[PETUNJUK PENGGUNAAN]

SILOG PILKADA

2015 Buku Panduan Sistem Informasi Logistik Pilkada Komisi Pemilihan Umum

[PETUNJUK PENGGUNAAN] SISTEM INFORMASI LOGISTIK PILKADA OPERATOR KPU KABUPATEN/KOTA [Dokumen ini ditujukan untuk membantu operator KPU Kab/Kota dalam menggunakan Sistem Informasi Logistik Pilkada]

No

Menu

Fungsi

Mekanisme Penggunaan

Sebelum operator Silog melakukan Log -in 

Halaman Depan

Sebagai informasi

Klik dan akan muncul informasi



Kata Pengantar

Sebagai informasi




Tentang Silog

Sebagai informasi




Tanggap Pengadaan

Untuk sarana laporan publik dalam menyampaikan informasi terkait fenomena atau pengaduan masyarakat pengelolaan logistik Pilkada. Misalnya dalam proses pengiriman logistik terjadi kecelakaan, dll

1. Klik menu “Tanggap Pengadaan” 2. Isi kolom : Nama, No Identitas, Daerah Asal, Isi Tanggapan 3. Isi nilai : Kode (penjumlahan angka) 4. Klik menu “Kirim” yang ada di pojok kiri atas tampilan



Peraturan Pengadaan

Informasi tentang peraturan dan regulasi lain terkait logistik Pemilu dan Pilkada




Undang – Undang Pemilu

Informasi tentang undang – undang yang mengatur Pemilu dan Pilkada




Informasi Regulasi

Menampilkan informasi atau penjelasan terkait logistik Pemilu dan Pilkada, yang dapat digunakan sebagai panduan satker dalam melaksanakan pengadaan dan/atau pengiriman logistik Pemilu dan Pilkada




Logistik Dalam Angka

Menampilkan informasi data – data logistik Pemilu yang bisa digunakan sebagai acuan atau referensi publik




Manual

Berisi informasi buku panduan teknis penggunaan aplikasi Silog

1. Klik salah satu link manualnya 2. Klik menu Unduh atau Download, dan simpan sebagaimana biasanya



Kontak Admin

Informasi kontak komunikasi yang bisa dihubungi


No

Menu

Fungsi


Login Form : Username

Masukkan username yang diberikan oleh admin KPU melalui email atau sms

Mekanisme ini dipenuhi setelah satker mengirimkan : Nama, NIP, Jabatan, Nama Satker ke KPU melalui admin Silog KPU

Password

Masukkan password yang diberikan oleh admin KPU melalui email atau sms

-idem-

Catatan : Apabila tidak bisa login atau hak akses ditolak karena username dan/atau password tidak valid

Lakukan langkah – langkah berikut : 1. Baca kembali alur pengajuan nama operator, perubahan dan permintaan hak akses Aplikasi Silog 2. Sampaikan permohonan dimaksud dengan berkirim email ke : [email protected] 3. Selain itu, dapat dikirimkan melalui fax (021) 315.76.49 4. Lengkapi dengan surat resmi dari pimpinan satker

Proses pengajuan tersebut hanya dilakukan melalui email atau fax, dengan waktu proses < 1 (satu) hari

Setelah operator Silog melakukan Log -in 

Halaman depan

Berisi informasi – informasi aktual terkait pengelolaan logistik Pemilu dan Pilkada yang disampaikan kepada satker sebagai pedoman kebijakan pelaksanaan kegiatan

1. Klik menu “Halaman depan” maka akan muncul rincian daftar informasi dan lainnya 2. Klik pada daftar yang diinginkan dan akan muncul rincian informasi yang lebih detil



FAQ Silog

Digunakan untuk interaksi atau tanya jawab perihal penggunaan aplikasi Silog

1. Klik menu “FAQ Silog” maka akan muncul halaman FAQ 2. Klik menu “Ajukan Pertanyaan” yang ada di pojok kanan atas halaman FAQ 3. Isi kolom yang disediakan 4. Jangan klik bagian berikut :

