Performance Management

IndonesiaCHRP Monthly Workshop:

Performance Management 24 May 2014 Presented by: Arry Ekananta, CHRP, MDISCA ([email protected])

1

Agenda Workshop •

Sesi 1: – Dari Strategic Intent Menjadi Capabilities & Culture – Performance Management Framework & Cycle – Individual Performance Plan (IPP) – Exercise #1: Menurunkan Activity Plan Department ke Section

– Exercise #2: B/I/R? •

Sesi 2: – Exercise #3: Menyusun Individual Performance Plan (IPP)

– Individual Performance Tracking (IPT) •

Lunch Break

•

Sesi 3: – Individual Performance Review (IPR) – Exercise #4: Melakukan Performance Evaluation – Exercise #5: Melakukan Performance Appraisal 2

Agenda Workshop •





Lunch Break

•


Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan Penyelarasan organisasi dari tingkatan teratas sampai dengan terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang tinggi

Strategic Intent

Tema pemersatu yang menyelaraskan seluruh pemangku kepentingan

Konsensus bersama mengenai apa yang akan dan tidak akan dilakukan

Penyelaras tujuan dengan budaya organisasi (“hardware”)

Fokus utama pembahasan dalam workshop ini

Keterampilan dan perilaku yang menjadi acuan dalam eksekusi (“software”)

Workshop Oktober 2013

 Visi – Misi  Strategi  Nilai-nilai Organisasi

Penyelarasan tujuan, strategi, struktur, dan budaya organisasi

Business Plan  Business Model Canvas  Balanced Scorecard: Strategy Map, KPI, Activity Plan, Bujet

Operating Model  Proses bisnis, kebijakan & prosedur  Struktur organisasi  Matriks otoritas

 Wewenang & tanggung jawab  Tata kelola  Kebutuhan SDM

Capabilities & Culture  Mentalitas Dasar  Perilaku Organisasi

 Keahlian  Keterampilan

 Ukuran Kinerja  Tindakan

4


Strategic Intent















5

Contoh Strategic Intent Kedai Kopi WBAWI Penyedia Layanan Minuman Kopi dan Variannya serta Hidangan Pendamping

Visi Menjadi kedai kopi bonafide dengan pelayanan prima dan jaringan layanan terluas di Jabodetabek pada tahun 2020

Misi Senantiasa menciptakan lingkungan kehidupan sosial yang lebih baik melalui tempat kumpul berkualitas yang berunsur pelayanan sajian minuman kopi dan hidangan pendampingnya dalam rangka mewujudkan komunitas kehidupan masyarakat yang sehat dan kondusif

Strategi Besaran  Sinergi bisnis dengan vendor untuk menghasilkan keunggulan kompetitif  Mendorong kompetensi utama di sajian serta penyajian minuman kopi dan variannya sebagai basis untuk mengembangkan jaringan layanan  Membangun keunggulan SDM untuk menghasilkan layanan memuaskan dan pengalaman spektakuler bagi pengunjung  Klarifikasi segmentasi produk-market untuk setiap produk  Diversifikasi ke bisnis yang berkaitan


Nilai - Nilai Di mata Karyawan:

Di mata Eksternal:

 Integritas

 Layanan yang memuaskan

 Bertanggung jawab

 Produk yang tepat

 Belajar secara terus menerus  Dapat diandalkan  Peduli dengan yang lain

 Warga usaha yang baik

6


Strategic Intent















7

Model Bisnis Menggunakan Business Model Canvas Model bisnis menggambarkan dasar pemikiran tentang bagaimana suatu organisasi menciptakan, memberikan, dan menangkap nilai

Business Model Canvas  Merupakan suatu model bisnis yang dikembangkan oleh Alexander Osterwalder & Yves Pigneur  Kesembilan blok yang ada memperlihatkan cara berpikir tentang bagaimana sebuah perusahaan menghasilkan uang  Berfungsi sebagai bahasa bersama dalam mendeskripsikan model bisnis untuk kemudian menentukan strategi bisnis yang tepat


8

Contoh Business Model Canvas Kedai Kopi

• Vendor penyedia bahan baku • Vendor penyedia perangkat kerja • Instansi-instansi pemerintahan terkait • Pengelola bandara, hotel, pusat perbelanjaan, rumah sakit, kampus, gedung perkantoran • Perusahaan pemasang iklan

• • • • •

• Pengaturan bahan baku dan stok • Pelatihan-pelatihan • Operasional gerai dan booth • Operasional website

• • • •

Gerai Booth Karyawan Kendaraan operasional

• Minuman kopi dan variannya serta hidangan pendamping yang lezat dan nikmat • Tempat menyantap dan berkumpul yang bersih, nyaman, dan aman • Lokasi gerai yang mudah diakses • Biaya yang relatif terjangkau oleh para pengunjung/ pembeli

Mahasiswa Remaja Karyawan Eksekutif Masyarakat Umum Pemasang iklan

• Gerai • Booth di kampus dan gedung perkantoran • Situs website • Pembayaran sesuai makanan dan minuman yang dikonsumsi oleh pengunjung/pembeli • Keanggotaan (membership) • Pemasangan iklan

Gaji dan komisi karyawan Pembelian bahan baku Penggantian sparepart perangkat kerja Sewa lokasi gerai/booth Renovasi dan operasionalisasi gerai/booth


• Personal assistance melalui para frontliner • Self-service melalui mobile apps. & web untuk keperluan branding dan CRM

Mass Market

Multi-sided Platform

9

Contoh Strategy Map Kedai Kopi Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)

Strategy

Internal Untuk memuaskan pelanggan, proses apa yang harus kita kelola? Learning & Growth Hal-hal pendukung apa saja yang harus disiapkan/ditingkatkan?

Workshop November 2013

Customer

Customer Seperti apakah pelanggan melihat kita?

Internal

Seperti apakah sukses di mata para pemegang saham?

