Univerzitní informační systém Slovenská zemědělská univerzita v Nitře
Přijímací řízení
Svazek 6
Verze: Datum: Autor:
2.69 11. března 2016 Jitka Šedá, Martin Tyllich
Obsah Seznam obrázků
5
1 Přijímací řízení
7
2 Úvod do přijímacího řízení 2.1 Anonymizování přijímacích zkoušek . . 2.2 Kmenový jazyk . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Spuštění přijímacího řízení a e-přihlášek 2.4 Etapy a kola přijímacího řízení . . . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
9 11 11 12 13
3 Správa přijímacího řízení 3.1 Distribuční e-mailové kanály pro dotazy uchazečů 3.2 Evidence předmětů přijímacího řízení . . . . . . . 3.3 Evidence typů přijímacího řízení . . . . . . . . . . 3.4 Evidence profilových předmětů střední školy . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
15 15 15 17 25
4 Evidence přihlášek ke studiu 4.1 Založit novou přihlášku . . . . 4.2 Opravovat existující přihlášku 4.3 Zrušit založenou přihlášku . . . 4.4 Seznam zrušených přihlášek . . 4.5 Výpis jedné přihlášky . . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
27 28 32 32 33 33
5 Hromadné operace s přihláškami 5.1 Kontrola kompletnosti přihlášek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Doplňující informace přihlášek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3 Tisk pozvánek na přijímací řízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35 35 35 37
6 Termíny přijímací zkoušky 6.1 Evidence termínů přijímací zkoušky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 Přidělování termínů na přijímací řízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3 Statistické informace o termínech přijímacích zkoušek . . . . . . . . . . .
41 41 41 44
7 Statistiky přihlášek 7.1 Průběžné statistiky přijímacího řízení . 7.2 Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení 7.3 Statistiky přijímacího řízení . . . . . . . 7.4 Seznamy uchazečů . . . . . . . . . . . .
. . . .
47 47 50 56 56
. . . . .
61 61 61 61 63 63
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . .
8 Výsledky přijímacího řízení 8.1 Hromadné zadávání získaných bodů . . . 8.2 Individuální zadávání získaných bodů . . 8.3 Sestava pro doplnění bodů a variant testů 8.4 Sestava s body a variantami testů . . . . 8.5 Export klíčů a import výsledků . . . . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
. . . .
. . . . .
3
9 Rozhodnutí 9.1 Hromadné zadávání rozhodnutí . 9.2 Individuální zadávání rozhodnutí 9.3 Hromadný tisk rozhodnutí . . . . 9.4 Individuální tisk rozhodnutí . . . 9.5 Přijetí na více typech . . . . . .
. . . . .
65 65 67 67 68 69
. . . . . . .
71 72 72 74 74 75 77 77
11 Odvolání 11.1 Individuální zadávání odvolání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.2 Hromadné zadávání odvolání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.3 Tisk adresních štítků a seznamu pro podatelnu . . . . . . . . . . . . . .
81 81 81 82
12 Dopisy uchazečům 12.1 Výzva k doplnění údajů . . . . . . . 12.2 Pozvánka k přijímacímu řízení . . . . 12.3 Oznámení . . . . . . . . . . . . . . . 12.4 Rozhodnutí o přijetí nebo nepřijetí ke
85 85 85 87 87
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
10 Zápisy přijatých uchazečů do studia 10.1 Financování přihlášky . . . . . . . . . . . 10.2 Informační kanál e-návratek . . . . . . . . 10.3 Schvalování fotografií . . . . . . . . . . . . 10.4 Tisk prezenčních listin - kladná rozhodnutí 10.5 Hromadné zadávání docházky a zaměření . 10.6 Tisk prezenční listiny - dostavili se . . . . 10.7 Hromadné zakládání studií . . . . . . . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . . . . . . . . . . studiu
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . . .
. . . . . . .
. . . .
. . . .
13 Zobrazení výsledků přijímacích zkoušek 14 Elektronické přihlášky 14.1 Elektronické přijímací řízení . . . . . . . . . . 14.2 Automatické informování uchazečů . . . . . . 14.3 Informace o uchazeči . . . . . . . . . . . . . . 14.4 Seznam deaktivovaných přihlášek . . . . . . . 14.5 Změna hesla uchazeče do evidence e-přihlášek 14.6 Párování plateb za e-přihlášky . . . . . . . . . 14.7 Potvrzení přijetí dokumentů . . . . . . . . . . 14.8 Převod e-přihlášek . . . . . . . . . . . . . . . Rejstřík
4
89
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
91 92 93 93 96 97 97 100 102 105
Seznam obrázků 1: Přijímací řízení – úvodní strana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2: Kmenový jazyk v přihlášce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3: Spuštění přijímacího řízení a e-přihlášek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4: Evidence předmětů přijímacího řízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5: Evidence typů přijímacího řízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6: Evidence předmětů zvoleného typu přijímacího řízení . . . . . . . . . . . . 7: Nastavení středních škol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8: Založení typu přijímací zkoušky kopií . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9: Evidence profilových předmětů střední školy . . . . . . . . . . . . . . . . . 10: Formulář pro vložení přihlášky ke studiu . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11: Vyplnění přihlášky dohledáním uchazeče podle rodného čísla . . . . . . . 12: Přiřazení volitelného předmětu přijímací zkoušky . . . . . . . . . . . . . . 13: Zrušení založené přihlášky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14: Seznam zrušených přihlášek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15: Hromadná kontrola kompletnosti přihlášek . . . . . . . . . . . . . . . . . 16: Doplňující informace přihlášek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17: Tisk výzvy k doplnění údajů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18: Tisk pozvánek k přijímacímu řízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19: Evidence termínů přijímací zkoušky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20: Hromadné přidělení termínů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21: Individuální přidělení termínů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22: Kontrola obsazení termínů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23: Rozdělení uchazečů na termínech . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24: Výpis seznamu uchazečů pro prezenci přijímacího řízení . . . . . . . . . . 25: Průběžné statistiky přijímacího řízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26: Průběžné statistiky přijímacího řízení – jmenný seznam uchazečů . . . . . 27: Příklad statistiky počtu přihlášek podle programů, zaměření a forem . . . 28: Příklad statistiky počtu přihlášek podle místa, odkud se uchazeči hlásí . . 29: Příklad statistiky počtu přihlášek podle státního občanství uchazečů . . . 30: Příklad seznamu uchazečů s více přihláškami . . . . . . . . . . . . . . . . 31: Příklad zobrazení celkových výsledků přijímacího řízení . . . . . . . . . . 32: Příklad automatického udělení rozhodnutí . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33: Přidělování rozhodnutí dle extrabodů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34: Příklad statistiky výsledků variant přijímacích testů z jednotlivých předmětů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35: Přijatí uchazeči z jednotlivých krajů a středních škol podle druhu a formy studia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36: Seznamy uchazečů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37: Hromadné zadávání bodů získaných v přijímacím řízení . . . . . . . . . . 38: Individuální zadávání bodů z přijímacího řízení . . . . . . . . . . . . . . . 39: Export klíčů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40: Import výsledků testů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41: Příklad hromadného zadávání rozhodnutí . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42: Individuální zadávání rozhodnutí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43: Hromadný tisk rozhodnutí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9 11 13 16 18 19 21 23 25 29 30 31 32 33 36 37 38 39 41 42 44 45 46 46 47 48 49 49 49 49 51 52 54 55 57 59 62 63 64 64 66 67 68 5
44: 45: 46: 47: 48: 49: 50: 51: 52: 53:
54: 55: 56: 57: 58: 59: 60: 61: 62: 63: 64:
6
Přijetí na více typech . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Tisk prezenční listiny pro zápis do studia . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Informační kanál e-návratek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Schvalování průkazkových fotografií . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Příklad hromadného zadávání docházky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Hromadné zakládání studií . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Individuální zadávání odvolání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Hromadné zadávání odvolání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Tisk adresních štítků a seznamu pro podatelnu . . . . . . . . . . . . . . . 83 Text pozvánky k přijímacímu řízení: a) atribut pracoviště nebo typu přijímací zkoušky, b) atribut typu přijímací zkoušky, c) předměty typu přijímací zkoušky, d) atribut předmětu přijímací zkoušky, e) atribut typu přijímací zkoušky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Zobrazení výsledků přijímacích zkoušek – rozhodnutí podle extrabodů . . 89 Zobrazení výsledků přijímacích zkoušek – rozhodnutí na základě testů . . 89 Informace o uchazeči . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Seznam plateb uchazeče . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Seznam deaktivovaných přihlášek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Deaktivovaná přihláška . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Kontrola platby za e-přihlášky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Párování plateb za e-přihlášky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Potvrzení přijetí doručených dokumentů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Převod e-přihlášek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Tisk košilky e-přihlášky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
1 Přijímací řízení Přijímací řízení zahrnuje soustavu úkonů, které se musí od počátku až do konce řízení provést. Elektronizace zjednodušila téměř veškerou práci provázející Přijímací řízení. Nejenže zpřehlednila evidenci uchazečů a jejich podaných přihlášek do studia, ale poskytla studijním referentkám nástroje ke snadnému získání tiskových výstupů. Ať již se jedná o dopisy rozesílané uchazečům nebo jejich seznamy a podklady pro tisk adresních štítků. Nepostradatelnými se jistě staly i různé statistiky, které je možné zobrazovat a tisknout v průběhu celého přijímacího řízení. Uchazeči se ke studiu hlásí elektronickou formou. Způsob výběru uchazečů ke studiu je prováděn na základě předem stanovených pravidel. V následujících kapitolách je popsán postup přijímacím řízením a použití jednotlivých aplikací.
7
2 Úvod do přijímacího řízení Úvodem je vhodné uvést stručný a přehledný postup celým přijímacím řízením vedeným v našem informačním systému – od vložení přihlášky uchazeče až po založení jeho studia. U jednotlivých bodů popisu jsou uvedeny odkazy na stránky, kde je problematika popsána podrobněji i s názornou obrazovou dokumentací. Náhled na stránku Přijímacího řízení s aplikacemi přístupnými studijním referentkám je na obrázku 1.
Obrázek 1
Přijímací řízení – úvodní strana
• Nastavení parametrů přijímacího řízení – prvním krokem správné funkce přijímacího řízení v UIS je založení univerzitního období, ve kterém bude přijímací řízení probíhat, a nastavení příslušných parametrů univerzitního i fakultního studijního období, pro které se přijímací řízení vypisuje. Toto řeší fakultní integrátor ve spolupráci s univerzitním integrátorem. Fakultní integrátor zakládá předměty přijímací zkoušky přes Evidenci předmětů přijímacího řízení (strana 15) a sestavuje všechny varianty typů přijímacích zkoušek – aplikace Evidence typů přijímacího řízení (strana 17). Přijímací řízení se spouští po nachystání výše uvedeného nastavením vhodných termínů v Harmonogramu období fakulty. • Evidence přihlášek – postupně, jak přicházejí přihlášky uchazečů ke studiu, vkládají je studijní referentky přes aplikace sekce Evidence přihlášek – strana 27. 9
• Potvrzování povinných dokumentů doručených společně s přihláškou – potvrzování dokumentů papírových přihlášek se provádí v aplikaci Založit novou přihlášku nebo Opravovat existující přihlášku, doložení absolvování předchozího studia pak v Doplňující informace přihlášek (strana 35). Potvrzování dokumentů elektronických přihlášek se provádí v aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů (strana 100). • Převod e-přihlášek mezi papírové přihlášky (viz strana 102) – po tomto převodu se s elektronickými přihláškami dále pracuje jako s papírovými. Následné operace jsou společné. • Termíny a pozvánky k přijímacímu řízení (zkoušce) – aby se mohly vytisknout a zaslat uchazečům pozvánky k přijímacímu řízení (strana 37), musí se nejprve založit jednotlivé termíny přijímacích zkoušek a k nim přidělit přihlášky uchazeče (strana 41). Pozvánky a seznamy pro podatelnu, případně adresní štítky, se tisknou přes aplikaci Tisk pozvánek k přijímacímu řízení – strana 37. • Seznamy uchazečů pro prezenci při zkouškách – pro každý termín přijímací zkoušky je možné vytisknout seznam uchazečů, kteří byli na tento termín pozvaní – aplikace Seznamy uchazečů pro prezenci v sekci Termíny přijímací zkoušky – strana 45. • Výsledky testů – výsledky všech variant testů vepisuje zkoušející nebo referentka do seznamu, který je možné vytisknout přes odkaz Tisk sestavy pro doplnění bodů a variant testů – strana 61. Do UIS se výsledky testů vkládají přes odkaz Hromadné zadávaní získaných bodů – strana 61 a sestava s vloženými body a variantami testů se tiskne přes odkaz Tisk sestavy s body a variantami testů – strana 63. • Udělení a tisk rozhodnutí o přijetí (nepřijetí) uchazeče – na základě vložených výsledků přijímacího řízení nebo extrabodů je možné přidělit a vytisknout rozhodnutí. Rozhodní se vkládá přes aplikaci Zadávání rozhodnutí – strana 65. Následně se v aplikaci Tisk rozhodnutí provádí tisk rozhodnutí (hromadně i individuálně), tisk adresních štítků a seznamů pro podatelnu. Aplikace Hromadné zadávání rozhodnutí na základě počtu bodů uchazeče, nastavených atributů přijímací zkoušky (body splnil, nesplnil) a předmětu přijímací zkoušky (minimální počet bodů) umí automaticky vyhodnotit a potvrzením uživatele přidělit odpovídající kód rozhodnutí (více na straně 50). • Odvolání – uchazeči se proti rozhodnutí mohou odvolat. Pro tento případ je připravena aplikace Odvolání (strana 81), kde se odvolání uchazečů eviduje (individuálně nebo hromadně). Změna kódu rozhodnutí a tisk nového rozhodnutí se provádí na stejném místě jako v předchozím případě. • Zápis uchazečů do studia – pro zápisy uchazečů je možné vytisknout prezenční listinu se jménem a RČ uchazeče a volnými poli, do kterých studijní referentka zaznamenává zvolený studijní zaměření, světový jazyk, který bude uchazeč studovat, a podle potřeby další poznámky (odkaz Tisk prezenčních listin - kladná rozhodnutí – více na straně 74). Z této listiny se údaje přepíší do UIS (Hromadné zadávání docházky a zaměření – viz strana 71), odkud lze seznam uchazečů, kteří se k zápisu dostavili, vytisknout. • Založení studia – přijatým uchazečům lze založit studium přes aplikaci Hromadné zakládání studií (viz strana 77), čímž jsou uchazeči překlopeni do Studijní evidence, jsou jim přiděleny příslušné předměty a po sestavení rozvrhů jim bude příslušný rozvrh automaticky přidělen.
10
2.1 Anonymizování přijímacích zkoušek Pro utajení přijímacího řízení je možné nastavit tzv. anonymizování, které umožňuje každému uchazeči vygenerovat unikátní anonymní číslo. Generování anonymních čísel je možné nastavit pro pracoviště. V aplikaci Evidence pracovišť je k tomu připraven atribut Anonymní přijímačky, který je nutné nastavit na hodnotu ANO. Anonymní číslo se generuje při ukládání formuláře papírové přihlášky nebo při převodu elektronické přihlášky mezi papírové. Sekvence čísel 00000001 – 99999999 je společná pro celou univerzitu. Číslo se zobrazuje v seznamech uchazečů na termínech zkoušky, v zadávání výsledků testů atd. Je podle něj možné řadit a tisknout sestavy.
2.2 Kmenový jazyk Kmenový jazyk slouží k nastavení studijního plánu podle jazyka studia uchazeče, k zápisu předmětů studijního plánu a k zápisu povinně volitelných předmětů. Studentům se tak při zápise zapíší předměty, které mají nastavený stejný jazyk, jako je jazyk nastavený v přihlášce uchazeče, v předmětu přijímací zkoušky, v katalogu předmětů. Použití kmenového jazyka není povinné. Údaj o kmenovém jazyku se přenáší při zápise do studia, pokud není nastaven, pak se může dodatečně nastavit ve Studijní evidenci. Pokud se bude kmenového jazyka využívat pro zápis předmětů studijního plánu, pak se musí také nastavit u požadovaných předmětů v Katalogu předmětů. Kmenový jazyk předmětu přijímací zkoušky se nastavuje v aplikaci Evidence předmětů přijímacího řízení. Volí se jeden z nabízených jazyků. Tuto možnost může přebít nastavení kmenového jazyka v přihlášce. V přihlášce nastavuje kmenový jazyk studijní referentka, a to u přihlášek podaných na typ přijímací zkoušky, který má nastaven kmenový jazyk. Nastavení se provádí v aplikaci Evidence typů přijímacího řízení. Při nastavení kmenového jazyka e-přihlášky je nutné přihlášku nejprve převést mezi papírové a následně ji dohledat v aplikaci Opravovat existující přihlášku. V dolní části formuláře (například na obr. 2) je pak uvedeno menu pro volbu kmenového jazyka (podle nastavení typu přijímací zkoušky může být menu jedno nebo více).
Obrázek 2
Kmenový jazyk v přihlášce
11
2.3 Spuštění přijímacího řízení a e-přihlášek Přijímací řízení se spouští přes termíny evidované v harmonogramu období, do kterého se uchazeči přijímají. Termíny jsou reprezentovány milníky harmonogramu. Proto je prvním krokem založení příslušného univerzitního období, nastavení úseků univerzitního období a následně založení fakultního období, do kterého se budou uchazeči přijímat. Aby bylo přijímací řízení uchazečům a studijním referentkám dostupné, musí být univerzitní i fakultní období veřejné. Pro úspěšné spuštění aplikace Přijímací řízení musí být dodržena posloupnost vkládaných termínů harmonogramu a místo jejich umístění (harmonogram, atribut typu přijímací zkoušky) a samozřejmě musí být také založeny všechny typy přijímacích zkoušek studií, do nichž bude fakulta uchazeče přijímat. Termíny se vkládají pro každé přijímací řízení, tj. přijímá-li fakulta uchazeče do zimního i letního semestru, musí se termíny pro spuštění přijímacího řízení nastavit dvakrát. Pro zimní a letní semestr zvlášť. Základním milníkem přijímacího řízení je milník Přijímací řízení, který udává dobu, odkdy dokdy mohou probíhat akce spojené s přijímacím řízením. Zaevidováním tohoto milníku může systémový integrátor připravovat přijímací řízení a studijní referentky mohou evidovat doručené přihlášky. Další termíny jsou dány: • milníkem E-přihlášky – milník spouští e-přihlášky. Obsahuje termín začátku a konce podávání e-přihlášek. Uchazečům umožňuje v uvedeném termínu podávat elektronické přihlášky ke studiu na Slovenské zemědělské univerzitě v Nitře. Nastavuje se zvlášť pro každý semestr, do kterého se přijímají studenti, a také zvlášť pro doktorská studia. Milník může spouštět e-přihlášky pro všechny fakulty současně (lze stanovit výjimky, kam se milník nemá, resp. má propagovat), pak musí být vložen přes univerzitní harmonogram (v jednom období může být uveden i třikrát), nebo může spouštět e-přihlášky na dané fakultě, pak bude vložen ve fakultním harmonogramu. • milníkem Prohlížení e-přihlášek – obsahuje termín začátku a konce prohlížení e-přihlášek. Uchazečům umožňuje v uvedeném termínu prohlížet své podané přihlášky i po termínu pro podávání e-přihlášek. Termín konce prohlížení e-přihlášek je vhodné nastavit tak, aby uchazeči mohli prohlížet přihlášky i po zápisu do studia. Po zápisu se jim v systému jejich e-přihlášek nabízí vygenerovaný login a heslo do UIS. • atributem Podávání e-přihlášek – je umístěn v aplikaci Evidence typů přijímacího řízení (viz strana 21), jeho obsahem je termín ukončení individuálního podávání epřihlášek. Atribut poskytuje studijnímu oddělení možnost prodloužit nebo zkrátit termín podávání e-přihlášek pro jednotlivé typy přijímacího řízení. Nastavuje se jen u těch typů přijímacího řízení, kde je nutné termín posunout (prodloužení termínu je typické pro inženýrské studijní programy). Není-li nastaven, bere se v úvahu termín konce podávání přihlášek z milníku E-přihlášky. • milníkem Přijímací zkoušky – termín odkdy dokdy proběhnou přijímací zkoušky. Milník má informativní charakter. • milníkem Výsledky přijímacích zkoušek – určuje období zveřejnění výsledků přijímacích zkoušek v UIS.
+ 12
Posloupnost termínů, která musí být dodržena, je následující: Jako první se nastavují termíny začátku a konce přijímacího řízení, případně podávání e-přihlášek, u kterých se následně nastaví potřebná prodloužení u vybraných typů přijímacího řízení. Nakonec se vloží data omezující prohlížení e-přihlášek (obr. 3).
Obrázek 3
Spuštění přijímacího řízení a e-přihlášek
Platí pravidlo, že milníky Přijímací řízení, Podávání e-přihlášek a Prohlížení e-přihlášek mají stejný začátek a jako první z nich končí milník Podávání e-přihlášek. Elektronické přihlášky se spouští celouniverzitně. Milníky jsou nastavovány v univerzitním harmonogramu. U milníku je nastavena synchronizace, kterou se určují období, do kterých se milník propaguje. Pro pracoviště, která budou s přípravou přijímacího řízení začínat později než ostatní fakulty, je nutné definovat výjimku. URL odkaz pro podání e-přihlášky je http://prihlaska.uniag.sk.
^ ^
+
2.4 Etapy a kola přijímacího řízení Přijímací řízení může probíhat v několika etapách a v několika kolech. Vše záleží na nastavení celého přijímacího řízení. Etapa přijímacího řízení znamená, že celé přijímací řízení do následujícího studijního období (od podání přihlášky až po přijetí uchazečů a zápis do studia) proběhne několikrát (např. s odstupem jednoho měsíce). Použití etap závisí na nastavení celého informačního systému a na přání univerzity je možné etapy zpřístupnit. Pořadí etap se určuje číslem při zakládání typu přijímacího řízení. Uchazeč se potom hlásí k přijímací zkoušce na konkrétní etapu. Podle čísla etapy jsou rozlišovány statistiky, přidělování termínů zkoušek, seznamy uchazečů apod. Kolo určuje průběh přijímacího řízení ve více částech (v rámci jedné etapy) a využívá se například u talentových přijímacích zkoušek. Připuštění uchazeče k další části přijímací zkoušky závisí na splnění předchozí části. Kolo přijímacího řízení se zaznamenává u předmětu daného typu přijímací zkoušky. Předměty prvního kola musí uchazeč úspěšně splnit, aby byl připuštěn ke složení zkoušky z předmětů druhého kola. Pro jednotlivá kola jsou řešeny seznamy uchazečů, přidělování termínů zkoušek, tisk pozvánek k přijímací zkoušce apod.
