SMK Kelas XI AP2
PERANGKAT RPP SMK NEGERI 5 MADIUN
MELAKUKAN KEGIATAN SURAT MENYURAT
Standar Kompetensi : Memahami dokumen pada administrasi perkantoran
Penyusun: Lisa Wulandari 120412423502
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITASmarsya NEGERI MALANG 2014 i
Kata Pengantar Puji syukur saya panjatkan kehadirat Alloh S.W.T, karena dengan menyelesaikan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) ini, untuk memenuhi tugas matakuliah Media Pembelajaran Administrasi Perkantoran Berbasis TIK yang dibimbing oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si. Dengan membuat Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) ini saya bertujuan untuk mendapatkan proses yang lebih baik dari diri sendiri dan juga dapat membantu mahasiswa lain sebagai referensi. Dalam RPP ini terdapat tiga asspek proses pembelajaran, yaitu aspek kognitif, afektif dan juga psikomotorik, sehingga diharapkan untuk peserta didik dapat meningkatkan keterampilan
berpikir,
keterampilan
proses,
psikomotor,
keterampilan
sosial
dan
menumbuhkembangkan perilaku berkarakter. Perangkat Rencana Pembelajaran (RPP) ini terdiri dari Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1: Penilaian Produk, LP-2: Penilaian Proses, LP-3: Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul. Dengan penuh kesadaran Saya rassa RPP ini masih belum sempurna, sehingga diharapkan pembaca bersedia untuk memberikan kritik dan saran. Semoga pembuatan RPP ini bermanfaat bagi penyusun serta pembaca.
Malang, 29 April 2014
Penulis
ii
Daftar Isi
halaman i ii 1 4 9 20 24 25 26 27
Kata Pengantar Daftar Isi Silabus Rencana Pelaksanaan Pembelajaran LK : Dasar-dasar surat menyurat LP-1: Penilaian Produk LP-2: Asesmen Kinerja Proses LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial Daftar Pustaka
28
ii
SILABUS Nama Sekolah Mata Pelajaran Program keahlian Kls/ Semester Alokasi Waktu Standar kompetensi Kompetensi Dasar
Melakukan
Materi Pembelajaran
: : : : : :
SMK Negeri 5 Madiun Administrasi Perkantoran Administrasi Perkantoran XI / 2 2 x 45 menit Memahami dokumen pada administrasi perkantoran
Kegiatan Pembelajaran
Indikator Pencapaian Kompetensi
penilaian Bentuk Contoh instrumen instrumen
1. Memahami Produk
kegiatan
dasar surat
surat
menyurat
mengenai surat
2. Memahami
surat menyurat
menyurat
Teknik
syarat dan fungsi surat
mengenai fungsi
3. Memahami
serta syarat surat
kriteria dan
yang baik
jenis-jenis
c. Pemahaman
surat
Sumber belajar
2x45
a. Pemahaman
b. Pemahaman
Alokasi waktu
menit
1. LK 1: Tes
Ters tulis
LP-1 : Produk
a. Pengertian surat menyurat b. Syarat dan fungsi surat yang baik
mengenai
c. Kriteria dan
kriteria dan
jenis-jenis surat
jenis-jenis surat
1
2. Kunci LK 1
Proses Melaksanakan kegiatan surat
Tes
Asesmen
LP-2 :
menyurat dalam
Kinerja
Proses
organisasi
Proses
maupun
3. LP 1 : Produk
4. LP 2 : Proses
perusahaan sesuai dengan prosedur meliputi
5. LP 3 :
persiapan alat
Psikomotor
tulis kantor, pengetikan,
6. LP 4 :
pengiriman surat.
Pengamatan Perilaku
Psikomotor Melakukan kegiatan atau
Tes
Asesmen
LP-3 :
pembuatan surat
Kinerja
Psikomoto
secara sistematis
Psikomoto
r
sesuai dengan
r
ketentuan dalam pembuatan surat
2
7. LP 5 : Pengamatan Perilaku Sosial
yang baik dan
Pengam
benar
atan
LP-4 : Pengamata Pengamata
Afektif
n perilaku
n perilaku
Karakter
berkarakte
berkarakte
1. Teliti, tekun,
r
r
cekatan 2. Jujur 3. Disiplin
Pengam
4. Kreatif
atan Pengamata
Keterampilan Sosial Kreatif,
n
menyumbang ide
Keterampi
atau pendapat,
lan Sosial
mampu menjaga rahasia, melayani permintaan informasi, teliti dalam pembuatan suratdengan syarat dan aturan dalam pembuatan surat.
