Petunjuk Penggunaan
Indonesia OneSearch Oleh Ismail Fahmi, PhD
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2015
Daftar Isi 1. Pendahuluan
4
2. Panduan Untuk Pengguna
5
2.1. Memahami Tampilan Indonesia OneSearch
5
2.1.1. Pilihan Lingkup Pencarian
5
2.1.2. Koleksi Fullteks dan Database
6
2.1.3. Koleksi Electronic Resources Perpusnas
7
2.2. Melakukan Pencarian Cepat
8
2.3. Hasil Pencarian
9
2.3.1. Suggested Topics
10
2.3.2. Sorting
11
2.3.3. View Mode
12
2.3.4. Bookmark
15
2.3.5. Facets
16
2.3.6. Navigasi Halaman
17
2.4. Detail Record
17
2.4.2. Share
18
2.4.3. Export
21
2.4.5. Favorite
23
2.4.6. Bookmark
24
2.4.7. Similar Items
25
2.5. Browse
26
2.5.1. Browse Catalog
26
2.5.2. Browse Bebas
29
2.6. Akun Pengguna
30
2.6.1. Membuat Akun Baru
30
2.6.2. Login
31
2.6.3. Lupa Password
31
2.6.4. Fasilitas Pengguna
31
INDONESIA ONESEARCH
2
2.6.5. Sejarah Pencarian
32
2.6.6. Mengganti Password
33
2.6.7. Logout
33
2.6.8. Pilihan Bahasa
34
2.7. Pencarian Lanjut 3. Mendaftarkan Repositori Baru
35 36
3.1. Mendaftarkan Jurnal
37
3.2. Mendaftarkan Digital Library
41
3.3. Mendaftarkan Katalog Buku (ILS)
45
3.4. Browse Repository
49
4. Administrasi Sistem
50
4.1. Tugas Administrator
50
4.2. Login Administrator
50
4.3. Dashboard Administrator
51
4.4. Mengelola Repository
52
4.5. Mereview Repository
53
4.6. Harvesting dan Indexing
60
4.7. Statistik
63
4.8. Start/Stop Server
63
5. Penutup
INDONESIA ONESEARCH
63
3
1. Pendahuluan Indonesia OneSearch adalah situs portal repositori perpustakaan di seluruh Indonesia yang dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional RI. Alamat situsnya adalah:
http://onesearch.id
Panduan pemakaian situs Indonesia OneSearch ini akan menjelaskan topik-topik berikut:
• Panduan untuk Pengguna • Panduan untuk Mendaftarkan Repository Baru • Panduan untuk Admin
INDONESIA ONESEARCH
4
2. Panduan Untuk Pengguna 2.1. Memahami Tampilan Indonesia OneSearch
" Ketika pertama kali dibuka, portal Indonesia OneSearch menampilkan form pencairan yang dapat langsung digunakan oleh pengguna. Di halaman muka ini juga ditampilkan daftar institusi yang sudah bergabung beserta total jumlah record dari repository mereka yang sudah diindex oleh Indonesia OneSearch.
2.1.1. Pilihan Lingkup Pencarian Ketika pertama kali dibuka, portal Indonesia OneSearch menampilkan form pencairan dengan dua buah tab pilihan:
• Books & More • Electronic Articles
INDONESIA ONESEARCH
5
" Books & More adalah pilihan jika pengguna ingin mencari dari database koleksi dari perpustakaan di Indonesia atau yang menjadi mitra. Database ini yang diharvest dan diindex sendiri oleh server Indonesia OneSearch. Electronic Articles adalah pilihan jika pengguna ingin mencari dari koleksi jurnal elektronik yang dilanggan oleh Perpustakaan Nasional.
2.1.2. Koleksi Fullteks dan Database
" Pada dasarnya, ketika pengguna mencari dalam lingkup ‘Books & More’, maka search engine akan mencari dalam koleksi database dan fullteks dari perpustakaan mitra seperti pada gambar di atas. Ketika panduan ini dibuat, sudah terdapat 4,2 juta record dari 250 lebih institusi.
INDONESIA ONESEARCH
6
2.1.3. Koleksi Electronic Resources Perpusnas
" Ketika pengguna mencari dengan lingkup “Electronic Articles”, maka server akan mengakses API (application programming interface) dari Summon yang menyediakan index dari berbagai sumber database dan fullteks elektronik seperti pada gambar di atas.
