Voorstel
: Stand van zaken personele ontwikkelingen ODZOB
Vergadering Algemeen Bestuur d.d.: 25 september 2014
Agendapunt
: 6.a
Vertrouwelijk
: Nee
Aan het Algemeen Bestuur, Bij de start van de ODZOB werd de omvang van het personeel gevormd door de inbreng van personeel door de latende partijen (provincie, gemeenten en de SRE Milieudienst). De personeelsformatie bij aanvang bestond uit 172,8 fte, het aantal geprealloceerde en geplaatste medewerkers lag bij de start van de dienst een stuk hoger. De opdracht is het boventallig personeel zo snel mogelijk af te bouwen en alles in het werk te stellen om een flexibele schil op te bouwen in de verhouding 80 : 20 (vast : tijdelijk personeel) vanwege de noodzaak om de risico’s van pieken en dalen in de opdrachtenvolumina te beperken. Per 1 juli 2014 is de formatie, bezetting, ziekteverzuim, productiviteit en personele ontwikkeling als volgt: Personeelsverloop sinds 1 juni 2013 en doorkijkje naar 2018 In onderstaande tabel wordt een beeld gegeven van de mutaties in de bezetting van zowel vast en tijdelijk personeel met een ambtelijke aanstelling, als de mutaties in flexibele arbeidskrachten. Ook wordt een doorkijkje gegeven naar 2018 op basis van natuurlijk verloop. Hierin is nog geen rekening gehouden met de vaststelling van een Sociaal Plan door het GO, waarvan de tekst door het DB is vastgesteld. Het SBK garandeert werk voor de aangestelde medewerkers gedurende 4 jaar vanaf 1 juni 2013, dus tot 1 juli 2017. Op basis van een Sociaal plan zijn er meer mogelijkheden om de omvang van het aantal medewerkers met een aanstelling voor onbepaalde tijd te verminderen. Indien dit gepaard gaat met gedwongen ontslagen komen de WW-lasten die hiervan het gevolg zijn voor rekening van de ODZOB; dit leidt dus niet direct na afloop van de SBK-periode tot een besparing op de begroting. In de gearceerde kolommen is het totaal aantal aangestelde medewerkers (in fte) opgenomen, vergeleken met de formatie conform de begroting. Omdat per 1 september 2013 nog 2
Stand van zaken personele ontwikkelingen ODZOB Z.10143/D.40431 Pagina 1 van 7
25 september 2014
medewerkers van de gemeente Eindhoven zijn overgekomen in verband met de overdracht van bodemtaken, is ook de formatie op dat moment navenant opgehoogd met 2 fte naar 174,8. Met de tweede begrotingswijziging 2014 (vastgesteld in het AB van 26 juni jl.) is de formatie teruggebracht met ruim 7 fte naar 167,6 fte. Dit in verband met het verwachte geringere omzetvolume dan waar in de oorspronkelijke begroting rekening mee werd gehouden (fors minder opdrachten van niet-deelnemers, waaronder het SRE). De bezetting kan niet direct worden aangepast hierop gelet op de werkgarantie voor de aangestelde medewerkers cf. het SBK. AANGESTELD Geplaat st e Bo vent allige TOTAAL Tijdelijk medewerkers medewerkers (vast e aanst elling) (vast e aanst elling) aangest eld AANGESTELD Fte Fte Fte Startdatum 1 juni 2013 Werkelijk formatie begroting
148,78
1-okt-13 Werkelijk formatie begroting
156,86
1-1-2014 Werkelijk formatie begroting
159,69
1-4-2014 Werkelijk formatie begroting
159,74
1-7-2014 Werkelijk formatie begroting
157,63
1-10-2014 prognose
24
1
form at ie cfr begrot ing
Inhuur
173,78
14,55 172,8
10,14
2,56
169,56
15,99 174,8
5,81
3,56
169,06
16,16 174,8
4,81
4,45
169
13,61 174,8
4,81
3,45
165,89
11,80 167,6
157,63
3,89
3,45
164,97
11,80 167,6
1-1-2015 prognose
157,63
2,89
3,45
163,97
10 167,6
1-6-2015 prognose
157,63
1,89
1,56
161,08
12 167,6
1-1-2016 prognose
153,63
1,89
1
156,52
14 167,6
1-1-2017 prognose
150,63
0,89
0
151,52
16 167,6
1-1-2018 prognose
147,63
0
0
147,63
18 167,6
1-1-2019 prognose
145,63
0
0
145,63
20 167,6
