Perlengkapan : 1. SOP Bidang Teknis dan Kepaniteraan 2. SOP Bidang Kesekretariatan

Nomor SOP

01 April 2016 April 2016

PENGADILAN TINGGI AGAMA AMBON Tanggal Pembuatan JLN. Raya Kebun Cengkeh Batu Merah Atas Ambon

Tlp. (0911) 341171 Fax. 355296 Ambon Homepage : www.pta-ambon.go.id E-mail : [email protected]

Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP

Ketua Pengadilan Tinggi Agama Ambon

Kegiatan Sub. Bagian TU & RT

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksanaan :

1. Undang-undang Nomor 49 Tahun 2009 2. RBg (Reglement Tot Tegeling Van Het Rechswezen in De Gewesten Builten Java en Madura) 3. Keputusan KMA RI No. 032/KMA/SK/IV/2006 4. Peraturan Mahkamah Agung RI No. 03 Tahun 2012 5. Surat Edaran Ketua Mahkamah Agung RI Nomor 3 Tahun 1998 Keterkaitan : 1. SOP Bidang Teknis dan Kepaniteraan 2. SOP Bidang Kesekretariatan

1. S1 – hukum 2. S1 Fakultas Syari’ah 3. D3 – Altri 4. SLTA

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka asas peradilan tidak akan tercapai

1. Dokumen Surat

Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer / Laptop 2. Printer 3. Buku Agenda Surat Masuk 4. Alat Tulis Kantor

Prosedur : Penerimaan Surat Masuk PELAKSANAAN No 1

1.

AKTIVITAS 2

MUTU BAKU

Staf

Ka. Subag. TU & RT

Persyaratan/Perlengkapan

Waktu

Output

3

4

5

6

7

Menerima disposisi surat masuk dari pimpinan

- Disposisi Surat Masuk - Buku Ekspedisi Penerimaan Surat

2.

Menyerahkan disposisi surat masuk

- Disposisi surat masuk

3.

Mempelajari disposisi surat masuk

- Disposisi surat masuk

4

Menindak lanjuti surat masuk sesuai disposisi surat untuk membalas Surat/menanggapi/meneruskan

- Surat masuk - Disposisi atasan langsung

Melaksanakan disposisi atasan langsung

- Surat masuk - Disposisi atasan langsung - Data pendukung pelaksanaan disposisi

5

5 menit

Diterimanya disposisi surat masuk pada bagian urusan TU & RT

15 menit

Diterimanya disposisi surat masuk oleh Ka. Subag. TU & RT

5 menit

Tersedianya konsep hasil telaah isi surat

1 hari

Tersedianya instruksi atasan langsung terkait penyelesaian disposisi pimpinan

Tersedianya instruksi dalam disposisi surat masuk 15 menit

1

6

7

8

2

3

4

5

6

Memeriksa hasil pelaksanaan disposisi atasan langsung


10 menit

Mengagendakan surat masuk dalam buku agenda bagian umum


10 menit

Mengarsipkan surat masuk


10 menit

7

Terlaksananya instruksi dalam disposisi surat masuk



Nomor SOP


PENGADILAN TINGGI AGAMA AMBON Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP

JLN. Raya Kebun Cengkeh Batu Merah Atas Ambon




Dasar Hukum



1. 2. 3. 4.

Peringatan :



1. Dokumen Surat

S1 – hukum S1 Fakultas Syari’ah D3 – Altri SLTA


Prosedur : Pelaksanaan Surat Keluar PELAKSANA No 1

1

2

3

4

AKTIVITAS 2

Membuat draf surat keluar sesuai disposisi atasan

Menyerahkan disposisi surat masuk

Koreksi draf surat keluar

Menandatangani draf surat keluar

MUTU BAKU

Staf

Ka. Subag. TU&RT

Kabag. Keu&Umum

sekretaris

Persyaratan / Perlengkapan

Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

9

- Disposisi surat masuk - Data dukung yang diperlukan untuk membalas surat masuk

- Draf surat keluar - Disposisi surat masuk - Data dukung yang diperlukan untuk membalas surat masuk

