“PERFORMANCE MANAGEMENT” SHARING EXPERIENCE : PERFORMANCE MANAGEMENT DI TELKOM
Di Kementerian PAN dan RB
Jakarta, 12 September 2013 Presented by :
FAISAL SYAM
Curriculum Vitae : Name : Faisal Syam HP : 0811 – 22 – 4567 Address : Kompleks Bogor Baru, Blok A IX No 3, Bogor Place / Date of Birth : Medan / 26 February 1956 Education : - Magister Management – STMB (Joint Program with AIM, Philippine) - S1 Degree – Math, USU Medan Experience in Telkom : - Mei 2012 – Now : Ass.Consultant BIG APC Singapore - Febr 2007 – Mei 2012 : Human Capital & General Affair Director - Febr 2006 – Febr 2007 : Senior General Manager Human Resource Center - Jan 2005 – Jan 2006 : Executive Development Assistance - Mei 2002 – Des 2004 : Senior Manager SDM – Divisi Regional II Jakarta - Jan 1999 – April 2002 : Deputy General Manager SDM – Divisi Regional IV Central Java & Yogyakarta - Juli 1997 – Des 1999 : Senior Manager SDM - Divisi Regional IV Central Java & Yogyakarta Experience in Other Company : - 1997 – 1999 : HR Manager in MGTI (Company Partner Telkom with NTT and Telstra)
Curriculum Vitae : Experience in Other Company : - 1995 - 1996 : as Counter Part Cullen Egan Dell (CED) from Australia to design Telkom HR Master Plan - 1985 : Job Assignment as CBT Trainer in Singapore and Japan - 1985 : Job Assignment as CBT ITU Project Consultant in Fiji - 1984 – 1988 : Job Assignment in ITU Regional Training Development Office (RTDO) in Asia Pasific
Training, Seminar & Benchmarking : - Competency, Database & HR Management by SingTel - HR Management by PT Astra Int’l - Leadership Engine by MARKPLUS & Co - Design Adaptife Organization by Organization and Man Consulting & Training - Leadership & HR management by Telkom Training Center - Modern HRM Seminar by Dr Clive Kinder - Innovative Performance Pay Design by Watson Wyatt - Human Resource Internship by AT&T USA - Information System Development by ITU - Performance Appraisal by DHN - A Contract for Performance by CRG SM - Management Expatriat by LPTK - HR Knowledge Transfer Program by ucent Tech USA
Business Strategy Derive Performance Management Performance is measured from executing business strategy (deployment) and business achievement (result). Business w/ strategy
Vision Execution
Initiatives Program
Plan
Effort Direction
Work Implementation Business as usual Strategic Objectives must be translated into linked sets of measures so they can be communicated and implemented
Telkom Performance Management System Organization Policy Organization Structure
PMS Employee
Individual Task & Target (SKI)
Business Processes Role & Responsibilities
Distinct Job
Competency based HRM
Reward Systems
Competence & Behavior Assessment
Individual Performance Score (P)
Individual Competence Index (K)
Performance Review
Talent Cluster
Planning Management
Business Management Contract
Unit’s Performance Score
Incentives / Reward
Business Portfolio
Business Plan
Corporate Strategic Initiatives
Programs, Action Plan
Corporate Long Term Planning Corporate Short Term Planning
Corporate Budget
Business PMS as a Closed Loop & Part of Eco-System PMS as a Closed Loop system Cascading Strategy Map & Scorecard Group Buss.