Learning & Growth

Financial

Financial

Strategic Objective

KPI

Pemasukan bulanan yang meningkat

Produk yang terjangkau & berkualitas

Pelayanan yang cepat dan ramah

Standar pelayanan yang baik

SDM yang tersedia dan mumpuni

Perangkat kerja yang memadai

Infrastruktur IT yang handal

Suplai bahan baku yang tersedia

Sarana dan prasarana yang baik

Target 2014

• Keuntungan kotor (revenue) • Keuntungan bersih (profit) • Jumlah kunjungan

• 150 juta rupiah

• Kepuasan pelanggan • Leadtime penyajian • Jumlah pengunjung loyal • Harga kompetitif

• Rata-rata 4/5 • Max 10 menit • 20% dari total per bulan • 90% kompetitor

• Sosialisasi SOP • Downtime perangkat • Stock fulfillment • Jumlah vendor

• Min 1x per bulan • Max 2 jam • 2 hari • 3 per kategori

• MPP fulfillment • Sertifikasi internal untuk frontliner • Koneksi cabang • Indeks kebersihan

• 100% • 100% untuk frontliner • 100% online • Rata-rata 4/5

• 15 juta rupiah per bulan • 15 per jam

10


Strategic Intent






Workshop Februari 2014









11

Rancang Bangun dari Operating Model Operating Model didefinisikan oleh enam komponen utama yang saling terhubung dan saling bersinergi  Keseluruhan struktur organisasi, mencakup juga “kotak dan garis” dalam organisasi  Aktivitas operasional yang berjalan dan interaksinya, mencakup juga kebijakan dan prosedur

 Kalkulasi kebutuhan sumber daya suatu unit organisasi

Proses Bisnis, Kebijakan & Prosedur

Kebutuhan SDM

Struktur Organisasi

Matriks Otoritas

Wewenang & Tanggung Jawab

Tata Kelola

 Bagaimana dan oleh siapa suatu keputusan diambil

 Kontrol dan batasan yang diberikan dalam mencapai sasaran serta prioritas bisnis

 Tingkatan otoritas yang diberikan kepada manajemen dan pimpinan puncak organisasi


12

Penyelarasan Struktur Organisasi dengan Proses Bisnis Langkah-langkah Penyusunan Struktur Organisasi 1

2

Define Internal Capabilities

3

Identify Organization Functions

4

Design Primary Structure

5

Develop Organization Structure

Elaborate Roles & Responsibilities

INPUT    

Value Chain Mega Process Major Process Business Process

 Internal Capabilities

 Organization Functions  Organization Structure Benchmark  Target Operating Model

 Primary Structure  Organization Layer  # of BOD

 Organization Structure  Position & Corporate Title  RACI/RAIDN

 Organization Structure  Position & Corporate Title  RACI/RAIDN

 Job Description

OUTPUT

 Internal Capabilities


 Organization Functions

 Primary Structure (Immediate & Transitions)

13

Pendekatan dalam Penentuan Kebutuhan SDM Kebutuhan SDM (manpower planning) dapat dilakukan melalui dua pendekatan: Analisis Produktivitas maupun Analisis Beban Kerja Estimasi Kebutuhan SDM Dua Pendekatan Umum

Analisis Produktivitas

Analisis Beban Kerja

 Bersumber dari tujuan akhir yang hendak dicapai (misal: volume transaksi, target penjualan)

 Bersumber dari uraian kegiatan yang bisa didapat dari job description

 Umumnya sudah ada target produktivitas yang dituju berdasarkan data di masa lalu, studi banding, maupun kompetitor  Tantangannya terletak pada melakukan balancing dan mengestimasi buffer yang dibutuhkan untuk posisi tertentu

Workshop Maret 2014

Proses Kerja Tujuan Akhir

 Cocok untuk posisi yang banyak melakukan kegiatan rutin

 Mensyaratkan adanya elaborasi uraian kegiatan yang mencukupi serta durasi dan frekuensi pelaksanaannya  Tantangannya terletak pada tingkat kedetailan uraian kegiatan dan ketepatan perhitungan durasinya

14

Kebutuhan SDM Menggunakan Analisis Produktivitas Analisis Produktivitas mengkalkulasi kebutuhan SDM berdasarkan target yang harus diselesaikan oleh seseorang selama periode waktu tertentu dalam keadaan normal

Workshop Maret 2014

15

Kebutuhan SDM Menggunakan Analisis Beban Kerja Analisis Beban Kerja mengkalkulasi kebutuhan SDM berdasarkan jumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh seseorang selama periode waktu tertentu dalam keadaan normal 6 Faktor Analisis Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Sederhana

Perhitungan Kebutuhan Orang  Uraian Kegiatan (a) merupakan elaborasi aktivitas yang bisa didapat dari Job Description

Perkiraan Kebutuhan Orang (f) = (d) / (e)

Konstanta Pembagi (e)

Uraian Kegiatan (a)

Frekuensi Dalam 1 Tahun (b)

 Frekuensi dalam 1 Tahun (b) mengkuantifikasi jumlah (a) dalam setahun  Penggunaan Waktu Kerja (c) mengestimasi durasi pengerjaan (a) dalam satuan menit

 Waktu Kerja Efektif 1 Tahun (d) mengkalkulasi total waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan (a) sebanyak (b) selama (c) menit  Konstanta Pembagi (e) menggambarkan waktu kerja efektif setahun dalam satuan menit

Waktu Kerja Efektif 1 Tahun (d) = (b) * (c)

Workshop Maret 2014

Penggunaan Waktu Kerja (c)

 Perkiraan Kebutuhan Orang (f) menentukan jumlah orang yang dibutuhkan untuk mengerjakan (a) sebanyak (b) selama (c) menit selama setahun berdasarkan (e)

16


Strategic Intent














17

Dua Aspek Penting yang Menjamin Keberlangsungan Organisasi Domain

Sasaran Routine

Operational Management (Profitability)

