_.0_--
~
1_1 [
PETUNJUK TEKNIS APLIKASI SISTEM NOMOR POKOK PERPUST AKAAN (NPP)
" I,
II' ,:" II" I"
ii
Perpustakaan Nasional RI Pusat Pembinaan Sistem Perpustakaan JI. Medan Merdeka Selatan No. 11 Jakarta 10110 1999
"I ---ri
KATAPENGATAR Dalam rangka meningkatkan koordinasi dengan perpustakaan di seluruh Indonesia, maka salah satu kegiatan Perpustakaan Nasional RI adalah menginventarisir data perpustakaan yang dimiliki oleh setiap perpustakaan. Semua data baik berupa data identitas, data fisik maupun data mengenai keagaan koleksi yang dimiliki oleh masing-masing perpustakaan tersebut dikodefikasikan, diregistrasikan dan disimpan dalam suatu sistem komputerisasi yang selanjutnya disebut sebagai Nomor Pokok Perpustakaan (NPP). Sebagai suatu sistem yang memerlukan ketrampilan khusus khususnya bagi star (operator) yang akan menjalankannya,
1. .\.
maka untuk pelaksanaannya nanti perlu terlebih dahulu ada pelatihan untuk pemahaman mengenai sistem komputerisasi tersebut. Buku ini adalah sebagai media panduan bagi para star (operator) yang nantinya akan memasukkan (entry) data ke dalam komputer, atau mengaplikasikan Nomor Pokok Perpustakaan ke dalam media elektronik komputer NPP. Selanjutnya Buku ini juga dapat dijadikan sebagai buku wajib dalam setiap pendidikan dan pelatihan yang berkenaan dengan Nomor Pokok Perpustakaan. Jakarta, Juni 1999
.. -Ir.
Panduan Teknls S/~4temNomor Pokok Perpustakaan'
11_-
Rudy
Sunardi
i I !
I
",
APLIKASI ~.
S 1ST
t1
NOM
"j;!,, :.
EM OR
P 0 K 0 K PER PUS TAKA AN
~1"
(NPP) i! "
Pembuat/perancang ,
Dilarang Hak Cipta
Program Sistem N PP: Ir. Rudy Sunardi
memperbanyak
dilindungi
tanpa
seizin
perancang/programer oleh
Undang-undang
Jakarta, J uni 1999
Designed
& Printed
by: _Kurniawan
Computerized
Feature Production.
PanduanTeknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan
Co. Ltd. 19985 g)
ii
DAFT AR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI I
I iii
PENDAHULUAN
1
PENGENALAN PROGRAM SISTEM NPP
3
III
MENGOPERASIKAN KOMPUTER
5
IV
APLIKASI NOM OR POKOKPERPUSTAKAAN 1. UserId dan Password ' '..'..."
7 7
II
,'...
2.Menu
8
3. Fungsi tombol tanda tanya (?) 4. Pilihanpertanyaan(Y/N) 5. Mencetakdata/laporan V
~-
PROSES PENGISIANDATASISTEM 1. Master File 1.1. DaerahTk. 1 1.1.1. Tambah data Dati 1 1.1.2. Perbaiki data Dati 1 1.1.3. HapusdataDati 1 1.1.4. Lihat data Dati 1 1.1.5. List data Dati 1.2. Daerah Tk. 2 1.2.1. TambahdataDati 2 1.2.2. Perbaiki data Dati 2 1.2.3. HapusdataDati2 1.2.4. Lihat data Dati 2 1.2.5. List data Dati 2 1.3. Jenis ~
10 10 12 NPP ...'
1.3.1. TambahdataJenis 1.3.2. Perbaiki data Jenis 1.3.3. Hapus data Jenis Panduan Teknis S/stem Nomor Po/(ok Perpustakaan "
...20
14 14 14 15 15 16 16 17 17 17 18 19 19 20 20 21 22 iii
1.3.4. Lihat data Jenis 1.3.5. List data Jenis ..."'.."..'...'..."' 1.4. Status 1.4.1. TambahdataStatus 1.4.2. PerbaikidataStatus 1.4.3. HapusdataStatus 1.4.4. Lihat data Status 1.4.5. List data Status 2. Transaksi ..' '.".' "'.'.."' 2 1 R ..:' ...eglstrasl 2.1.1. Tambah dataregistrasi 111 1,:
'..'
26:1 27
2.1.2. Perbaikandataregistrasi 2.1.3. Hapusdataregistrasi 2.1.4. Lihatdataregist:~i
28 3u 31
2.1.5. Cetak data registrasi 2.2. Data Perpustakaan 2.2.1. Editdataperpustakaan 2.2.4. Lihatdataperpustakaan 2.2.5. Cetakdataperpustakaan
31 32 32 34 34
3. Laporan 3.1. Data NPP per Dati 1 3.2. RekapitulasiNPPperDati 3.3. Rekapitulasi NPP
VI
'
22 23 23 23 24 25 25 26 26
' 1
'
"." "'.'
'
35 35 36 37
8. Housekeeping 8.1. Dos 8.2. Reindex 8.6. Security 8.Z. Kirim Pesan
39 39 39 40 43
Z. Ganti Password
44
MELANGKAH
45
KE MASADEPAN
r:
!
I;
Panduan Teknis Sfstem Nomor Pokok Perpustakaan
=
iv~~-~
PENDAHULUAN Menghadapi era globalisasi infonnasi saat ini khususnya dengan semakin banyak dan beragamnya karya cetak dan karya rekam serta tumbuh berkembangnya Perpustakaan Nasional RI sebagai pembina atas semua jenis perpustakaan baik perpustakaan pada instansi/lembaga pemerintah ataupun swasta yang ada di pusat maupun daerah yang ada di Indonesia akan semakin dibutuhkan masyarakat yang memerlukan beragam infonnasi melalui media cetak maupun audio visual. Tentunya selurnh instansi/lembaga perpustakaan yang ada tersebut hams dikoordinir dengan baik dalam rangka kelancaran penginventarisasian data-data yang berkenaan dengan instansi/lembaga itu sendiri, maupun data-data mengenai koleksi yang dimiliki oleh tiap-tiap instansi/lembaga perpustakaan tersebut. Untuk itu setiap instansi/lembaga perpustakaan hams memberikan masukan data secara bellar, lengkap dan terkini sesuai kondisi yang ada di instansi/lembaga yang bersangkutan. Untuk memperoleh data yang bellar, lengkap dan terkini serta dapat dipertanggungjawabkan adalah dengan cara penatausahaan kodefikasi yang t~rtib dan teratur dari semua data-data instansi/lembaga dan koleksi perpustakaan yang ada di seluruh Indonesia itu agar dapat memudahkan pencatatan clan pengawasan serta bisa PanduanTeknis ~5lstemNomor PokokPerpustakaan
1
t I: i~: \.
!'
~ t
digunakan sebagai sumber informasi yang akurat terhadap informasi yang berkenaan dengan tiap instansi/lembaga perpustakaan yang berada di bawah koordinasi Perpustakaan Nasional RI. Berkenaan dengan hal tersebut di alas, maka pencatatan pendataan seluruh instansi/lembaga perpustakaan di Indonesia yang dikoordinir oleh Perpustakaan Nasional RI harus ditunjang dengan sistem komputerisasi, yang selanjutnya disebut sebagai Nomor Pokok Perpustakaan (NPP). Nantinya, teknis pemasukan serta pengiriman data NPP adalah melalui pelayanan jaringan langsung (on-line service). Dalam hal ini Perpustakaan Nasional RI di Jakarta akan bertindak sebagai Pusat Data NPP.
~ ~" (~ i . i :~C\, "*
,
;
'tJIl,d ' ~'l~2ai
r\.~~ . ;);
I
c",~""'4"";,,f9,
"
,;;:
~m~a
;)
,~~ ; Panduan
Teknis
Slstem
Nomor
Pokok Perpustakaan
2
~:l"y
i
I~!;
PENGENALANPROGRAM
SISTEM NPP Sistem Nomor Pokok Perpustakaan (NPP) adalah merupakan penerapan (aplikasi) penatausahaan kodefikasi nomor pokok identitas kepada setiap instansi at au lembaga perpustakaan di seluruh Indonesia di bawah koordinasi Perpustakaan Nasional RI, meliputi Kode Dati 1,_Kode Dati 2, Kode Status, dan Urutan Pendaftaran. Berdasar nomor pokok ters~but akan dimasukkan informasi yang berkenaan dengan perpustakaan yang bersangkutan (data perpustakaan) melalui pemasukan data (ent!}') pada perangkat lunak Komputer.