13
3 Správa přijímacího řízení Správa přijímacího řízení zahrnuje přípravu přijímacího řízení pro dané studijní období (popis neobsahuje přípravu studijního období pro přijímací řízení, které se provádí v aplikaci Evidence období – viz svazek dokumentace věnovaný integrátorům). Přijímací řízení může probíhat v každém studijním období, například pro bakalářská studia v zimním i letním semestru. Pro doktorská celoroční studia může probíhat pouze jednou ročně. Základní přípravou přijímacího řízení je vytvoření skupiny předmětů, které figurují u jednotlivých typů přijímacích zkoušek, definice všech kombinací typů přijímacích zkoušek (tj. i pro každou formu studia, pro kterou se budou v daném roce uchazeči přijímat) a všech nutných atributů. Pro každou část těchto příprav je vytvořena aplikace. Obě se navzájem prolínají. Jsou to Evidence předmětů přijímacího řízení a Evidence typů přijímacího řízení.
3.1 Distribuční e-mailové kanály pro dotazy uchazečů Aplikace Distribuční e-mailové kanály pro dotazy uchazečů umožňuje nastavení emailových distribučních kanálů pro zasílání dotazů uchazečů o studium ze systému elektronických přihlášek na fakulty. Aplikace je dostupná pouze uživatelům s oprávněním „evidence-sekvenci-a“. Standardně jsou veškeré dotazy uchazečů podané prostřednictvím kontaktního formuláře elektronických přihlášek zasílány na adresu
[email protected], která slouží jako centrální sběrné místo. Prostřednictvím této aplikace je možné nastavit další e-mailové adresy, na které mají být dotazy od uchazečů zasílány, v závislosti na omezujících podmínkách. Pro přidání nové adresy je připraven formulář, ve kterém je nutné zvolit fakultu, místo a stupeň studia, zadat e-mailovou adresu, na kterou mají být dotazy zasílány, a vyplnit předmět zprávy. Dále je možné zvolit program, obor a formu studia. Nastavením položky Kopie na implicitní mail budou kopie zpráv odeslány i na adresu
[email protected]. Nakonec se vše potvrdí tlačítkem Přidat . Všechny evidované distribuční kanály jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Ke každé kombinaci fakulty, místa studia a stupně je možné vložit pouze jeden záznam. Pokud je zapotřebí zajistit pro danou kombinaci zasílání více příjemcům, je možné jejich adresy oddělit čárkou.
^
Jakmile je provedeno nastavení distribučních kanálů, budou veškeré dotazy uchazečů, které vyhoví zadané kombinaci fakulty, stupně a místa studia, zasílány s uvedeným předmětem na zadanou adresu. Dotazy, které nevyhoví zadaným distribučním kanálům, jsou zasílány na adresu
[email protected] se subjektem „Dotaz uchazeče o studium“.
3.2 Evidence předmětů přijímacího řízení Pro evidenci předmětů přijímací zkoušky je třeba znát jejich názvy a atributy (maximální počet bodů, text do pozvánky apod.). Předměty se využívají při sestavování jednot15
livých typů přijímacího řízení. Pro vkládání předmětů je v aplikaci Evidence předmětů přijímacího řízení připraven jednoduchý formulář. Význam jeho položek je následující: • název předmětu – přesný název předmětu, který se bude zobrazovat uchazečům, tisknout na pozvánce apod.; • více možností – atribut nastavený na „ano“ umožňuje předmět nabízet jako volitelný, čehož se většinou využívá u jazykových předmětů. Při vyplňování e-přihlášky pak uchazeč volí, ze kterého předmětu bude přijímací zkoušku skládat. Po vyplnění formuláře a stisknutí tlačítka Přidat se založený předmět zařadí do seznamu evidovaných předmětů (obr. 4). Seznam obsahuje i předměty s více možnostmi a volitelné předměty. Postup vytvoření a naplnění předmětu s více možnostmi Založí se předmět Světový jazyk s atributem Více možností nastaveným na „ano“. Založí se i několik jazykových předmětů (např. jazyk ruský, německý, anglický) s atributem Více možností nastaveným na „ne“. Následně se předmětu Světový jazyk přiřadí přes ikonu (obr. 4) všechny požadované varianty jazyků. Pokud je na daný typ zkoušky založena přihláška, nelze s předmětem s více možnostmi manipulovat – odebírat nebo přidávat varianty předmětů.
Obrázek 4
Evidence předmětů přijímacího řízení
U všech předmětů přijímací zkoušky může být evidováno: • maximální počet bodů – počet bodů, který uchazeč může z daného předmětu dove sloupci Předměty přijímaček; sáhnout. Body se vkládají přes ikonu • text pozvánky přijímacího řízení – text není povinný, tiskne se na pozvánce jako doplňující informace k předmětu přijímací zkoušky;
16
• kmenový jazyk – jazyk, ve kterém bude přijatý student studovat. Není povinným údajem. Při zápisu se přenáší do studijní evidence, má návaznost na přidělení studijního plánu. Více o kmenovém jazyku na straně 11. Předměty lze mezi obdobími přijímacích zkoušek hromadně kopírovat (například předměty z období ZS 2014/15 do období ZS 2015/16). Pro kopírování je nutné vstoupit do předmětů období, kde jsou předměty již založeny. Kopírované předměty se označí, zvolí se období, pro které se připravuje přijímací řízení (kam se předměty překopírují), a stiskne se tlačítko Kopírovat označené předměty . Při zakládání typů přijímacích zkoušek kopírováním se předměty do období přijímacího řízení kopírují automaticky.
+
Pokud se během vkládání předmětů vyskytne potřeba přepnout se do aplikace pro evidenci typů přijímacích zkoušek, stačí kliknout na odkaz zadávání typů přijímacích zkoušek – je umístěn na konci stránky v nápovědném textu.
3.3 Evidence typů přijímacího řízení Typem přijímacího řízení je chápána kombinace studijního programu a formy, pro kterou se v daném studijním období vypisuje přijímací řízení. V rámci přijímacího řízení si uchazeči na takový typ přijímacího řízení podávají e-přihlášku. Typy přijímacího řízení se zakládají pro každé období přijímacího řízení (nejčastěji se jedná o zimní semestr). Příslušné období se zvolí při vstupu do aplikace. Založit lze typy přijímacího řízení pro kombinaci studijní program – forma (pak budou stejné podmínky platit pro všechny zaměření daného programu a metody). Pokud má být založeno přijímací řízení pro nový studijní program, je nutné je nejprve zaevidovat v aplikaci Evidence studijních programů. Pro program s dobíhající akreditací nelze typ přijímacího řízení založit. Nelze podat přihlášku ke studiu na nezaložený typ přijímacího řízení.
+ +
Typy přijímacího řízení se zakládají přes formulář na obrázku 5. Pro založení nového typu přijímacího řízení je nutné zvolit typ studia, formu a příslušný studijní program. Položka Etapa v zakládacím formuláři je povinná a slouží k odlišení jednotlivých etap přijímacího řízení. Podle nich je možné generovat statistiky. Pro Vaši představu může probíhat 1. etapa v júnu, 2. etapa v septembri apod. Pro správnou funkci je nutné založit stejné typy přijímací zkoušky pro další etapu. Další etapu je vhodné připravovat až po skončení podávání přihlášek do první etapy, protože uchazečům jsou v e-přihlášce zobrazovány všechny typy přijímacích zkoušek se všemi etapami. Etapy jsou podporovány ve všech navazujících aplikacích přijímacího řízení, například v typech přijímacích zkoušek, e-přihláškách, v zakládání papírových přihlášek. Typ přijímacího řízení lze upravovat do doby, než se na něj přihlásí první uchazeč nebo je založena přihláška studijní referentkou.
+
Založené typy přijímacího řízení se řadí v tabulce (obr. 5). Každému založenému typu přijímací zkoušky je nutné definovat další vlastnosti. Některé jsou povinné, jiné se použijí podle potřeb přijímacího řízení. Definice se provádí přes následující odkazy:
17
Obrázek 5
Evidence typů přijímacího řízení
Předměty – zde se evidují předměty, ze kterých budou uchazeči skládat přijímací zkoušku (obr. 5). Předměty se u daného typu přijímací zkoušky neevidují v případě, že uchazeči neskládají zkoušku z předmětů, ale jsou hodnoceni na základě extrabodů. Jednotlivé předměty se volí z menu a přidělují se tlačítkem Přidat . Řazení předmětů je možné změnit klikáním na ikony a . Zvolené pořadí předmětů se dále dodržuje v dopisech, v sestavách, ve statistikách, v aplikaci pro vkládání výsledků atd. Chybí-li v menu daného typu zkoušky některý z předmětů, je nutné ho zaevidovat přes odkaz Zadávání předmětů pro přijímací zkoušku umístěný pod seznamem předmětů. Je odkazem do aplikace Evidence předmětů přijímacího řízení (více o vkládání předmětů a jejich atributů na straně 15) a zde je umístěn odkaz k návratu zpět do předmětů typu přijímací zkoušky.
+ ^
Hromadně se předměty přijímacího řízení zakládají přes aplikaci Evidence předmětů přijímacího řízení, která je součástí hlavní stránky Přijímacího řízení. Pokud předměty nejsou nastaveny, je typ brán jako bez přijímací zkoušky. Uchazečům nelze přidělit termín konání zkoušky.
Atributy předmětů se evidují přes ikonu ve sloupci Předměty typů přijímacího řízení (obr. 6): • Minimální počet bodů – minimální počet bodů, které musí uchazeč získat, aby byla zkouška považována za úspěšně splněnou, se vloží přes ikonu ve 18
sloupci „Předměty typů přijímacího řízení“. Počet bodů je možné vložit až po vyhodnocení přijímací zkoušky. V případě, že část uchazečů je přijímána na základě přijímací zkoušky a část z nich přijímací zkoušku nemusí vykonat, protože vyhovuje jiným kritériím pro přijetí (např. absolvování bakalářského studia na Vaší univerzitě), nastaví se hodnocení předmětů nejprve na 0 bodů a vhodným způsobem se nastaví kritéria extrabodů. Po vložení rozhodnutí studentům přijatých bez přijímací zkoušky se nastaví takový počet bodů, který odpovídá úspěšně splněné zkoušce. Po vložení výsledků přijímacích zkoušek lze přistoupit k udělení rozhodnutí ostatním uchazečům. • Nastavení kola přijímacího řízení – kolo přijímacího řízení se nastavuje pro odlišení jednotlivých částí přijímacího řízení v rámci jedné etapy. Nastavuje se na hodnotu 1. V případě vícekolového přijímacího řízení se u předmětů vstupujících do druhé části přijímacího řízení nastavuje na hodnotu 2. Více o kolech přijímacího řízení na straně 13. Jakmile se na typ přijímacího řízení přihlásí alespoň jeden uchazeč, nelze u předmětů kolo přijímacího řízení nastavovat.
Obrázek 6
Evidence předmětů zvoleného typu přijímacího řízení
Extrabody – extrabody lze evidovat pro každý typ přijímacího řízení. Umožňují rozmanité použití přijímacího řízení, od přijímání uchazečů na základě známek ze střední školy až po zvýhodnění uchazečů, kteří se zúčastnili studentských soutěží, nebo jsou zdravotně handicapovaní. Význam položek formuláře pro výpočet extrabodů: • Kritérium – menu obsahuje seznam kritérií, které je možné k výpočtu extrabodů využít. Na zvoleném kritériu závisí obsah pole Typ algoritmu, který je také nutné nastavit. Podrobnější popis jednotlivých extrabodových kritérií je uveden na straně 23. • Maximální body – nastavují se pro typ kritéria „pevné“ nebo „maximální ruční“. Počet bodů je uveden ve sloupci Max. body (konf. prom.). Pro typ ve kritéria „maximální-vzorcové“ se musí nastavit konfigurace přes ikonu sloupci Max. body (konf. prom.). V konfiguraci se uvádí maximální průměr a maximální body. 19
• Typ kritéria – používají se kritéria: – maximální-vzorcové – u kritéria se nevyplňují maximální body, ale volí se typ algoritmu, který provádí výpočet. Ve sloupci Max. body (konf. prom.) se konfigurují proměnné. Do papírové přihlášky je počet extrabodů doplněn automaticky podle hodnoty spočítané algoritmem; – maximální-ruční – u kritéria se vyplňují maximální body. V přihlášce studijní referentka vyplňuje počet přidělených bodů podle uvedeného rozsahu; – pevné – u kritéria se vyplňují maximální body. V přihlášce pak studijní referentka pouze rozhodne, zda se uchazeči extrabody přidělí, či nikoliv. • Typ algoritmu – provádí výpočet extrabodů a je propojen s konkrétním kritériem, resp. pro dané kritérium se zvolí typ algoritmu. • Povinnost – položka informuje o tom, zda je uchazeč povinen doložit podklady pro zohlednění konkrétního kritéria (používá se pro kritéria vztahující se k prospěchu, zdravotním a sociálním důvodům apod.). • Nezobrazovat – položka umožňuje potlačit zobrazování souvisejícího dokumentu v e-přihláškách. Používá se například u kritéria Průměrný prospěch bakalářského studia v případě, že je informace o průměrném prospěchu získána přímo z UIS. Po přidání kritéria je možné přistoupit ke konfiguraci maximálních vzorcových kritérií, nastavení profilových předmětů a nastavení středních škol. Nastavení profilových předmětů – jedná se o předměty, jejichž absolvování na střední škole a výsledné známky zvýhodňují uchazeče v přijímacím řízení. Evidovány jsou v aplikaci Evidence profilových předmětů střední školy (viz strana 25) . Nastavení středních škol – umožňuje ovlivnit výši extrabodů uchazečů podle absolvované střední školy. Koeficient se může přidělit konkrétní střední škole (např. Gymnázium Pavla Horova), nebo určitému typu střední školy (gymnázium). Koeficient zadaný pro konkrétní střední školu má vyšší prioritu než koeficient zadaný pro typ střední školy. Střední školy se evidují přes formulář na obrázku 7. Existuje možnost nastavení pro: • druh střední školy – ve formuláři se zvolí typ střední školy, vyplní se koeficient a uloží se tlačítkem Přidat ; • konkrétní střední školu – ve formuláři vyhledejte střední školu přes pole Střední škola, vyplňte koeficient a uložte tlačítkem Přidat . Seznam středních škol lze měnit do doby, než je na daný typ přijímací zkoušky zaevidována první papírová nebo elektronická přihláška. Místa studia – vyplňují se ta místa, kde bude studium uskutečňováno a současně na tomto místě bude uchazeč skládat přijímací zkoušku. Sloupec je zobrazen jen v případě, že existují nějaká detašovaná pracoviště, tj. další možná místa výuky. Detašovaná pracoviště nastavují datamanažeři. Obsah menu Místa studia je závislý na evidovaných detašovaných pracovištích fakulty. V případě, že výuka probíhá v místě sídla fakulty a současně i na jiném místě, musí být uvedena obě místa. Pak je sídlo fakulty vyplněno implicitně a stačí jen doplnit další místo výuky. Pro jednotlivá města je možné vložit text s upřesněním místa konání zkoušky, který se vloží automaticky do pozvánky k přijímací zkoušce. Text se vyplňuje jen v případech, kdy je místo konání přijímací zkoušky závislé na typu přijímací zkoušky. Při zakládání papírové přihlášky do UIS vkládá místo studia studijní referentka. Uchazeč je informován o možných místech výuky zvoleného studia v e-přihlášce a sám si při vyplňování e-přihlášky musí místo zvolit. 20
Obrázek 7
Nastavení středních škol
Dokumenty – aplikace umožňuje evidovat dokumenty, které je uchazeč povinen doložit ke zvolenému typu přijímacího řízení. Všechny typy dokumentů, které je možné ke zvolenému typu přijímacího řízení přidat, jsou uvedeny v rozbalovací nabídce. Uchazečům se seznam dokumentů zobrazuje v e-přihlášce, kde si mohou kontrolovat potvrzení doručení jednotlivých dokumentů. Doručení jednotlivých dokumentů potvrzuje studijní oddělení v aplikaci Založit novou přihlášku (viz strana 28), Opravovat existující přihlášku nebo pro e-přihlášky v aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů (viz strana 100). Seznam uchazečů, kteří nedoložili alespoň jeden požadovaný dokument, je možné zobrazit v aplikaci Doplňující informace přihlášek (viz strana 35), zde je možné také vytisknout dopis s upozorněním na dokumenty, které musí uchazeči ještě doručit. Upozornění na nedoručené dokumenty vypíše i aplikace na kontrolu přihlášek Kontrola přihlášek (viz strana 35). Typ přijímacího řízení – pro zvolený typ přijímací zkoušky se zde eviduje: • Body-splnil – počet bodů, které uchazeč musí získat, aby splnil podmínky pro přijetí do studia (body jsou součástí hodnocení výsledků uchazečů). • Body-přijat – součet bodů ze všech zkoušek, které minimálně stačí pro přijetí (body jsou součástí hodnocení výsledků uchazečů). • Datum podání rozhodnutí – datum, dokdy může uchazeč podat odvolání, se vytiskne na rozhodnutí. • Nepočítat extrabody – pokud je tento atribut nastaven na hodnotu „ano“, pak nebudou pro tento typ přijímací zkoušky počítány extra body i přesto, že byly nastaveny atributy období určené právě pro výpočet extra bodů. Pokud bude nastaven na hodnotu „ano“, pak se budou extrabody počítat a podle celkového počtu extrabodů uchazečů se bude řadit seznam studentů pro automatické přidělení rozhodnutí v aplikaci Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení. • Podávání e-přihlášek – datum, dokdy je na daný typ přijímacího řízení možné podávat e-přihlášky. Vyplňuje se pouze v případě, že je pro daný typ přijímací21
•
•
•
•
•
^
ho řízení nutné prodloužit interval vymezený milníkem E-přihlášky, v opačném případě nevyplňovat. Datum musí ležet v období mezi termíny pro ukončení podávání e-přihlášek a koncem prohlížení e-přihlášek (pro uchazeče). Známky ze střední školy – podle tohoto atributu se vyhodnocuje požadavek na zadávání známek ze střední školy v e-přihláškách. Je-li nastaven na „ano“, zobrazí se uchazeči v aplikaci pro podání elektronické přihlášky sekce na vložení známek (obr. 56). Je-li atribut nastaven na „ne“, vkládání známek mu není umožněno. Známky za střední školu bývají vyžadovány od uchazečů prezenčního bakalářského studia. Standardní text pozvánky A – text, který se tiskne do střední části pozvánky k přijímacímu řízení. Zpravidla obsahuje informace o dokladech, které musí uchazeč při účasti na přijímací zkoušce předložit (občanský průkaz, kopie maturitního vysvědčení apod.). Standardní text pozvánky B – text, který se tiskne v závěrečné části pozvánky k přijímacímu řízení. Může obsahovat informace o místě vyvěšení dalších informací o přijímacím řízení apod. Správní poplatek – částka, kterou musí uchazeč zaplatit v případě podání přihlášky ke studiu elektronickou formou. Udává se v eurech. Správní poplatek se zobrazuje uchazeči při podání e-přihlášky. Toto pole lze editovat do doby, než jsou spuštěny e-přihlášky. Potom jej editovat nelze! Alternativní typ přijímací zkoušky – pro zvolený typ přijímací zkoušky a pro alternativní typ přijímací zkoušky bude uchazeči přidělen stejný termín přijímací zkoušky, budou rozkopírovány výsledky přijímacích zkoušek a bude zkontrolováno přidělení kladného rozhodnutí v aplikaci pro výpis uchazečů, kteří byli přijati na více typů přijímacích zkoušek. Zvolený typ přijímací zkoušky je ten, se kterým se právě pracuje, alternativní typ přijímací zkoušky je pro uchazeče takový typ, na kterém má současně podánu přihlášku. Pro jeden typ přijímací zkoušky může být nastaveno několik alternativních typů. Pokud se má tímto atributem pouze zjišťovat přidělení více kladných rozhodnutí jednomu uchazeči, nastavuje se až po udělení kódů rozhodnutí přihlášek zvoleného typu přijímací zkoušky. Atribut ovlivňuje vlastní zápis uchazeče do studia. V případě, že je alternativní typ přijímací zkoušky nastaven, nelze zapsat uchazeče s více přihláškami vícekrát do studia, pokud je přijat na některý z alternativních typů. Pokud je tato funkcionalita nežádoucí, stačí nastavení atributu zrušit.
