periode tertentu (laporan periodik)

BAB 3 – DESAIN OUTPUT ( RANCANGAN OUTPUT) Objectivitas Rancangan Output adalah informasi yang akan diberikan kepada user, sebagai hasil informasi. Output yang dihasilkan sistem informasi dapat berubah :  Output tercetak atau berupa Media Keras (kertas, microfilm)  Output melalui tampilan layar atau Media lunak  Audio

pengolahan aplikasi sistem

Tujuan Rancangan Output 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Sasaran output adalah menyediakan/ melayani informasi bagi user Output harus sesuai dengan kebutuhan user (user requirement) Output yang disampaikan harus memadai untuk kebutuhan user (tidak berlebihan) Jaminan bahwa output sesuai kebutuhan Jaminan ketepatan penyampaian output Memilih device dan media komputer yang baik

Klasifikasi Output Output Eksternal

Dibuat untuk disampaikan kepada pihak-pihak di luar sistem/organisasi Misal :  Tagihan pelanggan  Laporan tahunan  Laporan untuk pelanggan, vendor  Dan lain – lain

Output Internal

Dibuat untuk kebutuhan didalam organisasi. Dibedakan antara historical report dan exception report

Historical Report

Menyajikan informasi rinci kegiatan suatu kelompok/periode tertentu (laporan periodik)

Exception Report

Menyajikan informasi bagi pimpinan, yang berisi informasi perkecualian (laporan perkecualian)

Turnaround Document

Output berupa dokumen yang dikembalikan, misalnya bagian dari statement nasabah yang harus diisi dan dikembalikan nasabah

Format Output Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau grafik. Bantuk yang paling banyak digunakan adalah bentuk grafik / bagan dan tabel.

Laporan Berbentuk Tabel NOTICE REPORT

Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas agar setiap permasalahan yang terjadi bisa tampak dengan jelas dan langsung bisa ditangani CV. SAHABAT KOMPUTER LAPORAN PENURUNAN JUMLAH PENJUALAN MENURUT JENIS BARANG BULAN DESEMBER 2007 DAERAH PENJUALAN

% PENURUNAN

PALEMBANG JAKARTA SURABAYA

10,00 % 25,00 % 10,50 %

EQUIPOISED REPORT

Isi dari laporan ini adalah hal-hal yang bertentangan dengan maksud untuk membuat suatu perencanaan ( pengambilan keputusan) CV. SAHABAT KOMPUTER LAPORAN PERENCANAAN PANGSA PASAR BARU DAERAH JAKARTA TAHUN 2008 JELEK

KEADAAN PASAR

BAIK

Penjualan Harga Pokok Penjualan

Rp 1.000.000 Rp 600.000

Rp 1.750.000 Rp 1.050.000

Laba Kotor

Rp

400.000

Rp

700.000

Biaya Penjualan Biaya Adm

Rp Rp

300.000 125.000

Rp Rp

350.000 150.000

Laba (rugi)

(Rp

Rp

200.000

25.000)

VARIANCE REPORT

Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya CV. SAHABAT KOMPUTER

BARANG DIBELI

LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN DESEMBER 2007 UNIT HARGA HARGA SELISIH DIBELI SESUNGGUHNYA STANDAR HARGA

IBM PC XT MONITOR HARD DISK

10 8 5

1.200.000 415.000 595.000 TOTAL

1.050.000 365.000 625.000

150.000 50.000 30.000 170.000

TOTAL SELISIH 1.500.000 400.000 150.000 1.750.000

R R L R

COMPARATIVE REPORT

Laporan ini berisi pembandingan antara satu hal dengan hal lainnya. Misalnya laporan Rugi laba atau neraca antara tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya

Laporan Berbentuk Grafik Laporan dalam bentuk grafik dapat digambarkan atau diklasifikasikan sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart).

Langkah-langkah Desain Output Secara Umum 1. Menentukan Kebutuhan Output dari Sistem baru dimana output yang akan didesain dapat ditentukan dari arus data keluaran (output) yang ada pada Diagram Arus Data 2. Menentukan Parameter dari Output ( tipe output, formatnya, media yang digunakan, alat output, jumlah tembusan, distribusi, dll)

Pedoman Pembuatan Output Tercetak a. b. c. d. e.