Selama ini data p~rpustakaan yang berkenaan dengan identitas maupun keadaan koleksi yang dimiliki oleh setiap instansi, lembaga, atau bagian perpustakaan yang ada di seluruh Indonesia kurang terkoordinasi, sehingga j ika sewaktu-waktu ada kebutuhan akan informasi berkenaan dengan data suatu instansi atau lembaga perpustakaan tidak dapat dilaksanakan secara cepat dan tepat. Mengingat akan hal tersebut, maka sudah saatnya kodefikasi penomoran setiap perpustakaan atau nomor pokok perpustakaan
dilaksanakan. Selanjutnya penggunaan pelayanan jaringan langsung (on-line service) juga harus dipersiapkan. Pelaksanaan Pengiriman maupun pencarian data melalui system on line terse but adalah setiap Perpustakaan Daerah hams terlebih dahulu mengirimkan semua data yang Panduan Teknis Sistem Nomor Pokok Perpustakaan
.3
berkenaan dengan masing-masing instansi/lembaga perpustakaan yang ada di wilayahnya ke dalam komputer yang telah disediakan. Setelah data dimasukkan, maka datadata tersebut dikirimkan ke Pusat Data NPP di Jakarta, melalui sistem jaringan langsung (on-line) menggunakan fasilitas jalur telepon clan modem. Proses sistem on-line pengiriman data NPP melalui jalur telepon pengoperasiannya adalah sebagai berikut :
'~~~-Fi TELKOM
--(TIDAK
~:
; "-
HARUS ADA)
PanduanTekn/s S/stem Nomor PokokPerpustakaan
4
. ,.. ,1
I' --~
-,-,...",."
i
I MENGOPERASIKAN I
KOMPUTER
Ketika kita pertama kali ingin menyalakan komputer, pastikan bahwa Kabel-kabel telah terpasang dengan baik dan benar. Gunakan UPS untuk menjaga kemungkinan listrik tiba-tiba padam atau turun/naiknya tegangan. Siapkan Modem yang telah terhubung dengan Telepon jalur langsung (bukan yang menggunakan ekstension atau P ABX) jika anda ingin berhubungan dengan Pusat Data NPP, di Merdeka Selatan, Jakarta. T ampilan yang pertama kali muncul atau Direct Acces-nya setelah komputer kita hidupkan adalah sebuah logo Direct Acces, daD setelah kita menekan sembarang tombol maka tampilan pilihan menunya, adalah: Sisten NQror Pokok Perpustakaan Perpustakaan Daerah I.3mpung silahkan
A) ;cc" S
'
t
tekan pililian -Pilihan
c';"'Tn
B)
Hubungan
C)
Reset
P ke
Nama program daD lnstansi
anda
"",';;111',,; Pusat
Modem
menuyang dinginkan : A) Sistem NPP, ada!ah mengenai input/uotput data Sistem Nomor Pokok Perpustakaan (NPP). B) Hubungan ke Pusat, adalah Mengirim atau me.1ih'ltdata ke Pusat DataNPP, PerpusnasRI, di Merdeka Selat2n,Jakarta
..C) DJ.rect
i
F1~p
F2 ~
Acces
VersJ.OI1
5.1
F3 Info FS 1C9:> no ~t
Reset Modem, adalah pemutusan jalur modem setelah berhubur;gan
dengan PusatDataNPP.
Pilihan menudi Direct Access
PanduanTeknisSistem Nomor PokokPerpustaA'aan
5
Peri ngatan! : Komputer
yang
akan
digunakan
untuk
pengisian
Sistem
NPP
~{il; ",. .
ini adalah hanya difungsikan untuk hal tersebut. Jangan diisi q' clan digunakan untuk program lainnya, misalnya Windows 3.1 atau 95. Terlebih dipergunakan untuk permainan (game) komputer. Pengguna komputer adalah pegawai yang ditunjuk oleh Kepala Perpusda untuk:..Jllenjalankan Sistem NPP ini. Untuk menjaga keamanan data pergunakan password anda sebaik-baiknya. Baca dan pelajari baik-baik instruksi pengisian data NPP di bawah ini. Jika ada masalah silahkan hubungi, Ruang Bagian Automasi Sistem NPP di Perpusnas RI, Direktorat Bina Sistem Perpustakaan daD Pengendalian Perpustakaan Nasional RI, Jl. Merdeka Selatan No.ll Jakarta Pusat, Nomor Telepon: (021) 3844131, 3448812,
3448813.
., i
;
iI
,
,".;"J~J':;:'\l~.l ' 'j" (g" { ~c~J~4
J4?
l.;c
c
,~lfJ
c c".:"'"'1'
c
Panduan Teknls Slstem Nomor Pokok Perpustakaan
6
"c; :
~~i ~
~~i:};!fj! ~
" ;1;,
cc;;;""
~,~i C'"',
API.JKASI SISIEM NOMOR POKOK PERPUsr~AAN 1. User Id daD Password Setiap kita memulai program NPP yang pertama kali muncul adalah pertanyaan untuk pengisian User Id (singkatan dari User Identity) yang berarti adalah identitas pengguna program, dimana User Id, memuat 3 (tiga) digit, yaitu 3 (tiga) huruf singkatan/inisial dari pengguna program. User Id juga sebagai tanda identitas dalam setiap memasukkan sesuatu data, sehingga akan mudahkan melacak siapa yang mengerjakannya atau meng-input data tersebut. Selanjutnya setelah User id terisi, maka pertanyaan selanjutnya adalah pengisian Password sebagai kunci pengaman dari pengguna
program. Pengisian User Id dan password pada saat diketik tidak tampak apa yang kita ketik, ini adalah demi faktor keamanan. Penting: Password anda jangan sampai diketahui oleh orang lain/siapapun juga!. Dan biasakan keluar daTi program ketika kita tidak ada di depan komputer. Jika pengisian User id dan Password bellar, maka program Si~lem NPP akan keluar, dengan tampilan pertamanya yaitu:
PanduanTeknis Slstem Nomor PokokPerpustakaan
7 ,
!
,
UserID
," ,-
Nama Aplikasi NamaIdentitas Instansi/ Nama SubMenu
.'.
,""
Sub Program
,.',,'
..:.'
',' SPK'
SIS~ l«H)R POKOK PERPUSTAKAAN.' 1.5:57:26 PERPUSTAKMN NASIONAL JAKARTA' 4-09-1.998 , , , "-'"
Waktu
,
(jam!
1 -Master File 2 -Transaksi 3 -Laporan " 8 -Housekeeping" Z -Ganti
Password'
menitl detik) "
,
TanggaV Bulan!
,
Tahu.'1
Pilihan Pertanyaan,tekan: Y=YesIYa; N=NolTidak 1-'
'-
Pilihan Menu
2. Menu Menu
adalah
atau ingin
lakukan,
menekan dengan
didepan
menggunakan
tomboJ
posisi
[Enter], tombol
pilihan
dan
Cara memilihnya
angka/huruf
menentukan tekan
pemyataan
tombol
adalah
kalimat
pilihannya,
clan setelah
kembali
ke
pilihan
menu
anda bisa
dengan
Bar atas-bawah
kursomya, Untuk
apa yang
cara atau
(f-.)
untuk
terpilih
tekan
menu
sebelumnya
[Esc].
Secara
sistematis
bagan
program
Sistem
NPP, yaitu:
yang
PanduanTeknls Sistem Nomor Pokok Perpustakaan
£-
:t
,c'
ada
dalam
8
I
MENU
UTAMA
1. Master File
I
MENU
I
1. DaerahTk. 1
2. DaerahTk. 2
3. Jenis
~ 4. Status
SUB
MENU
I
SUB-SUB
MENU
t
1. Tambah data Dati 1 2. Perbaiki data Dati 1 3. Hapus data Dati 1 4. Lihat data Dati 1 5. List data Dati 1 1. Tambah data Dati 2 2. Perbaiki data Dati 2 3. Hapus data Dati 2 4. Lihat data Dati 2 5. List data Dati 2 1. Tambah data Jenis 2. Perbaiki data Jenis 3. Hapus data Jenis 4. Lihat data Jenis 5. List data Jenis 1. Tambah data Status 2. Perbaiki data Status 3. Hapus data Status 4. Lihat data Status 5. List data Status
2. Transaksi
1. Registrasi
1. Tambahdataregistrasi 2. Perbaikidataregistrasi 3. Hapusdataregistrasi 4. Lihat dataregistrasi 5. Cetakdataregistrasi 2. Data 1. Edit dataperpustakaan Perpustakaan 4. Lihat dataperpustak. 5. Cetakdataperpustak.