INDONESIA ONESEARCH
7
2.2. Melakukan Pencarian Cepat
" Cara melakukan pencarian cepat:
• Pilih tab ‘Books & More’ atau ‘Electronic Articles’. • Ketik keyword dalam form pencarian. • Interface secara otomatis akan menampilkan saran berupa daftar keyword yang kemungkinan cocok dengan kebutuhan pengguna.
• Klik salah satu keyword yang sesuai, jika ada. • Tekan Enter atau klik tombol Find. Selanjutnya server akan mencari record yang cocok dengan kata kunci anda.
INDONESIA ONESEARCH
8
2.3. Hasil Pencarian
" Hasil pencarian ditampilkan seperti gambar di atas, dengan komponen informasi sebagai berikut:
• Suggested Topics • Sort • View mode • Bookmark • Facet
INDONESIA ONESEARCH
9
2.3.1. Suggested Topics
" Di bagian atas tampilan hasil pencarian, anda dapat melihat daftar topik-topik yang memiliki jumlah record yang paling tinggi. Maksimal ditampilkan 6 topik yang paling populer seperti gambar di atas. Klik ‘more’, maka anda akan melihat lebih banyak lagi topik populer, maksimal 50 topik seperti di tampilkan di bawah ini.
" Klik ‘less’, maka tampilkan akan kembali ke maksimal 6 topik.
INDONESIA ONESEARCH
10
2.3.2. Sorting
"
" Secara default, hasil pencarian diurutkan berdasarkan relevansi. Relevansi diukur menggunakan algoritma khusus di dalam search engine Solr yang digunakan. Anda juga bisa mengubahurutan seperti yang disediakan oleh Indonesia OneSearch pada gambar di atas, dengan kriteria sebagai berikut:
• Relevance • Tanggal (dari akhir ke awal) • Tanggal (dari awal ke akhir) • Call number • Penulis • Judul
INDONESIA ONESEARCH
11
2.3.3. View Mode " Ada tiga mode tampilan hasil pencarian, yaitu: List, Grid, dan Visual. Secara default, modenya adalah List. Mode List
" Dalam mode List, hasil pencarian ditampilkan sebagai list, dari atas ke bawah seperti diperlihatkan pada gambar di atas.
INDONESIA ONESEARCH
12
Mode Grid
" Pada mode Grid, hasil pencarian ditampilkan dalam bentuk thumbnail cover buku atau record seperti pada gambar di atas.
INDONESIA ONESEARCH
13
Mode Visual
" Pada mode Visual, hasil pencarian tetap ditampilkan sebagai List, namun di atasnya ditampilkan TreeMap dari topik-topik paling populer, seperti pada gambar di atas. Setiap kotak menggambarkan sebuah topik. Besaran kotak dibuat proporsional dengan banyaknya record yang berada di dalam topik tersebut.
INDONESIA ONESEARCH
14
2.3.4. Bookmark
" Pengguna meskipun belum login, dapat menyimpkan record yang dianggap penting ke dalam bookmark atau ‘Book Bag’ masing-masing. Di setiap record hasil pencarian terdapat checkbox. Dengan menandai checkbox tersebut lalu meng-klik tombol ‘Add to Book Bag’, pengguna dapat menyimpan record ke bookmark.
" Status penyimpanan akan ditampilkan langsung seperti gambar di atas. Dan informasi berapa total isi bookmark dapat dilihat pada pojok menu kanan atas seperti pada gambar di bawah ini. " Untuk melihat isi bookmark, klik menu Items, dan popup akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini.
"
INDONESIA ONESEARCH
15
2.3.5. Facets
"
"
"
Facet adalah salah satu fitur andalan Indonesia OneSearch. Ini adalah sebuah struktur yang kompleks, untuk menyajikan hasil pencarian ke dalam berbagai dimensi informasi yang dapat membantu pengguna mendapat gambaran tentang peta hasil pencarian ataupun untuk memfilter hasil pencarian lebih dalam. Saat ini ada 10 facet yang disediakan dalam Indonesia OneSearch, yaitu: Affiliation, Institution, Collection, Library, Format, Author, Language, Year, dan Publisher. ‘Suggested topics’ sebenarnya diambil dari sebuah facet juga.
INDONESIA ONESEARCH
16
2.3.6. Navigasi Halaman
" Dalam setiap halaman, ditampilkan maksimal 20 hasil pencarian. Jika ingin melihat halaman berikutnya atau sebelumnya, gunakan fasilitas navigasi di bagian bawah hasil pencarian seperti ditunjukkan oleh gambar di atas.