Management Contract Agreement
Individual Performance Corporate Planning Management System
Setting Strategy Map & Scorecard Corporate
Feedback Planning Improvement PMS as a part of Telkom Eco-System
Business Performance Measurement
Evaluation & Review System
Feedback
Reward System
Business Effectiveness Management
Performance Plan CSS
CAM
Corporate Strategy Map
BPE, SICP
Commitment CEO to BoC
BPE, BoD
v
Commitment Building BoD
Doc Strategy Directorate
RKAP
BPE, SICP, HCCA
Directorate Strategy Map
Sr Leader Team, BPE, Set Dit, HCCA
Commitment BoD-1 to BoD
Sr Leader Team, BPE, Set Dit, HCCA
v
Dedicated Organizational Support Head of CC&CA
CEO Head of IA
Dir Consumer
Dir Enterprise
Dir NW & Solution
Corp. Function & Strategic Business Units
Corp. Function & Strategic Business Units
Corp. Function & Strategic Business Units
Head of CC&CA
Dir IT & Supply
Dir Keuangan
Dir HCGA
VP BPE
VP PMC
VP CO
VP RM
Dir CRM
Corp. Corp. Corp. Corp. Function Function Function Function & & & Supporting Supporting Supporting Business Business Business Units Units Units
EVP SICP
Corp. Func tion
Sistem Manajemen Performansi
Penetapan Nilai KM /NKU /NKI
April
Awal Mei Penilaian Kinerja & Kompetensi
Performance Review Day
Pertengahan Mei
Penilaian NKI Value 5C
Dasar pemberian Insentif
Fly Jump Grow Improve
Core, PQ, S&K
Assessment Kompetensi
Training Coaching Assignment
Dasar Kenaikan Tudas Pengembangan Kompetensi
Program Development
Pengembangan Karir Kenaikan Tupos PENDI Reward Pengembangan Kompetensi Talent Retention
Talent Segmentation
NEW!
Talent Vs Performance Management P1
Fly (5%)
Talent (20%)
Jump (15%)
P2
Preliminary Rating distribution
Growth (70%)
P3
P4
Normalized rating distribution
Improve (10%)
P5 K5
K4
K3
K2
K1 1
2
3
4
5
6
7
8
Corporate Strategic Objective Map Productivity
Revenue Growth
Financial
Increase Value Wireless Business SI-2
Increase broadband revenues SI-3,4
Increase Revenue Wholesale and Enterprise SI-3,4
Create Revenue from IT Service, Media, and Edutainment SI-6,7
Superior Value to Customer
Customer
Ensure the Quality of Product, Service & Solution with Competitive Price SI-1,2,3,4,6,7
Provide varies of Product, Service & Solution Choices SI-1,2,3,4,6,7
Internal Business Process
Organization restructuring and business process improvement to empower business portfolio SI-8,9
Integrated NGN solution SI-5, Insynct
Learning & Growth KNS
EWS
ITS
Expand Business Portfolio SI-2,3,4,6,7
Enterprise Risk Management
Managing Business Portfolio and Synergy across TelkomGroup SI-9
Risk Mitigation
Empowering Human Capital
Providing Multi-play services SI-5
NWS
Win-win partnership SI-1,2,3,4,6,7
Plan & Dev’ment
Strengthen subsidiaries position as growth vehicle SI-8
Transform The Legacy
Benefit from others Provide One stop service SI-1,2,3,4,6,7
Empower Business Unit to Drive Growth
HCGA
Creating Shared Culture among TELKOMGroup SI-10
SICP
Cost Reduction & Optimize Headcount SI-5
Stem decline of FWL Business SI-1
CRM
Business Process Excellence
Skill & Competency Enhancement SI-10
IA
CA
Regulatory and Stock Exchange Compliance
IT to Support Business Sustainability Full Implementation INFUSION
CC
KUG
CORPORATE SCORED CARD
CORPORATE SCORED CARD
Maksud
Tujuan
• Sebagai Standarisasi Pola Penilaian Performansi Karyawan
• Tercipta iklim kerja yang kondusif & kompetitif • Tercipta Komunikasi efektif & menghargai hub atasan - bawahan • Tercipta budaya efektif yang menghargai kualitas proses bisnis & kualitas individu • Menjaga pertumbuhan kelangsungan kinerja usaha • Mengurangi subjektivitas
Siklus Pengelolaan Kinerja Individu Penyusunan SKI Konseling/ Coaching
Penilaian Kinerja Individu
Pelaksanaan Rencana Kerja
o SKI paling lambat 1 bulan setalah SKU / KM ditetapkan (minggu I Peb) o Prinsip Selaras (Alignment) dan Berjenjang (Cascading) o Penggunaan Log di aplikasi online sebagai catatan atas progres / kendala yg signifikan
o NKU diturunkan secara berjenjang ke o Rata-rata Nilai Kinerja Sub Unit harus sama dengan NKU yang bertalian NKSU – NKI demikian juga rata-rata Nilai Kinerja o Penilaian SKI & SKSU paling lambat 1 Individu di Sub Unit harus sama dengan bulan setelah penetapan NKU oleh NKSU yang bertalian Komite Kinerja o Skala angka & Klasifikasi (P1-P5) tetap
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (1/5) Proses cascading dan alignment SKI dilakukan dengan memperhatikan
hal-hal sebagai berikut: Tidak seluruh perspektif Balance Score Card (BSC) di KM harus dicantumkan dalam SKI. Penetapan SKI masing-masing karyawan disesuaikan dengan DJM posisi yang dipangkunya. Tidak seluruh indikator atau dimensi di KM harus tercantum dalam setiap SKI Karyawan, namun demikian harus dipastikan bahwa setiap indikator KM ada yang mengembannya Jumlah bobot seluruh program adalah 100% (seratus persen).
