ISSN 0000-0000
PERENCANAAN PENINGKATAN KINERJA Soedjono*)
ABSTRAK Dalam suatu organisasi swasta maupun pemerintahan, seseorang selalu pimpinan maupun staff untuk unit satuan kerjanya ataupun pribadinya, tentu berkeinginan untuk melakukan peningkatan kinerjanya. Bergerak dari kinerjanya sekarang kinerjanya yang dinginkan organisasi, dihadapkan pada seperangkat kekuatan penghabat yang meritangi pencapaian kinerja dan seperangkat kekuatan pendorong yang diharapkan membantu pencapaian kinerja yang diingiknan organisasi. Sehingga untuk mengatasinya perlu pendekatan yang disebut perencanaan peningkatan kinerja (PPK), adalah suatu teknik manajemen untuk meningkatan kinerja yang mengutamakan daya analisis atas kekuatan– kekuatan pendorong dan penghambat kinerja guna menetukan strategi serta langkah– langkah kegiatan berecana dan terkorordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Kata-kata kunci : Perencanaan, Kinerja
1. PENDAHULUAN Fungsionaris organisasi, selalu pimpinan atau staff, baik untuk unitnya maupun secara pribadi, serta berkeinginan untuk melakukan peningkatan kinerja pada unit satuan kerjanya. Seseorang sering mengalami hambatan dalam meningkatkan kinerja pada unit satuan kerjanya. Seseorang sering mengalami habatan dalam mendapatkan kesempatan dari atasan, rekan sekerja, bawahan maupun pihak lain yang terkait . bahkan hambatan tersebut disamping menyangkut unsur manusia juga karena adanya kesengjangan faktorfaktor manajemen lainya. Namun disamping adanya faktor–faktor hambatan sebetulnya juga ada faktor–faktor pendukung atau perseorangan sehubungan sehubungan dengan itu untuk mengatasinya perlu pendekatan teknik manajemen dengan mengunakan perecanaan peningkatan kinerja (PPK)
*)
Drs.Ec.Soedjono, adalah dosen Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya
16
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
2. PENGERTIAN PERENCANAAN PENINGKATAN KINERJA Dikemukakan oleh seorang pakar (pitoyo, 1995) yang dimaksud perencanaan peningkatan kinerja sebagai berikut : ” PPK adalah suatu teknik manajemen untuk meningkatkan kinerja yang mengutamakan daya analisis atas kekuatan-kekuatan pendorong dan penghambat kinerja guna menentukan strategi serta langkah-langkah kegiatan terkoordinasi dalam rangkah mencapai tujuan organisasi ”. Pengertian tersebut selaras dengan yang dikemukakan didalam buku meningkatkan produktivitas karyawan (Bambang Kusriyanto, 1993) sebagai berikut : ”Dalam konsep manajemen, manusia diharapkan mau memanfaatkan tenaga sepenuhnya atau seoptimum mungkin untuk meningkatkan produktivitas, yang diikuti oleh terciptanya hubungan kerja yang bermutu dengan konotasi menyenangkan, penuh tenggang rasa dan saling membangun.”
3. KEGUNAN PPK 1. Bagi seorang pimpinan antara lain: a. Mempertajam saya analisis; b. Mengetahui seluruh proses perencanaan unit kerja yang dipimpinnya, dan rencana kerja yang disusun bawahan; c. Meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam rangka mencapai tujuan organiosasi d. Mengetahui situasi dan kondisi prestasi kerja staf baik sekarang maupun yang akan datang; e Mengembangkan ide-ide, strategi dan kegiatan terprogram; f. Dipergumakan sebagai alat pengendalian dan alat bimbingan terhadap proses kerja staf; g.Alat ukur dalam pencapaian tujuan jangka pendek. 2. Bagi staf, dan atau mitra kerja yang akan dilibatkan berguna atara lain: a. Pedoman dan ukuran pencapaian prestasi kerja. b. Pedoman pelaksanaan kegiatan terkoordinasi, baik dengan unit intern maupun dengan unit ekstern; c. Mengetahui tugas dan tanggungjawab; d. Meningkatkan kesadaran staf terhadap tugas dan kewajibannya, sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya; e. Meningkatkan daya guna dan hasil guna organisasi yang dilaksanakan bersama dengan pimpinannya.
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
17
4. PERSYARATAN POKOK Persyaratan pokok penyusunan PPK antara lain: 1. Adanya kejelasan tugas pokok dan fungsi yang dirumuskan dalam tugas pokok dan 2. Adanya kejelasan tentang jawaban atas pertanyaan apa yang harus dikerjakan, berapa besar/luas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya,kapan dimulai dan berakhirnya suatu pekerjaan, bagaimana mengerjakannya, kepada siapa ia mempertanggung jawabkan pekerjaannya, dan apa hasilnya; 3. Adanya pertanyaan yang spesifik tentang tujuan yang harus dicapai dalam waktu tertentu dan dinyatakan secara kuantitatif; 4. Adanya indikator kinerja untuk mengukur keberhasilan pencapaian tujuan secara jelas; 5. Adanya kesadaran tentang pentingnya komunikasi terbuka; 6. Tersedianya data dan informasi yang siperlukan untuk menyusun PPK.
