Percepties van bedrijven over elektronisch berichtenverkeer met de overheid Deelrapport 1: resultaten

Percepties van bedrijven over elektronisch berichtenverkeer met de overheid Deelrapport 1: resultaten

Center for e-Government Studies – Universiteit Twente

3

Percepties van bedrijven over elektronisch berichtenverkeer met de overheid

Center for e-Government Studies P.O. Box 217 7500 AE Enschede T. +31 (0) 53 489 4342 F. +31 (0) 53 489 4259

Percepties van bedrijven over elektronisch berichtenverkeer met de overheid Deelrapport 1: resultaten

Datum Versie Uitgever

Met subsidie van Publicatie titel Publicatiejaar Publicatietype Auteurs

Correspondentie E-mail Met dank aan de begeleidingscommissie

APA Referentie

25 januari 2010 1.0 Universiteit Twente Center for e-Government Studies http://www.cfes.nl Alliantie Vitaal Bestuur en ICT Percepties van bedrijven over elektronisch berichtenverkeer met de overheid 2010 Onderzoeksrapport Drs. Marc ter Hedde Dr. Ir. Rex Arendsen Prof. dr. Jan van Dijk Marc ter Hedde [email protected] Drs. Linda Lichtenberg (Belastingdienst) Drs. Erik Wijnen (Ministerie van Economische Zaken) Prof. Dr. Ronald Leenes (Universiteit van Tilburg) Dr. Ir. Rex Arendsen (Center for eGovernment Studies) Hedde, M.J. ter, Arendsen, R. en Dijk, J.A.G.M. van (2010). Percepties van bedrijven over elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Eindrapportage. Enschede: Universiteit Twente.

Center for e-Government Studies

4

Samenvatting Aanleiding, doel en opzet van het onderzoek De ontwikkeling van de elektronische overheid voor bedrijven is in volle gang. Verhoging van de kwaliteit van overheidsdienstverlening en verlaging van administratieve lasten zijn daarbij belangrijke doelstellingen. Het merendeel van de gegevensuitwisseling tussen bedrijven en de overheid is gefundeerd in informatieverplichtingen. De bijbehorende gegevensuitwisseling wordt in toenemende mate met ICT-toepassingen ondersteund. Voorbeelden van elektronisch berichtenverkeer tussen bedrijven en de overheid zijn de elektronische belastingaangiften voor ondernemers, de elektronische uitvraag van statistiekgegevens en de digitale aanlevering van mestvervoersbewijzen. Met subsidie van de Alliantie Vitaal Bestuur heeft het Center for eGovernment Studies van de Universiteit Twente een onderzoek uitgevoerd naar de percepties van bedrijven en ambtenaren met betrekking tot deze toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Het onderzoek borduurt voort op onderzoek van Arendsen (2008) naar de effecten en karakteristieken van elektronisch berichtenverkeer met de overheid op de administratieve lasten van bedrijven. In 2003 zijn in dat kader eerste metingen gedaan onder ambtenaren. Deze metingen zijn in dit onderzoek herhaald en bovendien, in aangepaste vorm, uitgevoerd bij bedrijven. Daar waar mogelijk zijn de bevindingen van beide onderzoeken met elkaar vergeleken. Dit onderzoek focust daarmee op de percepties van bedrijven en ambtenaren gericht op de invoering, het gebruik, de karakteristieken van en de bijdrage aan de reductie van administratieve lasten van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Het onderzoek is uitgevoerd naar zeven toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer tussen bedrijven en overheidsorganisaties. Het overgrote deel heeft betrekking op goederen-(beweging) gerelateerd berichtenverkeer: • Elektronische winstaangifte; • Elektronische aangifte accijns en verbruiksbelasting; • Aangifte Douane binnenbrengen; • Elektronische vervoersaangifte; • GMS-berichtenset voor aangiften naar HBAG en CBS; • CLIENT; • Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen. De onderzoeksgegevens zijn verzameld door middel van desk research, interviews met ambtenaren (n=9) en een enquête onder bedrijven (n=220).

Resultaten en conclusies Hoofdconclusies Uit het onderzoek komt naar voren dat niet administratieve lastenreductie, maar vooral ‘invoeringsaspecten’ een (belangrijke) rol spelen in de waardering van de invoering en de bereidheid van bedrijven tot het wederom gebruiken van de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid.


5


De geïnterviewde ambtenaren zijn van mening dat het verlagen van de administratieve lasten voor bedrijven een belangrijke doelstelling van de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid is, terwijl de minderheid van de geënquêteerde bedrijven (ongeveer een derde) dit als een belangrijke achterliggende doelstelling van de toepassing zien. Een groot aantal van de geïnterviewde ambtenaren heeft aangegeven dat het beleid aangaande de reductie van administratieve lasten invloed heeft op de toekomstige ontwikkeling van de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid, terwijl de meerderheid van de geënquêteerde bedrijven juist het tegenovergestelde van mening is. Invoering en gebruik van de toepassing Uit het onderzoek komt naar voren dat de meerderheid van de geënquêteerde bedrijven een (zeer) positieve perceptie heeft ten aanzien van de invoering en het gebruik van de onderzochte toepassing voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Bij de meeste bedrijven (61%) is de invoering van de toepassing goed tot zeer goed verlopen. Daarnaast is volgens de meerderheid van de bedrijven (53%) de invoering van de toepassing zo gegaan zoals zij van tevoren gedacht hadden. De meerderheid van de bedrijven (64%) heeft verder aangegeven dat de benodigde deskundigheid voor invoering van de toepassing binnen hun bedrijf aanwezig was. Een ruime meerderheid van de respondenten (80%) zou (waarschijnlijk) wederom gebruik maken van de toepassing als zij hiervoor zelf de keuze zouden hebben. Volgens de bedrijven leidt de toepassing, in vergelijking met de oude werkwijze, vooral tot een verbetering op het gebied van de productiviteit van de administratieve handeling, gebruiksgemak en de hoeveelheid gebruikt papier. Slechts weinig bedrijven hebben aangegeven dat het gebruik van de toepassing een positief effect heeft (gehad) op de hoogte van de kosten bij de uitbesteding van de administratieve handelingen aan een intermediair en het rendement van de toepassing op de benodigde investeringen. Reductie van administratieve lasten door de toepassing De percepties van bedrijven over de feitelijke reductie van de administratieve lasten door de onderzochte toepassing voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid lopen uiteen: 44% van de respondenten is van mening dat de toepassing helemaal of enigszins bijdraagt aan de reductie van administratieve lasten. Ongeveer 20% is daarentegen van mening dat dit (helemaal) niet het geval is. De geïnterviewde ambtenaren zijn overwegend positief over de bijdrage die de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid in de praktijk leveren aan de reductie van administratieve lasten voor het bedrijfsleven. Volgens een ruime meerderheid van de ambtenaren zorgt de toepassing in de praktijk voor een reductie van administratieve lasten voor bedrijven. Vergelijking met de meting onder ambtenaren uit 2003 De resultaten van de studie onder ambtenaren komt in belangrijke mate overeen met de bevindingen van het onderzoek van Arendsen uit 2003. Uit beide studies is naar voren gekomen dat de ambtenaren van mening zijn dat:


6

• • •

•

de nadruk (doelstelling) van de toepassing vooral ligt op de verbetering van de prestaties van de overheidsprocessen en de reductie van administratieve lasten voor bedrijven. er bij de vormgeving van de toepassing sprake is van een grote nadruk op de vervanging van papieren berichtenstromen voor elektronische berichtenstromen. de vormgeving van de toepassing met name beïnvloed is door gestandaardiseerde definities van begrippen uit weten regelgeving, standaarden rond de architectuur van de elektronische overheid en ICT-interoperabiliteit. een verlaging van de administratieve lasten en een verbetering van de prestaties van overheidsprocessen invloed zullen hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing.

Een verschil tussen beide studies heeft betrekking op factoren die de toekomstige ontwikkeling van de toepassing belemmeren. Het gebrek aan adequate wetgeving en de verplichting tot instandhouding van een papieren aanlevermogelijkheid werden bij dit onderzoek door de ambtenaren het vaakst genoemd als factoren die een belemmerende werking hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Bij het onderzoek van Arendsen zijn deze factoren slechts door een klein percentage respondenten genoemd. Als belemmeringen scoorden bij het onderzoek van Arendsen het hoogste de kosten voor implementatie en beheer van de toepassing en een gebrek aan richting en attitude bij e-overheidsinitiatieven. Verdiepende statistische analyse Er is nog een aantal verdiepende statistische analyses uitgevoerd. Hierbij is gekeken naar de onderlinge samenhang tussen verschillende variabelen. De belangrijke bevindingen zijn: • Wanneer de bedrijfsgrootte van een bedrijf toeneemt, neemt het uitbesteden aan een intermediair ook toe. • Wanneer de benodigde deskundigheid binnen een bedrijf hoger is dan heeft dit een positief effect op de invoering van de toepassing. • Wanneer de benodigde deskundigheid binnen een bedrijf hoger is dan zal een bedrijf ook meer taken uitbesteden aan een intermediair. • Wanneer bedrijven beschikken over een eigen ICT-functionaris dan heeft dit een positief effect op de invoering van de toepassing. • Zodra de houding van bedrijven ten aanzien van ICT in het algemeen positiever is, dan zal dit een positief effect hebben op de invoering van de toepassing. • Naar mate de invoering van de toepassing binnen een bedrijf beter verloopt, zal het bedrijf ook eerder geneigd zijn om de toepassing weer te gebruiken. • De benodigde deskundigheid in een bedrijf heeft impact op de invoering van de toepassing. Wanneer de deskundigheid toeneemt, zal de invoering beter verlopen. • De benodigde deskundigheid in een bedrijf heeft impact op de mate van uitbesteding aan een intermediair. Wanneer de deskundigheid toeneemt, zal meer uitbesteed worden aan een intermediair.


7


Discussie en aanbevelingen Reductie van administratieve lasten voor het bedrijfsleven is vaak één van de doelstellingen die de overheid voor ogen heeft met de invoering van elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Veelal gaat zij daarbij er vanuit dat het vervangen van papieren berichtenstromen door elektronisch berichtenstromen voor de ondernemer tot tijdwinst en/of een kostenverlaging leidt. Echter uit het onderzoek is naar voren gekomen dat bij de vormgeving van de toepassing meer komt kijken dan alleen het vervangen van papierenberichtenstromen. Volgens een aantal van de geënquêteerde bedrijven heeft het ook geen enkele zin om een papierenaangifte om te zetten in een elektronisch aangifte als vervolgens de uitvraag van gegevens alleen maar toeneemt. Op grond van de resultaten van het onderzoek zijn de volgende aanbevelingen gedaan: Wijzig niet alleen de wijze van aanlevering van gegevens maar ook de hoeveelheid gegevens (gegevensuitvraag) Bij de vormgeving van de toepassing komt meer kijken dan alleen het vervangen van papierenberichtenstromen. Beperk je als overheidsorganisatie tot het uitvragen van die gegevens die voor jouw aangifte noodzakelijk zijn en waar je nog niet over beschikt. Veel gegevens van bedrijven zijn bij verschillende overheidsorganisaties al voorhanden en hoeven dus niet nogmaals uitgevraagd te worden. Formuleer duidelijke en haalbare doelstellingen ten aanzien van de inzet van ICT bij de verbetering van de overheidsdienstverlening en/of de reductie van administratieve lasten De mogelijkheden van ICT-toepassingen voor de verbetering van de elektronische overheidsdienstverlening en/of de reductie van administratieve lasten moeten niet te optimistisch worden ingeschat. Formuleer duidelijke en haalbare (realistische) doelstellingen. Zorg ervoor dat de gegevens die bedrijven via de toepassing moeten aanleveren aan de overheid aansluiten op de gegevens die de bedrijven vanuit hun eigen bedrijfsproces al beschikbaar hebben Wanneer gekozen wordt tot een elektronische wijze van informatieuitwisseling tussen bedrijven en overheden dan is het belangrijk dat de wijze van gegevensuitvraag aansluit op de primaire bedrijfsprocessen en bedrijfsmatig gegenereerde gegevens van de bedrijven. Hierbij is het ook belangrijk dat de begrippen die de overheid hanteert aansluiten bij het meest gangbare of gemiddeld dominante begrip in het bedrijfsleven en dat de begrippen in het elektronisch berichtenverkeer in ketens en netwerken meervoudig toepasbaar zijn. Leg de focus van ICT-projecten meer op het verbeteren van de (elektronische) overheidsdienstverlening in plaats van het reduceren van de administratieve lasten (voor bedrijven) Administratieve lastenreductie kan beter gezien worden als een onderliggende doelstelling van de kwaliteitsverbetering van (e-) overheidsdienstverlening.


9


Inhoudsopgave Samenvatting ............................................................................................... 4 1

Inleiding ........................................................................................... 11 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

2

Aanleiding van het onderzoek............................................................. 11 Doel- en vraagstelling van het onderzoek .......................................... 12 Onderzoeksobject................................................................................ 13 Begripsbepaling van kernbegrippen................................................... 13 Leeswijzer ............................................................................................ 14

Achtergrond van het onderzoek..................................................... 15 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4 2.5

3

Informatieverplichtingen van bedrijven .............................................. 15 Elektronisch berichtenverkeer met de overheid................................. 16 Toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer............................ 17 Elektronisch berichtenverkeer naar wetgevingsdomein .................... 17 Typen elektronisch berichtenverkeer...................................................... 23 Karakteristieken van elektronisch berichtenverkeer............................ 27 Elektronisch berichtenverkeer en AL-reductie................................... 29 Samenvatting ....................................................................................... 32

Onderzoeksopzet ............................................................................ 33 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3

4

Selectie van de toepassingen ............................................................. 33 Omschrijving en positionering van de toepassingen ........................ 34 Elektronische winstaangifte ...................................................................... 34 Elektronische aangifte accijns en verbruiksbelasting.......................... 34 Aangifte Douane binnenbrengen .......................................................... 34 Elektronische vervoersaangifte................................................................ 35 GMS-berichtenset voor aangiften naar HBAG en CBS ....................... 35 CLIENT............................................................................................................ 36 Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen........................................................ 36 Onderzochte toepassingen naar wetgevingsdomein........................ 37 Onderzoeksmethode............................................................................ 37 Operationalisering ...................................................................................... 37 Dataverzameling ........................................................................................ 38 Data-analyse ............................................................................................... 39

Resultaten enquête bedrijven......................................................... 40 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4 4.4.1 4.4.2 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6

Populatie, steekproef en respons ....................................................... 41 Achtergrond bedrijven......................................................................... 42 Algemene houding ten aanzien van ICT ............................................. 44 De inzet van ICT in het bedrijf................................................................... 44 Belang van ICT voor het bereiken van bedrijfsdoelstellingen ........... 44 Gebruikerkarakteristieken ................................................................... 45 Aantal berichten dat per week de toepassing passeert ................... 45 Frequentie van gebruik van de toepassing .......................................... 45 Administratieve lastenreductie in de praktijk..................................... 46 Bijdrage aan de reductie van administratieve lastenreductie ......... 46 Waarom wel of niet AL-reductie door de toepassing......................... 46 Stellingen AL-reductie................................................................................ 48 Vergelijking van de oude situatie met de nieuwe werkwijze ............ 49 Wederom gebruik maken van de toepassing ..................................... 50


10

4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.8 4.8.1 4.8.2 4.8.3 4.8.4 4.8.5 4.9 4.10

Marc ter Hedde, Rex Arendsen & Jan van Dijk

Invoering van de toepassing ............................................................... 50 Hoe is de invoering van de toepassing verlopen?............................... 50 Is de invoering verlopen zoals van tevoren gedacht?........................ 51 Benodigde deskundigheid voor invoering toepassing ....................... 51 Karakteristieken van de toepassing.................................................... 52 Doelstellingen van de toepassing ........................................................... 52 Vormgeving van de administratieve infrastructuur.............................. 54 Standaardisatie ........................................................................................... 55 Toekomstige ontwikkelingen..................................................................... 56 Belemmerende factoren........................................................................... 57 Verdiepende statistische analyse ....................................................... 58 Samenvatting ....................................................................................... 61

5

Resultaten interviews ambtenaren................................................. 63

6

Conclusies en discussie ................................................................. 64 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4

Conclusies ........................................................................................... 64 Discussie.............................................................................................. 72 Huidige rol en betekenis ............................................................................ 72 Toekomstige rol en betekenis ................................................................... 73 Reflectie ............................................................................................... 75 Aanbevelingen voor vervolgonderzoek .............................................. 76

Referenties ................................................................................................. 79


11


1 Inleiding In dit rapport zijn de bevindingen weergegeven van een inventariserend onderzoek naar de percepties van bedrijven en ambtenaren aangaande toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Het onderzoek is uitgevoerd door het Center for e-Government Studies van de Universiteit Twente (www.cfes.nl). De opdrachtgever van het onderzoek is de Alliantie ICT en Vitaal Bestuur (AVB), een samenwerkingsverband van de Directie Innovatie en Informatiebeleid Openbare Sector van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en enkele academische instituten. De alliantie verricht onderzoek naar de concrete betekenis van ICT voor de kwaliteit van het openbaar bestuur in ons land.

1.1 Aanleiding van het onderzoek De ontwikkeling van de elektronische overheid voor bedrijven is in volle gang. Adviezen van de Commissie Administratieve Lasten (Commissie De Slechte, 1999a) hebben eind vorige eeuw daartoe een echte impuls gegeven. Nagenoeg alle overheidsorganisaties vernieuwen hun elektronische relatie met bedrijven. Dit resulteerde bijvoorbeeld in: • Bedrijvenportals op gemeentelijke websites; • Een gezamenlijke Rijkswebsite Antwoord voor Bedrijven; • Transactieportals als het LNV loket; • En de wettelijke verplichting van de elektronische aanlevering van gegevens door o.a. de Belastingdienst, CBS en LNV. Verhoging van de kwaliteit van overheidsdienstverlening en verlaging van administratieve lasten zijn daarbij belangrijke doelstellingen. De OECD constateerde in 2007 dan ook: “e-gov is seen today in the Netherlands as a primary lever helping the public sector to reach its political goal of administrative burden reduction. Reducing administrative burdens provides a new focus for e-gov in the Netherlands.” Dit is niet verwonderlijk want het merendeel van de gegevensuitwisseling tussen bedrijven en de overheid is gefundeerd in informatieverplichtingen. De bijbehorende gegevensuitwisseling wordt in toenemende mate met ICT-toepassingen ondersteund. Het inzetten van ICT in dat kader vindt meer en meer plaats vanuit thema’s als: • Organiseren we handhaving/toezicht zo dat extra/onnodige gegevensuitvraag wordt voorkomen; • Verminderen de uitvraag door hergebruik van gegevens; • Aansluiten van de gegevensuitvraag op bedrijfsadministraties; • Slimmer gebruik van ICT binnen publieke en private ketens, inclusief de rol van intermediaire partijen daarin. Of, zoals op de website van het Ministerie van EZ (ICT Agenda 2008 – 2011) is te vinden: “Het kabinet werkt de komende jaren samen met branches en bedrijven verder aan het gebruiken van ICT als middel om processen slimmer te organiseren. Zo gebruikt de Rotterdamse haven ICT om de regeldruk te verlagen en gegevens uit te wisselen. Bedrijven kunnen eenvoudiger elektronisch hun rekeningen naar de overheid sturen.”


12


Momenteel wordt dan ook gewerkt aan overheidsbrede programma’s als: • De creatie van een nieuw Digitaal handelsregister door de KvK; • Introductie van XBRL; • DigiD Bedrijven; • Slim Geregeld, Goed Verbonden; • Elektronisch Factureren. Daarnaast ontstaan bij diverse overheidsorganisaties eigen initiatieven en specifieke toepassingen gericht op het elektronisch berichtenverkeer tussen bedrijven en de overheid. Voorbeelden hiervan zijn de elektronische belastingaangifte voor ondernemers, de elektronische uitvraag van statistiekgegevens en de digitale aanlevering van mestvervoersbewijzen (Arendsen, 2008).

1.2 Doel- en vraagstelling van het onderzoek Dit onderzoek borduurt voort op onderzoek van Arendsen (2008) naar de effecten en karakteristieken van elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Hij benadrukt in zijn onderzoek het duale karakter van dit berichtenverkeer: “Enerzijds worden deze toepassingen gepresenteerd als digitale overheidsdienst met de mogelijkheid van reductie van administratieve lasten. Anderzijds is het berichtenverkeer resultaat van een informatieverplichting en vergroot de geautomatiseerde wijze van aanleveren de controlemogelijkheden van de betreffende overheidsorganisatie”. De metingen die in 2003 door Arendsen (2008) gedaan zijn onder ambtenaren worden in dit onderzoek herhaald en in uitgebreide vorm tevens uitgevoerd onder bedrijven. Bij de keuze van de onderzochte toepassingen is zo veel mogelijk aangesloten bij de door Arendsen onderzochte toepassingen. Dit onderzoek focust daarmee op de percepties 1 van bedrijven en ambtenaren gericht op: de invoering, het gebruik, de veranderingen, de bijdrage aan de reductie van administratieve lasten en de karakteristieken van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer (EBV) met de overheid. Hierbij trachten wij zowel de huidige situatie te beschrijven alsmede ontwikkelingen in de tijd (ten opzichte van 2003). Op basis van deze doelstelling zijn de volgende onderzoeksvragen geformuleerd: 1. Wat zijn de percepties van bedrijven aangaande de invoering en het gebruik van toepassingen voor EBV met de overheid? 2. Wat zijn de percepties van bedrijven en ambtenaren aangaande de karakteristieken van toepassingen voor EBV met de overheid? 3. Wat zijn de percepties van bedrijven en ambtenaren aangaande de reductie van administratieve lasten door toepassingen voor EBV met de overheid in de praktijk? 4. Wat zijn belangrijke overeenkomsten en verschillen tussen de percepties van bedrijven en ambtenaren? 5. Wat zijn belangrijke overeenkomsten en verschillen met de meting onder ambtenaren uit 2003?

1

Onze overweging hierbij is dat voor het vereenvoudigen van weten regelgeving het niet alleen van belang is om te weten hoeveel tijd en geld een ondernemer kwijt is aan een specifieke informatieverplichting, maar ook wat de beleving van de ondernemer is ten aanzien van de betreffende informatieverplichting.


13


De vragen 1 tot en met 4 zullen we beantwoorden door middel van een nieuwe meting bij bedrijven die gebruik maken van toepassingen voor EBV met de overheid, en een meting bij ambtenaren die nauw betrokken zijn bij de toepassing, bijvoorbeeld in de rol van opdrachtgever, beleidsverantwoordelijke, informatiemanager of projectmanager. Vraag 5 zullen we enerzijds beantwoorden op basis van een nieuwe meting bij ambtenaren (eigenaren) van toepassingen voor EBV met de overheid. Anderzijds is de beantwoording van deze vraag gebaseerd op gegevens van het onderzoek van Arendsen (situatie 2003).

1.3 Onderzoeksobject Het onderzoeksobject is het fenomeen dat wordt bestudeerd en waarover op basis van het uit te voeren onderzoek uitspraken worden gedaan (Verschuren en Doorewaard, 2004). In dit onderzoek is het onderzoeksobject het elektronisch berichtenverkeer tussen bedrijven en overheidsorganisaties. Elektronisch berichtenverkeer heeft betrekking op frequente, volumineuze gegevensstromen vanuit bedrijven als input voor beleidsuitvoerende en -handhavende processen van de overheid. Informatie en Communicatietechnologie (ICT) speelt hierin een belangrijke rol. Geautomatiseerde bedrijfsadministraties, datacommunicatiefaciliteiten en poortsystemen binnen de overheid bepalen in dit geval grotendeels de vormgeving van de administratieve infrastructuur voor berichtuitwisseling en daarmee ook de vormgeving van een deel van de elektronische overheid. Toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer betekent bijvoorbeeld dat eisen worden gesteld aan de structurering van berichten en de mogelijkheden voor versturen en ontvangen van elektronische berichten uit softwaresystemen.

1.4 Begripsbepaling van kernbegrippen Een aantal begrippen nemen een centrale positie in binnen het onderzoek. Deze zijn hieronder kort toegelicht. Elektronische overheid De elektronische overheid wordt in dit onderzoek gedefinieerd als alle processen van informatieverwerking, communicatie en transactie die behoren bij de taken van de overheid (politiek en openbaar bestuur) en waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT (van Dijk, 2001). Elektronisch berichtenverkeer Hieronder verstaan we het op elektronische wijze en in een gestructureerd formaat uitwisselen van een verzameling gegevens tussen geautomatiseerde informatiesystemen op grond van informatieverplichtingen van de overheid (Arendsen, 2008). Administratieve lasten Administratieve lasten zijn de kosten om te voldoen aan informatieverplichtingen voortvloeiend uit weten regelgeving van de overheid. Het gaat om het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie (Arendsen, 2008: 63. Uit: EIM, 1998; staatsblad, 2000).


14


1.5 Leeswijzer In hoofdstuk 2 vinden we de theoretische achtergrond van het onderzoek. Hoofdstuk 3 beschrijft de onderzoeksopzet. In hoofdstuk 4 zijn de resultaten van de enquête opgenomen. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 de resultaten van de interviews besproken. Conclusies worden getrokken in hoofdstuk 6. In dit hoofdstuk is ook een discussie opgenomen en worden een aantal handreikingen voor vervolgonderzoek gegeven. De bijlagen behorende bij deze eindrapportage vindt u in het deelrapport 2: bijlagen.


15


2 Achtergrond van het onderzoek Dit hoofdstuk bevat de (theoretische) achtergrond van het onderzoek.2 In paragraaf 2.1 kijken we naar de informatieverplichtingen van bedrijven. We geven hier een korte uiteenzetting van de oorsprong en de aard van het berichtenverkeer tussen het bedrijfsleven en de overheid. Vervolgens bespreken we in paragraaf 2.2 het elektronisch berichtenverkeer tussen bedrijven en overheidsorganisaties. In paragraaf 2.3 staan we expliciet stil bij toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Het inzetten van elektronisch berichtenverkeer met de overheid ten behoeve van de reductie van administratieve lasten voor bedrijven staat centraal in paragraaf 2.4. In paragraaf 2.5 sluiten we het hoofdstuk af met een samenvattende beschouwing.