2.4. Detail Record
" Untuk melihat detail record, klik link pada judul record. Halaman record pada tampilan Indonesia OneSearch akan diperlihatkan seperti gambar di atas. Dalam detail record, pengguna dapat melihat data bibliografi seperti: Judul, pengarang, format, penerbit, tahun terbit, subyek, tags, dan link ke URL sumber. Di samping itu juga dapat melihat deskripsi, daftar isi, dan komentar.
INDONESIA ONESEARCH
17
Pengguna dapat melakukan beberapa hal dengan detail record ini, seperti ditunjukkan dalam menu di gambar di bawah:
" 2.4.1. Citation
" Membuat referensi ke sebuah artikel dapat dilakukan dengan mudah. Klik menu ‘Cite this’, maka akan ditampilkan citation seperti ditunjukkan pada gambar di atas. Ada tiga format yang paling sering diguanakan yaitu: APA, Cicago, dan MLA.
2.4.2. Share Pengguna dapat membagi record yang sedang dilihat menggunakan dua cara:
• SMS (saat ini belum diaktifkan) • Email (aktif)
INDONESIA ONESEARCH
18
SMS
"
" Fasilitas pengiriman melalui SMS saat ini belum diaktifkan di Indonesia OneSearch. Jika di masa mendatang dibutuhkan, fasilitas ini sudah tersedia. Untuk mengirim SMS:
• Klik menu ‘Text this’ • Masukkan nomor mobile phone tujuan • Pilih provider yang digunakan • Masukkan kode Captcha • Tekan tombol ‘Send Text’
INDONESIA ONESEARCH
19
Email
" Untuk mengirim record melalui email, klik menu ‘Email This’. Jika anda belum login, maka form login akan ditampilkan seperti gambar di atas. Jika sudah login, selanjutnya isi email tujuan, email pengirim, dan pesan singkat seperti pada gambar di bawah. Masukkan juga kode Captcha, lalu tekan tombol ‘Send’.
"
INDONESIA ONESEARCH
20
" Jika email berhasil dikirim, anda akan mendapat pesan seperti gambar di atas. Kemudian periksa email anda, dan email baru akan masuk seperti pada gambar di bawah. Dalam email tersebut, anda akan mendapat link URL ke halaman record di Indonesia OneSearch.
"
2.4.3. Export
" Record dapat diexport ke aplikasi referensi seperit RefWorks dan EndNote. Untuk mengeksport ke RefWorks, klik menu ‘Export Record’, lalu klik ‘Export to RefWorks’.
INDONESIA ONESEARCH
21
" Kemudian anda akan dibawa ke halaman web RefWorks seperti gambar di atas. Jika anda memiliki akun dan password di sana, record ini akan dapat ditambahkan ke RefWorks. Jika anda memiliki akun EndNote, pilih ‘Export to EndNoteWeb’. Dan anda akan dibawa ke halaman web EndNote seperti di bawah ini.
"
INDONESIA ONESEARCH
22
Jika tidak memiliki akun pada kedua web referensi tersebut, pilih ‘Export to EndNote’ dan file enw akan didownload ke komputer anda, untuk diimport ke aplikasi EndNote anda.
2.4.5. Favorite
" Anda dapat menyimpan record yang menjadi favorit anda dengan mengklik menu ‘Add to Favorites’. Record favorit dapat dikelompokkan ke dalam list yang bisa anda buat sendiri seperti pada gambar di atas. Setelah tombol ‘Save’ ditekan, pesan seperti gambar di bawah ditampilkan jika record berhasil disimpan.
"
INDONESIA ONESEARCH
23
2.4.6. Bookmark Untuk menyimpan record ke dalam Bookmark, klik menu ‘Add to Book Bag’. Jika berhasil, maka angka pada menu ‘Items’ akan bertambah. Dengan mengklik menu Item tersebut, anda bisa melihat daftar record dalam Bookmark seperti pada gambar di bawah.
"
INDONESIA ONESEARCH
24
2.4.7. Similar Items
" Fitur yang menarik dari halaman detail record ini adalah ‘Similar Items’. Ketika sebuah record dilihat detailnya, halaman record akan menampilkan record-record lain yang mirip dengan record yang sedang ditampilkan. Kriteria kemiripan diambil dari kemiripan judul dan pengarang. Salah satu manfaat dari fitur ini adalah untuk mendeteksi plagiarisme, khususnya yang sangat mirip judulnya.
