AM interim vierkant voor verbinding
Perspectief voor het TT- Festival
September 2015 A.J. Mewe Procesmanager TT-Festival
Inhoud 1.
Opdracht ........................................................................................................................................ 2
2.
Inleiding en samenvatting ............................................................................................................. 3
3.
Uitwerking te bereiken doelen en resultaten ............................................................................... 5
4.
Uitwerking projectaanpak ............................................................................................................. 8
5.
Rapportage op hoofdlijnen ............................................................................................................ 9
6.
Keuzes in vormgeving en uitvoering 2015 .................................................................................. 11
7.
Overleg met stakeholders............................................................................................................ 16
8.
Lijnen naar de toekomst .............................................................................................................. 18
9.
Toekomstbestendig organiseren ................................................................................................. 21 9.1.
Organisatie / structuur..................................................................................................... 21
9.2.
Financiën gemeente......................................................................................................... 24
9.3.
Bijdragen van derden. ...................................................................................................... 26
10.
Communicatie .............................................................................................................................. 29
11.
De ambitie .................................................................................................................................... 30
12.
Stabiel, robuust en zeker ............................................................................................................. 32
13.
Crowdmanagement ..................................................................................................................... 33
14.
Evenwicht tussen kosten en baten.............................................................................................. 34 14.1
Terrassen c.a. ................................................................................................................... 34
14.2
Campings en hotels .......................................................................................................... 35
15.
Draagvlak bij (andere) doelgroepen ............................................................................................ 37
16.
Festival en consumptiegedrag ..................................................................................................... 38
17.
Consolideren en uitbouwen ........................................................................................................ 39
18.
Hoofdlijn van de aanbevelingen .................................................................................................. 41 Bijlage 1 Samenstelling Projectgroep ............................................................................................ 44 Bijlage 2 Overzicht van gevoerde gesprekken ............................................................................. 45 Bijlage 3 Inkomsten ....................................................................................................................... 46 Bijlage 4 Beschikbaar gestelde middelen ..................................................................................... 47
1
1.
Opdracht
Het college van Burgemeester en Wethouders van Assen heeft voor de organisatie van het TT-Festival een procesmanager aangetrokken. Deze heeft als opdracht het geven van sturing aan en bewaking van het gehele proces TT-Festival gemeente Assen 2015 en 2016. Daarbij wordt een relatie gelegd tussen de activiteiten die de gemeente onderneemt en laat ondernemen enerzijds en andere belanghebbenden en betrokkenen in de stad anderzijds. Tot die betrokkenen worden in elk geval gerekend de zgn. ambitiepartners als bedoeld in het ambitiedocument (september 2013), alsmede andere partijen in de Asser samenleving die een bijdrage kunnen en willen leveren aan het succesvol organiseren van de TTactiviteiten. Voor de buiten het circuit plaatshebbende activiteiten (aan te duiden als TTFestival) zal in 2015 de gemeente de regie voeren c.q. de uitvoering onder haar verantwoordelijkheid doen plaatsvinden; voor de jaren daarna zal een andere vorm van organiseren worden doorgevoerd waarin de gemeente een minder directe verantwoordelijkheid voor de organisatie en uitvoering zal dragen.
Anders gezegd: De procesmanager heeft de opdracht om te kijken op wat voor wijze de festiviteiten rond de TT in zowel organisatorisch als financieel opzicht van een stevig fundament kunnen worden voorzien. Dat geldt voor zowel de editie 2015 als ook het TTFestival in 2016 en volgende jaren. Het ambitiedocument zoals door de gemeenteraad en “stakeholders” is vastgesteld zal daarbij leidend zijn. Belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van de procesmanager is het onderhouden van contacten met en het leggen van verbindingen tussen betrokken partijen. Deze opdracht heeft een directe relatie met het besluit van de gemeenteraad van Assen op 4 december 2014 over de aanpak van het TT-Festival.
2
2.
Inleiding en samenvatting
In dit advies heb ik gekozen voor een beschrijvende opzet om op die wijze de lezer mee te nemen in de ontwikkeling die heeft geleid tot een succesvol verloop van het TT-festival 2015. Essentieel, omdat daarin de basis is te vinden voor het advies voor de komende jaren. Hieronder vat ik het advies samen in een vijftal kernpunten: 1. Verzelfstandiging festivalorganisatie. Sluit aan bij de organisatieopzet en werkwijze die in 2015 succesvol is gebleken. Dat betekent op korte termijn de opdracht geven aan de daarvoor ingerichte gemeentelijke projectorganisatie om de voorbereidingen voor 2016 ter hand te nemen. Voeg de kermisactiviteiten als onderdeel toe aan de organisatie van het festival. Besluit om de festivalorganisatie onder te brengen in een op te richten zelfstandige rechtspersoon die het organiseren van het festival door en in samenwerking met lokaal betrokkenen ( in het bijzonder de horeca) tot doel heeft overeenkomstig de ingezette werkwijze/gedragslijn; neem de tijd om de oprichting en inrichting van die stichting vorm te geven. 2. Overeenkomst inzake Vermaakgebieden. Koppel terrasvergunningen en ontheffingen c.a. voor het festivalgebied aan een periode van 51 weken en zonder de week van het TT-Festival daarvan uit. Voor die week is er sprake van één centrale festivalorganisator (t.z.t. de nieuwe rechtspersoon) die op basis van overeenkomsten met gegadigden kavels toedeelt binnen het festivalgebied waarvan de toestemming om een terras of ander uitgiftepunt te exploiteren onderdeel is tegen overeengekomen tegenprestatie. 3. Financiële bijdrage gemeente. Zorg voor een stabiele en toekomstbestendige organisatie voor de komende jaren. Dat vereist een financiële basis voor de hoofdtaken van de toekomstige rechtspersoon: toereikend budget voor de faciliterende en veiligheidstaken en voor de personele bemensing van de festivalorganisatie. Naar schatting is een vast (te indexeren) budget van € 460.000,00 daarvoor benodigd. Daartegenover wordt aanbevolen om de werkelijke kosten die de gemeente voor het festival maakt goed in beeld te brengen (daarvoor dus opdracht ter geven); in de nieuwe opzet - en dat geldt naar verwachting ook al voor 2015 – zal een kostenbesparing mogelijk zijn. 4. Inkomsten derden. Overleg als gemeente met belanghebbenden/betrokkenen bij het TT-Festival om te komen tot afspraken over een reële en structurele bijdrage in de kosten. Tot deze groep behoren in elk geval: Het TT-circuit, de Provincie Drenthe, exploitanten van hotels en van campings in Witten. 5. Fasering in de tijd Neem waar mogelijk ( met inachtneming van het gestelde onder 1) de tijd en
3
daarmee de ruimte om op zorgvuldige wijze, in overleg en samenspraak met betrokkenen, invulling te geven aan de definitieve vormgeving. De overleggen die daarvoor nodig zijn zullen door en vanuit de gemeente geïnitieerd en gevoerd moeten worden. Streef naar een startmoment van de definitieve organisatievorm in de loop van 2016, uiterlijk per 1 januari 2017.
De verdere verduidelijking en uitwerking van deze hoofdpunten treft u verder in de tekst van deze rapportrage aan. De belangrijkste advieselementen heb ik, meer gedetailleerd, voor de duidelijkheid in hoofdstuk 18 bijeen gebracht. Het spreekt vanzelf dat ook de aspecten die niet in de samenvatting (opnieuw) zijn benoemd, in de uitwerking wel aandacht behoeven.
4
3.
Uitwerking te bereiken doelen en resultaten
De opdracht kent een inrichtings- en uitvoeringsfase voor 2015 en een (door)ontwikkelfase voor 2016. Voor een groot deel hebben de processen raakvlakken en lopen ze in elkaar over. Om tot een goede advisering over en aanzet voor de aanpak voor 2016 en volgende jaren te komen, zijn de ervaringen 2015 van groot belang. Bovendien moest rekening gehouden worden met het ontwikkelen van voldoende snelheid in de daadwerkelijke organisatie en uitvoering om het festival 2015 nog tijdig en kansrijk rond te krijgen. In die zin zijn de doelen voor de korte en de langere termijn van elkaar te onderscheiden en komen deze hieronder ook afzonderlijk aan de orde. Doelen voor 2015 Door de verantwoordelijk wethouder van Assen is in de startbijeenkomst voor de projectorganisatie samengevat het volgende meegegeven voor 2015: -
Realistisch, haalbaar en betaalbaar; Draagvlak vergroten voor het evenement; Ambitieverwachtingen managen; Ondernemersverwachtingen managen Ervaringsjaar voor 2016; Asser podium; Spreiding podia (variatie in acts); Motor en muziek;
Subdoelen: -
Behoud balans inrichting van de binnenstad versus TT Festival; De binnenstad als evenemententerrein; Inzicht krijgen in de bezoekersaantallen in relatie tot het evenemententerrein; Veiligheid voor bezoeker en inwoner; Creëren van draagvlak en een positieve houding bij de stakeholders voor het festival in 2015 en verder; Stimuleren van financiële bijdragen ten behoeve van het TT Festival; Uitvoering binnen financiële kaders; Bewaking balans tussen (de belangen in) de omgeving en het festival.
5
Resultaat 2015 Resultaat moet zijn: een geslaagd TT Festival 2015 binnen de beschikbaar gestelde middelen met de ambitie zoals die door College en Raad is uitgesproken in de raadsvergadering van 4 december 2014. Uit de behandeling van het onderwerp in de raadsvergadering is af te leiden dat de Raad met een geslaagd festival bedoelt (samenvattend): een veilig verloop van het festival, vooraf een positieve houding van de stakeholders wat blijkt uit positieve verhalen in de media en op social media en een gemiddeld positieve waardering door de bezoeker en de overige stakeholders na afloop van het festival.
Doelen voor 2016 en verder In het door de ambitiepartners TT op 17 maart 2013 getekende ambitiedocument1 zijn onderstaande ambities beschreven. Het TT Festival moet: - Minimaal 4 dagen duren; - 100.000 bezoekers over de volle breedte per dag trekken gedurende ten minste 3 dagen; - Door minimaal 30% van de Asser bevolking bezocht worden (draagvlak); - Een evenement met nationale en internationale exposure zijn en landelijke bekendheid genieten; - Een kapstok zijn naar de ‘motor’ (in de breedste zin van het woord); - Het Festival zal onderscheidend moeten zijn ten opzichte van het brede festival aanbod in de Nederlandse leisure markt; - Het onderscheidende karakter moet een acquirerende werking hebben op de bezoekersaantallen; - Een begrip worden in de (inter)nationale ‘motorwereld’ (hoog gewaardeerd); - Een meerwaarde zijn voor bezoekers van de TT races en moet een reden tot langer verblijf zijn; - Versterkend zijn aan de TT races en andersom; - Naast de TT races staan: de bezoeker moet meer elementen halen uit een bezoek aan het Circuit en uit het festival en elkaar daarin versterken; - Zich naast de binnenstad ook afspelen in andere delen van Assen, de Provincie Drenthe en de regio Groningen. Naast deze ambitie heeft de verantwoordelijk wethouder van Assen het volgende meegegeven:
1
De ambitiepartners zijn: Gemeente Assen, Provincie Drenthe , TT Circuit Assen, Gilde Bart Assen, Parkmanagement Assen, MKB Assen Binnenstad, Koninklijke Horeca Nederland, afd. Assen.
6
-
In 2015 beginnen met bouwen en op afstand zetten van de organisatie van het TT Festival; TT Circuit meer zichtbaar in de stad, stad meer zichtbaar op het TT Circuit; TT-feest samen met de binnenstad; Geld ‘terugploegen’ naar de stad; Fonds vormen voor volgende jaren.
Resultaat 2016 en verder In 2015 wordt parallel aan de organisatie van het TT Festival 2015 gewerkt aan een aanpak om het ambitiedocument, samen met ambitiepartners te realiseren. Vervolgens kan de ontwikkeling plaatsvinden van een geschikte organisatie- en rechtsvorm waarin de ambitiepartners zijn betrokken en een substantiële bijdrage leveren.
7
4.
Uitwerking projectaanpak
Naast het aantrekken van een procesmanager met de eerder omschreven opdracht is een (gemeentelijk) projectleider aangesteld. De externe procesmanager en de interne projectleider vormen samen een duo. De procesmanager focust op het (overall) proces, onderhoudt contacten met ambitiepartners en stakeholders en bouwt aan de opgave voor 2016 en verder. De projectleider focust op het projectteam en organiseert het festival in de stad in 2015 en trekt samen met de procesmanager op in het onderhouden van contacten voor zowel 2015 als 2016 en verder. De projectorganisatie bestaat intern naast de projectleider uit een coördinator uitvoering TT, een juridisch adviseur, een bestuurlijk adviseur en administratieve ondersteuner. Vanuit de disciplines Verkeer, Uitvoering, Communicatie en Financiën zijn medewerkers aangewezen als (intern) projectgroeplid voor op die terreinen relevante onderwerpen.2 De procesmanager heeft in de organisatieopzet een rechtstreekse lijn met de gemeentesecretaris. Na het vertrek van de toenmalige gemeentesecretaris is de opdrachtgeversrol waargenomen door de heer F. Ligthart, eenheidsmanager BMA. De contacten vanuit het project/de projectorganisatie met het College van B&W verlopen via de procesmanager. Vanuit het College is wethouder Wiersema de eerstverantwoordelijke portefeuillehouder voor het TT-Festival; wethouder Hoogeveen is daarbij rechtstreeks betrokken voor het aandachtsgebied economische zaken. Vanaf de start is ervoor gekozen om de gemeentelijke lijnactiviteiten op de terreinen van veiligheid, vergunningverlening en handhaving niet een rechtstreekse plek te geven in de projectorganisatie. Deze eigenstandige verantwoordelijkheid van de gemeente en (deels) meer in het bijzonder van de burgemeester, wordt zodoende niet “vermengd” met de belangen en doelen van degenen die verantwoordelijk zijn voor het vormgeven en uitvoeren van het festival. Een open verbinding voor informatie-uitwisseling is op deze aspecten essentieel en daarom geregeld.
2
Zie voor de gedetailleerde samenstelling van de projectorganisatie de betreffende bijlage 1
8
5.