Laporan dirancang untuk dibaca dari kiri ke kanan Item yang penting diletakkan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan Semua halaman harus mempunyai titel, tanggal, dan nomor halaman Semua kolom harus dilabel Singkatan sebaiknya dihindarkan

Metode Perancangan Output yang Efektif 1. Informasi yang disampaikan terdiri dari :  Informasi yang tetap (constant information) Informasi yang tetap (sama) setiap kali dicetak, misal : judul, label kolom dll  Informasi yang berubah (variable information) Informasi yang berisi data atau hasil perhitungan yang menjadi isi output. Misal : Isi detail 2. Pada lay-out harus ditunjukkan panjang informasi dan jenis data setiap informasi variable, misal : Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah 30 karakter alfanumerik diberi tanda X sebanyak 30 buah. Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah tujuh karakter numerik diberi tanda 9 sebanyak tujuh buah. Bila ingin ada tanda pemisah harus dicantumkan, contoh : 9.999.999,99 3. Jika informasi yang ditampilkan berulang-ulang dalam suatu kolom, gunakan tanda garis memanjang dari atas ke bawah pada kolom tersebut (detail lines)

4. Untuk menghitung lebar tiap kolom, tentukan panjang field sesuai dengan kamus data Misal : Kolom NPM pada laporan daftar mahasiswa. a) Panjang field sesuai kd, 10 karakter b) Panjang judul 18 karakter c) Ditambah 2 spasi kosong untuk jarak dengan kolom berikutnya d) Jumlahnya menjadi panjang kolom, yaitu 20 5. Gunakan printer lay-out form (lihat contoh)

Tahap-tahap Pembuatan Lay-Out Output Tercetak 1) Tentukan kebutuhan laporan 2) Tentukan pemakai laporan tsb  Staf operasi  laporan operasional  Manajer  laporan manajerial 3) Tentukan elemen data yang akan dimasukkan 4) Hitung jumlah karakter tiap kolom 5) Buat judul laporan 6) Tentukan jumlah detil setiap halaman 7) Tentukan jumlah halaman setiap laporan 8) Tentukan tanggal laporan (tanggal tertentu atau per periode) 9) Buat judul tiap kolom 10) Tentukan jenis data (A,X,9) pada informasi variable 11) Tentukan letak summary (control break) 12) Lakukan review dengan pemakai dan pemrogram Contoh Laporan Operasional : PT. JAYA ABADI

Tgl : dd-mm-yyyy Hal : 99

LAPORAN PENJUALAN PERIODE : dd-mm-yy S/D dd-mm-yy TGL

No FAKTUR

dd-mm-yy

XXXXXX

dd-mm-yy

PELANGGAN XXXX-XXXXXXXXXX

BARANG

JML

HARGA

NILAI

XXXXXXXXXX 999 XXXXXXXXXX 999 TOTAL PER FAKTUR

999.999 99.999.999 999.999 99.999.999 999.999.999

XXXXXX

XXXX-XXXXXXXXXX

XXXXXXXXXX 999 XXXXXXXXXX 999 TOTAL PER FAKTUR TOTAL PER TANGGAL

999.999 999.999

99.999.999 99.999.999 999.999.999 9.999.999.999

XXXXXX

XXXX-XXXXXXXXXX

XXXXXXXXXX 999 XXXXXXXXXX 999 TOTAL PER FAKTUR TOTAL PER TANGGAL TOTAL KESELURUHAN

999.999 999.999

99.999.999 99.999.999 999.999.999 9.999.999.999 99.999.999.999 BERSAMBUNG….