- Surat keluar - Data dukung yang perlu dilampirkan

- Surat keluar - Data dukung yang perlu dilampirkan

Selesainya draf surat masuk 1 hari

20 menit

10 menit

3 menit

Disiapkannya draf surat keluar untuk ditanda tangani

Isi surat telah selesai dengan data dukung dan materi disposisi Surat keluar siap dikirim

1

5

6

2

Member nomor surat keluar

Mengirimkan surat keluar

3

4

5

6

7

- Surat keluar - Buku ekspedisi surat keluar - Buku agenda surat keluar

- Surat keluar - Data dukung yang dilampirkan - Buku ekspedisi surat keluar

8

10 menit

9

Surat tercatat dalam buku agenda

Terkirimnya surat 1 hari

Nomor SOP







Dasar Hukum



1. 2. 3. 4.

Peringatan :



1. Dokumen Persediaan Alat Tulis Kantor (ATK)



Prosedur : Pengadaan Barang ATK PELAKSANA No 1

1

2

3

4

5

AKTIVITAS 2

Mengisi nota permintaan barang

Pengesahan nota permintaan barang yang diminta

MUTU BAKU

Staf

Ka. Subag. TU&RT

Kabag. Keu&Umum

sekretaris


Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

9

- Disposisi surat masuk - Data dukung yang diperlukan untuk membalas surat masuk - Draf surat keluar - Disposisi surat masuk - Data dukung yang diperlukan untuk membalas surat masuk

Penyerahan nota permintaan barang untuk pengambilan barang

- Nota bon barang

Pengambilan barang sesuai nota permintaan barang

- Barang ATK - Nota bon barang

Menerima barang alat tulis kantor (ATK)

- Barang ATK - Nota bon barang

Selesainya draf surat masuk 1 jam

2 jam

Disiapkannya draf surat keluar untuk ditanda tangani

1 jam

Diterimanya nota permintaan

2 jam

Distribusi barang yang diterima dalam nota permintaan

2 jam

Diterimanya barang oleh unit pengelola

Nomor SOP







Dasar Hukum


1. Undang-undang Nomor 49 Tahun 2009 2. RBg (Reglement Tot Tegeling Van Het Rechswezen in De Gewesten Builten Java en Madura) 3. Keputusan KMA RI No. 032/KMA/SK/IV/2006 4. Peraturan Mahkamah Agung RI No. 03 Tahun 2012 5. Surat Edaran Ketua Mahkamah Agung RI Nomor 3 Tahun 1998 Keterkaitan : 1. SOP Pelaporan aplikasi Persediaan Per Semester / Tahun 2. SOP Permintaan ATK

1. 2. 3. 4.



Peringatan :



1. Dokumen Barang Persediaan

Prosedur : Pengadaan Barang ATK PELAKSANA No 1

1

2

3

4

5

AKTIVITAS 2

MUTU BAKU

Staf

Ka. Subag. TU&RT

Kabag. Keu&Umum

sekretaris


Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

9

Mengimput data persediaan yang masuk per bulan

- Nota pembelian 2 jam

Terdatanya informasi barang persediaan

Mengimput data keluar / pemakaian barang persediaan

- Nota bon keluar barang

2 jam

Tersimpannya informasi barang persediaan

Mengecek data pada aplkasi dan pada gudang persediaan harus sama

- Aplikasi persediaan dan gudang

1 jam

Diterimanya nota permintaan

Membuat laporan kondisi barang digudang

- Laporan persediaan 2 jam

Distribusi barang yang diterima dalam nota permintaan

Menerima dan mengoreksi laporan tentang aplikasi barang

- Laporan persediaan 2 jam

Diterimanya barang oleh unit pengelola

1

6

7

2

3

4

5

6

7

8

9

Meneliti, menyetujui laporan persediaan dan memutuskan untuk pengadaan barang yang telah habis