Rapportage op hoofdlijnen
In het voorgaande is geschetst welke uitgangspunten voor doelstellingen en organisatie werden gehanteerd om aan de slag te gaan met het organiseren van het TT-Festival 2015 en het adviseren over de inrichting en opzet voor de jaren daarna. Dit advies bevat geen alles omvattende evaluatie van het TT-Festival 2015. In dit advies wordt vooral terug gekeken op de structurering, werkwijzen en samenwerking die het festival 2015 hebben gekenmerkt. Daarover is zowel met de direct betrokken horecaondernemers als met de ambitiepartners overleg gevoerd. Ook met de veiligheidsdiensten is gesproken over het verloop van het festival 2015. De bevindingen uit deze overleggen zijn gebruikt voor de verdere advisering over de inrichting van structuur en samenwerking voor de komende jaren. Een evaluatie van de uitvoeringsaspecten van het festival is met de diverse betrokkenen in de projectorganisatie ter hand genomen; de resultaten daarvan kunnen benut worden voor de uitvoeringsorganisatie van volgende jaargangen van het festival. We besteden in het volgende hoofdstuk vooral aandacht aan de voor 2015 gemaakte keuzes en de overwegingen daarbij. Die overwegingen zijn in het algemeen van tweeërlei aard: 1. de gemaakte keuze maakt de goede en tijdige organisatie van het festival in 2015 kansrijker, dus een praktische afweging; 2. De gemaakte keuze sluit aan op de gestelde ambities en doelen en biedt de mogelijkheid om op langere termijn houdbaar te zijn.
Voor de totstandkoming van het festival 2015 en de advisering voor de jaren daarna, is veel overleg gevoerd met “stakeholders”. Dat was niet alleen wenselijk met het oog op de beoogde kwaliteit en robuustheid van het te organiseren festival 2015 en advisering 2016 e.v., maar vooral ook om een goed draagvlak te creëren bij alle betrokkenen. Dat was nodig geworden omdat uit de evaluatie 2014 is gebleken3 dat gebrek aan vertrouwen een belangrijk element was in de fricties in de editie 2014. “Vernieuwd draagvlak” werd daarin als eerst noodzakelijke stap ter verbetering aangereikt. In de bij dit advies gevoegde bijlage is een overzicht gegeven van de belangrijkste contacten die er in dit kader zijn geweest4. In de afgelopen jaren is al heel veel aan het papier toevertrouwd over ambities, toekomstige ontwikkelingen, analyse van het verloop van het festival e.d. De voorhanden analyses en aanbevelingen maken het opnieuw grondig uitpluizen van de ins en outs overbodig. De eerdere documenten zijn op veel onderdelen nog steeds bruikbaar en hebben ook mede gediend voor de keuzes die dit jaar zijn gemaakt.
3 4
Eindrapport Evaluatie TT Speed Week 2014; AXIS 24 september 2014 Gesprekkenlijst; bijlage 2
9
Dit advies beoogt vooral, op basis van en voortbouwend op eerdere beleidskeuzes en op de ervaringen 2015, een concrete en praktische aanzet te geven voor een duurzame structurering en organisatie van het TT-Festival in de toekomst.
Dit sluit ook aan bij de besluitvorming in de gemeenteraad van 4 december 2014. Toen werd het besluit genomen om 1. kennis te nemen van de resultaten van de evaluatie TT Speed Week 2014 zoals vermeld in het rapport van onderzoeksbureau Axis; 2. te kiezen voor scenario 2b, opnieuw beginnen In het daaraan ten grondslag liggende voorstel van het college wordt daarover het volgende gezegd: “Gelet op deze ontwikkelingen hebben wij – conform het advies uit het evaluatierapport van aXis - besloten te kiezen voor scenario 2b: Opnieuw beginnen. Op dit moment voeren wij gesprekken met stakeholders over de TT 2015 en volgende jaren. In deze gesprekken ontmoeten wij een positieve grondhouding bij zowel stakeholders, als ondernemend Assen. De rode draad in deze gesprekken is ‘hoe kunnen we de regionale economie optimaal inzetten bij het realiseren van onze ambities.’ Zodra de voortgang in deze gesprekken hiertoe aanleiding geeft, informeren wij u hierover. Uitgangspunt blijft het in uw vergadering van 23 oktober 2013 vastgestelde rapport over de toekomst van het TT festival. De daarin vastgestelde ambitie blijven wij nastreven. Dit betekent ook dat wij blijven werken aan het op afstand brengen van het evenement van de Gemeente Assen. Het jaar 2015 zal in dat opzicht een ‘tussenjaar’ zijn, waarin we twee sporen bewandelen. Enerzijds de organisatie van de TT Speed Week 2015 binnen de beschikbare tijd, geld en middelen, maar wel in het licht van de door uw raad vastgestelde ambitie. Anderzijds werken we in 2015 aan het op afstand brengen van de TT Speedweek voor 2016… “ Het College formuleert dat in de brief aan de raad van 27 november voorts als volgt: “Vanwege de beperkte tijd en financiële middelen die voor 2015 [beschikbaar zijn], is besloten om in 2015 de organisatie van het festival tijdelijk ‘terug te pakken’. Dit betekent dat de gemeente opdrachtgever is en de regie voert op het totaal. Parallel aan de organisatie van het festival in 2015, wordt gestart met de ontwikkeling van een stabiele organisatie voor de toekomst. Dat betekent werken aan een geschikte organisatie- en rechtsvorm, de betrokkenheid en bijdrage van ambitiepartners. Maar ook een nadere uitwerking van het tijdpad waarbinnen wij het ambitiedocument, samen met de ambitiepartners, willen realiseren.”
10
6.
Keuzes in vormgeving en uitvoering 2015
In dit hoofdstuk wordt weergegeven welke beslissingen zijn genomen en doorgevoerd in de wijze van organiseren van het TT-Festival 2015. Daarbij gaat het vooral om de organisatiekant, de toedeling en invulling van taken, activiteiten en verantwoordelijkheden. De ervaringen die daarmee worden en zijn opgedaan zullen een grote rol spelen in de keuzes die voor een stabiele structurele vormgeving vanaf 2016 zullen worden voorgesteld. In die zin wordt vooruit gewerkt en gedacht voor de jaren die komen. Met deze aanpak worden óók in deze editie 2015 stappen gezet om waar dat kan invulling te geven aan de geformuleerde doelstellingen en ambities of daarvoor de bodem te leggen.
-
Gemeente neemt het voortouw in en verantwoordelijkheid voor de organisatie van het festival 2015. Zij stelt een procesmanager aan voor de begeleiding van de organisatie.
-
Naast de procesmanager is een (interne) projecteider aangewezen in de persoon van S. ten Bosch, die de daadwerkelijke organisatie en coördinatie tot zijn taak mag rekenen; dat betekent dat deze in nauw overleg met de procesmanager alle uitvoerende activiteiten ter hand kan nemen die nodig zijn om tot een geslaagd festival 2015 te komen. De projectorganisatie bestaat naast de projectleider uit een assistentprojectleider/coördinator uitvoering, mevr. T.Boor (fulltime) en een administratieve ondersteuner mevr. S. ten Wolde-Vugt (parttime). De ingestelde (interne) projectgroep bestaat uit functionarissen die vanuit verschillende disciplines inbreng hebben in de organisatie van het festival (communicatie, juridische aspecten, verkeer, uitvoering, financiën).
-
Besloten is om af te stappen van de titel TT Speedweek Assen en de binnenstadfestiviteiten in relatie tot de TT weer te gaan aanduiden met de titel TT-Festival Assen. Dat levert herkenning op en herinnering aan eerdere edities. Daarvoor gehanteerde formats in publicitaire uitingen kunnen desgewenst weer gebruikt worden.
-
Onder andere met het bestuur van MKB Binnenstad zijn meerdere gesprekken gevoerd om tot een goede afstemming van activiteiten en verwachtingen te komen en zo het draagvlak voor de te kiezen opties zo groot mogelijk te maken. Mede naar aanleiding van deze gesprekken is besloten om de heer R.Obbes in te schakelen als coördinator horeca onder aansturing van de gemeentelijke projectleider ( betaalde opdracht voor één dag per week ). Zijn hoofdactiviteiten in dit verband zijn het “Ophalen van belangen /wensen horecaondernemers, deze samenbrengen en met elkaar verbinden”:
11
-
Aanspreekpunt zijn voor de horecaondernemers gedurende de voorbereiding van het festival Adviseren aan de horeca over centrale inkoop en partijen waarbij ingekocht kan worden Deelnemen aan het afstemmingsoverleg Adviseren en meedenken in de marketing/communicatie
Hoewel betrokkene geacht wordt deze taken onafhankelijk van zijn overige beroepsmatige werkzaamheden te verrichten, is daarmee toch een link gelegd naar zowel VVV als MKB. -
Zoveel mogelijk naar voren halen in de tijd van het opstellen van en te voeren discussie over alle te stellen eisen, voorwaarden en verplichtingen. Dit zowel met het oog op vergunningverlening als ook met het oog op de veiligheidsaspecten die daarbij betrokken zijn. Er moet voldoende tijd zijn om zaken goed te regelen, enige waarborg in te bouwen dat dienovereenkomstig wordt gehandeld en de beoordelende overheidsinstanties in staat te stellen tot een adequate toetsing te komen, met voldoende ruimte voor eventueel noodzakelijke bijstelling.
-
Aansluitend bij de verantwoordelijkheid van de gemeente voor het festival 2015, is besloten dat de gemeentelijke festival-projectorganisatie voor de festiviteiten en alles wat daarbij hoort de vergunningaanvrager en de vergunninghouder is. Daarmee wordt bereikt dat er heldere en eenduidige afspraken gemaakt kunnen worden voor het geheel en de toezichthoudende instanties niet voor het vraagstuk van afstemming, bemiddeling e.d. komen te staan ten overstaan van meerdere vergunninghouders met eventueel van elkaar verschillende belangen.
-
Het voorgaande sluit aan bij de keuze om de Binnenstad voor de TT-festiviteiten onder te verdelen in “kavels” c.q. vermaakgebieden waarop ondernemers kunnen intekenen. Tegenover de mogelijkheid om via een bruikleenovereenkomst “om niet” zo’n kavel binnen de aangegeven grenzen te exploiteren tijdens het festival staat een te leveren tegenprestatie: zorgen voor kwalitatief goed vermaak in de vorm van muziek of anderszins. De gemeentelijk projectleider beoordeelt dat. Afstemming via de externe projectgroep, waaraan de bruiklener moet deelnemen, is verplicht.
-
In aansluiting aan het vorige punt: de gemeente voorziet in de facilitaire randvoorwaarden en de benodigde maatregelen voor en kosten van beveiliging. Deze keuzes dragen eraan bij om de gemeente minder of geen rol te laten spelen in de organisatie en exploitatie van de vermaak onderdelen. Daarvoor wordt een beroep gedaan op de bruikleners c.q. horecaondernemers die hun ondernemerszin daarin kunnen ontplooien.
-
De facilitaire en beveiligingszaken worden zoveel mogelijk “in de markt” gezet. Dat geldt voor de realisatie van bijv. de benodigde stroomvoorzieningen, hekwerken e.d.. Het geldt ook voor het ontwikkelen van het Veiligheidsplan: het opstellen daarvan is opgedragen aan een externe deskundige. Het uitvoeren van de daadwerkelijke beveiliging is eveneens aan een – andere – professionele organisatie gegund na
12
aanbesteding. De gemeente treedt ook op deze terreinen vooral op als organisator en regisseur en houdt zich zo min mogelijk bezig met de daadwerkelijke uitvoering. -
Het eerdere besluit om voor 2015 voor de TT-Festival-activiteiten geen precariosysteem te hanteren zoals dat in 2014 gold, past bij de gekozen benadering. Financiële inbreng van ondernemers wordt nu immers geëffectueerd via de bruikleenverplichtingen om activiteiten te organiseren en te bekostigen; dit leidt tot een eigen verdienmodel voor de bruiklener per kavel.
-
De gemeente neemt/houdt in 2015 de verantwoordelijkheid voor de organisatie van de kermis.
-
Voor het vormgeven van het festival 2015 wordt qua fysieke inrichting waar dat mogelijk is gebruik gemaakt van het format 2013. Dat helpt om de te bereiken overeenstemming over de veiligheidsaspecten en daaraan te stellen eisen te vereenvoudigen omdat gebruik kan worden gemaakt van eerder opgedane ervaring. Afwijking van het format 2013 wordt in elk geval voorzien voor de gewenste toevoeging van motor-elementen ( motor terug in de stad en verbinding met het TTcircuit ). Er zal een afzonderlijk vermaakgebied worden ingericht met motor gerelateerd vermaak. Maar ook de keuze om de vermaakgebieden in kavels uit te geven met gebruikmaking van bruikleenovereenkomsten leidt tot vernieuwing van eerdere concepten/formats.
-
In samenwerking met het TT-circuit is voor de editie 2015 besloten tot gezamenlijke communicatie/reclame/marketing op onderdelen die zich daarvoor lenen.
-
Bij de invulling van de activiteiten in de vermaakgebieden is rekening gehouden met het terugbrengen van motoractiviteiten in de stad. De programmering van de kavel Weiersstraat is daarop toegesneden. Als trekker voor de invulling heeft het Drenthe College zich willen committeren: mooie start voor het nadrukkelijker betrekken van jeugd en onderwijs bij het festival. Ook het laten organiseren van de bekende motortoertocht en de traditionele Nightride door de stad dragen bij aan het zichtbaar maken van de verbinding tussen het motorgebeuren en het festival. .