5. TAHAP DAN LANGKAH PPK Proses penyusunan PPKdilalukan mulai 4 (empat) tahap dengan 20 (duapuluh) langkah. Adapun tahap-tahap PPK adalah sebagai berikut (Pitoyo, 1995) : TAHAP I (4langkah) Menentukan tujuan dan ukuran kinerja Menentukan tujuan dan ukuran kinerja dengan menuliskan tugas pokok serta fungsi fungsi unit organisasi, kemudian menentukan (merumuskan) tujuan jangka penjang, tujuan jangka pendek, serta indikator kinerja (performance indicators). TAHAP II (8 langkah) Mengendentifikasi dan menganalisis kekuatan-kekuatan penghambat dan kekuatan – kekuatan pendorong kemudian menilai, dan memberi bobot kekuatan-kekuatan tersebut untuk menetukan kekuatan-kekuatan kunci. TAHAP III (2 langkah) Menyusun strategi dan program kegiatan. TAHAP IV (6 langkah) Mengatur untuk pelaksanaan program kegiatan.
18
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
Adapun langkah PPK seperti tersebut di atas dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Tahap I sebanyak 4 langkah Tahap I ini mempunyai 4 langkah yang harus dilalui dengan hati-hati, cermat, teliti dan logis. Langkah-langkah tersebut adalah: a. Langkah I : Mengemukakan tugas pokok dan fungsi organisasi Menulis tugas pokok dan fungsi unit organisasi yang Anda pimpin sesungguhnya adalah sangat sederhana dan sangat mudah bagi para pimpinan. Pada tatanan organisasi pemerintahan tugas pokok dan fungsinya telah diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai susunan organisasi dan tata kerja masing-masing unit kerja, baik yang berbentuk Departemen maupun Lembaga pemerintahan Non Departemen. Contoh (lihat tabel 1) sebagai berikut: Tabel 1 Tugas pokok dan fungsi kantor catatan sipil Dati II NO. 1.
TUGAS DAN FUNGSI POKOK DASAR HUKUM: Berdasarkan Keppres No.12 Tahun 1993 tanggal 25 Pebruari 1983 tentang penataan dan peningkatan pembinaan penyelenggaraan Catatan Sipil jo. KEP-MENDAGRI No. 54 Tahun 1983 tanggal 23 Oktober 1983 tentang Organisasi dan Tata Kerja Catatan Sipil Kabupaten/kotamadya.
2.
TUGAS POKOK: Kantor Catatan Sipil mempunyai tugas pokok membantu Bupati/Walikota-madya Kepala Daerah Tingkat II dalam melaksanakan kegiatan penyelengga-raan dan peyeluhan di bidang Catatan Sipil.
3.
FUNGSI: Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kantor Catatan Sipil mempunyai fungsi: a. Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta-akta Kelahiran. b. Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Perkawinan/peceraian bagi mereka yang bukan pemeluk agama Islam. c. Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta pengakuan/pengesahan Anak. d. Pencatan dan penerbitan Kutipan Akta Kematian. e. Penyimpanan dan pemeliharaan Akta Kelahiran, Akta perkawinan/peceraian, Akta pengakuan dan pengesahan Anak, dan Akta Kematian. f. Melakukan kegiatan penyuluhan Catatan Sipil. g. Melakukan urusa Tata Usaha. Catatan: Dalam penelitian ini prioritasnya adalah fungsi butir 3 a.
Sumber data: kasub Bag. Tata Usaha Kantor Catatan Sipil KMS.
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
19
b. Langkah 2 : Menurumuskan tujuan jangka panjang Merumuskan tujuan jangka panjang dapat menggunakan pokok-pokok pikiran sebagai berikut: (1) Berangkat dari tugas pokok dan fungsi; (2) Dari kebijaksanaan yang ada; (3) Apa yang ingin dicapai; (4) Dari kerangka waktu yang jelas, dan (5) Bisa kuantitatif maupun kualitatip. Contoh (lihat tabel 2) sebagai berikut: Tabel 2 Tujuan Jangka Panjang NO. 1.
TUJUAN JANGKA PANJANG Semakin meningkatkanya kesadaran masyarakat akan kebutuhan Akta Catatan Sipil sebagai bukti otentik terhadap kepastian hukum seseorang.
2.
Meningkatnya penyelenggaraan Catatan Sipil, dalam rangka peningkatan pelayanan masyarakat pemberian kepastian hukum dan keamanan serta ketertiban untuk terwujudnya keutuhan dan kesatuan bangsa.
3.
Terselenggaranya Catatan Sipil untuk meningkatkan pelayanan pada masyarakat dalam rangka pemilikan Akta Kelahiran bagi masyarakat. Catatan: Dalam penelitian ini prioritasnya adalah pencapaian tujua jangka panjang butir 3.
Sumber data: Sub Bagian Tata Usaha Kantor Catatan Sipil KMS.
c. Langkah 3. Merumuskan tujuan jangka pendek dan prioritasnya serta indikator kinerjanya. Setelah Ada dan staf dan atau mitra kerja yang akan dilibatkan merumuskan tujuan jangka panjang, maka pada anda dan staf kemudian memilih salah satu tujuan jangka pendek yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari tujuan jangka panjang. Contoh (lihat tabel 4) berikut: Tabel 3 Rumusan Tujuan Jangka Pendek NO 1. 2. 3.
TUJUAN JANGKA PENDEK Meningkatnya pelayanan Akta Kelahiran kepada masyarakat. Meningkatnya penerbitan Akta catatan Sipil. Meningkatnya Kesadaran masyarakat terhadap arti pentingnya kutipan Akta Catan Sipil. 4. Meningkatnya penyuluhan. 5. Meningkatnya penyuluhan. 6. Meningkatnya Penerimaan PNBP 7. Meningkatnya PAD Catatan : Prioritasnya adalah butir 1. Sumber data: Sub Bagian Tata Usaha Kantor Catatan Sipil KMS.