- Laporan persediaan

2 jam

Tersedianya laporan persediaan

Menindak lanjuti instruksi / keputusan untuk pengadaan barang persediaan


1 jam

Tersedianya laporan persediaan

Nomor SOP




Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh


Nama SOP


Dasar Hukum


1. Undang-undang Nomor 49 Tahun 2009 2. RBg (Reglement Tot Tegeling Van Het Rechswezen in De Gewesten Builten Java en Madura) 3. Keputusan KMA RI No. 032/KMA/SK/IV/2006 4. Peraturan Mahkamah Agung RI No. 03 Tahun 2012 5. Surat Edaran Ketua Mahkamah Agung RI Nomor 3 Tahun 1998 Keterkaitan : 1. SOP Pelaporan aplikasi Persediaan Per Semester / Per Tahun 2. SOP Permintaan ATK

1. 2. 3. 4.

Peringatan :



1. Dokumen Barang Inventaris



Prosedur : Pengelola Aplikasi SIMAK-BMN PELAKSANA No 1

1

AKTIVITAS 2

MUTU BAKU

Staf

Kabag. Keu&Umum

Sekretaris


Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

1 hari

Terekamnya data barang yang telah dihapus

- Nota bon keluar barang

3 hari

Terdapat kesesuaian data riil dan aplikasi

Mencocokkan data aplikasi dengan data riil dilapangan

- Aplikasi persediaan dan gudang

2 hari

Terdapat kesesuaian data riil dan aplikasi

4

Membuat laporan SIMAK-BMN


5

Mengoreksilaporan SIMAK-BMN yang telah diselesaikan


2

3

Mengimput data masuk simak BMN berupa nilai barang dan jenis barang yang berasal dari pihak ke tiga

- SK penghapusan

Mengimput data keluar berupa penghapusan dan transfer BMN

1 hari

Laporan BMN

Laporan BMN 1 hari

1

6

2

3

4

5

6

7

Menyetujui dan mengesahkan laporan SIMAK-BMN


7

Melakukan back up data


1 hari

8

Menginventaris BMN yang rusak untuk diajukan penghapusan


2 hari

1 hari

8

Disahkannya laporan SIMAKBMN

Laporan BMN

Laporan BMN

Nomor SOP







Dasar Hukum


1. Undang-undang Nomor 49 Tahun 2009 2. RBG (Reglement Tot Tegeling Van Het Rechswezen in De Gewesten Builten Java en Madura) 3. Keputusan KMA RI No. 032/KMA/SK/IV/2006 4. Peraturan Mahkamah Agung RI No. 03 Tahun 2012 5. Surat Edaran Ketua Mahkamah Agung RI Nomor 3 Tahun 1998 Keterkaitan : 1. SOP Pelaporan Aplikasi Persediaan (kegiatan seharian) 2. SOP Permintaan ATK

1. 2. 3. 4.

Peringatan :