• Kmenový jazyk – určuje, kolik kmenových předmětů se bude volit v přihlášce ke studiu. Kmenový jazyk nastavuje v přihlášce studijní referentka. Toto nastavení přebíjí nastavení kmenového jazyka u předmětu. Více o kmenovém jazyku na straně 11. Pokud se typy přijímacího řízení od minulého přijímacího řízení nezměnily, je výhodné je pro nové přijímací řízení zkopírovat. Typy přijímacího řízení se zkopírují celé, včetně předmětů, profilových předmětů, nastavení všech atributů, extrabodů, míst výuky atd. V aplikaci se nejprve zvolí období, ze kterého se budou typy přijímacího řízení kopírovat. Zde se označí kopírované typy, zvolí se cílové období, pro které se přijímací řízení připravuje, a klikne se na tlačítko Kopírovat označené typy do období (obr. 8). Zde pozor, pokud jsou používány etapy, pak se v první fázi zkopírují jen typy z první etapy přijímacích zkoušek. Zkopírování a tím zpřístupnění všech typů přijímaček všech 22
Obrázek 8
Založení typu přijímací zkoušky kopií
etap by mělo za následek přihlašování uchazečů do různých etap. Typy dalších etap se kopírují až ve chvíli, kdy budou skutečně potřeba. V dalším kroku proveďte kontrolu zkopírovaných typů přijímacích zkoušek, případně upravte například výši poplatku za přihlášku. Přehled extrabodových kritérií a jejich význam • Obecný důvod. • Prospěch bakalářského studia – připraveny jsou algoritmy: – Průměr bak. studia, lineární body – Body jsou přiděleny podle průměru předchozího bakalářského studia. Dané maximum je za průměr 1,00 a dále se body se zvětšujícím průměrem lineárně snižují k 0 bodům, které odpovídají maximálnímu průměru. – Průměr bak. studia bez posl. semestru, lineární body – Body jsou přiděleny podle průměru předchozího bakalářského studia (bez posledního semestru). Dané maximum je za průměr 1,00 a dále se body se zvětšujícím průměrem lineárně snižují k 0 bodům, které odpovídají maximálnímu průměru. • Prospěch u maturity – připraveny jsou algoritmy: – Průměr všech předmětů, lineární body – Body jsou přiděleny podle průměru maturitní zkoušky. Dané maximum je za průměr 1,00 a dále se body se zvětšujícím průměrem lineárně snižují k 0 bodům, které odpovídají maximálnímu průměru. – Průměr maturity – max. průměr podle SŠ – Základem pro výpočet extrabodů je průměr uchazeče u maturity. V závislosti na uchazečově střední škole je pak vzat maximální přípustný průměr (definováno v Nastavení středních škol). Je-li průměr u maturity vyšší než maximální, počet bodů je nulový. Je-li průměr 1,00 jsou přiděleny maximální body. Je-li průměr roven maximálnímu, je přidělen 1 bod. Mezi maximálním průměrem a průměrem 1,00 se body přidělují interpolací podle přímky. 23
• • •
•
24
– Body za známky z profil. předmětů v interní části + úroveň maturity – Výsledný počet extrabodů je dán součtem bodového ohodnocení jednotlivých známek z profilových předmětů u maturity. V Nastavení profilových předmětů se definuje za jaké předměty a za jaké známky jsou body přiděleny. Bodový zisk za každou známku je dále vynásoben koeficientem podle úrovně maturity. Prospěch z matematiky a informatiky. Prospěch z matematiky nebo fyziky. Prospěch z profilových předmětů na SŠ – připraveny jsou algoritmy: – Profil. předmět – max. průměrná známka – Body jsou přiděleny za průměr známek zvoleného profilového předmětu za všechny ročníky SŠ, ve kterých byl předmět studován. Je možné zadat minimální počet ročníků pro splnění kriteria. Pokud je výsledný průměr nižší než zadaná hranice, body jsou přiděleny podle lineárního vztahu podle průměru – za průměr 1,00 obdrží uchazeč maximální body, za maximální přípustný průměr minimální body, mezi těmito dvěma mezemi se interpoluje přímkou. Prospěch z předmětů na SŠ – připraveny jsou algoritmy: – Průměr výročních průměrů všech ročníků SŠ – lineární body + typ SŠ – Výchozím údajem pro výpočet bodů je celkový průměr za předměty za SŠ, který se spočte jako aritmetický průměr výročních průměrů všech ročníků. Na základě tohoto průměru jsou přiděleny body – maximální body dostává uchazeč za průměr 1,00 a dále se body se zvětšujícím průměrem lineárně snižují k 0 bodům, které odpovídají maximálnímu průměru. Průměr za maturitu do výpočtu nevstupuje, ale zadává se jako indikace splnění maturity. Pokud není zadán, počet extrabodů je nulový. Výsledný bodový zisk je nakonec upraven koeficientem podle typu absolvované SŠ. – Průměr 3., 4. ročník a maturita – max. průměr podle SŠ – Základem pro výpočet extrabodů je průměr uchazeče spočtený jako aritmetický průměr průměrů za 3. ročník, 4. ročník a maturitu na SŠ. V závislosti na uchazečově střední škole je pak vzat maximální přípustný průměr (definováno v Nastavení středních škol). Je-li průměr vyšší než maximální, počet bodů je nulový. Je-li průměr 1, 00 jsou přiděleny maximální body. Je-li průměr roven maximálnímu, je přidělen 1 bod. Mezi Maximálním průměrem a průměrem 1,00 se body přidělují interpolací podle přímky. – Průměr 3., 4. ročník a maturita – lineární body – Výchozím údajem pro výpočet bodů je upravený průměr za studium na SŠ, který se spočítá jako aritmetický průměr průměru za 3. a 4. ročník a průměru maturity. Průměr za maturitu se před výpočtem výsledného průměru násobí korekčním koeficientem závislým na typu maturity. Na základě upraveného průměru jsou přiděleny body – maximální body dostává uchazeč za průměr 1,00 a dále se body se zvětšujícím průměrem lineárně snižují k 0 bodům, které odpovídají maximálnímu průměru. – Průměry 1. - 4. ročník – max. průměr podle SŠ – Základem pro výpočet extrabodů je průměr uchazeče spočtený jako aritmetický průměr ročních průměrů za 1. – 4. ročník na SŠ. V závislosti na uchazečově střední škole je pak vzat maximální přípustný průměr (definováno v Nastavení středních škol). Je-li průměr vyšší než maximální, počet bodů je nulový. Je-li průměr 1,00 jsou přiděleny maximální body. Je-li průměr roven maximálnímu, je přidělen 1 bod. Mezi maximálním průměrem a průměrem 1,00 se body přidělují interpolací podle přímky.
• • • • •
Sociální důvody. Státní zkouška z jazyka. Účast na olympiádě na střední škole. Účast na soutěžích na střední škole. Zdravotní důvody. Pro využívání extrabodových kritérií vycházejících z hodnocení předmětů na střední škole je vhodné pro e-přihlášky zapnout povinnost vyplnit známky ze střední školy.
Obrázek 9
+
Evidence profilových předmětů střední školy
3.4 Evidence profilových předmětů střední školy Profilovým předmětem je předmět, který uchazeč studoval na střední škole. Může jím být maturitní předmět i běžně vyučovaný předmět. V přijímacím řízení lze absolvování profilového předmětu a dosaženou známku využít ke zvýhodnění uchazeče tzv. extrabody. Profilové předměty jsou evidovány zvlášť pro každé období přijímacího řízení a pro každý typ přijímací zkoušky lze definovat jejich libovolnou kombinaci. Předměty pro dané období se evidují přes jednoduchý formulář na obrázku 9. Pro typ přijímací zkoušky se evidují v aplikaci Evidence typů přijímacího řízení (viz strana 20). Uchazečům se profilové předměty zobrazují v elektronické přihlášce v seznamu absolvovaných předmětů. Uvedeny jsou v úvodní časti formuláře.
25
4 Evidence přihlášek ke studiu Část Evidence přihlášek se věnuje aplikacím pro evidenci a správu papírových přihlášek doručených běžnou poštou a správu e-přihlášek, které jsou kompletní a byly převedeny mezi papírové přihlášky. Papírové a elektronické přihlášky je možné opravovat, rušit, vyhledávat a obnovovat. Přihlášky do různých typů programů se mohou nepatrně lišit, například v přihlášce: • do bakalářského studia je vyžadována informace o studiu na střední škole a rok maturity; • do inženýrského studia je místo toho vyžadována informace o absolvované vysoké škole a rok absolutoria; • na doktorské studium je vyžadováno zadání absolvované VŠ a programu studia, roku absolutoria, výběr tématu disertační práce. V případě doktorského studia se nabízí pouze témata vypsaná školitelem přes aplikaci pro elektronické vypisování témat, jež je školiteli přístupná v aplikaci Závěrečné práce záložka Navrhnout téma. Vypisovat témata pro doktorský stupeň studia může osoba, která je určená v aplikaci studijního oddělení Evidence školitelů doktorandů jako školitel daného studijního programu. Přiřazení může zajišťovat SIF. Tím je dáno, pro které studijní programy může školitel vypisovat témata. Témata jsou omezena podle studijního programu. Navržená témata disertačních prací schvaluje předseda oborové rady v aplikaci Schvalování témat závěrečných prací umístěné v Osobní administrativě v části Manažerská nádstavba. Téma se volí až po uložení přihlášky v aplikaci Opravovat existující přihlášku v dolní části formuláře. V elektronické přihlášce uchazeč volí téma a školitele v sekci Údaje přihlášky. Aby bylo možné s přihláškami dále pracovat, je nutné zkontrolovat jejich kompletnost. Při každém dalším zásahu do přihlášky je nutné provést její kompletaci. Zaevidování přihlášky Doručené přihlášky se vkládají přes aplikaci Založit novou přihlášku. Po vyplnění a uložení nové přihlášky je vkládané přihlášce vygenerováno a uloženo registrační číslo, které slouží jako jednoznačný identifikátor přihlášky v UIS, a také pro rozlišení více přihlášek jednoho uchazeče. Registrační číslo má tvar pořadové_číslo/id_období, tedy například 1234/176. Přiřazení registračního čísla přihlášce je nutnou podmínkou pro práci s danou přihláškou v dalších aplikacích přijímacího řízení, jako jsou například statistiky přijímacího řízení nebo všechny aplikace, ve kterých se přihlášky dohledávají na základě registračního čísla (individuální přidělení termínu přijímacího zkoušky, individuální zadání výsledku přijímací zkoušky, rozhodnutí o přijetí nebo odvolání). Součástí povinných údajů přihlášky je rodné číslo uchazeče. Pro cizí státní příslušníky je povinné vložit datum narození, z něhož se automaticky sestaví rodné číslo podle předem stanovených pravidel, kterým je věnována samostatná podkapitola. Pokud jsou studenti přijímáni po etapách, volí se etapa společně s typem přijímačky.
27
Způsob tvorby rodného čísla zahraničních uchazečů Součástí osobních údajů na přihlášce ke studiu je rodné číslo. Studenti Slovenské republiky mají rodné číslo přiděleno. Ke studiu se však také hlásí a jsou přijímáni uchazeči s jinou státní příslušností, kteří slovenské rodné číslo přiděleno nemají. Těm je nutné rodné číslo poskládat z data narození stejným způsobem, jako je u nás obvyklé, a za lomítko vložit číslo v přesně definovaném tvaru. Podává-li cizí uchazeč přihlášku elektronickou cestou, vyžaduje po něm aplikace datum narození, ze kterého je rodné číslo automaticky vygenerováno podle daných pravidel. Pokud mu rodné číslo bylo přiděleno již dříve, má možnost při zakládání e-přihlášky označit pole Jsem cizinec a mám rodné číslo a místo data narození vyplnit toto rodné číslo. Tvar rodného čísla za lomítkem je 41xy kde: • 41 je označení univerzity podle celostátního číselníku; • x je písmeno, které označuje pracoviště (A – FAPZ, E – FEM, M – TechF, P – FBP, R – Rek, U – FEŠRR, Z – FZaKI); • y je číslice (0–9), při vyčerpání kapacity písmeno (A–Z). Může se totiž stát, že se na fakultě sejdou dva studenti cizí státní příslušnosti se stejným datem narození. Pak se jejich rodný kód odliší právě posledním znakem. První přidělená hodnota je 1, dále se pokračuje vzestupně.
^
+ +
Rodná čísla osob narozených před rokem 1954 jsou pouze 9místná a tuto délku je nutné udržet i v případě cizinců. Tvar rodného čísla za lomítkem pro tyto osoby tedy je 41x. Tento formát RČ se používá u studentů studujících ve studijních programech odesílaných do matriky. Do evidence osob v UIS nelze vložit dvě osoby se stejným rodným číslem.
4.1 Založit novou přihlášku V aplikaci Založit novou přihlášku se do připraveného formuláře (obr. 10) vkládají údaje z doručených papírových přihlášek ke studiu. Zadávací formulář je rozčleněn na několik částí. Údaje o přihlášce – část přihlášky, ve které se uvádí, kdy a odkud byla doručena, zda je zaplacena a její stav – přijatá nebo vrácená. Podle doručené přihlášky se výběrem z menu zvolí typ přijímacího řízení, případně se uvede alternativní typ přijímacího řízení.
+ + ^ 28
Přihlášku, která má nastavený stav „vrácená“, nelze zkompletovat. Chybí-li v nabídce některý studijní program nebo zaměření, nebyl pro něj založen typ přijímací zkoušky. Více o kompletaci a kontrole přihlášek je na straně 35.
Obrázek 10
Formulář pro vložení přihlášky ke studiu
29
Osobní údaje uchazeče – jedná se o základní osobní údaje uchazeče: jméno a příjmení, rodné jméno (pouze když došlo ke změně příjmení), pohlaví, státní příslušnost, tituly před a za jménem, místo narození, číslo občanského průkazu, rodné číslo a označení trvalého pobytu. Dále jsou vyžádovány údaje o jednom z rodičů uchazeče. Pole Rodné číslo je spojeno s tlačítkem Dohledat RČ a umožňuje vyplnit formulář přihlášky údaji o uchazeči, který je již v UIS evidován. Do pole se vepíše RČ bez lomítka a klikne se na tlačítko. Dohledávání probíhá mezi uchazeči o studium i mezi ostatními osobami univerzity (studenti, zaměstnanci). V úvodu stránky se vypíší všechny shody s dalšími identifikačními znaky (obr. 11). Pro vyplnění je nejvhodnější zvolit záznam, který je z jiné kompletní přihlášky (dohledanou osobou může být uchazeč s několika přihláškami podanými na SPU, uchazeč o inženýrské studium, který na SPU studoval bakalářské studium, zaměstnanec, který si podal přihlášku ke studiu apod.). Po označení jednoho záznamu o osobě a stisknutím tlačítka Předvyplnit se naplní všechny položky, které jsou v UIS u uchazeče evidovány.
Obrázek 11
Vyplnění přihlášky dohledáním uchazeče podle rodného čísla
Adresy a kontaktní údaje uchazeče – evidovat lze několik typů adres, z nichž alespoň jedna musí být vyplněna, aby bylo možné uchazeče informovat o průběhu přijímacího řízení (zaslání informací k termínu konání přijímací zkoušky, rozhodnutí apod.). Dále je možné evidovat telefoní čísla, e-mailovou adresu apod. Obec se při vkládání poštovní adresy dohledává podle PSČ. Po dohledání se nabídne seznam obcí v roletkovém menu (obr. 10), ze kterých se jedna vybere. Je-li uchazečem cizinec, tj. nastaví-li se v položce Stát jiný stát než Slovenská republika, dopíše se název obce ručně. Pro poštovní účely se primárně používá adresa trvalého bydliště. Pokud je vyplněna i kontaktní adresa (například u studentů ubytovaných na kolejích nebo privátu), pak se použije tato (tiskne se na adresní štítky, vkládá do dokumentů). Předchozí studium – požadované údaje o předchozím studiu se liší podle zvoleného typu studia. V přihlášce na bakalářské studium je požadována absolvovaná střední škola, obor a rok maturity. V přihlášce na inženýrské studium je požadována absolvovaná vysoká škola, která se dohledává v číselníku, podobně v přihlášce na doktorský typ studia. 30
Střední škola a absolvovaný obor střední školy se dohledává podle kódu IZO, resp. KKOV. Vyhledávání probíhá po celých slovech, není možné vyhledávat podle podřetězců (například pro vyhledání gymnázia nepostačuje uvést „gym“, ale je nutné doplnit celé slovo „gymnázium“). Druh střední školy se vyplní automaticky podle zvolené střední školy, jeho změna není možná. Pokud hledaná škola v seznamu neexistuje se správným druhem, vybere se pouze druh v menu Druh střední školy. Pokud se rok maturity shoduje s rokem přijímacího řízení, střední školu musí uchazeč vyplnit. Pokud rok maturity uchazeče není shodný s rokem přijímacího řízení, musí uchazeč vyplnit druh střední školy, položka Střední škola nenní povinnou položkou. Pokud se jedná o školu absolvovanou v zahraničí, je třeba zatrhnout volbu „Jiná střední škola v zahraničí“ a následně vyplnit název a obor střední školy a rok maturity a z nabídky států zvolit stát, ve kterém se škola nachází. Do prospěchu uchazeče se vyplňují průměrné známky za jednotlivé ročníky, zvlášť za maturitu a celkový průměr bez maturity. Z těchto průměrů se uchazečům počítají extrabody přijímacího řízení. Případná vysoká škola se dohledá v číselníku. Ostatní údaje – zde se eviduje, odkud se uchazeč hlásí, nejvyšší dosažené vzdělání uchazeče, zdravotní způsobilost a případně textová poznámka studijního oddělení. U uchazečů doktorského studia mohou být vyžadovány další doplňující údaje (například téma disertační práce, školitel doktoranda, pracoviště doktorského studia).
Obrázek 12
Přiřazení volitelného předmětu přijímací zkoušky
Povinné dokumenty – tato část formuláře přihlášky se zobrazuje jen v případě, že v daném období jsou tyto dokumenty po uchazeči požadovány. Seznam obsahuje dokumenty, které uchazeč musí společně s přihláškou doručit (např. životopis, lékařské potvrzení, doklad o absolvování studia předcházejícího stupně – maturitní vysvědčení, diplom apod.). Jakákoliv změna stavu doložení uvedeného dokumentu bude synchronizována s ostatními přihláškami uchazeče, včetně jeho e-přihlášek.
31
+
Funkce tlačítka Dohledat v tomto formuláři: Vyplní-li se všechna pole u tlačítek Dohledat a Dohledat obec, stačí pro dohledání všech položek stisknout jedno z nich (právě u toho však nesmí být pole prázdné).
Po vyplnění přihlášky se stiskne tlačítko Uložit přihlášku . Pokud se ručně doplňují hodnoty extrabodů, nabídne se stránka pro jejich vložení. Informace o uložení se vypíše na obrazovce, její součástí je i číslo právě založené přihlášky. Nejsou-li vyplněny všechny důležité údaje, přihláška není uložena (vyplněné údaje zůstávají v polích) a v úvodu formuláře jsou vypsány položky, které je nutné doplnit. Pokud jsou k úplnému podání přihlášky požadovány další informace jako povinné dokumenty, volitelné předměty (např. jazykové), nabídne se ihned po uložení přihlášky formulář pro jejich doplnění (obr. 12). Po uložení přihlášky se otevře formulář pro vložení další přihlášky. Pole datum doručení zůstává vyplněno podle předchozí přihlášky.
4.2 Opravovat existující přihlášku V aplikaci Opravovat existující přihlášku se provádějí opravy vložených přihlášek, doplňují se údaje přihlášek, včetně volitelných předmětů, hodnot jednotlivých kritérií pro výpočet extrabodů a přijetí požadovaných dokumentů. Nejprve se přihláška musí dohledat podle části jména uchazeče (bez titulů), rodného čísla nebo čísla přihlášky. Potom se otevře formulář pro doplnění nebo změnu údajů. Je stejný jako pro založení přihlášky (obr. 10). Změny v přihlášce je opět nutné uložit tlačítkem Uložit přihlášku . Pokud jsou ve zvoleném typu přijímací zkoušky evidovány extrabody, pak jsou v dolní části formuláře uvedeny údaje pro jejich výpočet.
Obrázek 13
Zrušení založené přihlášky
4.3 Zrušit založenou přihlášku Vloženou přihlášku lze zrušit (odstranit z přijímacího řízení) přes aplikaci Zrušit přihlášku. Přihláška se dohledá podle jejího čísla nebo podle jména či rodného čísla uchazeče o studium. Po dohledání jsou vypsány všechny údaje evidované v přihlášce. Po stisknutí
32
tlačítka Zrušit (obr. 13) je přihláška označena za zrušenou. Dohledat ji lze v aplikaci Seznam zrušených přihlášek. Evidenční číslo přihlášky zůstane blokované a nelze jej přiřadit přihlášce jiného uchazeče.
4.4 Seznam zrušených přihlášek V Seznamu zrušených přihlášek (obr. 14) lze dohledat všechny zrušené přihlášky z přijímacího řízení a v případě potřeby je i obnovit (vrátit zpět do přijímacího řízení).
Obrázek 14 Seznam zrušených přihlášek
4.5 Výpis jedné přihlášky Aplikace Výpis jedné přihlášky slouží k zobrazení údajů přihlášky uchazeče. Přihláška uchazeče se dohledává podle jeho jména, rodného čísla nebo čísla přihlášky. Pokud je nalezeno více přihlášek jednoho uchazeče, lze vždy zobrazit pouze obsah jedné zvolené. Ve výpisu přihlášky jsou uvedeny všechny údaje, které byly vyplněny, včetně volitelných předmětů a počtu bodů přidělených na základě definovaných extrabodových kritérií. Výpis neinformuje o kompletnosti přihlášky.
33
5 Hromadné operace s přihláškami Mezi hromadné operace s přihláškami patří zadávání doplňujících informací, kontrola kompletnosti přihlášek (papírových i elektronických) a tisk pozvánek ke zkoušce.
5.1 Kontrola kompletnosti přihlášek V aplikaci Hromadná kontrola a výpis přihlášek se kontrolují dosud nekompletní přihlášky ke studiu. Ověřuje se, zda obsahují všechny povinné údaje (například rodné číslo, rok maturity oproti roku narození, velká písmena ve jménu a příjmení apod.) a potvrzení doručených dokumentů. Kontrola kompletnosti přihlášek je důležitá pro další práci s přihláškou uchazeče o studium. Například uchazeči s nekompletní a nezkontrolovanou přihláškou nemůže být přidělen termín přijímací zkoušky, nelze mu vytisknout a zaslat pozvánku k přijímacímu řízení. Zkontrolované kompletní přihlášky se při další kontrole již nevypisují. Individuální kontrolu jedné přihlášky uchazeče umožňuje aplikace Kontrola jedné přihlášky. Hromadná kontrola a výpis přihlášek probíhá podle kritérií zvolených ve formuláři na obrázku 15. Pro provedení zvolené operace slouží jedno z následujících tlačítek: • Vypsat přihlášky – tlačítko na obrazovku vypíše obsah všech nezkontrolovaných přihlášek. Přihlášky lze seřadit podle jména uchazečů nebo podle registračního čísla přihlášky. Provedení zvolené akce může trvat delší dobu v závislosti na počtu přihlášek. • Hromadně zkontrolovat – tlačítko na obrazovku vypíše seznam všech doposud nezkon, trolovaných a nezkompletovaných přihlášek. U každé je příznak kompletnosti resp. nekompletnosti a soupis všeho, co v přihlášce chybí (obr. 15). Provedení zvolené akce může trvat delší dobu v závislosti na počtu kontrolovaných přihlášek. U přihlášek jsou zobrazeny ikony: Opravit – lze provést opravu přihlášky a tím ji zkompletovat. Otevřený formulář je stejný jako pro založení přihlášky. Vrátit se lze tímto způsobem i k editaci kompletní přihlášky, která je vypsána na obrazovce. Detaily – lze vypsat bližší údaje o přihlášce – program, na který se uchazeč hlásí, a případně důvod nekompletnosti přihlášky. Přihlášku je možné označit za kompletní i v případě, že nejsou vyplněny některé údaje.