INDONESIA ONESEARCH
25
2.5. Browse
" Selain penelusuran menggunakan fasilitas Search, pengguna juga bisa menelusuri database menggunakan fasilitas Browse. Menu browse bisa ditemukan di footer setiap halaman seperti pada gambar di atas. Ada dua jenis browse yaitu berdasarkan indeks katalog dan yang bebas secara alfabetik.
2.5.1. Browse Catalog
" Klik menu ‘Browse the Catalog’ pada bagian footer. Selanjutnya akan ditampilkan pilihan browse berdasarkan Tag, Call Number, Pengarang, Topik, Genre, Region, dan Era seperti pada gambar di atas.
INDONESIA ONESEARCH
26
" Setelah memilih field yang diinginkan, misalkan Author seperti gambar di atas, anda dapat memilih apakah pengarang dikelompokkan berdasarkan abjad, call number, topik, genre, region, atau era. Di bawah ini adalah contoh jika pengarang dikelompokkan berdasarkan abjad, dan yang dimulai dengan huruf A.
"
INDONESIA ONESEARCH
27
" Gambar di atas adalah ketika pengarang dikelompokkan berdasarkan topik, dan yang khusus dalam kelompok topik ‘Biological Science’. Pada bagian kanan, pengarang diurutkan berdasarkan jumlah record yang dia hasilkan, mulai dari yang paling banyak ke yang paling sedikit.
INDONESIA ONESEARCH
28
2.5.2. Browse Bebas
" Jika browse secara alfabetik lebih dibutuhkan, anda dapat menggunakan menu Browse Alphabetically di bagian footer. Seperti gambar di atas, anda dapat memilih untuk melihat daftar Topik, Pengarang, Judul, atau Call Number yang akan diurutkan berdasarkan alfabet. Dan anda dapat menentukan daftar tersebut dimulai dari hurufhuruf apa saja.
" Seperti contoh di atas, anda memelihat daftar pengarang, yang diurutkan berdasarkan alfabet, dan dimulai dengan huruf “J.s. b”. Semua pengarang yang berawalan J.s. b akan ditampilkan besarta jumlah record yang dihasilkannya.
INDONESIA ONESEARCH
29
2.6. Akun Pengguna " Pengguna dapat memanfaatkan fitur dengan lebih banyak, misalnya bookmark dan history pencarian, jika memiliki akun. Dengan akun ini, pengguna bisa menyimpan record favorit dan bookmark secara permanen.
2.6.1. Membuat Akun Baru
" Untuk membuat akun baru, klik menu ‘Login’ pada header kanan atas. Lalu pada halaman form login, klik link ‘Create New Account’ seperti pada gambar di atas.
"
INDONESIA ONESEARCH
30
Selanjutnya lengkap data anda seperti First Name, Last Name, Email Address, Username, dan Password. Masukkan juga kode Captcha yang ditunjukkan seperti gambar di atas.
2.6.2. Login
" Setelah anda punya akun, untuk login klik menu ‘Login’ lalu masukkan Username dan Password seperti gambar di atas. Jika berhasil login, maka menu pada header kanan atas akan tampil seperti gambar di bawah ini.
"
2.6.3. Lupa Password Saat ini fasilitas untuk mengatasi lupa password secara online belum tersedia di Indonesia OneSearch. Jika pengguna lupa password, dia bisa menghubungi admin untuk mendapat bantuan mengganti password.
2.6.4. Fasilitas Pengguna
INDONESIA ONESEARCH
31
Setelah anda login, untuk melihat halaman dashboard pengguna, klik menu ‘Your Account’ pada header kanan atas. Kemudian halaman akun anda akan ditampilkan seperti gambar di atas. Secara default, tabel yang berisi record favorit anda akan ditampilkan. Selain itu anda juga dapat melihat daftar kata kunci yang anda gunakan dalam pencarian, dan dapat mengubah password. Dari daftar record favorit, anda dapat melakukan aksi berikut: mengirim via email, menghapus, mengekspor, mencetak, dan memasukkan ke Bookmark.
2.6.5. Sejarah Pencarian
" Klik menu ‘Your Saved Searches’ pada side bar di sebelah kanan. Maka anda akan mendapatkan daftar keyword terakhir yang anda gunakan dalam pencarian. Jika link pada keyword search anda klik, maka halaman pencarian akan ditampilkan dan keyword tersebut akan otomatis digunakan.
INDONESIA ONESEARCH
32
2.6.6. Mengganti Password
" Untuk mengganti password, klik menu ‘Change Password’. Kemudian pada form seperti gambar di atas, masukkan password lama, dan ketik password baru yang anda kehendaki. Lalu masukkan kode Chaptcha dan tekan tombol ‘Submit’.