1. Dokumen Barang Persediaan



Prosedur : Pengelola Aplikasi Barang Persediaan PELAKSANA No 1

AKTIVITAS 2

MUTU BAKU

Staf

Sekretaris

Panitia

Kabag. Keu&Umum


Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

9

1

Menghimpun data laporan semester/tahunan

- Data aplikasi persediaan

3 jam

Terekamnya data mentah laporan

2

Mengimput data persediaan dan mengimput data masuk dan keluar

- Data keluar masuk persediaan

2 jam

Terekamnya data barang persediaan

Menunjuk panitia pemeriksa barang

- SK panitia 1 hari

Dibuatnya SK Panitia pemeriksa barang

Memeriksa barang persediaan dengan mencetak barang riil di gudang


1 jam

Diperiksanya barang persediaan

5

Membuat berita acara opname fisik persediaan

- BA. Opname fisik barang

1 jam

BA. Opname fisik barang

6

Menandatangani berita acara opname fisik barang


5 menit


7

Menghimpun berita acara opname fisik barang ke aplikasi persediaan


3 jam


3

4

8


3 jam

Laporan persediaan

Menandatangani laporan persediaan


3 jam

Laporan persediaan

10

Menjilid laporan persediaan yang telah selesai


11

Back Up data dan pengiriman laporan ke korwil KPKNL dan aplikasi SIMAK-BMN


9

Membuat laporan persediaan

5 menit

1 jam

Laporan persediaan

Terkirimnya laporan

Nomor SOP







Dasar Hukum


1. Undang-undang Nomor 49 Tahun 2009 2. RBg (Reglement Tot Tegeling Van Het Rechswezen in De Gewesten Builten Java en Madura) 3. Keputusan KMA RI No. 032/KMA/SK/IV/2006 4. Peraturan Mahkamah Agung RI No. 03 Tahun 2012 5. Surat Edaran Ketua Mahkamah Agung RI Nomor 3 Tahun 1998 Keterkaitan : 1. SOP Pelaporan aplikasi SIMAK-BMN (kegiatan seharian) 2. SOP Laporan SIMAK-BMN

1. 2. 3. 4.

Peringatan :



1. Dokumen Barang Inventaris SIMAK-BMN



Prosedur : Pengelola Aplikasi SIMAK-BMN PELAKSANA No 1

AKTIVITAS 2

MUTU BAKU

Staf

Kabag. Keu&Umum

Sekretaris


Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

1

Menghimpun data laporan semester


2

Mengumpulkan data SIMAK-BMN data masuk dan keluar

- Laporan SIMAK

3

Kompilasi laporan persediaan dan SIMAK-BMN

- Laporan SIMAK

Mencetak laporan-laporan di aplikasi SIMAK-BMN dan persediaan

- Laporan SIMAK

5

Mengirim ADK SIMAK ke SAKPA

- Laporan SIMAK

6

Menandatangani berita acara opname fisik barang

- BA. opname Fisik barang

7

Menghimpun berita acara opname fisik barang ke aplikasi persediaan

- BA. opname Fisik barang

4

1 hari

Terekamnya data mentah laporan

3 hari

Terekamnya data barang persediaan

2 hari

Dibuatnya SK Panitia pemeriksa barang

2 hari

Diperiksanya barang persediaan

1 hari

BA. Opname Fisik Barang

5 menit


3 jam


1

2

3

4

5

6

8

Membuat laporan persediaan


9

Menanda tangani laporan persediaan


10

Menjilid laporan persediaan yang telah selesai


11

Back Up data dan pengiriman laporan ke korwil KPKNL dan aplikasi SIMAK-BMN


7

8

3 jam

Laporan persediaan

3 jam

Laporan persediaan

5 menit

Laporan persediaan

1 jam

Terkirimnya laporan

Nomor SOP







Dasar Hukum


1. Undang-undang Nomor 49 Tahun 2009 2. RBg (Reglement Tot Tegeling Van Het Rechswezen in De Gewesten Builten Java en Madura) 3. Keputusan KMA RI No. 032/KMA/SK/IV/2006 4. Peraturan Mahkamah Agung RI No. 03 Tahun 2012 5. Surat Edaran Ketua Mahkamah Agung RI Nomor 3 Tahun 1998 Keterkaitan : 1. SOP Pelaporan aplikasi SIMAK-BMN (kegiatan seharian) 2. SOP Permintaan ATK

1. 2. 3. 4.

Peringatan :



1. Dokumen Barang Inventaris



Prosedur : Pengelola Barang Inventaris BMN PELAKSANA No 1

1

2

3

4

5

6

AKTIVITAS 2

MUTU BAKU

Staf

Kabag. Keu&Umum

Sekretaris


Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

Menginfentarisasi laporan permintaan perawatan dan kerusakan barang

- Alat tulis kantor

Memeriksa kondisi barang inventaris yang dilaporkan

- Alat tulis kantor

Menerima hasil pemeriksaan laporan permintaan perawatan dan kerusakan barang inventaris