5. Setelah diisi semua, klik tombol “Ajukan Pertanyaan”

No

Menu

Fungsi




Kuisioner Silog

Berisi lembar kuisioner yang harus diisi satker sesuai dengan lembar yang disediakan. Kuisioner ini akan berubah, sesuai dengan capaian atau tujuan kuisioner yang diinginkan

1. Klik menu “Kuisioner Silog” maka akan muncul tampilan halaman daftar kuisioner atau link file menu lembar kuisioner yang harus diisi satker 2. Arahkan kursor dan klik menu link file kuisioner (biasanya berwarna biru dan underline 3. Lakukan pengisian kuisioner secara cermat dan simpan



Petugas Silog

Berisi informasi petugas yang menjadi operator Silog

1. Klik menu “Petugas Silog” maka akan muncul tabel nama – nama operator Silog (jika sudah diisi) 2. Klik menu “Tambah” dipojok kanan atas. Jika ingin melakukan perubahan, klik “Edit” pada kolom Aksi tabel daftar 3. Lakukan pengisian data secara cermat dan benar 4. Simpan data dengan klik “Simpan” tombol dipojok kanan atas



Petugas RUP

Berisi informasi petugas yang menjadi operator SiRUP

1. Klik menu “Petugas RUP” maka akan muncul tabel nama – nama petugas RUP (jika sudah diisi) 2. Klik menu “Tambah” dipojok kanan atas. Jika ingin melakukan perubahan, klik “Edit” 3. Lakukan pengisian data secara cermat dan benar 4. Simpan data dengan klik “Simpan” tombol dipojok kanan atas



Alamat Kantor

Menampilkan informasi alamat satker yang bersangkutan (update)

1. Klik menu “Alamat Kantor” maka akan muncul alamat kantor satker (jika sudah diisi) 2. Klik menu “Tambah” dipojok kanan atas. Jika ingin melakukan perubahan, klik “Edit” 3. Lakukan pengisian data secara cermat dan benar 4. Simpan data dengan klik “Simpan” tombol dipojok kanan atas



Data wilayah

Klik menu “Data Wilayah” : 1. Cek nama wilayah seluruhnya

No

Menu

Fungsi

Mekanisme Penggunaan 2. Jika terjadi perbedaan, silahkan kirim revisi (tambah/kurang/edit) wilayah ke email : [email protected] dengan format SEMULA apa MENJADI apa 3. Jika sudah benar semua, lanjutkan ke langkah berikutnya



Arsip

Berisi berkas atau file atau sejenisnya untuk diketahui satker sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan, khususnya menyangkut logistik Pemilu dan Pilkada

Klik dan akan muncul informasi, jika ingin mengunduhnya, silahkan klik salah satu file yang akan diunduh



File khusus

Berisi berkas atau file atau sejenisnya untuk diketahui satker sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan, khususnya menyangkut logistik Pemilu dan Pilkada

Klik dan akan muncul informasi, jika ingin mengunduhnya, silahkan klik salah satu file yang akan diunduh



Input Data TPS

Untuk mengisi data TPS dan jumlah pemilih di TPS bersangkutan

Klik menu “Input Data TPS” : 1. Klik menu “Tambah” dipojok kiri atas 2. Isi Nama TPS : misalnya TPS 001, TPS 002, dst 3. Isi Alamat 4. Isi Jumlah Pemilih Lakukan hingga seluruh TPS di satker Kab/Kota terisi semua Catatan : DATA TPS DAN JUMLAH PEMILIH-nya harus sesuai dengan data yang ditetapkan KPU Kab/Kota



Input Rencana Pengadaan

Merupakan menu fungsi untuk mengenerate rincian logistik yang akan diadakan oleh satker dalam pelaksanaan Pilkada

Klik menu “Input Rencana Pengadaan”, untuk memulai membuat rencana kebutuhan dan jenis logistik yang akan diadakan : 1. Klik menu/tombol “Olah Data” (catatan : tombol ini jika di-klik kembali maka data isian awal akan reset ke nol kembali, jadi hati – hati menggunakannya) 2. Setelah itu akan muncul tampilan 3. Isi salah satu jenis Pilkadanya, jika hanya melaksanakan Pilbup/Pilwakot maka klik pada pilihan “Tidak Serentak”, dan pilih