(1 tetap 1) Jangka Pendek (1-3 tahun)

Improvement (1 menjadi ~)

Plan

Do

Ordinary Control Point(s) / Checklist 1 bulan

Check & Action

Monthly Review

Key Performance Indicator(s) Mid-Year Review

DAN Strategic Management (Growth)

= Sustainability

Monthly Review

Year-End Review

Jangka Menengah (3-5 tahun)

Breakthrough

Milestone(s)

(0 menjadi 1)

3 bulan

Quarterly Review

Quarterly Review

Jangka Panjang (>5 tahun)

 Keberlangsungan hidup organisasi sangat bergantung kepada bagaimana organisasi mampu berdaya saing  Daya saing sangat ditentukan dengan bagaimana organisasi mengelola: – Kegiatan operasional yang bertujuan untuk menjamin keuntungan organisasi (profitability) dan – Kegiatan strategis yang bertujuan untuk menjamin bertumbuhkembangnya organisasi (growth) 18

Performance Management (Manajemen Kinerja) Domain

Sasaran Routine




Plan

Do


Check & Action

Monthly Review

Monthly Review


Strategic Management (Growth)

Performance Management

Year-End Review


Breakthrough

Milestone(s)

(0 menjadi 1) Jangka Panjang (>5 tahun)

Menyeimbangkan antara ‘tantangan’ dengan ‘tentengan’

3 bulan

Quarterly Review

Quarterly Review

Dampak Manajemen Kinerja terhadap Budaya Perusahaan Formal Levers Vision, values and strategy

Signal organization’s core commitments and aligns actions with a common view of the future

Capability system

Defines core knowledge, tools and processes and the corresponding behaviours crucial for execution

Reporting structures

Enable and constrain particular ways of working within the “lines and boxes”

Decision Rights

Shape feeling s of accountability and ownership and perceptions of org. cohesion, bureaucracy, etc.

Business processes and metrics

Determine the operating behaviours and outcomes that are most important and should be attended to

Performance management

Communicates what is valued in terms of individual contributions, exerting a strong influence on behaviour

Informal Levers Tone set by senior leaders

Establishes a “drum beat” and shapes perceptions about espoused behavioural priorities

Culture change proof points

Provide evidence that change is possible and/or gaining traction in the organization

Meaningful manager- Foster personal, credible relationships that can align employee connections cultural perceptions up and down the org

Knowledge transfer

Transmit key culture messages within and beyond silos, spreading perceptions across the org

Informal networks

Sustain flows of trust, energy, information, etc. that strongly shape cultural beliefs and behaviours

Peer-to-peer interactions

Influence perceptions and behaviours through informal dialogue and collaboration

Compensation

Reinforces behaviours that are rewarded and shapes perceptions of fairness and levels of commitment

Training and leadership dev.

Imparts skills and ideas that enable behaviours, and helps determine feelings of reciprocal commitment

Communities

Reinforce common identity and interests and shape members’ perceptions about the larger culture

Recruitment and selection

Conveys aspects of organization’s “personality” and signals individual attributes that are valued

Pride builder initiatives

Engage front-line leaders in efforts to define, support, and drive cultural priorities / key behaviours

Internal communications

Call attention to events, priorities, etc., sending key messages through content and delivery choices

Exemplars and change Signal behaviours and ways of working that the agents organization values and help spread them locally

Source: Booz & Company analysis

= lever with higher potential impact on behaviour

20

Framework dan Siklus Daur Hidup Manajemen Kinerja Domain

Sasaran Routine




Plan

Do


Check & Action

Monthly Review

Monthly Review


Strategic Management (Growth)

Performance Management

Year-End Review


Breakthrough

Milestone(s)

(0 menjadi 1)

3 bulan

Quarterly Review

Quarterly Review

Jangka Panjang (>5 tahun)

Menyeimbangkan antara ‘tantangan’ dengan ‘tentengan’

Individual Performance Plan (IPP)

Individual Performance Tracking (IPT)

Mid-Term Performance Review

Individual Performance Tracking (IPT)

Final Performance Evaluation

Performance Evaluation  Performance Appraisal 21

Alur Proses Manajemen Kinerja Mengikuti Siklus PDCA INDIVIDUAL PERFORMANCE PLAN (IPP)

INDIVIDUAL PERFORMANCE TRACKING (IPT)

MID-TERM PERFORMANCE REVIEW

INDIVIDUAL PERFORMANCE TRACKING (IPT)

FINAL PERFORMANCE EVALUATION

Gunakan formulir IPP untuk

Gunakan formulir IPT untuk

Gunakan formulir IPR untuk

Gunakan formulir IPT untuk

Gunakan formulir IPR untuk

 Mendata keseluruhan ukuran kinerja di level tertinggi organisasi

 Mencatat seluruh permasalahan yang menghambat/ menghalangi pencapaian bulanan

 Mengevaluasi pencapaian semester pertama dan menentukan nilai pencapaian untuk masing-masing kriteria

 Mencatat seluruh permasalahan yang menghambat/ menghalangi pencapaian bulanan

 Mengevaluasi pencapaian semester kedua dan menentukan nilai pencapaian untuk masing-masing kriteria

 Menjabarkan seluruh penugasan utama masing-masing individu  Menentukan ukuran kinerja utama (milestone, KPI, control point) dan sasarannya  Menyelaraskan dengan atasan dan menyepakatinya sebagai kontrak kinerja setahun kedepan

 Mencatat pencapaian dan perkembangan secara bulanan  Mengidentifikasi dan membahas hal-hal yang berjalan dan yang tidak/belum berjalan  Mengidentifikasi dan menentukan rencana bulan berikutnya

 Mengevaluasi dan menegosiasi ulang sasaran mengikuti kondisi terbaru

 Mengidentifikasi ukuran kinerja tambahan dan sasarannya  Menyepakati pencapaian kinerja tengah tahun dengan atasan

