychází z Technologického projektu, který si nechal vypracovat Národní archiv na základě vládního usnesení č. 11/2004. Technologický projekt byl zpracován v období od července 2007 do března 2008 a je k dispozici v Národním archivu, případně na jeho webových stránkách. Řešení však reaguje na nové skutečnosti a na podněty oponentů, které byly vůči Technologickému projektu vzneseny6. Řešení respektuje normu ISO 14721:2003 - Open Archival Information System. Dokumenty uložené v archivu jsou uloženy a spravovány společně s metadaty v podobě tzv. informačních balíčků.7 6.2 Stavební část V oblasti stavební budou vybudována dvě úložiště: hlavní a záložní. Na základě technologického projektu musí být od sebe vzdálena nejméně 50 km. Digitální archiv bude součástí Národního archivu. Z dlouhodobého hlediska se jeví jako výhodné umístit hlavní úložiště do současného archivního areálu (jedna ostraha, jedno datové připojení, možnost částečného využití stávajících prostor NA (kanceláře), méně cestovních nákladů). Současná prostorová kapacita NA však není schopna pokrýt prostorové a technologické požadavky digitálního archivu a proto je třeba prostory pro hlavní datové úložiště nově vybudovat. 6.2.1 Hlavní úložiště Hlavní úložiště bude vybudováno na stavební parcele č. 2328/1 v těsném sousedství Národního archivu v archivním areálu v Praze-Chodovec. Uvedená parcela je v majetku Národního archivu. Půjde o jednopodlažní objekt umístěný pod zemí, tj. jedná se o umístění v 1. podzemním podlaží. Pracoviště bude vybaveno vlastní vzduchotechnikou a klimatizací, teplem bude zásoben ze stávajícího (možnost úpravy) centrálního zdroje tepelné energie NA. Tepelná izolace a hydroizolace budou provedeny tak, aby byly aktuální minimální normové hodnoty překročeny na straně bezpečné min. o 20 % s ohledem na budoucí charakter provozu. Pracoviště bude vybaveno nouzovým zdrojem elektrické energie. Důsledně bude zabezpečena pasivní i aktivní požární odolnost. Pracoviště bude postaveno přednostně z nehořlavých materiálů, bude vybaveno požárními hlásiči a doplněno hasicími přístroji spolu s automatickými hasicími systémy. a) Souhrnné požadavky na plochy a prostory: 1) Plocha parcely 2328/1:

9. 411 m2

6 Ministerstvo vnitra, sekce informatiky, č.j. MV-17779-2/OIS-2008 Ministerstvo vnitra, odbor bezpečnostní politiky, č.j. MV-15233-2/OBP-K-2008 Připomínky k materiálu: Projekt pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě, ČVUT, 28. 8. 2008 7 dle OAIS SIP (Submission Information Package), pro předání dokumentu od původce do archivu AIP (Archival Information Package), pro uložení dokumentu v archivu DIP (Dissemination Information Package), pro předání dokumentu z archivu badateli (žadateli)

Způsob využití:

manipulační plocha

Druh pozemku:

ostatní plocha

2) Zastavěná plocha plánovaná:

1.035 m2

3) Obestavěný prostor:

7.250 m3

4) Počet podlaží:

1 podzemní podlaží

5) Celková užitná plocha:

670 m2

6) Celková plocha využitelná pro technologii pro HP:

460 m2

7) Celková plocha pro pomocnou technologii (klimatizace, vzduchotechnika, zdroj elektrické energie, zásobníky PHM):

120 m2

8) Ostatní plochy (sociální zařízení, sklady):

90 m2

9) Počet garážových stání:

0

10) Počet parkovacích míst: 0 (NA disponuje dostatečným počtem stávajících parkovacích míst na vlastním pozemku.) b) Specifické požadavky na stavbu: 1) Prostředí umožňující nepřetržitý provoz serverů a dalších ICT zařízení potřebných pro fungování digitálního archivu. Připojení dvěma nezávislými datovými připojeními. 2) Dva trvalé nezávislé silové přívody elektrické energie pro digitální technologii 3 x 400 V / 70 kW a jedna přípojka pouze pro provoz, klimatizaci a větrání (70 kW) ze stávajících rozvodů. 3) Strukturovaná kabeláž. 4) Náhradní zdroj elektrické energie – generátor s výkonem cca 100 kVA. Zásobníky PHM, odkouření. 5) Zabezpečení proti vniknutí cizích osob (EKV, EZS, EPS, kamerový systém). 6) Strojovna vzduchotechniky včetně klimatizace. 6.2.2 Záložní úložiště Pro potřeby záložního úložiště bude upraven objekt K III v areálu Základny logistiky Olomouc v Hluboké nad Vltavou. Objekt je v majetku ČR a právo příslušnosti hospodaření bude převedeno na NA. Stavební část zahrnuje výstavbu i úpravu prostor a to včetně zabezpečení rozvodů vody, elektřiny, plynu, datových připojení apod. a) Souhrnné požadavky na plochy a prostory: 1) Celková užitná plocha ZP:

300 m2

2) Celková plocha využitelná pro technologii pro ZP:

250 m2

3) Celková plocha pro pomocnou technologii (klimatizace, vzduchotechnika, zdroj elektrické energie, zásobníky PHM):

70 m2

4) Ostatní plochy (sociální zařízení, sklady):

60 m2

5) Počet garážových stání:

0

6) Počet parkovacích míst:

0

b) Specifické požadavky na stavbu: 1) Prostředí umožňující nepřetržitý provoz serverů a dalších ICT zařízení potřebných pro fungování digitálního archivu. Připojení dvěma nezávislými datovými připojeními. 2) Dva trvalé nezávislé silové přívody elektrické energie pro digitální technologii 3 x 400 V / 70 kW a jedna přípojka pouze pro provoz, klimatizaci a větrání (70 kW) ze stávajících rozvodů. 3) Strukturovaná kabeláž. 4) Náhradní zdroj elektrické energie – generátor s výkonem cca 100 kVA. Zásobníky PHM, odkouření. 5) Zabezpečení proti vniknutí cizích osob (EKV, EZS, EPS, kamerový systém). 6) Strojovna vzduchotechniky včetně klimatizace. 7) Vzdálenost nejméně 50 km od hlavního úložiště 6.3 Technologická část V technologické části bude dodáno potřebné hardwarové a softwarové vybavení a vytvořen ucelený systém pro správu digitálních archiválií, včetně modulů zajišťujících příjem dokumentů a jejich zpřístupnění (archivní informační portál). Programové vybavení bude sestávat ze standardního software a speciálně vyvinutých aplikací. Součástí dodávky bude proškolení pracovníků a provozní podpora. v rámci technologické části projektu proběhne rovněž ověřovací provoz a bezpečnostní audity. Na základě technologického projektu jsou stanoveny základní parametry a požadavky na jednotlivé prvky technologické části. Předpokládá se, že dodavatelům bude umožněno podat pro některé technologické části variantní nabídku. Jak vyplývá z technologického projektu lze digitální archiv rozdělit z hlediska funkčnosti na hlavní část, záložní část a zastřešující informační systém. Hlavní část obsahuje: chráněné úložiště

Diskové pole s kapacitou 160 TB zálohované pomocí datových pásek. Slouží k bezpečnému uložení významných dokumentů, u kterých však nebylo rozhodnuto o trvalé hodnotě.

digitální archiv

Datové úložistě s výchozí kapacitou 60 TB, přičemž data budou současně umístěna na diskovém poli a UDO médiích. Slouží k bezpečnému a trvalému uložení dokumentů s trvalou hodnotou.

informační systém

je chápán jako součást hlavního úložiště, ale podrobněji je popsán níže

Záložní část obsahuje: digitální archiv

Datové úložistě s výchozí kapacitou 60 TB, přičemž data budou současně umístěna na diskovém poli a UDO médiích. Slouží k bezpečnému a trvalému uložení dokumentů s trvalou hodnotou.

Informační systém obsahuje příjem

část inf. systému schopná zajistit převzetí dokumentů od původce, zajistit validaci formátů a zkontrolovat vyplnění metadat

karanténa

část inf. systému schopná zabránit přijetí dokumentů obsahujících viry či jiný škodlivý software

správa

část inf. systému zajišťující oprávněnému pracovníku manipulovat s dokumentem; průběžně kontroluje konzistenci uložených dokumentů

zpracování

část inf. systému umožňující oprávněnému uživateli doplňovat metadata k dokumentům

migrace

část inf. systému umožňující (po splnění předem daných podmínek) převod dokumentu do jiného formátu (migraci)

