Příloha č. 1 Náležitosti nabídky a návrh funkčnosti Interaktivního manažerského modulu (IMM) Nabídka musí zahrnovat následující prvky:
Návrh architektury softwaru; Vývoj softwaru a realizaci služeb rozhraní pro prostředí ROP JV, které je uvedeno v příloze č.2 Popis ICT prostředí; Instalace a testování IMM; Školení; Technická podpora.
Součinnost zadavatele
Zadavatel neposkytuje žádné SW prostředky vývojového prostředí, může poskytnout omezené HW prostředky, které jsou specifikovány v příloze č. 2. Popis ICT prostředí. Jako úložiště dat pro potřeby IMM bude sloužit server zadavatele. Zadavatel poskytne zázemí vybavené základním nábytkem a připojením k Internetu v sídle zadavatele pro část řešitelského a implementačního týmu zhotovitele. Zadavatel poskytne plnou součinnost při vývoji systému z hlediska upřesňování a testování požadovaných funkcionalit. Zadavatel umožní dodavateli vzdálenou správu IMM na svém serveru
Součinnost zhotovitele
Zajištění komunikace a interakce projektového týmu formou částečné přítomnosti vývojového a implementačního týmu zhotovitele v sídle zadavatele. Průběžné upřesňování projektového plánu, priorit a řešení formou akceptačních kontrolních dnů s dohodnutou periodicitou minimálně 1 x měsíčně.
Technická podpora produktu Uchazeč se v nabídce zaváže formou ustanovení ve smlouvě vykonávat pro zadavatele metodickou a technickou podporu, servis, hot-line a další formy podpory spočívající v operativním odstranění problému, např. havárie, nefunkčnosti, částečné nefunkčnosti, osobně na místě u zadavatele nebo jinou formou odborné pomoci směřující k vysvětlení odborných záležitostí a k odstranění problému. Formy podpory musí být poskytovány v pracovních dnech od 8mi do 16ti hodin. Havarijní stavy, které brání v provozu, je nutné začít odstraňovat okamžitě po jejich nahlášení. Havarijní stavy musí být odstraněny v co
1
nejkratším možném termínu od nahlášení. Technická podpora musí být poskytována jak v rámci rutinního, tak v rámci zkušebního provozu. K systému musí být dodána a po dobu poskytování technické podpory dodavatelem udržována kompletní a aktuální dokumentace. Telefonická podpora (hot-line) v rozsahu 6 hodin měsíčně bude dodavatelem poskytována v pracovní dny od 8mi do 16ti hodin. Je považována za součást plnění dodavatele – školení. Služba nebude zvlášť naceněna (bude poskytována zdarma). Zadavatelem je požadováno, aby veškeré požadavky na technickou podporu a hlášené vady byly centrálně evidovány, včetně popisu průběhu odstraňování vad a řešení požadavků a aby byly zadavateli tyto informace dostupné prostřednictvím systému HelpDesk dodavatele (s možností jejich nahlášení). Dodavatel musí umožnit zadavatelům personifikovaný přístup do systému HelpDesk.
Základními činnostmi IMM budou následující činnosti:
sledování procesů v rámci ROP JV; optimalizaci procesů v rámci ROP JV; modelování a řízení ROP JV; analyzování plnění cílů ROP JV; tvorbu vlastních výstupů ve standardních formátech (např. MS Office) umožňujících jejich další zpracování; dostatečná dokumentace umožňující další rozvoj systému; sledování vybraných dat na základě volitelných znaků z volitelné úrovně pohledů; sledování historie dat včetně jejich ukládání na datovém úložišti; řízení workflow; možnost přidělování rolí jednotlivým uživatelům s různými uživatelskými právy o „superuživatel“ – má možnost náhledu a vkládání dat do celého IMM o „supervizor“ – má možnost náhledu do celého IMM o “uživatel“ – má možnost náhledu do určitých částí IMM a vkládání dat pouze do určitých částí IMM o „manažer“ – má možnost náhledu do vybraných částí IMM
Proces instalace musí zajišťovat zejména:
integraci IMM s následujícími systémy zadavatele: Microsoft Outlook a Microsoft SharePoint, aplikace ECBA a výstupy z IS MONIT7+ ve formátu .xls; zajištění přístupu do systému prostřednictvím internetu; zpracování bezpečnostní politiky systému; školení interních uživatelů IMM v sídle zadavatele v potřebném rozsahu, uchazeč navrhne ve své nabídce rozsah nutný pro zvládnutí samostatné práce se systémem;
2
poskytnutí potřebných licencí pro provoz IMM bez nutnosti dalších plateb po celou dobu platnosti smlouvy; zajištění přístupu pro cca 90 uživatelů a možnost správy přístupů všech uživatelů pro uživatele s rolí superuživatel; kompletní lokalizace v českém jazyce; možnost aktualizace systému na základě změn vstupů; předpokládá se zkušební provoz IMM, včetně jeho vyhodnocení.