No

Menu

Fungsi

Mekanisme Penggunaan “Serentak” jika melaksanakan Pilgub dan Pilbup/Pilwakot. 4. Isi jumlah pasangan calon dan jumlah kepala keluarga (data dari Pemda) dan klik tombol “OK”



Input Data Harga Satuan Barang

Mengisi data harga satuan barang logistik yang akan diadakan oleh satker

Klik menu “Input Data Harga Satuan Barang” untuk mengisi nilai harga barang per unit itemnya : 1. Setelah muncul jenis – jenis barangnya (hal ini akan terjadi setelah melakukan “Olah Data”) pada menu Input Rencana Pengadaan) 2. Klik menu “Edit” dipojok sebelah kanan atas untuk mengisi harga satuan setiap jenis barang yang muncul. Harga satuan yang dicantumkan BELUM termasuk Pajak dan lainnya 3. Setelah semua diisi (cek kembali) klik “Simpan”



Input Data Harga Satuan Jasa

Mengisi data harga satuan jasa logistik yang akan dilakukan oleh satker

Klik menu “Input Data Harga Satuan Jasa” untuk mengisi nilai harga jasa per unit kegiatannya : 1. Jenis – jenis jasa yang muncul di aplikasi adalah kegiatan jasa secara umum dan dilakukan hampir seluruh satker KPU Kab/Kota 2. Klik menu “Edit” dipojok sebelah kanan atas untuk mengisi harga satuan setiap jenis jasa yang muncul. Harga satuan yang dicantumkan BELUM termasuk Pajak dan lainnya 3. Setelah semua diisi (cek kembali) klik “Simpan”



Input Biaya Distribusi

Mengisi data biaya distribusi dari tingkat Kab/Kota hingga ke TPS secara berjenjang

Klik menu “Input Biaya Distribusi” untuk mengisi satuan biaya distribusi logistik (pengangkutan barang dari satu wilayah ke tempat tujuan pengiriman). Biaya yang dicantumkan sudah dihitung untuk seluruh komponen pendukungnya – PP (pergi pulang) yaitu biaya bongkar muat,

No

Menu

Fungsi

Mekanisme Penggunaan sewa kendaraan dan bahan bakar, personil, dan retribusi : 1. Klik menu “Input Biaya Distribusi” maka akan muncul halaman informasi biaya pengiriman logistik 2. Klik menu “Tambah” di pojok kanan menu halaman 3. Pilih jenis pengiriman pada menu dropdown “Jenis Pengiriman” 4. Isi nilai biaya distribusi pada kolom “Biaya” hingga selesai 5. Klik menu “Simpan” untuk menyimpan data isian



Input Data Wilayah Prioritas Distribusi

Mengisi data wilayah yang menjadi prioritas distribusi logistik Pilkada, baik tingkat Kecamatan maupun tingkat Desa/Kelurahan

Langkah kerja yang harus dilakukan : 1. Klik menu “Input Data Wilayah Prioritas Distribusi” maka akan muncul halaman informasi daftar wilayah distribusi 2. Klik menu “Tambah” di pojok kanan menu halaman 3. Pilih nama wilayah yang dijadikan prioritas, baik yang ditingkat Kab/Kota, Kecamatan hingga Desa/Kelurahan 4. Isi setiap kolom isian yang disediakan dengan cermat 5. Lakukan langkah – langkah tersebut di atas hingga semua data prioritas sudah diinput 6. Klik menu “Simpan” untuk menyimpan data isian



Input Aset Pemilu

Mengisi data jumlah kotak suara dan bilik suara serta kondisi kedua logistik tersebut

Klik menu “Input Aset Pemilu” untuk mengisi wilayah – wilayah yang harus diprioritaskan pengiriman logistik : 1. Setelah muncul informasi data aset Pemilu berupa kotak suara dan bilik suara, maka isi data jumlah sesua dengan kondisi yang ada 2. Cek kembali dan apabila sudah benar, klik “Simpan” untuk menyimpan datanya