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (2/5) • Peran Unit Pengelola Performansi : • Merumuskan mekanisme proses cascading dan alignment di tingkat unit bisnis yang akan dijalankan oleh Manajer Lini. • Melakukan evaluasi tingkat cascading dan alignment indikator yang dilakukan oleh Manajer Lini pada saat penyusunan SKI. • Memberikan rekomendasi kepada Pimpinan Unit Bisnis untuk perbaikan proses cascading dan alignment penyusunan SKI. • Untuk menginternalisasikan nilai-nilai budaya Perusahaan kepada setiap individu, setiap program dalam SKI dicantumkan kesesuaian Nilai Budaya Perusahaan (5C) dengan program terkait. • Bila dalam proses pelaksanaannya ada program/ target tambahan yang memerlukan revisi SKI, maka dituangkan dalam dokumen konseling
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (3/5) Untuk pegawai yang Tugas Pendidikan atau Ditugaskan
keluar TELKOM : bila masa penugasan / pendidikan > 6 bulan: NKI dihitung berdasarkan NKU / NKSU unit baru / konversi IPK bila masa penugasan /pendidikan < 6 bulan, NKI dihitung berdasarkan NKU / NKSU unit sebelumnya.
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (4/5) Untuk pegawai yang ditugaskan dalam Satgas atau
bertugas secara kolaboratif : Apabila Atasan I lebih dari satu : Atasan yang secara struktural merupakan atasan langsung tetap berperan sebagai Penilai I Atasan tersebut melakukan koordinasi dengan Atasan dimana Karyawan tersebut ditugaskan untuk memberikan penilaian terhadap hasil kerja Karyawan tersebut NKI dihitung sesuai dengan bobot program yang ada di SKI, baik Performansi yang di posisi struktural atau Performansi di posisi penugasan (Satgas), sehingga bobot keseluruhan sebesar 100%
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (5/5) Untuk pegawai yang Mutasi, Demosi, Promosi : NKI tahunan
merupakan nilai secara proporsional dari keseluruhan nilai yang didapat dari masing-masing unit (nilai yang diperoleh dari masing-masing unit, minimal selama kurun waktu 3 (tiga) bulan) Untuk Karyawan Skorsing, CLTP, Sakit berkepanjangan, Cuti Lainnya : Bila masa aktif dalam tahun berjalan > 3 bulan: NKI
dihitung berdasarkan NKU/ NKSU di unit terakhir. Untuk Karyawan yang berstatus sedang menjalani MPP atau
MPP dipercepat , tidak diwajiban untuk membuat SKI maupun memiliki NKI.