-
Financieel vraagt het festival 2015 veel aandacht en souplesse. Bijdragen van derden die eerder aan de orde waren, zijn mede door de ervaringen 2014 nu niet meer vanzelfsprekend gebleken. Het is dan ook van groot belang om uitsluitend uitgaven te doen waarvan de dekking verzekerd is. Naast de verdienmodellen die de ondernemers per vermaakgebied daartoe hanteren en waarvoor zij dus hun nek uitsteken en risico lopen, is voor de gemeente leidend en bepalend het bedrag van € 240.000,00 dat in de gemeentebegroting voor dit doel beschikbaar is, te verhogen met het bedrag van € 30.000,00 at begroot is als bijdrage voor het TT Night Ride. Dat bedrag wordt geheel ingezet op de taken en rollen die de gemeente bij dit festival
13
heeft: vooral zorgen voor de benodigde faciliteiten in de openbare ruimte en voor de vereiste veiligheidsmaatregelen. Daarnaast heeft de provincie Drenthe een aanvraag voor een beperkte bijdrage in de kwaliteit van de programmering gehonoreerd. In bescheiden mate is er inmiddels sprake van sponsoring. Het Asser bedrijf Bestrating.nl treedt op als hoofdsponsor; Gilde Bart heeft ook voor 2015 een bijdrage gegeven. Veder sponsort Eurol lubricants in de kosten van bebording naar safe parking en zijn bijdragen gegeven door het Ondernemersfonds en door de Rabobank, Sligro en Univé. Zie voor deze financiële gegevens bijlagen 3 en 4. -
In een bijeenkomst met de breed uitgenodigde horecaondernemers en andere stakeholders zijn op 27 januari 2015 de hoofdzaken voor zover die toen bekend waren gedeeld en besproken. Daar bleek een grote bereidheid te zijn om mee te denken in het verder uitwerken van die aanpak. Die bereidheid was zodanig dat op 29 januari een vervolgbijeenkomst gepland kon worden en gehouden is met ondernemers die daadwerkelijk interesse hebben in een bruikleenovereenkomst voor een of meer kavels. De discussie over de precieze inhoud van de bruikleenovereenkomsten kon worden afgerond met de – feestelijke – ondertekening daarvan op 12 februari 2015. Cruciaal daarin is de bereidheid van de ondernemers om de verschillende podia in de vermaakgebieden risicodragend te exploiteren en daarmee hun belangrijke bijdrage te leveren aan het organiseren en welslagen van het festival. De gemeentelijke projectorganisatie werd daarmee in staat gesteld haar stimulerende, coördinerende en faciliterende rol goed in te vullen.
-
Vanaf dat moment is onder leiding van de projectleider wekelijks (en een beperkte periode 2-wekelijks) met de bruikleners, dus de betrokken horecaondernemers, overlegd en afgestemd in projectgroepverband.
-
De gekozen taak- en verantwoordelijkhedenverdeling heeft geresulteerd in tijdig en volgens planning bij de gemeente indienen van de vergunningaanvraag en benodigde stukken (waaronder het Veiligheidsplan) om de betrokken instanties voldoende tijd te geven voor toetsing . Deze documenten voor het gehele festival zijn, nadat daarover ook al informeel vooroverleg met de toetsende instanties was geweest, alle begin april beschikbaar gesteld in definitieve vorm. Toetsing kon daardoor goed en tijdig plaatsvinden. De geringe aanpassingen die vervolgens nog nodig waren konden dus ook gemakkelijk en tijdig worden doorgevoerd. Aan alle kanten leverde deze aanpak rust, zekerheid en daarmee positieve samenwerking op.
-
In samenwerking met de Universiteit Twente en Sensor City is een meting gerealiseerd van bewegingen van het publiek tijdens het festival in de binnenstad. Dit biedt inzicht in patronen en mogelijke effecten van programmering. Uit een oogpunt van crowdmanagement kan dit toegevoegde waarde hebben voor de keuzes t.a.v. programmering voor komende festivals. De waarde zal vooral ontstaan na grondige evaluatie van de verzamelde gegevens (die wordt gedaan door studenten van de UT) en herhaalde metingen in de komende jaren.
14
De hier weergegeven keuzes en geëffectueerde aanpak hebben ervoor gezorgd dat waar mogelijk invulling is gegeven aan uitgesproken ambities en doelstellingen voor de korte termijn, met een doorkijk naar de effecten voor 2016 en volgende jaren. Daarbij zijn ook de aanbevelingen meegenomen die in het rapport Evaluatie TT Speed Week 2014 zijn verwoord. In dat rapport werden ook “drie harde randvoorwaarden” geformuleerd voor het vervolg:
Vernieuwd draagvlak voor het uitwerken van de ambities Heldere en robuuste financiering Het onverkort handhaven op de afgesproken tijdlijn.
Door de gevolgde werkwijze en gekozen aanpak is aan deze randvoorwaarden ook in 2015 nadrukkelijk gewerkt en in belangrijke mate voldaan. In het vervolg van deze rapportage wordt op onderdelen nader ingegaan. Duidelijk moge zijn dat de keuze voor de zgn. variant 2b: opnieuw beginnen, in de aanpak en uitvoering niet heeft betekend dat er teruggegaan is naar een nulsituatie. De opgedane ervaringen en hoofdlijnen uit de evaluatie zijn benut om stappen verder te zetten naar een stabiele vormgeving voor de komende jaren.
15
7.
Overleg met stakeholders
Vanaf de start van de werkzaamheden voor het TT-Festival 2015 onmiddellijk na de besluitvorming door de gemeenteraad op 4 december 2014, heeft er op vele momenten en in diverse samenstellingen overleg plaats gevonden met stakeholders. Immers, het behouden en in sommige gevallen herstellen van goede betrekkingen die nodig zijn voor het gewenste draagvlak onder het TT-gebeuren, was en is één van de speerpunten uit de al meermalen genoemde evaluatie die nadrukkelijk ook bestuurlijk is onderschreven. Een overzicht van de gesprekken die gevoerd zijn, is in bijlage 2 opgenomen. Op deze plek is vooral vermeldenswaard dat er veel bereidheid is bij gesprekspartners om positief en constructief mee te denken – en te werken – aan een kwalitatief goed TT-festijn in brede zin. Dat is ook gebleken uit wat in samenwerking met vele stakeholders - en in het bijzonder met horecaondernemers in de binnenstad - al in 2015 is gerealiseerd. Verder moeten hier genoemd worden de bijeenkomsten die zijn belegd met twee groepen van stakeholders: de in het festival 2015 participerende horeca-ondernemers en de ambitiepartners. Met beide groepen hebben, naast individuele contacten en voor de horeca de projectgroepvergaderingen, gesprekken plaatsgevonden in de maand mei en vervolgens in augustus 2015. Deze gesprekken gingen vooral over de lijnen naar de toekomst. Zij hebben daarmee een belangrijke bijdrage geleverd aan de aanbevelingen die in het vervolg van deze rapportage aan de orde komen. Bewust is ervoor gekozen om in mei, dus voorafgaande aan het TT-Festival van 2015, het eerste gesprek te hebben, gevolgd door een tweede na afloop van de festival-activiteiten 2015. Die keuze heeft ertoe bijgedragen dat, los van een feitelijke (en externe) beoordeling en waardering van het festival 2015, eerst nagedacht kon worden over hoofdlijnen en wenselijkheden rond vormgeving en taakverdeling, kortom over een toekomstbestendige en gedragen structurering. In de tweede sessie zijn de ervaringen van het festival 2015 daarbij natuurlijk volop betrokken. Daardoor werd een mogelijkheid van reflectie gecreëerd die toegevoegde waarde heeft voor het invullen van lijnen naar de toekomst. Hoewel van een andere categorie, zijn ook de verschillende bij de veiligheidsaspecten van het festival betrokken (overheids)diensten en de vergunningverleners en toezichthouders als stakeholders aan te duiden. Voor het festival 2015 is met deze stakeholders ook in een vroeg stadium uitvoerig overleg gestart. Dit om alle betrokkenen in staat te stellen zich tijdig voor te bereiden, hun eigen planning te maken en hen niet voor onnodige verrassingen op het laatste moment te plaatsen. Dat heeft bij de voorbereiding van het festival 2015 zijn vruchten afgeworpen. Deze partners waren hierover zeer tevreden. Het heeft voor een relatieve rust gezorgd in de veelheid van activiteiten die ook voor hen rond zo’n groot festival in de binnenstad aan de orde zijn. Ook met deze stakeholders is na afloop van het festival opnieuw een gezamenlijk overleg gehouden. De elementen daaruit die van belang zijn voor advisering over de duurzame en bestendige structuur, zijn in dit advies meegenomen. Zoals gezegd: de veiligheidspartners waren zeer te spreken over de wijze van voorbereiding en uitvoering van het festival. Dat
16
gold zowel voor de wijze van samenwerken als voor de daadwerkelijke uitvoering gedurende het festival. Voor zover het concrete uitvoeringsafspraken e.d. betreft zullen signalen meegenomen moeten worden bij de daadwerkelijke voorbereiding van het festival 2016. Op deze plaats moet ook stil gestaan worden bij het heel betreurenswaardige incident tijdens de vrijdagavond dat enkele dagen later resulteerde in het overlijden van een mishandelde persoon. Politieonderzoek is op het moment van schrijven van dit advies nog gaande. Het incident vond plaats buiten het kerngebied van het festival waarbinnen het veiligheidsregiem gold; in die buitenring waren alleen verkeerveiligheidsmaatregelen van kracht. De veiligheid van het festival is niet in het geding. Uit de ervaringen van de zijde van de politie blijkt dat het aantal noodzakelijke politieingrepen/-optredens tijdens het festival verder zeer klein was en ook van een zeer beheersbare omvang.
17
8.
Lijnen naar de toekomst
Een stevig fundament en een andere vorm van organiseren met minder directe verantwoordelijkheid voor de gemeente. Zie hier de uitdaging waaraan we nu inhoud moeten geven. Interessant is de vraag die hier eigenlijk aan vooraf gaat: VAN WIE IS HET TT-FEEST? Als op die vraag een helder antwoord is te geven dan kan dat meteen een indicatie zijn voor de toedeling van verantwoordelijkheden. Voor uitvoerige beschrijvingen van de geschiedenis van de totstandkoming en ontwikkeling van het TT-festijn in de gemeente Assen (buiten het TT-circuit) verwijs ik naar daarover verschenen publicaties5. De ontwikkeling die daaruit te destilleren valt is tweeledig, kijkend naar de aard en motivatie van de initiatieven. Het startpunt lijkt gelegen te zijn in vraagstukken van openbare orde, die beheersbaar werden gemaakt door de organisatie van een TT-feest voor de bezoekers aan de races op het circuit. In de loop van de tijd is het feestelijk karakter van een meerdaags festival in de binnenstad meer benadrukt en als waarde en fenomeen op zichzelf gezien. Langs deze lijnen redenerend, is in het TT-Festival een belang herkenbaar van de ( in het bijzonder gemeentelijke) overheid, van het TT-circuit en van de ondernemers die het feest commercieel exploiteren c.q. daar baat bij hebben. (Het vanzelfsprekende belang van de bezoekers aan het festival laat ik in dit verband even buiten beschouwing). Voor de gemeente weegt wellicht het openbare-orde-belang zwaarder dan voor de andere belanghebbenden, maar voor alle drie is een feestelijk en ordelijk verloop van een aantrekkelijk festival in Assen van direct belang. Hoe meer bezoekers worden aangetrokken door een dergelijk feest, hoe beter het is voor de uitstraling en toeschouwersaantallen van de Dutch TT/MotoGP in Assen (en daarmee voor het TTcircuit), voor de uitstraling en PR van de gemeente Assen en voor de ondernemers die daarmee commercieel hun voordeel doen, zowel in directe zin als indirect. Het belang voor de Asser en Drentse samenleving van dit meerdaagse festival wordt gerepresenteerd door de gemeente en de provincie. Zo bezien kan op de vraag wie welke verantwoordelijkheid draagt, kan dragen en wil dragen, geen “digitaal” (zwart/wit) antwoord worden gegeven. Kenmerkend is in deze setting juist dat er verschillende belangen van veel participanten samen komen en dat daaruit verantwoordelijkheden voortkomen. Binnen die gezamenlijke verantwoordelijkheid gaat het vervolgens vooral om de vraag hoe je taken en rollen zo kunt toedelen dat daaraan recht wordt gedaan. Dat vereist ook dat taken en rollen moeten passen bij de aard van de participant en de gevraagde inspanningen en eventuele risico’s in herkenbare verhouding moeten staan tot de opbrengsten die redelijkerwijs verwacht mogen worden.
5
Voor uitvoerige beschouwing: - Ambitiedocument toekomst TT Festival Assen, getekend door de partners op 17 maart 2013 en - Evaluatie TT Speed Week 2014 (rapport aXis), d.d. 24 september 2014
18
Mogelijk dat in de beleving van betrokkenheid, verantwoordelijkheid en daarbij horende inbreng en opbrengst in 2014 scheefgroei is ontstaan. Daardoor zijn de kritische bevindingen in de evaluatie van de jaargang 2014 te verklaren. Niet ieder van de genoemde belanghebbenden heeft zich op adequate wijze als deelgenoot betrokken gevoeld bij organisatie en uitvoering van het festival. Daarom ook is de geformuleerde harde randvoorwaarde van “vernieuwd draagvlak” begrijpelijk en als eerste voorwaarde genoemd. Voor de toekomstige vormgeving en organisatiestructuur is die gezamenlijke verantwoordelijkheid van participanten uitgangspunt. Wil je die goed invullen dan moeten die participanten zich ook gehoord en betrokken weten. Dan moeten ze hun nader te bepalen rol kunnen spelen en inbreng kunnen leveren op acceptabele voorwaarden. De discussie moet niet gaan over de vraag of er sprake is van verantwoordelijkheid voor het welslagen van het gehele festivalgebeuren, maar over de precieze inbreng en taak van de betrokkenen, passend bij hun specifieke positie en rol. Tegen die achtergrond is er voor gekozen om voor de organisatie van het festival 2015 een heldere rolverdeling tot stand te brengen tussen de gemeente en de (horeca)ondernemers. De gemeente heeft geopteerd voor een duidelijke rol als facilitator van het festival naast de specifieke overheidsrol als hoeder van en toezichthouder op de openbare orde. In de opzet zijn die twee rollen bij de gemeente expliciet gescheiden vormgegeven om ook daar vermenging van en onduidelijkheid over taken, rollen en activiteiten te voorkomen. De horecaondernemers in Assen zijn uitgenodigd om hun rol te spelen in het daadwerkelijk inrichten van het festival voor wat betreft het programma dat op de verschillende podia zal worden neergezet (de kavelbenadering). Die handschoen is opgepakt. Het programma is qua inhoud en organisatie van optredens e.d., inclusief alles wat de plaatsing van podium en toebehoren betreft, (risicodragend) ingevuld door horecaondernemers in de binnenstad. Daarop is één uitzondering gemaakt: het plein waarop motoractiviteiten plaatsvinden; vanuit de gemeentelijke projectorganisatie is het Drenthe College bereid gevonden om de organisatie daarvan op zich te nemen. De gemeente heeft haar aandeel in het organiseren van het festival vooral ingekleurd haar rol te pakken als overall-organisator: zij trad op als penvoerder en nam het voortouw in de afweging rond programmering en communicatie en daarnaast door de faciliteiten te realiseren en aan te bieden, inclusief maatregelen voor beveiliging in het openbare gebied. Daarbij is van meet af aan ingezet op uitbesteden van de daadwerkelijke uitvoering via – waar mogelijk na aanbesteding – het verstrekken van opdrachten aan daartoe geëigende bedrijven. Een drietal belangrijke voorbeelden daarvan: opdracht tot het vervaardigen van het Veiligheidsplan, opdracht om de beveiliging uit te voeren, opdracht voor alle voorzieningen voor afzettingen, stroomaansluitingen, aggregaten e.d. Verder is de organisatie van de motortoertocht en van de Nightride eveneens in handen gegeven van een particuliere organisator. De rol van het TT-circuit als mede belanghebbende in het festival, is dit jaar vorm gegeven in ( en beperkt gebleven tot) het gezamenlijk organiseren van de public relations en communicatie van MotoGP en festival in één op heel ruime schaal te verspreiden folder.