3
8. Silabus
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran Satuan Pendidikan
: SMKN 5 Madiun
Mata Pelajaran
: Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester
: Kelas XI / AP2
Mata Pelajaran
: Administrasi Perkantoran
Alokasi Waktu
: 2 x 45 menit
I. Standar Kompetensi II. Kompetensi Dasar
: Melakukan prosedur administrasi perkantoran : Melakukan kegiatan surat menyurat
III. Indikator A. Kognitif 1. Produk: a. Pemahaman mengenai pengertian surat menyurat b. Pemahaman mengenai fungsi dan syarat-syarat surat yang baik. c. Pemahaman mengenai kriteria surat surat. d. Pemahaman mengenai jenis-jenis surat 2. Proses: Melaksanakan kegiatan surat menyurat dalam organisasi maupun perusahaan sesuai dengan prosedur meliputi : a. Persiapan peralatan ATK b. Pengetikan. c. Pengiriman surat. B. Psikomotor Melakukan kegiatan atau pembuatan surat secara sistematis sesuai dengan ketentuan dalam pembuatan surat yang baik dan benar C. Afektif 1.
Karakter Diharapkan siswa dapat mempunyai dan dapat mengembangkan sikap dan
berkarakter sebagai sekretaris meliputi : a. Teliti b. Tekun c. Jujur 4
d. Disiplin 2.
Setelah mengikuti proses belajar mengajar, diharapkan peserta didik dapat meningkatkan kemampuan sosialnya, seperti :
a. Kemampuan berkomunikasi b. Kemampuan berkerjasama c. Kemampuan melayani
IV. Tujuan Pembelajaran: A. Kognitif 1. Produk: a. Siswa dapat mendeskripsikan pengertian surat menyurat dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. b. Siswa dapat menjelaskan fungsi dan syarat-syarat surat yang baik dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. c. Siwa dapat menjelaskan kriteria surat dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. 2. Proses Disediakan semua kebutuhan perlengkapan kantor sehingga siswa dapat melakukan pembuatan surat dengan langkah dan syarat serta aturan dalam pembuatan surat yang baik dan benar sesuai rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2, proses meliputi : Persiapan ATK, pengetikan, serta pengiriman surat. B. Psikomotor Disediakan semua kebutuhan perlengkapan kantor seperti komputer, Alat Tulis Kantor (ATK). Siswa dapat melakukan kegiatan surat menyurat sesuai dengan syarat dan aturan pembuatan surat yang baik dan benar yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor. C. Afektif 1. Karakter: Dalam aspek afektif ini terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter sebagai
5
sekretaris yang teliti, tekun, cekatan, jujur, disiplin, kreatif dan inovatif sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.. 2. Keterampilan sosial: Dalam aspek ketrampilan ini, terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai dapat membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku ketrampilan berkomunikasi, bertanya, dan melayani sesuai dengan LP 5: Keterampilan Sosial. V. Model dan Metode Pembelajaran: Model Pembelajaran
: Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)
Metode Pembelajaran : Tugas proyek berupa simulasi pembuatan surat sesuai dengan prosedur perusahaan atau instansi.