- Alat tulis kantor

Memerintahkan perawatan dan perbaikan barang inventaris

- Alat tulis kantor

Menghubungi pihak ketiga untuk merawat dan memperbaiki barang yang rusak

- Alat tulis kantor

Mengawasi proses perawatan dan perbaikan barang inventaris

1 hari

Tersedianya laporan kondisi barang inventaris

1 hari

Tersedianya informasi kondisi barang inventaris

2 hari

Disampaikan laporan kondisi barang inventaris

2 hari

Disetujuinya perbaikan barang inventaris

2 hari

Tersedianya pihak ketiga yang menyediakan jasa perbaikan barang inventaris

Daftar perbaikan 1 hari

Dipastikannya penyelesaian perbaikan barang

1

7

8

2

3

4

5

6

Menerima laporan hasil pelaksanaan perawatan dan perbaikan barang yang telah selesai

- alat tulis kantor - daftar perbaikan

Menyerahkan kembali barang yang telah selesai dilakukan perawatan dan perbaikan

- alat tulis kantor - daftar perbaikan

7

1 hari

5 menit

8

Dilaporkannya penyelesaian perbaikan barang

Diserahkannya barang yang telah diperbaiki kepada unit pengelola

Nomor SOP







Dasar Hukum


1. Undang-undang Nomor 49 Tahun 2009 2. RBg (Reglement Tot Tegeling Van Het Rechswezen in De Gewesten Builten Java en Madura) 3. Keputusan KMA RI No. 032/KMA/SK/IV/2006 4. Peraturan Mahkamah Agung RI No. 03 Tahun 2012 5. Surat Edaran Ketua Mahkamah Agung RI Nomor 3 Tahun 1998 Keterkaitan : 1. SOP Pelaporan aplikasi SIMAK-BMN (kegiatan seharian) 2. SOP Permintaan ATK

1. 2. 3. 4.

Peringatan :



1. Dokumen Pengadaan Barang ATK



Prosedur : Pengelola Barang Inventaris BMN PELAKSANA No 1

AKTIVITAS 2

MUTU BAKU

Staf

Kabag. Keu&Umum

Sekretaris


Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

1 jam

Terdatanya persediaan barang

1

Menginfentarisasi barang-barang yang telah habis digunakan

- Alat tulis kantor

2

Membuat daftar barang yang telah habis dipakai dan yang dibutuhkan

- Daftar kebutuhan barang

1 jam

Terdaftarnya barang yang telah habis

Mengajukan ke pihak ketiga untuk mendapatkan harga dari barang-barang ATK


1 hari

Terdaftarnya jumlah barang yang telah habis

4

Menghitung harga barang ditambah dengan pajak (PPH dan PPN)


2 jam

Dihitungnya biaya kena pajak

5

Menandatangani pengajuan pengadaan barang Alat Tulis Kantor (ATK)


3 menit

Disetujuinya pengadaan barang

6

Proses pengadaan barang-barang ATK yang telah disetujui


5 menit

Dilakukannya proses pengadaan

7

Pencatatan barang masuk hasil pengadaan


1 jam

Dicatatnya hasil pengadaan dalam buku inventaris

3

Nomor SOP







Dasar Hukum


1. Undang-undang Nomor 49 Tahun 2009 2. RBg (Reglement Tot Tegeling Van Het Rechswezen in De Gewesten Builten Java en Madura) 3. Keputusan KMA RI No. 032/KMA/SK/IV/2006 4. Peraturan Mahkamah Agung RI No. 03 Tahun 2012 5. Surat Edaran Ketua Mahkamah Agung RI Nomor 3 Tahun 1998 Keterkaitan : 1. SOP Penyusunan Rencana Kerja Tahunan 2. SOP Bidang TU & RT

1. 2. 3. 4.