20
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
Agar keberhasilan pencapaian prioritas tujuan jangka pendek dapat diukur maka, dipergunakan indikator kinerja untuk meningkatkan pelayanan Akta Kelahiran kepada masyarakat (contoh, lihat tabel 4). Tabel 4 Prioritas Tujuan Jangka Pendek, Indikator dan perolehan Informasi
NO
TUKADEK
Meningkatnya pelayanan akta kelahiran kepada masyarakat
INDIKATOR KINERJA
- Banyaknya pemohon
SATUAN UKURAN
Orang
PEROLEHAN INFORMASI DIPEROLEH DICARI DI DI Sie pelayanan
-
- Banyaknya penerbitan akta catatan sipil
Lembar
Sie data dan penyuluhan
-
- Besarnya penerimaan PNBP naik
Juta Rp
BKPN
-
- Besarnya penerimaan PAD naik
Juta Rp
BKPD
-
d. Langkah 4 : Merumuskan tingkat kinerja sekarang dan tingkat kinerja yang diinginkan. Mengacu tujuan jangkja pendek dan indikator kinerja yang telah diidentifikasikan pada L.3. Anda harus dapat menetapkan kinerja yang telah dicapai sekarang ini. Kemudian anda harus dapat menetapkan sasaran-sasaran yang ingin diwujudkan pada masa yang akan datang. Contoh lihat Tabel 5 pada halaman berikut.
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
21
Tabel 5 Tujuan jangka Pendek, Indikator Kinerja Sekarang Dan Kinerja Yang Diinginkan TINGKAT KINERJA YANG DIINGINKAN TUKADEK
Meningkatkan pelayanan akta kelahiran kepada masyarakat
INDIKATOR KINERJA
SATUAN UKURAN
TINGKAT KINERJA SEKARANG 73
3 bl
6 bl
9 bl
12 bl
19
38
57
75
73
19
38
57
75
Juta Rp
228
59
118
177
238
Juta Rp
44
12
36
36
247
- Banyaknya pemohon
Orang
- Banyaknya penerbitan akta catatan sipil
Lembar
- Besarnya penerimaan PNBP naik - Besarnya penerimaan PAD naik
2. Tahap II, sebanyak 8 langkah Bergerak dari kinerja sekarang ke kinerja yang diinginkan, organisasi dihadapkan pada seperangkat pada seperangkat kekuatan penghambat yang akan merintangi pencapaian kinerja dan seperangkat kekuatan pendorong yang diharapkan mem-bantu pencapaian kinerja yang diinginkan organisasi. Yang dimaksud kekuatan alah “ Foeces” dan yang dimaksud dengan tingkat kekuatan relatif adalah “ Strength” Teori Analisis Medan kekuatan (Force Field Analysis) mengatakan apabila orga-nisasi membuatan perncanaanperlu memperhatikan dan menganalisis medan ke-kuatan kemudian, para perencaaan perlu memperhatikan SWOT (Strength, Weakness, Opportunites,and Threats) Bagan pada halaman berikut ini menun-jukkan kekuatan yang selalu mempengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan tersebut bisa datang dari luar organisasi bisa pula timbul dari dalam organisasi itu sendiri. O dan S adalah kekuatan pendorong dan T serta W merupakan kekuatan penghambat kekuatan dari luar organisasi (external) adalah O dan T, sedangkan kekuatan yang ada dalam organisasi (internal) adalah S dan W. Bagan pengaruh medan kekuatan, sebagai berikut:
22
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
Gambar 1 BAGAN PENGARUH MEDAN KEKUATAN DALAM ANALISIS SWOT
pengaruh Internal
S
W
Kekuatan pendorong
Kekuatan Penghambat
O
T
Pengaruh Eksternal Keterangan: S adalah Strengths (kekuatan-kekuatan); W adalah Weaknesses (kelemahan-kelemahan); O adalah Opportunities (kesempatan-kesempatan); T adalah Threeats (ancaman-acaman)
a. Langkah 5 mengidentifikasi kekuatan penghambat utama
Pada langkah ini Anda akan mengidentifikasi kekuatan penghambat yang dapat dianggap sebagai kekuatanyang merintangi pencapaian tujuan. Perencanaan peningkatan Kinerja selalu menganjurkan agar dalam mengidentifikasi kekuatan penghambat bekerjasama dengan staf dan atau mitra kerja untuk memperoleh sumbangan pikiran yang sangat berharga. Hambatan yang didentifikasi sekurangkurangnya 6 klasifikasi menurut dimen-sinya. Contoh (lihat tabel 6).