VI. Bahan -
Lembar Kerja Siswa
VII. Alat :
Komputer
Alat Tulis Kantor (ATK)
VIII. Proses Belajar Mengajar A. Pendahuluan
Penilaian Kegiatan
oleh pengamat
1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, 1 keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian surat menyurat, fungsi beserta syarat surat dan kriteria surat yang baik sesuai dengan prosedur perusahaan. (Fase 1 MPK) 2. Guru memberikan penjelasan bahwa penulisan surat yang baik tidak hanya sekedar menulis surat, melainkan harus sesuai dengan ketentuan dalam penulisan surat. Agar surat tersebut bisa diterima dan dipahami dengan baik oleh pembaca atau penerima surat. (Fase 1 MPK)
6
2
3
4
B. Inti Penilaian Kegiatan
oleh pengamat 1
2
3
4
a. Peserta didik menyampaikan pengetahuannya mengenai pengertian, fungsi beserta syarat, dan kriteria surat yang baik. (Fase 2 MPK) b. Guru memberikan informassi tentang pengertian, fungsi beserta syarat, jenis dan kriteria surat yang baik. (Fase 3 MPK) c. Mengoordinasikan peserta didik ke dalam kelompok kooperatif. Setiap kelompok terdiri dari 2-3 peserta didik, memberi tugas kelompok untuk mendiskusikan mengenai pekerjaan surat menyurat dalam perusahaan sesuai dengan prosedurnya. (Fase 4 MPK) d. Meminta peserta didik mengerjakan LKS sebagai tindakan dalam menarik kesimpulan proses mengajar yang berjalan dan untuk mengetahui sejauh mana pemahaman peserta didik. e. Melakukan evaluasi dengan cara meminta peserta didik mengumpulkan hasil dari tugas tersebut dan melihat hasil atau jawaban peserta didik pada LK.
C. Penutup Penilaian Kegiatan
oleh pengamat
Menutup pelajaran dengan menyampaikan materi apa yang akan diajarkan
1
pada pertemuan minggu depan, sehingga peserta didik dapat mempelajari materi yang akan diajarkan
X . Sumber Pembelajaran a. LK : Pengertian surat menyurat, fungsi serta syarat surat yang baik, kriteria dan jenis-jenis surat b. Kunci LK 7
2
3
4
c. LP 1 : Produk d. LP 2 : Proses e. LP 3 : Psikomotor f. LP 4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter g. LP 5 : Pengamatan Keterampilan Sosial h. Tabel Spesifikasi Penilaian i. Silabus
Daftar Pustaka Suparto,SPd. 2006. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Resmi, Bandung: Mandar maju TW,Solchan dan Soedjito.2004.Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya Arifin,E.Zaenal.1990.Penggunaan Bahasa Indonesia dalam surat Dinas.Jakarta:Ademika Pressindo Dalman. 2011. Ketrampilan Menulis.BandarLampung.UM Lampung Press
8
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________ Lembar Kerja 1 : Dasar Pembuatan Surat Tujuan : 1.
Dapat memahami pengertian surat menyurat
2.
Dapat mengetahui fungsi dan syarat surat
3.
Dapat mengetahui kriteria surat yang baik
4.
Dapat membuat surat dengan baik dan benar
Rumusan Masalah :
Bagaimana cara melakukan kegiatan surat menyurat yang baik dan
benar ? Langkah – langkah : 1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang pengertian surat menyurat. 2. Siswa diminta menjelaskan fungsi dan syarat-syarat surat. 3. Siswa diminta mendeskripsikan kriteria surat yang baik 4. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis bagaimana cara membuat surat yang baik sesuai dengan syarat dan aturan yang ada.
Analisis : 1.
Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan surat menyurat?
.
.............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. 2.
Apakah fungsi surat serta syarat apa yang ada dalam pembuatan surat ? .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................
9
3.
Bagaimana kriteria bahasa surat yang baik ? .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
4. Dalam sebuah perusahan ada beberapa jenis surat, sebutkan jenis-jenis surat yang anda ketahui ! .............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. 5. Buatlah contoh surat dalam perusahaan sesuai dengan syarat pembuatannya ! .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................
10
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
Kunci Lembar Kerja 1 : Dasar Surat Menyurat
1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan surat menyurat? Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang atau kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni: 1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar. 2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orangorang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang. Koresponden Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi. 2.