Tabel NKI & Konversinya (1/2) Range Nilai (%)
Nilai Prestasi
Keterangan
≥ 110
P1
Istimewa
≥ 103 s.d < 110
P2
Baik Sekali
≥ 96 s.d < 103
P3
Baik
≥ 90 s.d < 96
P4
Kurang
< 90
P5
Kurang Sekali
Tabel NKI
Tabel Konversi IPK ke NKI
Tabel NKI & Konversinya (2/2) Konversi NKI ke Nilai Kompetensi bagi Karyawan yang MPP atau Karyawan yang ditugaskan di luar Telkom & tidak memiliki sistem Penilaian Kompetensi
Konversi NKI ke Nilai Kompetensi bagi Karyawan yang MPP atau Karyawan yang ditugaskan di luar Telkom dan memiliki sistem Penilaian Kinerja 4 skala serta tidak memiliki sistem Penilaian Kompetensi
Proses Penyusunan Sasaran Kinerja Individu
Rekomendasi proses cascading & alignment dari unit Pengeleola Performansi
Proses Penilaian Kinerja Individu KARYAWAN YANG DINILAI
ATASAN I
NKU
Validasi Pencapaian Target
Pencapaian target-target lengkap dengan dokumen pendukung
Pemberian Nilai NA Awal
Evaluasi keberatan, validasi data pendukung
Yes
NKU
Konversi NA ke NP - NKU = NKI pimpinan unit - Hitung koefisien deviasi - Hitung NA akhir - Konversi NA akhir ke NP
Revisi atau Pengukuhan NA awal
Rekap Data NA akhir per Unit
Revisi atau Pengukuhan NA awal
Pengesahan NA akhir
No
Informasi NA akhir
HR CENTER
NKU
NKU
Target / Sasaran Kinerja Individu
Ada keberatan?
ATASAN II
Informasi NA akhir
Informasi NA akhir
Catat di HRIS
Selesai
Pengelolaan Kompetensi & Behavior Individu o Assesor : o Maks 2 atasan o Maks 3 peer o Maks 3 bawahan
Persiapan Data (Ase-Aso, Persyaratan Kompetensi)
Hasil Nilai & Gap Kompetensi
Penilaian Secara On line
o 3 kelompok kompetensi: o Core terdapat bagian untuk menilai Behavior (perilaku) 5C o Personal Quality o Skill & Knowledge o Evidence K1 & K2 : P1/P2 + Penghargaan + KAMPIUN atau lulus 5 terbaik dalam Training atau e –Learning *) *) Kriteria daftar E-Learning yang bisa diikuti Karyawan adalah sesuai dengan yang diusulkan Karyawan dan disetujui oleh Atasan yang bersangkutan serta dapat disediakan oleh Learning Centre
Skala K tetap, sedangkan untuk B : Nilai Perilaku / Behavior (angka) > 3.71 s/d ≤ 4.00 > 3.11 s/d > 1.91 s/d > 1.31 s/d > 1.00 s/d
< 3.71 < 3.11 < 1.91 < 1.31
NB (huruf) B1 B2 B3 B4 B5
Keterangan
Istimewa secara overall, selalu mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan budaya 5C Mendemonstrasikan perilaku 5C dalam frekuensi yang sangat sering Perilaku 5C didemonstrasikan dalam frekuensi yang cukup sering Jarang mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan perilaku 5C Tidak memahami budaya 5C sehingga perilakunya tidak sesuai dengan budaya perusahaan tersebut
Pengelolaan Kompetensi Individu Syarat : Karyawan yang telah menduduki posisi sekurang-
kurangnya 3 (tiga) bulan, jika belum maka yang bersangkutan dinilai berdasarkan kompetensi di posisi sebelumnya, kecuali bagi Kepada Karyawan baru dan Karyawan percobaan, dimana penilaian kompetensi tetap dilakukan pada jadwal yang telah ditentukan, walaupun masa kerjanya belum mencapai 3 (tiga) bulan. Bagi karyawan yang tugas pendidikan & yang sedang ditugaskan keluar TELKOM, dilakukan konversi. Bagi Karyawan yang sedang menjalankan MPP, tidak dilakukan penilaian Kompetensi, dan apabila nilai kompetensi diperlukan untuk penyesuaian renumerasi, maka nilai kompetensi diberikan berdasarkan Nilai Kompetensi terakhir yang bersangkutan
Rating & Nilai Kompetensi Personal Quality Rating Sangat Memadai Memadai Kurang Memadai Sangat Kurang Memadai
Core Competency Skor
Rating
Skor
+2
Selalu
+2
+0.67
Sering
+0.67
-0.67
Jarang
-0.67
-2
Tidak pernah
-2
Skill & Knowledge Rating
Skor
Keterangan
Sangat kompeten
+2
Kompeten
+0.67
Cukup Kompeten
-0.67
Tidak Kompeten
-2
Terlihat amat menguasai kompetensi yang dipersyaratkan dan memiliki kecakapan jauh di atas yang dipersyaratkan dengan hasil kerja yang memuaskan. Memiliki kecakapan seperti yang dipersyaratkan dengan hasil kerja yang dapat mencapai target. Memiliki kecakapan seperti yang dipersyaratkan, namun masih perlu diasah atau output yang dihasilkan masih perlu ditingkatkan. Tidak terlihat memiliki kemampuan/kecakapan yang dipersyaratkan.