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
23
Tabel 6 Identifikasi kekuatan, Hambatan Utama Kinerja NO. H1
IDENTIFIKASI MASALAH HAMBATAN UTAMA Tidak adanya perwakilan Kantor Catatan Sipil di Kecamatan-kecamatan/Wilayah pembantu Walikota-madya H2 Belum adanya persyaratan yang mewajibkan murid-murid harus mempunyai Akta Kelahiran. H3 Kurangnya penyuluhan. H4 Belum adanya kendaraan dinas untuk penyuluhan H5 Kurangnya kesadaran masyarakat. H6 Kurangnya kelengkapan persyaratan dalam mengurus Akta. Sumber data: Sub Bagian Tata Usaha Kantor Catatan Sipil KMS
b. Langkah 6: Menentukan dampak relatif dan mudahnya memecahkan kekuatan penghambat Untuk penilaian terhadap hambatan tersebut dapat dipergunakan skala dari 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) sebagai berikut: Angka 5 Menyatakan dampak sangat kuat menghambat Angka 4 menyatakan dampak kuat menghambat Angka 3 menyatakan dampak cukup kuat menghambat Angka 2 menyatakan dampak kurang penghambat Angka 1 menyatakan dampak sangat kurang menghambat Sedangkan penilaian terhadap mudah tidaknya pemecahan kekuatan penghambat digunakan skala bobot sebagai berikut: Angka 5 menyatakan hambatan sangat mudah dipecahkan Angka 4 menyatakan hambatan mudah dipecahkan Angka 3 menyatakan hambatan cukup mudah dipecahkan Angka 2 menyatakan hambatan sukar dipecahkan. Contoh(lihat tabel 7) c. Langkah 7: Mengidentifikasi kekuatan pendorong utama Seperti yang telah diutarakan terdahulu, bahwa selain kekuatan yang menghambat dan merintangi peningkatan kinerja, organisasi juga memiliki kekuatan yang dapat mendorong dan membantu organisasi dalam pencapaian tujuan jangka pendek. Dalam memilih kekuatan pendorong pikirkan kemungkinan-kemungkinan yang dapat membantu dan menopang organisasi dalam meningkatkan kinerja. Diskusi mengapa kekuatan pendorong tersebut dapat dinyatakan sebagai kekuatan yang dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan. Contoh (lihat tabel 8)
24
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
Tabel 7 Kekuatan penghambnat, Dampak Relatif dan Mudahnya Memecahkan NO.
H1.
H2 H3 H4 H5
HAMBATAN
Tidak adanya perwakilan Kantor Catatan sipil di kecamatan/Wilayah pembantu Walikotamadya Belum adanya Akta Kelahiran disyaratkan di semua sekolah Kurangnya penyuluhan. Kurangnya kesadaran penyuluhan. Kurangnya Kesadaran masyarakat. Kurangnya kelengkapan persyaratan dalam mengurus akta.
DAMPAK TERHADAP TUKADEK 3
MUDAHNYA PEMECAHAN
3
4
5 5
2 3
5
5
3
Tabel 8 Identifikasi kekuatan Pendorong Utama NO. D1
KEKUATAN PENDORONG UTAMA Adanya dukungan dari pimpinan (Walikotamadya LDH)
D2
Adanya dukungan dana yang cukup
D3
Adanya Koordinasi yang baik dengan instansi terkait.
D4
Adanya dedikasi dan kemampuan staf dan pegawai yang tinggi.
D5
Tersedianya sarana dan prasarana Kantor yang baik.
d. Langkah 8 : Menetukan dampak relatif dan tingkat kendali kekuatan pendorong, yang dibawah pengaruh yang bersangkutan. Untuk penilaian terhadap kekuatan pendorong dapat digunakan skala dari angka 1sampai dengan 5 sebagai berikut: Angka 5 menyatakan dampak sangat kuat mendorong Angka 4 menyatakan dampak kuat pendorong Angka 3 menyatakan dampak cukup kuat pendorong Angka 2 menyatakan dampak kurang mendorong Angka 1 menyatakan dampak sangat kurang mendorong
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
25
sedangkan penilaian terhadap tingkat kendali digunakan skala bobot dari angka 1 sampai dengan 5, sebagai berikut: Angka 5 seluruhnya dibawah kendali dan atau pengaruh Anda; Angka 4 sebagai besar di bawah kendali dan atau pengaruh Anda; Angka 3 sebagai di bawah kendali dan atau pengaruh anda; Angka 2 sebagai kecil dibawah kendali dan atau pengaruh Anda; Angka 1 menyatakan dampak sangat kurang mendorong Sedangkan penilaian terhadap tingkat kendali digunakan skala bobot dari angka 1 sampai dengan 5, sebagai berikut: Angka 5 seluruhnya dibawah kendali dan atau pengaruh Anda; Angka 4 sebagian besar di bawah kendli dan atau pengaruh Anda; Angka 3 sebagian dibawah kendali dan atau pengaruh Anda; Angka 2 sebagian kecil di bawah kendali dan atau pengaruh Anda; Angka 1 sangat kecil dibawah kendali dan atau pengaruh Anda. Contoh (lihat tabel 9) sebagai berikut: Tabel 9 Kekuatan Pendorong, Dampak Relatif Dan Tingkat Kendali Anda NO
KEKUATAN PENDORONG
D1 D2 D3
Adanya dukungan dari pimopinan Adanya dukungan yang cukup Adanya Koordinasi yang baik dengan instansi terkait Adanya dedikasi dan kemampuan staff dan pegawai. Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang baik.
D4 D5
DAMPAK RELATIF
TINGKAT
5 5
2 3
4
2
3
2
4
3
UNIT LUAR YANG BERPENGARUH
kepala daerah Kepala bagian keuangan Pimpinan instansi terkait Bagian kepegawaian Kepala bagian perlengkapan
e. Langkah 9 Perkiraan tingkat kekutan relatif pendorong dan penghambat Pada langkah ini anda mencoba membobot kembali kekuatan (forces) yang telah diperoleh pada langkah-langkah sebelumnya dalam rangka menentukan tingkat kekuatan relatif (strength) dari masing-masing kekuatan pendorong dan penghambat.
