PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul "PENGEMBANGAN SISTEM HUMAN RESOURCE MANAGEMENT (HRM) BERBASIS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DENGAN ODOO" ini merupakan karya saya sendiri, dan saya tidak melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara-cara yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang berlaku.
Denpasar, 8 Juli 2016
Christine Regilia Suwu
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
BERITA ACARA TUGAS AKHIR
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan karunia-Nya, sehingga laporan Tugas Akhir dengan judul “Pengembangan Sistem Human Resource Management (HRM) Berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) Dengan Odoo (Studi Kasus: Perusahaan Distributor X)” ini dapat terselesaikan. Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat menyelesaikan studi sarjana strata satu di Fakultas Teknik Universitas Udayana. Tugas Akhir ini dapat terwujud karena adanya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak selama proses pembuatan tugas akhir ini. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1.
Bapak Dr. Eng. I Putu Agung Bayupati, S.T., M.T. sebagai Ketua Jurusan Teknologi Informasi Universitas Udayana.
2.
Bapak I Made Sukarsa, S.T., M.T. selaku pembimbing I serta Bapak Dr. Eng. I Putu Agung Bayupati, S.T., M.T. selaku pembimbing II dan pembimbing akademis, yang dengan penuh kesabaran dalam membimbing penulis menyelesaikan tugas akhir ini.
3.
Manajemen Perusahaan yang telah memberikan izin untuk melakukan survei di perusahaan untuk penyusunan proposal tugas akhir.
4.
Kedua orang tua, saudara, dan keluarga dan teman-teman yang senantiasa mendoakan dan memberikan semangat sepanjang proses penyusunan laporan tugas akhir. Akhir kata, penulis berharap agar tugas akhir ini dapat berguna bagi
pembaca dan memohon maaf atas segala kekurangan dalam tugas akhir ini.
Denpasar, April 2016
Christine Regilia Suwu
v
ABSTRAK Human Resources Management (HRM) atau yang disebut juga Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan salah satu instrumen yang penting bagi organisasi dan perusahaan dalam mencapai berbagai tujuannya. Utamanya pada perusahaan yang bergerak di bidang jasa, yang mana unsur people melakukan interaksi tinggi dengan pelanggan, maka kualitas pelayanan yang disampaikan tidak bisa lepas dari peran para karyawan yang menjadi sumber daya manusia di dalamnya. Enterprise Resource Planning merupakan sistem informasi terintegrasi yang dimaksud dalam upaya peningkatan kualitas perusahaan dalam Bussiness Process Management. Penelitian yang dilaksanakan yaitu penelitian tentang pengimplementasian bisnis proses HRM pada perusahaan distributor menggunakan software ERP yaitu Odoo. Penelitian ini terdiri dari enam tahapan proses penelitian yaitu studi literatur, pengumpulan data, pengolahan data, analisis data, pengujian dan implementasi sistem, serta simpulan dan saran. Berfokus pada HRM perusahaan distributor, penelitian dilakukan dengan menganalisa bisnis proses yang ada kemudian merancang sistem usulan yang terintegrasi lalu diimplementasikan ke dalam Odoo. Pemodelan sistem dirancang untuk mengoptimalkan pengelolaan data yang masih diproses secara konvensional. Optimalisasi dalam setiap proses bisnis meningkatkan kualitas keamanan dengan adanya pengaturan hak akses user dan keakuratan data yang didapat dengan transaksi data yang real time, serta efisiensi waktu yaitu memperkecil durasi waktu yang diperlukan untuk pencatatan dan penyimpanan dokumen dibanding secara manual. Kata kunci: Sistem Informasi, Human Resources Management, Enterprise Resource Planning, Bussines Process Management
vi
ABSTRACT Human Resources Management (HRM) or also called Human Resource Management (HRM) is one instrument that is essential for organizations and companies in achieving various objectives. Mainly in companies engaged in the services sector, which is where the element of people doing high interaction with customers, therefore the quality of service delivered can not be separated from the role of employees who become human resources in it. Enterprise Resource Planning is an integrated information system which is referred to in an effort to improve the quality of the company in Bussiness Process Management. The research conducted is research on the implementation of business processes human resource management in distributor companies using ERP software called Odoo. This study consists of six stages of the process of research, those are the study of literature, data collection, data processing, data analysis, testing and implementation of the system, as well as conclusions and suggestions. Focusing on HRM within the distributor company's management, this study performed by analyzing existed bussines processes then designing proposed integrated system and implementing into Odoo aplication. Modeling of the proposed system is designed to optimize data management that is still being convensionally processed. Optimizing business processes improve the quality of their security by setting user access rights and the accuracy of the data obtained with real time data transaction, and create efficiency by reducing the time duration which required for recording and storing documents manually. Keywords: Information System, Human Resources Management, Enterprise Resource Planning, Bussines Process Management
vii
DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL .................................................................................