No

Menu

Fungsi




Input Data Rekanan/Vendor

Untuk mengisi data penyedia yang ditunjuk oleh satker untuk melaksanakan pekerjaan

Untuk mengisi data penyedia yang ditunjuk oleh satker untuk melaksanakan pekerjaan, langkah kerjanya sebagai berikut : 1. Klik menu “Input Data Rekanan/Vendor” maka akan muncul halaman informasi daftar rekanan 2. Klik menu “Tambah” di pojok kanan menu halaman untuk menambahkan data penyedia 3. Isi data yang diinginkan pada kolom yang disediakan sesuai dengan berkas administrasi yang telah diverifikasi sebagai pemenang, hingga selesai 4. Klik menu “Simpan” untuk menyimpan data isian



Input Personil

Mengisi nama – nama personil PPK dan PPS yang terlibat dalam Pilkada 2015

Klik menu “Input Personil” untuk mengisi data nama petugas PPS dan PPK di wilayah satker yang bersangkutan : 1. Klik menu “Input Personil” maka akan muncul halaman informasi Personil Pemilu di tingkat Kecamatan 2. Apabila ingin mengisi nama – nama personil PPK silahkan klik menu “Edit” dipojok kanan atas. Setelah mengisi seluruh personil, klik menu “Simpan” untuk menyimpan data nama tersebut. 3. Apabila ingin mengisi nama – nama personil PPS silahkan arahkan kursor ke nama Kecamatan dan klik. Maka akan muncul nama Desa/Kelurahan di wilayah Kecamatan yang di-klik tersebut. Kemudian klik menu “Edit” dipojok kanan atas dan isikan nama – nama personil PPS pada kolom yang disediakan. Setelah mengisi seluruh personil, klik menu “Simpan” untuk menyimpan data nama tersebut.

No

Menu

Fungsi

Mekanisme Penggunaan 4. Isi nama – nama personil tersebut hingga selesai, baik yang di PPK maupun PPS



Input Biaya Transport

Mengisi biaya transport orang dari tingkat Kab/Kota hingga ke tingkat Desa/Kelurahan

Klik menu “Input Biaya Trasnport“ untuk mengisi biaya transport orang di wilayah satker yang bersangkutan : 1. Klik menu “Input Biaya Trasnport” maka akan muncul halaman informasi biaya transport orang dari satu wilayah ke tempat yang dituju 2. Klik menu”Tambah” dipojok kanan atas untuk melakukan penambahan data biaya transport 3. Pilih menu dropdown “Jenis Biaya Transport Dari” untuk memulai pengisian data biaya 4. Isi data biaya transport yang disediakan sampai seluruh data selesai diinput 5. Klik menu “Simpan” untuk menyimpan data yang telah diisi 6. Lakukan langkah tersebut di atas hingga data biaya transport sudah terisi seluruhnya



Rencana Kebutuhan Logistik

Melihat rincian jumlah kebutuhan logistik yang diperlukan dalam pelaksanaan Pilkada 2015

Langkah kerja yang dilakukan adalah : 1. Klik menu “Rencana Kebutuhan Logistik“ untuk mengisi jumlah logistik yang diperlukan satker dalam melaksanakan Pilkada 2015. 2. Pada menu ini, daftar kebutuhan logistik akan secara otomatis muncul setelah melakukan “Input Rencana Pengadaan”. 3. Setelah muncul daftar isian kebutuhan, isi sesuai dengan kebutuhan yang diperluka dan HARUS sesuai dengan REGULAI KPU yang berlaku. 4. Terdapat ruang isian data pada kolom Tambahan (tabel rencana kebutuhan logistik), yang diisi oleh satker untuk menyesuaikan dengan kebutuhan yang ada. Bila

No

Menu

Fungsi

Mekanisme Penggunaan sudah cukup, maka dikosongkan, namun jika kurang maka diisi sejumlah kekurangan tersebut di ruang isian data 5. Setelah semua data diisi, klik menu “Simpan Tambahan” dipojok kanan atas



Input Data Harga Kontrak Barang

Mengisi data harga kontrak per jenis logistik yang telah dilaksanakan, dengan ketentuan bahwa harga kontrak adalah per satuan jenis logistik dan sudah ditetapkan sebagai harga kontrak