3. Laporan
1. Data NPP Per Dati 1 2. Rekapitulasi NPP Per Dati 1 3. Rekapitulasi NPP
PanduanTeknlsSistem Nomor PokokPerpfJstakaan
9
-
18. Housekeeping 1. Dos
2. Reindex
1. Master 2. Transaksi
6. Security
1. (master file) User
2. (masterfile) Program
Z. Kirim Pesan I Z. Ganti
Password
1. Tambahdata user 2. Perbaikidatauser 3. Hapusdatauser 4. Lihat datauser 1. Tambahdataprg. 2. Perbaikidataprg. 3. Hapusdataprog. 4. Lihat dataprog. .
I
3. Fungsi tombol tanda tanya (?) Fungsi dari tombol [?] adalah keluarnya suatu jendela yang berisi data-data yang sudah ada, dengan menekan
tombol [?] yang ada di keyboard. Sebagai penggerak kursor untuk memilih data, pergunakan tombol Bar (~IfI-+~). Setelah terpilih lalu tekan [Enter]. Hal ini jelas
lebih
mempermudah proses pencarian data
yang
diinginkan, dibandingkan jika kita hams menghapal semua kode untuk mengetik. Perhatikan, fungsi tombo 1 [?] tidak dapat dipergunakan dalam mengisi pertanyaan "M3.sukkan ko:ie b3.nl.." pada sub menu [tanbah data].
4. Pilihan pertanyaan (Y IN) Setelah kita mengisi data clan akan mengakhirinya, maka akan muncul pertanyaan, yaitu : PanduanTeknis Slstem Nomor PokokPerpustakaan
~~---
10~
{ :t iL
:Cy' j' j
1
,(
t
Bila kita menganggap bahwa apa yang telah kitaketik atau input datanya tersebut sudah benar, maka kita tekan [V] (=Yes/ya). Namun hila kita tekan [N](=No/tidak) maka data kita dianggap belum benar dan masih ada yang hams diperbaiki. Dengan tombol Ba r (-folt'~+) gerakkan kursor menuju ketempat yang akan diperbaiki. Proses selanjutnya apabila datanya tersebut sudah benar, maka kita bisa tekan [EsC] , lalu tekan [V], sehingga akan muncul:
Simpan data ini
(Y/N)
?
Bila kita menginginkan data yang telah kita masukkan akan disimpan maka tekan [v], dan kita bisa mengisi
, .
data lainnya, namun kalau tidak ingin melanjutkan mengisi data kembali maka tekan [EsC] untuk keluar ke menu yang bersangl\utan. Namun jika data tersebut tidak ingin disimpan, maka tekan [N]. Selanjutnya akan keluar peringatan:
Tidak
di
Tekan
serPbarang
simpan
! tombol
untuk
melanj utkan
...c
Catatan: Dalam hat kita memangtidak ingin memperbaikidata walaupun data tersebut salah diketik, maka yang kita ]akukanadalahmeng~ggapdatatsb. su~ahbe?ar~engan menekan[V] , namunJlka data tersebuttldak klta slmpan, denganmenekan [N]. Selfu'1jutnyatekanlahsembarang tombol (dianjurkanmenekan[spacebar] ), clankita bisa melanjutkan mengisi data lainnya, atau tekan [Esc] untuk kembalike submenu. .~ Pandua.'1 Teknis Sistem ,I\Iomor Pokok Perpustakaan
11
~~~~,
ti;¥ I~~~ ~i':~81 '"
: ".
5. Mencetak data Perintah untuk mencetak, actapacta pilihan sub menu:
[List data Dati 1], [List data Dati 2], [List data Jenis], [List data Status], [Cetak data Registrasi], [Cetak
data
Pe:rpustakaan],
dan
[La:POran..] Masukkan Nomor kode yang diinginkan atau pergunakan tombol [?] untuk memudahkan mencarinya, tentukan sampai dengan [sid] kode yang ingin dicapai dalam pencetakan, kemudian tekan [Enter] seusai memasukkan kode, hingga acta pemyataan : Siapkan printer anda dengan kertas Cetak ke (Printer/Screen/Esc) P
kecil
!
atau.. Siapkan printer anda dengan slip registrasi Cetak ke (Printer/Screen/Esc) P
!
Tekan [Enter] atau [p] jika kita ingin mencetaknya ke mesin printer, atau tekan [s] jika kita ingin tercetak di layar monitor, atau tekan [ESC] jika in gin menggagalkan perintah pencetakan, dan kembali ke menu. .i
,
,.
ii: I
,' ,.. c
~'.
I.
Panduan Teknis Sistem Nomor Pokok Perpustakaan
12
! j!
.t'\pl.t..i;c,
Perhatikan ukuran kertas yang diminta, apakah itu kertas kecil (A4) atau jenis kertas khusus (slip registrasi). Pada saat mencetak ke mesin printer, pemyataan : Printer
tidak
siap
!
Tekan "Esc" untuk batal,
Maka
periksa
namun keluar
atau tekan sffilbarang trnrol
apakah
mesin
printer
untuk rrelanjutkan ...
sudah nyala?
Sambungan kabel dari printer ke komputer sudah benar? Jika siap, tekan (spacebar] .-Catatan: Jenis Printer
yang dianjurkan
adalah Type
Epson LQ 2170, Jika type printemya Epson LQ 1170 atau LQ 1050+, maka dianjurkan posisi "Switch" Control Panelnya, adalah "on" pada nomor 1,2,3 clan 4.
PanduanTekmsSistem Nomor PokokPerpustakaan
13
I
~
..",
,-,, -i, -'"/"1 \ ; "..,
PROSES PENGISIAN SISTEM NPP
[)ArA
Di dalam Sistem NPP hal yang terpenting hams kita lakukan adalah mengisi atau meng-input semua data yang berkenaan dengan sistem Nomor Pokok Perpustakaan. Data-data tersebut pada awalnya adalah laporan/inforrn si yang diterima dari pelbagai perpustakaan yang ada di wilayah Perpustakaan Daerah. Pe.ngisian atau peng-input-an data dioperasikan melalui menu [Transaksi] dengan didukung menu [Master File].
Lebihjelasnya
pelajari baik-baik penjabaran di bawah
Inl.
1. Master File Pengertian dari "Master File II adalah suatu data statis yang pada umurnnya tidak akan banyak dan sering terjadi pembahan. Nantinya data-data yang ada di dalam menu [Master File] adalah menjadi data dasar di dalam pengisian pada menu [Transaksi]. Master File terbagi dalam beberapa Menu, yaitu : 1.1. Daerah Tk. 1 Adalah basis data mengepai Kode dan Nama Daerah Tingkat I atau Propinsi (27 prop ins i) di Indonesia. Menu ini terbagi dalam beberapa sub menu, yaitu:
PanduanTeknis Slstem Nomor PokokPerpLJstakaan
14
")C '{
\/. Pi~r'r~()~' !)e1'1fJ~U~.'1jVi;{t(X'
1.1.1. Tambah data Dati 1
"',n';,~,
\i",t;(.>.,t1'1;Nj')-P
ftada sub menu ini kita akan memasukkan atau menambah kode dan nama Daerah Tingkat I (Dati 1). Masukkan kode yang barn sebanyak 2 digit, perhatikan jika nom or kode t~~ J yang dimasukkan sudah ada, ma~a berarti .i!ji1;!f! nom or tersebut sudah te~akal. Tekan .!Jsif;."S sembarang tombo1 atau tekan [ESC] untuk lO'~fJ~{::;j memulainya kembali: Lanjutkan dari .a:val, I1fi;'\; -masukkan kode DatI 1 yang barn, lslkan nama Propinsinya d.an j ika sudah benar , simpan data tersebut. Tekan [ESC] untuk kembali ke sub menu jika tidak lagi menambah data. 1.1.2. Perbaiki data Dati 1 Jika ada nama Dati! atau Propinsi yang harns diperbaiki, maka pilihlah sub menu ini. Masukkan kGd~ Dati 1 yang ingin perbaiki, atau tekan tombol [?] serta pergunakan tombol Bar ('fI~) untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah te~ilih lalu tekan [Enter] untuk mulai memperbaiki data yang ..diinginkan. Tuliskan nama Dati 1 yang seharnsnya dan j ika sudah benar, simpan data yang sudah diperbaiki tersebut. Tekan [ESC] untuk kembali ke sub menu jika tidak ingin melanjutkan. PanduanTeknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan
'-
---
15
\)
,
['//'o'1ti?,y 'r'(?4-'\4!"~i~-..f'1.1)(Xt(t
,'i,}t(~~..tl
\:
Jika ada kekeliman, -' '~"'-'._-" tekan [EsC], anggap data
sudah benar dengan menekan [v], namun datajangan disimpan dengan menekan [N]. I
1.1.3. Hapus data Dati 1
i
Jika ada data kode clan nama Dati 1 yang hams dihapus, maka pi1ihlah sub menu ini. Masukkan kode Dati 1 yang diminta, atau tekanlah tombol [7] clan pergunakan tombo1 Ba r (1fI~) untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih lalu tekan [Enter] untuk mulai menghapus data Dati 1. selanjutnya tekan [v], jika data tersebut memang benar-benar ingin dihapus. Atau tekan [N] jika tidak jadi dihapus, masukkan kode Dati 1 jika ada yang ingin dihapus (lagi), atau tekan [EsC] untuk kembali ke sub menu. 1.1.4.