2.6.7. Logout Untuk keluar dari sesi anda, klik menu ‘Log Out’ pada side bar sebelah kanan atau pada header kanan atas. Setelah logout, anda akan dibawa ke halaman login kembali seperti gambar di bawah.
"
INDONESIA ONESEARCH
33
2.6.8. Pilihan Bahasa
" Terdapat dua pilihan bahasa untuk menu dan pesan yang ditampilkan dalam antar muka Indonesia OneSearch. Kedua bahasa itu adalah English dan Bahasa Indonesia. Saat ini penerjemahan ke Bahasa Indonesia belum dilakukan untuk semua menu dan pesan. Yang paling lengkap baru bahasa Inggris. Contoh jika bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia ditunjukkan oleh gambar di bawah ini.
"
INDONESIA ONESEARCH
34
2.7. Pencarian Lanjut
" Klik link ‘Advanced’ di sebelah form pencarian cepat untuk memasuki halaman form pencarian lanjut. Gambar di bawah menunjukkan form pencarian lanjut.
Pada pencarian lanjut, anda dapat memilih field yang akan digunakan, menambah atau mengurangi field, menentukan kriteria matching, dan memilih koleksi sumber pencarian.
INDONESIA ONESEARCH
35
3. Mendaftarkan Repositori Baru Indonesia OneSearch menyediakan fasilitas pendaftaran repository baru secara online. Anda dapat mendaftarkan sendiri repository anda melalui web, dan tim Indonesia OneSearch kemudian akan mereview dan mengindeks repository anda. Ada tiga jenis repository dalam Indonesia OneSearch, yaitu:
• Jurnal • Digital Library • Katalog Buku Menu untuk mendaftarkan repository ini dapat dilihat pada footer seperti gambar di bawah ini.
"
INDONESIA ONESEARCH
36
3.1. Mendaftarkan Jurnal
" Klik menu ‘Suggest a Journal’ pada footer untuk mendaftarkan jurnal anda. Form registrasi jurnal akan ditampilkan seperti pada gambar di atas. Pertama, informasi yang harus anda lengkapi meliputi informasi tentang jurnal: judul jurnal, ISSN, e-ISSN, URL jurnal, URL cover jurnal, nama penerbit, dan keterangan jurnal.
"
INDONESIA ONESEARCH
37
Kedua, informasi tentang organisasi: nama institusi, jenis perpustakaan (umum, khusus, universitas, atau sekolah), dan komunitas (maksimum 2) seperti gambar di atas.
" Ketiga, informasi tentang lokasi: nama negara, kota, alamat perpustakaan, dan lokasi geografis (latitude dan longitude), seperti gambar di atas.
" Keempat, informasi teknis tentang sistem: nama software yang digunakan, URL OAI, prefix metadata, filter set (jika ada), dan frekuensi penambahan record baru, seperti gambar di atas. URL OAI yang benar adalah URL dasar, tanpa menyertakan parameter OAI. Parameter otomatis akan diisi oleh sistem ketika mengharvest koleksi anda. Kelima, informasi kontak: nama admin dan email address.
INDONESIA ONESEARCH
38
Keenam, informasi tentang area subyek yang dilingkupi oleh koleksi dalam repository. Anda bisa memilih hingga tiga subyek utama. Informasi ini berguna bagi pengelompokan repository berdasarkan tema. Contoh bagian form untuk informasi kelima dan keenam di atas dapat dilihat pada gambar di bawah.
"
"
INDONESIA ONESEARCH
39
Lengkapi semua informasi yang dibutuhkan di atas, lalu masukkan kode Captcha dan tekan tombol ‘Save’.
" Jika semua informasi yang dibutuhkan sudah lengkap, maka anda akan menerima email konfirmasi seperti gambar di atas. Selanjutnya anda tinggal menunggu Admin Indonesia OneSearch untuk melakukan verifikasi dan mengharvest koleksi anda.
INDONESIA ONESEARCH
40
3.2. Mendaftarkan Digital Library
" Klik menu ‘Suggest a Digital Repository’ pada footer untuk mendaftarkan digital library anda. Form registrasi jurnal akan ditampilkan seperti pada gambar di atas. Pertama, informasi yang harus anda lengkapi meliputi informasi tentang digital library: nama repository, URL repository, nama perpustakaan, dan keterangan.