5.2 Doplňující informace přihlášek Aplikace Doplňující informace přihlášek slouží k hromadnému potvrzení doplňujících informací k jednotlivým přihláškám a tisku výzev uchazečům. Za doplňující informace jsou považovány další dokumenty, které má uchazeč s přihláškou na zvolený typ přijímacího řízení doložit. Základním dokumentem je doklad potvrzující absolvování studia předchozího stupně. V případě bakalářských studií se jedná o maturitní vysvědčení, pro studia vyšších stupňů pak o diplom z předcházejícího stupně. Pro vypsání seznamu uchazečů pomocí filtru zvolí omezení dle typu studia, programu nebo formy. Seznam je rovněž možné omezit pouze na studenty s evidovaným odvoláním apod. Jednotlivé filtry obsahují pouze položky, pro které existuje alespoň jedna kompletní přihláška. Vybraná nastavení se potvrdí stisknutím tlačítka Vypsat přihlášky . 35
Obrázek 15
Hromadná kontrola kompletnosti přihlášek
Zobrazený seznam pro evidenci doložení dokumentů obsahuje všechny kompletní přihlášky zvoleného typu přijímacího řízení (obr. 16). Seznam lze omezit podle počátečního písmene příjmení uchazečů. Doložení, resp. nedoložení dokladu je znázorněno v příslušném sloupci (zaškrtnuto, nezaškrtnuto). Pro potvrzení doložení dokladu se označí pole příslušného uchazeče a stiskne tlačítko Uložit zadané hodnoty . Pokud zůstanou v sestavě některá pole nepotvrzená, uloží se k přihlášce – nedoručeno.
^
^ 36
Potvrzení doložení maturitního vysvědčení se částečně provádí automaticky na základě vstupních proměnných. Pokud je vkládána vstupní proměnná, kterou je nutné zjistit z maturitního vysvědčení (například průměr z maturitního vysvědčení pro extrabody), vyplní se potvrzení maturitního vysvědčení automaticky. Automaticky se přenáší potvrzení dokladu potvrzující absolvování studia předchozího stupně z e-přihlášek. Ostatním uchazečům je nutné potvrzení vložit ručně. Doložení maturity v papírové nebo elektronické přihlášce se vždy rozko-
Obrázek 16
Doplňující informace přihlášek
píruje do všech papírových a elektronických přihlášek uchazeče. Pro hromadné označení, resp. odznačení lze použít tlačítko
Označit vše ,
resp.
Odznačit vše .
Seznam v záložce Tisk výzev k doplnění obsahuje přihlášky uchazečů, kteří nedodali alespoň jeden povinný dokument. Pokud se mají výzvy k doplnění vytisknout, označí se přihlášky, do pole Dokdy se vepíše datum, do kterého mají uchazeči chybějící dokumenty doložit, a stiskne se tlačítko Tisk výzev . Seznam je možné pomocí filtru v úvodu stránky omezit podle počátečního písmene příjmení uchazečů. Pro hromadné označení, resp. odznačení lze použít tlačítko Označit vše , resp. Odznačit vše .
5.3 Tisk pozvánek na přijímací řízení Tisk pozvánek k přijímací zkoušce zajišťují následující aplikace: Individuální tisk pozvánek – slouží pro tisk pozvánek každému uchazeči zvlášť (a to i historicky prostřednictvím odkazu zobrazit historická období). V aplikaci Individuální tisk pozvánek se nejprve vyhledá přihláška podle jména, rodného čísla uchazeče nebo registračního čísla přihlášky. Následně se vytiskne pozvánka. Nemá-li přihláška přidělen termín zkoušky, nelze pozvánku vytisknout. 37
Obrázek 17
Tisk výzvy k doplnění údajů
Hromadný tisk pozvánek – nabízí hromadný tisk pozvánek podle jednotlivých termínů přijímací zkoušky s dalším omezením. Dále poskytuje tisk seznamu pro podatelnu, tisk adresních štítků. Po vybrání termínu konání přijímací zkoušky případně státu, odkud uchazeč pochází, se stiskne tlačítko s požadovanou funkcí. Při tisku adresních štítků je vygenerován soubor CSV s adresami uchazečů, který je určen pro další zpracování například v MS Excel. Chování aplikací je ovlivňováno nastavením atributu období, pracoviště, typu přijímací zkoušky a předmětu přijímací zkoušky. Více o nastavení obsahu pozvánky je uvedeno na straně 85. Atributem studijního období Dvě přihlášky v jeden termín lze ovlivnit, zda se budou tisknout dvě pozvánky v jeden termín (fakulta má možnost zaslat uchazeči, který podal více přihlášek ke studiu se stejnou přijímací zkouškou, jednu nebo více pozvánek). Atribut nastavuje systémový integrátor. Součástí pozvánky jsou kontaktní údaje osoby, která pozvánku vytiskla, a datum tisku pozvánky.
+
Budou-li se pozvánky tisknout s adresou v hlavičce dokumentu a vkládat do obálek s okénkem, není třeba složitě tvořit a lepit adresní štítky.
U vícekolových typů přijímacího řízení je aplikace rozšířena o tisk rozhodnutí o postupu do dalšího kola. Tato rozhodnutí se tisknou individuálně nebo hromadně pro 38
Obrázek 18
Tisk pozvánek k přijímacímu řízení
všechny uchazeče konkrétního typu přijímacího řízení. Aplikace nejprve nabídne jmenný seznam všech uchazečů určitého typu přijímací zkoušky s možností jejich označení. Po výběru skupiny uchazečů se může pozvánka vytisknout.
39
6 Termíny přijímací zkoušky V nabídce Termíny přijímací zkoušky se nacházejí odkazy pro evidenci, správu a přidělení termínů přijímacích zkoušek. Termíny přijímací zkoušky se uchazečům mohou udělovat až v okamžiku, kdy jsou termíny zkoušek založeny. Přidělují se hromadně nebo individuálně. Zpětně je možné zkontrolovat obsazenost termínů a také rozdělení uchazečů na jednotlivých termínech. Ke každému termínu lze vytisknout seznamy uchazečů.
6.1 Evidence termínů přijímací zkoušky V aplikaci Evidence termínů přijímací zkoušky je jednoduchý formulář pro založení termínů přijímacích zkoušek, ve kterém se zvolí místnost, kde má přijímací zkouška probíhat, datum a čas konání termínu a jeho délka. Seznam všech termínů vytvořených pro dané období je uveden v přehledové tabulce (obr. 19). Údaje o vybraném termínu lze upravovat přes ikonu ve sloupci Upravit. Smazání termínu se provede jeho označením a stiknutím tlačítka Odebrat . Smazat termín je možné pouze pokud na něj nejsou přiřazeni žádní uchazeči.
Obrázek 19
Evidence termínů přijímací zkoušky
6.2 Přidělování termínů na přijímací řízení Termíny se přidělují k přihláškám uchazečů (jeden uchazeč může mít podáno více přihlášek na různé typy přijímacích zkoušek na fakultě). Nutno podotknout, že aplikace
41
pracují pouze s kompletními přihláškami (viz Kontrola přihlášek na straně 35) a s přihláškami na typ přijímací zkoušky, jež má přidělené předměty (uchazeče s přihláškou na typu přijímací zkoušky bez přidělených předmětů nelze dohledat ani jim termín přidělit). Každá fakulta má možnost rozhodnout mezi dvěmi způsoby přidělování termínů přijímacích zkoušek. Způsob se nastavuje pro dané období v aplikaci Evidence období – atribut Dvě přihlášky v jeden termín. Použitím prvního způsobu obdrží každý uchazeč s více přihláškami se stejným typem přijímací zkoušky (v rámci stejné fakulty) pouze jednu pozvánku. Výhodou je, že se uchazeč nemusí dostavit dvakrát na vykonání přijímací zkoušky ze stejných předmětů. Druhý typ přidělování termínů zkoušek přidělí uchazeči termín ke každé podané přihlášce bez ohledu na stejný typ přijímací zkoušky.
Obrázek 20
Hromadné přidělení termínů
V následujícím výčtu jsou popsány způsoby přidělení termínů přijímacích zkoušek:
42
Hromadné přidělení termínů – v aplikaci se termíny uchazečům přidělují hromadně s možností omezení na studijní program, zaměření, formu, předměty přijímací zkoušky, místo studia a kraj uchazečů. V omezení lze volit pouze předměty bez variant, protože takové mají uchazeči skutečně zvolené. Je zbytečné volit variantní předměty jako například cizí jazyk, protože uchazeči mají zvolený konkrétní předmět (jazyk). Pokud je příjímací řízení rozděleno na kola, pak je možné přidělení termínu zkoušky omezit podle konkrétního kola. Tlačítkem Vypsat přihlášky, které nemají přidělený termín (obr. 20) se vypíše charakteristika zvoleného omezení výběru a počet uchazečů, kteří ještě nemají přidělen žádný termín zkoušky. Pod nimi je menu pro výběr termínu zkoušky. Termín je charakterizován označením místnosti, kapacitou a dobou konání. Další volbou je koeficient, který udává, kolikrát bude navýšena kapacita učebny (nikdy se na termín nedostaví všichni pozvaní uchazeči, a tak je vhodné tímto koeficientem navýšit kapacitu místnosti, přednastavena je hodnota 1.1, která se zdá být optimální), a počet uchazečů, kterým se má podle kritérií tento termín přidělit. V případě, že je u některého typu přijímací zkoušky zadán předmět určený pro jiné než první kolo přijímacího řízení, je přijímací řízení považováno za vícekolové. Formulář pro výběr skupiny uchazečů je rozšířen o výběr kola přijímacího řízení. Při volbě jiného než prvního kola se výběr omezí na uchazeče, kteří mají v aplikaci Vyhodnocení výsledků přijímací zkoušky zadán postup do vybraného kola přijímacího řízení (viz strana 61). Po stisknutí tlačítka Ověřit a přidělit termín se provede kontrola, zda je možné přiřadit zadaný počet uchazečů na tento termín. Pokud bude dostatek míst, zadaný počet uchazečů bude na tento termín přidělen. Dále se kontrolují kolize termínů uchazečů s více přihláškami, zda zvolený termín nekoliduje s jejich již přidělenými termíny. Je-li vše v pořádku, přidělí se termín ke všem přihláškám uchazečů, kteří vyhověli zvoleným kritériím a kteří doposud neměli přidělen žádný termín. Po přidělení termínu aplikace vypisuje kontrolní sestavu obsazenosti daného termínu. Sestava obsahuje údaje o počtu uchazečů, kterým byl termín právě přidělen, a počtu uchazečů, kterým byl tento termín přidělen dříve, a dále informaci o volných místech na tomto termínu. Individuální přidělení termínů – v aplikaci se termíny přidělují zvlášť každé přihlášce uchazeče. Po dohledání přihlášky jsou vypsány podstatné údaje vztahující se k přidělování termínu zkoušky (obr. 21). Proto je zde možné ověřit přidělené termíny daného uchazeče (v rámci jedné fakulty). Termín pro dohledanou přihlášku lze přidělit nebo změnit, možné je také odebrat všechny termíny přidělené uchazeči. Zobrazit lze přidělené termíny přihlášky uchazeče i několik let zpětně přes odkaz zobrazit historická období. V dolní části stránky pro individuální přidělení termínu jsou umístěna tři ovládací tlačítka: Ověřit a přidělit termín – příslušný termín přijímací zkoušky, který má být přihlášce přidělen, se zvolí ze seznamu v nabídce Termín. Po vybrání termínu a vložení koeficientu se tlačítkem přidají uchazeči na termín. Po přidělení termínu nebo jeho změně se zobrazí statistika obsazení termínu, případně tabulka s kolidujícími přihláškami uchazeče. Je-li při přidělování termínu zjištěn shodný termín přijímací zkoušky u některé další přihlášky uchazeče (uchazeč vykonává shodnou přijímací zkoušku v případě obou přihlášek), změní se současně termín i této přihlášky. V případě, že dohledané přihlášce náleží vícekolový typ přijímací zkoušky, je formulář doplněn o možnost volby konkrétního kola přijímacího řízení. Podle 43
Obrázek 21
Individuální přidělení termínů
kola se rozlišuje příslušná fáze přijímacího řízení a tím přidělovaný termín přijímací zkoušky. Odebrat termíny této přihlášky – tlačítkem lze odeberat termín, který je přidělen k aktuální přihlášce uchazeče (uveden je v tabulce Termín náležící této přihlášce – informace k přihlášce jsou uvedeny v úvodu stránky).
+
Termíny se uchazečům odebírají v případě, že se uchazeč ze závažného důvodu nemůže k přijímací zkoušce v daném termínu dostavit. – tlačítkem se odeberou všechny termíny, které byly uchazeči přiděleny (jejich seznam je v tabulce Ostatní termíny uchazeče).
Odebrat všechny termíny
6.3 Statistické informace o termínech přijímacích zkoušek Pro zobrazení statistických informací o aktuálním obsazení termínů přijímacích zkoušek a rozdělení uchazečů na termínech slouží následující odkazy: 44
Obsazení termínů a uchazeči bez termínu – aplikace je přehledem všech vypsaných termínů a současně statistikou aktuální obsazenosti vypsaných termínů přijímací zkoušky (obr. 22). Seznam se postupně řadí dle místnosti, data a času konání akce. Význam sloupců seznamu: • Kapacita bez koeficientu – je uvedena kapacita termínu vložená při definici termínu. • Obsazeno – počet přihlášek přidělených na termín. • Volných míst bez koeficientu – počet volných míst na termínu bez započítaného koeficientu. Je rozdílem hodnot ve sloupci Kapacita bez koeficientu a Obsazeno.
Obrázek 22
Kontrola obsazení termínů
• Kapacita s koeficientem – je uvedena kapacita termínu vynásobená koeficientem zadaným při definici termínu. • Volných míst s koeficientem – počet volných míst na termínu se započítaným koeficientem. Je rozdílem hodnot ve sloupci Kapacita s koeficientem a Obsazeno. Nemají-li všichni uchazeči termín přidělen, je pod seznamem zobrazeno tlačítko Zobrazit seznam uchazečů bez termínu . Kliknutím na něj se zobrazí seznam uchazečů, kterým ještě nebyl přidělen termín přijímací zkoušky. Seznam uchazečů je doplněn údaji jako je rodné číslo, registrační číslo přihlášky, požadovaný studijní program, zaměření a forma. Rozdělení uchazečů na termínech – aplikace je přehledem všech vypsaných termínů s celkovým počtem uchazečů, počtem uchazečů přidělených k předmětům přijímací zkoušky a k jednotlivým studijním programům a zaměřením (obr. 23). Seznamy uchazečů pro prezenci Formulář na stránce Seznamy uchazečů pro prezenci umožňuje vypsat a vytisknout seznamy uchazečů podle termínu, na který byli pozváni (obr. 24). Pokud jsou používána anonymní čísla, jsou v seznamech tištěna. Seznam uchazečů je možné řadit podle jména nebo podle anonymního čísla. Zmíněné operace lze provést tlačítky: Tisk seznamu uchazečů – vytiskne seznam uchazečů pozvaných na zvolený termín. Jeho obsahem je jméno uchazeče, rodné číslo, program, zaměření, anonymní číslo a pole 45
Obrázek 23
Obrázek 24
Rozdělení uchazečů na termínech
Výpis seznamu uchazečů pro prezenci přijímacího řízení
pro průměr z maturity a pro poznámku. Seznam se využívá při prezenci účastníků přijímacího řízení. Pokud se nemá anonymní číslo tisknout, pak se označí volba Bez anon. čísla. Export do Excelu – vrátí seznam uchazečů na zvoleném termínu ve formátu XLS. Výpis seznamu uchazečů – zobrazí seznam uchazečů na zvoleném termínu, který lze využít ke kontrole před vlastním tiskem seznamu.
46
7 Statistiky přihlášek Kapitola zahrnuje aplikace pro zobrazení statistik a seznamů uchazečů. Průběžné statistiky přijímacího řízení je možné zobrazit podle různých kritérií a každou exportovat do MS Excel. Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení zahrnuje možnost automatického přidělení rozhodnutí, tisk výsledků přijímacího řízení, export statistik do MS Excel, statistické údaje výsledků testů. Seznamy uchazečů (dvacítky) jsou obdobou seznamů uchazečů ve studijním oddělení. Umožňují zobrazit různé varianty seznamů s rozlišením uchazečů přihlášených přes elektronickou a papírovou přihlášku, se zaplacenou nebo nezaplacenou přihláškou. Kromě základních typů sestav, které se standardně nabízejí, je možné vytvořit podle potřeby nové.
7.1 Průběžné statistiky přijímacího řízení Odkaz Průběžné statistiky přijímacího řízení poskytuje různé statistiky vycházející z údajů přijímacího řízení evidovaných v UIS. Jejich výpis je rozlišen podle období přijímacího řízení (obr. 25).
Obrázek 25
Průběžné statistiky přijímacího řízení
Pod ikonou ve sloupci Statistiky je umístěn formulář pro generování několika druhů statistik pro zvolený typ studia (obr. 25). Počty uchazečů dané statistiky jsou uvedeny v tabulkách. Kliknutím na kteroukoliv hodnotu se vypíše seznam odpovídajících uchazečů se základními informacemi plynoucími z jejich přihlášky (adresa, RČ,
47
Obrázek 26
Průběžné statistiky přijímacího řízení – jmenný seznam uchazečů
zkratka studia, kód rozhodnutí). Se seznamem lze provádět pomocí tlačítek následující operace: Zobrazit – zobrazit na obrazovce monitoru. Kliknutím na číselnou hodnotu statisky se zobrazí jmenný seznam uchazečů s osobními údaji, adresou a studiem, na který byli přijati (obr. 26). Seznam lze exportovat do MS Excel nebo lze pro zobrazenou skupinu uchazečů získat podklady pro tisk adresních štítků Adresní štítky .
+
Počet přihlášek ve sloupci Celkem je součtem papírových přihlášek a převedených elektronických přihlášek. Není součtem papírových a všech elektronických přihlášek!
– exportovat do HTML souboru. Jedná se o prostý text opatřený HTML značkami. HTML soubor se využívá například při zveřejňování statistik přijímacího řízení na webových stránkách fakult. Nejedná se o počty uchazečů, ale počet přihlášek uchazečů (každý uchazeč může mít podáno několik přihlášek). Export do Excelu – exportovat do MS Excel. Poskytované druhy statistik: • Počty přihlášek podle programů, zaměření a forem (obr. 27) – statistika informuje o počtu papírových (pokud se využívají, jinak je uvedena hodnota nula) a elektronických přihlášek podaných na jednotlivé studijní programy, zaměření a jejich formy. Udává součet přihlášek (papírových i elektronických) pro jednotlivé formy studijního programu nebo zaměření (denní a externí) a součet přihlášek pro celý studijní program. V závěru seznamu je uvedena celková suma došlých a v přijímacím řízení evidovaných přihlášek. • Počty přihlášek podle pohlaví – statistika podle studijního programu a formy udává počty přihlášek s roztříděním na ženy a muže a počty přihlášek uchazečů celkem. • Počty přihlášek podle toho, odkud se uchazeč hlásí (obr. 28) – pro každý studijní program, zaměření a formu jsou vyjádřena všechna místa, odkud se uchazeči hlásí (škola, zaměstnání, domácnost apod.) a počet odpovídajících přihlášek. • Počty přihlášek podle státního občanství (obr. 29) – statistika poskytuje přehled o počtu přihlášek uchazečů České a Slovenské republiky a ostatních států na jednotlivých studijních programech, zaměřeních a formách a jejich součty. • Seznam uchazečů s více přihláškami – statistika obsahuje seznam všech uchazečů, kteří si ke studiu na fakultě podali více jak jednu přihlášku, s osobními údaji (adresa, Export do HTML
48
Obrázek 27
Obrázek 28
Příklad statistiky počtu přihlášek podle programů, zaměření a forem
Příklad statistiky počtu přihlášek podle místa, odkud se uchazeči hlásí
Obrázek 29
Příklad statistiky počtu přihlášek podle státního občanství uchazečů
RČ) a informacemi o jejich přihláškách (registrační číslo, studijní program, případně zaměření a forma, kód uděleného rozhodnutí). Příklad seznamu je na obrázku 30.
Obrázek 30
Příklad seznamu uchazečů s více přihláškami
49
• Podklady pro závěrečnou zprávu o přijímacím řízení – statistika obsahuje seznam všech studijních programů, jejich zaměření a forem studia a pro každou jejich kombinaci je uveden: – počet přihlášek podaných ke studiu (celkový, kompletních); – počet uchazečů, kteří se k přijímacímu řízení dostavili, splnili je nebo nesplnili, počet přijatých ke studiu v prvním kole a celkem a počet uchazečů, kteří do studia nastoupili. Statistika Podkladů pro závěrečnou zprávu je uvedena pro jednotlivé studijní programy, zaměření a formy (zvlášť pro každý zaměření a formu). Dále udává součty přihlášek a uchazečů pro všechny studijní formy jednotlivých zaměření (denní + externí) a součty pro všechny zaměření jednotlivých studijních programů. V závěru tabulky je uvedena suma celkového počtu uchazečů a přihlášek. Statistiky lze vypsat na obrazovku nebo vygenerovat v HTML souboru, který je možné využít pro zveřejnění statistik přijímacího řízení na fakultních webových stránkách.
^
Součástí statistik jsou samozřejmě i elektronické přihlášky, které byly převedeny mezi papírové. Elektronickým přihláškám je věnována kapitola Elektronické přihlášky na straně 91.
7.2 Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení Aplikace Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení zobrazuje pro jednotlivá období statistiky výsledků testů z předmětů přijímacích zkoušek. Statistiky lze použít k zobrazení výsledků přijímacích zkoušek jednotlivých uchazečů, k automatickému udělování rozhodnutí a k tisku veřejných seznamů s výsledky přijímacích zkoušek. Statistiky se zobrazují pro období, typ přijímací zkoušky, případně kolo a místo studia. Obsahují seznam uchazečů s rodnými čísly, předměty přijímací zkoušky s body, extrabody, s celkovými body a kódem uděleného rozhodnutí. Pokud je v přijímacím řízení podporován systém extrabodů, pak je ve sloupci Extra uveden počet bodů, které uchazeč získal. Kliknutím na hodnotu se zobrazí seznam kritérií a dosažený počet bodů za jednotlivá kritéria. Ve sloupci Alternativa je vypsán studijní program u uchazečů, kteří si podali více přihlášek (obr. 31). Zobrazení seznamu lze ještě omezit výběrem kritérií ve formuláři – výpis seznamu podle předmětu přijímací zkoušky, seřazení seznamu podle jména, bodů, rozhodnutí o přijetí, podkladů pro vyhodnocení. Také lze omezit seznam na uchazeče odvolané, řádně přijaté nebo bez rozhodnutí. Volba se do seznamu promítne po stisknutí tlačítka Znovu zobrazit . Automatické přidělení rozhodnutí Nejdůležitější funkcí aplikace Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení je automatické přidělování rozhodnutí na základě atributů typu přijímací zkoušky – Body splnil a Body přijat (viz strana 21) a atributu Minimální počet bodů za předmět tohoto typu přijímací zkoušky (viz strana 18). Přidělení rozhodnutí lze provést v případě zobrazení seznamu uchazečů řazeného dle podkladů pro vyhodnocení. Sestava je doplněna o grafické rozlišení řádků na základě navrhovaného rozhodnutí. Návrh vychází z bodového ohodnocení testu a předem nastavených bodových hranic.