přístup

část inf. systému, která zpřístupní oprávněnému uživateli dokumenty

archivní informační portál

webový portál sloužící pro prezentaci dokumentů v archivu a popisů archiválií veřejnosti

uložených

6.4 Metodická část Správná funkce NDA je podmíněna vytvořením a implementací jednotných řešení a postupů pro předávání, zpracování a zpřístupňování elektronických dokumentů, kterým se podřídí zejména původci. Současně bude zpracován komplexní materiál obsahující metodické návody pro digitalizaci a popis tradičních dokumentů a pro rozhraní k informačním systémům pro správu dokumentů i systémům archivů. 6.5 Popis archivu 6.5.1 Způsob uložení Dokumenty přicházející do archivu lze rozdělit do dvou kategorií: 1) Archiválie jsou dokumenty s trvalou hodnotou, které byly vybrány s ohledem na svou trvalou hodnotu příslušným archivem ve skartačním nebo mimo skartační řízení a jako archiválie evidovány. Archiválie budou uchovávány v digitálním archivu jako podsystému NDA (viz obrázek). 2) Ostatní dokumenty mají velkou hodnotu, ale nejsou postaveny na úroveň archiválií. Patří sem zejména dokumenty, u kterých dosud neproběhl, resp. teprve probíhá výběr či doplňování metadat a digitální reprodukce tradičních archiválií. Digitální reprodukce nemají statut zajišťovacích reprodukcí, ale jejich ochrana je významná s ohledem na finanční prostředky vkládané do digitalizace. Posledním druhem patřícím mezi ostatní dokumenty jsou seznamy a přehledy, jejichž prostřednictvím probíhá výběr archiválií, komunikace s NDA a aktivní (nearchivovaná) data Celostátního archivního portálu. Budou uchovávány v chráněném úložišti. Schéma NDA přibližuje následující obrázek:

act Živ otní cyklus dokumentu

Původce Digitální dokument k předání

Dukument původce z CHÚ

DIP

SIP

Pracoviště digitálního archivu

Chráněné úložiště

Příjem a karanténa

Odmítnutí dokumentu

Zničení dokumentu

AIP

Digitální archiv

DIP

DIP

Informační systém archivu

Poskytnutí dokumentu z chráněného úložiště

Poskytnutí dokumentu z archivu

Příjem s karanténní zónou

zajišťuje převzetí a kontrolu dat od původců. Převzatá data jsou nejprve umístěna do karanténní zóny, jež má za cíl eliminovat nebezpečí proniknutí virů a obdobných nákaz software do systému. Jejím úkolem je vždy zaručit, že každý elektronický dokument, který bude od původce zaslán do archivu, bude řádně prověřen z pohledu antivirové a antispamové ochrany a bude rovněž otestován, zda odpovídá podmínkám převzetí do archivu. Tedy, zda je ve správném formátu a se správnými metadaty. Dokumenty, které kontrolou neprojdou budou odmítnuty. Dokumenty budou do archivu přicházet formou tzv. SIP. Příjem se uskuteční dálkovým přístupem formou standardizovaného a rozšířeného protokolu (FTP, SMTP) nebo off-line předáním definovaných datových médií (CD, DVD). U obou přístupů budou aplikovány taková bezpečnostní opatření, aby bylo možno identifikovat předávajícího a zaručit, že během přenosu nedošlo ke změně dokumentu (obdoba elektronické podatelny dle vyhlášky 496/2004 Sb.). Kvalita zabezpečení bude ověřena v rámci certifikace NDA. Chráněné úložiště

bude bezpečně uchovávat tzv. ostatní dokumenty. Bude tvořeno diskovým polem zálohovaným páskovou knihovnou či knihovnou optických disků. Dokumenty budou ve své většině uloženy v podobě tzv. AIP. Oproti AIP uloženým v archivu mohou být u chráněného úložiště aplikovány nižší požadavky na formát a metadata. Digitální archiv

