GRONINGEN SEAPORTS NV - SINDS JUNI 2013 BIJZONDERE KETENSAMENWERKING VOOR EEN BIJZONDERE VASTGOEDTRANSACTIE
BIJZONDERE KETENSAMENWERKING VOOR EEN BIJZONDERE VASTGOEDTRANSACTIE
De verzelfstandiging van een havenbedrijf is geen alledaagse gebeurtenis. Ook in termen van vastgoedtransacties is het ontstaan van Groningen Seaports NV een bijzondere aangelegenheid. Met de verzelfstandiging was een vastgoedportefeuille van zo’n 1.200 ha gemoeid, verdeeld over circa 650 percelen, met verschillende eigendomssituaties. Vanwege de complexiteit van deze transactie hebben de drie partijen, Groningen Seaports NV, TRIP Advocaten & Notarissen en het Kadaster, gekozen voor een bijzondere vorm van ketensamenwerking. Een voor Nederland vrij unieke aanpak die zeker navolging verdient. De betrokkenen kijken met grote tevredenheid en gepaste trots terug op deze samenwerking: Bernard Schuitema, Applicatiebeheerder / GIS-specialist bij Groningen Seaports, Benedict van Dam, Bewaarder van het Kadaster, Jefta van der Berg, medewerker rechtszekerheid en key-user bij het Kadaster, en Jaap-Jan Plas en Maarten Straatman, beiden (kandidaat-)notaris bij TRIP.
De gekozen aanpak bij de verzelfstandiging van Groningen Seaports kenmerkt zich allereerst door vroegtijdig overleg tussen de drie partijen. Bernard Schuitema: “Wij hebben als Groningen Seaports het initiatief genomen om tijdig alle partijen om tafel uit te nodigen. Dit was zo’n omvangrijke operatie, alleen al gezien de beschikbare tijd moet je samen werken aan een goede voorbereiding.” Die voorbereiding leidde tot een nauwe samenwerking tussen Trip en het Kadaster. Met als inzet maximale efficiency en optimale rechtszekerheid voor de klant. Jaap-Jan Plas: “De gebruikelijke aanpak bij een grote transactie is om alle percelen in één akte op te nemen. Wij voeren alle gegevens in en vervolgens gaat het hele pak papier zeg maar in één keer over de schutting naar het Kadaster, die vervolgens de tenaamstelling van elke perceel afzonderlijk handmatig wijzigt. Doordat de gegevens twee keer verwerkt moeten worden, onder zekere tijdsdruk, is er een risico op fouten. En daarmee komt de rechtszekerheid in het geding.” Bovendien komt met zo’n werkwijze de capaciteit van het Kadaster onder druk te staan, legt Benedict van Dam uit. “Er zijn voorbeelden bekend waarbij wij twee weken volcontinu bezig waren met het verwerken van één akte, waardoor al het andere werk feitelijk bleef liggen. Dan zit er bij omvangrijke en complexe transacties veel tijd, misschien te veel tijd gezien de wettelijke taak van het kadaster, tussen het passeren van de akte en de openbaar toegankelijke registratie in het Kadaster. We zijn soms nog bezig met de verwerking van een akte als het closingfeestje al achter de rug is. En daarmee komt onze publieke taak in het geding.”
OVERLEG, EFFICIENCY EN OPTIMALE RECHTSZEKERHEID
“Wij hebben als Groningen Seaports het initiatief genomen om tijdig alle partijen om tafel uit te nodigen.”
Bij deze transactie zijn beide bezwaren ondervangen. Het Kadaster heeft een nieuwe werkwijze geïntroduceerd voor digitale verwerking van alle gegevens van de notaris en het vroegtijdig voorbereiden van mutaties. Door te werken met depotlijsten, groeperen van percelen met identieke eigenschappen, wordt de mogelijkheid om efficiënt werk naar voren te halen optimaal benut. Daarbij worden de gegevens niet opnieuw ingevoerd, maar uitsluitend van de bijbehorende code voorzien. Dit elimineert grotendeels de kans op typfouten en garandeert dus grotere rechtszekerheid.