26
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
Untuk membobot tingkat kekuatan relatif dari kekuatan pendorong dan penghambat dipergunakan skala nilai sebagai berikut: Angka 5 mewakili kekuatan relatif sangat kuat; Angka 4 mewakili kekuatan relatif kuat; Angka 3 mewakili kekuatan relatif yang cukup kuat; Angka 2 mewakili kekuatan relatif yang lemah; Angka 1 mewakili kekuatan relatif yang sangat lemah. Dalam menetapkan tingkat kekuatan relatif penilaian didasarkan atas profesional judgement yaitu: pertimbangan profesional yang sejalan dengan standar dan kriteria tersebut berdasarkan pengetahuan dan nilai-nilai yang dianutnya, termasuk didalamnya nilai-nilai moral dan prisip-prisip etika. Contoh (lihat tabel 10) berikut: Tabel 10 TINGKAT KEKUATAN RELATIF PENDORONG DAN PENGHAMBAT NO.
KEKUATAN PENDORONG
TINGKAT KEKUATAN RELATIF
NO.
D1
KEKUATAN PENGHAMBAT
TINGKAT KEKUATAN RELATIF 3
Adanya dukungan pimpinan
5
H1
Tidak adanya perwakilan di kecamatan
D2
Adanya dukungan dana yang cukup
5
H2
Belum adanya akta kelahiran disyaratkan disekolah
D3
Adanya koordinasi yang baik dengan instansi terkait
4
H3
Kurangnya penyuluhan
D4
Adanya dedikasi dan kemampuan staf dan pegawai yang tinggi
3
H4
Kurangnya sarana penyuluhan
5
D5
Tersedianya sarana dan prasana Kantor yang baik
4
H5
Kurangnya kesadaran masyarakat
5
H6
Kurangnya kelengkapan persyaratan dalam mengrus akta
2
3
5
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
27
f.
Langkah 10 menggambar diagram medan kekuatan
Pada langkah kesepuluh ini, hasil penilaian tingkat kekuatan relatif. Pada langkah 9 divisualisasikan melalui diagram medan kekuatan. Setiap kekuatan digambarkan dengan anak panah.
- Kekuatan pendorong, dengan anak panah ke kanan - Kekuatan penghambat, dengan anak panah ke kiri. Contoh (lihat gambar) sebagai berikut: Gambar 2 Diagram Medan Kekuatan ARAH YANG DIINGIKAN H1 = 3 D1=5
H2 = 3
D2 = 5
H3 = 5
D3 = 4
H4 = 5
D4 = 3
H5 = 5
D5 = 4 H6 = 2
5
4
3
2
1
0
1
2
3
4
5
Dari diagram medan kekuatan tersebut dapat dianalisis sebagai berikut: a. Jumlah kekuatan pendorong peningkatan kinerja sebanyak 5 faktor dengan nilai tingkat kekuatan sebesar 21 b. Jumlah kekuatan penghambat peningkatan kinerja sebayak 6 faktor dengan nilai tingkat kekuatan sebasar 24 c. Diharapkan arah yang diinginkan bergerak kekanan, karena dalam pemecahan H diperkecil sedang D diperbesar.
28
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
g. Langkah 11 : Keterkaitan Antar kekuatan Untuk menunjukan tingkat keterkaian antara kekuatan-kekuatan satu terhadap lainnya maka akan digunakan matriks silang, keterkaitan tersebut adalah antara kekuatan pendorong dengan kekuatan pendorong, kekuatan penghambat dengan kekuatan penghambat dan atara kekuatan pendorong dengan kekuatan penghambat. Untuk menunjukkan besar kecilnya keterkaitan kekuatan-kekuatan tersebut diberikan score pembobotan sebagai berikut: Nilai 5 : Menyatakan besar sekali keterkaitan; Nilai 3 : Menyatakan besar keterkaiatan; Nilai 1 : Menyatakan kecil keterkaian; Nilai 0 : Menyatakan tidak ada keterkaitan; h. Langkah 12 Kekuatan Kunci atau penentu pendorong dan Penghambat a. Proses Pemilihan Kekuatan Kunci(L.12 A) - Pemilihan Kekuatan kunci pendorong 1) Ditentukan oleh L.11 dan L.9 yang lebih besar. 2) Bila L.11 – nya sama, dipilih L. 9yang lebih besar 3) Bila L9 – nya juga sama, dipilih L8 yang lebih besar. 4) Bila L.8 (kendali) sama, maka dipilih L.8 (dampak) yang Lebih besar. - Pemilihan Kekuatan Kunci penghambat 1) Ketentuan butir 1) s/d 3), sama dengan cara memilih Kekuatan kunci pendorong 2) Bila L.6 (pemecahannya) sama, maka dipilih L.6 (dampak relatif) yang lebih besar. 3) Apabila juga sama, dipilih berdasarkan kenyataan dilapangan. b. Kekuatan Kunci Dari hasil analisis L.5, 7, 6,8,9,11 maka dipilih sejumlah 7 (tujuh) kekuatan kunci/penentu, yang merupakan strategi dasar rencana kerja selanjutnya, yang terdiri atas 3 (tiga) kekuatan pendorong dan 4 (empat) kekuatan penghambat. Kekuatan-kekuatan kunci pendorong/penghambat, lihat contoh tabel 11).
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
29
Tabel 11 Proses Pemilihan Kekuatan Kunci NO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
KEKUATAN L.7& L.5 D1 D2 D3 D4 D5 H1 H2 H3 H4 H5 H6
DAMPAK L.8 & L.6 5 5 4 3 4 3 3 5 5 5 2
PEMECAHAN L.6
KENDALI L.8
3 4 2 3 5 2
2 3 2 2 3 -
TINGKAT KEKUATAN RELATIF L.9 5 5 4 3 4 3 3 5 5 5 2
KETERKAIT AN L.11 24 26 16 12 18 20 20 24 26 22 14
HASIL DISKUSI MENENTUKAN PRIORITAS KEKUATAN KUNCI II I IV V III V IV II I III VI
Adapun kekuatan kunci atau penentu yang terpilih dipaparkan di dalam contoh tabel 12. Tabel 12 Kekuatan-kekuatan Kunci Pendorong/Penghambat NO
KODE
1.