Ověřit vzdálenost. slouží k dlouhodobému uchování digitálních archiválií. Bude tvořen hlavním a záložním pracovištěm. Pracoviště budou od sebe vzdálena 109 km. V každém pracovišti budou dokumenty

uloženy na dvou typech médií s odlišnou fyzikální podstatou záznamu: optickou (UDO média) a magnetickou (disková pole). Dokumenty budou uloženy v podobě tzv. AIP a budou pravidelně kontrolována z hlediska konzistence, expirace formátu apod. 6.5.2 Správa dat Dokumenty uložené v chráněném úložišti a v obou úložištích digitálního archivu budou spravovány modulárním systémem. Úkolem tohoto systému je komplexní péče o dokument od přijetí, přes uložení až po zprostředkování přístupu k dokumentu. Úložištěm nearchivních dat tohoto systému bude chráněné úložiště. Systém správy dat musí zejména zajistit: - přijetí dokumentu - antivirovou kontrolu - kontrolu validity formátu dokumentu - kontrolu vyplnění povinných metadat - uložení dokumentu do příslušného úložiště (chráněné úložiště, archiv) - průběžnou kontrolu konzistence dokumentu - evidenci veškerých operací s dokumentem včetně přístupu - možnost definice uživatelských rolí a přístupových práv pro tyto role - dostupnost dokumentu jen pro uživatele vybaveného příslušnými přístupovými právy - správu metadat dokumentu včetně doplnění či označení neplatnosti - export kopie dokumentu ke zpřístupnění, migraci či archivnímu zpracování (DIP) 6.5.3 Uchovávací metoda Dokumenty budou uchovávány s použitím metody migrace formátu. Jejím principem je přizpůsobení dat prostředí. Jakmile se použitý formát elektronických dokumentů stává zastaralým, převedou se všechny dokumenty uložené v tomto formátu do formátu nového. Migrace je používána v řadě archivních institucí např. ve Velké Británii a Severním Irsku, Austrálii nebo Portugalsku. Migrace bude probíhat do trvanlivého formátu vhodného pro dlouhodobé uložení. Trvanlivý formát je volen s ohledem na otevřenost, stabilitu, normovatelnost, bezeztrátovost, nezávislost na systému, široké rozšíření a levné zpracování. Podmínkou efektivity uchovávání uvedenou metodou je omezení počtu formátů, ve kterých budou dokumenty přicházet do archivu. V opačném případě hrozí tříštění úsilí, odborných kapacit a finančních prostředků. Formáty lze rozdělit do tří skupin: preferované formáty, akceptovatelné formáty a formáty s nízkou trvanlivostí. Preferované formáty se jeví jako velmi vhodné pro dlouhodobé uchovávání a dokumenty v nich předané nebude třeba v archivu po určitou dobu migrovat. Akceptovatelné formáty mají dobré předpoklady pro dlouhodobé uchovávání, ale vyžadují větší pozornost než preferované formáty. Dokumenty v preferovaných a akceptovatelných formátech budou do archivu přebírány. Formáty s nízkou trvanlivostí nemají předpoklady pro dlouhodobé uchovávání a dokumenty v nich uložené archiv odmítne (případná migrace bude probíhat již při tvorbě SIP). Příklad rozdělení formátů uvádí následující tabulka: typ dokumentu

preferované formáty

akceptovatelné formáty

formáty s nízkou trvanlivostí

textový dokument

prostý text, XML struktura, PDF A/1a

OpenDocument, OpenOffice 1.0, Ritch Text Format 1.x, Office Open XML, PDF

MS-Word, Text602, 602 PC Suite, Amipro, WordPerfect

tabulky

Delimited text (CSV)

prezentace

OpenDocument, Office Open XML

MS-Excel, Calc602, Lotus

PDF, OpenDocument, Office Open XML

MS-PowerPoint

rastrová grafika

TIFF, PNG

BMP, JPEG, JPEG2000, TIFF (jiná komprese), PCX, TIFF (komprimovaný LZW, interní formáty grafických JPEG), GIF aplikací

vektorová grafika

SVG 1.1 (bez Javy)

Computer Graphic Metafile interní formáty grafických aplikací

zvukové dokumenty

WAV, AIFF, Broadcast Wave

MP3, MP2, OGG Vorbis

Windows Media Audio, RealNetworks

video dokumenty

MPEG-1, MPEG-2, QuickTime, AVI (nekomprimované)