50
Obrázek 31
Příklad zobrazení celkových výsledků přijímacího řízení
V tomto okamžiku se projeví nastavení konkrétních atributů zvoleného typu přijímací zkoušky Body splnil a Body přijat a nastavení atributu Minimální počet bodů konkrétního předmětu tohoto typu přijímací zkoušky. Pokud mají uchazeči v přihlášce uveden alternativní typ přijímací zkoušky, pak je možné udělit rozhodnutí na konkrétní alternativní typ. Před automatickým udělením rozhodnutí je možné v menu v dolní části stránky změnit rozhodnutí přijat z kódu 10 na kód 11 a nedostavil se z 90 na 41. Pak již není třeba vyplňovat kódy rozhodnutí v aplikaci Přidělení a tisk rozhodnutí. Rozhodnutí se automaticky udělí stisknutím tlačítka (obr. 32): Udělit rozhodnutí všem – rozhodnutí bude uděleno všem uchazečům na základě návrhu, tedy podle skupiny, do které uchazeči podle bodového hodnocení spadají. 51
– rozhodnutí bude uděleno všem uchazečům, kteří podle bodového hodnocení odpovídají úspěšnému přijetí ke studiu.
Udělit pouze kladná rozhodnutí
Obrázek 32
Příklad automatického udělení rozhodnutí
Automatické přidělování rozhodnutí na základě extrabodů a přijímacích zkoušek Automaticky lze přidělovat rozhodnutí i v případě, že jsou uchazeči jednoho typu přijímacího řízení přijímáni na základě extrabodů i výsledků přijímacích zkoušek. Nejprve se uchazečům přidělí rozhodnutí na základě získaných extrabodů, tito uchazeči následně nebudou v automatickém přidělování rozhodnutí již figurovat, po vložení výsledků přijímacích zkoušek se udělí rozhodnutí ostatním uchazečům. Postup je následující:
52
Přidělení rozhodnutí na základě extrabodů 1. V aplikaci Evidence typů přijímací zkoušky (obr. 5) se pro zvolený typ přijímacího řízení nastaví atribut „Nepočítat extrabody“ na hodnotu Ne (viz strana 17). Tím se spustí přidělování rozhodování o přijetí na základě extrabodů. 2. V aplikaci Evidence typů přijímací zkoušky se pro stejný typ přijímacího řízení nastaví extrabodová kritéria (viz strana 19), případně se nastaví jejich konfigurační proměnné. 3. Pro podané, převedené a zkontrolované přihlášky se na základě extrabodových kritérií automaticky vypočítají celkové extrabody. 4. V aplikaci Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení se pro zvolený typ přijímacího řízení zobrazí seznam uchazečů s přidělenými extrabody, seznam je seřazen podle sloupce Extra (obr. 33), který obsahuje celkový počet extrabodů přidělených uchazeči. Kliknutím na tuto hodnotu se zobrazí body, které uchazeč dosáhl za jednotlivá kritéria. 5. V aplikaci Evidence typů přijímací zkoušky se nastaví atributy typu přijímacího řízení „Body-splnil“ a „Body-přijat“ (viz strana 21). 6. Seznam v aplikaci Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení se nyní musí seřadit podle podkladů pro vyhodnocení a na základě extrabodů se uchazečům tlačítkem pod seznamem udělí pouze kladná rozhodnutí (obr. 33). Uchazeči bez rozhodnutí nyní vstoupí do druhého kola přijímacího řízení – podle přijímací zkoušky. Přidělení rozhodnutí na základě výsledků přijímací zkoušky 1. V aplikaci Přidělování termínů na přijímací zkoušku (viz strana 41) se uchazečům, kterým nebylo přiděleno rozhodnutí na základě extrabodů, přidělí termín přijímací zkoušky. 2. Importují se výsledky přijímacích zkoušek. 3. V aplikaci Evidence typů přijímací zkoušky se pro zvolený typ přijímacího řízení nastaví atribut „Nepočítat extrabody“ na hodnotu Ano (viz strana 21). Tím se vypne přidělování rozhodování na základě extrabodů. 4. V aplikaci Evidence typů přijímací zkoušky se nastaví atributy typu přijímacího řízení „Body-splnil“ a „Body-přijat“, pro předměty zkoušky se nastaví atribut „Minimální počet bodů“ (viz strana 18). 5. V aplikaci Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení se pro zvolený typ přijímacího řízení zobrazí seznam uchazečů seřazený podle celkových bodů dosažených u přijímací zkoušky. Extrabody již nejsou zohledňovány ani zobrazovány. Seznam se musí seřadit podle podkladů pro vyhodnocení a všem uchazečům se přidělí rozhodnutí. Tisk výsledků přijímacího řízení Další důležitou funkcí aplikace Celkové výsledky přijímacích zkoušek je možnost tisku různých sestav. Sestavy je možné tisknout na výšku nebo šířku. Pro tisk na výšku se ve formuláři označí pole Tisknout na výšku. Tlačítko Tisk pro zveřejnění vygeneruje PDF soubor s výsledky přijímacího řízení ke zveřejnění. Tento dokument mohou fakulty vyvěsit na webových stránkách. Sestava může být řazena dle jména, počtu dosažených bodů nebo rozhodnutí. V dokumentu je místo rodného čísla uvedeno PSČ, odkud byla přihláška doručena. Dále je uvedeno konečné rozhodnutí (kód je nahrazen jeho verbálním výrazem), počet bodů z předmětů přijímací zkoušky, počet extrabodů a celkový počet bodů. 53
Obrázek 33
Přidělování rozhodnutí dle extrabodů
Export do Excelu Tabulky statistik lze exportovat do MS Excel a dále je zpracovávat mimo UIS. Nejprve se nastaví požadované zobrazení sestavy a následně je možné sestavu exportovat tlačítkem Export do Excelu . Výsledky testů Výsledky testů lze zobrazit přes ikonu na stránce výběru studijního období (obr. 31). Statistika obsahuje výsledky variant přijímacích testů z jednotlivých předmětů. Pro 54
Obrázek 34
Příklad statistiky výsledků variant přijímacích testů z jednotlivých předmětů
každý předmět je zobrazeno tolik tabulek, kolik variant testů bylo využito (obr. 34). Pokud má přijímací řízení dvě kola, jsou uvedeny statistiky pro každé kolo zvlášť. Jsou to statistiky: • maximální počet dosažitelných bodů za předmět; • počet uchazečů s danou variantou testu; • počet zadaných výsledků dané varianty testu; • nejlepší výsledek dané varianty testu; • nejhorší výsledek dané varianty testu; • průměr ze zadaných výsledků dané varianty testu; • směrodatná odchylka ze zadaných výsledků dané varianty testu; • decilové hranice pro danou variantu testu.
55
7.3 Statistiky přijímacího řízení Aplikace Statistiky přijímacího řízení poskytuje několik typů statistik, které je možné zobrazit pro každou fakultu a období přijímacího řízení nebo pro celou univerzitu a období přijímacího řízení. Plán přijímání – poskytuje počet uchazečů v jednotlivých programech a formách studia a to zvlášť pro skupinu přihlášených uchazečů, přijatých bez přijímací zkoušky, přijatých po přijímací zkoušce, odvolaných, přijatých rektorem. Dále je uveden celkový počet uchazečů přijatých do programu a formy. Počty jsou rozděleny podle etap přijímacího řízení. Zahrnuty jsou i typy řízení, na které nebyla podaná žádná přihláška. Statistiku lze exportovat do MS Excel. Statistika o přijímacím řízení a přezkoumání – rozšiřuje předchozí statistiku. Rozlišuje uchazeče na domácí, cizince, domácí+cizince a ženy a to zvlášť pro skupinu přihlášených uchazečů, přijatých bez přijímací zkoušky, zúčastěných na přijímací zkoušce, přijatých po přijímací zkoušce, přijatých rektorem a pro skupinu uchazečů, kteří skutečně nastoupili do studia. Počty jsou rozděleny podle programu, formy studia, místa výuky a etapy přijímacího řízení. Vždy je uveden celkový počet a počet žen. Statistiku lze exportovat do MS Excel. Statistika o uchazečích ze středních škol – poskytuje počet podaných přihlášek, počet uchazečů, kteří se zúčastnili přijímací zkoušky, dále počet přijatých a nepřijatých uchazečů a počet uchazečů, kteří se nedostavili. Pro jednotlivé střední školy je vždy uveden celkový počet a počet žen. Statistiku lze exportovat do MS Excel. Přijatí uchazeči z jednotlivých krajů a středních škol podle druhu a formy studia – poskytuje počet přijatých uchazečů podle kraje nebo státu, podle druhu a formy studia. Zvlášť je uveden počet přijatých uchazečů pro každý typ absolvované střední školy a celkový počet za jednotlivé položky tabulky. Kromě celkového počtu je pro každý typ školy uveden počet žen. Statistiku lze exportovat do MS Excel (obr. 35). Výpis lze omezit dle typu a formy studia, kraje nebo státu.
7.4 Seznamy uchazečů Aplikace Seznamy uchazečů (dvacítky) slouží k opakovanému zobrazení a tisku seznamů uchazečů podle období, kdy podali přihlášku, podle typu přihlášky (papírová, elektronická) a podle dalších kritérií daných formulářem na obrázku 36. Podle typu přihlášky se může měnit obsah některých položek formuláře. Sestavy mohou usnadnit kontrolu kompletnosti přihlášek, kontrolu zaplacení manipulačního poplatku, vytvořit seznam uchazečů přihlášených na konkrétní předmět přijímací zkoušky apod. Výsledný seznam lze kliknutím na název sloupce seřadit. Položky formuláře jsou: • Typ studia. • Program studia. • Zaměření studia. • Forma studia. • Místo studia. • Pohlaví. • Občanství. • Okres trvalého pobytu. • Kompletnost přihlášky – stav úplnosti elektronické nebo papírové přihlášky:
56
Obrázek 35
Přijatí uchazeči z jednotlivých krajů a středních škol podle druhu a formy studia
– kompletní – elektronické nebo papírové přihlášky s vyplněnými všemi povinnými údaji a dodanou papírovou verzí přihlášky (doručení ostaních povinných dokumentů se v této volbě nekontroluje);
57
– nekompletní – elektronické nebo papírové přihlášky, ve kterých chybí některé povinné údaje; – kompletní kromě zaplacení – kompletní ale nezaplacené elektronické přihlášky; – kompletní kromě potvrzení přijetí papíru – elektronické kompletní přihlášky, kterým bylo potvrzeno doručení papírové verze přihlášky (doručení ostaních dokumentů se v této volbě nekontroluje); – jedna sekce nekompletní – elektronické přihlášky, které mají jednu sekci nekompletní, ostatní sekce mají kompletní; – alespoň dvě sekce kompletní – elektronické přihlášky, které mají alespoň dvě sekce kompletní. • Zaplaceno – elektronické nebo papírové přihlášky se zaplaceným nebo nezaplaceným manipulačním poplatkem. • Předmět přijímací zkoušky – seznam předmětů přijímací zkoušky. • Rozhodnutí – kódy rozhodnutí o přijetí nebo nepřijetí uchazeče, možnost volby uchazečů bez rozhodnutí, všech přijatých a všech nepřijatých. • Odvolání – umožňuje zobrazit seznam odvolaných, neodvolaných uchazečů. • Stav přihlášky – sestavu lze vytvořit pro následující stavy přihlášky: – aktivní – všechny aktivní e-přihlášky; – deaktivované – všechny e-přihlášky, které uchazeči nebo studijní referentky deaktivovali; – aktivní, převedené – aktivní e-přihlášky převedené mezi papírové; – aktivní, nepřevedené – aktivní e-přihlášky nepřevedené mezi papírové; – převedené do studia – papírové přihlášky uchazečů zapsaných do studia; – nepřevedené do studia – papírové přihlášky uchazečů dosud nezapsaných do studia. • Způsob prezentace – určuje zpracování sestavy studentů: – zobrazit – sestava se zobrazí na obrazovce, lze ji řadit podle jednotlivých sloupců; – tisknout na výšku nebo na šířku – podle předvolby tiskárny v UIS se sedtava vytiskne na tiskárně nebo do souboru PDF. Pokud sestava obsahuje více sloupců, pak je vhodná volba tisku na šířku. Při velkém počtu sloupců se nemusí podařit sestavu vytisknout, pro takovou je vhodné zvolit jiný způsob prezentace; – CSV soubor – sestava je uložena do CSV souboru a lze s ní dále pracovat mimo UIS; – výstup do Excelu – sestava je uložena do XML souboru a lze s ní dále pracovat mimo UIS. • Typ sestavy – připraveny jsou některé základní sestavy, další sestavy je možné připravit v aplikaci studijního oddělení Definice sestav studentů (viz svazek Studijní referentka). Sestavy se tvoří zvlášť pro elektronické a zvlášť pro papírové přihlášky, proto se nabídka položky formuláře liší. • Datum a čas pořízení sestavy – označením položky se do sestavy vloží datum a čas vygenerování sestavy. Po nastavení všech požadovaných položek formuláře se sestava vygeneruje tlačítkem Provést . Aktuální nastavení filtrů formuláře je možné uložit pro pozdější použití zatržení políčka „Uložit konfiguraci pod jménem“ a vyplněním jména, pod kterým má být konfigurace uložena. Jméno nově vzniklé konfigurace musí být jedinečné. V případě, kdy se jméno nové konfigurace shoduje s názvem konfigurace dříve vytvořené, je původní 58
Obrázek 36
Seznamy uchazečů
konfigurace nahrazena konfigurací novou. Výběr uložených uživatelských konfigurací je nabízen nad formulářem s filtry společně s tlačítky pro načtení konfigurace nebo její odstranění.
59
8 Výsledky přijímacího řízení Prostřednictvím aplikací v sekci Výsledky přijímacího řízení lze hromadně nebo individuálně vkládat výsledky příjímacích zkoušek a dále tisknout sestavu pro doplnění bodů a variant testů a sestavu s již vyplněnými body. Výsledkem přijímací zkoušky jsou myšleny body, jež uchazeči získají za jednotlivé předměty přijímacích zkoušek.
8.1 Hromadné zadávání získaných bodů Aplikace Hromadné zadávání získaných bodů slouží k hromadnému vkládání bodů a variant testů za jednotlivé předměty, které uchazeči absolvovali, a v případě vícekolového přijímacího řízení je evidován postup uchazečů do dalšího kola přijímacího řízení. Nastavením kritérií v úvodním formuláři (obr. 37) lze zvolit různé varianty zobrazení seznamu. Jsou jimi například studijní program a zaměření, studijní forma, etapa, místo studia, vypsaný termín přijímací zkoušky (zde existuje volba pro výpis uchazečů bez přiděleného termínu, což umožňuje pracovat s uchazeči, kteří nebudou skládat přijímací zkoušku), potvrzení zájmu o studium. Některá kritéria nemusí být zobrazena, jejich nabídka závisí na dalších nastaveních přijímacího řízení, například místo studia je nabízeno jen v případě, že existuje více možností. Seznam uchazečů (obr. 37) je rozdělen na listy po padesáti uchazečích. Zobrazení seznamu lze omezit podle počátečního písmene příjmení uchazeče, podle potvrzení zájmu o studium a podle vložení rozhodnutízvolit lze i způsob řazení uchazečů – dle příjmení a jména nebo dle anonymního čísla uchazečů. Nad seznamem je uveden skutečný počet listů s uchazeči a odkazy pro zobrazení následujícího nebo předchozího listu – Následující list a Předchozí list. Vyplněné hodnoty uložte tlačítkem Uložit zadané hodnoty vždy při opuštění aktuálního listu, tj. i při přechodu na další list, jinak budou údaje ztraceny. Vkládat výsledky přijímacích zkoušek lze jen uchazečům s kompletní přihláškou. Uchazeči s nekompletní přihláškou v seznamu nejsou.
^
8.2 Individuální zadávání získaných bodů Aplikace Individuální zadávání získaných bodů slouží k individuálnímu vkládání bodů a variant testů za jednotlivé předměty, které uchazeč absolvoval, a v případě vícekolového přijímacího řízení je evidován postup uchazeče do dalšího kola přijímacího řízení. Na obrázku 38 je zobrazen formulář uchazeče, který se zúčastnil vícekolové přijímací zkoušky. Uchazeče lze dohledat podle jména, rodného čísla nebo registračního čísla přihlášky. Kliknutím na odkaz zobrazit historická období je možné zobrazit bodové hodnocení uchazeče za některé z minulých přijímacích řízení. Vyplněný formulář je nutné uložit tlačítkem Uložit zadané hodnoty .
8.3 Sestava pro doplnění bodů a variant testů Aplikace Tisk sestavy pro doplnění bodů a variant testů umožňuje tisk prázdného formuláře pro doplnění bodů a variant testů uchazečů. Tištěnou podobu sestavy používá 61
Obrázek 37
Hromadné zadávání bodů získaných v přijímacím řízení
zkušební komise při bodování testů uchazečů. Z ní se body přepisují do aplikace Hromadné zadávání získaných bodů. Sestavu lze tisknout ve formátu PDF. Sestavu lze tisknout v různých variantách, které lze zvolit prostřednictvím kritérií ve formuláři aplikace, například podle studijního programu a zaměření, studijní formy, etapy, místa studia, kola přijímacího řízení a vypsaného termínu přijímací zkoušky. Některá kritéria nemusí být zobrazena, jejich nabídka závisí na dalších nastaveních přijímacího řízení. Kritéria zvolená pro tisk sestavy spolu s přesným termínem tisku jsou uvedena v záhlaví tabulky.
62
Obrázek 38
Individuální zadávání bodů z přijímacího řízení
Sestava obsahuje jméno uchazeče, rodné číslo, seznam předmětů přijímací zkoušky s poli pro vložení bodů a variant testů. V případě používání anonymních čísel je v sestavě jméno, příjmení a rodné číslo uchazeče nahrazeno anonymním číslem.
8.4 Sestava s body a variantami testů Aplikace Tisk sestavy s body a variantami testů slouží k tisku sestavy s bodovým hodnocením uchazečů. Podmínkou vytištění sestavy s body je vyplnění bodů v aplikaci Správa výsledků přijímacích zkoušek (viz str. 61). Sestava se tvoří stejně jako předchozí, obsahuje i stejné položky.
8.5 Export klíčů a import výsledků Aplikace Export klíčů a import výsledků umožňuje exportovat klíče k importu výsledků přijímacích zkoušek, importovat výsledky a importovat detailní výsledky testů. Pro úspěšný import výsledků je nutné nejprve vygenerovat soubor s klíčem k zaznamenání výsledků testů. Aplikace je dostupná uživatelům s právem „stud-e“. Export klíčů Aplikace Export klíčů slouží vygenerování CSV souboru s klíčem pro rozřazovací test cizinců nebo libovolnou kombinaci termínu a předmětu přijímací zkoušky. Nabídka položky Předmět přijímací zkoušky je závislá na volbě termínu přijímací zkoušky. Export lze provést, jakmile jsou uchazeči rozděleni na termínech. Klíč obsahuje položky rodné číslo, příjmení uchazeče, jméno, název předmětu, registrační číslo uchazeče, datum a hodinu termínu a číslo místnosti, budovy, sedadla a řady. Stisknutím tlačítka Export klíčů (obr. 39) je vytvořen soubor s klíčem, jež je využit při tisku odpovědního listu (tiskne se mimo UIS). Odpovědní list se přikládá k testu a uchazeči v něm označují své odpovědi. Po odevzdání se vyplněné testy skenují i s klíči, výsledkem je textový soubor s výsledky testů, který se následně importuje do UIS přes aplikaci Import výsledků.
63
Obrázek 39
Export klíčů
Import výsledků Prostřednictvím aplikace Import výsledků se do přijímacího řízení vkládají výsledky libovolných testů přijímací zkoušky pomocí textového souboru vzniklého při skenování testů. Soubor s body z předmětů přijímací zkoušky obsahuje položky: rodné číslo uchazeče, označení předmětu, variantu testu a získané body. Při importu textového souboru do UIS se musí zvolit termín zkoušky a předmět. Poté je třeba dohledat soubor s výsledky a pro korektní zpracování souboru je nutné také zvolit jeho kódování. Aplikace nabízí tlačítka: Import výsledků – stisknutím se soubor s výsledky uloží. Neobsaženo v importu – stisknutím se vygeneruje soubor s absencemi u testů. Absence nastane, chybí-li v importním souboru záznam o testu, či nejsou vyplněny body testu.
Obrázek 40
64
Import výsledků testů
9 Rozhodnutí Prostřednictvím aplikací v sekci Rozhodnutí se udělují a tisknou rozhodnutí o přijetí nebo nepřijetí ke studiu, a to i těm uchazečům, kteří se z nějakého důvodu proti rozhodnutí odvolali. Rozhodnutí lze vkládat a tisknout hromadně nebo individuálně. Individuální volba většinou slouží k opravám nebo dodatečnému vložení, resp. tisku rozhodnutí, například při odvolání. Přehled udělovaných kódů rozhodnutí přijímacího řízení: 10 – Přijat bez přijímací zkoušky 11 – Přijat na základě přijímací zkoušky 12 – Přijat po odvolání 13 – Přijat na uvolněné místo 31 – Nepřijat z kapacitních důvodů 41 – Nepřijat pro neprospěch na přijímacích zkouškách 45 – Nepřijat pro nesplnění dalších podmínek školy 51 – Nepřijat pro nesplnění podmínek předchozího podmínečného přijetí 90 – Nedostavil sa na prijímacie skúšky 94 – Nepřijat z důvodu neotevření studijního programu 95 – Nepřijat pro nezaplacení poplatku Přehled aktuálních kódů přijímacího řízení je uveden v legendě aplikace Hromadné zadávání rozhodnutí a Individuální zadávání rozhodnutí.
+
Současně s udělením kladného rozhodutí o přijetí je uchazeči vygenerován předpis školného. Informace o způsobu, jak školné zaplatit, se tisknou na druhé straně rozhodnutí o přijetí. Datum, do kdy má student provést úhradu školného, se řídí milníkem období „Termín úhrady poplatků pro nově nastupující“. Tento milník musí být nastaven před samotným zadáním rozhodnutí. Individuální změnu data splatnosti již zadaných rozhodnutí je možné provést v aplikaci Financování přihlášky (viz strana 72).