D2
2.
D1
3.
D3
KEKUATAN PENDORONG KUNCI Adanya dukuingan dana yang Cukup Adanya dukungan pimpinan Sarana kantor yang baik
NO.
KODE
1.
H4
2. 3.
H3 H5
4.
H2.
KEKUATANPENGHABAT KUNCI Kurangnya sarana Penyuluhan Kurangnya penyuluhan Kurangnya kesadaran Masyarakat Belum adanya persyaratan yang mewajibkan murid harus mempunyai akta kelahiran
3. Tahap ketiga, Penyusunan Strategi Dan Rencana Kegiatan Terkoordinasi, Dengan 2 Langkah. a.
Langkah 13 : Ide-ide Strategis
Dengan adanya kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat serta keterkaitan antara kekuatan pendorong dengan kekuatan pendorong, kekuatan penghambat dengan kekuatan penghambat, serta kekuatan pendorong dengan kekuatan penghambat, sehingga ditemukan kekuatan kunci bagi pengambilan langkah selanjutnya. Adapun strategi kunci di sini dimaksudkan sebagai langkah-langkah yang ditempuh yang diharapkan secara praktis mempelacar, mempercepat, dan dengan mendayagunakan protensi yang ada kelayakan teknis pelaksanaan, dan legalitas, sehingga memperoleh hasil sesuai yang diharapkan.
30
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
Adapun ide-ide strategis yang ditempuh, sebagaimana digambarkan pada contoh tabel. Tabel 13 Ide-Ide Strategis NO. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
KODE D2 D1 D5 H4 H3 H5 H2
KEKUATAN KUNCI/PENENTU Adanya dukungan dana yang cukup Adanya dukungan pimpinan Tersedianya sarana kantor yang baik Kurangnya sarana penyuluhan Kurangnya penyuluh Kurangnya kesadaran masyarakat Belum adanya persyaratan yang mewajibkan murid harus mempunyai Akta kelahiran
SRATEGI Manfaatkan Manfaatkan Optimalkan Tingkatkan Tingkatkan tingkatkan Koordinasikan
b. Langkah 14 : Rencana Kegiatan Terkoordinasi Dalam kegiatan ini maka strategi peningkatan kinerja sebaimana telah ditetapkan tersebut di atas dijabarkan dengan lebih terinci ke dalam rencana kerja yang terkoordinasi karena dalam kegiatan tersebut akan dilibatkan komponen-komponen unit-unit orginisasi atau pejabat-pejabat terkait lainnya dalam pelaksanaannya. Untuk kegiatan ini ditentukan staf yang bertanggung jawab melaksanakan dan melaporkannya secara berkala sesuai perkiraan jadwal waktu yang ditentukan. (Rencana kegiatan yang terkoordinasi tersebut lihat tabel 14). 4. Tahap Ke-empat, Pengaturan untuk pelaksanaan program kegiatan, dengan enam langkah. a. Langkah 15 : Persiapan Untuk Penyusunan Tim Kerja Untuk mempermudah pelaksanaan program-program kegiatan dan agar dapat lebih menjamin tercapainya sasaran peningkatan kinerja, maka dalam penggorganisasiannya diperlukan bantuan, kerja sama yang saling mendukung di antara para penjabat, pimpinan unit kerja yang terkait. Dalam hal ini kiranya perlu dibentuk suatu Tim Kerja yang bersifat formal yang terdiri dari para penjabat yang terkait dalam berperan terhadap keberhasilan peningkatan lainnya yang diinginkan. Semua Tim Kerja harus terlibat dalam musyawarah dan pengamnbilan keoutusan, mempunyai peran sesuai jadwal waktu yang ditentukan. (Susunan Tim Kerja, tugas dan peranannya, dan jadwal tugas tim kerja, lihat contoh tabel 15).
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
31
TABEL 14 RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI NO.
KODE
1
D1
2
D2
3
D5
4
H4
5
H3
6
H5
7
H2
KEKUATAN KUNCI Adanya dukungan pimpinan
SRATEGI
LANGKAH KEGIATAN
Manfaatkan
Adanya dukungan dana yang cukup tersedianya sarana dan prasarana Kantor yang baik Kurangnya sarana penyuluhan Kurangnya penyuluhan Kurangnya kesadaran masyarakat Belum adanya persyaratan yang mewajibkan murid harus mempunyai akta kelahiran
Manfaatkan
Konsultasi ditingkatkan dengan menyiapkan laporan score secara rutin Atur penggunaannya seefisien mungkin
Optimalkan
PENANGGUNG JAWAB Kakancapil
JADWAL WAKTU
Sub. Bag.TU
Setiap bulan
Sub.Bag.TU
Setiap bulan
TU/Sie D & P
Ka.Sie D & P
Rencanakan waktu yang tepat Terprogram
Ka.Sie D & P
Setiap bulan
Sie pelayanan
Tri bulan
pada kesempatan yang terbaik
Optimalkan penggunaannya Tingkatkan
Tingkatkan
Usahakan pemenuhannya
Tingkatkan
Koordinasik an
Manfaatkan rapatrapat instansi terkait Pendekatan persuasif Koordinasi ditingkatkan dengan instansi terkait Dekatkan pelayanan/jemput bola
b. Langkah 16: Perkiraan Kesuliatan-kesulitan yang akan Dihadapi pada pelaksanaan dan Strategi penanggulangannya Dalam melaksanakan kegiatan yang ditetapkan sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, diperkirakan akan dihadapi adanya kesulita-kesulitan dimaksud sebelumnya perlu diatisipasi dengan mengabil langkah-langkah strtegi untuk mengatasi. (Perkiraan kesulitan-kesulitan yang akan dihadapi pada pelaksanaannya dan strategi penaggulangannya lihat contoh tabel 16), sebagai berikut:
32
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
Tabel 15 TIM KERJA, TUGAS DAN PERANANNYA NO 1.