19
De keuze om de organisatie van het festival 2015 meer naar de gemeente toe te halen c.q. door de gemeente te laten uitvoeren, was begrijpelijk. Deze positie is steeds als een tijdelijke aangemerkt. Dus is de vraag aan de orde op welke wijze het festival in het vervolg georganiseerd gaat worden. Dat gaat verder dan alleen het antwoord op de vraag naar organisatiestructuur. Direct daarmee samenhangend moeten ook structurele afspraken worden gemaakt over veel van de elementen die in de paragraaf over gemaakte keuzes zijn aangereikt. Van doorslaggevend belang is, dat niet voor ieder festival opnieuw “het wiel moet worden uitgevonden”. Een vorm van routine in format en uitvoering – en dan bedoel ik niet de keuze in de inhoudelijke programmering! – helpt om tot een efficiënte en soepele organisatie en uitvoering te komen. Ik wierp de vraag op van wie het TT-feest eigenlijk is. Die kan het best beantwoord worden met: van Assen en de Assenaren voor Assenaren en veel bezoekers van elders. Asser (horeca-)ondernemingen spelen daarin een belangrijke rol; hetzelfde geldt voor de gemeente waar het de randvoorwaarden en facilitering betreft. En ook het TT-circuit en de provincie moeten in dit verband genoemd worden. Een gedeeld “eigenaarschap” dus, dat je ook terug moet zien in de rol- en verantwoordelijkhedenverdeling.
20
9.
Toekomstbestendig organiseren
9.1.
Organisatie / structuur
De gemeente heeft als uitgangspunt gekozen meer op afstand te willen staan van de daadwerkelijke organisatie van het festival. Betrokkenheid en verantwoordelijkheden van de overheid blijven, maar de gemeente zou niet de “organisator van het feest” moeten zijn. Mede uit opgedane ervaringen blijkt wel dat er veel uitvoerend belanghebbenden en betrokkenen zijn bij het realiseren van het festival. En daarvoor is ook bewust gekozen: zo kun je immers de vooral lokale betrokkenheid in brede zin vormgeven. De belangen en intensiteit daarvan verschillen wel van elkaar. Bovendien gaat het om zowel gespecialiseerde werkzaamheden die door professionals (moeten) worden uitgevoerd en om “nevenwerkzaamheden” van bijvoorbeeld ondernemers in de horeca. Dit leidt er ook toe dat niet op alle betrokkenen hetzelfde beroep kan en moet worden gedaan voor het leveren van inbreng in het geheel van het festival. Wel kan de grote meerwaarde geconstateerd worden van gestructureerd overleg tussen de diverse organisatoren/uitvoerders en een planmatige aanpak in een vroeg stadium van voorbereiding. Daarvoor is een centrale festivalorganisator onontbeerlijk gebleken. De ervaring van 2015 leert dat de gekozen vorm van een aangestelde projectleider goed heeft gewerkt. Zoals in het hoofdstuk over de keuzes 2015 al is aangegeven, is van meet af aan ingezet op het láten organiseren en uitvoeren; de projectleider faciliteert daarin, zorgt voor afstemming en coördinatie en bewaakt gestelde randvoorwaarden. Dat is, juist door de diversiteit en verschillende intensiteit van betrokkenheid van uitvoerders, een omvangrijke klus. En die vereist ook veel flexibiliteit om in te springen waar eventuele problemen ontstaan of uitvoering gevaar dreigt te lopen. De verbinding naar betrokken overheidsinstanties over gebruik van de openbare ruimte, vergunningverlening, toezicht en waarborgen van voldoende preventieve veiligheidsmaatregelen moet eveneens in handen zijn van één herkenbare functionaris die met gezag namens de organisatie naar alle betrokkenen kan opereren. De wijze waarop dat voor 2015 is gedaan, kan daarbij als positief voorbeeld gelden. De kracht van de projectorganisatie werd mede bepaald door de positie (gemeente) en het ontbreken van andere (met name ook commerciële) belangen dan het welslagen van het gehele TTFestival, gecombineerd met een grote inzet en beschikbaarheid. De flexibiliteit, het getoonde inlevingsvermogen en de duidelijkheid in de aanpak op hoofdzaken hebben er aan bijgedragen dat er sprake was van vertrouwen in de gemeente als participant in de festivalvoorbereidingen. Feitelijk was er sprake van fulltime inzet van de projectleider sinds begin december 2014 tot eind juni 2015, daarbij ondersteund door een assistent projectleider / uitvoeringscoördinator en een projectsecretariaat. Daarnaast is inzet geleverd via beschikbaarstelling van formatie-uren voor juridische ondersteuning en voor communicatie. In totaal kan gerekend worden met een inzet van ruim 2,5 formatieplaats
21
gedurende 7 maanden. Daarbij moet de kanttekening worden geplaatst dat de werkelijke inzet qua inspanning en uren aanzienlijk groter is geweest dan deze formele formatieomvang. Er was sprake van een bovengemiddelde werkbelasting voor de betrokken medewerkers. In dit stadium van herstarten was dit ook zonder meer nodig en droeg dit bij aan het welslagen van de editie 2015. Bij voortzetting van de nu beproefde wijze van organiseren en structureren, zal ook voortzetting van de beschikbaarheid en inzet van projectleiding nodig zijn. Gezien de nu opgedane ervaring en voor de editie 2015 gemaakte en vastgelegde formats voor gebruiksvoorwaarden, inrichting openbare ruimte, veiligheidsmaatregelen e.d., is denkbaar dat de inzet op termijn in tijdomvang wat wordt gematigd. Maar naar mijn inschatting zal structureel tenminste sprake moeten zijn van een op jaarbasis fulltime in te zetten festivalorganisator en een toevoeging op meer flexibele basis van bij benadering een halftime formatieplaats projectondersteuning/coördinatie uitvoering op jaarbasis. Ook moet met administratieve ondersteuning en inzet van communicatiedeskundigheid rekening worden gehouden. Deze benadering wordt mede ingegeven door de verderop in deze rapportage nog aan te geven doorontwikkeling van het TT-Festival langs de lijn van de uitgesproken ambities. De voorkeur van de gemeente is om zelf op grotere afstand te staan van de feitelijke uitvoering. In die benadering zou de gemeente dan ook niet zelf de centrale festivalorganisator moeten zijn of een functionaris met deze taak in gemeentelijke dienst moeten hebben. Een afzonderlijke rechtspersoon waarin functie en functionaris(sen) worden ondergebracht is dan nodig. Grote waarde wordt gehecht aan onafhankelijk en zonder (deel)belang kunnen staan voor het belang van het gehele festival en de daaraan deelnemende partijen. Daarom is aanhaking bij een van de in Assen nu bestaande rechtspersonen die een vorm van betrokkenheid hebben bij het TT-gebeuren, niet gewenst. Een speciaal voor dit doel opgerichte rechtspersoon zal hierin moeten voorzien. De keuze voor de stichtingsvorm ligt dan het meest voor de hand, onder meer omdat die qua doelstelling, structuur en inrichting de beste mogelijkheden biedt om aan te sluiten bij wat beoogd wordt. Deze stichting zal als kerndoel hebben het jaarlijks doen organiseren van het TT-Festival met inschakeling van zoveel mogelijk lokaal betrokkenen en het geven van sturing aan al de activiteiten die daarvoor bevorderlijk of vereist zijn. Het ondersteunen door faciliteiten te bieden in de openbare ruimte en te fungeren als coördinatiepunt voor veiligheid en (het aanvragen van) vergunningen behoren daar uitdrukkelijk toe. Dat geldt ook voor het bewaken van en sturing geven aan de kwaliteit van de programmering van het festival. Het zelf organiseren en contracteren van activiteiten op podia behoren níet daartoe, tenzij noodzakelijk voor een evenwichtig programma; in dat geval altijd in nauw overleg met risicodragende participanten en op basis van een sluitend verdienmodel. De functionaris die daarvoor aangesteld moet worden, treedt in dienst van deze stichting en is tevens de bestuurder/directeur van de stichting. De statuten ( en wijziging daarvan) behoeven de goedkeuring van de gemeente, die voor haar oordeelvorming gehouden is nader aan te wijzen (externe) betrokkenen te raadplegen. Daarbij valt te denken aan betrokken binnenstad-horeca, al dan niet via een vertegenwoordigend orgaan, het TTcircuit en (andere) ambitiepartners voor zover die nadrukkelijk commitment tonen. De bestuurder van de stichting staat voor zijn functioneren onder aansturing van een
22
Raad van Toezicht. Deze Raad functioneert daadwerkelijk als toezichtorgaan en niet als uitvoerend orgaan. Daarin is ook geen plaats voor vormen van vertegenwoordiging van belanghebbenden bij het festival. De RvT laat zich uitsluitend leiden door de statuten en het kerndoel. Dat kerndoel is het jaarlijks totstandbrengen van een TT-Festival, gericht op organisatie en uitvoering door en in samenspraak met geëigende ondernemingen en professionals; waar mogelijk moet daarbij sprake zijn van directe binding met de Asser c.q. Drentse samenleving. De Raad van Toezicht voorziet zelf in benoeming van zijn leden, met instemmingsrecht bij de gemeente. De gemeente kan dit recht uitoefenen in overleg met/na raadpleging van betrokken ondernemers. De eerste samenstelling gebeurt door de gemeente. Er zal een keuze gemaakt moeten worden of de leden van de RvT geheel als onbetaalde vrijwilligers worden gezien of dat er een vergoeding tegenover staat en er in relatie daarmee nadrukkelijker eisen aan de leden kunnen worden gesteld t.a.v. kwaliteit en beschikbaarheid. De gemeente heeft een subsidierelatie met de Stichting, op basis van in principe een structureel te verstrekken subsidie. De gebruikelijke subsidievoorwaarden zullen ook voor deze relatie gelden. Daaraan kan desgewenst nog een afzonderlijke overeenkomst worden gekoppeld over de verhouding tussen gemeente en stichting. Nader onderzoek is gewenst naar de mogelijkheid om, in plaats van een subsidierelatie, de verhouding gemeente en stichting vorm te geven door een overeenkomst waarin wederzijdse verplichtingen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. Het tot stand brengen van deze structuur zal niet tijdig genoeg te realiseren zijn om volledig langs die lijn de goede voorbereiding voor het festival 2016 te garanderen. Daarom adviseer ik de gemeente om bereid te zijn om voor het ‘op afstand zetten’ – niet qua besluitvorming, maar wel qua uitvoering – de tijd te nemen. Daarom zal voor het eerste jaar (2016) gekozen moeten worden voor een start met de gemeentelijke projectorganisatie als festivalorganisator en kan de personele bezetting overgaan naar de nieuwe rechtspersoon zodra invulling en formalisering van die rechtspersoon gereed zijn. Het voorgaande kan beschouwd worden als een variant op en verfijning van wat eerder als benadering voor het TT-Festival is gekozen. Het ligt voor de hand dat een vergelijking wordt gemaakt met oprichting en functioneren van de Stichting TT-Speed Week6. De essentiële afwijkingen zitten vooral in enkele basiskeuzes vooraf en in accenten die bepalend zullen zijn voor effectief functioneren. In het voorgaande zijn die beschreven. De condities waaronder een op te richten stichting kan functioneren worden in belangrijke mate mede bepaald door de financiële randvoorwaarden. Daarop wordt in de volgende paragraaf nader ingegaan. Op deze plaats is het goed om nog het volgende aan de orde te stellen. Voor het vergroten van de stabiliteit en robuustheid van de stichting zal het dienstig zijn om ook de organisatie van “belendende” evenementen of activiteiten die qua aard dicht bij de taken van de stichting liggen, toe te voegen. Voor de korte termijn kan daarbij gedacht worden aan de organisatie c.a. van de jaarlijkse TT-kermis: feitelijk gaat het hier om een
6
Zie voor beschrijving van de rol van die stichting de Evaluatie 2014
23
onderdeel van de TT-week/het festival. Daarop wordt in de volgende paragraaf nader ingegaan. Op langere termijn kan het toevoegen van de faciliterende rol voor de organisatie van Koningsdag en/of van het Bevrijdingsfestival eveneens een optie zijn. Het is aan te bevelen daarover na te denken en daarover te overleggen met de huidige organisatoren. Als tot toevoeging wordt besloten dan zou die in 2017 of 2018 kunnen worden geëffectueerd. Uitdrukkelijk níet in 2016, teneinde te voorkomen dat door een samenloop van onder tijdsdruk te realiseren wijzigingen en aanpassingen fouten ontstaan die het proces eerder belemmeren dan verder helpen.