Pengelolaan Behavior Individu
Data Nilai B Hasil Assessment on line
Penyesuaian (Adjustment) Nilai B
Review Nilai B
Review : Nilai rata-rata kelompok Nilai rata-rata total Interview
Performance Review Day
Contoh penyesuaian Nilai B 5C Values
C1
. . C5
b1 b2 b3
. . b13 b14 b15
Sup 3.5 2.5 3.0
Assessment Peer Sub 3.3 1.5 2.0 2.0 3.3 3.5
. .
. .
3.5 2.5 3.0
3.3 2.0 3.3
Conclussion interview : Strength : .............................................. Development : ......................................
. .
Interview Notes Avg 2.8 2.2 2.9
. .
*.............. *.............. *.............. . . *.............. *.............. *..............
1.5 2.8 2.0 2.2 3.5 2.9 Overall average score Proposed rating
Recomendation : ................................................................................................................................................................................
Suggested Score * 3.5 3.0 3.1 3.2
. .
. .
3.5 3.0 3.1
3.2 3.20 B2
Penilaian Behavior Individu Assessor untuk penilaian perilaku / Behavior Assessment ini diatur dengan
ketentuan sebagai berikut : Untuk karyawan BP II sampai dengan BP VII, assessor adalah sama dengan assessor penilaian kompetensi Untuk karyawan BP I dan pejabat selevel di Anak Perusahaan, assessor peer diperluas dengan melibatkan penilai yang terkait di Telkom Group Konversi Nilai ; Nilai Perilaku / Behavior (angka) > 3.71 s/d ≤ 4.00
NB (huruf) B1
> 3.11 s/d < 3.71
B2
> 1.91 s/d < 3.11
B3
> 1.31 s/d < 1.91
B4
> 1.00 s/d < 1.31
B5
Keterangan Istimewa secara overall, selalu mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan budaya 5C Mendemonstrasikan perilaku 5C dalam frekuensi yang sangat sering Perilaku 5C didemonstrasikan dalam frekuensi yang cukup sering Jarang mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan perilaku 5C Tidak memahami budaya 5C sehingga perilakunya tidak sesuai dengan budaya Perusahaan tersebut
Performance Review Day Persiapan Data (N Kinerja, N Kompetensi, N Behavior)
Klarifikasi thd nilai-nilai di luar sebaran (outlier)
Pengaturan forum Performance Review Day : Karyawan yang dinilai
Pengklasifikasian Talent Cluster
Karifikasi Data
Penilai I / Atasan I
Penilai II / Atasan II
Level 1. (Head, EVP, VP dibawah Direktur, EGM/DEGM, SGM/DSGM, Koordinator dibawah Direktur,)
Direktur terkait
Dirut
Head, EVP, VP dibawah Direktur, EGM/DEGM, SGM/DSGM Koordinator dibawah Direktur
Direktur yang bersangkutan
VP dibawah Head/EVP, GM, SM, AVP di Direktorat, Koordinator dibawah SGM
Head, EVP, VP di bawah Direktur, EGM/DEGM, SGM/DSGM terkait
Mgr, OM terkait, AVP di Head/EVP
GM terkait, VP di Head/EVP
Asman, JOM terkait
Mgr terkait
Level 2
Pelaksanaan Review Day
(VP dibawah Head/EVP, AVP di Direktorat, GM, SM, OSM, Koordinator dibawah SGM, ) Level 3