Flexibele schil Vanwege de noodzaak om de risico’s van pieken en dalen in de opdrachtenvolumina te beperken zal in het primair proces (134 fte) worden gewerkt met een flexibele schil, uiteindelijk in een verhouding 80:20. De flexibele schil heeft geen betrekking op de overhead-functies (33 fte). Dat betekent dat in de eindsituatie het aantal formatieplaatsen van 167 fte voor ca. 25 fte bezet zou dienen te worden door medewerkers op grond van arbeidscontracten, overeenkomsten van
Stand van zaken personele ontwikkelingen ODZOB Z.10143/D.40431 Pagina 2 van 7
25 september 2014
aanneming van werk, detacheringen, etc. Dit wordt zichtbaar in de laatste kolom (Inhuur). Het tempo waarin dit bereikt wordt is afhankelijk van het aantal vertrekkende medewerkers met een aanstelling. In 2014 is een begin gemaakt met de opbouw van een flexibele schil.
Inhuur De begrote inhuur in 2014 betrof de functie van algemeen directeur (1 fte). Daarnaast blijkt toch op meer plaatsen te moeten worden ingehuurd: •
Detachering vanuit gemeenten 1,6 fte;
•
Detachering van andere publieke partijen 2 fte (kosteloos);
•
Inhuur SRE 0,66 fte;
•
Inhuur private sector 5,95 fte.
De noodzaak van deze inhuur vloeit voort uit de aanwezige vacatures. Als bepaalde vacante formatieplaatsen niet worden ingevuld ontstaan er onverantwoorde achterstanden bij de uitvoering van zowel de basistaken als verzoektaken. Het tekort aan capaciteit/expertise betreft bijvoorbeeld bodemwerkzaamheden, specialistisch geluidswerk, toezicht op de zwaarste categorie agrarische bedrijven, constructieve toetsing. Hier is sprake van de al eerder gemelde mismatch tussen door deelnemers ingebracht en geplaatst personeel enerzijds en de opdrachten die deelnemers verstrekken anderzijds. Inmiddels worden medewerkers met een aanstelling voor onbepaalde tijd opgeleid om deze taken te kunnen uitvoeren; overigens is het gevolg daarvan dat zowel degenen die de opleiding verzorgen als degenen die de opleiding volgen gedurende de opleidingsperiode minder productief (declarabel) zijn. Boventalligen In 2013 is het aantal boventalligen gereduceerd van 28 naar 5 personen (4,8 fte), deels door vertrek van boventalligen, deels doordat boventalligen alsnog op vacatures (“passende functies”) geplaatst konden worden. Het streven is om eind 2014 geen boventalligen meer in dienst te hebben, niet zeker is of dit gaat lukken (in de tabel wordt rekening gehouden met een langer durende afbouw). Immers, krachtens het SBK hebben de boventalligen tot juni 2017 “recht” op tijdelijk werk binnen de organisatie. Van de 5 boventalligen zijn er 3 die (grotendeels) declarabele werkzaamheden verrichten op het gebied van duurzaamheid. Als deze 3 personen zijn vertrokken, beschikt de ODZOB niet meer over de expertise op dit terrein; deelnemers zullen hun opdrachten dan bij andere partijen onder moeten brengen. Gelet op de forse krimp in het opdrachtenvolume op het terrein van duurzaamheid, is de navenante afbouw van personeel op dit gebied verdedigbaar. Twee boventalligen zijn voormalig leidinggevenden van de SRE MD; bij gebrek aan declarabele werkzaamheden voor deze medewerkers worden zij ingezet op diverse interne projecten (zodat hiervoor niet extra ingehuurd hoeft te worden). Uit een oogpunt van bedrijfsvoering dienen deze medewerkers declarabele werkzaamheden te verrichten; om dat te vergemakkelijken heeft het DB ermee ingestemd dat deze medewerkers tegen een lager tarief worden ingezet (alleen loonkosten). Desondanks heeft dat nog niet tot opdrachten geleid, waardoor er geen opbrengsten tegenover de loonkosten van deze medewerkers staan. Natuurlijk verloop In de prognose t/m 2018) is rekening gehouden met de volgende aannames t.a.v. het natuurlijk verloop.