Peringatan :



1. Dokumen Kerja Tahunan Sub. Bagian TU & RT



Prosedur : Pengelolaan Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Tenaga Kontrak PELAKSANA No 1

1

AKTIVITAS 2

MUTU BAKU

Staf

Kabag. Keu&Umum

Panitia

Kasub.bag. TU&RT


Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

9

Menginventaris jumlah tenaga kontrak Pramubhakti, Satpam dan Sopir

- Kontrak kerja - SK Tenaga Kontrak

2

Menyusun pembagian tugas kepada masing-masing tenaga kontrak

3

4

5

6

1 hari

Terdatanya tenaga kontrak dan perlengkapan administrasinya

- Alat Tulis Kantor - SK Tenaga Kontrak

1 jam

Terdatanya tugas tenaga kontrak

Mengetik pembagian tugas tenaga kontrak

- Computer/laptop - Printer - Draf pembagian tugas

1 jam

Tersedianya draf pembagian tugas tenaga kontrak

Mengoreksi pembagian yang telah disusun

- Daftar pembagian tugas - Kontrak kerja - Pakta integritas - Alat tulis kantor

Membuat berita acara opname fisik persediaan

- Draf pembagian tugas - Kontrak kerja - Pakta integritas - Alat tulis kantor

Menginformasikan pembagian tugas kepada tenaga kontrak

-

Draf pembagian tugas Kontrak kerja Pakta integritas SK Tenaga Kontrak

30 menit

Terselesaikannya pembagian tugas tenaga kontrak

1 jam

Disetujuinya pembagian tugas tenaga kontrak

1 jam

Diketahui dan dipahaminya pembagian tugas oleh setiap tenaga kontrak

Nomor SOP







Dasar Hukum


1. Undang-undang Nomor 49 Tahun 2009 2. RBg (Reglement Tot Tegeling Van Het Rechswezen in De Gewesten Builten Java en Madura) 3. Keputusan KMA RI No. 032/KMA/SK/IV/2006 4. Peraturan Mahkamah Agung RI No. 03 Tahun 2012 5. Surat Edaran Ketua Mahkamah Agung RI Nomor 3 Tahun 1998 Keterkaitan : 1. SOP Penyusunan Pelaksana Tugas Perbantuan Pengelola Perpustakaan 2. SOP Bagian TU & RT

1. 2. 3. 4.

Peringatan :



1. Dokumen Tenaga Pengelola Perpustakaan



Prosedur : Pengelola Perpustakaan Kantor PELAKSANA No 1

1

2

3

4

5

AKTIVITAS 2

Mencatat buku-buku dan majalah yang diterima / yang masuk

Mencatat setiap bukuyang dipinjam dan dikembalikan

MUTU BAKU

Staf

Kabag. Keu&Umum

Kasub.Bag. TU & RT


Waktu

Output

3

4

5

6

7

8

- Buku, majalah yang diterima - Buku register penerimaan - Alat tulis kantor - Buku, majalah yang diterima - Buku register penerimaan - Alat tulis kantor

Melakukan pemeliharaan terhadap bukubuku dan majalah dalam ruang perpustakaan

- Buku, majalah yang diterima - kemoceng - box buku

Membuat laporan peminjaman dan pengembalian buku-buku secara periodik

- Buku, majalah yang diterima - Buku register penerimaan - Alat tulis kantor

Mengoreksi laporan peminjaman dan pengembalian buku-buku secara periodik

- Laporan peminjaman dan pengembalian buku

30 menit

Terdatanya penerimaan buku dan majalah

5 menit

Terdatanya penerimaan buku dan majalah inventaris yang dipinjam

30 menit

Tersusun dan tertatanya buku dan majalah inventaris yang dipinjam

1 jam

5 menit

Tersedianya laporan inventaris buku dan majalah dengan baik

Diparafnya data pengelolaan peminjaman dan pengembalian buku/majalah

1

6

7

2

menandatangani laporan peminjaman dan pengembalian buku-buku

Mengarsipkan laporan peminjaman dan pengembalian buku-buku

3

4

5

6



7

8

1 menit

Tersimpannya laporan pengembalian daftar pinjaman buku

1 menit

Tersimpannya laporan pengembalian daftar pinjaman buku

Perlengkapan : 1. SOP Bidang Teknis dan Kepaniteraan 2. SOP Bidang Kesekretariatan

Recommend Documents