2.1 Informatieverplichtingen van bedrijven De oorsprong van nagenoeg al het berichtenverkeer tussen bedrijven en de overheid wordt gevormd door wettelijke informatieverplichtingen aan het bedrijfsleven. Door Nijsen (2003) is een theoretisch model van informatieverplichtingen van het bedrijfsleven ontwikkeld (zie figuur 2.1). Het model beschrijft de wijze waarop burgers, bedrijven, het parlement, de overheid en de uitvoeringsinstellingen van de overheid zich tot elkaar verhouden en de plek van de informatieverplichtingen van bedrijven daar binnen. Figuur 2.1

Informatieverplichtingen van bedrijven

Bron: Arendsen, 2008: 80

Arendsen (2008: 80) geeft aan dat de doelen ten aanzien van de prestaties van de overheid zijn afgeleid van de wensen van de burgers. Deze wensen worden duidelijk tijdens democratische processen als inspraak en verkiezingen. In het parlement worden deze publieke doelen vastgesteld. Aan de overheid worden taken opgedragen en bevoegdheden gegeven die haar in staat stellen deze doelen te bereiken. De overheid ontwikkelt beleid hoe deze doelen te realiseren en ontwikkelt, tezamen met het parle2

Dit hoofdstuk is in belangrijke mate gebaseerd op het promotieonderzoek van Arendsen (2008). De opgenomen tekst is een bewerking van met name de hoofdstukken 5 en 6 uit zijn proefschrift. Op onderdelen zijn aanvullende inzichten/bronnen aangehaald.


16


ment weten regelgeving om het feitelijke gedrag van bedrijven en burgers daaraan bij te laten dragen. Deze weten regelgeving, vastgelegd in het bestuursrecht, wordt door overheidsinstellingen uitgevoerd. Uitvoeringsinstellingen informeren de bedrijven over de bijbehorende regels en voorschriften waaraan bedrijven hebben te voldoen bij de uitoefening van hun bedrijf. Daarbij gelden voor de bedrijven specifieke verplichtingen om te rapporteren over de mate waarin zij de inhoudelijke verplichtingen naleven, de zogenaamde informatieverplichtingen. Het zijn de informatieverplichtingen die zorgen voor administratieve lasten van bedrijven. Een van de wijzen van uitvoering van deze informatieverplichtingen vindt plaats in de vorm van elektronisch berichtenverkeer (Arendsen, 2008:80). De aard van het berichtenverkeer tussen bedrijven en overheidsorganisaties wordt volgens Arendsen (2008: 80-81) in hoge mate bepaald door variabelen die zijn vastgelegd in weten regelgeving zoals de frequenties van aanlevering, het haalrecht of de brengplicht, directe of indirecte aanlevering van gegevens, de complexiteit van de gegevensdefinities, de inhoud van het bericht en de eventuele standaarden voor wat betreft het medium van transport. Daarnaast speelt aan de kant van het bedrijfsleven de aanwezigheid van geautomatiseerde bedrijfsadministraties een grote rol. De feitelijke uitvoering van het berichtenverkeer kan daarbij worden beschreven in termen van het model van de administratieve infrastructuur waarlangs het berichtenverkeer tussen overheid en bedrijfsleven verloopt. Het gaat daarbij volgens Arendsen om de volgende elementen: • de automatiseringsgraad van de administratieve processen van bedrijven; • de hoedanigheid van de gegevensdrager; • de mate van uitbesteding door bedrijven; • de aard en automatiseringsgraad van administratief-logistieke systemen bij de overheid. Arendsen (2008:81) geeft aan dat elektronisch berichtenverkeer tussen bedrijven en overheidsinstellingen een specifieke vorm is van de administratieve infrastructuur. Het gaat daarbij om berichten die individuele bedrijven vanuit een geautomatiseerde bedrijfsadministratie op elektronische wijze naar een overheidsinstelling versturen. In de volgende paragraaf zullen we nader ingaan op dit elektronisch berichtenverkeer

2.2 Elektronisch berichtenverkeer met de overheid Midden jaren negentig van de vorige eeuw ontstaat bij de overheid de eerste beleidsmatige interesse in het fenomeen elektronisch berichtenverkeer. Dit wordt vooral ingegeven vanuit het dossier van de administratieve lastenverlichting voor bedrijven met de vormgeving van een efficiënte informatielogistiek als belangrijkste drijfveer. Eind van de vorige eeuw zijn bij diverse overheidsorganisaties eigen initiatieven en specifieke toepassingen vormgegeven, gericht op elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Elektronisch berichtenverkeer zoals in dit onderzoek beschouwd, heeft betrekking op frequente, volumineuze gegevensstromen vanuit bedrijven als input voor beleidsuitvoerende en –handhavende processen van de overheid. ICT speelt hierin een belangrijke rol. Geautomatiseerde bedrijfsadministraties, datacommunicatiefaciliteiten en poortsystemen binnen de


17


overheid bepalen in dit geval grotendeels de vormgeving van de administratieve infrastructuur voor berichtenuitwisseling en daarmee ook de vormgeving van een deel van de elektronische overheid (Arendsen, 2008: 35-36). Door Arendsen (2008: 109) is elektronisch berichtenverkeer omschreven als het op elektronische wijze en in een gestructureerd formaat uitwisselen van een verzameling gegevens tussen geautomatiseerde informatiesystemen. In het kader van de afbakening van dit onderzoek dient te worden benadrukt dat elektronisch berichtenverkeer betrekking heeft op berichtenverkeer tussen verschillende computer systemen. Dit betekent dat gegevensuitwisseling via bijvoorbeeld elektronische formulieren op websites in dit onderzoek niet binnen de definitie van elektronisch berichtenverkeer valt.

2.3 Toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer In deze paragraaf wordt een overzicht gegeven van verschillende initiatieven op het gebied van elektronisch berichtenverkeer tussen bedrijven en de overheid. Allereerst positioneren we verschillende toepassingen voor EBV met de overheid naar een zevental wetgevingsdomeinen. Vervolgens maken we een indeling van projecten op het gebied van elektronisch berichtenverkeer met de overheid naar type berichtenverkeer.

2.3.1 Elektronisch berichtenverkeer naar wetgevingsdomein Door Arendsen (2008: 162 e.v.) zijn verschillende toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid gepositioneerd binnen zeven wetgevingsdomeinen3, namelijk: • Premies werknemersverzekeringen; • Belastingaangiften voor ondernemers; • Gegevensverstrekking aan de Kamers van Koophandel; • Enquêtes ten behoeve van bedrijfsstatistieken; • Grensoverschrijdend goederenvervoer; • Voertuigregistraties; • Landbouwaangiften.

2.3.1.1 Premies werknemersverzekeringen De wetgeving op het gebied van de werknemersverzekeringen bevat veel informatieverplichtingen voor bedrijven. In hoofdstuk 1 is aangegeven dat de Coördinatiewet Sociale Verzekeringen, met ondermeer informatieverplichtingen met betrekking tot de afdracht van premies, in 2003 in de ’Top-10’ stond van veroorzakers van administratieve lasten voor bedrijven. Tevens vinden we de daaraan gerelateerde berichtenstromen terug in de ‘Top-10’ van de ICTAL Landkaart. Het betreft cyclische informatieverplichtingen.

3

Deze onderverdeling is gebaseerd op een overzicht dat de Europese Commissie hanteert bij de benchmarking van nationale ontwikkelingen op het terrein van de elektronische overhead. De belangrijkste overheidsdiensten voor bedrijven zijn daarbij: social contribution for employees, corporation tax, VAT, registration of an new company, submission of data to statistical offices, customs declarations and (enviroment-related) permits (European Commission, 2003; IDABC, 2004).


18


Lange tijd waren uitvoeringsinstanties als Cadans, GUO en Gak in deze namens de overheid de ontvangers van het berichtenverkeer met de werkgevers, tot ze in het begin van de 21e eeuw zijn opgegaan in de Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen (UWV). De gegevensaanlevering vond veelal plaats vanuit geautomatiseerde salarissystemen bij de werkgever (of diens salarisservicebureau), via administratiekantoren of via gespecialiseerde intermediaire dienstverleners als ViaPrisma en Plato. De adoptie van elektronisch berichtenverkeer door individuele bedrijven was matig. In 2003 bijvoorbeeld deed 58% van de werkgevers schriftelijk aangifte van de premies sociale verzekering (SUB, 2004). Voorbeelden van toepassingen die vallen onder het wetgevingsdomein ‘premies werknemersverzekeringen’ zijn: • Melding sociale verzekeringen (MSV), ten behoeve van het verzamelen van dienstverbandgegevens bij in- en uitdiensttreding van een werknemer; • Jaarloonopgave, ten behoeve van de controle op de lonen en premies. Een belangrijke ontwikkeling ten tijde van het veldonderzoek van Arendsen in 2003 was de samenwerking tussen het UWV en de Belastingdienst (SUB) waarbij onder andere controletaken van het UWV naar de Belastingdienst zijn overgegaan. Ook de wet WALVIS en de invoering van de daarmee samenhangende centrale polisadministratie bij het UWV zorgden voor veranderingen in het berichtenverkeer. Vanaf 1 januari 2006 worden de gegevens door middel van een nieuw bericht, de loonaangifte, bij de Belastingdienst aangeleverd waarna een deel van de gegevens wordt doorgeleverd aan het UWV waar deze in de polisadministratie moeten worden opgenomen. Vanaf dat moment zijn de bovengenoemde berichtstromen komen te vervallen.

2.3.1.2 Belastingaangiften voor ondernemers Het belastingrecht een bron is van veel informatieverplichtingen. Zo staan de informatieverplichtingen met betrekking tot de omzetbelasting, de loonbelasting en de inkomstenbelasting alle drie in de ‘Top-10’ van veroorzakers van administratieve lasten (zie hoofdstuk 1). Over het algemeen is sprake van cyclische informatieverplichtingen, met een maandelijkse of jaarlijkse periodiciteit van aangiften. Door de jaren heen is er veel aandacht geweest voor beleid en uitvoering rond het (elektronische) berichtenverkeer met de Belastingdienst. Vanaf 1993 is er voor bedrijven (en hun intermediairs) bijvoorbeeld de mogelijkheid om bovengenoemde belastingsoorten via een specifieke Editaxtoepassing op elektronische wijze bij de Belastingdienst aan te geven. De laatste jaren ontstaan meer en meer mogelijkheden om rechtstreeks vanuit de geautomatiseerde bedrijfsadministraties berichten naar de Belastingdienst te versturen. De adoptie van deze vormen van elektronisch berichtenverkeer door bedrijven was lange tijd zeer matig; dit wordt gezien als een van de oorzaken voor de wettelijke verplichtstelling tot elektronisch aanleveren. Voorbeelden van toepassingen die vallen onder het wetgevingsdomein ‘belastingaangiften voor ondernemers’ zijn: • Aangifte omzetbelasting via de Editax toepassing; • Winstaangifte, ten behoeve van de inkomsten- of vennootschapsbelasting met integratiemogelijkheden in standaardsoftwarepakketten; • Aangifte omzetbelasting, ten behoeve van buitenlandse ondernemingen in het kader van hun e-commerce activiteiten, EU richtlijn 2002/38.


19


Naast de hierboven genoemde wet Walvis was een andere relevante ontwikkeling tijdens het veldonderzoek van Arendsen in 2003 de aankondiging van de wettelijke verplichtstelling van de elektronische belastingaangiften vanaf 2005. Dit betekende een doorontwikkeling van de oplossingen die op dat moment in het kader van de hier genoemde toepassingen werden geïntroduceerd: XML-berichten, elektronische formulieren en een nieuw koppelvlak voor softwaresystemen, de zogenaamde Belastingdienst Application Programming Interface (BAPI).

2.3.1.3 Gegevensverstrekking aan de Kamers van Koophandel De Kamers van Koophandel ondersteunen met het beheer van een aantal registraties de rechtszekerheid in het handelsverkeer en de informatievoorziening over en naar bedrijven. Zo is voor de meeste (startende) bedrijven de inschrijving in het Handelsregister verplicht om zodoende anderen in de gelegenheid te stellen zich te informeren over bijvoorbeeld de juridische (eigendoms-)structuur van het desbetreffende bedrijf en daarmee fraude te voorkomen. Ook de openbaarheid van jaarstukken draagt daartoe bij. Bedrijven in bepaalde grootteklassen zijn verplicht jaarlijks de jaarstukken bij de Kamer van Koophandel te deponeren. Naast het beheer van de genoemde registraties, voeren de Kamers van Koophandel ook enquêtes uit en adviseren zij bedrijven met betrekking tot ondermeer vestigingsmogelijkheden.4 Voorbeelden van toepassingen die vallen onder het wetgevingsdomein ‘gegevensverstrekking aan de Kamers van Koophandel’ zijn: • Inschrijven en muteren in het Handelsregister; • Deponeren jaarstukken. De Wet op de Jaarrekening die bedrijven verplicht tot het opstellen van een jaarrekening en het verstrekken van informatie hierover is met 1,5 miljard euro per jaar de grootste bron van administratieve lasten voor het bedrijfsleven. Elektronische publicatie van de jaarcijfers voor het bedrijfsleven zal een besparing van 10 miljoen euro per jaar kunnen betekenen (Stevens, 2005). Een voorgestelde wijziging van de Handelsregisterwet en het Handelsregisterbesluit zou volgens het kabinet zelfs tot een besparing van 22 miljoen euro per jaar moeten leiden (Rijksvoorlichtingsdienst, 2005). Resultaten van het Nederlandse Taxonomie project moeten er voor zorgen dat de jaarrekening ook in XBRL-formaat via elektronisch berichtenverkeer naar de Kamer van Koophandel kunnen worden verstuurd.

2.3.1.4 Enquêtes ten behoeve van bedrijfsstatistieken Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) produceert voor tal van terreinen statistische informatie, zoals ten aanzien van de demografie, de werkgelegenheid en de (buitenlandse) handel. Deze statistieken vormen de input bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming binnen publieke en private organisaties. Veel van deze statistieken worden gebaseerd op cijfers die via enquêtes bij bedrijven worden verzameld. Deze berichtgevers zijn via de Wet op het Centraal bureau voor de statistiek (Staatsblad, 2004) en het Besluit gegevensverwerking CBS (Staatsblad, 2003) verplicht hieraan mee te werken. De bijbehorende administratieve lasten zijn naar verhouding laag: ultimo 2002 23 miljoen euro per jaar (Gemengde Commissie Allez, 2003). De door bedrijven ervaren enquêtedruk zorgt echter wel voor veel irritatie. Enquêtes staan bovenaan de ‘Top-10’ van verplich-

4

Ook andere overheidsorganen maken binnen hun administratieve processen gebruik van gegevens uit het Handelsregister (HR), bijvoorbeeld bij de identificatie van een bedrijf op basis van het HR-nummer.


20


tingen waar bedrijven zich het meest aan ergeren (Ministerie van Financien, 2006b). Vanaf midden jaren negentig van de vorige eeuw biedt het CBS bedrijven de mogelijkheid de enquêtegegevens op elektronische wijze aan te leveren (CBS, 1995). Over het algemeen wordt daarbij gezocht naar de mogelijkheid om, in overleg met softwareleveranciers, aan te sluiten op bestaande geautomatiseerde systemen van bedrijven en hun intermediairs, bijvoorbeeld grote salarisverwerkers. Ook zijn door het CBS zelf elektronische voorzieningen ontwikkeld. De adoptie door individuele bedrijven verloopt traag, zo vindt de aanlevering van buitenlandse handelsgegevens tot 2001 in bijna 40% van de gevallen nog op papier plaats. Voorbeelden van toepassingen die vallen onder het wetgevingsdomein ‘enquêtes ten behoeve van bedrijfsstatistieken’ zijn: • Enquête werkgelegenheid en lonen, ten behoeve van statistieken op het gebied van werk en inkomen; • Edi between statistics and enterprises, Edisent, generieke toepassing ter ondersteuning van meerdere specifieke enquêtes voor bedrijfsstatistieken; • Interactieve registratie voor de Internationale Handel, CBS-IRIS, ten behoeve van statistieken met betrekking tot de buitenlandse handel; • Blaise-Internet Services, generieke toepassing ter ondersteuning van HTML-gebaseerde uitvraag (webformulieren) van specifieke enquêtes voor bedrijfsstatistieken. • GMS-berichtenset voor aangiften ten uitvoer naar het HBAG en CBS. Een belangrijke ontwikkeling in de periode van het veldonderzoek van Arendsen was de realisatie van de polisadministratie bij het UWV. Deze registratie werd voor het CBS de bron voor werknemersgegevens, waarmee de enquête werkgelegenheid en lonen op termijn zou komen te vervallen. Dit past binnen de bredere strategie van het CBS om meer gebruik te maken van databronnen bij andere overheidsinstellingen en daarmee de directe uitvraag bij burgers en bedrijven te verminderen. Ook door het gezamenlijk uitvragen met andere partijen probeert het CBS de enquêtedruk te verminderen. Zo ontvangt het CBS bijvoorbeeld via douaneaangiften statistische informatie. Dit concept van ‘eenmalige aanlevering, meervoudige doorlevering’ is ook geïmplementeerd in de gezamenlijke uitvraag van exportgegevens met het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel (HBAG); het bijbehorende bericht is in samenwerking met het productschap Tuinbouw en de Belastingdienst ontwikkeld. Met dit concept, GMSberichtenset genoemd, werd het CBS een van de eerste gebruikers van de Overheidstransactiepoort (HBAG, 2005). Ook de resultaten van het Nederlandse Taxonomie project moeten er op termijn voor zorgen dat financiële enquêtegegevens ook in XBRL-formaat via elektronisch berichtenverkeer naar het CBS kunnen worden verstuurd.

2.3.1.5 Grensoverschrijdend goederenvervoer Rondom het vervoer van goederen vindt veel gegevensuitwisseling plaats. Niet alleen tussen bedrijven onderling maar ook met overheidsinstanties. Veelal betreft het hier gebeurtenis gebonden berichtenverkeer waarbij de verplaatsing van goederen de aanleiding vormt. De informatieverplichtingen kunnen zowel betrekking hebben op de goederen als op het vervoermiddel (voertuig, vliegtuig of vaartuig) en hebben over het algemeen hun oorsprong in wetgeving die randvoorwaarden stelt aan het maatschappe-


21


lijk verkeer. Risicoborging op het terrein van milieu, volksgezondheid of veiligheid is daarbij de achterliggende doelstelling. In geval van grensoverschrijdend goederenvervoer neemt het aantal verschillende informatieverplichtingen aanzienlijk toe. Niet alleen de Douane legt verplichtingen op maar ook (lucht)havenautoriteiten en tal van overheidsinspecties. Dit betekent in de praktijk berichtenverkeer met betrekking tot onder andere douaneaangiften, de aangifte van havengelden, vooraanmelding van aankomst, de bemanningslijst, meldingen gevaarlijke stoffen en eventuele aanvullende aangiften in verband met inspecties (Ministerie van Verkeer en Waterstaat, 2003a, Ministerie van Verkeer en Waterstaat, 2003b). Veel van deze berichten zijn of worden gestandaardiseerd binnen internationale organisaties als de International Maritime Organisation (IMO) en de World Customs Organisation (WCO). Procedures en (informatie)systemen verschillen echter veelal per (lucht)haven. Voorbeelden van toepassingen die vallen onder het wetgevingsdomein ‘grensoverschrijdend goederenvervoer’ zijn: • Invoeraangifte Douane, ten behoeve van het invoeren, betalen van invoerheffingen en de vrijgave van goederen voor het vrije verkeer; • Uitvoeraangifte Douane, ten behoeve van het uitvoeren van goederen, de controle op vereiste vergunningen en de vrijgave van goederen voor het verlaten van de EU; • Aangifte Douane binnenbrengen in de Europese Unie, ten behoeve van de aangiftebehandeling van binnen komende vervoermiddelen en hun lading; • Controle op landbouwgoederen bij import en export naar een nieuwe toekomst (CLIENT), ter ondersteuning van inspecties van goederen door de Plantenziektenkundigedienst of de Rijksdienst voor Vee en Vlees; • Aanvraag ligplaats (pre arrival notification, ten behoeve van de binnenkomst van een schip in de haven van Amsterdam; • Melding gevaarlijke stoffen (dangerous goods manifest), ten behoeve van inspecties in de haven van Amsterdam. Douane biedt vanaf eind jaren tachtig van de vorige eeuw de mogelijkheid van elektronische aangiften. Elektronisch berichtenverkeer is mede dankzij de adoptie van EDI-toepassingen binnen logistieke ketens voor veel bedrijven gemeengoed. Een belangrijke rol bij dit berichtenverkeer met de overheid spelen intermediaire aanbieders van diensten met betrekking tot geautomatiseerde gegevensuitwisseling. Portinfolink in de Rotterdamse haven en Cargonaut op Schiphol zijn hier voorbeelden van. Naast berichtenverkeer met overheidsinstanties verzorgen zij ook veel gegevensuitwisseling tussen de verschillende bedrijven in de logistieke transportketen en streven zo naar een overkoepelend community systeem, zoals bijvoorbeeld het Electronic Port Clearance systeem (EPC) zoals beoogt in de Amsterdamse haven (Rijkswaterstaat, 2002). Een belangrijke ontwikkeling ten tijde van het veldonderzoek in 2003 was de introductie van het hierboven genoemde CLIENT systeem door het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (Staatscourant, 2004). Dit systeem had als doel het controleproces en de (administratieve) logistiek bij invoer en uitvoer van landbouwgoederen te verbeteren. Met Douane zijn hiertoe processen, uit te vragen gegevens en de technische infrastructuur op elkaar afgestemd (Mathijssen et al., 2004). Een belangrijke plek binnen de technische infrastructuur was er voor de Overheidstransactiepoort als ‘elektronisch postkantoor’ bij het eenmalig uitvragen en meer-


22


voudig doorleveren van de gegevens van bedrijven. In de toelichting op de wijziging diverse veterinaire regelingen, wordt becijferd dat het verrichten van een elektronisch aangifte in dit kader naar verwachting 10% efficiënter wordt dan de aangifte op papier (Staatscourant, 2004). Dit leidt bij een verwacht aantal van 80.000 elektronische berichten tot een besparing aan administratiekosten voor het bedrijfsleven van in totaal 53.000 euro per jaar, welgeteld 1.766 euro per deelnemend bedrijf per jaar.

2.3.1.6 Voertuigregistraties De RDW, voorheen de Rijksdienst voor het wegverkeer, is als uitvoeringsinstantie het centrale punt voor de registratie van voertuigen, zoals bijvoorbeeld gerelateerd aan de afgifte van kentekenbewijzen. In dat kader zijn er veel verplichte berichtenstromen tussen bedrijven en de RDW. Zo wordt met verzekeraars gegevens over WA-verzekeringen uitgewisseld en melden auto-importeurs de nieuw geïmporteerde auto’s aan. Veel berichtenverkeer vindt plaats met individuele garagebedrijven, zoals met betrekking tot de voorraad auto’s, de aan- en afmelding van APK keuringen (6 miljoen berichten in 2003) en rond de tenaamstelling van kentekenbewijzen (3 miljoen berichten in 2003). De RDW wordt in het algemeen gezien als een voorloper waar het gaat om de inzet van ICT in het kader van procesinnovaties. Zo kan vanaf 2002 de tenaamstelling van kentekenbewijzen rechtstreeks vanuit een garagebedrijf worden afgehandeld in plaats van (door de nieuwe eigenaar) op het postkantoor. Voorbeelden van toepassingen die vallen onder het wetgevingsdomein ‘voertuigregistraties’ zijn: • Aanmelding nieuwe geïmporteerde auto’s, ten behoeve van accurate registratie van voertuigen in Nederland; • Aan- en afmelding van de APK keuring, ter ondersteuning van milieu- en veiligheidinspectie door garagebedrijven en eventuele controle door de RDW; • Tenaamstelling van kentekenbewijs, ten behoeve van de registratie van het eigenaarschap van het voertuig vanuit het garagebedrijf.

2.3.1.7 Landbouwaangiften Landbouw- en veeteeltbedrijven hebben te maken met een grote hoeveelheid informatieverplichtingen. Deze hebben over het algemeen betrekking op met milieumaatregelen, (Europese) subsidies, vergunningen en voedselkwaliteit. De verplichte mestboekhouding bijvoorbeeld veroorzaakt bij veel bedrijven een grote administratieve last. Zowel tussen bedrijven onderling, binnen de productieketens, als met de overheid vindt veel berichtenverkeer plaats, meer en meer op elektronische wijze. Over het vervoer van dierlijke meststoffen bijvoorbeeld moet gerapporteerd worden door middel van een mestvervoersbewijs, vee moet geïdentificeerd en geregistreerd worden en subsidies en premies worden verstrekt op basis van landbouwtellingen en de opgaven van het gebruik van gewaspercelen (Boerderij, 2003). Een voorbeeld van een toepassing die valt onder het wetgevingsdomein ‘landbouwaangiften’ is: • Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen , ten behoeve van de controle op mesttransporten. Door Dienst Regelingen (voorheen Bureau Heffingen) is een basisinfrastructuur gerealiseerd ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer. Met behulp van een ‘Drieluik’ adapter kan vanuit een bedrijfsapplicatie een bericht naar de elektronische poort van LNV worden gestuurd. Deze toepassing is gebaseerd op de specificaties zoals die in het project Elektronische Heerendiensten zijn ontwikkeld (Ministerie van Landbouw, 2003).


23


2.3.2 Typen elektronisch berichtenverkeer Boog en van Lin (p. 11 e.v.) hebben de projecten die zich richten op het elektronisch berichtenverkeer tussen bedrijven en de overheid onderverdeeld in een drietal typen elektronisch berichtenverkeer, namelijk: • Informatiegeneratoren; • Authentiek gegevensbeheer; • Informatieloket. Hieronder zullen de drie typen berichtenverkeer worden besproken, waarbij per type ook verschillende projecten worden genoemd en de hoogte van de administratieve lastenreductie van elk project. Informatiegeneratoren Boog en van Lin (pp. 11 e.v.) geven aan dat informatiegeneratoren aansluiten op de bronadministratie van het bedrijf. Op de een of andere wijze worden gegevens die in de bedrijfsadministratie zijn opgeslagen, elektronisch afgetapt en gereedgemaakt voor verzending naar de uitvoeringsinstantie van de overheid. De auteurs verwijzen hierbij allereerst naar formulieren die elektronisch met een druk op de knop ingevuld worden op basis van de informatie uit de bronadministratie. Doordat in de software koppelingen gemaakt zijn met de bedrijfsadministratie vult het programma de benodigde formulieren automatisch in. De ondernemer hoeft in dit geval slechts één maal de informatie in te voeren in de bronadministratie. Wel moet hij zelf de formulieren invullen en controleren. In een andere situatie kan het zijn dat de ondernemer geen formulieren meer hoeft in te vullen, maar slechts de basisinformatie hoeft aan te leveren aan de uitvoeringsinstantie. Boog en van Lin (p.12) geven aan dat het uitgangspunt hier dus niet de bestaande formulieren zijn, maar stukjes informatie die nodig zijn voor de verschillende berichten. Het rekenwerk wordt bij de ondernemer weggenomen en komt in dit geval terecht bij de overheidsinstanties. Dit kan overigens zowel een centrale instantie zijn, dan wel verschillende uitvoeringsinstanties. Voor de ondernemer zal in elk geval slechts één contactpunt met de overheid blijven bestaan. In tabel 2.2 is een overzicht opgenomen van verschillende projecten op het gebied van informatiegeneratoren.5 Hierbij is ook vermeld wat volgens de EIMraming de administratieve lastenbesparing per project is.