DEPOTLIJSTTEN OP BASIS VAN EIGENDOMSVERHOUDINGEN
Het begon allemaal met een uitgebreide inventarisatie door het Kadaster. Groningen Seaports had een redelijk goed overzicht van al haar vastgoedbezit, maar niet tot in alle juridische finesses. “De haven dateert van 1958, dus er waren ook percelen uit het verleden waarvan we de eigendomsdetails niet precies wisten”, vertelt Schuitema. Maarten Straatman legt uit hoe de depotlijsten tot stand kwamen. “Het Kadaster leverde ons eerst een overzicht met alle percelen, voorzien van een eigen code op basis van de eigendomssituatie. Vervolgens heb ik depotlijsten samengesteld op basis van wat er in juridische zin met een perceel moest gebeuren. Dat leverde 4 depotlijsten op: percelen die eigendom waren van het Havenschap en die onvoorwaardelijk in erfpacht zijn uitgegeven, met of zonder aanbiedingsplicht of voorkeursrecht, en percelen die reeds door het Havenschap in erfpacht waren uitgegeven en voorwaardelijk in erfpacht zijn uitgegeven aan Groningen Seaports, met of zonder aanbiedingsplicht of voorkeursrecht.” TRIP heeft deze lijsten vervolgens ter deponering naar het Kadaster gemaild. Jefta van der Berg: “Binnen die depotlijsten heb ik alle percelen gegroepeerd die op exact gelijke wijze verwerkt moeten worden. Dan maak je voor het eerste perceel een macro en laat deze repeteren voor alle gelijksoortige percelen. Met onze nieuwe werkwijze kunnen we deze gegevens dus niet alleen digitaal verwerken, maar ook aanstaande mutaties zó voorbereiden dat alle wijzigingen ‘klaar staan’ bij het passeren van de akte en min of meer met een druk op de knop in één keer verwerkt kunnen worden.” Uiteindelijk leidde dit ertoe dat er maar een dag of 4 zat tussen het passeren van de akte en de kadastrale verwerking. Werken met depotlijsten is volgens Van Dam eigenlijk al interessant waar het gaat om meer dan 50 percelen, maar zeker voor bulk. “Denk bijvoorbeeld aan woningcorporaties die grote blokken vastgoed in ‘plukjes’ verkopen, percelen die van gemeenten naar vastgoedeigenaren gaan of in situaties van opstalrechten van bijvoorbeeld hoogspanningsleidingen.” En volgens Straatman kan het nog efficiënter: “Tegenwoordig kun je ook de cultuuraanduiding en plaatselijke aanduiding opnemen in de depotlijsten. Die staan nu nog volledig uitgeschreven in de akte. Als wij ook die gegevens in de depotlijst hadden kunnen opnemen, dan was de akte ruim 175 pagina’s korter geweest.”