Contoh Laporan Managerial PT. JAYA ABADI

TGL : dd-mm-yyyy HAL : 99

REKAPITULASI PENJUALAN PERIODE : dd-mm-yy S/D dd-mm-yy TGL

No FAKTUR

PELANGGAN

NILAI FAKTUR

dd-mm-yy

XXXXX XXXXX

XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX 99.999.999 XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX 99.999.999 TOTAL PER TANGGAL 999.999.999

dd-mm-yy

XXXXX XXXXX

XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX 99.999.999 XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX 99.999.999 TOTAL PER TANGGAL 999.999.999 TOTAL KESELURUHAN 9.999.999.999 BERSAMBUNG……

Pedoman Tambahan      

Jika jumlah halaman laporan lebih dari satu maka pada bagian bawah halaman (kecuali halaman terakhir) dicetak keterangan “bersambung” dan pada akhir laporan dihalaman terakhir dicetak keterangan “ akhir laporan “ Jika suatu kolom numerik merupakan hasil perkalian dua kolom numeric lainnya (misalnya NILAI JUAL, yang merupakan hasil perkalian JUMLAH UNIT dan HARGA PER UNIT) pastikan bahwa jumlah digit yang disediakan cukup Jika terjadi level break tambahkan satu baris kosong sebagai pemisah Hindari data duplikat (pada laporan berlevel) Bedakan LAPORAN dari DAFTAR Selain laporan dalam bentuk angka, laporan dalam bentuk grafik cukup bermanfaat bagi manajemen level menengah ke atas

CONTOH KASUS

1. Daftar Barang Perusahaan CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705

DAFTAR BARANG PERUSAHAAN

No.

Jenis Barang

Nama Barang

999 999

Kode Barang xxxxxxx xxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx

Z

Z

999

xxxxxxx

Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : 99 / 99

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Satuan Barang xxxxxx xxxxxx

Jml Barang/Stok 99 99

Z

Z

Z

Z

xxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxx

99

Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx)

2. Formulir Permintaan Barang (FPB) Kembali CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705

FORMULIR PERMINTAAN BARANG (FPB) No. FPB Kode Dept Nama Dept Nama Ka.Dept NIP. Ka.Dept No.

: : : : :

xxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx

Jenis Barang

Nama Barang

99 99



Z

Z

99

xxxxxxx

Tgl. FPB

: dd/mm/yy

Jml Minta

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx


Z

Z

Z

Z

xxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxx

99

99 99

Ka. Departemen Pemohon, (xxxxxxxxxxxxxxx) NIP : xxxxxx

3. DAFTAR MINTA BARANG DEPARTEMEN CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705

DAFTAR PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN No.

Tgl FPB

99

dd/mm/yy

No FPB xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx

99

dd/mm/yy

xxxxxxxxx

Nama Dept xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx

Kode Barang xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx

Jenis Barang

Nama Barang xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Satuan Barang xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

Jml Minta 99 99 99 99

xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx


xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx


xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

99 99 99 99

Ka.Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ) NIP : xxxxxx

4. Bukti Permintaan Barang (BPB) CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705

BUKTI PERMINTAAN BARANG (BPB) No. FPB Kode Dept Nama Dept Nama Ka.Dept NIP. Ka.Dept No. 99 99 Z 99

Kode Barang xxxxxxx xxxxxxx Z xxxxxxx

: : : : :

xxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx

Jenis Barang

Nama Barang

xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx Z xxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Z xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tgl. FPB

Satuan Barang xxxxxx xxxxxx Z xxxxxx

: dd/mm/yy

Jml Minta 99 99 Z 99

Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxx) NIP : xxxxxx

Jml Realisasi 99 99 Z 99

5. LAPORAN PERMINTAAN BARANG CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705

LAPORAN PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN Periode : dd/mm/yy s.d dd/mm/yy No.

Tgl FPB

99

dd/mm/yy

99

dd/mm/yy

No FPB xxxxxxxxx

Nama Dept xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx


Jenis Barang

Nama Barang


xxxxxxxxx


xxxxxxx xxxxxxx


xxxxxxxxx


xxxxxxx xxxxxxx


xxxxxxxxx


xxxxxxx xxxxxxx


xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Total Per No. FPB xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Total Per No. FPB Total Per Tgl. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Total Per No. FPB xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Total Per No. FPB Total Per Tgl


Jml Minta 99 99

xxxxxx xxxxxx

99 99

xxxxxx xxxxxx

99 99

xxxxxx xxxxxx

99 99

Total Seluruh Permintaan

Jml Realisasi 99 99 999 99 99 999 9.999 99 99 999 99 99 999 9.999 999.999

Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ) NIP : xxxxxx

periode tertentu (laporan periodik)

Recommend Documents