5

Voor een meer uitgebreide projectomschrijving verwijzen we naar Boog en van Lin (pp. 4146, bijlage 2).


24


Tabel 2.2 Project

Informatiegeneratoren, verschillende projecten Omschrijving EIM-raming administratieve lastenreductie ZG Elektronische HeeDoor een eenduidige specificatie rendiensten (EHD) worden gegevens elektronisch aangeleverd ZG IDEA Ontleden van bedrijfsadministraties in samenstellende elementen en per informatievraag van overheidsinstellingen wordt een relatie gelegd met deelverzamelingen uit die administratie B Digitale belastingAanleveren van gegevens door bedienst (DIGIBEL) drijven aan CBS op elektronische wijze ZB EDISENT Aanleveren van gegevens door bedrijven aan CBS op elektronische wijze ZB EGUSES Het elektronisch verzamelen van personeelsgegevens van bedrijven via de administratiekantoren Vrachtgegevens Geautomatiseerde registratiesysB dierlijke meststoffen temen voor mesttransporten Melding en registra- Melding en registratie afZB tie afvalstoffen voer/transport/verwerking afvalLMA/LIA stoffen. Meldingen worden voor een deel elektronisch gedaan. Intracommunautaire Elektronische aangifte van omzetB transacties belasting voor exportgoederen. Systeem voor auGeautomatiseerde gegevens aanleB tomatische gegevering betreffende invoer en uitvoer vensverwerking van van goederen. Bestaat uit twee Invoeraangiften met operationele systemen: SagittaToepassing van Teinvoer en Sagitta-uitvoer. Het prolematica voor het ject Sagitta-2000 is een integratie doen van aangifte van voornoemde systemen en ove(SAGITTA) rige aangiftesystemen.

Legenda: ZB: zeer beperkt < 25 miljoen. B: beperkt 25 tot 100 miljoen. G: middelgroot 100 miljoen tot 1 miljard. ZG: zeer groot > 1 miljard. Bron: Boog en van Lin (p. 13, uit: Commissie Administratieve lasten, 1999; Ministerie van Economische Zaken, 1999; EIM).

Authentiek gegevensbeheer Het tweede type elektronisch berichtenverkeer betreft authentiek gegevensbeheer. Boog en van Lin (p. 11) geven aan dat het hergebruik van informatie die al bij de overheid bekend is bij authentiek gegevensbeheer de achterliggende gedacht is. Door meervoudig gebruik van gegevens kan de informatieuitvraag aan bedrijven worden beperkt. Het aantal gegevens dat de overheid aan de bedrijven vraagt wordt hiermee dus beperkt. In het kader van de Stroomlijning Basisgegevens zijn op dit gebied verschillende initiatieven ontplooid.


25


In tabel 2.3 zijn een aantal van die initiatieven opgenomen.6 Hierbij is ook vermeld wat volgens de EIM-raming de administratieve lastenbesparing per project is. Tabel 2.3 Project

Authentiek gegevensbeheer, verschillende projecten Omschrijving EIM-raming administratieve lastenreductie BasisbedrijvenEen authentieke registratie voor B register bedrijfsgegevens. ZB MOE/BT Afstemming bedrijfsgegevens tussen KvK en CBS. Deelproject voortgekomen uit basisbedrijvenregister. B VerkerendenHet centrale project binnen het administratie (VZA) werkgebied van het ministerie van Sociale Zaken gericht op een uniforme inrichting van de VZA binnen de 5 uitvoeringsinstellingen (uvi’s: Cadans, Gak, GUO, USZO en FSB). Kernwoorden zijn persoonsgegevens, werkgeversgegevens (basisbedrijvenregister), lonen en dienstverbanden. Het project moet leiden tot één uniform bericht in plaats van verschillende berichten. GAK/IMV-1 Vermindering lastendruk door beZB GAK/IMV-2 perking van aanlevering van gegevens door werkgevers aan UVI en Ziekenfonds. Duidelijke relatie RINIS en VZA. TypeerExpertsysSamenwerkingsproject tussen CBS ZB teem (TEX) en KvK gericht op een gezamenlijke indeling van bedrijfsgegevens. Project voortgekomen uit basisbedrijvenregister. Gemeenschappelijk Samenwerkingsproject tussen CBS ZB gegevensmodel en KvK gericht op de verzameling van bedrijfsgegevens. Deelproject van basisbedrijvenregister. VIS – VennootVennootschapsinformatiesysteem. ZB schaps Informatie CNS verkrijgt gegevens via de BeSysteem lastingdienst.


Informatieloket De derde categorie projecten die zich richt op het elektronisch berichtenverkeer tussen de overheid en bedrijfsleven kunnen gegroepeerd worden onder het informatieloket. Boog en van Lin (p. 11) geven aan dat het hier in eerste instantie gaat om een centraal aanbod van informatie vanuit de overheid naar het bedrijfsleven via het internet. Hierbij verwijzen de auteurs naar het aanbieden van verschillende formulieren op het internet. In 6



26


de tweede instantie zullen een aantal al bekende gegevens reeds op de formulieren ingevuld worden. In tegenstelling tot bij de informatiegeneratoren is er bij deze projecten geen directe aansluiting op de bronadministratie van bedrijven. Boog en van Lin (p. 15) geven aan dat het informatieloket een tweedelig doel dient. Zo wordt niet alleen de informatie aan de bedrijven (frontoffice) gestroomlijnd, maar ook de informatiestromen binnen de overheid (back-office) zullen gestructureerd worden. Volgens de auteurs zal de structurering van de back-office in termen van uitvoeringskosten van de overheid aanzienlijke besparingen kunnen opleveren. Voor de ondernemer zal echter alleen de front-office beschikbaar zijn. Het informatieloket centreert in feite bovengenoemde initiatieven in één centrale website. Volgens Boog en van Lin moet het informatieluik uiteindelijk gaan functioneren als een doorgeefluik voor de overheid en het bedrijfsleven. In tabel 2.4 zijn een aantal van die initiatieven opgenomen.7 Hierbij is ook vermeld wat volgens de EIM-raming de administratieve lastenbesparing per project is. Tabel 2.4 Project

Informatieloket, verschillende projecten Omschrijving

Overheidsloket 2000

Bedrijvenloket (subproject OL2000) Ondernemersloket KvK-online Aanvraag op maat

Overkoepelend programma betreffende de één-loketgedachte vanuit de overheid voor bedrijven en particulieren. Onderstaande projecten maken deel uit van dit overkoepelend programma. Vooralsnog wordt gedacht aan drie loketten bij de overheid: - het gemeentelijk bedrijvenloket; - het overheidsbedrijvenloket; - het virtuele bedrijvenloket. Informatieloket aan de belastingdienst Een elektronisch loket voor bedrijven bij KvK met handelsregisterformulieren Integraal aanvraagformulier voor de Wet milieubeheer

EIM-raming administratieve lastenreductie B

B

ZB ZB ZB


7



27


2.3.3 Karakteristieken van elektronisch berichtenverkeer Verschillende aspecten kunnen een (belangrijke) rol spelen bij de introductie, vormgeving en doorontwikkeling van toepassingen voor EBV met de overheid. Door Arendsen (2008) zijn deze aspecten tezamen ‘karakteristieken van toepassingen voor EBV’ genoemd. Hij maakt hierbij een onderverdeling in: • Doelstellingen van de toepassing; • Vormgeving van de administratieve infrastructuur; • Standaardisatie-innitiatieven; • Toekomstige ontwikkelingen; • Factoren die de toekomstige ontwikkelingen belemmeren. Hieronder zullen de verschillende karakteristieken worden toegelicht. Doelstellingen van de toepassing Aan de introductie van elektronisch berichtenverkeer kunnen bij de betreffende overheidsorganisatie verschillende doelstellingen (motieven) ten grondslag liggen. Door Arendsen (2008: 174) is een onderscheid gemaakt in de volgende doelstellingen: • Verhogen van de kwaliteit van door bedrijven aangeleverde gegevens; • Verbetering van de prestaties van de achterliggende overheidsprocessen (zoals doorlooptijd en verwerkingscapaciteit); • Bevorderen van de effectiviteit van de wetgeving; • Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan bedrijven; • Verlagen van de administratieve lasten; • Vergroten van de mate waarin bedrijven uit eigen beweging aan de informatieverplichtingen van de overheid voldoen; • Standaardisatie in de koppeling tussen verschillende ICT systemen. Vormgeving van de administratieve infrastructuur Arendsen (2008: 175) geeft aan dat de vormgeving van de toepassing ondermeer bepaald wordt door de hoedanigheid van de gegevensdrager, de mate van uitbesteding en de aard van administratief-logistieke systemen binnen de overheid. In relatie tot de reductie van administratieve lasten is het daarbij volgens Arendsen van belang of bij de vormgeving de nadruk ligt op efficiency van de gegevensuitvraag (de informatielogistiek) of op de herverdeling van taken en verantwoordelijkheden (de besturing) binnen de keten. De introductie van elektronisch berichtenverkeer kan dus onderdeel zijn van een of meer omvangrijke veranderingen van de relatie tussen overheidsorganisaties en bedrijven. Arendsen (2008: 174) geeft aan dat de introductie van toepassingen voor EBV met de overheid onderdeel kan zijn van (in het verlengde kunnen liggen van) onderstaande ontwikkelingen: • Verhoging van de kwaliteit van het proces van informatieuitwisseling tussen bedrijven en de overheid; • Vervanging van papieren berichtenstromen; • De introductie van een gegevensdistributeur waardoor gestandaardiseerd berichtenverkeer mogelijk wordt; • Herontwerp van overheidsprocessen (nieuwe toepassingen voor elektronische gegevensuitwisseling); • Herontwerp van (de keten van) processen waarbij de overheid gegevens ophaalt uit bedrijfsadministraties; • Herontwerp van (de keten van) processen zondanig dat de overheid in staat is gegevens te presenteren die ze via derden heeft ingewonnen.


28


Standaardisatie-innitiatieven Om elektronisch berichtenverkeer (met de overheid) in de praktijk tot stand te brengen, zijn afspraken nodig over de procedures, maten en technologieën ten aanzien van het gebruik van netwerken, transportprotocollen, berichtdefinitie en procesbeschrijvingen. Keuzen ten aanzien van standaardisatie beïnvloeden de vormgeving van toepassingen voor EBV met de overheid. Bij standaardisatie gaat het om het navolgen van dezelfde procedures. Het zijn afspraken die gemaakt zijn tussen verschillende partijen over de wijze waarop zij met elkaar communiceren en/of gegevens uitwisselen. Arendsen (2008: 177) maakt een onderscheid tussen de volgende standaardisatie-innitiatieven, die volgens de auteur invloed kunnen hebben op de vormgeving van toepassingen voor EBV met de overheid: • De standaardisatie van de mogelijkheid om data en systemen tussen bedrijven en de overheid met elkaar te verbinden (ICTinteroperabiliteit); • De standaardisatie op het gebied van overheidsbrede ICT diensten als DigiD, overheidswebsites en- berichtenontvangsportalen (de architectuur van de elektronische overheid); • Gestandaardiseerde berichten per sector (bijvoorbeeld in de zorgof landbouwsector); • Gestandaardiseerde definities van begrippen uit weten regelgeving (zoals begrippen als inkomen of bedrijf). Toekomstige ontwikkelingen Arendsen (2008: 178) geeft aan dat nieuwe ontwikkelingen op het terrein van beleid, weten regelgeving en de uitvoering de doorontwikkeling van toepassingen voor EBV met de overheid kunnen beïnvloeden. De auteur geeft hierbij aan dat de toekomstige ontwikkeling van de toepassing onder meer gericht kan zijn op: • Verbetering van de kwaliteit (juistheid en volledigheid) van de gegevens die door bedrijven worden overgedragen aan de overheid; • Verbetering van de naleving met betrekking tot wettelijke verplichtingen; • Verbetering van de efficiëntie van de huidige doelstelling; • Verbetering van de effectiviteit van de huidige doelstelling; • Verbetering van de OverheidsTransactiePoort (OTP), het ‘elektronische postkantoor’ van de overheid voor bedrijven; • Verbetering van de prestaties van overheidsprocessen (bijvoorbeeld het versnellen van het proces van terugbetaling, vergroten van de procescapaciteit); • Een verlaging van de administratieve lasten voor bedrijven. Belemmerende factoren Een aantal factoren kunnen de toekomstige ontwikkeling van toepassingen voor EBV met de overheid belemmeren. Arendsen (2008: 178-179) maakt een onderscheid in de volgende belemmerende factoren: • De verplichting tot het in stand houden van de mogelijkheid tot het aanleveren van gegevens op papier; • Gebrek aan adequate wetgeving op het gebied van de elektronische overheid en elektronische gegevensuitwisseling (zoals bijvoorbeeld privacy, beveiliging en eigenaarschap); • De kosten van implementatie en beheer van de toepassing;


29


• • • • • •

Gebrek aan duidelijke richting en houding van de overheid ten aanzien van de verdere ontwikkeling van elektronische overheidsdiensten; Gebrek aan medewerking van softwareleveranciers; Het ontbreken van berichtenstandaarden per sector; Ontbreken van standaarden op het gebied van het verbinden van data en systemen van bedrijven met de overheid met elkaar (ICTinteroperabiliteit); Het ontbreken van standaarden op het gebied van overheidsbrede ICT diensten als DigiD, overheidswebsites en –berichtenportalen; Gemis aan gestandaardiseerde begripsdefinities in weten regelgeving.

Bij de bespreking van de resultaten van de enquête en de interviews zal per ‘karakteristiek’ aangeven worden welke onderwerpen volgens de respondenten belangrijk zijn (geweest) bij de introductie, vormgeving en/of doorontwikkeling van de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid.

2.4

Elektronisch berichtenverkeer en AL-reductie

Midden jaren negentig van de vorige eeuw ontstaat bij de overheid de eerste beleidsmatige interesse in het fenomeen elektronisch berichtenverkeer. Dit wordt vooral ingegeven vanuit het dossier van de administratieve lastenverlichting voor bedrijven met de vormgeving van een efficiënte informatielogistiek als belangrijkste drijfveer. In die periode ontstaan de eerste ict-implementaties van de administratieve infrastructuur voor berichtenverkeer met de overheid. De overheid zoekt daarbij naar mogelijkheden tot beïnvloeding van de vormgeving zoals het idee om softwarepakketten te verstrekken, de zgn. edificatie van het berichtenverkeer, gegevensinwinning via derde partijen en de realisatie van een centraal aanleveren distributiepunt voor gegevens. Het resultaat is dat aan het eind van de vorige eeuw bij diverse overheidsorganisaties eigen initiatieven en specifieke toepassingen bestaan, gericht op elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Voorbeelden hiervan zijn de elektronische belastingaangifte voor ondernemers, de elektronische uitvraag van statistiekgegevens en de digitale aanlevering van mestvervoersbewijzen. De adviezen van de Commissie Administratieve Lasten zorgen rond de millenniumwisseling voor een belangrijke impuls in het denken en doen met betrekking tot de reductie van administratieve lasten voor bedrijven. De lasten worden gekwantificeerd, reductieprogramma’s gestart en externe toetsing en interdepartementale coördinatie worden georganiseerd. In de afgelopen periode is door de Nederlandse overheid ook sterk ingezet op de reductie van administratieve lasten voor bedrijven. Door de kabinetten Balkenende II en III is gewerkt aan een beoogde reductie met 25% van de administratieve lasten die aan het begin van de campagne in totaal ruim 16 miljard euro per jaar bedroegen (Ministerie van Financiën, 2004). De inzet van Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) krijgt daarbij steeds een belangrijkere rol (Arendsen, 2008: 29).


30


Om de administratieve lastenreductie doelstelling te realiseren worden aanvullende besparingen in kaart gebracht. Een van de vier sporen waarlangs gezocht wordt is “efficiencyverbetering door de inzet van ICT.” Daarbij wordt gewezen op het gebruik van de centrale ICT-infrastructuur voor stroomlijning van verschillende informatiestromen. Benadrukt wordt dat het gebruik van deze voorzieningen en niet het bestaan ervan leidt tot lastenverlichting en dat een belangrijk randvoorwaarde daarbij de harmonisatie is van begrippen en definities. Als onderdeel van de actieplannen kiest de Belastingdienst voor wettelijke verplichtstelling van elektronische aanlevering van aangiften door bedrijven, te beginnen met de omzet- en winstbelasting in 2005. Ook Actal adviseert in haar reactie op de kabinetsplannen om nog beter te kijken naar de mogelijkheden van lastenreductie door de inzet van ICT (Actal, 2004). Tabel 2.5 presenteert ter illustratie een selectie van de reductievoorstellen gerelateerd aan elektronische aanlevering van gegevens. Tabel 2.5 Reductievoorstellen digitalisering van gegevensaanlevering Reductievoorstel Elektronisch inschrijven bij de Kamer van Koophandel Wijzigingen elektronisch doorgeven aan de Kamer van Koophandel Elektronische winstaangifte Elektronische aangifte omzetbelasting Vereenvoudiging douane procedures door het gebruik van elektronische gegevensuitwisseling Eenvoudiger gegevensinvoer en informatieaanlevering door ondernemers ten behoeve van opmaken en overleggen van jaarrekeningen Jaarstukken bij KvK per e-mail aanleveren (online deponeren) Digitalisering van risico-inventarisatie en evaluaties Naar een standaardformulier voor aanvragen vergunningen en doen van meldingen Rechtstreekse mutatie van gegevens over dieren doorvoeren door ondernemer in centrale database Efficiencyverbetering in de gegevensuitvraag bij statistieken internationale handel Automatiseren informatieverkeer tussen verzekeraar en zorgaanbieder

Reductie (mln. Euro/jr.) 1,6

Verantwoordelijk departement EZ

4,7

EZ

27,3 25,0 24,5

FIN FIN FIN

350,0

JUS

7,0

JUS

28,0

SZW

12,8

VROM

3,6

LNV

2,0

EZ

90,0

VWS

Bron: Ministerie van Financiën (2004a, bijlage 1)

In maart 2005 presenteert het kabinet in de nota Vermindering administratieve lasten: nu volle kracht vooruit (Ministerie van Financiën, 2005a) het volledige pakket maatregelen met een lastenreductie van 4 miljard euro op jaarbasis. Het gebruik van ICT is hierbij geen prominent onderwerp. Wel worden voorbeelden van elektronisch berichtenverkeer genoemd zoals de verplichte elektronische belastingaangiften en de elektronische aanlevering van financiële verslaglegginggegevens.


31


In een latere brief betracht het kabinet enige voorzichtigheid ten aanzien van de inzet van ICT (Ministerie van Financiën, 2005b): “Van de reductiemaatregelen die betrekking hebben op efficiencymaatregelen (veelal vormgegeven via de inzet van ICT) zal via een ex-post check worden bepaald of het beoogde effect ook daadwerkelijk wordt bereikt.” Ook wordt daar aangegeven dat voor de financiële verantwoordingsstroom vanwege de nauwe samenwerking met XBRL en de technische voorzieningen die nog gecreëerd moeten worden, een bijstelling van de prognose realisatie 2006 wellicht nodig is. Ook in de trendanalyse De toekomst van de elektronische communicatie (Ministerie van Economische Zaken, 2005a) wordt gesproken over een stagnatie van sommige ontwikkelingen op dit terrein: “Reëler lijkt het om te zeggen dat het blijkbaar moeilijker is dan we dachten om de mogelijkheden te benutten.” Als redenen daarbij worden ondermeer genoemd de complexiteit bij het integreren van ICT in bedrijfsprocessen en het ontbreken van open semantische standaarden. Twee elementen die het hart raken van de inzet van ICT ten behoeve van administratieve lastenreductie. Over de hoge verwachtingen van ICT stelt Van Lunteren terugkijkend op vijf jaar betrokkenheid bij ICT en administratieve lastenverlichting (Ministerie van Economische Zaken, 2006): “Nog tot op de dag van vandaag denken we dat de volgende ICT vinding de wereld en ons leven zal vergemakkelijken. En dan crasht de computer weer. Maar het verwachtingspatroon is en blijft enorm.” In het nieuwe kabinetsplan Merkbaar minder regeldruk voor ondernemers! rapporteert het kabinet Balkenende IV dat onder het vorige kabinet tot 1 maart 2007 uiteindelijk een reductie van de administratieve lasten is bereikt van 20%, 3232 miljoen euro op jaarbasis. Terugkijkend op de rol van ICT wordt gesteld (Ministerie van Financiën, 2007): “ICT heeft een grote potentie in zich om de regeldruk te verlagen, maar soms blijken de ingeschatte effecten bij ondernemers tegen te vallen. […] De afgelopen jaren hebben ons geleerd dat complexe ICT-projecten relatief veel risico’s met zich meebrengen. Het project WALVIS laat bijvoorbeeld zien dat door implementatieproblemen een dergelijk project op de korte termijn juist extra lasten voor ondernemers kan opleveren.” De vormgeving van de administratieve infrastructuur voor berichtenverkeer wordt vanaf de millenniumwisseling meer en meer beïnvloed vanuit het dossier van de elektronische overheid: de elektronische overheid als instrument voor administratieve lastenreductie. Een aantal ambitieuze (organisatorische) vernieuwingen van de Commissie Administratieve Lasten verdwijnt daarmee buiten beeld. Voor elektronisch berichtenverkeer speelt vooral de realisatie van de Overheidstransactiepoort een belangrijke rol. De nadruk ligt daarbij op informatielogistieke aspecten als de realisatie van standaard-softwarekoppelvlakken en –communicatiediensten. Bij de beïnvloeding van het gebruik van de administratieve infrastructuur vanuit de overheid ligt de nadruk op overtuigen en communiceren van voordelen zoals administratieve lastenverlichting. Mede op grond van tegenvallende adoptie van elektronische gegevensaanlevering door bedrijven kiezen de Belastingdienst en het CBS voor wettelijke verplichtstelling. Ook daarbij is administratieve lastenverlichting voor bedrijven een van de argumenten.


32


Gedurende de uitvoering van de reductieplannen is enige voorzichtigheid ontstaan over de mogelijke bijdrage van ICT aan de reductie van administratieve lasten. Zo wordt bijvoorbeeld door het kabinet geconstateerd dat ingeschatte effecten bij ondernemers tegenvallen. Daarbij wordt gewezen op de complexiteit bij het integreren van ICT in bedrijfsprocessen en het ontbreken van open semantische standaarden. Vanaf 2006 ontstaan binnen de Nederlandse overheid initiatieven die de kern van het probleem van de administratieve lasten adresseren en daarbij een besturings- en/of gegevensgerichte reductieaanpak kiezen.

2.5 Samenvatting Midden jaren negentig van de vorige eeuw ontstaat bij de overheid de eerste beleidsmatige interesse in het fenomeen elektronisch berichtenverkeer. Dit wordt vooral ingegeven vanuit het dossier van de administratieve lastenverlichting voor bedrijven met de vormgeving van een efficiënte informatielogistiek als belangrijkste drijfveer. Eind vorige eeuw zijn bij diverse overheidsorganisaties eigen initiatieven en specifieke toepassingen vormgegeven, gericht op elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Tot 1 maart 2007 is een reductie van de administratieve lasten bereikt van 20%, 3232 miljoen euro op jaarbasis. Gedurende de uitvoering van de reductieplannen is enige voorzichtigheid ontstaan over de mogelijke bijdrage van ICT. Zo wordt bijvoorbeeld door het kabinet geconstateerd dat ingeschatte effecten bij ondernemers tegenvallen. We hebben verder gezien dat toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid gepositioneerd kunnen worden binnen zeven wetgevingsdomeinen: • Premies werknemersverzekeringen; • Belastingaangiften voor ondernemers; • Gegevensverstrekking aan de Kamers van Koophandel; • Enquêtes ten behoeve van bedrijfsstatistieken; • Grensoverschrijdend goederenvervoer; • Voertuigregistraties; • Landbouwaangiften. Daarnaast kunnen de projecten die zich richten op het elektronisch berichtenverkeer tussen bedrijven en de overheid onderverdeeld worden in een drietal categorieën: • Informatiegeneratoren (gegevens die in de bedrijfsadministratie zijn opgeslagen worden elektronisch afgetapt en gereedgemaakt voor verzending naar de uitvoeringsinstantie van de overheid); • authentiek gegevensbeheer (hergebruik van informatie die bij de overheid al bekend is); • informatieloket (centraal aanbod van gegevens van de overheid via het Internet, bijvoorbeeld Bedrijvenloket en Ondernemersloket). Voor ons onderzoek zijn een zevental toepassingen voor EBV met de overheid geselecteerd. In het volgende hoofdstuk vindt u een omschrijving van deze toepassingen en een positionering van de toepassingen binnen zeven wetgevingsdomeinen.


33


3 Onderzoeksopzet In dit hoofdstuk wordt de onderzoeksopzet besproken. In paragraaf 3.1 staat de verantwoording van de selectie van de onderzochte toepassingen centraal. Daarna geven we in paragraaf 3.2 een toelichting van de onderzochte toepassingen en positioneren we deze binnen de context van zeven verschillende wetgevingsdomeinen. In paragraaf 3.3 bespreken we de onderzoeksmethode.