TIM KERJA SusunanTim Kerja: Pelindung : Sekretaris Kodya/Daerah Tingkat II Surabaya Ketua Pelaksana : Kepala Kantor Catatan Sipil Kodya Dati II S urabaya Wakil Ketua : Kepala Seksi pelayanan Sekretaris : Ka.Sub Bag.Tata Usaha Bendaharawan : Ka. Urusan Keuangan
2.
Anggota : - Kasie Data dan penyuluhan - Ka Sub Sie Kelahiran, kematian, pengesahan/pengakuan Anak Peranan Tim dan Tugas Anggota Tim Pengarah : Memberikan pengarahan dan petunjuk yang bersifat teknis maupun operasional. Ketua Pelaksana : Mengkoodinasikan seluruh kegiatan dan bertanggung jawab atas pelaksaan tugas tim kerja. Sekretaris : Menyiapkan kegiatan administrasi Bendaharawan : Mempunyai tugas melakukan urusan keuangan.
3.
Anggota : 1. menyusun rincian tugas pelaksanaan,pelayanan dan penyuluhan Akta Kelahiran. 2. Menyiapkan dan mengatur desain tata ruang kerja yang yaman. 3. Menyiapkan usul untuk mengiskutsertakan bimbingan teknis/kursus. 4. Menyiapkan laporan kepada pimpinan. 5. Membantu pengawasan pelaksanaan tugas. Jadwal Kegiatan Tim: 1. Semua kegiatan dilaksanakan sesuai jadwal 2. Rapat tim diselenggarakan secara rutin setiap tribulan. 3. Evaluasi menyeluruh dilaksanakan setiap tribulan.
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
33
Tabel 16 PERKIRAAN KESULITAN DAN STRATEGI MENGATASINYA NO . 1.
KESULITAN YANG DIPERKIRAKAN TERJADI Petugas pelaksanaan belum biasa Melaksanakan tugas dengan ethos Kerja yang tinggi.
STRATEGI MENGATASINYA Berikan penghargaan bagi yang berpretasi dan Perhatikan kesejahteraannya.
2.
Sulitnya mendapatkan tambahan Pengawai karena umumnya masih Menganggap bahwa pelayanan Akta Kelahiran masih dianggap kurang Begitu penting.
Koordinasikan yang baik Dengan Bagian kepengawaian Untuk mendapatkan Tambahan pegawai.
c. Lankah 17. Negoisasi Hal-hal Utama yang perlu Mendapatkan persetujuan dari pihak terkait Dalam melaksanakan perencanaan kegiatan yang terkoordinasi melalui strategi-strategi yang ditetapkan sekaligus perkiraan yang akan dihadapi, timkerja memerlukan kesempaatan dan kerja sama dengan para penjabat yang terkait. Hal-hal yang perlu dibahas dalam kesempatan tersebut dapat dipaparkan sebagaimana tersebut dalam contoh tabel 17. Tabel 17 NEGOISASI HAL-HAL UTAMA DAN PEROLEHAN PERSETUJUAN DENGAN PEJABAT NO. HAL-HAL UTAMA YANG DINEGOISASI 1. Koordinasikan dan pembentukan Tim pengawas
2.
Berikan penghargaan bagi yang berpretasi dan perhatikan kesejahteraan karyawan/wati
KESEPAKATAN/KERJA SAMA DENGAN PEJABAT - Kepala Kantor Catatan Sipil - Ka. Sub. Bag. Tata Usaha dan kepala Seksi di lingkungan Kantor Catatan Sipil -
Kepala Kantor Catatan Sipil Kepala Sub. Bag.Tata Usaha, Kasipelayanan, serta Kasi Data dan penyuluhan.
34
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
c. Langkah 18. Program Kegiatan dalam Urutan Prioritas Program kegiatan perlu disusun prioritas dalam upaya pencapaian tujuan tingkat kinerja yang diinginkan. Semua kegiatan yang terkoordinasikan ditentukan sesuai yang sudah diprogramkan tidak akan mungkin dilaksanakan sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Selanjutnya program tersebut dalam urutan prioritas sebagaimana tersebut dalam contoh tabel 18. Tabel 18 TATA URUTAN PROGRAM KEGIATAN
NO. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
15.