i
HALAMAN JUDUL ....................................................................................
ii
PERNYATAAN ............................................................................................
iii
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR ............................................
iv
BERITA ACARA TUGAS AKHIR ...........................................................
v
KATA PENGANTAR ..................................................................................
vi
ABSTRAK ....................................................................................................
vii
ABSTRACT ..................................................................................................
viii
DAFTAR ISI.................................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................
xii
DAFTAR TABEL ........................................................................................
xv
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................
1
1.1
Latar Belakang ............................................................................
1
1.2
Rumusan Masalah .......................................................................
2
1.3
Tujuan Penulisan .........................................................................
3
1.4
Manfaat Penulisan .......................................................................
3
1.5
Batasan Masalah..........................................................................
3
1.6
Sistematika Penulisan .................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................
5
2.1
State of The Art ...........................................................................
5
2.2
Profil Perusahaan ........................................................................
7
2.2.1 Visi, Misi, dan Filosofi Perusahaanr .................................
7
2.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan .........................................
8
Human Resource Management (HRM) ......................................
13
2.3.1 Peranan Sumber Daya Manusia .........................................
13
Sistem Informasi .........................................................................
14
2.4.1 Klasifikasi Sistem Informasi .............................................
15
2.4.2 Berdasarkan Area Fungsional ............................................
15
2.4.3 Berdasarkan Kebutuhan Manajemen .................................
17
2.3
2.4
viii
2.5
Enterprise Resource Planning (ERP) ..........................................
18
2.5.1 Arsitektur ERP ...................................................................
24
2.5.2 Karakteristik ERP ..............................................................
24
2.5.3 Evolusi ERP .......................................................................
24
2.6
Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) ........................
27
2.7
Fungsi ERP Dalam Sumber Daya Manusia ................................
28
2.8
Odoo ............................................................................................
28
2.8.1 Open Source ......................................................................
29
2.8.2 Sasaran Odoo .....................................................................
30
2.8.3 Modul Software Odoo .......................................................
30
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ..................................................
37
3.1
Metodologi Penelitian .................................................................
37
3.1.1 Studi Literatur ....................................................................
37
3.1.2 Pengumpulan Data .............................................................
38
3.1.3 Analisis Data......................................................................
38
3.1.4 Pengolahan Data ................................................................
38
3.1.5 Simpulan dan Saran ...........................................................
38
Gambaran Umum Sistem ............................................................
39
3.2.1 Alur Kerja Bisnis Proses yang sedang Berlangsung .........
39
3.2.2 Pemodelan Bisnis Proses yang Diusulkan .........................
44
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN ................................................
47
3.2
4.1
Pemodelan Proses Bisnis yang Berlangsung ..............................
47
4.2
Pemodelan Usulan Sistem yang Baru .........................................
47
4.3
Implementasi dengan Aplikasi Odoo ..........................................
53
4.3.1 Konfigurasi Database ........................................................
53
4.3.2 Konfigurasi Umum ............................................................
53
4.3.3 Konfigurasi User................................................................
58
4.3.4 Konfigurasi Human Resources ..........................................
60
4.3.5 Modul Recruitment ............................................................
61
4.3.6 Modul Leaves (Cuti) ..........................................................
64
4.3.7 Modul Attendance (Absensi) .............................................
67
ix
4.3.8 Appraisal ............................................................................
71
4.3.9 Reporting ...........................................................................
73
4.4
Kustomisasi pada Odoo ..............................................................
76
4.5
Pengujian Aplikasi Odoo ............................................................
79
4.6
Kelebihan dan Kekurangan Implementasi Odoo ........................
80
4.6.1 Kelebihan Implementasi Odoo ..........................................
80
4.6.2 Kekurangan Implementasi Odoo .......................................
81
BAB V PENUTUP........................................................................................
82
5.1
Simpulan .....................................................................................
82
5.2
Saran ...........................................................................................
82
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................
83
LAMPIRAN
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1Struktur Organisasi Perusahaan Distributor X ............................
4
Gambar 2.2 Sistem informasi area fungsional ...............................................
12
Gambar 2.3 Gambaran Umum Konsep Enterprise Resource Planning .........
17
Gambar 2.4 Komponen Penyusun ERP .........................................................
17
Gambar 2.5 Evolusi sistem ERP ....................................................................
