Akce Modul slouží k přehledu a zadávání údajů o akcích do centrální databáze VUT. Data jsou pořizována za účelem předávání údajů o výsledcích výzkumu a vývoje do „Rejstříku informací o výsledcích“ (RIV), k prezentaci na webových stránkách VUT a k dalším účelům. Nápovědu k ostatním modulům naleznete v "Přehledu nápověd pro Apollo". 1. Spuštění modulu Akce 2. Popis prostředí a ovládacích prvků modulu Akce 2.1. Hlavní záložky (1) 2.1.1. Záložka "Seznam akcí" 2.1.2. Záložka "Průběžná kontrola RIV" 2.2. Rychlý filtr (2) 2.3. Detail akce (3) 2.4. Panel s tlačítky (4) 3. Editace osob podílejících se na akci a správců údajů 4. Práva 5. Doporučený postup při zadávání nové akce 4.1. Zadání akce pro interní potřebu 4.2. Zadání akce pro vykázání do RIV 6. Klonování akce 7. Průběžná kontrola RIV 8. Důležité odkazy
1. Spuštění modulu Akce Modul Akce se spouští z Hlavního menu Výzkum a vývoj Akce. Následně se vám zobrazí Seznam akcí (viz. obr. 1), ve kterém můžete zadávat nebo kontrolovat údaje o akcích.
1
2. Popis prostředí a ovládacích prvků modulu Akce
Obr. 1 – Akce
2.1. Hlavní záložky (1) V modulu Akce jsou dvě hlavní záložky: • •
Seznam akcí Průběžná kontrola RIV
2.1.2. Záložka "Seznam akcí" Záložka obsahuje seznam jednotlivých akcí. Pro výběr akcí v tomto seznamu použijte rychlých filtrů (2). V seznamu jsou uvedeny nejdůležitější znaky, podle kterých je možné výběr dále filtrovat (viz. použití filtrů): • • • • • •
ident. č. - identifikační číslo akce název - název akce v originálním jazyce organizátoři - organizátoři akce (akci vykazuje do RIV pouze organizátor akce) osoby podílející se na akci zahájení - datum zahájení akce ukončení - datum ukončení akce 2
• •
místo konání RIV - první tři sloupce obsahují informaci o tom, za kolik projektů byla akce předána do RIV, za kolik projektů má být předána a za kolik projektů nelze předat do RIV. Stav indikuje výsledek průběžné kontroly platnosti údajů akce. Stav je popsán ikonami:
Všechny údaje o akci a navázaných projektech jsou bez chyb. Akce je připravena k předání do RIV. Akce nebo navázaný projekt nesplňuje požadavky RIV. Akce nebyla od poslední změny dosud zkontrolována průběžnou kontrolou RIV. Kontrola probíhá každých 10 minut. Připojené projekty buď nejsou vykazovány do RIV, nebo jsou neúplně zadané. (Např. u projektu chybí označení z Centrální evidence projektů, projekt nemá zadaný program financování, u programu financování není uveden poskytovatel financí nebo způsob financování není částečně či plně financující apod). Akce už byla vykázána do RIV, nebo se do RIV nevykazuje.
Obr. 2 - Seznam akcí Pokud klepnete dvakrát myší na záznam s akcí, která se vykazuje do RIV a její záznam obsahuje nějakou chybu (ve sloupci RIV se nachází ikona požadavků RIV (viz. obr 3).
), nastaví se vám kurzor na první chybu akce v Seznamu nesplněných
Ve spodní části záložky Detail akce (obr. 1-3) se zobrazují všechny informace k zvolené položce (pokud není ). Detail akce zobrazen klepněte na tlačítko
2.1.2. Záložka Průběžná kontrola RIV Záložka obsahuje Seznam nesplněných požadavků RIV na údaje v zadaných akcích. Pro výběr nesplněných požadavků v tomto seznamu použijte rychlých filtrů (obr. 1-2). Chyby jsou zjišťovány automatickou průběžnou kontrolou RIV. Každá položka je tvořena údaji: • • • • •
ident. č. - identifikační číslo akce datum zjištění - datum prvního zjištění chyby kód chyby - unikátní identifikátor chyby popis chyby garant / správce údajů - osoby, odpovědné za správnost údajů akce 3
Obr. 3 - Průběžná kontrola RIV - seznam nesplněných požadavků¨ Pokud klepnete dvakrát myší na některý ze záznamů v Seznamu nesplněných požadavků RIV (viz. obr 3), nastaví se vám kurzor na příslušnou akci v Seznamu akcí.