9.1 Hromadné zadávání rozhodnutí V aplikaci Hromadné zadávání rozhodnutí se kódy rozhodnutí vkládají uchazečům hromadně. Seznam pro vložení rozhodnutí je možné zobrazit v různých variantách. Kritéria zobrazení se volí ve formuláři na obrázku 41. Mohou jimi být studijní program, zaměření, forma studia, na kterou si uchazeči podali přihlášku, etapa (pokud je evidováno více etap přijímacího řízení), místo studia, pokud existuje více možností, termín, na který byli uchazeči pozváni, udělené rozhodnutí a další omezení. Pokud se budou vkládat rozhodnutí odvolaným uchazečům, je nutné ve formuláři označit položku Omezení uchazečů na Odvolaní. Seznam uchazečů se zobrazí stisknutím tlačítka Vypsat uchazeče (obr. 41). Seznam (obr. 41) je rozdělen na listy po padesáti uchazečích. Zobrazení seznamu lze omezit podle počátečního písmene příjmení uchazeče a na uchazeče, kteří v návratce již potvrdili svůj zájem o studium. Možné je zvolit způsob řazení uchazečů podle příjmení a jména nebo podle dosažených bodů (seznam bude doplněn body). Volba se potvrdí tlačítkem Zvolit kritéria .
65
Obrázek 41
Příklad hromadného zadávání rozhodnutí
Nad seznamem je uveden skutečný počet listů s uchazeči a odkazy pro zobrazení následujícího nebo předchozího listu – Následující list a Předchozí list. Pod seznamem je uveden výčet platných kódů o přijetí. Pokud si uchazeči zvolili náhradní program nebo zaměření, je možné ho zvolit. Kód rozhodnutí se zadává do připravených polí ve sloupci Rozhodnutí. Ve sloupci Doklad je pomocí ikon zobrazováno, zda uchazeč doložil doklad o předcházejícím stupni studia či nikoliv. Údaj je přebírán údajů o přihlášce a je možné jej změnit přes aplikaci Opravovat existující přihlášku (viz strana 32). Ve sloupci Datum potvrzení zájmu o studium je uvedeno datum, kdy uchazeč v elektronické návratce potvrdil svůj zájem o studium, datum odpovídá datu uloženému v návratce uchazeče. Sloupec je skrývací. Vyplněné hodnoty se uloží tlačítkem Uložit zadané hodnoty vždy při opuštění aktuálního listu, tj. i při přechodu na další list, jinak budou údaje ztraceny. Uchazečům s kladným rozhodnutím je
66
zároveň založen účet a vygenerovány přihlašovací údaje k e-návratce, které se tisknout společně s rozhodnutím. Rozhodnutí se vloží automaticky přes aplikaci Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení (str. 51).
^
9.2 Individuální zadávání rozhodnutí Aplikace Individuální zadávání rozhodnutí slouží k individuálnímu vložení kódu rozhodnutí. Kód rozhodnutí se vkládá zvlášť pro každou přihlášku uchazeče. Uchazeče lze dohledávat dle jména, rodného čísla nebo čísla přihlášky. Pokud má uchazeč podáno několik přihlášek, zobrazí se po dohledání dle rodného čísla nebo jména seznam podaných přihlášek, ze kterého je nutné zvolit tu, pro kterou se má rozhodnutí vložit. Jestliže jsou v přihlášce uvedeny alternativy zaměření, je nutné zvolit tu, pro kterou rozhodnutí udělujeme (obr. 42). Současně s udělením kladného rozhodnutí je zároveň založen účet a vygenerovány přihlašovací údaje k e-návratce, které se tisknout společně s rozhodnutím. Datum potvrzení zájmu o studium v e-návratce je uveden ve sloupci Datum potvrzení zájmu o studium, datum odpovídá datu uloženému v návratce uchazeče. Sloupec je skrývací. Pro dohledání historické přihlášky uchazeče je nutné ještě před jeho dohledáním kliknout na odkaz Zobrazit historická období a zvolit požadované období.
Obrázek 42
^
Individuální zadávání rozhodnutí
9.3 Hromadný tisk rozhodnutí Aplikace Hromadný tisk rozhodnutí slouží k hromadnému tisku rozhodnutí, informačního dopisu pro systém e-návratek, tisku seznamu pro podatelnu a tisku adresních štítků pro soubor uchazečů zvolený podle kritérií daných formulářem na obrázku 43. Dokumenty se tisknout pro zvolený typ studia, formu, program a zaměření. Dále je možné omezit rozsah tisku v závislosti na přijmení uchazečů, podle etapy přijímacího řízení, termínu přijímací zkoušky, kódu a typu rozhodnutí (přijatí, nepřijatí, odvolaní, postoupili nebo nepostoupili do 2. kola, naši nebo cizí studenti předcházejícího studia, jednotlivé kódy přijetí, jen všechna oznámení, všechna rozhodnutí nebo jen všechna kladná rozhodnutí atd.) nebo podle zájmu o studium vyjádřeného v návratce. Položka Datum slouží pro zadání data zápisu. Využívá se při tisku oznámení u uchazečů s nedodaným dokladem o předchozím studiu a slouží k vyznačení termínu, do kdy je třeba tento doklad doložit. Typicky to bývá právě datum zápisu. 67
Obrázek 43 Hromadný tisk rozhodnutí
Tisk je řízen tlačítky
+
Tisk rozhodnutí , Tisk seznamu pro podatelnu
a
Tisk adresních štítků .
Rozhodnutí je možné vytisknout pouze těm uchazečům, kterým byl vložen kód rozhodnutí.
Datum splatnosti školného se nastavuje při udělení kladného rozhodnutí na základe milníku „Termín úhrady poplatků pro nově nastupující“ evidovaného v harmonogramu období. Tento milník musí být nastaven před samotným zadáním rozhodnutí. Individuální změnu data splatnosti již zadaných rozhodnutí je možné provést v aplikaci Financování přihlášky (viz strana 72).
+
Netisknou-li se na rozhodnutí údaje pro platbu školného, zkontrolujte, zda je v aplikaci Sazebník poplatků za studium nastavena odpovídající sazba pro zvolený studijní program a období.
V případě, že je přijímací řízení nastaveno na dvoukolové, nabízí aplikace také tisk rozhodnutí o postupu uchazečů do dalšího kola přijímacího řízení. Formulář pro tisk je uveden pod formulářem pro tisk rozhodnutí o přijetí. Tisk rozhodnutí o postupu se tiskne hromadně podle typu přijímací zkoušky, zvlášť lze vytisknout rozhodnutí uchazečům, kteří postoupili nebo nepostoupili do 2. kola. Tlačítko Výběr uchazečů pro tisk zobrazí seznam, ze kterého lze zvolit uchazeče pro tisk rozhodnutí.
9.4 Individuální tisk rozhodnutí Aplikace Individuální tisk rozhodnutí umožňuje tisk rozhodnutí pro jednotlivé uchazeče a jejich přihlášky. Uchazeče lze dohledat podle jména, rodného čísla nebo registračního čísla přihlášky. Položka Datum slouží pro zadání data zápisu. Využívá se při tisku oznámení u uchazečů s nedodaným dokladem o předchozím studiu a slouží k vyznačení termínu, do kdy je třeba tento doklad doložit. Typicky to bývá právě datum zápisu. Kliknutím na dohledanou přihlášku se rozhodnutí vytiskne. 68
Netisknou-li se na rozhodnutí údaje pro platbu školného, zkontrolujte, zda je v aplikaci Sazebník poplatků za studium nastavena odpovídající sazba pro zvolený studijní program a období.
Obrázek 44
+
Přijetí na více typech
9.5 Přijetí na více typech Aplikace Přijetí na více typech umožňuje zobrazit seznam uchazečů s kladným kódem rozhodnutí na více typech přijímacích řízení, seznam uchazečů s kladným kódem rozhodnutí přihlášených na alternativní typ přijímací zkoušky (v tomto případě se ukládá informace o zaměření, kterému rozhodnutí náleží) . Jaký seznam se vytiskne, se řídí označením, resp. odznačením pole Jen alternativní typy.
69
10 Zápisy přijatých uchazečů do studia Při zápisech uchazečů do prvních ročníků je rozhodujícím faktorem projev vůle studenta nastoupit do studia. V případě prezenčních zápisů tuto vůli student projevuje zpravidla přímo svojí účastí a referentka ji zaznamenává do prezenční listiny, odkud jsou tyto údaje následně zadávány do UIS. Při použití e-návratek zájem o studium vkládá do UIS sám uchazeč. Referentka má tyto údaje od uchazeče předpřipraveny. Na zápisech jsou od studentů rovněž zjišťovány informace o výběru povinně volitelných předmětů pro první semestr studia (například světového jazyka), o typu studentského průkazu (karty), požadavky na ubytování atd. Stejné údaje má uchazeč možnost vyplnit přímo v e-návratce.
Obrázek 45
Tisk prezenční listiny pro zápis do studia
Uchazeče s potvrzenou účastí u zápisu je možné převést i se zadanými povinně volitelnými předměty do studijní evidence, tj. založit uchazečům studium. Výše uvedené úkony umožňují aplikace umístněné v sekci Zápisy. Zpravidla ve všech těchto aplikacích se nejprve volí vhodné období a následně lze výběr uchazečů omezit podle nabídky formuláře. Tedy podle studijního programu, zaměření, formy, případně etapy a místa studia, dále na odvolané nebo všechny uchazeče. 71
+ ^
Aplikace zápisů pracuje pouze s uchazeči, kteří byli kladným rozhodnutím přijati do studia. U studentů zapisujících se do inženýrského studia závisí zápis předmětů na tom, zda si studenti na konci bakalářského studia provedli registraci předmětů. Pokud si zaregistrovali alespoň jediný předmět, zapíší se jim zaregistrované předměty. Pokud registraci neprovedli, zapíší se jim předměty podle plánu, který připravilo studijní oddělení.
10.1 Financování přihlášky Aplikaci Financování přihlášky slouží ke správě poplatků souvisejících se zápisem přijatého uchazeče do studia (školné, zápisné, poplatek za výrobu karty apod). Aplikace je přístupná uživatelům s právem „stud-f“. Po vstupu do aplikace je nejdříve zapotřebí vyhledat uchazeče. Uchazeče lze dohledat podle jména, rodného čísla nebo registračního čísla přihlášky. Vyhledávání probíhá ve všech uchazečích, poplatky však lze spravovat pouze u těch, kterým již bylo uděleno a vytištěno kladné rozhodnutí o přijetí. Pro zvoleného uchazeče je zobrazen seznam všech jeho poplatků. U každého poplatku jsou uvedeny základní údaje jako variabilní a specifický symbol, rozhodné datum, datum splatnosti, typ poplatku a jeho výše, případně ruční částka a uhrazená částka. Prostřednictvím ikony ve sloupci Detail je možné zobrazit údaje o poplatku a provedené platbě. Ikona ve sloupci Editace umožňuje nastavovat ruční částku a editovat datum splatnosti. Ruční částku mohou editovat pouze uživatelé s právem „fin-prij-rucni“.
10.2 Informační kanál e-návratek Aplikace Informační kanál e-návratek slouží pro tvorbu krátkých sdělení ze strany studijního oddělení směrem k uchazečům. Sdělení zadaná v této aplikaci, jsou v závislosti na nastavení omezujících podmínek zobrazována uchazečům na hlavní stránce agendy e-návratek. Aplikace je dostupná uživatelům s oprávněním „prijim-sprava“. Po vstupu do aplikace je zobrazen formulář pro vložení nového sdělení (obr. 46). Sdělení lze zadávat pomocí editoru, nebo v podobě HTML kódu. Povoleny jsou standardní formátovací prvky a elementy jazyka HTML. Sdělení by měla pokud možno stručná a výstižná, rozsáhlejší texty je vhodné zveřejnit jinou formou (například jako dokument ve veřejném dokumentovém serveru) a odkazovat na ně. Vyplněné sdělení se uloží stisknutím tlačítka Přidat . Seznam všech existujících sdělení je zobrazen v přehledu umístěném pod editorem, kde lze za pomoci ikony editovat jejich obsah, případně je vymazat. V přehledu jsou zobrazena všechna existující sdělení bez ohledu na fakultu, pro kterou je zveřejněno nebo osobu, která jej vložila. Každý uživatel s právem „prijim-sprava“ tak může upravovat text libovolné zprávy. Snahou tohoto řešení je minimalizace množství zveřejňovaných sdělení a jejich opakované použití pro více pracovišť nebo skupin přijatých uchazečů. ve sloupci Zobrazení. V úvodu Množina uchazečů se definuje po kliknutí na ikonu aplikace je zobrazen náhled sdělení tak, jak je zobrazeno uchazečům v e-návratce. Pod náhledem je umístěn formulář pro přidání nové skupiny. Pro každé sdělení je třeba definovat minimálně jednu skupinu uchazečů. Není-li skupina definována, není sdělení nikomu zveřejněno a je možné jej úplně vymazat. Uživatel, který má přiděleno právo 72
Obrázek 46
Informační kanál e-návratek
„prijim-sprava“, může přidat novou skupinu pouze v rámci pracoviště, na které má toto právo přiděleno. Stejné pravidlo platí i v případě odstranění skupiny. Ve formuláři je nutné vyplnit univerzitní období, pro které má být sdělení zadáno a dále termín zveřejnění. Takto vyplněný formulář se odešle stisknutím tlačítka Přidat . V části Zobrazení je evidován přehled všech skupin uchazečů, kterým se má sdělení v e-návratce zobrazit. Ikona ve sloupci Aktivní indikuje aktuální stav zobrazení (jinými slovy říká, zda je aktuální období definované hodnotami ve sloupcích Odkdy a Dokdy). Skupiny založené na úrovni pracoviště, na které má uživatel právo, je možné odstranit jejich označením a stisknutím tlačítka Odebrat .
73
10.3 Schvalování fotografií Jednou z funkcí dostupných přijatým uchazečům o studiu je možnost vložit do enávratky i svoji fotografii, která bude použita pro potřeby UIS, případně vytištěna na průkazu studenta. Vzhledem ke skutečnostem, že ne všechny fotografie jsou pro tyto účely vhodné a použitelné, podléhá jejich zařazení do systému procesu schvalování. Schvalování vložených fotografií probíhá v aplikaci Schvalování fotografií, která je dostupná uživatelům s právem „navratky-fotky-s“.
Obrázek 47
Schvalování průkazkových fotografií
Po vstupu do aplikace je k dispozici filtr pro zobrazení seznamu vložených fotografií. V jednolivých položkách formuláře jsou nabízeny pouze ty volby, pro které se v systému nacházejí odpovídající údaje. Seznam fotografií se zobrazí stisknutím tlačítka Vypsat . U každé fotografie je zobrazen přepínač, s jehož pomocí je možné fotografii schválit nebo zamítnout. Rozhodnutí je nutné potvrdit tlačítkem Uložit na konci stránky. V případě, že je fotografie zamítnuta, musí uchazeč do systému e-návratek vložit novou fotografii. O zamítnutí fotografie je uchazeč informován e-mailovou zprávou. Se schválenou fotografií již uchazeč manipulovat nemůže. Schválená fotografie se při založení studia přenese do UIS a bude použita jako fotografie uživatele. Pokud již uživatel v UIS existuje a má fotografii přidělenou z dřívější doby, bude nová fotografie ignorována.
10.4 Tisk prezenčních listin - kladná rozhodnutí Aplikace Tisk prezenčních listin – kladná rozhodnutí umožňuje tisknout prezenční listiny uchazečů pozvaných na zápis do prvního semestru studia. V sestavě se tisknou uchazeči, kteří uspěli v přijímacím řízení, byli přijati a v UIS mají vložen kód rozhodnutí (10, 11 74
nebo 12). V sestavě se nezobrazují uchazeči, kterým nebyl kód rozhodnutí v UIS udělen nebo nebyli přijati do studia. Soubor studentů je možné dále omezit prostřednictvím zobrazeného filtru. Sestava obsahuje jméno a příjmení uchazeče, jeho rodné číslo a sloupce pro evidenci studijního zaměření, zvoleného povinně volitelného předmětu a případně poznámku. Příklad prezenční listiny k zápisům je na obrázku 45.
Obrázek 48
Příklad hromadného zadávání docházky
10.5 Hromadné zadávání docházky a zaměření Aplikace Hromadné zadávání docházky a zaměření se používá k zaznamenání docházky pro zápis přijatých uchazečů nastupujících do prvního semestru svého studia (bakalářského, inženýrského, doktorského atd.). Stránka k hromadné evidenci docházky (obr. 48) je rozvržena stejně jako vytištěná prezenční listina. Seznamy jsou vypisovány po 50 uchazečích. Účast studenta na zápise se zaznamenává označením příslušného pole ve sloupci Ozn. Výběr zaměření (výběr je možný pouze u fakult, které přijímají uchazeče do studijního programu) a povinně volitelného předmětu (například světový jazyk) je přes roletkové menu. Volitelné předměty se do aplikace vkládají ze studijních plánů semestru (viz svazek Studijní referentka), z povinně volitelných skupin předmětů podle příslušnosti
75
skupiny ke studijnímu programu a zaměření (nabízí se pouze skupiny semestru, do kterého uchazeči podali přihlášku). Vybrat lze jeden, dva a více předmětů podle toho, kolik předmětů z povinně volitelné skupiny musí student odstudovat (dáno studijním plánem). Kombinací klávesy CTRL a kliknutí myší, označit dva a více předmětů.
+
Zobrazení sloupce Zvolený předmět pro volbu povinně volitelných předmětů lze vypnout atributem studijního období Zápis v přijímacím řízení bez předmětů. Sloupec je rovněž možné skrýt pomocí odkazu nad tabulkou.
Ve sloupci Ident. karta lze vybrat typ identifikační karty, kterou uchazeč požaduje vyrobit. Při zapsání uchazeče do studia prostřednictvím aplikace Hromadné zakládání studií bude automaticky založen požadavek na výrobu vybraného typu karty. V případe, kdy student přechází z bakalářského studia na navazující magisterské a má již vystavenu identifikační kartu stejného typu na bakalářském studiu, kterou je možné dále používat, pak se typ karty nezadává. V takovém případě nebude při zápise založen požadavek na výrobu nové karty, ale dojde k reaktivovaci karty stávající. Společné datum zápisu je uvedeno nad tabulkou. V případě zadávání docházky do aktivního období je možné datum měnit (v rozsahu daného období). Automaticky je předvyplněno datum aktuální. Je-li však docházka zadávána do období, které ještě nezačalo, není možné datum měnit a automaticky se použije datum začátku období. Uvedené datum je po uložení údajů tlačítkem Uložit hodnoty vloženo automaticky všem označeným uchazečům. Pokud je zapotřebí vybraným uchazečům účast na zápise zrušit, stiskne se tlačítko Odebrat účast . Uchazeči, kteří vyplnili e-návratku jsou ve sloupci Zápis označeni příznakem „ano (elektronicky)“. Datum, kdy potvrdili zájem o nástup do studia v e-návratce je uvedeno ve sloupci Datum potvrzení. Pokud provedli výběr povinně volitelných předmětů dle studijního plánu pro první semestr studia, jsou zde tyto předměty uvedeny. Vybraný typ studentské karty je uveden ve sloupci Ident. karta. S údaji, které si vyplnil uchazeč již nelze manipulovat, aby nedošlo k jejich změně proti vůli uchazeče. K vyplnění docházky je třeba přistupovat s velkou pečlivostí, neboť nevyplnění údajů uchazečů může vést později ke komplikacím. Například uchazeč s nezaznamenanou účastí u zápisu nebude převeden do studia, nebude mu zapsán volitelný předmět. Kontrolní sestavu uchazečů, kteří se dostavili k zápisu, je možné vytisknout přes aplikaci Tisk seznamu uchazečů, kteří se dostavili k zápisu. Postup pro převod přihlášky na jiný typ přijímacího řízení Pro úspěšný převod přihlášky na jiný typ přijímacího řízení je nutné dodržet následující postup. Jeho použití závisí na aktuálním stavu přihlášky. Postup pro převod e následující: 1. odebrat přihlášce účast na zápise, 2. odebrat rozhodnutí o přijetí, 3. změnit typ přijímacího řízení přihlášky (aplikace Opravit existující přihlášku), 4. zadat přihlášce rozhodnutí o přijetí, 5. zadat účast na zápise, 6. upravit výši školného přihlášky (aplikace Financování přihlášky) – fakturace se neruší, zůstane zde vytvořena původní fakturace, proto je třeba provést ruční korekci částky tak, aby odpovídala novému oboru, na který byla přihláška převedena, .
76
10.6 Tisk prezenční listiny - dostavili se Aplikace Tisk seznamu uchazečů, kteří se dostavili k zápisu slouží k tisku vyplněného seznamu s docházkou uchazečů. Soubor uchazečů lze prostřednictvím zobrazeného filtru omezit podle typu studia, programu, zaměření, formy, kódu rozhodnutní apod. Pomocí pole Omezení uchazečů je možné omezit uchazeče jen na odvolané. Za odvolané jsou považováni uchazeči, kteří mají zaevidováno odvolání proti výsledku přijímací zkoušky v evidenci odvolání (viz strana 81). Filtr zaměření omezuje seznam na skupinu studentů podle zaměření, jenž mají uchazeči v přihlášce jako alternativní zaměření 1. Seznam odpovídá seznamu pro zaznamenání docházky a je možné ho tisknout až po zadání účasti do aplikace Hromadné zadávání docházky a zaměření. V sestavě je uvedeno jméno a příjmení uchazeče, zaměření studia, datum zápisu a případně poznámka.
10.7 Hromadné zakládání studií Hromadné zakládání studií patří mezi nejdůležitější aplikace z přijímacího řízení evidovaného v UIS. Umožňuje převod uchazečů z aplikací Přijímacího řízení do studia, tedy aplikace Studijní evidence. Jednoduše řečeno se přes aplikaci provede zápis studentů do prvního semestru studia. Přesto, že se jedná o hromadné zakládání studií, systém zapisuje do studia jednotlivé uchazeče postupně. Aby založení studií proběhlo bez problému, systém nejprve provede kontrolní zápis na nečisto. Jakmile vše proběhne bez zjištění chyby, založí se uchazečům studia a spustí související procesy. Zmíněné operace nikterak nepoznamenají práci studijních referentek. Nepodaří-li se některému z uchazečů studium založit, je v posledním sloupci seznamu uveden důvod. Pokud si student programu A a zaměření X podá přihlášku ke studiu na programu A a zaměření Y a je ke studiu přijat, nelze mu založit nové studium do doby, než je jeho předchozí studium ve stejném programu ukončeno. Pokud je důvodem již odeslaná matrika, pak lze studenta zapsat jedině tak, že se mu v aplikaci Hromadné zakládání docházky změní datum zápisu.