23
Gambar 2.6 ERP Pada Perusahaan ................................................................
23
Gambar 3.1 Gambaran Umum Metode Penelitian .........................................
33
Gambar 3.2 Gambaran Umum Sistem Pemodelan ERP ................................
35
Gambar 3.3 Alur kerja proses perekrutan yang berlangsung .........................
36
Gambar 3.4 Alur kerja proses cuti yang berlangsung ....................................
37
Gambar 3.5 Alur kerja proses lembur yang berlangsung ..............................
38
Gambar 3.6 Alur kerja proses absensi yang berlangsung ..............................
39
Gambar 3.7 Alur kerja proses penggajian yang berlangsung ........................
40
Gambar 3.8 Gambaran umum pemodelan sistem yang diusulkan .................
41
Gambar 3.9 Alur SOP proses bisnis HRM yang diusulkan ...........................
42
Gambar 4.1 Proses penerimaan pegawai .......................................................
44
Gambar 4.2 Pengajuan libur dan alokasi cuti ................................................
46
Gambar 4.3 Proses pengelolaan attendance ...................................................
48
Gambar 4.4 Konfigurasi Database pada aplikasi ...........................................
49
Gambar 4.5 Instalasi modul pada aplikasi .....................................................
50
Gambar 4.6 Konfigurasi Umum ....................................................................
51
Gambar 4.7 Konfigurasi Outgoing Email Servers .........................................
51
Gambar 4.8 Outgoing Email Servers Test Connection ..................................
52
Gambar 4.9 Konfigurasi Incoming Email Getaway ......................................
52
Gambar 4.10 Konfigurasi informasi perusahaan ...........................................
53
Gambar 4.11 Kolom tabel res_company........................................................
53
Gambar 4.12 Tabel res_company ..................................................................
54
Gambar 4.13 Konfigurasi User ......................................................................
54
Gambar 4.14 Pembuatan Related User Pegawai Baru ...................................
55
xi
Gambar 4.15 Pengaturan Hak Akses User .....................................................
55
Gambar 4.16 Tabel res_users .........................................................................
56
Gambar 4.17 Konfigurasi Human Resources ................................................
56
Gambar 4.18 Menu Jobs pada Website Odoo ................................................
57
Gambar 4.19 Form lamaran pekerjaan ...........................................................
58
Gambar 4.20 Job Application ........................................................................
58
Gambar 4.21 Tabel hr_applicant ....................................................................
59
Gambar 4.22 Pembuatan interview invitation................................................
59
Gambar 4.23 Pemberitahuan first interview untuk calon pegawai ................
60
Gambar 4.24 Konfigurasi Leave Types .........................................................
60
Gambar 4.25 Form Leaves Request ...............................................................
61
Gambar 4.26 Form Allocation Request .........................................................
62
Gambar 4.27 Tabel hr_holidays .....................................................................
62
Gambar 4.28 Manual Sign-In melalui menu Attendances .............................
63
Gambar 4.29 Manual Sign-Out melalui menu Attendances ..........................
63
Gambar 4.30 Automatic Sign-in dan Sign-out...............................................
64
Gambar 4.31 Attendance Analysis................................................................
64
Gambar 4.32 Tabel hr_attendances ................................................................
65
Gambar 4.33 Employee working schedule ....................................................
66
Gambar 4.34 Overtime ...................................................................................
66
Gambar 4.35 Appraisal plan ..........................................................................
67
Gambar 4.36 Appraisal form .........................................................................
68
Gambar 4.37 Form appraisal survey ..............................................................
68
Gambar 4.38 Recruitment analysis report ....................................................
69
Gambar 4.39 Recruitment analysis report filter ............................................
69
Gambar 4.40 Leaves analysis report .............................................................
70
Gambar 4.41 Leaves analysis report filter ....................................................
70
Gambar 4.42 Timesheet analysis report ........................................................
71
Gambar 4.43 Timesheet analysis report filter ................................................
71
Gambar 4.44 Aktivasi technical features ......................................................
72
Gambar 4.45 Pengaturan modul ...................................................................
72
xii
Gambar 4.46 Update modul dalam sistem ....................................................
73
Gambar 4.47 Modul kustom HR ...................................................................
73
Gambar 4.48 Batas maksimum cuti yang diterima .......................................
74
Gambar 4.49 Notifikasi batas maksimum cuti ..............................................
74
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Sudut pandang sistem ERP ............................................................
18
Tabel 4.1 Hasil kuesioner persepsi pengguna terhadap aplikasi Odoo ..........
75
xiv