Tabulkové a grafické výstupy: 1) Finanční monitoring: a. Sledování čerpání prostředků podle zdrojů, oblastí podpory, skupin stavů projektů, fáze projektového cyklu, kraje, okresu, typu příjemce, výzev. b. Sledování „neúspěšnosti“ nasmlouvaných projektů. c. Sledování plnění pravidla N+3/N+2 včetně srovnání s ostatnímy operačnímy programy (pro vysvětlení pojmu viz Příručka pro žadatele a příjemce na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-zadatele/dokumenty-ke-stazeni/aktualnidokumenty). d. Finanční plán a sledování jeho plnění po měsících v rozdělení podle krajů, krajské prostředky zvlášť. e. Přehledy administrace žádostí o platbu až po certifikaci výdajů, včetně rozlišení plateb podle manažerů projektu. f. Predikce čerpání. 2) Věcný monitoring: a. Počty projektů podle oblastí podpory, skupiny stavů, krajů, okresů a typů příjemce. b. Indikátory – cílová, nasmlouvaná a dosažené hodnota pro jednotlivé indikátory v členění na doplňkové a centrální s možností filtru podle oblastí podpory a prioritní osy. Srovnání procenta plnění cíových hodnot s procentem vyčerpané alokace. c. Environmentální kriteria – nasmlouvaná, dosažená a rozdílová hodnota. d. Rovné příležitosti – nasmlouvané a dosažené hodnoty. e. Prioritní témata – nasmlouvaná a dosažená hodnota jednotlivých kategorií podpory. f. Analýzy rizik – seznam projektů podle výzev seřazený podle výsledků analýzy rizik ex-ante/interim/ex-post. g. Bodové hodnocení – přehled jednotlivých bodových hodnocení projektů podle výzev. 3) Kontrolní sestavy a. Kontrola správného naplnění dat o žádostech o platbu – kontrola šablon klasifikací, stavů, lhůt a plnění finančního plánu. b. Kontrola poměrů financování (nepřesažení podílu EU, splnění minima pro vlastní podíl, vzájemný poměr podílu EU a státního rozpočtu). c. Kontrola monitorovacích zpráv a hlášení (včasné podání, délka administrace, úplnost plánu monitorovacích zpráv).
3
d. Kontrola aktuálnosti stavu projektů. e. Kontrola zpožděných smluv. f. Kontrola zadávání kontrol (naplněnost polí, včasné zadání). 4) Kontaktní údaje a. Přehledy kontaktů projektů dle daných kritérií. b. Generování e-mailových seznamů kontaktních osob projektů dle daných kritérií. Možnost exportu všech sestav buď do formátu .xls nebo do .xlsx do tisknutelné podoby (pravidla publicity jsou k dispozici ke stažení na adrese http://www.jihovychod.cz/cs/proprijemce/pravidla-publicity) a podoby zpracovatelné jako zdroj dat (např. bez sloučených buněk). Doplnění tabulek vhodnými grafy v publikovatelné podobě. Tvorba časových řad údajů (automatické ukládání sestav a výstupy znázorňující vývoj dat). Možnost automatického ukládání na intranet, na webové stránky ÚRR JV, automatického odesílání sestav mailem vybraným uživatelům. Omezení přístupu k informacím podle uživatelských práv. Sledování lhůt (a indikace blížící se lhůty např. prostřednictvím zbarvení – zelená, oranžová, červená), úkolů, automatické generování úkolů na základě změny sledovaných stavů (zasílání úkolů prostřednictvím programu MS Outlook, zasílání upozorňujících mailů), procesů v rámci administrace projektů – třídění podle data, oddělení ÚRR JV, pracovníka ÚRR JV. Okamžiky pro vygenerování úkolu jsou především: - zaregistrování projektu do IS MONIT7+, poté provést úkol hodnocení formálních náležitostí, hodnocení přijatelnosti projektu, v případě pozitivních výsledků hodnocení potom provést bodové hodnocení projektu; - po schválení projektu VRR provést analýzu rizik ex-ante, na základě jejího výsledku případně provést fyzickou kontrolu ex-ante. Uzavřít smlouvu o poskytnutí dotace do stanovené lhůty od příslušného zasedání VRR; - schválení změny projektu - provést změnu projektu do stanovené lhůty od schválení změny; - podle data předložení žádosti o platbu nebo monitorovací zprávy/hlášení zadministrovat tyto žádosti nebo hlášení do stanované lhůty; - zadání data pro konání zasedání Monitorovacího výboru a Výboru Regionální rady – úkoly podle přílohy č. 5 Harmonogram MV a VRR. Modul pro generování úkolů bude interaktivní, tedy bude umožňovat uživatelské nastavování pravidel uživatelům s rolí superuživatel. Úkoly budou v IMM uživatelům přístupné podle jejich pozice v organizační struktuře ÚRR JV. Tedy vedoucí uvidí úkoly svých podřízených, atd. Popis rozhraní s ostatními systémy a SW produkty: - MS Outlook a MS Sharepoint – import a export úkolů, zasílání mailových zpráv na základě vstupu z IMM (je–li úkol předán podřízenému nezaniká u příslušného vedoucího ani není automaticky splněn na základě splnění úkolu u podřízeného); - IS MONIT7+ - import souborů ve formátu .xls (viz příloha č. 4, dále bude importován soubor ve formátu .xls obsahující kurzy Kč k euru);
4
-
-
IS MSC2007 – import souborů ve formátu .xls (sledování čerpání prostředků podle pravidla N+3/2 pro všechny operační programy – tedy alokace, nasmlouvané částky, částky schválené a proplacené v žádostech o platbu, částky refundované a certifikované); eCBA – sledování socioekonomického výkonu programu – import souborů ve formátu .csv (viz příloha č. 6 Vzor výstupu z eCBA); Organizační struktura ÚRR JV – centrálně zpravovaný globální seznam adres v MS Outlook.
5