JADWAL WAKTU BERAKHIR
LANGKAH KEGIATAN
MULAI
Inventarisasi permasalahan Pendapatan jumlah karyawan Pendapatan macam tugas Pendapatan yang belum diklat Menganalisis beban tugas Membuat kesepakatan Mengirim peserta diklat Menciptakan mekanisme baru Mengadakan pembagian tugas Mengadakan pertemuan koordinasi Mengadakan pembinaan berkala Melaksanakan program kerja Monitoring. Evaluasi. I II III Pelaporan IV
M1,April 1996 M1, April 1996 M3, April 1996 M3, April 1996 M3, April 1996 M1, Mei 1996 M1, Mei 1996 M3, Mei 1996 M3, Mei 1996 M1, Juni 1996 M1, Juni 1996 M1, Juni 1996 M1, April 1996 M4, Juni 1996 M4, Sept. 1996 M4, Des. 1996 M4, Maret 1997 M1, Juli 1996
M2,April 1996 M2, April 1996 M4, April 1996 M4, April 1996 M4, April 1996 M2, Mei 1996 M2,Mei 1996 M4, Mei 1996 M4, Juni 1996 Setiap bulan Setiap bulan M4, Maret 1997 M4, Maret 1997 M4, Juni 1996 M4, Spt.1996 M4, Des 1996 M4, Maret 1997 Setiap tribulan
M = minggu ke
d. Langkah 19 : Jadwal Penijauan Kembali untuk perbaikan Untuk meneliti dan menguji apakah pelaksanaan rencana kerja kurang /cukup berhasil guna dan berdaya guna serta tepat waktu, maka perlu dibuat jadwal peninjauan kembali berupa strategi yang mantap untuk mengadakan kegiatan evaluasi ini secara berkala harus disampaikan pada tim kerja untuk bahan kajian. (Jadwal penijauan kembali lihat contoh tabel 19), berikut :
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
35
Tabel 19 JADWAL PENIJAUAN KEMBALI NO. 1. 2. 3. 4.
KEGIATAN EVALUASI Evaluasi I Evaluasi II Evaluasi III Evaluasi IV
KAPAN DILAKUAKAN Minggu ke 4,juni 1997 Minggu ke 4, September 1997 Minggu ke 4, Desember 1997 Minggu ke 4, Maret 1998
e. Langkah 20 : Jadwal Kegiatan Untuk menunjukan jaringan kerja yang lengkap dari semua kegiatan yang diprogram selama satu tahun, perlu disusun suatu bagan jadwal kegiatan yang jelas. Bagan tersebut mengambarkan jadwal dalam urutan kegiatan yang jelas, sederhana dan mudah dipahami antara lain kapan suatu kegiatan dimulai dan kapan berakhirnya. Bagan tersebut sekaligus juga dapat berfungsi sebagai alat kontrol untuk mengetahui kemajuan dari suatu kegiatan.
6. GAMBARAN KEADAAN/TINGKAT KINERJAYANG DIINGINKAN Tujuan jangka pendek untuk peningkatan kinerja merupakan peningkatan satuan indikator kinerja yang diinginkan, yang relatif diharapkan dapat dicapai tetapi juga merupakan tentangan bagi organisasi, dengan memperhatikan kemampuan/ sumber daya organisasi yang ada, mendayagunakannya secara terkoordinasi, serta atas dukungan kebijaksanaan pimpinan dalam menetapkan sasaran peningkatan kinerja yang diinginkan. Berikut ini merupakan gambaran peningkatan kinerja dari kedua puluh langkah teknik manajemen dengan menggunakan PPK, peningkatan kinerjanya adalah dari indikatorindikator sebagai contoh berikut: a. Banyak pemohon, semula 73 ribu orang, meningkat menjadi 75 ribu orang. b. Banyaknya penerbitan Akta Catatan Sipil, semula 73 ribu lembar, meningkat menjadi 75 ribu lembur. c. Besarnya penerimaan PNPB, semula Rp.228 juta, meningkat menjadi Rp.283 juta. d. Besarnya penerimaan PNPB, semula sebesar Rp. 44 juta, meningkat menjadi Rp.47 juta. Di samping peningkatan tersebut, diadakan peningkatan kinerja dalam bidang tata cara pengurusan dan pelayanan publik/pelanggan
36
Ekuitas Vol.1 No.1 Juni 1997 : 16-37
7. KESIMPULAN Perecanaan peningkatan kinerja digunakan dalam dalam menyusun rencana kerja dalam satuan unit kinerja secara realitis, logis dan praktis dengan prinsip adanya kekuatan hambatan- hambatan di perkecil sedang adanya kekuatan dorongan-dorongan diperbesar melalui strategi perencanaan dan kegiatan-kegiatan yang terkoordinas. Dengan perencanaan peningkatan kinerja dapat membantu seseorang yang berkeinginan meningkatan kinerjanya untuk organisasi ataupun secara perseorangan baik kuantitatip, kualitatif maupun yang bersifat kompetitif.
8. DAFTAR PUSTAKA Bambang Kussriyanto, Meningkatkan Produktivitas Karyawan,PT..Pustaka Binaman Presssindo,Seri Manajemen No.95 jakarta, 1993. Kartini Kartono, Pengantar Metodologi Research Sosial, Cetakan Keempat, Alumni Bandung, Bandung 1983. Kenneth N. Wexley dan Gary A. Yakl, alih bahasan Muh. Shobaruddin, perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia, Cetakan pertama, Rineka Cipta Jakarta, 1992. Manullang,Dasar-dasar Manajemen,Cetakan Ketigabelas, Ghalia Indonesia, Medan 1988. Pandji Anoraga dan yanti Soegiastuti, Pengatar Bisnis Modern, Cetakan pertama, PT. Dunia Pustakajaya, Jakarta, 1966. Pitoyo, perencanaan peningkatan kerja, Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta,1995. Suharsini Arikusno, Prosedur penelitian Suatu Pendekatan Praktek, Cetakan Kedua, PT.Bina Aksara, Jakarta,1985. Sumadi Suryabrata, Metodologi Penelitian, Cetakan pertama, CV.Rajawali, Jakarta,1983.
Perencanaan Peningkatan Kinerja (Soedjono)
37