 Mencatat pencapaian dan perkembangan secara bulanan  Mengidentifikasi dan membahas hal-hal yang berjalan dan yang tidak/belum berjalan  Mengidentifikasi dan menentukan rencana bulan berikutnya

 Menyimpulkan hasil pencapaian kinerja sesuai dengan bobot penilaian yang ada

 Menyepakati pencapaian kinerja akhir tahun dengan atasan  Mengidentifikasi individu-individu potensial untuk masa depan 22

1

2

3

 Sasaran Kinerja Perusahaan menggambarkan sasaran yang dituju Perusahaan selama tahun berjalan

 Rencana Penugasan Individu menggambarkan sasaran yang dibebankan kepada karyawan selama tahun berjalan  Mencakup sasaran: – Routine (ordinary control point) – Improvement (key performance indicator) – Breakthrough (milestone)

 Balancing IPP dengan atasan 23

1

2

 IPT dilakukan rutin setiap bulan antara atasan dengan bawahan  Mencakup sasaran: – Routine (ordinary control point) – Improvement (key performance indicator) – Breakthrough (milestone)  Untuk setiap sasaran dilampirkan target dan pencapaian terkini  Dilengkapi dengan sasaran dan tindakan yang akan dilakukan pada bulan berikutnya untuk mencapai target  IPT merupakan sarana yang ampuh untuk coaching dan counseling 24

1

2

3

 IPR dilakukan rutin setiap 6 bulan antara atasan dengan bawahan  Penentuan poin final dilakukan oleh dua orang yaitu diri sendiri dan atasan  Personal Effort & Contribution Index (PECI) menggambarkan playership seseorang dalam mencapai target

 Penugasan diluar IPP harus dicantumkan agar dapat diapresiasi (hanya diisi di akhir tahun saja) 25

Agenda Workshop •





Lunch Break

•


Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman) Bayangkan diri Anda sebagai pebisnis yang sedang menjalankan bisnis kedai kopi... • Anda adalah seorang pecinta kopi yang harus memulai pagi hari dengan secangkir kopi panas dan tidak bisa hidup tanpanya • Melihat pasar peminat kopi yang begitu besar, termasuk di Indonesia, Anda bersama dengan seorang teman menjalankan bisnis kedai kopi yang walau kelasnya belum sebesar Starbucks namun lebih bonafide dari warkop di pinggir jalan • Anda sudah mendirikan sejumlah outlet yang tidak sekedar menjual kopi, namun juga memberikan layanan prima dan tempat nyaman bagi pengunjung kedai kopi Anda

27

Struktur Organisasi Kedai Kopi “Harman” Director

Sales & Marketing Manager

Sales & Customer Relation Supervisor

Marketing & Product Dev Supervisor

Finance & Accounting Manager

Branch Manager

Branch Supervisor

Administration Head

Finance Supervisor

Information Technology Manager

HR & GA Manager

Accounting Supervisor

HR Supervisor

GA Supervisor

IT Development Supervisor

IT Operations Supervisor

Sales

Marketing

Waiter

Administration

Treasury

Budget & Accounting

Recruitment & Training

Purchasing

Analyst

Data Center

Customer Relation

Product Development

Bariesta

Cashier

Finance Controller

Tax

Employee Admin & Payroll

Construction

Programmer

Infrastructure

BOD

Maintenance

Department Section Staff

28

Strategy Map Kedai Kopi “Harman” Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)

Strategy

Internal Untuk memuaskan pelanggan, proses apa yang harus kita kelola? Learning & Growth Hal-hal pendukung apa saja yang harus disiapkan/ditingkatkan?

Customer

Customer Seperti apakah pelanggan melihat kita?

Internal

Seperti apakah sukses di mata para pemegang saham?

Learning & Growth

Financial

Financial

Strategic Objective

KPI

Pemasukan bulanan yang meningkat

Produk yang terjangkau & berkualitas

Pelayanan yang cepat dan ramah

Standar pelayanan yang baik


Perangkat kerja yang memadai

Infrastruktur IT yang handal

Suplai bahan baku yang tersedia

Sarana dan prasarana yang baik

Target 2014


• 150 juta rupiah

• Kepuasan pelanggan • Leadtime penyajian • Jumlah pengunjung loyal • Harga kompetitif

• Rata-rata 4/5 • Max 10 menit • 20% dari total per bulan • 90% kompetitor

• Sosialisasi SOP • Downtime perangkat • Stock fulfillment • Jumlah vendor

• Min 1x per bulan • Max 2 jam • 2 hari • 3 per kategori


• 100% • 100% untuk frontliner • 100% online • Rata-rata 4/5

• 15 juta rupiah per bulan • 15 per jam

29

Key Performance Indicators (KPI) Kedai Kopi “Harman” Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)

Financial

• Kepuasan pelanggan • Kepuasan pelanggan • Leadtime penyajian • Leadtime penyajian • Jumlah pengunjung • Jumlah pengunjung • Jumlah pengunjung loyal loyal loyal • Harga kompetitif • Harga kompetitif • Sosialisasi SOP • Downtime perangkat • Stock fulfillment • Jumlah vendor

Learning & Growth


Customer

Sales & Marketing Branch Operations

Internal

KPI


• Keuntungan kotor (revenue) • Keuntungan bersih (profit)

Finance & Acct

HR & GA

IT

• Keuntungan kotor (revenue) • Keuntungan bersih (profit)

• Jumlah kunjungan

• Sosialisasi SOP

• Downtime perangkat • Stock fulfillment (1) • Jumlah vendor (2) • MPP fulfillment (3) • Sertifikasi internal untuk frontliner (4) • Koneksi cabang • Indeks kebersihan

30

Activity Plan Kedai Kopi “Harman” Activity Plan Department: HRGA Strategic Objective Suplai bahan baku yang tersedia

KPI & Target Stock Fulfillment 2 hari (1)

Jumlah Vendor (2) SDM yang tersedia dan mumpuni

Keseimbangan ‘tantangan’ dengan ‘tentengan’