2.2. Rychlé filtry (2) Umožňují jednoduše zobrazovat akce v Seznamu akcí a ve výsledcích průběžné kontroly RIV podle zvolených kritérií. V rychlých filtrech se nejdříve vyberou požadovaná kritéria, a poté je nutné stisknout .
tlačítko Modul nabízí následující filtry: Filtr Akce • • • •
všechny - vybere všechny akce bez ohledu na vazbu k útvaru nebo k osobě moje - autor - zobrazí se akce, u kterých je uživatel organizátorem nebo osobou podílející se na akci moje - k editaci- zobrazí se akce, u kterých je uživatel osobou podílející se na akci nebo správcem údajů útvaru - zobrazí se akce, u kterých je uveden vztah ke zvolenému útvaru. Útvar se zvolí po stisknutí tlačítka .
Platnost dat • • •
aktuální - aktuální publikace ke kontrole RIV - publikace připravené ke kontrole údajů pro RIV rozpracováno - rozpracované publikace
Typ akce Do RIVu může být vykazován pouze typ akce označený "RIV". • • • •
konference (RIV) workshop (RIV) výstava (RIV) jiné
2.3. Detail akce (3) Panel Detail akce zobrazuje podrobné údaje k akci zvolené v Seznamu akcí (obr. 1 - 1). Položky, které je nutné vyplnit pro uložení záznamu, jsou vyznačeny tučně. Šedá pole nelze editovat z funkčních důvodů nebo kvůli nedostatečnému oprávnění. V horní části detailu akce je zatrhávací pole "akce byla uspořádána v rámci řešení projektu pro RIV" (6), jehož volba ovlivňuje vykazování akcí do RIV a nastavení dalších položek. Zatrhávací pole označte v případě, že jste organizátorem akce a současně je akce výsledkem projektu/záměru plně nebo částečně financovaného 4
poskytovatelem GAČR, MŠMT, MPO, nebo jiným poskytovatelem, jehož projekty/záměry jsou vedeny v Centrální evidenci projektů/záměru CEP/CEZ.
Obr. 4 - Detail definice akce •
• •
platnost dat - stav platnosti dat pro RIV. Akce ve stavu „aktuální” nebo „ke kontrole RIV“ bude zobrazena na webových stránkách VUT. Akce ve stavu „aktuální“ bude vykázána do RIV (v případě, že jde o výsledek státem podporovaného výzkumu). Rozpracované akce nebudou vykazovány do RIV ani jinak prezentovány. hlavní obor - hlavní obor akce podle číselníku RIV útvary - interní vztahy akce k organizačním jednotkám. Podle této položky se vybírají akce rychlým filtrem „zobrazit“ (2). URL - odkaz na webovou stránku výsledku poč. účastníků - celkový počet účastníků akce - z toho zahraničních - počet zahraničních účastníků
• • • • • • • • • • • • • • • • • •
autoři - seznam osob podílejících se na akci. Edituje se tlačítkem (viz obr. 4 - 8) . správci údajů - seznam osob oprávněných k editaci akce. Edituje se stejným tlačítkem jako autoři. výčet autorů - jména autorů oddělená čárkami ve tvaru pro citace typ - typ akce (pouze typ akce označen "RIV" může být vykazován do RIVu) orig. jazyk - originální jazyk akce zahájení - datum zahájení akce ukončení - datum ukončení akce rozsah - rozsah akce přístup - možnost přístupu (např. veřejná akce) stát - stát, ve kterém se akce koná místo - místo konání akce ISBN sbor. - kód ISBN sborníku název v originále - název akce v originálním jazyce název anglicky - název akce v angličtině popis v originále - popis akce v originálním jazyce popis anglicky - popis akce v angličtině klíč. sl. v originále - klíčová slova v originále oddělená středníkem klíč. sl. anglicky - klíčová slova v angličtině oddělená středníkem
• •
projekty - seznam připojených projektů. Editují se tlačítkem . publikace - zde jsou uvedené články ve sbornících, na které je akce navázána. (Pokud nejste organizátorem akce, tak do RIV akci nevykazujete. Do RIV můžete vykázat články ve sbornících, na které je akce navázána). naposledy upraveno - historie změn v záznamu o akci
• •
•
5
Kromě datových položek jsou na panelu Detail akce umístěny i další ovládací prvky: Stisknutím tlačítka se vytvoří nový záznam o akci, nebo se uloží provedené změny. Stisknutím tlačítka se zruší všechny provedené změny. Tlačítko indikuje vyplnění všech položek požadovaných pro RIV. Seznam položek povinných pro RIV obsahuje položky, které je nutné vyplnit, aby akce vyhovovala požadavkům RIV Stav vyplnění jednotlivých položek je indikován ikonami: Položka je vyplněna. Položka není vyplněna. Kliknutím na položku v seznamu se přejde na příslušný editační prvek.