OGG Theora, MPEG-4

AVI, QuickTime (komprimované), Windows Media Video, RealNetworks

V průběhu uložení dokumentu v digitálním archivu bude probíhat průběžná kontrola expirace formátu. Tým NDA bude povinen pečlivě sledovat vývoj ICT a průběžně vyhodnocovat vhodnost a použitelnost formátů. Tým musí s dostatečným předstihem identifikovat morálně zastaralý formát, vybrat formát jiný a připravit a otestovat migrační nástroje. Následně bude provedena migrace všech dokumentů ve starém formátu do nového formátu. Přitom zůstane vedle do NDA předaného dokumentu zachován i dokument vzniklý v jedné bezprostředně předcházející migraci. 6.5.4 Metadata Každý dokument uchovávaný v archivu, předávaný do archivu či zpřístupňovaný z archivu nebude úplný, pokud k němu nebudou k dispozici metadata - další dodatečné informace, které ho začlení do kontextu s jinými dokumenty. Ta je možno rozdělit do tří kategorií: Popisná metadata

(například název, popis, autor, původce, typ, spisový znak, a další) slouží převážně pro popis elektronických dokumentů a jsou využívána pro vyhledávání objektu a zjištění základních údajů o objektu. Popisná metadata vycházejí ze standardů Dublin Core a Moreq2 a mohou být dále doplněna o potřebné položky podle legislativních či provozních potřeb indikovaných u původce jeho systémem pro správu dokumentů, v archivu archivním software. Uchovávací metadata

slouží pro podporu trvale udržitelného uchovávání a pro archivační aktivity. Uchovávací metadata obsahují údaje o formátu, technické údaje o uložených digitálních objektech. Dále obsahují informace o činnostech či změnách provedených s elektronickým obsahem. Pro uchovávací metadata bude využit standard PREMIS. Pro udržování informací o formátu se využije on-line registr formátů PRONOM (bez jednoznačné identifikace formátu včetně jeho typu a verze není automatizovaná migrace možná). Uchovávací metadata umožňují zajistit následujících pět základních funkcí: životaschopnost (viability), čitelnost - schopnost vyjádření obsahu (renderability), srozumitelnost (understandability), autenticitu (autenticity), identifikaci (identification). Strukturální metadata

slouží pro sdružení všech částí informačního balíčku do jednoho logického celku. Ukazují, jak spolu jednotlivé součásti dokumentu souvisí. Strukturální metadata využijí standard METS. Každou ze skupin je možno rozdělit do dvou podskupin:

Metadata povinná

Musí být vyplněna u každého dokumentu. Nesplnění této podmínky má za následek odmítnutí převzetí dokumentu do archivu. Metadata nepovinná

U dokumentu mohou, ale nemusí být uvedena. Systém metadat je koncipován tak, aby bylo možno množinu metadat rozšiřovat, případně upravovat povinnost vyplnění. Do metadat mohou být položky pouze přidávány, ale nemohou být odstraňovány. V rámci digitálního archivu budou metadat primárně uložena společně s dokumentem v rámci jeho tzv. balíčku. 6.5.5 Hardware a software Cílem projektu je vytvořit modulární prostředí umožňující dlouhodobé uložení dokumentů a jejich metadat využívající v maximální míře standardizovaných, rozšířených a otevřených protokolů. Bližší hardwarové a softwarová specifikace je součástí Technologického projektu. Konkrétní návrh zařízení a používaných ukládacích médií bude předmětem výběrového řízení. 6.5.6 Zpřístupnění – předkládání dokumentů Zpřístupňování dokumentů uložených v digitálním archivu nebo v chráněném úložišti je proces, při kterém dochází k napojení dokumentů na jednotný informační systém, doplnění jejich metadat zejména s ohledem na přístupová práva a prezentace (předkládání) dokumentů prostřednictvím jednotných rozhraní Celostátního archivního portálu. Ten jediný může komunikovat prostřednictvím Správy dat s vlastním digitálním archivem. Uživatelská rozhraní budou budována s důrazem na jednoduchost a pochopitelnost. Bude jimi webový portál nebo rozhraní informačního systému komunikující prostřednictvím webových služeb. Každé rozhraní přistupující k NDA bude digitálním archivem posouzeno a schvalováno. Definice technických parametrů pro přístup umožní případné napojení různých aplikací, např. státních informačních portálů. V rámci projektu digitálního archivu bude pro základní přístup k archivu vybudován webový portál. Ten libovolnému uživateli na základě jeho oprávnění zprostředkuje přístup k archivu. Nepřihlášený uživatel bude mít možnost vyhledávat pouze v informacích o archiváliích a dokumentech veřejně přístupných, oprávněný bude mít přístup i k dalším dokumentům. Lze identifikovat situaci, kdy je v archivu uložen dokument, který je v rámci zákonem dané lhůty veřejnosti nepřístupný, ale původci a zákonem daným osobám bude k dispozici. Proces přístupu k archiváliím a ostatním dokumentům uloženým v NDA bude realizován ve dvou krocích. V prvním uživatel získá informace o archiváliích, jejich popis a případně náhled a základní metadata. Na základě těchto informací si pak uživatel může vyžádat vlastní (původní a/nebo migrovaný) dokument a výpis kompletních metadat. 6.5.7 Zpracování Archiválie uložené v digitálním archivu budou procházet podobnými procesy, jako archiválie tradiční, přičemž se předpokládá, že také archivní fondy budou tvořeny hybridně – klasickými i digitálními archiváliemi. Jde zejména o třídění a pořádání včetně možnosti přehodnocení významu a vyřazení dokumentu. Na rozdíl od technické úrovně (migrace, způsob uložení), kterou zajistí