3 per kategori

Priority Action

Control / Check Point

Perbaikan Proses Proses bisnis saat ini tersedia Supply Chain Proses bisnis baru tersedia Management SOP tersedia dan tersosialisasi

GA

Mar 14

Perbaikan proses bisnis

GA

May 14

Standardisasi & sosialisasi proses bisnis baru

GA

Jan 14

Inventarisasi ulang daftar rekanan

GA

Feb 14

Pencarian & pemenuhan vendor

GA

Jan 14

Penyusunan MPP

HR

Dec 14

Pemenuhan MPP

HR

Matriks kompetensi, kurikulum, silabus tersedia

Mar 14

Penyusunan matriks kompetensi

HR

IQP vs. PQP tersedia

Jun 14

Pemetaan kompetensi

HR

85% karyawan diatas standar

Sep 14

Sertifikasi kompetensi batch 1

HR


Dec 14


HR

Feb 14

Pemetaan paket remunerasi saat ini HR

Apr 14

Rekomposisi ulang paket remunerasi

HR

Jun 14

Sosialisasi paket remunerasi baru

HR

Pembaruan Daftar rekanan saat ini tersedia Daftar Daftar rekanan baru tersedia Rekanan/Vendor

Sertifikasi internal untuk frontliner (4)

Sertifikasi Kompetensi Karyawan

April 2014

PIC

Pemetaan proses bisnis saat ini

Rekrutmen dan MPP 2013 tersedia Seleksi Karyawan Fulfillment rate 100% Baru

Paket remunerasi yang atraktif

Activity

Feb 14

MPP Fulfillment 100% (3) 100% untuk frontliner

Dateline

Perbaikan Paket remunerasi saat ini tersedia Struktur Paket remunerasi baru tersedia Compensation & Benefit Karyawan 100% karyawan tersosialisasi

31

Menurunkan Activity Plan Kedai Kopi “Harman” Activity Plan Department: HRGA Strategic Objective


KPI & Target

MPP Fulfillment 100% (3)

Priority Action


Dateline

Rekrutmen dan MPP 2013 tersedia Seleksi Karyawan Baru Fulfillment rate 100%

Activity

PIC

Jan 14

Penyusunan MPP

HR

Dec 14

Pemenuhan MPP

HR

Activity Plan Section: HR Strategic Objective

KPI & Target

Rekrutmen dan MPP 2013 Seleksi Karyawan tersedia Baru

Jan 14

Priority Action Penyusunan MPP


Dateline

Activity

Struktur Organisasi Final

W1 Jan 14

Validasi struktur dengan pimpinan dept

Draft MPP Final

W2 Jan 14

Pengiriman template MPP Pengumpulan dan kompilasi MPP

MPP Final Disetujui BOD

W4 Jan 14

PIC HR Recr & Trng

Validasi MPP dengan asumsi bisnis Permintaan persetujuan BOD

Fulfillment rate 100%

Dec 14

Pemenuhan MPP

Laporan Pemenuhan MPP

W1

Pembuatan laporan pemenuhan MPP

Job Fair Sebanyak 6x

W4

Eksekusi Job Fair sebanyak 6x Pembuatan laporan paling lambat W4

Campus Recruitment Sebanyak 4x

W4

HR Recr & Trng

Eksekusi Campus Recruitment sebanyak 4x

Pembuatan laporan paling lambat W4

32

Exercise #1: Menurunkan Activity Plan Department ke Section Berdasarkan activity plan department head di bawah ini, turunkan menjadi activity plan para section head... • Department HRGA memiliki dua section yang masing-masing dipimpin oleh section head yaitu HR dan GA • Section HR memiliki dua staff yaitu Recruitment & Training Staff serta Administration & Payroll Staff Strategic Objective SDM yang tersedia dan mumpuni

Keseimbangan ‘tantangan’ dengan ‘tentengan’

Strategic Objective

KPI & Target Sertifikasi internal untuk frontliner (4)

Paket remunerasi yang atraktif

100% untuk frontliner

April 2014

KPI & Target

Priority Action Sertifikasi Kompetensi Karyawan


Activity

PIC


Mar 14

Penyusunan matriks kompetensi

HR


Jun 14

Pemetaan kompetensi

HR


Sep 14


HR


Dec 14


HR

Feb 14

Pemetaan paket remunerasi saat ini HR

Apr 14

Rekomposisi ulang paket remunerasi

HR

Jun 14

Sosialisasi paket remunerasi baru

HR

Perbaikan Paket remunerasi saat ini tersedia Struktur Paket remunerasi baru tersedia Compensation & Benefit Karyawan 100% karyawan tersosialisasi

Priority Action

Dateline


Dateline

Activity

PIC

33

Keseimbangan Proporsi Peran pada Setiap Layer Organisasi Setiap individu pada masing-masing layer organisasi berperan penting dalam menjalankan ketiga kelompok aktivitas organisasi secara proporsional ILLUSTRATIVE

Executive (e.g.: BOD, Chief, EVP)

Senior Manager (e.g.: Mgr, GM, VP, SVP)

First-line Manager (e.g.: SPV, Asst Mgr, AVP)

Staff

B

I

R

40%

60%

0%

10%

70%

20%

0%

60%

40%

0%

20%

80%

34

Exercise #2: B/I/R? Tentukan kategori KPI berikut ini apakah termasuk dalam kategori Breakthrough (B), Improvement (I), atau Routine (R) Achievement Perspective Financial