Upozornění: tento seznam neověřuje správnost naplněných položek! Validita je ověřována průběžnou kontrolou.
2.4. Panel s tlačítky (4) Tento panel obsahuje tlačítka pro správu akcí. Po stisknutí tlačítka se nastaví Detail akce (obr. 1-3) do režimu vkládání údajů. Tlačítko se používá v případě, že chcete zkopírovat údaje z již vytvořeného záznamu o akci do záznamu nového. Po stisknutí tlačítka bude vytvořen nový záznam o akci s předvyplněnými údaji. Stisknutím tohoto tlačítka a potvrzením dialogu se smaže akce zvolená v Seznamu akcí (obr. 1-1).
3. Editace osob podílejících se na akci a správců údajů Po stisknutí tlačítka v Detailu akce (obr. 1-3) se vám otevře dialogové okno Osoby podílející se na akci (viz. obr 5), ve kterém se zadávají osoby, které se podílely na akci a správci údajů.
6
Obr. 5 - Osoby podílející se na akci
Dialogové okno umožňuje zadat následující údaje: •
Osoby podílející se na akci - zde se uvádí osoby, které se na akci podílely. Editují se tlačítky a v sekci „Osoby podílející se na akci“. U vkládaných osob uvádíte jejich vztah k akci, to je důležité zejména pokud se jedná o organizátora akce. Musí být zde označen jako "organizátor".
•
Správci údajů - nejsou autory akce, ale mohou spravovat veškeré údaje o akci. Editují se tlačítky
a
v sekci „Správci údajů“.
Při editaci osob podílejících se na akci nebo správců údajů postupujte následujícím způsobem: •
Nová osoba podílející se na akci nebo správce údajů se k akci přiřazuje po zvolení osoby v seznamu
•
u příslušné sekce. "Všechny osoby“ (v pravé části dialogového okna) stisknutím tlačítka U zadávané osoby klepnete dvakrát myší ve sloupci "vztak k akci", rozbalí se vám seznam, ve kterém vyberete položku např. "organizátor". Odebrání přiřazené osoby nebo správce údajů se provede zvolením osoby v příslušné sekci (v levé části
•
. dialogového okna) a stisknutím tlačítka Pokud v seznamu nenaleznete požadovanou osobu, můžete ji přidat do databáze VUT přes modul "Externí spolupracovníci". Ten se vám spustí po stisknutí tlačítka
7
.
4. Práva Modul používá dva typy práv: •
•
apolloAkce - uživatelské právo bez role. Uživatel může prohlížet a editovat všechny akce, u kterých je hlavním autorem nebo správcem údajů. Dále může zadávat nové akce a může prohlížet veškeré údaje o všech akcích. apolloAkceA - administrátorské právo s rolí. Uživatel (typicky správce VaV fakulty) může editovat veškeré akce fakulty a může prohlížet veškeré údaje o akcích.
5. Doporučený postup při zadávání nové akce 5.1. Zadání akce pro interní potřebu 1. Zobrazení - v rychlém filtru „akce“ (obr.1-2) si zvolíte „moje - autor“. Stisknete tlačítko 2. Nová akce - novou akci založíte kliknutím na tlačítko „Nová“
.
.
3. Zobrazí se vám dialogové okno "Kontrola duplicity"(obr. 6), ve kterém je nutné před vložením nové akce ověřit, zda se již záznam o akci nenachází v databázi. V horní části okna zadáte kritérium, podle kterého je možné duplicitní záznam vyhledat. Zadejte alespoň jednu položku k identifikaci akce. Zadáním většího počtu položek zúžíte výběr, ale zvýší se pravděpodobnost, že bude daný záznam přehlédnut. V případě, že označíte zatrhávací pole "pokročilé nastavení" (9), zobrazí se vám ve spodní části dialog. okna další nastavení, pomocí kterého můžete dále ovlivnit vyhledávání duplicit.
8
Obr. 6 - Kontrola duplicity . V dialogovém okně "Kontrola duplicity" se vám otevře 4. Po zadání kritérií stisknete tlačítko záložka "Nalezené záznamy" s přehledem všech nalezených záznamů, které vyhovují daným kritériím (obr. 7).