" Kedua, informasi tentang organisasi: nama institusi, jenis perpustakaan (umum, khusus, universitas, atau sekolah), dan komunitas (maksimum 2) seperti gambar di atas.
INDONESIA ONESEARCH
41
" Ketiga, informasi tentang lokasi: nama negara, kota, alamat perpustakaan, dan lokasi geografis (latitude dan longitude), seperti gambar di atas.
" Keempat, informasi teknis tentang sistem: nama software yang digunakan, URL OAI, prefix metadata, filter set (jika ada), dan frekuensi penambahan record baru, seperti gambar di atas. URL OAI yang benar adalah URL dasar, tanpa menyertakan parameter OAI. Parameter otomatis akan diisi oleh sistem ketika mengharvest koleksi anda. Kelima, informasi kontak: nama admin dan email address. Keenam, informasi tentang area subyek yang dilingkupi oleh koleksi dalam repository. Anda bisa memilih hingga tiga subyek utama. Informasi ini berguna bagi pengelompokan repository berdasarkan tema.
INDONESIA ONESEARCH
42
Contoh bagian form untuk informasi kelima dan keenam di atas dapat dilihat pada gambar di bawah.
"
" Lengkapi semua informasi yang dibutuhkan di atas, lalu masukkan kode Captcha dan tekan tombol ‘Save’.
INDONESIA ONESEARCH
43
" Jika semua informasi yang dibutuhkan sudah lengkap, maka anda akan menerima email konfirmasi seperti gambar di atas. Selanjutnya anda tinggal menunggu Admin Indonesia OneSearch untuk melakukan verifikasi dan mengharvest koleksi anda.
INDONESIA ONESEARCH
44
3.3. Mendaftarkan Katalog Buku (ILS)
" Klik menu ‘Suggest an ILS’ pada footer untuk mendaftarkan katalog buku anda. Form registrasi jurnal akan ditampilkan seperti pada gambar di atas. Pertama, informasi yang harus anda lengkapi meliputi informasi tentang katalog buku anda: nama katalog, URL OPAC, nama perpustakaan, dan keterangan.
" Kedua, informasi tentang organisasi: nama institusi, jenis perpustakaan (umum, khusus, universitas, atau sekolah), dan komunitas (maksimum 2) seperti gambar di atas.
INDONESIA ONESEARCH
45
" Ketiga, informasi tentang lokasi: nama negara, kota, alamat perpustakaan, dan lokasi geografis (latitude dan longitude), seperti gambar di atas.
" Keempat, informasi teknis tentang sistem: nama software yang digunakan, URL OAI, prefix metadata, filter set (jika ada), dan frekuensi penambahan record baru, seperti gambar di atas. URL OAI yang benar adalah URL dasar, tanpa menyertakan parameter OAI. Parameter otomatis akan diisi oleh sistem ketika mengharvest koleksi anda. Kelima, informasi kontak: nama admin dan email address. Keenam, informasi tentang area subyek yang dilingkupi oleh koleksi dalam repository. Anda bisa memilih hingga tiga subyek utama. Informasi ini berguna bagi pengelompokan repository berdasarkan tema.
INDONESIA ONESEARCH
46
Contoh bagian form untuk informasi kelima dan keenam di atas dapat dilihat pada gambar di bawah.
"
" Lengkapi semua informasi yang dibutuhkan di atas, lalu masukkan kode Captcha dan tekan tombol ‘Save’.
INDONESIA ONESEARCH
47
" Jika semua informasi yang dibutuhkan sudah lengkap, maka anda akan menerima email konfirmasi seperti gambar di atas. Selanjutnya anda tinggal menunggu Admin Indonesia OneSearch untuk melakukan verifikasi dan mengharvest koleksi anda.
INDONESIA ONESEARCH
48
3.4. Browse Repository
" Pada bagian footer atau pada menu repository di sebelah kanan, klik menu ‘Browse Repositories’. Anda akan melihat semua repository yang sudah terdaftar ke dalam Indonesia OneSearch beserta status review masing-masing. Ada tiga status: Pending, OK, Invalid, dan Deleted.
• Repository yang baru didaftarkan dan belum direview akan memiliki status Pending. • Status OK jika repository sudah berhasil diharvest dan diindex ke dalam Indonesia OneSearch.
• Status Invalid jika ada kesalahan dalam OAI repository dan menunggu untuk diperbaiki oleh admin repository.
• Status Deleted jika repository dianggap tidak diperlukan lagi. Pengguna tidak bisa mengedit data repository, hanya bisa melihat status. Jika ingin melakukan perubahan, bisa mengirim email kepada admin.