Untuk melakukan input data Harga Kontrak Barang, langkahnya : 1. Klik menu “Input Data Harga Kontrak Barang” maka akan muncul daftar item barang yang telah diinput sebelumnya 2. Klik menu “Edit” dipojok kanan atas 3. Isi data kontrak sesuai data yang ada pada berkas pengadaan, pada kolom isian yang disediakan. Data yang diisikan adalah per unit/buah/lembar atau sejenisnya sehingga bila datanya global maka harus disesuaikan nilainya menjadi nilai per unit/buah/lembar atau sejenisnya 4. Setelah semuanya terisi, klik menu “Simpan”



Input Data Harga Kontrak Jasa

Mengisi data harga kontrak jasa per kegiatan yang telah dilaksanakan, dengan ketentuan bahwa harga kontrak jasa adalah per satuan jenis kegiatan dan sudah ditetapkan sebagai harga kontrak

Untuk melakukan input data Harga Kontrak Jasa, langkahnya : 1. Klik menu “Input Data Harga Kontrak Jasa” maka muncul daftar item jasa. Catatan : jenis jasa sudah ditentukan oleh Pusat, apabila tidak tercantum maka tidak usah diisi datanya 2. Klik menu “Edit” dipojok kanan atas 3. Isi data kontrak jasa sesuai data yang ada, pada kolom isian yang disediakan. Satuan yang tersedia adalah per unit/kegiatan/lembar dan lainnya sehingga jika datanya global maka harus dihitung setiap unit/kegiatan/lembar dan lainnya 4. Setelah semuanya terisi, klik menu “Simpan”

No 

Menu Input Data Pengadaan Barang

Fungsi Mengisi data informasi terkait pengadaan logistik yang dilaksanakan, per jenis barang

Mekanisme Penggunaan Untuk melakukan pengisian data pengadaan dan informasi – informasi terkait pengadaan yang dilakukan satker, langkahnya : 1. Klik menu “Input Data Pengadaan Barang” maka akan muncul informasi pengadaan yang dilaksanakan oleh satker 2. Klik menu “Edit” pada kolom Aksi tabel yang tertera 3. Isi seluruh data yang diminta pada kolom yang disediakan sesuai dengan kebenaran data 4. Setelah semuanya terisi, klik menu “Simpan” Catatan :  Untuk kolom “Penyedia” diisi nama penyedia yang telah diinput pada menu “Input Data Rekanan/Vendor” dan mohon ditulis format tulisannya SAMA. Dimungkinkan ada penyedia yang mengerjakan lebih dari satu jenis logistik Pemilu karena adanya penggabungan paket pekerjaan oleh satker yang melaksanakan pelelangan atau pengadaan langsung atau swakelola  HPS, niilai ini merupakan nilai HPS (Rp) yang ditetapkan oleh PPK. Penulisan nilai HPS ini adalah nilai per jenis logistik walaupun ada gabungan nilai HPS berdasarkan logistiknya. Misalnya ada lelang paket Formulir dan Hologram sebesar Rp. 1 M, maka nilai satuan HPS per jenis logistiknya dapat dihitung secara terpisah  LPSE, merupakan lpse dimana diumumkan lelang dimaksud (jika pelelangan) baik di satker daerah maupun di Pusat  Link RUP, merupakan alamat SiRUP dimana satker yang mengumumkan Rencana Umum

No

Menu

Fungsi






Pengadaan (RUP) baik di daerah maupun di Pusat Spesifikasi, diisi spek yang umum terkait pengadaan barang yang dilaksanakan Status, merupakan posisi pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan. Sudah selesai proses, sedang proses atau gagal lelang, pada saat dilakukan pengisian pada aplikasi Silog. Keadaan ini harus diupdate apabila sudah terjadi perubahan status.