Internal

2014

2015

2016

2014

2015

2016

Keuntungan kotor (revenue) cabang per bulan

100 juta rupiah

150 juta rupiah

200 juta rupiah

300 juta rupiah

I

I

I

Keuntungan bersih (profit) cabang per bulan

7.5 juta rupiah

15 juta rupiah

25 juta rupiah

50 juta rupiah

I

I

I

8 per jam

15 per jam

30 per jam

50 per jam

I

I

I

Kepuasan pelanggan

Rata-rata 3/5

Rata-rata 4/5

Rata-rata 4.5/5

Rata-rata 4.75/5

I

I

I

Leadtime penyajian

Rata-rata 12 menit

Max 10 menit

Max 7 menit

Max 5 menit

I

I

I

Jumlah pengunjung loyal

10% dari total

20% dari total

40% dari total

50% dari total

I

I

I

Harga kompetitif

= kompetitor

90% kompetitor

80% kompetitor

70% kompetitor

I

I

I

Sosialisasi SOP

Setiap kuartal

Min 1x per bulan

Min 2x per bulan Min 1x per minggu

I

I

I

AVG 4 jam

Max 2 jam

Max 1 jam

Max 30 menit

I

I

I

3 hari

2 hari

1 hari

1/2 hari

I

I

I

Jumlah vendor

1-2 per kategori

3 per kategori

4 per kategori

5 per kategori

I

I

I

MPP fulfillment

90%

100%

100%

100%

I

R

R

Sertifikasi internal untuk frontliner

65%

100%

100%

100%

I

R

R

90% online

100% online

100% online

100% online

I

R

R

Rata-rata 3.2/5

Rata-rata 4/5

Rata-rata 4.5/5

Rata-rata 4.75/5

I

I

I

Downtime perangkat Stock fulfillment Learning & Growth

B/I/R

2013

Jumlah kunjungan Customer

Target

KPI

Koneksi cabang Indeks kebersihan

35

Contoh Aktivitas-aktivitas yang Bersifat Breakthrough Department Penanggung Jawab

Milestone

Due Date

Sales & Marketing

Branch Operations

Finance & Accounting

HR & GA

IT

X

X

X

X X X

Pembukaan Cabang Baru Kampus Universitas Atmajaya Kampus Universita Trisakti RS Mitra Keluarga Cibubur RS Mitra Keluarga Kelapa Gading Mal Ambassador Mal Bintaro Junction Mal Cibubur Junction Mal Botani Square Mal Cijantung Menara Kuningan Plaza Central Apartemen Palazo Apartemen Mediterania Apartemen Bellagio Implementasi Sistem Point of Sale (POS) Implementasi Human Resource Inf. System (HRIS) Pembuatan CRM & Social Media Penyusunan Job Description Implementasi ISO 9001:2008 Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) Pembentukan Training Center Penyusunan Career Path & Identifikasi Talent Pool

Q2 2014 Q3 2014 Q3 2014 Q4 2014 Q1 2015 Q1 2015 Q2 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 Q1 2016 Q1 2016 Q2 2016 Q2 2016 Q3 2014 Q2 2014 Q2 2014 Q4 2014 Q4 2015 Q4 2015 Q4 2015 Q1 2016

X

X X X X

X X X

X X

36

Contoh Aktivitas-aktivitas yang Bersifat Routine

Aktivitas Routine  Aktivitas routine dari suatu jabatan bisa didapat dari job description  Selain job description, bisa didapat pula dari Service Level Agreement (SLA)  Sumber lain untuk aktivitas routine adalah dari Standard Operating Procedure (SOP)

37

1

2

3

 Sasaran Kinerja Perusahaan menggambarkan sasaran yang dituju Perusahaan selama tahun berjalan

 Rencana Penugasan Individu menggambarkan sasaran yang dibebankan kepada karyawan selama tahun berjalan  Mencakup sasaran: – Routine (ordinary control point) – Improvement (key performance indicator) – Breakthrough (milestone)

 Balancing IPP dengan atasan 38

Exercise #3: Menyusun Individual Performance Plan (IPP) Berdasarkan ukuran kinerja organisasi yang sudah dibahas, kini saatnya menyusun IPP untuk masing-masing level • Gunakan asumsi pembagian bobot pada tabel di samping ini dalam penyusunan IPP untuk masing-masing level

Sasaran Kinerja Perusahaan

Ordinary Control Point

Key Performance Indicator

Milestone

0

0

60

40

Manager

10

10

60

20

Supervisor

10

30

60

0

Staff

10

70

20

0

BOD

• Fokuskan penyusunan IPP untuk • BOD, • HR & GA Manager, serta • HR Supervisor • Susun dari level teratas terlebih dahulu agar mudah dalam melakukan cascading ke level di bawahnya

39

 IPT dilakukan rutin setiap bulan antara atasan dengan bawahan

1

2

Catatancatatan penting selama proses IPT

Deklarasi yang akan dilakukan bulan depan sebagai bagian dari catatan yang muncul

Yang akan dilakukan secara spesifik atas deklarasi yang dibuat

 Mencakup sasaran: – Routine (ordinary control point) – Improvement (key performance indicator) – Breakthrough (milestone)  Untuk setiap sasaran dilampirkan target dan pencapaian terkini  Dilengkapi dengan sasaran dan tindakan yang akan dilakukan pada bulan berikutnya untuk mencapai target  IPT merupakan sarana yang ampuh untuk coaching dan counseling 40

Semangat yang Perlu Dijaga dalam Melakukan Mentorship WHAT IS MENTORSHIP? • Is about championing the growth of others in addition to modeling a specific set of characters and competences • It provides a nurturing relationship while focusing on meeting the mentee’s developmental needs PURPOSE: • Fostering accelerated development process of highly potential talents to encourage optimum contribution of each individual talent and satisfying the need for future leadership talents. GUIDELINE: • Mentorship process is non-promising by nature, the pre-defined career plan is not intended to become the basis for promotion or whatsoever. Promotions and other kinds of rewards are subject to company’s HR policies MENTORSHIP

AREA OF CONCERN

REFERENCE

• Assignment • Feedback

Performance Job

Vision

• It provides special & often intense help as teacher of the standard curriculum • It provides support for mentees from others resource person who has specific expertise

• Benchmarking visit • In-class/on-the-job Training • Internship

Competence  Skills

Strategy

Counseling

• Focuses on personal motivation and perception • It advises and assists in the personal decision making process