9.2. Financiën gemeente Het voorzien in een toereikende en tevens zekere financiële basis voor het TT-Festival zal onderdeel moeten zijn van een toekomstbestendige oplossing. Dit jaar is gebleken welke risico’s er kleven aan tijdelijke bijdragen, afhankelijkheid van al dan niet toetredende sponsoren en te open toezeggingen om in de toekomst te willen bijdragen. Dit klemt temeer als we ervan uitgaan dat het bij gebrek aan financiële middelen níet organiseren van het festival voor de gemeente eigenlijk geen optie is vanwege de openbare orde problematiek die daarmee annex is. Er zal dus een gezonde financiële basis moeten zijn, met voldoende waarborgen omgeven. Als de trekkersrol aan de eerder beschreven stichting wordt overgelaten en dus buiten de gemeentelijke organisatie wordt geplaatst, zal zo’n basis des te noodzakelijker zijn. Voor dit jaar (2015) is in beeld welke financiële bijdrage in directe zin door de gemeente is verstrekt. Dat betreft het begrote budget voor de festivalorganisatie ter grootte van € 240.000,00 en de (subsidie)bijdrage t.b.v. de Nightride ad € 30.000,00. Samen dus € 270.000,00. Van de bedragen die door ambitiepartners beschikbaar gesteld zouden worden, is aanzienlijk minder gerealiseerd dan in het verleden mocht worden aangenomen. “Gelukkig” was in een vroeg stadium al geconstateerd dat dit het geval zou zijn. Daarom is vanaf het begin er rekening mee gehouden dat met een beperkt budget zou moeten worden gewerkt. Dat is mogelijk geworden door de goede samenwerking met de horecaondernemers binnenstad. Die hebben grotendeels de bekostiging van de festivalactiviteiten in de zin van podia en optredens voor hun rekening genomen. Enige sponsoring is daaraan voor upgrading van de kwaliteit nog toegevoegd. In grote trekken kunnen we stellen dat het budget van € 270.000,00 is benut voor faciliteiten en veiligheidsmaatregelen in het openbare (festival)gebied en de Nightride. Uit de verslaglegging 2015 zal blijken dat dit daarvoor, zij het krap, toereikend is. Indien de ingezette lijn wordt vervolgd en de podia c.a. door daarvan commercieel profiterende ondernemers worden bekostigd, dan kan het gemeentelijke budget in zijn geheel aan de Stichting ter beschikking worden gesteld ter dekking van de kosten van tot haar taak behorende facilitaire en veiligheidsvoorzieningen.
24
Blijft over de bekostiging van de aan te stellen beroepskrachten, straks in dienst van de Stichting. Die mag niet afhankelijk zijn van onzekere inkomsten van derden. Bij voorkeur neemt de gemeente deze organisatiekosten geheel voor haar rekening in de vorm van een subsidie aan de stichting c.q. als onderdeel van de met de Stichting af te sluiten overeenkomst. In feitelijke zin gaat het hier niet om verhoging van budgetten in vergelijking met wat door de gemeente in 2015 aan het festival werd uitgegeven. Immers, de kosten van de projectleider en verdere ambtelijke ondersteuning van de gemeentelijke projectorganisatie werden nu ook door de gemeente betaald. De directe kosten van projectleider, assistent projectleider, administratieve ondersteuning, communicatieondersteuning en bureaukosten kunnen, gerelateerd aan huidige personele kosten, worden geraamd op € 190.000,00 op jaarbasis (basis 2015). Voor een goede beoordeling van de financiële opzet van het festival en de inbreng van de gemeente daarin is het gewenst ook de “verscholen” kosten bij de gemeente in beeld te hebben. Anders ontstaat er een scheef beeld van de werkelijke kosten/uitgaven die met het TT-Festival zijn gemoeid. Voor de gemeente geldt overigens dat door het structureel maken van de gekozen werkwijze voor 2015, in de toekomst gerekend kan worden op aanzienlijk minder bewerkingskosten op het gehele vlak van vergunningen, toezicht en veiligheid. Als immers de inrichting daarvan, afspraken daarover en te treffen maatregelen daarvoor net als in 2015 zeer tijdig beschikbaar zijn, wordt het traject van toetsing, vergunningverlening e.d. aanzienlijk versoepeld en afgeslankt. De aanwijzing van de besparingen die daarmee bereikt worden is moeilijker omdat die zich verspreid in de overheidsorganisatie(s) voordoen. Besparingen daarop, die zeker gerealiseerd worden, zijn maar voor een deel te herleiden tot de begroting van de gemeente; wat bij brandweer en politie aan inzet wordt bespaard door een goede organisatie, blijft voor de gemeente buiten beeld. Een globale inschatting van de ”verscholen” kosten van de gemeente is wel te maken aan de hand van de verantwoording van bestede uren van gemeentelijke medewerkers. Voor 2013 ( het laatste min of mee “reguliere” festivaljaar ) is daarvan een benadering te geven. Drie uitgavencategorieën (bijdrage aan organisator, eigen directe kosten en kosten van ingezette uren) leiden tot een totaal van ongeveer € 460.000,00 conform boekingen die traceerbaar zijn op TT-Festival. Vast staat dat dit bedrag hoger uitkomt omdat een aantal kosten, met name ook uren-inzet, op andere titel (bijvoorbeeld openbare orde en veiligheid, vergunningverlening en toezicht ) worden verantwoord en daarom niet te herleiden zijn tot kosten festival. Voor dit advies ging het te ver om daarop gedetailleerd zicht te krijgen, zo dat al mogelijk zou zijn. Een voorzichtige schatting dat de totale gemeentelijke kosten rond de € 550.000,00 bedragen moet reëel worden geacht.
25
9.3.
Bijdragen van derden.
En dan de bijdragen van derden. Die kunnen zeker niet buiten beschouwing blijven. In de eerste plaats mag gekeken worden naar de bijdrage van het TT-circuit Assen. Gezien de grote en eigenlijk samenvallende belangen van de goede combi van activiteiten van Circuit en festival ligt het meer dan voor de hand dat het Circuit een financiële bijdrage levert aan het festival; het festival levert immers een belangrijke bijdrage aan naam en uitstraling van de MotoGP/Dutch TT én aan het ordelijk verloop daarvan vanuit openbare orde perspectief. Het is dan ook niet onredelijk om een structurele bijdrage van het Circuit in te vragen c.q. te verwachten. De hoogte daarvan is niet objectief vast te stellen. Aansluiting zou gezocht kunnen worden bij de bijdrage die het TT Circuit Assen als ambitiepartner in 2014 beschikbaar heeft gesteld: € 50.000,00. Het was de bedoeling om dat bedrag jaarlijks bij te dragen aan het festival. Een nader bestuurlijk overleg met de circuitdirectie en/of het circuitbestuur over dit punt zal daartoe geïnitieerd moeten worden. Aanvullend hierop is het goed om te weten dat de gemeente nog opbrengst verkrijgt door verpachting van een deel van het circuitterrein aan het Circuit; het gaat hierbij om een bedrag van globaal € 50.000,00 dat in de algemene middelen van de gemeente vloeit. Enerzijds logisch omdat het hier in strikte zin gewoon een pachtopbrengst betreft. Anderzijds is het goed om deze inkomst voor de gemeente in beeld te hebben in de relatie tot de kosten die worden gemaakt voor activiteiten rond de TT, zoals het festival. Daarnaast is het wenselijk voor een bijdrage aan structurele bekostiging van het festival ook nog naar andere belanghebbenden te kijken die nu zonder, of zonder noemenswaardige, tegenprestatie voordeel hebben van het festival. Daarbij gaat het om enerzijds de horeca in de binnenstad voor zover die geen rol vervult in de organisatie en bekostiging van de podia en podia-activiteiten. Anderzijds gaat het om de campingvoorzieningen in Witten die profiteren van grote toeloop van bezoekers zonder substantieel bij te dragen in de bekostiging van het festival. Temeer nu de afzonderlijke precario-heffing voor de TT-week voor de horeca is afgeschaft, is het wenselijk daarvoor een alternatieve oplossing aan te dragen om tot een evenwichtige verdeling van lusten en lasten te komen. Voor de campingvoorzieningen kan eveneens voor het verkrijgen van bijdragen naar een nader te bepalen bijdragegrondslag worden gekeken. Hierop wordt in hoofdstuk 13 terug gekomen. De aldus te genereren inkomsten kunnen rechtstreeks ten goede komen van de gemeente ter gedeeltelijke dekking van de structurele bekostiging van de Stichting. Voor het robuust maken van het verdienmodel en de structurele bekostiging van de Stichting adviseer ik voorts om de organisatie van de jaarlijkse kermis tijdens de TT-week eveneens op te dragen aan de Stichting. Vanuit organisatorische optiek van het totale evenement ligt dit voor de hand ( zie § 9.1.). Dit advies sluit ook aan op de uitspraak op dit punt die is gedaan in het door alle partners ondertekende Ambitiedocument. De kermis
26
levert ook een bate op voor de gemeente. In het geheel van de activiteiten in de TT-week kan deze bate een belangrijk aandeel leveren in de dekking van de structurele kosten van de stichting. De huidige in de gemeentebegroting en -rekening verantwoorde inkomsten uit verpachtingen kermis bedragen rond € 210.000,00. De kosten die daartegenover worden gemaakt voor personele inzet, toezicht, organisatie en inschakeling derden zijn voor 2015 nog niet exact in beeld, maar kunnen op basis van eerdere ervaringscijfers worden geraamd op rond € 180.000,00. Van deze kosten kan een deel worden bespaard door de betreffende werkzaamheden te integreren in de werkzaamheden van de Festivalorganisatie. De netto bate van de kermis mag dus op tenminste zo’n € 30.000,00 worden gesteld; dit vloeit als inkomst naar de algemene middelen van de gemeente. Daarnaast adviseer ik om te kijken naar de kosten van schoonmaken en afvalverwijdering gedurende de TT-week (kermis en festival). Daarvoor worden nu kosten gemaakt die lopen via de reguliere gemeentebegroting en –rekening. Het kan aantrekkelijk zijn om de daarmee gemoeide bedragen daaruit te isoleren en deze toe te voegen aan de structurele bekostiging van de Festival-Stichting. Het is de moeite waard om ook deze mogelijkheden en bedragen in beeld te brengen. De Stichting kan schoonmaken en afvalverwerking als taak op zich nemen – immers ook typisch faciliterende activiteiten - en met waarschijnlijk minder kosten laten uitvoeren, mede gezien de combinatiemogelijkheden van kermis en festival en daaruit resulterende inverdieneffecten.
Daarnaast zijn er dan de (tot nu toe) incidentele bijdragen. We beschouwen als incidenteel die bijdragen die voor maximaal drie jaren zijn toegezegd. Allereerst noemen we hier de bijdrage van het provinciaal bestuur van Drenthe. Bestuurlijk overleg van gemeente en provincie is nodig om helderheid te verschaffen over de mogelijkheden en bereidheid van de provincie voor de komende jaren. Aanvankelijk ( bij ondertekening van het ambitiedocument ) leek het erop dat de provincie, gezien het belang van de TT-week en de uitstraling daarvan voor de provincie Drenthe, een jaarlijkse bijdrage van € 150.000,00 gedurende drie jaar beschikbaar zou stellen. In 2015 is op de valreep door de provincie € 37.500,00 beschikbaar gesteld voor het festival 2015, die is aangewend voor upgrading van de kwaliteit van de podia-optredens. Zeer welkom, maar de provincie zou gevraagd kunnen worden om uitgaande van de totale omvang die aanvankelijk was beoogd en via het ambitiedocument ook was toegezegd (3x € 150.000,00 = € 450.000,00), voor de komende jaren structureel bij te dragen aan de bekostiging van de stichting. Evenals de afgelopen jaren (en ook in 2015), mag ervan uitgegaan worden dat ambitiepartners en andere sponsoren gevonden worden die bereid zijn tegen aanvaardbare tegenprestatie (meestal in de pr-sfeer gelegen) een bijdrage aan het festival te geven. Alle reden om daar positief over te zijn. Een positieve uitstraling van het festival versterkt zichzelf! Sponsorbijdragen komen meestal niet vanzelf; daarvoor zal inspanning geleverd moeten worden door de festivalorganisatie. Onderscheiden kan worden tussen sponsoren die een rechtstreekse verbinding aangaan met een individuele organisator van podiumactiviteiten (nu: horeca-ondernemer) en sponsoren voor de festivalorganisatie als zodanig. De eerste moet zijn vertaling vinden in
27
het haalbaar maken c.q. de directe kwaliteitsverbetering van de podiumactiviteiten. Sponsoring van de festivalorganisatie (de Stichting) kan op verschillende manieren worden benut: Kwaliteitsverbetering onder nader te bepalen voorwaarden, een kostenbesparing voor de festivalorganisatie of aanwending voor inrichting van een fonds voor bekostiging van toekomstige festivals en afdekking van eventuele risico’s, met name die van tegenvallende bezoekersaantallen door slecht weer.
28
10. Communicatie Het belang van goede communicatie rond het TT-Festival kan nauwelijks worden overschat. Het gaat hierbij om professionele communicatie gedurende het gehele traject van start voorbereidingen tot en met het festival zelf. Voor het creëren en onderhouden van draagvlak is communicatie vanzelfsprekend fundamenteel. We hebben dat het afgelopen jaar gezien en ervaren. Veel van de positieve sfeer rond de voorbereiding van het festival had te maken met goede informatievoorziening, goed overleg, goede communicatie met alle stakeholders en veel openheid over de bedoelingen, mogelijkheden en begrenzingen. Het tijdig gereed hebben van het format en de keuzes daarbinnen, zorgde ervoor dat er ook tijdig met alle belanghebbenden en belangstellenden gecommuniceerd kon worden over wat er stond te gebeuren, welke keuzes gemaakt werden en welke line-up daarvan het resultaat zou zijn. De communicatie naar de samenleving kon daardoor ook tijdig en optimaal, bijv. door flyers en via social media, worden vormgegeven. In de komende jaren zal dit verder uitgebouwd moeten worden. Informatievoorziening en communicatie naar de “rest van Nederland” en het buitenland moet verder worden vormgegeven. Aansluitend aan de uitgesproken ambitie voor het TT-Festival mag en moet dit beter ‘op de kaart” komen te staan als een geweldig en uniek evenement, mede gezien in de relatie tot de TT-races. Niet alleen de TT maakt Assen “motorstad”, maar ook de British Super Bike, de Super Bike en de motorcross GP dragen daaraan bij. Dat maakt “branding” van het TT-Festival gedurende het hele jaar interessant. Deze belangen leiden ertoe dat ik in de aanbeveling voor de personele vulling van de op te richten stichting nadrukkelijk ook de communicatiefunctie heb benoemd.