+ +
Při zakládání studia se provádí výběr uchazečů podle formuláře na obrázku 49 (studijní program, zaměření, forma, omezení na odvolané, případně místo studia a etapa). Stisknutím tlačítka Vypsat uchazeče je zobrazen seznam uchazečů, kteří se zúčastnili zápisu a údaj o účasti byl zanesen do UIS. Název zaměření ve sloupci Zaměření je vypsán tučným písmem v případě, že je uchazeč zapisován do jiného zaměření, než zaměření 1 v přihlášce. Kliknutím na Založit studium jsou všichni s označeným polem ve sloupci Zápis překlopeni do Studijní evidence. Při převodu jsou vykonány následující operace: • založení nového uživatele v UIS (není-li v UIS již založen); • založení studia; • přidání studijního plánu (ten vytvořil integrátor přes aplikaci Studijní plány) – u pobakalářských studií je možné zápis předmětů daných studijním plánem řídit atributem studijního období Zápis pobakalářských studií. Atribut určuje, zda se předměty
77
Obrázek 49
Hromadné zakládání studií
studentům zapíší, nebo se připraví do zápisu a studenti si je pak sami zapíší, u doktorských studií se plán tvoří až po zápisu do studia, studentům se zakládá zadání disertační práce; • vygenerování loginu a hesla pro přístup do UIS – studenti, kteří si podali elektronickou přihlášku, si mohou login a heslo zjistit ihned po založení studia v systému
78
• • • •
e-přihlášek, a to do doby než si v UIS heslo změní. Ostatním studentům se musí vytisknout a předat informační kartičky s přihlašovacími údaji. Studentům, kteří již byli uživateli UIS, se přihlašovací údaje nepřegenerují; založení požadavku na tisk imatrikulačního listu; vytvoření požadavku na průkaz studenta v závislosti na zvoleném typu karty v evidenci docházky; zavedení studenta do stravovacího systému a sestavy pro pojišťovnu; odeslání uvítacího e-mailu prostřednictvím poštovního subsystému UIS. Pozor! Pokud nedošlo u nově zapsaných studentů k nahrání předmětů do průběhu studia, zkontrolujte, zda je založen odpovídající studijní plán a byl studentům automaticky přiřazen. U navazujících studentů je také vhodné zkontrolovat nastavení atributu období „Zápis pobakalářských studi“. Založení studia pro jednoho uchazeče trvá asi 6 vteřin, při kterých jsou provedeny výše uvedené operace. Proto přestup více uchazečů do studia může trvat delší dobu. Uchazeči nelze založit studium do stejného studijního programu ve stejném studijním období.
+ ^ ^
79
11 Odvolání Podle zákona o vysokých školách má každý uchazeč právo podat žádost o přezkoumání rozhodnutí, tzv. odvolání. Žádost podává orgánu, který rozhodnutí vydal. V případě, že je tímto orgánem děkan, může sám žádosti vyhovět a rozhodnutí změnit. V opačném případě ji předává k rozhodnutí rektorovi univerzity. Aplikace pro správu odvolání umožňují individuální i hromadné zadávání odvolání, tisk adresních štítků a seznamů pro podatelnu. Pokud skončí období přijímacího řízení, nelze odvolání zaevidovat. Termín přijímacího řízení může upravit systémový integrátor. V případě odvolání je jediným kladným rozhodnutím kód 12. Ostatní kódy mají v tomto případě význam nepřijat po odvolání. Podle tohoto pravidla se pro odvolané uchazeče chovají i tisky rozhodnutí.
^
11.1 Individuální zadávání odvolání Aplikace Individuální zadávání odvolání umožňuje evidenci odvolání jednotlivým uchazečům. Uchazeče lze dohledat podle jména, rodného čísla nebo registračního čísla přihlášky. Pokud je požadavkem dohledat uchazeče z předchozích přijímacích řízení, je nutné nejprve zobrazit minulá období kliknutím na odkaz Zobrazit historická období. Pak se požadované období označí a uchazeče je možné dohledat. Po dohledání uchazeče se označí pole Odvolání a změna potvrdí tlačítkem Uložit hodnoty (obr. 50).
Obrázek 50
Individuální zadávání odvolání
11.2 Hromadné zadávání odvolání Aplikace Hromadné zadávání odvolání umožňuje hromadnou evidenci odvolání uchazečům, kteří mají vložen nějaký kód rozhodnutí. Výpis uchazečů se může omezit výběrem položek z formuláře. Uchazeči jsou vypisováni na jednotlivé listy po 50, s možností výpisu podle prvního písmene příjmení (vybere se písmeno a stiskne se tlačítko Omezit ).
81
Přestup na další list se provede kliknutím na odkaz Následující list umístěný nad seznamem. Odvolání se zaznamená označením pole ve sloupci Odvolání. Změny je nutné potvrdit tlačítkem Uložit hodnoty (obr. 51) nejen při opuštění stránky, ale i při přestupu na další list seznamu.
11.3 Tisk adresních štítků a seznamu pro podatelnu Adresní štítky i seznam se tisknou hromadně v aplikaci Tisk adresních štítků a seznamu pro podatelnu podle zvoleného omezení, které nabízí formulář (přijatí po odvolání, nepřijatí po odvolání, studijní program, zaměření, forma studia, etapa přijímacího řízení a stát uchazeče). Tisk pro odvolané uchazeče nabízejí i další aplikace uvedené výše (například na straně 67).
Obrázek 51
82
Hromadné zadávání odvolání
Obrázek 52
Tisk adresních štítků a seznamu pro podatelnu
Navazující aplikací pro práci s odvolanými uchazeči je Přidělení a tisk rozhodnutí. Změnu a tisk rozhodnutí lze provést individuálně – pro každého uchazeče zvlášť, ale i hromadně. K hromadnému přidělení nového rozhodnutí se použije odkaz Hromadné zadávání rozhodnutí, kde se v kritériích výpisu vybere Omezení uchazečů – Odvolaní. Dokumenty jsou upraveny tak, že záporně rozhodnutá odvolání podepisuje rektor univerzity, kladně rozhodnutá odvolání podepisuje děkan. Podobné je to pro odvolané uchazeče u tisku rozhodnutí, adresních štítků a seznamů pro podatelnu v odkazu Hromadný tisk rozhodnutí. Zde je omezení uchazečů podrobnější: Odvolaní – přijatí, Odvolaní – nepřijatí. Bližší popis zmíněných aplikací je na straně 65.
83
12 Dopisy uchazečům V kapitole je uveden seznam dopisů, které lze v aplikacích přijímacího řízení využít. Základními tiskovými výstupy jsou pozvánka a rozhodnutí o přijetí ke studiu. Dopisy je možné tisknout s hlavičkou (adresa uchazeče do obálek okýnkem) nebo bez ní. Toto řídí atribut studijního období – Hlavička na dopisech (viz aplikace Evidence období).
12.1 Výzva k doplnění údajů Výzva k doplnění údajů je dokument zasílaný uchazečům, kteří společně s přihláškou ke studiu nedoručili dokumenty jako například životopis, lékařské potvrzení o způsobilosti ke studiu, doklad o absolvování studia předcházejícího stupně. Výzva obsahuje žádost o dodatečné doručení dokumentů. Uvedeny jsou pouze dokumenty, které uchazeč nedoručil. Doručené dokumenty se doplňují v případě elektronické přihlášky v aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů, v případě papírové přihlášky v aplikaci Založit novou přihlášku nebo Opravovat existující přihlášku. Výzvy se tisknou v aplikaci Doplňující informace přihlášek (strana 35). Je možné je tisknout pro vybrané uchazeče a se zadaným datem, dokdy mají uchazeči dokumenty doručit. Volit lze pouze z uchazečů, kteří nedodali alespoň jeden doklad.
12.2 Pozvánka k přijímacímu řízení Pozvánku k přijímací zkoušce lze tisknout uchazečům, jimž byl přidělen termín přijímací zkoušky. Pozvánka je variabilní, je možné vkládat vlastní texty, některé jsou společné pro pracoviště, některé pro daný typ přijímací zkoušky nebo konkrétní předmět zkoušky. • Upřesnění místa konání přijímací zkoušky je v pozvánce umístěno pod informací o termínu konání přijímací zkoušky (obr. 53, část a) – eviduje se na dvou místech: – základní nastavení se provádí v aplikaci Evidence pracovišť, kde se text vloží do atributu Text pozvánky k přijímací zkoušce (viz aplikace Evidence pracovišť); – nastavení pro konkrétní místo studia se provádí v aplikaci Evidence typů přijímacího řízení pro typy přijímacích zkoušek s definovanými místy studia (viz strana 20). Informace z typu přijímací zkoušky má přednost před údajem o místě konání z Evidence pracovišť. • Seznam předmětů přijímací zkoušky (obr. 53, část c) – umísťuje se automaticky podle typu přijímací zkoušky, pro který jsou předměty evidovány. V aplikaci Evidence typů přijímacího řízení je možné provést nastavení jejich pořadí. Ke každému předmětu je možné evidovat další údaje (co si mají uchazeči ke zkoušce připravit, jaké pomůcky přinést apod.), jež se tisknou pod daným předmětem (obr. 53, část d) na pozvánce (viz aplikace Evidence předmětů přijímacího řízení). • Text do střední (obr. 53 část b) a závěrečné části (obr. 53 e) pozvánky se vkládá přes atribut typu přijímací zkoušky Standardní text pozvánky A nebo B (viz aplikace Evidence typů přijímacích zkoušek strana 16). Text střední části se umísťuje pod text, jenž upřesňuje místo konání.
85
Způsob formátování textu pozvánky Pro formátování pozvánky je možné využít zvláštní metajazyk, který se v případě tisku převádí do precizní sazby v TEXu. Základem formátování je skládání pozvánky z různých částí prostého textu uvedeného v jednotlivých významových polích zařazených k příslušným objektům informačního systému. Všechny texty jsou standardně formátovány jako hladká sazba do vlastních odstavců. Pokud je v textu vynechán volný řádek, bude tento řádek chápán jako tvorba nového odstavce. V případě, že v textu budou dva a více volných řádků za sebou, vytvoří vertikální mezeru. Pokud je nutné nějakou pasáž textu zvýraznit, obalí se příslušný text pomocí znaků hvězdička: *text*. Pokud je prvním znakem na řádku znak spojovník -, je daný řádek chápán jako odrážka. Analogicky funguje znak křížek #, na první pozici v řádku představuje číselný výčet (1., 2.), který je automaticky a správně očíslován. Pokud se mají vytvořit odsazené a organizované tabulky, můžete využít řádků začínajících znakem svislítka ( ) , tento znak se také používá pro oddělení jednotlivých částí řádků, které mají být zarovnány pod sebe (tzv. tabelátor). První řádek bez svislítka na první pozici přeruší zarovnávání do tabulky. Počet sloupců v jednotlivých řádcích může být proměnlivý, systém se snaží dopočítat vhodně šířky jednotlivých sloupců. V případě jakýchkoliv nejasností či dalších potřeb je nutné kontaktovat vývojový tým (raději než využívání vlastních maker TEX uvnitř těchto vstupních polí).
^
Způsob formátování textu je také uveden v aplikaci Tisk pozvánek k přijímacímu řízení.
Obrázek 53 Text pozvánky k přijímacímu řízení: a) atribut pracoviště nebo typu přijímací zkoušky, b) atribut typu přijímací zkoušky, c) předměty typu přijímací zkoušky, d) atribut předmětu přijímací zkoušky, e) atribut typu přijímací zkoušky
86
12.3 Oznámení Oznámení se tiskne uchazečům, kteří úspěšně složili přijímací zkoušku a byli přijati ke studiu, ale nedodali doklad o maturitní zkoušce. Tisk se provádí v aplikaci Přidělení a tisk rozhodnutí. Při tisku rozhodnutí se automaticky všem uchazečům s kladným rozhodnutím a nedodaným maturitním vysvědčením vytiskne Oznámení s informací o přijetí ke studiu a nutnosti dodání maturitního vysvědčení. Ostatním uchazečům s kladným rozhodnutím se vytiskne dokument Rozhodnutí.
12.4 Rozhodnutí o přijetí nebo nepřijetí ke studiu Rozhodnutí je možné vytisknout všem uchazečům se zadaným rozhodnutím o přijetí nebo nepřijetí, které je možné vložit: • individuálně – aplikace Přidělení a tisk rozhodnutí – Individuální zadávání rozhodnutí; • hromadně – aplikace Přidělení a tisk rozhodnutí – Hromadné zadávání rozhodnutí; • automaticky – aplikace Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení – Statistiky. Rozhodnutí je možné tisknout individuálně nebo hromadně, a to zvlášť pro uchazeče přijaté, nepřijaté, přijaté po odvolání, nepřijaté po odvolání, pro všechny bez rozlišení nebo s omezením na studijní program, zaměření, termín zkoušky apod.
87
13 Zobrazení výsledků přijímacích zkoušek Výsledky přijímacích zkoušek jsou všem uchazečům přístupné z úvodní stránky Univerzitního informačního systému přes aplikaci Výsledky přijímacích zkoušek. Přes rodné číslo si mohou zobrazit výsledky svých testů, přidělené extrabody body a stav rozhodnutí.
Obrázek 54
Obrázek 55
Zobrazení výsledků přijímacích zkoušek – rozhodnutí podle extrabodů
Zobrazení výsledků přijímacích zkoušek – rozhodnutí na základě testů
89
^
Pokud uchazeči podali přihlášku na alternativní typ přijímacího řízení, pak je záporné rozhodnutí platné pro všechny alternativy studia uvedené v jejich přihlášce.
Termín zveřejnění výsledků si řídí fakulty. Tento termín se uchazečům zobrazuje v aplikaci. Příklad zobrazení aplikace je na obrázku 54 a 55. Přes aplikaci Výsledky přijímacích zkoušek je možné uchazečům podat jakoukoliv jednotnou informaci za celou fakultu. Informace se vkládá přes aplikaci Evidence pracovišť a atribut pracoviště Informace výsledků přijímaček. Atributy edituje systémový integrátor.
90
14 Elektronické přihlášky V kapitole Elektronické přihlášky jsou umístěny aplikace pro správu a práci s elektronickými přihláškami uchazečů. Jejich prostřednictvím lze provádět kontrolu e-přihlášek, nastavovat uchazečům nová hesla k jejich e-přihláškám, dohledávat a párovat platby za e-přihlášky, potvrzovat doručené dokumenty, jež jsou součástí přihlášky, a převádět e-přihlášky mezi papírové. Elektronické přihlášky, zkráceně e-přihlášky, využívají uchazeči k podávání přihlášek na SPU na bakalářské a inženýrské nebo doktorské studium. E-přihláška je rozdělena do několika částí – sekcí. Tyto části jsou opatřeny značkami kompletnosti. Červená znamená, že sekce není úplná a uchazeč ji musí doplnit, zelená oznamuje uchazeči i studijní referentce, že sekce je kompletní. Části, které uchazeč musí v přihlášce vyplnit, jsou: osobní údaje, adresy uchazeče, v případě požadavku přijímacího řízení známky za střední školu, studium, na které se hlásí (studijní program, zaměření, forma), případně volitelné předměty. Každému uchazeči je zobrazena část s bankovními údaji a částkou za přijímací řízení, kterou musí zaplatit. Na kompletnost údajů v přihlášce má vliv studijní oddělení, které potvrzuje doručení přihlášky a dalších dokladů daných podmínkami přijímacího řízení. Pokud uchazeč zašle platbu na špatný účet školy, typické je špatné vyplnění identifikačních údajů platby, může studijní referentka platbu dohledat a spárovat s přihláškou nebo ji na základě doručeného potvrzení uznat. Uchazeč je průběžně o kompletnosti jednotlivých částí přihlášky informován přímo v přihlášce a o podstatných částech e-mailovou zprávou, kterou systém zasílá automaticky při doručení platby, kompletnosti všech částí přihlášky, doručení požadovaných dokumentů (přihláška, seznam známek atd.). Pro uchazeče je připravena servisní e-mailová adresa
[email protected], ze které odebírají zprávy systémoví integrátoři. Uchazeči mají adresu uvedenu v aplikaci pro podávání epřihlášek. Aplikace pro podávání e-přihlášek Elektronická přihláška ke studiu na SPU je na adrese prihlaska.uniag.sk. Odkaz na aplikaci je k dohledání na úvodní stráce UIS http://is.uniag.sk/ dvěma způsoby: • První je pro uchazeče (současné nebo bývalé studenty), kteří mají přístup do Osobní administrativy. Tito mají odkaz na aplikaci v části Studium. • Druhý je pro uchazeče, kteří přístup do Osobní administrativy nemají. Těm je aplikace nabízena na úvodní stránce UIS. K největší skupině patří asi absolventi středních škol hlásící se na bakalářské studium. Přístup do aplikace pro podávání přihlášek je uchazečům omezen termínem (ten je dán univerzitním harmonogramem a do UIS jej vkládá univerzitní integrátor). Po tomto termínu nemohou uchazeči doplňovat do přihlášky žádné informace. Mohou je pouze prohlížet a i v této činnosti jsou časově omezeni. Obsah a popis aplikace Elektronická přihláška ke studiu na SPU je v 20. svazku dokumentace – Uchazeč.
^ 91
Výsledky přijímacího řízení jsou uchazečům dostupné v aplikaci Výsledky přijímacích zkoušek po zadání jejich identifikačních údajů.
14.1 Elektronické přijímací řízení Elektronické přijímací řízení umožňuje uchazečům podávat přihlášky ke studiu elektronickou cestou. Podáním elektronické přihlášky uchazeč vyplní údaje přihlášky přímo do systému přihlášek přijímacího řízení evidovaného v UIS. Studijní referentka ji po vyřízení patřičných náležitostí převede mezi ostatní – papírové přihlášky. Postup přijímacím řízení přes elektronické přihlášky je následující. Po zpřístupnění aplikace pro podávání elektronických přihlášek začínají uchazeči podávat své e-přihlášky. Sami mají kontrolu nad kompletností poskytovaných údajů a také nad doručením platby. Navíc jim studijní oddělení může poskytnout odkaz na webovou stránku, kde se nacházejí pravidla a podrobnosti o přijímacím řízení. URL stránky musí vložit integrátor do atributu studijního období – URL pravidel přijímacího řízení fakult. Uchazeči si po vyplnění všech nutných údajů vytisknou přihlášku, jejíž součástí je sestava známek za střední školu (pokud jsou známky vyžadovány daným typem přijímací zkoušky). Podepsanou přihlášku, sestavu známek potvrzenou absolvovanou střední školou a případně další vyžadované dokumenty zašlou na studijní oddělení. Přihlášku se sestavou známek mohou uchazeči vytisknout až po zkompletování části přihlášky Osobní údaje, Adresy uchazeče a Známky za střední školu. Přijetí přihlášky se známkami pak studijní referentka potvrdí v aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů a doručené dokumenty založí do košilky, kterou si ve formátu A3 vytiskne v aplikaci Převod e-přihlášek – Tisk košilky e-přihlášky. Po zaslání a spárování platby s přihláškou (více o párování plateb je na straně 97) je přihláška zcela kompletní a připravena k převedení mezi tzv. papírové přihlášky. Způsob platby, platební údaje a cena za přijímací řízení je uchazečům zobrazována pro každou přihlášku zvlášť. Po převedení e-přihlášky mezi papírové se může vytisknout košilka, dále pracuje studijní referentka s přihláškou jako s papírovou (přiděluje termíny, zasílá uchazečům potřebné dokumenty atd.). Co všechno může studijní oddělení s e-přihláškami provádět: • Kontrolovat stav přihlášky jednotlivých uchazečů v aplikaci Informace o uchazeči nebo průběžně sledovat stav všech e-přihlášek na fakultě přes aplikaci Průběžné statistiky přijímacího řízení (pouze při volbě filtru – Dle programu, zaměření a formy).
^
Opravit údaje v e-přihlášce lze až po jejím převedení mezi papírové, a to v aplikaci Opravovat existující přihlášku.
• Zobrazit seznam přihlášek, které uchazeči deaktivovali, a aktivovat vybrané přihlášky v aplikaci Seznam deaktivovaných e-přihlášek. • Měnit přístupová hesla do aplikace Elektronická přihláška ke studiu na SPU uchazečům, kteří je zapomněli a nejsou studenty nebo zaměstnanci naší univerzity. • Dohledat platby doručené na špatný účet univerzity nebo s chybně uvedenými údaji platby a přidělit je ke správné přihlášce uchazeče přes aplikaci Párování plateb za epřihlášky. • Potvrdit doručení požadovaných dokumentů v aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů. • Převést kompletní e-přihlášky mezi papírové a dále s nimi pracovat jako s papírovými přihláškami.
92
Pro ekonomické oddělení je zobrazen odkaz Vložení výpisu z banky pro vložení plateb. Neuspěje-li uchazeč u přijímacího řízení, může využít údajů e-přihlášky k podání přihlášky ke studiu v dalším přijímacím řízení. Nesmí však zapomenout heslo pro přístup do své e-přihlášky. E-přihlášky podporují rozdílná studijní období, pro která mohou být vypsány různé typy přijímacích zkoušek, na něž se uchazeči hlásí. Prohlížení přihlášek může probíhat i po termínu pro podávání přihlášek.
+ ^
14.2 Automatické informování uchazečů Systém e-přihlášek automaticky informuje uchazeče o kompletnosti podané e-přihlášky, o přijetí papírové přihlášky, o potvrzení přijetí sestavy známek a o přijetí manipulačního poplatku. Informace jsou jim zasílány na e-mailovou adresu uvedenou v e-přihlášce. Proto je e-mailová adresa povinnou položkou e-přihlášky.
14.3 Informace o uchazeči Aplikace Informace o uchazeči (obr. 56) poskytuje informace o uchazečích, kteří se hlásí na studium na některé z fakult SPU prostřednictvím e-přihlášky. Uchazeče je možné dohledat podle jména a příjmení, rodného čísla nebo čísla některé z jeho přihlášek. Pokud je dohledán podle jména a je dohledáno více přihlášek uchazeče nebo více uchazečů, pak je uveden seznam přihlášek s informacemi o kompletnosti jednotlivých částech , nekompletní ikonou přihlášky a číslo přihlášky. Kompletní část je označena ikonou . Podrobnosti o jednotlivých částech přihlášky lze zobrazit kliknutím na ikonu. Údaje o jedné přihlášce se zobrazí kliknutím na jméno uchazeče. Stránka obsahuje části s osobními údaji uchazeče, s poštovními adresami uchazeče a případně i známky za střední školu. Dále jsou vypsány všechny e-přihlášky podané uchazečem k přijímacímu řízení vypsané na jedné fakultě. Osobní údaje uchazeče Osobní údaje uchazeče se mezi přihláškami sdílejí, což znamená, že se nemusí u každé podávané přihlášky opakovaně vyplňovat. Studenti bakalářského studia SPU, kteří se hlásí na inženýrské studium na některou fakultu SPU, mají mnoho údajů vyplněno z předchozího přijímacího řízení. Po vstupu do následujících částí se zobrazí obsah vybrané části a případně soupis nekompletních položek. Tyto položky může doplnit pouze sám uchazeč, studijní referentka ani integrátor ne (ti mohou údaje jen prohlížet). Část je rozdělena na: Osobní údaje – základní údaje o uchazeči jako jméno, příjmení, tituly, místo a rok narození, číslo občanského průkazu, telefonní číslo, e-mailová adresa, údaje o předchozím studiu a další informace vyžadované v přihlášce. Adresy uchazeče – uvedena může být adresa trvalého bydliště a kontaktní adresa. V případě, že jsou uvedeny obě, jsou tiskopisy zasílány na kontaktní adresu. Uchazeči cizinci jsou povinni vložit alespoň jednu adresu ve Slovenské republice.