Input Data Penerimaan Barang

Untuk mengisi jumlah logistik yang diterima oleh satker, merupakan hasil proses produksi yang dikirimkan penyedia ke satker

Untuk melakukan pengisian data penerimaan barang oleh satker, langkahnya : 1. Klik menu “Input Data Penerimaan Barang” maka akan muncul informasi daftar penerimaan barang yang diadakan satker 2. Klik menu “Edit” pada kolom Aksi tabel yang tertera 3. Isi seluruh data yang diminta pada kolom yang disediakan sesuai dengan kebenaran data 4. Setelah semuanya terisi, klik menu “Simpan”



Input Data Pengadaan Barang Rekanan

Untuk mengisi jumlah logistik yang telah diproduksi oleh penyedia dan akan dikirimkan oleh penyedia ke satker tujuan

Pengisian data penerimaan barang yang diproduksi oleh penyedia yang ditetapkan oleh satker, juga dilakukan pengisian progres produksi barang oleh penyedia sebagai laporan perkembangan, langkahnya : 1. Klik menu “Input Data Pengadaan Barang Rekanan” maka akan muncul informasi daftar pengadaan barang yang dilaksanakan oleh pihak penyedia 2. Klik menu “Edit” pada kolom Aksi tabel yang tertera 3. Isi seluruh data yang diminta pada kolom yang disediakan sesuai dengan kebenaran data

No

Menu

Fungsi

Mekanisme Penggunaan 4. Setelah semuanya terisi, klik menu “Simpan”



Input Data BAST

Mengisi data BAST pada setiap badan penyelenggara sebagai bukti penerimaan logistik, dan menjadi inputan progres pengiriman logistik Pilkada hingga tingkat TPS

Daftar penerimaan logistik pada setiap badan penyelenggara – PPK, PPS, TPS – sangat perlu didata dengan baik agar dapat diketahui jumlah, jenis, dan waktu penerimaan di lokasi tersebut. Untuk melakukan hal tersbut, langkahnya : 1. Klik menu “Input Data BAST” maka akan muncul informasi wilayah sesuai dengan tingkatan badan penyelenggaranya (biasanya yang muncul pertama di tingkat PPK) 2. Klik menu “Edit BAST” pada kolom Aksi tabel yang tertera 3. Isi seluruh data yang diminta pada kolom yang disediakan sesuai dengan kebenaran data 4. Setelah semuanya terisi, klik menu “Simpan” Catatan :  Menu ini WAJIB diisi setelah barang diserahkan ke masing – masing badan penyelenggara – PPK, PPS, dan TPS  Jumlah yang tercantum dalam BAST merupakan jumlah pengadaan sesuai dengan REGULASI yang berlaku



Rekap Biaya Distribusi

Menampilkan informasi total biaya distribusi setiap PPK, PPS, dan TPS

Klik dan lihat informasinya



Rekap Pemilih dan Badan Penyelenggara

Menampilkan rincian jumlah PPS, TPS, dan Pemilih setiap Kecamatan di wilayah Kabupaten/Kota yang bersangkutan




Rekap Personil

Menampilkan jumlah personil PPK dan PPS yang telah diinput oleh satker




Rekap Wilayah Prioritas Distribusi

Menampilkan rincian jumlah dan wilayah prioritas distribusi yang ada di wilayah satker yang bersangkutan

Klik dan lihat informasinya, jika ingin melihat lebih detil silahkan arahkan kursor ke salah satu nama Kecamatan dan klik

No

Menu

Fungsi




Rekap Biaya Transport

Menampilkan jumlah biaya transport orang di wilayah satker




Monitoring Pengadaan Barang

Menampilkan progres pengadaan yang dilaksanakan oleh penyedia pada tingkat satker yang bersangkutan




Monitoring Distribusi Logistik

Melihat prosentase pelaksanaan pengiriman logistik setiap Kecamatan atau PPK




Monitoring Penerimaan Barang Sementara

Menampilkan progres penerimaan barang sementara yang dilaksanakan oleh penyedia pada tingkat satker yang bersangkutan




Monitoring Kekurangan Logistik Pemilu

Menampilkan jumlah logistik yang diproduksi, diterima dan kekurangan logistik jenis logistik


Jakarta, Juni 2015 Biro Logistik

[PETUNJUK PENGGUNAAN]

Recommend Documents