29
11. De ambitie Op 17 maart 2013 is het ambitiedocument vastgesteld met de ondertekening door de zeven ambitiepartners. Op pagina 5 van dit advies heb ik al aandacht besteed aan dat feit en aan de in het document verwoorde ambities. Gezien het belang van dat document en de sturende invloed daarvan op de na te streven ambities en doelen voor de toekomst, hebben met de verschillende ambitiepartners afzonderlijk gesprekken plaatsgevonden en is ook een tweetal bijeenkomsten belegd met alle ambitiepartners gezamenlijk (in mei en in augustus 2015; zie ook pagina 16). Uit de gevoerde discussies is naar voren gekomen dat de betrokkenen graag blijven vasthouden aan ambities voor verdere groei en uitbouw van het TT-Festival voor de langere termijn. Dit met onderkenning van de realiteit dat na de editie 2014 een herijking noodzakelijk was. Een herijking die leidde tot een pragmatische aanpak en organisatieopzet voor 2015, gericht op duidelijkheid, korte lijnen en samenwerking tussen belanghebbenden/stakeholders in Drenthe en Assen. De ambitiepartners zijn van mening dat de jaren 2015 en 2016 benut moeten worden om werkwijze en organisatievorm van het festival goed uit te lijnen. Daarmee kan de basis gelegd worden voor verdere ontwikkeling die naar hun oordeel nagestreefd moet blijven worden. De kern van de ambitie waaraan wordt vastgehouden is vooral gelegen in het continueren (realiseren) van een aansprekend festival van (inter)nationale naam en faam, gekoppeld aan de TT-races. Om aantrekkelijk te blijven en grote(re) aantallen bezoekers te trekken is het nodig om te blijven ontwikkelen, te blijven zoeken naar toevoegingen van nieuwe aspecten. Het TT-Festival Assen, ruimer geformuleerd: de TT Assen moet zo een eigen identiteit en aantrekkingskracht hebben op de (inter)nationale evenementenkalender. Die ambitie hoeft niet direct vertaald te worden in “afvinklijstjes” met precieze groei van aantallen bezoekers, aantal dagen of dagdelen met activiteiten, herkomst van bezoekers, aantallen optredens e.d. . Het zit veel meer in het onderscheidende karakter, de verbinding van het festival met de races, van muziekgebeuren met motorvermaak e.d. Dat laat onverlet dat je in de toekomst wel moet kunnen bepalen of alle inspanningen ook tot resultaat hebben geleid. Het totale aantal bezoekers en de economische spin off kunnen daarbij graadmeters zijn voor aantrekkingskracht, naamsbekendheid en onderscheidend karakter. Ook vanuit ambities geredeneerd, is het van groot belang dat er een gezonde basis wordt gelegd onder het festival zowel qua organisatie als qua financiering. Dat maakt zich steeds herhalende discussie over vorm, structuur en financiën overbodig en dat maakt ruimte voor ontwikkeling van toevoegingen die in de ambitie passen.
Een recente ontwikkeling moet hier nog genoemd worden. Het bestuur van de Dutch TT heeft besloten dat de TT-races m.i.v. 2016 niet meer op zaterdag worden verreden, maar op zondag. Dat stelt ook de festivalorganisatie voor de vraag hoe daarbij aan te sluiten. Gaat de traditionele TT-nacht van de vrijdag naar de zaterdag? Welke verschuivingen zijn nodig/wenselijk en is de verplaatsing van de races ook te benutten voor een verlenging
30
van het festival, als een stap in de invulling van de ambitie tot uitbreiding en versterking van het festival? Op deze vragen zal de festivalorganisatie al voor de editie 2016 een antwoord moeten geven. De effecten van deze verschuiving en uitbreiding van mogelijkheden moeten overigens niet onderschat worden. Verplaatsing van de races naar de zondag en de vrijdagtraining naar zaterdag kan gemakkelijk leiden tot toename van publiek in de Asser binnenstad, zeker ook in combinatie met uitbreiding van verblijf van zaterdag op zondag. Dat kan het aantrekkelijk (en wellicht ook nodig) maken om een extra locatie/podium in te richten om de grotere publieksstroom op te vangen. Een forse opgave voor 2016 en volgende jaren!
31
12. Stabiel, robuust en zeker Het kiezen voor een stabiele en robuuste inrichting van de organisatie en zekerheid van de financiering schept de randvoorwaarden om te komen tot vernieuwd draagvlak voor het uitwerken van de ambities. Daarbij is en blijft het van belang om bij elke te verwezenlijken ambitie tevoren de zekerheid te creëren over het realiteitsgehalte zowel in organisatorische als financiële zin.
Kortom, toevoegingen moeten te behappen zijn. Daarvoor kan aangesloten worden bij de werkwijze die feitelijk voor 2015 is gevolgd: alle onderdelen moeten organisatorisch verankerd zijn en op basis van een eigen verdienmodel financieel gezond zijn. Dus bij elke toevoeging of uitbreiding moet vaststaan dat aan die voorwaarden is voldaan. En naar het oordeel van de ambitiepartners kan bij toevoegingen desgewenst ook bekeken worden of aan nieuwe activiteiten een prijskaartje kan worden gehangen.
Het binnenstadsfestival is traditioneel een gratis toegankelijk festival en zou dat ook moeten blijven. Maar uitbreidingen die zich daarvoor lenen kunnen ook buiten de binnenstad plaatsvinden, waarbij een toegangsprijs zeker bespreekbaar is. Dat sluit overigens aan bij ook nu al bekende activiteiten die in het verlengde van het festival gebeuren of in het verleden een plek hebben gehad. De TT-run op het circuit heeft zo een eigen plek verworven. Dat geldt ook voor de TT-nightride; die heeft een eigen verdienmodel waarvoor in het kader van Levendig Assen nu nog afzonderlijk subsidie beschikbaar is. Het balloonfestival is ook zo’n toegevoegd element; niemand vindt het vreemd dat daarvoor betaald moet worden. En zelfs in de binnenstad: ook de kermisattracties zijn niet gratis. In het recente verleden hebben ook muziekoptredens plaats gevonden buiten de binnenstad waarvoor entree geheven werd. In de toekomst behoeven zulke activiteiten zeker niet uitgesloten te worden. In de lijn die hierboven uiteengezet is, zal toevoeging alleen dan gebeuren als zo’n element gebaseerd is op een eigenstandig verdienmodel. De Stichting zal de belangrijke rol hebben om enerzijds de ontwikkeling van en toevoeging aan het TT-Festival te stimuleren en anderzijds de realiteitswaarde van het daaronder liggende verdienmodel te bewaken. Ontwikkelingen en toevoegingen mogen niet de (ook financieel) gezonde opzet van het geheel ondermijnen. Daarbij speelt bovendien de keuze of een toevoeging altijd bij voorkeur een structureel karakter moet hebben (met als consequentie dat ook de financiering structureel zeker moet zijn) of ook incidenteel van aard mag zijn.
32
13. Crowdmanagement Het volgen en waar nodig en mogelijk beïnvloeden van bezoekersstromen kan helpen om de veiligheid van het TT-Festival te vergroten. Aan die veiligheid in relatie tot de mensenmassa wordt al veel gedaan. Niet alleen in de voorbereiding van scenario’s die gehanteerd kunnen worden als er onverhoopt opstoppingen zouden ontstaan in relatie tot een ernstig incident. Maar ook door via cameratoezicht zoveel mogelijk te monitoren hoe de daadwerkelijke situatie is op de verschillende plekken in de binnenstad. Dit jaar is daaraan toegevoegd een onderzoek naar de bewegingspatronen van bezoekers en bezoekersstromen in en naar de binnenstad tijdens het festival. Deels kan dat in de toekomst ook voor realtime informatie zorgen, aanvullend op de camerabeelden die al langer worden verzameld en gemonitord tijdens het festival. Maar minstens zo interessant is de langere termijn mogelijkheid om verkregen gegevens te analyseren en daaruit conclusies te trekken over de routing die gekozen wordt, de effecten van programmering en eventueel van aanwijzingen vanuit de organisatie. In 2015 is in een samenwerkingsproject van de Universiteit Twente en Sensor City, met als uitvoerend bedrijf Blue Mark voor de levering van de monitors, een nulmeting gedaan. Daarbij is gebruik gemaakt van signalen die door mobiele telefoons worden afgegeven en aan de hand waarvan ook beweging in beeld te brengen is. Vanwege het respecteren van de privacyaspecten die hiermee samenhangen zijn de feitelijke gegevens alleen voor wetenschappelijk gebruik beschikbaar, niet naar individuen herleidbaar en worden ze na analyse vernietigd. De universiteit Twente analyseert de gegevens. De hoogleraren Van Steen (wetenschappelijk directeur) en Veldhuis (biometrische patroonherkenning) begeleiden deze door studenten uit te voeren analyse. De eerste resultaten zullen in de herfst van 2015 beschikbaar komen en naar verwachting informatie opleveren die bruikbaar is voor de keuzes die in de komende jaren gemaakt worden in programmering en inrichting van het festivalgebied. Interessant zullen ook de meetgegevens zijn die inzicht bieden in de beweging van de campingterreinen in Witten naar het festivalterrein in de binnenstad.
33
14. Evenwicht tussen kosten en baten Het festival staat of valt met de bereidheid van vele betrokkenen om daarin te investeren. Investeren op verschillende wijze: door directe beschikbaarstelling van financiële middelen of door tijd en energie te steken in de organisatie en vormgeving van het geheel. Vaak ook betreft het een combinatie van deze vormen van betrokkenheid. Voor het behoud van draagvlak en motivatie is het van belang dat inspanningen en opbrengsten met elkaar in een aanvaardbaar evenwicht zijn. Daarmee op gespannen voet staat de mogelijkheid dat ondernemers (soms grote) financiële voordelen genieten zonder dat daar tegenover een reële inspanning in werk of kosten wordt geleverd aan het TT-Festival. Dit fenomeen doet zich in de praktijk op twee terreinen het meest zichtbaar voor.
14.1 Terrassen c.a. Het gaat dan om horecaondernemers die zelf geen bijdrage in de programmering leveren, maar wel via drank- en foodverkoop ( en in sommige gevallen programmering in de eigen horecagelegenheid ) een soms aanzienlijke extra opbrengst kunnen genereren. En daar staat dan alleen maar de bescheiden vergoeding voor een gemeentelijke ontheffing voor hun terras tegenover. Ook voor de campingvoorzieningen in Witten geldt dat daar (soms grote) omzetten worden gehaald zonder enige bijdrage aan de kosten van het festival. Voor het behoud van draagvlak is het essentieel om mogelijkheden te zoeken dat een ieder die profiteert van het festival ook een bijdrage in de bekostiging ervan levert.
Voor wat betreft de horeca in de binnenstad is dit op de volgende wijze uit te voeren. Tot nu toe geldt het regime dat terrasvergunningen voor een heel kalenderjaar worden aangevraagd en verstrekt. Als binnen die vergunning een ondernemer in de TT-week bijv. een biercarrousel op zijn terras wil plaatsen, is slechts een ontheffing nodig die rond de € 75,00 kost. Dit staat niet in redelijke verhouding tot de opbrengsten, temeer niet als het wordt vergeleken met ondernemers die zelf uitgaven doen om de programmering van het festival te bekostigen en daarmee in feite zorgen voor de inkomsten die uit de terrasexploitatie en zo’n toegevoegd biercarrousel worden verwacht. Het lijkt tegen die achtergrond gerechtvaardigd om voor de uitgifte van terrasvergunningen voortaan uit te gaan van vergunningen voor 51 weken. De 52 ste week, zijnde de TT-week, wordt daarmee uitgezonderd en komt onder een afzonderlijk voor die week geldend regiem te vallen. Dat kan als volgt inhoud gegeven worden. Er kan voor gekozen worden om de festivalorganisator, straks dus de Stichting TTFestival als centrale vergunninghouder c.q. bruiklener van het festivalgebied, voor de TT-
34
week in staat te stellen belangstellenden toestemming te geven een terras te exploiteren tijdens het festival en daarvoor het tarief te bepalen. Dat zal dan in een vorm van een gebruiksvergunning of –overeenkomst gegoten moeten worden. Zo kan wel op evenwichtige en faire wijze gerealiseerd worden dat degenen die een voordeel behalen uit het festivalgebeuren ook een reële bijdrage leveren aan de bekostiging ervan. De benadering van gebruiksovereenkomsten vanuit de festivalorganisatie (straks de stichting) – die op haar beurt een alomvattende gebruiksovereenkomst met de gemeente heeft gesloten – sluit het best aan bij de constructie die ook in 2015 voor de uitgifte van vermaakgebieden is gekozen. Reden waarom ik adviseer om langs de weg van ingebruikgeving te regelen welke ondernemer tegen welke voorwaarden in de TT-week een (buiten)terras en biercarrousel(s) kan exploiteren. Dat betekent ook dat ik adviseer om de Algemene Plaatselijke Verordening op dit punt aan te passen en de vergunningverlening waarover het hier gaat te binden aan 51 weken en de TT-week daarvan dus uit te zonderen. Dit zal op korte termijn gestalte moeten krijgen om nog voor 2016 effect te sorteren; temeer omdat doorlopende vergunningen zijn verstrekt op basis van het nu bestaande regiem, waardoor ook een overgangsregeling wellicht nodig is. Hierbij moet nog de volgende kanttekening worden gemaakt. Als ervoor gekozen wordt om in de toekomst ook andere evenementen onder te brengen bij de op te richten Stichting, dan is aan te bevelen de binnenstad ook voor die evenementen aan te wijzen als evenemententerrein waarvoor de reguliere vergunningen niet gelden. Dan zou tijdig in de verordening kunnen worden opgenomen dat de vergunningen niet gelden voor de dagen van het TT-Festival en voor een (te maximaliseren) aantal door de gemeente als zodanig aan te wijzen dagen. Zodra die dagen structureel vooraf bekend zijn kunnen ze als zodanig in de verordening worden benoemd.