Apakah fungsi serta syarat surat yang baik ? 1. Fungsi surat:
a. Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi. Surat merupakan duta wakil secara tertulis dari organisasi atau instansi ataupun perusahaan misalnya:perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau seorang pelamar kerja, cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran kerja kepada sebuah perusahan atau instansi. b. Surat sebagai alat pengingat. Dimana surat-surat yang telah diterima harus disampaikan atau diarsipkan pada arsip yang diterima, sehingga bila diperlukan atau ada sesuatu masalah yang diperlukan surat dapat dicari atau dibaca kembali. c. Surat sebagai dokumen historis. Dimana surat yang telah diarsipkan juga dapat menjelaskan perkembanganperkembangan masa lalu. Contoh neraca perusahaan dapat menjelaskan rugi laba perusahaan, teks Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia dan sebagainya. 11
d. Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya. e. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan sesuatu. Contoh surat keputusan, surat instruksi, surat pemerintah dan sebagainya. f. Surat sebagai media komunikasi. Sebagaiman kita ketahui bahwa setiap organisasi perlu mempunyai tujuan, untuk mencapai tujuan tersebut organisasi harus mengadakan kerjasama, baik antara sesama sesama mereka dalam organisasi maupun dengan pihak luar. Sedangkan untuk melaksanakan harius ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan dengan hiasan maupun tulisan, ataupun dengan syarat-syarat, gambar-gambar yang dipancarkan pesawat televisi, radio, telegram dan sebaginya. g. Surat sebagai alat bukti tertulis. Dimana sependapat surat ataupun orang-orang yang terkait dapat membuktikan kebenarannya kepada pihak-pihak yang memintanya, karena dalam surat telah diperinci dengan dengan jelas setiap permasalahannya. Contohnya surat perjanjian, kuitansi, dan sebagainya. h. Surat sebagai otak tata usaha. Dimana surat merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan ketata usahaan berkaitan dengan surat mulai dari
mencatat,
menghimpun,
mengolah,
memperbanyak,
menyimpan,
dan
mendistribusikan informasi-informasi. i. Surat sebagai barometer kemajuan kantor. Surat dapat menjadi tolak ukur mundur majunya perusahaan, atau organisasi, bila organisasi atau perusahaan makin banyak menerima surat dan mengirim surat-surat berarti perusahaan atau organisasi tersebut maju, karena sering dan selalu mengadakan komunikasi secara terus menerus. 2.
Syarat Surat yang baik Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi syarat berikut ini: a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu: - Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan. - Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik. -Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum. b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. 12
Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki. c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia. Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut: a. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain. b. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan. c. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca. d. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebihlebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri. e. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya. f. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia. Syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah a. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. b. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu. c. mengetahui posisi dan bidang tugasnya. d. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan
13
3.
Bagaimana kriteria bahasa surat yang baik? Kriteria Bahasa Surat Yang Baik Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Bahasa baku 2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda 3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat 4. Efektif dan efisien 5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
Ciri paragraf yang baik: a. mengandung kesatuan isi b. kepaduan antar kalimat c. ada pengembangan gagasan pokok
6. Bernalar 7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan 8. Taat asas
NO
Contoh Penggunaan Bahasa Baku Ciri-Ciri
1
Tidak tercampur bahasa daerah/asing
Contoh Baku Tidak Baku saya, mengapa, gua, kenapa, airport bertemu, bandara
2
Pemakaian imbuhan secara konsisten dan implisit
bekerja, menulis, membalas
kerja, tulis, baca
3
Struktur kalimat sesuai kaidah
Direktur sedang bertugas ke luar negeri
Direktur ke luar negeri
4
Pola sapaan resmi
Bapak, Ibu, Saudara/i Tuan, Nyonya
Abang, kakak
5
Tidak terpengaruh bahasa pasar
dengan, memberi, tidak mengapa
sama, kasih, enggak
14
6
Tidak rancu
berkali-kali, berulang kali, mengesampingkan mengenyampingkan
7
Tidak mengandung hiperkorek
insaf, sah
insyaf, syah
Kapan Bahasa Baku Digunakan 1. Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain. 2. Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah. 3. Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lainlain. 4. Pembicaraan dengan orang yang dihormati. EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat A. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan 1. PT Persada Nusantara Jalan Laksamana Yos Sudarso 101 Bandar lampung 35256 2. PT Dian Rama Putra Jalan H. Muhammad Salim 22 Bandar Lampung 35146 B. Penulisan Nama Jabatan Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan. Contoh: 1. Direktur Utama PT Mandiri 2. Manajer PT Nusantara C. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik. Contohnya: 1. a.n. : atas nama 2. d.a. : dengan alamat 15
3. s.d. : sampai dengan Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik, contohnya: 1. Yth. : Yang terhormat 2. Bpk. : Bapak 3. Sdr. : Saudara 4. Jln. : Jalan Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya: 1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama) 2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan) 3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan) Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya: 1. cm : centimeter 2. kg : kilogram Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik Contohnya: 1. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat 2. PT : Perseroan Terbatas 4. Dalam sebuah perusahan ada beberapa jenis surat, sebutkan jenis-jenis surat yang anda ketahui ! Jenis-Jenis Surat Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi . Sebelumnya masyarakat hanya mengetahui surat tanpa tahu surat tersebut termasuk ke dalam surat jenis apa . Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat pribadi , surat resmi , dan surat niaga.