digitální archiv, bude zpracování prováděno odbornými archiváři příslušného archivu prostřednictvím jeho informačního systému napojeného na Celostátní archivní portál. K zajištění procesů nutných ke zpracování budou v rámci projektu stanoveny postupy a technické parametry komunikace systémů pro zpracování archiválií, využito bude zejména jednotné jednoznačné identifikace.. Zpracování archiválií de facto znamená úpravu a doplnění metadat přiřazených k dokumentu. Součástí zpracování není přímá manipulace s dokumentem (kopírování, mazání, migrace), pouze v případě přehodnocení významu dojde k označení dokumentu „ke zničení“. 6.5.8 Autenticita Mezi typické požadavky definující autenticitu je plné zachování integrity, garantované uchování informace o původu, dostupnost a čitelnost (viz též Směrnice Rady Evropy 2001/115/ES k ukládání elektronických daňových dokladů). Předpokládané řešení bude orientováno na zajištění těchto požadavků zajišťujících důvěryhodnost archivu: c) maximální standardizace (metadat, formátů, postupů aj.) d) certifikace archivu e) administrativní záruky za uložená data f) schopnost vývoje a reakce na změny g) trvalá finanční udržitelnost h) technologická a procedurální přiměřenost i) odpovídající systémová bezpečnost j) procedurální odpovědnost S dokumenty uloženými do digitálního archivu budou ukládány i údaje o autentizačních prvcích z předchozí etapy životního cyklu dokumentu (zaručený elektronický podpis, elektronická značka, časová razítka); jejich následné ověřování (po vypršení certifikátů) již nebude proveditelné. Vzhledem k tomu, že zmíněné autentizační prvky nejsou vhodné pro dlouhodobé ukládání (a ověření bude součástí předávaných metadat), bude autenticita založena na splnění požadavků důvěryhodnosti prostřednictvím interních procedur NDA Archiv musí zejména vyloučit neoprávněný přístup (včetně fyzického přístupu k médiím) a kdykoli doložit, jaké operace byly s dokumentem provedeny od jeho převzetí do archivu. Pomocí metadat bude NDA schopen doložit, že dokument nebyl od převzetí změněn a pokud byl migrován, jakým způsobem migrace proběhla. V případě vydávání opisů, výpisů a kopií by mělo být postupováno obdobně jako v případě autorizované konverze stanovené zákonem č. 300/2008 Sb. Opis se doplní výpisem metadat, který charakterizuje životní cyklus i parametry dokumentu.

7 Hodnocení efektivity a udržitelnosti projektu Nutno rozpracovat ! Výstavba NDA má strategický význam v koncepci rozvoje elektronizace veřejné správy. Provoz investice bude v průběhu realizace investiční fáze projektu zabezpečován Národním archivem, a to z prostředků alokovaných TEĎ SI VYMÝŠLÍM Ministerstvem financí ČR na Ministerstvo vnitra ČR rozhodnutím XY ze dne XY a doplňkově i z prostředků IOP. S ohledem na charakter provozu NDA nebudou generovány v provozní fázi žádné příjmy a NDA bude závislý na přidělených finančních prostředcích ze státního rozpočtu. Financování provozu NDA je zajištěno v návaznosti na závěry vládního usnesení č. 447/2008 k zabezpečení plnění úkolů ve věci vybudování Národního digitálního archivu. Roční průměrná částka na pokrytí

všech provozních nákladů NDA byla vyčíslena na XY Kč (?asi bychom měli být konkrétní, co? – bohužel...).