3.1 Selectie van de toepassingen In verband met de uitvoerbaarheid van het onderzoek is er gekozen voor een uitgebreide dataverzameling bij een beperkte groep toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Bij de selectie van de toepassingen zijn onderstaande criteria in acht genomen: • Vergelijkbaar met meting uit 2003: bij de keuze van de onderzochte toepassingen is zo veel mogelijk aangesloten bij de eerder door Arendsen (2008) onderzochte toepassingen. Waar mogelijk zijn dezelfde toepassingen onderzocht. Veelal speelde de mogelijkheid voor onderzoek (zie het volgende punt) hierbij een doorslaggevende rol. • Uitvoerbaarheid: de mogelijkheid tot afname van interviews met ambtenaren (eigenaren van de toepassingen) en de mogelijkheid tot het uitzetten van een enquête onder bedrijven (gebruikers van de toepassingen); • Politiek gevoelig: de toepassingen moeten niet te politiek gevoelig zijn, te veel (negatief) in de media zijn (bijvoorbeeld XBRL en Loonaangifte); • Spreiding van type toepassing: dus niet alleen slechts ebelastingen; • Wijze van aanleveren gegevens: bij de toepassing moet het gaan om elektronisch berichtenverkeer rechtstreeks van bedrijven naar de overheid, dus niet via een intermediair; • Type elektronisch berichtenverkeer: het berichtenverkeer met de overheid vindt plaats via de aangifte- of administratiesoftware van de ondernemer zelf. De elektronische aangifte wordt rechtstreeks uit de administratiesoftware van het bedrijf samengesteld. Op basis van deze criteria zijn uiteindelijk onderstaande zeven toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid binnen het onderzoek betrokken: • Elektronische winstaangifte; • Elektronische aangifte accijns en verbruiksbelasting; • Aangifte Douane binnenbrengen; • Elektronische vervoersaangifte; • GMS-berichtenset voor aangiften naar HBAG en CBS; • CLIENT; • Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen. Alle toepassingen zijn door de overheid ingevoerd in de periode tussen begin 2003 en begin 2009. Door Arendsen is een aantal van deze toepassingen in 2003 ook onderzocht, dit zijn: elektronische winstaangifte, aangifte Douane binnenbrengen, CLIENT en Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen.


34


3.2 Omschrijving en positionering van de toepassingen 3.2.1 Elektronische winstaangifte Vanaf 1 januari 2005 zijn ondernemers verplicht om elektronisch aangifte te doen voor de omzetbelasting, de opgaaf intracommunautaire leveringen (ICL) en de winst. Bij de winstaangifte gaat het om de aangifte vennootschapsbelasting (Vpb) en de aangifte inkomstenbelasting (IB) voor ondernemers. Elektronisch aangifte betekent dat de ondernemer niet langer op papier aangifte doet. De papieren aangifte gaat verdwijnen en daarvoor in de plaats moet de ondernemer of zijn accountant de aangifte elektronisch doen. Dit gaat via aangifte- of administratiesoftware, of via de internetsite van de Belastingdienst. De ondernemer blijft wel met dezelfde frequentie zijn aangiften doen. De aangifte kan op drie manieren worden gedaan: • via de internetsite van de Belastingdienst (www.belastingdienst.nl); • via de aangifte- of administratiesoftware van de ondernemer zelf. De elektronische aangifte wordt rechtstreeks uit de administratiesoftware van het bedrijf samengesteld. • via de accountant of belastingadviseur van de ondernemer, welke via een softwarepakket de aangifte voor de ondernemer samenstelt en verstuurt aan de Belastingdienst.

3.2.2 Elektronische aangifte accijns en verbruiksbelasting De papieren periodieke aangifte voor accijns en verbruiksbelasting heeft per 1 januari 2009 plaats gemaakt voor de elektronische aangifte. Dit betekent dat het formulier dat voorheen gedownload kon worden via www.douane.nl is komen te vervallen. Voortaan doet de ondernemer (net als voor de aangifte omzetbelasting) elektronisch aangifte voor accijns en verbruiksbelasting via de website van de belastingdienst. De elektronische aangifte zorgt voor een snelle en eenvoudige aangiftebehandeling. Zo zijn bijvoorbeeld de NAW-gegevens, periode gegevens en het fiscaalnummer al ingevuld in de elektronische aangifte. Ook wordt de acceptgiro vervangen door een betalingskenmerk dat al vermeld staat in de aangiftebrief van de ondernemer. Dit betekent minder papierwerk voor zowel de ondernemer als voor de Belastingdienst. De invoering verloopt gefaseerd voor periodieke aangevers en dag- en weekaangevers. Periodieke aangevers moeten vanaf 1 januari 2009 elektronisch aangifte doen. De aangifte staat vanaf 22 december 2008 klaar op het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst. De laatste aangifte van 2008 moeten de ondernemers dus al elektronisch doen. Dag- en weekaangevers moeten vanaf 13 april elektronisch aangifte doen.

3.2.3 Aangifte Douane binnenbrengen De Douane wil alle goederen die de Europese Unie binnenkomen controleren. Om dat mogelijk te maken worden bij wet alle goederen die de EU worden binnengebracht douanegoederen. Bij alle goederen moet aldus een aangifte ten invoer worden gedaan, oftewel een ‘aangifte Douane binnenbrengen’. Sinds januari 2004 gaat deze aangifte elektronisch. De aangever maakt hierbij gebruik van het systeem Sagitta Binnenbrengen. In eerste instantie werd dit systeem alleen nog voor de zeevaart gebruikt. In 2008


35


maakt ook de luchtvaart gebruik van dit systeem. In dit systeem worden onder meer de summiere aangiftes behandeld van binnenkomende vervoersmiddelen en hun lading. Het systeem ondersteunt het (massale) proces binnenbrengen van vervoersmiddelen en goederen in de luchthavens. Door het systeem kan het bestaande proces van inklaring van binnenkomende schepen en lading elektronisch worden afgehandeld. Inklaren betekent dat melding wordt gedaan bij de Douane van de eerste binnenkomst van een schip of lading. Door Sagitta Binnenbrengen kan de volledige inklaring plaatsvinden zonder de Douane fysiek te bezoeken. Dit levert een efficiencywinst op voor rederijen en cargodoors. Het systeem kan verder het bestaande selectieproces van de goederen die de Douane wil inspecteren elektronisch ondersteunen. De informatie van elektronisch inklaring wordt automatisch gebruikt in het selectiesysteem van de douanecontroles. De aangever hoeft hiervoor niets te doen.

3.2.4 Elektronische vervoersaangifte Sinds 1 juli 2005 zijn ondernemers verplicht om de aangifte voor de regeling douanevervoer elektronisch te doen. Voor de elektronische vervoersaangifte gebruikt de Douane het Transit-systeem, voluit het New Computerised Transit System (NCTS). In Transit komt het doen van een aangifte neer op het verzenden van een elektronisch bericht aan de Douane. Om dit te mogen doen moet de ondernemer in het bezit zijn van een 'vergunning elektronisch aangeven douanevervoer'. Transit heeft tot doel de efficiëntie en effectiviteit van de afhandeling van vervoersaangiften te verhogen. Als aangever moet de ondernemer zelf de gegevens van de vervoersaangifte in Transit invoeren. In de aangifte moet hij of zij onder meer een kantoor van vertrek en een kantoor van bestemming opgeven. De douanekantoren die zijn aangesloten op NCTS, zijn opgenomen in de Lijst van douanekantoren van de Europese Commissie.

3.2.5 GMS-berichtenset voor aangiften naar HBAG en CBS Door het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel, Bloemen en Planten (HBAG Bloemen en Planten), Productschap Tuinbouw (PT), Centraal Bureau voor de Statistiek en Belastingdienst/ICT (Intercommautaire transacties) is een Gezamenlijke Melding Statistische gegevens (GMS) voor groothandelaren (im- en exporteurs) van bloemen en planten ontwikkeld. Het doel van dit GMS-bericht is om de administratieve lasten te beperken, of in ieder geval het aanleveren van exportgegevens voor bedrijven te vergemakkelijken. Bedrijven leveren voortaan hun exportgegevens eenmalig aan voor meerdere toepassingen en instanties. Dit gebeurt via het besloten sierteeltnetwerk Florinet (gebaseerd op de EDIFACTstandaarden). Daarbij wordt gebruik gemaakt van de diensten van de Overheidstransactiepoort (OTP), die op basis van het adres van het bericht bepaalt naar welke organisatie(s) het bericht moet worden doorgestuurd. Het HBAG heeft een stimuleringsregeling in het leven geroepen voor handelaren die dit elektronisch bericht willen gaan gebruiken. Momenteel wordt GMS alleen nog gebruikt door het HBAG en het CBS. Door gebruik te maken van GMS kan de exporteur zowel het HBAG Bloemen en Planten als het CBS in één bericht van de benodigde informatie voorzien. De meldingen naar beide organisaties betreffen een ‘verplichting’, opgelegd aan de ondernemers die exporteren vanuit Nederland (naar HBAG) dan wel


36


internationaal handelen buiten de EU (naar CBS). Door de overlap tussen de informatieverplicht aan beide organisaties (t.w. de export naar buiten de EU) is gezamenlijk optreden mogelijk.

3.2.6 CLIENT Controles door inspectiediensten bij import en export van goederen zijn vaak een bron van ergernis en onbegrip tussen bedrijfsleven en overheid. CLIENT (Controle op Landbouwgoederen bij Import en Export naar een Nieuwe Toekomst) is het softwarepakket waarmee het ministerie de papieren administratieve procedures rond de export van goederen efficiënter wil laten verlopen en de administratieve rompslomp die daarbij komt kijken, wil verminderen. Bij de start van CLIENT in 2001 is op verzoek van het bedrijfsleven in eerste instantie begonnen met de verbetering van de importprocessen en de daarbij te gebruiken ondersteunende systemen. Vervolgens is vanaf 2004 de aandacht verschoven naar de export van landbouwgoederen. CLIENT is een gezamenlijk initiatief van het ministerie van LNV, koepelorganisaties binnen de agribusiness, Belastingdienst/Douane, de Voedsel- en Warenautoriteit (VWA) en de Plantenkundige Dienst. Eén van de doelen van CLIENT is het stroomlijnen van het aangifteproces bij de Douane. Het programma moet een aanzienlijk aantal van de knelpunten in de wijze van exportcertificering oplossen. Daarnaast is een doel van CLIENT een bijdrage te leveren aan het verminderen van administratieve lasten voor bedrijven. Ook al is het programma nooit gestart onder die noemer. Zo beoogt het programma een verbetering en versnelling van de logistieke informatieketen. De administratieve lastenreductie moet dan vooral gezien worden in een verbetering en versnelling van de logistieke informatieketen (Matthijsen et al., 2004: 25).

3.2.7 Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen Bedrijven (vervoerders) van dierlijke meststoffen zijn verantwoordelijk voor het vervoer, het laden, wegen, bemonsteren en lossen. In principe moet elk transport dierlijke mest gewogen en bemonsterd worden. Alle gegevens die worden verzameld over een lading mest (herkomst, bestemming, hoeveelheid, stikstof- en fosfaatgehalten), moet de vervoerder aanleveren bij de Dienst Regeling van het ministerie van Landbouw Natuurbouw en Visserij (LNV). Het bedrijf dat dierlijke meststoffen wil vervoeren, heeft in veel gevallen een Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen (VDM) nodig. Onder dierlijke mest vallen alle meststoffen en producten die dierlijke mest bevatten. Tijdens het vervoer moet een dergelijk bewijs altijd in de vrachtwagen aanwezig zijn. De mest mag alleen aan- en afgevoerd worden door een intermediaire onderneming die bij de Dienst Regelingen is geregistreerd. De vervoerder vult samen met de leverancier en afnemer het vervoersbewijs in. De leverancier en de afnemer van de mest moeten ondertekenen. De vervoerder ontvangt een doordruk van het vervoersbewijs. De vervoerder levert het vervoersbewijs vervolgens elektronisch aan bij de Dienst Regelingen.


37


3.2.8 Onderzochte toepassingen naar wetgevingsdomein In tabel 3.1 is te zien wanneer de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid in gebruik zijn genomen en tot welk wetgevingsdomein (zie ook hoofdstuk 2) zij behoren. Tabel 3.1 Toepassing naar wetgevingsdomein Toepassing Ingebruikname Elektronische winstaangifte Januari 2005 Elektronische aangifte accijns en verbruiksbelasting Aangifte Douane binnenbrengen

Januari 2009

Elektronische vervoersaangifte

Juli 2005

GMS-berichtenset voor aangiften ten uitvoer naar HBAG en CBS CLIENT

Januari 2005

Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen

Januari 2003

Januari 2005

Juli 2005

Wetgevingsdomein Belastingaangifte voor ondernemers Belastingaangifte voor ondernemers Grensoverschrijdend goederenvervoer Grensoverschrijdend goederenvervoer Enquêtes t.b.v. bedrijfsstatistieken Grensoverschrijdend goederenvervoer Landbouwaangiften

De toepassing ‘GMS-berichtenset voor aangiften ten uitvoer naar het HBAG en CBS’ kan volgens de indeling van Boog en Lin in typen elektronisch berichtenverkeer geschaard worden onder authentiek gegevensbeheer: het hergebruik van informatie die al bij de overheid bekend is. Bedrijven leveren voortaan hun exportgegevens eenmalig aan voor meerdere toepassingen en instanties (in dit geval het HBAG en CBS). De andere toepassingen kunnen elk gerekend worden tot de informatiegeneratoren: aansluiten op de bronadministratie van het bedrijf. Op de een of andere wijze worden gegevens die in de bedrijfsadministratie zijn opgeslagen, elektronisch afgetapt en gereedgemaakt voor verzending naar de uitvoeringsinstantie van de overheid.

3.3 Onderzoeksmethode Voor het beantwoorden van onderzoeksvragen is gekozen voor een veldonderzoek naar de percepties van bedrijven en ambtenaren aangaande de invoering en gebruik, de veranderingen, de bijdrage aan de AL-reductie en de karakteristieken van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. In deze paragraaf wordt de onderzoeksmethode uitgewerkt in achtereenvolgens de gekozen operationalisering, de wijze van dataverzameling en de data-analyse.

3.3.1 Operationalisering Ter ondersteuning van het veldonderzoek zijn een tweetal vragenlijsten ontwikkeld, namelijk een vragenlijst voor het onderzoek onder ambtenaren en een vragenlijst ten behoeve van de meting bij bedrijven. Aangezien ons onderzoek in belangrijke mate voortborduurt op de studie van Arendsen uit 2003, is de opzet en inhoud van de vragenlijsten in belangrijke maten gebaseerd op de theorie en inzichten uit zijn onderzoek. We hebben de vragenlijst van Arendsen als uitgangspunt genomen. Voor de meting onder bedrijven is de vragenlijst wel uitgebreid en op onderdelen aangepast, meer toegespitst op het bedrijfsleven.


38


Beide vragenlijsten bestaan uit vier delen. Allereerst zijn vragen opgenomen die betrekking hebben op de achtergrond van de respondent. Vervolgens zijn vragen geformuleerd met betrekking tot de invoering en het gebruik van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Hier gaat het om algemene vragen naar de feitelijke gebruikerskarakteristieken van de toepassing. Ten derde zijn vragen geformuleerd ten aanzien van de karakteristieken van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid, zoals: • doelstellingen van de toepassing; • vormgevingsaspecten van de toepassing; • standaardisatie-initiatieven van de toepassing; • toekomstige ontwikkelingen aangaande de toepassing; • belemmerende factoren aangaande toekomstige ontwikkelingen van de toepassing (zie hoofdstuk 2 voor een toelichting). Ten vierde zijn vragen geformuleerd ten aanzien van de mate waarin toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid in de praktijk een bijdrage leveren aan de reductie van administratieve lasten voor bedrijven. Beide vragenlijsten bestaan uit twee typen vragen: open vragen en vragen waarbij een keuze uit een aantal alternatieven moet worden gemaakt. De volledige vragenlijsten vindt u in de bijlagen I en II. Ter voorbereiding op het veldonderzoek zijn de vragenlijsten ter review voorgelegd aan drie collega’s van het Center for e-Government Studies en drie medewerkers van de Belastingdienst Centrum voor Proces- en Productontwikkeling (CPP). Onafhankelijk van elkaar hebben zij de vragenlijst ingevuld voor één van toepassingen waar zij zelf vanuit hun werk- of privésituatie mee te maken hebben (gehad). Op basis van de bevindingen van de pretest zijn de vragenlijsten op onderdelen aangepast en/of aangevuld.

3.3.2 Dataverzameling De dataverzameling vond zowel plaats aan de kant van het bedrijfsleven als aan de kant van de overheid. Zo zijn interviews afgenomen bij eigenaren van de onderzochte toepassingen voor EBV met de overheid en is een digitale enquête uitgezet onder gebruikers van de betreffende toepassingen. Enquête onder bedrijven (gebruikers van de toepassingen) Door middel van een enquête zijn bedrijven bevraagd over de invoering, het gebruik, de karakteristieken en de administratieve lastenreductie van de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. De enquête is digitaal afgenomen. Hiertoe is een vragenlijst ontwikkeld binnen de applicatie SurveyWorld.Net. Dit is een online tool voor het ontwikkelen van elektronische vragenlijsten. De vragenlijst heeft online gestaan in de periode van begin maart tot eind april. Bedrijven zijn per brief benaderd om deel te nemen aan het onderzoek. Een eerste brief is verstuurd begin maart en een herinneringsbrief begin april.


39


Voor het uitzetten van de enquête zijn adressen van gebruikers van de onderzochte toepassingen vergaard bij verschillende overheidsinstanties (eigenaren van de toepassingen).8 Voor de eerste vier toepassingen zijn de adresgegevens verkregen via de Belastingdienst, het Ministerie van Financiën en/of de Douane. Voor CLIENT en VDM zijn adressen verkregen van het Ministerie van LNV (Dienst Regelingen). Om verschillende redenen (met name privacy-overwegingen) was het verkrijgen van adressen een erg arbeidsintensieve exercitie. Bij de verschillende instanties is allereerst gevraagd om toestemming voor het vrijgeven van adressen ten behoeve van het onderzoek. Vervolgens is met deze ‘vrijwaring’ gericht binnen de betreffende organisaties een verzoek uitgezet voor het krijgen van een adressenbestand. Via het HBAG en CBS was het uiteindelijk niet mogelijk om aan adressen te komen van bedrijven die gebruik maken van de GMSberichtenset. Hierdoor waren we niet in staat om voor deze toepassing een enquête gericht uit te zetten onder gebruikers. Deze toepassing is dus ook niet meegenomen bij de analyse en verslaglegging van de enquête. Interviews met ambtenaren (eigenaren toepassingen) In de periode van eind januari tot en met eind februari 2009 zijn half open interviews afgenomen met betrekking tot de zeven onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Alle geïnterviewden waren namens de desbetreffende overheidsorganisatie nauw betrokken bij de toepassing, bijvoorbeeld in de rol van opdrachtgever, beleidsverantwoordelijke, informatiemanager of projectmanager. De vragenlijst bood de gesprekslijn voor de half open interviews. De vragenlijst is voorafgaand aan de interviews toe gestuurd en tijdens het interview met de gesprekpartner(s) ingevuld of aangevuld. Het merendeel van de interviews is op de werkplek van de betrokkenen afgenomen. In totaal is met 10 personen gesproken. Voor de toepassing GMSberichtenset is gesproken met een medewerker van het HBAG en een ambtenaar van het CBS. Voor de toepassing CLIENT is gesproken met drie personen. Voor de overige toepassingen is gesproken met één persoon.

3.3.3 Data-analyse De analyse van de verzamelde data van de interviews is kwalitatief van opzet en beoogd geen statistische onderbouwing van de resultaten. We zullen daarom niet gaan tellen en rekenen met de waarnemingsresultaten, maar zullen deze met elkaar vergelijken en verduidelijken. De resultaten van de enquête lenen zich voor verschillende statische analyses. Door middel van een basis analyse kan antwoord gegeven worden op de onderzoeksvragen. Vervolgens lenen de data zich voor aanvullende statistische analyses. Zo kan bijvoorbeeld op basis van het berekenen van correlaties, regressies en de Chi-kwadraat toets statistische verbanden (de onderlinge samenhang) tussen verschillende variabelen worden aangetoond. Wat is bijvoorbeeld het verband tussen de bedrijfsgrootte van het bedrijf en het uitbesteden van het elektronisch berichtenverkeer door het bedrijf aan een intermediair. Of, wat is het verband tussen de bedrijfsgrootte en de wijze waarop de invoering van de toepassing is verlopen?

8

Voor elke toepassing is dit gebeurd op basis van een aselecte steekproef. Dit betekent dat elk element uit de onderzoekspopulatie (het aantal bedrijven dat de toepassing gebruiken) een even grote kans heeft om in de steekproef terecht te komen.


40


4

Resultaten enquête bedrijven

In dit hoofdstuk bespreken we de resultaten van de enquête onder gebruikers van de verschillende onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. We doen dit aan de hand van de volgende onderwerpen die bij de enquête behandeld zijn: •

Achtergrondinformatie van de respondent: wat zijn belangrijke kenmerken van de deelnemende bedrijven?

•

Algemene houding ten aanzien van de inzet van ICT: wat is de houding van de bedrijven ten aanzien van de inzet van ICT in het algemeen en het belang van ICT bij het bereiken van bedrijfsdoelstellingen?

•

Administratieve lastenreductie in de praktijk: in hoeverre leveren de toepassingen volgens de bedrijven in de praktijk een bijdrage aan de reductie van administratieve lasten?

•

Wederom gebruik maken van de toepassing: als de bedrijven de keuze zouden hebben, zouden zij dan wederom gebruik maken van de toepassing?

•

Invoering van de toepassing: hoe is de invoering van de toepassingen binnen de bedrijven verlopen? Is deze verlopen zoals zij van tevoren bedacht hadden? Was de benodigde deskundigheid hiervoor aanwezig bij de bedrijven?

•

Gebruikerskarakteristieken: wat is de frequentie waarin de bedrijven gebruik maken van de toepassingen?

•

Doelstellingen van de toepassing: wat zijn volgens de bedrijven de belangrijkste motieven voor de overheid geweest om de toepassing in te voeren?

•

Vormgevingsaspecten van de toepassing: in het verlengde van welke ontwikkelingen ligt volgens de bedrijven de introductie van de toepassing?

•

Standaardisatie-initiatieven: welke standaarden hebben volgens de bedrijven invloed gehad op de vormgeving van de toepassing?

•

Toekomstige ontwikkelingen aangaande de toepassing: welke factoren zullen volgens de bedrijven invloed hebben op de verdere doorontwikkeling van de toepassing?

•

Belemmerende factoren aangaande de toekomstige ontwikkelingen van de toepassing: welke factoren zullen volgens de bedrijven een belemmerende werking hebben op de doorontwikkeling van de toepassing?

De verslaglegging van de resultaten van de enquête is gedaan op basis van de totale groep respondenten. Een aantal van de onderzochte toepassingen kent namelijk een te lage respons voor een afzonderlijke analyse en vergelijking van de toepassingen. De resultaten zijn in aantallen en percentages weergegeven. In bijlage III vindt u de belangrijkste resultaten weergegeven in gemiddelde en standaarddeviatie.


41


4.1

Populatie, steekproef en respons

De uitnodigingsbrief voor de enquête is verstuurd naar in totaal 2313 bedrijven. Dit zijn allemaal bedrijven die één van de onderzochte toepassingen gebruiken (in bijlage I een voorbeeld uitnodigingsbrief).9 Waar mogelijk zijn per toepassing 500 bedrijven aangeschreven om de enquête te beantwoorden. Voor de toepassingen ‘Aangifte Douane Binnenbrengen’ en ‘CLIENT’ was dit echter niet mogelijk aangezien deze toepassing door minder dan 500 bedrijven worden gebruikt.10 Van de verstuurde uitnodigingsbrieven zijn er 113 per kerende post terug ontvangen, die onbezorgbaar waren (foutieve adresgegevens, bedrijf is verhuisd, bedrijf is failliet, ed). Omdat de uitnodigingsbrief nooit bij deze bedrijven terecht is gekomen, rekenen we deze niet mee bij de totale steekproef. In tabel 4.1 is per toepassing de populatie, het aantal benaderde bedrijven, en de feitelijke steekproef weergegeven. Tabel 4.1 Toepassing

Populatie en steekproef Populatie

Elektronische winstaangifte Accijns en verbruiksbelasting Aangifte Douane binnenbrengen Elektronische Vervoersaangifte CLIENT Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen Totaal

>20.000 747 80 500 Niet bekend 332

Benaderde bedrijven 500 500 63 500 250 500

-

2313

Feitelijke steekproef 475 487 57 480 241 460 2200

De bruikbare respons bedroeg 220. Dit betekent dat 10,0% van de benaderde bedrijven de enquête heeft ingevuld. In onderstaande tabel is te zien hoe de respons verdeeld is naar toepassing. Tabel 4.2 Toepassing

Bruikbare respons verdeeld naar toepassing In aantallen In procenten (n=220) (n=100%) Elektronische winstaangifte 14 6,4% Accijns en verbruiksbelasting 68 30,9% Aangifte Douane binnenbrengen 3 1,4% Elektronische Vervoersaangifte 39 17,7% CLIENT 8 3,6% Vervoersbewijs Dierlijke Meststof88 40,0% fen

Uit tabel 4.2 blijkt dat bedrijven die gebruik maken van de toepassingen ‘elektronische aangifte accijns en verbruiksbelasting’ en ‘Vervoersbewijs Dierlijke Meststoffen ’ het sterkst vertegenwoordigd zijn. Met name de toepassingen ‘elektronische winstaangifte’ en ‘CLIENT’ kennen verhoudingsgewijs een relatief lage respons. Aangezien niet aan de betrokkenen gevraagd is waarom men niet heeft deelgenomen aan de enquête is de redenen van de non-respons niet bekend. 9

De brief is overigens niet specifiek gericht aan een bepaalde persoon/functionaris binnen het bedrijf. De overweging was dat elk bedrijf zelf het beste in staat is om te kunnen bepalen wie de enquête zou kunnen beantwoorden. 10 De werkelijke steekproef is groter dan de minimaal vereiste steekproef. Voor het berekenen van de steekproefgrootte is gebruik gemaakt van de steekproefcalculator: http://www.allesovermarktonderzoek.nl/Extra/Steekproef.aspx.


42


De vragenlijst heeft online gestaan in de periode van begin maart tot eind april 2009. De bedrijven zijn begin maart per post uitgenodigd om deel te nemen aan het onderzoek. Een herinneringsbrief is begin april verstuurd. De respondenten die reeds aan het onderzoek mee hadden gewerkt, of hebben aangegeven niet aan het onderzoek mee te willen doen, hebben de herinnering niet gekregen. De tijd voor het invullen van de vragenlijst bedroeg gemiddeld 10 minuten. De meerderheid van de respondent heeft alle vragen beantwoord. Slechts drie respondenten hebben aan het eind van de enquête aangegeven een aantal onderdelen of vragen van de enquête niet te hebben beantwoord, omdat men deze niet begreep of moeilijk naar de eigen situatie/leefwereld kon vertalen.