16
1. SURAT RESMI Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi , baik perseorangan , instansi , maupun organisasi . Contoh dari surat resmi dalah surat undangan , surat edaran , dan surat pemberitahuan . Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah : 1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi 2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal 3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim 4. Penggunaan ragam bahasa resmi 5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi 6. Ada aturan format baku Adapun bagian- bagian surat resmi adalah : 1.
Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi .
2.
Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan .
3.
Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .
4.
Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .
5.
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6.
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7.
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8.
Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya .
9.
Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya disertai NIP .
10. Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan .
2. SURAT PRIBADI Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang . Surat ini yang di 17
tujukan antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat , tidak ada nomor surat , salam pembuka dan penutup bervariasi , menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis , dan format tulisan surat bebas . Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta dari pasangan , surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat, dan lain-lain yang masih belum bisa disebutkan di makalah ini . 3. SURAT NIAGA Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha jasa . Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan . Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar . Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli , kwitansi , dan perdagangan . Surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi 4.
Buatlah contoh surat sesuai dengan tata cara pembuatan surat Depok, 28 Juni 2013 Hal
: Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth. HR Departement
Dengan Hormat, Sesuai dengan penawaran lowongan pekerjaan dari HR Departement, yang saya dapat dari situs internet berniaga.com yang diiklankan oleh PT Inaben Jaya Nusantara pada tanggal 15 Juni 2013. Saya mengajukan diri untuk menjadi Sales Promotion Girl (SPG). Berikut data singkat saya : Nama
: Karina Puspa Rosmalasari
Tempat, tanggal lahir : Depok, 03 Oktober 1992 Alamat
: Jl. Gelatik 7 No. 136 Pancoran Mas Depok , 16432 18
Alamat tinggal saat ini: Jl. Gelatik 8 No. 187 RT 04/12. Pancoran Mas Depok,16432 No. Handphone
: 089654112824
Email
:
[email protected]
Sebagai bahan pertimbangan akan saya lampirkan: 1. Foto copy ijazah terakhir 2. Foto copy KTP Saya berharap Bapak/Ibu bersedia meluangkan waktu untuk memberikan kesempatan wawancara dan menyerahkan lampiran tersebut diatas, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih terperinci tentang diri saya. Demikian surat lamaran ini, dan terimakasih atas perhatian Bapak/Ibu. Hormat Saya,
Karina Puspa Rosmalasari
19
Nama :
NIM :
Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan surat menyurat ?
2. Mengapa dalam perusahan perlu melakukan kegiatan surat menyurat ? serta apakah fungsi dari surat tersebut ? 3. Bagaimana cara penulisan surat yang baik dan benar ? syarat apa saja yang harus dilakukan? 4. Bagaimana kriteria dalam pembuatan surat, dan ada berapakah jenis-jenis surat?