8 Potřeba a zajištění oběžného a investičního majetku Nutno dopracovat! 8.1 Datové úložiště Od počátku projektu budou a) shromažďovány dokumenty pro účely testovacího provozu, b) ověřovány dílčí metodické postupy a za c) shromažďovány dokumenty pro budoucí import do digitálního archivu. Pro tyto účely bude pořízeno datové úložiště o kapacitě cca 10 TB, které bude později zakomponováno do struktury digitálního archivu (například jako ověřovací (testovací) sestava). Součástí úložiště bude i webový server, který bude sloužit jako prezentační platforma projektu a zároveň bude plnit některé funkce budoucího portálu digitálního archivu. UPS rack FTP server web server diskové pole optická knihovna optická mechanika aktivní prvky ? umístění ve skladu vedle serverovny ? 8.2 Datové připojení Dále bude pro potřeby projektového týmu a k účelům uvedeným u datového úložiště zřízeno datové připojení o kapacitě 20 Mb/s. Toto připojení se po kapacitním navýšení stane primárním datovým připojením hlavního úložiště nebo bude využito jako připojení záložní. 8.3 Automobil Umístění záložního úložiště v bezpečné vzdálenosti od hlavního přináší nutnost relativně častých cest mezi úložišti. Vyšší frekvenci lze očekávat zejména ve fázi stavebních úprav a ve fázi testovacího provozu. Národní archiv tuto potřebu není schopen ze svých zdrojů pokrýt a proto bude pořízen 1 automobil. Ten bude využíván výhradně pro potřeby projektu. Parametry: nízká spotřeba servis cena úložný prostor ne třídveřové 8.4 Multifunkční zařízení V průběhu projektu se předpokládá zvýšená potřeba skenování materiálů pro projektový tým, jejich kopírování a tisku. Z tohoto důvodu bude pořízeno multifunkční zařízení. Při výběru bude kladen důraz na poměr cena/výkon a šíři a délku záručních podmínek.

9 Finanční a ekonomická analýza Sestavit postup!

10 Analýza rizik riziko

popis rizika

pravděpodobnost [%]

významno řízení a ošetření st [1 min – 3 max]

20,00%

2

Věnovat patřičnou pozornost přípravě rozpočtu a sledovat průběžné čerpání rozpočtu a průběh prací.

Časové průtahy ve výběrových řízeních

Lze očekávat časové ztráty 30,00% v průběhu realizace jednotlivých výběrových řízení způsobené odvoláváním se účastníků řízení proti průběhu nebo výsledku těchto řízení.

2

Věnovat patřičnou pozornost přípravě každého výběrového řízení i jeho realizační fázi.

Časové průtahy během stavební fáze

Vinou různých faktorů může dojít ke zpoždění v oblasti výstavby/adaptace uvažovaných objektů NDA.

50

2

Jasná definice sankcí ve smlouvě s dodavatelem, příp. stanovení náhradního dodavatele.

Projektový tým (jeho stabilita, odborná způsobilost)

Realizaci projektu může 30 zásadním způsobem ohrozit nestabilita projektového týmu, způsobená fluktuací jeho členů.

1

Jasná definice kompetencí a odpovědnosti členů týmu, motivační mzdová politika, vytvoření Best Practice pro každou projektovou roli, které umožní plynulé osvojení si dané role novým pracovníkem.

Vývoj v oblasti ICT

Řada konkrétních bodů obsažených v Technologickém projektu, ze kterých vychází řešení NDA, je logicky poplatná době, v níž byl tento dokument vytvářen. Vývoj v oblasti ICT je velice rychlý, dochází zde k pravidelnému zastarávání navržených řešení. S tímto problémem budeme konfrontováni ve chvíli praktické implementace technologického řešení (rok 2011) NDA.

1

Pravidelně sledovat vývoj v oblasti ICT a přizpůsobovat principy Technologického projektu aktuálnímu stavu poznání.

Nemožnost převádět V případě opoždění některých prostředky do dalšího etap z viny dodavatele může roku dojít k situaci, kdy nebude možné akceptovat dílo a tudíž provést platbu do konce roku. Pokud budou finanční prostředky alokovány jen pro daný rok a v dalším roce je nebude možno čerpat, hrozí riziko propadnutí těchto peněz a tím i snížení finančních prostředků na celý projekt.

10,00%

11 Zhodnocení projektu na základě výsledků studie