INDONESIA ONESEARCH
49
4. Administrasi Sistem Bagian ini menjelaskan fungsi administrator server Indonesia OneSearch yang sering dilakukan sehari-hari.
4.1. Tugas Administrator Administrator memiliki tiga tugas penting demi kelancaran server Indonesia OneSearch, yaitu:
• Mereview repository • Harvesting dan indexing koleksi • Menghidupkan dan mematikan server
4.2. Login Administrator Menu login untuk administrator sama dengan untuk pengguna biasa. Bedanya, akun yang digunakan harus sudah dimasukkan ke dalam group admin.
"
" Klik menu ‘Login’ pada header kanan, lalu masukkan user name dan password untuk admin seperti gambar di atas.
INDONESIA ONESEARCH
50
4.3. Dashboard Administrator
" Pada bagian footer klik menu ‘Admin’. Selanjutnya anda akan masuk ke dashboard admin seperti gambar di bawah.
" Pada gambar di atas statistik dua index ditampilkan, yaitu index Authority yang berisi 0 record, dan index Bibliography yang berisi 4.274.356 record. Ini sesuai dengan jumlah record yang diharvest dan diindex oleh server dari seluruh repository.
INDONESIA ONESEARCH
51
4.4. Mengelola Repository
" Klik menu ‘Manage Repositories’ pada side bar kanan dashboard admin. Kemudian tabel repository akan ditampilkan seperti gambar di atas, yang menjelaskan deskripsi setiap repository, jenis repository, software yang digunakan, tanggal didaftarkan, dan status. Sebagai admin, anda bisa mengedit dan mereview setiap repository. Fungsi ini tersedia pada link Edit pada kolom satus.
INDONESIA ONESEARCH
52
4.5. Mereview Repository
" Klik link ‘Edit’ pada baris repository yang ingin anda review seperti gambar di atas. Kemudian halaman review akan ditampilkan seperti gambar di bawah.
" Kotak biru di atas adalah kotak administratif untuk mengganti status, menandai alasan dari status yang diberikan, dan catatan bagi pengelola repository.
INDONESIA ONESEARCH
53
Sebelum menetapkan status, admin harus menguji terlebih dahulu informasi berikut:
• URL OAI-PMH harus valid. • Implementasi OAI-PMH harus berjalan dengan sempurna dengan memberi response sesuai dengan standard yang ditentukan.
• Informasi lain yang kurang tepat harus diedit sendiri.
" Pada bagian informasi tentang repository (jurnal, digital library, atau katalog buku) seperti gambar di atas, yang perlu diperhatikan adalah:
• Penulisan judul repository harus benar. • URL repository harus valid, dan ketika dibuka harus menampilkan halaman repository. Contoh pada gambar di atas menunjukkan kalau informasi tentang jurnal sudah benar.
INDONESIA ONESEARCH
54
" Pada bagian informasi tentang organisasi seperti gambar di atas, yang perlu diperhatikan adalah:
• Nama institusi harus sama persis dengan data sebelumnya. Jika institusi ini sebelumnya sudah mendaftar, maka semua nama institusinya harus ditulis dengan sama dan tidak boleh ada variasi. Admin harus memastikan kondisi ini tercapai. Jika ada kesalahan atau ada variasi, maka admin harus langsung membetulkan namanya sesuai dengan nama yang benar.
• Tipe perpustakaan harus benar. Ada 4 tipe perpustakaan: publik, special, university, dan school. Tipe yang dipilih harus sesuai dengan tipe perpustakaan yang sebenarnya.
• Komunitas harus benar. Misal, perpustakaan khusus (special) harus masuk komunitas Forum Perpustakaan Khusus Indonesia. Komunitas bernama ‘Perpustakaan Nasional’ hanya digunakan oleh repository internal Perpusnas. Maka seperti contoh pada gambar di atas, UIN Syarif Hidayatullah tidak boleh masuk ke komunitas ‘Perpustakaan Nasional’. Dan yang cocok adalah ‘Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia’ dan ‘Asosiasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam’. Admin harus mengedit komunitas ini.
INDONESIA ONESEARCH
55
" Gambar di atas memperlihatkan informasi tentang organisasi yang sudah diedit dengan benar.
" Untuk lokasi, yang perlu diperhatikan adalah nama negara, kota, dan alamat. Jika memungkinkan, lokasi geografis seperti latitude dan longitude bisa disertakan.
INDONESIA ONESEARCH
56
" Data geolocation dapat diperoleh dari Google Map atau situs satsig.net seperti pada gambar di atas.