14.2 Campings en hotels Met betrekking tot de campingvoorzieningen in Witten doen zich twee vraagstukken voor. Enerzijds is daar sprake van een aantal tijdens de TT-week ingerichte campings waarbij gebruik wordt gemaakt van gemeentegrond zonder dat daarvoor een vergoeding of een toereikende vergoeding wordt gevraagd en betaald. Daarvoor kan een oplossing worden gevonden door voor deze gevallen en reële vergoeding voor het grondgebruik of het afwijkende grondgebruik te vragen. In twee gevallen wordt een vergoeding gevraagd voor het gebruik van een sportveld. In een drietal andere gevallen wordt nu niets betaald en kan tenminste een gebruiksvergoeding in rekening worden gebracht. Dat levert een extra inkomst op. De hoogte daarvan moet nader worden bepaald; een extra opbrengst die in de richting komt van € 15.000,00 lijkt niet onrealistisch in relatie tot de verdiencapaciteit in de betreffende periode en een reële kosten-batenverhouding. Hierbij zal evenwel aandacht moeten worden besteed aan de gewoonten die in de loop der jaren zijn ontstaan; bestendig gebruik, het bestaan van (al dan niet stilzwijgende) afspraken en het
35
gedogen van de exploitatie kunnen leiden tot overgangsafspraken om tot de gewenste situatie te komen. Dat begint met overleg met de betrokken uitbaters.
Verder kan overwogen worden – en ik adviseer dat te doen – om voor de festivalweek te zoeken naar een mogelijkheid om een bijdrage van de campingexploitanten overeen te komen van bijvoorbeeld € 1,50 per overnachting. Dat levert vanuit de campings een extra inkomst op van bij benadering € 55.000,00 ( uitgaande van een voorzichtige raming van rond de 35.000 overnachtingen ).Voor de hotels zou een zelfde afspraak gemaakt kunnen worden; de hoogte van de bijdrage kan hier, afgestemd op de prijs per overnachting, bijvoorbeeld worden bepaald op € 4,00. Bij rond de 2500 overnachtingen leidt dat tot een extra inkomst van € 10.000,00 . Daarbij kan het aan de exploitanten worden overgelaten om te beslissen of zij die verhoging direct en volledig willen doorbelasten naar de gasten of dat zij die anderszins verrekenen in hun tariefstelling. Deze bijdragen kunnen niet als een heffing worden opgelegd via bijvoorbeeld de toeristenbelasting. De wettelijke bepalingen daarvoor belemmeren dat. Het realiseren van een redelijke vorm van bijdrage aan het geheel van de kosten voor de festivalweek zal dus afhankelijk zijn van de mogelijkheid om daarover afspraken te maken met de exploitanten. Daarvoor zal dan ook overleg met hen nodig zijn. Overigens is er m.i. nog wel ruimte om de opbrengsten toeristenbelasting voor de festivalweek hoger te ramen. Nu wordt uitgegaan van een opbrengst in 2015 van € 24.918,00. Uitgaande van een voorzichtige schatting van 15.000 campinggasten gedurende gemiddeld 2,4 nachten, zou de opbrengst bij het geldende tarief van € 1,10 p.p.p.n. op rond de € 40.000,00 moeten kunnen liggen. Een extra capaciteit dus van rond € 15.000,00. Zeker de moeite waard om in 2016 aandacht te besteden aan telling van de werkelijke aantallen campinggasten gedurende de TT-week. Reden waarom ik adviseer dat te doen. Het zou goed zijn – en dat niet alleen vanwege de bedoelde bijdrage – dat de gemeente overleg initieert met de betrokken exploitanten in Witten en met de hotelexploitanten in Assen. Daarbij kan ook aandacht worden besteed aan de verplaatsing van de races naar de zondag en de mogelijke of gewenste consequenties daarvan voor het aanbod van verblijfsaccommodatie.
36
15. Draagvlak bij (andere) doelgroepen De afgelopen jaren is er geen sprake geweest van bijzondere betrokkenheid van jongeren, al dan niet via de onderwijsinstellingen, bij de organisatie van het TT-Festival. Datzelfde kan geconstateerd worden voor betrokkenheid van vrijwilligers in allerlei hoedanigheden en van vrijwilligersorganisaties. Goede uitzondering hierop zijn de Rode Kruis de EHBO-brigade. Ook in eerdere evaluaties is geconstateerd dat hier nog een terrein braak ligt. Gezien de tijdsdruk die voor de organisatie van het festival 2015 werd ondervonden na besluitvorming in de gemeenteraad van december 2014, is er ook voor het festival 2015 nog niet optimaal ingezet op het creëren van draagvlak onder verschillende doelgroepen. Wel is dat nadrukkelijk en herkenbaar gebeurd in de richting van belanghebbende ondernemers in Assen en vooral de horecaondernemers. Verder is door de inrichting van een afzonderlijk vermaakplein ( Weiersstraat ) als podium voor motor gerelateerde activiteiten in brede zin, een eerste stap gezet in het betrekken van jongeren en andere vrijwilligers bij de festival-inkleuring. Ook de organisatie van missverkiezingen kan in dat verband genoemd worden. De invulling van wat op de Weiersstraat gebeurde is mede door jongeren ingekleurd; via het betrekken van het Drenthe College bij de organisatie is daaraan een bedding gegeven via het onderwijs en is het TT-instituut van deze opleiding goed in beeld. Op de avond van 4 maart 2015 heeft een jongerendebat plaatsgevonden onder auspiciën van Jong Assen, ondersteund door de jongerenwerkers, met als thema het TT-Festival. Dit was niet alleen een boeiende bijeenkomst, maar leverde ook betrokkenheid en realiteitszin op bij de betreffende jeugd. Als vervolgstap is door de jongeren een advies uitgebracht aan de gemeente, overhandigd aan de wethouder op 18 juni 2015, over de structurele aanpak van het festival in de komende jaren. Hier ligt een grote uitdaging en ook een grote kans. Het is goed om de aangedragen adviezen serieus te nemen en daarop herkenbaar en duidelijk te reageren. Het is ook van belang om voor volgende jaren te bekijken hoe jongeren nadrukkelijker en herkenbaar ingeschakeld kunnen worden bij de voorbereiding en uitvoering van de festivalactiviteiten. En dat, in aansluiting op wat zij zelf zeggen, met een open oog voor de beperkingen die daaraan zeker ook vastzitten. Het tijdig horen van de jeugd over hun voorkeuren voor de programmering behoort vanzelfsprekend tot de mogelijkheden. Ook kan worden bezien of en op welke wijze een vertegenwoordiger van de jeugd rechtstreeks betrokken kan worden in de projectorganisatie die het festival voorbereidt. Vrijwilligersorganisaties in de Asser samenleving zijn eigenlijk nog niet als zodanig betrokken bij het festival. De festivalorganisatie, t.z.t. de nieuwe stichting, zal moeten bezien welke mogelijkheden hier benut kunnen worden.
37
16. Festival en consumptiegedrag Bij het TT-Festival is het nuttigen van consumpties een basisvoorwaarde voor het welslagen ervan. Dat geldt niet alleen de bezoeker die van die consumptie geniet, maar ook voor de ondernemers die hieraan omzet ontlenen. Omzet en winst die hard nodig zijn om het gratis toegankelijke festival te kunnen bekostigen. Belangrijk aandeel in de consumpties heeft de drankenverkoop, waarvan alcoholhoudende dranken weer een flink onderdeel zijn. In 2015 is fors ingezet op het bewustzijn dat er een alcoholverbod geldt voor alle jongeren onder de 18 jaar. De horeca heeft daarin ook zijn eigen verantwoordelijkheid genomen door gerichte aandacht voor kennis van zaken en dienovereenkomstige handelwijzen van hun eigen personeel tijdens het festival; daarnaast is via publicaties ook in de richting van de jeugd zelf, veel gewezen op het verbod van het hebben of nuttigen van alcoholhoudende drank in het openbare gebied: NIX onder de 18 jaar! Zowel het consumeren door het publiek tijdens het festival als ook het alcoholverbod voor jeugdigen, kunnen leiden tot ontwijkgedrag. Sommige bezoekers nemen liever hun eigen consumpties mee omdat ze daarmee goedkoper uit zijn dan bij betaling per consumptie aan de horeca. En jongeren kunnen het alcoholverbod “omzeilen” (althans als het om de verkoop ter plekke gaat) door zelf alcoholische versnaperingen mee te nemen in de rugzak. Als het gaat om het kunnen realiseren van het eerder genoemde verdienmodel, kan dit soort gedrag de doodsteek zijn voor de festivalorganisatie. In het algemeen omdat daarmee de inkomsten van de horecaondernemers achterblijven, terwijl de kosten voor de programmering toch gemaakt moeten worden c.q. gemaakt zijn. Ten aanzien van het zelf meenemen van alcohol door jeugdigen geldt hetzelfde; daar komt nog bij dat het effectueren van het alcoholverbod daarmee lastiger wordt. Tegen deze achtergrond is overwogen om het festivalterrein geheel “in de hekken” te zetten met enkele toegangspoortjes waar de bezoeker gevisiteerd kan worden en de inhoud van tassen moet laten zien. Een algeheel verbod op aanwezigheid van glas en blik op het festivalterrein kan zo geëffectueerd worden. Dat kan ook met het oog op veiligheidsaspecten op enig moment onontkoombaar en/of wenselijk zijn. Toch wordt een dergelijke maatregel (nog) niet voorgesteld. De campagnes van dit jaar die het hierboven beschreven gedrag moeten beperken, lijken toch hun vruchten af te werpen. Voorgesteld wordt om vooralsnog deze lijn te volgen en voort te zetten. Overwogen kan worden om met de detailhandel in en nabij het festivalterrein nog nadere afspraken te maken over de verkoop tijdens de festival-uren van dranken die gemakkelijk meegenomen en genuttigd kunnen worden, met name als het gaat om glas en blik, omdat daarmee aanschaf bij de horeca op oneigenlijke manier wordt vermeden en verminderd, maar ook omdat dit uit veiligheidsoverwegingen toegevoegde waarde heeft.
38
17. Consolideren en uitbouwen Mijn advies is om voor wat betreft de opzet en rol- en verantwoordelijkhedenverdeling voor het festival nadrukkelijk uit te gaan van een groeimodel. Dat betekent dat eerst verdere ervaring moet worden opgedaan met het organiseren van het TT-Festival in de lijn die in 2015 is ingezet. De voorbereidingen en uitvoering van het festival 2016 kunnen daarvoor goed worden benut. Na discussie en besluitvorming in de gemeenteraad kan er invulling worden gegeven aan vormgeving en werking van de nieuwe rechtspersoon. Dat vereist ook de ruimte om dit zorgvuldig voor te bereiden en vorm te geven; overleg met alle betrokkenen zoals dat voor het festival 2015 inhoud kreeg, hoort daar bij. De voorbereiding van het festival 2016 zal daarop niet moeten wachten en dus al ter hand genomen moeten worden. Er moet tijdig en op professionele wijze worden begonnen; er moet niet gewacht worden op de totstandkoming van een rechtspersoon, het formaliseren daarvan en het door deze aantrekken van het benodigde personeel. De gemeente zal ook voor 2016 een trekkende rol moeten spelen en daarmee het pad effenen voor het verder bouwen aan een opzet voor 2017 en daarna die zoveel mogelijk voortzet wat in 2015 is begonnen. Dat betekent naar mijn oordeel dat de gemeente op korte termijn een projectleider 2016 moet aanwijzen en diens ondersteuning moet regelen. Dat zal dan een projectorganisatie worden die á la 2015 vanuit gemeentelijke dienst opereert in relatieve zelfstandigheid. Zodra in goed overleg met alle betrokkenen de contouren voor verdere vormgeving duidelijk worden, kan een vloeiende en geleidelijke beweging naar die uiteindelijke setting plaatsvinden. Dit advies sluit ook aan op de door de horecaondernemers geuite wens om de aanpak van 2015 in 2016 te continueren en uit te bouwen. Zij zouden graag zien dat daarbij de huidige projectorganisatie – wat hen betreft ook de personele invulling daarvan - wordt voortgezet. Van belang is de onderkenning dat structuur vooral moet dienen ter ondersteuning van de gevolgde en gewaardeerde werkwijze en aanpak van 2015: in overleg en samenwerking, met vertrouwen in elkaar en respect voor ieders rol en verantwoordelijkheid. Als de organisatie van het TT-Festival wordt opgedragen aan een daartoe in het leven te roepen rechtspersoon, kan deze dan t.z.t. ook fungeren als organisator van andere voor Assen van belang zijnde evenementen? En zou dat toegevoegde waarde kunnen hebben? In de definitieve setting is een combinatie van evenementen in één organisatorische hand, niet ondenkbaar. Eerder in deze rapportage is iets gezegd over verdienmodellen en de noodzaak om bij uitbreiding van activiteiten vooraf verzekerd te zijn van een sluitend verdienmodel. Dat geldt onverminderd bij een beslissing om andere evenementen onder te brengen bij deze rechtspersoon. Inhoudelijk en financieel zijn er ongetwijfeld voordelen te behalen bij een goede combinatie. Eerder is al de optie aangegeven om de kermis als onderdeel te betrekken in de festivalorganisatie. Dat kan al in 2016 worden doorgevoerd. En ik adviseer ook om dat te doen. Dat leidt tot een versterking van samenhang en coördinatie van het Festival en kan de aantrekkingskracht daarvan nog vergroten. De stichting zou naast het TT-Festival op iets langere termijn bijvoorbeeld ook evenementen als het Bevrijdingsfestival en/of de Koningsdag kunnen organiseren. Of dit
39
een optie is of wordt hangt in de eerste plaats af van de wens van de huidige organisatoren van de genoemde evenementen; de stichting zou zich van haar kant voor de mogelijkheid kunnen openstellen. Overigens geldt hier wel het belang van specialisme: het TT-Festival is enig in zijn soort; de uniciteit daarvan moet niet worden aangetast door er een organisatie op te zetten die allerhande evenementen daarnaast denkt te kunnen organiseren. En zeker ook andersom: een TT Festival is geen evenement dat “je er even bij pakt”. Het is qua omvang, uniciteit en impact van een andere orde; vereist daarmee eigen professionaliteit. Het belang van het festival voor de stad en het circuit en de promotionele werking naar buiten kunnen nauwelijks overschat worden. Toevoeging van andere evenementen moet dan ook in het verlengde liggen van dit festival in aard, omvang en samenwerkingsstructuur. Voorzichtigheid is hier op zijn plaats.