4.2

Achtergrond bedrijven

In deze paragraaf is enige achtergrondinformatie van de deelnemende bedrijven opgenomen. Figuur 4.1

Aantal bedrijven naar branche (n=220) 35 30 25 20 15 10 5 0

Bo

D G H In La V Z a d nd erv ake nde uw eta roo ore oe ca ust ilh th bo l r ni i j ri an , an jv uw r e ke s er de rec e n di , he del re ve en o en l at id et psl s ie ag tve ee am e rle l te n ba ni ca n ch ng t v er te iss in n e g rij

In figuur 4.1 is te zien dat de meeste deelnemende bedrijven vallen onder de branche landbouw, veeteelt en visserij (31,8%). Daarnaast behoren veel bedrijven tot de branches vervoer en opslag (22,7%) en groothandel (14,1%). De sectoren bouw (0,5%), horeca, recreatie en catering (1,4%) en zakelijke dienstverlening (1,8%) zijn relatief ondervertegenwoordigd. Ook de sectoren industrie en detailhandel en ambachten kennen een kleine groep respondenten (respectievelijk 8,6% en 4,1%). Tot de categorie anders behoort 15,0% van de respondenten. Figuur 4.2

Aantal bedrijven naar leeftijd (n=219)

60 50 40 30 20 10 0

Jo

ng er

3

20 Ou de to t2 t3 rd da 0 0 an j aa n3 jaa jaa 30 r r r ja jaa ar r to

t1 0

10

to


43


Uit figuur 4.2 blijkt dat met name de bedrijven die ouder zijn dan 30 jaar hebben deelgenomen aan het onderzoek. Deze bedrijven nemen 54,8% van de respons voor hun rekening. Op de tweede plek komen de bedrijven die vallen onder de categorie 20 tot 30 jaar oud (17,4%). Bedrijven behorende tot de categorieën 3 tot 10 jaar oud en 10 tot 20 jaar oud nemen ieder ongeveer een tiende van de respons voor hun rekening (respectievelijk vervolgens 11,9% en 13,2%). Bedrijven jonger dan 3 jaar zijn met 2,7% sterk ondervertegenwoordigd. Figuur 4.3

Aantal bedrijven naar hoeveelheid personeelsleden (n=220)

35 30 25 20 15 10 5 0

0

5

to t5

to t

10

10

tot

50 50

tot

10 0o fm 10 ee 0 r

De meeste deelnemende bedrijven (32,7%) hebben 10 tot 50 personen in vaste dient. Ook de groep bedrijven met 0 tot 5 personeelsleden in vaste dienst is met 32,3% sterk vertegenwoordigd. Bedrijven met 50 tot 100 personeelsleden en bedrijven met 100 of meer personeelsleden nemen beide ongeveer 10% van de respons voor hun rekening. Bedrijven met 5 tot 10 medewerkers zijn met 14.1% vertegenwoordigd. Figuur 4.4

Aantal bedrijven met en zonder ICT-functionaris (n=216)

70 60 50 40 30 20 10 0

Ja

Ne e

Bijna een derde van de bedrijven (30,6) heeft een eigen ICT-functionaris. Echter de meerderheid (69,4%) van de bedrijven beschikt hier niet over. Figuur 4.5

Uitbesteden aan een intermediair (n=220)

60 50 40 30 20 10 0

Ja ,

vo ll

Ja , ed ig

on de rd el e n

Ne e


44


In figuur 4.5 is te zien dat iets meer dan de helft van de respondenten (54,5%) de financiële administratie in eigen beheer heeft. Vervolgens besteedt 42,3% van de bedrijven bepaalde onderdelen uit aan een intermediair. Slechts 3,2% besteedt de hele financiële administratie/boekhouding uit aan een intermediair.

4.3

Algemene houding ten aanzien van ICT

Voordat aan de respondenten vragen voorgelegd zijn over het gebruik van de toepassing, zijn allereerst twee vragen gesteld die betrekking hebben op de algemene houding van de inzet van ICT (binnen het bedrijf).

4.3.1 De inzet van ICT in het bedrijf Figuur 4.6

Algemene houding inzet van ICT (n=220)

45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

Ze Ne Ne Po Ze W ee si t er er ga ut tn ra i ti e ne e p f os al f ga itie i et tie f f

Uit figuur 4.6 blijkt dat de meerderheid van de respondenten positief (45,5%) tot zeer positief (21,8%) is over de inzet van ICT in het algemeen. Slechts 1,3% van de respondenten heeft voor de antwoordcategorie negatief gekozen. Zeer negatief heeft geen van de betrokkenen geantwoord. Van de respondenten heeft 20,9% neutraal geantwoord en nog eens 10,5% heeft de vraag beantwoord met weet niet.

4.3.2 Belang van ICT voor het bereiken van bedrijfsdoelstellingen Aan de respondenten is gevraagd in welke mate ICT voor hun bedrijf belangrijk is voor het bereiken van verschillende bedrijfsdoelstellingen. Tabel 4.3 ICT voor bereiken bedrijfsdoelstellingen (vijfpuntsschaal) Bedrijfsdoelstelling Niet beNeutraal Belangrijk langrijk (3) (4-5) (1-2) Productiviteitsverbetering 12,8% 13,7% 69,4% (n=219) Verbetering van de interne in9,6% 19,6% 65,8% formatievoorziening (n=219) Verbetering van de klantenservi11,0% 18,7% 65,3% ce (n=219) Kostenverlaging (n=220) 9,5% 24,2% 61,8% Kwaliteit van de besluitvorming (n=218) Verbetering van de concurrentiepositie (n=218)

Weet niet 4,1% 5,0% 5,0% 4,5%

17,9%

26,6%

47,7%

7,8%

21,6%

24,81%

44,9%

8,7%


45


Uit tabel 4.3 blijkt dat de meerderheid van de respondenten ICT (zeer) belangrijk vindt voor het bereiken van met name de doelen ‘productiviteitsverbetering’, ‘verbetering van de interne informatie-voorziening’ en ‘verbetering van de klantenservice’. De doelstellingen ‘Kwaliteit van de besluitvorming’ en ‘verbetering van de concurrentiepositie’ scoren relatief laag.

4.4

Gebruikerkarakteristieken

4.4.1 Aantal berichten dat per week de toepassing passeert Figuur 4.7

Berichten die per week verzonden worden (n=220)

70 60 50 40 30 20 10 0

Mi

25 50 10 15 20 nd 0t 0t 0o tot tot er o o fm t1 t2 50 10 da ee 0 50 00 n2 r 5

Uit figuur 4.7 blijkt dat de meeste respondenten (60,2%) minder dan 25 berichten per week verzenden of ontvangen via de toepassing. De categorie 150 tot 200 berichten per week omvat de kleinste groep respondenten (slechts 1,8%).

4.4.2 Frequentie van gebruik van de toepassing Figuur 4.8

Frequentie van gebruik van de toepassing (n=218)

40 35 30 25 20 15 10 5 0

Da g

eli jk

s

We ke

lijk s

Ma an d

Ja a

eli j ks

rlij

ks

De meeste respondenten (38,1%) gebruiken de toepassing dagelijks. Daarnaast gebruikt ruim een derde van de respondenten (33,9%) de toepassing maandelijks. Wekelijks gebruikt 23,4% de toepassing en jaarlijks slechts 4,6% van de respondenten. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat er qua informatieverplichting (grote) verschillen kunnen bestaan tussen toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Een aantal toepassingen kent namelijk een beperkte berichtenstroom (één of slechts een aantal berichten per jaar), terwijl voor een aantal andere toe-


46


passingen dagelijks of wekelijks berichten (moeten) worden verzonden. Dit geldt ook voor de onderzochte toepassingen. Zo moet bijvoorbeeld slechts één maal per jaar door de ondernemer winstaangifte gedaan worden, terwijl voor de andere toepassingen doorgaans in principe dagelijks/wekelijks meerdere berichten verstuurd of ontvangen kunnen worden.

4.5

Administratieve lastenreductie in de praktijk

4.5.1 Bijdrage aan de reductie van administratieve lastenreductie Figuur 4.9

Bijdrage aan de reductie van administratieve lasten (n=220)

40 35 30 25 20 15 10 5 0

He lem

Be Ne En Gr W ee ot igz pe ut eb tn ra rk ins aa a t ie t i eb l jd lg ra ijd ee g e r nb ag e ijd ra ge

Uit figuur 4.9 blijkt dat de 44,1% van de respondenten (kolom 4 en 5 samen) van mening is dat de toepassing in de praktijk daadwerkelijk (enigszins) een bijdrage levert aan de reductie van administratieve lasten. Ongeveer een vijfde (19,5%) van de ondervraagden is juist het tegenovergestelde van mening. Vervolgens heeft bijna een derde van de respondenten (29,1%) deze vraag met neutraal beantwoord. De overige respondenten (7,3%) hebben met weet niet geantwoord.

4.5.2 Waarom wel of niet AL-reductie door de toepassing Aan de respondenten is gevraagd of zij kunnen aangeven waarom de toepassing voor hun bedrijf wel of geen bijdrage levert aan de reductie van administratieve lasten. De meerderheid van de respondenten (75,5%) heeft antwoord gegeven op de vraag. Bijna een kwart van de respondenten (24,5%) heeft zich niet expliciet uitgesproken waarom de toepassing wel of geen bijdrage levert aan de reductie van administratieve lasten. Hierbij is door 75,9% van de respondenten blanco geantwoord en door 24,1% van de respondenten met nee, onbekend, weet niet of niet van toepassing. De respondenten die hebben aangegeven dat de toepassing in de praktijk geen of slechts in beperkte mate een bijdrage levert aan de reductie van administratieve lasten, hebben hiervoor verschillende argumenten genoemd. Deze argumenten concentreren zich rond twee aspecten, namelijk de hoeveelheid administratieve handelingen en daarmee samenhangende tijd en de ‘vormgeving’ van de toepassing. Zo is volgens deze respondenten slechts de wijze waarop de gegevens aangeleverd moeten worden ver-


47


anderd, maar is de hoeveelheid administratieve handelingen en de tijd die daarmee gemoeid is gelijk gebleven. Uit onderstaande citaten komt deze mening duidelijk naar voren. “Er is geen wezenlijk verschil in de benodigde arbeid en tijd om enerzijds een papieren of anderzijds een digitale aangifte in te vullen.” “Er moet nog steeds hetzelfde worden verwerkt als voorheen. Nu allen niet meer op papier, maar in de computer.” “Het enige verschil voor ons tussen de aangifte via internet en de oude papieren aangifte is het in de envelop stoppen en het opsturen hiervan. Het is nog steeds van belang dat dezelfde informatie verzameld wordt en tevens dienen we nog steeds precies hetzelfde formulier in te vullen. Zodoende is de administratieve last voor ons niet noemenswaardig afgenomen.”

Vervolgens is een aantal van de respondenten van mening dat de toepassing (systeem en/of website) zelf soms een belangrijke bron van ergernis is en/of zorgt voor een extra administratieve last. Een aantal respondenten verwoordden dit als volgt: “Als er typefouten worden gemaakt tijdens het invoeren van de VDM, dan geeft dit zeer veel administratieve rompslomp doordat de fouten niet direct hersteld kunnen worden.” “Levert geen bijdrage omdat de elektronische verzendprocedures niet altijd kloppen (niet waterdicht) en dus nog altijd gecontroleerd moeten worden. Dus in de praktijk alleen nog maar meer werk.”

Van de respondenten die hebben aangegeven dat de toepassing in de praktijk een bijdrage levert aan de reductie van administratieve lasten, heeft een groot aantal van hen argumenten genoemd om hun mening kracht bij te zetten. Volgens deze groep respondenten zorgt de toepassing allereerst voor minder handmatige invoer en zou de invoer ook sneller gaan dan voorheen het geval was (het aanleveren op papier). Uit onderstaande citaten komt deze mening duidelijk naar voren. “Indienen gaat vele malen sneller dan al die pagina’s uitprinten en ondertekenen. Ook hoeft de aangifte niet meer in de envelop gepropt te worden, bijlange hoeven niet meer te worden gekopieerd….” “Het versneld en versimpeld het invullen en het hoeft niet meer opgestuurd te worden. Minder arbeidsintensief en minder mensen nodig om een gelijke hoeveelheid douane-documenten te vervaardigen.”

Volgens een aantal respondenten zouden foutkosten door de toepassing verlaagd worden. “Het gebruik van de toepassing verminderd de kans op fouten, gegevens kunnen gekoppeld worden of gedownload, controle is gemakkelijker.” “Diverse geautomatiseerde tellingen maken de kans op fouten minder.” “Het vermindert een hoop schrijfwerk en daardoor minder fouten.”


48


Een aantal respondenten merkt op dat de toepassing zelf weliswaar tot een administratieve lastenreductie leidt, maar dat een toenemende uitvraag door de overheid juist weer zorgt voor meer lastendruk. Een aantal respondenten zei hierover het volgende: “Het softwarepakket (AGRO-IT), waarmee wij werken levert zeker een bijdrage aan de reductie van administratieve lasten. Eerder moesten wij alle VDM (vervoersbewijzen dierlijke meststoffen) met de hand invoeren. Sinds de overheid de verplichting van AGR-GPS op de vrachtwagen heeft gezet, kunnen de vrachtwagens met het kantoor communiceren. Ze zenden nu alle VDM elektronisch door naar de computer op kantoor en zo hoeven wij allen nog maar gegevens aan te vullen. Dus voor ons is het er alleen maar beter op geworden. ICT maakt het verzamelen van gegevens gemakkelijker, maar er moeten van overheidswege steeds meer gegevens verzameld worden, waardoor er geen lastenverlichting ervaren wordt… ” “Gemiddeld zal de toepassing een administratieve reductie kunnen opleveren, mits er niet een uitbreiding volgt van de gevraagde gegevens.” “Er wordt een bijdrage geleverd, omdat de toepassing de werklast verminderd. Het lijkt overigens wel dat met de mogelijkheid van automatisering meer gegevens gewenst/vereist worden.”

4.5.3 Stellingen AL-reductie Aan de respondenten is een aantal stellingen voorgelegd, welke betrekking hebben op de acceptatie van de informatieverplichting, de efficiëntie van de uitvraag, de acceptatie van de frequentie waarmee de informatie wordt gevraagd en de eenvoud van de informatievraag. De stellingen zijn verkregen uit het rapport Meten is weten: handleiding voor het definiëren en meten van administratieve lasten voor het bedrijfsleven (Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten, 2003: 29).11 Tabel 4.4 Stellingen AL-reductie (vijfpuntsschaal) Stelling AL-reductie Niet mee Neutraal eens (3) (1-2) Mij is duidelijk waarom de overheid 10,4% 18,2% een aantal gegevens van mij via de toepassing wil ontvangen (n=220) Mij is duidelijk in welk tijdsbestek 11,4% 20,16% (frequentie) de overheid de gegevens van mij via de toepassing wil ontvangen (n=219) De gegevens die ik via de toepassing 15,4% 21,8% moet aanleveren aan de overheid sluiten aan op de gegevens die ik vanuit mijn eigen bedrijfsproces al beschikbaar heb (n= 220) De toepassing zorgt ervoor dat ik 24,2% 16,4% mijn gegevens niet opnieuw hoef aan te leveren bij de overheid (geen dubbele gegevensuitvraag) (n=219) De hoeveelheid gegevens die ik aan 25,0% 19,5% 11

Mee eens (4-5) 69,6%

Weet niet

67,1%

1,4%

59,6%

3,2%

53,0%

6,4%

48,0%

7,5%

1,8%

In het rapport is te lezen dat voor het vereenvoudigen van weten regelgeving het niet alleen van belang is om te weten hoeveel tijd en geld een ondernemer kwijt is aan een specifieke informatieverplichting, maar ook wat de beleving van de ondernemer is ten aanzien van de betreffende informatieverplichting.


49


de overheid moet verstrekken via de toepassing staat in verhouding tot het doel van de toepassing (n=220) De toepassing is zodanig vormgegeven dat iedere ondernemer goed in staat is om hiermee te kunnen werken (n=220)

23,6%

23,6%

43,2%

9,6%

Uit tabel 4.4 blijkt dat de meerderheid van de respondenten het in belangrijke mate eens is met de eerste vier stellingen. De respondenten zijn in overgrote meerderheid (69,6%) van mening dat het voor hen duidelijk is waarom de overheid een aantal gegevens van hen via de toepassing wil ontvangen (stelling 2). Ook met stelling drie, duidelijkheid over het tijdsbestek waarop de overheid de gegevens wil ontvangen, is een ruime meerderheid van de respondenten (67,1%) het eens. Daarentegen scoren de laatste twee stellingen beduidend minder positief. Bijna de helft van de respondenten (48,0%) is van mening dat de hoeveelheid gegevens die de bedrijven moeten verstrekken aan de overheid in verhouding staat tot het doel van de toepassing. Ook is een minderheid van de respondenten (43,2%) van mening dat de toepassing zodanig is vormgegeven dat iedere ondernemer goed in staat is om hiermee te kunnen werken. Overigens zijn de antwoordcategorieën neutraal en weet niet bij elk van de stellingen goed voor ongeveer een derde van de respons.

4.5.4 Vergelijking van de oude situatie met de nieuwe werkwijze Aan de respondenten is gevraagd als zij de oude situatie zouden vergelijken met de huidige situatie (het gebruik van de toepassing), of zij deze verandering op verschillende aspecten als een verbetering of juist een verslechtering ervaren. De antwoordcategorieën zijn verkregen uit Arendsen (2008: 356). Tabel 4.5 Aspecten

Vergelijking oude met nieuw situatie (vijfpuntsschaal) Verslechtering Neutraal Verbetering (1-2) (3) (4-5) Productiviteit administra12,8% 29,7% 55,2% tieve handeling (n=219) Gebruiksgemak (n=218) 15,1% 27,5% 53,7% Hoeveelheid gebruikt pa21,8% 24,5% 50,0% pier (n=220) Handmatige invoer van 15,9% 31,4% 49,5% gegevens (n=221) Doorlooptijd van de admi15,9% 32,0% 47,5% nistratieve handelingen (n=219) Benodigde tijd voor het 20,0% 30,9% 46,8% uitvoeren van een administratieve handeling (n=220) Aansluiten op bestaande 17,8% 42,3% 36,4% systemen binnen het bedrijf (n=220) Benodigde technische ex21,4% 36,8% 21,8% pertise/ondersteuning (systeembeheer) (n=220) Hoogte van de kosten bij 15.0% 28,2% 19,1% de uitbesteding van administratieve handelingen (n=220) Rendement op de beno18,2% 32,3% 19,0%


Weet niet 2,3% 3,7% 3,7% 3,2% 4,6% 2,3%

3,5% 20,0% 37,7%

30,5%

50


digde investeringen (n=220)

Uit tabel 4.5 blijkt dat volgens de respondenten de toepassing vooral tot een verbetering leidt op het gebied van de productiviteit van de administratieve handeling (54,0%), gebruiksgemak (52,2%) en de hoeveelheid gebruikt papier (50,0%). De overige aspecten worden allen door minder dan de helft van de respondenten als een verbetering gezien ten opzichte van de voorgaande werkwijze. Wat verder duidelijk naar voren komt is dat slechts weinig respondenten van mening zijn dat de toepassing een positief effect heeft (gehad) op de hoogte van de kosten bij de uitbesteding van administratieve handelingen en het rendement van de toepassing op de benodigde investeringen (beide slechts ongeveer een vijfde van de respondenten).

4.6

Wederom gebruik maken van de toepassing

In de vorige paragraaf is gekeken in hoeverre de toepassing volgens de respondenten in de praktijk daadwerkelijk een bijdrage levert aan de reductie van administratieve lasten. Aan de respondenten is vervolgens de vraag gesteld als zij de keuze zouden hebben, of zij op grond van hun ervaringen wederom gebruik zouden maken van de toepassing. Figuur 4.10

Wederom gebruik maken van de toepassing (n=216)

50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

Ze Wa Ne Wa Ze ke ke ut ar ar ra rn r sc s c al hij hij iet nli nli jk jk n ie we l t

De meerderheid van de respondenten gaf aan waarschijnlijk (31,5%) of zeker (45,4%) weer van de toepassing gebruik te maken, als zij zelf de keuze zouden hebben. Vervolgens gaf 3,7% van de respondenten aan waarschijnlijk de toepassing niet weer te gebruiken. Slechts 1,4% gaf aan zeker niet de toepassing wederom te gebruiken. Daarnaast heeft 18,1% van de respondenten deze vraag neutraal beantwoord.

4.7

Invoering van de toepassing

4.7.1 Hoe is de invoering van de toepassing verlopen? Om te kunnen bepalen of de toepassing in de praktijk voor de respondenten een belangrijke meerwaarde heeft, is het belangrijk om ook inzicht te hebben in de wijze waarop de invoering van toepassing binnen het bedrijf is gegaan. Aan de respondenten is allereerst gevraagd hoe volgens hen de invoering van de toepassing binnen het bedrijf is verlopen.


51


Figuur 4.11

Hoe is de invoering verlopen? (n=220)

45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

He lem

Ni Ne Go et ut ed Go ra aa a ed l ln ie t go ed

Ze er

go

ed

De grootste groep respondenten (44,1%) is van mening dat de invoering van de toepassing goed is verlopen. Daarnaast gaf 16,4% van de respondenten aan dat de invoering zeer goed is verlopen. Ongeveer een derde (30,5%) van de respondenten heeft deze vraag neutraal beantwoord. De minderheid van de respondenten is van mening dat de toepassing (helemaal) niet goed is verlopen.

4.7.2 Is de invoering verlopen zoals van tevoren gedacht? Vervolgens is aan de respondenten gevraagd of de invoering van de toepassing binnen het bedrijf is verlopen zoals zij van tevoren gedacht hadden. Figuur 4.12

Is de invoering naar verwachting? (n=220)

40 35 30 25 20 15 10 5 0

He Ne En Vo W I ee i lle lem n g ut tn ra gszi d i a a e rin al g n ie t s g ln e ie t ma te

Figuur 4.12 laat zien dat 35,5% van de respondenten hebben aangegeven dat de invoering van de toepassing enigszins is verlopen zoals zij van tevoren gedacht hadden. Voor 17.7% van de respondenten is de invoering van de toepassing volledig naar verwachting verlopen. Ongeveer een kwart van de respondenten (24,1%) heeft deze vraag neutraal beantwoord. Vervolgens gaf ongeveer een kwart van de respondenten aan dat de invoering van toepassing in geringe mate of helemaal niet naar verwachting is verlopen.

4.7.3 Benodigde deskundigheid voor invoering toepassing Ten slotte is bij het onderdeel invoering van de toepassing aan de respondenten gevraagd of de benodigde deskundigheid voor het invoeren van de toepassing binnen het bedrijf aanwezig was.


52


Figuur 4.12

Benodigde deskundigheid invoer toepassing (n=220)

35 30 25 20 15 10 5 0

He Ne En Vo In igz lle lem ut ge ra dig ins rin aa a l ge ln ie t m ate

De grootste groep respondenten (32,3%) gaf aan dat de benodigde deskundigheid voor de invoering van de toepassing aanwezig was binnen het bedrijf. Daarnaast heeft 31,4% van de respondenten aangegeven dat dit enigszins het geval was. Een relatief kleine groep respondenten gaf aan dat de benodigde deskundigheid in geringe mate (12,7%) of helemaal niet (6,4%) aanwezig was. Vervolgens heeft 17,3% van de respondenten neutraal geantwoord op deze vraag.

4.8

Karakteristieken van de toepassing

Bij de introductie, vormgeving en doorontwikkeling van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid kunnen verschillende aspecten een rol spelen, namelijk: • Doelstellingen van de toepassing; • Vormgeving van de administratieve infrastructuur; • Standaardisatie; • Toekomstige ontwikkelingen; • Factoren die de toekomstige ontwikkeling belemmeren. Door Arendsen (2008) zijn deze aspecten tezamen ‘karakteristieken van de toepassing’ genoemd. Voor elk van deze karakteristieken zijn vragen voorgelegd aan de respondenten.

4.8.1 Doelstellingen van de toepassing Aan de introductie van elektronisch berichtenverkeer kunnen bij de betreffende overheidsorganisatie verschillende doelstellingen ten grondslag liggen. Aan de respondenten is gevraagd wat naar hun mening belangrijke doelen zijn die de overheid met de invoering van de toepassing heeft beoogd. Hierbij is gebruik gemaakt van de indeling van doelen van Arendsen (2008: 174). Tabel 4.6 Doelstellingen van de toepassing (vijfpuntsschaal) Doelstelling van de toepassing Niet Neutraal mee (3) eens (1-2) Verhogen van de kwaliteit van door 9,5% 26,6% bedrijven aangeleverde gegevens (n=219) Verbetering van de prestaties van de 14,6% 22,7% achterliggende overheidsprocessen (zoals doorlooptijd en verwerkingsca-


Mee eens (4-5)

Weet niet

58,0%

5,9%

53,7%

9,0%

53


paciteit) (n=220) Bevorderen van de effectiviteit van de wetgeving (n=220) Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan bedrijven (n=220) Verlagen van de administratieve lasten (n=219) Vergroten van de mate waarin bedrijven uit eigen beweging aan de informatieverplichtingen van de overheid voldoen (n=220) Standaardisatie in de koppeling tussen verschillende ICT systemen (n=220)

12,7%

27,7%

50,0%

9,6%

21,8%

31,8%

37,8%

8,6%

32,0%

25,6%

36,0%

6,4%

20,0%

32,3%

35,4%

12,3%

11,3%

31,8%

35,0%

21,9%

Uit tabel 4.6 blijkt dat volgens de meerderheid van de bedrijven de nadruk van de toepassingen vooral ligt op de verbetering van het functioneren van de overheid; het verder stroomlijnen van de overheidsprocessen. De meeste respondenten hebben aangegeven dat (1) het verhogen van de kwaliteit van door bedrijven aangeleverde gegevens, (2) de verbetering van de prestaties van de achterliggende overheidsprocessen en (3) het bevorderen van de effectiviteit van de wetgeving volgens hen de belangrijkste doelen zijn die de overheid met de invoering van de toepassing heeft beoogd. Uit onderstaande citaten komt deze mening duidelijk naar voren: Ad 1: “Het verhogen van de kwaliteit van gegevens die bedrijven bij de overheid aanleveren. De overheid kan namelijk tijdig inzicht krijgen in de aangifte (tijdwinst voor verwerking) en kan beter volgen waar (te veel) fouten worden gemaakt.” Ad 2: “Verhogen arbeidsproductiviteit van de overheid, versnelling aanslagen en inningen, koppeling aan andere elektronische gegevens door de overheid.” Ad 3: “De overheid kan hiermee beter voldoen aan de Europese weten regelgeving. De overheid reduceert het personeelsbestand. De Douane/overheid kan makkelijker en sneller belastingen innen. Problemen komen sneller aan het licht.”