;
'
II~: '~}I ;',
Lihat data Dati 1 Pada sub menu ini kita hanya sekedar me1ihat isian data di dalam masing-masing data Dati 1 yang te1ah kita input. Pilihlah kode data Dati 1. Atau tekanlah tombol [7] serta pergunakan tombol Bar (1fI"') untuk memudahkan dalam mencari data Dati 1 yang diinginkan. Setelah terpilih lalu tekan [Enter] untuk mulai me1ihatnya. Pergunakan tombol Ba r (1fI"') untuk melihat data Dati 1
I
fcJ
PanduanTeknis Slstem Nomor PokokPerpustakaan
16--
. ~ ~ ~ ;
\I
..v""~"""'-/"T'(/t..~;;.:",.{v ;:".c
.~elanjutnya/
'"';C'.'
-kembali .tidak 1.1.5.
f')'~''''''''_''L
:,,',...,
'"
.~"
c)_. I-"
('
t"
~
'j"i"
'Lvt~(,,-' ;1'-;\ (.-j1'1!\;,' sebelumnya. c Tekan [EsC]
untuk kembali ke sub menu jika ada lagi data Dati 1 yang akan dilihat. List data Dati 1 Pada sub menu ini kita akan membuat suatu tabel rekapitulasi yang dapat kita cetak baik dilayar ataupun di kertas (lihat halo 7, mencetak. ..) dari salah satu, sebagian, atau seluruh data kode dan nama Dati 1. Pilihlah kode data Dati 1. atau tekanlah tombol [?] dan pergunakan tombol Bar ( 1'~) untuk memudahkan mencari data yang diinginkan. Setelah terPilih tekan [Enter] untuk menentukannya. Tentukan sampai dengannya (sid)!.
1.2. Daerah Tk. 2 Adalah basis data mengenai Kode dan Nama Daerah Tingkat II (Kabupaten/Kotamadya/Kodya) di tiap Propinsi RI. Menu ini terbagi dalam beberapa sub menu, yaitu: 1.2.1.
Tambah data Dati 2 Pada sub menu ini kita akan memasukkan atau menambah kode dan nama Daerah Tingkat II (Dati 2). Pertama kali masukkan kode Dati 1 yang sebelumnya telah ada sebanyak 2 digit. Misal 01 untuk DJ Aceh,
PanduanTekmsSistem Nomor PokokPerpustakaan
17
--
14 untuk Kalimantan Barat, dst. Atau pergunakan tombol [7] untuk memudahkan dalam mencari data Dati 1 yang diinginkan, Pilih clan tekan [Enter]. Lanjutkan dengan mengisi kode Dati 2 yang baru sebanyak 2 digit, perhatikan jika nomor kode yang dimasukkan sudah ada, maka berarti nomor tersebut sudah terpakai. Tekan sembarang tombol atau tekan [EsC] untuk memulainya kembali. Lanjutkan dari awal, masukkan kode Dati 1, dan kode Dati 2 yang barn, selanjutnya isikan nama Dati 2 tersebut daD tekan [Enter]. Jika input sudah benar tekan [V], simpan data tersebut dengan menekan [v]. Lanjutkan pengisiannya atau tekan [EsC] untuk kembali ke sub menu jika sudah selesai. 1.2.2. Perbaiki data Dati 2 Jika ada nama Dati 2 yang hams diperbaiki, maka pilihlah sub menu ini. Masukkan kode Dati 2 yang ingin diperbaiki sebanyak 4 digit, atau tekan tombol [7] dan pergunakan tombol Bar (1'~) untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih daD tekan [Enter] maka bisa kita mulai memperbaiki data tersebut. Jika ada kekeliman, tekan [EsC], anggap data sudah
benar dengan menekan [v], namun data PanduanTeknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan
18
I!
~~~-
.I
1¥~~~a ;;.;..~~--:-
""'". '\~ 1",i'Y",'\'
"' :J} ">A/j"
~""'~"I..;"'. j angan disimpan
dengan
menekan
[N].
Tuliskan nama Dati 2 yang benar clan simpan data yang sudah diperbaiki tersebut. Tekan [ESC] untuk ke sub menu jika tidak ada lagi Dati 2 yang akan diperbaiki.
.data
'1£ £;~}
1.2.3. Rapus data Dati 2 .Jika ada data kode dan nama Dati 2 yang hams dihapus, maka pilihlah sub menu ini. Masukkan kode Dati 2 yang diminta, atau tekanlah tombol [?] dan pergunakan tombol Ba r (1--") untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih lalu tekan [Enter] untuk mulai menghapus data Dati 2. selanjutnya tekan [V], jika data
tersebut
memang
benar-benar
ingin
dihapus. Atau tekan [N] jika tidak jadi dihapus, masukkan kode Dati 2 jika ada yang
I
ingin dihapus (lagi), kembali ke sub menu.
atau LoLl
untuk
!
I
1.2.4. Lihat data Dati 2 Pada sub menu melihat isian data data Dati 2 yang kode data Dati 2.
1
j'
.
ini kita hanya sekedar di dalam masing-masing telah kita input. Pilihl~h Atau tekanlah tombol [?J.
dan pergunakan tombol Bar
(1"~) untuk
-dalam mencari Setelah terpilih
data yang lalu tekan
.memudahkan diinginkan.
PanduanTekms Slstem Nomor PokokPerpustakaan
19
-
. ct;it .~~ i:,,/:"(~it;
I',! P'{
-"'.
[Enter] untuk mulai melihatnya. Pergunakan tombol Bar (1I1iI)untuk melihat data Dati 2 selanjutnya/ sebelumnya. Tekan [EsC] kembali untuk kembali ke sub menu jika tidak ada yang akan dilihat. 1.2.5.
List data Dati 2 Pada sub menu ini kita akan membuat suatu tabel rekapitulasi yang dapat kita cetak baik dilayar ataupun di kertas dari salah satu, sebagian, atau seluruh data kode dan nama Dati 2. Pilihlah kode data Dati 2. atau tekanlah tombol [?] dan pergunakan tombol Bar (1I1iI)untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih lalu tekan [Enter] untuk mulai menentukannya. Tentukan sampai dengannya (sid)!.
1.3. Jenis Adalah basis data mengenai kode dan nama jenis instansi/lembaga atau kelembagaan perpustakaan yang ada di seluruh Indonesia. Menu ini terbagi dalam beberapa sub menu, yaitu: ., 1.3.1. Tambah data Jenis Pada sub menu ini kita akan memasukkan
atau menambah kode dan nama Jenis perpustakaan yang ada di seluruh Indonesia. PanduanTeknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan
20
d~'
",
.
-_.\:
6 9
'.
Masukkan .kode j enis (perpustakaan) yang barn sebanyak 2 digit, perhatikan jika nomor kode yang dimasukkan sudah ada, maka berarti nomor tersebut sudah terpakai. Tekan sembarang tombol atau tekan [EsC] untuk memulainya kemb~li. Lanjutkan. ~ari awal, masukkan kode Jems yang barn, lslkan nama perpustakaannya, jangan lupa untuk memulainya dengan kata Perpustakaan dan jika sudah bellar, simpan data tersebut. Tekan [EsC] untuk kembali ke sub menu jika sudah selesai.
1.3.2. Perbaiki data Jenis Jika ada data yang hams diperbaiki, maka pilihlah sub menu ini. Masukkan kode Jenis
~ j
perpustakaan yang ingin diperbaiki, atau tekanlah tombol [?] dan pergunakan tombol Bar (11Iloo) untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih lalu tekan [Enter] untuk mulai memperbaiki data jenis. Jika ada kekeliman memasukkan kode Jenis, tekan [Esc1, anggap data sudah benar dengan menekan [V], namun data jangan disimpan dengan menekan [N]. Tuliskan nama Jenis yang seharusnya dan jika sudah benar, simpan data yang sudah diperbaiki tersebut. Tekan [EsC] untuk kembali ke sub
PanduanTeknls Slstem Nomor PokokPerpustakaan
21
~
,,(1.;,]1
menu jika tidak ada 1agi data Jenis yang akan diperbaiki.