Stand van zaken personele ontwikkelingen ODZOB Z.10143/D.40431 Pagina 3 van 7
25 september 2014
1.
Medewerkers die uitstromen vanwege het bereiken van hun pensioengerechtigde leeftijd;
2.
Aflopen van een tijdelijke ambtelijke aanstelling;
3.
Uitstroom van boventallige medewerkers in het kader van werk naar werk trajecten.
Overige vormen van natuurlijk verloop zijn niet meegenomen.
Ziekteverzuim
Ziekte - Verzuimpercentage 8,0 7,0
Percentage
6,0 5,0 Totaal in de maand 4,0
Totaal cumulatief
3,0
Target
2,0 1,0 0,0 jan
feb
mrt
apr
mei
juni
Ziekte - Verzuimfrequentie 2,5
Frequente
2,0
1,5 Totaal ODZOB 1,0
0,5
0,0 jan
feb
mrt
apr
mei
juni
Vanaf januari tot en met april 2014 is zowel het ziekteverzuimpercentage als de verzuimfrequentie toegenomen; daarom is door het management veel aandacht besteed aan verzuimpreventie en ziekteverzuimbegeleiding. Dat heeft er toe geleid dat een aantal langdurig verzuimers in mei gedeeltelijk dan wel volledig het werk hebben hervat. Het ziekteverzuim daalt nu en bedraagt in juli 5,6%. Ook de verzuimfrequentie laat een dalende lijn zien. Een aantal medewerkers was bij de overgang naar de ODZOB reeds langdurig ziek; bij de overdracht is daar door ‘latende’ partijen onvoldoende aandacht aan besteed. Anderen zijn na overkomst naar de ODZOB geconfronteerd met het feit dat hun werkzaamheden die ze bij de voormalige werkgever uitvoerden, bij de ODZOB niet 1-op-1 terugkomen; enkelen hebben zodanige problemen met de
Stand van zaken personele ontwikkelingen ODZOB Z.10143/D.40431 Pagina 4 van 7
25 september 2014
overgang naar de ODZOB, dat verzuim het gevolg is; ca. 66% van het langdurig verzuim wordt hierdoor veroorzaakt. In overleg met de bedrijfsarts wordt alles in het werk gesteld om deze medewerkers weer aan het werk te krijgen. Waar dat moeilijk is, heeft de directie gepoogd met de voormalige werkgever tot overeenstemming te komen over een oplossing die voor beide partijen acceptabel is; helaas heeft dat nog niet tot resultaten geleid.