Wat verder opvalt, is dat relatief weinig respondenten van mening zijn dat administratieve lastenreductie voor bedrijven een belangrijke doelstelling is geweest. De toepassing zou volgens de bedrijven vooral tot een administratieve lastenreductie bij de overheid zelf zorgen. “Makkelijker te verwerken voor de overheid. Wij moeten nog steeds dezelfde handelingen verrichten, voor ons is er geen enkele winst.” “De overheid heeft zelf minder administratieve lasten gekregen en dat bij de bedrijven neergelegd.”

Volgens een aantal respondenten leidt de toepassing ertoe dat de overheid zich kan richten op haar kerntaken. Eén van de respondenten verwoord het als volgt: “Wegnemen administratieve last bij de overheid, zodat zij weer hun kerntaken kunnen gaan uitvoeren, waarvoor zij bestemd zijn!”


54


4.8.2 Vormgeving van de administratieve infrastructuur In hoofdstuk 2 heeft u kunnen lezen dat de vormgeving van de toepassing ondermeer bepaald wordt door de hoedanigheid van de gegevensdrager, de mate van uitbesteding en de aard van administratielogistieke systemen binnen de overheid. Arendsen (2008) geeft aan de introductie van elektronisch berichtenverkeer onderdeel kan zijn van een of meer omvangrijke veranderingen van de relatie tussen overheidsorganisaties en bedrijven. Verschillende ontwikkelingen kunnen dus samenhangen met de introductie van toepassingen voor EBV met de overheid. Aan de respondenten is gevraagd in hoeverre de introductie van de toepassing volgens hen onderdeel is (in het verlengde ligt) van verschillende ontwikkelingen. Hierbij is de indeling van ontwikkelingen die door Arendsen (2008: 174) onderscheiden zijn gehanteerd. Tabel 4.7 Vormgeving van de administratieve infrastructuur Neutraal Samenhangende ontwikkeling Niet mee (3) eens (1-2) 5,1% 24,0% Verhoging van de kwaliteit van het proces van informatie-uitwisseling tussen bedrijven en de overheid (n=207) Vervanging van papieren berichten27,4% 18,7% stromen (n=211) De introductie van een gegevensdis8,7% 26,0% tributeur waardoor gestandaardiseerd berichtenverkeer mogelijk wordt (n=180) Herontwerp van overheidsprocessen 6,4% 30,4% (nieuwe toepassingen voor elektronische gegevensuitwisseling) (n=170) Herontwerp van (de keten van) pro9,1% 29,2% cessen waarbij de overheid gegevens ophaalt uit bedrijfsadministraties (n=165) Herontwerp van (de keten van) pro13,4% 30,9% cessen zondanig dat de overheid in staat is gegevens te presenteren die ze via derden heeft ingewonnen (n=169)

(vijfpuntsschaal) Weet Mee niet eens (4-5) 66,3% 4,6%

50,2%

3,7%

47,5%

17,8%

41,5%

21,7%

37,0%

24,7%

33,6%

22,1%

We zien in tabel 4.7 dat een ruime meerderheid van de respondenten van mening is dat de introductie van de toepassing onderdeel is van ontwikkeling met betrekking tot de verhoging van de kwaliteit van het proces van informatie-uitwisseling tussen bedrijven en de overheid. Vervolgens is de helft van de respondenten van mening dat de vervanging van papierenberichtenstromen samenhangt met de introductie van de toepassing. Daarnaast is iets minder dan de helft van de bedrijven van mening dat de introductie van de toepassing samenhangt met de introductie van een gegevensdistributeur. Herontwerp van (de keten van) processen zondanig dat de overheid is staat is gegevens te presenteren die ze via derden heeft ingewonnen is volgens de minste respondenten een samenhangende ontwikkeling. Bij elke ontwikkeling heeft ongeveer een derde van de respondenten zich niet expliciet uitgelaten over de impact van de ontwikkeling op de introductie van de toepassing. Deze groep bedrijven heeft neutraal of met weet niet geantwoord.


55


Op grond van bovenstaande bevindingen lijkt het gerechtvaardigd om te stellen dat de bij de vormgeving van de toepassing volgens een meerderheid van de respondenten vooral de nadruk heeft gelegen op de eerste orde effecten van de inzet van ICT (vergelijk Arendsen, 2008: 180): (1) de hoedanigheid van de gegevensdrager (vervanging van bestaande papieren berichtenstromen) en (2) de technologische vernieuwing van de toepassing (verhogen van de kwaliteit informatie-uitwisseling). Uit onderstaande citaten komt deze mening duidelijk naar voren. Ad 1: “De toepassing ligt vooral in het verlengde van de vervanging van papier. De gegevens die ik voorheen als bedrijf op papier bij de overheid moest aanleveren, kan ik nu rechtstreeks vanuit mijn bedrijfsadministratie aan de overheid verzenden.” Ad 2: “Gemak van elektronisch aanleveren van gegevens.” “EU regelgeving verlangt op vele fronten communicatie via elektronisch berichtenverkeer. …Samenwerking en standaardisatie tussen de Douanes van de EU lidstaten verhoogt de kwaliteit van de informatie-uitwisseling.”

4.8.3 Standaardisatie Om elektronisch berichtenverkeer in de praktijk tot stand te brengen zijn afspraken (standaarden) nodig over de procedures, technologieën t.a.v. het gebruik van netwerken, transportprotocollen, berichtdefinitie en procesbeschrijvingen. Keuzen ten aanzien van standaardisatie beïnvloeden op hun beurt de vormgeving van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Aan de respondenten is gevraagd in hoeverre volgens hen de vormgeving van de toepassing door de overheid beïnvloed is door verschillende standaarden. Hierbij is gebruik gemaakt van de indeling van standaardisatie-innitiatieven die door Arendsen (2008: 177) zijn onderscheiden. Tabel 4.8 Standaard

Standaardisatie-initiatieven (vijfpuntsschaal) Niet mee Neutraal eens (3) (1-2) De standaardisatie van de mogelijk6,0% 31,5% heid om data en systemen tussen bedrijven en de overheid met elkaar te verbinden (ICT-interoperabiliteit) (n=216) De standaardisatie op het gebied 9,5% 25,0% van overheidsbrede ICT diensten als DigiD, overheidswebsites en- berichtenontvangsportalen (n=212) Gestandaardiseerde berichten per 6,4% 34,3% bedrijfssector (bijvoorbeeld in de zorgof landbouwsector) (n=216) Gestandaardiseerde definities van 8,3% 33,3% begrippen uit weten regelgeving (zoals begrippen als inkomen of bedrijf) (n=180)

Mee eens (4-5) 32,0%

30,5%

28,8%

36,7%

25,5%

33,8%

23,6%

34,8%

Weet niet

We zien in tabel 4.8 dat de beantwoording van de verschillende aspecten in grote lijnen overeen komt. Geen van de standaardisatie-innitiatieven heeft volgens de respondenten een belangrijke invloed gehad op de vorm-


56


geving van de toepassing. Veel respondenten hebben overigens bij elk van de vormgevingsaspecten met neutraal of met weet niet geantwoord. We moeten daarom ook erg terughoudend zijn met formuleren van conclusies ten aanzien van deze ‘karakteristiek van de toepassing’. Mogelijk vinden de bedrijven het moeilijk om in te kunnen schatten welke standaarden uiteindelijk een rol hebben gespeeld bij de vormgeving van de toepassing van de overheid. Een van de respondent zij hierover het volgende: “Dat vind ik als bedrijf lastig om in te schatten, daar heb ik geen goed zicht op.”

Aan de bedrijven is gevraagd of volgens hen nog andere standaarden een rol hebben gespeeld bij de vormgeving van de toepassing door de overheid. Geen van de bedrijven heeft concrete andere standaarden genoemd. Veelal werd door de bedrijven de vraag met nee of weet niet beantwoord of werd slechts een toelichting gegeven op een voorgaande vraag. “Gebruik ISO normen en codes voor bijvoorbeeld landen, valuta, leveringsvoorwaarden. Er is hier nog duidelijk ruimte voor meer standaardisatie en die moet ook nog logischer.”

4.8.4 Toekomstige ontwikkelingen Nieuwe ontwikkelingen op het terrein van beleid, weten regelgeving en de uitvoering kunnen de doorontwikkeling van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer beïnvloeden. Aan de respondenten is gevraagd in hoeverre verschillende ontwikkelingen volgens hen invloed zullen hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Hierbij is gebruik gemaakt van de indeling van Arendsen (2008: 178, 342). Tabel 4.9 Toekomstige ontwikkeling van de toepassing (vijfpuntsschaal) Toekomstige ontwikkeling Niet mee Neutraal Mee Weet eens (3) eens niet (1-2) (4-5) Verbetering van de kwaliteit (juist8,8% 20,4% 61,5% 9,3% heid en volledigheid) van de gegevens die door bedrijven worden overgedragen aan de overheid (n=196) Verbetering van de naleving met 7,8% 25,8% 57,6% 8,8% betrekking tot wettelijke verplichtingen (n=198) Verbetering van de efficiëntie van de 5,9% 28,1% 56,2% 9,7% huidige doelstelling (n=196) Verbetering van de effectiviteit van 6,9% 27,6% 55,8% 9,7% de huidige doelstelling (n=196) Verbetering van de OverheidsTrans5,5% 25,8% 44,3% 24,4% actiePoort (OTP), het ‘elektronische postkantoor’ van de overheid voor bedrijven (164) Verbetering van de prestaties van 8,5% 28,6% 43,3% 16,5% achterliggende overheidsprocessen (bijvoorbeeld het versnellen van het proces van terugbetaling, vergroten van de procescapaciteit) (n=180) Een verlaging van de administratieve 22,8% 28,4% 38,6% 11,1% lasten voor bedrijven (n=199)


57


We zien in bovenstaande tabel dat met name de eerste vier onderdelen volgens de respondenten invloed zullen hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. De verbetering van de kwaliteit van de gegevens die door bedrijven worden overgedragen aan de overheid wordt door de meeste respondenten genoemd. Daarnaast is de meerderheid van de bedrijven van mening dat de toekomstige ontwikkeling van de toepassing beïnvloed wordt door nieuwe ontwikkelingen betreffende een verbetering van de naleving met betrekking tot wettelijke verplichtingen en een verbetering van zowel de efficiëntie als de effectiviteit van de huidige doelstelling van de toepassing. Bovengenoemde ontwikkelingen zullen uiteraard in eerste instantie ten gunste komen van de overheid zelf, zij kan efficiënter en doelmatigere te werk gaan. Maar ook voor bedrijven zou een focus op deze ontwikkelingen een belangrijk voordeel opleveren. Uiteindelijk is immers het bedrijfsleven gebaat bij een overheid die efficiënt en effectief opereert en goed kan toezien op de naleving van de wetgeving en een juiste en volledige aanlevering van gegevens door het bedrijfsleven. Wanneer een overheid efficiënter en doelmatiger werkt kunnen immers kosten worden bespaard, die vervolgens weer ingezet kunnen worden voor uiteenlopende zaken (waaronder een verdere stroomlijning van de overheidsprocessen en een verbetering van de communicatie richting het bedrijfsleven). Opvallend is dat een verlaging van de administratieve lasten voor het bedrijfsleven door de respondenten het minst genoemd wordt als factor die volgens hen invloed zal hebben op de verdere ontwikkeling van de toepassing. Net als bij de onderdelen ‘Administratieve lastenreductie in de praktijk’ (paragraaf 4.5) en ‘vormgeving van de administratieve infrastructuur) (paragraaf 4.8.2) zien de respondenten vooral voordelen voor het verder stroomlijnen van de overheidsprocessen dan dat deze voor hen als bedrijf een belangrijk voordeel biedt. De invloed van het beleid rond administratieve lastenreductie zou volgens de respondenten weinig tot geen invloed hebben op de verdere ontwikkeling van de toepassing.

4.8.5 Belemmerende factoren In de vorige paragraaf is gekeken naar mogelijke factoren die invloed kunnen hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Een aantal factoren kan echter ook de toekomstige ontwikkeling van de toepassing belemmeren. Aan de respondenten is gevraagd in hoeverre verschillende factoren volgens hen een belemmerende werking hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Hierbij is gebruik gemaakt van de indeling van belemmerende factoren die door Arendsen (2008: 178-179) is gemaakt. Tabel 4.10 Belemmerende factoren (vijfpuntsschaal) Belemmerende factor Niet mee Neutraal eens (3) (1-2) De verplichting tot het in stand hou22,6% 28,1% den van de mogelijkheid tot het aanleveren van gegevens op papier (n=215) Gebrek aan adequate wetgeving op 13,4% 29,5% het gebied van de e-overheid en elektronische gegevensuitwisseling (n=214) De kosten van implementatie en be16,5% 36,2%


Mee eens (4-5) 38,6%

Weet niet 11,1%

31,2%

22,3%

30,4%

13,8%

58


heer van de toepassing (n=215) Gebrek aan duidelijke richting en houding van de overheid t.a.v. de verdere ontwikkeling van elektronische overheidsdiensten (n=212) Gebrek aan medewerking van softwareleveranciers (n=215) Het ontbreken van berichtenstandaarden per bedrijfssector (n=212) Ontbreken van standaarden op het gebied van het verbinden van data en systemen van bedrijven met de overheid met elkaar (ICTinteroperabiliteit) (n=214) Het ontbreken van standaarden op het gebied van overheidsbrede ICT diensten als DigiD, overheidswebsites en –berichtenportalen (n=212)

13,8%

27,2%

30,3%

24,6%

31,2%

27,7%

21,9%

16,1%

17,0%

30,8%

20,1%

27,7%

16,5%

33,5%

19,2%

27,2%

19,7%

28,1%

14,7%

33,5%

Uit tabel 4.10 blijkt dat bij geen van de factoren een meerderheid van de respondenten van mening is dat deze belemmerend zullen werken op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Bij elke ontwikkeling heeft ongeveer een derde van de respondenten zich niet expliciet uitgelaten over de impact van de ontwikkeling op de introductie van de toepassing. Deze groep deelnemers hebben neutraal of met weet niet geantwoord. We moeten daarom ook erg terughoudend zijn met formuleren van conclusies ten aanzien van deze ‘karakteristiek van de toepassing’. Mogelijk vinden de bedrijven het moeilijk om in te kunnen schatten welke factoren uiteindelijk belemmerend zullen werken op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Met enige voorzichtigheid kunnen we wel stellen dat volgens de respondenten de belemmeringen bij de verdere vormgeving van de toepassing vooral juridisch van aard zijn en betrekking hebben op het gebrek aan adequate wetgeving op het terrein van de elektronische overheid en de verplichting tot instandhouding van een papieren aanlevermogelijkheid. Dit komt uit onderstaand citaat duidelijk naar voren. “Als overheid zul je voor de ondernemer die nog niet zo digitaal vaardig is een alternatief achter de hand moeten houden. Dit brengt met zich mee dat de overheid uitzonderingen moet maken in de wetgeving, met allerlei mogelijk uitvoeringsproblemen tot gevolg.”

4.9

Verdiepende statistische analyse

Er is nog een aantal verdiepende statistische analyses uitgevoerd. De voornaamste conclusies zijn hieronder weergegeven.12 1. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 99% zekerheid) tussen de bedrijfsgrootte en het wel of niet beschikken als bedrijf over een eigen ICT-functionaris. Van de respondenten hebben bedrijven met 100 of meer medewerkers het vaakst een eigen ICT functionaris in dienst. Bedrijven met 5 tot 10 medewerkers beschikken het minst vaak over een eigen ICT-functionaris. 2. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 99% zekerheid) tussen de bedrijfsgrootte en uitbesteding van de boekhouding (fi12

Alleen redelijke tot zeer sterke verbanden (correlatie: .400 t/m 1.000) en statistisch significante verbanden (significatie: >95% en >99%) zijn weergegeven.


59


nanciële administratie) aan een intermediair. Kleine bedrijven (0 tot 10 medewerkers) besteden vaker de boekhouding uit aan een intermediair dan grote bedrijven (meer dan 10 medewerkers). Van de bedrijven die de boekhouding volledig uitbesteden aan een intermediair heeft bijna 86% 0 tot 5 medewerkers in vaste dienst. Ook bij het uitbesteden van onderdelen van de boekhouding aan een intermediair neemt deze categorie bedrijven het grootste aandeel voor hun rekening (bijna 38% van de bedrijven die onderdelen uitbesteden). 3. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 95% zekerheid) tussen het wel of niet beschikken als bedrijf over een eigen ICTfunctionaris en de houding ten aanzien van ICT. Bedrijven die niet beschikken over een eigen ICT-functionaris zijn positiever over (de inzet van) ICT in het algemeen (bijna 67%), dan bedrijven die wel een dergelijke functionaris in dienst hebben (ongeveer 33%). 4. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 99% zekerheid) tussen de benodigde deskundigheid in het bedrijf en uitbesteding van de boekhouding (financiële administratie) aan een intermediair. Van de bedrijven waar niet de benodigde deskundigheid aanwezig was voor invoering van de toepassing heeft 50% alles uitbesteed aan een intermediair. Vervolgens besteedt ongeveer 70% van de bedrijven die hebben aangegeven dat de benodigde kennis voor invoering van de toepassing binnen hun bedrijf (volledig) aanwezig was de boekhouding niet uit aan een intermediair. 5. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 95% zekerheid) tussen de benodigde deskundigheid in het bedrijf en de houding ten aanzien van ICT. Bedrijven waar de benodigde deskundigheid voor invoering van de toepassing (volledig) aanwezig was zijn positiever over (de inzet van ICT) in het algemeen, dan bedrijven waar de deskundigheid niet of in beperkte mate aanwezig was (80% versus 20%). 6. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 95% zekerheid) tussen de benodigde deskundigheid in het bedrijf en de mate van administratieve lastenreductie door de toepassing. Bedrijven waar de benodigde deskundigheid voor invoering van de toepassing (volledig) aanwezig was zijn meer van mening dat de toepassing in de praktijk een bijdrage levert aan de reductie van administratieve laten, dan bedrijven waar de deskundigheid niet of in beperkte mate aanwezig was (85% versus 15%). 7. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 99% zekerheid) tussen de benodigde deskundigheid in het bedrijf en de invoering van de toepassing. Bedrijven waar de benodigde deskundigheid voor invoering van de toepassing (volledig) aanwezig was zijn meer van mening dat de invoering van de toepassing goed is verlopen, dan bedrijven waar de deskundigheid niet of in beperkte mate aanwezig was (92% versus 8%). 8. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 99% zekerheid) tussen de benodigde deskundigheid in het bedrijf en het wederom gebruik maken van de toepassing. Bedrijven waar de benodigde deskundigheid voor invoering van de toepassing in belangrijke mate of volledig aanwezig was zouden de toepassing eerder weer ge-


60


bruiken, wanneer zij hiervoor zelf de keuze zouden hebben, dan bedrijven waar de deskundigheid niet of in beperkte mate aanwezig was (74% versus 27%). 9. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 99% zekerheid) tussen de houding ten aanzien van ICT en uitbesteding van de boekhouding (financiële administratie) aan een intermediair. Bedrijven die positief of zeer positief staan tegen over ICT in het algemeen besteden vaker hun boekhouding (volledig) uit aan een intermediair, dan bedrijven die minder positief of zeer negatief zijn over de inzet van ICT. Overigens is het zo dat van de bedrijven die de boekhouding niet uitbesteden aan een intermediair de meerderheid positief tot zeer positief is over de inzet van ICT; ongeveer 85%. Bedrijven die niet gebruik maken van een intermediair zijn hiermee zelfs nog positiever over de inzet van ICT in het algemeen dan bedrijven die een intermediair inschakelen. 10. Er bestaat een statistisch significant verband (bij 95% zekerheid) tussen de houding ten aanzien van ICT en de benodigde deskundigheid in het bedrijf voor invoering van de toepassing. Bedrijven die beschikten over de benodigde deskundigheid voor invoering van de toepassing zijn positiever over de inzet van ICT in het algemeen dan bedrijven die niet volledig beschikten over deze deskundigheid (88% versus 12%). Vervolgens is ook een verdiepende statistische analyse uitgevoerd naar de onderlinge samenhang tussen meerdere variabelen. Verschillende variabelen (factoren die bevraagd zijn in de enquête) zijn in een model geplaatst om hun onderlinge samenhang te onderzoeken. Hiertoe is er een structureel model opgezet dat is getoetst met de maximum likelihood method in computerprogramma AMOS 7.0. Met deze analyse werd een acceptabel model fit13 behaald zoals dit is weergegeven in figuur 4.3. Figuur 4.13

Verbanden tussen verschillende onderzochte factoren

13

The results obtained from testing the validity of a causal structure of the hypothesized model showed a good fit, X2(15) = 25.42, p > .05, X2/df = 1.70, SRMR = .07, TLI = .90, RMSEA = .09 (CI: .01, .11).


61


Het model geeft inzicht over hoe de factoren elkaar beïnvloeden. We zien dat de bedrijfsgrootte sterk correleert op het hebben van een eigen ICTfunctionaris (.54). Verder zie we dat bedrijfsgrootte en benodigde deskundigheid bij invoering van de toepassing sterke invloed hebben op de uitbesteding aan een intermediair. Het hebben van een eigen ICT-functionaris, de benodigde deskundigheid en de houding t.o.v. ICT zijn vervolgens van invloed op de invoering van de toepassing. De overige invloedsrelatie tussen de verschillende variabelen is niet significant. Op basis van het model kunnen we stellen dat: • Wanneer de bedrijfsgrootte van een bedrijf toeneemt het uitbesteden aan een intermediair ook toeneemt. • Wanneer de benodigde deskundigheid binnen een bedrijf hoger is dan heeft dit een positief effect op de invoering van de toepassing. • Wanneer de benodigde deskundigheid binnen een bedrijf hoger is dan zal een bedrijf ook meer taken uitbesteden aan een intermediair. • Wanneer bedrijven beschikken over een eigen ICT-functionaris dan heeft dit een positief effect op de invoering van de toepassing. • Zodra de houding van bedrijven ten aanzien van ICT in het algemeen positiever is, dan zal dit een positief effect hebben op de invoering van de toepassing. • Naar mate de invoering van de toepassing binnen een bedrijf beter verloopt, zal het bedrijf ook eerder geneigd zijn om de toepassing weer te gebruiken. • De benodigde deskundigheid in een bedrijf heeft impact op de invoering van de toepassing. Wanneer de deskundigheid toeneemt, zal de invoering beter verlopen. • De benodigde deskundigheid in een bedrijf heeft impact op de mate van uitbesteding aan een intermediair. Wanneer de deskundigheid toeneemt, zal meer uitbesteed worden aan een intermediair. Niet ‘administratieve lastenreductie’ maar vooral ‘invoeringsaspecten’ spelen een rol in de waardering van de invoering en de bereidheid van bedrijven tot het wederom gebruiken van de toepassing. Een nadere toelichting van de verdiepende analyses vindt u in bijlage IV.

4.10 Samenvatting Voor zover de bespreking van de resultaten van de enquête onder bedrijven die gebruik maken van de verschillende onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Uit de enquête komt allereerst naar voren dat van de deelnemende bedrijven bijna 45% van mening is dat de toepassing in de praktijk daadwerkelijk (enigszins) een bijdrage levert aan de reductie van administratieve lasten. Ongeveer een vijfde van de bedrijven is juist het tegenovergestelde van mening. De bedrijven zijn in overgrote meerderheid van mening dat het voor hen duidelijk is waarom de overheid een aantal gegevens van hen via de toepassing wil ontvangen. Ook bestaat er bij de ruime meerderheid van de bedrijven duidelijkheid over het tijdsbestek waarop de overheid de gegevens wil ontvangen.


62


De meeste geënquêteerde bedrijven zijn van mening dat het verhogen van de kwaliteit van door bedrijven aangeleverde gegevens, de verbetering van de prestaties van de achterliggende overheidsprocessen en het bevorderen van de effectiviteit van de wetgeving de belangrijkste doelstellingen zijn geweest die ten grondslag hebben gelegen aan de introductie van de toepassing. Wat verder opvalt, is dat relatief weinig bedrijven van mening zijn dat administratieve lastenreductie een belangrijke doelstelling is geweest. Volgens de meerderheid van de geënquêteerde bedrijven heeft bij de vormgeving van de toepassing vooral de nadruk gelegen op (1) vervanging van bestaande papieren berichtenstromen voor elektronische berichtenstromen en (2) het verhogen van de kwaliteit informatie-uitwisseling. Geen van de standaardisatie-innitiatieven heeft volgens de geënquêteerde bedrijven een belangrijke invloed gehad op de vormgeving van de toepassing. Veel bedrijven hebben overigens bij elk van de vormgevingsaspecten met neutraal of met weet niet geantwoord. We moeten daarom ook erg terughoudend zijn met formuleren van conclusies ten aanzien van deze ‘karakteristiek van de toepassing’. De verbetering van de kwaliteit van de gegevens die door bedrijven worden overgedragen aan de overheid wordt door de meeste geënquêteerde bedrijven genoemd als een belangrijke ontwikkeling die invloed zal hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Daarnaast is de meerderheid van de bedrijven van mening dat de toekomstige ontwikkeling van de toepassing beïnvloed wordt door ontwikkelingen betreffende een verbetering met betrekking tot wettelijke verplichtingen en een verbetering van zowel de efficiëntie als de effectiviteit van de huidige doelstelling van de toepassing. Opvallend is dat een verlaging van de administratieve lasten voor bedrijven door de kleinste groep geënquêteerde bedrijven genoemd wordt als factor die invloed heeft op de verdere ontwikkeling van de toepassing. De factor ‘de verplichting tot de mogelijkheid voor het aanleveren op papier’ is door de meeste bedrijven genoemd als een factor die een belemmerende werking heeft op de doorontwikkeling van de toepassing. Overigens gaat het hier om slechts 38% van de respondenten. Andere mogelijke belemmerende factoren scoren nog lager (tussen ongeveer 15% en 30%). De verdiepende statistische analyses hebben aangetoond dat niet ‘administratieve lastenreductie’ maar vooral ‘invoeringsaspecten’ een rol spelen in de waardering van de invoering en de bereidheid van bedrijven tot het wederom gebruiken van de toepassing. Naast een enquête hebben we nog op een andere wijze gekeken naar de invoering, het gebruik, de karakteristieken van en de bijdrage aan de reductie van administratieve lasten van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Zo zijn interviews afgenomen ambtenaren die nauw betrokken zijn bij de toepassingen, bijvoorbeeld in de rol van opdrachtgever, beleidsverantwoordelijke, informatiemanager of projectmanager. De resultaten van de interviews zijn in het volgende hoofdstuk weergegeven.