20
Kunci LP 1 : Produk 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan surat menyurat ? Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang atau kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. 2. Mengapa dalam perusahan perlu melakukan kegiatan surat menyurat ? serta apakah fungsi dari surat tersebut ? Dalam memenuhi kebutuhan komunikasi, kegiatan komunikasi interaksi berkomunikasi dapat dilakukan secara lisan dan tertulis. Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan bahasa yang dilakukan dengan interaksi tulis. Dengan demikian kegiatan surat menyurat dalam perusahaan memiliki peranan sebagai alat komunikasi tertulis yang dirasakan semakin penting dalam kehidupan bermasyarakat. kegiatan surat menyurat merupakan merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh karena itu jika suatu lembaga pemerintah swasta maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Fungsi dari surat adalah sebagai berikut: a. Surat sebagai media komunikasi b. Surat sebagai barometer c. Surat sebagai duta penulis d. Surat sebagai bukti tertulis e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan kantor f. Surat sebagai jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya. g. Surat sebagai pengingat h. Surat sebagai dokumen historis 3. Bagaimana cara penulisan surat yang baik dan benar? Syarat apa saja yang harus dilakukan? Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi syarat berikut ini: a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu: -
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan. 21
-
Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
-
Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b.Isi
surat
harus
dinyatakan
secara
ringkas,
jelas,
dan
eksplisit
c.Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut: a. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain. b. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan. c. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca. d. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebihlebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri. e. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya. f. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia. Syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah a. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. b. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu. c. mengetahui posisi dan bidang tugasnya. d. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan
4. Bagaimana kriteria dalam pembuatan surat, dan ada berapakah jenis-jenis surat? 1. Bahasa baku 2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda 3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat 4. Efektif dan efisien 5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf Ciri paragraf yang baik:
22
a. mengandung kesatuan isi b. kepaduan antar kalimat c. ada pengembangan gagasan pokok 6. Bernalar 7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan 8. Taat asas
23
Nama :
NIM :
Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 2: PROSES 1. Prosedur 1. Siapkan beberapa peralatan dalam kegiatan pembuatan surat 2. Tugasi siswa untuk membuat surat berdasarkan syarat dan ketentuannya 3. Siswa melakukan kegiatan surat menyurat 4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini 5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan 6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Assesmen Kinerja Proses No
Rincian Tugas Kinerja
Skor Maksimum
Skor Assesmen Oleh siswa
Oleh guru
sendiri 1
Persiapan:
2
- Kelengkapan peralatan/alat yang dibutuhkan dalam membuat surat - Kemampuan dalam membuat surat Penulisan Surat:
20 30
-
Ketelitian
10
-
Kecermatan
10
-
Kerapian
10
-
Kebenaran
10
-
Kecepatan
10
jumlah
100
Malang, Siswa
Guru
(…………………………)
(........................................)
24
2010
LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR Prosedur : 1. Disediakan perlengkapan kantor dalam membuat surat sesuai dengan kebutuhan 2. Tugasi siswa melakukan kegiatan surat menyurat 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Prosedur: No
Rincian Tugas Kinerja
Skor Maksimum
Skor Assesmen Oleh siswa
Oleh guru
sendiri 1
Menyiapkan pembuatan surat sesuai
20
dengan syarat pembuatan surat 2
Mengidentifikasikan kemampuan
20
kerjasama dalam kelompok 3
Mengidentifikasikan hal-hal penting
20
untuk diperhatikan dalam melakukan kegiatan surat menyurat 4
Mengidentifikasikan ketrampilan
20
yang ada dalam pembuatan surat 5
Mengidentifikasikan kerapian dalam
20
membuat surat sesuai dengan syarat yang sudah ditentukan jumlah
100
Malang, Siswa
Guru
(…………………………)
(........................................)
25
2010
LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter Siswa:
Kelas:
Tanggal:
Petunjuk: Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No
Rincian Tugas
Memerlukan
Menunjukkan
Memuaskan
Sangat Baik
Kinerja
Perbaikan (D)
Kemajuan (C)
(B)
(A)
1
Teliti
2
Tekun
3
Jujur
4
Disiplin
Malang, Pengamat
(
26
2010
)
LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial Siswa:
Kelas:
Tanggal:
Petunjuk: Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik Format Pengamatan Keterampilan Sosial No
Rincian Tugas Kinerja
1
Berkomunikasi
2
Bekerjasama
3
Melayani
Memerlukan Perbaikan (D)
Menunjukkan Kemajuan (C)
Memuaskan (D)
Malang, Pengamat
Sangat Baik (A)
2010
(…………………....................)
27
Daftar Pustaka Suparto,SPd. 2006. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Resmi, Bandung: Mandar maju TW,Solchan dan Soedjito.2004.Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya Arifin,E.Zaenal.1990.Penggunaan Bahasa Indonesia dalam surat Dinas.Jakarta:Ademika Pressindo Dalman. 2011. Ketrampilan Menulis.BandarLampung.UM Lampung Press
28