• Probing • Sharing

Character  Attitude

Values

Alignment

• Focuses on individual’s aims and particulars that make him/her believe in going along with company’s intent to achieve desired-end goals • Harmonizes and synchronizes company policy with individual’s personal plan (vision, values and strategy)

• Dialogue • Discussion • Elaboration

Mindset  Paradigm

Principles

Tutoring

• • • • •

DEVELOPMENTAL ACTION

• Works on performance, focuses on skills and a systems approach to on-the-field training • It directs, instructs, and trains mentees by precepts, example, and experience

Coaching

• • • • • •

DESCRIPTION

DOs: To provide information, suggestion & idea at the right time, but no sense of inferiority To provide comfortable forum for frank discussion and finding possible solution for particular problem and concern To give guidance and warning at the right time and right context as partner To delegate some authority to mentee To give and receive constructive feedback and be gentle with corrections, do not point out every little mistake To listen to grievance and problem initiated by mentee DON’Ts: Get involved too far, so mentees become dependent & passive Give huge or complicated assignments to people who do not have the time or experience to handle them Give unreasonable critic Avoid questions and problems proposed/initiated by mentees View mentee on the basis of assumption, stereotypes, or past history

MENTORSHIP SUCCESS CRITERIA: FOR MENTOR: • No doubt from others about the eligibility of mentee FOR MENTEE: • He/She got ascending progress on performance result • Ready for new challenging assignment which’s already have equipped him/herself with required capabilities

41

MONTH : April 2014 NAME

Ahmad Baidowi – HR Supervisor

SUPERIOR

Doni Mulyadi – HR & GA Manager

DATE

4 April 2014 KEY PERFORMANCE MEASURES

MILESTONE

SIGNATURE: TARGET

ACHIEVEMENT

Insentif sales dibayarkan tepat waktu

Max tgl 28

Maret Tercapai

Gaji dibayarkan tepat waktu

Max tgl 28

Maret Tercapai

THR dibayarkan tepat waktu

Max 1w sblm Lebaran

Belum

Bonus dibayarkan tepat waktu

Max tgl 28 Des

Belum

MPP 2014 tersedia

Feb 2014

Feb 2014


100%

45%


Q2 2014

80%


100%

70%

Frontliner tersertifikasi

100%

0%

Frontliner yang lolos sertifikasi

85%

0%

Paket remunerasi saat ini tersedia

Feb 2014

Jan 2014

Paket remunerasi baru tersedia

Apr 2014

Apr 2014

100% karyawan tersosialisasi

100%

10%

ORDINARY CONTROL POINT

KEY PERFORMANCE INDICATOR

Individual Performance Tracking

n/a

REMARK

NEXT-MONTH DECLARATION

ACTION

 Approval dari BOD sedikit  Memastikan approval terlambat di bulan Maret BOD bisa dilakukan karena ybs. sedang Max tgl 25 keluar negeri  Sempat ada gangguan  Memastikan tidak ada sistem HRIS pada bulan gangguan lagi pada Maret yang sistem HRIS mengakibatkan HRIS berjalan lambat, setelah dicek ke IT ternyata sedang ada patch antivirus

 Mencoba opsi approval via email apabila BOD sedang diluar kantor

 Rekrutmen di kampuskampus mulai dijalankan dan akan diintensifkan karena memasuki masa-masa kelulusan  Sedang dijajaki menggunakan pihak eksternal untuk melakukan sertifikasi frontliner  Paket remunerasi baru sudah selesai disusun dan mulai dilakukan sosialisasi kepada seluruh karyawan

 Memastikan persiapan dan pelaksanaan campus recruitment berjalan lancar sesuai rencana

 Merancang ulang booth dan menyiapkan standing banner

 Terdapat cost-benefit dari melakukan sertifikasi frontliner menggunakan vendor

 Memanggil sejumlah vendor dan meminta penawaran dari mereka

 Sosialisasi paket remunerasi baru berjalan melalui email dan kunjungan ke cabang-cabang

 Memastikan jadwal kunjungan ke cabangcabang dan menyiapkan daftar hadir serta laporan kegiatan

 Meminta jadwal patch antivirus dan lainnya ke IT serta meminta mereka tidak melakukannya di masa-masa hari gajian

42

Agenda Workshop •





Lunch Break

•


Agenda Workshop •





Lunch Break

•


1

2

3

 IPR dilakukan rutin setiap 6 bulan antara atasan dengan bawahan  Penentuan poin final dilakukan oleh dua orang yaitu diri sendiri dan atasan  Personal Effort & Contribution Index (PECI) menggambarkan playership seseorang dalam mencapai target

 Penugasan diluar IPP harus dicantumkan agar dapat diapresiasi (hanya diisi di akhir tahun saja) 45

PERIOD : Desember 2014 NAME

Ahmad Baidowi – HR Supervisor

SUPERIOR

Doni Mulyadi – HR & GA Manager

DATE

4 April 2014

Individual Performance Review

SIGNATURE: TOLERANSI PEROLEHAN TARGET

KEY PERFORMANCE MEASURES

ORDINARY CONTROL POINT

KEY PERFORMANCE INDICATOR

TARGET

ACHIEVEMENT

TDK MENCAPAI (<85%)

MENCAPAI (85%-100%)

MELEBIHI (101%-120%)