63


5

Resultaten interviews ambtenaren

In de periode van eind januari tot en met eind februari 2009 zijn interviews afgenomen met betrekking tot de zeven onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Alle geïnterviewden waren namens de desbetreffende (overheids)organisatie nauw betrokken bij de toepassing, bijvoorbeeld in de rol van opdrachtgever, beleidsverantwoordelijke, informatiemanager of projectmanager. Uit de interviews komt allereerst naar voren dat de meerderheid van de geïnterviewde ambtenaren (erg) positief is over de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Volgens hen leveren de toepassingen in de praktijk een belangrijke bijdrage aan de reductie van administratieve lasten voor bedrijven. Volgens de geïnterviewde ambtenaren zijn het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan bedrijven, het verlagen van administratieve lasten en de verbetering van de prestaties van de achterliggende overheidsprocessen de belangrijkste motieven voor de overheid geweest om de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid in te voeren. Vervolgens heeft de meerderheid van de geïnterviewden ambtenaren aangegeven dat het verhogen van de kwaliteit van het proces van informatieuitwisseling een belangrijke ontwikkeling is die samenhangt met de introductie van de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Daarnaast is er sprake van een grote nadruk op de vervanging van bestaande papieren berichtenstromen voor elektronische berichtenstromen. Door de meerderheid van ondervraagden ambtenaren is aangegeven dat de standaardisatie van ICT-interoperabiliteit de meeste invloed heeft gehad op de vormgeving van de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. De meeste ambtenaren zijn van mening dat een viertal ontwikkelingen invloed hebben op de toekomstige ontwikkeling van de onderzochte toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer, namelijk: verbetering van de efficiëntie van de huidige doelstelling; verbetering van de effectiviteit van de huidige doelstelling; een verlaging van de administratieve lasten voor bedrijven; en verbetering van de prestaties van overheidsprocessen (bijvoorbeeld het versnellen van het proces van terugbetaling, vergroten van de procescapaciteit). Een uitgebreider verslag van de resultaten van de interviews vindt u in bijlage V.


64

6


Conclusies en discussie

In dit hoofdstuk worden op basis van de bevindingen van de literatuurverkenning, individuele interviews en de digitale enquête allereerst conclusies getrokken. Vervolgens zullen een aantal concrete aanbevelingen worden gedaan ten aanzien van het elektronisch berichtenverkeer met de overheid. In het bijzonder zal hierbij aandacht zijn voor de wijze waarop toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid in de toekomst een bijdrage kunnen leveren aan de verbetering van de elektronische dienstverlening en een bijdrage kunnen leveren aan de reductie van administratieve lasten. Ten slotte worden een aantal handreikingen geven voor vervolgonderzoek.

6.1

Conclusies

In deze paragraaf worden de belangrijkste bevindingen van het onderzoek besproken. Dit gebeurt aan de hand van het beantwoorden van de onderzoeksvragen. Wat zijn de percepties van bedrijven aangaande de invoering en het (wederom) gebruik van toepassingen voor EBV met de overheid? Invoering van de toepassing Uit het onderzoek komt naar voren dat de meerderheid van de geënquêteerde bedrijven een (zeer) positieve perceptie heeft ten aanzien van de invoering en het gebruik van de onderzochte toepassingen. Bij de meeste bedrijven (61%) is de invoering van de toepassing goed tot zeer goed verlopen. Daarnaast is volgens de meeste bedrijven (53%) de invoering van de toepassing zo gegaan zoals zij van tevoren gedacht hadden. Vervolgens heeft de meerderheid van de bedrijven (64%) aangegeven dat de benodigde deskundigheid voor invoering van de toepassing binnen hun bedrijf aanwezig was. Gebruik van de toepassing De geënquêteerde bedrijven zijn in grote meerderheid (bijna 70%) van mening dat het voor hen duidelijk is waarom de overheid een aantal gegevens van hen via de toepassing wil ontvangen. Ook is een ruime meerderheid van de respondenten (ongeveer 71%) van mening dat er duidelijkheid is over het tijdsbestek waarop de overheid de gegevens wil ontvangen. Verder hebben de meeste bedrijven (bijna 60%) aangegeven dat de gegevens die zij via de toepassing moeten aanleveren aan de overheid aansluiten op de gegevens die zij vanuit hun eigen bedrijfsproces al beschikbaar hebben. Meer dan de helft van de respondenten (ongeveer 53%) is verder van mening dat de toepassing ervoor zorgt dat de ondernemer niet opnieuw gegevens hoeft aan te leveren bij de overheid (geen dubbele gegevensuitvraag). Minder dan de helft van de respondenten (48,0%) is van mening dat de hoeveelheid gegevens die de bedrijven moeten verstrekken aan de overheid in verhouding staat tot het doel van de toepassing. Ook is een minderheid van de respondenten (ongeveer 43%) van mening dat de toepassing zodanig is vormgegeven dat iedere ondernemer goed in staat is om hiermee te kunnen werken.


65


Volgens de bedrijven leidt de toepassing, in vergelijking met de oude werkwijze, vooral tot een verbetering op het gebied van de productiviteit van de administratieve handeling, gebruiksgemak en de hoeveelheid gebruikt papier. Slechts weinig bedrijven hebben aangegeven dat het gebruik van de toepassing een positief effect heeft (gehad) op de hoogte van de kosten bij de uitbesteding van de administratieve handelingen aan een intermediair en het rendement van de toepassing op de benodigde investeringen. Wederom gebruik van de toepassing Een ruime meerderheid van de geënquêteerde bedrijven (80%) zou (waarschijnlijk) wederom gebruik maken van de onderzochte toepassingen als zij hiervoor zelf de keuze zouden hebben. Wat zijn de percepties van bedrijven en ambtenaren aangaande de karakteristieken van toepassingen voor EBV met de overheid? Doelstellingen van de toepassing Het onderzoek heeft aangetoond dat volgens de meerderheid van de geenquêteerde bedrijven de nadruk van de onderzochte toepassingen vooral ligt op de verbetering van het functioneren van de overheid (het verder stroomlijnen van de overheidsprocessen). De meeste deelnemende bedrijven zijn van mening dat het verhogen van de kwaliteit van door bedrijven aangeleverde gegevens (58,0%), de verbetering van de prestaties van de achterliggende overheidsprocessen (53,7%) en het bevorderen van de effectiviteit van de wetgeving (50,0%) belangrijke doelen zijn die de overheid met de introductie van de toepassing voor ogen heeft gehad. Wat verder opvalt, is dat verhoudingsgewijs relatief weinig bedrijven (ongeveer een derde) van mening zijn dat de administratieve lastenreductie voor bedrijven een belangrijke doelstelling van de toepassing is. Volgens de geïnterviewde ambtenaren zijn het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan bedrijven, het verlagen van administratieve lasten en de verbetering van de prestaties van de achterliggende overheidsprocessen de belangrijkste motieven voor de overheid geweest om de onderzochte toepassingen in te voeren. Elk van deze doelstellingen is door de meerderheid van de geïnterviewden (7) genoemd als een (zeer) belangrijke doelstelling van de toepassing. Vormgeving van de administratieve infrastructuur Uit het onderzoek komt naar voren dat bij de vormgeving van de onderzochte toepassingen volgens de geënquêteerde bedrijven de nadruk vooral heeft gelegen op de eerste orde effecten van de inzet van ICT. Volgens de bedrijven ligt de introductie van de toepassing namelijk met name in het verlengde van ontwikkelingen met betrekking tot de verhoging van de kwaliteit van het proces van informatie-uitwisseling tussen bedrijven en de overheid (66%) en de vervanging van papierenberichtenstromen (50%). De meerderheid van de geïnterviewden ambtenaren (7) heeft aangegeven dat het verhogen van de kwaliteit van het proces van informatieuitwisseling tussen bedrijven en de overheid een belangrijke ontwikkeling is die samenhangt met de introductie van de onderzochte toepassingen. Daarnaast is er sprake van een grote nadruk op de vervanging van bestaande papieren berichtenstromen, de zogenaamde hoedanigheid van de gegevensdrager. Volgens vijf geïnterviewden hangt de introductie van de toepassing samen met het vervangen van papier. Daarnaast hangt volgens een vijftal geïnterviewden de introductie van een gegevensdistribu-


66


teur, waardoor gestandaardiseerd berichtenverkeer mogelijk wordt, nauw samen met de introductie van de toepassing. Standaardisatie-innitiatieven De beantwoording van de verschillende standaarden komt in grote lijnen overeen. Geen van de standaarden heeft volgens de geënquêteerde bedrijven een belangrijke invloed gehad op de vormgeving van de onderzochte toepassingen. Veel respondenten hebben bij elk van de vormgevingsaspecten met neutraal of met weet niet geantwoord. We moeten daarom ook erg terughoudend zijn met formuleren van conclusies ten aanzien van deze ‘karakteristiek van de toepassing’. Mogelijk vinden de bedrijven het moeilijk om in te kunnen schatten welke standaarden uiteindelijk een rol hebben gespeeld bij de vormgeving van de toepassing door de overheid. De helft van de ondervraagden ambtenaren heeft aangegeven dat de standaardisatie van de mogelijkheid om data en systemen tussen bedrijven en de overheid met elkaar te verbinden (ICT-interoperabiliteit) een belangrijke invloed heeft gehad op de vormgeving van de onderzochte toepassingen. Verder hebben vier ambtenaren aangeven dat zowel gestandaardiseerde definities van begrippen uit weten regelgeving als de standaardisatie op het gebied van de architectuur van de elektronische overheid volgens hen invloed hebben gehad op de vormgeving van de toepassing. Toekomstige ontwikkelingen De verbetering van de kwaliteit van de gegevens die door bedrijven worden overgedragen aan de overheid wordt door de meeste geënquêteerde bedrijven (ongeveer 62%) genoemd als een ontwikkeling die invloed heeft op de toekomstige ontwikkeling van de onderzochte toepassingen. Daarnaast is door een meerderheid van de bedrijven aangegeven dat nog drie andere ontwikkelingen invloed hebben op de verdere doorontwikkeling van de toepassing, namelijk: verbetering van de naleving met betrekking tot wettelijke verplichtingen (bijna 58%), verbetering van de efficiëntie van de huidige doelstelling van de toepassing (ongeveer 56%) en verbetering van de effectiviteit van de huidige doelstelling van de toepassing (bijna 56%). Opvallend is dat een verlaging van de administratieve lasten voor bedrijven door een minderheid van de respondenten (bijna 40%) genoemd wordt als factor die invloed heeft op de verdere ontwikkeling van de onderzochte toepassingen. Bij geen van de toekomstige ontwikkelingen is door de meerderheid van de geïnterviewde ambtenaren aangegeven dat deze een belangrijke invloed zullen hebben op de doorontwikkeling van de onderzochte toepassingen. Wel zijn vier ambtenaren van mening dat een viertal ontwikkelingen (enigszins) invloed hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing, namelijk: verbetering van de efficiëntie van de huidige doelstelling, verbetering van de effectiviteit van de huidige doelstelling, een verlaging van de administratieve lasten voor bedrijven, en verbetering van de prestaties van overheidsprocessen (bijvoorbeeld het versnellen van het proces van terugbetaling, vergroten van de procescapaciteit).14 14

Bij de eerste drie genoemde doelstellingen heeft overigens een even groot aantal geïnterviewden aangegeven dat deze onderdelen juist helemaal geen invloed zullen hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing (respectievelijk gaat het om 3, 4 en 3 ondervraagden).


67


Belemmerende factoren Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat volgens de meerderheid van de geënquêteerde bedrijven geen belemmerende factoren een belangrijke invloed zullen hebben op de toekomstige ontwikkeling van de onderzochte toepassingen. De verplichting tot de mogelijkheid voor het aanleveren op papier is een belemmering die het vaakst genoemd is. Maar het gaat hier nog niet om 40% van de bedrijven. De scores van de andere belemmeringen lopen uiteen van ongeveer 15% tot 30%. Bij elke belemmering heeft ongeveer een derde van de respondenten zich niet expliciet uitgelaten over de impact van de ontwikkeling op de introductie van de toepassing. Deze groep deelnemers hebben neutraal of met weet niet geantwoord. Uit de interviews komt naar voren dat slechts een beperkt aantal ondervraagde ambtenaren de verschillende factoren als een belemmering zien voor de toekomstige ontwikkeling van de onderzochte toepassingen. De twee factoren die door de meeste geïnterviewden als belemmerende factoren zijn genoemd zijn gebrek aan adequate wetgeving en de verplichting tot de mogelijkheid tot het aanleveren op papier. Bij beide factoren hebben overigens even veel geïnterviewden (4) aangegeven dat de factoren een belemmerende werking hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing dan het aantal geïnterviewden dat het tegenovergestelde van mening is. Wat zijn de percepties van bedrijven en ambtenaren aangaande de reductie van administratieve lasten door toepassingen voor EBV met de overheid in de praktijk? Uit het onderzoek blijkt dat de percepties van de geënquêteerde bedrijven ten aanzien van de reductie van administratieve lasten door de onderzochte toepassingen uiteenlopen. Van de geënquêteerde bedrijven is bijna 45% van mening dat de toepassing in de praktijk (enigszins) een bijdrage leveren aan de reductie van administratieve lasten. Ongeveer een vijfde van de bedrijven is juist het tegenovergestelde van mening. Vervolgens heeft bijna een derde van de bedrijven neutraal geantwoord. De geënquêteerde bedrijven hebben aangegeven dat de toepassing vooral tot een verbetering leidt op het gebied van de productiviteit van de administratieve handeling (54,0%) en gebruiksgemak (52,2%). Wat verder duidelijk naar voren is gekomen, is dat slechts een kleine groep respondenten van mening is dat de toepassing een positief effect heeft (gehad) op de hoogte van de kosten bij de uitbesteding van administratieve handelingen en het rendement van de toepassing op de benodigde investeringen. De meerderheid van de geïnterviewde ambtenaren is van mening dat de onderzochte toepassingen in de praktijk een bijdrage leveren aan de reductie van administratieve lasten voor bedrijven. Slechts ten aanzien van de GMS-toepassing is aangegeven dat de toepassing in de praktijk geen bijdrage levert aan de reductie van administratieve lasten voor bedrijven. Er zou niet wezenlijk iets veranderd zijn tussen de oude en nieuwe werkwijze, de toepassing zou slechts gezorgd hebben voor een andere elektronische wijze van aanleveren. Bovendien zou het gebruik van de toepassing voor bedrijven ook kosten met zich meebrengen.


68


Wat zijn belangrijke overeenkomsten en verschillen tussen de percepties van bedrijven en ambtenaren? Administratieve lastenreductie in de praktijk Het onderzoek heeft aangetoond dat over de mate waarin de onderzochte toepassingen in de praktijk een bijdrage leveren aan de reductie van administratieve lasten de meningen van de geënquêteerde bedrijven uiteenlopen lopen. Van de bedrijven is bijna 45% van mening dat de toepassing in de praktijk daadwerkelijk (enigszins) een bijdrage levert aan de reductie van administratieve lasten. Ongeveer een vijfde van de bedrijven is juist het tegenovergestelde van mening. Vervolgens heeft bijna een derde van de bedrijven neutraal geantwoord. Wat dit betreft ligt de beantwoording van deze vraag niet in het verlengde van de uitkomst van de vraag naar het wederom gebruik maken van de toepassing. Zo heeft namelijk de meerderheid van de bedrijven aangegeven waarschijnlijk (31,5%) of zeker (45,4%) weer van de toepassing gebruik te maken, als zij zelf de keuze zouden hebben. Uit een nadere statistische analyse is gebleken dat een (positieve) perceptie van bedrijven ten aanzien van de reductie van administratieve lasten niet bepalend is voor het wederom gebruik maken van de toepassing. Verder is uit het onderzoek naar voren gekomen dat de geïnterviewde ambtenaren overwegend positief zijn over de bijdrage die de onderzochte toepassingen in de praktijk leveren aan de reductie van administratieve lasten voor het bedrijfsleven. Volgens de ruime meerderheid van de ambtenaren (7) zorgt de toepassing in de praktijk daadwerkelijk voor een reductie van administratieve lasten voor bedrijven. Karakteristieken van de toepassing We zullen hieronder kort de belangrijkste overeenkomsten verschillen bespreken tussen de percepties van bedrijven en ambtenaren ten aanzien van Karakteristieken van de toepassing. Doelstellingen van de toepassing Bedrijven Verbetering van de prestaties van achterliggende overheidsprocessen Verhogen van de kwaliteit van door bedrijven aangeleverde gegevens Bevorderen van de effectiviteit van de wetgeving

Ambtenaren Verbetering van de prestaties van achterliggende overheidsprocessen Verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan bedrijven Verlagen van de administratieve lasten voor bedrijven

Het onderzoek heeft aangetoond dat zowel de geënquêteerde bedrijven als de geïnterviewde ambtenaren van mening zijn dat de verbetering van de prestaties van de achterliggende overheidsprocessen één van de belangrijkste doelstellingen is geweest bij de introductie van de onderzochte toepassingen. Verder komt naar voren dat bedrijven vooral voordelen zien voor het verder stroomlijnen van de overheidsprocessen (verhogen van de kwaliteit van door bedrijven aangeleverde gegevens en bevorderen van de effectiviteit van de wetgeving) dan dat deze voor hen als bedrijf (direct) een belangrijk voordeel biedt. Opmerkelijk is ook dat de ambtenaren van mening zijn dat een belangrijke doelstelling van de toepassing het verlagen van de administratieve lasten voor bedrijven is, terwijl bedrijven dit juist niet als een belangrijke achterliggende doelstelling van de toepassing zien.


69


Vormgeving van de administratieve infrastructuur Bedrijven Vervangen van papierenberichtenstromen Verhogen van de kwaliteit van het proces van informatie-uitwisseling

Ambtenaren Vervangen van papierenberichtenstromen Verhogen van de kwaliteit van het proces van informatie-uitwisseling De introductie van een gegevensdistributeur

Uit voorgaande blijkt dat zowel de meerderheid van de geïnterviewde ambtenaren als de meerderheid van de geënquêteerde bedrijven van mening is dat bij de vormgeving van de onderzochte toepassingen vooral de nadruk heeft gelegen op de eerste orde effecten van de inzet van ICT. De hoedanigheid van de gegevensdrager (vervanging van bestaande papieren berichtenstromen) en de technologische vernieuwing van de toepassing (verhogen van de kwaliteit van informatie-uitwisseling) zijn daarbij de belangrijkste vormgevingsaspecten. De ambtenaren hebben verder ook aangegeven dat de introductie van een gegevensdistributeur, waardoor gestandaardiseerd berichtenverkeer mogelijk wordt een belangrijke samenhangende ontwikkeling is. Verder is naar voren gekomen dat zowel de ambtenaren als bedrijven het herontwerp van (de keten van) processen, zondanig dat de overheid is staat is gegevens te presenteren die ze via derden heeft ingewonnen, als minst samenhangende ontwikkeling beschouwen. Standaardisatie-innitiatieven Het onderzoek heeft aangetoond dat geen van de standaardisatieinnitiatieven volgens de geënquêteerde bedrijven een belangrijke invloed heeft gehad op de vormgeving van de onderzochte toepassingen. De geïnterviewde ambtenaren hebben daarentegen aangegeven dat de standaardisatie van de mogelijkheid om data en systemen tussen bedrijven en de overheid met elkaar te verbinden (ICT-interoperabiliteit) de meeste invloed heeft gehad op de vormgeving van de toepassing. Daarnaast is volgens ongeveer een kwart van de geïnterviewde ambtenaren de standaardisatie op het gebied van de architectuur van de elektronische overheid belangrijk geweest bij de vormgeving van de toepassing. Toekomstige ontwikkelingen Bedrijven Verbetering van de efficiëntie van de huidige doelstelling van de toepassing Verbetering van de effectiviteit van de huidige doelstelling van de toepassing Verbetering van de naleving met betrekking tot wettelijke verplichtingen Verbetering van de kwaliteit (juistheid en volledigheid) van de gegevens die door bedrijven worden overgedragen aan de overheid

Ambtenaren Verbetering van de efficiëntie van de huidige doelstelling van de toepassing Verbetering van de effectiviteit van de huidige doelstelling van de toepassing Verbetering van de prestaties van overheidsprocessen Verlagen van administratieve lasten

Uit het voorgaande komt naar voren dat zowel de geënquêteerde bedrijven als de geïnterviewde ambtenaren van mening zijn dat de verbetering van de efficiëntie van de huidige doelstelling en de verbetering van de effectiviteit van de huidige doelstelling invloed zullen hebben op de toekomstige ontwikkeling van de onderzochte toepassingen. Daarentegen verschillen de ambtenaren en bedrijven wel qua mening over de invloed die het beleid omtrent de verlaging van administratieve lasten voor bedrijven


70


zal hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Een groot aantal van de geïnterviewde ambtenaren heeft aangegeven dat het beleid aangaande de reductie van administratieve lasten invloed heeft op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing, terwijl de meerderheid van de geënquêteerde bedrijven juist het tegenovergestelde van mening is. Daarnaast hebben bedrijven aangegeven dat ontwikkelingen rond de verbetering van de kwaliteit (juistheid en volledigheid) van de gegevens die door bedrijven worden overgedragen aan de overheid en de naleving met betrekking tot wettelijke verplichtingen invloed zullen hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Ambtenaren wijzen verder op de invloed van de verbetering van de prestaties van overheidsprocessen op de verdere doorontwikkeling van de toepassing. Belemmerende factoren Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat volgens de geënquêteerde bedrijven geen van de genoemde factoren belemmerend zullen werken op de toekomstige ontwikkeling van de onderzochte toepassingen. Wel zijn de twee belemmerende factoren die de hoogste score van de bedrijven hebben ontvangen, ook door de geïnterviewde ambtenaren het vaakst genoemd als mogelijke belemmeringen bij de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Het gaat hierbij om een gebrek aan adequate wetgeving en de verplichting tot de mogelijkheid tot het aanleveren op papier. Wat zijn belangrijke overeenkomsten en verschillen met de meting onder ambtenaren uit 2003? Doelstelling van de toepassing De resultaten van de studie onder ambtenaren komt in belangrijke mate overeen met de bevindingen van het onderzoek van Arendsen uit 2003. Ook bij dit onderzoek is allereerst naar voren gekomen dat volgens de ambtenaren de nadruk van de toepassing ligt op de verbetering van het functioneren van de overheid, in termen van de ‘verbetering van de prestaties van de overheidsprocessen’. Daarnaast hebben de geïnterviewde ambtenaren bij dit onderzoek aangegeven dat de reductie van administratieve lasten een belangrijke doelstelling van de toepassing is. Er is wel een verschil tussen beide studies. Bij onze meting in 2008 onder ambtenaren is verder als belangrijke doelstelling naar voren gekomen ‘het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan bedrijven. Bij het onderzoek van Arendsen uit 2003 is deze doelstelling niet als belangrijk aangemerkt, maar de doelstelling ‘verhogen van de kwaliteit van door bedrijven aangeleverde gegevens. Deze doelstelling is overigens wel bij onze studie genoemd door de geënquêteerde bedrijven als een belangrijke doelstelling van de toepassing. Vormgeving van de administratieve infrastructuur Uit het onderzoek van Arendsen onder ambtenaren uit 2003 is een vergelijkbaar beeld naar voren gekomen. Ook bij zijn onderzoek is er sprake van een grote nadruk op de vervanging van papier, de zogenaamde hoedanigheid van de gegevensdrager. In zowel de totale populatie als de twee afzonderlijke groepen (toepassing voor 2003 en toepassing vanaf 2003) die hij heeft onderzocht is de score rond de 50%. Dit duidt op een sterke focus op eerste orde effecten door de inzet van ICT. Dit wordt versterkt door de relatief hoge scores in onze studie en de studie van Arendsen voor het alternatief ‘verhoging van de kwaliteit van het proces van informatie-uitwisseling tussen bedrijven en de overheid’ (technologische vernieuwing van de toepassing).


71


Standaardisatie-innitiatieven Vergelijken we vervolgens de bevindingen van onze studie met de resultaten van het onderzoek van Arendsen onder ambtenaren in 2003, dan kan geconcludeerd worden dat bij beide studies nagenoeg dezelfde standaarden als belangrijk worden geacht door de ambtenaren. Voor onze onderzochte toepassingen (allen vanaf 2003) en de groep toepassingen vanaf 2003 die door Arendsen onderzocht zijn is naar voren gekomen dat volgens de geïnterviewde ambtenaren een tweetal standaarden de vormgeving van de toepassing hebben beïnvloed, namelijk: ‘gestandaardiseerde definities van begrippen uit weten regelgeving’ en ‘standaarden rond de architectuur van de elektronische overheid’. Verder komt uit beide studies naar voren dat ‘ICT-interoperabiliteit’ de vormgeving van de toepassing sterk heeft beïnvloed, althans voor de door Arendsen onderzochte toepassingen die voor 2003 operationeel waren (44%). Bij de toepassingen die vanaf 2003 operationeel werden, lag relatief veel minder nadruk op ICT interoperabiliteit (17%) en veel nadruk op de thema’s met betrekking tot standaardisatie van berichten en de architectuur van de elektronische overheid (24%).15 Toekomstige ontwikkelingen Vergelijken we de bevindingen van het onderzoek met de resultaten van het onderzoek van Arendsen uit 2003 dan komt naar voren dat bij beide meetmomenten de geïnterviewde ambtenaren van mening zijn dat een verlaging van de administratieve lasten en een verbetering van de prestaties van overheidsprocessen invloed zullen hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Er zijn overigens ook twee verschillen tussen beide studies naar voren gekomen. Bij de studie van Arendsen is voor beide groepen toepassingen (voor 2003 en vanaf 2003) door de geïnterviewde ambtenaren standaardisatie genoemd als een factor die invloed zal hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Bij onze studie is deze factor niet als beduidend naar voren gekomen. Onze studie heeft vervolgens aangetoond dat de efficiëntie en effectiviteit van de huidige doelstelling van de toepassing volgens de geïnterviewde ambtenaren invloed zal hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Bij het onderzoek van Arendsen is echter naar voren gekomen dat hier niet de nadruk op ligt bij de doorontwikkeling van de toepassing. Belemmerende factoren Het gebrek aan adequate wetgeving en de verplichting tot instandhouding van een papieren aanlevermogelijkheid werden bij dit onderzoek door de ambtenaren het vaakst genoemd als factoren die een belemmerende werking hebben op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Bij het onderzoek van Arendsen zijn deze factoren slechts door een klein percentage respondenten genoemd. Wat betreft de factor ‘een gebrek aan adequate wetgeving’ gaat het om 15% van de toepassingen operationeel voor 2003 en 10% van de toepassingen operationeel vanaf 2003. Bij de factor ‘verplichting tot de mogelijkheid tot het aanleveren op papier’ gaat het om respectievelijk 3% voor toepassingen operationeel voor 2003 en 9% voor toepassing operationeel na 2003.