" Bagian informasi tentang sistem seperti gambar di atas ini yang paling krusial. Klik link ‘Test this OAI URL’ untuk menguji apakah base URL dari OAI sudah benar. Penulisan base URL pada contoh di atas sudah benar. Tidak ada parameter OAI dalam base URL. Jika diklik, halaman OAI akan tampil seperti gambar di bawah ini.
INDONESIA ONESEARCH
57
" Tampilan di atas menunjukkan bahwa OAI pada repository sudah berjalan dengan baik. Selanjutnya admin dapat mengedit status repository pada kotak biru seperti pada gambar di bawah.
"
INDONESIA ONESEARCH
58
" Terakhir, tekan tombol ‘Save and Send a Notification Email’ yang akan menyimpan hasil review dan mengirim email pemeritahuan kepada pengelola repository. Jika email terkirim dengan baik, maka pesan seperti gambar di bawah akan ditampilkan.
" Sebagai admin, anda juga akan mendapat copy email yang dikirim ke pengelola repository. Contoh email yang dikirim untuk repository di atas ditunjukkan oleh gambar di bawah.
"
INDONESIA ONESEARCH
59
4.6. Harvesting dan Indexing Setelah sebuah repository direview dan valid, selanjutnya admin melakukan harvesting (download metadata dari repository) dan indexing (import ke search engine). Tugas ini dilakukan langsung di server menggunakan command line SSH (secure shell). Berikut ini langkah yang harus dilakukan.
" Menggunakan aplikasi untuk SSH, seperti Putty (http://www.putty.org/), login ke server menggunakan akun anda, seperti diperlihatkan pada gambar di atas. Kemudian ketik “sudo su” dan masukkan password anda untuk masuk ke dalam sesi root. Lalu masuk ke direktori /usr/local/vufind2/harvest. Lalu jalankan perintah untuk melakukan harvesting dan indexing. Untuk repository dengan metadata prefix OAI_DC, perintahnya sebagai berikut: #perl harvest_oai_dc.pl [ID REPOSITORY] > /tmp/ios.log & ID REPOSITORY pada contoh di atas adalah 3199. Dan untuk metadata prefix MARCXML, perintahnya adalah: #perl harvest_oai_marc.pl [ID REPOSITORY] > /tmp/ios.log &
INDONESIA ONESEARCH
60
" Gambar di atas memperlihatkan proses harvesting yang berhasil. Total ada 90 record yang dapat diharvest dari repository. Selanjutnya, proses indexing dilakukan terhadap setiap record hingga seluruh record berhasil dimasukkan ke dalam search engine.
" Jika proses selesai hingga indexing seperti pada gambar di atas, artinya repository sudah berhasil masuk ke dalam search engine Indonesia OneSearch. Untuk menguji apakah sudah benar masuk dan online, klik URL yang dikirim melalui email review. Contohnya, untuk repository dengan ID 3199 di atas, URL Indonesia OneSearchnya adalah: INDONESIA ONESEARCH
61
http://onesearch.id/Search/Results?filter[]=repoId:IOS3199
" Gambar di atas menunjukkan halaman repository pada portal Indonesia OneSearch. Total terdapat 90 record, dan ini sama dengan total record yang berhasil diharvest. Sampai di sini, proses review, harvesting, dan indexing repository selesai.
INDONESIA ONESEARCH
62
4.7. Statistik
" Dashboard admin Indonesia OneSearch menampilkan statistik sederhana seperti pada gambar di atas. Pada menu admin, klik ‘Social Statistics’. Kemudian akan ditampilkan statistik total jumlah komentar, favorit, dan tags yang dibuat oleh pengguna.
4.8. Start/Stop Server Kadang server tidak bekerja dengan baik. Salah satu penyebabnya adalah server SOLR yang berhenti. Untuk membuat server Indonesia OneSearch hidup kembali, admin harus menghentikan lalu menghidupkan kembali server. Perintah untuk ini ada di folder /usr/local/vufind2. File perintahnya adalah vufind.sh. Untuk menghentikan server: #vufind.sh stop Untuk menghidupkan server: #vufind.sh start
5. Penutup Informasi tambahan tentang Indonesia OneSearch dapat dilihat pada sumber-sumber berikut:
• Wiki Indonesia OneSearch: http://wiki.onesearch.id INDONESIA ONESEARCH
63
• VuFind: http://vufind-org.github.io/vufind/
INDONESIA ONESEARCH
64