4 Klasifikasi : Fly, Jump, Grow & Improve, dengan distribusi yg telah ditentukan Dasarnya adalah nilai P & B
(AVP di bawah Head/EVP, Mgr, OM, Senior Officer/Officer di Kantor Pusat, AM, Researcher, Instruktur, Konsultan, Auditor) Level 4 (Asman, JOM, dan Officer/staff dibawah Mgr/OM, Senior Officer/Officer di Head/EVP) Level 5
Tambahan pengaturan :
(Officer/staff di bawah Asman & JOM)
Untuk Level 3 s.d 5, jika terdapat kendala geografis, maka Penilai II mempunyai wewenang dalam melakukan kalibrasi untuk klasifikasi Talent Cluster berdasarkan ranking nilai / angka dari kombinasi P & B yang diusulkan oleh Penilai I
Proses Performance Review Day Tim Penilai
Atasan I
HR Centre / Area Mulai
Mengklarifikasi Nilai Ekstrem
Meranking Karyawan di Unitnya berdasarkan Band
Menyesuaikan / Mengkalibrasi Distribusi Hasil Performance Review
(Atasan 2) Memfasilitasi Diskusi
Penetapan Hasil Performance Review
Menyiapkan data pendukung (NKI/NKU, NK, Hasil Asesment dll)
Target Distribusi Hasil Performance Review pegawai di suatu unit
Input Hasil Performance Review ke HRIS
Selesai
70%
FIXED
30%
VARIABLE
Basic Salary Benefit Facility By Job/Position Job Evaluation
Competitive Remuneration By Performance PMS
Sistem Manajemen Performansi Pengelolaan Kinerja Unit
Penyusunan Kinerja Unit
Evaluasi Pengelolaan Kinerja Unit
Implementasi Kinerja Unit
Pengelolaan Kinerja Individu
Penyusunan SKI
Penilaian Kinerja Individu
Pelaksanaan Rencana Kerja
Hasil Nilai & Gap Kompetensi
Persiapan Data (N Kinerja, N Kompetensi, N Behavior)
Pengkalsifikasian Talent Cluster
Persiapan Data (Ase-Aso, Persyaratan Kompetensi)
Penilaian Secara On line
Karifikasi Data
Pelaksanaan Review Day
Keterkaitan Sistem Manajemen Performansi dengan Sub Sistem HC lain (Remunerasi & Pengembangan HC)
Kebijakan Pengembangan HC
Kebijakan Remunerasi
Excellent Achiever Policy 300
Origin 250
V, VI,&VII III&IV
200
I&II
150
100
50
0 75
80
85
90
95
100
105
110
115
120
HRD model akan efektif apabila talent management dikelola dengan baik
"Pikirkan & Buatlah Perencanaan Sebaik baiknya... Ambil Keputusan... and don't look back..."
Pengakuan Keunggulan
Top Brand Award
IHCS Award
Investor Award
Forbes Global 2000 Peringkat 675
ICSA
ICSR Award
ISRA
IMAC
e-Company Award
Perusahaan Idaman
REWARD
Tanda Kehormatan Bintang Jasa dari Presiden RI- 2011 UNI Apro Outstanding Employer Partner Award 2011 - Filipina
Best Employer Brand Award 2011 - Singapore
The Best For Human Capital Index , The Best For Employee Net Promoter Score Kategori Infrastructure, The Best For Human Capital Initiative for Career Management ICHS - 2011
Kalau rumah beratap nipah Biasanya ia berdinding bilah Semoga acara ini membawa tuah Akhirnya diharapkan menjadi berkah
2013
Engagements from April - December