15

Dit is volgens Arendsen (2008: 177) in lijn met de ontwikkeling waar duidelijk werd dat op netwerken transport niveau een hoge mate van standaardisatie is bereikt en dat onderzoek en praktijk zich meer en meer richten op de standaardisatie van berichten en processen.


72


Bij het bovengenoemde onderzoek van Arendsen zijn andere factoren naar voren gekomen als belemmerd bij de doorontwikkeling van de toepassing. Voor de toepassingen die in 2003 operationeel waren zijn de kosten voor implementatie en beheer de grootste belemmeringen (32%). Bij de andere groep toepassingen speelt deze factor nauwelijks. De leeftijd van de systemen, het gebruik van gesloten standaarden, maar ook het feit dat deze systemen zich reeds in de beheerfase bevinden, zijn hiervoor verklaringen. Voor de toepassingen die vanaf 2003 operationeel werden, is een gebrek aan richting en attitude bij e-overheidsinitiatieven de belangrijkste belemmering (40%).

6.2

Discussie

Dit onderzoek is een vervolgmeting van het onderzoek van Arendsen naar de effecten en karakteristieken voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Welke ontwikkelingen hebben plaatsgevonden en zijn deze (meer) gericht op verbetering van de kwaliteit van de elektronisch overheidsdienstverlening en/of administratieve lastenreductie? In deze paragraaf zullen we proberen een antwoord op deze vraag te formuleren. We doen dit door zowel te kijken naar de huidige bijdrage als de toekomstige rol en betekenis die toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid (kunnen) vervullen bij de verbetering van elektronische overheidsdienstverlening en de reductie van administratieve lasten voor bedrijven.

6.2.1 Huidige rol en betekenis Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat over de feitelijke reductie van de administratieve lasten de meningen van de geënquêteerde bedrijven uiteenlopen. Zo is 44% van de respondenten van mening dat de toepassing helemaal of enigszins bijdraagt aan de reductie van administratieve lasten. Ongeveer 20% is daarentegen van mening dat dit (helemaal) niet het geval is. De overige bedrijven hebben neutraal of met weet niet geantwoord (36%). De perceptie van bedrijven is dat vooral overheidsinterne doelen worden nagestreefd. Een meerderheid van de respondenten is van mening dat de toepassing voor elektronisch berichtenverkeer met name bijdraagt aan de verhoging van de kwaliteit van de door bedrijven aangeleverde gegevens, de verbetering van de prestaties van overheidsprocessen en bevordering van de effectiviteit van de wetgeving. Verlaging van administratieve lasten als mogelijke achterliggende doelstelling wordt slechts door een derde van de respondent genoemd. Eenzelfde beeld geld ten aanzien van de thema’s die van invloed zijn op de toekomstige ontwikkeling van de toepassing. Een ruime meerderheid van de geënquêteerde bedrijven verwacht met name beïnvloeding vanuit overheidsinterne thema’s en doelen (o.a. kwaliteit van aangeleverde gegevens en verbetering van naleving). De laagste scores zijn voor de verwachte invloed vanuit verlaging van administratieve lastenverlichting. De bedrijven zien van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid vooral voordelen voor het verder stroomlijnen van de overheidsprocessen. De ondernemers lijken ook meer in tijdwinst dan in totale kosten van de administratieve handelingen te redeneren (rende-


73


ment en beheerskosten zijn veelal bij de bedrijven niet bekend). De ‘eigenaren van de toepassingen’ (geïnterviewde ambtenaren) hebben overigens een veel positievere kijk op de bijdrage die toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid leveren aan de reductie van administratieve lasten voor het bedrijfsleven dan de geënquêteerde bedrijven.

6.2.2 Toekomstige rol en betekenis De reductie van administratieve lasten voor het bedrijfsleven is vaak één van de doelstellingen die de overheid voor ogen heeft met de invoering van elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Veelal hanteert zij daarbij als uitgangspunt dat papieren berichtenstromen vervangen moeten worden voor elektronisch berichtenstromen. Bij de vormgeving van de toepassing komt echter meer kijken dan alleen het vervangen van papierenberichtenstromen. Door een aantal van de respondenten is hier ook terecht op gewezen. “Er is geen wezenlijk verschil in de benodigde arbeid om enerzijds ene papieren of anderzijds een digitale aangifte in te vullen.” “Er moet nog steeds hetzelfde worden verwerkt als voorheen. Nu alleen niet meer op papier maar in de computer.” “Alle berichten moeten sowieso bewaard worden in de administratie, het maakt niet uit of dit nou digitaal of schriftelijk gebeurd.

Volgens een aantal van de geënquêteerde bedrijven heeft het ook geen enkele zin om een papierenaangifte om te zetten in een elektronisch aangifte, als vervolgens de uitvraag van gegevens alleen maar toeneemt. “Gemiddeld zal het een administratieve reductie kunnen opleveren, mits er niet een uitbreiding volgt van de gevraagde gegevens.” “Een aantal ICT toepassingen vergemakkelijkt de administratieve last voor het bedrijf. Daartegenover staat dat er steeds meer administratief (moet) worden vastgelegd.” “Er komen steeds meer regeltjes. En als het een keer goed werkt, dan hebben ze al weer wat nieuws uitgedokterd en begint de papierenrommel weer op nieuw.”

Wijzig niet alleen de wijze van aanlevering van gegevens maar ook de hoeveelheid gegevens (gegevensuitvraag) Wanneer een overheidsorganisatie besluit om een specifieke toepassing voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid in te voeren, dan is het raadzaam om niet alleen de papieren aangifte om te zetten in een elektronische aangifte (dus te kijken naar de gegevensdrager), maar tegelijkertijd ook de gegevensuitvraag te beperken. Beperk je als overheidsorganisatie tot het uitvragen van die gegevens die voor jouw aangifte noodzakelijk zijn en waar je nog niet over beschikt. Veel gegevens van bedrijven zijn bij verschillende overheidsorganisaties al voorhanden en hoeven dus niet nogmaals uitgevraagd te worden. Dit ongenoegen werd door verschillende van de geënquêteerde bedrijven geuit. “CLIENT levert ons niet echt een lastenverlichting op. Voor de introductie van CLIENT hoefde slechts een telefoontje naar de Plantenkundige Dienst te worden gepleegd, waarna vervolgens de lading en het fytosanitaire document werd gecontroleerd. Nu dienen veel ge-


74


gevens (ook die niet van belang zijn voor onze administratie) te worden vastgelegd in CLIENT.” “Gebundelde informatie i.p.v. verschillende stromen die niet synchroon lopen scheelt tijd en bevordert de administratieve snelheid.” “Er komen alleen maar administratieve lasten bij doordat elke overheidsinstantie (o.a. Dienst Regelingen, VWA, AID etc.) alle gegevens elektronisch wil ontvangen op hun eigen manier, waardoor je als ondernemer op diverse verschillende manieren dezelfde gegevens moet verzenden en opslaan.”

Formuleer duidelijke en haalbare doelstellingen ten aanzien van de inzet van ICT bij de verbetering van de overheidsdienstverlening en/of de reductie van administratieve lasten Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat het elektronificeren van het berichtenverkeer tussen bedrijven en de overheid niet automatisch leidt tot een verbetering van de overheidsdienstverlening en/of een administratieve lastenreductie voor het bedrijfsleven tot gevolg heeft ( althans volgens de perceptie van de geënquêteerde bedrijven). In een aantal gevallen leiden toepassing voor EBV zelfs tot onbedoelde neveneffecten (zie Arendsen, 2008). Een terechte vraag is dan ook of de mogelijkheden van elektronisch berichtenverkeer met de overheid (aan de reductie van administratieve lasten) niet te optimistisch worden ingeschat. Door de Commissie Regeldruk Bedrijven (2009)16 is deze vraag bevestigend beantwoord. Zij concludeert dat overheidsorganisaties de bijdrage van ICT-projecten aan lastenreductie nogal eens te optimistisch inschatten en de reductie later dan gedacht wordt gerealiseerd. In navolging van de commissie vinden wij het belangrijk dat de effecten van (ICT-)projecten (op regeldruk) beter in kaart worden gebracht: “De commissie constateert dat de effecten van ICT-projecten op de vermindering van regeldruk vaak optimistisch worden ingeschat en de implementatie van ketenprojecten traag verloopt vanwege knelpunten die niet veel meer met ICT zelf van doen hebben, zoals onvoldoende draagvlak, onvoldoende inzicht op een overtuigende business case, organisatorische veranderingen, standaardisatie en kennisbehoefte over implementatie. De praktijk van ICT en regeldruk is dus weerbarstig. Daarom is naast een goede samenwerking in de keten het hebben van een beoordelingskader ook belangrijk.”

Momenteel worden hiertoe belangrijke stappen gezet. De Regiegroep Regeldruk ontwikkelt samen met de ministeries van BZK en EZ een beoordelingskader voor ICT projecten. Het doel hiervan is het bepalen en versterken van de bijdrage van (ICT-)projecten aan de vermindering van regeldruk. Zorg ervoor dat de gegeven die bedrijven via de toepassing moeten aanleveren aan de overheid aansluiten op de gegevens die de bedrijven vanuit hun eigen bedrijfsproces al beschikbaar hebben Wanneer gekozen wordt tot een elektronische wijze van informatieuitwisseling tussen bedrijven en overheden dan is het belangrijk dat de wijze van gegevensuitvraag aansluit op de primaire bedrijfsprocessen en bedrijfsmatig gegenereerde gegevens van de bedrijven. Maar is dit in de 16

Commissie Regeldruk Bedrijven. Brief aan de staatssecretaris van Economische Zaken. Onderwerp: Regeldruk Bedrijven en ICT. ’s-Gravenhage, 25 mei 2009.


75


dagelijkse uitvoeringspraktijk wel het geval? Uit ons onderzoek is naar voren gekomen dat dit lang niet altijd het geval is. De meerderheid van de geënquêteerde bedrijven (bijna 60%) heeft weliswaar aangegeven dat de gegevens die zij via de toepassing moeten aanleveren aan de overheid aansluiten op de gegevens die zij vanuit hun eigen bedrijfsproces al beschikbaar hebben, maar toch hebben ook een aantal ondernemers aangegeven problemen te ondervinden met het aanleveren van gegevens uit hun eigen bedrijfsadministratie aan de overheid. “Systeem sluit soms niet helemaal aan op andere soortgelijke overheidssystemen.”

De Commissie Regeldruk Bedrijven (2009) heeft ook aangegeven dat de vraag van de overheid naar gegevens van bedrijven en de wijze waarop bedrijven gegevens genereren onvoldoende op elkaar aansluiten. “Een belangrijk knelpunt is de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen bedrijven en overheden nu verloopt. De overheid heeft voor haar beleidsontwikkeling, de uitvoering van haar taken (wetgeving, toezicht, inspecties) en beleidsverantwoording gegevens van bedrijven nodig. Daarbij wordt niet gekeken naar welke gegevens bedrijven uit zichzelf – dat wil zeggen de interne gegevensstroom voor het bedrijfsproces – kunnen genereren. Daar komt bij dat bedrijven op dit moment met tal van verschillende vormen van gegevensuitvraag vanuit tal van overheidsinstanties te maken hebben.”

Volgens de Commissie is het belangrijk om een fundamentele omslag in beleid, uitvoering en regelgeving te maken, door uit te gaan van de primaire processen en de gegevens in de administraties van bedrijven. Werk van buiten naar binnen. Hierbij is het volgens haar belangrijk dat met ICT de mogelijkheden worden benut om te komen tot een nieuwe werkwijze, waarbij gegevens die de overheid van bedrijven nodig heeft klaargelegd kunnen worden door bedrijven en opgehaald kunnen worden door overheden. Vervolgens is het ook belangrijk dat de begrippen die de overheid hanteert aansluiten bij het meest gangbare of gemiddeld dominante begrip in het bedrijfsleven en dat de begrippen in het elektronisch berichtenverkeer in ketens en netwerken meervoudig toepasbaar zijn. Leg de focus meer op het verbeteren van de (elektronische) overheidsdienstverlening in plaats van het reduceren van de administratieve lasten (voor bedrijven) Is de term ‘administratieve lastenreductie’ inmiddels niet een veel te achterhaalde en/of beladen term geworden? Is verbetering van efficiëntie en de effectiviteit van overheidsprocessen niet een beter argument om te kiezen voor elektronisch berichtenverkeer? Uiteindelijk is zowel de overheid als het bedrijfsleven vooral gebaat bij een overheid die efficiënt, doelmatig en klantgericht werkt. Dit kan voor beide partijen voordelen betekenen qua tijd (inspanning) en kosten. Administratieve lastenreductie kan beter gezien worden als een onderliggende doelstelling van de kwaliteitsverbetering van (e-) overheidsdienstverlening.

6.3

Reflectie

De resultaten van dit onderzoek geven overheidsinstellingen inzicht in de percepties van bedrijven en ambtenaren aangaande toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Op een aantal punten biedt het onderzoek ook concrete aanknopingspunten om de (elektroni-


76


sche) overheidsdienstverlening aan bedrijven te verbeteren. Zowel vanuit het perspectief van het verbeteren van de kwaliteit van de overheidsdienstverlening als het perspectief van de vermindering van de administratieve lasten voor het bedrijfsleven geven de resultaten van het onderzoek belangrijk inzichten. Bij het onderzoek is een beperkt aantal toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid bestudeerd. Een aantal van deze toepassingen kent ook een relatief lager respons. Dit brengt met zich mee dat de bevindingen van het onderzoek niet gegeneraliseerd kunnen worden naar alle toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Wel is gestreefd naar geldige kennis, in de zin dat generalisaties mogelijk zijn naar de verschillende verschijnselen die in het onderzoek zijn betrokken (vergelijk Van der Veen: 1988, 1990). Voor het uitzetten van de enquête zijn adressen van gebruikers van de onderzochte toepassingen vergaard bij verschillende overheidsinstanties (eigenaren van de toepassingen). Om verschillende redenen was het verkrijgen van adressen een erg arbeidsintensieve exercitie. Bij de verschillende instanties is allereerst gevraagd om toestemming voor het vrijgeven van adressen ten behoeve van het onderzoek. Vervolgens is met deze ‘vrijwaring’ gericht binnen de betreffende organisaties een verzoek uitgezet voor het krijgen van een adressenbestand. Er is voor gekozen om bij het onderzoek niet expliciet naar feitelijke reductiecijfers te kijken, maar de focus te leggen op de beleving (perceptie) van bedrijven en ambtenaren aangaande verschillende aspecten van dergelijke toepassingen. De overweging hierbij is dat voor het vereenvoudigen van weten regelgeving het niet alleen van belang is om te weten hoeveel tijd en geld een ondernemer kwijt is aan een specifieke informatieverplichting, maar ook wat de beleving van de ondernemer is ten aanzien van de betreffende informatieverplichting. Deze keuze roept wel een aantal vragen op. In hoeverre leveren de toepassingen (volgens berekeningen van het kabinet) in de praktijk een bijdrage aan de reductie van administratieve lasten (gemeten in kosten en tijd die gemoeid is met de informatieverplichtingen voor het bedrijfsleven)? In hoeverre komen de percepties van de bedrijven over de bijdrage die toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid leveren op de administratieve lasten voor het bedrijfsleven overeen met de feitelijke reductiecijfers? Is er daadwerkelijk sprake van een reductie of ervaren bedrijven dit slechts en hebben zij eigenlijk geen (goed) zicht op de werkelijke besparing (kosten en tijd) van de toepassing?

6.4

Aanbevelingen voor vervolgonderzoek

Naar (toepassingen van) elektronisch berichtenverkeer met de overheid is nog relatief weinig onderzoek gedaan. Dit onderzoek levert nieuwe kennis over de percepties van ambtenaren en bedrijven over toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Hiermee ontstaat meer inzicht over de relatie van bedrijven met de zich ontwikkelende elektronische overheid. Vervolgonderzoek zou vorm kunnen krijgen in een herhaalmeting. Over bijvoorbeeld drie jaar zou een vergelijkbaar onderzoek uitgevoerd kunnen worden om te zien in hoeverre veranderingen zich hebben voorgedaan en


77


of deze meer gericht zijn op verbetering van de overheidsdienstverlening en/of administratieve lastenreductie. Een nieuwe meting geeft de mogelijkheid om ontwikkelingen in de tijd te presenteren. De vervolgmeting zou ook uitgebreid kunnen worden met een nieuwe set toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Bovendien is het aan te raden om meer diepgaand onderzoek te doen naar de bijdrage die toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid leveren aan de reductie van administratieve lasten voor bedrijven. Naast percepties van bedrijven zal ook naar feitelijke reductiecijfers gekeken kunnen worden. Komen de percepties van bedrijven overeen met de administratieve lastenreductie berekeningen van de overheid, of laten deze juist belangrijke verschillen zien/ Tot slot is het aan te raden om een internationale studie te doen naar het gebruik van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid. Welke toepassingen worden in andere (Europese) landen gebruikt? In hoeverre leveren deze toepassingen een bijdrage aan de verbetering van de overheidsdienstverlening en/of administratieve lastenreductie voor bedrijven? Wat zijn belangrijke overeenkomsten en verschillen tussen verschillende landen wat betreft bijvoorbeeld de invoering, het gebruik, de karakteristieken van en de bijdrage aan de reductie van administratieve lasten van toepassingen voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid?

Dankwoord Op deze plaats willen wij iedereen bedanken die op één of andere wijze heeft gelopen bij de uitvoering van het onderzoek en/of het schrijven van deze rapportage. In de eerste plaats zijn wij dank verschuldigd aan de begeleidingscommissie van het onderzoek, bestaande uit de leden: • Drs. Linda Lichtenberg (Belastingdienst); • Drs. Erik Wijnen (Ministerie van Economische Zaken); • Prof. Dr. Ronald Leenes (Universiteit van Tilburg); • Dr. Ir. Rex Arendsen (Center for e-Government Studies). Hun advies bij de uitvoering van het onderzoek en review van verschillende tussenrapportages hebben wij als erg waardevol ervaren. Vervolgens willen wij alle geïnterviewde ambtenaren en geënquêteerde bedrijven bedanken voor hun deelname aan het onderzoek. Zonder hen was dit onderzoek niet mogelijk geweest. Ook zijn we dank verschuldigd aan de personen die advies hebben gegeven bij de uitvoering van het onderzoek en/of de verschillende conceptrapportages hebben gereviewd. In het bijzonder gaat hierbij onze dank uit naar: • Jurjen Jansen MSc (Center for e-Government Studies); • Dr. Lidwien van de Wijngaert (Center for e-Government Studies); • Drs. Eltina Dijkstra (Belastingdienst); • Peter Scholte MBA (Belastingdienst); • Dr. Piet Kommers (Universiteit Twente).


78


Ten slotte gaat onze dank uit naar dr. Oscar Peters voor de ondersteuning bij de uitvoering van verschillende aanvullende statistische analyses. Hiermee heeft onze analyse en verslaglegging van de onderzoeksbevindingen een belangrijke verdieping gekregen.


79


Referenties Arendsen, R. (2008). Geen bericht, goed bericht. Een onderzoek naar de effecten van de introductie van elektronisch berichtenverkeer met de overheid op de administratieve lasten van bedrijven. Vossiuspers UvA – Amsterdam: University Press. Boerderij (2003) De regelingen, goed om te weten. In: weekblad voor de landbouw, special april 2003. Boog, J.J. en Lin, M.H.H. van. Reductie administratieve lasten door ICT. ISBN: 90-371-0800-8. Bestelnummer: A0012. Zoetermeer: EIM. CBS (1995). Van papier naar digitaal … dat loont, Respons. Heerlen: Centraal Bureau voor de Statistiek. Commissie Administratieve Lasten (Commissie Slechte) (1999a). De papierberg te lijf, Tussenrapportage Deel II. Den Haag. Commissie Administratieve Lasten (1999b). Branche-overstijgende initiatieven en Branche-specifieke projecten, Tussenrapportage Deel II. Den Haag. Commissie Administratieve Lasten (1999c). Regels zonder overlast, Eindrapportage van de Commissie Administratieve Lasten. Den Haag. Dijk, J.A.G.M. van (2001). E-government. In: Bouwman, H., Dijk, J.A.G.M., van, Hoof, B. van der Wijngaert, L. van de, ICT in Organisaties: adoptie, implementatie, gebruik en effecten. Amsterdam: Boom. EIM (1998). Verlicht ICT administratief leed van bedrijven?, onderzoek in het kader van Elektronische Heerendiensten, in opdracht van het Ministerie van Financiën, Zoetermeer. Gemengde Commissie Allez (2003). Meer ondernemerschap met minder regels, Rapportage implementatieplannen administratieve lasten EZregelgeving. HBAG (2005). Exportgegevens voor HBAG en CBS nu in een keer versturen, via elektronisch postkantoor van de overheid, Groot Handelsblad, Vereniging van Groothandelaren in Bloemkwekerijprodukten, Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel (HBAG). Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten (IPAL) (2003). Meten is weten, handleiding voor het definiëren en meten van administratieve lasten voor het bedrijfsleven. Den Haag: Ministerie van Financien. Mathijssen, L., Dael, R. van, Heijink, F. (2004). Andere overheid, andere bedrijven, andere systemen, Over het Programma CLIENT: een geslaagde samenwerking om grenscontroles te verbeteren, parernote nr. 16. ’sGravenhage: Het Expertise Centrum. Ministerie van Economische Zaken (1999). Reactie kabinet op tussenrapportage Commissie Administratieve Lasten, Tweede Kamer, vergaderjaar 1999-2000, 24 036, nr. 138, Den Haag. Ministerie van Economische Zaken (2004). De Rijksbrede ICT-agenda, Tweede Kamer, vergaderjaar 2003-2004, 26643, nr. 47. Den Haag. Ministerie van Economische Zaken (2006). Factor ICT. Den Haag: Directoraat-generaal Energie en Telecom. Ministerie van Financiën (2004). Meer ruimte voor ondernemers door minder lasten, Tweede Kamer, vergaderjaar 2003-2004, 29515, nr.1. Den Haag. Ministerie van Financiën (2005). Vermindering administratieve lasten: nu volle kracht vooruit, Kabinetsplan aanpak administratieve lasten, Tweede Kamer, vergaderjaar 2004-2005, 29515, nr. 59. Den Haag.


80


Ministerie van Financiën (2006). Dit willen we nog even kwijt, Kabinetsplan aanpak administratieve lasten, Tweede Kamer, vergaderjaar 20062007, 29515, nr.162. Den Haag. Ministerie van Financiën (2007). Merkbaar minder regeldruk!, Kabinetsplan aanpak administratieve lasten, Tweede Kamer, vergaderjaar 2006-2007, 29515, nr. 202, Den Haag. Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (2003). Documentatie, Themadag Elektronisch Berichtenverkeer LNV, 5 februari 2003. Ministerie van Verkeer en Waterstaat (2003a). Informatiestromen Goederenvervoer- en Verkeer, Tussenrapportage. ‘’s-Gravenhage. Ministerie van Verkeer en Waterstaat (2003b). Informatiestromen en – processen binnen de overheidcommunity, Inputdocument voor de overheidscommunity. Den Haag: Directoraat-generaal Goederenvervoer. Nijsen, A.F.M. (2003). Dansen met de Octopus, Een bestuurskundige visie op informatieverplichtingen van het bedrijfsleven in de sociale rechtsstaat. Delft: Eburon. OECD (2007). Netherlands, OECD e-Government Studies, ISBN 978-9264-03028-2, Organisation for Economic Co-operation and Development. Rijksvoorlichtingsdienst (2005). Informatie handelsregister elektronisch aanleveren en verkrijgen, persbericht ministerraad, Ministerie van Economische Zaken, 18 februari 2005. Rijkswaterstaat (2002). Papierarm varen, de toekomst van de binnenvaart, Scheepvaart en Transport Informatie Services, Adviesdienst Verkeer en Vervoer, CD-ROM. Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden (1998). Instellingsregeling Commissie Administratieve Lasten, nr. 232, p. 9. Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden (2003a). Wijzigingen van enkele belastingwetten c.a. (Belastingplan 2004), nr. 526, p. 9. Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden (2003b), Besluit gegevensverwerking CBS, nr. 552, jaargang 2003. Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden (2004a). Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, nr. 214. Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden (2004b). Wet op het Centraal bureau voor de statistiek, nr. 695. Staatscourant (2004). Regeling Wijziging diverse veterinaire regelingen, met betrekking tot procedures voor veterinaire controles in de grensinspectieposten, nr. 189. Staatscourant (2004). Regeling statistieken goederenvervoer, nr. 252, 29. Stevens, L.G.M. (2005). De top 10 van hinderlijke regels, Aanbevelingen aan het kabinet voor de aanpak van de meest hinderlijke nalevingskosten voor ondernemers, Commissie Stevens. Veen, R.J. van der. (1988). Intensieve benadering. In: W. Derksen et al., De praktijk van onderzoek. Groningen. Veen, R.J. van der (1990). De sociale grenzen van beleid. Leiden/Antwerpen. Verschuren, P en Doorewaard, H. (2004). Het ontwerpen van een onderzoek. Derde druk, vijfde oplage. Utrecht: Uitgeverij LEMMA BV.


Percepties van bedrijven over elektronisch berichtenverkeer met de overheid Deelrapport 1: resultaten

Recommend Documents