POIN FINAL POIN

SELF

SUPERIOR

Insentif sales dibayarkan tepat waktu

Max tgl 28

Tercapai

> Tanggal 28 Max tgl 28

7.5

7.5

7.5

Gaji dibayarkan tepat waktu

Max tgl 28

Tercapai

> Tanggal 28 Max tgl 28

7.5

7.5

7.5

THR dibayarkan tepat waktu

Max 1w sblm Lebaran

Tercapai

7.5

7.5

7.5

Bonus dibayarkan tepat waktu

Max tgl 28 Des

Tercapai

7.5

7.5

7.5

TOTAL

30.0

30.0

> 1w sblm Leb > Tanggal 28 Des

Max 1w sblm Leb Max tgl 28 Des

PERSONAL EFFORT & CONTRIBUTION INDEX

1.0

1.0

TOTAL POIN

30.0

30.0

5.0

5.0

5.0

10.0

10.0

10.0

MPP 2014 tersedia

Feb 2014

Feb 2014

> Feb 2014

Feb 2014

Jan 2014


100%

92%

< 90%

90% s.d. 95%

> 95%

Matriks kompetensi, kurikulum, Q2 2014 silabus tersedia

Q3 2014

> Q2 2014

Q2 2014

Q1 2014

5.0

5.0

5.0


100%

80%

< 90%

90% s.d. 95%

> 95%

5.0

3.0

3.0

Frontliner tersertifikasi

100%

70%

< 90%

90% s.d. 95%

> 95%

7.5

4.5

4.5

Frontliner yang lolos sertifikasi

85%

90%

< 75%

70% s.d. 80%

>80%

7.5

9.0

9.0

Paket remunerasi saat ini tersedia

Feb 2014

Jan 2014

> Feb 2014

Feb 2014

Jan 2014

5.0

6.0

6.0

Paket remunerasi baru tersedia Apr 2014

Apr 2014

> Apr 2014

Apr 2014

< Apr 2014

7.5

7.5

7.5

100% karyawan tersosialisasi

85%

< 90%

90% s.d. 95%

> 95%

7.5

4.5

4.5

TOTAL

54.5

54.5

PERSONAL EFFORT & CONTRIBUTION INDEX

1.0

TOTAL POIN

54.5

100%

1.0

46 54.5

Sebaran dan Simpangan Data

Frekuensi

Kita asumsikan bahwa jam masuk karyawan adalah jam 08.30 pagi dan berikut ini adalah menit kedatangan karyawan dari jam 08.00 sebanyak 279 hari

Menit Kedatangan (dari jam 08.00)

47

Standar Deviasi untuk Menggambarkan Simpangan Data

Frekuensi

“SIGMA” adalah huruf Yunani yang menggambarkan besarnya simpangan atau inkonsistensi yang terjadi dari suatu proses. Simpangan terjadi karena proses tidak selalu memberikan hasil yang sama setiap saat.

σ

x

x

x

x

x

x

x

x

Nilai Ekspektasi

Data yang berdistribusi normal mengukur simpangan menggunakan standar deviasi ( ).

x

x

x Sebaran Data

48

Karakteristik dari Distribusi Normal

-6σ

-5σ

-4σ

-3σ

-2σ

-1σ

x

+1σ

+2σ

+3σ

+4σ

+5σ

+6σ

68.26% 95.44% 99.74% 99.993%

49

SIMPANGAN Harus Dihindari Sebisa Mungkin… Vendor X mengirim bahan baku ke kita lima kali dengan data sbb • 21 hari • 15 hari • 12 hari • 10 hari • 2 hari Nilai RATA-RATA (MEAN) dari waktu pengiriman mereka 21 + 15 + 12 + 10 + 2 = 60 / 5 = 12 hari

Vendor Y mengirim bahan baku ke kita lima kali dengan data sbb • 14 hari • 12 hari • 12 hari • 12 hari • 10 hari Nilai RATA-RATA (MEAN) dari waktu pengiriman mereka adalah 14 + 12 + 12 + 12 + 10 = 60 / 5 = 12 hari

Sebagai pelanggan mereka, vendor mana yang akan Anda pilih? STANDARD DEVIASI vendor X adalah 7 hari. Artinya, 68.3% waktu pengiriman mereka berada di antara 12±7 hari.

STANDARD DEVIASI vendor Y adalah 1.4 hari. Artinya, 68.3% waktu pengiriman mereka berada di atntara 12±1.4 hari. 50

Penerapan Kurva Normal dalam Performance Appraisal

-2σ

-1σ

x

+1σ

+2σ

D

C

B

A

A+

~3%

~13%

~68%

~13%

~3%

Penggunaan distribusi dan kurva normal pada saat performance appraisal memberikan hasil yang lebih adil dan proporsional sehingga lebih dapat diandalkan

51

Hubungan Manajemen Kinerja dengan Remunerasi (1)

DAN

3P: Pay for Position, Pay for People, Pay for Performance

=

52

Hubungan Manajemen Kinerja dengan Remunerasi (2) DAN

3P: Pay for Position, Pay for People, Pay for Performance

=

Salary Range 10,000,000 5 9,200,000 4 8,400,000 3 7,600,000 2 6,800,000 1 6,000,000

A+

A

B

C

D

X + 2%

X + 1%

X

0

0

X + 3%

X + 2%

X

0

0

X + 4%

X + 3%

X

0

0

X + 5%

X + 4%

X + 1%

0

0

X + 6%

X + 5%

X + 2%

0

0

Keterangan: X merupakan persentase kenaikan gaji pokok secara umum

53

Hubungan Manajemen Kinerja dengan Talent Pool High

HUMAN CAPITAL VALUE

4.00

STAR (A Type) - Plan multiple moves - Assign special projects

1 3.50

CANDIDATE STAR (B1 Type) - Identify next development opportunities - Plan for bigger challenge in assignments

2

PERFORMANCE

(aktualitas, retrospektif)

3.00

2.50

CANDIDATE STAR (B2 Type) - Plan next move - Provide extra coaching

3 2.00

CAREER PERSON (C Type) - Keep in place

4

1.50

PROBLEM EMPLOYEE (D Type) - Give warning - Performance Improvement Plan - Consider if in a wrong placement

1.00

5 0.50

DEADWOOD (E Type) - Manage out

6 0.00 0.00

Low

0.50

1.00

1.50

2.00

POTENTIAL

2.50

3.00

3.50

4.00

High

(potensialitas, prospektif) 54

Performance Management

Recommend Documents