.;
1.3.3. Hapus data Jenis Jika ada data kode dan nama Jenis Perpustakaan yang harus dihapus, maka pi1ih1ah sub menu ini. Masukkan kode Jenis Perpustakaan yang diminta, atau tekan1ah tombo1 [7] clan pergunakan tombo1 Bar ('fI~) untuk memudahkan da1am mencari data yang diinginkan. Sete1ah terpi1ih 1a1utekan [Enter] untuk mu1ai menghapus data Jenis. se1anjutnya tekan [v], jika data tersebut memang benar-benar ingin dihapus. Atau tekan [N] jika tidak jadi dihapus, masukkan kode Jenis jika acta yang ingin dihapus (lagi), atau [EsC] untuk kemba1i ke sub menu jika tidak ada 1agi data Jenis yang akan dihapus. 1.3.4. Lihat data Jenis
Pada sub menu ini kita hanya sekedar me1ihat isian data di da1am masing-masing data Jenis yang te1ahkita input. Pi1ih1ahkode data Jenis, atau tekan1ah tombo1 [7] dan pergunakan tombo1 Bar (11~) untuk memudahkan da1am mencari data yang diinginkan. Sete1ah terpi1ih 1a1u tekan [Enter] untuk mu1ai me1ihatnya. Pergunakan tombo1 Bar (11~) untuk me1ihatnya PanduanTeknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan
22
\~ ,i-~i"
i!1~ (:
selanjutnya/sebelumnya.
Tekan [EsC] untuk
kembali ke sub menu. 1.3.5. List data Jenis Pada sub menu ini kita akan membuat suatu tabel rekapitulasi yang dapat kita cetak baik dilayar ataupun di kertas dari salah satu, sebagian, atau seluruh data Jenis perpustakaan yang telah kita input. Pilihlah kode data Jenis perpustakaan yang akan dilist, atau tekanlah tombol [7] dan pergunakan tombol Bar ("'~) untuk
memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih lalu tekan [Enter] untuk mulai menentukan data Jenis yang akan di list. Tentukanjuga sampai dengannya (sid)!.
1.4. Status Adalah
basis
data
mengenai
kode
Status
instansi/lembaga atau kelembagaan perpustakaan yang ada di seluruh Indonesia, misalnya apakah itu "Perpustakaan Milik Pemerintah/BUMN", atau "Perpustakaan Milik Swasta/Pribadi". Menu ini terbagi dalam beberapa sub menu, yaitu: 1.4.1.
,
l . ~
Tambah data Status
Panduan Teknis Sistem Nomor Pokok Perpustakaan
23
';": .-"-) t:!':lZ
V- j"' r<')1ei' P'e~""l~~~v
Datil
.5(,!.ti11-1.rI\'P'I'
Pada sub menu ini kita akan memasukkan
atau menambah kode dan nama Status perpustakaan yang ada di seluruh Indonesia. Masukkan kode Status (perpustakaan) yang .barn sebanyak 1 digit berupa huf1,lf, ; i.;- , perhatikan jika kode yang dimasukkan sudah ada, maka berarti kode tersebut sudah terpakai. Tekan sembarang tombol atau tekan [ESC] untuk memulainya kembali. Lan.iutkan daTi awal, masukkan kode Status yang barn, isikan nama Statusnya dan jika
~ , ~ '
sudah benar, simpan data tersebut. Tekan [ESC] untllk kembali ke sub menu jika sudah selesai. 1.4.2. Perbaiki data Status Jika ada data yang hams diperbaiki, maka pilihlah sub menu ini. Masukkan kode Status perpustakaan yang ingin diperbaiki,
atau tekanlah tombol [?] dan pergunakan tombol Bar ("'~) untuk memudahkan dalam mencari data yang diiriginkan. Setelah" terpilih lalu tekan [Enter] untuk mu)ai
. :
memperbaikinya. Jika ada kekeliruan memasukkan kode Status, tekan [ESC], anggap data sudah benar dengan menekan [v], namun data jangan disimpan dengan "~ menekan [N]. Tuliskan isian Status yang sehamsnya dan jika sudah bellar, simp an PanduanTeknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan
24
i~; r;
-,..- _.~
_.;;;.-~~""~
\,! t""',(".'-M)"~ :~~-_:1).i4-1~:t1"'{£~t'\' ~~-~-~:c~'[~' '"
data yang sudah diperbaiki
,1'~ i~;r()A.}t. ~~.: '{>P ~:~ tersebut.
Tekan
[EsC] untuk kembali ke sub menu. 1.4.3.
Hapus data Status Jika ada data kode daD nama Perpustakaan yang harus dihapus,
~
pilihlah
sub menu ini. Masukkan
Perpustakaan tombol [?]
Status maka,
kode Status
yang diminta, atau tekanlah daD pergunakan tombol Bar
(1101-) untuk memudahkan
dalam mencari data
yang diinginkan. Setelah terpilih lalu tekan [Enter] untuk mulai menghapus data status. selanjutnya
tekan
[V],
jika
data
tersebut
memang benar-benar ingin dihapus. Atau tekan [N] jika tidak jadi dihapus, masukkan
kode Status jika ada yang ingin dihapus (lagi), atau [EsC] untuk kembali ke sub menu jika sudah tidak ada lagi yang akan dihapus. 1.4.4.
Lihat data Status Pada melihat
sub
menu
ini
kita
hanya
isian data di dalam
data Status
yang
sekedar
masing-masing
telah kita
input.
Pilihlah
kode data Status, atau tekanlah
tombol
daD pergunakan
(1101-)untuk
memudahkan
tombol dalam
Bar
mencari
diinginkan. Setelah terpilih [Enter] untuk mulai melihatnya. Panduan Teknis Sistem Nomor Pokok Perpustakaan
data
[?] yang
lalu tekan Pergunakan 25
t
!
it,:iF !
,
"I ill
r!:; I.
1;~:
.tombo1
.; , '"..:~-~~--
V. f;)r"O~~ Pe,t1#'(~VtA1')Ur(l
'L\te,}tl,f;JP:{'
Bar : ~(1fI-Io) (:_--~..:~.~ untuk melihat se1anjutnya/
sebe1umnya. Tekan [ESC] untuk kemba1i ke sub menu jika sudah se1esai. 1.4.5.
List data Status Pada sub menu ini kita akan membuat suatu tabe1 rekapitu1asi yang dapat kita cetak baik di1ayar ataupun di kertas dari salah satu,
sebagian,
atau
se1uruh
data
perpustakaan yang te1ah kita input.
Status Pi1ih1ah
kode data Status perpustakaan yang akan di1ist, atau tekan1ah tombol [?] dan pergunakan tombol Bar (11-10) untuk memudahkan da1am mencari data yang diinginkan. Sete1ah terpi1ih tekan [Enter] .)1 I i C!
untuk mu1ai menentukan. 2. Transaksi Pengertian transaksi sebagai kumpulan data yang dinamis, adalah kegiatan memasukkan atau meng-input data-data, berkenaan dengan identitas dan keadaaan ko1eksi
yang
dimi1iki
oleh
setiap instansi/lembaga
perpustakaan.
Transaksi menu utamanya ada1ah:
2.1. Registrasi Menu ini terbagi da1ambeberapa sub menu, yaitu: PanduanTekmsSistem Nomor PokokPerpustakaan
26
\! ",.'
~),
"" I '" cz-" ',~"{'L;}(-,,_..r',
...:.c:
\ (,.",-"..-" "t"J"l,'_/"'"
jt
,.{:._-,.,---
..,-
I',',
2.1.1. Tambah data registrasi Disini kita me1akukan pendaftaran atau registrasi instansi/lembaga perpustakaan, sehingga perpustakaan memiliki Nomor Pokok Perpustakaan (NPP). Setelah kita masuk ke sub menu ini dengan menekan [Enter], maka yang harus kita input, yaitu sebagaiberikut: K R Tambah Data ~egistrasi
NPP211 Kcxie Dati 2 --? ~Kcxi e J~S statu5
AKAAN
4-09-1
8
? ?
Nama No urut Tgl daftar perpustakaan..No Alamat Nama telpon kepala& Fax -.Pustaka keliling/teraptmg Anggota 'lil. Tgl L;~Ali:\t,: KOOe Hapus Bediri'.;:",1: Dati
,
2
-?
KOOe jenis
?
KOOe Status
?
Isikan
Isikan Isikan
No urut
'I'gl
Daftar
Dati 2 (4 digit)-
kode jenis
kode
Otomatis
'.-."