Het verzuim leidt tot lagere productiviteit dan wel tot hogere kosten, omdat extra ingehuurd moet worden om de werkzaamheden tijdig uitgevoerd te krijgen. 1% verzuim kost (op jaarbasis) circa € 0,2 mln. aan gemiste productiviteit. Met 3% verzuim is rekening gehouden in de productiviteitstargets. Een ziekteverzuim van 6% kost bij benadering dan ook € 0,6 mln. aan gemiste inkomsten, dan wel extra kosten voor inhuur. Productiviteit:
De productiviteit geeft de verhouding weer tussen declarabele en aanwezige uren. De productiviteit geeft dus aan in hoeverre aanwezige uren besteed zijn aan declarabele activiteiten. Uren die medewerkers niet aanwezig waren, bijvoorbeeld omdat ze ziek waren, worden niet meegenomen in de productiviteitscijfers. Overigens blijft de productiviteit van de medewerkers die wél aanwezig waren, ook iets achter bij het target van (gemiddeld) 68% (geschoond voor de overhead zou dit 83% zijn). Dit betreft diverse terreinen, zoals de achterblijvende omzet van het SRE en andere nietdeelnemers, en de thema’s duurzaamheid, plattelandsontwikkeling, welstand & archeologie, communicatie, en vergunningverlening industrieel. Ook zijn er voor de boventallige medewerkers te weinig declarabele werkzaamheden (hoewel deze mensen door deelnemers tegen loonkosten ingeleend kunnen worden). Overigens signaleren wij dat er in de regio voldoende werk beschikbaar is, maar dat opdrachten aan andere externe partijen dan de ODZOB worden gegund. De met diverse deelnemers gemaakte afspraken dat de ODZOB voor verzoektaken altijd een offerte zou moeten kunnen uitbrengen, worden nauwelijks nagekomen. De ODZOB streeft naar een “preferred supplier” positie in het inkoopproces van álle deelnemers en zal hierover dit najaar met alle organisaties afspraken maken.
Stand van zaken personele ontwikkelingen ODZOB Z.10143/D.40431 Pagina 5 van 7
25 september 2014
Afbouw verlofuren In de jaarrekening 2013 is een reserve gevormd voor het meer dan gebruikelijke verlofsaldo van medewerkers: de meeste medewerkers die op 1 juni 2013 zijn geplaatst bij de ODZOB hadden een verlofstuwmeer opgebouwd bij de latende organisatie; de waarde van dat verlofstuwmeer is door de latende organisatie uitgekeerd aan de ODZOB. Ultimo 2013 was de omvang van dat verlofstuwmeer bijna 16.000 uur. Door afkoop van een deel van dit verlofstuwmeer in 2013 is in 2014 gestart met een verlofstuwmeer van 12.557 uur. Binnen de ODZOB wordt stevig gestuurd op de afbouw van het verlofstuwmeer. Zo is in de werktijdenregeling vastgelegd dat medewerkers per fte aan het einde van het jaar maximaal 100 uur (naar rato van de omvang van hun aanstelling) “over” mogen hebben. Maandelijks wordt in de marap’s gerapporteerd op medewerkers-niveau over het opgebouwde spaarsaldo aan uren. Medewerkers die te weinig productief zijn vanwege te weinig werk, kunnen geen uren “sparen” en worden verzocht om gespaarde verlofuren op te nemen. Indien de cijfers t/m juni geëxtrapoleerd worden voor het hele jaar, dan zal het verlofstuwmeer eind 2014 met bijna een derde geslonken zijn tot 8600 uur, d.w.z. een gemiddelde spaarsaldo per fte van 52 uur (ongeveer de helft van wat conform de werktijdenregeling is toegestaan). Bedacht dient wel te worden dat in de uren dat medewerkers verlof opnemen, zij ook geen productie kunnen maken (en dus geen omzet genereren). Indien het werk tóch uitgevoerd moet worden, en er is geen capaciteit beschikbaar binnen de ODZOB, dan zal ingehuurd moeten worden. Tot nu toe is dat alleen nodig geweest op zeer bescheiden schaal in de vakantieperiode.
Wij stellen u voor de informatie over de personele stand van zaken bij de ODZOB voor kennisgeving aan te nemen.
Eindhoven, 4 september 2014 Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant,
W.J.F. van der Rijt - van der Kruis
H.C. Noppen
voorzitter
secretaris
Stand van zaken personele ontwikkelingen ODZOB Z.10143/D.40431 Pagina 6 van 7
25 september 2014
Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant; gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant d.d. 4 september 2014; nee
BESLUIT
De informatie over de personele stand van zaken bij de ODZOB voor kennisgeving aan te nemen.
Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst ZuidoostBrabant 25 september 2014,
W.J.F. van der Rijt - van der Kruis
H.C. Noppen
voorzitter
secretaris
Stand van zaken personele ontwikkelingen ODZOB Z.10143/D.40431 Pagina 7 van 7
25 september 2014