Obr. 7 - Kontrola duplicity - nalezené záznamy . Zobrazí se vám opět 5. V případě, že bylo nalezeno mnoho záznamů, můžete stisknout tlačítko záložka "Zadání položek k identifikaci akce", ve které lze akci blíže specifikovat. Jestliže byla v seznamu nalezených záznamů hledaná akce zobrazena, označte výběrové pole "Požadovaná akce byla nalezena" (10) a stiskněte tlačítko
. Pokud jste v seznamu nenašli záznam o akci, kterou chcete zadávat, označte
výběrové pole "Požadovaná akce nebyla nalezena. Chci zadat novou akci"(11) a stiskněte tlačítko Detail akce se vám nastaví do režimu pro vkládání údajů.
.
6. Detail akce (3) Vzhledem k tomu, že je akce zadávána pro interní potřebu a nebyla uspořádána v rámci řešení projektu pro RIV, odznačíte zatrhávací pole "akce byla uspořádána v rámci řešení projektu pro RIV" (obr. 4 - 6). Dále zadáváte v detailu následující údaje k akci: • • •
Povinné položky - je nutné vyplnit položky detailu označené tučně. Nepovinné položky - podle potřeby vyplňujete další položky. Platnost údajů - změňte hodnotu položky „platnost údajů“ na „aktuální“ (jinak akce nebude prezentována na WWW stránkách VUT).
•
Uložení - stisknutím tlačítka
se akce uloží do centrální databáze VUT.
9
5.2. Zadání akce pro vykázání do RIV 1. Zobrazení - v rychlém filtru „akce“ (obr.1-2) si zvolíte „moje - autor“. Stisknete tlačítko 2. Nová akce - novou akci založíte kliknutím na tlačítko „Nová“ 3. Dále postupujete jako při zadávání akce pro interní potřebu v bodech 3, 4, 5.
.
.
4. Detail akce (3) - v detailu zadáváte následující údaje k akci: • • • • • •
Povinné položky - je nutné vyplnit položky detailu označené tučně. Položky vyžadované RIV - vyplníte položky v seznamu vyžadovaných položek RIV (viz. obr. 4 - 7). Další nepovinné položky - podle potřeby vyplníte další položky. Platnost údajů - změňte hodnotu položky „platnost údajů“ na „ke kontrole RIV“. Uložení - stisknutím tlačítka se akce uloží do centrální databáze VUT. Ověření platnosti údajů pro RIV - do 10 minut od uložení akce se ve sloupci „RIV“ v Seznamu produktů (obr. 2) změní ikona, indikující stav správnosti údajů o akci. V případě, že je záznam bez chyb, položka "platnost údajů" bude průběžnou kontrolou automaticky přepnuta na "aktuální". Pouze akce ve stavu "aktuální" budou vykázány do RIV.
Všechny údaje akce jsou bez chyb. Akce je připravena k předání do RIV.
Seznam vyžadovaných položek pro RIV
Akce nesplňuje požadavky RIV. Ověřte platnost údajů akce a všech návazností. Akce nebyla od poslední změny dosud zkontrolována průběžnou kontrolou RIV. Kontrola probíhá každých 10 minut. Připojené projekty buď nejsou vykazovány do RIV, nebo jsou neúplně zadané. (Např. u projektu chybí označení z Centrální evidence projektů, projekt nemá zadaný program financování, u programu financování není uveden poskytovatel nebo způsob financování není částečně či plně financující apod).
6. Klonování akce V případě, že zadáváte více akcí s podobnými údaji, můžete využít funkci tlačítka "Klonovat" . Pomocí tohoto tlačítka zkopírujete údaje z již vytvořeného záznamu o akci do záznamu nového. Při vytváření nového záznamu postupujete následujícím způsobem: 1. Zobrazení - v rychlém filtru „akce“ (obr.1-2) si zvolíte „moje - autor“. Stisknete tlačítko . 2. V seznamu akcí vyhledáte akci, jejíž údaje mají být zkopírovány do nové akce. Pro rychlejší vyhledání můžete využít filtr seznamu. 3. Nová akce - novou akci založíte kliknutím na tlačítko „Klonovat“ záznam o akci s předvyplněnými údaji.
. Poté se vám vytvoří nový
4. Detail akce (3) - v detailu opravíte potřebné údaje, které byly zkopírovány z původního záznamu o akci.
10
7. Průběžná kontrola RIV Průběžná kontrola RIV je offline systém pro automatické ověřování platnosti údajů o publikacích, produktech, akcích, projektech a autorech výsledků v centrální databázi VUT. Kontrola probíhá každých deset minut. Výsledky průběžné kontroly RIV pro akce lze zobrazit dvěma způsoby: • •
úplný výpis diagnostikovaných chyb akcí na záložce „Průběžná kontrola RIV“ indikace výsledků chyb v „Seznamu akcí“
11