93
Obrázek 56
Informace o uchazeči
Známky za střední školu – zobrazuje se v případě, že jsou známky vyžadovány, tj. pokud je nastaven atribut aplikace Evidence typů přijímacích zkoušek Známky ze střední školy na hodnotu „ano“. Ten se nastavuje u jednotlivých typů přijímací zkoušky. Zobrazuje-li se část se známkami za střední školu, znamená to, že alespoň u jednoho typu přijímací zkoušky je nastaven na „ano“. Známky jsou požadovány pouze od uchazečů bakalářského studia a uchazeč je vyplňuje v přihlášce. V části Známky za střední školu má studijní referentka možnost přímého vstupu do aplikace Potvrzení přijetí dokumentů přes odkaz Kontrola známek za střední školu, který je uvedený v nápovědném textu. V dolní části aplikace může potvrdit nebo zrušit potvrzení známek ze střední školy. Údaje o přihláškách Úpravy v části týkající se údajů přihlášky může provádět opět pouze uchazeč. Studijní oddělení jen kontroluje stav sekce, případně může vidět, co je a co ještě není vyplněno. Údaje o přihlášce – zobrazuje zvolený studijní program, zaměření, formu studia, alternativní typy studia, volitelné předměty, které si uchazeč vybral ke studiu, místo studia. Zaplaceno – do doby, než uchazeč poukáže platbu, jsou zobrazeny údaje pro platbu a částka, kterou má za přijímací řízení zvoleného studia zaplatit.
+ 94
Po zaplacení jsou zobrazeny podrobnosti o transakci. Pokud je při-
Obrázek 57
Seznam plateb uchazeče
hláška zaplacena a údaje o nejsou zobrazeny, jedná se o automaticky zaplacenou e-přihlášku. Údaje o platbě jsou pouze u první zaplacené přihlášky. Variabilní symbol je přidělen uchazeči ihned po založení každé e-přihlášky a je pro ni unikátní. Je sestaven z osmi číslic, první označuje fakultu, ostatní jsou pořadovým číslem přihlášky v rámci fakulty zleva doplněným nulami, například 10000012. Variabilní symbol je využit také jako přihlašovací jméno uchazeče do evidence přihlášky.
^
V případě, že uchazeč zašle finanční částku na správný účet se správnými údaji pro platbu, kompletace sekce proběhne automaticky. Ale stává se, že tomu tak ze strany uchazeče není. Proto je studijnímu oddělení dán nástroj k dohledání a potvrzení platby – aplikace Párování plateb za e-přihlášky. Ze sekce Zaplaceno je do aplikace umožněn vstup přes odkaz párování plateb, který je umístěn v nápovědném textu v horní části stránky (obr. 57). V případě, že má uchazeč založeno více přihlášek, je v dolní části stránky (obr. 56) Zobrazit souhrnné informace o platbách, přes kterou lze zobrazit umístěna ikona souhrnné informace o platbě správních poplatků (obr. 57). V přehledu jsou uvedeny všechny přihlášky, které si uchazeč podal elektronickou cestou, i s výší správního lze vstoupit do aplikace Párování plateb za e-přihlášky (více poplatku. Přes ikonu o párování plateb je na straně 97) a dohledat a přidělit na přihlášku nesprávně zaslanou platbu uchazeče. Doručení přihlášky – část podává informaci o doručení papírové podoby přihlášky a jejím potvrzení studijním oddělením. Potvrzení se provádí v aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů.
95
Dokumenty – kliknutím na ikonu je možné zobrazit seznam požadovaných dokumentů a stav jejich doručení. Doručení jednotlivých dokumentů se potvrzuje v aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů (viz strana 100). Deaktivované přihlášky Přihlášky, které nejsou úplné, mohou být na žádost uchazeče deaktivovány. Seznam deaktivovaných přihlášek uchazeče je uveden v dolní části stránky s přihláškami (obr. 56). Pro každou deaktivovanou přihlášku lze zobrazit podrobnosti o platbě, doručení přihlášky a dalších dokumentech, stejně jako u aktivní přihlášky. Označené přihlášky lze opětovně aktivovat.
^
Uchazeč může aktivovat i deaktivovat své přihlášky.
Obrázek 58
Seznam deaktivovaných přihlášek
14.4 Seznam deaktivovaných přihlášek Uchazeči o studium mají v aplikaci pro podávání e-přihlášek možnost deaktivovat podané e-přihlášky. Mohou toho využít například v případě mylného podání přihlášky na bakalářský studijní program místo na inženýrský. Na bakalářském programu jsou po uchazeči požadovány známky za střední školu, na inženýrském nikoliv. Aby nemusel známky vyplňovat, přihlášku na bakalářské studium deaktivuje. Použití deaktivace je na samotném uchazeči. Deaktivovat přihlášku může i studijní referentka. Pokud je přihláška zaplacená, může ji deaktivovat pouze studijní referentka. Aplikace Seznam deaktivovaných přihlášek umožňuje dohledat deaktivované přihlášky, které byly původně podány na vaši fakultu pro aktuální přijímací řízení (obr. 58), 96
Obrázek 59
Deaktivovaná přihláška
a vybrané přihlášky opět aktivovat. Součástí seznamu je jméno, rodné číslo uchazeče, číslo e-přihlášky, indikace kompletnosti jednotlivých částí přihlášky, kompletnosti údajů o zaplacení a doručení dokumentů. Kliknutím na jméno uchazeče je možné otevřít stránku s e-přihláškou a prohlédnout si jednotlivé sekce přihlášky (obr. 59). Označená přihláška se aktivuje kliknutím na tlačítko Aktivovat e-přihlášku (obr. 58). Konkrétní přihláška se aktivuje kliknutím na tlačítko Aktivovat e-přihlášku v podrobnostech přihlášky (obr. 59).
14.5 Změna hesla uchazeče do evidence e-přihlášek Login a heslo je přiděleno každé přihlášce, kterou si uchazeč založil. Heslo si může uchazeč změnit ihned po založení první přihlášky. Přes aplikaci Změna hesla uchazeče do evidence e-přihlášek je možné uchazečům nastavit nové heslo do aplikace Elektronická přihláška ke studiu na SPU v případě, že jej zapomene. Heslo se změní pro všechny přihlášky uchazeče, bude tedy jednotné. Loginy přihlášek zůstanou zachované. Uchazeč se pak může hlásit libovolnou kombinací loginu a změněného hesla. Výše uvedené se však týká pouze uchazečů, kteří ještě nemají založený účet v UIS. Těm, kteří jsou v UIS evidováni (studenti, učitelé, zaměstnanci), změní zapomenuté heslo fakultní integrátor přes jinou aplikaci.
14.6 Párování plateb za e-přihlášky Párování je přiřazení platby došlé z bankovního ústavu s podanou e-přihláškou. Přiřazení platby k přihlášce se provádí automaticky na základě údajů o platbě. Každé přihlášce jsou přiděleny individuální platební údaje a uchazeč je povinen je uvést při platbě na poukázce nebo zadat do platebního příkazu. Platba je označena za kompletní, jakmile je součet všech došlých plateb připsaných k přihlášce větší nebo roven požadované částce. O doručení a potvrzení platby za přihlášku je uchazeč vyrozuměn automaticky na emailovou adresu, kterou uvedl v elektronické přihlášce. 97
^
Platby zaslané uchazeči před konečným termínem přijímání plateb budou s přihláškami automaticky spárovány. Platby zaslané po tomto datu automaticky párovány nebudou. Jako konečný termín pro párování plateb (proces v UIS) se použije první vyplněná hodnota z následujících údajů: 1. datum splatnosti; 2. datum ukončení podávání e-přihlášek pro daný typ PŘ; 3. konec milníku Podání přihlášky ke studiu; 4. konec milníku E-přihlášky.
Obrázek 60
Kontrola platby za e-přihlášky
Někdy se stane, že uchazeč pošle platbu na špatný účet, i když je při vyplňování přihlášky jasně na číslo účtu upozorněn. Pak se spárování automaticky neprovede a musí se provést ručně, tj. platba se musí dohledat a přiřadit k přihlášce. Kdo bude párování plateb provádět závisí na organizaci práce na fakultě. Může to být studijní referentka, fakultní integrátor nebo jiná oprávněná osoba. Aplikace Párování plateb za e-přihlášky umožňuje provádět ruční operace s párováním plateb ze přihlášky. Aplikace umožňuje přiřazovat platby k přihláškám, převádět platby mezi přihláškami a označovat přihlášky jako zaplacené. Po vstupu do aplikace se ve vyhledávacím poli dohledá e-přihláška uchazeče podle jeho jména, rodného čísla nebo čísla přihlášky. Vypsán je seznam všech přihlášek, které si uchazeč ke studiu podal. Požadovaná přihláška a její základní informace se zobrazí kliknutím na ve sloupci Zvolit. V případě, kdy je s přihláškou spárována platba, jsou uvedeny i detaily o platbě (obr. 60). Osoba uvedená ve sloupci Spárovat je ta, která vložila do UIS platbu, na jejímž základě se párování provedlo, nebo je to osoba, která provedla ruční spárování platby s přihláškou. Označením platby a stisknutím tlačítka Odpárovat platbu se platba přesune do seznamu nespárovaných plateb. V případě, že k přihlášce nebyla žádná platba přiřazena a uchazeč doložil doklad o jejím provedení, zobrazí se kliknutím na Nespárované platby (obr. 61) seznam všech plateb, které nešlo automaticky spárovat. Vhodná platba se označí a přiřadí se k přihlášce kliknutím na Spárovat vybrané platby . Nežádoucí platby je možné v seznamu skrýt jejich označením a stisknutím tlačítka Skrýt vybrané platby a následně pracovat se seznamem bez skrytých plateb. Skrytí platby je možné zrušit označením platby a stisknutím tlačítka Zrušit skrývání vybraných plateb .
+
O ručním spárování platby s přihláškou je automaticky informováno Ekonomické oddělení prostřednictvím univerzitního e-mailu.
Další možnost, kterou tato aplikace nabízí, je označení přihlášky jako zaplacené i v případě, že platbu nelze v uvedeném seznamu dohledat. Zde stačí stisknout tla98
Obrázek 61 Párování plateb za e-přihlášky
čítko Označit přihlášku jako zaplacenou . Pozor však, operace je nevratná. V případě chyby kontaktujte systémového integrátora. Časová posloupnost prací při příjmu plateb za e-přihlášky Časová posloupnost prací jednotlivých subjektů vstupujících do procesu plateb za e-přihlášky: • Uchazeči zašlou na účet SPU stanovený poplatek za přijímací řízení s přidělenými platebními údaji. • Pověřená osoba si každý den ráno stahuje z banky soubory ve formátu XML ŠP a následně je vkládá do UIS. Platby uvedené v těchto souborech se okamžitě automaticky párují na základě platebních údajů s e-přihláškami uchazečů. Pokud jsou platební údaje chybné, platby spárovány nejsou. • Systémový integrátor nebo studijní referentka mohou zajistit ruční spárování plateb se špatně zadanými údaji o platbě. Ruční dohledání platby a její spárování s e-přihláškou se provádí na výzvu uchazeče a po doložení dokladu o jeho platbě za e-přihlášku.
99
14.7 Potvrzení přijetí dokumentů Uchazeči jsou při podávání elektronické přihlášky upozorněni na dokumenty, které společně s přihláškou musí zaslat, aby byli do přijímacího řízení zařazeni. Mezi tzv. povinné dokumenty může patřit potvrzená sestava známek ze střední školy, kopie maturitního vysvědčení, doklad o absolvování vysokoškolského studia předchozího stupně, životopis, zdravotní potvrzení apod. Jejich výčet závisí na nastavení přijímacího řízení a jednotlivých typů přijímacích zkoušek. Přijetí každého dokumentu potvrzuje studijní referentka zvlášť v aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů (obr. 62). Požadované známky ze střední školy vyplňují uchazeči v elektronické přihlášce. Sestavu známek společně s přihláškou vytisknou ze své evidence přihlášek a potvrzenou ji zašlou i s ostatními požadovanými dokumenty na studijní oddělení fakulty, na kterou se hlásí. Má-li uchazeč podanou přihlášku ke studiu na více fakultách SPU, mohou postupně potvrzovat známky všechny referentky. Uchazeč může ve své elektronické přihlášce sledovat stav doručení a potvrzení požadovaných dokumentů. U sestavy známek postačuje její první potvrzení. Platí to i pro případ, že se uchazeč hlásil na SPU v minulých letech a sestava mu byla potvrzena.
+
Uchazeči ve své aplikaci pravidelně sledují potvrzení přijetí přihlášky a ostatních dokumentů.
V aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů je možné uchazeče dohledat podle čísla operace, které je uvedeno na sestavě známek, nebo podle jména, rodného čísla nebo přiděleného čísla přihlášky. Číslo operace (čárový kód) identifikuje danou operaci a lze jej sejmout čtečkou čárového kódu z doručené sestavy známek. Pokud uchazeč nemanipuloval se známkami po jejich vytištění, otevře se stránka pro potvrzení dokumentů. Pokud uchazeč po vytištění sestavy známek za střední školu upravoval vyplněné údaje (přidal nebo smazal předmět, změnil známky), změnilo se i číslo operace (ID). Pak nelze přihlášku podle čísla operace dohledat. Stránka aplikace Potvrzení přijetí dokumentů je rozdělena na několik částí: Osobní a kontaktní údaje – obsahuje osobní data uchazeče, kontaktní údaje a informace o předchozím absolvovaném studiu uvedené v e-přihlášce. Potvrzení přijetí dokumentů – obsahuje výčet dokumentů, které má uchazeč doručit. Dokumenty se potvrdí tak, že se označí a stiskne se tlačítko Potvrdit přijetí zvoleného dokumentu . Potvrzení lze zrušit tak, že se dokumenty označí a stiskne se tlačítko Zrušit přijetí zvoleného dokumentu . Potvrzení známek ze střední školy – seznam obsahuje předměty a známky vyplněné uchazečem. Průměry za jednotlivé ročníky a průměr za všechny ročníky bez maturity se počítají automaticky. Známky se v aplikaci potvrdí kliknutím na tlačítko Potvrdit známky ze střední školy uvedené pod seznamem. Potvrzení lze zrušit tlačítkem Zrušit potvrzení známek ze střední školy . V případě zrušení potvrzení známek se uchazeči zpřístupní část přihlášky pro editaci známek a současně se zruší kompletnost celé e-přihlášky. Má-li již uchazeč známky potvrzeny, je pod seznamem uvedeno jméno a přesný čas, kdy a kým byly potvrzeny. Pokud jsou známky potvrzovány opakovaně, pak je vždy zobrazeno jméno osoby, jež známky potvrdila jako poslední.
+ 100
Pro zjednodušení práce se sestava známek uchazeče potvrzuje jen jednou, i když má uchazeč podáno více přihlášek ke studiu.
Obrázek 62
Potvrzení přijetí doručených dokumentů
101
^
Po převedení elektronické přihlášky mezi papírové se dodatečné potvrzování dokumentů propaguje do e-přihlášek. Tak má uchazeč neustále aktuální přehled. Propagace funguje i naopak, přijetí dokumentů je tedy možné potvrdit i v aplikaci pro e-přihlášky.
14.8 Převod e-přihlášek Aplikace Převod e-přihlášek slouží k převodu elektronicky podaných přihlášek mezi papírově podané. To proto, aby studijní oddělení po přijetí a zaplacení e-přihlášek mohlo s těmito přihláškami pracovat jako s papírovými (zaslat uchazečům pozvánku na přijímací zkoušku, rozhodnutí apod.). Kdy a kdo tuto operaci provede, záleží na dělbě práce na fakultě. Fakulta si převádí své přihlášky sama přes aplikaci Převod kompletních e-přihlášek mezi papírové. Při převodu je přihlášce přiděleno registrační číslo, které je jedinečné, tiskne se na košilce a je možné podle něj přihlášky dohledávat. Další nabízenou možností je tisk e-přihlášky v papírové podobě a tisk košilky přihlášky.
Obrázek 63
Převod e-přihlášek
Během používání aplikace pro převod e-přihlášek je studijní referentka informována o tom, kdy a jaké přijímací řízení probíhá. To proto, že některé typy přijímacích zkoušek mohou mít prodloužen termín pro podávání e-přihlášek (atributem v aplikaci Typy přijímacích zkoušek), ale přitom uchazeči všech typů přijímacích zkoušek mají možnost upravovat (kompletovat) založené přihlášky. Referentka pak podle termínu ukončení podávání e-přihlášek může ignorovat přihlášku zkompletovanou po oficiálním termínu podání přihlášek na daný typ přijímací zkoušky. Aplikace Převod e-přihlášek nabízí následující odkazy: 102
Převod kompletních e-přihlášek mezi papírové – převádí kompletní e-přihlášky mezi papírové podle typu přijímacího řízení. Typy přijímacího řízení, které mají alespoň jednu kompletní přihlášku, jsou nabízeny v roletkovém menu. Kompletní přihlášky se vypíší kliknutím na Vypsat kompletní e-přihlášky . Seznam obsahuje převedené i nepřevedené přihlášky. Nepřevedené jsou označeny červenou značkou. Přihlášky k převodu se mohou označit jednotlivě nebo hromadně tlačítkem Označit vše . Označené přihlášky se kliknutím na Převést kompletní e-přihlášky (obr. 63) převedou mezi papírové. Nyní s nimi lze pracovat jako s papírovými přihláškami, tj. přidělit přihlášky na termín, vytisknout a zaslat uchazečům pozvánky apod.
Obrázek 64
Tisk košilky e-přihlášky
Tisk košilky e-přihlášky – aplikace umožňuje tisk tzv. košilky. Tisk je umožněn pouze pro e-přihlášky převedené do papírové podoby. Tiskový výstup je v jazyce, který je ve výchozím nastavení školy. Výběrové menu obsahuje takové typy přijímacích zkoušek, pro které byla převedena alespoň jedna přihláška. Kliknutím na Vypsat převedené e-přihlášky se zobrazí jmenný seznam uchazečů, z něhož lze zvolit uchazeče pro tisk košilky. Výběr je možné provádět po jednotlivých uchazečích, hromadně lze označit všechny uchazeče na stránce tlačítkem Označit vše nebo je možné tlačítkem Označit nevytištěné košilky označit všechny uchazeče, jimž nebyla košilka ještě vytištěna. Košilka se vytiskne tlačítkem Tisk košilky (obr. 64. Košilka se tiskne na papír velikosti A3. Košilku lze tisknout před i po zadání bodů z přijímací zkoušky.
103
Košilka je dvojlist velikosti A4. První strana obsahuje klasickou přihlášku ke studiu na vysoké škole vyplněnou údaji z e-přihlášky a s přiděleným registračním číslem. Druhá a třetí strana jsou prázdné. Na čtvrté straně je připravený Protokol o přijímací zkoušce s předměty. Pokud se košilka tiskne až po zadání bodů z přijímacího řízení, pak se na poslední straně tisknou předměty s přidělenými body, celkové hodnocení uchazeče. Význam zkratek formy zkoušky je: P – písemná zkouška.
104
Rejstřík A
N
adresní štítky, 38, 48 alternativní typ přijímací zkoušky, 22 anonymní číslo, 11
návratky informační kanál, 72 schvalování fotografií, 74
Č
O
číslo přihlášky, 32
D distribuční e-mailové kanály, 15 dokumenty evidence povinných, 21 potvrzení přijetí, 100 stav doručení, 95 doplňující informace přihlášek, 35
E e-mail kontaktní, 30 e-mailové kanály, 15 e-přihláška, 91 informace o uchazeči, 93 párování, 97 etapa přijímacího řízení, 13 extrabody, 31
F financování přihlášky, 72
I import výsledků, 64 informace o uchazeči, 93
K kmenový jazyk, 11 předmětu, 17 typu přijímací zkoušky, 22 kódy rozhodnutí, 65 kolo přijímacího řízení, 13 košilka, 103
odvolání tisk, 67 tisk adresních štítků, 82 zadávání, 81
P párování, 97 platby dohledat špatně doručené, 92 párování, 97 poplatek za e-přihlášku, 22 poplatky zápisné, 72 potvrzení přijetí dokumentů, 100 potvrzení přijetí maturitního vysvědčení, 36 známek ze střední školy, 100 pozvánka k přijímací zkoušce sestavení, 85 tisk, 37 předměty povinně volitelné, 75 přihláška absolvovaná stř. škola, 30 adresa uchazeče, 30 číslo, 32 deaktivovaná, 96 elektronická, 91 evidence, 27 kontrola kompletnosti, 35 obnovení, 33 předvyplnění, 30 převod na jiný typ PŘ, 76 vložení nové, 28 výpis, 33 zrušená, 33 zrušení, 32 Přijetí na více typech, 69
105
přijímací řízení, 7 elektronické, 91 spuštění, 12 výsledky, 50
R rozhodnutí automatické udělení, 51 přidělení, 65, 67 tisk, 67, 68
S seznamy prezence při přijímacím řízení, 45 prezence při zápisech, 74 uchazečů, 56 schvalování fotografií, 74 správní poplatek za e-přihlášku, 22 statistiky, 47 přijímacího řízení, 56
T termíny přijímaček hromadné přidělení, 42 individuální přidělení, 43 jejich obsazení, 45
106
termíny přijímaček evidence, 41 seznamy pro prezenci, 45 změna u uchazeče, 43 testy export klíčů, 63 import výsledků, 63 tisk košilky, 103 oznámení, 87 pozvánka, 85 rozhodnutí, 87 výzev uchazečům, 35 výzva k doplnění údajů, 85 typy přijímacího řízení, 17
V variabilní symbol, 95 vyhodnoceni, 50
Z založení studia hromadně, 77 zápisy, 71 do prvního semestru, 77 povinně volitelných předmětů, 75 zobrazení výsledků přijímacích zkoušek, 89