Nare
pe:rpustakaan
Nana
kepala
Alaret
kode
Isikan
status terisi,
*)
(2 digit)-
[p] atau [S]. sesuai urutan
Isikan
Perpustakaan Dati 2. tanggal pendaftarannya
Isikan
nania Perpustakaan
ybs
nama Kepala
Perpustakaan
ybs
Isikan
perpustakaan
ybs
alamat
dengan
PanduanTeknis Slstem Nomor PokokPerpustakaan
lengkap
27
" -,,-
':...l
No telpon
& Fax
Pustaka
keliling/
terapung An<:;Bota Th rerdiri Tgl hapus Update oleh
/
~{ic}"l
,",
~: j;-(:-
Oa%..1_".,; ,t, 1\; Isikan nomortelepon, berikut kodeI
areanya serta nomor fax hila ada. Isikan jumlah perpustakaan keliling atau terapungnya nya Isikan jumlah anggota yang terdaftar Isikan tahun berdirinya Isikan tanggal dibubarkannya otomatis terisi, sesuai dengan user!
Catatan: *) Jenis pengisianyang diberi tanda II?" berarti ada bantuanjendela atau fungsi tombol tanda tanya [7J, lihat kembali halaman6. Setelah selesai, jika input sudah benar tekan [vJ, jika tekan [NJ maka input dianggap
~~
masih ada yang bisa diperbaiki. Selanjutnya Jika data ingin di simpan tekan [vJ. Jika tidak in gin disimpan tekan [NJ.
I
II I,; ,
2.1.2. Perbaikan data registrasi Disini kita registrasi akan mengadakan suatu data yang telahperbaikan ada (telahdari diinput). Misalnya data registrasi tersebut masih ada yang perlu diperbaiki, misalnya
I
I
tang gal pendaftaran salah diketik, alamat sudah pindah, dsb. Caranya, setelah kita masuk ke sub menu ini dengan menekan [EnterJ, maka yang harus kita lakukan, adalah sebagai berikut: Pilihlah kode DatI I (2 digit) ditambah dengan kode Dati 2 (2 digit), Kode jenis (2 digit), Kode Status (1 digit), dan nomor urut
Il i :1
l
:I!:I 'i!,i
~
PandLJan Teknis Sistem No/nor Pokok Perpustakaan
28
,
Y;~11yit,~;,{1"':..
,1
(3 digit), atau atau tekanlah tombol [?] clan pergunakan tombol Bar (.,.~) untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih tekan [Enter] untuk mulai melakukan perbaikan data
\J' r.,
registrasi, dimulai dari tanggal pendaftaran, clan seterusnya. Tekan [ESC] jika tidak jadi melakukan perbaikan, tekan [V] menganggap input sudah bellar, namun data tidak kita simpan dengan menekan [N]. Tekan [ESC] untuk kembali ke sub menu, atau masukkan k~mbali kode NPP yang lainnya jika in gin melanjutkan perbaikan data registrasi. Pergunakan [Enter] atau tombol bar untuk perpindahan pengisian. Isikan atau sorot sampai akhir. Setelah selesai, jika input sudah benar tekan [V], j ika tekan [N] maka input dianggap masih ada yang diperbaiki. Selanjutnya Jika data ingin di simp an tekan [V]. Jika tidak ingin disimpan tekan [N]. Perhatikan, kode clan nomor urut tidak diperbaiki, karena sifatnya harus unit clan tidak dapat terduplikasi. Jika ada kode atau nomor urut yang ingin diperbaiki, yang bisa anda lakukan adalah menghapus terlebih
-tadi.
dahulu transaksi data registrasi perpustakaan tersebut, untuk sel~T1jutnya, diulang dimasul<~1(an kembali data yang telah dihapus Lebih jelasnya baca dibawah ini.
PanduanTeknisS/stem Nomor PokokPerpustakaan
-"--
29
~
"' ,(',
ir-),i'-,Cirr;l,,\~j,; ,(M;({ .)..,~t/t1..!!\! -,.- ..":,"'r;:,;"'-"'---;-'
2.1.3. Hapus data registrasi Disini kita akan mengadakan penghapusan dari suatu data registrasi yang sebelumnya telah kita masukkan atau telah di-input. Alasan dilakukan penghapusan adalah
:
karena ada kesalahan didal.am umtan kode NPP, atau kode jenis clan atau kode status yang mengikuti kode Dati 2 ada kesalahan. Yakinkan dulu bahwa data registrasi tersebut memang hams kita hapus. Konfirmasikan dengan supervisor anda! Cara mengoperasikan penghapuG':-"r.. data registrasi yaitu, setelah kita mas uk ke sub menu [Hap.1S data registrasi] dengan menekan [Enter], maka yang hams kita lakukan, adalah sebagai berikut: Pilihlah atau masukkan NPP, yaitu kode Dati
'I , It
1 + kode Dati 2 + Kode jenis + Kode Status + nomor umt, atau tekanlah tombol [7] d~'1
l [iii [ !i il,: 1111 \!(I '." i
pergunakan tombol Bar ("'~) untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih, tekanlah [Enter] untuk mulai menghapus data registrasi. Tekan [V], jika data tersebut memang benar ingin dihapus, atau tekan [N] jika tidak jadi dihapus. Selanjutnya Jika data ingin disimpan tekan [V], tidak ingin disimpan
j~ c
i
i'!
,
tekan [N]. Tekan [EsC] untuk keluar dari sub menu [Hap.1Sdata ~strasi]
ini.
.,
i
'
PanduanTeknls Sistem Nomor PokokPerpustakaat1
I.,
".
30
.
"~t."
2.1.4.
Lihat data registrasi Pada sub menu ini kita hanya sekedar melihat isian data-data di dalam masingmasing registrasi NPP yang telah kita input. Cara mengoperasikan melihat data registrasi yaitu, setelah kita masuk ke sub menu [Lihat data registrasi1 dengan menekan [Enter], maka yang harus kita lakukan, adalah sebagai berikut: Pilihlah atau masukkan NPP, yaitu kode Dati 1 + kode Dati 2 + Kode jenis + Kode Status + nomor urnt, atau atau tekanlah tombol [7] clan pergunakan tombol Bar ('11~) untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih tekan [Enter] untuk mulai melihatnya. Tekan [EsC] untuk keluar dari sub menu ini.
2.1.5.
Cetak data registrasi Pada sub menu ini kita akan mencetak data registrasi yang bisa kita cetak dilayar (screen) ataupun langsung di kertas dari
salah satu, sebagian, atau selurnh data registrasi yang telah kita input. Pilihlah atau masukkan NPP, yaitu yaitu kode Dati 1 + kode Dati 2 + Kode jenis + Kode Status + nomor urnt, atau atau tekanlah
tombol
[7]
mencari
data
untuk yang
memudahkan dalam diinginkan.
PanduanTeknls Sistem Nomor PokokPerpustakaan
.,
Setelah 31
"
1-' ( {;, l' l "l"'-A. ..! '-" ;, '
.[
terpilih tekan menentukannya.
untuk
mulai
2.2. Data Perpustakaan Menu ini terbagi dalam beberapa sub menu, yaitu: 2.2.1. Edit Data Perpustakaan Disini kita meng-input data-data penunjang suatu perpustakaan yang sebelumnya telah kita "da[tarkan" (registrasi). Data tersebut adalah mengenai identitas, keadaan koleksi, pegawai, serta barang inventaris yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Setelah kita masuk ke sub menu ini dengan menekan [Enter], maka yang harus ki ta input, yaitu sebagai berikut: NPP221
Edit
Data
KOOeNPPumJm Buku KolEksi l'ajalah -j~ Kole.1t.o;i khusus Tesis -.eks Bentuk Mikro -eks t Peta -eks Foto/slide -Eks Perl~ Pegawai Struktural CCXlpjter -or~
roda
.;.,...; :=
roda 4 .-b.Jah
4-09-1998 fisik
Tanah
m'
-m' Tir)3kat .-lantai RIJaI)3an -lokal ~.n Rutin --rp Pe1tIelian h,)(u _.rp Karlisi Irn:xrarc Kale --
or~
L'pjar:~ ole."
---"'
'-'
~
~Keluar
t lklit
RakKerx!araan
Prasarana
~
Alxiio-visual -unit Kurs i -lkli ~~ja -lklit Lenari-
Foto
Perpustakaan
eks
lklit
2 -b.Jah
AC -unit (:IJPy -Urit
t -Sebel\m1ya~).:utnya
~
?=W;.rro.,
Acau masukkan NPP -';"
'.