“Werken met depotlijsten is volgens Van Dam eigenlijk al interessant waar het gaat om meer dan 50 percelen, maar zeker voor bulk”
KETENINTEGRATIE
VOOR OPTIMALE DIENSTVERLENING Deze manier van samenwerken, ketenintegratie, kent veel voordelen. Plas: “De samenwerking in de keten levert rust op, niet alleen voor ons als notaris en voor het Kadaster, maar ook voor de klant. Het proces is sneller, beter, betrouwbaarder en toegankelijker. En daarmee leveren wij uiteindelijk een betere dienstverlening.” Van den Berg is het daarmee eens: “Wij hebben als Kadaster de wettelijke taak van poortwachter. Wij moeten inschrijven maar ook waarschuwen als wij bij onze marginale toets ongeregeldheden menen te zien. Vooral bij complexe aktes levert dat nog wel eens een wat wrevelige communicatie op met de notaris. Dankzij de gezamenlijke voorbereiding onderken je de eventuele onvolkomenheden veel sneller en heb je de tijd die aan te passen. Zo krijgen we de onwillige koe samen door de deur.” Een belangrijk voordeel is bovendien tijdwinst: deze methode werkt veel sneller. Van Dam: “Doordat je vooraf alle mutaties in kaart brengt en groepeert, kunnen wij veel sneller werken en wordt de betrouwbaarheid verhoogd. Dankzij deze efficiënte manier hoeven wij onze klanten geen meerwerktarief in rekening te brengen, omdat wij kostendekkend werken en geen winst maken. Deze werkwijze past bovendien in onze ambitie om snel, accuraat, betrouwbaar, up to date en voor iedereen begrijpelijk de rechtszekerheidsinformatie beschikbaar te stellen.” Straatman: “Daarbij zijn de eigendomskenmerken dankzij de depotlijsten veel duidelijker in beeld. Hierdoor zijn de rechten en plichten, zeker ook voor derden, veel inzichtelijker.”
STEEDS ACTUELE INFORMATIE “Als ik dit analoog had moeten doen, had ik twee jaar nodig gehad.”
Schuitema noemt ook de digitale beschikbaarheid als groot voordeel: “Als ik dit analoog had moeten doen, had ik twee jaar nodig gehad. Maar de grootste kracht van dit systeem is dat alle informatie digitaal beschikbaar is voor alle partijen. Wij hebben nu onze hele eigen kadastrale omgeving in beeld, met de contracten die wij hebben met derden. Bovendien moet ik voor het GIS de informatie digitaal hebben. Ik maak elk kwartaal een analyse van onze bruto- en nettovoorraad van gronden. Niet alleen voor onze inventaris, maar ook voor commerciële doeleinden, wat wij aan gronden kunnen uitgeven. We hebben een team van zeven accountmanagers die precies moeten weten wat uitgegeven kan worden en hoe de eigendomsverhoudingen zijn, ook van de infrastructuur. Die informatie moet actueel zijn.”
EXPERTISE DELEN Het delen van kennis wordt bovendien volgens de aanwezigen steeds belangrijker. Plas: “We hadden toch erg de neiging om elk in onze eigen ivoren toren te werken. Door ketenintegratie leunen we niet op monopolies, maar maken we gebruik van de mogelijkheden van moderne middelen en van elkaars expertise, zonder in elkaars verantwoordelijkheden te treden, maar wel door kennis te delen. Zo krijg je bovendien meer begrip voor elkaars werkzaamheden en ieders functie inzake het garanderen van de rechtszekerheid. Lang niet alle notarissen hebben de expertise in huis om dit soort complexe transacties te begeleiden.” Het Kadaster zelf is druk bezig om de kennis van het systeem en van het proces breed uit te dragen binnen de eigen organisatie.
Waarvan akte.
De verzelfstandiging van Groningen Seaports was een ingewikkeld proces. In termen van de politieke besluitvorming en de organisatorische veranderingen, maar zeker ook vanwege de omvangrijke vastgoedportefeuille die met de overgang gemoeid was. Doel van de verzelfstandiging is om het bedrijf slagvaardiger en bedrijfsmatiger te kunnen laten opereren en de samenwerking met andere organisaties te vergemakkelijken. In feite zijn deze ambities al in de praktijk gebracht bij de vastgoedtransactie. Schuitema: “Er bestaan de bekende vooroordelen dat overheden en juristen stroperig werken. Maar met deze samenwerking laten we zien hoe wij met de actieve inzet van alle partijen onze publieke taak goed invulling geven.” Waarvan akte.
DIT IS EEN UITGAVE VAN GRONINGEN SEAPORTS, TRIP ADVOCATEN & NOTARISSEN EN KADASTER, MAART 2014.