40
18. Hoofdlijn van de aanbevelingen In dit advies is ervoor gekozen om de hoofdlijnen aan te geven voor de inrichting van organisatie en bekostiging van het TT-Festival voor de komende jaren. Kern daarvan is:
De in 2015 ingezette lijn voortzetten en de huidige projectorganisatie de opdracht geven om de organisatie en voorbereidingen daartoe voor het festival 2016 ter hand te nemen. Een besluit daartoe zou door het College nog in september genomen moeten worden om tijdig duidelijkheid te scheppen en de uitgangspositie voor 2016 te optimaliseren.
Vasthouden aan de ambitie tot verdere vergroting van de aantrekkingskracht van het festival; nagaan of de aangekondigde verschuiving van de TT-races naar de zondag kan worden benut voor uitbreiding van het festival door de zaterdag er (aanvullend) bij te betrekken.
De ambitiepartners blijven betrekken bij de ontwikkeling van het festival in de komende jaren zolang zij ook zelf als belanghebbenden/betrokkenen daarin actief wensen te participeren.
Heldere verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, in het bijzonder waar het de rol van de gemeente betreft. Een contract tussen gemeente en organisator moet duidelijkheid geven over dienstverlening, rollen en verantwoordelijkheden.
In het verlengde daarvan: de coördinatie en organisatie van het festival onderbrengen bij een afzonderlijke rechtspersoon, bijvoorbeeld een op te richten stichting.
Die rechtspersoon (verder stichting te noemen) opdragen het festival te doen organiseren met als basis het inschakelen en betrekken van zoveel mogelijk Asser (en regionale) ondernemingen.
De stichting in staat stellen de komende jaren uitvoering aan die opdracht te geven zonder zelf als commerciële/concurrerende partij op te treden in de relatie tot de Asser ondernemingen die het festival dragen.
Daartoe de stichting te financieren/subsidiëren op een zodanige wijze dat er een kleine professionele staf incl. de bijkomende kosten kan worden bekostigd; een vaste bijdrage van tenminste € 190.000 ( te indexeren) is daarvoor naar raming nodig.
41
De stichting voorts opdragen de faciliterende en ondersteunende taken (met name ook t.a.v. veiligheidsaspecten) op zich te nemen die ook in 2015 vanuit de gemeente werden uitgevoerd en waarvoor een vaste (te indexeren) bijdrage van € 270.000,00 (de huidige vaste bijdrage van € 240.000,00 + de vaste bijdrage voor de Night Ride ad € 30.000,00) beschikbaar moet zijn en blijven.
In de dekking voor deze gemeentelijke kosten - die dan via de stichting gaan lopen – mede te voorzien door goede uitzuivering van taken, gemeentelijke ureninzet en daarmee samenhangende kosten en opbrengsten die al in de gemeentebegroting zijn opgenomen. Opdracht geven om de activiteiten, kosten en werkelijke inzet van uren die nu door/vanuit de gemeente beschikbaar wordt gesteld, zo goed mogelijk in beeld te brengen. Een vergelijking van eerdere jaren met 2015 is daarbij van belang om ook zicht te krijgen op de besparingen die zijn gerealiseerd door de tijdige en eenduidige aanpak van het festival 2015.
De kermisverpachting en daarmee samenhangende activiteiten al in 2016 onderbrengen bij de festivalorganisatie, en t.z.t. bij de stichting, als onderdeel van het TT-Festival. Nader bezien welk bedrag daarvoor beschikbaar moet worden gesteld ( in relatie tot personele inzet die daarvoor nodig is en nu ook wordt geleverd). De opbrengsten van de kermis mede benutten als dekking van de structurele kosten van de stichting.
Voor de invulling van activiteiten zal door de stichting over de hele linie telkens gewerkt worden met een tevoren vastgesteld en zonder tekort sluitend “verdienmodel”; ook uitbreiding van activiteiten kan slechts plaatsvinden indien daaraan steeds een dergelijk verdienmodel ten grondslag ligt. De stichting heeft hierin een toetsende rol en besluit over al dan niet toevoeging van nieuwe elementen aan het festival. Het werven van sponsoren e.d. behoort uitdrukkelijk tot de taken van de stichting; dat laat onverlet dat de ondernemers die risicodragend participeren zelf ook sponsors kunnen werven voor hun aandeel.
Vergunningen voor terras-exploitatie c.a. in de binnenstad (het festivalgebied) beperken tot 51 weken. De festivalweek uitzonderen en daarvoor een gebruiksovereenkomst aangaan met de stichting die op basis daarvan gebruiksovereenkomsten aan kan gaan met ondernemers/exploitanten die invulling geven aan het festivalprogramma. Nader afwegen of in de verordening direct geregeld moet worden dat nog een beperkt aantal andere – door de gemeente aan te wijzen – dagen wordt uitgezonderd van de vergunning.
Actie ondernemen / overleg voeren om voor de bekostiging van het festivalprogramma een meer reële/redelijke verdeling te bereiken van kosten en baten. Van belanghebbenden die eigen financiële baten rechtstreeks ontlenen aan het feit dat het festival plaatsvindt, mag een in verhouding tot die baten staande bijdrage worden gevraagd voor de bekostiging van het festival. In dit verband in
42
overleg treden met campingexploitanten in Witten en met hotelexploitanten in Assen.
In overleg treden met supermarkt-eigenaren in het centrumgebied over de te hanteren gedragslijn met betrekking tot de verkoop tijdens het festival van alcoholhoudende dranken en/of drank in blik of fles.
Met het Circuit Assen overleggen over een structurele bijdrage voor het TTFestival.
Met de provincie Drenthe overleggen over een structurele bijdrage voor het TTFestival.
De voorbereidende werkzaamheden om tot een privaatrechtelijke organisatie te komen vanuit de gemeente ter hand nemen langs de lijnen zoals in het voorgaande aangegeven. Streven erop richten dat deze organisatievorm voor het festival 2017 volledig operationeel kan zijn.
Voor de voorbereiding en organisatie van het TT-Festival 2016 zoveel mogelijk aansluiten bij 2015 en werken langs de hier weergegeven lijnen. Zolang nog niet vorm is gegeven aan de stichting en deze nog niet daadwerkelijk de toebedachte taken kan uitvoeren, als gemeente zorgen voor geleidelijke en passende overdracht van taken, personele invulling en bekostiging van de festivalorganisatie en de stichting; dat betekent dat de gemeente haar voortrekkersrol behoudt totdat de op te richten stichting die soepel en zonder breuklijnen kan voortzetten. (Zie ook het eerste punt in deze lijst).
Voor de toekomst uitbreiding van de activiteiten van de stichting nader onder de loep nemen; het moet daarbij gaan om toevoeging van evenementen die naar hun aard aansluiten bij de expertise en ervaring t.a.v. het TT-Festival.
De festivalorganisatie, t.z.t. de stichting, opdragen te streven naar vergroting van het draagvlak voor het festival door bij de voorbereiding en organisatie meer vrijwilligers en in het bijzonder jeugdigen en onderwijsinstellingen te betrekken.
De festivalorganisatie, t.z.t. de stichting, vragen de (overige) aanbevelingen die in deze rapportage zijn gedaan te volgen c.q. uit te voeren voor zover die tot de verantwoordelijkheid van de stichting behoren en daarover te rapporteren aan de gemeente.
Voor het festival 2016 qua voorbereiding en organisatievorm aansluiten bij 2015 en de projectorganisatie 2015 benutten;
43
Bijlage 1 Samenstelling Projectgroep
Contactpersoon 1: Kerkplein 2: Markt/ Kop van de Vaart
3. Weiersstraat 4. Koopmansplein 5. Brink/Brinkstraat en Doevenkamp 6. Jan Fabriciusstraat
Gemeente Assen
Appie Bruins Jeannette Marcis Rob de Boer
Antoine Wolbes Bert Erkelens Marcel Udinga Henriëtte Maas Jeroen Hemmes Hans Wester Wolter de Weerd Francisca de Weerd Sander ten Bosch Tamara Boor Sylvia ten Wolde – van Vugt Ronald Obbes Arjen Mewe
Onderneming Café de Pimp Pizzeria La Maschera Happerij en tapperij Zusjes de Boer Stichting ondernemers de Markt (inclusief Rob de Boer): Mano Tsantirakis, Bodega Manolitos Ronald Obbes, café Lodewijk Napoleon Albert Smidt, café De Koppelpaarden Karin Frankhuizen, restaurants Touché en Brasserie 21 Henk Woldman, café Crazy Old Dutch Michele, Pizzaria Isolabella Efisio Puddu, Pizzeria Bella Italia Drenthe College Lunchcafé Plein 10, Samen vormen ze Assen produkties Best Western City Hotel de Jonge Namens Hotel de Jonge uitvoering van de productie Restaurant en cateringservice Mennega Café Obelix Café Obelix Projectleider Coördinator Secretariële ondersteuning Citymanager Assen Procesmanager TT Festival gemeente Assen
44
Bijlage 2 Overzicht van gevoerde gesprekken In het kader van deze rapportage is het relevant te vermelden dat vanaf december 2014 tot et uitbrengen van dit advies vele gesprekken zijn gevoerd. Dat betreft zowel velen binnen de gemeentelijke organisatie als ook betrokkenen, belanghebbenden en geïnteresseerden bij het TT-gebeuren daarbuiten. Voor de bereidheid om die gesprekken te voeren en daarin open te staan voor het verstrekken van informatie en het delen van opinies, zeg ik graag dank aan alle gesprekspartners. Ik noem in deze bijlage in hoofdzaak de gesprekspartners door aanduiding van de organisatie die zij vertegenwoordigen. In veel gevallen is meer dan één gesprek gevoerd, met meerdere personen. Ambitiepartners, gezamenlijk De Bonte Wever Dagblad van het Noorden Drenthe Magazine Drents Archief Fellini Hanzehogeschool Groningen Horecaondernemers, gezamenlijk Hotel Western City De Jonge Gemeente Assen, zowel bestuurlijk als ambtelijk Gilde Bart Horeca Noord Nederland Jong Assen LDP International b.v. Loc 7000 Marketing Drenthe MKB Binnenstad De Nieuwe Aanpak BV Parkmanagement Politie Provincie Drenthe RTV Drenthe TT-circuit TT Nightride Univé Universiteit Twente Veiligheidsregio Drenthe
45
Bijlage 3 Inkomsten Inkomsten gemeente rond het TT-Festival Specifiek
Algemeen
Leges evenementenvergunning
€
47,507
Leges raamverkoop
-
600,007
Ontheffing art. 35 DHW
-
350,007
Standplaatsvergunning met ontheffing
-
2.440,007
Vergunning/standpl/ontheffingen campings/hotels
-
5.500,00
-
30.000,008
Toeristenbelasting campings
-
25.000,00
Toeristenbelasting hotels ( 3 nachten)
-
2.600,00
-
50.000,00
Verhuur sportvelden t.b.v. campings
€
6.000,00
Verpachting kermis Verpachtingen losse attracties
-
3.500,00
Sponsorbijdragen
-
35.000,00
Provincie Drenthe
-
37.500,00
Circuit Assen, pachtopbrengst
Totaal
€
82.000,00
-
15.000,00
€ 143.099,50
Te verhogen met: Verhuur/verpachting campings (14.2) Toeristenbelasting reële raming
-
Overeenkomsten campings (14.2)
-
55.000,00
Overeenkomsten hotels
-
10.000,00
Bijdrage circuit Assen
-
50.000,00
Verhoging bijdrage Provincie
-
Verhoging sponsorbijdragen
-
25.000,00
Inkomsten (netto) uit kermis
-
30.000,00
15.000,00
7.500,009
_____________________________ Totaal generaal
€
274.500,00
€ 158.099,50
7
Deze bedragen, samen optellend tot € 3437,50 komen te vervallen indien de werkwijze wordt gevolgd via overeenkomsten/ingebruikgeving. In de totaaltelling zijn deze daarom niet meegenomen. 8 Is netto raming onder aftrek van te maken kosten door de gemeente 9 Is een voorzichtige raming van een van de provincie te vragen verhoging en structureel te maken bijdrage
46
Bijlage 4 Beschikbaar gestelde middelen Begroting TT-Festival op basis van gegevens 2015; feitelijk ingezet voor de projectorganisatie en directe bekostiging festival langs die lijn:
-
Facilitaire kosten en uitgaven voor veiligheidsmaatregelen € 240.000,00
Conform huidige begroting -
Projectorganisatie; personeel c.a.
-
190.000,00
-
Toevoeging Levendig Assen t.b.v. Night Ride
-
30.000,00
(Nu conform gemeentebegroting voor dit doel) -
Sponsorbijdragen voor kwaliteitsimpuls c.a.
-
35.000,00
-
Bijdrage provincie voor kwaliteitsimpuls
-
37.500,00
-
Pachtopbrengst
-
3.500,00
_____________ €
536.000,00
€
90.000,00
-
120.000,00
- Toe te voegen uitgaven die de gemeente direct doet t.l.v. de gemeentebegroting (kosten derden; cijfers 2013) - Toe te voegen kosten uren gemeentelijke medewerkers (toezicht, schoonmaken, maatregelen verkeer, handhaving, GEO informatie e.d.; cijfers 2013) - Bekostiging festivalprogramma (podia e.d.) Horeca - Kosten voor uitvoering gemeentelijke/wettelijke taken
-
pm pm
_____________ TOTAAL
€
746.000,00 + pm
In deze opstelling is niet weergegeven welke besparingen door de gemeente ( en de externe veiligheidsdiensten ) zijn gerealiseerd op eigen uitgaven door een betere en tijdiger organisatie van het festival.
47