:;$ ~;. "
PI.1nduan Teknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan
32
~.:: ~ ~~
,:' jil
i
; Ii;
KOOe NPP
Isikan kode NPP atau tekan tanda "? "
i;
Koleksi
UITU.Im Buku ...Jumlah koleksi buku yang dimiliki .Ii r-Bjalab ...Jumlah koleksi majalah yang dimiliki Koleksi khusus Tesis Jumlah koleksi tesis yang dimiliki Bentuk Mikro ...Jumlah koleksi bentuk mikro yang ada Peta ...Jumlah koleksi peta yang dimiliki Fotojslide ...Jumlah koleksi rota/slide yang dimiliki Pegawai Struktural ...Jumlah pegawai struktural yang ada F\mgsional ...Jumlah pegawai fungsional yang ada Per lengkapan Catputer Jumlah komputer yang dimiliki Audio visual.Jumlah audio-visual yang dimiliki Kursi ...Jumlah kursi yang dimiliki ~ja ..Jumlah meja yang dimiliki Latari ...Jumlah lernari yang dimiliki Rak ...Jumlah rak yang dimiliki Kendaraan I:l:rla 2 ...Jumlah motor yang dimiliki Ker.daraan I:l:rla 4 ...Jumlah rnobil/minibus yang dimiliki AC ...Jumlah AC yang dimiliki Foto ccpy ...Jumlah mesin foto copy yang dimiliki Prasarana Fisik Tanah Jumlah luas tanah yang dimiliki Bangunan ...Jumlah luas bangunan/gedung perpustak. Tingkat ...Jumlah lantai di bangunan perpustakaan Ruangan ...Jumlah ruangan di gedung perpustakaan AncBaran Rutin Nilai anggaran rutin yang dianggarkan P6Tt>elian buku -.Nilai pembelian buku sampai saat ini Kondisi Keadaaan perpustakaan pada umurnnya KOOe Indcm3.rc Isikan kode indo marc yang dimiliki. UOOate oleh otornatis terisi, sesuai denganuser!
Setelah selesai, jika input sudah benar tekan [V], j ika tekan [N] maka input dianggap masih ada yang bisa diperbaiki. Selanjutnya Jika data ingin di simpan tekan [vJ Jika tidak ingin disimpan tekan [N].
PanduanTekmsSistem No/nor PokokPerpus takaan
33
II
Ii \
2.2.4.
I vi:)ii!-4
'P(~.1'1-A41
,
I
Lihat data perpustakaanI Pada sub menu ini kita melihat isian data-data
",\.
:~ ;c~(
--~-
hanya
di dalam
i (iI
sekedar masing-
masing perpustakaan berdasarkan nomor registrasi NPP yang dimilikinya. Pilihlah atau masukkan NPP, yaitu kode Dati 1 + kode Dati 2 + Kode jenis + Kode Status + nomor urut, atau atau tekanlah tombol [?] dan pergunakan tombol Bar (1tI~) untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih tekan [Enter] untuk mulai melihatnya. Pergunakan tombol Bar (1tI~) atau tombol [PageUp/Down] untuk melihatnya data awal/akhir. [EsC] untuk keluar dari sub menu ini.
Tekan
2.1.5. Cetak data perpustakaan Pada sub menu ini kita akan mencetak data perpustakaan yang dapat tercetak baik dilayar (screen) maupun di kertas daTi salah
satu atau seluruh data perpustakaan yang memiliki
NPP
(yang
telah
kita
input
sebelumnya). Masukkan kode NPP, yaitu yaitu kode Dati 1 + kode Dati 2 + Kode jenis + Kode Status + nomor UnIt, atau atau tekanlah tombol [?] dan pergunakan tombol Bar (1tI-I-) untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan. Setelah terpilih tekan [Enter] PanduanTeknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan
34 ,
~
, '~ ;~ ," ,:' ,.". 'i::r CC
untuk mulai
menentukannya. Tentukan
sampai dengannya (sid)!. Tekan [EsC] jika tidakjadi mencetak
3. Laporan Pengertian Laporan disini adalah sebagai proses akhir daTi semua peng-input-an data transaksi yang nantinya akan tercetak di kertas melalui mesin printer. Hasil pencetakan juga dapat dijadikan sebagai koreksi dan bukti telah dilaksanakannya peng-input-an atau
"
memasukkan data transaksi sistem NPP.
:I il !t
Laporan terbagi atas menu:
\;
3.1. Data NPP per Dati 1.
ci""; ;;;r,~
Melalui menu ini anda dapat mencetak (output) penginventarisisasian data-data NPP semua
i]~4 I
perpustakaan di lingkungan kesatuan Dati 1 secara rinci, yaitu nama-nama perpustakaan yang ada di
+;i~i r
Dati 1, alamat perpustakaan, jumlah anggota, jumlah koleksi, jumlah tenaga/pegawai, luas gedung, nilai anggaran rutin, type perpustakaan, dan kode NPP, sesuai dengan apa yang telah kita input sebelurnnya. Dalam pilihan sub menu ini yang harus anda isi adalah sebagai berikut: .'
PanduanTeknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan ~--
35 i:;;\:;;...*':~
"
~
Pada tanggal
.
Kcde I:ati l+I:ati 2..?
Otomatis terisi menurut tanggal hari ini. namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan. Tentukan kode dati 1 ditmbah dati 2 yang anda inginkan (Pergunakan tombol "?" untuk mencarinya), tentukan
"
pula sampai dengannya. dalam Dati 1 yang sarna. Kcde Jenis
?
Tentukan kodejenis yang anda inginkan (Pergunakan tombol "?" untuk mencarinya), tentukanpula sampai dengannya.
Selanjutnya tekan tombol [S] jika ingin dicetak di layar, atau tekan tombol [P] jika ingin dicetak di kertas melalui mesin printer yang sudah disiapkan. 3.2. Rekapitulasi NPP per Dati 1. Keluaran (output) cetakan data-data NPP secara global, terdiri dari jumlah perpustakaan dalam lingkungan kesatuan Dati 1 atau propinsi, jumlah
anggota, jumlah koleksi, jumlah tenaga/pegawai,
PanduanTeknisSistem Nomor Pokok Perpustakaan
.-
36
-c
:i_~I -' ( 'r""/ ~ -{,,",--'
if
f !L'"!;"' ., 'c'
1.-,\ ""' ,,- ." ;;,
-
,
luas gedung clan nilai anggaran rutin perpustakaan, sesuai dengan apa yang telah kita input sebelurnnya. Dalam pilihan sub menu ini yang harus anda isi adalah sebagai berikut: Pada tanggal
.
Otomatis te:is.i. menurut tanggal harz ml, namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan.
Koje D3.ti l+D3.ti 2...?
Tentukan kode dati 1 ditmbah dati 2 yang anda inginkan, tentukanpula sampai dengannya,dalam Dati 1 yang sa,ma.
Koje Jenis
?
Tentukan kodejenis yang anda inginkan (Pergunakan tombol "? ,. untuk mencarinya), tentukan pula sampai dengannya.
.Selanjutnya
tekan tombol [8] jika ingin dicetak di layar, atau tekan tombol [P] jika akan tercetak di kertas melalui mesin printer yang sudah disiapkan.
3.3, Rekapitulasi NPP. Dalam menu ini keluaran (output) cetakan data-data NPP lebih global lagi, yaitu dapat mencetak Panduan Teknls Slstem Nomor Pokok Perpustakaan
37f'
sebagian atau semua perpustakaan Dati 1 yang terdiri dari jumlah perpustakaan, anggota, koleksi, tenaga/pegawai, luas gedung clan anggaran rutin perpustakaan, sesuai dengan apa yang telah kita input sebelumnya. Dalam pilihan sub menu ini yang harus anda isi adalah sebagai berikut: Pada tanggal
Kcrle rs.ti L
.
?
Otomatis .terisi menurut tanggal hari ini, namun bisa disesuaikan sesuai kebutuhan. Tentukan kode dati 1 ditmbah dati 2 yang anda inginkan (Pergunakan tombol "?" untuk mencarznya),tentukan
Koje JeI"'.is ,
?
pula sampai dengannya.. Tentukan kodejenis yang anda inginkan (Pergunaklln tombol "?" untuk mencarinya), tentukan pula sampai dengannya..
Selanjutnya tekan tombol [s] jika ingin dicetak di layar, atau tekan tombol [P] jika in gin dicetak di kertas melalui mesin printer yang sudah disiapkan. : :
PanduanTeknisSistem Nomor Pokok Perpustakaan
.
38
.
!
..
8. Housekeeping Maksud Housekeeping di sini adalah berkenaan dengan perlengkapan bantu di dalam Sistem NPP. Housekeeping terbagi atas menu-menu:
8.1. Dos Menu ini adalah merupakan Dos Shell, yaitu menu dimana kita dapat keluar semen tara dari program Sistem NPP, menuju ke DosPrompt [c: \data>] . Jika kita ingin kembali ke program ketiklah [Exit] clan tekan [Ent~.r].
8.2. Reindex Proses reindex adalah proses untuk melakukan index ulang terhadap database di dalam program, dimana kadang-kadang terjadi salah alamat antara satu sub program dengan sub program lainnya, atau terjadi kekeliruan serta kerusakan dalam file index. Biasanya tertampil pesan Blinker... Error , dsb. Jika itu terjadi, coba pergunakan menu reindex ini, yang terbagi atas sub menu:
8.2.1. File master. Setelah tekan [Enter] di sub menu ini, maka kembali tekan [Enter] tanda "Dati 1", "Dati 2", "Jenis", "Status", clan "User id". Pergunakan tombol Bar ('fII&i) untuk
PanduanTeknisSistem Nomor PokokPerpustakaan
-
39
--,
",t
(
menggerakkan posisi kursor. Bisa anda lakukan berulang-ulang agar yakin telah terindex. Tekan [EsC] jika ingin keluar dari sub menu Ini.
8.2.2.
C~",'.;"':~~J :'-"" ;!~ii
...c,c
"~c
,
I..
File Transaksi .Setelah tekan [Enter] di sub menu ini, maka kembali tekan [Enter] tanda "Registrasi". Bisa anda lakukan berulang-ulang agar yakin telah fer-index. Tekan [EsC] jika ingin keluar dari sub menu ..
Ini.
8.6. Security Adalah merupakan faktor keamanan untuk menjaga dari segala kemungkinan rusaknya dan hilangnya data maupun program di dalam Sistem NPP ini. Security dibagi dua sub menu:
8.6.1. User Adalah data-data yang berhubungan dengllil para pengguna Sistem NPP ini. Sub menu ini dibagi atas Sub-sub menu lagi, yaitu: 8.6.1.1. Tambah data user Adalah pada saat kita ingin
l
memasukkan I:
data
user
atau
pengguna yang barn.
PanduanTeknis Sistem !Jomor PokokPerpustakaan
40
Langkah-langkah
yang
harus
dijalankan , yaitu OOY
SISTEX
~R
NPP8611
Nama User User Supervisor id
Pas~
POKDK P~AKAAN
15:45:27
TaDiJah Data User
16-03-1998
_.
--.
Pr(9ram FYf:;9ram-::opy dariKete~an 1 11 III 112 113 114 115 12 =121
~ FILE ~ FILE DATIl ~ TAMBAH DATIl PERBAIKI DATA DATI 1 HAPUS DATA DATA 1 LIHAT DATA DATIl LIST DATA DATIl ~ FILE DATI 2 TAMBAH DATA DATI 2
122
PERBAIKI DATA DATI
i=Se!)e!UlnnY:l
Inp,lt
l ." 2
J,=BeTikutJlya PgUp=A\\';J1 PgDn=Akhir
sudah
be.""1ar
(y IN)
Esc=Kl:lu:lr
'-'=\\--indo\\:;
I
Ketiklah 3 (tiga) huruf yang merupakan singkatan atau inisial dari nama pengguna. Jika 3 (tiga) huruf yang kita ketik tersebut sudah ada yang mempergunakannya, ganti yang lainnya. Ketiklah nama
lengkap
dari
user
(pengguna
komputer). Tekan [V] untuk Supervisor, yaitu star yang paling bertanggung j awab dalam pengisian maupun pengawasan isian data. Tekan [N] jika sebaliknya.
-, ,
PanduanTeknis Sistem Nomor PokokPerpustakaan ,;, .:
.~c;;
41
Ketiklah password (maksimal 8 karakter, bisa huruf atau angka). Password tidak boleh diketahui oleh siapapun selain user itu sendiri. Masukkan jenis program-program sebagai hak yang dimiliki oleh user atau operator yang barn. Untuk lebih mudahnya, ketikan 3 digit User id. pengguna yang sudah ada, pada
pilihan
program
copy
dari... Pe!'!!b?!asan program untuk non supervisor, demi menjaga keamanan data adalah sesuatu yang waj ar. Kemudian turunkan kursor sampai baris paling bawah, lalu tekan [EsC]. Akhimya, j ika input sudah benar tekan [V], j ika tekan [N] maka input dianggap masih ada yang bisa \1 II i I ::
diperbaiki. Kemudian jika data ingin disimpan tekan [V]. Jika tidak ingin disimpan tekan [N]. 8.6.1.2. Perbaiki data user
I'
'I
Untuk
:-; ~
memperbajki
data user atau
operator yang sudah ada khususnya dalam menambah atau mengurangi "hak" masuk ke dalam suatu sub program.
PanduonTeknis S/stem Nomor PokokPerpustakaan
42
~ J
,
:
8.6.1.3. Hapus data user Untuk menghapus data user atau operator yang sudah ada, sehingga user atau operator tersebut tidak bisa lagi menjalankan Sistem NPP. Para Supervisor mohon diperhatikan, untuk menjaga hal yang tidak diinginkan, "hak"
untuk hanya
menghapus dimiliki
oleh
data
user
Supervisor
(penanggung jawab). 8.6.1.4. Lihat data user Untuk sekedar melihat data-data user atau operator yang sudah ada. Ketik 3 (tiga) huruf User id yang akan dilihat, atau tekan tombol [7]
dalam
mencari
user
id
yang
diinginkan untuk dilihat datanya. 8.6.2.
Pro g ram Adalah data-data yang berhubungan dengan nama inisial dari program yang ada. Penggunaan dan penjelasan mengenai sub menu ini, diberikan secara khusus kepada para supervIsor.
8.Z. Kirim Pesan Adalah menu untuk mengirirnkan pesan, baik itu ke Pusat Data di Jakarta atau ke Unit Kerja Lainnya. PanduanTeknis Slstem Nomor PokokPerpustakaan .--;;
,
43
,
iT' (.1, "
Z. Ganti Password Mempakan sarana menjaga keamanan, yaitu untuk mengganti password milik kita jika pada suatu saat ada orang lain yang telah mengetahui isi dari password milik kita. Langkah-langkahnya: Setelah anda memilih menu utama ini, maka akan tampil user id. anda, selanjutnya masukkan password anda (password yang lama), Jika anda salah memasukkan passwordnya maka ada peringatan: IIPasSt..oro ancE salah
! Teka.'1 se1b3rang
maka jika
anda
taljx)l
menekan
untuk 11E1anjutkan ..."
sembarang
tombol
pada
keyboard, akan kembali tampil menu utama. Ulangi lagi langkah daTi awal. Jika anda benar memasukkan password yang lama, maka anda sudah bisa memasukkan password anda yang barn. rngat, maksimal 8 (delapan) karakter, bisa humf, angka, atau kombinasi keduanya. Setelah itu, Ada peringatan untuk mengulanginya sekali lagi untuk memasukkan password barn anda tersebut. Jika telah dikerjakan dengan bellar, maka ada peringatan: lIPasSt..ol.-d ancE
telah
diganti
!
Tekan
SaTta.rang
tart:ol untuk ITElanjutkan ..." maka tekanlah sembarang tombol untuk kembali ke menu utama. Selanjutnya jika anda akan menjalankan program Sistem NPP, setelah mengetik user id, maka anda hams memasukkan dengan password yang terbam.
PanduanTeknlsSistem Nomor PokokPerpustakaan
;,'"
44
,
i ,:
,
l.4.-t~;{)1J
k,> ..A...1 {f -.t(f,1 )(~t_~~::~L
MELAN GKAII KE MASADEPAN Akhimya, semua data-data perpustakaan yang telah memiliki NPP, nantinya dapat di infoffilasikan clan dihimpun melalui media komputer dengan sistem jaringan on-line. Untuk itu semua data NPP di 27 propinsi hams disatukan ke dalam kesatuan data, yaitu Pusat Data NPP. Pusat data ini nantinya selain bertugas meneriina, menyimpan clan memonitor semua data yang masuk dari 27 propinsi, juga akan menjadi teffilinal data (Data Bank) bagi siapa s'aja yang ingin memerlukan data-data berkenaan dengan NPP.
Cara mengoperasikan sistem jaringan on-line ini akan diberikan pelatihan secara tersendiri, khususnya jika perangkat keras (hardware) pendukungnya telah siap.
+SELESAI.+ PanduanTeknlsSistem Nomor PokokPerpustakaan
45
